Автоматизация управления бюджетным

Автоматизация управления бюджетным процессом в условиях кризиса
Авторы: Крупин Илья Викторович, заместитель генерального директора НПО
«САПФИР»; Заворина Мария Александровна, Руководитель проекта НПО «САПФИР»
В условиях финансовой нестабильности большинство компаний существенно
уменьшают расходы. В первую очередь сокращение касается незащищенных статей
бюджета, направленных на развитие компании, в частности на развитие информационных
систем, на внедрение новых программ, на инвестиционные проекты. Многие компании
считают, что расходы на ИТ-услуги, в том числе и расходы на автоматизацию являются
непозволительной роскошью, т.к. на первый взгляд можно обойтись и без них.
После проведения в организации необходимых антикризисных мероприятий, т.е.
сокращения ряда статей расходов, на первый план выходят вопросы, связанные с
производительностью труда. При этом даже если в организации не произошло сокращение
штата, нагрузка на сотрудников не уменьшается, а скорее увеличивается, поскольку в
условиях финансового кризиса считать и учитывать приходится каждую копейку. Чем менее
стабильна ситуация, тем больше внимания ей следует уделять. В связи с постоянными
колебаниями курсов валют появляется необходимость практически ежедневно
пересчитывать различные показатели и коэффициенты, что очень трудоемко при отсутствии
технических возможностей. И в данном случае никак не обойтись без систем автоматизации.
В исполнительных органах государственной власти в период кризиса особое
внимание уделяется четкому планированию денежных средств, ежедневному анализу
текущей ситуации и прогнозированию ее развития, а также своевременному принятию
управленческих решений. Все эти вопросы можно решить с помощью автоматизированных
систем управления бюджетным процессом, которые позволяют не только сократить затраты
времени и человеческих ресурсов, но и обеспечивают наибольшую точность и оперативность
расчетов.
Многие организации придерживаются такого мнения, что если в прошлом (лет 10-15
назад) большинство расчетов и отчетов формировали "кустарными" методами, то и сейчас, в
условиях финансового кризиса можно обойтись теми же средствами. Но как показывает
практика, все происходит совершенно наоборот. Ни одна из организаций из-за финансовой
нестабильности не перестанет пользоваться калькулятором и не перейдет на счеты. Если в
офисе сейчас сломается компьютер, то ни один здравомыслящий руководитель не сократит
расход на покупку нового или ремонт старого, т.к. это не роскошь, а необходимый
инструмент для поддержания деятельности организации.
Таким образом, государственным организациям не следует отказываться от
привычных систем автоматизации управления бюджетным процессом, которые на первый
взгляд служат лишь вспомогательным инструментом, поскольку именно они помогают
преодолевать финансовый кризис и его последствия, существенно сокращают сроки
формирования бюджета и его анализа, обеспечивают наибольшую точность расчетов, а
также минимизируют риски потери данных.
Из-за неэффективных процедур оперативного и среднесрочного планирования
денежных потоков, а также плохо продуманных мероприятий по их устранению в бюджете
могут появляться кассовые разрывы. Они возникают вследствие неравномерности
поступления и расходования денежных средств в бюджете, а также могут появляться в связи
с крупными разовыми выплатами (например, выплаты отпускных работникам бюджетной
сферы в летнее время; выплаты, связанные с подготовкой к отопительному сезону,
погашением и обслуживанием муниципального долга) или форс-мажорными
обстоятельствами, требующими срочных разовых расходов.
На покрытие временных кассовых разрывов в текущем финансовом году могут
направляться остатки средств бюджета субъекта РФ на начало текущего финансового года в
объеме, определяемом законом субъекта РФ. Кроме того, остатки средств местного бюджета
на начало текущего финансового года также могут направляться в текущем финансовом году
на покрытие временных кассовых разрывов в объеме, определяемом правовым актом
представительного органа муниципального образования.
При ежемесячном планировании потоков поступлений и выплат денежных средств,
которые ведутся на основе автоматизированных информационных систем, можно заранее
проанализировать ситуацию и спрогнозировать появление кассовых разрывов. В случае
появления по кассовому плану дефицита бюджета (превышение объема выплат над объемом
поступлений) у финансистов появляется возможность продумать эффективные меры его
устранения. При разработке мероприятий, направленных на устранение кассовых разрывов,
нужно производить корректировку всех зависимых статей бюджета движения денежных
средств и бюджета доходов и расходов. При этом необходимо ежедневно принимать
решения по утверждению всех исходящих платежей, не упускать из вида как лимитируемые
плановые платежи, так и срочные внеплановые, поддерживая платежеспособность.
Обязательства бюджетных организаций (оплату счетов поставщиков и
производителей) выполняет казначейство. Оно также контролирует расходы, отслеживая
целевой характер расходов и соответствие объемов фактического финансирования
бюджетных организаций заложенным в бюджете показателям. В период финансовой
нестабильности казначейство должно отличаться особой стабильностью в работе. Все
доходы бюджетополучателей отражаются на лицевых счетах, открытых в рамках единого
бюджетного счета. Введение единого казначейского счета не позволяет бюджетным
учреждениям иметь счета в кредитных организациях. Таким образом, государственные
финансы менее подвержены влиянию экономического кризиса.
