Обеспечение ресурсами / товарами Продажа Организация проведения работ Взаимодействие с заказчиком Управление реализуемыми проектами Специфика работы проектных организаций Прежде чем что-то построить или создать, гарантированно добившись при этом требуемого результата, необходимо чётко спланировать каждое своё действие. Чертежи, планы, расчёты, наброски - всё это является составными частями проекта. Отсюда проектной называют организацию, занимающуюся подобной работой - созданием документации, на основе которой исполнители работ претворяют некую задумку в жизнь. Разработка проектной документации является одной из частей жизненного цикла проектируемых объектов, который представлен на рисунке 2. Сам процесс разработки проектной документации включает в себя этапы, характерные для любого проекта - инициацию (формирование замысла, оформление договорных отношений, сбор исходной документации), планирование (определение потребных ресурсов и времени для выполнения работ), выполнение проекта, мониторинг и контроль и, наконец, завершение (утверждение, приемку проекта заказчиком). Это подтверждает, что разработка проектной документации является проектной деятельностью, и к ней в той или иной мере применимы понятия и методы проектного менеджмента [6]. Если учесть, что под проектированием понимается такое направление деятельности, которое предопределяет эффективность всех последующих операций, то для создания успешного проекта приходится привлекать множество специалистов, компетенция которых охватывает все без исключения стороны этих работ. Современные стандарты строительства указывают на то, что любой объект должен возводиться с учётом множества требований: энергоэффективность, экологическая безопасность, функциональность - к этому следует добавить и эстетичность (архитектура), и создание благоприятных условий (инженерные системы), и работу в рамках имеющегося бюджета (выбор материалов) . Деятельность по осуществлению проектных работ соответствует двум основным условиям, характеризующим понятие «проект»: уникальность (проектная документация уникальна в той же степени, в какой уникален проектируемый объект) и ограниченность во времени и ресурсах. Проектирование обладает рядом специфических особенностей, которые оказывают влияние на процессы управления проектами, их необходимо выявить и отразить в процессе управления в проектных организациях. Данные особенности заключаются в следующем: 1. В проектных организациях необходимо одновременно управлять несколькими проектами (управление программами проектов или портфелями проектов). Программа проектов - это совокупность нескольких логически связанных между собой проектов. В этом случае для проектирования одного объекта могут понадобиться данные, полученные в результате проектирования другого или же проекты могут иметь информационную связь. В этом случае можно рассматривать совокупность проектов для всех объектов как единый большой проект. Портфель проектов - совокупность программ проектов и отдельных проектов, логически не связанных между собой. В общем случае основная деятельность проектной организации как раз и представляет собой выполнение портфеля проектов. Для решения этой задачи требуется координационный центр управления (плановый, плановопроизводственный, финансово-экономический отдел), который, с одной стороны, усложнит реализацию многих процессов, а с другой - перераспределит функции между участвующими в управлении лицами путем централизации некоторых функций . 2. В проектной организации экономически выгоднее, чтобы большую часть работ выполнял собственный производственный персонал, т.к. эффективность управления процессом в этом случае наиболее высокая. Однако, располагаемый ресурс - рабочее время ограничен, поэтому вопрос загрузки производственных подразделений становится одним из важнейших в деятельности координационного центра управления портфелем проектов. 3. Количество ресурсов, контролируемых в ходе выполнения проектов ограничено. Управляющая компания, даже если она управляет более чем одним проектом, должна четко дифференцировать свои затраты на каждый проект, поскольку подотчетна в этом отношении заказчику/инвестору. Поэтому, в частности, такая компания создает для каждого проекта подразделение (команду управления проектом), которое занимается исключительно этим проектом. Учету подлежат все ресурсы - расход материалов, оборудование, транспортная и строительная техника, труд участников проекта, др.. Инвестиционный проект понимается как проект, предусматривающий вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/доход, материально-вещественным результатом. Процесс реализации инвестиционных проектов по строительству объектов состоит из пяти фаз. Доинвестиционная фаза К данной