Информатизация, как инновационный путь в развитии

Информатизация, как инновационный путь в развитии
архивного дела в Алтайском крае
(доклад на курсах повышения квалификации по теме «Государственное и муниципальное управление: современное состояние и направления реформирования» на
базе Алтайской академии экономики и права в г. Барнауле 22 октября 2013 года)
Управление Алтайского края по культуре и архивному делу, в соответствии с возложенными полномочиями является органом исполнительной
власти Алтайского края, осуществляющим на территории края, в частности,
государственную политику в области архивного дела и осуществляющим
государственное управление архивным делом в Алтайском крае.
Архивы по всем мире – это государственное дело. Архивы Алтайского
края, как и все российские, да и во всем мире, осуществляют несколько главных функций: сохраняют документы, обновляют национальную историю, создают справочно-поисковые системы для более быстрого поиска нужной информации
и,
наконец,
обеспечивают
доступ
граждан
к
историко-
документальному наследию и его использование.
Архивы Алтайского края в последние два десятилетия не раз сталкивались с теми или иными вызовами общества, будь то масштабный интерес
граждан к истории, к архивным документам, лавинообразный поток запросов
по раскулаченным, репрессированным, депортированным гражданам, по
награждению и, наконец, по подтверждению стажа работы или размеров заработной платы при оформлении граждан на пенсию в связи с возрастанием
объемов документов по личному составу, принимаемых на хранение от ликвидированных организаций. Однако архивы никогда не стояли в стороне от
общества и граждан, всегда чутко реагировали на перемены, несмотря на
ограниченность людских и финансовых ресурсов.
В настоящее время стратегией государства является построение единого информационного пространства и развитие информационного общества.
Архивы сегодня тоже должны стремиться к улучшению качества жизни
граждан путем обеспечения равного доступа к информационным ресурсам,
2
применения инновационных технологий, развития цифрового контента. Кроме того, на повестке дня сегодня стоит задача повышения оплаты труда и
укрепление социальной защищенности архивистов, которая должна быть
увязана с увеличением объемов и улучшением качества предоставляемых архивами государственных (муниципальных) услуг на основе подъема результативности их деятельности и повышения труда их работников.
Поскольку наши алтайские архивы несколько ограничены по штатам
(для сравнения, в Красноярском крае на 1 архив приходится 7,5 работников, а
в Алтайском крае – 3,4 работника), но при этом хранят наибольший объем
документов по Сибирскому федеральному округу, то вопросы внедрения информационных технологий являются для нас одним из путей роста производительности труда работников, повышения его качества.
Информатизация архивного дела на территории края, как и в целом по
России, осуществляется по следующим направлениям: первое – это информатизация основной деятельности архивов, второе – предоставление государственных услуг, и, наконец, – развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и
межведомственного электронного взаимодействия.
Нужно сказать, что работа по информатизации основной деятельности
архивной службы была начата еще с 1992 года, сводилась она в эти годы, в
основном, к приобретению персональных компьютеров, созданию в архивах
локальных вычислительных сетей (далее – «ЛВС») и обеспечение архивов
широкополосным доступом в Интернет, созданию и (или) приобретению
программ и накоплению информации в базах данных. Несмотря на хроническое недофинансирование архивов, его «остаточный» принцип, управление
системно во взаимодействии с Администраций края, органами местного самоуправления муниципальных районов, городских округов решало задачу
оснащения архивов компьютерной техникой, без которой никакая информатизация невозможна.
3
По состоянию на 01.01.2013 КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее – «КГКУ ГААК») и все 70 муниципальных архивов оснащены компьютерами. Однако нужно отметить, что если в КГКУ ГААК количество работников на 1 компьютер составляет 1,06 человека, то в муниципальных архивах этот показатель несколько ниже – 0,96. Конечно, существуют проблемы устаревания и наличие устаревшей техники, программного
обеспечения, отсутствия необходимого количества техники в читальных залах, но они находятся на постоянном контроле. Только за последние два года
вопросы укрепления материально-технической базы муниципальных архивов
и совершенствования оказания муниципальных услуг, в т.ч. в электронном
виде, выносились по инициативе управления на краевую комиссию по местному самоуправлению не менее трех раз. В итоге 84% муниципальных архивов подключены к сети Интернет, 68,5% - имеют адреса электронной почты,
90% - собственные страницы на сайтах своих муниципалитетов, собственный
сайт муниципального архива появился в 2012 году в Баевском районе. 60%
рабочих мест в 41 муниципальном архиве объединены в ЛВС. Официальный
сайт имеет КГКУ ГААК (адрес: www.archiv.ab.ru), а также электронную почту (gaak@ttb.ru) в глобальной сети Интернет, 3 локальных сети, объединяющих 98% компьютеров, 87,5% из которых имеют выход в Интернет, 9 серверов.
