Реферат на тему «Система информационной поддержки проектной деятельности вуза»
advertisement
РЕФЕРАТ на тему: «Система информационной поддержки проектной деятельности вуза» СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 1. СИСТЕМА ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ ................................................. 4 2. СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ................................................................................................... 7 2.1. Основные компоненты системы ............................................................... 8 2.2. Мониторинг и анализ проектной деятельности .................................... 10 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 13 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 14 2 ВВЕДЕНИЕ Актуальность темы: в современной системе высшего образования происходят интенсивные процессы модернизации и большое внимание, в частности, уделяется расширению проектной деятельности, развитию сотрудничества вузов и реального сектора экономики, вузов и общества, но не смотря на это, относительно низкая активность и эффективность проектной деятельности является одной из серьезных проблем большинства вузов Российской Федерации. В связи с этим, разработка системы информационной поддержки проектной деятельности вуза является актуальной. Целью работы является создание информационно – аналитической системы поддержки и мониторинга проектной деятельности вуза для улучшения эффективности работы университета. Для достижения цели необходимо решить следующие основные задачи: - провести анализ предметной области, методов и средств поддержки и мониторинга проектной деятельности; - разработать методику проектирования информационной системы поддержки и мониторинга проектной деятельности вуза; - разработать компоненты информационно-аналитической системы для мониторинга, прогнозирования, сбора данных и представления результатов анализа деятельности. Объектом исследования являются процессы управления проектной деятельностью вуза. Предметом исследования являются компоненты, структура информационно-аналитической системы поддержки, алгоритмы и методы мониторинга проектной деятельности вуза. 3 1. СИСТЕМА ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ Сейчас перед обществом остро стоит вопрос обеспечения конкурентоспособности отечественной высшей школы в глобальном соревновании высших школ. В этой связи необходимо использование всех возможностей, которые предоставляют современные технологии, и в первую очередь технологии информационные. Очевидно, что для решения большинства задач, стоящих перед российскими вузами, уже недостаточно того организационноуправленческого инструментария, который существует на данный момент. По мнению ряда экспертов, в условиях рыночной экономики вопросы управления высшим учебным заведением приобретают первостепенное значение. Сложность и актуальность данных проблем продиктована самим характером деятельности вузов, разнообразием источников финансирования вузовской деятельности, множеством форм и видов учебной, научной, хозяйственной деятельности, необходимостью адаптации к постоянно меняющейся инфраструктуре российской экономики, потребностью анализа рынка образовательных услуг и рынка труда, включая трудоустройство выпускников. Данные факторы говорят о том, что решение задачи управления вузом должно быть реализовано на качественно новом уровне. Кроме того, нельзя забывать и такой аспект, как повышение степени экономической самостоятельности вузов. Среди методов и средств реализации целенаправленных управленческих воздействий, которые могут служить задачам планомерного долговременного развития социально–экономических систем, особое место занимает система проектного управления. Основанием для этого заявления является эффективность данного подхода, подтвержденная опытом решения управленческих задач по созданию или преобразованию различного рода систем. Именно система проектного управления позволяет управлять отдельными инициируемыми в образовательной организации мероприятиями (проектами), не нарушая принципов бюджетной зависимости учреждения. Проектный подход применительно к управлению вузом выступает как некоторая руководящая идея, которая может быть положена в основу управленческой деятельности. Другими словами, выделяется какая–либо задача среди других, которая рассматривается как проект, то есть как комплекс взаимосвязанных работ, намеченных к выполнению в установленные сроки и с заданным уровнем затрат. При этом на этой задаче сосредотачиваются необходимые ресурсы и особый контроль за проведением всех этапов работ, что определяет специфику и обусловливает эффективность проекта. При такой 4 направленности на конечный результат поставленная задача имеет больше шансов на успешное решение, чем при иных способах управления. Проектный подход к управлению обладает следующими принципами: 1. Принцип направленности на конечный результат. Данный принцип является определяющим принципом проектного подхода и выражает усиление целевой стадии управления. Проектный подход предполагает конкретные цели, которые могут быть переведены на язык представлений о продукте деятельности рассматриваемой системы и затем – преобразованы в определенную последовательность действий. Принципиальным моментом является то, что цели должны быть достижимы, хотя одновременно с этим они и могут быть ориентированы на некоторый идеал. Рассматриваемый принцип указывает также на то, что именно целью задается то направление, на котором сосредоточиваются все управленческие функции: анализ, планирование, организация, учет и т.