Факультет бизнес – информатики Программа дисциплины Информационные системы управления документооборотом

Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Факультет бизнес – информатики
Программа дисциплины
Информационные системы управления документооборотом
для направления 080700.62 – «Бизнес-информатика»
подготовки бакалавра
Автор Грекул В.И., Кузнецов В.В.
Рекомендовано секцией УМС
Одобрена на заседании
кафедры проектирования и
внедрения ИС
Зав. кафедрой Грекул В.И.
«Бизнес – информатика»
Председатель
________________ Левочкина Г.А.
«___»___________2008 г.
«___»___________2008 г
Утверждено УС факультета
бизнес – информатики
Ученый секретарь
_________________Фомичев В.А.
«___»___________2008 г
Москва 2008
№
п/п
1
2
3
4
5
6
7
Тематический план учебной дисциплины
Аудиторные часы
Всего
Семинары
Наименование тем
часов Лекции и практич.
занятия
Цели, задачи и основные поня9
1
тия информационных систем
управления документооборотом
Организация документацион13
1
2
ного обеспечения управления в
экономической системе
Организация информационной
16
2
2
системы управления документооборотом
Автоматизация составления
14
2
электронных документов и
процессов ввода потоков входящих документов
Автоматизация хранения элек16
2
2
тронных документов
Организация системы элек18
2
2
тронного документооборота
Системы автоматизации доку22
2
4
ментооборота и деловых процессов и направления их развития
Итого часов
108
12
12
Самостоятельная работа
8
10
12
12
12
14
16
84
Формы рубежного контроля и структура итоговой оценки
Итоговая оценка по учебной дисциплине складывается из следующих элементов:
- Работа на практических занятиях (решение задач с использованием компьютеров, доклады, обсуждения);
- Домашнее задание, представленное в виде мультимедийной презентации (20-25
слайдов);
-Зачет
Структура итоговой оценки по учебной дисциплине:
Форма работы
Вклад в итоговую оценку (%)
Работа на практических занятиях
40
Домашнее задание
20
Зачет
40
2
Базовый учебник
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Ридер "Управление документооборотом в решениях SAP", объем 9 стр.
Дополнительная литература
1. Аналитический обзор систем электронного документооборота, http://www.cioworld.ru/analytics/34692/
2. Анташов В. и др. Разработка систем документооборота для корпорации,
http://citforum.ru
3. Смирнова Г.Н, Руководство по изучению дисциплины «Электронные системы
управления документооборотом» - М.. Московский международный институт
эконометрики, информатики, финансов и права. 2003. - 24 с
4. Глинских А., Современные системы электронного документооборота
5. Боброва Г. Л., Гусев Ю. В., Пашков П. М., Процессно-ориентированный подход к
управлению документооборотом
6. Прохоров А., Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение, Компьютер пресс №1, 2005
7. Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса. Тестирование, Компьютер пресс №1, 2006
8. ЕВФРАТ-Документооборот v. 12 — здоровое сердце Вашего бизнеса!, Компьютер
пресс №9, 2005
9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М,
2001.-184 с.
10. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие.- М.: Издательство РДЛ, 2000. -400 с.
11. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. - М.: «Дело и Сервис», 2000. - 223 с.
Содержание программы
Тема 1. Цели, задачи и основные понятия информационных систем управления документооборотом
Основные концепции. Предмет и содержание курса.
Понятие экономической системы (ЭС) и его структура. Состав функций и деловых
процессов, выполняемых в подразделениях ЭС.
Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки
документопотоков. Понятие и виды документооборота, его структура и состав компонент.
Литература по теме 1
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
1. Глинских А., Современные системы электронного документооборота
2. Смирнова Г.Н, Руководство по изучению дисциплины «Электронные системы
управления документооборотом» - М.. Московский международный институт
эконометрики, информатики, финансов и права. 2003. - 24 с
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Вопросы по теме 1
В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления?
Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления?
Что такое бизнес-процесс?
Какие классы бизнес-процессов характерны для экономических систем?
Что такое документ и его роль в процессах, протекающих в ЭС?
Что такое система документации и каковы основные признаки классификации документов?
Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации используют при проектировании информационных систем?
Что такое документооборот, его связь с функциями управления и бизнес-процессами, типы документооборота.
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления в экономической системе
Понятие Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав
функций и задач, выполняемых в СДОУ. Классы и структуры СДОУ. Состав процедур,
выполняемых в СДОУ.
Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков документов. Содержание регистрационного журнала и регистрационной карточки.
Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. Содержание
контрольной карточки и методики ведения справочной картотеки.
Литература по теме 2
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
1. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие.- М.: Издательство РДЛ, 2000. -400 с.
2. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. - М.: «Дело и Сервис», 2000. - 223 с.
Вопросы по теме 2
1. Что такое служба СДОУ, ее роль в организации документооборота в экономической системе?
2. Какие функции выполняет СДОУ?
3. Что такое делопроизводство?
4. Какие типы документооборота курирует СДОУ?
5. Какие классы форм организации СДОУ вы знаете?
6. Что такое ОРД и какие классы ОРД по содержанию и структуре выделяют ?
7. Каков состав операций процедуры приема-передачи для разных классов потоков
информации?
8. Каково назначение процедуры контроля исполнения документов?
9. Каков состав операций процедуры контроля исполнения документов?
10. Каково назначение контрольно-регистрационной карточки?
Тема 3. Организация информационной системы управления документооборотом
Понятие системы управления документооборотом, как части корпоративной экономической информационной системы. Требования и принципы создания СУД, состав и
содержание подсистем. Понятие АРМ, состав АРМ и используемых информационных
4
технологий. Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота в
экономических системах. Особенности использования Case-средств для моделирования и
оценки документооборота и деловых процессов.
Литература по теме 3
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
1. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modelling Suite. – М.,
Диалог – МИФИ, 2003
Вопросы по теме 3
1. Что такое АРМ и какова его структура?
2. Какие классы ЭИС Вы знаете?
3. Каково назначение ЭСУД и ее место в ЭИС?
4. Какие принципы построения ЭСУД Вы знаете?
5. Какие функциональные подсистемы можно выделить в ЭСУД?
Тема 4. Автоматизация составления электронных документов и процессов ввода потоков входящих документов
Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав элементов ЭД и
методы их заполнения и контроля. Состав операций проектирования и обработки ЭД.
Особенности проектирования и заполнения и обработки Web-форм. Классификация
средств составления и заполнения электронных документов.
Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов. Понятие форматированного документа (ФД). Виды ФД. Аспекты описания полей ФД. Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. Методы индексирования
документов.
Литература по теме 4
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
1. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М,
2001.-184 с.
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие.- М.: Издательство РДЛ, 2000. -400 с.
3. Прохоров А., Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение, Компьютер пресс №1, 2005
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Вопросы по теме 4
Что такое электронный документ и какие классы полей в нем выделяют?
Какие преимущества использования ЭД Вы знаете?
Каковы способы автоматического заполнения полей и каковы методы автоматического контроля правильности ручного заполнения полей в ЭД Вы знаете?
Какие требования предъявляются к программному обеспечению составления ЭД?
Какие классы ПО составления ЭД Вы знаете, их отличия, приведите примеры.
Каково назначение системы массового ввода бумажных документов?
Каковы методы составления моделей документов?
5
8. Каковы методы ввода документов в электронный архив?
9. Какие методы составления индексов документов Вы знаете?
10. Что такое сканирование и какие требования предъявляются к сканерам?
11. Что такое «интеллектуальный контроль» правильности распознавания документов?
12. Какие классы СМВ Вы знаете, дайте их характеристику.
Тема 5. Автоматизация хранения электронных документов
Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и технология работы с ИПС. Понятие системы управления электронными документами (СУД),
функции, выполняемые СУД в процессах управления экономической системой. Структура СУД и назначение ее компонент.
Методы организации хранения и поиска документов в СУД. Классификация систем
управления документами и их характеристика.
Литература по теме 5
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
Глинских А., Современные системы электронного документооборота
Вопросы по теме 5
1. Что такое ИПС, каково ее назначение и какие типы ИПС Вы знаете?
2. Какова структура ИПС?
3. Что такое «тезаурус» и каково его назначение?
4. Какое назначение имеет СУД, в чем отличие ее от ИПС?
5. Какие основные показатели работы ИПС и СУД Вы знаете?
6. Какие типы носителей используются в СУД?
7. Какие методы поиска документов относятся к классу «индексных»?
8. Какие методы относятся к статистическим методам поиска и их основное назначение?
9. Что такое семантические методы поиска и их отличие от индексных?
10. Какие классы СУД Вы знаете? Приведите примеры.
11. Какие методы поиска используются в поисковых машинах Интернет? Их недостатки.