Одним из приоритетных направлений в сфере информатизации деятельности архивов является внедрение общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд», распространяемого Федеральным архивным
агентством централизованным порядком и на безвозмездной основе, а также
ПК «Фондовый каталог», объединяющий базы данных ПК «Архивный
фонд», созданные в государственном и муниципальных архивах, ведение которого возложено на органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и в, частности, на управление Алтайского края по культуре и
архивному делу.
4
Программный комплекс «Архивный фонд», предназначенный, прежде
всего, для государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, включает в себя информацию обо всех фондах, описях и делах
(единицах хранения) архива, но в последующем должен стать ядром, на котором будут основываться другие системы автоматизации внутриархивной
деятельности, такие как «Контроль движения дел», «Автоматизированный
читальный зал» и т.п. Кроме того, в ПК «Архивный фонд» заложены элементы автоматизированного научно-справочного аппарата, возможности поиска
по тем или иным критериям, а в дальнейшем и прикрепление оцифрованных
образов документов.
Программный комплекс «Архивный фонд» и создаваемые на его основе базы данных в каждом архиве позволяют полно и реально обеспечивать
право граждан на доступ к информации, улучшать качество обслуживания
пользователей, а также, что немаловажно, повышать эффективность деятельности самих архивов, сокращать издержки на хранение, учет и поиск информации, необходимой для исполнения запросов органов государственной власти, организаций и граждан.
Для того, чтобы увидеть масштабы увеличения интенсивности труда
архивистов в обеспечении социальных прав граждан, можно привести несколько цифр. В 1985 году, год 40-летия Победы в Великой Отечественной
войне 1941-1945 гг., в отделе информации и публикации документов государственного архива Алтайского края работали 4 человека, за год исполнено
2290 запросов. Сейчас госархивом ежегодно исполняется по 22-27 тысяч
только социально-правовых запросов и по 3-4 тысячи тематических, привлекаются до 40 сотрудников.
По состоянию на 01.01.2013 ПК «Архивный фонд» внедрили КГКУ
ГААК и 66 муниципальных архивов. Не проводят работу по ведению базы
данных ПК«Архивный фонд» 4 муниципальных архива из-за слабой мощности компьютеров.
5
Нужно отметить, что Алтайский край был в числе лидеров по реализации этого общероссийского проекта и работа эта была начата еще в середине
90-х годов прошлого века. Причем в крае тогда еще управление архивного
дела Алтайского края пошло, на наш взгляд, по правильному пути - создания
базы данных по всем муниципальных архивам, когда в архивах и компьютеров еще насчитывалось единицы. Но по мере оснащения архивов техникой
им передавалось не только программное обеспечение, но и созданная база
данных для дальнейшего ее наполнения по новым поступлениям документов.
Поэтому управление располагает базой данных ПК «Фондовый каталог» по
всем архивам края и применяет ее на практике при предоставлении двух государственных услуг, связанных с организацией информационного обеспечения граждан и организаций, также как применяют эту технологию при исполнении запросов архивы по БД «Архивный фонд». Оперативное получение
информации дает возможность сократить сроки исполнения непрофильных
запросов, адресно направить по назначению в соответствующий архив, а руководителям структурных подразделений КГКУ ГААК - проконтролировать
полноту использования фондов при подготовке ответов.
Кроме того, управление и архивы края в автоматизированном режиме
получают сводные по всем архивам и конкретные паспорта архивов. БД «Архивный фонд» выставлена на сайте КГКУ ГААК в сети Интернет, планируется эта работа по всем муниципальным архивам.