д. 2. Принцип перспективности. Этим принципом предусматривается ориентированность управления на будущее. Из него вытекает сразу несколько обстоятельств. Прежде всего, данный принцип закрепляет особое место за прогнозными и плановыми элементами управленческой деятельности в вузе, указывает на необходимость принятия управленческих решений с учетом тех условий внешней среды, которые ожидаются в определенной временной перспективе. С другой стороны, данный принцип фиксирует более или менее длительный временной интервал, требуемый для осуществления поставленных целей. Результаты проектной деятельности в вузе не могут быть достигнуты мгновенно, а отражаются по прошествии определенного времени. 3. Принцип организационной автономии. Данный принцип предполагает формирование проекта – как объекта управления – на основе обособления всей деятельности, связанной с определенной целевой установкой. При этом всё не имеющее отношение к деятельности, осуществляемой в рамках проекта, рассматривается как внешняя среда проекта. 4. Принцип концентрации ответственности. Обозначенный принцип предусматривает назначение специального органа управления (в этой роли может выступать субъект или группа), на котором сосредоточены полномочия и ответственность за весь проект. 5. Принцип целевого выделения средств. Этот принцип требует привязки финансовых и др. ресурсов к конкретному проекту, которая основывается на определении предположительной по5 требности в ресурсах на весь проект, приоритетном выделении ресурсов на цели проекта и отдельном учете их расходования. 6. Принцип межфункциональности. Этим принципом устанавливается необходимость межпрофессиональной интеграции специалистов в рамках проекта, поскольку развитие взаимодействия между сотрудниками, ответственными за разные аспекты проекта, способствует более четкой координации деятельности, быстрому реагированию на изменения, разносторонней оценке и взаимоувязке принимаемых решений. 7. Принцип охвата управлением всех стадий проекта. Сущность этого принципа состоит в том, что вся деятельность по осуществлению проекта (проектный цикл) представляется как стадийный процесс, т.е. как процесс чередования сменяющих друг друга фаз, образованных крупными комплексами взаимосвязанных работ: концептуальная фаза, фазы разработки, реализации и завершения проекта. При этом окончание каждой из стадий обозначает определенную ступень приближения к конечной цели. Согласно данному принципу планированием и управлением охватывается весь проектный цикл, что способствует взаимосвязи конечного результата и промежуточных звеньев. 8. Принцип комплексной оценки проекта. В соответствии с данным принципом должна производиться всесторонняя оценка проекта и любых принимаемых в связи с проектом решений. Под этим понимается широкий охват проблем, анализ разных параметров проекта в их совокупности с учетом значимости каждого фактора по отношению к целям проекта. 9., Принцип сбалансированности. Этот принцип выражает требование к согласованию в контексте проекта целей, сроков, ресурсов и действий исполнителей, а также к сбалансированности проекта с условиями внешней среды. 10. Принцип оптимальности. Руководствуясь данным принципом, следует вести поиск оптимальных решений, причем оптимальность понимается в первую очередь в отношении всего проекта как единого целого, а не в отношении отдельных этапов или элементов. Не смотря на то, что в современной системе высшего образования происходят интенсивные процессы модернизации и большое внимание, в частности, уделяется расширению проектной деятельности, развитию сотрудничества вузов и реального сектора экономики, вузов и общества, относительно 6 низкая активность и эффективность проектной деятельности является одной из серьезных проблем большинства вузов Российской Федерации. Для решения этой проблемы предлагается использовать систему информационной поддержки проектной деятельности. 2. СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Задачи планирования, организации, управления, учета и анализа научно-практической деятельности в настоящее время для университета становятся ключевыми. Успешное решение данных задач позволяет достичь цели, взаимосвязанные и взаимодополняющие друг друга и напрямую влияющие на эффективность деятельности вуза: повышение научно-образовательного потенциала и формирование системы коммерциализации разработок. Система информационной поддержки проектной деятельности представляет собой объединение двух, одинаково важных, подходов к организации проектной деятельности в вузе – централизованного и распределенного. С одной стороны, организация централизованного подхода обеспечивает однозначность данных, возможность получения корректной сводной информации. С другой стороны, определение источников возникновения сведений о проектах и результатах научно-практической деятельности в университете и предоставление возможности ведения данной информации различным группам целевой аудитории системы позволяют говорить о создании распределенной системы информационной поддержки проектной деятельности. Таким образом, деловые и информационно-программные решения позволят отслеживать "жизнь" проекта в различных сферах деятельности университета, вести сведения о научно-практических результатах и их использовании различными участниками проектной деятельности. Целевой аудиторией системы информационной поддержки проектной деятельности являются: сотрудники профильных подразделений: научноисследовательской части, отдела интеллектуальной собственности и т.п.; топ-менеджеры: руководители университета и подразделений, в том числе деканы факультетов, заведующие кафедрами и т.п.; руководители и ответственные исполнители проектов; проектные менеджеры подразделений и проектов; сотрудники подразделений, отвечающие за формирование отчетов о научно-практической деятельности; 7 информационные центры, ведущие сведения о мероприятиях и их участниках; студенческое научное общество, организующее кампании и мероприятия, ориентированные на поддержку научной деятельности студентов; сотрудники аспирантуры, факультет повышения квалификации и т.п., организующие и координирующие подготовку научных кадров; сотрудники, студенты, аспиранты, научные руководители. 2.1. Основные компоненты системы Система информационной поддержки проектной деятельности вуза представляет собой комплекс подсистем, которые, решая поставленные перед ними задачи, образуют целостную картину научной и проектной деятельности университета. Основные компоненты системы представлены на рис. 1. Рис. 1. Основные компоненты системы 8 Система распределенного ведения проектов представляет собой регламентированную систему с правилами учета и формированием отчетности. Цель системы - организация совместной деятельности сотрудников научноисследовательской части, руководителей и ответственных исполнителей проектов, проектных менеджеров и топ-менеджеров. Система представляет собой комплекс приложений, обеспечивающий, в зависимости от направленности целевой аудитории, следующие возможности: для сотрудников НИЧ – ведение основных, учетных, регистрационных, тематических, календарных и финансовых данных проекта, а так же сведений о результатах и участниках проекта; для руководителей/ответственных исполнителей проекта – просмотр всех категорий сведений о проектах, ведение тематических данных проекта и сведений о результатах и участниках проекта; для проектного менеджера – просмотр сведений по проектам, доступ к финансовой информации, ведение сведений об этапах исполнения проекта, результатах и участниках проекта; для топ-менеджера – просмотр полной информации о проектах, формирование сводных таблиц по проектной деятельности, аналитических отчетов о научно-практических результатах, структуры финансовых поступлений по проектам. Система распределенного ведения научно-практических результатов (НПР) – значимая часть системы информационной поддержки проектной деятельности, которая постепенно сформировалась как самостоятельный комплекс, включающий следующие приложения: результаты научно-практической деятельности – приложение ориентировано на ведение сотрудниками, студентами, кафедрами, отделами и другими подразделениями университета результатов научно-практической деятельности. Результаты интеллектуальной деятельности (РИД) – приложение ориентировано на сотрудников отдела интеллектуальной деятельности, позволяет вести РИДы, документы сопровождения, утверждать результаты научно-практической деятельности. Взаимодействие – основной целью приложения является организация взаимодействия НИЧ и подразделений университета для формирования и своевременного предоставления подразделениями сведений о научнопрактических результатах деятельности. 9 Централизованное хранение – приложение предназначено для организации взаимодействия между данной системой и внешними информационными системами, ведущими результаты научно-практической деятельности. Технология межсистемной синхронизации данных позволяет обеспечить централизованное хранение результатов проектной и совместное и взаимовыгодное функционирование систем, реализующих свободный и регламентированный формат ввода результатов проектной деятельности. На рис. 2 представлена логическая структура взаимодействия объектов и субъектов системы. Мероприятия – комплекс приложений, разрабатываемый в составе системы поддержки проектной деятельности, информационно и функционально связан с НПР. Комплекс ориентирован на решение следующих задач: ведение и публикация информации о планируемых мероприятиях; ведение сведений о конференциях, выставках, конкурсах, организаторами или участниками которых был университет, его подразделения и сотрудники; информационная поддержка организации и проведения кампаний, начиная с подачи заявки участников и заканчивая результатами. Научные кадры – комплекс приложений, информационно базирующийся на результатах научно-практической деятельности. В составе системы: "Магистратура", "Аспирантура", "Докторантура", "Диссертационный совет". В частности, одной из основных задач подсистемы "Аспирантура" является организация взаимодействия отдела аспирантуры, аспирантов и научных руководителей. Система оповещений и уведомлений (СОиУ) реализуется как инвариантное технологическое решение Интранет-портала, предназначенное для организации эффективного взаимодействия всех субъектов деятельности университета, в том числе и проектной. 