Вариант - Санкт-Петербургский промышленно

КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное
учреждение
среднего профессионального образования
«Промышленно-экономический колледж»
(СПб ГБОУ СПО «ПЭК»)
Заочное отделение
Специальность «Право и организация социального обеспечения»
Контрольная работа
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Вариант № 7
Студента группы № 22701
Озеровой Маргариты Николаевны
Преподаватель - научный руководитель
___________________________________
Ф.И.О.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Страницы
1.
2.
3.
4.
Задание 1
Задание 2
Задание 3
Список используемой литературы
3
9
10
12
2
1. Раскройте значение информационно-справочных документов. Виды
информационно-справочных документов. Правила оформления Протокола. В каких
случаях может быть оформлен протокол в организациях, предприятиях,
учреждениях. Полная и краткая формы протокола.
Разновидности служебных писем.
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе –
деловая корреспонденция; переписка) – общепринятое название большого числа
разновидностей
справочно-информационных
документов,
используемых
для
решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным
признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов , является
пересылка их по почте , так же они могут пересылаться с помощью телеграфа,
факсимильной связью, электронной почтой.
Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма
составляют большую часть (до 80 %) исходящих и входящих документов любой
организации.
Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков – по
функциональному признаку, по специализации и т.д. Выделяют две группы писем
по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (остальное
деление носит теоритический характер).
Обе группы писем в совокупности называют деловой корреспонденцией, а
письма – служебными письмами.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при
заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем
прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ не нее;
письмо – рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.
Кроме того, к коммерческим письмам относят также переписку по вопросам
материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).
3
Служебные письма – это, как правило, письма, несложные по содержанию и
небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на
разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.
В
потоке
почтовой
корреспонденции,
поступающей
в
организацию,
определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к
руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.
Краткая характеристика основных представителей деловой корреспонденции.
В письме – запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с
просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать
коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных
документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу
(акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта
имеет
определенный указанный в ней срок действия.
Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление
претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и
требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества
товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других
условий заключенного договора.
Среди
служебных
писем
можно
выделить
письма
циркулярные,
информационные, гарантийные, сопроводительные, письма–извещения, письмаприглашения, рекламные письма и ряд других.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая
сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки,
касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее
обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки
выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо
документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать
4
дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное
письмо является также средством контроля за движением документов и
материальных ценностей.
Сопроводительные
письма
составляют
при
отправке
адресату
каких-либо
документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать
дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное
письмо является также средством контроля за движением документов и
материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов
или
материальных
ценностей.
Письмо-подтверждение
может
заканчиваться
дополнительной просьбой или справочной информацией.
Письма-просьбы
излагают
какую-либо
просьбу,
предельно
кратко
и
уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем
исполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью
телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В
письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но
и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на
Ваш запрос», «извещаем Вас».
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно
информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о
свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта.
При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает
руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут арестовываться индивидуальному или
коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно
использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых
5
свободные места заполняются от руки с указанием фамилии, имени, отчества
приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В
письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы,
указан адрес организации и телефон для справок.
Правила оформления Протокола. В каких случаях может быть оформлен
протокол в организациях, предприятиях, учреждениях. Полная и краткая формы
протокола.
Основное назначение протокола состоит в запечатлении информации,
отражающей обсуждение вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях,
заседаниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол занимает особое
место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны,
его можно отнести к информационным документам (так как он содержит
информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой –
протоколы
содержат
постановленную
часть
и,
таким
образом,
могут
рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решения на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Законодательными актами Российской Федерации предусмотрено наличие в
структуре различных организаций постоянно действующих коллегиальных органов.
Так, в структуре федеральных органов исполнительной власти традиционно
создаются коллегии, которые имеют право распорядительной деятельности.
Законодательно определены коллегиальные органы руководства коммерческих
организаций
различных
акционеров
(учредителей,
организационно-правовых
участников),
советы
форм
(общие
директоров).
собрания
Обязательному
протоколированию в акционерных обществах подлежат собрания акционеров,
заседания
советов
директоров.
Протоколы
представляются
в
органы
государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих
банков, торгово-промышленных палат и др.). В организациях, на предприятиях
6
различных типов органом управления являются постоянно действующие ученые,
технические, экспертные, методические художественные советы.
Документирование
распорядительной
деятельности
этих
органов
осуществляется с исполнением таких видов документов, как постановление и
решение, которые готовят на основе протокола.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности
временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров совещаний,
проводимых руководителем, и т.д.).
В действующих нормативных документах подготовке протоколов уделено
достаточно внимания. Например, проколом оформляются решения, принятые на
заседании коллегии федерального органа, которое готовит вопрос к обсуждению
вместе с материалами по обсуждаемому вопросу. Сбор указанных материалов
проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые
готовили вопрос к обсуждению. Проект протокола визируют руководители
соответствующих
структурных
подразделений
и
заместитель
руководителя
федерального органа.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании
вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений,
справок, проектов решений. Протокол оформляется на общем бланке и включает
следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид
документа (протокол), места для предоставления индекса документа, даты, место
составления протокола, место для заголовка к тексту.
Датой
протокола
является
дата заседания
(протоколы,
как,
правило,
оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то
дата протокола включает даты начала и окончания.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания.