Важным направлением информатизации архивов является оцифровка
наиболее востребованных архивных документов, а также описей дел. Нужно
отметить, что перевод архивных документов и научно-справочного аппарата
к ним (оцифровка описей дел, картотек, каталогов) весьма затратное мероприятие. Приоритетом в создании «электронных архивов» должна стать
оцифровка описей дел, т.е. научно-справочного аппарата, который позволил
бы быстро и эффективно искать нужную информацию.
Работа по оцифровке описей дел проводится КГКУ ГААК и муниципальным архивом города Бийска, которому администрацией города приобре-
6
тены программно-технические средства и оборудование на сумму более
4 млн. рублей в рамках мероприятий по развитию и поддержке инновационной социальной и инженерной инфраструктур Бийска как наукограда Российской Федерации. Общий объем оцифрованных описей по муниципальному архиву города Бийска составил на 01.01.2013 - 99,1%. КГКУ ГААК создается БД «Электронная опись», информация из которой также переносится в
ПК «Архивный фонд». По состоянию на 01.10.2013 доля заголовков единиц
хранения, находящихся на хранении в госархиве, включенных в информационные системы учета и каталоги, составляет 12%. В целом по краю 5% заголовков дел внесено в ПК «Архивный фонд».
Впервые в 2012 году архивами была проведена работа по сканированию описей дел. КГКУ ГААК в электронный вид переведено 1292 описи дел
по 591 фонду. Их просмотр возможен через разработанное сотрудниками
КГКУ ГААК программное обеспечение в читальных залах, АРМы сотрудников и гостей, а также на сайте архива в сети Интернет по адресу
http://www.archiv.ab.ru/catalog/ search_org/. На 01.09.2013 доступны для просмотра и скачивания 2157 электронных образов описей. Муниципальными
архивами городов Барнаула и Бийска в 2012 году отсканирована 581 опись
дел. Доступ пользователей к электронным образам описей дел организован
только в читальном зале муниципального архива г. Бийска.
По состоянию на 01.01.2013 в целом по краю объем отсканированных
описей дел составлял 1873 описи – 7,0097% от общего количества (КГКУ
ГААК – 8,8%, муниципальные архивы – 4,8%).
В рамках создания автоматизированного научно-справочного аппарата
архивы края более 15 лет занимаются разработкой и наполнением тематических и делопроизводственных баз данных, позволяющих более оперативно
осуществлять поиск информации как пользователю, пришедшему поработать
в архив, так и работнику архиву и, прежде всего, в справочной работе, не
прибегая при этом к бумажным описям дел, к их выдаче.
7
По состоянию на 01.01.2013 в КГКУ ГААК создано 26 баз данных, 18
из них - тематических. В читальных залах КГКУ ГААК установлены 12 тематических БД: «Решения, распоряжения органов государственной власти
Алтайского края», «Архив «Комиссии А.В. Беэра», «Межфондовая тематическая база данных картографических документов», «Картографические материалы по истории Восточной Сибири и Дальнего Востока как источник по
заселению и освоению этих территорий в фонде Чертежной Алтайского
округа. Вторая половина XVIII – начало XX вв.», «Картографические документы по истории городов Западной Сибири XVIII–XIX веков», «Освоение
рудных месторождений Колывано-Воскресенского горного округа в XVIII в.
Планы рудников», «Народы Алтая и Горной Шории по данным миссионеров
Алтайской духовной миссии первой половины XIX – начала XX вв.», «Анкеты Всероссийской переписи 1917 года», «Известные имена», «Документы
периода Великой Отечественной войны», «Фотокаталог»,
«Электронная
опись». В читальном зале госархива пользователям также доступна учетная
база данных «Архивный фонд» и электронная версия Путеводителя по фондам ЦХАФ АК и отдела спецдокументации (ныне – КГКУ ГААК).
В сети Интернет КГКУ ГААК выставлены шесть баз данных: «Решения, распоряжения органов государственной власти Алтайского края», «Архив комиссии А.В. Беэра», «Картографические документы по истории Восточной Сибири и Дальнего Востока как источник по заселению и освоению
этих территорий в фонде Чертежной Алтайского округа. Вторая половина
XVIII – начало XX вв.», «Учет граждан, осужденных по политическим мотивам (ст. 58 УК РСФСР)» (выставлена частично на репрессированных поляков, проживавших в Алтайском крае и осужденных в 1919-1945 гг.), «Архивный фонд» (в том числе 2157 электронных образов описей дел для скачивания), сервис «О ходе исполнения запросов». Ко всем указанным базам данных возможен доступ любого пользователя сети Интернет.
