Элект.таб-теория

Электронная таблица
Основные элементы окна.
Интерфейс программы очень схож с интерфейсом Microsoft Word.
1. Строка заголовка
2. Строка меню
3. Панели инструментов (можно добавлять или удалять)
4. Строка формул
- вставка функции
- ввод информации в ячейку
- отмена ввода информации в ячейку
5. Окно рабочей книги содержит заголовки строк (1, 2, 3…) и столбцов (А, В, С…),
полоски прокрутки, ярлычки листов, кнопки прокрутки ярлычков.
6. Строка состояния
Работа с листами электронной таблицы
Вставка новых листов
 активизируйте Лист (т.е. щелкните мышью по ярлычку), на место которого
надо вставить новый;
 в строке меню выберите Вставка/Лист.
Удаление листа
 активизируйте Лист;
 в строке меню выберите Правка/Удалить.
Переименование листа
 активизируйте Лист;
 в строке меню выберите Формат/Лист/Переименовать.
! Чтобы переименовать, добавить или удалить лист щелкните по нему правой
кнопкой мыши и выберите нужное действие.
Чтобы переместить лист наведите указатель мыши на лист, нажмите левую кнопку
мыши и, не отпуская ее, перетащите его.
Примечание! Удаление с экрана ярлычков Листов. В строке меню выбрать команду
Сервис/Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры, на вкладке Вид,
снимите флажок Ярлычки листов.
1
Работа с элементами таблицы
Ячейка называется активной, когда в нее вводится информация (текст, число,
формула).
Изменение размеров столбцов и строк
1-й способ (с помощью мыши):
 установите курсор на границе двух столбцов, при этом вид курсора изменится
на двунаправленную стрелку с вертикальной полосой;
 нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, двигайте мышь, изменяя при этом
размер столбца.
2-й способ (через команды меню):
в меню выберите Формат/Столбец/Ширина столбца, в диалоговом окне Ширина
столбца задайте требуемый размер.
Размер строки можно изменить аналогичными приемами работы.
Выделение элементов таблицы
В таблице описаны действия, выполняемые для выделения различных элементов
электронной таблице.
Выделяемый
Действие
элемент
Столбец
Щелкнуть мышью по имени столбца
Строка
Щелкнуть мышью по номеру строки
Активизировать первую ячейку, нажать левую кнопку мыши и,
Рядом стоящие не отпуская ее, перемещать курсор в направлении выделения
ячейки
либо активизировать первую ячейку, затем нажать клавишу
[Shift] и, не отпуская ее, щелкнуть мышью по последней ячейке
Ячейки, стоящие Нажать клавишу [Ctrl] и, не отпуская ее, щелкать мышью по
не рядом
нужным ячейкам
Слияние ячеек
 выделите ячейки, подлежащие слиянию;
 Формат/Объединить ячейки
2
Ввод данных в ячейки
В ячейки можно вводить два типа данных: константы и формулы.
Примечание! Константа - значение ячейки, не начинающееся со знака равенства (=).
Константами, например, являются дата 10.09.01, 250, а также текст «Квартальный
отчет».
Константы подразделяются на три основные категории:
числовые значения, текстовые значения, значения дат и времени.
Порядок ввода данных в ячейку:
 активизируйте ячейку;
 введите текст (число, формулу);
 подтвердите ввод одним из четырех способов:
1. нажав клавишу ввода [Enter] на клавиатуре;
2. нажав кнопку . («Ввод») в строке формул;
3. щелкнув мышью по другой ячейке;
4. нажав соответствующую клавишу управления курсором (клавиши со
стрелками).
Исправление содержимого ячейки
В процессе ввода данных в таблицу могут появляться ошибки, которые необходимо
исправить.
До подтверждения ввода прежде, чем зафиксировать данные в ячейке, неверно
введенную информацию можно удалить: клавишей [Backspace], [Delete], или
кнопкой (Отмена), расположенной в строке формул.
После подтверждения ввода, т.е. после того, как вы подтвердили ввод данных в
ячейке, для исправления ошибок необходимо:
 активизировать ячейку;
 нажать клавишу F2, либо щелкнуть мышью в строке формул в поле строки
ввода и редактирования;
 после появления курсора в поле ввода отредактировать содержимое ячейки;
 зафиксировать ввод.
