Гойхман О.Я. Организация и проведение мероприятий. 3-е изд. – М., 2021. – 194 с

Б
А
К
А
Л А
В
Р
И
А 'Г
О.Я. Гойхман
ОРГАНИЗАЦИЯ
И ПРОВЕДЕНИЕ
МЕРОПРИЯТИЙ
-I*-Г
-I-J
У —I.
'г j
Г|
ГJ
т-г
г1
О •г-J
п О С О Б Л
URL:http://znanium.com/go.php?id=1071381
ЭлвктронноК
О
и б ли отечн ая
и
с
т
в
м
а
znamum.com
г-J
г,
ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ - БАКАЛАВРИАТ
серия основана в 1 9 9 6 г.
О.Я. ГОЙХМАН
ОРГАНИЗАЦИЯ
И ПРОВЕДЕНИЕ
МЕРОПРИЯТИЙ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
3-е изданиеу переработанное и дополненное
Рекомендовано Учебно-методическим объединением учебных заведений
Российской Федерации по образованию в области сервиса и туризма
в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений
Эпектронно-
щщввш
znanium.com
Москва
ИНФРА-М
2021
УДК 659.4(075.8)
ББК 77.04я73
Г59
Гойхман О.Я.
Г59
Организация и проведение мероприятий : учебное пособие /
О.Я. Гойхман. —3-е изд., перераб. и доп. —М осква: ИНФРА-М, 2021. —
194 с. —(Высшее образование: Бакалавриат). —DOI 10.12737/1071381.
1 ;
ISBN 978-5-16-015949-2 (print)
ISBN 978-5-16-108338-3 (online)
.L;
Ежедневно во всем мире проводится множество мероприятий: выстав­
ки, конференции, презентации, фестивали и т.д., — организация которых
требует профессиональных умений, коммуникативных навыков и твор­
ческого подхода. В учебном пособии даются классификация мероприя­
тий, технология поэтапной подготовки и примеры проведения некоторых
из них.
Соответствует требованиям федеральных государственных образова­
тельных стандартов высшего образования последнего поколения.
Предназначено для студентов, обучающихся по специальностям и на­
правлениям сферы услуг, а также для преподавателей, специалистов раз­
личных учреждений и всех, кому предстоит организовывать и проводить
мероприятия.
УДК 659.4(075.8)
ББК 77.04я73
ISBN 978-5-16-015949-2 (print)
ISBN 978-5-16-108338-3 (online)
© Гойхман О.Я., 2008, 2012
© Гойхман О.Я., 2020, с изменениями
Предисловие
В условиях, когда успех предприятия, общественной либо
политической структуры уже невозможен без проведения пре­
зентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность
приобретает грамотная организация соответствующих меро­
приятий.
Однако далеко не всегда такого рода мероприятия про­
ходят на профессиональном уровне, так как высококлассных
специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем
более, что с каждым годом методика их проведения совершен­
ствуется, появляются новые технологии, более креативная
техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо
продуманы и спланированы, поскольку участники восприни­
мают их как визитную карточку учреждения.
Если мероприятие организованно правильно, подобрана со­
ответствующая целевая аудитория, то эффект не заставит себя
долго ждать. Это и повышение узнаваемости марки/бренда,
и улучшение показателей производственной, управленческой
и иной деятельности, и укрепление лояльности целевой ауди­
тории по отношению к учреждению-организатору.
К сожалению, учебных пособий, в которых были бы из­
ложены технологии подготовки разного рода мероприятий,
крайне мало. При необходимости приходится буквально
по крупицам собирать информацию в интернете и порой
в не всегда корректных книжных изданиях.
Цель данного учебного пособия — развить у будущих спе­
циалистов в области сервиса и туризма умения организовы­
вать мероприятия, представляющие интерес для их участ­
ников и отражающие интересы своего учреждения. В нем
использованы материалы из отечественных и зарубежных ли­
тературных источников, а также отражен опыт автора в орга­
низации и проведении различных мероприятий.
з
Глава 1
МЕРОПРИЯТИЕ:
ПОНЯТИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ
КЛАССИФИКАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ
При изучении методики организации и проведения меро­
приятия следует определиться с понятием этого действия.
В литературе находим ряд подходов. Наиболее известное
определение изложено в книге А. Шумовича «Великолепные
мероприятия. Технологии и практика event-management»:
«Мероприятие — это вид человеческой деятельности, пред­
полагающий встречу и взаимодействие разных людей, огра­
ниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо
общих целей». Но, во-первых, оно относится непосредственно
лишь к специальным мероприятиям, во-вторых, увязывается
с реализацией общих целей, что не совсем точно.
Исходя из цели и задач данной учебной дисциплины, дадим
следующее определение: мероприятие — это заранее сплани­
рованные и определенные по теме, месту и времени действия
организатора, проводимые для участников в своих интересах.
Как это ни цинично звучит, мероприятие всегда прово­
дится в интересах того учреждения или человека, кто его
организовывает. К примеру, презентация какого-либо пред­
приятия проводится для того, чтобы повысить его имидж в де­
ловой сфере и ознакомить с производимой им продукцией,
отметив при этом высокое качество и конкурентоспособность
данной продукции; выставка обуви имеет целью не только
показ новых моделей, но и рекламирование тех, кто ее произ­
водит либо реализует; День открытых дверей позволяет вузу
продемонстрировать свои возможности, привлечь как можно
больше абитуриентов.
4
Классификация мероприятий
А как же участники презентации, посетители выставки
обуви, наконец, выпускники школ и их родители, пришедшие
на День открытых дверей? Они должны проникнуться ос­
новной идеей мероприятия: ощутить значимость пред­
приятия, выделить/выбрать лучшего, по их мнению, произ­
водителя/продавца наиболее интересных моделей обуви, при­
нять решение о поступлении в данный вуз.
Мероприятия можно разделить на четыре основные группы:
• регулярные;
• нерегулярные;
• массовые;
• корпоративные.
Под регулярным мероприятием понимается форма управ­
ленческой деятельности, содержанием которой является со­
вместная работа регламентированного количества участников
в заранее оговоренное время и в заранее известном месте
по обсуждению и принятию решения по определенному по­
весткой дня вопросу.
Отсюда следует важное заключение: если не планируется
принятие решения участниками мероприятия, то проведение
самого мероприятия теряет смысл.
К регулярным мероприятиям относятся: собрания, со­
вещания, заседания, а также официальные (протокольные)
мероприятия — официальный визит и прием, церемонии от­
крытия/закрытия, награждения лауреатов конкурсов и т.д.
Под нерегулярным мероприятием понимаются действия
организатора в определенной сфере в целях продвижения
своих интересов.
К нерегулярным мероприятиям относятся профессио­
нальные, дружественные и иные формы работы с участниками,
вызванные необходимостью реализации соответствующих ин­
тересов организатора.
Профессиональные мероприятия:
• выставка;
• ярмарка;
5
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
• презентация;
• конгресс;
• форум;
• конференция;
• симпозиум.
Дружественные
еропият
м
:
• юбилей;
• свадьба;
• день памяти.
Массовое мероприятие
—это дейст
торые проводятся для большого количества участников по за­
ранее составленному плану и сценарию в целях реализации
своих интересов.
Необходимой составляющей массового мероприятия яв­
ляется наличие сценария. Благодаря этому документу можно
примерно представить, каким будет мероприятие, что необ­
ходимо для его проведения, и какими будут финансовые за­
траты.
Вторая особенность массового мероприятия —это неповто­
римость. Даже если мероприятие проводится ежегодно, оно
всегда будет отличаться от предыдущего, так как сценарии
каждый год разрабатываются новые.
К массовым мероприятиям относятся:
• дни страны, области, региона;
• празднование какого-либо события;
• митинги;
• шествия;
• фестивали и конкурсы.
Корпоративное мероприятие — это действия организа­
тора, направленные на сплочение своего коллектива в целях
достижения больших успехов в основной деятельности.
Корпоративные мероприятия проводятся:
• для стимулирования чувства коллективизма;
• раскрытия творческих способностей у сотрудников;
б
Классификация мероприятий
• отдыха;
• улучшения атмосферы в коллективе (снятие стресса, на­
пряженности в межличностных отношениях).
Следствием проведения такого мероприятия является
не только укрепление командного духа, но и поощрение стрем­
ления сотрудников к карьерному росту в данной компании
за счет новых идей и стимула к работе, причем необходимое
условие —совместное участие в нем сотрудников именно этой
компании. Оно должно обладать также функциональной обо­
собленностью и быть дополнением к традиционному процессу
работы.
В зависимости от цели, поставленной организатором, кор­
поративные мероприятия могут быть:
• деловыми (собрания коллектива, встречи, съезды);
• популярными (благотворительные);
• развивающими (тренинги, семинары, конференции);
• командообразующими (курсы, совместные походы);
• спортивными (соревнования, турниры, забеги);
• развлекательными (корпоративные праздники и вечеринки,
внутрифирменные лотереи и розыгрыши, шоу, концерты,
клубы по интересам, выезды на природу);
• торжественными (юбилеи, вручение наград и т.д.).
По составу участников корпоративные мероприятия разде­
ляют на:
• внутренние (закрытые) — принимают участие только со­
трудники учреждения;
• семейные — к участию допускаются члены семей сотруд­
ников учреждения;
• открытые — с участием приглашенных лиц (деловых парт­
неров, представителей власти, средств массовой инфор­
мации).
По месту проведения:
• на собственной территории (конференц-зал, банкетный зал,
актовый зал, кабинет);
• выездные (гостиница, пансионат, дом культуры, теплоход).
7
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
Таким образом, все мероприятия разномасштабные, имеют
разную направленность и структуру. Каждое мероприятие вы­
полняет свою функцию и является неотъемлемой частью ра­
боты, процветания и вообще существования организации или
предприятия.
ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
МЕРОПРИЯТИЙ
Прежде всего следует подчеркнуть: неудачи раскрытия
содержания мероприятия вскоре забудутся, но о тех­
нологических срывах участники будут помнить годами.
Поэтому подготовке мероприятия следует уделять серьезное
внимание.
Каждое мероприятие имеет определенные требования,
отклонение от которых в отдельных случаях, может, и до­
пустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом
мероприятии все действие рассчитано буквально по минутам,
но при проведении возникли неожиданные обстоятельства,
то временные рамки придется все же немного нарушить.
Любое мероприятие имеет организационный план, ко­
торый подразумевает логичность и порядок действий, на­
правленных на построение мероприятия в целом. План ме­
роприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует
выполнения определенных обязанностей. Чтобы планиру­
емое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо
проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом
направлении должна быть отлажена, проконтролирована спе­
циалистами. Необходимым условием является четкое распре­
деление обязанностей, функций между участниками этого
процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет)
должны относиться к своим обязанностям с особым внима­
нием, ответственностью и с пониманием дела. Только в этом
случае можно добиться желаемого результата. Например, при
проведении делового приема необходимо выбрать вид приема,
8
Технология организации и проведения мероприятий
составить список приглашенных лиц, разослать приглашения
и т.д.
В целом можно выделить следующие этапы организации
и проведения мероприятия как вида деятельности.
Возникновение идеи мероприятия
и ее юридическое закрепление
Идея мероприятия может быть вызвана объективными
либо субъективными причинами. В первом случае меро­
приятие может быть задумано в связи с приближающейся зна­
чительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие вы­
хода в свет первой книги издательства, открытие монумента
и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то
из сотрудников учреждения: проведение научной конфе­
ренции, слет дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.
К примеру, в свое время специальность 230500 «Соци­
ально-культурный сервис и туризм» имела 25 специализаций,
в том числе специализацию 230505 «Референтский сервис».
В целях укрепления престижа специальности и этой специ­
ализации, налаживания связи с выпускниками было предло­
жено и проведено 23 мая 2005 г. мероприятие — День рефе­
рента.
Возникшая идея мероприятия, как правило, не сможет
осуществиться без процедуры принятия управленческого ре­
шения после беседы руководителя с сотрудником, предло­
жившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки
по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе
учреждения — собрании трудового коллектива, заседании
у директора, ученом совете и т.д.
Сама идея мероприятия может быть оформлена в виде слу­
жебной записки на имя руководителя и содержать, например,
такой текст.
Направления развития коммуникативной науки как дис­
циплины и области научного знания обсуждаются исследова­
9
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
телями уже не одно десятилетие. В разных научных средах
ведутся споры о том, что представляет собой комму ника тивистика как научно-дисциплинарное направление и каково
ее место в сфере социально-гуманитарных наук. Возрастает
и практический спрос на коммуникативную подготовку спе­
циалистов на современном рынке труда, особенно в сфере услуг
и связей с общественностью.
Сегодня коммуникативные дисциплины активно изучаются
в университетах разных стран, в том числе и в России. Мы
предлагаем еще раз поговорить о проблемах в области коммуникативистики в широком контексте современных лингвисти­
ческих и педагогических исследований.
Проведение конференции намечается на 20 июня 2019 г.
в конференц-зале университета.
Прошу Вас разрешить организацию и проведение названной
выше конференции.
Принятое решение реализуется в соответствующем при­
казе, который юридически закрепляет сам факт необходи­
мости проведения мероприятия, ответственных за его органи­
зацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.
По приведенной выше служебной записке возможно издание
следующего приказа.
Направления развития коммуникативной науки как дис­
циплины и области научного знания обсуждаются исследова­
телями уже не одно десятилетие. В разных научных средах
ведутся споры о том, что представляет собой коммуникативистика как научно-дисциплинарное направление и каково
ее место в сфере социально-гуманитарных наук. Возрастает
и практический спрос на коммуникативную подготовку спе­
циалистов на современном рынке труда, особенно в сфере услуг
и связей с общественностью.
ю
Технология организации и проведения мероприятий
ПРИКАЗЫВАЮ
Организовать и провести в университете Всероссийскую на­
учно-практическую конференцию с международным участием
« Современнаякоммуникативистика: наука —практика —
циальность» 20 июля 2019 г.
1. Создать оргкомитет в составе председателя — про­
ректора по научной работе Д.В. Рогожина и членов оргкоми­
тета — М.И. Ивановой, А.П. Петровой и С.А. Смирнова.
2. Председателю оргкомитета Д.В. Рогожину представить
мне на утверждение план проведения конференции до 10 июня
2019 г.
3. Гл. бухгалтеру И.И. Ильиной подготовить и предста­
вить мне на утверждение смету расходов на проведение кон­
ференции.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Таким образом, правильно составленный текст служебной
записки позволил без особого труда разработать текст при­
каза, в констатирующую часть которого вошла вступительная
часть текста служебной записки, а в распорядительную — за­
ключительная. Изданию приказа конечно же предшествовали
и устные консультации с руководителем, и принятый в данном
учреждении порядок согласования пунктов приказа.
Определение состава участников
Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответ­
ственным за проведение мероприятия, по согласованию с ру­
ководителем учреждения.
Оповещение о предстоящем мероприятии
Оповещение и приглашение предполагаемых участников
мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштаб­
ности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это
могут быть адресные приглашения в форме письма-пригла­
шения или пригласительного билета, в других — рекламные,
11
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
коммерческие или информационные письма, текст которых
строится по схеме: кто приглашает —куда приглашает —когда
и где состоится —порядок участия —приглашение к участию.
Пример информационного письма:
Направления развития коммуникативной науки как дис­
циплины и области научного знания обсуждаются исследова­
телями уже не одно десятилетие. В разных научных средах
ведутся споры о том, что представляет собой коммуникативистика как научно-дисциплинарное направление и каково
ее место в сфере социально-гуманитарных наук. Возрастает
и практический спрос на коммуникативную подготовку спе­
циалистов на современном рынке труда, особенно в сфере услуг
и связей с общественностью.
Приглашаем Вас принять участие во Всероссийской научнопрактической конференции с международным участием
временнаякоммуникативистика: наука — практика —
альность», которая состоится 20 июня 2019 г. в конференцзале Университета.
Планируемые тематические направления работы
ренции:
1. Наука о коммуникации: истоки, становление, современное
состояние, перспективы.
2. Речевая коммуникация в практической деятельности.
3. Коммуникация в социально-культурном сервисе и т у­
ризме.
4. Проблемы преподавания коммуникативных дисциплин.
5. Коммуникативные исследования в молодежной науке.
Формы участия:
очная (с докладом)',
очно-дистантная (
подключениев онлайн
мате видеоконференцсвязи)',
заочная ( публикациябез личного участия).
12
Технология организации и проведения мероприятий
Научные статьи участников конференции будут опублико­
ваны в электронном сборнике с размещением в РИНЦ. Сборник
материалов будет издан по итогам конференции.
Сроки подачи материалов:
ЗАЯВКИ на участие принимаются до 15 июня 2019 г.,
СТАТЬИ принимаются до 20 августа 2019 г.
по электронному адресу: univer@yandex.ru
Статьи для публикации и заявку на участие просим на­
правлять отдельными файлами («
»,
« ФАМИЛИЯСТАТЬЯ») на адрес конференции.
ОРГВЗНОС с участников конференции НЕ ВЗИМАЕТСЯ.
Дополнительную информацию Вы можете получить
на нашем сайте www.univer.ru или по тел. 123-35-47.
С уважением, оргкомитет
Отдельным информационным письмом либо в завершении
предыдущего сообщаются требования к оформлению статей.
Встреча участников мероприятия
Встреча участников зависит от вида и масштабности ме­
роприятия, условий его проведения. Встреча иногородних
участников происходит в месте прибытия, встреча местных —
в месте проведения.
При проведении масштабных мероприятий встречают
обычно почетных участников и участников, определенных
регламентом мероприятия (руководители, государственные
и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Со­
ставляется график встреч, включающий фамилию, место ра­
боты и должность прибывающего участника, дату и место
прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт
в зависимости от количества и ранга прибывающих участ­
ников. Так, почетному участнику независимо от количества
прибывающих вместе с ним участников предоставляется от­
дельный транспорт.
13
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
Некорректно встретить почетного участника, игнорируя
при этом участников, прибывших одновременно с ним.
В качестве примера приведем вариант встречи делегации
в аэропорту.
Ранг и должность встречающего делегацию должны со­
ответствовать рангу и должности прибывающего партнера.
Другими словами, если прилетает глава иностранной фирмы,
то его должен встретить глава принимающей фирмы.
Для встречи обычно прибывает глава принимающей сто­
роны в сопровождении 2 -3 человек. Если гость прилетает
вместе с супругой, то его встречает глава принимающей сто­
роны также с супругой.
Встречая делегацию в аэропорту, глава принимающей
стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в со­
став делегации или прибывшим вместе с членами делегации.
Причем при встрече и проводах в аэропорту (или на вокзале)
уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан.
После взаимных представлений и приветствий хозяева
и гости рассаживаются по автомобилям и отправляются
к месту проживания прибывшей делегации. В международной
протокольной практике места в автомобилях делятся на по­
четные и менее почетные. Первым почетным местом является
место на заднем сиденье автомобиля со стороны пассажира.
«Машина подается таким образом, чтобы правая дверца
была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пас­
сажир, занимающий наиболее почетное место... Если условия
не позволяют подать автомобиль правой стороной к тротуару,
пассажир, занимающий наиболее почетное место, садится
через левую дверцу и остальные также через левую дверцу...
По прибытии автомобиль паркуется таким образом, чтобы
вход был с правой стороны».
В том случае, когда в качестве транспорта используется
такси, нарушением протокола считается предложение по­
четному гостю сесть на переднее сиденье рядом с водителем.
Если же в качестве транспорта используется личный автомо14
Технология организации и проведения мероприятий
биль и водитель — встречающий член делегации, то тогда по­
четным местом для гостя будет место рядом с ним.
Иногда делегация прибывает на своем автотранспорте.
В этом случае необходимо заранее позаботиться о парковке
машины гостей и ее охране. Для этого нужно знать количество
машин или других транспортных средств, на которых при­
будет делегация партнеров.
При необходимости согласовывают с органами внутренних
дел режим движения транспортных средств иностранных
граждан и обеспечение их безопасности. Эту обязанность
можно возложить или на внутреннюю службу безопасности
фирмы, если таковая имеется, или могут быть привлечены ох­
ранные предприятия (государственные или частные).
Перед тем как гости сядут в автомобиль или захотят выйти
из него, необходимо открыть им дверцу, а затем закрыть ее
за ними. Это обязанность членов встречающей делегации (во­
дителя, переводчика или одного из сопровождающих лиц)
в зависимости от размещения в автомобиле.
Знаком высшего внимания для прибывших гостей является
встреча их у трапа самолета. Однако если такой возможности
нет, то можно ограничиться встречей в зале прилета и обяза­
тельно позаботиться о своевременном получении багажа и по­
грузке его в машину.
Размещение участников мероприятия
Иногородние участники мероприятия могут размещаться
в гостиницах, пансионатах, общежитиях, квартирах, принад­
лежащих учреждению.
Размещение в гостиницах. При размещении в гостинице
следует учитывать:
• уровень мероприятия;
• количество участников;
• социальный статус участников;
• финансовые условия;
15
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
• территориальную удаленность от места проведения меро­
приятия.
Если собираются сотрудники банков, крупных компаний
и т.п., то следует планировать проживание в трех- или четы­
рехзвездочных гостиницах. При проведении мероприятий
с участием руководителей крупных учреждений проживание
должно быть в пятизвездочных гостиницах и номерах повы­
шенной комфортности.
Участники научной конференции преподавателей вузов
будут удовлетворены проживанием в трехзвездочной гости­
нице. Дело в том, что соответствующими правовыми доку­
ментами регламентируется, какие средства выделяются в день
на проживание в том или ином городе России. Так, устроиться
в гостинице в Москве на выделенную сумму весьма пробле­
матично, придется доплачивать из своего кармана. Поэтому
стоимость номера в гостинице может оказаться определя­
ющим фактором для принятия решения об участии в меро­
приятии.
В любом случае следует помнить: расчетный час в го­
стинице начинается, как правило, с 12 часов. Поэтому, если
иногородние участники прибыли на несколько часов раньше,
необходимо подумать, чем занять их до этого времени. На­
пример, предложить позавтракать или совершить экскурсию.
При расселении целесообразно предусмотреть и ком­
пактное проживание участников в гостинице, и удовлетво­
рение их запросов и предложений по размещению (предостав­
ление одноместного номера, проживание с коллегой по работе
и т.п.).
После ужина участники мероприятия, проживающие в го­
стинице, собираются обычно в одном из номеров и между ними
происходит «неформальное общение»: обсуждаются острые
вопросы содержательной части, завязываются знакомства,
деловые контакты и т.д. Потому важно, чтобы представитель
организатора также проживал в гостинице и именно в его про­
сторном номере происходили такие неформальные встречи.
16
Технология организации и проведения мероприятий
Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (осо­
бенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития,
в которых можно размещать участников мероприятий,
прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное об­
стоятельство: стоимость проживания в общежитии, как пра­
вило, вписывается в командировочные расходы на эти цели.
Основное требование — участников мероприятия нужно раз­
мещать, по возможности, автономно от проживающих в обще­
житии.
Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспек­
тивен, если пансионат располагает комплексом помещений,
специально оборудованных для проведения различных меро­
приятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест
в гостинице не хватает для размещения всех участников ме­
роприятия. Преимуществом этого вида размещения является:
— возможность там же проводить и содержательную часть
мероприятия;
— решается вопрос с питанием иногородних участников;
— оптимизируются транспортные расходы как участ­
ников, так и принимающей стороны;
— возможность там же организовать свободное время
участников.
Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреж­
дения располагают служебной площадью, предназначенной
для размещения командированных сотрудников. В них можно
поселить участников мероприятия, которых не удалось разме­
стить в гостиницах.
Кроме того, некоторые иногородние участники могут про­
живать в квартирах своих родственников и знакомых. Не­
удобство такого размещения заключается в том, что отчет
за соответствующие командировочные расходы докумен­
тально затрудняется, но это с лихвой может компенсиро­
ваться возможностью укрепления родственных и дружеских
отношений.
17
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
Организация питания участников мероприятия
Существует 3 вида организации питания участников меро­
приятия:
• традиционное питание (завтрак — обед —ужин);
• перерыв на кофе (кофе-брейк);
• товарищеский ужин (неформальная встреча за столом,
фуршет, банкет).
Что касается традиционного питания, то организация
завтрака и ужина не актуальна для организаторов меро­
приятия — это, как правило, проблема самих участников.
К тому же завтрак нередко входит в стоимость гостиничного
номера. Но следует продумать, где и как организовать обед
участников.
Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее зака­
зать столики и согласовать меню. Если участники будут обе­
дать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том,
чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо за­
крыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.
Следует иметь в виду, что традиционное питание осуще­
ствляется в большинстве случаев за счет командировочных
средств участников, а средства эти, как правило, более чем
скромные.
Регистрация участников мероприятия
Регистрация участников проводится непосредственно
перед началом содержательной части мероприятия, а ее форма
зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих
мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников
не предусматривается.
Для регистрации участников мероприятия регулярного
типа используются так называемые явочные (регистраци­
онные) листы, на которых указывается порядковый номер,
фамилия и инициалы участника и оставляется место для под­
писи. Цель проведения регистрации участников регулярных
мероприятий — зафиксировать наличие кворума, т.е. необ18
Технология организации и проведения мероприятий
ходимого по регламенту количества участников, придающего
принятому решению юридическую силу. Например, принятое
решение (постановление) будет правомочным, если за него
проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания
и т.п.
Выборы также следует признать мероприятием регуляр­
ного типа. К ним допускаются только те граждане, которые
внесены в утвержденный журнал регистрации и поставили
в нем свои подписи.
При проведении нерегулярных мероприятий также может
использоваться регистрация, но цель ее — в возможности
в дальнейшем вести справочно-информационную работу.
Поэтому для регистрации используются регистрационные
формы, в которых, как правило, отражается следующая ин­
формация:
• порядковый номер;
• фамилия, имя, отчество;
• место работы и должность;
• координаты для контакта;
• примечание.
Колонка «Примечание» выделяется для какой-либо за­
писи, не предусмотренной формой, но возникшей в процессе
регистрации и имеющей значение информации.
Регистрация проводится одним лицом (преимущественно
во время регулярных мероприятий) или группой сотрудников
учреждения-организатора. Во втором случае используются
различные параметры для регистрации, например:
• по алфавитному порядку фамилий;
• по группам учреждений-участников;
• по регионам и т.д.
Перед началом регистрации заранее устанавливаются
столы с табличками, на которых указываются признаки груп­
пировки: буквы алфавита, наименования учреждений, ре­
гионы и т.д.
При регистрации участников нерегулярных мероприятий
им обычно выдается так называемый канцелярский пакет, ко­
торый может включать:
19
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
• закрывающуюся папку;
• программу мероприятия;
• проект решения (если принятие решения предусмотрено
регламентом);
• блокнот и ручку для записей;
• рекламные материалы организатора мероприятия.
Качество канцелярского пакета зависит от финансового со­
стояния организатора и количества участников.
Организатор мероприятия должен максимально исполь­
зовать канцелярский пакет в рекламных целях. На блокнот
и ручку следует нанести логотип организации — это не так
дорого. Надо также вложить рекламные материалы (значки,
проспекты с информацией об организаторе мероприятия и его
продукции/услугах).
В ходе регистрации собираются для оформления коман­
дировочные документы, а также фиксируются сведения о по­
требности в обратных билетах, о желании участников уста­
новить контакты с другими учреждениями и т.д.
Регламент (программа, сценарий) мероприятия
Регламент должен предусматривать четкую организацию
хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения во­
просов, формы завершения содержательной части, опреде­
ление процедурных вопросов (время, отводимое на доклад,
сообщение, дискуссию, справки и др.), т.е. отражать структуру
проведения содержательной части мероприятия, выверенную
по времени. Регламент является обязательной составной
частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.
Регламент регулярных (и некоторых нерегулярных) меро­
приятий предусматривает определенное время на проведение
содержательной части. Например:
• вступительная часть —до 10 мин;
• основной доклад —до 30 мин;
• вопросы к докладчику и ответы на них —до 5 мин;
• содоклад, сообщение —не более 10 мин;
• выступление в прениях —до 5 мин;
• справки по ходу рассмотрения вопроса —до 3 мин;
20
Технология организации и проведения мероприятий
• обсуждение и утверждение решения —до 10 мин;
• подведение итогов —до 3 мин.
Естественно, в зависимости от масштаба регулярного меро­
приятия (заседание Государственной думы, собрание акцио­
неров или совещание у директора), степени подготовленности
документов (предварительного предоставления участникам
актов, протоколов, проекта решения по вопросам повестки
дня) приведенная выше схема регламента может изменяться.
В регламенте оговаривается состав рабочих органов регу­
лярного мероприятия, прежде всего, президиум и секретариат.
Для большей оперативности списки участников, предпола­
гаемых к включению в рабочие органы регулярного меро­
приятия, составляются заранее, но в ходе рассмотрения они
могут корректироваться. Как правило, изменения касаются
состава президиума и редакционной комиссии, но не секрета­
риата, которому предстоит заниматься рутинной технической
работой с документами. С учетом масштабов мероприятия
в ряде случаев ограничиваются избранием в президиум только
председателя и секретаря.
Более сложен регламент программы нерегулярных меро­
приятий, например конференций. Здесь фиксируются такие
этапы содержания, как регистрация, пленарное и секционное
заседания, перерывы на кофе и обед и т.д.
При определении времени начала мероприятия следует
учитывать и время работы организаций, деятельность которых
может представлять интерес для участников, и то, каким
образом участники будут добираться к месту проведения ме­
роприятия, и другие факторы.
Доклады самых авторитетных участников и наиболее зна­
чимые по теме принято заслушивать в начале содержательной
части, однако не рекомендуется ставить их первыми после пе­
рерыва, поскольку не все собираются вовремя и не все доста­
точно настроены на восприятие.
Необходимо предусмотреть, чтобы участники, которые
должны будут выступить, размещались в зале так, чтобы их
путь к месту выступления занимал как можно меньше времени.
21
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
Следует убедиться, все ли включенные в регламент
участники присутствуют, чтобы избежать накладок.
В процессе работы рекомендуется предусматривать пере­
рывы. Перерывы на кофе продолжительностью 10-15 мин
обычно делают через 1,5 часа работы, перерыв на обед продол­
жительностью 1 час —через 3 часа.
Техническое обеспечение мероприятия
В настоящее время существует набор технических средств,
без которых современное мероприятие уже немыслимо. К ним
относятся: компьютер с мультимедийным проектором, экран,
звукоусилители. Обычно этой аппаратуры достаточно для вы­
ступления докладчика и обеспечения показа подготовленной
презентации.
Разумеется, следует заранее позаботиться о готовности
технических средств к работе. Ответственный за их обслужи­
вание должен все наладить до начала мероприятия, поскольку
любые неполадки в работе технических средств вызывают раз­
дражение собравшихся и особенно выступающих. А.Я. Пасмуров в книге «Как эффективно подготовить и провести кон­
ференцию, семинар, выставку» так комментирует подобную
ситуацию:
«К сожалению, часто уже во время выступлений оказыва­
ется, что не хватает какого-то «переходника», соединительный
шнур слишком короткий и требуется удлинитель, проектор
установлен так далеко, что изображение не соответствует
размерам экрана. Присутствующие начинают скучать, а до­
кладчик в этих случаях сбивается с ритма, с настроя».
Этот вопрос требует тщательной проработки накануне на­
чала мероприятия.
Культурная программа
Если мероприятие многодневное, то следует запланиро­
вать для участников культурную программу. Возможны сле­
дующие варианты:
• экскурсия;
• посещение культурно-зрелищных учреждений;
22
Технология организации и проведения мероприятий
• концерт профессиональных артистов;
• показ художественной самодеятельности;
• анимационные программы с участием зрителей.
Экскурсии можно разделить на тематически связанные
и не связанные (познавательные) с проводимым меро­
приятием. К тематически связанным относятся экскурсии
по учреждению организатора мероприятия, а также посе­
щение объектов по теме. Например, экскурсия по лаборато­
риям и другим объектам вуза, который проводит Всероссий­
скую научную конференцию, или посещение фабрики по про­
изводству модной обуви участниками выставки обуви.
К тематически не связанным с мероприятием относятся
экскурсии по городу с осмотром достопримечательностей,
экскурсии на объекты культуры, спорта, народного хозяйства
и т.д. Следует подчеркнуть, что проведение экскурсии лучше
всего доверить профессионалам, иначе может произойти сле­
дующее.
Регбийный клуб одного из городов Франции пригласил на то­
варищеские игры студенческую команду одного из московских
вузов. В один из дней студентам предложили экскурсию по го­
роду на автобусе, на котором они приехали из Москвы. Прово­
дить экскурсию взялась представительница местного
ного клуба, в прошлом проживавшая в России и хорошо владе­
ющая русским языком.
Видимо, никогда ранее ей не приходилось проводить экс­
курсию, поэтому она не говорила водителю, где надо притор­
мозить, и экскурсанты так и не смогли толком рассмотреть
ни одну из достопримечательностей. Кроме того, она не знала,
где разрешается стоянка автобуса у того или иного объекта,
где можно проехать, а где нет. В результате автобус заехал
в тупик, выбирался оттуда задним ходом и чуть не спрово­
цировал ДТП. Разумнее в данном случае было бы заказать ав­
тобус с экскурсоводом.
Под посещением культ урно-зрелищ ны х учреж дений
понимается коллективное либо индивидуальное посещение
23
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
участниками мероприятия театральных постановок, цирковых
представлений, спортивных игр и соревнований и т.д. Коллек­
тивное посещение осуществляют организаторы мероприятия,
а индивидуальное — сами участники. Во втором случае целе­
сообразно пригласить распространителей билетов.
Концерт профессиональных артистов проводится, как
правило, за счет организаторов. Однако пригласить профес­
сиональных артистов сегодня может себе позволить только
состоятельное учреждение. Поэтому таких артистов пригла­
шают, как правило, на банкет, который проводится с привле­
чением средств участников.
Показ художественной самодеятельности используется
организаторами мероприятия, имеющими свои творческие
коллективы: фольклорные группы, театры моды, музыкальные
и танцевальные коллективы, команды КВН и др. Обычно они
принимаются зрителями теплее, чем иные профессионалы,
поющие под фонограмму.
Анимационные программы — это развлекательные меро­
приятия, проводимые организаторами для участников. Такие
программы целесообразно предлагать при большом коли­
честве участников.
При составлении культурной программы учитываются
продолжительность мероприятия, количество и культурно­
образовательный уровень участников, возможность приобре­
тения достаточного количества билетов и др. Ознакомление
участников с культурной программой производится до начала
или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях
участников собирают во время перерывов.
Анкетирование участников мероприятия
Анкетирование проводится в целях:
• определения уровня содержания проведенного меро­
приятия;
• изучения потребностей участников;
• проведения в дальнейшем справочно-информационной ра­
боты.
24
Технология организации и проведения мероприятий
Основные правила построения анкеты: логическая после­
довательность тем, затрагиваемых вопросами; интерес опра­
шиваемого должен расти от вопроса к вопросу; отсутствие
слишком сложных или интимных вопросов; соответствие фор­
мулировки вопросов образовательному уровню опрашиваемой
группы; в закрытых вопросах должны быть предусмотрены
все возможные варианты ответов; общее количество вопросов
не должно превышать 10-15. Главное, чтобы вопросы не были
банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анке­
тирование не имеет смысла. В качестве примера приведем ан­
кету по итогам участия турфирмы в специализированной ту­
ристской выставке.
АНКЕТА
Уважаемый респондент, просим Вас принять участие в ан­
кетировании, направленном на выяснение отношения на­
селения Москвы к работе туристских фирм. Для этого Вам
нужно заполнить данную анкету.
1. Как часто Вы пользуетесь услугами туристских агентств?
• Один раз в год
• Один раз в 2 года
• Один раз в 5 лет.
2. В каких частях мира Вы предпочли бы побывать?
• Европейская часть
• Азиатская часть
• Африка
• Южная Америка
• Северная Америка
• Свой вариант ответа.
3. Каким составом Вы предпочитаете путешествовать?
• Один
• С семьей
• С друзьями.
4. Если наше агентство предложит Вам побывать в группе
стран, какую группу Вы выберите?
• Италия, Испания, Франция
25
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
• Египет, Марокко, Алжир
• Арабские Эмираты, Турция, Кипр.
5. Если Вам предложат отправиться в путешествие
на остров, куда Вы отправитесь?
• на Гавайские острова
• на Филиппины
• на Багамские острова.
6. Какая страна из перечисленных наиболее интересна для
Вас?
• Италия
• Испания
• Египет
• Греция.
7. Представьте, что Вам предложили евротурне. Какие
страны, по вашему усмотрению, должны быть включены
в евротур?
