нормативное обеспечение бизнеса для Роснефти

Среди наиболее острых отраслевых проблем отрасли - ужесточение
требований в области охраны окружающей среды, техники безопасности, а
также нормативных требований к деятельности по переработке нефти и газа.
Также актуально стремление свести к минимуму воздействие различных
правовых рисков, защитить интересы бизнеса при помощи современных
информационных технологий.
Необходимым условием соблюдения требований по охране
окружающей среды, требований к технике безопасности, к деятельности по
нефтепереработке является упорядоченная система управления нормативноправовой базой и возможности доступа сотрудников к актуальным
нормативным документам. С этой целью в АО «АНХК» создана система
управления нормативной документацией, в которой содержится более 6 500
действующих и архивных локальных нормативных документов (ЛНД).
Управление нормативной документацией ведётся в единой системе
управления документами и бизнес-процессами на платформе «Docsvision»,
разработанной компанией RKIT Group. Система разработана в соответствии с
корпоративными требованиями к организации работы ЛНД.
Автоматизированная система «Комплексное управление процессами
нормативного обеспечения»
предназначена для поддержки полного
жизненного цикла работы с нормативными документами:
• Выявление потребности в разработке, актуализации ЛНД.
(Полная история внутренней деловой переписки по вопросам
актуализации и разработки новых ЛНД структурированно
хранится в электронном виде в СЭД Docsvision)
• Учёт и анализ инициатив по актуализации, разработке, отмене
ЛНД;
• Формирование, согласование, утверждение планов-графиков на
разработку/актуализацию ЛНД;
• Организация
исполнения
планов-графиков,
контроль
исполнения;
• Учёт проектов ЛНД, управление согласованием ЛНД;
• Учёт проектов РД, управление согласованием РД, связанных с
отменой/вводом в действие новых ЛНД;
• Регистрация утверждённых ЛНД в фонде, актуализация –
автоматическая ревизия и замена неактуальных версий
документов;
• Рассылка РД, ЛНД на исполнение;
• Автоматическое размещение на портале новых документов,
удаление неактуальных версий;
• Обеспечение доступа
к электронному фонду ЛНД всех
заинтересованных пользователей через веб-интерфейс (раздел
НО на внутреннем портале MS SharePoint);
• Мониторинг, контроль, анализ исполнения, Отчётность по
корпоративным стандартам.
Мониторинг,
контроль,
анализ
исполнения,
Отчётность
Выявление
потребности в
разработке,
актуализации
ЛНД.
Рассылка РД,
ЛНД на
исполнение.
Размещение на
портале
Регистрация ЛНД
в фонде,
актуализация
Учёт проектов
РД, управление
согласованием
РД
Учёт и
анализ
инициатив
Формирование,
согласование ,
утверждение
ПГ
Организация
исполнения ПГ,
контроль
Учёт проектов
ЛНД,
управление
согласованием
ЛНД
Сотрудники отдела нормативного обеспечения отмечают, что
избавились от рутинных процедур регистрации, публикации нормативных
документов. В разы ускорился поиск, были сведены к минимуму ошибки при
регистрации НД.
Как и все дочерние общества НК «Роснефть», АНХК обязана
предоставлять периодическую отчётность по разработке и внесению
изменений в нормативные документы, исполнению планов-графиков по этим
изменениям в головную компанию. Если раньше на подготовку такого отчёта
уходили часы, сегодня, отмечают пользователи системы - «отчётность
формируется моментально, в один клик». С помощью системы можно
анализировать потребность в разработке новых документов и актуализации
существующих.
Сотрудникам отдела нормативного обеспечения доступен полный объём
информации по любому документу: его предыдущие версии и изменения,
история согласования, замечания и комментарии согласующих лиц.
Рядовые пользователи видят только вершину айсберга: актуальные
нормативные документы. Большинство из них (около 1000 человек)
работают с базой нормативных документов через внутренний корпоративный
портал. Портал также разработан по стандартам НК «Роснефть» компанией
RKIT Group в тесном взаимодействии с Заказчиком. В автоматическом
режиме база данных нормативных документов на портале ежедневно
обновляется: публикуются нормативные документы, распорядительные
документы отмены/ввода НД,
удаляются документы, утратившие силу.
