Журнал - ExaOffice

ExaOffice
Нововведения ExaHostel
Версия 1.31
exaoffice.ru
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Инструкция написана для версии 1.30. Ниже представлены дополнения, которые произошли
в более поздних версиях.
Как узнать свою версию программы
Смотрите заголовок окна приветствия. Либо после входа в базу данных в верхнем меню
нажмите Справка – О программе.
1
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Оформление счетов
Можно настроить вид выставляемых счетов (выводить ли бухгалтера, НДС и пр.). Для этого в
верхнем меню главного окна войдите в меню Сервис – Настройки, в открывшемся окне выберите
вкладку Счета.
Окно настройки оформления счетов.
Укажите желаемый шрифт, его размер. Установите нужные флаги в поля: Выводить
бухгалтера, Выводить руководителя и Выводить значение НДС.
2
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Если вы желаете, чтобы на счете автоматически появлялась печать вашей организации, то в
разделе Сканированное изображение печати, нажмите на кнопку Выбрать и укажите путь к файлу с
изображение сканированной печати.
Внимание
Вам необходимо самим подготовить изображение подходящего размера и хорошего
качества.
Укажите расположение выводимой печати на листе (слева, по центру или справа).
Внимание
Если вас не устраивает расположение печати на листе, то добавьте немного свободного
пространства в оригинале сканированной печати. Например, выбрано расположение
печати Справа и вам кажется, что печать очень «липнет» к правому краю и хочется немного
сдвинуть левее. Тогда вам следует снова отсканировать оригинал вашей печати и при
обрезании картинки оставить белое пространство справа.
3
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Журнал
Журнал расширил свои возможности. Теперь записываются все действия пользователей, у
которых в категории Пользователи установлен флаг Записывать действия пользователя в журнал.
Для работы с журналом перейдите в соответствующий раздел Журнал. Если он скрыт,
нажмите на треугольник рядом с названием категории Пользователи. Если и она скрыта – то на
треугольник рядом с названием категории Сотрудники.
Вы увидите таблицу, по которой можно отследить все изменения, вносимые в заказы, кем и
когда это было сделано. Журнал синхронизируется со всеми пользователями раз в 20 минут.
Категория журнал.
Используя сортировку и фильтрацию, вы всегда сможете найти необходимую информацию.
Рекомендуется периодически чистить журнал, особенно при заметном увеличении времени
на открытие категории Журнал. Очистка журнала выполняется по аналогии с очисткой кассы (см.
раздел инструкции Касса).
4
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Внимание
Рекомендуется для всех пользователей программы установить флаг Синхронизировать
журнал при выходи из программы в категории Пользователи. При этом выход из программы
замедлится на время отправки журнала на сервер (обычно – несколько секунд).
5
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Касса
Сверка кассы – дополнительная функция раздела Касса. В силу того, что кассу можно
редактировать, значение, выводимое в Итого, в случае ручной корректировки кассы может быть
неверным. Для этого есть Сверка. После проведения сверки вы легко можете редактировать
категорию Касса. И это не повлияет на автоматический расчет наличных средств в кассе.
Окно сверки.
Например, необходимо внести данные, что неделю назад была взята из кассы определенная
сумма. Чтобы избежать ошибки расчета наличных средств, перед вводом этих данных необходимо
провести сверку. Программа считает все поступления и расходы с момента проведения последней
сверки. Изменения, вносимые за даты до такой сверки, на расчет не влияют.
Также сверка – отличный инструмент для работы администраторов. При передаче денег по
смене сверка всегда минимизирует материальные разногласия. Для этого в категории программы
Пользователи установите соответствующий флаг
для конкретных пользователей: При входе
проводить сверку кассы и/или При выходе проводить сверку кассы.
6
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Категория Пользователи.
При установке этих флагов у пользователей автоматически будет появляться окно сверки
при входе и/или выходе из программы.
7
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Сводка
Для категории номеров можно вывести дополнительный комментарий с кратким
описанием на сводку. Благодаря этому, название категорий можно сократить. Для этого перейдите
в раздел Категории номеров. Если он скрыт, нажмите на треугольник слева от названия категории
Номера.
Раздел Категория номеров.
В столбце Описание введите дополнительное описание. Например, категория Люкс.
Дополнительное описание: Люксовые 2-х комнатные номера на 1-2 мест + веранда. Перейдите в
раздел Сводка, и вы увидите ваше описание на серой полосе рядом с указанной категорией.
8
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Сводка.
При нажатии правой клавишей в сводке на конкретную дату появится меню, в котором
пункт Показать свободные на этот день применит фильтр, и на сводке будут выведены только
свободные номера на выбранную дату (любую, необязательно сегодняшнюю).
Сводка. Всплывающее меню по дате.
9
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Сводка с примененным фильтром.
Для сброса и возврата в сводку со всеми номерами, нажмите на оранжевую полосу вверху
экрана.
10
Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHostel
Печать уведомления для ФМС
Для автоматической печати уведомления для ФМС зайдите любым способом в карту гостя и
на последней вкладке Дополнительно нажмите на одноименную кнопку. Если все предлагаемые
поля на предыдущих вкладках карточки гостя (Основное и Паспорт) были заполнены, то данная
форма полностью автоматически заполнится и выведется в формат MS Excel.
Карточка гостя. Вкладка Дополнительно.
Заполненная форма для ФМС.
11