К специальному сервису на официальном сайте КГКУ ГААК, позволяющему оперативно отслеживать ход исполнения запросов социально-
8
правового характера посредством сети Интернет, только за 2012 год последовало 6106 обращений. Обновление сведений осуществляется по рабочим
дням 2 раза в сутки. Поиск информации ведется по фамилии лица, в отношении которого запрашивается справка.
Тематические базы данных на управленческую документацию (3) и фотодокументы (9) созданы в 13 муниципальных архивах.
Создание электронных образов архивных документов, находящихся на
хранении в КГКУ ГААК, ведется уже на протяжении семи лет, начиная с
2007 года. «Стратегией развития информационного общества в Российской
Федерации», утвержденной Президентом России 7 февраля 2008 года (далее
– «Стратегия»), в числе контрольных значений показателей до 2015 года
утвержден показатель «Доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, - не менее 20%». В целях
реализации Стратегии в Алтайском крае распоряжением Администрации
края от 12 мая 2009 года № 154-р утверждена «Концепция использования и
развития информационно-коммуникационных технологий в Администрации
края и органах исполнительной власти Алтайского края на период до 2015
года» (далее – «Концепция»), где в качестве контрольного показателя был
утвержден показатель «Доля архивных документов (единиц хранения), включая аудио- и видеодокументы, переведенных в электронную форму, - не менее 3%».
Задача по переводу 20% архивных фондов в электронную форму серьезная, но для Алтайского края по сегодняшний день по ряду причин не выполнимая ни путем привлечения сторонней организации, специализирующейся на оказании услуг по переводу традиционных бумажных документов в
электронный вид, ни собственными силами архива, ни сочетанием первого и
второго способов. Поэтому при разработке Концепции использования и развития информационно-коммуникационных технологий в Администрации
края и органах исполнительной власти Алтайского края на период до 2015
года было предложено скорректировать показатель по переводу архивных
9
фондов в электронный вид к 2015 году не менее 3%, при этом, в качестве
единицы измерения был установлен не архивный фонд, а архивный документ
(единица хранения).
На 01.01.2012 на хранении в КГКУ ГААК и муниципальных архивах
Алтайского края находилось 4 млн. единиц хранения архивных документов,
из них 2,32 млн. единиц хранения хранится в КГКУ ГААК, а 1,7 млн. единиц
хранения – в 70 муниципальных архивах. Таким образом, в соответствии со
Стратегией переводу в электронный вид подлежало 800 тыс. единиц хранения архивных документов.
Для решения задачи Стратегии по переводу 464,3 тыс. единиц хранения (20% от общего объема дел) в электронный вид до 2015 года путем привлечения сторонней организации КГКУ ГААК требуется выделение почти
1 млрд. рублей (990 334 836 рублей), выделение дополнительных площадей
для размещения оборудования и персонала привлеченной организации. Для
перевода в электронный вид 3% архивных документов (45 тыс. архивных дел
и 17 тыс. карт), хранящихся в КГКУ ГААК, за 4 года требуется свыше 96
млн. рублей на услуги и необходимые для этого аппаратные средства. Озвученные объемы финансовых средств были получены в результате проведения
в 2010 году заочной экспертизы по вопросу создания электронного информационного ресурса на основе архивных документов, хранящихся в КГКУ
ГААК, с привлечением ЗАО «Электронный архив».
Для активизации работ по переводу в электронный вид документов,
находящихся на хранении в КГКУ ГААК, управлением Алтайского края по
культуре и архивному делу предусмотрен ряд мероприятий в рамках Концепции развития отрасли культуры города Барнаула «Барнаул – культурная
столица юга Сибири» на 2012-2017 годы.
Для создания электронных образов документов Архивного фонда Алтайского края в КГКУ ГААК используется следующее оборудование: гибридное микрофильмирующее устройство SMA1 6650H (сканирование анкет
Всероссийской сельскохозяйственной переписи 1917 г.); высокоскоростной
10
книжный документосканер SMA11; планшетный сканер со слайд-адаптером
для сканирования фотодокументов Epson Perfection 4990 (сканирование фотодокументов - позитивов и негативов); протяжной документосканер формата А3 Kodak il 420 и слайд-сканер Epson Perfection V750 Pro.