12. Какие особенности структуры и эксплуатации СУД ««DOCS Open»« Вы можете
назвать?
13. Что такое «адаптивный метод распознавания o6paзов»(APRP) и какие особенности работы системы «Excalibur» Вы можете назвать?
Тема 6. Организация системы электронного документооборота
Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО).
Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО. Принципы и особенности построения Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД).Характеристика методов и
средств организации приема-передачи документов в СЭДО с технологией "ad-hoc". Особенности организации CЭД коллективной обработки документов на принципах технологии "groupware" с использованием средств Lotus Notes и MS. Особенности организации
СЭДО, ориентированных на использование "docflow"-технологии. Методы организации
маршрутизации документопотоков. Характеристика систем.
Литература по теме 6
Основная
6
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Дополнительная
1. Аналитический обзор систем электронного документооборота, http://www.cioworld.ru/analytics/34692/
2. Глинских А., Современные системы электронного документооборота
Вопросы по теме 6
1. Назначение и функции, выполняемые системой электронного документооборота (СЭДО).
2. Какие этапы в развитии концепции СЭДО можно выделить?
3. Какие классы СЭДО применяются в настоящее время?
4. Какие особенности в функционировании СЭДО на основе использования технологии
ЭП можно выделить? Приведите примеры.
5. Каковы особенности организации функционирования АСКИД? Приведите примеры.
6. На чем основывается работа СЭДО, использующая технологию «docflow»? Приведите
примеры.
Тема 7 Системы автоматизации документооборота и деловых процессов и
направления их развития
Назначение, сферы применения технологии «workflow». Принципы организации
САДП. Характеристика классов систем, их назначение, сферы применения и особенности
использования.
Основные направления развития САДП. Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных систем документооборота. Особенности использования технологии «webware». Документооборот в решения SAP. Характеристика
систем управления информационным контентом.
Литература по теме 7
Основная
Смирнова Г.Н, Электронные системы управления документооборотом, М., 2004
Ридер "Электронные системы управления документооборотом ", объем 50 стр.
Ридер "Управление документооборотом в решениях SAP", объем 9стр.
Дополнительная
1. Боброва Г. Л., Гусев Ю. В., Пашков П. М., Процессно-ориентированный подход к
управлению документооборотом
2. Прохоров А., Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение, Компьютер пресс №1, 2005
3. Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса. Тестирование, Компьютер пресс №1, 2006
Вопросы по теме 7
1. В чем заключается необходимость применения технологии «workflow», каковы основные понятия, используемые в этой технологии?
2. Какие примеры программных средств Вы можете назвать, поддерживающие технологию «workflow»?
3. Что такое комплексные ЭСУД, в чем их особенности? Приведите примеры и сопоставьте их функционал.
Вопросы для оценки качества усвоения дисциплины
7
1. Состав этапов и операций технологического процесса управления. Характеристика
используемых информационных технологий.
2. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Основные концепции перехода к безбумажной технологии и их содержание.
3. Понятие системы управления (СУ). Состав подразделений, входящих в систему
управления. Состав и содержание функций, выполняемых в системе управления.
4. Понятие объекта управления (ОУ), структура объекта управления. Понятие бизнеспроцесса, структура бизнес-процесса, классы бизнес-процессов.
5. Понятие документа, свойства документов, классификация документов экономической системы.
6. Понятие потока информации и документооборота ЭС. Основные показатели,
характеризующие потоки информации ЭС.
7. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотоков.
Понятие документооборота и его компоненты.
8. Понятие, структура и функции системы документационного обеспечения управления (СДОУ). Типы СДОУ.
9. Содержание процедуры составления и обработки документов различных классов
в СДОУ.
10. Содержание процедуры получения, регистрации и индексирования документов в
экономической системе.
11. 15. Содержание процедуры контроля исполнения документов. Состав и содержание
получаемых документов.
12. Понятие регистрационно-контрольной карточки, ее назначение и структура.
13. Понятие и содержание номенклатуры дел. Состав операций составления номенклатуры дел.
14. Содержание процедуры формирования дел, сдачи дел в архив и хранения документов.
15. Понятие Электронной системы управления документооборотом (ЭСУД) и принципы ее построения.
16. Состав и содержание функциональных, обеспечивающих и технологических
подсистем, включаемых в ЭСУД.
17. Структура АРМ. Виды АРМ, входящих в состав Электронной системы управления
документооборотом.