Таким образом, сотрудники предприятия в режиме реального времени имеют
доступ к актуальной информации в соответствии со своими правами.
В портальной части решения уделено большое внимание эргономике и
эстетике интерфейса. Ежедневное использование данного ресурса должно
быть для рядового сотрудника простым, удобным и информативным. Данная
задача решена за счёт задействования в портальной части системы таких
функциональных возможностей:
• Виртуальная структура папок с ЛНД, которой пользователь имеет
возможность управлять по собственному усмотрению. По умолчанию
структура папок выстроена по критерию отнесения ЛНД к тому или
иному направлению деятельности (бизнес-процессу). Однако
пользователь может на лету перестроить структуру – по видам или
типам ЛНД;
• Всплывающая панель параметрического поиска, обеспечивающая онлайн выборку массивов ЛНД по комбинации значений ходовых
характеристик ЛНД;
• Возможность добавить ЛНД в избранные, составлять собственные
пользовательские тематические реестры ЛНД. Реестры ЛНД
интерактивные – документы, попавшие в реестр, обновляются
автоматически;
• Все новые, изменённые ЛНД имеют на портале визуальную подсветку;
• Ведётся автоматическая статистика использования электронного фонда
ЛНД – какие документы чаще всего читают, скачивают и т.п.;
• Страницы ресурса НОБ на портале снабжены блоками с инфографикой,
новостной лентой для обеспечения лучшего качества информирования
пользователей о правилах НОБ;
• Обеспечено выполнение всех принципов управления доступом к ЛНД.
Например, пользователи с ролью «гость» не имеют возможности
скачивать, распечатывать документы. На портале встроен интерфейс
просмотра файлов;
• и много других интересных функций интерфейса.
Помимо оперативного доступа к нормативной базе, портал охватывает
все направления деятельности АНХК: предоставляет информацию о
компании, ее истории и первых лицах, рабочие документы, шаблоны заявок
на транспорт, сервисы поиска, формирования личных подборок документов.
Портал
служит единой информационной площадкой, объединяющей
персонал и поддерживающей корпоративную культуру. В современных
реалиях нефтегазовые компании не могут позволить управление «по
старинке»: конкуренция в сфере высоких технологий - ещё одна из
влиятельных зон рисков в этой отрасли. При этом важно не поддаться
соблазну локального решения задач, использования продуктов «однодневок», оценить возможные перспективы развития. По этой причине
нефтегазовые компании отказываются от сложно модифицируемых
разнородных систем и делают выбор в пользу современной интегрированной
системы управления документами и бизнес-процессами на базе
профессиональных отраслевых решений.
Важной составляющей развития успешности проекта является
постоянная заинтересованность в результатах со стороны руководства
АНХК, а также компетенция исполнителя – RKIT Group, которая с 2011 года
является Технологическим центром по развитию системы электронного
документооборота в нефтегазовой отрасли. В 2015 году компании присвоен
статус Центра отраслевой компетенции в нефтегазовой отрасли.
Сегодня «Комплексное управление процессами нормативного
обеспечения» является частью единой управляющей системой ОАО
«АНХК», в которую также включены процессы делопроизводства,
управления договорной деятельностью, управления претензионно-исковой
работой.
В целом эффекты (из презентации, можно использовать где-нибудь в
тесте.):
• единая информационно-коммуникационная среда по процессам НО;
• улучшение пользовательского интерфейса;
• информирование работников об изменениях по бизнес-направлению
«Нормативное обеспечение бизнеса», в Системе «НО» и в ЛНД;
• разграничение доступа к информации;
• обратная связь с сотрудниками: согласование проектов ЛНД; вопросы
по обучению, использованию ИСС НО; разъяснению требований
системы НО;
• инструмент для сотрудников по созданию/актуализации перечней
ЛНД, по разработке проектов ЛНД в соответствии с корпоративными
требованиями;
возможность дистанционного обучения и проверки знаний.
• ликвидация рутинных операции;
• ускорение ресурсоёмких операций: поиск, отчетность, учёт;
• перераспределение ресурсов отдела нормативного обеспечения
бизнеса: на аудиты, обучение, консультации сотрудников;
• управление жизненным циклом ЛНД: контроль, прозрачность,
эффективность.