• Польша, Германия, Чехия, Бельгия, Голландия
• Италия, Испания, Франция, Португалия, Австрия
• Норвегия, Швеция, Финляндия, Дания, Шотландия
• Свой вариант ответа.
8. Как Вы относитесь к новогодним каникулам в СанктПетербурге?
• Положительно
• Отрицательно
• Не знаю.
9. Какой вид путешествия Вам больше нравится?
• Воздушный
• Сухопутный
• Морской.
10. Какой вид активного отдыха Вы предпочитаете?
• Серфинг
• Дайвинг
• Горные лыжи.
11. Как Вы относитесь к шоп-турам в Манчжурию?
• Часто там бываю
26
Технология организации и проведения мероприятий
• Не интересуюсь
• Не слышал/слышала о таком.
12. В какое время года Вы обычно путешествуете?
• Весна
• Лето
• Осень
• Зима.
13. Какими видами деятельности Вы занимаетесь во время
отпуска?
• Обычный отдых
• Хожу по музеям и посещаю экскурсии
• Увлекаюсь покупкой каких-либо вещей, сувениров.
14. Какие часы работы нашего агентства устраивают Вас?
• 9-20
• 10-19
• Не имеет значения.
15. Как Вы оцениваете работу нашего персонала?
• Отлично
• Хорошо
• Удовлетворительно.
Благодарим Вас за
!
Отчет о проведении мероприятия
На последнем этапе проводится подготовка итоговых доку­
ментов, обработка материалов анкетирования и составляется
отчет. Отчет включает в себя:
• введение;
• экспозиционную информацию: общие количественные по­
казатели, отраслевая и географическая структура участ­
ников и посетителей и др.;
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентаци­
онной программ;
• отчет о рекламно-информационном сопровождении меро­
приятия;
27
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
• результаты анкетирования и социологического исследо­
вания;
• приложения (состав рабочих органов, приказы и распоря­
жения организатора мероприятия, план проведения меро­
приятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных
комиссий и др.);
• выводы и предложения.
Данные отчета являются документом по результатам орга­
низации и проведению мероприятия.
В отчете могут быть отражены различные аспекты прове­
денного мероприятия, которые в комплексе позволят орга­
низатору верно судить о полученных результатах. В качестве
примера приведем анализ данных анкетирования (см. анкету
на с. 25-27) об участии турфирмы в специализированной
туристской выставке, которые систематизированы в табл. 1
и могут стать важной частью отчета.
АНАЛИЗ АНКЕТИРОВАНИЯ
Таблица 1
Сводный анализ данных, полученных при анкетировании
№
вопроса
1
2
Варианты ответов
Один раз в год
Один раз в 2 года
Один раз в 5 лет
Европейская часть
Азиатская часть
Африка
Южная Америка
Северная Америка
Свой вариант ответа
28
Соотно­
шение
ответов,
%
50
35
15
30
20
16
18
12
4
Число
ответов
по кол-ву
людей
15
10
5
9
6
5
5
4
1
Кол-во
респон
дентов
30
30
Технология организации и проведения мероприятий
Продолжение табл. 1
№
вопроса
3
4
5
6
7
8
9
Варианты ответов
Один
С семьей
С друзьями
Италия, Испания,
Франция
Египет, Марокко,
Алжир
Арабские эмираты,
Турция, Кипр
Гавайские острова
Филиппины
Багамские острова
Италия
Испания
Египет
Греция
Польша, Германия,
Чехия, Бельгия, Гол­
ландия
Италия, Испания,
Франция, Порту­
галия, Австрия
Норвегия, Швеция,
Финляндия, Дания,
Шотландия
Положительно
Отрицательно
Не знаю
Воздушный
Соотно­
шение
ответов,
%
10
60
30
44
Число
ответов
по кол-ву
людей
3
18
9
14
38
11
18
5
68
20
12
16
14
38
32
28
20
6
4
5
4
11
10
8
42
13
30
9
64
33
3
30
19
10
1
9
Кол-во
респон
дентов
30
30
30
30
30
30
30
29
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
Окончание табл. 1
№
вопроса
10
11
12
13
14
15
Соотно­
шение
ответов,
%
Число
ответов
по кол-ву
людей
Сухопутный
30
9
Морской
40
12
Серфинг
30
9
Дайвинг
33
10
Горные лыжи
37
11
Часто там бываю
57
17
Не интересуюсь
33
10
Не слышал/слышала
о таком
10
3
Весна
5
2
Лето
68
20
Осень
3
1
Зима
24
7
Обычный отдых
30
9
Хожу по музеям
и посещаю экс­
курсии
40
12
Увлекаюсь покупкой
каких-либо вещей,
сувениров
30
9
9-20
10
3
10-19
15
5
Не имеет значения
75
22
Отлично
90
27
Хорошо
10
3
Варианты ответов
У довлетворительно
30
Кол-во
респон
дентов
30
30
30
30
30
30
Задания для самоподготовки
Проанализировав данные табл. 1, можно сделать сле­
дующие выводы:
• из 30 респондентов, участвовавших в анкетировании, 68%
предпочитают отдыхать летом, 24% — зимой, 5% — весной
и 3% —осенью;
• большинство (30%) предпочитает отдых в Европе, 20% —
в Азии, 18% —в Южной Америке, 16% —в Африке и 12% —
в Северной Америке;
• 40% предпочитают морской вид путешествия, по 30% —со­
ответственно воздушный и сухопутный;
• 60% отдают предпочтение отдыху с семьей, отдых с дру­
зьями предпочитают 30% опрошенных и лишь 10% любят
путешествовать в одиночку;
• все опрошенные любят активный отдых: горные лыжи —
37%, дайвинг — 33% и серфинг — 30% респондентов;
• для большинства (75%) время работы турфирмы не имеет
значения;
• примерно поровну разделились голоса по видам деятель­
ности, которыми занимаются люди во время отпуска: по­
сещением экскурсий и прогулкой по музеям увлекаются
40%; по 30% опрошенных отдают предпочтение обычному
отдыху и покупке вещей, сувениров.
В общем, многие любят ежегодный отдых. Вкусы в вы­
боре места отдыха различны: кто-то хочет побывать в Европе,
кто-то в Африке, а некоторые отправились бы в путешествие
на острова.
Задания для самоподготовки
1. Дайте толкование понятия «мероприятие».
2. Охарактеризуйте четыре основные группы мероприятий.
3. Чем, на ваш взгляд, массовые мероприятия отличаются
от корпоративных?
4. Перечислите этапы подготовки мероприятия.
31
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология
5.
Составьте регламент мероприятия «День открытых
дверей».
6. Примите участие в каком-либо мероприятии, затем про­
анализируйте и оцените этапы его проведения.
7. Составьте вопросник для студентов на тему: «Изучение
этапов мероприятия».
Глава 2
РЕГУЛЯРНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Основные виды подобных мероприятий — собрания, засе­
дания и совещания. Общим здесь является коллективное об­
суждение вопросов и принятие по ним решений. Рассмотрим
самое распространенное и значимое из них — совещание.
СОВЕЩАНИЕ
Совещание — это вид регулярного мероприятия, предпо­
лагающий свободную дискуссию и выработку конкретных ре­
шений на основе учета разных мнений. Это один из самых от­
ветственных видов управленческой деятельности, влияющий
на организацию работы всего коллектива.
В любой организации для решения вопросов, требующих
коллегиального обсуждения, проводятся различного рода со­
вещания. Потребность проведения совещаний очевидна. Они
необходимы для ускорения процесса принятия решений и по­
вышения их обоснованности, для эффективного обмена мне­
ниями и опытом, для более быстрого доведения конкретных
задач до исполнителя, а также для эмоционального воздей­
ствия на участников и, как следствие, — на весь коллектив.
Совещания классифицируются по следующим признакам.
По назначению:
• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее
принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее реше­
ниям;
• оперативные (диспетчерские).
33
Глава 2. Регулярные мероприятия
По периодичности (частоте) проведения:
• разовые;
• регулярные;
• плановые;
• внеплановые;
• периодические.
По количеству участников:
• узкий состав (до 5 человек);
• расширенные (до 20 человек);
• представительные (свыше 20 человек).
По степени стабильности состава участников сове­
щания:
• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого
совещания;
• комбинированные.
По принадлежности:
• совещания общественных организаций;
• административные;
• научные и научно-технические.
По тематике обсуждаемых вопросов:
• административные;
• финансовые;
• по управлению персоналом и т.д.
По решаемым задачам:
• информационные;
• оперативные;
• проблемные.
Например, информационные (инструктивные) сове­
щания проводятся для передачи служебной информации. Их
целесообразно использовать в случае отсутствия времени для
письменных распоряжений или при желании руководителя
эмоционально воздействовать на подчиненных.
Целью оперативных совещаний является доведение ин­
формации о текущем состоянии дел руководством до участ34
Совещание
ников, принятие оперативных решений и контроль их испол­
нения.
П роблемные совещ ания направлены на поиск опти­
мальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных
проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, об­
суждение инновационных проектов.
Все названные виды совещаний руководитель исполь­
зует в своей деятельности. К примеру, он проводит опера­
тивные совещания по рассмотрению результатов контроля
исполнения документов, по решению конфликтных управлен­
ческих ситуаций; инструктивные —по доведению до исполни­
телей содержания указания вышестоящей организации; про­
блемные — по разработке концепции развития учреждения.
Чаще всего совещания проводятся при необходимости при­
нятия коллективного решения на основе равного права каж­
дого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение
вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких
структурных подразделений учреждения либо для решения
важного вопроса необходимо мнение различных групп.
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо прове­
денные совещания, созываемые по каждому поводу и без по­
вода, наносят большой вред, так как занимают драгоценное
время, отрывая людей от основной работы.
Подготовка к проведению совещания
В общем виде она включает в себя:
• определение тематики;
• формирование повестки дня;
• определение состава участников;
• выработку регламента;
• определение даты, времени и продолжительности.
Определение тематики
Тематика (представленные к обсуждению вопросы) сове­
щаний регламентируется планом работы выборного органа,
который обязан их проводить. Она определяется, как правило,
35
Глава 2. Регулярные мероприятия
на один год, и это естественно, потому что предугадать акту­
альную тематику даже на этот период — большая проблема,
а обсуждать вопросы ни о чем — пустая трата времени.
Нередко совещания назначаются и вне утвержденного
плана для решения оперативных вопросов. В этом случае тема
должна быть заранее доведена до сведения участников, в про­
тивном случае они придут неподготовленными и эффектив­
ность обсуждения и принятия решения будет низкой.
Повестка дня
Повестка дня представляет собой документ, информиру­
ющий об основных вопросах, выносящихся на обсуждение
на совещании (темы докладов, сообщений и т.п.). Как пра­
вило, здесь же указываются краткие сведения о должностях
лиц, выступающих по повестке дня. Например:
Повестка дня
1. О научной работе на факультете. Докладывает заме­
ститель декана, канд. ист. наук О.А. Аникеева.
2. О подготовке к зачетно-экзаменационной сессии. Сооб­
щения заведующих кафедрами.
Повестка дня не должна быть лишь перечнем тем для дис­
куссии. Ее цели:
• активизировать внимание;
• побуждать к действию;
• стимулировать подготовку, сбор и предоставление данных.
После согласования с заинтересованными должностными
лицами повестка дня утверждается председателем сове­
щания (как правило, эти функции в учреждениях исполняет
руководитель). Утверждается также состав приглашаемых
на совещание, которые в той или иной степени участвуют
в обсуждении вопросов, но не голосуют.
Всем участникам совещания, являющегося, как правило,
выборным коллегиальным органом, а также приглашенным
должностным лицам рассылаются приглашения, состоящие
из следующих элементов:
1) обращение;
2) информация о месте, дате и времени проведения сове­
щания;
36
Совещание
3) повестка дня;
4) предложение принять участие;
5) подписание.
Для облегчения работы составляется список должностных
лиц, которым направляются приглашения.
Приведем пример.
Заведующему кафедрой туризма
доценту
Смирнову
Уважаемый Сергей Иванович!
21.11.2019
г. в каб. 711 состоится совещание заведующих
кафедрами факультета.
Повестка дня
1. О разработке учебно -методических комплексов.
2. О подготовке к проведению Дня открытых дверей.
Декан факультета
А.Н. Алексеева
Определение состава участников
Обычно состав участников определен приказом или иным
распорядительным документом. При этом следует подумать
над тем, каков должен быть численный состав и каких именно
сотрудников учреждения необходимо включить в него. Так,
если участников очень много, то совещание, скорее всего,
будет длительным, поскольку не исключено, что каждый по­
желает высказаться. С другой стороны, неоправданно узкий
круг участников, возможно, приведет к принятию решения,
недостаточно обоснованному, что вынудит руководство со­
здавать еще одну совещательную структуру на более широком
управленческом уровне.
В состав участников целесообразно включать активных
и инициативных сотрудников, генераторов идей, способных
обсуждать, предлагать, взаимодействовать. Короче говоря,
37
Глава 2. Регулярные мероприятия
в состав участников должны войти только те, кто нужен,
чтобы содействовать решению вопросов и продвижению дела.
Выработка регламента
Составление оптимального регламента поможет участ­
никам сконцентрировать внимание на теме и приучит их к ла­
коничности и точности при обсуждении. Каким бы жестким
или неудобным ни был регламент, его следует придерживаться
во всех случаях, кроме, может быть, каких-то чрезвычайных
ситуаций, иначе сама идея регламента потеряет смысл.
Определение даты, времени и продолжительности
Совещания, проводимые строго по графику с заранее ука­
занными датой и временем, являются более продуктивными.
При этом рекомендуется планировать совещания на первую
половину рабочего дня.
Дату совещания (кроме оперативных совещаний) рекомен­
дуется назначать за неделю до даты проведения, что дает воз­
можность обдумать вынесенные на обсуждение вопросы.
Определяя время начала совещания, следует учитывать
ритм работы учреждения. Чтобы не заставлять людей в течение
дня без конца переключаться с одного вида работы на другой,
совещание целесообразно проводить в начале или в конце ра­
бочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих
затрат времени (не только непосредственно на проведение за­
седания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение
в работу) начало и конец совещания нужно планировать так,
чтобы не оставалось «окон».
Проведение совещания
Начинать совещание необходимо вовремя и сразу согласо­
вывать с его участниками правила совместной работы (регла­
мент), например, ограничение времени выступлений или по­
рядок принятия решений.
Поскольку совещание является регулярным мероприятием,
внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно
реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко
38
Совещание
снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нару­
шению плановых сроков. Внеплановые, или внеочередные, со­
вещания могут иметь более конкретные цели, в отличие от со­
вещаний, проводимых регулярно.
Независимо от плановости проведения совещания руково­
дителем должно быть выполнено основное правило по под­
готовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех
участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых
вопросов, списком выступающих.
Для успешного проведения совещания, плодотворной ра­
боты его участников и оперативного обсуждения вопросов
большое значение имеет своевременная рассылка участникам
документов для коллегиального обсуждения. К таким доку­
ментам относятся, в частности, доклады (сообщения) основ­
ного докладчика и содокладчиков, тезисы выступлений участ­
ников, проект решения и т.п.
В настоящее время большие доклады (сообщения) практи­
чески не зачитываются. Участники совещания, как правило,
имеют текст (или тезисы) перед глазами, и поэтому докладчик
в ограниченное время подчеркивает лишь самые основные по­
ложения своего выступления. Кроме того, заранее подготавли­
вают и тиражируют информационно-справочные документы,
позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос:
отчеты, таблицы, графики, справки, планы и т.п.
Необходимым условием проведения совещания явля­
ется подготовка помещения, для чего привлекаются соответ­
ствующие службы. Зал должен быть оснащен достаточным ко­
личеством стульев, столом, экраном, микрофоном, трибуной
и т.д. Заранее выясняется наличие и исправность демонстра­
ционных средств. В больших помещениях проверяется ка­
чество трансляции.
Подбираются по тематике выступлений видеофильмы,
слайды, изготавливаются плакаты, схемы. Должно быть за­
готовлено необходимое количество визитных карточек, рек­
ламных проспектов, каталогов. Не следует забывать об ап­
39
Глава 2. Регулярные мероприятия
течке с медикаментами и санитарном состоянии как самого
помещения, так и мест общего пользования.
Обслуживание совещания начинается в день его прове­
дения, но если есть приглашенные из других городов, то на­
кануне. В день проведения помещение открывается заранее
и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие не­
обходимой аппаратуры, ее исправность, готовность рабочего
места руководителя и секретаря, который будет вести про­
токол.
До начала совещания подготавливается для членов прези­
диума папка с материалами совещания, чистая бумага, каран­
даши простые и цветные (красные), скрепки, клейкая лента,
линейки, питьевая (минеральная) вода для выступающих.
Если необходимые для совещания документы не были разо­
сланы заранее, то их кладут на место каждого участника.
Длительность совещания обычно регламентируется. Как
правило, с учетом психофизиологических особенностей че­
ловека она не должна превышать двух часов. Если эти вре­
менные рамки по объективным причинам увеличиваются,
то необходимо сделать перерыв на 15-30 мин. Во время пере­
рыва следует обязательно проветривать помещение.
Техническое обеспечение совещания
Оно включает в себя подготовку:
• зала для проведения мероприятия (количество мест должно
превышать количество участников; зал должен быть офор­
млен; при проведении, например, международного форума
следует, по возможности, оснастить часть сидячих мест
устройством для перевода; при необходимости на столах
расставляются указатели для размещения участников и от­
дельный стол для сотрудников, осуществляющих запись
выступлений);
• места для выступления участников (на столе президиума
должен быть установлен микрофон, если участников более
100 чел.; количество мест в президиуме должно превышать
40
Совещание
число членов президиума; необходимо продумать дизайн
и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);
• технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура
для демонстрации слайдов, таблиц и т.п., освещенность
зала).
Председатель и секретарь совещания
Председатель (председательствующий или ведущий со­
вещание) должен обладать навыками управления процессом
обсуждения вопросов повестки дня, активизации участников
и организации дискуссии. Если складывается ситуация, что
некоторые из участников безучастны, то в обязанности пред­
седателя входит либо активизировать их, либо подбодрить
в следующий раз других, способных внести свой вклад в об­
суждение.
В данном случае, как считает Д. Мартин, председателю не­
обходимо поступать следующим образом:
• убедиться, что каждый знает, зачем он присутствует. С этой
целью председателю, возможно, понадобится заново сфор­
мулировать стоящие перед всеми задачи;
• обращаться с каждым участником как с личностью, облада­
ющей правом на обсуждение вопросов;
• пригласить к сотрудничеству, поименно обращаясь к «менее
продвинутым» участникам;
• поощрять солидарность участников, хотя это займет опре­
деленное время и с некоторыми из них может оказаться
трудной задачей;
• способствовать развитию чувства гордости за достигнутые
результаты. Не преувеличивая, председатель обязан отме­
чать достигнутые успехи — как совместные, так и индиви­
дуальные. Кроме того, это хороший способ управления, по­
скольку эффект «приятных ощущений» может сдерживать
или нейтрализовать то, что в противном случае могло бы
вызвать возражения;
41
Глава 2. Регулярные мероприятия
• справедливо относиться ко всем и предоставить им возмож­
ность как высказывать собственную точку зрения и отно­
шение к делу, так и обсуждать интересующий их вопрос.
Если участники собрания видят, что каждому из них пре­
доставлена возможность выносить на обсуждение соб­
ственные аргументы, соблазн провалить обсуждение или
использовать «грязные» приемы уменьшится;
• обеспечить обсуждение вопроса, который кажется важным
участникам. В самом начале это может быть нелегкой за­
дачей, и председателю необходимо проявлять такт в про­
цессе предоставления слова участникам по интересующим
их вопросам или при отказе. Если это необходимо для обсу­
ждаемого вопроса, есть смысл его рассматривать, даже если
это приведет к превышению отведенного на совещание вре­
мени1.
Документирование совещания, то есть запись процесса об­
суждения вопросов повестки дня, осуществляет секретарь со­
вещания. В его обязанности входит:
• выработка повестки дня совместно с председателем и за­
благовременное извещение участников о созыве совещания;
• обеспечение кворума за счет присутствия только необхо­
димых на совещании людей;
• получение информации, отчет и запись причин неявки;
• проверка наличия у всех членов совещания необходимых
документов;
• обеспечение наличия запасных документов в случае, если
члены совещания потеряли или забыли их;
• обеспечение наличия необходимых подручных материалов,
освежающих напитков, средств для записей; проведение
мер, направленных на бесперебойную работу совещания,
и т.п.;
1 Мартин Д. Как управлять собраниями: пер. с англ. Днепропетровск:
Баланс-клуб, 2002.
42
Совещание
• обеспечение соблюдения повестки дня в ходе совещания
и рассмотрения всех пунктов повестки дня;
• проверка того, что выступающие и голосующие уполномо­
чены делать;
• обеспечение ясности решений, принятых в процессе сове­
щания, и четкого их понимания присутствующими;
• отражение хода совещания в протоколах;
• обеспечение ответственного хранения протоколов сове­
щания и их доступности для членов совещания;
• обеспечение действий согласно требованиям совещания
и представление отчетов в соответствующие сроки1.
Обязательной процедурой совещания является ведение
и последующее оформление протокола. В протоколе фикси­
руется ход обсуждения вопросов и принятое решение. В за­
висимости от вида совещания, его статуса и других факторов
существуют следующие формы протокола:
• полный протокол (фиксируются не только обсуждаемые
вопросы и принимаемые решения, но и выступления участ­
ников, звучащие на совещании вопросы, реплики, заме­
чания);
• краткий протокол (фиксируются обсуждаемые вопросы,
фамилии докладчиков и принимаемые решения);
• стенографический протокол (составляется на основе сте­
нографического отчета о заседании и дословно передает
процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений).
Нередко заменяется ведением записи хода мероприятия.
Во время совещания (заседания, собрания) протокол ве­
дется в черновой записи, а в дальнейшем редактируется и под­
писывается. В случае, когда событие стенографируется либо
записывается на диктофон, протокол составляется после рас­
шифровки записей.
Форма протокола включает следующие реквизиты:
• наименование учреждения (структурного подразделения);
1 Мартин Д. Как управлять собраниями: пер. с англ. Днепропетровск:
Баланс-клуб, 2002. С. 80.
43
Глава 2. Регулярные мероприятия
• вид документа — ПРОТОКОЛ;
• дата, порядковый номер заседания и место заседания;
• заголовок;
• текст;
• подписание.
Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется
именно дата заседания, а не окончательного оформления
и подписания. Если же заседание продолжалось несколько
дней, то указывается дата его начала и окончания. В рекви­
зите «место» указывается населенный пункт, где происходило
событие.
Заголовок протокола состоит из указания вида коллеги­
альной работы (заседание, собрание, совещание) и названия
коллегиального органа. Например: «Заседание ученого со­
вета», «Собрание акционеров».
Текст протокола строится по следующей схеме.
Вначале указывается председатель, который вел заседание,
и секретарь, который вел протокол:
Председатель — C.JI. Колосов.
Секретарь — ТА. Апарина.
Затем делается отметка о количестве присутствующих
членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта:
если присутствующих немного, то их фамилии перечисляются
в алфавитной последовательности, если же большое коли­
чество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте указы­
вается:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).
Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать,
что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку
кворум был.
Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются
с порядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмо­
трение, например:
1. Перспективы развития сервиса и туризма в регионе.
44
Совещание
Докладывает
председатель комиссии И.П. Челнов.
После этого следует содержательная часть текста, которая
состоит из трех разделов:
1. Слушали.
2. Выступили.
3. Постановили (решили).
В разделе «Слушали» указывается докладчик и кратко из­
лагается суть его выступления. Если же докладчик представил
письменный текст, то необходимость в протоколировании от­
падает, а в протоколе делается следующая запись:
С л у ш а л и :
1) И.П. Челнова (
текстприлагается).
Если в ходе выступления докладчику были заданы во­
просы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступ­
ления, например:
Копьева Н.Н. —Какое предусматривается финансирование?
Челнов И.П. — Это пока детально не прорабатывалось.
По приведенной выше схеме строится и содержание раз­
дела «Выступили».
Раздел «Постановили (решили)» оформляется, как распо­
рядительная часть приказа, т.е. состоит из пунктов с поряд­
ковой нумерацией. Например:
1. И.П. Челнову представить на утверждение программу
развития туризма с учетом высказанных замечаний до
10.12.2019 г.
В случае, когда в одном пункте необходимо записать не­
сколько указаний, он разбивается на подпункты с нумерацией.
При протоколировании избрания должностных лиц указыва­
ются результаты голосования, причем отдельно по каждой
кандидатуре.
Завершается протокол подписанием, которое проставля­
ется по общему типу:
Председатель
подпись
СЛ. Колосов
Секретарь
подпись
ТА. Апарина
45
Глава 2. Регулярные мероприятия
От квалификации специалиста, который вел протокол,
во многом зависит качество документа, ясность и четкость его
текста.
Отметим, что участникам совещания чаще всего выдаются
не полные тексты протоколов, а выписки из них, которые
непосредственно относятся к служебной деятельности этих
участников.
По окончании совещания составляется отчет, где указы­
ваются все проведенные организационно-технологические
этапы, к которому прилагаются списки участников, регистра­
ционные карточки, анкеты, фотографии и иные материалы.
Задания для самоподготовки
1.
2.
Перечислите виды совещаний.
Расскажите, как следует работать над повесткой дня сове­
щания.
3. Перечислите этапы проведения совещания.
4. Расскажите об обязанностях председателя совещания.
5. Каковы обязанности секретаря совещания?
6. Изложите, как оформляется протокол совещания.
46
Глава 3
НЕРЕГУЛЯРНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Нерегулярные мероприятия играют определяющую роль
в деловой коммуникации учреждений. С их помощью реша­
ются самые разнообразные проблемы производства и бизнеса,
науки и образования, культуры и спорта. Их проведение тре­
бует от организаторов профессионализма, целеустремлен­
ности, креативности, умения ставить перед собой и главное —
достигать актуальные и даже амбициозные цели.
ВЫСТАВКА
Этапы развития выставочного дела
Выставочное дело имеет многовековую историю и в своем
развитии прошло несколько этапов.
Первый этап — расцвет — пришелся на Средние века. Это
были ярмарки в местах пересечения торговых путей. Ярмарки
характеризовались:
• исключением простого обмена товаров и развитием то­
варно-денежных отношений;
• постепенным преобладанием оптовых закупок над роз­
ничной продажей;
• сезонным характером проведения;
• преимущественно сельскохозяйственной и сырьевой но­
менклатурой;
• взиманием пошлин с продавцов;
• созданием определенной ярмарочной инфраструктуры (по­
стоялые дворы, трактиры, охрана).
Основная функция подобных ярмарок состояла в создании
условий для купли-продажи, т.е. сведении вместе покупателя
и продавца. Чем популярнее была ярмарка, тем больше в ней
47
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
были заинтересованы власти, поскольку собираемые налоги
обогащали казну. Именно этим объясняется тот факт, что
наиболее крупные ярмарки получали определенные льготы
от властей. Так, уже в XIII в. ярмарки в Лейпциге и По­
знани получили официальную поддержку правителей соот­
ветствующих государств, а император Священной Римской
империи Максимилиан в 1497 г. специальной грамотой дал
Лейпцигской ярмарке, существовавшей с 1262 г., статус обще­
имперской.
Второй этап — конец XVIII в. —первая общенациональная
промышленная выставка. В 1798 г. по предложению мини­
стра внутренних дел Франции Франсуа де Нешато в Париже
на территории Марсова поля 119 промышленников в те­
чение пяти дней демонстрировали свою продукцию в специ­
альных деревянных витринах, разрисованных архитектором
Шальгреном, позже прославившимся в качестве создателя
известной Триумфальной арки на Елисейских полях. Осо­
бенностью выставки было то, что она ставила своей задачей
не традиционную куплю-продажу, а демонстрацию лучших
образцов производимых во Франции товаров с целью стиму­
лирования их производства и продажи.
Лучшие производители получили награды жюри, или, как
его тогда называли, суда присяжных. Среди награжденных
был, в частности, производитель часов Брегет, чье имя и про­
дукция стали позже в России общеизвестными. Подобные
награды вскоре стали использоваться с целью рекламы про­
изводителя, хотя само это понятие сформировалось позже,
а у таких выставок появилась новая функция — рекламиро­
вание продукции.
Успех первой промышленной выставки стимулировал ор­
ганизацию новых, которые прошли в Париже в 1801, 1803
и 1806 гг. сначала в Луврском дворце, а затем на территории
площади Инвалидов. Придавая большое значение этим вы­
ставкам, их посетил Наполеон. В последней из них, которая
длилась 24 дня, участвовали 1462 производителя. Вскоре,
48
Выставка
но главным образом после окончания наполеоновских войн
подобные общенациональные промышленные выставки
стали проводиться и в других странах (отдельные земли Гер­
мании, Австрия). Первая подобная выставка в России прошла
в Санкт-Петербурге в 1829 г.
Указанные национальные промышленные выставки яви­
лись следствием развития капиталистических отношений, для
них было характерно отсутствие постоянного места прове­
дения и определенная периодичность (обычно один раз в не­
сколько лет).
Организация подобных выставок стала важным шагом
в развитии выставочного дела, положив начало широко рас­
пространенным сейчас местным, региональным и общенацио­
нальным выставкам.
Третий этап — середина XIX в. — появление всемирных
выставок. Основная объективная причина появления таких
выставок — то, что бурно развивавшемуся европейскому ка­
питализму стало тесно внутри национальных протекционист­
ских рамок. Политика «свободной торговли» требовала новых
форм экономических отношений между различными госу­
дарствами, выражением чего стала идея соединения в рамках
одной выставки первых результатов промышленной рево­
люции.
Лидером здесь стала Англия. Супруг английской королевы
Виктории принц Альберт не только выдвинул, но и реали­
зовал идею всемирной выставки. В 1851 г. в Лондоне в Гайдпарке был построен исключительный по красоте Хрустальный
павильон, признанный мировым архитектурным шедевром
(сгорел в 1936 г.). В выставке, которая продолжалась полгода,
приняло участие 18 тыс. экспонентов из 40 стран и колоний.
Она привлекла внимание почти 6 млн человек и принесла
ее организаторам немалый доход, который был использован,
в частности, для создания знаменитого музея науки и есте­
ствознания. Это мероприятие открыло эпоху всемирных вы­
ставок, которая продолжается и ныне.
49
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
Успех всемирных выставок способствовал как привле­
чению иностранных товаров на национальные рынки, так и по­
вышению их конкурентоспособности. Популярность этих вы­
ставок возросла настолько, что многие государства стали пре­
тендовать на право их проведения, а бренд «всемирная» стали
использовать все выставки, в которых участвовало несколько
стран. Именно это заставило как-то упорядочить проведение
всемирных выставок и отделить их от многочисленных меж­
дународных выставок, разработав определенные правила, ко­
торые были окончательно сформулированы только к 1929 г.,
когда в Париже была подписана конвенция, регулирующая
вопросы организации всемирных выставок.
Четвертый этап пришелся на окончание Первой мировой
войны. Характеризуется созданием выставочных центров,
специализированных комплексов, предназначенных для про­
ведения регулярных торгово-промышленных выставок сна­
чала общенационального, а позже и международного уровня.
Однако общий экономический спад в Европе и надвига­
ющаяся Вторая мировая война затормозили этот процесс. Тем
не менее в крупных традиционно ярмарочных местах были
возведены стационарные выставочные комплексы. Это каса­
ется, в частности, Милана (1920), Лейпцига (1920), Познани
(1921), Брно (1927), Москвы (1939).
Идея превращения ярмарок, где со стендов велась продажа
экспонатов, в выставки образцов без их продажи впервые была
реализована в Милане и завоевала большую популярность.
Пятый этап — послевоенное выставочное строительство
как ответ на усиление международного экономического со­
трудничества. В этот период создаются новые международные
выставочные центры (Дюссельдорф, Ганновер, Мадрид), рас­
ширяются уже существующие. Появляются и все более рас­
пространяются специализированные выставки. Большую
популярность получают региональные выставки (Валенсия,
Сарагоса, Лион, Марсель), некоторые из них приобретают
международный статус.
50
Выставка
Шестой этап — начало 90-х гг. XX в. Характеризуется ак­
тивным строительством новых и расширением старых вы­
ставочных центров, переносом новых выставочных центров
на окраины традиционно выставочных городов. Большее
внимание уделяется развитию выставочной инфраструктуры
(кроме павильонов — автостоянки, дороги, транспорт, гос­
тиницы), активно используются визуальные технологии.
Новые выставочные центры появляются в Мадриде, Париже,
Лейпциге, Мюнхене, Москве.
В качестве организаторов выставок выступают:
• сами выставочные центры — владельцы экспозиционной
площади;
• отраслевые национальные и международные ассоциации;
• специализированные выставочные организации.
В целом просматривается тенденция к тому, что владелец
выставочных площадей передает организацию выставки про­
фессиональным выставочным фирмам.
Выставочное дело как в нашей стране, так и за рубежом
в настоящее время переживает заметный подъем. Это выража­
ется, в частности:
• в увеличении количества выставочных мероприятий;
• строительстве новых выставочных центров;
• расширении существующих выставочных центров;
• разнообразии изданий по выставочной тематике;
• существенном увеличении выставочной рекламы;
• стремительном увеличении количества фирм, работающих
в выставочном бизнесе (как непосредственно организаторов
выставок, так и действующих в сфере выставочных услуг);
• постепенном налаживании системы повышения квалифи­
кации выставочных работников.
Причины указанных процессов коренятся прежде всего
в том, что выставки, выполняя в определенной степени
функцию регулятора рынка, стали важнейшим и, безусловно,
эффективным инструментом маркетинговой политики лю­
бого серьезного производителя товаров и услуг.
51
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
С другой стороны, выставки, конечно же, выгодны и их ор­
ганизаторам, поскольку при профессиональном отношении
к ним являются достаточно прибыльным бизнесом, что и сти­
мулирует бурный рост выставочных услуг.
В то же время крупные межрегиональные и, конечно, ме­
ждународные выставки способствуют существенному попол­
нению городского бюджета как в виде налога непосредственно
на выставочный бизнес, так и в форме косвенных поступлений
от предоставления городских услуг.
Таким образом, с развитием рыночных отношений, осо­
бенно с созданием и функционированием малых и средних
предприятий, актуальность организации выставок возрастает.
Следует подчеркнуть, что выставка имеет не только свой
продукт, но и свои технологии:
• подготовки и проведения;
• предвыставочного и послевыставочного маркетинга;
• работы с клиентами выставки и ее посетителями;
• транспортно-экспедиторской обработки выставочных
грузов;
• сбора, анализа и аудита статистических выставочных мате­
риалов;
• выставочной рекламы и т.д.
Классификация выставок
Выставка — это мероприятие, на котором экспоненты
представляют на основе образцов производимые товары
и услуги.
Среди выставок выделяют ярмарки, отличительной чертой
которых является непосредственное осуществление продаж
экспонентами демонстрируемой продукции.
Выставки и ярмарки — как правило, многокомпонентные
мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией
экспонатов также конференции, семинары, круглые столы
и другие мероприятия, выполняющие информационную
функцию. Предлагается следующая классификация выставок.
52
Выставка
1. По статусу:
• всемирные —международные выставки, на которых страны
демонстрируют свои достижения в области экономики,
науки, техники и культуры (в частности, к таким выставкам
относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»);
• международные — характеризуются участием фирм
из разных стран, при этом иностранные участники должны
составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, а вы­
ставочное оборудование и предоставляемый набор услуг
должны соответствовать международным стандартам;
• с международным участием — с количеством иностранных
участников менее 10%;
• национальные —с участием фирм отдельно взятой страны;
• межрегиональные — демонстрирующие продукцию
и услуги производителей из нескольких регионов;
• региональные (местные) —с участием фирм только из того
региона/города, где проводится выставка.
2. По предмету и широте тематики:
• межотраслевые;
• тематические;
• торгово-промышленные;
• сезонные выставки-продажи.
3. По времени проведения:
• постоянно действующие;
• продолжительного срока действия;
• сезонные;
• среднесрочные и краткосрочные.
4. По частоте повторения:
• единовременные;
• повторяющиеся.
5. По месту проведения:
• проводимые в разных местах;
• проводимые постоянно в одном и том же месте.
53
Глава В. Нерегулярные мероприятия
6. По географическому составу экспонентов:
• в зависимости от того, какие страны/регионы они представ­
ляют.
7. По отраслевому признаку:
• универсальные — представлен весь комплекс услуг или то­
варов потребительского и промышленного назначения;
• специализированные — концентрируются на одной или
нескольких группах произволителей/потребителей или же
на определенной сфере услуг.
