Тема 13. Требования к тексту документа

Тема 13. Требования к тексту
документа
Преподаватель –
к.полит.н., доцент Н.А. Царева
Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС
План
1.
2.
3.
4.
5.
Сценарий подготовки документа.
Элементы текста.
Назначение заголовка, его место в
формуляре документа.
Приложения к тексту и порядок
оформления.
Порядок изложения текста
документа.
Рекомендуемая литература
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
Организация работы с документами. Учебник для вузов.
Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и
делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д.,
2004.
Словарь сочетаемости слов рус. языка / Под ред. П.Н.
Венисова, В.В. Морковкина, М., "Русский язык", 1993.
Словарь сокращений русского языка / Под ред.
Алексеева Д.И. и др., М., "Русский язык", 1984.
Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов //
Секретарское дело. 2003. №1
При составлении документа
руководствуются правилами.





Уточняются целесообразность, цель документа и круг
вопросов, подлежащих разрешению.
Необходимо изучить законодательные акты, решения
правительства, ведомственные нормативные системы,
регулирующие порядок решения вопросов.
Изучают ранее изданные документы вышестоящей и
своей организации, чтобы избежать противоречия с ними
и дублирования.
Сбор информации по существу поставленного в
документе конкретного вопроса.
Зная на основании законодательно-нормативных актов,
как решаются подобные вопросы, и, собрав всю
необходимую информацию, составляют проект
документа.
Связный текст состоит из двух частей.
 В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
 во второй (заключительной) - решения,
выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
 Текст может содержать одну
заключительную часть (например,
приказы - распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").
В документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах
единоначалия; документах, адресованных
руководству организации,
от первого лица единственного числа
("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов
от третьего лица единственного числа
("постановляет", "решил").
В совместных документах
от первого лица множественного числа
("приказываем", "решили").
Текст протокола
от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "постановили",
"решили").
В документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция), а
также содержащих описание, оценку фактов
или выводы (акт, справка),
от третьего лица единственного или
множественного числа ("отдел осуществляет
функции", "в состав объединения входят",
"комиссия установила").
В тексте документа не допускается:
- применять обороты разговорной речи,
техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия
различные научно-технические термины,
близкие по смыслу (синонимы);
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме
установленных правилами русской орфографии,
соответствующими государственными
стандартами;
- сокращать обозначения единиц физических
величин, если они употребляются без цифр.
ГОСТ 2.105-95
Приложение








оформляют как продолжение данного документа на последующих
его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
могут быть обязательными и информационными (рекомендуемого
или справочного характера).
следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине
страницы слова "Приложение" и его обозначения.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита,
начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.
Допускается обозначение приложений буквами латинского
алфавита, кроме букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского
алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.
Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А4´3,
А4´4, А2 и А1.
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть
разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые
нумеруют в пределах каждого приложения.
Вопросы для самопроверки знаний
1.
2.
3.
4.
Охарактеризуйте общие требования к
тексту документа.
Перечислите порядок изложения текста
документа.
Элементы текста: заголовок, приложения,
требования к ним.
Назовите лингвистические особенности
текстов служебных документов.