Самые распространенные ошибки кассира

Самые распространенные ошибки кассира
Итак, самыми распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на КСА, являются:
— неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует);
— снятие сменного отчета с неверной датой;
— неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста;
— не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).
1.Неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует)
Продавец-кассир магазина «Ткани», рассчитываясь с покупателем, вместо 1 метра 85 см ткани ввела в кассу
число 185 и умножила на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира, где высвечивается сумма
покупки, закрыла чек. А когда увидела чек, — было уже поздно: вместо 18 500 руб. по кассе прошли 1 млн
850 тыс. руб.
Что делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?
1.
Выполнить операцию «аннулирование чека» (ход выполнения этой операции подробно описан в
руководстве по эксплуатации КСА).
2.
Сформировать правильный чек и выдать его покупателю.
3.
Заполнить реестр ошибочно сформированных чеков (далее — реестр).
4.
К реестру приложить ошибочный чек.
5.
Сообщить о случившемся ИП и написать объяснительную записку на его имя, в которой кратко и
четко изложить ситуацию, указать дату, заводской номер КСА, номер чека, сумму, ошибочно проведенную
по кассе.
6.
Сделать соответствующую запись в графе 7 «Возвращено денежных сумм покупателям
(потребителям) по неиспользованным кассовым чекам» книги кассира-операциониста.
Чего не следует делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?
Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный чек в течение рабочего дня (смены).
Данный запрет содержится в пункте 15 Инструкции о порядке использования юридическими лицами и
индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных
систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских
пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при
продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС от 09.09.2004 №
103, с изм. и доп. (далее — Инструкция № 103).
Что делать ИП, если его кассир пробил чек с ошибкой?
1. Взять у кассира объяснительную записку.
2. Составить акт на основании объяснительной записки (нормативные документы этого не требуют, но
практика показывает, что следует поступить именно таким образом), в котором нужно указать те же данные,
что кассир укажет в своей объяснительной записке.
3. Если чек оформлен на большую сумму (как в данной ситуации), ЦТО рекомендуют поставить в
известность о случившемся налоговую инспекцию (позвонить своему налоговому инспектору).
4. Проконтролировать кассира, который должен заполнить реестр и приложить к нему ошибочный чек.
5. Все бумаги (реестр, чек, объяснительную записку кассира, акт) вложить в книгу кассира-операциониста.
Эти документы пригодятся в случае налоговой проверки: на их основании ошибочную сумму вычтут из
налогооблагаемой базы по подоходному налогу.
Информацию из реестров, оформленных в течение квартала, использовать при заполнении графы 8
«Ошибочно принято денежных средств, в том числе по каждому кассовому суммирующему аппарату,
специальной компьютерной системе, билетопечатающей машине, таксометру с указанием их заводского
номера, даты составления ошибочно сформированных чеков» отчета о суммах наличных денежных средств,
принятых с использованием КСА. Речь идет о квартальном отчете в налоговую инспекцию по форме,
установленной Инструкцией № 103, которую должны представлять ИП, использующие КСА и СКС (за
исключением ИП —плательщиков единого налога).
Алгоритм действий
Ввод КСА в эксплуатацию и регистрация
1-й шаг: заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО), имеющим
сертификат на право ремонта и технического обслуживания данной модели КСА
(согласно пункту 3 постановления Совмина и Нацбанка от 09.01.2002 № 18/1
эксплуатация КСА без договора запрещена).
2-й шаг: узнать в ИМНС по месту регистрации, в какой день они готовы зарегистрировать
КСА. На этот же день договориться с ЦТО о выполнении работ по вводу КСА в
эксплуатацию. Налоговые инспекторы обычно требуют, чтобы регистрация КСА
производилась в день, когда ИП получает документы в ЦТО.
3-й шаг: в назначенный день получить в ЦТО документы для регистрации (акт ввода КСА
в эксплуатацию, акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных
счетчиков, список КСА, находящихся в эксплуатации у ИП) и зарегистрировать КСА (ИП
— плательщики подоходного налога регистрируют также книгу кассира-операциониста) в
налоговой инспекции.
Заметим, что при регистрации КСА налоговые инспекции не требуют предъявлять
удостоверение кассира — документ, дающей право работать на данной модели КСА. Этот
документ потребуется позже, в ходе проверок по соблюдению ИП правил эксплуатации
КСА. Его можно получить после прохождения обучения или в ЦТО, или после окончания
специализированных учебных заведений.
На заметку
Согласно пункту 12 Инструкции № 103 КСА должны быть установлены в местах,
доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации
индикатора покупателя (если КСА имеют такой индикатор в соответствии с
государственным стандартом Республики Беларусь), отображающего сумму, проведенную
по КСА. КСА, не имеющие индикатора покупателя, устанавливаются таким образом,
чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого аппарата, системы.
Прописные истины
Если кассир не закрыл чек (не нажал на клавишу «Итог»), у него есть возможность
изменить, то есть сторнировать сумму последней покупки, убрав ее из чека нажатием
соответствующей кнопки на аппарате. Данной операцией также можно воспользоваться в
случае, если у покупателя не хватает денег оплатить все свои покупки.
Произвести операцию «сторно» можно на любом КСА. Главное — вовремя заметить
допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу «Итог». Нажав на клавишу
«ПИ» («предварительный итог»), кассир до закрытия чека может проверить сумму,
которую должен заплатить покупатель.
Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации,
высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация
соответствует действительности, завершать формирование чека нажатием клавиши
«Итог».
Сторнированные суммы КСА фиксируются в отчете закрытия смены (z-отчете).