8. По значимости мероприятия для экономики страны/ре­
гиона/города:
• федерального значения;
• межрегионального значения;
• регионального значения;
• местного значения.
9. По продолжительности функционирования:
• постоянно действующие (от 6 месяцев до 1 года и более);
• временные (от 15 дней до 6 месяцев);
• краткосрочные (от 2 до 15 дней).
Сегодня самым распространенным типом выставки
в России является тематическая специализированная вы­
ставка с четко определенной программой. Выставочные про­
дукты и группы товаров перечислены в номенклатуре. Экс­
позиция продукции, отличной от указанной в номенклатуре,
не допускается. В основу номенклатурной классификации по­
ложены, как правило, технические характеристики представ­
ленных товаров или группы продуктов.
На специализированных выставках обычно представлены
определенные продукты, классифицированные по своему про­
исхождению соответственно изготовителям. Часть из них ори­
ентирована на конкретные группы потребителей.
Что касается туристской направленности, то в мире прово­
дится достаточно много выставочных мероприятий, так или
иначе связанных с туризмом. Условно можно разделить их
на несколько видов:
54
Выставка
• отраслевые — строго по направлению деятельности. Это,
прежде всего, специализированные туристские выставки,
ярмарки, биржи;
• косвенные —т.е. относящиеся к другой отрасли, но предпо­
лагающие раздел по туристской деятельности;
• общие, когда на выставке определяется общий уровень раз­
вития направлений по нескольким отраслям сразу.
Наиболее высока степень заинтересованности в турист­
ском продукте на специализированных выставках.
Классификация выставок в целом призвана помочь сори­
ентироваться в их разнообразии и свидетельствует о том, что
выставки весьма и весьма неоднородны.
Участие в выставке
Принимая решение об участии в выставке, учреждение осу­
ществляет инвестиции и, естественно, ожидает отдачи от вло­
женных средств. Однако высокого уровня отдачи можно
ожидать только тогда, когда решение принято обдуманно.
Деятельность любого учреждения по продвижению товаров
на рынок включает четыре основных элемента:
• рекламу;
• стимулирование продаж;
• формирование положительного образа учреждения;
• индивидуальные продажи конечному потребителю.
Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обра­
стает» огромным количеством документации, которая стан­
дартна по своей структуре для каждой выставки. Таким
образом, подготовка и реализация проекта могут быть пред­
ставлены в виде организационного плана — эффективного
инструмента организации и контроля отдельных этапов вы­
ставки. Временные рамки реализации такого плана различны:
от 2 месяцев до 2 лет в зависимости от типа и масштаба вы­
ставки.
Организационный план выставочного проекта отражает
этапы подготовки и проведения выставки, каждому из ко­
55
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
торых соответствуют свои организационные мероприятия
и документы рекламного и информационного характера.
Принятие принципиального решения об участии в выста­
вочных мероприятиях свидетельствует о достижении фирмой
определенного уровня в своей сфере деятельности; в то же
время участие в работе выставки требует вложения значи­
тельных средств, что может позволить себе далеко не каждое
учреждение.
Решение учреждения о продвижении своих коммерческих
интересов посредством участия в выставках зависит от двух
факторов:
1) тенденции к участию в выставках, наблюдающейся в от­
расли, к которой оно принадлежит;
2) масштабов, в которых основные его конкуренты ис­
пользуют выставки в качестве средства продвижения своей
продукции на рынке.
Окончательному решению об участии в выставке должно
предшествовать обстоятельное изучение общей ситуации
и особых условий, в которых находится учреждение. Объек­
тами изучения в этом случае являются:
• внутренняя конъюнктура: соответствующий уровень ка­
чества и достаточный запас продукции; возможности по ор­
ганизации участия с точки зрения средств, времени и на­
личия подходящего персонала; возможность обеспечения
выставочной площади, стенда и т.д.;
• внешняя конъюнктура: поведение конкурентов; экономи­
ческая ситуация и др.
Размеры учреждения также влияют на его поведение в от­
ношении выбора выставки, состав целей, частоту участия,
но размеры предприятия не должны быть сдерживающим
фактором.
Наконец, решение об участии в выставке выражается в на­
личии конкретной программы и четко разработанного плана
действий.
56
Выставка
Причины участия в выставке
Причины участия могут быть общие, которые одинаковы
для всех учреждений и предприятий, и особые, которые за­
висят от политики каждого из них.
Общие причины:
1. Увеличение объема продаж.
2. Контроль конкурентоспособности.
3. Изучение общей конъюнктуры в отрасли.
4. Обмен опытом.
5. Развитие сотрудничества.
6. Наблюдение за конкурентами.
Особые причины:
1. Акцентирование внимания на улучшении качества про­
дукции и услуг, уже внедренных на рынок.
2. Цены и коммерческие условия: проверка реакции потен­
циальных потребителей и предложение новых цен и условий.
3. Коммуникация: поиск новых покупательских сегментов;
повышение популярности; активизация рекламной кампании;
контакты со СМИ.
4. Получение информации о переменах и тенденциях
рынка.
5. Проработка развивающихся контактов.
6. Создание фирменного имиджа.
7. Освоение рыночной информации.
Цели участия в функциональном аспекте могут быть разде­
лены на цели действия и цели контроля.
Цели действия:
1. Деловые контакты:
1) организация контактов с известными и динамично раз­
вивающимися клиентами;
2) поиск контактов с новыми клиентами;
3) контакты с современными средствами рекламы и про­
паганды;
4) культивирование особых контактов (с государ­
ственными, дипломатическими службами).
57
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
2. Торговые сделки/продажи:
1) получение заказов;
2) внедрение новых условий и методов;
3) пересмотр и урегулирование текущих торговых опе­
раций.
3. Сбыт продукции:
1) заключение договоров;
2) поиск торговых партнеров;
3) поддержка и улучшение агентских сетей.
Цели
конт
роля:
1. Исследование рынка:
1) наблюдение за развитием рынка в отрасли и за разви­
тием самой отрасли;
2) изучение условий конкуренции;
3) пересмотр позиции учреждения на рынке.
2. Исследование рекламно-пропагандистской деятель­
ности:
1) анализ степени популярности продукции/услуг;
2) анализ степени эффективности программы рекламно­
пропагандистской деятельности;
3) формирование благоприятного имиджа.
3. Исследование политики и методов коммуникации:
1) пересмотр коммуникативной политики в отношении
степени ее интенсивности (пассивная, активная, интенсивная
коммуникация);
2) сравнение с конкурентами;
3) позиционирование своих услуг относительно услуг кон­
курентов.
Выбор способа участия в выставке
Учреждение может принимать участие в выставках внутри
страны и за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента
или в рамках группового участия. От способа участия зависят
методы его организации, бюджет расходов и конечный ре­
зультат. Выбор способа участия определяется следующими
факторами:
58
Выставка
• размером учреждения;
• наличием у него необходимых экономических средств;
• наличием программы участия;
• степенью готовности в конкретный период времени;
• уровнем осведомленности о конкретной выставке;
• ожидаемыми результатами от участия;
• опытом и организационными возможностями (персонал,
время, готовность к финансовому риску);
• вероятными ограничениями со стороны организаторов вы­
ставки;
• государственной политикой в отношении выставок (ее це­
ленаправленность, учет интересов государства и предпри­
ятия-экспонента).
Подготовительный этап
На этапе подготовки к участию в выставке особое внимание
уделяют следующим вопросам:
• определение размеров необходимой выставочной площади;
• заключение договора об участии и предоставлении выста­
вочной площади для стенда;
• разработка плана рекламной кампании (какие печатные ма­
териалы надо подготовить и сколько и др.);
• изготовление рекламных материалов (прайс-листы, прессрелизы, каталоги, информационные листы);
• тип выставочного стенда;
• использование дополнительных средств воздействия на по­
сетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, на­
стенные росписи, плакаты и т.п.);
• подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия
в работе выставки;
• объем и содержание работы, а также оплата труда дизай­
неров и оформителей.
Заявка на участие в выставке
За определенный фиксированный срок, например,
не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и от­
сылается в оргкомитет заявка на участие в выставке. Суть за­
59
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
явки — предварительная регистрация и бронирование выста­
вочной площади.
Письмо-заявка подтверждает согласие учреждения с поло­
жениями данной выставки и правилами ее проведения. Это
своего рода договор между сторонами. В ответ на полученную
заявку посылается подтверждение о регистрации учреждения
в каталоге участников и выделении необходимой площади
при условии оплаты. Подтверждение оплаты гарантирует по­
лучение базового набора услуг.
Предвыставочная реклама
Предвыставочная реклама должна определить, что, как
и где рекламировать. До проведения выставки можно опу­
бликовать рекламные объявления в специализированных га­
зетах и журналах, разместить в интернете, озвучить на радио
или телевидении. Следует как можно чаще использовать ло­
готип или эмблемы выставки в своих рекламных материалах,
а также в любой корреспонденции; подготовить фирменные
календарики с отмеченными датами проведения выставки
и разослать или раздать их клиентам; заказать специальный
штамп с изображением эмблемы выставки; активно реклами­
ровать свое участие в выставке во время ее проведения; ис­
пользовать выставочные каталоги, публикации о выставке,
табло и щиты в выставочном зале и т.д.
Специалисты считают, что разработка и организация ре­
кламной кампании должна последовательно ответить на сле­
дующие вопросы:
1. К кому вы обращаетесь? Всегда адресуйте свои сооб­
щения конкретной целевой группе клиентов.
2. В чем суть вашего сообщения? Что заставит клиентов
посетить ваш стенд? Ваши обращения должны быть простыми
и краткими. Сконцентрируйтесь на преимуществах и избе­
гайте лишних слов. Используйте шрифтовые выделения для
наиболее важной печатной информации.
3. Где будет размещена реклама? Какие средства массовой
информации лучше всего донесут ваше сообщение?
60
Выставка
4. В какие сроки выйдут объявления? Узнайте периодич­
ность и сроки сдачи в печать специализированных изданий,
уточните сроки подачи объявлений для публикации. Имейте
в виду: выпуск таких изданий часто планируется за несколько
недель или даже месяцев. Размещение рекламы на щитах,
киосках и в городском транспорте также надо спланировать
заранее — для больших выставок они резервируются за не­
сколько месяцев.
5. Сколько средств может быть отпущено на рекламу
и сколько реально потребуется на то, что вы задумали?
6. Как измерить результативность? Например, будет ли
использован метод обмена вырезанных рекламных купонов
на сувениры или же вы будете опрашивать посетителей, где
они увидели ваши рекламные объявления.
Предвыставочная рекламная кампания обычно включает
рассылку персональных приглашений, прямую почтовую рас­
сылку, рекламные объявления и др.
Рассылка персональных приглашений является наилучшим
способом уведомления особо важных посетителей об участии
предприятия в выставке. Наиболее эффективно, когда пригла­
шения исходят от руководства.
Подобная система персонального оповещения часто спо­
собствует активизации продаж накануне выставки, так как
еще раз напоминает о предложениях и дает представителям
дополнительную возможность лично познакомиться с потен­
циальными партнерами и клиентами.
При проведении прямой почтовой рассылки надо учиты­
вать следующее: включать в список только заинтересованных
адресатов; обязательно указывать дату, название, номер
стенда на выставке; внятно излагать информацию о тематике
выставки; использовать только яркое цветовое оформление;
сделать текст кратким, доброжелательным и простым.
Обычно для обеспечения эффективной рекламной кам­
пании по почте требуется разослать как минимум по три
61
Глава В. Нерегулярные мероприятия
рекламных пакета через определенные интервалы, например
за восемь, четыре и две недели до открытия выставки.
Финансовые аспекты участия в выставках
Поскольку участие в выставке почти всегда сопряжено
с существенными финансовыми расходами, то специалисты
должны представить руководству учреждения обоснованное
заключение по всем вопросам участия. Они должны оценить:
• опыт участия в выставках;
• количество непосредственных конкурентов и их возмож­
ности;
• место проведения выставки, существенно влияющее на ве­
личину транспортных расходов;
• размеры выставочной площади, которую предполагается
взять в аренду у организаторов выставки;
• примерную сумму расходов предприятия на участие в вы­
ставке.
Для квалифицированного изучения и решения перечис­
ленных вопросов подразделение по связям с общественностью
должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, ре­
кламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой
и другими службами предприятия.
Сумма затрат на участие предприятия в выставке должна
предусматривать в наиболее общем случае следующие направ­
ления расходов:
• стоимость изготовления и оборудования стенда;
• оплата проезда и командировочных расходов персонала;
• оплата труда специалистов и рабочих;
• стоимость аренды выставочной площади;
• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции;
• затраты на проведение дополнительных мероприятий
во время работы на выставке (пресс-конференции, презен­
тации и др.);
• стоимость изготовления и распространения информаци­
онно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, бу­
клетов);
62
Выставка
• резерв денежных средств на покрытие непосредственных
расходов по участию учреждения в выставке.
Особенности работы на выставке
Имидж учреждения на выставке
Задачей формирования имиджа учреждения является со­
здание устойчивого положительного образа этого учреждения
и его продукции/услуг в глазах потребителей. Кроме того,
важно донести нужную информацию и до тех людей, которые
не смогут присутствовать на выставке.
Не следует путать рекламу и действия по формированию
имиджа: реклам а подталкивает людей к покупке или дру­
гому желаемому рекламодателем действию, а формирование
имиджа направлено на распространение информации, уста­
новление понимания, доверия и хорошего отношения к ре­
кламодателю. Поэтому следует скоординировать работу под­
разделений учреждения, в чью задачу входит формирование
имиджа, с отделом рекламы и сопоставить это с планом ре­
кламной деятельности.
Эффективным было бы сотрудничество с пресс-службой,
которая поможет повысить осведомленность, улучшить имидж
вашей компании, дать покупателям или вероятным клиентам
нужные знания, изменить мнение покупателей.
Активно распространяются рекламные материалы через
информационный центр выставки или путем прямой раз­
дачи копий опубликованных статей. При демонстрации но­
вого продукта устраиваются презентации для прессы. Орга­
низуются семинары для посетителей и участников выставки
на стенде.
В подборку материалов для прессы следует включить ос­
новные сведения о выставочной экспозиции, указать номер
стенда, приложить фотографии, на которых запечатлены люди,
пришедшие на ваш стенд, указать телефоны сотрудников, ко­
торые могут предоставить дополнительную информацию.
63
Глава В. Нерегулярные мероприятия
Стенд как средство коммуникации
Специалисты утверждают, что посетитель выставки, про­
ходя мимо стенда, решает, подойти к нему или нет, в течение
трех секунд. Очевидно, что первостепенная задача выста­
вочной рекламы заключается в том, чтобы убедить пришедших
на нее людей посетить стенд.
Стенд —это образ фирмы в миниатюре, воплощающий его
общую предпринимательскую культуру. Он должен выделять
учреждение, привлекать внимание, вызывать интерес. Стенд
является инструментом коммуникации. Он должен раскры­
вать цели участия в выставке, оставаться в памяти как единое
конструктивное и художественное целое, информирующее
о предоставляемых услугах и отражающее имидж учреждения.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услу­
гами профессионального оформителя или дизайнера.
Предпочтение по выбору места расположения стенда
связано с естественным направлением потока посетителей
от входа в зал к выходу, поэтому каждый экспонент должен
стремиться расположить стенд:
• напротив главного входа и справа от него;
• в центральных и во внутренних проходах;
• в углах;
• вблизи от активных экспонентов и специальных поме­
щений для проведения различных мероприятий (презен­
таций, концертных площадок или площадок для пресс-кон­
ференций).
Следует избегать размещения стенда:
• вдали от выходов и центральных проходов;
• в удаленной части зала;
• позади больших колонн и лестниц;
• на противоположной стороне от места, где происходят раз­
личные мероприятия.
Стенд может быть оформлен с упором на визуальный ас­
пект либо на информационный.
64
Выставка
Выставочный зал представляет собой разделенное на про­
нумерованные стенды помещение, проектировка которого
(выходы, освещение, проходы, вентиляция, противопожарная
безопасность, цветовое решение, размещение светильников)
обеспечивает нормальную деятельность и безопасность слу­
жебного персонала, экспонатов и посетителей.
Выставочная площадка разбивается на несколько зон: п у­
бличную — стенд, рекламные материалы, экспонаты, проходы
для общения с посетителями; рабочую — место, которое от­
водится для заключения контрактов и для разговора с кли­
ентами; служебную — место для хранения рекламных мате­
риалов, отдыха сотрудников и гардероба.
При оформлении стенда целесообразно придерживаться
следующих рекомендаций:
• на фризе (верхняя часть стенда) необходимо указать на­
звание и аббревиатуру учреждения;
• на стенде должна быть информация об успехах учреждения,
номер лицензии и сертификат;
• желателен какой-нибудь оригинальный элемент для при­
влечения клиента.
Правильно спроектированный стенд должен:
1) облегчать зрительное восприятие внутреннего поме­
щения, чтобы с первого момента посетителю открывалось
«лицо» товара. Стенды с цветовыми излишествами, перегру­
женные большими конструкциями и запутанные по плани­
ровке лишают впечатления единства, «губят» экспонаты и со­
здают холодную атмосферу. Гармония же красок, изящество
фирменных символов, симметричность элементов рекламы
обеспечивают привлекательность стенда;
2) иметь небольшое количество точек концентрации вни­
мания, чтобы не ослаблялось впечатление и не рассеивалось
внимание;
3) иметь индивидуальность, которая зависит от концен­
трации темы;
65
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
4) быть оригинальным, что создает предпосылки для узна­
вания учреждения в будущем;
5) иметь соответствующую планировку, которая позволит
принять ожидаемое количество посетителей;
6) быть соразмерным с уровнем и составом посетителей,
что требует от дизайнера уважения к традициям, образова­
тельному и культурному уровню посетителей;
7) быть спланированным так, чтобы соответствовать об­
щему потоку и внутренним передвижениям посетителей;
8) быть удобным в установке и разборке;
9) быть спроектированным с использованием таких эле­
ментов конструкции, которые всегда можно найти на рынке,
а сам проект должен быть понятен для того, кто будет его осу­
ществлять.
Предприниматели, постоянно участвующие в выставках,
используют разные варианты приобретения индивидуаль­
ного стенда: либо покупку типового стенда, либо аренду, либо
прокат.
На персонале, работающем на стенде, лежит большая от­
ветственность по организации и осуществлению участия в вы­
ставке. Работники стенда имеют разные полномочия, но цель
одна — успешность участия. Для стендиста важно: обаяние,
приятная внешность, готовность общаться; не уставая, повто­
рять сотни раз в день практически одно и то же так, как будто
это говорится в первый раз и только этому человеку; умение
видеть и понимать собеседника.
Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист на­
ходился на отведенном ему расписанием месте. Его основные
функции сводятся к установлению первичных контактов с по­
сетителями выставки, выявлению среди них потенциальных
клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших
их контактов с коммерческими представителями учреждения
уже в зоне переговоров.
Ответственный по стенду осуществляет руководство, т.е.
планирует, принимает решения, управляет, координирует ра­
66
Выставка
боту персонала с момента принятия решения об участии в вы­
ставке.
Работа на стенде довольно тяжелая. Персонал постоянно на­
ходится в поле зрения конкурентов, руководства учреждения
и посетителей, поэтому он должен выглядеть на выставке без­
упречно. Внешний вид, выражая степень самоуважения и по­
чтительного отношения к окружающим, в сочетании с общим
поведением производит на посетителей положительное или
отрицательное впечатление. Согласно мнению известного
модельера Д. Армани, «посредством одежды мы делаем заяв­
ления о себе обществу о том, кто мы есть и к чему стремимся».
После участия во второй или в третий раз в одной и той же
выставке учреждение приобретает тот необходимый имидж,
который обеспечивает ему особое место в сознании посети­
телей.
Коммуникация с посетителями
Общение персонала стенда с посетителем имеет свои труд­
ности, которые зависят как от объекта, условий, так и от спо­
собностей персонала. Стенду нужны люди, наделенные спо­
собностью адаптировать свое коммуникативное поведение
к уровню каждого посетителя в рамках жесткой конкуренции.
Разговор с каждым посетителем должен быть результа­
тивным, второй случай не представится. Это требует от со­
трудников стенда мастерства владения речью. Но персонал
стенда нередко допускает непоправимые ошибки, поэтому
важно обучение технике общения, которая предполагает ак­
центы на таких важных составляющих, как:
• стратегический подход (начало беседы, определение пове­
дения, поиск точек соприкосновения);
• аргументация (методы убеждения);
• завершение разговора (регистрация договоренностей).
Наиболее трудной фазой в общении является завязывание
контакта и начало разговора. Стенд —это специфическое поле
общения, где посетители требуют деликатного подхода, без­
упречного приема, теплого обхождения, профессионального
67
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
обслуживания. Здесь следует соблюдать принципы делового
этикета, начиная с доброжелательного зрительного контакта,
вежливого приветствия, профессионального приема к выбору
коммуникативного поведения. Вялость в общении с посети­
телем является показателем непрофессионализма экспонента.
Принципы правильной коммуникации
1. Избегайте предубежденности и не делайте преждевре­
менных выводов о посетителе.
2. Создайте посетителю условия для того, чтобы он обна­
ружил свои истинные намерения.
3. Избегайте «пения дифирамбов» в адрес своего учреж­
дения.
4. Проявляйте уважение к конкурентам.
5. Воспользуйтесь эффектом зеркального отражения и на­
учитесь улыбаться.
6. Используйте наглядные пособия и подкрепляйте раз­
говор визуально.
7. Стройте свои аргументы логично, активизируйте свой
лексикон и используйте короткие предложения.
8. Не реагируйте на критику, стремитесь к спокойствию.
9. Умело используйте речевые обороты, делайте искус­
ственные паузы.
10. Научитесь признавать свои ошибки, не оставляя впе­
чатления поражения.
11. Не скупитесь на помощь, когда это необходимо, чтобы
собеседник лучше вник в ваше коммерческое предложение.
12. Пользуйтесь формой вопросов и ответов, чтобы поддер­
живать интерес собеседника.
13. Освойте законы риторики. Показывайте уважение к со­
беседнику.
14. Искусство слушать не менее значимо, чем искусство го­
ворить.
Раздаточные материалы
Всем знакома такая картина: посетители бредут по про­
ходам с охапками проспектов. Известно, что посетители
68
Выставка
психологически настроены взять все, что можно. Они могут
действительно иметь намерение прочесть взятый проспект.
Однако реальность такова, что, вернувшись с выставки, они
осознают: большинство проспектов для них — бесполезная
красочная макулатура. По данным специалистов, 75% всех
материалов, собираемых на выставке, выбрасываются прежде,
чем посетители покинут выставочный зал. Чтобы этого не про­
изошло, специалисты советуют:
• Не делайте дорогостоящих проспектов для раздачи
на стенде. Нет никакой уверенности, что ваш потенци­
альный покупатель сохранит их. Если вы желаете, чтобы
посетители уходили с чем-нибудь в руках, пусть это будут
отдельные страницы, содержащие необходимые данные
о продукции/услугах.
• При возникновении интереса предложите выслать инфор­
мацию по почте. Многие посетители будут рады такому
предложению —это освободит их от необходимости носить
кипу бумаг. Однако если уж вы пообещали выслать инфор­
мацию, делайте это сразу же по окончании выставки, иначе
это сделает конкурент.
• Раздавайте проспекты в основном посетителям и специ­
алистам, входящим в вашу целевую группу. Не ставьте
перед собой цель вручить свои раздаточные материалы
всем посетителям. Люди, и только люди, а не проспекты
осуществляют продажу. Бессмысленно врученный про­
спект будет лишь барьером для начала серьезного разговора
с клиентом. Распространенной ошибкой является раздача
материалов всем подряд. Часто это обусловлено тем, что
персонал стенда чувствует себя неуютно в обстановке вы­
ставки и раздает проспекты, считая, что делает что-то по­
лезное.
• Удачным способом рекламы и изучения спроса является
раздача бесплатных образцов товара, на которых указаны
название и телефонные номера учреждения, — хорошее
средство постоянно напоминать о себе клиенту. Кроме
69
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
того, образцы можно использовать в качестве призов для
клиентов, ответивших на вашу анкету, принявших участие
в конкурсах или просто сообщивших информацию о себе.
Послевыставочная стадия
Послевыставочная стадия начинается с момента окончания
выставки и длится не один месяц, включая следующую работу.
1. Анализ контактов, состоявшихся за период работы
стенда:
1) классификация и оценка соглашений, которые были за­
ключены;
2) оценка заинтересованности посетителей;
3) активизация деятельности фирмы по выполнению по­
лучаемых заказов;
4) оперативное предоставление дополнительно запро­
шенных данных и информации.
За проработкой осуществленных контактов следует сохра­
нение собранных адресов, первое ознакомление руководителя
учреждения и его сотрудников с результатами.
2. Проверка результатов участия:
1) сметные и реальные затраты на участие;
2) расходы на рекламу-пропаганду и вызванный таким
образом резонанс;
3) впечатление посетителей от стенда и отклик на равно­
ценные стенды конкурентов;
4) наблюдение и учет рыночных тенденций;
5) эффективность работы персонала;
6) оценка состава посетителей стенда;
7) контракты, договоры, заключенные в результате работы
стенда, в сравнении с ожидавшимися.
3. Составление отчета об участии, который должен со­
держать конструктивную критику действий, а также предло­
жения, полезные на будущее.
Составляется общий обзор по всем выставкам за полугодие
или год с учетом всех видов затрат (сколько ушло на аренду,
транспортировку, командировочные, изготовление рекламных
70
Выставка
материалов, питание персонала и т.п.). В отдельную папку
складываются все счета, по которым легко прослеживаются
потраченные деньги. Это делается на случай, если потребуется
точно узнать, сколько стоили перевозка или монтажные ра­
боты не в процентном, а в денежном исчислении. Имея такую
информацию на руках, легко определить, сильно ли измени­
лась стоимость того или иного рода услуг от выставки к вы­
ставке.
Данные, представленные руководству в виде таблицы, на­
глядно показывают объем того или иного мероприятия в де­
нежном выражении (а следовательно, масштаб и значимость),
затраты на одного посетителя по отношению к общему коли­
честву, процентное соотношение полезных контактов и де­
ловых встреч.
Имея такую статистику, специалистам легко прогнозиро­
вать свои действия в будущем, учитывать, что представляет
для публики наибольший интерес и на что надо обратить
особое внимание (как пример, хотелось бы отметить бессмы­
сленность огромных затрат на рекламу наряду со слабой под­
готовкой к работе с посетителями).
Итак, тщательная подготовка к выставке и успешное
участие в ней могут способствовать более эффективному ре­
шению следующих задач:
• продвижение продукции/услуг на рынке;
• заключение особо выгодных контрактов и договоров;
• укрепление делового имиджа учреждения-организатора;
• повышение конкурентоспособности учреждения в целом.
Конгрессно-выставочные мероприятия
Конгресс — это мероприятие со сложной структурой орга­
низации работы, обширной географией участников, широким
деловым, научно-практическим и общественным значением.
Под конгрессными мероприятиями понимаются встречи
представителей отраслей и профессий, организуемые для
делового и информационного взаимодействия, которые со­
71
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
провождают выставки или проходят независимо. Основная
задача таких мероприятий состоит в создании коммуникаци­
онной среды для обмена информацией о производственно­
технологических достижениях и научно-практических раз­
работках, распространения передового опыта и специальных
знаний, обсуждения инновационных идей и направлений
развития. Выделяют корпоративные конгрессные меро­
приятия — встречи, устраиваемые организациями для своих
клиентов, дистрибьюторов и сотрудников с целью успешного
продвижения продукта, мотивации персонала и партнеров,
привлечения клиентов. В отличие от торговых выставок
конгрессы не обеспечивают условий для непосредственного
сбыта продукции.
В качестве заказчиков конгрессных мероприятий, иници­
ирующих их подготовку и проведение, выступают профес­
сиональные ассоциации, предпринимательские объединения
и производственные союзы, а также органы государственной
власти. Участниками конгрессных мероприятий могут быть
как юридическое, так и физические лица. Устроители кон­
грессов — это организации, обеспечивающие их комплексную
подготовку и проведение.
Подыскивая место для конгрессного мероприятия, устро­
ители стремятся не только обеспечить наилучшие условия
для работы, но и возможность посещения участниками но­
вого региона и ознакомления с его достопримечательностями,
поскольку важной частью любого конгресса является соци­
ально-культурная и познавательная составляющая. Местами
проведения конгрессных мероприятий служат объекты конгрессной недвижимости: конгресс-центры (здания, специ­
ально предназначенные для конгрессов, в том числе с выста­
вочной частью), конгресс-отели (гостиницы, располагающие
соответствующими залами и площадями), а также бизнес­
центры и другие объекты недвижимости, имеющие в своем
составе пригодные помещения.
72
Выставка
Основная часть программы конгрессного мероприятия
состоит из выступлений докладчиков и прений. Образова­
тельная часть включает мероприятия по обучению и повы­
шению квалификации участников. Выставочная часть кон­
грессного мероприятия — это экспозиция, организованная
по теме в период проведения и непосредственно на площадке
данного мероприятия.
В наши дни практически все крупные специализированные
выставки сопровождаются конгрессными мероприятиями, ко­
торые востребованы всеми сторонами:
— проводя конгрессные мероприятия, организатор вы­
ставки привлекает специалистов, в результате чего добивается
повышения внимания и интереса к своему проекту;
— экспонент благодаря конгрессным мероприятиям встре­
чает больше профессионалов, а значит —потенциальных парт­
неров;
— профессиональное экспертное сообщество в формате
конгрессных мероприятий получает дискуссионную площадку
и заинтересованную аудиторию;
— посетитель выставки, участвуя в конгрессных меро­
приятиях, может лучше ознакомиться с новейшими техно­
логиями и тенденциями, быстрее найти продукцию и постав­
щиков.
Конгрессные мероприятия на выставке — это организо­
ванные по ее теме и проходящие в период ее проведения в по­
мещениях конгрессно-выставочного центра форумы, съезды,
фестивали, симпозиумы, салоны, недели, конференции, семи­
нары, круглые столы, совещания, заседания, биржи деловых
контактов, бизнес-завтраки, а также тренинги, мастер-классы
и практикумы. Среди них преобладают деловые, научно-пра­
ктические и корпоративные мероприятия.
Деловые конгрессные мероприятия — это встречи, специ­
ально организуемые для обсуждения проблем определенных
отраслей и политики государства по отношению к данным от­
раслям.
73
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
Научно-практические конгрессные мероприятия — это
встречи специалистов одной или нескольких смежных от­
раслей, специально организуемые с целью анализа актуальных
прикладных проблем, поиска практических путей их решения
и информирования участников о новых достижениях науки
и техники.
В рамках конгрессных мероприятий могут проходить фо­
румы (крупномасштабные встречи для свободного обсуждения
вопросов, представляющих общественный интерес, и, как пра­
вило, сопровождающиеся выставочной экспозицией), конфе­
ренции, семинары, презентации, симпозиумы, круглые столы
и совещания.
Для встречи представителей заказчиков, поставщиков
услуг и изготовителей продукции может быть организована
Биржа деловых контактов, предназначенная для проведения
переговоров по заранее составленному регламенту и обеспе­
чения максимального числа деловых контактов, а также де­
ловой завтрак — неформальная встреча во время специально
организованного завтрака или обеда для знакомства участ­
ников конгрессных мероприятий между собой. Возможно
проведение заседания профессионального клуба, объединения,
союза — собраний специализированной аудитории по по­
воду обсуждения вопросов, касающихся деятельности организаций-участников. Данное мероприятие является важным
инструментом привлечения целевой аудитории, поскольку
здесь можно получить квалифицированную информацию,
узнать мнения специалистов в той или иной области, понять
состояние и оценить перспективы развития. Все эти меро­
приятия различаются по числу и территориальной принад­
лежности участников.
Вместе с тем, нет четкой границы между выставками и кон­
грессами: конференции, семинары и пр. проходят в рамках
практически всех больших выставок, являясь их неотъем­
лемой частью; крупные конгрессы зачастую сопровождаются
экспозициями. Поэтому в общем случае сегодня следует уже
говорить именно о конгрессно-выставочных мероприятиях.
Выделяют 3 типа таких мероприятий:
74
Задания для самоподготовки
1. Крупные специализированные выставки (от 500 экспо­
нентов) с программой конгрессных мероприятий. Определя­
ющим фактором таких выставок являются именно экспозиции,
которые могут работать и без конгрессных программ, отсут­
ствие которых не скажется фатальным образом. При этом,
если даже и будет утрачена часть посетителей, выставка со­
хранится в своем главном качестве —как экспосмотр отрасли.
2. Выставки, сопровождающие большие тематические кон­
грессы, которые, вообще говоря, могут обойтись и без экспо­
зиционной части.
3. Конгрессы с минимальной экспозиционной состав­
ляющей. В этой связи одним из направлений дальнейшего
развития выставочных и конгрессных проектов сегодня явля­
ется сближение, слияние и взаимопроникновение их экспози­
ционных и конгрессных частей.
Подготовка и проведение широкомасштабных выставок
(более 500 экспонентов) и крупных конгрессов (свыше ты­
сячи участников) — это совершенно различные виды деятель­
ности, для которых характерны абсолютно разные стандарты
и методы позиционирования, а также специфические приемы
продвижения и работы с клиентами. В обоих случаях требу­
ется качественно иной уровень квалификации и опыта орга­
низаторов. Поэтому профессиональные устроители выставок,
как правило, не являются организаторами конгрессов, и на­
оборот.
Задания для самоподготовки
1. Сравните понятия «выставка» и «ярмарка».
2. Изложите этапы развития выставочного дела.
3. Дайте классификацию выставок.
4. Назовите причины участия учреждения в выставке.
5. Какими вопросами задаются специалисты в процессе под­
готовки рекламной кампании выставки?
6. Расскажите о принципах работы на выставке.
7. Каковы финансовые аспекты участия в выставке?
8. Охарактеризуйте конгрессно-выставочные мероприятия.
75
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
ПРЕЗЕНТАЦИЯ
Презентация —представление общественности чего-то но­
вого, недавно появившегося или созданного.
Презентация разворачивается через серию коммуникаци­
онных действий, которые направлены (или должны быть на­
правлены) на получение реакции или результата, удовлетво­
ряющих цели презентатора. Требования к презентатору воз­
растают в прямой зависимости от числа людей, к которым он
обращается: с возрастанием аудитории увеличивается потен­
циал воздействия.
Предметом презентации могут быть новая книга, журнал,
телепрограмма, рок-группа, идея, туристский маршрут, лекци­
онный курс, организационная структура, эффективная техно­
логия и т.д.
Смысл презентации — обеспечить благожелательный
прием презентуемому новшеству со стороны общественности.
Как правило, общественность на презентации представляют
пресса и представители заинтересованных в предмете презен­
тации групп и организаций. Именно их и следует в первую
очередь убедить в достоинствах предмета презентации.
В зависимости от характера и целей проведения выделяют
презентации:
• нового товара или услуги;
• новой технологии;
• учреждения в целом или его отдельного структурного под­
разделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального
представительства и др.);
• группы новых сотрудников фирмы;
• нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению
рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной
и других сферах);
• достигнутых результатов работы учреждения (промежу­
точных или конечных), его структурного подразделения
76
Презентация
или отдельных работников в какой-либо сфере деятель­
ности.
Главной целью любого из перечисленных видов являются
эффективная передача информации об объекте презентации
и обеспечение поддержки со стороны ее участников.
Например, при презентации учреждения (фирмы, акцио­
нерного общества, корпорации и др.) преследуются цели со­
здания имиджа учреждения в деловой среде, рекламирования
и т.п., а при презентации товара дают знания о новой марке
на целевом рынке, знакомят потребителей с новыми возмож­
ностями товара и т.д.
Презентация проекта — это информирование о нем, опре­
деление обратной реакции, поиск заинтересованных в под­
держке разработки и реализации проекта. Данный вид пре­
зентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию
и подготовке, так как предполагает убеждение аудитории в не­
обходимости осуществления разработки или воплощения про­
екта.
Цель презентации объема и содержания выполненных
работ — предоставить определенной, как правило, узкой
группе специалистов результаты работ. Такая презентация,
напротив, менее требовательна к выполнению определенных
правил подготовки и вполне может быть спонтанной.
При презентации плана будущих работ осуществляется
информирование определенного круга лиц о намеченных ра­
ботах и их описание.
В целом можно перечислить следующие основные задачи,
которые необходимо решить, задумывая презентацию.
1. Создать благоприятный имидж учреждения в деловых
кругах.
2. Проинформировать людей о каком-либо проекте, полу­
чить поддержку для его разработки и реализации.
3. Проинформировать о новом товаре или услуге на це­
левом рынке.
