1 Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат: получатель. Адресант: отправитель. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Виза официального документа: реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Входящие документы: документы, поступающие в организацию. Выписка из документа: копия части текстового документа. Гриф: реквизит, указывающий на особый характер содержания официального документа. Дело: совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку. Делопроизводство: отрасль деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения. Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот: движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения их исполнения или отправки; количество входящих внутренних и исходящих документов организации за определенный период времени. Исходящий документ: документ, отправленный из организации. Личное дело: дело, включающее документы о каком – либо работнике организации копия паспорта копия СНИЛС копия об образовании копия воинского учета справка о судимости/отсутствии копия приказа о приеме на работу документы об аттестации/сертификации, если была документы о переводе (представления, приказы, заявления) заявление, копия приказа при увольнении Хранятся отдельно: трудовой договор, личная карточка Т2, трудовая книжка (сейф). Организационные документы: документы, определяющие статус организации (организационно-правовую форму). Распорядительные документы: документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов. Реквизиты: информационные элементы служебного документа, его составляющие. Унифицированная форма документа: совокупность реквизитов установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30 – 2003 01 – Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с ФЗ (конституционным) «О Государственном гербе РФ». 02 – Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. 03 – Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с Уставом или положением об организации. 04 – Код организации (ОКПО) проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. 05 – Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – Код формы документа (ОКУД) проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации. 08 – Наименование организации наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах (полное и сокращенное). Сокращенное название организации помещают в скобках, ниже полного. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). ЗАО «Лира» Общество с ограниченной ответственностью «Кварц» (ООО «Кварц») 09 – Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, e-mail и др.). 10 – Вид документа (приказ, акт, протокол, служебная записка и т.п.) если это письмо, наименование вида документа не пишется (не пишем само слово письмо). 11 – Дата документа датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или службой делопроизводства при регистрации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. При цифровом оформлении даты день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. 18.09.2014 При словесно/цифровом оформлении даты день оформляют двумя арабскими цифрами, месяц пишем полностью прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, в конце ̎ г.̎ с точкой, сокращенный вариант слова год. 18 сентября 2014г. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день. Находит применение в больших архивах. 3 12 – Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в организации. 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа Исх. от «__» _________ 2014г. № ____ позиция 11 позиция 12 На вход. № _____ от «__» _________ 2014г. позиция 13 14 - Место составления или издания документа (город) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. 15 – Адресат в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией (без пробелов, только точки Н.И.Коваленок). Наименование организации и её структурные подразделения указываются в именительном падеже. При адресовании документа должностному лицу указываем должность (в дательном падеже), организацию, инициалы и фамилию. Директору ООО «Кварц» А.Е.Белову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово копия не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документов. В состав реквизита входит написание почтового адреса. Элементы почтового адреса, указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Последовательность указания адреса: название улицы, номер дома, корпус, кварт/офис название населенного пункта (не используется г.(город) – Москва, Санкт-Петербург и города с содержанием «град», Калининград) название района (в области) название республики, края, области название страны (для международных отправлений) почтовый индекс Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти и постоянным корреспондентам. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя (с пробелами). Затем почтовый адрес. 4 16 – Гриф утверждения документа при утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова УТВРЖДАЮ (прописным буквами без кавычек), ниже, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и ниже, даты утверждения. УТВРЖДАЮ Директор ___________ А.Е.Белов «__» _________20 г. Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне, слева и справа. При утверждении документа организационно-распорядительным документом, указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. 17 – Указания по исполнению документа (резолюция) включает в себя фамилии инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение является первое указанное лицо. Зайцевой Л.Е. Ивановой С.И. Подготовить отчет к 15.10.2014 __________ Белов Л.И. «__» _________ 2014г. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Например, входящий, на документы из судебных органов 18 – Наименование документа (заголовок темы) краткое содержание, составляют ко всем документам. Начинается с предлога О или Об (заглавные), точка в конце заголовка не ставиться, текст печатается полужирным шрифтом. 19 – Отметка о контроле Обозначается буквой К, словом или штампом Контроль (только на входящих документах). 20 – Текст документа в документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия (один руководитель), текст излагают от первого лица, единственного числа (приказываю, предлагаю). В документах коллегиальных органов, текст излагают от третьего лица, единственного числа (постановляет, решил). 21 – Отметка о наличии приложения оформляется под текстом от левой границы текстового поля. Пишется с прописной буквы, в конце ставиться двоеточие. Под словом приложение текст не печатают. Если приложение названо в тексте, в отметке указывается количество листов и количество экземпляров. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. 5 При наличии нескольких приложений они нумеруются и печатаются друг под другом. Также указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. Приложение: 1. Справка о ……………………………… на двух листах в одном экземпляре. 2. Копия ………………………………….. на одном листе в двух экземплярах. Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку оформляют следующим образом: Приложение: 1. Письмо Росархива от 04.03.2014 № 746 и приложение к нему, всего на пятнадцати листах. Указывается количество листов в самого письма + приложения. _____________________________________________________________________________________________________________________ Оформление самого приложения. В приложении к распорядительному документу, на первом его месте, в правом верхнем углу пишут: Приложение 1 с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Приложение 1 к письму директора от 14.09.2014 № 720 Допускается слово приложение писать прописными буквами, а также центровать относительно самой длинной строки. 22 – Подпись в состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное – директор ООО «Кварц», если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное директор, на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи. Расшифровка подписи печатается без кавычек и скобок на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, без сокращений (таких как ген.дир., гл.бух.), а расшифровка подписи от правой границы. Директор ЗАО «Кварц» А.Б.Белов При подписании документа несколькими должностными их подписи располагают одну под другой, в последовательности соответствия занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне слева и справа. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением. Подписи членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Не допускается подписывать документы с предлогами за (кого-то), И.О. (исполняющий обязанности) или проставлением косой черты перед наименованием должности. Документ перепечатывается 6 23 – Гриф согласования документа производится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству и нормативным актам. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, её расшифровки и даты согласования. Если документ имеет два грифа согласования, их распределяют на одном уровне слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами на отдельном листе. 24 – Визы согласования визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретной организации, включает в себя должность визирующего документ, ниже, подпись, её расшифровка, и ниже, дата согласования. Главный бухгалтер __________ А.И.Иванова «__» __________ 20 г. Допускается, по усмотрению организации полистное визирование документа. 25 – Оттиск печати печать должна быть хорошо читаема, ставиться на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. 26 – Отметка о заверении копии при заверении копии проставляют заверительную подпись ВЕРНО (без кавычек, от левой страницы границы текстового поля); должность лица, заверившего копию, личную подпись, её расшифровку и дату заверения. 27 – Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, и номер его телефона. 28 – Отметка об исполнении Включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Исх. От «__» _______20 № ________ г. 29 – Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку проставлять в виде штампа. Вх. № ______________ от «__» _______ 20 г. 30 – Идентификатор электронной копии документа Является отметка (колонтитул) где содержится информация о наименовании файла на машинописном носителе, дата и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 7 Бланки документов и их виды Устанавливают два стандартных формата бланков документов А4 и А5. Каждый лист документа должен иметь поля: 20мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм – верхнее и нижнее. В зависимости расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14 ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов, размещают одним из способов: Центрированным – начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов; Фланговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Для организаций устанавливают следующие виды бланков документов: 1. Общий бланк включает в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 11, 14. 2. Бланк письма включает в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 04 – 06, 08, 09, 11 – 15, 17, 20. 3. Бланк конкретного вида документа 01 (02 или 03), 08, 10 – 14, 18, 19. Реквизиты 01, 02 ,03 могут вообще отсутствовать. Оформление элементов текста деловых документов При изготовлении деловых документов на двух и более страницах, вторую и последующие нумеруют. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова страница или его сокращенных вариантов, по центру верхнего поля листа. Написание периодов времени Обозначение календарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в следующем – оформляются через слеш (2013/2014 году). Ссылка на длительный период времени оформляются через дефис 2008-2014гг (без пробелов). Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово год пишется полностью – в 2014 году. Если кроме года указывается день месяца или месяц, то слово год пишется сокращенно, с точкой – в январе 2014 г. Квартал обозначается римской цифрой, полугодие прописывается буквами, год, сокращенно с точкой – II квартал 2014 г. Написание математической формулы Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. 8 Перенос формулы осуществляется после указания математического знака с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делают пропуски в один пробел. Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснение начинается после слова – где, двоеточие при этом не ставиться, слово - где, пишется через два межстрочных интервала, ниже формулы, от левой границы текстового поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки, один под другим. Значение первого символа пишется через один пробел, после слова – где. В конце каждого пояснения ставиться точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. ТЕКСТ I I I A_+_B_=_C, I I Где А - ___________; В - ___________; С - ___________. I I I ТЕКСТ Оформление в документах цифровой информации При цифровом написании многозначных чисел производиться их группировка справа на лево по три цифры, разделяются пробелом (510 000). Допускается передавать информацию в словесно-цифровом виде (510 тыс.) Номера телефонов разбивают на группы цифр 963 16 20 73 16 20 3 16 20 6 20 +7 921 321 18 67 Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания: буквенную (сто пятый); буквенно-цифровую (арабскими цифрами с падежным окончанием, через дефис): - однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласная буква (1-й, 5-ая); - двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласная буква (3-му, 7-го); цифровую (с помощью римских цифр, без падежных окончаний ХХI век). 9 Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (40-градусная жара). Числа до 9 включительно и приблизительные числа следует писать словами. Оформление таблицы Таблицами называют особою форму подачи цифровых или словесных сведений, в которой они располагаются в определенном порядке. Таблица 1 Заголовок Головка Заголовок граф Подзаголовок граф Строки Заголовок строк, боковик Столбцы, колонки, графы Таблицы обязательно нумеруют, точка, как знак препинания не ставиться (Таблица 1). Головку таблицы рекомендуется отделять от остальной части более жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, со строчной. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые; на следующей странице; приложение к документу. Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть пронумерованы, над последующей частью в этом случае пишут: «Продолжение Таблицы 1» или «Окончание Таблицы 1» и повторяют только строки с номерами граф. Числовые значения показателей приводимых в графах проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т.д. 100 000 23 000 Если в графе указываются числа – пределы величин, то числа равняются по тире. 100 – 200 1–2 10 Ведение делопроизводства в организации Различают три основных потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Внутренние документы при регистрации делятся по видам, каждый из которых регистрируется отдельно. Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нём даты и номера из журнала регистрации. Регистрации подлежат не все документы. Не надо регистрировать: сводки и информацию, присланную для сведения, рекламные извещения, плакаты, прейскуранты, поздравительные письма, пригласительные билеты и т.д. Маршрут движения поступающих документов 1. Прием почты и проверка правильности адресования. 2. Передача писем с пометкой лично и конфиденциально. 3. Предварительное рассмотрение секретарем, с целью распределения поступивших документов. 4. Постановка отметки, /штампа «Вход.»/, о поступлении документа. 5. Регистрация документа в журнале. 6. Передача документов руководителю. 7. Рассмотрение документов руководителем и наложение резолюции. 8. Внесение сведений из резолюции в журнал. 9. Тиражирование документа Копии с документа снимаются после нанесения резолюции, количество копий соответствует количеству исполнителей. 10. Передача документов исполнителю. 11. Контроль, за исполнением документа. 12. Подшивка документов в дело. Работа с исходящими документами Предполагает: 1. Проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей. 2. Регистрацию документов в журнале. 3. Подготовка документов к отправке, включает: Проставление на конвертах адресных данных; Фальцовку документов (сложение перегибом, для конверта); Вложение документов в конверты; Заклеивание и маркировка. 4. Передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу. 5. Отправка документов. 6. Помещение контрольного экземпляра в дело. Оригинал отправляется адресату, копия подшивается в дело. 11 Работа с внутренним документооборотом Предполагает: 1. Подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа. 2. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа. 3. Согласование документа. 4. Оформление окончательного варианта текста документа. 5. Подписание документа руководителем. 6. Регистрация документа в журнале. 7. Тиражирование документов. 8. Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам, для применения в практической деятельности. ПРИКАЗЫ Приказ – важнейший распорядительный документ, издаваемый руководителем организации для решения каких-либо задач. Приказы издаются об основной деятельности и по личному составу. Росархив классифицирует приказы по срокам хранения. ПРИКАЗЫ По основной деятельности 5 лет 75 лет постоянно отпуск командировки об увольнении долгосрочные /более 20 лней/ и заграничные командировки перевод о приеме на работу дисциплинарные взыскания перенос дней отдыха 3 года дежурства поощрения По личному составу Для каждого типа приказов заводится отдельная папка, к каждой папке заводиться журнал регистрации. Оформление приказов Бланк приказа включает в себя следующие реквизиты: 1. Наименование организации. 2. Вид документа отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается прописными буквами. 12 3. Дата и регистрационный номер документа отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, дата печатается от левой границы, регистрационный номер, от правой. 4. Место издания приказа. 5. Заголовок к тексту отделяется от текста двумя межстрочными интервалами сверху и снизу, и выравнивается по центру. 6. Текст печатается 13-м кеглем от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Преамбула завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается строчными буквами в разрядку (через пробел), в конце ставиться двоеточие. Распорядительная часть содержит поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа), с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…». 7. Подпись. отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. 8. Визы согласования отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. 9. Отметка об исполнителе. Приказы по личному составу унифицированы по форме и содержанию и включены в альбом унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная начинается с указания фамилии, которая печатается прописными буквами, имя отчество пишется полностью. Приказ не имеет юридической силы без личной подписи исполнителя. 13 Оформление распоряжения Распоряжение – один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного подразделения, о необходимости выполнения подчиненными исполнителями определенных действий, в оговоренный срок. Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы, с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Констатирующая часть заканчивается словом п р е д л а г а ю или о б я з ы в а ю. Оформление письма Официальное письмо содержит информацию об адресате (название организации, справочные данные об организации, коды). От левой границы текстового поля печатается дата исходящего документа, ниже, ссылка на индекс входящего документа. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Обязательно указываем адресата. Обращение, обязательный элемент деловой переписки. Распространенными формулами обращения являются: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович. Обращение располагается по центру текстового поля, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. В конце ставиться восклицательный знак. Текст письма состоит (как правило) из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же, может быть сделана ссылка на решение вышестоящих органов, явившихся основанием для составления письма. Во второй части содержаться выводы, просьбы, излагаются предложения и замечания. Письма по несложным вопросам могут состоять из оной части. Проявлением этикета является употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату (только имя и отчество), то в конце, перед подписью пишем: с уважением. Слово, с уважением, отделяется от текста двумя межстрочными интервалами, печатается с красной строки, в конце ставиться запятая, ниже (без интервала) подпись. Должность руководителя тоже с большой буквы. Заканчиваем данными об исполнителе. Виды писем Информационные письма; Гарантийные письма; Рекламационные письма (претензионные); Письма просьбы; Письма заказы; Письма прямой рассылки (письмо заказ + пробник); Оферты (предложения); Сопроводительные письма; Благодарственные письма; 14 Письма поздравления – день рождения адресата, дата основания организации получателя, государственные или профессиональные праздники, назначение на более престижную должность, присвоение почетного или специального звания, годовщина сотрудничества, ключевые события в жизни адресата); Письмо приглашение. Обращения Существуют три основных вида обращения: предложение, жалоба и заявление. Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач. Жалоба – вид обращения, в котором идет речь, о нарушении прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится критика в адрес государственных или общественных органов, в результате необоснованных действий которых, либо необоснованного отказа, совершении, предусмотренных законом действий, произошло, по мнению заявителя, в нарушении его прав. Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан. Существуют два вида оформления заявлений: 1. Заявление гражданина Директору ООО «Кварц» В.В.Петрову Беловой Татьяны Владимировны проживающей по адресу: ул. Гагарина, д. 5, кв.6 Калининград 46 52 36 заявление. Прошу………………………………………………………………………………………………… …………………. . ____________ 29.09.2014 подпись 15 2. Заявление сотрудника Бухгалтерия заявление Директору ООО «Кварц» В.В.Петрову от «29» сентября 2014 г. № 55(номера может не быть) О предоставлении отпуска Прошу……………………………………………………………………………………………… …………………………….. . Кассир И.И.Иванова 1. В тексте заявления, о приеме на работу, указывается в какое структурное подразделение, на какую должность и с какого числа заявитель просит принять его на работу. 2. В тексте заявления о переводе излагается просьба работника перевести его на другую должность или в другое структурное подразделение, с указанием должности и с какого числа. 3. В тексте заявления об отпуске, просьба о предоставлении отпуска, его вид (ежегодный основной оплачиваемый, дополнительный оплачиваемый, часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска (менее 28 дней), отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск и т.