Организация времени

Тема 14: Организация времени
"Время - самое ценное из того, что человек может тратить"
Теофраст
Как мы относимся ко времени
Отношение ко
времени как к
тому, чего
постоянно не
хватает
Отношение ко времени,
как к чему-то
безграничному и
нескончаемому
Отношение ко времени,
как к чему-то
ценному и
дорогому
Вспомните, какие выражения о времени Вы знаете?
Время – ресурс ограниченный
Миллионеров времени нет!!!
440
Сон -
290
тысяч
часов
1/3
тысяч
часов
жизни
Время – ресурс невосполнимый
Можно восстановить
Восстановить нельзя
Типичная ошибка
в обращении со временем - __________________________________________
Найти резервы
времени –
значит
Деятельность человека
прерывиста
Нам нужен ________

Активное
время

Пассивное
время
Чтобы восстановиться после _______
недосыпа, необходимо __ суток выделять
полноценное время для сна
Еще нам требуется время ______________________________________
Как минимизировать неизбежные потери времени?
Категории продуктивного использования «дорожного» времени
«Высокое качество»
«Среднее качество»
«Низкое качество»
«Нулевое качество»
«Поглотители времени» - ___________________________________________
Способы борьбы с поглотителями
Планировать _____________________________________________________
Устранять ________________________________________________________
Группировать _____________________________________________________
Возвращаться _____________________________________________________
Оставить _________________________________________________________
Компетентность во времени – способность и готовность выстраивать ________
_______________ таким образом, чтобы эффективно использовать
имеющееся в распоряжении ________
Основные компоненты «компетентности во времени»
Осознанность и упорядоченность
Регулярное
Эффективное планирование –
Умение
Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка –
«Энергетический самоменеджмент» –
Способность
Практическая работа
Определение компетентности во времени
Предлагаемый тест дает возможность получить оценку индивидуальной компетентности во
времени не только управленцам (в контексте ролевого ТМ), но и всем желающим (в контексте
индивидуального ТМ).
Инструкция к тесту: Вашему вниманию предлагается тест, позволяющий оценить степень
сформированности у вас основных навыков управления временем и вашу компетентность во
времени в целом. На каждый из вопросов можно дать один из трех возможных ответов: «Да»,
«Иногда», «Нет». Отвечайте, не задумываясь.
Вопросы:
1. В любой работе я стараюсь иметь запас (резерв) времени, выделяю своего рода
«неприкосновенное время» на всякий случай.
2. Я четко знаю свои долгосрочные цели, постоянно держу их в уме и периодически обдумываю
способы их достижения.
3. Я регулярно использую делегирование, поручая другим людям выполнение важных для меня
задач.
4. Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей.
5. Я понимаю, что общение с друзьями в рабочее время — помеха, и стараюсь избегать таких
ситуаций.
6. Я уважаю и ценю собственное время и стараюсь добиться уважения к своему времени и от
других людей.
7. Для планирования своего времени я использую записи.
8. Каждый рабочий день я начинаю с определения того, что нужно сделать в первую очередь.
9. В своих делах я строго придерживаюсь установленных мною же сроков.
10. Я хорошо знаю собственные биоритмы и планирую свои дела с учетом своих «внутренних
часов».
11. Я умею и стараюсь коротко говорить по телефону.
12. Я довольно настойчивый человек и обычно, несмотря на помехи и отвлечения, продолжаю
работать по плану.
13. Перед началом любой работы я тщательно обдумываю ее, планирую, что мне может
понадобиться, сроки и этапы работы и т. п.
14. Я умею говорить «нет» неожиданным делам и людям.
15. В конце рабочего дня я анализирую все, что произошло, обдумываю, что мне мешало, а что
помогало вовремя выполнить работу.
16. Рутинные дела я стараюсь делать крупными блоками, быстро, словно «потоком».
17. Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т. п. средствами, помогающими
мне лучше управлять своим временем.
18. Я умею браться за любую работу быстро и решительно, без лишней «раскачки».
19. Даже случайные потери времени (вроде стояния в очереди) я стараюсь использовать с
пользой.
20. Я считаю, что отдых – это смена деятельности, его также надо планировать и продумывать.
21. Мне легко попросить помощи у других людей, в особенности, если это поможет мне лучше
распределить и спланировать мое время.
22. Обычно я легко понимаю, какие из моих дел являются наиболее важными, и их нужно
выполнить в первую очередь.
23. Я имею четкое представление о своей будущей карьере.