77
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
4. Сократить время, затрачиваемое продавцами для от­
ветов на вопросы.
5. Достичь предпочтения учреждения, товара, услуги.
6. Повысить посещаемость магазинов.
7. Достичь приверженности марке.
8. Стабилизировать сбыт.
9. Поддерживать узнаваемость учреждения, марки, товара
и т.д.
Вопросы подготовки презентации
От того, как подготовлена презентация, может зави­
сеть успех коммерческого проекта, возможные контракты
и в итоге — прибыль.
На этапе подготовки к проведению конкретной презен­
тации необходимо ориентировать свою деятельность на сле­
дующие моменты:
• формирование у потенциальных клиентов потребности
в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии
и др.);
• формирование у потенциальных потребителей нового то­
вара (услуги) начального уровня знаний о его основных
свойствах и характеристиках;
• оказание квалифицированной помощи потребителю
в оценке свойств предмета презентации и окончательном
выборе;
• формирование у потенциальных покупателей потребности
в приобретении презентуемого товара у представляющей
его фирмы;
• стимулирование сбыта товаров или потребления услуг
предприятия, проводящего презентацию, за счет привле­
чения новых клиентов;
• формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых по­
купателей и других фирм-контрагентов образа надежного
партнера по бизнесу;
78
Презентация
• увеличение количественного и изменение качественного
состава деловых партнеров учреждения;
• развитие конструктивного сотрудничества по различным
вопросам с органами местного самоуправления и обще­
ственностью;
• формирование у различных категорий общественности по­
ложительного имиджа учреждения.
Достаточно важными являются также:
• определение места, сроков, времени и состава участников
презентации, выбор помещения, заблаговременная рас­
сылка приглашений и разработка схемы освещения пред­
стоящего события в СМИ;
• оценка целесообразности и возможности приглашения
на презентацию известных и значимых персон, а также
представителей центральных СМИ;
• планирование начала презентации, ее основной части и за­
вершающего этапа, составление сценария;
• распределение времени презентации по ее основным этапам
(обычно презентация занимает до двух часов с учетом ре­
зерва времени для ответов на вопросы участников);
• определение приблизительной, а затем и окончательной
сметы расходов на проведение презентации;
• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;
• подготовка основных докладчиков, написание и/или ре­
дактирование текстов их выступлений и вариантов ответов
на возможные вопросы аудитории;
• техническое обеспечение процесса презентации (средства
оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- и видеоап­
паратура, синхронный перевод, связь, охрана и др.);
• подготовка для распространения во время презентации
информационно-рекламных материалов, подарков и суве­
ниров участникам;
• подготовка культурно-развлекательной программы для
участников по окончании презентации (концерт, экскурсия
и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета
и т.п.) и др.
79
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
Планирование является необходимой частью подготовки
презентации, учитывающей:
• периодичность проведения презентаций по этой теме, перед
сходным типом аудитории, в тех же временных рамках,
в таком же месте;
• уровень знакомства презентатора с аудиторией и предметом
презентации;
• происхождение запроса на презентацию;
• восприятие презентатора (определение, проводится ли пре­
зентация кем-то, воспринимаемым участниками как частное
лицо или представляющим некое сообщество);
• тип презентации: внешняя, внутренняя, продвигающая, ин­
формационная;
• содержание;
• потенциальную выгоду.
Наилучшим подходом к планированию являются открытые
вопросы, начинающиеся со слов:
• Кто будет присутствовать на моей презентации?
• Что будет служить ожидаемым исходом?
• Когда мне следует начать презентацию и когда закончить?
• Где я смогу собрать материал для моей презентации?
• Как именно начать подготовку?
• Почему эту презентацию следует провести?
Таким образом, при подготовке презентации выделяют сле­
дующие шаги:
• Планирование презентации.
• Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
• Выбор места проведения презентации.
• Определение компонентов презентации.
• Выбор, разработка вариантов использования демонстраци­
онно-наглядных материалов.
• Подготовка презентационной речи.
• Подготовка к ответам на вопросы участников.
Наиболее ответственным шагом в процессе подготовки
презентации является работа над презентационной речью.
80
Презентация
Презентационная речь
Презентация — это коммуникативный процесс, который
разворачивается через серию коммуникативных действий,
направленных на вызов реакции или получение результатов,
удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презен­
татору возрастают в зависимости от количества людей, к ко­
торым он обращается: с расширением аудитории увеличива­
ется потенциал воздействия.
Презентационную речь можно произносить по разным
поводам. Например, начальник отдела может презентовать
программы обучения персонала; ученый или инженер — объ­
яснять технические характеристики специалистам или высту­
пать на профессиональных собраниях; менеджер, заинтересо­
ванный в поиске спонсора для своего проекта, — проводить
презентацию перед потенциальными инвесторами и т.д.
Цели презентационной речи помогают определить форму,
содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодей­
ствия с аудиторией и могут быть следующими:
• мотивирование;
• информирование;
• анализ;
• убеждение;
• приглашение к сотрудничеству.
Наибольшее взаимодействие предполагает презентация,
целью которой является убеждение кого-либо принять
участие в различного рода проектах или в совместном ре­
шении проблемы. Обычно она начинается с предоставления
информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория по­
няла яснее, о чем идет речь; затем излагаются аргументы
в пользу предлагаемой точки зрения с намерением склонить
присутствующих к нужным действиям. Такая презентация
требует особого ораторского мастерства.
Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и пре­
восходно чувствовать ситуацию, особенно в случае непред­
виденных обстоятельств. Взаимодействие с аудиторией здесь
81
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
настолько велико, что можно потерять контроль за ходом пре­
зентации, поэтому нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а необходимо постоянно следить
за ситуацией и не давать ей выходить из-под контроля.
Зачастую презентационные речи преследуют несколько
из перечисленных целей одновременно.
Наилучшим подходом к подготовке выступления, считают
специалисты, являются открытые вопросы.
1. Почему именно такую презентацию следует провести?
2. Каков ожидаемый исход?
3. Кто будет присутствовать на презентации?
4. Как начать подготовку?
5. Где собрать материал для презентации?
6. Когда начать презентацию и когда закончить?
На характер любой презентационной речи, устной или
письменной, воздействуют следующие факторы:
• сообщение: непосредственно та информация, которую пре­
зентатор передает участникам;
• аудитория: участники, приглашенные на презентацию, со­
став и количество которых определяется организаторами
презентации заранее.
Чтобы добиться лучшего результата, необходимо знать ха­
рактеристики будущей аудитории и использовать эти данные
при подготовке речи.
Прежде всего следует определить количество участников.
Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для убеж­
дения и обсуждения.
Планируя проведение презентации, необходимо также от­
ветить на следующие вопросы:
1. Будет ли аудитория настроена дружественно, безраз­
лично или оппозиционно к вашей точке зрения?
2. Актуальны ли для аудитории те темы, через которые
вы хотите убедить людей принять участие в конкретном дей­
ствии?
82
Презентация
3. Какой у аудитории уровень понимания, образован­
ности?
4. Насколько аудитория информирована о том, что вы со­
бираетесь ей преподнести?
5. Знает ли вас аудитория?
6. Относятся ли к вам с уважением?
Ответы на эти вопросы помогут выбрать лучший путь для
проведения эффективной презентации.
Можно привести следующие коммуникативные ситуации,
требующие для своего развития презентационной речи.
• Управленческая. Руководители презентуют сотрудникам
и внешнему миру стратегические задачи и позиции на ми­
тингах, собраниях, переговорах. Менеджеры среднего звена
представляют свои идеи, результаты, проекты высшему
звену руководства.
• Коммерческая. Торговые представители презентуют свои
коммерческие предложения на выставках, семинарах, пере­
говорах.
• Рекламная. Специалисты продвигают коммуникативные
стратегии компаний и новые бренды. Общественные де­
ятели презентуют культурные и социальные программы
в целях поддержки и финансирования.
• Научная. Ученые представляют свои научные идеи, при­
влекая ресурсы для проведения исследований.
• О бщ ест венно-полит ическая. Депутаты выступают
со своими избирательными программами, государственные
деятели излагают свои концепции.
Структура презентационной речи
Речь на презентации, как правило, состоит из четырех
функционально различных частей, у каждой из которых свои
задачи и средства. При этом ее структура должна быть свя­
зана с целью, аудиторией и отведенным для выступления вре­
менем.
1.
Вступление. Следует представиться; сказать, как долго
будет длиться презентация; сообщить, когда можно будет за­
83
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
давать вопросы — во время презентации или по окончании;
представить тему презентации; установить доверительные от­
ношения с участниками.
2. Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить
возможные средства ее улучшения и затем предложить свой
способ решения проблемы и для этого призвать к соответ­
ствующим решениям и действиям, показав преимущества
своего предложения и достижимость результата.
3. Заключение. Резюмировать свое предложение и его пре­
имущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим
идею в целом.
4. Ответы на вопросы. Снять возражения и недопони­
мание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности
с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать
к предложенным действиям.
Между частями рекомендуется употреблять связующие
фразы-переходы, например: «В основной части я остановлюсь
более подробно на...» или «Теперь разрешите перейти к за­
ключительной части нашей презентации» и т.п.
Раскроем более обстоятельно обозначенные выше функ­
циональные части презентационной речи.
Вступление призвано заинтересовать публику. Специа­
листы предлагают много путей для привлечения и сохранения
внимания публики.
• Используйте юмор. Бизнес — занятие серьезное, но это
не значит, что в разговор о нем нельзя включать легкие
юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает
расслабиться, расположить аудиторию к себе.
• Расскажите историю. Большинство людей с удовольствием
слушают разного рода истории, так что, поразмыслив,
можно найти подходящую историю, иллюстрирующую
нужный факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи
говорят, что можно заставить людей запомнить важные
пункты выступления, связывая их с конкретным образом.
84
Презентация
• Задайте вопрос. Продуманно поставленный вопрос во­
влекает публику в выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят
подробности.
Кроме того, вступление должно содержать кратко сформу­
лированную основную мысль презентации, здесь же должно
быть оговорено дальнейшее развитие выступления.
Основная часть должна содержать не более 3-4 основных
положений, иначе аудитория плохо воспримет всю презен­
тацию. Можно использовать тот же тип построения основной
части, что и в письме, отчете, но необходимо стремиться
к простоте и избегать сложных словесных конструкций, если
вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении вни­
мание публики.
Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы
излагаете, тем сложнее публике их воспринимать. Поэтому,
переходя от одного положения к другому, кратко повторяйте
основную мысль сказанного.
Вот некоторые советы, помогающие удерживать внимание
аудитории.
• Соотносите объект презентации с интересами присут­
ствующих. Люди внимательнее к вещам, касающимся их
лично.
• Используйте простой язык. Люди устают быстрее, если
оратор говорит формальным языком, полным сложных кон­
струкций. Если презентация включает в себя абстрактные
идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотно­
сится с реальной жизнью.
• Объясните, как объект презентации соотносится с уже зна­
комыми и принятыми идеями.
• Приводите примеры. Это позволит участникам легче по­
нять и запомнить то, о чем вы говорите.
Можно также привлекать внимание, меняя тон голоса, ис­
пользуя жесты и мимику.
85
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
Заклю чение также важно и даже, может быть, важнее,
чем вступление или основная часть презентации. Сообщите
об этом аудитории. Это побудит слушателей приложить мак­
симум усилий по удержанию своего внимания в заключи­
тельной части презентации. Нескольких предложений будет
вполне достаточно, чтобы напомнить о сказанном в ходе пре­
зентации и закрепить это в памяти.
Если цель презентации — убедить кого-либо, то закончите
ее повтором основных аргументов, а если мотивировать, то за­
кончите девизом.
Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите это в не­
скольких предложениях.
При прочих равных условиях вступительная и заключи­
тельная части запоминаются слушателями гораздо ярче в силу
особенностей работы кратковременной и долговременной па­
мяти человека. Этот факт следует учитывать при подготовке
к презентации.
Заканчивайте на позитивной ноте и с энтузиазмом. По­
следние слова должны быть запоминающимися. Вы должны
покинуть аудиторию с чувством удовлетворения, осознанием
завершенности, законченности дела. Не высказывайте новых
идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь на­
строение участников.
Помня о том, что в ходе выступления необходимо взаи­
модействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно
специально выделить время, продолжительность которого за­
висит от цели выступления. Если цель — мотивировать или
информировать, то данная часть может отсутствовать или
быть спонтанной. Если цель — убедить, то к этапу вопросов
следует тщательно подготовиться и отвести на это не менее
20% от общего времени выступления.
Конечно, если аудитория немногочисленная и достаточно
знакомая, то можно позволить задавать вопросы по ходу пре­
зентации. Однако целесообразнее это сделать в конце. Это
поможет лучше контролировать ход презентации и избежать
86
Презентация
перескакивания с темы на тему, поскольку прерывание хода
изложения аргументов может испортить общее впечатление
и привести к потере контроля над ситуацией.
Этап вопросов очень важен, так как позволяет понять, вос­
приняла ли аудитория высказанные идеи.
Вот несколько советов по поводу поведения во время от­
ветов на вопросы.
• Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос,
знать на него ответ.
• Не игнорируйте вопрос. Если же вы не знаете ответа
на вопрос, признайтесь в том, что вам нужно подумать,
найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его
спросившему согласно обещанию.
• Не позволяйте задающему вопрос становиться оратором.
Если вы видите, что вопрошающий «расходится», преры­
вайте его. Слушатели видят в вас лидера, и вы должны по­
бедить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль
над ситуацией и иметь успех.
• Не позволяйте себе слишком развернуто отвечать на во­
просы. Этот этап в презентации особенно опасен тем, что
существует риск потери контроля над ситуацией. Отве­
чайте на вопрос кратко, ясно, четко.
• Подготовьте несколько вопросов и ответов на них заранее.
Если аудитория отказывается задавать вопросы, сделайте
это сами, и возможно, некоторые слушатели к вам присо­
единятся.
Этап ответов на вопросы — финальный в презентации,
вместе с тем он является и своего рода финальной проверкой
оратора. Но не стоит его бояться, зачастую он оказывается
самой приятной частью выступления.
Выражение идеи и цели презентации
Первый шаг в этом направлении — определение главной
идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная
идея должна быть связана с объектом презентации и служить
стержнем, на который каждый из участников нанизывает по­
87
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
лучаемую информацию. При этом следует сделать презен­
тацию не только полезной, но интересной для аудитории.
Если цель —мотивировать или информировать, то жесткой
структуры тут быть не может. Если же цель — анализировать,
убеждать или склонять к сотрудничеству, то презентацию
строят на доказательстве основных аргументов, мыслей. Ора­
тору проще, если аудитория дружественно настроена, воспри­
имчива, но следует подходить к основным аргументам акку­
ратно, если чувствуется сопротивление аудитории.
Как только слушатели потеряли основную мысль высту­
пления, очень сложно будет вернуть их внимание, что по­
влечет за собой пропуск важных пунктов презентации, по­
этому нужно так планировать свою речь, чтобы блоки серь­
езной информации чередовались с интересными фактами
статистики или историческими примерами. Удостоверьтесь,
что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные
и контролируете внимание публики. Помните, что слуша­
тели не могут пропускать второстепенную информацию, как
во время чтения, поэтому сократите до минимума такого рода
информацию.
Время выступления часто строго ограничено: наряду с вами
должны выступить другие ораторы; кроме того, у самих слуша­
телей есть множество других дел, поэтому следует научиться
излагать самое главное.
Что же лучше —10-минутная речь или презентация на 1 час?
Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и от­
пущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта
и соответствующей аудитории 10-минутного доклада вполне
достаточно, а если объект сложен и цели включают в себя
убеждение плохо воспринимающей публики, то презентация
должна длиться дольше.
Если у вас меньше 10 минут для выступления, необходимо
организовать его так, чтобы отразить основные моменты; сле­
довательно, оно будет похоже на квинтэссенцию полной, раз­
вернутой презентации. Начните с небольшого плана будущей
88
Презентация
речи, в основной части объясните все аспекты предмета пре­
зентации, в заключении коротко повторите основные поло­
жения выступления и главную мысль.
Более длительные презентационные речи должны быть ор­
ганизованы, как отчеты.
Как правило, оратор говорит со скоростью 100-125 слов
в минуту. Допустим, что надо рассказать о трех основных
пунктах. В 10-минутном докладе можно потратить по 2 мин
на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав всту­
пление и заключение. Если предстоит часовой доклад, то всту­
пление может занять 5 мин, а следующие 30-40 мин нужно
посвятить более подробной информации о каждом из пунктов
доклада (по 10-14 мин на каждый), заключение может занять
от 3 до 5 мин, оставшиеся 10-20 мин будут зарезервированы
под вопросы аудитории.
Место проведения презентации
Это один из главных факторов, влияющих на ход и ре­
зультат презентации.
Обстановку на презентации создает прежде всего располо­
жение мест участников и оборудование. Расположение мест
должно:
• быть удобным для публики;
• служить целям презентации;
• подходить для докладчиков.
На планирование расположения участников на месте пре­
зентации и оборудования влияют следующие факторы:
• количество присутствующих;
• состав публики;
• рабочее пространство;
• взаимодействие слушателей друг с другом;
• продолжительность презентации;
• столы;
• проходы;
• обзорность;
• открытые пространства и т.д.
89
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
На качество презентации влияют также внешние условия:
• освещение;
• температура;
• шумы и т.д.
Естественно, при подготовке к проведению презентации
следует учитывать приведенные выше факторы. Например,
в вашем распоряжении два зала примерно равной площади,
причем один из них оборудован в соответствии с совре­
менными требованиями, а второй нет. Однако окна первого
зала выходят на улицу, где в разгаре ремонт дорожного по­
крытия и работает асфальтодробилка; и если презентацию
проводить в нем, то она, скорее всего, не принесет желаемого
эффекта. В данном случае лучше провести задуманное меро­
приятие во втором помещении, но сделать все возможное для
его обеспечения: оборудовать аппаратурой для демонстрации
иллюстративного материала, микрофонами, расширить про­
ходы, увеличить число мест для размещения участников, де­
фекты стен закрыть схемами, графиками и т.д.
Использование наглядных материалов
Большинство формальных речей и презентаций включают
в себя использование наглядных пособий. Они активно при­
меняются как профессиональными ораторами, поскольку по­
могают убедительней представить публике свою точку зрения
и способствуют запоминанию основных моментов презен­
тации, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слу­
шателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
• текстовые —помогают слушателю следить за ходом изло­
жения аргументов, рассчитаны на зрительную память ауди­
тории, помогая при этом в запоминании;
• графические — иллюстрируют главные пункты высту­
пления, создают образы, которые оставляют более глубокое
и основательное впечатление от презентации, помогают
в запоминании.
90
Презентация
Как текстовые, так и графические наглядные пособия
должны быть довольно просты, поскольку участники не могут
одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспри­
нимать сложный видеоряд.
Текстовые материалы должны состоять не более чем
из шести строк с шестью словами в строке. Они должны быть
наглядны: написаны большими буквами и с большими пробе­
лами между ними.
Графические материалы обычно представляют собой диа­
граммы, графики, рисунки, схемы. Чтобы помочь аудитории
понять назначение материала, смысл его должен быть кратко
объяснен. Например, в виде подписи к графику: «Прибыль
возросла на 15%».
При представлении наглядных материалов необходимо,
чтобы участники презентации одновременно и слушали ора­
тора, и извлекали смысл из них.
Вот несколько полезных советов по использованию на­
глядных пособий.
• Убедитесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочесть и понять смысл на­
писанного, прежде чем продолжать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презен­
тацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с презен­
туемым вами.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо
этого перефразируйте и дополните.
• По окончании дискуссии по вопросу, который иллюстриро­
вался, уберите материалы с глаз аудитории.
• Помните, что наглядные материалы — не главное, не ув­
лекайтесь ими, они должны лишь дополнять ваши слова,
а не заменять их.
91
Глава В. Нерегулярные мероприятия
Когда речь спланирована и подготовлена, можно перехо­
дить к ее отработке. Вот несколько рекомендаций специа­
листов.
• Запоминание. Избегайте запоминания речи целиком, осо­
бенно если она длинная, иначе вы «привяжетесь» к тексту
и не сможете контролировать ситуацию, редактировать
свою речь по ходу выступления. Любым вопросом вас
можно будет выбить из колеи.
• Чтение. Если речь очень важна, чрезвычайно формальна
и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне
допускается чтение текста. Однако все равно следует по­
тренироваться, чтобы научиться читать, не теряя контакта
с аудиторией.
• Речь с использованием заметок. Презентация с использо­
ванием короткого плана является наиболее эффективной
и легкой в приготовлении и проведении. Вы не теряете кон­
такта со слушателями, становитесь более гибким, приспо­
сабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более
интересной, и запоминающейся.
• Спонтанная речь. Естественно, лучше, если речь будет за­
ранее подготовлена, но в жизни часто бывают ситуации,
когда возможности для этого просто нет. Например, вас по­
просили на каком-либо совещании сказать несколько слов
о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте, о чем
будете говорить, и говорите, стараясь делать это логично,
избегая резкого перехода с темы на тему. Никогда не начи­
найте говорить, если вы ничего не знаете об объекте.
После тщательной подготовки потренируйтесь. Запишите
свое выступление на видеопленку и критически посмотрите
на себя глазами зрителя.
Если возможно, узнайте, в каком зале будет проходить пре­
зентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как
вы будете использовать средства визуализации, проверьте на­
личие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно.
92
Презентация
Вот несколько полезных советов от профессионалов, как
преодолеть страх и волнение на первых презентациях.
• Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. До­
полнительные знания в комбинации с интересом к теме вам
помогут.
• Думайте положительно об аудитории и о том, что вы го­
ворите. Смотрите на себя как на опытного профессионалаоратора, так же сделает и ваша аудитория.
• Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы
испытывают беспокойство и страх перед важными высту­
плениями.
• Перед тем как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
• Удерживайте в памяти первое предложение, сказанное
вами.
• Если горло пересохло, выпейте воды.
• Если чувствуете, что теряете внимание слушателей во время
выступления, не паникуйте. Попытайтесь вернуть его, во­
влекая слушателей в действие.
• Используйте методы иллюстрации.
• Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только
усилят ощущение провала презентации.
• Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации
является концентрация внимания на объекте обсуждения
и на публике, а не на самом себе.
• Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом
к аудитории.
• Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно по­
дойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (до­
считайте до трех), исследуйте глазами аудиторию, найдите
знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова
досчитайте до трех и затем начинайте говорить.
Ни один оратор, как бы тщательно он ни готовился к вы­
ступлению, не застрахован от неудач. Но опытного оратора
отличает быстрое и четкое реагирование на различные сбои
в процессе речи.
93
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
К примеру, выступающий вдруг потерял нить высту­
пления, оборвал речь на полуслове и не знает, что говорить
дальше. Иной на его месте может просто закончить речь,
в лучшем случае затронет новую тему. Что же сделает ораторпрофессионал?
Прежде всего сохранит спокойствие: ничего страшного,
такое может случиться с каждым, надо найти нить повест­
вования! Собравшись, повторит последнюю высказанную
мысль, сначала дословно, а потом другими словами, используя
языковую модель: «Я хочу еще раз подчеркнуть...» Если это
не помогло, то следует потянуть время. К примеру, превратить
мысль последней фразы в начало новой фразы либо рассказать
любопытный случай, как бы связанный с последней фразой, —
это и украсит речь, и, вполне вероятно, поможет вспомнить ее
продолжение.
Если и это не дало результата, то придется ответить себе
(и аудитории) на вопрос чисто логический: какие выводы
следует сделать из последней высказанной мысли? Эти вы­
воды и станут той нитью, которая соединит прерванное
выступление. Теперь остается прокомментировать вывод
(выводы) — и помеха устранена. В противном случае, к со­
жалению, выступление следует закончить примерно такими
словами: «Это в основном все, что я хотел сказать по этому
вопросу. Если в ходе дискуссии мне представится возмож­
ность высказаться еще раз, я готов дополнить свое высту­
пление».
Еще пример — оратор оговорился. Как тут поступить?
Извиниться перед аудиторией? «Прошу прощения, я огово­
рился. Такое с каждым может случиться. Я конечно же имел
в виду следующее...» Или сделать вид, что никакой оговорки
вообще не было? Все зависит от оговорки.
Следует быстро определить, меняется ли от этого смысл
высказывания. Могут ли слушатели из контекста понять, что
в действительности должно было быть сказано? В соответ­
ствии с этим и выбирается вариант речевого поведения.
94
Презентация
Малозначительные оговорки исправлять не стоит —нужно
просто продолжать выступление. Некоторые слушатели во­
обще не заметят ошибки, а большинство из тех, кто все-таки
заметит, будут снисходительны к оратору. Если же из-за ого­
ворки искажается смысл высказывания, необходимо сразу же
поправить себя.
Бывает и такое: слушатели зевают, переговариваются друг
с другом, ухмыляются, что-то выкрикивают с места, а неко­
торые даже покидают зал в разгар выступления.
Здесь надо помнить, что не всякая негативная реакция (или
принимаемая за негативную) слушателей вызвана оратором
или относится именно к нему. Не следует воспринимать ее
как личное оскорбление или неуважение к содержанию вы­
ступления.
Совсем другие причины могут побудить отдельных слуша­
телей раньше срока покинуть зал: прием у врача или прием
у инспектора по жилищным вопросам, вызов на дом мастера
по ремонту телевизора, посещение больного и т.д. Возможно,
они заранее договорились об этом с организаторами меро­
приятия, но те не проинформировали оратора (этот факт,
кстати, желательно уточнить после выступления).
Не следует спешить, волноваться, если у кого-то из слу­
шателей слипаются глаза. Возможно, они провели бессонную
ночь: подготовка к предстоящему экзамену, уход за больным
ребенком, затянувшийся домашний праздник и т.д. Поэтому
не стоит отпускать в их адрес резких реплик, что может нега­
тивно повлиять на остальных слушателей. Напротив, рекомен­
дуется оживить свою речь, чтобы как-то удержать внимание
слушателей, разнообразить ее речевыми тактиками (приме­
рами из жизни, любопытной информацией, легким юмором)
с учетом конкретной речевой ситуации.
Разговоры в аудитории могут быть вызваны тем, что пре­
дыдущий оратор высказал то же самое или прямо противопо­
ложное, и слушатели обмениваются впечатлениями, а может,
обсуждают удачно приведенную информацию. Если же слу­
95
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
шатели сознательно мешают выступлению, то можно указать
им на значимость темы выступления и последующего ее из­
ложения для присутствующих и сослаться на авторитет ауди­
тории в целом.
Из зала послышались реплики — опытный оратор быстро
оценивает изменение речевой ситуации в связи с этим: поме­
шает ли реплика достижению цели выступления и в какой сте­
пени (ни в коем случае, незначительно, существенно). В соот­
ветствии с этой оценкой он может либо просто игнорировать
реплики, либо отмечать их, либо аргументированно отвечать
на них сразу же или в соответствующем месте выступления.
Проигнорировать можно реплику незначительную или ба­
нальную. Если слушатель повторяет ее, можно предложить
ему высказать свое мнение в выступлении. Если реплика
представляет определенный интерес для решения затронутой
проблемы, то следует рассмотреть ее сразу или пообещать
вернуться к ней при изложении соответствующей части вы­
ступления. Но не забыть обязательно вернуться! Более того,
реплику, содержащую важный аспект темы, упущенный при
подготовке речи, целесообразно «присвоить»: «Об этом я на­
меревался сказать позже, но раз возник вопрос, то поясню
сразу».
Если же ясно, что грубой репликой слушатель хочет сбить
или вывести из равновесия оратора, подвергая при этом со­
мнению саму цель выступления, то следует незамедлительно
переходить в наступление и остроумными и неожиданными
выражениями парировать реплики с места, конечно не опу­
скаясь при этом до оскорбительных фраз.
Задания для самоподготовки
1.
2.
96
Подумайте, в чем заключается многоаспектность понятия
«презентация».
Охарактеризуйте цели, преследуемые презентациями раз­
ного вида.
Конференция
3.
Перечислите необходимые шаги в подготовке презен­
тации.
4. В чем суть планирования презентации?
5. Перечислите факторы, которые оказывают воздействие
на характер презентации.
6. Расскажите о специфике презентационной речи, о тех­
нологии ее подготовки, о способах воздействия на ауди­
торию.
7. Подготовьте речь для презентации учебного пособия «Ор­
ганизация и проведение мероприятий».
КОНФЕРЕНЦИЯ
Особенности подготовки
Одним из ярких событий общественной жизни являются
конференции, позволяющие обменяться опытом, объеди­
ниться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе вни­
мание общественности.
Конференция — собрание каких-либо организаций, групп,
а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения
определенных (часто теоретических) вопросов.
Конференции бывают:
• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.
Они могут носить научный, практический или научнопрактический характер и проводиться в самых различных
сферах — научно-технической, экономической, природоох­
ранной, медицинской, образовательной, политической и др.
Современные методы проведения конференций предпола97
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
гают использование возможностей телевидения, спутниковой
связи и интернета.
Конференция является комплексным мероприятием, ор­
ганически сочетающим в себе такие способы осуществления
коммуникации, как:
• церемония открытия;
• посещение объектов;
• проведение выставок и презентаций;
• подготовка и предоставление работникам СМИ информа­
ционно-рекламных материалов;
• обмен мнениями;
• проведение деловых встреч и др.
Правильная подготовка и проведение конференций — это,
как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях,
имеющих собственные службы по связям с общественностью,
этим занимаются соответствующие специалисты. Непосред­
ственно на время работы конференции может быть создан
специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее про­
ведению, участниками которого являются работники разных
структурных подразделений учреждения.
Работа по подготовке и проведению конференции начина­
ется, как правило, задолго до ее официального открытия и за­
канчивается несколько позже ее окончания.
Прежде всего при подготовке необходимо решить сле­
дующие вопросы:
• выбор места и времени проведения конференции (с учетом
знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных
категорий общественности, намечающихся крупных со­
бытий, а также с учетом начала или окончания опреде­
ленных периодов в деятельности учреждения);
• подготовка информационно-рекламных материалов о пред­
стоящей конференции, их распространение по специальным
каналам или через общедоступные СМИ в зависимости
от целей, характера и тематики будущего мероприятия;
98
Конференция
• подготовка и заблаговременная рассылка специальных
приглашений участникам конференции, входящим в число
докладчиков (с указанием названия, места и времени про­
ведения конференции, ее общей и секционной тематики,
условий размещения, проживания, питания и других видов
обслуживания);
• отбор и подготовка дополнительного персонала (как основ­
ного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания
участников конференции (помимо специалистов, привле­
каемых из собственной службы по связям с обществен­
ностью);
• техническое обеспечение проведения конференции (выбор
и оборудование специальных помещений, организация ра­
боты средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом,
охраной и др.);
• подготовка идентификационных табличек и нагрудных кар­
точек для различных категорий участников конференции
(членов президиума, руководителей секций, докладчиков,
членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);
• оформительская подготовка помещений, изготовление ука­
зателей, табличек и др. для лучшей ориентации участников
конференции на территории и в помещениях проводящей
ее организации;
• подготовка макета и последующее издание достаточным
тиражом программы конференции (с указанием точного
времени и места проведения всех основных мероприятий,
схемы расположения основных и вспомогательных по­
мещений и объектов, задействованных в обслуживании
приглашенных лиц, тематики докладов основных высту­
пающих и докладов на специализированных секциях, кон­
тактных телефонов оргкомитета конференции и других не­
обходимых сведений);
• подготовка специальных материалов для предоставления
работникам СМИ, приглашенным для освещения хода кон­
ференции (краткие сведения об основных участниках кон99
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
ференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наи­
более важных выступлений и докладов и др.);
• подготовка и издание специальных сборников с тезисами
или материалами докладов пленарного и секционных засе­
даний конференции для их последующего распространения
среди непосредственных участников конференции и других
заинтересованных лиц, для направления в библиотеки
и т.д.;
• разработка культурно-развлекательной программы для лиц,
приглашенных к участию в конференции, организация их
досуга и неформального общения;
• подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу кон­
ференции и существенно повышающих ее эффективность
(прежде всего — выставок, торговых показов, посещений
объектов, презентаций и деловых встреч).
В качестве примера приведем алгоритм организации в уни­
верситете научной конференции «Речевая коммуникация
на современном этапе: социальные, научно-теоретические
и дидактические проблемы».
Этап 1.
1.1. Определяется наличие кадрового потенциала данного
университета в данной области научной деятельности. Име­
ется ли обучение по коммуникативным направлениям подго­
товки.
1.2 Определяется целевая аудитория, заинтересованная
в участии в конференции.
1.3. Утверждается место проведения конференции.
1.4. Закрепляется приказом организатора факт проведения
конференции.
Этап 2.
2.1. Осуществляется разработка программы, подготовка
информационно-рекламных материалов, писем-приглашений
на предстоящую конференцию, их распространение, подго­
товка пресс-релизов.
2.2. Информация о конференции размещается в интернете.
100
Конференция
2.3. Потенциальным участникам рассылается информаци­
онное письмо-приглашение.
2.4. Отбор и подготовка дополнительного персонала для со­
провождения и обслуживания участников конференции.
2.5. Разрабатывается смета доходов и расходов на прове­
дение конференции.
2.6. Утверждается норматив расходования средств от по­
ступления учредительного взноса.
2.7. Всем участникам конференции, чьи доклады включили
в программу, рассылаются индивидуальные приглашения.
2.8. Подготавливаются бейджи для участников конфе­
ренции, материалы для оформления помещений, указатели,
а также формируется канцелярский пакет для вручения участ­
никам конференции.
2.9. В рамках технического обеспечения выделяется тех­
ника для компьютерной презентации докладов, экраны, ми­
крофоны, кинокамеры (если организаторы рассчитывают сде­
лать небольшой фильм-презентацию о конференции), фотоап­
параты.
2.10. Разрабатывается регламент проведения конференции
2.11. Размножается достаточным тиражом программа кон­
ференции.
Этап 3.
3.1. Проведение конференции согласно программе и регла­
менту.
3.2. Организация перерывов на кофе и обед.
Этап 4.
Культурная программа.
Этап 5.
Подготовка, издание и рассылка сборника материалов кон­
ференции.
Приведем также в качестве примера технологию органи­
зации и проведения
,б
рц которая была реа­
изнес-коф
лизована Анастасией Волковой, специалистом одной из мос­
ковских мебельных компаний.
101
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
«В ноябре 2006 года в Экспоцентре проводилась ежегодная
международная выставка «Мебель-2006», которая является,
пожалуй, самым эффектным массовым и ярким коммуника­
тивным мероприятием на этом сегменте рынка. Поэтому
вполне естественно, что мы не могли это мероприятие обойти
своим участием. По решению руководства к этой выставке
была приурочена конференция, специально организуемая нашей
компанией для оптовых клиентов с целью укрепить взаимоот­
ношения с ними, ознакомить с новыми товарами, фабриками
и организовать посещение ими выставки по удобным для нас
маршрутам.
Как на практикующего специалиста в этой области заботы
по проведению конференции и организации участия нашей
компании в выставке легли на меня. Наиболее сложным зада­
нием для меня оказалась организация конференции, поскольку
с такой задачей в своей практике я столкнулась впервые.
Именно об этом я бы и хотела рассказать, обращая внимания
на те подводные камни, с которыми мне пришлось столкнуться
в ходе исполнения работ.
Итак, решение о проведении этого мероприятия было при­
нято моим руководством приблизительно за 2 месяца до пред­
полагаемой даты его проведения. Мероприятие планировалось
провести 21 ноября, в понедельник, за день до открытия вы­
ставки.
Предварительно была сформулирована программа конфе­
ренцииу согласно которой планировались встреча и расселение
гостей в воскресенье вечером и в понедельник утром, прове­
дение конференции с 11.00 до 17.00 в понедельник с перерывом
на обед, вечерний банкет, а также проведение завтрака на сле­
дующий день, экскурсии по Москве и доставка гостей к зданию
Экспоцентра, где гости делились на группы, к каждой из ко­
торых прикреплялся куратор, обеспечивающий ознакомление
гостей с выставочной экспозицией.
Далее перед нами встал вполне закономерный вопрос: где
проводить мероприятие? Именно на этом этапе я столк102
Конференция
нулась с первым подводным камнем. Бич руководства, наверное,
всех коммерческих, да и не только коммерческих структур —
желание получить максимальный результат при минимальных
затратах на его исполнение. Это весьма трудоемкая задача,
потому что в редких случаях руководство остается пол­
ностью довольным. Чтобы как-то решить поставленную за­
дачу, приходилось налаживать теплые личные взаимоотно­
шения с администраторами комплексов. В результате нам
удалось договориться с пансионатом, который имел неплохой
номерной фонд, собственную столовую и достаточно обеспе­
ченный с технической точки зрения конференц-зал.
