Лекция 6. Составление и оформление организационных

Лекция 6. Составление и оформление организационных документов.
Цель: Ознакомить студентов с организационными документами.
Задачи: Уметь составлять организационные документы с использованием
компьютерных технологий.
Вопросы, изучаемые на лекции:
1. Общие сведения об организационных документах
2. Составление и оформление положения о структурном подразделении
3. Составление и оформление должностной инструкции
4. Составление и оформление договоров
Вопрос 1
Организационные
или
организационно-правовые
документы
необходимы для создания организации, установления ее структуры,
определения штатной численности и состава работников по должностям,
определения функций структурных подразделений, установления режима
работы, осуществления организации труда и распределения обязанностей
между работниками, определения порядка реорганизации и ликвидации
организации.
К организационным документам относятся:
- учредительный договор;
- устав организации ;
- положение об организации;
- положение о структурном подразделении организации;
- положение о персонале;
- договор;
- регламент работы;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- инструкции по определенным направлениям деятельности;
- должностные инструкции работников;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание.
Организационные документы оформляются на общем бланке с
указанием конкретного вида документа.
Подписывает организационные документы руководитель организации
(например, устав) или структурного подразделения (например,
должностную инструкцию). Организационные документы вступают в силу
только после их утверждения. Утверждает руководитель организации или
структурного подразделения, а также вышестоящей организации.
Организационные документы имеют сложную структуру текста,
состоящую из разделов, нумеруемые арабскими цифрами. Наименования
разделов у каждого вида организационных документов разные.
Содержание текста организационных документов должно соответствовать
действующему законодательству, поэтому наиболее часто применяются
типовые и примерные организационные документы, которые служат
основой для разработки конкретных документов.
Организационные документы действуют до их отмены или замены
новыми.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия,
общественные организации действуют на основе УСТАВА.
Устав - учредительный документ, устанавливающий свод правил,
регулирующие деятельность организаций, обществ и граждан, их
взаимоотношения с другими
организациями и гражданами, права и обязанности в
определенной сфере государственного управления или
хозяйственной деятельности.
Уставы организаций, предприятий, учреждений утверждаются
вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или
вышестоящими
органами
власти
(администрациями
субъектов
федерации).
Уставы общественных организаций утверждаются съездами этих
организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями
(участниками) и подлежит обязательной государственной регистрации в
установленном порядке. Состав реквизитов устава: 03, 08, 09, 10, 14, 16,
20, 22, 25.
Структура текста и его содержание определяются разновидностью устава.
В число обязательных разделов текста устава организаций входят:
- общие положения;
- цели и задачи;
- права;
- деятельность;
- имущество;
- управление;
- реорганизация и ликвидация.
Дополнительными разделами текста устава могут быть: акционерный
капитал, учет и отчет, распределение прибыли.
Срок хранения по “Перечню типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
“, 2000 г.
- постоянно, ст. 13а.
Вопрос 2
ПОЛОЖЕНИЕ - нормативный акт, устанавливающий порядок
образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и
организацию работы системы органов государства (например, Общее
положение о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о
Федеральной архивной службе России), структурного подразделения.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается
руководителем структурного подразделения и им подписывается.
Согласование проводят с юрисконсультом, первыми заместителями
руководителя организации. и др. заинтересованными лицами.
Утверждается положение о структурном подразделении руководителем
организации. Положение о структурном подразделении доводится до
работников под расписку путем оформления отметки об ознакомлении с
обязательным указанием даты ознакомления.
Состав реквизитов положения о структурном подразделении: 03, 08, 10,
11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24.