24. Я ранее уже интересовался различными системами и методами управления временем.
25. У меня есть собственная система управления личным временем.
Обработка результатов теста:
1. За каждый ответ «Да» вы получаете 2 балла, за ответ «Иногда» – 1 балл,
за ответ «Нет» – 0 баллов.
2. Сложите (просуммируйте) полученные вами за каждый вопрос баллы:
Если ваш результат от 40 до 50 баллов – вы имеете высокую личностную компетентность в
управлении временем.
Если ваш результат от 29 до 39 баллов – у вас средняя (нормальная) компетентность в
управлении временем.
"Все у нас… чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время,
ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и
отнимает"
Луций Сенека
Промедление - склонность или привычка _______________________________
________________ до какого-нибудь срока, который чаще всего не определен
Мои типичные причины промедления
Часто отвлекаетесь, медлите начать?
 Научитесь говорить себе «НЕТ»
К чему приводит
промедление?
Внешние последствия
Внутренние последствия
Чем «опасна» привычка медлить? ____________________________________
_________________________________________________________________
Основные страхи времени
Не успеть
Ошибиться
Быть хуже других
Потерять работу (стать
ненужным)
Потерять свое «Я» (стать
никем)
Установки, в которых проявляются временные страхи
(Выделите личные установки)
Я должен быть совершенным
Часто люди, склонные к промедлению, стремятся к совершенству и становятся перфекционистами, даже не
осознавая этого. Стремление к совершенству проявляется не столько в безукоризненном поведении, сколько
в нереалистичной позиции. По утверждению психолога Дэвида Бернса, люди с высоким уровнем достижений
не становятся неисправимыми перфекционистами. Выдающийся ученый, знаменитый артист, преуспевающий
бизнесмен знают, что временами могут допускать ошибки, промахи, и это приведет их к временному
снижению продуктивности.
В противоположность этому, перфекционист, склонный к промедлению, обычно ожидает от себя большего,
чем следует. Стремясь к высоким целям, они в то же время способны перенести разочарования из-за того,
что эти цели не всегда оказываются достижимыми. Так начинающий писатель уверен, что первые же его
наброски будут напечатаны. Торговец рассчитывает каждого покупателя склонить к покупке. Юноша от
первого знакомства ждет назначения свидания. Здесь, в вузовской аудитории, сидя в кругу своих
сверстников, они глубоко убеждены в том, что способны с первого раза написать статью, достойную
публикации, продать 12 автомобилей и с ходу очаровать понравившуюся девчонку. В результате такие
идеальные представления и высокие стандарты, которые, казалось бы, должны мотивировать людей на
достижения, часто становятся недостижимыми и мешают их попыткам. Обескураженные, они отступают от
своих требований путем промедления.
Посредственность вызывает презрение
Человеку с такой внутренней установкой невыносимо сознание собственной ординарности, и он стремится
превратить все свои дела в выдающиеся. Но поскольку ошибки и промахи являются неизбежной
составляющей человеческого существования, человек, полагающий, что «посредственность вызывает
презрение», может найти утешение в промедлении. Когда посредственные или обыкновенные результаты
можно оправдать спешкой в последний момент, человек остается при своем убеждении, что потенциал его
был велик, дело только за его реализацией. Промедление помогает посредственности казаться временной,
превращая ее в случайный результат ненапряженных усилий.
Все, что я делаю, должно получаться легко и без особых усилий
Перфекционисты убеждены в том, что если человек выдающийся, то все дела, даже сложные, должны
даваться легко. Обучение должно быть игрой интеллекта, творческие идеи должны течь непрерывным
потоком. Используя для сравнения такие невероятные образцы, человек, которому предстоит потрудиться над
решением какой-то задачи и приложить усилия, начнет чувствовать себя плохо. Убеждение в том, что все
следует схватывать на лету, приводит многих промедлителей к остановке. Их разочарования, связанные с
необходимостью напряженно работать, удерживает их от усилий, нужных, чтобы справиться с материалом и
овладеть им. Вместо этого они уклоняются от работы с помощью отсрочек. Подросткам
Я все должен делать сам
Перфекционист считает, что все должен делать сам. Принять помощь или попросить совета – для него это
значит проявить слабость и признать свою некомпетентность. Он не допускает мысли о том, что у него не
может быть ответа на все вопросы или что он не способен со всем справиться сам. Даже когда принять
помощь будет более эффективно, перфекционист предпочитает страдать в изоляции. Он боится, что кто-то