Удаление содержимого ячейки
 активизируйте ячейку;
 в меню выберите Правка/Удалить Содержимое, либо нажмите на
клавиатуре кнопку [Delete].
3
Вставка ячейки (строки, столбца)
 щелкаем в ячейку, рядом с которой нужно вставить ячейку (строку, столбец)
 в строке меню выберите Вставка/Ячейки;
 в появившемся диалоговом окне Добавление ячеек выберите нужный режим.
Удаление ячейки (строки, столбца)
 щелкаем в ячейку;
 в строке меню выберите Правка/Удалить;
 в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек выберите нужный режим.
Копирование содержимого ячейки
1-й способ (с помощью команды меню):
 Выделите ячейку (ячейки), которую надо скопировать;
 в меню выберите Правка/Копировать;
 активизируйте ячейку, в которую надо вставить содержимое выделенной
ячейки;
 в строке меню выберите Правка/Вставить.
! Примечание. С помощью кнопок Копировать, Вставить на панели
инструментов Стандартная.
2-й способ (с помощью контекстного меню):
 Выделите ячейку (ячейки), которую надо скопировать;
 щелкаем по выделенному правой кнопкой мыши;
 в меню выбираем Копировать.
3-й способ (методом перетаскивания в рядом стоящие ячейки):
 подведите курсор мыши под нижний правый угол ячейки, которую надо
копировать, курсор примет вид знака «плюс»
 нажмите клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на ячейку, в
которую надо копировать данные.

Примечание. При копировании группы ячеек сначала надо их выделить, затем
работать по 1-му или по 2-му способу.
При перемещении информации из одной ячейки в другую проводятся
аналогичные действия, только вместо команды Копировать выбирается
команда Вырезать.
4
Скрытие столбцов или строк
Программа позволяет временно убирать с экрана («скрывать») ненужные в данный
момент колонки или строки в том случае, когда таблица не может быть полностью
выведена на экран монитора (слишком большая). Для выполнения этой операции:
 выделите столбец (строку или группу столбцов или строк), который вы хотите
убрать с экрана;
 выберите в строке меню команду Формат/Столбец (Строка)/Скрыть.
Восстановление скрытых столбцов
(строк)
 в строке меню выберите команду Формат;
 в появившемся подменю выберите команды Столбец (Строка)/Отобразить.
Разделение окна
Режим разделения окна удобен для фиксации каких-либо элементов электронной
таблицы, например заголовка, а также для копирования информации из одной части
документа в другую.
1-й способ (с помощью команд меню):
 в меню выберите Окно/Разделить;
 в результате окно разобьется на одинаковые по содержанию окна.
Примечание. В каждом окне появится своя полоса вертикальной прокрутки.
2-й способ (с помощью мыши):
 установите указатель мыши на разделитель области, находящийся в верхней
части вертикальной полосы прокрутки (или в правой части горизонтальной
полосы прокрутки);
 когда курсор мыши примет вид двунаправленной стрелки, переместите его
вниз.
Примечание. Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области,
установите курсор на полосу разделения и дважды щелкните по ней мышью.
Отображение нескольких листов одной книги
 откройте книгу, которую необходимо просмотреть, на экране (например будет
активным Лист1);
 в меню выберите Окно/Новое;
 в новом окне активизируйте другой Лист (например Лист2), который нужно
просмотреть;
5
 в меню выберите Окно/Расположить, из предлагаемых вариантов
расположения выберите нужный (например Рядом), в результате два окна
Лист1 и Лист2 будут расположены рядом.
Удаление сетки таблицы с рабочего листа
Чтобы увидеть результат форматирования, нужно убрать с рабочего листа сетку.
таблицы.
1. Сервис / Параметры.
2. На закладке Вид и снимите флажок сетка.
3. ОК.
Автоподбор ширины столбцов
1. Выделяем диапазон ячеек.
3. Формат / Столбец / Оптимальная ширина.
Форматирование таблицы
1. Выделите диапазон ячеек.
2, Формат / Автоформат.
3. Выбираем оформление таблицы. ОК.