д.), дата ухода и его продолжительность. 4. В заявлении об увольнении содержится просьба об увольнении, его причина (по собственному желанию) и дата увольнения (предлог «с» не ставиться). Руководители организации должны сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что, если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного решения – безотлагательно, но не позднее, чем через 15 дней. Все обращения регистрируются в день поступления. Повторным обращениям, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный номер, в правом верхнем углу повторных обращений делается отметка – повторно. Установлен пятилетний срок хранения обращений (кроме заявлений о приеме, переводе и увольнении) и всех документов по их разрешению. По мере необходимости, экспертная комиссия может продлить этот срок. 16 Документы оперативной информации К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки обзора и т.д. Они носят вспомогательный характер, и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией, о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для подтверждения того или иного юридического факта; с информацией о подтверждении с места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате и т.д. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки побудить руководителя принять определенное решение. Текст записки делиться на две части. В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй, излагаются предложения и просьбы. Докладная записка, подаваемая руководителю структурного подразделения или руководителю организации, оформляется на простом листе бумаги. Воспроизводятся следующие реквизиты: - наименование структурного подразделения; - вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, прописными); - дата; - если есть, номер; - заголовок. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая вышестоящей инстанции, оформляется на общем бланке организации и подписывается её руководителем. Объяснительная записка - Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки можно разделить на две группы: к первой относятся документы, чаще всего, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке организации; вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и содержать необходимые доказательства. 17 Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт события, действия. Акт составляется комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными распорядительными документами по указанию руководителя. Акт составляется по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также, законодательные и нормативные документы, регулирующие указанный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Текст акта делиться на три части: введение, констатирующая часть и выводы. В тексте введения указывается основание для составления акта. Перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие приглашенные). Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В названии должности, у приглашенных, входит и название организации. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, а также ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. После текста, при необходимости, указывается количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта не обязательна). Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Классификация деловых документов Все документы, обращающиеся в организации, можно классифицировать: по видам деятельности документы подразделяются на научно-технические, нормативные, организационнораспорядительные, по личному составу, учебно-методические и т.п.; по наименованию (приказ, служебная записка и т.п.); по способу фиксации информации (рукописные, электронные, машинописные и т.п.); по месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов, внешняя документация делиться на входящую и исходящую. по степени сложности документы делятся на простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные); по степени гласности различают документы открытые (не секретные) и документы с ограниченным доступом; по юридической силе документы делятся на подлинные и подложные. Подлинные бывают действительные и не действительные. Недействительным документ становиться в результате срока действия или отмены его другим документом. по срокам действия документы делятся на срочные и не срочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленными соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также документы с грифом срочно. 18 по срокам хранения делятся на документы постоянного и документы временного срока хранения. Документы временного хранения подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. по характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется и обращается во вторичную. Примерный перечень документов с грифом Утверждение 1. Акты (проверок и ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.п.) 2. Инструкции 3. Положения 4. Правила 5. Сметы 6. График отпусков 7. Штатное расписание. Перечень документов на которых ставиться печать 1. Акты (проверок и ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.п.) 2. Доверенности 3. Договоры 4. Исполнительные листы 5. Командировочные удостоверения 6. Представление и ходатайство о награждении 7. Письма гарантийные 8. Справки Основные документы управления 1. Организационные документы (устав или положение об организации, лицензии, учредительный договор и др.) 2. Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения) 3. Документы по личному составу (приказы, трудовой договор, личные карточки Т-2, личные дела, трудовые книжки) 4. Финансово-бухгалтерские документы (балансы, отчеты, кассовая книга и др.) 5. Информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные записки и др.) 6. Нормативные документы вышестоящих органов.