(учителя, друзья, близкие) станут думать о нем хуже, поскольку его выдающиеся способности будут
поставлены под сомнение. Когда ноша становится слишком тяжела, промедление становится для него
единственным источником облегчения. Будучи неспособным все сделать сам, он прибегает к отсрочкам.
Мне не вынести проигрыша
На первый взгляд кажется, что многим промедлителям не присущ дух соперничества – отсрочки выводят их
из соревнования. Многие перфекционисты так не любят проигрывать, что стремятся избежать любой
деятельности, которая может вовлечь их в соревнование с другими. Они «предпочитают проигрывать» и
медлят до тех пор, пока не убедятся, что провал неизбежен, воображая, что могли бы выиграть, если бы
вовремя вступили в соревнование. В основе идеи «не выношу проигрывать» лежит более глубинное
убеждение: «Я никогда не должен проигрывать». Те, кто в это верят, могут путем промедления защищать
себя от столкновения с реальностью своего несовершенства. Они не могут проиграть, потому что никогда понастоящему не участвуют в гонках. Безопаснее ничего не предпринимать, чем рискнуть и проиграть.
Если человека может удовлетворить только совершенство, то это значит, что он обречен на постоянные
разочарования. Совершенство – это идеал, от которого отказываются с трудом. Даже если на рациональном
уровне старшеклассники соглашаются, что стандарты перфекционизма нереалистичны и препятствуют
развитию, им все равно трудно принять тот факт, что ни сейчас, ни в будущем они не смогут быть
совершенными.
Я превращусь в трудоголика
Одна из наиболее распространенных причин, которая вынуждает людей заниматься промедлением, это
беспокойство о том, что, если они перестанут слоняться без дела и примутся за работу, то им уже никогда не
придется побездельничать и насладиться отдыхом. Они боятся, что, каким-то образом, против своей воли,
они превратятся в трудоголиков и им придется проводить бесконечные часы в одиночестве, занимаясь
напряженным трудом.
Если я сделаю что-то хорошо, я всегда и все должен буду делать хорошо
За этим убеждением стоит страх не оправдать сложившееся у окружающих мнение о себе. «Если я решу
задачу новым, оригинальным способом, то каждый раз, когда меня будут вызывать к доске, мне нужно будет
придумывать что-нибудь новое, так как все (одноклассники и преподаватель) будут этого ждать». Таким
образом, считая, что в будущем не сможет оправдать ожиданий окружающих, он, зная решение сейчас, в
настоящем не пытается его предложить.
Если я преуспею, кому-то это не понравится
В некоторых случаях держать свой успех при себе – это просто проявление учтивости. Но некоторые
промедлители используют более крайние меры, чем просто уменьшение своих достоинств, чтобы пощадить
чувства других. Достижение в учебе, спорте, творческой деятельности или личной жизни большего успеха,
чем у друзей, родственников, вызывает у некоторых людей такое чувство вины, что они прибегают к
промедлению, чтобы разрушить свой успех. Похоже, они чувствуют, что должны наказать себя за то, что они
оказались в числе «имущих», а не среди «неимущих».
Часто мы беспокоимся, что наш успех заденет других людей, тогда как на самом деле они более сильны и
великодушны, чем мы предполагаем. Возможно, ожидание критического отношения к своим достижениям
связано не с реальностью, а с искажением в собственных представлениях. А может быть, нужно просто
верить, что большинство людей способны по-настоящему радоваться успехам своих друзей и близких, ничуть
не ощущая ущемленности и обиды.
Я могу причинить себе вред
Люди с такой установкой боятся, что, получив желаемое, будут потом за это наказаны. Они боятся, что успех
поместит их в центр внимания, а там, будучи замечены, они окажутся беззащитными перед нападками. Ктонибудь начнет оспаривать их правоту или подвергнет критике. А они не чувствуют себя достаточно
сильными, чтобы оказать сопротивление.
Как победить промедление?
Распознать, в какой
момент начинается
промедление
Понять, почему оно случается
Принять активные меры к
лучшему управлению
временем
Промедление появляется
в тот момент, когда:
 Вы заполняете весь
Ваш рабочий день
задачами с низким
приоритетом
 Вы только садитесь за
работу над сложной и
важной задачей, и тут
же идете приготовить
себе кофе, или
проверить
электронную почту
 Вы в очередной раз
пропускаете одну и ту
же важную задачу из
своего списка дел
 Вы постоянно
отвечаете «Да» всем
людям, которые
просят Вас сделать
что-либо, хотя это и не
важно, игнорируя
важные задачи из
своего списка дел
 Причина, по которой Вы
медлите, может скрываться
как в Вас, так и в задаче,
которую Вы делаете