Создание единого казначейского счета позволяет в любой момент получать
информацию об объемах собранных доходов бюджета, о произведенных расходах, о наличии
свободных денежных средств. Правительство видит, кто и как тратит бюджетные средства, в
системе какого министерства есть неиспользованные средства, а кто испытывает
затруднения. Появляется возможность прогнозировать кассовые разрывы при исполнении
бюджета с большей точностью.
Кризис всегда связан с неопределенностью, с недостатком той или иной информации,
необходимой для управления бюджетным процессом. Функциональные возможности
автоматизированных систем охватывают основные процессы бюджетирования,
ориентированного на результат, и позволяют видеть полную картину состояния. Системы
автоматизации позволяют хранить и получать максимально точную информацию. Они
предназначены для мониторинга состояния бизнеса и решают задачи по автоматизации
процессов управленческого планирования, прогнозирования, финансовой консолидации,
управленческого анализа, отчетности и контроля.
Системы бюджетного планирования предоставляют современный инструментарий
для реализации управления процессом планирования, обеспечивая постановку реалистичных
задач и достижение запланированных показателей. Возможности таких систем позволяют
организациям быстро изменять структуру бюджетов, проводить многовариантный анализ
исполнения бюджета, осуществлять планирование, вносить корректировки в бюджет, что
особенно актуально в период кризиса.
Несмотря на финансовые трудности в период кризиса, автоматизированные системы
управления бюджетным процессом должны функционировать в финансовых органах
исполнительной власти, т.к. они ускоряют процессы получения информации и помогают
решать вопросы для более качественного мониторинга. Поэтому их необходимо
поддерживать в работоспособном состоянии и развивать, поскольку с 2009 года вступило в
силу значительное количество новых положений Бюджетного кодекса РФ. На основании
этого необходимо проводить адаптацию существующих автоматизированных систем и при
необходимости расширять их, добавляя новый функционал с целью соответствия
бюджетному законодательству.
При принятии решения о внедрении автоматизированной системы у руководителей
финансовых органов есть несколько вариантов решения. Самым затратным, но комплексным
и наиболее эффективным вариантом является приобретение готовой системы.
Альтернативным же вариантом является создание автоматизированной системы силами
сотрудников собственного отдела автоматизации.
В настоящее время наиболее надежным и выгодным решением данного вопроса
является внедрение готовой системы автоматизации бюджетного процесса. Для более
качественного сравнения и выбора наиболее оптимального варианта решения необходимо
учитывать следующие критерии: опыт разработчиков в сфере автоматизации бюджетного
процесса, их репутацию, комплексность предлагаемого решения, отзывы других клиентов о
данной системе. При этом необходимо учитывать возможность самостоятельного
расширения в готовой системе функций, настроек, заложенных методик. Это связано с
постоянными изменениями в законодательстве и тем, что анализ и бюджетное планирование
не являются строго формализованными процессами. Например, в процессе планирования и
анализа могут появляться новые источники данных, могут меняться форматы
предоставления исходных данных, могут появляться новые методики расчетов и отчетные
формы, может меняться бюджетная классификация, что в дальнейшем может вести к
изменению настроек системы.
В период финансовой нестабильности большинство бюджетных организаций,
которые уже используют готовые системы автоматизации бюджетного процесса, будут
концентрироваться на сопровождении и поддержке этих систем без дальнейшего развития.
Это связано с тем, что в период кризиса статьи доходов преимущественно сокращаются, что
в дальнейшем ведет к корректировкам бюджета и сокращению статей расходов (в частности
на внедрение и развитие автоматизированных систем). Однако могут быть и исключения.
Некоторые государственные организации, в бюджете которых запланированы расходы на
внедрение и развитие автоматизированных информационных систем, смогут себе позволить
сохранить в бюджете данные статьи расходов.
Таким образом, в период финансовой нестабильности многие управленческие
процессы приобретают "антикризисный" характер, когда на первый план выходят задачи
оптимизации и повышения эффективности бюджетного процесса. Реализация этих задач
возможна с использованием автоматизированных систем, которые повышают качество
управления бюджетным процессом за счет осуществления оперативного контроля целевого
использования денежных средств, сокращения времени, повышения качества и
достоверности аналитической отчетности.
Одну из таких автоматизированных систем бюджетного процесса разработала
компания НПО «САПФИР». Система представляет собой современное комплексное решение
по автоматизации задач, относящихся к сфере бюджетного планирования и анализа, для
органов власти федерального, регионального и муниципального уровней в рамках
реализации концепции бюджетирования, ориентированного на результат.
Инструментом для реализации данного решения является программный комплекс,
обладающий гибкой программной платформой, которая может быть использована для
любых сложных финансово-экономических расчетов, использующих большие объемы
данных. Программный комплекс полностью соответствует современным требованиям
бюджетного и налогового законодательства и легко адаптируется с учетом требований
специалистов.