Цветовое оформление ячеек
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2. Формат / Ячейки
3. Выберите цвет фона и узор заполнения.
4. ОК.
Изменить выравнивание, шрифт в ячейках и границы, можно в диалоговом окне
Формат ячеек.
Форматирование чисел.
Чтобы присвоить числовой формат ячейке (или группе
ячеек), необходимо:
1. Выделить ячейки.
2. В меню Формат выбираем Ячейки.
3. На закладке Число из списка категорий числовых
форматов (Общий, Числовой, Денежный и т.д.) выбрать
нужное представление чисел.
6




Использование формул при вычислениях.
1-й способ.
Указываем ячейку, в которую нужно ввести формулу.
Вводим знак равенства ( = ).
Вводим формулу в ячейку, или в строку функций.).
Enter.
2-й способ
 Указываем ячейку.
 Вводим знак равенства ( = ).
 В строке формул раскрываем список функций и
выбираем нужную.
 В окне Аргумент функции заполняем поля с
клавиатуры, или выделяем ячейку (диапазон ячеек) в
таблице.
 ОК.

Вставка функции
Указываем ячейку.
 В строке формул нажимаем кнопку
- вставка
функции.
 В окне Мастер функций выбираем категорию,
затем функцию.
 В окне Аргумент функции заполняем поля.
 ОК.
Среднее значение – AVERAGE
Счетесли
- COUNTIF
Ориентация таблицы
Формат-страница-страница-ориентация
7
Автозаполнение
 Перед заполнением рядов необходимо выбрать
диапазон ячеек.
 Выберите команду Правка - Заполнить - Ряды
 Для автоматического продолжения рядов
необходимо установить флажок Автозаполнение
в диалоговом окне Заполнение рядов.
Автозаполнение осуществляется согласно выбранной
модели. Ряд со значениями 1, 3, 5 автоматически
дополняется значениями 7, 9, 11, 13 и т. д. Ряды с датами и
временем заполняются так же.
Копирование формул
 Нужно выделить ячейку, в которой находится формула.
 Правый нижний край ячейки выделен точкой. Если навести на
эту точку указатель мышки, он примет вид крестика.
 Нужно в этот момент нажать левую клавишу мышки и, не
отпуская ее растянуть формулу на нужный диапазон ячеек.
Подбор параметра
Сервис – подбор параметрав окно яч. с Формулой вводим адрес ячейки
содержащую формулу;
в окно целевое значение вводится значение, которое
требуется получить в качестве нового результата;
В окно изменяемая ячейка вводится адрес ячейки,
в которой требуется подобрать параметр.
8
Относительные и абсолютные ссылки на ячейки
Если ссылка на ячейку относительная, при копировании формулы адрес ячейки, на
которую делается ссылка, изменяется. Относительные ссылки создаются по умолчанию.
Абсолютная ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или копировании
формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксированную позицию на
рабочем листе. Признаком абсолютной ссылки является наличие двух знаков доллара ($) перед именем столбца и перед номером строки. В смешанных ссылках имеется один знак
доллара, перед именем столбца, или строки.
Создание абсолютной или смешанной ссылки
 Выбрать ячейку, в которой будет размещен результат.
 Начните ввод формулы. После указания адреса ячейки, который должен стать
абсолютной ссылкой, нажмите один раз клавишу (Shift+ F4), чтобы добавить к
адресу строки и столбца знак доллара $. Нажимать клавишу (Shift+ F4) до тех пор,
пока не получится ссылка нужного типа.
Режим отображения формул.
Иногда при задании формул допускаются ошибки. Чтобы их легче было найти,
следует установить режим отображения в ячейках формул:
1. Сервис / Параметры.
2. В окне Параметры на вкладке Вид, установим режим Формулы(флажок).
Копирование Формул, содержащих относительные, абсолютные и смешанные
ссылки в электронных таблицах
При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу
номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена
столбцов.
Сортировка данных
Таблица представляет собой список, т.е. набор строк, содержащих однородные
данные. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем
порядке (по алфавиту, в числовом или хронологическом порядке, в порядке,
заданном пользователем).