Когда вопрос места проведения был решен, всем нашим
клиентам была разослана программа конференции с пригла­
шением и просьбой дать свой ответ не позднее чем за месяц
до даты проведения. Я не знаю, как можно было бы предот­
вратить следующий подводный камень. А заключался он в том,
что многие клиенты принимали решение о посещении конфе­
ренции за 3 - 5 дней до ее начала. Это привело ко многим ор­
ганизационным трудностям, потому что нам приходилось
очень оперативно менять договоренности с нашими подрядчи­
ками по этому мероприятию. И даже жесткость в отношении
гостей была неуместна, поскольку это было в наших инте­
ресах — собрать на конференции как можно больше клиентов.
Следующий момент, на котором я бы хотела заострить
внимание, — это подготовка раздаточного материала. Моим
руководством был озвучен достаточно большой перечень же­
лаемых для раздачи материалов — буклеты, каталоги, диски,
фирменные блокноты, ручки и пакеты. Кроме того, эти же
материалы планировалось использовать на выставке. Здесь
я столкнулась с очередным подводным камнем. Подвох за­
ключался в том, что от предыдущего менеджера по рекламе
не осталось практически никаких дизайнерских наработок,
и мое руководство высказало пожелание сделать креативно
новые материалы, поэтому приходилось вести работы по со­
зданию полиграфии почти с нуля. А оставался месяц до старта.
103
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
Скажу прямо: один месяц — это очень мало! Зато я поняла одну
вещь: чтобы не сидеть на работе ночами и в выходные, нужно
контролировать круглогодично производство полиграфической
и сувенирной продукции.
Далее в моих планах стоял вопрос об организации питания,
банкета и экскурсии. Больше всего меня пугал банкет, так как
помимо меню нужно было продумать и развлекательную прог­
рамму для гостей. Я ожидала, что артисты, как творческие
люди у окажутся достаточно импульсивными и эмоциональными, и предполагала, что возникнут трудности по осуще­
ствлению договоренностей с ними. Боялась я напрасно. Потому
что на сегодняшний день существует масса музыкальных,
танцевальных и вокальных коллективов, которые не обладают
высоким уровнем популярности, но весьма талантливы.
Все остальное прошло более или менее гладко. Скажу лишь,
что перед началом конференции мы провели репетицию высту­
плений. И хорошо, что мы это сделали, иначе все мероприятие
было бы загублено на корню, так как не все сотрудники обла­
дают хорошими ораторскими качествами и умениями высту­
пать на публике.
Таким образом, подготовка к конференции была осуще­
ствлена. В воскресенье вечером водители были отправлены
на встречу гостей на вокзалы и в аэропорты, а сотрудники
компании собрались в холле пансионата для встречи первых
посетителей. И казалось бы, ничто не предвещало беды. Но как
мы ошибались! Мы не предусмотрели несовершенство рос­
сийской транспортной системы. Почти 90% всех рейсов было
задержано, и наши водители, для которых заранее были спла­
нированы маршруты, не успевали перемещаться из аэропорта
в аэропорт и встречать прибывающих гостей. Пришлось опе­
ративно подключать службу такси. А таксисты, видимо по­
нимая нашу острую необходимость, взвинчивали баснословные
цены.
Такая же проблема повторилась и на утро следующего дня,
но к ней мы были готовы уже заранее и имели договоренности
104
Конференция
с несколькими частниками, готовыми помочь нам по необходи­
мости.
На нашу конференцию собрались представители из раз­
личных городов России: Калининграда, Екатеринбурга, Влади­
кавказа, Магнитогорска и пр., а также представители Польши,
Латвии и Украины. Все люди разные, привыкшие к различным
уровням жизни. Поэтому некоторые были возмущены каче­
ством предоставленных номеров и сервиса за весьма высокую,
по их мнению, плату. Ушат своего возмущения они вылили
на нас. Пришлось объяснять, что это был самый оптимальный
вариант, рассказывать о предложениях других домов отдыха
и пансионатов и договариваться с администраторами лично,
чтобы они за небольшую доплату переводили особо возму­
щенных гостей в более комфортабельные номера.
В общем, в 11.00 в понедельник конференция стартовала,
несмотря на то что ряд гостей так и не успел прибыть к ее
началу. Все прошло более или менее успешно: и чтение докладов,
и обед, и банкет. За исключением того, что в силу непонятных
мне причин многие граждане Российской Федерации не умеют
культурно отдыхать, поэтому утром на завтрак и на экс­
курсию встало процентов 20 гостей, среди которых были по­
ляки и латыши, оказавшиеся более дисциплинированными, чем
наши соотечественники. Поэтому пришлось дополнительно ор­
ганизовывать транспорт для перемещения оставшихся в пан­
сионате гостей на выставку.
Таким образом, запланированное мероприятие было прове­
дено, и, по мнению руководства, было проведено успешно. Для
меня это оказалось бесценным опытом, после приобретения
которого меня теперь уже ничем не
».
Участие в конференциях — это вклад в развитие научной
и деловой жизни, а для организаторов, участников и спон­
соров —возможность показать себя и способ раскрыть свой по­
тенциал. Поэтому необходимо убедить общественность, спон­
сорские организации, будущих специалистов, что активная
105
Глава 3. Нерегулярные мероприятия
научная позиция — это не только одно из важных условий
для получения различных стипендий, грантов и стажировок,
но и реальная возможность продвижения науки и повышения
престижа страны.
Задания для самоподготовки
1.
2.
3.
Раскройте понятие «конференция».
Дайте классификацию конференций.
Изложите вопросы, решаемые при подготовке и прове­
дении конференции.
4. Проанализируйте приведенный в учебном пособии пример
научной конференции с точки зрения организации и доку­
ментационного сопровождения.
5. Составьте анкету к приведенному примеру подготовки
конференции в области речевой коммуникации.
6. Примите участие в какой-либо студенческой научной кон­
ференции и оцените содержательный и организационный
уровни ее проведения.
106
Глава 4
МАССОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
В настоящее время различные массовые мероприятия яв­
ляются одной из популярных форм общественной активности
и досуга населения и удовлетворяют потребности личности
в непосредственном приобщении к общественной жизни.
Массовым признается мероприятие, доступное неопределен­
ному числу граждан.
На практике все массовые мероприятия условно подразде­
ляются на общественно-политические, культурно-массовые,
спортивно-зрелищные и религиозные обряды. Они различа­
ются по целям их организации, характеру и количеству участ­
ников и зрителей, местам проведения, по степени влияния
на общественные отношения и другим факторам.
ПРАЗДНИК
Праздник — это, по существу, особая жизнедеятельность,
протекающая в чувственно-обозримых границах места и вре­
мени и посредством живого контакта людей, собравшихся
добровольно. Территория этой жизнедеятельности располага­
ется, как правило, вне сферы материальной пользы и соотно­
сится не столько с миром средств, сколько с миром идеалов.
Праздновать — значит свободно общаться и коллективно
переживать, ощущать полноту жизни как состояние гармонии
с собой и окружающим социальным и природным миром.
Иначе говоря, ситуация праздника дает людям удовлетво­
рение в той его форме, какая в будничных условиях подав­
ляется и игнорируется. Благодаря этому он приносит людям
разрядку от той напряженности, которая накапливается в них
в результате воздействия обыденности, и вместе с тем под­
линное ощущение счастливой жизни. Ведь празднование,
107
Глава 4. Массовые мероприятия
если понимать его в широком смысле слова, необходимо для
создания дружеского, человеческого контакта и ощущения со­
причастности к общей цели, идее.
Вместе с тем понятие «праздник» не тождественно понятию
«представление». Праздник всегда отличается активным
и творческим участием масс. Он рассредоточен на обширной
территории, не предусматривает локальной сценической пло­
щадки и, по существу, не имеет границ. Представление же
всегда организуется на определенной сценической площадке,
локализуется четкими границами и предполагает разделение
участников на исполнителей и зрителей.
Праздники (празднования) могут быть массовыми, которые
характеризуются общественно значимым событием, большим
количеством участников и неограниченной территорией,
и корпоративными, имеющими внутренний характер и огра­
ниченные определенной территорией.
Массовый праздник — одновременное возникновение
сразу нескольких очагов художественного действия, и каждый
из его участников должен сам выбрать себе объект внимания,
тогда как представление этот объект внимания предопре­
деляет.
Приступая к созданию праздничного мероприятия, не­
обходимо найти ответы на три вопроса, которые в основном
и определяют результат творческого процесса: что, как и для
кого ставить?
Ответ на первый вопрос подразумевает идейно-тематиче­
скую основу праздника. Второй вопрос предполагает постано­
вочное решение мероприятия в целом и отдельных эпизодов,
художественное и музыкальное оформление. Третий вопрос
касается участников праздника (количество, состав, возраст).
Тематика праздников, как правило, тесно связана с кален­
дарными событиями, жизнью города, региона, их прошлым
и настоящим, важными событиями, юбилейными датами, фе­
стивалями.
108
Праздник
Принятие постановочного решения (ответ на вопрос: как
ставить?) является определяющим для дальнейшей работы.
Тема праздника, его место, масштаб, художественные
средства — все это основа, без которой нельзя приступить
к созданию драматургии праздника и его режиссерскому во­
площению. Такие компоненты, как песня, танец, композиция,
заменяют в массовом представлении психологическое обосно­
вание поведения героев.
Постановочная основа сценарного замысла неразрывно
связана и подчинена его идейно-тематической основе. Работая
над воплощением той или иной темы, расставляя смысловые
акценты в эпизодах или празднике в целом, необходимо
каждый раз как бы пропускать все отобранное через призму
постановочных возможностей. И здесь нередко бывает так, что
оригинальная сценарная мысль не поддается воплощению, так
как не может быть выражена главным героем постановки —
массой участников. Поэтому, чтобы избежать неудач, необ­
ходимо чувствовать взаимную связь между идейно-тематиче­
ской и постановочной основами замысла.
Участие в праздничном мероприятии должно быть добро­
вольным и не сводиться к извлечению материальной выгоды.
Самое главное требование — это желание играть роль, пока­
зать творческий потенциал, участники не должны быть ско­
ванными, должны импровизировать.
Важным фактором являются экономические возможности
для постановки. От них зависят масштаб праздника, уровень
его материального оснащения и художественного оформ­
ления, в том числе качество костюмов и реквизита, степень
трансформации сценической площадки, организация репети­
ционной работы.
Также необходимо определить возможность участия про­
фессиональных актеров или представителей других видов
искусства, если таковые требуются.
109
Глава 4. Массовые мероприятия
Таким образом, главная задача творческой работы над за­
мыслом предстоящего праздника — связать идейно-тематиче­
ский замысел с постановочными возможностями.
Мысль постановщика во многом определяет идею празд­
ника. Она должна быть образно выражена в каждом эпизоде,
что обеспечивает целостность представления, логику развития
действия.
Участников праздника можно разделить на две группы: не­
посредственные, активные участники — исполнители и пас­
сивные участники — зрители. Но пассивны они до тех пор,
пока не началось праздничное действие. В течение праздника,
тема которого им близка, а форма понятна и увлекательна,
зрители начинают сопереживать, активно откликаться на воз­
действие. Это может быть выражено аплодисментами, различ­
ными эмоциональными переживаниями, т.е. в определенные
моменты эти две стороны объединяются, между ними уста­
навливается тесная связь — контакт между действием и его
восприятием. Чтобы достичь этого с наибольшей полнотой,
необходимо приблизить праздник к массе зрителей — это еще
одна необходимая и важная задача, во многом определяющая
успех мероприятия.
Режиссер с помощью сценария должен объединить массу
зрителей, помочь им сосредоточиться на стержневой теме
действия. Раскрытие темы начинается с пролога. Этому могут
служить художественное оформление территории праздника,
музыкальное оформление, объединяющее его части и дик­
тующие его ритм, слово, в частности поэтическое, направля­
ющее мысли участников массового праздника в русло, наме­
ченное режиссером. Подготовив таким образом участников
праздника, режиссер и сценарист должны повести их по на­
меченному сюжету за своей основной мыслью, раскрытию ко­
торой должны служить и исполнительские, актерские силы,
и те приемы, которыми будет достигаться их приближение
к зрителю, и многое другое, зависящее от развития авторской
и режиссерской фантазии. В частности, одним из способов по­
110
Праздник
вышения заинтересованности зрителя массовым праздником
является включение зрителя в действие.
Итак, продумывая драматургию праздника, надо помнить,
что люди, которые пришли на массовое представление, хотят
быть не только зрителями, но и участниками действия. По­
этому, развивая сюжет массового представления, надо опре­
делить кульминацию, которая обобщит тему праздника и во­
влечет всех зрителей в орбиту своего внимания. Надо доби­
ваться того, чтобы в ходе представления, праздника возникла
новая, активно действующая сила, способная стереть грани
между исполнителями и зрителями, превратить зрителей
в участников массового действия.
Сценарий
Сценарий — это литературно-драматическая основа. По­
скольку в основном мероприятие, независимо от масштабов,
создается под заказ, его сценарий пишется в соответствии
с пожеланиями.
Действия по сценарию состоят из эпизодов — самосто­
ятельных единиц, имеющих законченное решение и стро­
ящихся по законам композиции. Какой бы сценарий ни пред­
стояло написать, работа над ним начинается с формирования
замысла. Замысел сценария — процесс его формирования, ко­
торый условно можно разделить на три этапа.
Первый этап. Определение темы в самом общем виде (опре­
деляется информационным поводом) и вида праздника/пред­
ставления. Форма торжества определяется праздничными
традициями или пожеланиями заказчика. И наконец, место
проведения (сцена дворца культуры, городская площадь, бан­
кетный зал или лесная поляна) и будущие участники — зри­
тели.
Второй этап. Конкретизация основных элементов за­
мысла. Создание сценарного плана. Правильно и точно на­
званная тема, подобно циркулю, очерчивает круг материала,
который необходимо изучить сценаристу. Необходимо опре111
Глава 4. Массовые мероприятия
делить предмет изображения в празднике. Например, Меж­
дународный женский день. Материала по этой теме очень
много, и лишь при ее ограничении замысел начнет обретать
зримые очертания. Понятным становится и какую литературу
изучать, и кто/что станет основой, и какие художественные
и иные коллективы примут участие в празднике.
Третий этап. Окончательное оформление замысла и его
корректировка в процессе воплощения.
Разработка замысла сценария заканчивается составлением
плана. План сценария — это перечень эпизодов с кратким
описанием их содержания, определением основных вырази­
тельных средств в смысловом и художественном контексте
сценарного хода.
Существенную роль играет и план проведения. Здесь не­
обходимо определить различия между планом проведения
и сценарием. В общем виде сценарий требует обязательного
и точного соблюдения определенных условий и требований
(например, временных рамок), а план мероприятия допу­
скает некоторое неподчинение этим условиям.
Не исключен и вариант использования уже готового, со­
зданного кем-либо ранее сценария, чтобы на его основе про­
вести задуманное. Но если надвигается ответственное мас­
совое мероприятие, необходимо понимать, что оно должно
быть оригинальным.
План-сценарий — официальный документ в подготовке
праздника. Его разрабатывает автор замысла, утверждает орга­
низация, проводящая мероприятие. План-сценарий имеет две
основные функции: творческую и организаторскую — и дает
ответы на три главных вопроса:
1) где будет;
2) что и как будет;
3) что для этого надо.
Эпизод — структурная единица сценария праздника, ко­
торый строится так же, как сценарий в целом: пролог, раз­
112
Праздник
витие действия, финал. Эпизоды компонуются в единое целое
с помощью сценарного хода.
Цельность праздника, его зрелищность достигаются
не только соблюдением вышеизложенных условий, но и ло­
гически оправданным, органичным введением выразительных
средств: декораций, светотехнических эффектов и музыкаль­
ного оформления. Особое внимание следует обратить на на­
личие в сценарии праздника различного рода стихотворных
поздравлений, песен, тостов.
Опытный сценарист знает, как важно увлечь действием
всех присутствующих, когда эмоции, подобно снежному кому,
берут свое начало на сцене, «перекатываются» в зрительный
зал и возвращаются, создавая тем самым своеобразный энер­
гетический пояс.
Нужно ли моделировать в сценарии уровень эмоцио­
нальных всплесков? Безусловно, именно через эмоции нам от­
крывается личность и устанавливается контакт, который дает
возможность довести до сердца задуманную идею праздника.
Любой вид сценария требует написания предельно ясного
и понятного текста для ведущего (ведущих). Все связки между
частями должны быть продуманы, записаны и отрепетиро­
ваны с ведущими. Особенно это относится к сценариям тема­
тическим и сюжетным, где ведущий становится персонажем
разворачивающегося спектакля. И лишь в одном случае про­
цесс написания текста может быть упрощен: когда ведущий
является автором или одним из соавторов сценария (ситуация
нередкая). Тогда, придумав и продумав все конкурсы, авторам
достаточно наметить текст ведущего, обговорив, как рель­
ефнее обозначить ход, обсудить подводки к определенному
конкурсу и т.д.
Выбор ведущего
Важным этапом в подготовке праздника является опре­
деление ведущего, основная функция которого — быть свя­
зующим звеном между этапами мероприятия. Профессио­
113
Глава 4. Массовые мероприятия
нальный ведущий должен уметь не только произносить тосты
и развлекать гостей конкурсами и шарадами, но и вовлекать
всех приглашенных в общий процесс.
Профессионализм ведущего заключается в грамотной по­
даче игрового аспекта мероприятия, возникновении у гостей
интереса, желания покуражиться. Талантливый ведущий
всегда чувствует настроение участников и способен изменить
сценарий на ходу. Например, запланировано выступление ар­
тиста эстрады, а гости увлеклись беседой — возможно, в такой
ситуации лучше пустить фоновую музыку, а с выступлением
артиста немного повременить.
Ведущих можно условно разделить на несколько типов:
• классический конферансье: немолодой и очень опытный.
Проведет мероприятие, что называется, как по маслу. Та­
кого целесообразно пригласить на свадьбу, юбилей крупной
компании или солидного человека;
• выпускник или студент театрального вуза: очень дина­
мичен, обаятелен, готов к импровизации. Такой ведущий
всех присутствующих втянет в игры и конкурсы и сам по­
веселится на славу. Уместно пригласить его на природу или
в спортивный клуб;
• артист оригинального жанра — клоун, фокусник. Такой
ведущий будет хорош на детском празднике;
• парный конферанс: молодая пара, которая приглашается
на тематические праздники (например, на Новый год в ка­
честве Деда Мороза и Снегурочки) или на мероприятия, где
предполагается большая официальная часть с вручением
наград, премий и т.д.;
• ди-джей: прекрасно организует молодежный вечер, ка­
раоке, а во время застолья развлечет исполнением любимых
и популярных песен;
• «
звездный» ведущий: артист эстрады, театра или кино, пу­
бличный, узнаваемый; способен украсить любой праздник.
Конечно, характер работы ведущего и его личностные ка­
чества должны соответствовать духу мероприятия. Вряд ли
114
Праздник
маститый конферансье в черном фраке при всем его опыте
и таланте будет выглядеть органично в фитнес-центре или
на лесной поляне. С другой стороны, если вы предпочитаете
устроить своим коллегам дорогой банкет в фешенебельном
ресторане и не поскупиться на расходы, имеет смысл при­
гласить на праздник «звездного» ведущего, который про­
фессионально отработает вечер и порадует своим присут­
ствием.
Пригласив будущего ведущего, следует прежде всего опре­
делить задачи, которые ему предстоит решать. Стиль его ра­
боты, виды конкурсов в сочетании с шоу-программой будут
зависеть от специфики предстоящего мероприятия.
При первой встрече необходимо также оценить ведущего
визуально, решить, подойдет ли он, и если да, то довести
до его сведения, что от него ждут; какой стиль ведения будет
уместен на предполагаемом мероприятии; кто будет в числе
гостей и т.д. Необходимо внимательно относиться к предло­
жениям ведущего, касающимся организации мероприятия.
Фигура ведущего играет важную роль в успехе программы.
К сожалению, нередко приходится видеть в праздничных про­
граммах в этой роли людей малоинтересных.
Во-первых, ведущий должен быть личностью. Что это
значит с точки зрения реализуемой программы? Прежде
всего, его интеллектуальный уровень должен быть не ниже
уровня участников. Это очень важно, так как в процессе им­
провизации нужно быть не менее находчивым и остроумным,
чем участники конкурса, иначе трудно завоевать уважение.
Во-вторых, ведущий должен уметь играть, но «не заигры­
ваться». Иначе представившаяся возможность показать себя,
свои способности превращает мероприятие в сольное высту­
пление «лучшего юмориста нашего города».
В-третьих, ведущий должен относиться к участникам кон­
курсов тепло, по-дружески.
115
Глава 4. Массовые мероприятия
В-четвертых, ведущий должен быть эмоциональным,
не скрывать своей радости от того, что получилось хорошо,
открыто восхищаться, вовлекая в этот процесс зал.
В-пятых, ведущий должен иметь безупречный вкус и вели­
колепное чувство юмора.
Основные профессиональные качества ведущего:
• ясная, свободная литературная речь, не переходящая, од­
нако, в болтливость, хорошая дикция и громкий голос;
• чувство темпа и ритма, умение все время ощущать пульс ме­
роприятия, ускорять его, если участники приуныли, замед­
лять, если имеет место излишняя торопливость. Ведущий
обязан избегать суетливости, не вмешиваться в действия,
предусмотренные сценарием, если это не вызвано крайней
необходимостью;
• чувство меры и такта.
Ведущему следует включаться в подготовку программы
мероприятия с самого начала, ему надо творчески «прожить»
с автором весь сценарий, хорошо понимать механизм, сюжет,
последовательность действий и т.п., чтобы в нужный момент
суметь выйти из трудного положения, которое всегда может
возникнуть.
Поэтому решение вопроса о том, кто будет ведущим, при­
обретает первостепенное значение.
Подготовка праздника
Начать следует с четкого определения целей события, со­
гласования их со всеми заинтересованными сторонами. Цели
необходимо довести до сведения всех, кто задействован в под­
готовке мероприятия. Это помогает избежать разноплано­
вости действий и достичь принципиальной скоординирован­
ности усилий.
Цели праздника могут быть рациональными и иррацио­
нальными. К рациональным целям относятся:
• знакомство;
• формирование желаемого будущего;
116
Праздник
• инициирование — запуск процесса;
• отстранение от прошлого, забот;
• следование традиции с утерянным первоначальным смы­
слом;
• времяпрепровождение.
Иррациональные цели праздника могут быть следующие:
• адаптация, когда организаторам нужно, чтобы люди к чемулибо привыкли;
• интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объеди­
нились и работали, как слаженная машина, и организация
в целом была интегрирована с внешней средой;
• целедостижение, чтобы работники все вместе достигали по­
ставленных целей и деятельность каждого способствовала
продвижению общих идей;
• поддержание ценностного стандарта организации, чтобы
все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что це­
нится, а что не ценится в данном учреждении.
Достижение поставленных целей предполагает решение со­
ответствующих задач.
1. Определение круга участников, их роли.
2. Назначение ответственного за подготовку и проведение
мероприятия.
3. Составление списка приглашенных.
4. Выбор места проведения мероприятия.
5. Разработка детальной программы и сценария, распи­
санного по минутам. Все возможные варианты отклонений
от сценария необходимо предусмотреть заранее. События
не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюр­
призов для организаторов спецмероприятия не должно суще­
ствовать — их следует оставить только для публики.
6. Определение бюджета массового мероприятия.
7. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко
не все корпоративные праздники стоит широко афишировать,
однако некоторые мероприятия, которые представляют со­
117
Глава 4. Массовые мероприятия
трудников фирмы, могут быть освещены в прессе и/или ин­
тернете).
Подготовка к празднику состоит из нескольких этапов,
которые тесно взаимосвязаны. Если допустить ошибку или
халатность на одном из них, то это обязательно откликнется
большим количеством сложностей и проблем. Поэтому ос­
новным правилом создания эффективного праздника можно
назвать честный, профессиональный труд людей, которые за­
интересованы в этом мероприятии.
Таким образом, среди моментов, определяющих насыщен­
ность праздника, профессионализм его организации и эффек­
тивность проведения, следует назвать:
• разработку оригинальной концепции, сценария и текстов;
• постановку корпоративного праздника силами сотрудников
организации;
• конкурс номинаций;
• правильный подбор места проведения мероприятия;
• разработанную с учетом особенностей организации кон­
цепцию призов и подарков;
• правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных
групп;
• организацию банкета или фуршета;
• украшение помещения;
• звуковое и световое обеспечение.
Специфика массового праздника предопределяет в его сце­
нарии и режиссуре особое значение логики развития действия,
логики сцепления образного строя, логики композиции. На­
чало, развитие, кульминация, финал — все это обязательные
части сценария массового действия, в их рамках определяется
степень эмоционального накала каждого эпизода, ритмичная
их контрастность и строгое взаимодействие. Сконцентриро­
вать внимание участников, заинтересовать их праздником —
важнейшая задача сценария.
Раскрытие темы начинается с пролога. Этому может слу­
жить художественное оформление места праздника, музы­
кальное сопровождение, объединяющее его части и дикту118
Культурно-массовые мероприятия
ющее его ритм, слово, в частности поэтическое, направляющее
мысли участников массового праздника в русло, намеченное
режиссером.
Подготовив таким образом участников праздника, режиссер
и сценарист должны повести их по намеченному сюжету
за своей основной мыслью, раскрытию которой должны слу­
жить и исполнительские, актерские силы, и те приемы, кото­
рыми будет достигаться их приближение к зрителю, и многое
другое, зависящее от развития авторской и режиссерской фан­
тазии. В частности, одним из способов повышения интереса
участников к массовому празднику является включение их
в действие в соответствии со сценарием.
Итак, продумывая драматургию праздника, надо помнить,
что люди, которые пришли на массовое мероприятие, хотят
быть не только зрителями, но и участниками действия. По­
этому, развивая сюжет, надо определить кульминацию, ко­
торая обобщит тему и вовлечет всех зрителей в свою орбиту.
Надо добиваться того, чтобы в ходе праздника возникла новая,
активно действующая сила, способная стереть грани между
исполнителями и зрителями, превратить зрителей в участ­
ников происходящего действия.
Задача финала — закрепить в сознании участников то, для
чего был устроен праздник, к чему стремились его организа­
торы и постановщики.
Существует и ряд трудностей в самой режиссуре. Одна
из них заключается в том, что массовый праздник в целом
нельзя прорепетировать, вторая — в том, что он происходит
один раз. А если и повторяется, то это по своей форме уже
совсем другой праздник — новые сценарии, режиссура и орга­
низация, другие зрители, другое настроение.
КУЛЬТУРНО-МАССОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
К культурно-массовым мероприятиям относят: народные
гулянья; карнавалы, маскарады; театрализованные представ­
ления, фестивали; гала-концерты и др. Для этих мероприятий
119
Глава 4. Массовые мероприятия
характерны различные целевые аудитории участников, стре­
мящихся удовлетворить свои культурные, эмоциональные
и духовные потребности. Однако, несмотря на неоднород­
ность состава, различия в образовании, возрасте, наличие раз­
личных интересов и устремлений, подобные мероприятия се­
годня весьма востребованы.
Фестиваль
Фестиваль (фр. festiva l — празднество, от лат. festivus —
веселый, праздничный) — массовое мероприятие, включа­
ющее показ достижений в области музыки, театра, кино и др.
Организация фестиваля — очень сложное и ответственное
мероприятие, так как его проведение нередко связано
с участием представителей иностранных государств, большим
количеством гостей и участников, значительными затратами
времени и денежных средств. Важно не упустить ни одной
детали — любое недоразумение на мероприятии такого мас­
штаба может привести к серьезному конфликту, особенно
если это международный фестиваль. Поэтому организатор
должен обеспечить:
• четкий план подготовки и проведения фестиваля;
• грамотное распределение обязанностей между сотрудни­
ками и назначение ответственных лиц за каждый этап под­
готовки;
• наличие необходимой технической базы мероприятия;
• жесткий контроль за исполнением распоряжений и реали­
зацией пунктов плана.
Комплекс мероприятий по организации и проведению фе­
стиваля включает следующие этапы.
1.
Выработка и утверждение на всех уровнях плана подго­
товки и проведения фестиваля:
1) определение сроков проведения;
2) составление плана по подготовке к проведению фести­
валя;
120
Культурно-массовые мероприятия
3) составление программы фестиваля;
4) назначение ответственных лиц.
2. Техническое обеспечение:
1) проведение косметического ремонта помещений;
2) организация транспортного обеспечения;
3) организация проживания участников и почетных гостей
фестиваля;
4) организация питания участников и почетных гостей;
5) организация работы технических служб на время прове­
дения фестиваля;
6) обеспечение звукового и светового оформления кон­
цертных программ;
7) обеспечение фото- и видеосъемки.
3. Информационное и правовое обеспечение участников
фестиваля:
1) организация документного обслуживания (приказы,
распоряжения, маршрутные листы и т.д.);
2) составление и рассылка приглашений делегациям и по­
четным гостям;
3) переписка с иностранными партнерами;
4) переписка с ведомственными организациями;
5) оформление официальных приглашений, виз и других
правовых документов для иностранных делегаций.
4. Определение количества участников.
5. Составление сметы мероприятия.
6. Заключение договоров со сторонними юридическими
и физическими лицами по техническому и профессиональ­
ному обеспечению фестиваля:
1) заключение договоров с переводчиками для ино­
странных гостей;
2) заключение договора на изготовление и приобретение
сувениров с эмблемой фестиваля.
121
Глава 4. Массовые мероприятия
7. Поиск дополнительных средств финансирования меро­
приятия:
1) рассылка информационных писем юридическим и фи­
зическим лицам с целью частичного спонсирования фести­
валя на взаимовыгодных условиях;
2) рассылка писем учредителям и ведомственным учре­
ждениям с просьбой о долевом финансировании фестиваля.
8. Рекламная кампания:
1) обеспечение рекламы в прессе и/или интернете;
2) обеспечение работы прессы на период проведения фе­
стиваля;
3) проведение благотворительных мероприятий накануне
фестиваля;
4) изготовление и распространение афиш и буклетов фе­
стиваля;
5) изготовление пригласительных билетов, аккредитаци­
онных карточек, бейджей, дипломов.
9. Обеспечение безопасности на мероприятии:
1) организация работы оперативных дежурных;
2) организация работы правоохранительных органов;
3) обеспечение первой медицинской помощи.
10. Проведение мероприятия.
11. Подведение итогов мероприятия.
В качестве примера приведем технологию проведения
Международного фестиваля народной музыки и танца
« Подмосковные
вечра». Свою историю фестиваль нач
с мая 1994 года, когда для участия в нем прибыли коллективы
из 17 стран Европы, Азии, Америки, Африки. С 1998 года фе­
стиваль внесен в Международный каталог «Лучшие фести­
вали мира».
Международный фестиваль народной музыки и танца
«Подмосковные вечера» проводится с целью расширения
международного сотрудничества в области традиционной
культуры, популяризации народного творчества, знакомства
публики с национальным искусством России, других стран
122
Культурно-массовые мероприятия
и народов мира. Его программа включает в себя выступления
коллективов в концертных залах, на открытых площадках го­
рода, вечера отдыха, костюмированные шествия, гала-концерт
участников и праздничный фейерверк. Это не только яркое
событие, но и творческие контакты между представителями
разных стран мира.
Основными целями фестиваля являются:
• пропаганда традиционного народного искусства России
в целом и Московского региона в частности;
• укрепление влияния российской культуры на мировой
культурный процесс;
• укрепление международных культурных связей;
• использование опыта зарубежных стран в развитии отече­
ственной культуры.
Подготовка к фестивалю началась с принятия решения
о необходимости его проведения и выхода соответствующего
указания (см. приложение 1).
Затем была разработана программа фестиваля, где указы­
вались тема, место и время проведения. После этого распи­
сывался каждый день и час работы участников фестиваля,
излагались расписание и программа выступлений, репетиций,
указывались время завтрака, обеда, ужина, свободное время
участников фестиваля, культурная программа (экскурсии, ве­
чера отдыха).
Таких программ было составлено две:
1) внешняя —для гостей —участников фестиваля;
2) внутренняя, более развернутая, с подробным описанием
всех мероприятий, указанием ответственных лиц и их кон­
тактных телефонов —для организаторов фестиваля (оргкоми­
тета, рабочей группы, обслуживающего персонала) (см. при­
ложение 2).
Международный фестиваль — это крупное мероприятие
с большим количеством участников, поэтому назначение от­
ветственных лиц и сроков исполнения закреплялось приказом.
123
Глава 4. Массовые мероприятия
Важно было обеспечить связь ответственных лиц с руко­
водителем и между собой, а с некоторыми сотрудниками —
круглосуточную связь на время проведения фестиваля. Были
приобретены также карты оплаты мобильной связи различных
операторов (по согласованию с сотрудниками), и эти расходы
включены в смету мероприятия.
Сценарий торжественного открытия и закрытия фестиваля
составляли специалисты творческого отдела, получив поже­
лания руководителя и список предполагаемых выступлений
почетных гостей. Референт, который является помощником
руководителя, подготовил материалы для его выступления.
Поскольку статус мероприятия повышается за счет присут­
ствия на нем высокопоставленных лиц, в обязанности рефе­
рента входило также осуществление контактов с различными
высокими международными и российскими организациями.
Письмо-приглашение почетному гостю должно содержать
информацию о фестивале с указанием его статуса, сообщение
о согласии принять в нем участие других высокопоставленных
лиц и приглашение принять участие в открытии или присут­
ствовать на протяжении всего времени проведения фестиваля
(см. приложение 3).
Организаторы позаботились о встрече почетных гостей,
размещении и организации питания.
Очень важный этап — информационное и правовое обес­
печение участников фестиваля, включающее рассылку ин­
формационных писем о проведении фестиваля, писем-при­
глашений с указанием сроков и условий участия заинтере­
сованным партнерам. После заполнения заявок на участие
и решения правовых вопросов (оформление приглашений,
виз) определяется точное количество участников фестиваля.
Затем необходимо выяснить, какие помещения понадобятся
в ходе проведения мероприятия, и оборудовать их соответ­
ственно целям, провести ремонт там, где это необходимо, при­
обрести дополнительную мебель и инвентарь согласно плану
подготовки к фестивалю.
124
Культурно-массовые мероприятия
Далее решается вопрос о размещении и питании участ­
ников.
Было обеспечено трехразовое питание — шведский стол.
Причем специалисту, ответственному за питание участников,
необходимо было собрать информацию о национальных пред­
почтениях, религиозных праздниках и традиционных особен­
ностях питания представителей стран — участниц фестиваля
и передать ее шеф-повару, так как меню должно составляться
таким образом, чтобы иностранные гости всегда могли вы­
брать блюдо по своему вкусу.
Транспортное обслуживание — один из главных вопросов
на мероприятии такого масштаба. По заявке на участие или
в ходе дальнейшей переписки с представителями иностранных
делегаций выяснялось, каким видом транспорта коллектив
воспользуется для прибытия на фестиваль (самолет, поезд
или автобус). После того как была получена необходимая ин­
формация, составили заказ на транспортное обслуживание,
учитывая количество автобусов и маршруты, соответственно
программе проведения фестиваля.
По опыту проведения предыдущих фестивалей выясни­
лось, что лучше заказывать автотранспорт не на точное ко­
личество участников, а с небольшим запасом свободных мест
в связи с тем, что на фестиваль может приехать группа с пред­
ставителем своей страны или другими делегатами, которые
не входят в состав коллектива (об этом может стать известно
после того, как будет составлен план транспортного обеспе­
чения), либо у ансамбля может быть громоздкий реквизит или
дорогие музыкальные инструменты, которые они не пожелают
положить в багажное отделение. Сотрудник, ответственный
за транспортное обеспечение, составил сводный график ра­
боты транспорта на время проведение фестиваля, где были
указаны дата, время и место прибытия, пункт назначения,
количество человек для перевозки, лицо, ответственное за пе­
ревозку, фамилия, имя, отчество водителя и его контактный
телефон.
125
Глава 4. Массовые мероприятия
Решая вопросы финансирования за счет предприятия,
нельзя забывать и о тех, которые потребуют дополнительных
расходов, а именно:
• заключение договора с переводчиками;
• изготовление рекламной продукции и проведение рек­
ламной кампании;
• приобретение дополнительных технических средств, ме­
бели, инвентаря согласно плану подготовки к фестивалю.
На международном мероприятии при общении с зарубеж­
ными партнерами необходимы услуги переводчика. Следует
приглашать хороших специалистов, желательно переводчиков-профессионалов, так как от квалификации переводчика
часто зависят атмосфера и успех мероприятия.
Рекламная кампания является важным этапом в подго­
товке мероприятия.
1. За месяц до события в городских и областных газетах
публикуются статьи о Международном фестивале народной
музыки и танца «Подмосковные вечера», рассказывающие
об истории его создания и проведении предыдущих фести­
валей, дается информация об очередном и приглашение его
посетить. За неделю до фестиваля в газетах публикуется под­
робная программа его проведения, информация о зарубежных
коллективах-участниках и именитых почетных гостях фести­
валя. Желательно наличие нескольких фотографий.
2. Для телевизионной рекламы снимается небольшой ре­
кламный ролик, дается информация о сроках и месте прове­
дения фестиваля, странах-участницах, ссылка на источник
более подробной информации.
3. Для радиоэфира целесообразно провести накануне ме­
роприятия небольшую передачу, посвященную фестивалю.
Акцент должен быть сделан не столько на фактах из истории
проведения, сколько на ярких впечатлениях зрителей и, воз­
можно, самих участников, например, представителей местного
фольклорного ансамбля, которые могут выступить в эфире.
Рекламное сообщение должно включать информацию о сроках
126
Культурно-массовые мероприятия
и месте проведения фестиваля, странах-участницах. Во время
проведения фестиваля по радио в течение дня можно трансли­
ровать программу выступлений коллективов на текущий день.
4.
Изготовление афиш, оформление Центра культуры
(ЦК), размещение подробной программы фестиваля на стендах
у ЦК возлагается на художников-оформителей. Самое важное
во внешнем оформлении —установление эмблемы фестиваля
на центральном фасаде ЦК и флагов стран —участниц фести­
валя, а также флагов ЮНЕСКО И СИОФФ. Изготавлива­
ются программки и пригласительные билеты, которые распро­
страняются по школам, организациям и предприятиям города.
Составляя смету расходов, нужно подумать и о дополни­
тельных источниках финансирования мероприятия. Процесс
сбора средств, которые используются для поддержки и реали­
зации социально значимых программ, называется фандрай­
зинг. Для фестиваля «Подмосковные вечера» возможно не­
сколько способов фандрайзинга.
1. Средства из местного бюджета. Данный способ, бес­
спорно, подходит, так как администрация (в нашем случае
отдел культуры администрации города) сама заинтересована
в проводимом ЦК мероприятии.
2. Участие в государственных (или региональных) це­
левых программах. Такими программами управляют соот­
ветствующие ведомства, а на местах создаются специальные
фонды. Международный фестиваль народной музыки и танца
«Подмосковные вечера» официально включен в Федеральную
программу «Развитие и сохранение культуры и искусства
Российской Федерации», областную целевую программу
«Развитие культуры и сохранение культурного наследия
России», электростальскую программу сохранения и развития
культуры, искусства и народного творчества. Таким образом,
можно рассчитывать на средства из федерального, областного
и городского бюджетов.
3. Обращения в коммерческие компании, банки. Многие
из них начинают финансировать благотворительные прог­
127
Глава 4. Массовые мероприятия
раммы и мероприятия. Здесь можно рассчитывать как на полу­
чение целевого пожертвования, так и на спонсорские средства.
Последние отличаются от пожертвований тем, что спонсор
получает определенную коммерческую выгоду от взаимодей­
ствия с организацией. Так, например, во время проведения фе­
стиваля проводится рекламная кампания его спонсоров.
Нужно учесть, что компании бывает легче предоста­
вить свои товары (бесплатно или с ощутимой скидкой) или
оплатить какие-то счета, чем выделить деньги.
Накануне открытия фестиваля было проведено совещание
на предмет готовности всех служб к мероприятию, выясня­
лось состояние материально-технической базы, устанавлива­
лось, насколько реализованы все пункты плана по подготовке
к фестивалю, решались незавершенные вопросы.
По итогам проведения VI Международного фестиваля на­
родной музыки и танца «Подмосковные вечера» выяснилось,
что технология процесса его подготовки и проведения была
эффективно спроектирована, рационально распределены
функции и ответственность между руководителями подразде­
лений, четко координировалась их деятельность во время про­
ведения мероприятия.
И это не единственное подобное мероприятие. Только
за лето 2019 года в Подмосковье организовано проведение
15 фестивалей. В их числе:
Пятый Международный фестиваль искусств П.И. Чай­
ковского в г. Клин.
Ежегодный фестиваль славянской культуры. Место его
проведения — новая площадка на территории одного из сель­
ских или городских поселений Раменского муниципального
района. Это обязательно живописная поляна на берегу реки,
озера или святого источника, так как вода — главный атрибут
славянского праздника Берегиня. Фестиваль проводится
в форме народного гуляния и включает в себя различные пло­
щадки:
128
Культурно-массовые мероприятия
«Славянское подворье» — русские народные промыслы
и ремесла, выставки старинного оружия и костюма, пере­
движные кухни;
«Славянская трапезная», где главное событие — фестиваль
ухи и вишневого варенья;
«Звонкая сказка Гжель» — жители сельского поселения
Новохаритоновское показывают свои достижения и проводят
мастер-классы по прикладному искусству и народному про­
мыслу;
квест «Город мастеров»: интерактивная игра для всех же­
лающих прикоснуться к истокам народных промыслов;
«Летопись района» —стендовая экспозиция, повествующая
об истории района от момента его создания до сегодняшнего
дня.
Всероссийский фестиваль фермерской продукции «Сыр.
Пир. Мир» в г. Истра. На огромной площадке объединяются
лучшие сыровары со своими фирменными продуктами, ко­
торые можно продегустировать и купить.
Все фестивали сходны между собой своими целями, стрем­
лением к восстановлению народных традиций, возвращению
их в нашу жизнь. Вместе с тем ни один из них не повторяет
другой, каждый раз обнаруживаются новые грани деятель­
ности, выявляются проблемы и перспективы развития.
Спортивно-оздоровительные мероприятия
К массовым спортивно-оздоровительным мероприятиям
относятся: международные и всероссийские состязания
по различным видам спорта; олимпийские игры; спартакиады
всех масштабов; кроссы, пробеги, эстафеты, гонки и др. Ха­
рактерной чертой подобных массовых мероприятий является
присутствие определенного контингента спортивных болель­
щиков.
Важнейшим звеном в цепи физкультурно-оздоровительной
и спортивно-массовой работы является проведение спор­
тивных соревнований и праздников с людьми различного
возраста и социального положения. Проведение таких меро­
129
Глава 4. Массовые мероприятия
приятий способствует приобщению широких масс населения
к занятиям физической культурой и спортом, повышению
физической подготовленности, воспитанию полезных двига­
тельных навыков и умений, стимуляции к дальнейшим заня­
тиям спортом1. Их участники требуют от спортивных меро­
приятий максимальной зрелищности, эмоционального накала,
качества подготовки, современной атрибутики и рекламы, ху­
дожественно грамотного режиссерского сценария праздника
или соревнований. Подобные мероприятия могут приносить
в зависимости от всех этих факторов или хорошие доходы,
или приличные убытки.
Спортивные соревнования имеют цель выявление силь­
нейших спортсменов и команд, высших спортивных дости­
жений, совершенствования спортивного мастерства, пропа­
ганду физической культуры и спорта. Позволяют объективно
оценивать деятельность спортивных организаций, тренеров,
спортсменов, судей. Международные спортивные соревно­
вания являются важным средством укрепления дружбы и вза­
имопонимания между спортсменами разных стран.
По географическому признаку различают соревнования
всемирные — Олимпийские игры; мировые — чемпионаты,
кубки, шахматные олимпиады и др.; региональные — конти­
нентальные чемпионаты, кубки, игры; национальные.
В зависимости от содержания программы спортивные со­
ревнования могут быть комплексными — Олимпийские игры,
Универсиада, спартакиада и специализированными — по от­
дельным видам спорта.
В зависимости от задач и условий определения победи­
телей —личными (учитываются результаты только отдельных
участников), командными (только команд) и лично-команд­
ными.
В зависимости от характера проведения — официальными
(разыгрывается звание чемпиона, обладателя кубка и т.п.),
1 См.: Косенко И.Ф. Спортивные праздники. Кишинев, 1980. С. 99.
130
Культурно-массовые мероприятия
классификационными (для определения спортивной квали­
фикации участников) и товарищескими, в том числе тради­
ционными (например, легкоатлетический матч).
Существуют три основные системы проведения спор­
тивных соревнований: круговая (все участники встречаются
между собой один или несколько раз, за победу начисляются
очки), кубковая (с выбыванием проигравших) и смешанная
(объединяющая принципы круговой и кубковой систем).
Спортивные соревнования проводятся раздельно для
мужчин и женщин (за исключением конного спорта, ряда тех­
нических видов спорта и др.); взрослых, юниоров, юношей
и детей; в некоторых видах спорта (теннис, настольный теннис)
предусмотрены состязания смешанных пар; в фигурном ка­
тании —выступления спортивных пар и танцевальных дуэтов.
Спортивные соревнования регламентируются соответству­
ющими официальными правилами, определяющими требо­
вания к участникам, судьям, спортивным сооружениям, обо­
рудованию, снаряжению, к условиям и порядку определения
победителей и результатов участников. Контроль за соблю­
дением установленных для спортивных соревнований правил,
фиксирование результатов и т.д. осуществляются спортив­
ными судьями.
Сценарий спортивного мероприятия реализуется в форме
церемоний.
Церемония — это торжественный официальный акт, при
проведении которого установлен определенный порядок. Для
спортивных мероприятий предусматриваются церемонии от­
крытия, награждения и закрытия.
Церемония открытия должна включать порядок выхода
и построения участников спортивного мероприятия, высту­
пления почетных гостей, официальных представителей спор­
тивных организаций, а также организаторов мероприятия.
Церемония награждения определяет порядок награждения,
дизайн и качество медалей и кубков. Награждение может
131
Глава 4. Массовые мероприятия
проводиться либо по завершению этапа (вида) соревнования,
либо во время церемонии закрытия.
Церемония закрытия должна включать содержание и по­
рядок заключительных торжественных событий.
Задания для самоподготовки
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
132
Какие мероприятия относятся к массовым и почему?
Какими критериями, на ваш взгляд, следует руководство­
ваться при выборе ведущего?
Приведите характерные особенности сценария массового
мероприятия.
Расскажите об особенностях массовых праздников.
Подготовьте программу фестиваля «Студенческая песня».
Составьте план празднования Дня туриста.
Разработайте церемонию открытия студенческих спор­
тивных игр.
Глава 5
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Практика совместного времяпровождения или праздно­
вания какого-либо события существовала и раньше в органи­
зациях, но не имела того функционального значения, которое
приобрело сегодня.
Одним из мотивов корпоративного мероприятия является
смена обыденной, монотонной офисной обстановки. Сотруд­
ники, привыкшие видеть друг друга изо дня в день, постепенно
перестают быть друг другу интересны. И как следствие — по­
являются внутренние конфликты, что, в свою очередь, при­
водит к ухудшению работоспособности. Праздник заряжает
всех сотрудников энергией, помогает преодолеть недопони­
мание между ними и забыть о неурядицах.
Традиционные праздники наскучили, и хороший результат
дает только творческий подход к организации мероприятий.
Самодеятельность или номера с участием сотрудников никого
не оставляют равнодушными. Причина этого в том, что при
подготовке номера сотрудники компаний шутят над тем, что
актуально именно в их кругу, и в рамках, которые допустимы
в конкретной компании.
Общение в непринужденной обстановке —это возможность
лучше узнать друг друга. Необходимо особо подчеркнуть, что
обстановка должна быть именно непринужденной. Ни в коем
случае нельзя заставлять человека присутствовать на корпора­
тивной вечеринке, чему бы она ни была посвящена. Не стоит
угрожать лишением премии или обидой руководства. Это
может привести к тому, что человек вынужден будет прийти
на праздник в ущерб своим личным или семейным интересам,
затаив обиду.
В то же время корпоративные вечеринки не должны быть
слишком частыми. Конечно, компании с небольшим коллек­
тивом (6-10 человек) могут отмечать дни рождения каждого
133
Глава 5. Корпоративные мероприятия
из сотрудников. Однако в корпорациях, где численность со­
трудников превышает 100 человек, это достаточно затрудни­
тельно и, что самое главное, не нужно. В таких компаниях
лучше устраивать небольшие вечеринки для структурных
подразделений.
Для чего же все-таки нужны корпоративные мероприятия?
Прежде всего для создания в коллективе не только официаль­
ного, но и дружеского климата. Кроме того, корпоративные
вечеринки позволяют сотрудникам и руководству укрепить
свой авторитет и авторитет учреждения. Ведь именно на таких
мероприятиях награждаются «самые-самые» и прощаются
мелкие промахи.
Поводом для корпоративного мероприятия могут быть:
• годовщина или юбилей фирмы;
• успешная реализация бизнес-проекта;
• открытие нового подразделения (филиала, офиса, пло­
щадки, завода, магазина, торгового центра, ресторана и т.д.);
• слияние нескольких компаний;
• день рождения топ-менеджера (рядового сотрудника, если
компания небольшая) или руководителя;
• принятие новой стратегии развития;
• представление нового руководителя;
• презентация нового вида товара (услуги), нового бренда;
• традиционные праздники: Новый год, 23 февраля, 8 марта,
профессиональный праздник и т.п.
В социуме у людей нередко не реализуются их естественные
желания и накапливаются разногласия. Все это напоминает
пружину, которая в обычном состоянии слегка натянута.
Но напряжение необходимо время от времени снимать. Эту
задачу и решают корпоративные мероприятия.
КОРПОРАТИВНЫЙ ПРАЗДНИК
Корпоративный праздник отличается от массового празд­
ника ограниченным подходом к участникам (это, как правило,
134
Корпоративный праздник
члены коллектива и приглашенные гости из числа родных
и друзей сотрудников, представители местной власти, парт­
неров, участников развлекательной программы, возможно
журналисты местных СМИ.
Важно также помнить, что каждый праздник имеет свое
«лицо»; по-разному рождаясь и развиваясь, начинает он свою
жизнь. Именно жизнь, потому что праздник — живой орга­
низм, и от организаторов зависит, чтобы он продолжал жить
в памяти сотрудников.
Корпоративный праздник несет в себе функцию фик­
сации успеха, он как бы закрепляет последние достижения,
позволяя продемонстрировать их партнерам, конкурентам
и самим себе во всей красе. Кроме того, будни налаженного
бизнеса, вне зависимости от его профиля, как правило, не по­
зволяют должным образом отметить тех или иных сотруд­
ников. Вот почему возможность выделить лучших из них
также является важным элементом корпоративного меро­
приятия, создающим мотивацию как для самих сотрудников,
так и для их коллег.
Практика показывает, что особый интерес у человека вызы­
вают театрализованные программы, где он сам становится во­
ображаемым или реальным участником действия, сотворцом
происходящих событий. Но происходит это лишь при опреде­
ленных условиях.
Первым и главным условием является наличие темы
и идеи праздника. Четко сформулированная идея не дает уйти
в сторону и одновременно служит своеобразным барометром,
определяющим необходимость, значимость тех или иных кол­
лизий будущего праздника.
Второе условие —это оригинальность сюжетного хода.
Продолжая ряд условий, следует назвать умение уже на на­
чальном этапе привлечь внимание зрителя, может даже за­
интриговать его. Умение предвидеть возможную реакцию,
135
Глава 5. Корпоративные мероприятия
спроектировать определенный результат дает сценаристу
возможность в полной мере реализовать замысел праздника.
Как же на стадии замысла определить ту или иную реакцию?
Поставить себя на место участника праздника — это значит
избежать многих ошибок. И наконец — создание атмосферы
праздника.
Реализация всех этих условий предполагает неожиданные
события в развитии действия, сюрпризность, зрелищность,
придумывание необычных героев, костюмов и просто «фо­
кусов» —превращений, которые вызовут у зрителя удивление.
Все это рождается уже в момент проектирования и требует
творческой мысли и выдумки. Но внешние эффекты должны
быть не только оправданы, но и согласованы со смысловой на­
грузкой, т.е. должны подкреплять идею праздника.
Неотъемлемой частью корпоративного праздника и не­
пременным условием его успешности являются приемы, ко­
торые побуждают зрителей к активной позиции, объединяют
их в проявлении чувств, создают атмосферу сопереживания
и участия. Пример — различные игры: конкурсы, эстафеты,
соревнования. Такие моменты могут служить маленькой пе­
ременкой, а при определенных обстоятельствах —и значимым
акцентом. Главное в проектировании этих моментов —это ло­
гика, своевременность и грамотная подача.
В развлекательной программе предусматриваются кон­
курсы. Самое приятное в этой части разработки сценария то,
что конкурсы можно придумать самому, включив немного
фантазии. Корпоративный праздник должен укреплять кор­
поративный дух компании, сплачивать группу работающих
людей в коллектив, в команду единомышленников. Тради­
ционные праздники: Новый год, 8 Марта, профессиональный
праздник и т.п.
Нередко мозаичность эпизодов разрушает общее воспри­
ятие, скачкообразный сценарный ход понижает интерес и ро­
ждает равнодушие. Сверхзадача — сделать так, чтобы мысли
136
Корпоративный праздник
и чувства были в едином ключе. Это достигается цельностью
композиционного построения, которое базируется на драма­
тургической основе.
Четкое композиционное построение позволяет упорядо­
чить материал и логично выстроить события, расположить
составные части сценария последовательно. Зачастую, к сожа­
лению, организаторы не уделяют этому должного внимания.
Для того чтобы создать атмосферу праздника, необходимо
украсить помещение, в котором состоится корпоративное
празднование. Не обязательно для этого привлекать специа­
листов — можно пустить в ход всю свою фантазию, мечты,
если, конечно, позволяют средства и возможности.
Украшенное помещение — это признак того, что к празд­
нику готовились, старались создать благоприятную атмо­
сферу. Все это положительно скажется на настроении участ­
ников и участниц празднования. Важное значение придается
также определению бюджета корпоративного мероприятия.
Что касается освещения в СМИ, то далеко не все корпора­
тивные праздники стоит афишировать.
Празднование Международного женского дня
При организации корпоративного празднования Между­
народного женского дня предлагается подготовить поздрави­
тельные плакаты на весеннюю тематику, украсить помещение
воздушными шарами, цветами. Для этого достаточно создать
небольшую группу помощников, которые разделят между
собой обязанности. Можно подготовить открытки, где будут
написаны поздравления, например, в стихотворной форме,
пожелания, оформленные рисунками либо представленные
в виде смешного фотоальбома, где для каждой женщины будет
написано поздравление.
Для того чтобы корпоративный праздник стал действи­
тельно необычным, зрелищным и запоминающимся, работа
по подготовке праздника должна быть поистине творческой.
137
Глава 5. Корпоративные мероприятия
Если участники корпоративного мероприятия сидят
за большим праздничным столом, то по общепринятым пра­
вилам руководитель компании должен произнести первый
тост. В первом тосте юмор, конечно, допустим, но в небольшой
дозировке. Наиболее предпочтительные темы тоста:
• каких успехов мы добились сообща;
• каких успехов мы еще добьемся сообща;
• как я рад, что работаю с такими людьми, как вы;
• как благодарна вам компания за тот вклад, который вы сде­
лали.
При выборе формы поздравления важно учитывать инди­
видуальные особенности личности, возраст, должность и т.д.
(например, если человек лишен чувства юмора, то нежела­
тельно прибегать к шуточному поздравлению). Очень важно,
чтобы любая форма поздравления была выполнена в дели­
катной форме, в рамках этики.
Особое воздействие на зрителя оказывает живая музыка.
При выборе музыкальных фрагментов, песен следует учиты­
вать ассоциации, которые они могут вызвать.
При выборе конкурсов необходимо предусматривать
участие в них людей разных возрастов. Самое приятное в этой
части разработки сценария то, что конкурсы можно приду­
мать самому.
Пример сценария корпоративного мероприятия по случаю
празднования в коллективе Международного женского дня
дается в приложении 4.
Конкурс «Мисс фирмы» как вид корпоративного
мероприятия
Конкурс «Мисс фирмы» может проводиться для раскрытия
творческих способностей у сотрудников и для их отдыха. Он
позволяет сотрудникам и руководству лучше узнать своих
коллег и подчиненных. Следствием проведения такого ме­
роприятия может быть поощрение стремления сотрудников
к карьерному росту в данной компании за счет новых идей
138
Корпоративный праздник
и стимула к работе. Ведь именно на таких мероприятиях на­
граждаются «самые-самые», так как будни налаженного биз­
неса, вне зависимости от его профиля, как правило, не по­
зволяют раздать должным образом оформленные «пряники».
Вот почему момент чествования передовиков производства
также является важным элементом любого корпоративного
мероприятия, создающим мотивацию как для самих передо­
виков, так и для их коллег.
Конкурс «Мисс фирмы» может быть как внутренним (при­
нимают участие только сотрудники учреждения), так и се­
мейным (к участию допускаются члены семей сотрудников
учреждения), а также открытым (с участием приглашенных
лиц — деловых партнеров, представителей власти, средств
массовой информации).
Проводиться он может на собственной территории (кон­
ференц-зал, банкетный зал, актовый зал, кабинет) и на выезде
(гостиница, пансионат, дом культуры, теплоход).
Главным условием проведения конкурса должно быть об­
щение сотрудников в непринужденной обстановке. Ни в коем
случае нельзя заставлять человека присутствовать на корпо­
ративном мероприятии, чему бы он ни был посвящен.
Разработка сценария проведения конкурса. Практика
показывает, что особый интерес у человека вызывают театра­
лизованные программы, где он сам становится воображаемым
или реальным участником действия. Неотъемлемой частью
корпоративного праздника и непременным условием его
успешности являются приемы, которые побуждают зрителей
к активной позиции, объединяют их в проявлении чувств,
создают атмосферу сопереживания и участия, например, раз­
личные игры, конкурсы, эстафеты, соревнования. В конкурс
рекомендуется включить номинацию «Мисс зрительских сим­
патий».
Четкое композиционное построение позволяет упорядо­
чить материал и логично выстроить события, расположить со­
ставные части сценария последовательно.
139
Глава 5. Корпоративные мероприятия
Подготовительный этап конкурса «Мисс фирмы» включает
в себя несколько пунктов:
• подбор участниц конкурса;
• выбор жюри, установление оценочной системы (баллов);
• выбор ведущего (ведущих) конкурса;
• определение номинаций;
• определение главного приза и приза для номинаций, поощ­
рительных призов для конкурсанток и зрителей;
• техническое оснащение мероприятия;
• написание сценария, подготовка конкурсной программы
и реквизита.
Рассматриваемое мероприятие можно построить по сле­
дующей схеме:
1. Приветственная речь руководителя.
2. Представление жюри, участниц конкурса, главного
приза; объявление номинаций.
3. Конкурсная программа.
4. Определение победительниц, церемония награждения.
5. Праздничный стол.
Другие примеры проведения подобного вида корпора­
тивных мероприятий приведены в приложении 5.
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ НОВОГО ТИПА
Хакатон
Хакатон — это своеобразный форум разработчиков,
во время которого специалисты-програмисты сообща рабо­
тают над решением какой-либо проблемы. Обычно хакатоны
длятся от одного до трех дней.
Некоторые хакатоны предназначены для образовательных
или социальных целей, но чаще всего их задачей является
создание полноценного программного обеспечения. Каждый
хакатон сфокусирован на определенной области, например,
140
Корпоративные мероприятия нового типа
языке программирования, операционной системе, приложении, программном интерфейсе.
Проведение хакатона, связанного с вашей социальной мис­
сией, —это хороший способ привлечь к ней талантливых спе­
циалистов, придумать и реализовать новые способы решения
существующих проблем. Если вы решили организовать хакатон, то эти советы специалистов могут вам помочь.
1. Определите цель хакатона. Какие проблемы вы пы­
таетесь решить? Что должны сделать разработчики? Привле­
чение разработчиков — это ключ к успешному хакатону, по­
скольку именно они знают, как создавать приложения. Также
следует привлекать экспертов из данной области, людей из со­
общества, студентов — чем более широкая аудитория, тем
более креативные решения могут быть.
2. Оставьте достаточно времени для планирования.
В зависимости от масштаба мероприятия подготовка обычно
занимает от трех до шести недель.
3. Выберете место проведения и дату. По очевидным
причинам ничего не сможет произойти, пока вы не выберете,
где именно это будет происходить. Существует множество
мест, где можно провести хакатон —от офисов 1Т-корпораций
до локальных кафе. Поскольку большинство специалистов —
это работающие профессионалы, выходные дни удобнее для
них.
4. Привлеките спонсоров. Самые дорогие элементы ха­
катона — это площадка, еда и призы. Подумайте, что и каким
спонсорам вы можете предложить в обмен на поддержку.
5. Расскажите о хакатоне потенциальным участ ­
никам. Разместите информацию о событии на соответ­
ствующих ресурсах для того, чтобы привлечь тех, на кого
рассчитан и кому может быть интересен хакатон. Свяжитесь
с прессой и авторитетными участниками сообществ, которые
могут распространить информацию через социальные медиа.
Попросите спонсоров также распространить информацию —
в их интересах иметь максимально широкую аудиторию.
141
Глава 5. Корпоративные мероприятия
6. Закажите достаточно еды. Заказать слишком много
еды и смотреть, как она пропадает, — это грустно. Но ничто
не сравнится с тем провалом, если еды не хватит, и участники
будут злые и голодные. То же правило касается и второго важ­
ного аспекта хакатона — кофе.
7. Убедитесь, что
у вас есть хорошие
дителей. Как правило, существует прямая связь между каче­
ством призов и качеством проектов.
8. Помните, что независимо от того, как тщательно вы
подготовились, что-то всегда может пойти не так. Необ­
ходимо понимать, что является критичным, а что нет, и поста­
раться не допустить, чтобы последнее произошло (критичным
будет являться не то, что из кофеварки выливается мутная
жидкость вместо кофе, а то, что перестал работать Wi-Fi или
не хватает розеток).
Результатом каждого подобного мероприятия становится
появление новых идей и проектов, которые имеют потенциал
быть социально значимыми и полезными для общества.
Как корпоративное мероприятие для определенной ком­
пании, важно уметь организовать хакатон. Прежде всего сле­
дует сформировать из отдельных участников команды. В зави­
симости от критериев хакатонов, к командам предъявляются
следующие требования: минимальное количество участников,
наличие технических специализаций в тех или иных направ­
лениях и др. Идеальный размер команд для общих / бизнесхакатонов — 4 -7 человек с разной специализацией, для ха­
катонов с техническим направлением — минимум 2. Не же­
лательно, чтобы кто-то в одиночку делал проекты. Такие
проекты иногда даже побеждают, но в них нет духа хакатонов.
Функции организаторов хакатона. Специалисты выде­
ляют следующих организаторов и функции, которые они вы­
полняют.
• Ведущий. Это человек, который задает тон и настроение со­
бытия, обеспечивает, чтобы все происходило по графику,
объявляет этапы, участников и другую важную инфор­
142
Корпоративные мероприятия нового типа
мацию. Необходимо, чтобы ведущий был максимально ней­
тральным и открыто не симпатизировал любому из участ­
ников и тем более не «притеснял» тех, у кого-то что-то
не получается. Задача ведущего —поддерживать настроение
мероприятия, и поэтому именно он должен заполнять собой
все технические моменты, заминки между презентациями
и другие факапы. При этом ведущий — наименее важный
человек на сцене, и его функция — поднимать важность
всех остальных. Требования к ведущему: умение публично
говорить, знание предметной области, авторитетность среди
участников.
• Секретарь события. Человек, который занимается гра­
фиком, менторами, спонсорами, ведущим, знает, когда
у кого питчинг, что и когда должен говорить ведущий. За­
частую он может вести онлайн-трансляцию, постить фото­
графии в социальные сети.
• Технический специалист. Человек, который знает, как ра­
ботает сеть на события и что куда подключать. Хорошо,
когда он ее и настраивал. Также часто у участников (не­
смотря на то, что они программисты) возникают проблемы,
которые самостоятельно они не могут решить: компьютер
не соединяется с сетью, взлетела операционная система,
нет флешки. Очень хорошо, когда есть кому о них побе­
спокоиться. Также хорошо, когда администратор может
позаботиться об исправной работе микрофонов, звука,
видео-стримов, интерактивной ленты и других вещах, ко­
торые украшают пребывания на хакатоне. Не забывайте,
что в отношении технической инфраструктуры событий
всегда хорошо работает закон Мерфи: «Если что-то может
произойти, то оно обязательно произойдет».
• Хелп ми. Люди, которые обеспечивают всю логистику меро­
приятия, следят, чтобы был кофе и не забивался туалет, удо­
влетворяют потребности участников, находят и добывают
найденные вещи (например, зарядки для ноутбуков, которые
забыли с собой взять участники), делают невозможное. Кто143
Глава 5. Корпоративные мероприятия
то из команды должен обязательно присутствовать на меро­
приятии все время, день и ночь. Этих людей должны знать
(задача ведущего —познакомить всех с ними) и легко иден­
тифицировать по футболках, бейджах и т.п.
Опыт проведения внутренних хакатонов позволил специалистам-разработчикам выявить так называемое Правило пяти
«нельзя»:
1. «
Н
ельзя» проводить хакатон своими силами
То есть можно, конечно, если умеете, но если нет, то стоит
обратиться к тем, кто имеет опыт проведения таких меро­
приятий. Организация хакатона —сложный процесс, который
подразумевает работу с участниками, обучение их искусству
презентации собственных идей, подготовке выступлений. Не­
обходимо будет заняться логистикой, кейтерингом, покупкой
необходимой канцелярии. На все это следует заложить опре­
деленный бюджет.
2. «
ельзя»мотивировать сотрудников дорогими призами
Н
Хакатон — это не соревнование. Дело не в переманивании
специалистов с проекта на проект, а в возможности сотруд­
ничества между участниками из разных команд. Чем больше
участники общаются, работая над совместными проектами,
тем благоприятнее климат на площадке, а следовательно,
и в рабочих группах после хакатона. Поэтому важны не пер­
сонифицированные, а командные призы. Они должны быть
недорогими, но обязательно нацеленными на командное вре­
мяпрепровождение: многоуровневые сложные головоломки,
миллионные пазлы, шахматы, радиоуправляемые игрушки
и всякая милая всячина, которая рассчитана на команду. Ни­
какие дорогостоящие девайсы не должны стать приманкой
для участия в хакатоне; если человек на это рассчитывает —
ему не к вам.
Роль правильной мотивации, как и маркетинга самого ха­
катона, настолько велика, что, пожалуй, это основное, о чем
нужно задуматься с самого начала. Как привлечь участ­
144
Корпоративные мероприятия нового типа
ников? При правильно выстроенной цепочке «продвижения»
на пользу делу пойдет все: и креативные рекламные баннеры,
расклеенные повсюду в офисе; и «разогревающее» меро­
приятие warm-up, которое обычно проводится за 1-2 недели
до хакатона.
В качестве примера можно привести идею Андрея Пахо­
мова, руководителя команды разработчиков Исследователь­
ского центра ЕМС в Сколково. Он предложил сделать «легко­
весную» систему для коллаборации научных сообществ. Вот
как он сам описывает ее: «Мы решали проблему управления,
хранения и обмена научными данными. В основе архитек­
туры — популярные и надежные OSS-решения. Благодаря их
применению наш функционал представляет достаточно не­
большой уровень управления, потенциально масштабируемый
на любые потребности. В принципе, система может использо­
ваться не только для научных проектов, но и для любых задач,
в которых необходимо управление данными, включая поиск
и аналитику». Эта идея была рождена во время инновацион­
ного манифеста, на ближайшем хакатоне вылилась в рабочий
прототип.
Но это не значит, что дальше хакатона дело не идет. Мы
предлагаем сотрудникам вносить их идеи в ежегодный кор­
поративный Innovation Roadmap — внутреннюю программуконкурс по сбору инновационных идей. И тут собираются
уже не туманные прожекты, а продуманные прототипы,
прошедшие огонь, воду и медные трубы хакатона. Так что
кому-то хакатон помогает стать победителем еще и на кор­
поративном уровне. Это второй вид мотивации в компании.
И конечно, есть третья причина, почему сотрудники приходят
на хакатон — это фан».
3. «Нельзя» недооценивать комфорт
Хакатон — мероприятие долгое и непрерывное. Если его
продолжительность составляет 48 часов, то для комфорта
участников нужны полноценные спальники, причем поу­
добнее и побольше. И конечно, позаботиться о питании участ­
ников.
145
Глава 5. Корпоративные мероприятия
4. «
Н
ельзя» забывать про обратную связь от экспертов
Зачем сотрудники приходят на внутренний хакатон? Про­
работать свои идеи. Повеселиться. И самое главное — полу­
чить обратную связь по представленным прототипам. Не стоит
ограничивать участников в «видах» идей. Это могут быть как
задачи, решить которые уже сегодня нужно командам или за­
казчиками, так и задумки, которые лежат вне пределов вашего
бизнеса.
Здесь также важно все: от номинирования состава жюри
до организации обязательной персональной обратной связи
от каждого члена жюри по каждому проекту. Важна и роль
модератора обсуждения во время заседания жюри, который
должен следить за тем, чтобы все ценные комментарии были
озвучены и ни один проект не остался проигнорированным.
Состав жюри должен быть разнообразным: в него нужно
включать представителей различных департаментов компа­
нии, не только инженерный, но и бизнес, и продажи, и разра­
ботку. Обратная связь должна быть разносторонней.
5. «
ельзя»считать, что после хакатона жизни нет
Н
Как раз наоборот: успех разработанных во время хакатона
идей во многом зависит от дальнейшей реализации проектов,
от того, насколько удастся организаторам помочь участникам
показать их проект нужным людям в компании, получит ли
проект инвестиции на дальнейшее развитие, или результаты
работ могут быть имплементированы в продукт. Конечно,
дальше будут и патентные заявки, и инкубация идей, и при­
влечение инвестиций внутри компании, но это уже совсем
другая история.
Квесты
Практика показывает, что особый интерес у человека вы­
зывают программы, где он лично становится воображаемым
или реальным участником происходящих событий. Но проис­
ходит это лишь при определенных условиях.
146
Корпоративные мероприятия нового типа
Непременным условием разработки квеста является на­
личие темы события, не только близкой участнику, но и так
сформулированной, что не позволяет отойти от придуманного
сценария. Второе условие — это оригинальность сюжетного
хода.
Квест, суть которого заключается в выполнении специаль­
ного задания в отведенный промежуток времени, дает возмож­
ность проявить себя, необычно провести время в кругу коллег.
Действия обычно происходят в специально подготовленном
помещении, а интерактивная игра может заключаться в ре­
шении головоломок, логических задач, поиске предметов, от­
ветов на вопросы и других действиях, в зависимости от темы и
жанра. Поэтому необходимо умение уже на начальном этапе
сконцентрировать внимание участников, заинтриговать их.
Востребованность квестов в том, что они представляют собой:
• вариант нестандартного празднования;
• способ организовать семейный отдых, встречу друзей и т.д.;
• неординарную форму проведения корпоратива;
• совершенствование командных навыков (тимбилдинг);
• необычное, запоминающееся свидание и др.
Четкое композиционное построение позволяет упорядо­
чить материал и логично выстроить события, расположить со­
ставные части сценария последовательно.
Квест (англ. Quest) — это поиск, предмет поисков, поиск
приключений. В мифологии и литературе понятие «квест» из­
начально обозначало один из способов построения сюжета —
путешествие персонажей к определенной цели через преодо­
ление трудностей.
Многие люди воспринимают понятие «квест» как компью­
терную игру, в которой главный герой, которым управляет
игрок, продвигается по сюжету и взаимодействует с игровым
миром посредством применения предметов, общения с дру­
гими персонажами и решения логических задач. Однако
квест — это еще и интеллектуально-экстремальный вид игр
на улицах города и за его пределами, приключенческая игра,
147
Глава 5. Корпоративные мероприятия
в которой есть сюжетная линия, для прохождения которой не­
обходимо решить рад непростых задач.
На сегодняшний день словом «квест» называют задания
в реальной жизни, когда участникам нужно выбраться из ком­
наты, разгадав загадки, включив смекалку. Такой вид раз­
влечений набирает популярность. Существует множество
компаний, занимающихся организацией квестов. Все.они,
как правило, носят сугубо развлекательный характер, однако
квест можно использоваться и в других сферах.
Квест-игры —весьма увлекательный и интересный вариант
корпоративных вечеринок. Квесты на корпоративах бывают
различных видов:
• городские;
• закрытого характера;
• объединенные с банкетом и др.
Во время таких командных игр участники расследуют де­
тективные истории, проходят ряд испытаний, делают научные
открытия, создают творческие проекты.