2.2. Мониторинг и анализ проектной деятельности Составной частью системы информационной поддержки является мониторинг и анализ проектной деятельности. Процессы взаимодействия пользователей, а именно, клиентов (руководителей конкретных проектов) и аналитиков, представлены на рис.3. в виде модели потоков данных. 10 Проекты Описание проекта Участники проекта Результаты проекта Финансовая информация Персоны Поступления Результаты Отделы Ожидаемые затраты Фактические затраты Организации Описание результата Персоны Потребители результата Документы сопровождения Отделы Рис. 2. Объекты и субъекты системы 11 Рис. 3. Модель потоков данных Как видно из модели активные роли клиента и аналитика порождают соответствующие информационные, аналитические или управляющие потоки данных. Непрерывное накопление и структурирование данных по всем процедурам всех проектам (в базе данных) позволяет вырабатывать управляющие решения в текущий момент жизненного цикла конкретного проекта. Дальнейшее управляющее воздействие будет оказываться другими органами. Но, имея такой мощный инструмент анализа, управление будет своевременное и точное. Мониторинговая часть системы снабдит управляющие органы своевременной и достоверной информацией. Система информационной поддержки проектной деятельности является информационной средой, которая содержит информацию о том, что происходит в вузе в области проектной деятельности, в целом. Это позволяет, в частности, проектным менеджерам факультетов разрабатывать предложения, направленные на повышение эффективности развития проектной деятельности в вузе. СППД предоставляет для этого все необходимые данные — о людях, о проектах, о партнерах, об источниках финансирования и т. д. Все эти списки взаимосвязаны между собой. Система содержит также нормативную документацию вуза, касающуюся проектной деятельности — положения, регламенты, решения ученого совета и пр. Данные документы, таким образом, вводятся в оборот между сотрудниками вуза, и не лежат «под сукном» в одном из кабинетов. Имея на руках действующие нормативные документы, проектные менеджеры могут предлагать новые решения, направленные на повышение эффективности развития проектной деятельности на факультете (в институте) и в вузе, в целом. 12 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Система проектного менеджмента характеризуется присутствием в вузе практически реализованных организационных, кадровых и технологических решений, способствующих постоянному развитию и расширению проектной деятельности сотрудников и студентов. Наличие в вузе целенаправленно организованного процесса взаимодействия ученых, преподавателей и студентов, с одной стороны, и проектных менеджеров, с другой, а также налаженного процесса обмена информацией между ними, являются основными свойствами, которые отличают наличие системы проектного менеджмента от ее отсутствия. Важнейшим свойством системы проектного менеджмента является также сформированная в вузе атмосфера уважения к творческому поиску и наличие права на ошибку. Формирование такой системы и такой атмосферы может занимать годы, но это как раз тот случай, когда «движение дороже итога». Даже элементы системы, сформированные в определенных структурных подразделениях или на отдельных направлениях, могут приносить позитивные результаты, исключительно важные как для развития данного вуза, так и для российской системы высшего образования в целом. 13 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Дорофеев В. Д., Частухина Ю.Ю. Внедрение методологии проектного управления в вузе [Электронный ресурс] // URL: http://izron.ru/articles 2. Жукова Т.Н. Проектный подход в современной теории и методологии управления. // Вестник ИНЖЭКОНА.– 2003. – N 1. – С. 21 – 30 3. Попова И.А., Вареников Д.А, Шлей М.Д. Вопросы централизованного хранения результатов проектной деятельности // Информационная среда вуза XXI века: материалы V Международной научно-практической конференции (Петрозаводск, 26 – 30 сентября 2011 г.). Петрозаводск, 2011. С. 153155. URL:http://it2011.petrsu.ru/thesis/it2011_petrozavodsk.pdf. 4. Попова И.А., Вареников Д.А. Система информационной поддержки проектной деятельности:структура, объекты и субъекты // Труды XIX Всероссийской научно-методической конференции Телематика'2012 (СанктПетербург, 25 –28 июня 2012 г.). СПб, 2012 . - Т. 1. - С. 151-153. 5. Попова И.А., Тойвонен Н.Р. Система информационной поддержки проектной деятельности //Комплексная система развития научноисследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ в вузе. Санкт-Петербург, 2012. С. 129-131. 14
