Протокол Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов... коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях,...

Протокол
Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным
документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих
вопросов), с другой стороны – это распорядительный документ, т.к. содержит
постановляющую часть.
На предприятиях, в организациях составляются протоколы:
- заседаний совета директоров (учредителей);
- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п.
Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать
подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для
участников заседания готовится и раздается информационный материал по
вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа
или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует
(стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников
заседания.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время
заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок,
проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется
сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания
(заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников
заседания (совета директоров, президиума, правления).
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.
Протокол должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- указание места издания (Москва, г. Красноярск);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания.
Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с
начала календарного года (№ 1, № 2 и т. д.).
Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание
(научно-технический совет, совет кредиторов, общего собрания трудового
коллектива) или протоколируемого мероприятия.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель — фамилия и инициалы; Секретарь — фамилия и инициалы;
Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников
предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт
повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о
чем?", например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2005 г.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
После двоеточия, на следующей строке с абзаца, пишутся фамилии и инициалы
выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после, тире указывается:
текст выступления прилагается.
Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с
ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является
наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу
распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во
время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.
Протокол может быть оформлен продольным или угловым расположением
реквизитов.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы:
справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
Протоколы наряду с полной формой могут иметь сокращенную форму. В
сокращенных протоколах
после списка присутствующих (приглашенных)
указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название
доклада. Последняя строка названия доклада подчеркивается, и под чертой (в
скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название
каждого доклада заканчивается принятым решением на заседании.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы,
фамилии участвовавших в обсуждениях и принятые решения.
В практике делопроизводства
часто приходится оформлять выписки из
протокола.
При оформлении выписки из протокола заголовочная часть оформляется
аналогично протокола за исключением наименования документа. Наименование
документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Из содержательной части протокола
берутся только те элементы
(рассматриваемые вопросы, принятые решения) по которым делается выписка.
Образец оформления «полного» протокола с продольным
расположением реквизитов
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000
№______
г. Тольятти
заголовок к тексту
Председатель……И.О.Фамилия
Секретарь………..И.О.Фамилия
Присутствовали: ____ человек
( инициалы и фамилии в алфавитном порядке)
Приглашенные: должности, инициалы, фамилии.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О…………………….Доклад (должность, И.О.Фамилия)
2. Об…………………...Сообщение ( должность, И.О.Фамилия)
1. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия в именительном падеже – содержание доклада
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1……………………………………….
1.2……………………………………….
2. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия выступающего в именительном падеже – содержание выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
2.1……………………………………….
2.2……………………………………….
За ________ Против__________ Воздержались__________
Председатель
Секретарь
Личная подпись
Личная подпись
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Образец оформления выписки из протокола
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000
№_____
г. Тольятти
Заголовок к тексту
Председатель - И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия
Присутствовали-……………..
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О…………. Доклад……….
2. Об…………. Выступление……….
3. О………….. Сообщение…………
3. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
Секретарь
Верно:
Должность
Дата
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
И.О. Фамилия
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия