Определение оценки результативности процессов

Определение оценки результативности процессов СМК
на ОАО «МЗМЗ-ВММ»
Менеджер по качеству ОАО «МЗМЗ-ВММ»
Гурова Евгения Владимировна.
Одним из основных инструментов совершенствования деятельности организации в области качества, согласно стандартам ISO серии 9000:2000, является измерение результативности действующей системы менеджмента качества (СМК). Однако методы определения результативности СМК в серии данных стандартах не регламентируются, поэтому каждое предприятия сталкивается с проблемой выбора
своего механизма определения результативности СМК.
Так как речь идет о расчете результативности системы, то здесь должны быть
раскрыты все стороны деятельности организации и по каждому аспекту деятельности выделены показатели результативности системы. В целом оценкой результативности СМК является среднее значение по всем показателям аспектов деятельности
организации.
Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001 результативность – это степень реализации
запланированной деятельности и достижения запланированных результатов. Максимально достигнутая результативность составляет 100 %, превышение данного
предела говорит о том, что запланированная деятельность организации была выбрана неверно! Таким образом, необходимо запланировать деятельность организации так, чтобы достигнутый результат не превышал запланированный.
ОАО «Магнитогорский завод механомонтажных заготовок - Востокметаллургмонтаж» (основан в 1962г.) с 2003г. входит в состав ЗАО «ЧТПЗ - КТС» (дивизиона
ЗАО «Группы ЧТПЗ»). ОАО «МЗМЗ - ВММ» выпускает соединительные детали трубопровода: крутоизогнутые отводы, изготовленные методом горячей протяжки через
рогообразный сердечник, а также концентрические, эксцентрические переходы и эллиптические заглушки, изготавливаемые методом холодной и горячей штамповки.
Предприятие выпускает отводы и другие детали трубопроводов самого широкого
сортамента (от ø 45 до ø 820 мм) с потребительскими свойствами, удовлетворяющими потребности предприятий самых разных отраслей – ТЭК, машиностроения,
энергетики.
Одним из показателей аспектов деятельности организации является результативность процессов СМК. Процесс – любое действие или последовательность дей-
ствий, преобразующие входы в выходы, использующие управление. Для этого организацией ОАО «МЗМЗ - ВММ» было определено взаимодействие между процессами
СМК. Схема взаимодействия процессов приведена на рис. 1. Все процессы СМК делятся на три группы: процессы управления (Управление СМК, Бюджетирование, Планирование производства, Постановка продукции на производства), основные процессы (Управление закупками, Производство продукции, Приемка хранение и отгрузка
готовой продукции) и вспомогательные процессы (Метрологическое обеспечение,
Производственная среда, Управление персоналом, Инфраструктура).
Под оценкой следует понимать сравнение значения показателя характеристики рассматриваемого объекта с принятым эталоном, образцом или нормативом. Цели оценки результативности: 1) получение объективных данных о состоянии изучаемого процесса; 2) определение областей для улучшения изучаемого процесса; 3)
налаживание взаимоотношений между процессами организации; 4) уточнение процессной модели организации.
Результативность процессов СМК (%), можно определить по следующей зависимости:
Р рез.п. 
где
Р рез.п.
Р уп
К вуп  Р уп  К воп  Роп  К ввп  Рвп
3
,
(1)
- результативность процессов СМК, %;
- результативность управляющих процессов, %;
Роп - результативность основных процессов, %;
Рвп
- результативность вспомогательных процессов, %;
К в уп
= 0,25 - коэффициент весомости управляющих процессов;
К воп = 0,5 – коэффициент весомости основных процессов;
К в вп = 0,25 – коэффициент весомости вспомогательных процессов.
Коэффициенты весомости определялись экспертным методом, в роле экспертов выступают руководители структурных подразделений, а так же представители
высшего руководства. Экспертам необходимо оценить важность процессов СМК по
десятибалльной шкале по мере возрастания важности. Результаты средних показаний приведены в табл. 1.
Взаимодействие процессов СМК
Управление СМК
П 1.1
Поставщик
Бюджетирование
П 1.2
Управление закупками
П 2.1
Метрологическое
обеспечение производства
П 3.1
Планирование производства
П 1.3
Производство
Продукции
П 2.2
Производственная
среда
П 3.2
Постановка продукции на производство
П 1.4
Приемка, хранение
и отгрузка готовой
продукции
П 2.3
Управление персоналом
П 3.3
Потребитель
Инфраструктура
П 3.4
Рисунок 1 - Схема взаимодействия процессов СМК на ОАО «МЗМЗ - ВММ»
Для математического определения коэффициента весомости необходимо воспользоваться принципами квалиметрии:
1) качество – иерархия свойств;
2) оценка отдельных свойств и качества в целом должна завершаться вычислением относительного показателя;
3) различные шкалы измерений должны быть приведены к одной общей шкале;
4) каждое свойство определяется не только самим показателем, но и его «весом»;
5) сумма «весов» свойств одного уровня – величина постоянная (  К i  const ).
Коэффициент весомости (вес, вклад, участие) i – того вида процесса определяется по следующей формуле:
Ki 
где
Ki
Ai
Ai
 Ai
(2)
,
- коэффициент весомости i – того вида процесса,
- измеренное значение i – той важности процесса,
A
i - суммарное (базовое) значение i – тых важностей процессов.
№
п/п
Таблица 1 – Результаты экспертного опроса определения весомости процессов СМК
Коэффициент
Важность ( Ai )
Наименование видов процессов
весомости ( K i )
1
Управляющие процессы
2
Основные процессы
3
Вспомогательные процессы
Сумма:
2,5
0,25
5
0,5
2,5
0,25
A
i
= 10
К
i
=1
В результате расчета, значительная доля коэффициента весомости приходиться
на основные процессы СМК, так как именно через них осуществляется связь «поставщик-предприятие-покупатель». В равных долях распределился коэффициент весомости
управляющих и вспомогательных процессов.
Результативность управляющих
Руп , основных Роп , вспомогательных