18. Понятие задачи, классы задач, решаемых в ЭСУД, и информационных технологий,
применяемых для их автоматизации.
19. Понятие и структура информационного обеспечения ЭСУД. Виды информационных баз, используемых в ЭСУД.
20. Понятие программного обеспечения ЭСУД и его структура. Состав инструментальных средств, применяемых в ЭСУД.
21. Характеристика средств формализованного отражения и анализа документооборота
и бизнес - процессов и особенности их использования.
22. Понятие электронного документа (ЭД), классы полей ЭД и способы автоматического их заполнения и контроля полей.
23. Требования, предъявляемые к программной системе создания и ведения базы электронных документов. Классы программных средств и их характеристика.
24. Типы и структура неформализованных документов и особенности автоматизации
процессов их составления с использованием средств MS Office.
25. Типы, структура и состав реквизитов формализованных ОРД.
26. Виды экономико-статистических документов, структуры документов, методы и
программные средства автоматизации составления для них форм электронных документов и обработки.
27. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной
системы управления электронными документами «Jet Form».
28. Понятие подсистемы массового ввода документов (СМВ). Состав и содержание
8
операций автоматизированного ввода потока документов на бумажном носителе.
29. Методы распознавания текстов, контроля правильности сканирования и распознавания текстов.
30. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной
системы массового ввода документов «Cognitive Forms» и «Fine Reader».
31. Понятие информационно-поисковой системы (ИПС), функции и структура ИПС,
значение и содержание тезауруса.
32. Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД, классы СУД и их характеристика.
33. Классификация методов организации хранения и поиска документов в СУД.
34. Характеристика СУД «КЛЕРК». Особенности использования СУД «КЛЕРК» для
организации хранения и поиска документов.
35. Характеристика структуры и особенности использования системы управления документами «ГРАН-ДОК» и «ЕВФРАТ».
36. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной
системы управления документами «Docs Open».
37. Характеристика методов хранения и поиска документов в корпоративной системе
управления документами «Excalibur».
38. Понятие и функции системы электронного документооборота, этапы развития систем, классы систем.
39. Характеристика функций, структуры и особенностей использования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
40. Характеристика функций, структуры и особенностей использования систем электронного документооборота класса «groupware».
41. Методы организации получения, коллективной обработки и передачи информации
в ЭСУД с использованием локальных сетей и средств Интернет.
42. Характеристика функций и особенностей использования систем электронного документооборота класса «ad-hoc» на базе ЭП различных конфигураций.
43. Характеристика функций, структуры и особенностей эксплуатации системы электронного документооборота 1С: «ДОКУМЕНТООБОРОТ».
44. Основные понятия технологии «workflow» и особенности ее применения. Классы
используемых систем.
45. Характеристика функций, структуры и технологии применения корпоративной
системы «Work Route2».
46. Особенности использования корпоративной системы «OPTIMA-WorkFlow» для
автоматизации документооборота и бизнес-процессов в экономической системе.
47. Характеристика структуры и особенностей использования интегрированной системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов - Power Docs.
48. Характеристика назначения и структуры системы «Documentum 4i».
49. Документооборот в решения SAP.
Тематика домашних заданий
I. Представить в виде мультимедийной презентации (20-25 слайдов) характеристики информационной системы управления документооборотом и особенности ее использования:
1. DocsVision.
2. Directum.
9
3. Naumen DMS.
4. RS-Docs.
5. OPTiMA-Workflow.
6. 1C: Документооборот
7. БОСС-Референт.
8. Олимп-Делопроизводство.
9. Гран-Док.
10. Дело.
11. Кодекс:Документооборот.
12. Конвой
13. Летограф.
14. ЭСКАДО.
15. jDocFlow.
16. ESCOM.DOC
17. CompanyMediaTM
18. LanDocs
19. Globus.
20. ДокМенеджер.
21. FlowDoc.
22. Евфрат- Документооборот v.12
23. EMC Documentum.
24. Документооборот в решениях SAP.
II. Выполнить следующие задания
 Ознакомиться с методикой описания структуры и документопотоков предприятия,
 Построить организационную структуру предприятия (фирмы, АО, ТОО или
др.), выделить подразделения, которые входят в состав аппарата управления, и построить основные информационные потоки, соединяющие их между собой с окружающей средой.
 Построить и описать модель документооборота для этих подразделений на
примере, какого-либо документа, поступившего от корреспондента.
Авторы программы:
/ Грекул В.И./
/ Кузнецов В.В./
10