 Понаблюдайте за собой,
выделяя несколько дел (по 45), в выполнении которых вы
прибегаете к отсрочкам, и
те, где вы успеваете вовремя
 Можно в течении недели
попробовать записывать
такие дела, а затем
проанализировать их,
ответив на вопрос:
 Что отличает дела, которые
вы откладываете, от тех,
которые вы делаете
вовремя?
 Что вы откладываете чаще –
мелкие заботы или наиболее
важные дела?
 Занятия, которые вы
откладываете, относятся к
сферам, где вы
компетентны, или к тем, где
у вас недостает опыта,
знаний?
 Насколько отсрочки мешают
вам в каждой из этих сфер?
(Вы относитесь к ним
спокойно или переживаете?).
Уничтожьте
промедление!
Страхи и способы их преодоления
№
п/п
1
2
Страх
Способ преодоления
Страх перед большой
продолжительностью
работы
Страх перед возможной
неудачей
Руководствуйтесь древней китайской мудростью: «Великий путь начинается с
одною малого шага. Начните с тщательной подготовки. Разбейте работу на
предельно малые и простые задачи. Начните с малого, легкого и приятного.
Уменьшите субъективную ценность результата. Продумайте, что можно сделать
в самых критических случаях («запасные варианты», и пути отхода). Копнить
глубже: «А судьи кто?». Доведите возможную неудачу до абсурда. «Не убьют
же меня за это!»
Помните, что не возможно все знать и все уметь! Жизнь предоставляет еще
один отличный повод учиться, повышать собственную компетентность! Ищите
наставника, просите помощи у других. Творчески ищите дополнительные и
оригинальные ресурсы, которые помогут вам легко справиться с делом
Используйте «метод Тома Сойера» (когда он красил забор). Вовлекайте,
разделяйте, делегируйте. Привносите личное творчество, ищите личную
выгоду. Укрупняйте масштабы работы: скучная работа - всего лишь
промежуточный или подготовительный этап в другом - важном и серьезном
деле.
Что для вас является «выгодой»? Если только материальное, то попробуйте
взглянуть на выгоду с другой стороны. Любая работа имеет «другую», обычно
нематериальную выгоду: познание нового, тренировка навыков, установление
или улучшение отношений и т.п. Всегда ищите «другую» выгоду» «Другая
выгода» может быть важной предпосылкой для получения привычной выгоды в
будущем.
3
Страх перед
собственной
некомпетентностью
4
Страх перед скучной
работой
5
Страх перед
невыгодной работой
6
Незнание, с чего
начать работу
Если не знаете, с чего начать, то не спешите и начните с обстоятельной
диагностики, с исследования проблемы (задачи), опроса, оценки. Постарайтесь
выработать собственный «свежий взгляд» на проблему. Просите совета и/или
помощи, консультируйтесь с экспертами. Если требуется обучение - учитесь!
Инструкция по выполнению учебного задания 14
ОТЧЁТ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОХОЖДЕНИЯ УЧЕБНОГО КУРСА
Назначение задания
Каждый участник учебного курса составляет персональный отчёт по итогам его прохождения. В отчёте
учащийся анализирует результаты своей работы и высказывает мнение о содержании и форме проведения
учебно-тренингового курса «Основы самоорганизации». Отчёт может содержать замечания и пожелания
учащихся организаторам учебного курса, что в дальнейшем может помочь организаторам при внесении
изменений и дополнений в программу учебно-тренингового курса с точки зрения его учебного содержания,
состава выполнения учебных заданий, формы представления результатов и др.
Содержание действий по выполнению задания
В отчёте учащийся характеризует содержание учебного курса, отмечает учебные ситуации и задания,
которые способствовали формированию (у него лично) определенных навыков самоорганизации, оценивает
приобретенные умения по организации и планированию собственной деятельности.
Состав выполняемого задания
Отчёт выполняется в форме ответа на следующие вопросы:
1. Что нового вы узнали о себе, о своей личности, о чертах своего характера, об уровне своей
самоорганизации?
2. Какие изменения Вы можете отметить в себе: стали Вы более организованным, стали Вы применять
приемы организации личного времени, планирования своих работ?
3. Испытывали ли Вы трудности при выполнении учебных заданий, и, если – да, то какие?
4. Изменились ли Ваши представления о самоорганизации и её роли в Вашей жизни? Если – да, то в чем
конкретно?
5. Что нужно изменить, по Вашему мнению, в учебном содержании и формах проведения учебнотренингового курса «Основы самоорганизации» для того, чтобы он стал более эффективным,
интересным и содержательным?
Консультация по содержанию выполнения учебного задания №14
Оценить результаты работы за семестр и сделать выводы
СОДЕРЖАНИЕ ЗАДАНИЯ
Учащимся предстоит высказать своё мнение о продуктивности и эффективности прохождения учебного курса