К преимуществам квеста как корпортивного мероприятия
можно отнести:
• непринужденная обстановка. Людям, привыкшим к офисной
работе, к городскому неостановимому темпу, тяжело рассла­
биться и быть беззаботным, а именно это и дарит человеку
квест;
• необычность. Как правило, все работники уже привыкли
к классическим корпоративам в ресторанах. Квест же явля­
ется для них чем-то новым, что вызывает больший интерес.
В корпоративных мероприятиях квест можно достаточно
эффективно использовать, поскольку он несет в себе сле­
дующие функции:
1.
Формирование важных качеств для рабочего взаимо­
действия. Во время прохождения квеста участники развивают
навыки взаимопомощи, сознательно выбирают лидера и под­
чиняются ему, распределяют зоны ответственности, прини­
мают конструктивные решения в напряженных ситуациях
148
Корпоративные мероприятия нового типа
и в сжатые сроки. Эти качества необходимы для успешной ра­
боты в коллективе.
2. Мода и оригинальность. Свежие веяния корпоративных
вечеринок постепенно вытесняют банкеты и другие уста­
ревшие формы офисных праздников. Творческие идеи, актив­
ность и энергичность заряжают коллектив позитивной энерге­
тикой и настраивают на продуктивную работу.
3. Вовлечение всех присутствующих. Формат меро­
приятия подразумевает одинаково активное участие всех
членов коллектива — здесь нет наблюдателей или второсте­
пенных участников.
4. Индивидуальный подход в составлении программы.
При подготовке корпоративного квеста учитываются инте­
ресы сотрудников, их состав, уровень интеллектуальной или
физической подготовки.
При проведении квеста в качестве корпоративного меро­
приятия следует учитывать несколько важных аспектов:
1. Следует определиться с видом и целью квеста. Он
может проходить, например, в формате Team building, который
направлен на улучшение деловых отношений между сотруд­
никами внутри организации.
2. Разделять на команды лучше людей из разных отделов.
Например, если в квестве участвует отдел продаж и финан­
совый отдел, то не стоит отправлять работника первого от­
дела в команду второго, поскольку там он будет чувствовать
себя менее комфортно. Однако можно делать совершенно на­
оборот — составить команды из малознакомых людей, в таком
случае участники смогут поближе познакомиться.
3. Принимать во внимание мнения участников. Может
случиться и такое, что сотрудник наоборот захочет быть в ко­
манде с малознакомыми людьми. В этом случае стоит предо­
ставить ему такую возможность. Или же участники едино­
гласно хотят изменить некоторые моменты квеста. Если это
не нарушит сценарий проведения квеста и праздника в целом,
то можно пойти на уступки.
149
Глава 5. Корпоративные мероприятия
4.
Сценарий квеста продумывается заранее. Лучше всего
обратиться в специальные компании, которые проводят
квесты. Они помогут с выбором типа квеста, со сценарием,
с декорациями, костюмами и украшениями.
Квест как вид корпоративного мероприятия является до­
статочно новой, интересной и перспективной идеей. В про­
цессе прохождения квеста участники сближаются, находят
общий язык, учатся работать в команде. Но следует адекватно
оценивать аудиторию, вид квеста и подготовку участников.
Иначе квест будет не интересен, коммуникация не будет нала­
жена, а его суть окажется нереализованной.
Тимбилдинг
Если переводить с английского языка, термин расшифро­
вывается как построение команды или командообразование.
Это мероприятия, которые призваны сплотить коллектив, по­
высить эффективность его работы.
К основным целям тимбилдинга можно отнести:
— создать у коллектива чувство единства;
— заменить у работников чувство конкуренции на чувство
сотрудничества;
— обучить людей эффективно взаимодействовать между
собой;
— выработать у всех сотрудников понимание и доверие
друг к другу;
— сплотить команду, вывести командный дух на более вы­
сокий уровень;
— укрепить авторитет руководства, используя неофици­
альные мероприятия;
— дать сотрудникам возможность психологической раз­
грузки.
Для организации подобного мероприятия, специалисты ре­
комендуют:
Определитесь с целью и бюджетом. Проанализируйте,
чего вы хотите добиться таким мероприятиями и какую сумму
готовы потратить на это.
150
Корпоративные мероприятия нового типа
Определитесь со временем проведения. Сотрудники отне­
сутся к этому с большим энтузиазмом, если вы не заставите
их тратить на мероприятия их выходные дни. Проводите в ра­
бочее время, с учетом загруженности своих работников.
Заручитесь поддержкой профессионалов. Проконсульти­
руйтесь с тренером по развитию персонала, он подскажет, как
все провести с максимальным эффектом.
Проанализируйте, сколько времени будет затрачено.
Если хотите организовать выездной тимбилдинг, позаботьтесь
о транспорте для работников.
Сделайте так, чтобы все прошло весело и увлекательно.
Заинтересовать людей — вот что важно. Вряд ли им будет ин­
тересно слушать нудную лекцию о сплоченности коллектива.
Организуйте обед для сотрудников. И это не шутка.
Вкусное любят все, а если мероприятие длительное, урчание
голодных животов точно не пойдет на пользу команде.
Сотрудники должны почувствовать, что они равны между
собой. Все пройдет успешно, если все участники будут пони­
мать, что они на одном уровне, независимо от того, кто какую
должность занимает.
Если же говорить об общей классификации корпоратив­
ного тимбилдинга, то можно привести следующий вариант:
Исторические мероприятия: позволяют перевоплощаться
хоть в фараона Хеопса, хоть в Карла Великого.
Творческие мероприятия: от создания музыкальных групп
до рисования картин и постановки спектаклей.
Психологический тимбилдинг: подразумевает тестирование,
выполнение заданий, связанных с психологией.
Спортивный тимбилдинг: можно провести хоть бег
в мешках, хоть прыжки на скакалке. Чаще всего организуется
на открытом воздухе.
Экзотический тимбилдинг: команда готовит сложное, мно­
гоэтапное блюдо. Такая кулинария сближает людей.
151
Глава 5. Корпоративные мероприятия
С помощью корпоративного тимбилдинга руководи­
тель может решить одновременно несколько важных задач,
а именно:
— помочь новым сотрудникам освоиться в коллективе;
— решить возникшую конфликтную ситуацию;
— поощрить сотрудников за хорошую работу;
— научить разные отделы компании эффективно взаимо­
действовать друг с другом.
Основных целей у командообразования четыре:
1. Сплочение коллектива, создание в нем ощущения общ­
ности целей.
2. Улучшение взаимодействия между членами коллектива
и повышение уровня доверия. Замена конкуренции на сотруд­
ничество.
3. Повышение лояльности персонала к руководству.
Участвуя в тренингах наравне с членами коллектива, руково­
дитель воспринимается ими как человек, а не как должность.
4. Психологическая разгрузка для персонала. Особенно это
необходимо для подразделений, работающих в напряженном
монотонном режиме.
Можно выделить ситуации, в которых построение команды
весьма актуально.
1. Низкая мотивация сотрудников. Люди работают без же­
лания что-либо улучшать в своей деятельности. Механически
выполняют свои должностные обязанности. Если обсто­
ятельства позволяют, то уклоняются от выполнения заданий.
Отсюда соответственно низкая производительность труда,
в коллективе возникают конфликтные ситуации.
2. Организационные изменения в компании — слияния, по­
глощения, дробление или объединение департаментов и так
далее. Оказывающиеся в новых условиях сотрудники могут
чувствовать себя чужими в компании, брошенными, ущемлен­
ными, испытывать недостаток внимания. Тимбилдинг в этих
условиях позволяет интегрировать работников в новую кор­
поративную среду.
152
Корпоративные мероприятия нового типа
3. Конфликты внутри коллектива. Имеются в виду не ра­
зовые ссоры сотрудников, а постоянные напряженные взаи­
моотношения между людьми (например, по карьерным при­
чинам), мешающие работе. Мероприятия по командообра­
зованию дают возможность выявить точки соприкосновения
даже самых непримиримых спорщиков и превратить конку­
ренцию в сотрудничество.
4. Компания только создана из вновь набранных сотруд­
ников, требуется сформировать работоспособную команду.
Тимбилдинг хорошо подходит для этого.
Существуют два основных способа организовать меро­
приятия по командообразованию:
Своими силами. Работодатель сам планирует и организует
мероприятия. Такой способ удобен, если компания совсем
маленькая (тимбилдингом занимается сам руководитель, кре­
ативный человек) или, наоборот, крупная, и в ней есть специ­
алист или подразделение, занимающееся организацией кор­
поративных мероприятий. Плюсы — экономия средств (хотя
и не всегда), полный контроль над процессом, конфиденци­
альность (а это в тимбилдинге немаловажный фактор).
С привлечением сторонних фирм. На рынке немало ком­
паний, организующих мероприятия по тимбилдингу — на­
чиная от семинаров и заканчивая элитными состязаниями
в экзотических условиях. Стоят такие услуги немало, зато
у вас не болит голова ни о чем: разработают сценарий, снимут
помещение или территорию, организуют кофе-брейки и так
далее, вашему коллективу останется только приехать и поуча­
ствовать.
Подготовка тимбилдинга как корпоративного мероприятия,
учитывая опыт специалистов, состоит из следующих этапов.
1. Определить цели, задачи и бюджет. Что именно предпо­
лагается решить: сгладить противоречия в коллективе? Сфор­
мировать из разрозненных групп единую команду? Совместно
отдохнуть? Просто познакомить сотрудников друг с другом?
153
Глава 5. Корпоративные мероприятия
Каким способом? И в зависимости от этого: сколько денег го­
товы на это потратить?
2. Выбрать формат. Это будет веревочный курс, шерстяной
тимбилдинг или обычный офисный тренинг? Вы поедете
на природу или пойдете в ближайший спортивный комплекс?
Станете «снимать кино» или предпочтете спортивные сорев­
нования? Можно выбрать самому, но грамотнее будет опро­
сить работников. Предложите несколько вариантов на выбор.
Если решение будет общим, сотрудники станут участвовать
в мероприятии более активно и заинтересованно.
3. Проконсультироваться со специалистом по тимбилдингу.
Рекомендуется в случаях, если в самом учреждении нет ква­
лифицированного специалиста в области организации и про­
ведении мероприятий.
4. Разработать сценарий. Можно попробовать подготовить
сценарий самостоятельно, если у вас уже есть опыт прове­
дения подобных мероприятий. Идея должна соответствовать
цели тимбилдинга и составу коллектива. Не слишком пра­
вильно устраивать состязания на выносливость, если, на­
пример, большинство сотрудников — пожилые люди.
5. Выбрать подходящее время. В идеале мероприятия
на командообразование нужно проводить в рабочее время, по­
скольку команда нужна в первую очередь работодателю для
достижения его целей. И сотрудникам будет намного инте­
реснее тимбилдинг, проводимый не в их законный выходной.
Хотя многое зависит от отношений в коллективе. Если люди
сами проявляют инициативу совместно выехать на природу
в субботу или воскресенье, их желание обязательно нужно по­
ощрять.
6. Организовать мероприятие. Чтобы тимбилдинг состо­
ялся, нужно учесть множество нюансов. Особенно, если ре­
шено проводить выездной тимбилдинг:
— организовать транспорт, если в этом есть необходи­
мость;
— предоставить участникам горячее питание;
154
Корпоративные мероприятия нового типа
— учесть возможное ухудшение погодных условий;
— соблюсти все требования к безопасности участников,
особенно если речь идет об экстремальных мероприятиях —
сплаве по горной реке, восхождению на горные вершины и так
далее.
В любом случае, если мероприятие разбито на блоки или
секции, необходимо обеспечить занятия для тех, кто уже за­
кончил или еще не начал участвовать в своем блоке (развле­
чения, фуршет и т.д.). И конечно же, перед началом для участ­
ников проводится инструктаж.
Проведенное мероприятие может и не оправдать надежд
работодателя, а также оставить неприятный осадок у персо­
нала. Это случится, вероятнее всего, по следующим причинам.
Скучный сценарий. Необязательно речь идет о том, что
задуманное мероприятие вылилось по существу в назидание
о важности сплочения. Возможно, оно оказалось слишком
сложным, и большинство сотрудников просто не захотело ло­
мать голову над правилами. А может быть, новый специалист,
занимавшийся подготовкой тимбилдинга, скачал из интернета
сценарий, который уже использовали в прошлом году.
Слишком насыщенное мероприятие. Организатор устроил
несколько энергичных конкурсов, тренингов и соревнований,
а потом еще и разбор на полтора часа. Все вымотались так, что
ни о какой команде и думать не хотели. Иногда на выездном
тимбилдинге нет нормальных условий для отдыха, людям
приходится стоять по часу-два в ходе мероприятия, это тоже
не улучшает восприятие идей руководства.
Не накормили участников. Как ни прозаично это звучит,
но именно по такой причине часто оказываются неудачными
мероприятия на командообразование. Сотрудникам, при­
выкшим к комфортному приему пищи, пришлось толкаться
у столов, кому-то что-то не досталось, другим пришлось
есть остывшую еду. Хуже всего, когда организатор говорит:
«Сейчас объявляется получасовой перерыв, в двух квар­
талах отсюда есть кафешка, можете сходить туда перекусить».
155
Глава 5. Корпоративные мероприятия
В этом случае команда может сформироваться по признаку
возмущения работодателем.
Плохая организация тимбилдинга. Приехали сто участ­
ников выездного тимбилдинга на трех автобусах, выгрузи­
лись разом, подошли к столам организаторов, а там лежит
куча бейджиков вперемешку. Столпотворение, ругань, пол­
часа коту под хвост, все злые, волками друг на друга смотрят.
А всего и делов-то было — грамотно разложить на столах эти
несчастные бейджи.
Принудительное участие. Некоторые руководители по­
ступают и так. Устраивают мероприятия в выходные или
праздничные дни, где сотрудникам предстоит, несмотря на их
явное нежелание, лазать по веревочным сетям и так далее.
И при этом говорят: «А если не поедите, лишим премии».
Не учитываются погодные условия. Нельзя организовы­
вать выездной тимбилдинг при некомфортной температуре,
дожде, мокром снеге или удушающей жаре. Спрогнозировать
резкие изменения погоды получается не всегда, а вот скор­
ректировать программу мероприятия можно. Иначе люди за­
мерзнут, вымокнут или кто-нибудь получит солнечный удар,
и в памяти у них останутся лишь неприятные ощущения.
Психологический дискомфорт участников. Такое бы­
вает, когда руководство устраняется от участия и остается на­
блюдателем в общих мероприятиях. Или требует особого от­
ношения к себе в процессе соревнований. Даже если руково­
дитель просто не пресекает попытки угодить ему со стороны
подчиненных, это уже превращает тимбилдинг в формальное
бесцельное мероприятие.
Нужно понимать, что даже самое удачное мероприятие —
это всего лишь один эпизод в жизни компании, который может
пойти на пользу коллективу, а может так и остаться только
приятным воспоминанием. Психологи считают, что для до­
стижения эффекта командные ценности должны не только
декларироваться, но и реализовываться в повседневной дея­
тельности. Руководитель может сколько угодно обниматься
156
Корпоративные мероприятия нового типа
с участниками веревочного курса, но если, вернувшись в офис,
он будет публично унижать подчиненных или ущемлять их,
толку от прошедшего мероприятия не будет.
В основе тимбилдинга должны лежать не заклинания
о компании как семье, а вполне конкретные меры: признание
успехов сотрудников, перспектива развития в профессии,
справедливое разрешение конфликтов, поддержка ини­
циативы. Тогда у работника будет достаточная мотивация
и для продолжения работы в компании, и для поддержки ко­
мандных ценностей.
Есть несколько ситуаций, когда тимбилдинг скорее всего
ухудшит положение дел в организации:
■
— если руководитель исповедует доминантный стиль
управления и считает, что подчиненные должны его принять
как должное (тимбилдинг в этом случае превращается в по­
пытку подстроить коллектив под ценности руководителя, что
очень редко дает результат);
— если главной ценностью компании считаются индиви­
дуальные достижения, и система мотивации настроена на их
поощрение (программистам, работающим в частично уда­
ленном режиме над индивидуальными проектами, нет ника­
кого смысла формировать команду);
— высокая текучка кадров, притом что руководство
не видит в ней ничего плохого;
— в компании нет четкой системы мотивации, руководство
оценивает сотрудников исходя из внутренних ощущений
(в этих условиях трудно сформулировать направление коман­
дообразования, поскольку сотрудники не знают, какие именно
компетенции им нужно развивать для карьерного и профес­
сионального роста);
— команда уже имеется и нормально работает.
Чаще всего тимбилдинг используют в только что воз­
никших компаниях, при реорганизациях, а также если в кол­
лективах не угасают конфликты или сотрудники работают
по инерции и без инициативы. Но какой бы способ командо­
157
Глава 5. Корпоративные мероприятия
образования ни был выбран, независимо от того, как органи­
зовано мероприятие — самостоятельно или с привлечением
специалистов, — важно поддерживать заявленные идеи в по­
вседневной деятельности компании. Иначе окажется, что по­
трачены немалые средства на обычную тусовку, толку от ко­
торой не больше, чем от дружеских посиделок после работы.
Задания для самоподготовки
1.
2.
3.
Раскройте понятие корпоративного мероприятия.
Перечислите виды корпоративных мероприятий.
Охарактеризуйте праздник как корпоративное меро­
приятие.
4. Приведите примеры использования квестов для активи­
зации учебного процесса.
5. Какие изменения вы бы внесли в предложенный сценарий
празднования Международного женского дня?
6. Расскажите о хакатоне как корпоративном мероприятии.
7. Расскажите о корпоративном мероприятии, в котором вам
приходилось участвовать.
158
Обеспечение безопасности
проводимых мероприятий
Массовые (и не только) мероприятия проводятся в соответ­
ствии с утвержденными планами мероприятий, программами,
правилами, регламентами и требованиями по обеспечению
безопасности участников и зрителей. Перед проведением ме­
роприятий администрация должна подготовить следующие
документы:
1. Документы, определяющие общий порядок организации
деятельности участников мероприятия:
• документы, регламентирующие деятельность сооружения;
• инструкция о порядке организации и проведения меро­
приятий, утвержденная соответствующим органом местного
самоуправления;
• план сооружения с указанием местонахождения пункта
охраны общественного порядка, пунктов медицинской
помощи и связи, средств пожаротушения и источников
водозабора, стоянок служебных и личных транспортных
средств, служб коммунального и бытового обслуживания,
мест общего пользования;
• схемы организации движения зрителей, путей наполнения
и эвакуации трибун, передвижения транспортных средств
на прилегающей территории;
• схема маршрутов движения и очередность эвакуации зри­
телей и участников мероприятия при чрезвычайных ситу­
ациях;
• правила поведения посетителей спортивного сооружения.
2. Документы о порядке проведения мероприятия:
• положение о проведении мероприятия, утвержденное орга­
низатором мероприятия;
• акт готовности сооружения, всех его служб к проведению
мероприятия, подписанный руководителем сооружения
159
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
и представителем организации, проводящей данное меро­
приятие.
3.
Документы о порядке эксплуатации сооружения, инже­
нерного, технологического и иного специального оборудо­
вания в процессе проведения мероприятия:
• паспорт сооружения;
• акт государственной комиссии о приемке сооружения в экс­
плуатацию;
• акт технического обследования сооружения в части экс­
плуатационной надежности и устойчивости строительных
конструкций, обеспечения необходимой степени безопас­
ности зрителей и участников мероприятия;
• инструкция по эксплуатации инженерного, технологиче­
ского и иного специального оборудования;
• инструкция по технике безопасности для всех видов техни­
ческих служб сооружения;
• инструкция по взрывопожарной безопасности;
• инструкция по медицинскому и санитарно-гигиеническому
обеспечению сооружения;
• должностные инструкции работников сооружения.
Кроме того, между администрацией сооружения и органи­
затором мероприятия также заключается договор.
Установление готовности сооружения к проведению ме­
роприятия происходит по результатам оперативно-техниче­
ского осмотра объекта специальными комиссиями. В состав
комиссий входят представители организатора мероприятия,
собственника и администрации сооружения, местного само­
управления, органов внутренних дел, управлений и отделов
по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям,
санитарно-эпидемиологического надзора, пожарного надзора
и других заинтересованных организаций. Комиссия создается
организатором мероприятия не менее чем за семь дней до на­
чала проведения мероприятия.
Оперативно-технический осмотр сооружения должен быть
завершен не менее чем за трое суток до начала мероприятия,
160
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
его результаты оформляются протоколом, в котором отмеча­
ются выявленные нарушения. После устранения указанных
нарушений комиссия составляет акт о готовности сооружения
к проведению мероприятия.
Оперативно-технический осмотр сооружений, на которых
мероприятия проводятся в постоянном режиме и в соответ­
ствии с утвержденным календарным планом, осуществляются
1 раз в 6 месяцев.
Меры общественной безопасности, принимаемые
организаторами по подготовке и проведению мероприятия
В обязанности организаторов входит обеспечение подго­
товки к проведению мероприятия участников и необходимого
количества вспомогательного персонала, знание и соблюдение
ими своих функциональных обязанностей, правил техники
безопасности, пожарной безопасности и внутреннего распо­
рядка на сооружении.
Любой организатор выполняет регламент проведения ме­
роприятия, обязательного пребывания ответственных лиц
и иных представителей организаторов с начала и до полного
окончания мероприятия.
Именно организаторы мероприятия уведомляют адми­
нистрации муниципальных образований и соответствующие
территориальные органы внутренних дел о проведении куль­
турно-массовых, спортивных и рекламных мероприятий
не ранее 15 дней и не позднее 10 дней до даты проведения
намеченного мероприятия и представляют информацию о его
названии, программе с указанием места, времени, условий ор­
ганизационного, финансового и иного обеспечения, предпола­
гаемого количества участников, своего адреса и номеров кон­
тактных телефонов.
Со стороны администрации должны быть проведены ра­
боты всех инженерных систем и систем оповещения на со­
оружении, надежность конструкций зданий и сооружений,
готовность трибун, маршрутов эвакуации зрителей, участ­
161
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
ников и посетителей. Администрация должна обеспечить
обслуживающим персоналом сооружение. Кроме того, адми­
нистрация должна заранее позаботиться об обучении персо­
нала действиям при возникновении чрезвычайных ситуаций
в соответствии с инструкциями, об информировании органов
внутренних дел о числе проданных билетов и выданных про­
пусков, в том числе на автотранспорт.
Распространение билетов, реклама, организация питания,
медицинское обслуживание, оперативное взаимодействие
со службами охраны, размещение участников мероприятия,
разработка памятки поведения посетителей —все это зависит
от администрации сооружения.
Органы внутренних дел во время проведения мероприятий
занимаются обеспечением правопорядка и общественной без­
опасности. Благодаря представителям органов внутренних дел
на мероприятие не допускаются лица в состоянии алкоголь­
ного, наркотического или токсического опьянения, а также
лица, имеющие при себе оружие, кроме сотрудников Феде­
ральной службы охраны. Совместно с соответствующими
службами сооружения в случае необходимости может быть
проведена эвакуация зрителей с трибун и прилегающей к ним
территории.
Сотрудники органов внутренних дел проверяют у частных
охранных служб и их сотрудников, принимающих участие
в обеспечении безопасности, наличие необходимых доку­
ментов и лицензий, которые подтверждают право на занятие
охранной деятельностью. Контролируют наполняемость тер­
ритории и в случае превышения предельной нормы требуют
от организатора объявления о прекращении допуска граждан
или самостоятельно прекращают допуск граждан.
Если во время подготовки или проведения мероприятия
возникнут предпосылки к совершению террористических
актов, экстремистских проявлений, беспорядков и иных
опасных противоправных действий, организатор мероприятия,
162
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
администрация сооружения обязаны незамедлительно сооб­
щить об этом руководителям правоохранительных органов,
ответственных за обеспечение безопасности граждан на меро­
приятии, оказывать им помощь и выполнять их указания.
В свою очередь управления и отделы по делам гражданской
обороны и чрезвычайным ситуациям городов и районов про­
гнозируют и оценивают факторы возможного возникновения
чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера
в период проведения мероприятий. А также благодаря управ­
лению по гражданской обороне своевременно доходит до ад­
министрации сооружений информация о возникших чрез­
вычайных ситуациях, последствия которых могут повлиять
на безопасность жизни и здоровья участников и зрителей про­
водимых мероприятий.
В процессе оперативно-технического осмотра места про­
ведения мероприятия на федеральном, региональном или
местном уровне (в зависимости от уровня и вида проводимого
мероприятия) устанавливается:
1. Наличие нормативных документов, предусмотренных
по обеспечению общественного порядка и безопасности при
проведении мероприятий с массовым пребыванием граждан.
2. Степень готовности территорий и помещений к приему
участников и
елй:
зрит
1) готовность маршрутов заполнения трибун, маршрутов
и средств эвакуации зрителей и участников при чрезвычайных
ситуациях;
2) готовность прилегающей территории (подъездные пути
к сооружению);
3) готовность гардеробов и их персонала для приема зри­
телей;
4) готовность раздевалок для заявленного количества
участников мероприятия;
5) санитарно-эпидемиологическое заключение о соответ­
ствии сооружения санитарным правилам;
163
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
6) соответствие сооружения требованиям экологической
безопасности;
7) соответствие сооружения требованиям по взрывобезопасности;
8) соответствие требованиям и готовность системы обще­
ственного питания и торговли на сооружении и прилегающей
территории.
3. Готовность автотранспорта, инженерно-технических
систем и оборудования, в том числе:
1) систем энергоснабжения и освещения;
2) систем водоснабжения и канализации;
3) сцены и сценического оборудования и соответствие их
правилам эксплуатации и технике безопасности;
4) системы отопления;
5) системы вентиляции;
6) средств связи, оповещения, специальных текстов
на случай чрезвычайных ситуаций;
7) средств и систем противопожарной защиты, наличие
плана эвакуации людей в случае пожара, инструкции, опре­
деляющей действия персонала по обеспечению безопасной
и быстрой эвакуации людей;
8) транспортных средств сооружения к работе в условиях
чрезвычайных ситуаций, наличие плана действий по привле­
чению сторонних транспортных средств.
4. Наличие и готовность необходимого обслуживающего пер­
сонала сооружения.
5. Наличие и готовность сил охраны общественного порядка
органов внутренних дел.
6. Степень готовности к ликвидации возможных чрезвы­
чайных ситуаций.
7. Готовность медицинской службы (помещения, персонал).
8. Готовность комендантской службы сооружения.
9. Соответствие количества пущенных в продажу входных
билетов, пропусков и пригласительных билетов предельно до­
пустимой вместимости сооружения.
164
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
Инструкция
об антитеррористических действиях при подготовке
к проведению массовых мероприятий и в праздничные дни
Настоящая инструкция разработана на основании фе­
деральных законов «О противодействии терроризму»
от 06.03.2006 № 35-ФЗ, «По противодействию экстремизму»
от 25.07.2002 № 114-ФЗ с целью обеспечения антитеррористической защищенности учащихся, работников и образова­
тельного учреждения (ОУ) при проведении массовых меро­
приятий и в праздничные дни.
1. Не позднее чем за семь дней до начала мероприятия:
1.1. Совместными комиссиями с представителями МВД,
МЧС, ГПН, охранной фирмы, обеспечивающей охрану ОУ,
осуществить проверку обеспечения безопасности в ОУ, ис­
правности систем жизнеобеспечения, состояния противо­
пожарного оборудования. Особое внимание обратить на со­
стояние запасных эвакуационных выходов, входов в под­
вальные и чердачные помещения, на исправность запирающих
устройств (результаты проверки оформить актом). Выяв­
ленные недостатки устранить не позднее чем за три дня до на­
чала мероприятия (праздничных дней).
1.2. Проинформировать территориальные отделы Госпож­
надзора о проведении массового мероприятия.
1.3. Организовать взаимодействие с местным ОВД по при­
ближению маршрутов патрулирования к ОУ в праздничные
дни и направить заявки на выделение сотрудников милиции
в ОУ на время проведения массового мероприятия.
1.4. Довести до местного ОВД информацию о наличии бро­
шенного, разукомплектованного автотранспорта и несанкцио­
нированных парковках автотранспорта вблизи территорий
ОУ.
1.5. Согласовать сценарий проведения массового меро­
приятия, на котором планируется использование фейер­
верков, с инспектором Госпожнадзора, курирующего ОУ.
165
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
1.6. Запретить проведение строительных, ремонтных и хо­
зяйственных работ в здании и на прилегающей территории
во время массового мероприятия и в праздничные дни.
1.7. Запретить использование в период проведения массо­
вого мероприятия (праздничных дней) открытого огня; фей­
ерверков и электрического оборудования непромышленного
производства.
1.8. При введении особого пропускного режима и (или)
режима работы ОУ на данный период довести эти изменения
до всех сотрудников, учащихся и их родителей.
1.9. Принять дополнительные меры по обеспечению без­
опасности, предусмотренные Паспортом безопасности (антитеррористической защищенности).
1.10. Обязать работников охраны в праздничные дни произ­
водить обход территории ОУ и проверку входов в подвальные
и чердачные помещения не менее двух раз в сутки.
1.11. Назначить лиц, ответственных за организованное про­
ведения мероприятия как непосредственно в учреждении, так
и за его пределами, а также дополнительных дежурных со­
трудников ОУ.
1.12. Утвердить график дежурства администрации во время
массового мероприятия, довести его до сведения дежурных
под роспись и вложить в папку работника охраны.
1.13. Провести инструктаж ответственных за организацию
массового мероприятия.
1.14. Провести инструктаж личного состава ОУ по их дей­
ствиям в случае обнаружения взрывных устройств, захвата
заложников и иных чрезвычайных ситуаций. При необходи­
мости уточнить план организации охраны учреждения при
проведении массового мероприятия. Проверить обеспечен­
ность дежурных по ОУ телефонами оперативной связи с де­
журными службами, обеспечивающими эксплуатацию обору­
дования и систем жизнеобеспечения ОУ.
1.15. Провести инструктаж учащихся о правилах пове­
дения, по соблюдению мер предосторожности и обеспечения
166
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
личной и коллективной безопасности в местах проведения ме­
роприятия.
1.16. Проверить организацию охраны ОУ; выполнение
организационно-технических мероприятий по содержанию
ограждений, входов на территорию и в здания; состояние про­
тивопожарного оборудования; функционирование тревожных
кнопок экстренного вызова милиции; состояние пропускного
режима. Уточнить порядок связи, силы и средства, выделя­
емые местным ОВД по усилению патрулирования вблизи ОУ.
1.17. Проверить наличие документации на посту охраны
и у дежурного администратора (при обнаружении неком­
плекта, доукомплектование завершить не позднее чем за три
дня до начала массового мероприятия (праздничных дней)).
1.18. Издать приказ «Об обеспечении безопасности ОУ при
проведении массового мероприятия (в праздничные дни).
2. За три дня до начала мероприятия:
2.1. Произвести контрольную проверку выполнения дей­
ствий по обеспечению безопасности при подготовке к про­
ведению массового мероприятия или накануне праздничных
дней (по результатам проверки соответствующим актом офор­
мить готовность ОУ к проведению мероприятия).
3. Перед началом мероприятия:
3.1. Обеспечить вывоз бытовых отходов.
3.2. Все помещения, не используемые при проведении ме­
роприятия, закрыть, опечатать и исключить несанкциониро­
ванное пребывание в них людей.
3.3. Ответственным лицам провести дополнительный
осмотр помещений и мест проведения мероприятия на предмет
их безопасности (отсутствие взрывоопасных и других подо­
зрительных предметов, веществ); при необходимости профес­
сионального досмотра и проверки мест проведения массового
мероприятия пригласить специалистов ОВД с представите­
лями кинологической службы.
3.4. Обеспечить соблюдение пропускного режима.
167
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий
4. Во время мероприятия и в праздничные дни:
4.1. Обеспечить соблюдение пропускного режима и режима
работы ОУ.
4.2. Обеспечить дежурство администрации и работников
ОУ.
4.3. В случае обнаружения посторонних предметов, по­
явления подозрительных лиц и о всех иных чрезвычайных
происшествиях незамедлительно информировать дежурного
муниципального органа управления образованием и местного
ОВД.
Список использованной литературы
1. Аванесова
ГЛ.Культурно-досуговая деятельность
и практика организации [Текст]: учебное пособие для
студентов вузов / Г.А. Аванесова. — М.: Аспект-Пресс,
2 0 1 1 .- 76 с.
2. Алексеев С.В. Спортивный менеджмент. Регулирование
организации и проведения физкультурных и спортивных
мероприятий [Текст]: учебник / С.В. Алексеев. — М.:
ЮНИТА-ДАНА, 2014. - 678 с.
3. Алексеев-Яковлев А.Я. Музыкальные фестивали [Текст] /
A.Я. Алексеев-Яковлев. — М.: Веха, 2015. — 12 с.
4. Алтухов С.В. Ивент-менеджмент в спорте. Управление
спортивными мероприятиями [Текст] / С.В. Алтухов. —
М.: Советский спорт, 2013. — 208 с.
5. Амос Джулии-Энн. Проведение рабочих совещаний
[Текст] / Джулии-Энн Амос. — М.: Hippo, 2005.
6.
АсановаИ.М. Организация культурно-досуговой деятель­
ности [Текст]: учебник / И.М. Асанова, С.О. Дерябина,
B.В. Игнатьева. — М.: Academia, 2015. — 192 с.
7. БелоусовЯ.П. Праздники старые и новые [Текст] / Я.П. Бе­
лоусов. — Алма-Ата, 2011. —41 с.
8. Бендер П.У. Секреты успешных презентаций [Текст] /
П.У. Бендер. — М.: Попурри, 2005. — 240 с.
9. Бенифанд А.В. Праздники: сущность, история, современ­
ность [Текст] / А.В. Бенифанд. —Красноярск, 2010. —20 с.
10. Волчук С. Корпоративный праздник. Организация: шаг
за шагом [Текст] / С. Волчук. —СПб.: Питер, 2012. — 129 с.
11. Васильев К.Р. Организация фестивалей [Текст] / К.Р. Ва­
сильев. — М.: Веха, 2009. — 37 с.
12. ВесинД.К. Праздник: организация и проведение [Текст] /
Д.К. Весин. — М.: Наука, 2011. —89 с.
13. Воловик В.А. Организация праздников. Сюрпризы и при­
колы. Игры на любой вкус [Текст] / В.А. Воловик. — М.:
ACT: Астрель, 2013. — 240 с.
169
Список использованной литературы
14. Габчук ЕЛ. А у нас сегодня праздник [Текст] / Е.А. Габчук. —
Ярославль: Академия развития, 2012. — 67 с.
15. Гайдук Т.Л. Организация праздничных мероприятий
[Текст] / Т.А. Гайдук. — М.: ОРИГО, 2009. — 122 с.
16. Генкин Д.М. Массовые праздники [Текст] / Д.М. Генкин. —
М.: Просвещение, 2009. — 67 с.
17. Гоник М.М.Студенческая вечеринка [Текст] / М.М. Гоник. —
М.: Айрис-пресс, 2013. —89 с.
18. Горлинская Н.С. Массовик-затейник. Организация корпо­
ративных мероприятий [Текст] / Н.С. Горлинская. — М.:
Огни, 2017. —983 с.
19. Грошев И.В. Служебное совещание [Текст] / И.В. Грошев,
А.А. Поздняков. — СПб.: Питер, 2005. — 204 с.
20. Гусева Э.Б. Выставочная деятельность в России и за ру­
бежом [Текст] / Э.Б. Гусева, В.А. Прокудин, А.Г. Салащенко. — М.: Дашков и К°, 2004.
21. Давыдова М.А. Праздник в семье [Текст] / М. А. Давыдова,
И.А. Агапова. — М.: Рольф, 2010. — 30 с.
22. Докашенко Л.В. Экономика и организация конгрессновыставочной деятельности [Текст]: учебное пособие /
Л.В. Докашенко. — Оренбург: Оренбургский государ­
ственный университет, 2015. — 164 с.
23. Есикова И.В. Ключевые правила организации выставки
[Текст] / И.В. Есикова. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа,
2010. - 105 с.
24. Ефимова С.А. Этикет проведения корпоративных празд­
ников [Текст] / С.А. Ефимова. — Саратов: Ай Пи Эр
Медиа, 2010. — 116 с.
25. Жукова Е.С. Организация и проведение зрелищных меро­
приятий на воде [Текст] / Е.С. Жукова. — Омск: Сибир­
ский государственный университет физической культуры
и спорта, 2013. — 156 с.
26. Исмаил Ахмед. Организация банкетов, фуршетов, презен­
таций [Текст] / Ахмед Исмаил. — Ростов н/Д.: Феникс,
2003. - 448 с.
170
Список использованной литературы
27. Карлащук В.И.Элементы подготовки презентации
[Текст] / В.И. Карлащук. — М., 2003.