Структура текста положения о структурном подразделении состоит из
следующих разделов:
- общие положения (определяет правовой статус структурного
подразделения, его подчиненность, порядок назначения и
освобождения
от
должности
руководителя
структурного
подразделения, порядок замещения руководителя в период его
отсутствия, перечисляются правовые акты и нормативные документы);
- цели и задачи (излагаются направления деятельности);
- функции (перечисляются конкретные виды производственнохозяйственной деятельности);
- права и обязанности (излагаются права структурного подразделения,
необходимые для выполнения возложенных на него функций, и
обязанности, которые структурное подразделение выполняет по
отношению к другим структурным подразделениям предприятия);
- ответственность (раздел, устанавливающий в соответствии с
действующим законодательством ответственность руководителя
структурного подразделения за несвоевременное и некачественное
выполнение структурным подразделением возложенных на него
функций) ;
- взаимоотношения. Связи (описываются служебные взаимоотношения
структурного подразделения с другими подразделениями предприятия);
- организация работы (определяется порядок деятельности структурного
подразделения, организации контроля и проверки деятельности
подразделения, его реорганизации и ликвидации).
При необходимости внесения изменений и дополнений в положение
не допускается зачеркивания и исправления текста с пометкой
“Исправленному верить”. Изменения и дополнения отражаются в
соответствующем приказе руководителя организации (“О внесении
изменений в положение о ...”). Приказ доводится до работников
структурного подразделения под расписку.
Срок хранения - постоянно, ст. 16.
Вопрос 3
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - правовой акт, устанавливающий
функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Состав реквизитов должностной инструкции: см. положение о
структурном подразделении.
Структура текста должностной инструкции:
- общие положения (устанавливается сфера деятельности данного
специалиста, его непосредственная подчиненность, порядок назначения
и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности
во время отпуска, определяются квалификационные требования на
данную должность и перечисляются законодательные акты и
нормативные
документы,
которыми
работник
должен
руководствоваться в своей деятельности);
- функции (раздел, где определяются основные направления
деятельности специалиста);
- должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи,
возложенные на специалиста, указываются формы его участия в
управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает,
исполняет, согласовывает и т.д.);
- права (определяются права, предоставляемые специалисту для
выполнения возложенных на него функций и обязанностей);
- ответственность
(устанавливаются
виды
ответственности
за
несвоевременное
некачественное
выполнение
специалистом
должностных обязанностей и неиспользование предоставляемых ему
прав);
- взаимоотношения (перечисляется круг должностных лиц, с которыми
специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается
информацией, определяется порядок подписания, согласования и
утверждения документов)
- оценка работы (перечисляются критерии оценки качества выполнения
работником своих функций и обязанностей, степени использования
прав и т.д.).
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования
должностей, предусмотренные Общероссийским классификатором
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
(ОКПДТР) , а также Квалификационным справочником должностей
руководителей, специалистов и других служащих.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями
структурного подразделения и ими подписываются. Должностные
инструкции утверждаются руководителем организации или
специально издаваемым распорядительным документом (приказом).
Согласование должностной инструкции проводит юрисконсульт.
Должностные инструкции доводятся до работника под расписку.
Для внесения в должностную инструкцию изменений и
дополнений издается приказ руководителя организации, который
доводится до работника под расписку (при необходимости
перераспределения функций и должностных обязанностей, при
реорганизации, сокращения штатов и т.д.).
Должностные инструкции должны быть заменены и заново
утверждены в следующих случаях:
- при изменении наименования организации или структурного
подразделения;
- при изменении наименования должности;
- при изменении фамилии работника, если инструкция была именной, т.е.
содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.
Срок хранения - постоянно, ст.35а.
Вопрос 4
ДОГОВОР - это документально оформленное соглашение двух и более
сторон об установлении
определенных
отношений
между
ними,
фиксирующие права, обязанности и ответственность договаривающихся
сторон.
Договор может заключаться как между юридическими, так и
юридическими и физическими лицами.
Договор включает в себя три группы реквизитов:
- реквизиты углового штампа;
- текстовая группа реквизитов;
- заключительная часть реквизитов.
Реквизиты углового (продольного) штампа включает наименование
вида документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Текстовая группа реквизитов состоит:
- из вводной части, в которой указываются договаривающиеся
стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц,
подписывающих договор, их полномочия;
- содержательной части, включающей изложение предмета
договора, порядок рассмотрения споров, сумму, срок действия и
т.п.
Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические
адреса сторон, подписи и печати участников договора.
Срок хранения - 75 лет, ст. 338.