Рвп процессов является средним значением результативности каждого управляющего,
основного и вспомогательного процесса соответственно:
n
Руп ( оп, в п) 
Р
k 1
уп .k ( оп.k , в п.k )
n
,
(3)
где n – количество соответствующих процессов.
Для определения результативности процесса СМК необходимо выполнить следующий порядок действий приведенный на рис. 2.
1 Определение всех потребителей данного процесса
2 Определение всех требований и ожиданий потребителей данного процесса
3 Формулировка наименований показателей результативности процесса
4 Расчет показателей результативности процесса
5 Расчет коэффициентов весомости показателей результативности
6 Расчет показателей результативности процесса
7 Оформление результатов в справке по оценки результативности процесса
Рисунок 2 – Порядок действий необходимый для расчета результативности процесса СМК
Процессы зависят от своих потребителей, и поэтому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания. Вследствие этого, важно определить все процессы – потребители. Рассмотрим
на примере процесса – управление закупками (рис. 3, табл. 2).
Основной материал отвечающий
требованиям производства
План производства
Заявки на материал
Управление
закупками
Вспомогательный материал
отвечающий требованиям
производства
Прочий материал
Рисунок 3 – Модель процесса – поставщика «Управление закупками»
Таблица 2 – Процессы – потребители процесса – управление закупками
№
Выход
п/п
1
Основной материал, отвечающий требованиям производства
Процесс (подпроцесс) - потребитель
Контроль материала и продукции на этапах жизненного цикла (часть 1)
Производство продукции
Контроль материала и продукции на эта-
2
Вспомогательный материал, отвечающий
пах жизненного цикла (часть 1)
требованиям производства
Инфраструктура
Производство продукции
3
Прочие материалы
Все процессы
Так же важно определить требования потребителя. Процессу – потребителю от
процесса – поставщика необходимо:
 в определенное время;
 в определенное место;
 определенное количество, именно того, что нужно процессупотребителю.
Из предъявленных требований процессу – управление закупками, были сформулированы следующие показатели результативности:
 поставка основного материала в срок;
 поставка основного материала в соответствие с объемом;
 поставка основного материала соответствующего качества;
 поставка вспомогательного материала в срок;
 поставка вспомогательного материала в соответствие с объемом;
 поставка вспомогательного материала соответствующего качества;
 поставка прочего материала в срок;
 поставка прочего материала в соответствие с объемом;
 поставка прочего материала соответствующего качества.
Для расчета показателей результативности процесса необходимо определится с
критериями результативности, а также весомостью данных показателей результативности. Под критерием следует понимать правило, признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация чего-либо; мерило суждения, оценки.
Для организации очень важно выбрать такие показатели результативности процесса, которые бы достоверно отражали деятельность процесса и запланированные результаты. Показатель должен быть:
 измеримым (доступны данные для его определения);
 уместен (соответствует требованию);
 легок в получении (применение должно быть простым и удобным);
 уникален (одной характеристике – один показатель).
За критерии результативности принимаются:
 количество невыполненных контрольных сроков к установленным;
 полнота и своевременность выполнения всех планов;
 отношение внешних и внутренних несоответствий к количеству единиц оказанных услуг.
Весомость показателей результативности процесса определяется аналогично весомости видов процессов указанной ранее (формула 2). За результативность процесса
в целом принимается сумма взвешенных показателей результативности процесса.
Таблица 3 – Расчет оценки результативности процесса – управление закупками
№
п/п
Показатели результативности процесса
1
Соответствие поставленным срокам
закупки основного
материала
2
Соответствие заявленного объема основного материала
3
Соответствующее
качество основного
материала
Расчет показателей результативности процесса
Весомость, доли
Взвешенное
выполнение
В1=0,145
В1×А1
В2=0,109
В2×А2
В3=0,181
В3×А3
В4=0,130
В4×А4
В5=0,098
В5×А5
В6=0,163
В6×А6
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
позже запланированного срока , шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
вне соответствующем объеме, шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
Всего запланированно закупок , шт 
4
Соответствие поставленным срокам
закупки вспомогательного материала
5
Соответствие заявленного объема
вспомогательного
материала
6
Соответствующее
качество вспомогательного материала
Количество закупок несоотвествующего
качества, шт.
Всего запланированно закупок , шт
 100
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
позже запланированного срока , шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
вне соответствующем объеме, шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок несоотвествующего
качества, шт.
Всего запланированно закупок , шт
 100
7
Соответствие поставленным срокам
закупки прочего материала
8
Соответствие заявленного объема прочего материала
9
Соответствующее
качество прочего
материала
10
Результативность
процесса в целом, %
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
позже запланированного срока , шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
вне соответствующем объеме, шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
В7=0,058
В7×А7
В8=0,043
В8×А8
В9=0,083
В9×А9
1
-
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок несоотвествующего
качества, шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт
В1×А1 + В2×А2 + В3×А3 В4×А4 +В5×А5 +В6×А6+
В7×А7+ В8×А8 +В9×А9
Рассмотрим пример расчета показателя результативности процесса - Соответствие поставленным срокам закупки основного материала:
Всего запланированно закупок , шт 
Количество закупок выполненых
Р1