в персональном отчёте (учебное задание № 14). Для того, чтобы ответы на предложенные вопросы не были
формальными и содержали конструктивные моменты учащемуся нужно попытаться объективно оценить
сложности проделанной им содержательной и технической работы, обращая внимание на несколько
моментов:
1. Просмотреть все собственноручно выполненные учебные задания, объективно оценить составленный план
персональной деятельности на время обучения в ТГУ с точки зрения целостности, реальности,
привлекательности и применяемости (дальнейшего использования).
2. Вспомнить работу над выполнением учебных заданий, оценить, что было легко и интересно выполнять, а
какие задания вызывали затруднения и нежелание их выполнять, что помогало справляться в этом случае?
3. Установить для себя, насколько изменилось Ваше понимание самоорганизации и Ваше умение
организовывать персональную деятельность.
4. Выделить недостатки учебного курса "Основы самоорганизации" и составить конструктивные предложения
по его улучшению.
Исходя из личной оценки обозначенных аспектов, учащийся должен сформулировать несколько тезисов о
том, чему он научился в курсе, какие приобрел представления об организации эффективной персональной
деятельности, какие умения и навыки самоорганизации начал осваивать, предполагает ли развивать
приобретенные умения в дальнейшем, как собирается использовать в их своей жизни.
Обдумав указанные моменты, студенты могут перевести эти тезисы в ответы на вопросы итогового отчёта.
Критерии оценки
Задание считается выполненным на отлично (к основной сумме =+3 начисляются премиальные баллы за
высокое качество выполненной работы =+2), если:
- отчёт содержит ответы на все предложенные вопросы;
- в отчёте даны развёрнутые и содержательные ответы на все вопросы, подкреплённые аргументами и
примерами из собственного опыта.
Выполненное задание считается соответствующим требованиям (начисляется основная сумма баллов
=+3), если:
- отчёт содержит ответы на все предложенные вопросы;
- в отчёте даны развёрнутые, но общие (без дополнительной аргументации) ответы на все вопросы.
Выполненное задание считается требующим доработки (начисляется часть основной суммы баллов), если:
- отчёт содержит ответы не на все предложенные вопросы;
- в отчёте даны формальные ответы на предложенные вопросы.
Задание считается не выполненным (из имеющейся суммы рейтинговых баллов вычитаются штрафные -5
баллов), если:
- нарушены основные и дополнительные сроки выполнения и сдачи задания.
Учебное задание 14. Отчет по результатам прохождения курса "Основы
самоорганизации"
Вопрос
1. Что нового Вы
узнали о себе, о
своей личности, о
чертах своего
характера, об
уровне своей
самоорганизации?
2. Какие
изменения Вы
можете отметить в
себе: стали Вы
более
организованным,
стали Вы
применять приемы
организации
личного времени,
планирования
3. своих
Испытывали
работ? ли
Вы трудности при
выполнении
учебных заданий,
и, если – да, то
какие?
4. Изменились ли
Ваши
представления о
самоорганизации и
ее роли в Вашей
жизни? Если – да,
то в чем
конкретно?
Ответ учащегося
5. Что нужно
изменить, по
Вашему мнению, в
учебном
содержании и
формах
проведения
учебнотренингового курса
"Основы
самоорганизации"?
Задание для самостоятельного освоения тематического материала
Необходимо ознакомиться с материалами, размещенными на сайте Мастерской
общественных коммуникаций
(mok.tltsu.ru/sites/site.php?yr=10&month=02&s=128&m=0) в разделе «Материалы
ОСО» (подраздел «Учебный отдел») тема 10 «Организация рабочего пространства».
Выполняя задание, необходимо, ознакомившись с тематическими учебными материалами, уяснить значение
организации рабочего пространства для эффективной работы и выделить принципы и правила организации
рабочего пространства.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

Зачем нужно организовывать рабочее пространство?

Перечислите принципы организации рабочего пространства.

Какие этапы приведения в порядок рабочего пространства выделяют авторы?

Зачем нужно сортировать бумаги, используемые в рабочем процессе?

Ответы на какие вопросы помогут определить, как рассортировать бумажные залежи?

Какие советы (2-3) по быстрой и эффективной работе с бумагами пригодились бы Вам? Почему именно
эти советы?

Какие бумаги (документы) нужно хранить?

Как определить, что хранящаяся у Вас бумага (документ) Вам не нужна?

Как наиболее эффективно поступать с входящими бумагами?

Что должно остаться на рабочем столе после избавления от всего лишнего?

Какие из предлагаемых способов систематизированного хранения бумаг Вы считаете наиболее
подходящими для себя?

Можно ли навести порядок на длительное время? Если – да, то как именно?