2.Снятие сменного отчета с неверной датой
Кассир снял Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров
КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата сбилась, и соответственно КСА
заблокировался.
Что делать кассиру, если КСА заблокировался?
Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета.
Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все чеки за рабочую
смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).
Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира-операциониста.
Сообщить ИП (можно сразу позвонить и в ЦТО) о случившемся.
На период ремонта КСА прием наличных денег производится с использованием первичных учетных
документов, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных:
приходных кассовых ордеров формы КО-1, талонов формы 20-ФС, квитанций формы KB-1.
Что делать ИП, если КСА заблокировался?
1.
Отвезти КСА в ЦТО либо вызвать представителя ЦТО на место (в зависимости от условий
заключенного с ЦТО договора).
2.
Сообщить по телефону в ИМНС о предстоящем ремонте блока фискальной памяти КСА. По
окончании ремонта КСА в ИМНС представляются документы, подтверждающие выполнение ремонта.
3.
Не позднее дня, следующего за днем начала работы отремонтированного КСА, сообщить в ИМНС
данные о количестве использованных приходных кассовых ордеров, талонов или квитанций.
На заметку
Согласно СТБ 1350-2002 «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы.
Требования к техническому обслуживанию и ремонту» каждый ЦТО должен иметь резервный фонд КСА,
которым ИП может воспользоваться в период ремонта вышедшего из строя аппарата. Условия выдачи
резервного КСА предусматриваются в договоре с ЦТО. Некоторые ЦТО оказывают эту услугу бесплатно.
Прописные истины
Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета,
она не записывается в фискальную память КСА. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя
проконтролировать.
В конце рабочего дня (смены), перед тем как формировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли
количество наличных денег в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить,
соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя
бы одного из этих показателей Z-отчет не снимается. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В
отдельных случаях консультации по телефону будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с
неполадкой.
Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, кассир говорит, что
получил от покупателя 20 тыс. руб., а покупатель утверждает, что дал 50 тыс. руб. Кассир может снять Хотчет и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 пробито по кассе 200 тыс. руб. и в денежном ящике также
присутствует эта сумма.
3.Неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста
В книге кассира-операциониста сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков
единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 9 Инструкции № 103 они освобождены от
ведения книги кассира-операциониста).
Как внести исправления?
Строка полностью зачеркивается и переписывается на свободном месте (в связи с тем, что хронология
записей в книге кассира-операциониста не должна быть нарушена, кассиру иногда приходится зачеркивать
и переписывать довольно большие фрагменты). Исправление заверяется подписью кассира либо иного лица,
уполномоченного осуществлять прием наличных денег.
Прописные истины
Записи в книге кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или
шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) кассир записывает дату и показания
накапливающих денежных счетчиков аппарата (денежные обороты) на начало рабочего дня (смены).
Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например,
того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняет остальные реквизиты,
предусмотренные формой книги кассира-операциониста (пункт 9 Инструкции № 103).
4.Не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).
Кассир не пробил чек и соответственно не выдал его покупателю.
Это единственная ситуация, последствия которой могут стать с 1 ноября непоправимыми.
С 1 ноября 2005 года вступили в силу новые требования Декрета от 14.07.2003 № 17 «О лицензировании
отдельных видов деятельности» (в ред. от 18.07.2005), согласно которым в случае повторного (два и более
раза в течение календарного года) нарушения лицензиатом установленного законодательством порядка
приема наличных денег при реализации товаров (работ, услуг) и (или) использования КСА и (или) СКС
лицензирующий орган будет обязан в двухнедельный срок принять решение об аннулировании лицензии на
основании представления налогового или другого государственного органа, контролирующего в пределах
своей компетенции соблюдение указанного порядка.
Проверки
Контроль за деятельностью ЦТО и их клиентов осуществляют подразделения Госстандарта, МНС, КГК.
Кроме того, при ИМНС по г. Минску создана комиссия из представителей городской и районных налоговых
инспекций, МНС, Госстандарта, НИИ ЭВМ, которая проверяет торговые объекты столицы (в том числе
используя метод контрольной закупки). Проверяются наличие КСА, средств контроля (они должны быть
установлены в определенных местах, согласованных с Госстандартом и МНС, серии и номера средств
контроля должны соответствовать данным, указанным в формуляре (паспорте) КСА). Кроме того,
проверяется наличие договора с ЦТО на техобслуживание и ремонт КСА, формуляра (паспорта) КСА,
журнала учета технического обслуживания и ремонта (в котором сотрудник ЦТО должен ежемесячно делать
отметки), удостоверения кассира.
Несоблюдение любого из этих требований будет трактоваться проверяющими как нарушение порядка
использования КСА для приема наличных денег при реализации товаров (выполнении работ, оказании
услуг), за которое предусмотрен штраф от 20 до 100 БВ (подпункт 1.10 Указа от 16.01.2002 № 40 «О
дополнительных мерах по регулированию экономических отношений», с изм. и доп.).
Правила не для всех
ИП — плательщики единого налога не должны вести книгу кассира-операциониста, в пункте продажи у них
может не быть эксплуатационной документации на КСА, а также документов, подтверждающих выдачу
кассиру, иному уполномоченному лицу перед началом рабочего дня (смены) наличных денег авансом для
расходных операций в размере не более 5 БВ на один КСА (пункты 9, 10 и 11 Инструкции № 103).
Кроме того, плательщики единого налога не должны сдавать отчет о суммах наличных денежных средств,
принятых с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем,
билетопечатающих машин, таксометров, и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых
карточек через эти аппараты, системы, машины, таксометры, при продаже товаров, выполнении работ и
оказании услуг.