28. Крейвен Р.И. Организация деловых встреч и мероприятий
[Текст] / Р.И. Крейвен, Л.Д. Голабовски. — М.: ACT: Астрель, 2008. — 334 с.
29. Кули Корен. Корпоративные мероприятия, которые стали
легендой [Текст] / Корен Кули, Кирсти МакЭван. —СПб.:
Феникс, 2006.
30. Лемер
С.Искусство организации мероприятий. С
только начать! [Текст] / С. Лемер. — М.: Феникс, 2015. —
288 с.
31. Мартин Дэвид. Как управлять собраниями [Текст] / Дэвид
Мартин. — Днепропетровск: Баланс-Клуб, 2002. —216 с.
32. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести
конференцию, семинар, выставку [Текст] / А.Я. Пас­
муров. — СПб.: Питер, 2006. — 270 с.
33. Погадаев Г.И. Организация и проведение физкультурнооздоровительных мероприятий в школе. 1-11 классы
[Текст] / Г.И. Погадаев, Б.И. Мишин. —М.: Дрофа, 2015. —
112 с.
34. Роуден Марк. Корпоративная идентичность. Создание
успешного фирменного стиля и визуальные коммуни­
кации в бизнесе [Текст] / Марк Роуден. — М.: Добрая
книга, 2007.
35. Теодораки Элени. Организация олимпийских мероприятий
[Текст] / Элени Теодораки. — М.: Олимп-Бизнес, 2015. —
288 с.
36. Турыгина С.В. Сценарии торжеств, балов, презентаций
[Текст] / С.В. Турыгина. — Ростов н/Д., 2005.
37. Ульяновский А. Искусство проведения праздников
[Текст] / А. Ульяновский. — М., 2002.
38. Шумович А.В. Великолепные мероприятия: технология
и практика event management [Текст] / А.В. Шумович. —
2-е изд., испр. и доп. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.
39. Эпплби Полин. Организация конференций [Текст] / Полин
Эпплби. — М.: Hippo, 2004. — 175 с.
Приложения
Приложение 1
Открытое акционерное общество
«МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД»
144001, Россия, Московская область,
г. Электросталь, ул. К. Маркса, 9
УКАЗАНИЕ
№ ________________
О проведении VI Международного
фестиваля «Подмосковные вечера»
В связи с проведением VI Международного фестиваля
народной музыки и танца «Подмосковные вечера» в рамках
программы С И О Ф Ф (Международного Совета организа­
торов фольклорных фестивалей при Ю НЕСКО) в городе
Электросталь Московской области на базе Центра культуры
ОАО «Машиностроительный завод» в период с 14 по 18 сен­
тября 2006 года и приемом зарубежных делегаций в коли­
честве 188 человек:
1. Создать комиссию по организации приема делегаций в со­
ставе:
Сенюшкин А.А.
председатель комиссии
Бахтин В.Г.
зам. председателя комиссии
Латынин В.К.
член комиссии
Голодюк В. В.
член комиссии
Каленов А.И.
член комиссии
Шанаев А.Н. (по согласованию)
член комиссии
Гущина В.В.
член комиссии
Писаренко К.Г.
член комиссии
Артамонов А.Н. (по согласованию)
член комиссии
172
Приложения
2. Назначить ответственных лиц:
2.1. Организация проживания и питания
А.Н. Шанаев
участников фестиваля
(по согласованию)
2.2. Обеспечение работы автотранспорта
В.К. Латынин
(по отдельному графику):
6 автобусов, микроавтобус, легковой автомобиль
2.3. Оказание первой медицинской
К.Г. Писаренко
помощи в период проведения фестиваля
2.4. Организация фуршета в ДК
В.В. Гущина
им. К. Маркса на торжественном
открытии фестиваля 15.09.06 с 20.00 (100 чел.)
2.5. Организация охраны в ДК им. К. Маркса:
• 15.09.2006 с 16.00 до 23.00
А.Н. Артамонов
• 17.09.2006 с 12.00 до 23.00
(по согласованию)
Генеральный директор
О.В. Крюков
173
Приложение 2
УТВЕРЖДАЮ:
Директор Центра культуры
____________ А. И. Каленов
«
»
2006 г.
ПРОГРАММА
подготовки к VI Международному фестивалю
народной музыки и танца «Подмосковные вечера»
14.09-18.09 2006 г.
№
п/п
1
2
3
Срок
испол­
Ответственный
нения
I. РЕМОНТНЫЕ РАБОТЫ
Наименование
мероприятия
Ремонт фасада здания
01.08.2006 Ха пиков Н.Г.
Центра культуры
ОАО «МСЗ»
Ремонт туалетов в колонном 10.08.2006 Хапиков Н.Г.
фойе
Подготовка всех помещений 10.08.2006 Вильде А.А.
ДК:
покрытие лаком паркета;
косметический ремонт;
профилактика электрообо­
рудования, сантехники и т.д.
II. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
Приобрести:
1
Телевизоры «Samsung-Bio» — 01.09.2006 Шмелева Т. С.
4 шт.
2
Кондиционеры — 5 шт.
01.09.2006 Шмелева Т.С.
3
Фототовары
01.09.2006 Масленников Н.А.
4
Видеокассеты — 20 шт.
01.09.2006 Ермаков В.В.
174
Приложения
Продолжение таблицы
№
п/п
Наименование
мероприятия
Срок
испол­
нения
Ответственный
5
DVD-RW — 40 шт.
01.09.2006 Ермаков В.В.
6
C D - R W - АО шт.
01.09.2006 Ермаков В.В.
7
Стулья — 200 шт.
01.09.2006 Малахова Р.В.
8
Сувениры для участников
фестиваля — 20 шт.
9 Флаги стран — участников
фестиваля — 11 шт.
10 Радиомикрофоны — 2 шт.
1
2
01.09.2006 Шмелева Т.С.
01.09.2006 Шмелева Т.С.
01.08.2006 Зайцев Ю.А.
III. ИЗГОТОВЛЕНИЕ РЕКЛАМНОЙ ПРОДУКЦИИ.
ХУДОЖЕСТВЕННЫЕ РАБОТЫ
Изготовление и установка
10.09.2006 Вильде А.А.
флагштоков
Изготовление транспа­
рантов для города
Обновление отдельных
планшетов (кассовый зал)
Изготовление табличек
на комнаты участников фе­
стиваля
Изготовление табличек
для представления
коллективов
Художественное оформ­
ление репетиционных
комнат
01.09.2006 Вильде А.А.
7
Изготовление пригласи­
тельных билетов (разно­
цветные)
10.08.2006 Суховеева Н.И.
8
Изготовление программок
10.08.2006 Суховеева Н.И.
3
4
5
6
01.08.2006 Подковкина С.Ю.
29.08.2006 Вильде А.А.
29.08.2006 Вильде А.А.
10.09.2006 Подковкина С.Ю.
175
Приложения
Продолжение таблицы
№
п/п
Наименование
мероприятия
Срок
испол­
нения
Ответственный
Изготовление дипломов
участников фестиваля
10 Изготовление афиш
10.09.2006 Суховеева Н.И.
11 Оформление сцены
12.09.2006 Подковкина С.Ю.
12 Изготовление каркаса
для мягкой эмблемы
13 Изготовление информаци­
онного планшета
14 Изготовление планшетов
в ЛД «КРИСТАЛЛ»
15 Изготовление рекламных
щитов спонсоров
16 Расклейка афиш
01.08.2006 Вильде А.А.
17 Информация по городскому
радио, телевидению
18 Организация публикаций
о подготовке и проведении
фестиваля
01.09.2006 Суховеева Н.И.
9
10.08.2006 Подковкина С.Ю.
29.08.2006 Вильде А.А.
29.08.2006 Вильде А.А.
10.09.2006 Вильде А.А.
25.08.2006 Плехова С. И.
01.09.2006 Шебардина О. Г.
IV. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ
1
Составление сметы
15.07.2006 Шишенина В.В.
2
Сбор информации
для составления программы
фестиваля
Май — Карпова Е.В.
июль 2006
3
Составление программы фе­ 01.08.2006 Карпова Е.В.
стиваля
Организация разработки
Июль 2006 Карпова Е.В.
сценария фестиваля
Написание сценария от­
01.08.2006 Евсеева И.К.
крытия
4
5
176
Приложения
Продолжение таблицы
№
п/п
Наименование
мероприятия
Написание сценария за­
крытия
7 Написание сценария ше­
ствия и гала-концерта
8 Составление списка участ­
ников
9 Составление списка по­
четных гостей
10 Подготовка и осуще­
ствление культурной прог­
раммы для участников фе­
стиваля
И Обеспечение участия твор­
ческих коллективов в фе­
стивале
12 Подготовка звуковой аппа­
ратуры
13 Подготовка светотехниче­
ских средств
14 Организация фуршета
6
Срок
испол­
нения
Ответственный
01.08.2006 Евсеева И.К.
01.08.2006 Евсеева И.К.
15.08.2006 Карпова Е.В.
01.09.2006 Бурмистрова Е.А.
01.09.2006 Синявская Т.Ф.
Август
2006
Евсеева И.К.
Август
Зайцев Ю.А.
2006
Август
Комогоров В. И.
2006
15.09.2006 Гущина В.В.
15 Разработка и осуществление 01.09.2006 Суховеева Н.И.
плана по транспортному
обеспечению
16 Организация работы пере­
01.09.2006 Карпова Е.В.
водчиков
17 Организация сопровожда­
01.09.2006 Карпова Е.В.
ющих групп
V. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СВЯЗИ
1
Осуществление контактов
в период подготовки фести­
валя со следующими орга­
низациями:
177
Приложения
Окончание таблицы
№
п/п
2
3
4
5
Срок
испол­
нения
Ответственный
ЮНЕСКО;
Комиссией РФ
по делам ЮНЕСКО —
Международным союзом
работников культуры;
Международным музы­
кальным советом РФ
при ЮНЕСКО;
Министерством куль­
туры РФ;
Комитетом по культуре
и туризму Московской об­
ласти
Привлечение участников
фестиваля из зарубежных
стран
Майсентябрь
Бурмистрова Е.А.,
Карпова Е.В.
Май сентябрь
Бурмистрова Е.А.,
Карпова Е.В.
Осуществление перего­
воров с представителями
зарубежных коллективов
посредством факса, теле­
фонной, телеграфной, по­
чтовой связи, сети Интернет
Оформление приглашений
и въездных документов
участников фестиваля
Май —
сентябрь
Бурмистрова Е.А.,
Карпова Е.В.
Июль —
август
Бурмистрова Е.А.
Ведение делопроизводства
Исполнительного комитета
фестиваля по разделу меж­
дународных связей
М айсентябрь
Бурмистрова Е.А.
Наименование
мероприятия
Зам. директора
по связям с общественностью
178
Е.А. Бурмистрова
Приложение 3
Письмо-приглашение почетному гостю фестиваля
КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ЮНЕСКО
COMMISSION DE LA FEDERATION DE RUSSIE
POUR L UNESCO
COMMISSION OF THE RUSSIAN FEDERATION
FOR UNESCO
Международный фестиваль народной музыки и танца
«ПОДМОСКОВНЫЕ ВЕЧЕРА»
Tel: +7 (495) 702-97-19;
+7 (49657) 7-35-96.
Fax: +7 (495) 702-97-19.
РОССИЯ, 144001, г. Электросталь Московской области,
ул. К. Маркса, 9. Центр культуры ОАО «Машинострои­
тельный завод».
E-mail: moskow-evening@yandex.ru
С 14 по 18 сентября 2006 года в городе Электросталь Мос­
ковской области на базе Центра культуры ОАО «Машино­
строительный завод» пройдет VI Международный фестиваль
народной музыки и танца «ПОДМОСКОВНЫЕ ВЕЧЕРА»,
который проводится под эгидой Комиссии Российской Феде­
рации по делам ЮНЕСКО.
Учредителями фестиваля являются:
• Министерство культуры Российской Федерации;
• Комиссия Российской Федерации по делам ЮНЕСКО;
• Комитет по культуре Московской области;
• Администрация г. Электросталь;
• ОАО «Машиностроительный завод».
В фестивале примут участие делегации из Индии, Италии,
Сербии, Беларуси, Польши, Словакии, Болгарии и России.
179
Приложения
В качестве почетного гостя на нашем фестивале будет
присутствовать
RexBurdette — Президент Финан
миссии СИ О Ф Ф (Международный Совет организаторов
фольклорных фестивалей), официальный делегат США
в СИОФФ, директор Международного фольклорного фести­
валя «
SilverDollar
ity».
C
Приглашаем Вас на торжественное открытие фестиваля,
которое состоится 15 сентября 2006 года в 19.00 в Большом
концертном зале по адресу: г. Электросталь Московской об­
ласти, ул. К. Маркса, д. 9, Дворец культуры им К. Маркса.
Тел./факс: (495) 702-97-19.
С уважением, директор фестиваля
180
Анатолий Каленов
Приложение 4
Сценарий корпоративного мероприятия по случаю праздно­
вания Международного женского дня, успешно осуществ­
ленный в одной из фирм
Сценарий состоит из следующих частей:
1. Торжественная часть: поздравление женщин с празд­
ником, вручение подарков.
2. Приглашение к праздничному столу.
3. Конкурсная программа.
4. Танцевальная часть.
5. Заключительная часть празднования.
Первый ведущий мероприятия — мужчина, второй ве­
дущий — женщина.
Начинается празднование с поздравлений.
1-й ведущий:
8 Марта —день торжественный,
День радости и красоты,
На всей земле он дарит женщинам
Свои улыбки и цветы!
Какой же праздник без поздравлений? Свои поздравления
изъявил желание преподнести нашим дорогим женщинам наш
уважаемый руководитель... Ему и первое слово.
(Руководитель произносит торжественную речь.)
2-й ведущий: Уважаемые коллеги, мы собрались в этом
зале для того, чтобы поздравить наших милых женщин с на­
ступающим днем 8 Марта и подарить им сегодня хорошее на­
строение и наши теплые слова.
Прекрасный день 8 Марта,
Когда сверкает все кругом,
И разрешите вас поздравить
С Международным женским днем!
181
Приложения
Здоровья, счастья пожелать вам,
Чтоб не старели никогда
И чтоб всегда вы процветали
Во имя счастья и добра.
1-й ведущий:
Мы вас сегодня поздравляем
С Международным женским днем,
Свои стихи вам посвящаем
И песни о любви поем.
2-й ведущий:
Уважаемые Дамы!
Мы вас хвалить могли бы до утра,
Однако к делу перейти пора.
Вручить подарки наступил момент,
Как самый наш весомый аргумент.
(Заранее было принято решение о вручении всем жен­
щинам коллектива цветов и подарков в виде именных кружек
и картин небольшого формата.)
1-й ведущий: Уважаемые коллеги, сейчас мы всех пригла­
шаем за стол!
(Участники рассаживаются за праздничным столом.)
Праздничный стол
—это немаловажная и п
торжества. Для празднования 8 Марта в данном случае вы­
брали стол-фуршет. Для этого по обеим сторонам помещения,
у стен, составили по три стола, накрытых скатертями.
На каждом столе небольшие стопки одноразовой посуды:
тарелки и фужеры под напитки, а также приборы. Из за­
кусок — салаты, бутерброды, канапе. На столы ставят вазы
с фруктами. Из ассортимента спиртных напитков в основном
подают шампанское или легкое вино.
1-й ведущий: Мы продолжаем поздравлять наших милых
женщин! Свои поздравления, дорогие женщины, вам сейчас
подарит галантный и обаятельный мужчина...
182
Приложения
Поздравление одного из сотрудников: Все начинается
с женщины! Веселье, смех, дуэли, разочарованья. Любовь, за­
бота, тепло и многое другое —все это из-за вас и для вас, наши
дорогие! В каком бы вы ни были возрасте, вы всегда будете
оставаться лучшей половиной человечества!
(Отводится некоторое время для банкета.)
1-й ведущий: Уважаемые женщины, позвольте и мне под­
нять бокал в вашу честь:
Я пью за женщин,
Чтобы в них томились
И женственность, и мужества запас,
Чтоб без сопротивленья им на милость
Сдавались тигры, дремлющие в нас!
Мой тост —за март! За вечную весну!
Я пью за женщину! За женщину-мечту.
(Пауза для застолья.)
2-й ведущий: Настало время кому-нибудь из мужской
части коллектива произнести тост, посвященный женщинам.
Слово передается...»
Звучит тост:
За тех, кто дороги и милы,
К кому влечет любовь сама!
Вот дай-то Бог мне только силы
Сойти хоть раз еще с ума!
Свой исполняя долг первейший,
Во весь, что есть, поднявшись рост,
За наших дам, за милых женщин
Провозглашаю этот тост!
(Банкет продолжается.)
2-й ведущий: А теперь мы, ведущие, просим внимания!
В программе нашего вечера объявляются конкурсы!
Каждый из участников конкурса будет награжден памят­
ными подарками, а победители получат лучшие призы нашего
призового фонда.
183
Приложения
1-й ведущий: Итак, участвовать в конкурсе могут все же­
лающие. В случае отсутствия желающих на сцену будут при­
глашаться участники, выбранные нами, ведущими. Каждый
отказ от участия в конкурсе будет стоить 10 рублей, которые
получит доброволец, заменивший отказавшегося! На сцену
приглашаются 3 пары (кавалер с дамой).
2-й ведущий: Итак, первый конкурс — «Танец с шариком».
Пары должны будут передать ритм танца, двигаясь с ша­
риком, который зажат между головами партнеров. При этом
руки не должны поддерживать шарик. Побеждает та пара, ко­
торая дольше всех удержит шарик.
(Подводится итог конкурса, вручается приз.)
1-й ведущий: Каждому из нас так хочется ко дню 8 Марта
подарить женщине красивый подарок! Пусть это будет не­
большой подарок, но зато красиво оформленный!
2-й ведущий: Ну а если еще и оформленный своими ру­
ками, никакая женщина не сможет устоять перед таким муж­
чиной! На сцену приглашаются двое мужчин и две женщины!
1-й ведущий: Итак, второй конкурс — «Ах, какой подарок!»
Сейчас у вас появится возможность подарить женщине вот
такую замечательную коробку конфет. Но для этого необхо­
димо... ее сначала упаковать и красиво завязать ленточкой!
И это нужно сделать при помощи одной руки (другая у вас
будет привязана к туловищу), помогая при этом друг другу.
2-й ведущий: Победителем будет объявлена та пара, чей
подарок будет оформлен лучше всех! Время на оформление
подарка — минута!
(Определяется победитель, вручается приз.)
184
Приложения
1-й ведущий: А теперь танцы, дамы и господа!
(Звучит веселая музыка. Ведущие первыми начинают тан­
цевать.)
Для танцевальной части заранее подготавливается магни­
тофон или другое проигрывающее устройство, подбирается
веселая, ритмичная музыка.
1-й ведущий: А сейчас «Белый танец» —дамы приглашают
кавалеров.
(Звучит вальс.)
2-й ведущий: Для того чтобы как-то разнообразить наш
вечер, предлагаю желающим спеть песню под караоке.
(После исполнения караоке танцы продолжаются.)
По окончании танцев и песен подходит время для заклю­
чительной части. Руководитель благодарит присутствующих
дам за участие в праздновании, еще раз поздравляет с празд­
ником, выражает благодарность организаторам и активным
участникам в подготовке мероприятия.
1-й ведущий:
Чудесен этот день весны,
Побольше б в жизни дней таких,
Когда все помыслы и сны
О вас, желанных и родных.
И завершая праздник, снова
Желаю счастья на года,
Не только до очередного
Восьмого марта, а всегда!
2-й ведущий: Мы благодарим участников нашего празд­
ничного вечера, еще раз поздравляем женщин с праздником
весны, желаем всем успехов, здоровья, счастья. И на этой ноте
разрешите с вами попрощаться.
185
Приложение 5
Конкурс «Мисс музея-2009» в Государственном
учреждении культуры «Музее-усадьбе “Мураново”
им. Ф.И. Тютчева», осуществленного сотрудницей музея
А.В. Жигаревой
В конкурсе «Мисс музея-2009» участвовали по одной пред­
ставительнице от каждого отдела, которую определяли со­
трудники этого отдела. Конкурсанток выбирали независимо
от возраста, семейного положения и телосложения. Главные
критерии — обладание чувством патриотизма и такими ка­
чествами, как общительность, доброжелательность, высокие
профессиональные навыки в своей работе, а также наличие
внимания и уважения к работе других отделов.
Из-за отсутствия финансирования мероприятие проводи­
лось на территории музея, своими силами, без привлечения
профессиональных ведущих, с помощью своего технического
обеспечения и реквизита.
Сценарий конкурса «Мисс музея-2009»
Н а заднем плане им провизированной сцены ст оят ст олы
и ст у лья д ля вы п о лн ен и я за д а н и й уча с т н и ц а м и к о н к у р с а .
Н а переднем плане ост авлено достаточно мест а для деф иле
участ ниц. Сбоку располагает ся стол для жюри.
Н а им провизированную сцену выходит ведущ ий конкурса.
Ведущий: Уважаемые коллеги, добрый день! Мы собрались
с вами сегодня, чтобы отдохнуть, расслабиться и определить
САМУЮ-САМУЮ-САМУЮ сотрудницу нашего музея.
И все мы, конечно, знаем, что перед началом мероприятия ру­
ководитель произносит свою речь. Так что встречаем нашего
уважаемого директора!
Д ирект ор м узе я произносит торж ественную речь.
Ведущий: Ни один конкурс в мире не обходится без уважа­
емого жюри!
186
Приложения
Ведущий представляет членов жюри, уже сидящих
за столом.
Ведущий: И конечно же, ни один конкурс нельзя провести
без главных действующих лиц — наших конкурсанток, наших
любимых сотрудниц! Участница № 1 — участница № 2 — ...
и т.д.
На импровизированную сцену по очереди выходят
участницы. Ведущий торжественно представляет конкур­
санток.
Ведущий: А за что же сегодня будут бороться наши пре­
тендентки? Что же получит в награду сотрудница, достойная
носить титул «Мисс музея-2009»?
Ведущий показывает конкурсанткам и зрителям главный
приз и ставит его на стол жюри.
Ведущий: Кроме главного приза сегодня будут определены
также самые достойные сотрудницы в следующих номина­
циях...
Ведущий называет выбранные номинации.
Ведущий: Ну, что ж, приступим к нашей конкурсной прог­
рамме. Каждая участница приготовила несколько домашних
заданий. Первое задание «Приветствие», в котором нужно
представить себя и свой отдел.
Участницы по очереди выступают с приветствиями.
Ведущий: Мы услышали приветствия каждой из участниц.
Теперь настала пора поработать нашему уважаемому жюри.
Просим вас оценить коммуникабельность наших конкурсан­
ток.
Жюри выставляет баллы.
Ведущий: Переходим к следующему домашнему заданию.
Каждый человек в свободное от работы время чем-то увлека­
ется или просто интересуется. Так вот сейчас наши участницы
расскажут нам о своих хобби.
Участницы по очереди представляют свои интересы.
Ведущий: Вот такие разнородные интересы у наших со­
трудниц. Просим жюри их оценить.
187
Приложения
Жюривыставляет
, и участницы уход
алы
б
ваться для следующего конкурса.
Ведущий: Пока участницы готовятся к следующему кон­
курсу, мы проверим, насколько их дорогие коллеги, т.е. наши
сегодняшние зрители, знают биографию претенденток.
Ведущий проводит конкурс: необходимо по детским фото­
графиям угадать конкурсантов. Угадавшие получают призы.
Ведущий: В свободное от хобби время, т.е. в рабочее время
наши конкурсантки очень трудолюбивы. Они, не покладая
рук, не только трудятся у себя в отделе, но и готовы прийти
на помощь музею в трудную минуту. А какая помощь тре­
буется музею? Конечно же, ежегодная уборка территории.
Чтобы быть во всеоружии и не запачкать свои наряды, конкурсанткам было дано задание: придумать рабочий костюм
для субботника.
Участницы по очереди выходят на сцену, демонстрируя
свои костюмы и комментируя их.
Ведущий: Вот такую «простенькую» рабочую одежду при­
думали наши сотрудницы. Сейчас жюри своим голосованием
выберет униформу для субботника.
Жюри выставляет баллы.
Ведущий: Раз уж сотрудницы одеты по-рабочему, мы им
предложим потрудиться. Переходим к конкурсам на смекалку.
Сейчас мы посмотрим, насколько хорошо наши сотрудницы
осведомлены о работе «не своего» отдела, например отдела
учета и фондового отдела. Первый конкурс называется «Дар».
Неизвестный пожелал передать в дар музею вот этот предмет
( выносити ставит его на сцену). Для того чтобы этот предмет
поставить на учет, нужно сделать его описание — название;
материал, из которого он сделан; техника исполнения; размер.
На выполнение задания конкурсанткам дается 5 минут. При­
ступаем!
Участницы присаживаются за столики и выполняют за­
дание.
188
Приложения
Ведущий (зрителям): Пока участницы выполняют задание,
мы с вами развлечемся.
Ведущ ий проводит игру «А укц и о н »: зрит елям предлагается
угадат ь сметные лот ы , которые им и вручаю т ся.
Ведущий: Время подготовки наших конкурсанток истекло,
поэтому просим их зачитать описания нашего дара.
Участницы по очереди зачит ываю т описание.
Ведущий: Просим жюри оценить старания участниц.
Ж ю ри выставляет баллы .
Ведущий: Приступаем к следующему конкурсу. Посмотрим,
как сотрудницы музея представляют себе работу экскурсион­
ного и методического отделов. Итак, в музее разработан новый
экскурсионный маршрут по территории усадьбы. Участницам
предлагается написать текст экскурсии в очередном месте
остановки группы, которое называется «У дуба». На выпол­
нение задания конкурсанткам дается опять же 5 минут. При­
ступайте, пожалуйста!
Участницы выполняю т задание.
Ведущий (зрителям): Пока участницы творят новую экс­
курсию, мы проведем внезапную аттестацию и узнаем, как
наши дорогие зрители ориентируются в своей музейной тема­
тике.
Ведущ ий проводит игру «Пойми меня»: зрит елям предлага­
ется угадат ь какое-нибудь м узейное понят ие, показанное п а н ­
томимой. Угадавшему вручает ся сувенир.
Ведущий: Время истекло, просим представить на наш суд
текст нового экскурсионного маршрута!
Участницы по очереди зачит ываю т текст своей экскурсии.
Ведущий: Просим жюри оценить эти экскурсионные
перлы.
Ж ю ри выст авляет баллы.
Ведущий: На этом наша конкурсная программа закончена.
Теперь конкурсантки могут вздохнуть свободно и пойти пере­
одеться, чтобы на церемонии награждения выглядеть соответ­
ственно.
Участницы уходят для переодевания.
189
Приложения
В едущ ий: Ну а теперь просим поработать наше уважаемое
жюри, которое хорошо знает бухгалтерскую работу и сейчас
быстренько подсчитает, кто же из конкурсанток набрал
большее число баллов и заслужил носить титул «Мисс музея2009», а также установит победительниц в номинациях:
Ведущ ий перечисляет ном инации, жюри начинает подсчет
баллов.
В ед ущ и й {зрит елям ): Вам, дорогие друзья, придется тоже
поработать. Необходимо выбрать победительницу в номи­
нации «Мисс зрительских симпатий». При входе вам были
вручены жетоны для голосования. Сейчас вы должны опу­
стить свой жетон в ту емкость из пронумерованных, которая
соответствует номеру более понравившейся вам конкурсантки.
Ведущ ий обходит голосую щ их зрит елей и отдает емкости
ж юри, которое подсчитывает количество голосов.
В ед у щ и й : Ну вот и настал этот долгожданный момент!
Сейчас мы узнаем имена наших победительниц! Итак, титул
«Мисс музея-2009» заслужила... {председат ель ж юри н а зы ­
вает им я победит ельницы ). Главный приз победительнице
вручает наш уважаемый директор {директ ор вручает пр и з
и произносит по зд р а ви т ельн ы е слова). Кроме того, фото­
графии победительницы конкурса в театральных костюмах
будут присутствовать в рекламе нашего музея — на афишах,
пригласительных билетах, рекламе продукции и услуг на тер­
ритории музея.
В номинации «Мисс...» победила... {председатель жюри н а ­
зывает им я победит ельницы ). Призы победительницам номи­
наций вручает заместитель директора по связям с обществен­
ностью {вручает ся приз победительнице).
В номинации «Мисс...» победила... {председатель жюри н а ­
зывает им я победит ельницы , ей вручает ся приз и т.д.).
Все участницы получают памятные призы, которые вручает
заместитель директора по хозяйственной работе {всем у ч а ­
стницам вручаю т ся пам ят ны е призы).
190
Приложения
Мы поздравляем всех участниц нашего конкурса и его по­
бедительниц! И поздравляем себя с тем, что у нас в коллек­
тиве есть такие замечательные сотрудницы! И как говорится,
надо бы это дело отметить, а потому приглашаем всех к празд­
ничному столу!
Все переходят в помещение с накрыт ыми столами.
Оглавление
Предисловие...................................................................................................3
Глава 1. Мероприятие: понятия и технология............................................. 4
Классификация мероприятий............................................................................................................................... 4
Технология организации и проведения мероприятий.........................................................................8
Возникновение идеи мероприятия и ее юридическое закрепление................................9
Определение состава участников....................................................................................................... 11
Оповещение о предстоящем мероприятии....................................................................................11
Встреча участников мероприятия....................................................................................................... 13
Размещение участников мероприятия..............................................................................................15
Организация питания участников мероприятия......................................................................... 18
Регистрация участников мероприятия
...................................................................................18
Регламент (программа, сценарий) мероприятия........................................................................ 20
Техническое обеспечение мероприятия.........................................................................................22
Культурная программа............................................................................................................................... 22
Анкетирование участников мероприятия...................................................................................... 24
Отчет о проведении мероприятия......................................................................................................27
Задания для самоподготовки.................................................................................................... 31
Глава 2. Регулярные мероприятия............................................................ 33
Совещание...........................................................................................................................................
Подготовка к проведению совещания..............................................................................................35
Проведение совещания............................................................................................................................. 38
Техническое обеспечение совещания..............................................................................................40
Председатель и секретарь совещания.............................................................................................41
Задания для самоподготовки..............................................................................................................................46
Глава 3. Нерегулярные мероприятия.........................................................47
Выставка
................................................................................................................................................................47
Этапы развития выставочного дела...................................................................................................47
Классификация выставок........................................................................................................................ 52
Участие в выставке..................................................................................................................................... 55
Конгрессно-выставочные мероприятия........................................................................................ 71
Задания для самоподготовки............................................................................................................................75
Презентация.................................................................................................................................................................76
Вопросы подготовки презентации....................................................................................................78
Задания для самоподготовки............................................................................................................................96
Конференция..............................................................................................................................................................97
Особенности подготовки....................................................................................................................... 97
Задания для самоподготовки............................................................................................................................106
192
Оглавление
Глава 4. Массовые мероприятия
......................................................... 107
Праздник
...............................................
«...............................107
Сценарий..........................................«............................................ «........................... .................................111
Выбор ведущего................................................................................................................. ...................... 113
Подготовка праздника................................-..........................................................................................116
119
Культурно-массовые мероприятия...............................................................................................
Фестиваль.........................
120
Спортивно-оздоровительные мероприятия
.......
129
Задания для самоподготовки...................... .......................................... .........................................................132
Глава 5. Корпоративные мероприятия.................
133
Корпоративный праздник......................................................
«...134
«_______«....137
Празднование Международного женского дня________________
Конкурс «Мисс фирмы» как вид корпоративного мероприятия....................................138
Корпоративные мероприятия нового типа
........................................................ ........................ 140
Хакатон....................
140
Квесты......................................
146
Тимбилдинг
.......
150
Задания для самоподготовки........................................... ...................................... ...................... .............. 158
Обеспечение безопасности проводимых мероприятий.........................159
Меры общественной безопасности, принимаемые организаторами
..............
по подготовке и проведению мероприятия.
Инструкция об антитеррористических действиях при подготовке
к проведению массовых мероприятий и впраздничные дни
165
Список использованной литературы.................................................
169
Приложения...........
172
161
Приложение 1 ...................................................................................................................................................... 172
Приложение 2 .........
174
Приложение 3 ...........................................................
179
Приложение 4 .......................................................................................................................................................181
Приложение 5 ..................................................................................................................
186
По вопросам приобретения книг обращайтесь:
Отдел продаж «ИНФРА-М» (оптовая продажа):
127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр.1
Тел. (495) 280-33-86 (доб. 218, 222)
E-mail: bookware@infra-m.ru
•
Отдел «Книга—почтой»:
тел. (495) 280-33-86 (доб. 222)
ФЗ
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11
Учебное издание
Гойхман Оскар Яковлевич
ОРГАНИЗАЦИЯ
И ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Оригинал-макет подготовлен в Н И Ц ИНФРА-М
ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»
127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29
E-mail: books@infra-m.ru
http://www.infra-m.ru
Подписано в печать 13.07.2020. Формат 60x90/16. Бумага офсетная.
Гарнитура Petersburg. Печать цифровая. Уел. печ. л. 12,13.
Тираж 500 экз. (I —50). Заказ № 06283
ТК 89250-1071381-130720
Отпечатано в типографии ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»
127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29
УВАЖАЕМЫЕ КОППЕГП И ПАРТНЕРЫ!
ВАС ПРИВЕТСТВУЕТ
ГРУППА КОМПАНИИ «ИНФРА-М»
ГРУППА
КОМПАНИЙ
П Н Ф Р Л -М
Мы представляем крупнейший холдинг в мире ака­
демической книги, объединяющий 11 российских
и зарубежных издательств; специализирующийся
на издании и распространении научной и учебной
литературы.
«ИНФРА-М» издает учебники, учебные пособия
для высшего и среднего профессионального обра­
зования, научные монографии, справочники и энци­
клопедии. На сегодняшний день в нашем ассорти­
менте более 7 0 0 0 издании по экономическому,
юридическому, инженерно-техническому, гумани­
тарному, естественно-научному направлениям;
по сельскому хозяйству, строительству и архи­
тектуре, здравоохранению, сервису и туризму.
Ежегодно в группе компаний выходит свыше
1000 новинок. Кроме того, «ИНФРА-М» вы­
пускает 30 научных журналов, 16 из них вклю­
чены перечень ВАК.
Наша Электронно-библиотечная система
(ЭБС) Znanium.com, предлагает вам более
АО ООО эксклюзивных издании в основной кол­
http://znanium.com
лекции — электронных учебников, учебных пособий,
монографий, справочников, научных журналов,
диссертаций и научных статей. Вместе с ресур­
сами открытого доступа в ЭБС содержится более
3 млн произведении. Кроме того, мы предлагаем
услугу создания ЭБС вуза, в том числе для разме­
щения ВКР на платформе Znanium.com.
Оридическое
гздательство
«НОРМА»
Издательство
«МАГИСТР»
Ж
И зд ательски й!
ДОМ
«Вузовский И
учебник»
1
с ч
* В /
1здательство
«КУРС»
Издательский
дом «ФОРУМ-М»
*
1
1
I
:
МДГИСТР
Издательство В
«ФОРУМ-С» I
По вопросам комплектования
Тел.: (495) 280-15-96 (доб. 519, 225, 226, 267)
E-mail: books@infra-m.ru
По вопросам подключения к ЭБС
Тел.: (495) 280-15-96 (доб. 228, 239, 293, 455, 510, 518, 560)
Техническая поддержка:
ebs_support@infra-m.ru
По вопросам издания учебной и научной литературы
Ж
|ю ? Р С
Издательский
центр «РИОР»
I
iS m
Издательский
Дом
«Энциклопе- 1
дия»
«Альфа-М»
I2 J JL м
Гпавный редактор: Прудников Владимир Михайлович
Тел.: (495) 280-15-96 (доб. 291)
E-mail: prudnik@infra-m.ru
По вопросам издания на коммерческой основе
Руководитель издательских проектов:
Чистякова Анастасия Игоревна
Тел.: (495) 280-15-96 (доб. 393)
E-mail: cai@infra-m.ru
ГОЙХМАН
Оскар Яковлевич
Доктор педагогических наук, профессор, про­
фессор Российского нового университета, заслу­
женный работник высшей школы Российской
Федерации. Главный редактор научного журнала
«Современная коммуникативистика».
Сфера интересов: коммуникативистика, речевая
и межкультурная коммуникация, педагогика, гума­
нитарный сервис.
Автор трех учебников и пяти учебных пособий
с грифами Минобрнауки России и УМО, словарясправочника по сервису итуризму, словаря терми­
нов и понятий сервиса, а также более 200 научных
работ, включая статьи и монографии.
ISBN: 978-5-16-015949-2
9785160159492
9 785160
59 49 2