Нумерация протоколов не ведется в пределах календарного год или срока
полномочий коллегиального органа. Заголовок к тексту протокола, как правило,
отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием
вида документа.
7
Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части
протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и
секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют
фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном
порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При
оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим числом
участников фамилии не перечисляются, а указывается цифрой общее число
участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников,
по спискам которой проводится подсчет присутствующих. Списки передаются
секретарю собрания, они становятся одним из приложений к протоколу.
Текст
основной
части
протокола
составляется
в
соответствии
с
последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов
включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый
раздел
состоит
из
трех
частей:
«СЛУШАЛИ»,
«ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными
буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного
докладчика,
участников
обсуждения
вопроса
и
постановляющей
части,
формулирующей решение собрания.
В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и
инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно дается от
третьего лица единственного числа.
В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы. Если в ходе выступления они
задавались докладчику, они оформляются в протоколе с указанием фамилии, текста
вопроса и ответа на него.
В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по
обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в
любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из
них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об
8
утверждении обсуждавшегося на заседании
документа,
этот
документ
становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату
протокола.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа (или
совещания) выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии
докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в
тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений
будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только не только обсуждавшиеся вопросы,
принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи,
передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все
высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Полный и стенографический протоколы составляется на основе рукописных
стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время
заседания. Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
В организациях (учреждениях, предприятиях) протоколы оформляет секретарь
заседания, подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста
тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от
границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
2. Выписка из протокола: правила оформления.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста
подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому
готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей
в выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную
часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст,
отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола
подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от
9
руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, инициалов и даты. Если
выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется
печатью службы делопроизводства.
3. Выполните практическое задание:
3.1.
Найдите, в прилагаемом документе, ошибки в оформлении реквизитов и
воспроизведите Протокол заседания кафедры в правильном варианте.
3.2.
Наберите документ 12 или 14 шрифтом Times New Roman.
3.3.
Установите поля документа согласно ГОСТа Р6.30-2003 (разметка страницы
– поля – настраиваемые поля) и формат бумаги А4.
3.4.
Для оформления заголовочных реквизитов используйте таблицу из 1 строки
и 3-х столбцов, т.к. 16 реквизит оформляется в третьей части документа.
Государственное
УТВЕРЖДАЮ
образовательное
Директор ГОУ СПО ЯО
Учреждение среднего
«Ярославский
профессионального
управления
образования Ярославской
профессиональных
области «Ярославский
технологий»
техникум управления и
___________ К.Н. Егоров
профессиональных
27.09.2011
технологий»
ПРОТОКОЛ
26.09.2011
№125
г. Ярославль
заседания кафедры
Председатель – Б.Е. Иванов
Секретарь – Т.Е. Петрова
10
техникум
и
Присутствовали: Е.И. Царева, М.А. Конева, Л.А. Лычева, Т.В. Журова
Приглашенные: заместитель директора по УВР В.А. Андронов.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О согласовании плана работы кафедры на 2011-2012 учебный год. Доклад
председателя кафедры Социальных дисциплин Б.Е. Иванова
2. О повышении уровня преподавания математических дисциплин. В 2011-2012
учебном году. Доклад заместителя директора по УВР В.А. Андронова
1.
СЛУШАЛИ:
Б.Е. Иванов - на предстоящий учебный год должен быть составлен план
работы кафедры математических дисциплин. Предлагаю обсудить его и внести
дополнения в положения, особенно те, которые касаются самих преподавателей
кафедры.
ВЫСТУПИЛИ:
Е.И. Царева – свои предложения я изложила в письменной форме. Прошу
присутствующих ознакомится с ними и в случае согласия внести поправки.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять и внести предложенные поправки Е.А. Царевой и других членов
кафедры в план работы кафедры математических дисциплин на 2011-2012 учебный
год.
2.
СЛУШАЛИ:
В.А. Андронов - каждый преподаватель, в целях своего развития и повышения
уровня преподавания должен в течение 2011-2012 учебного года развивать учебнометодическое обеспечение (УМО) по преподаваемым дисциплинам (в соответствии
с индивидуальным планом). Что включает: разработку рабочих программ,
дидактических материалов, тестовых и контрольных заданий, открытых уроков,
конкурсов и олимпиад и т.д.
ВЫСТУПИЛИ:
11
М.А. Конева – предлагаю преподавателям в целях повышения преподавания
математических дисциплин пройти дополнительные курсы, направленные на
повышение знаний, изучение новых технологий (их использование) в нужной нам
сфере.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. В целях повышения уровня преподавания, в течение 2011-2012 учебного
года развивать
учебно-методическое обеспечение (УМО) по
преподаваемым
дисциплинам (в соответствии с индивидуальным планом).
2.2. Пройти
преподавателям
математических
дисциплин
в
Центре
дополнительного образования курсы для повышения уровня преподавания и
внедрения новых программ, технологий в учебный процесс.
Председатель
____________________Б.Е. Иванов
Секретарь
___________________ Т.Е. Петрова
В дело №13-56
_________
16.08.2012
Список используемой литературы:
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.
Делопроизводство: Учебник. – 3-е изд.. под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. –
М.:ИНФРА-М, 2012. – 364 с.
12