Комплексное решение по автоматизации бюджетного процесса основано на
модульном принципе. При этом возможна выборочная установка модулей. Все модули
поддерживают возможность информационного обмена друг с другом, а также с другими
системами (в том числе системами казначейского исполнения, финансовой и налоговой
отчетности).
Наиболее востребованными являются модули формирования и ведения реестра
расходных обязательств, ведения реестра бюджетных услуг, формирования и мониторинга
исполнения государственных и муниципальных заданий, планирования бюджета,
мониторинга качества финансового менеджмента.
Модуль «Реестр расходных обязательств» предназначен для автоматизации процессов
сбора, формирования и ведения реестра расходных обязательств муниципальных
образований, субъектов РФ, сводов реестров расходных обязательств муниципальных
образований, входящих в состав субъекта РФ, а также для анализа полученных данных
и формирования отчетных форм. Данный модуль полностью соответствует требованиям
бюджетного законодательства РФ и имеет возможность выгрузки реестра расходных
обязательств в файл формата, утвержденного Министерством финансов РФ.
Модуль «Реестр бюджетных услуг» служит для автоматизации процесса ведения
главными распорядителями бюджетных средств реестра бюджетных услуг, финансирование
которых осуществляется за счет бюджетных ассигнований. Модуль позволяет производить
многовариантный расчет стоимости бюджетных услуг, производить мониторинг
потребности в конкретных видах и объемах предоставляемых бюджетных услуг, мониторинг
качества предоставления бюджетных услуг, учитывать результаты мониторинга в
бюджетном планировании, формировать аналитические отчеты по бюджетным услугам.
Модуль «Государственные (муниципальные) задания» предназначен для
автоматизации деятельности главных распорядителей и получателей бюджетных средств в
части
планирования
и
анализа
эффективности
реализации
государственных
(муниципальных) заданий на предоставление государственных (муниципальных) услуг.
Модуль позволяет оценивать результативность и эффективность деятельности поставщиков
государственных (муниципальных) услуг, а также производить балансировку объемов
государственных (муниципальных) услуг между учреждениями.
Модуль «Планирование бюджета» нужен для комплексной автоматизации процесса
формирования проекта закона (решения) о бюджете субъекта РФ, муниципального
образования. Модуль имеет гибкие настройки под индивидуальные потребности заказчика,
вызванные тем, что бюджетное планирование не является строго формализованным
процессом, т.е. в процессе планирования могут появляться новые источники данных, могут
меняться форматы предоставления исходных данных, и как следствие меняются методики
расчетов и прочие настройки.
Модуль «Мониторинг качества финансового менеджмента» позволяет проводить
оценку эффективности финансового менеджмента, осуществляемого главными
распорядителями бюджетных средств, а также муниципальными образованиями или
регионом в целом, на каждой стадии бюджетного процесса. Реализация данной задачи
осуществляется за счет регулярного сбора определенного перечня показателей, их обработки
и формирования консолидированных отчетов, являющихся инструментом для принятия
управленческих решений. Возможности модуля позволяют оперативно получать данные,
необходимые для проведения расчетов, осуществлять расчеты текущих значений
показателей, а также оценивать динамику их изменения во времени с использованием
средств визуализации информации (графики, диаграммы).
Компания НПО «САПФИР» обладает успешным опытом разработки, внедрения и
сопровождения автоматизированных информационных систем для органов государственной
и муниципальной власти.
Ключевые слова: бюджетный процесс, финансовые технологии, управление
общественными финансами, автоматизация бюджетного процесса, планирование и анализ
бюджета, бюджетирование ориентированное на результат, реестр расходных обязательств,
реестр бюджетных услуг, государственные (муниципальные) задания, финансовый
менеджмент.
Справка о Компании:
НПО «САПФИР» – системный интегратор Уральского Федерального Округа, один из
ведущих разработчиков в сфере решений по управлению общественными финансами на
российском рынке информационных технологий.
Компания НПО «САПФИР» состоит в Сообществе Финансистов России, обладает
наивысшим партнерским статусом корпорации Microsoft – Золотой партнер, а также является
партнером других мировых лидеров по разработке программных продуктов, таких как:
Adobe, Abbyy, Axios, Лаборатория Касперского, Dr. Web, Крипто-Про, User Gate, 1С и др.
НПО «САПФИР» предоставляет широкий спектр услуг в следующих областях:
 разработка и внедрение информационных систем для органов государственной и
муниципальной власти
 продажа и лицензирование программного обеспечения
 системная интеграция (инженерные решения в области информационных технологий)
 обучение и сертификация специалистов.
Специалистами компании были выполнены проекты в 15 регионах и около 200
муниципальных образованиях Российской Федерации.
Клиентами НПО «САПФИР» являются: Удмуртская республика, Кировская область,
Мурманская область, Свердловская область, Самарская область, Республика Хакасия; города
– Иркутск, Курган, Хабаровск, Челябинск, Тюмень, Ижевск, и др.
ООО «Научно-производственное объединение «САПФИР»
620075, г. Екатеринбург, ул. Ф. Энгельса, 17
Тел: +7 (343) 379-08-51, факс: +7 (343) 379-08-52
www.nposapfir.ru
info@nposapfir.ru