позже запланированного срока , шт.
 100
Всего запланированно закупок , шт

68  6
 100
67

91,2 % .
Аналогично рассчитываются все показатели результативности процесса. Далее
чтобы рассчитать в целом результативность процесса, необходимо вычислить показатели результативности процесса с учетом их весомости, т.е. рассчитать взвешенное
выполнение показателей результативности процессов (расчет проводиться согласно
формулам, указанным в таблице 3).
Результат расчета оформляется в виде справки по оценке результативности процесса (пример заполнения справки представлен на рис 4).
Справка
по оценке результативности процесса
№
п/п
1
2
3
4
(Код и наименование процесса)
за _2 полугодие_2007г.
(период)
Наименование показателей результативности процесса
Соответствие поставленным срокам закупки основного материала
Соответствие заявленного объема основного материала
Соответствующее качество основного материала
Соответствие поставленным срокам закупки вспомогательного
материала
Оценка показателей
результативности
процесса, %
91,2
100
96,2
92,0
8
Соответствие заявленного объема вспомогательного материала
Соответствующее качество вспомогательного материала
Соответствие поставленным срокам закупки прочего материала
Соответствие заявленного объема прочего материала
9
Соответствующее качество прочего материала
10
Результативность процесса в целом
5
6
7
100
98,8
88,5
100
100
97,1
Мероприятия по улучшению процесса
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Руководитель процесса: _____________________ _________________ _________________________
(Должность)
(подпись, дата)
(расшифровка подписи)
Владелец процесса: _____________________ _____________________ _________________________
(Должность)
(подпись, дата)
(расшифровка подписи)
Рисунок 4 – Заполнение справки по результативности процесса
На основании анализа данных была выбрана градация оценки результативности
процесса:

Рпроцесса от 0% до 40% - процесс не результативен. Цели и задачи не
были достигнуты, необходимо принятие срочных корректирующих действий для выявления и устранения причин несоответствий. Требуется полное переосмысления процесса, необходимо провести: анализ требований предъявляемых к данному процессу, анализ выбора критериев, анализ взаимодействие с другими процессами, а так же определение степени влияния данного процесса на другие.

Рпроцесса от 41 % до 65 % - низкий уровень результативности процесса.
Данный процесс, как и предыдущий, требует глубокого анализа, необходимо принятие
срочных корректирующих действий для выявления и устранения причин несоответствий.

Рпроцесса от 66 % до 75 % - средний уровень результативности процес-
са. Цели и задачи были частично достигнуты, необходимо разработать корректирующие
действия для выявления и устранения причин несоответствий, а так же проведение
анализа с использованием статистических методов.

Рпроцесса от 76 % до 85 % - процесс результативен. Цели и задачи близ-
ки к достижению, необходимо проведение мероприятий для предупреждения появления
несоответствий, а так же проведение анализа с использованием статистических методов.

Рпроцесса от 86 % до 100 % высокий уровень результативности процесса.
Поставленные цели и задачи практически достигнуты, либо выполнены в полной мере.
Регулярное проведение статистических исследований необходимо для разработки мероприятий направленных на улучшение процесса. Возможно увеличение критериев результативности процесса, это позволит более масштабно взглянуть на процесс.
Данный процесс (Управление закупками) имеет высокий уровень результативности, согласно данному уровню необходимо определить мероприятия направленные на
улучшения данного процесса.