Нужно отметить, что задача по оцифровке архивных документов и выделяемые краевым бюджетом немалые средства призваны не только обеспечить существенный шаг в модернизации архивов, в качестве предоставляемых услуг гражданам, но и позволяет решать вопросы, связанные с физической сохранностью документов, прекращением выдачи особо ценных и уникальных документов, их консервацией, использовать высвобождаемых архивистов на другие, более актуальные направления.
Общее количество электронных копий документов в КГКУ ГААК на
01.01.2013 составляло 36010 ед.хр. (фонд 233 «Алтайская губернская земская
управа», содержащий анкеты Всероссийской сельскохозяйственной переписи
и Всероссийской переписи городского населения 1917 г. в Алтайской губернии; фонд 50 «Чертежная Алтайского губернского управления земледелия
и государственных имуществ»; Р-1117 «Организационный комитет Президиума Верховного Совета РСФСР по Алтайскому краю»; коллекция фотодокументов).
Работа по сканированию архивных документов на муниципальном
уровне в 2012 году впервые была проведена муниципальным архивом города
Бийска: объем оцифрованных документов составил 75 ед.хр. (в состав оборудования входит 2 планетарных книжных сканера, 3 комплекта компьютерной
техники, а также сервер, который размещается в здании Администрации города).
По состоянию на 01.10.2013 в целом по краю общее количество электронных копий документов составляет 42352 ед.хр. Доля архивных документов (единиц хранения), находящихся на хранении в КГКУ ГААК и муниципальных архивах, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в
11
электронную форму на 01.10.2013 составляет 0,95% (по КГКУ ГААК –
1,85%).
Другие муниципальные архивы не располагают специальными техническими средствами и штатами для проведения работ по переводу архивных
документов в электронный вид. Штат 84% муниципальных архивов состоит
из 1-2 работников, на которых возлагается выполнение полного комплекса
архивных работ. Архивы также испытывают недостаток квалифицированных
работников в сфере ИКТ.
В направлении предоставления государственных (муниципальных)
услуг, помимо ранее обозначенных мероприятий, следует упомянуть об оказание услуг в электронном виде. За 2012 год можно констатировать увеличение в 1,4 раза количества запросов граждан, поступивших в электронной
форме, в том числе через сайты управления, государственного и муниципальных архивов, на 30% увеличилось количество обращений к специальному сервису на сайте краевого архива, который реально позволяет отслеживать 2 раза в сутки ход исполнения запросов. Всего за 2012 год зафиксированы 106735 обращений к официальному сайту КГУ ГААК, 10203 посетителя. Вот свидетельство прозрачности работы, диалога с гражданским обществом.
По направлению развития и внедрения систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия в самое ближайшее время планируется организация социально-правового защищенного электронного документооборота между Государственным учреждением - Отделение Пенсионного
фонда Российской Федерации по Алтайскому краю (далее – «ОПФР»), территориальными органами ПФР, КГКУ ГААК и муниципальными архивами для
установления и выплаты пенсий и других социальных выплат. Из территориальных органов ПФР в архивы поступает от 30% до 70% социально-правовых
запросов граждан. Внедрение межведомственного электронного документооборота сделает обслуживание населения более качественным и доступным,
12
упростит получение заявителями государственных (муниципальных) услуг,
сократит сроки исполнения запросов. Соглашение между управлением Алтайского края по культуре и архивному делу и ОПФР об информационном взаимодействии заключено.
В результате ряда организационных мер с 25 до 59 возросло количество
муниципальных архивов, подключенных к сети Интернет, с 34 до 47 - имеющих оборудование для сканирования. КГКУ ГААК необходимое программное обеспечение VipNet Client и протяжной документосканер Xerox
DocuMate 3115 для направления архивных справок в ОПФР в электронном
виде также приобретены.
Таковы некоторые проблемы и перспективы работы по информатизации архивного дела и архивов на территории края. Работы предстоит еще
много, но работу эту стоит продолжать, переходить на новый уровень и соответствовать требованиям завтрашнего дня.
Спасибо за внимание.
Заместитель начальника управления
Алтайского края по культуре и архивному делу, начальник отдела по
делам архивов
В.В. Антоненко