9
1-й способ
 Выделяем ячейки;
 На панели инструментов нажимаем кнопку (По возрастанию) или (По
убыванию).
2-й способ.
 в строке меню выбираем Данные / Сортировка;
 В окне Сортировка диапазона щелкните по кнопке (список), выберите
значение, по которому необходимо провести сортировку, и режим сортировки
(по возрастанию, по убыванию).
! Примечание. Если программа обнаружит данные вне указанного диапазона,
появится соответствующее окно, в котором нужно выбрать действие:
автоматически расширить выделенный диапазон или сортировать в пределах
указанного выделения.
Фильтрация данных.
С помощью фильтров программы Excel можно осуществлять поиск информации. В
отличие от сортировки при фильтрации записи не переупорядочиваются:
происходит только «скрытие» записей, не соответствующих заданному критерию.
Для простых условий отбора удобно использовать команду Автофильтр:
 Выделяем ячейку (ячейки) в списке.
 В меню выбираем Данные / Фильтр и Автофильтр.
 С заголовком ячейки появляется раскрывающийся список значений
 Щелкаем по списку и из появившегося перечня выберите значение, по
которому необходимо провести отбор данных.
Вставка примечаний
В ячейках рабочего листа может находиться самая разнообразная информация. Поэтому
часто возникает потребность в дополнительных пояснениях к содержимому ячеек,
особенно в тех случаях, если с одной таблицей работают несколько человек. Чтобы не
нарушить структуру таблицы, дополнительную информацию можно представлять в виде
примечаний.
 Выделите ячейку, в которую необходимо вставить примечание.
 Вызовите команду Вставка / Примечание, и на рабочем листе появится поле для
ввода текста примечания. Признаком примечания является маленький красный
треугольник в верхнем правом углу ячейки (индикатор примечания).
Существует три режима отображения примечаний: только индикатор, примечание и
индикатор и не
отображать. Эти режимы устанавливаются на закладке Вид диалогового окна Параметры.
Защита данных
Excel имеется возможность защитить от несанкционированного доступа или
нежелательных изменений отдельные ячейки таблицы, листы, книгу, диаграмму.
 В строке меню выбрать Сервис / Защититить документ / Защитить лист
(Защитить книгу).
10
 В окне Защита листа, установить варианты защиты, ввести пароль. ОК.
Для снятия защиты:
 Выберите команды Сервис / Защититить документ / Снять защиту листа.
В большинстве случаев нет необходимости в блокировании всех ячеек рабочего листа. В
этом случае, прежде чем защитить лист,
выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными
 Выберите из меню команду Формат / Ячейки;
 В окне Формат ячеек, на закладке Защита снимите режим Защищаемая ячейка и
ОК.
Установка параметров страницы
Установка параметров страницы осуществляется с помощью команды:
 Файл и Параметры страницы в диалоговом окне Параметры страницы
 На вкладке Страница выберите режим ориентации листа:Книжная или
Альбомная;
 На вкладке Поля задать отступы: верхнее, нижнее, левое и т.д.
С помощью функции просмотра страницы, которая выполняется через команды
Файл и Предварительный просмотр или с помощью кнопки Предварительный
просмотр на Панели инструментов можно увидеть, как будет выглядеть выводимая
на печать страница.
Если предназначенный для вывода на печать Лист разбит на несколько страниц, то,
нажимая клавиши на клавиатуре [Page Up] ([Page Down]), можно просматривать
предыдущие (последующие) страницы, а также изменять размеры полей страницы.
Для этого необходимо выбрать кнопку Поля в режиме Предварительный
просмотр, в результате появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей
страницы. Перемещая их при нажатой левой кнопке мыши, можно добиться
необходимого размещения информации на странице.
Печать
Для получения качественной бумажной копии в программе существует ряд
приемов: задания параметров страницы, просмотр страницы перед печатью,
позволяющий получить представление об общем виде страницы, и т.д.
Для печати необходимо использовать команды Файл и Печать.
В диалоговом окне Печать нужно установить все необходимые для печати опции:
Выделенный диапазон, Выделенные листы, Всю книгу, Число копий и т.д.
Возведение в степень
1. В контекстном меню выбрать Эффекты - Верхний индекс
11