Основы управления документами Урок 2. Нормативные документы по управлению документами Нормативные документы по управлению документами 2 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты по делопроизводству Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Ст. 2 «Основные понятия»: «Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Федеральный закон от 27.08.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Разработка ЛНА Политика обработки и защиты персональных данных, включая организационные и технические меры защиты персональных данных в информационных системах (уровень защищенности, правила доступа, учет машинных носителей персональных данных и др.) 3 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты по делопроизводству Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ Статья 9 Первичные учетные документы. Передаваемые в электронном виде счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны УКЭП и должны передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть их нельзя будет предъявить для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. 4 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты по делопроизводству Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ Статья 434 ГК РФ разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой. Статья 169 НК РФ содержит требования к счетам-фактурам. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ Определяет виды ЭП и правомочность подписания электронных документов ЭП. Не предполагается юридических возможностей передачи ЭП (права использования) кому бы то ни было. 5 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты по делопроизводству Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» С 01.01.2022 изменилась: • процедура получения УКЭП руководителями организаций/ИП. Получают УКЭП в УЦ ФНС и у его доверенных лиц (госорганы, госорганизации – УЦ Казначейства финансовые организации – УЦ Банка России) • УЦ, не прошедших аккредитацию по новым правилам, не вправе выпускать УКЭП. • Прекращено действие квалифицированных сертификатов, выпущенных до 01.01.2022 УЦ, не прошедшими аккредитацию. 6 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты по архивному делу Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ В соответствии со ст. 13 государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т. ч. в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. В соответствии с ч. 3 ст. 26 организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. 7 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по делопроизводству Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 • Установлена структура данных в СЭД. Закреплен перечень обязательных сведений о документе, включаемом в СЭД: поля регистрационной карточки, перечень классификаторов и справочников. • Закреплен принцип единства форм бумажных и электронных документов Электронные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. • Закреплены требования к ведению электронных дел: • Требования Правил делопроизводства применяются при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 8 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по делопроизводству Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 Устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД. 9 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по архивному делу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 Закрепляет понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. Содержит основные положения о номенклатуре дел организации, формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив. Определяет порядок хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 Важны в том числе для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. 10 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по архивному делу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденные приказом Росархива от 09.12.2020 № 155 п.4 По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД Учетной единицей документ. электронной НТД является электронный 11 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по архивному делу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 Устанавливает сроки хранения документации, в том числе, электронной форме. управленческой издаваемой в Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 Распространяется на все организации, в делопроизводстве которых имеются научнотехнические и производственные документы. 12 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Нормативные документы по архивному делу Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 СЭД и СХЭД, используемые в архивах госорганов, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным Росархивом. 13 Нормативные документы по управлению документами Методические документы: - по делопроизводству – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. - по оформлению документов – Методические рекомендации по применению ГОСТ 7.0.97-2016 (ВНИИДАД, 2018) - по архивному делу: Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2019) Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (ВНИИДАД, 2021) Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (ВНИИДАД, 2018) 14 Нормативные документы по управлению документами 15 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Стратегия развития информационного общества в РФ на 2017 - 2030 гг., утвержденная Указом Президента РФ от 09.05.2017 № 203 Основные меры государственной политики для развития цифровой экономики, повышения конкурентоспособности страны, качества жизни граждан, обеспечения экономического роста и национального суверенитета. 16 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Указ Президента РФ от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития РФ на период до 2024 года» Указ Президента РФ от 21.07.2020 № 474 «О национальных целях развития РФ на период до 2030 года» Определены следующие национальные цели развития РФ: а) сохранение населения, здоровье и благополучие людей; б) возможности для самореализации и развития талантов; в) комфортная и безопасная среда для жизни; г) достойный, эффективный труд и успешное предпринимательство; д) цифровая трансформация. 17 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденная протоколом заседания президиума Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам от 04.06.2019 № 7 Цели программы: • сделать интернет доступным для всех, • покрыть крупнейшие города связью 5G, • защитить информацию граждан, бизнеса и государства, • повысить эффективность основных отраслей экономики, • подготовить кадры для работы в цифровой среде, • увеличить долю затрат на развитие цифровой экономики в ВВП страны в 3 раза. В состав национальной программы входят федеральные проекты: • Кадры для цифровой экономики • Нормативное регулирование цифровой среды • Информационная инфраструктура • Информационная безопасность • Цифровые технологии • Цифровое государственное управление • Искусственный интеллект 18 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Распоряжение Правительства РФ от 06.10.2021 № 2816-р Утвержден перечень из 42 инициатив социально-экономического развития РФ до 2030 года по 6 направлениям: • социальная сфера • строительство • экология • технологический рывок • государство для граждан • цифровая трансформация. Инициативы по направлению «Цифровая трансформация»: • доступ в Интернет • цифровой профиль гражданина • госуслуги онлайн • электронный документооборот • подготовка кадров для IT Ответственный – Минцифры России. 19 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Распоряжение Правительства РФ от 06.10.2021 № 2816-р Инициативы: • цифровой профиль гражданина К 2024 году у 85% граждан РФ будет оформлена учетная запись на Госуслугах и не менее 50 млн человек будут пользоваться сервисом биометрической идентификации. • госуслуги онлайн К 2024 году все услуги по оформлению справок и выплат будут оказываться дистанционно, 200 госуслуг будет переведено в электронный вид. 20 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Распоряжение Правительства РФ от 06.10.2021 № 2816-р Инициативы - электронный документооборот • К 2024 году 60% пользователей Госуслуг смогут использовать облачную электронную подпись, а 100% писем от госорганов будет переведено в электронный вид. • Компании получат возможность перейти полностью на цифровые каналы взаимодействия с государством, электронные транспортные сопроводительные документы и документы электронного кадрового делопроизводства. • Судебное делопроизводство будет переведено в электронный формат: созданы цифровые сервисы взаимодействия с судебными органами (например, предварительное информирование о назначенных судебных заседаниях). • Поэтапный переход арбитражных судов, судов общей юрисдикции на формирование и ведение электронных дел, удаленные процедуры ознакомления с делами. 21 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Распоряжение Правительства РФ от 06.10.2021 № 2816-р Инициатива по переходу на электронный документооборот позволит: • использовать облачную подпись при подписании электронных документов без личных визитов, при этом подписывать электронные документы можно будет на смартфонах; • обмениваться юридически значимыми документами; • хранить подписанные документы. Результат инициатив: • открытость госструктур • повышение скорости и объема делового оборота, • сокращение расходов как компаний, так и документооборотом государства, связанных с бумажным 22 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Стратегические и концептуальные документы Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34) - перевести до конца 2024 года в электронную форму 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных; - начиная с 2022 года не менее, чем на 20% в год увеличивать общее количество электронных документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу; - начиная с 2023 года не менее, чем на 10% в год снижать количество истребуемых бумажных документов. 23 Нормативные документы по управлению документами Наименование Применение Законодательные акты в области электронных документов Законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов) Делает возможным: • перевод документов на бумажном носителе в электронный вид и наоборот (создание электронных или материальных дубликатов), • смену формата электронных документов (конвертация), • порядок хранения электронных архивных документов (лицензирование услуг хранения) «один из фундаментов цифровой трансформации» 24 Благодарю за внимание!