фазе относятся: маркетинговые исследования; разработка концепции проекта; приобретение прав на площадку под размещение объекта; выбор лица, осуществляющего реализацию инвестиционно-строительного проекта (заказчика); выбор подрядных организаций. Изыскательные работы Инженерные изыскания выполняются до начала проектных работ с целью получения объективной и актуальной информации об условиях строительства. Проектные работы На практике принято выполнять нижеперечисленные стадии проектирования: эскизный проект (необязательная стадия – выполняется для согласования предварительных проектных решений между заказчиком и проектировщиком, а также для предварительного согласования их с компетентными органами); проектную документацию (обязательная стадия, по общему правилу подлежит экспертизе, на основе положительного заключения экспертизы выдаётся разрешение на строительство); рабочую документацию (действующее законодательство РФ не обязывает выполнять эту стадию, но если она выполняется, то должна соответствовать проектной документации) . Строительно-монтажные работы Строительно-монтажные работы - работы по возведению новых объектов и по установке в них оборудования. Пусконаладочные работы Пусконаладочные работы - это комплекс мероприятий по вводу в эксплуатацию смонтированного оборудования. Режимно-наладочные испытания - это комплекс мероприятий, направленных на вывод оборудования на проектные режимы, а также обеспечения экономичной работы данного оборудования. Пусконаладочные работы подразделяются на работы по наладке технологического оборудования и средств автоматизации. Взаимоотношения между заказчиком (застройщиком) и проектной организацией (проектировщиком) регулируют договором подряда на выполнение проектноизыскательских работ. Согласно ст. 758 ГК РФ (часть вторая), проектировщик обязуется по заданию заказчика разработать техническую документацию или выполнить изыскательские работы, а заказчик - принять и оплатить результат. Знание основных взаимосвязей между участниками строительства необходимо для принятия обоснованных решений по организации строительного производства. Требуется много усилий, чтобы заказчики и подрядчики по строительству действовали слажено, соблюдая свои полномочия, с учетом условий договора подряда. Подрядчик не должен забывать, что действует исключительно в интересах заказчика. А заказчик должен быть уверенным, что будет информирован обо всех событиях, происходящих на объекте строительства. Суть управления клиентскими отношениями как стратегии - это повышение конкурентоспособности организации через фокусировку на потребностях клиента и дифференцированный подход к каждому потребителю. Продуктовая стратегия в целом ориентирована на увеличение доли рынка своего продукта за счет массовых продаж, т.е. опирается в основном на количественные показатели и заключается в привлечении как можно большего числа покупателей и акцентирует внимание на соблюдении прибыльности каждой конкретной, пусть и однократной, сделки. Цель управления клиентскими отношениями, напротив, в усилении позиций компании пусть и у ограниченного круга потребителей, но по принципу взаимовыгодного долгосрочного сотрудничества, что выражается еще и целым рядом качественных характеристик. В этом случае компания в определенной ситуации может провести сделку даже в убыток себе - ради сохранения лояльности клиента и обеспечения перспектив дальнейшей работы. Таким образом, задача повышения прибыльности здесь реализуется посредством наращивания ценности своей же клиентской базы. Анализ компании «СтройПроект» Выполнение кровельных работ относится к отрасли строительства. Кровельные работы - это целый комплекс процедур, направленных на устройство плоских и скатных крыш, их монтаж, обслуживание, проведение теплоизоляции, гидроизоляции и пароизоляции кровли. Компания ООО «СтройПроект» основана для проведения работ по устройству и ремонту кровель из современных кровельных материалов компании «ТТТ». Цель деятельности организации - быть лидером строительного рынка в Красноярском крае в сегменте кровельных и гидроизоляционный работ. Достигается это, благодаря возможности оптимально комплектовать строительный объект как вновь возводимый, так и реконструируемый самыми новыми и качественными кровельными материалами. Миссия организации - предоставление качественного выполнения кровельных и гидроизоляционных работ в промышленных объёмах, в срок и с надежностью, какую не может обеспечить ни одна другая компания. Задачи организации: качественное предоставление услуг по монтажу и ремонту кровельного покрытия; обеспечение персонала предприятия заработной платой, нормальными условиями труда и возможностью профессионального роста; недопущение сбоев в работе предприятия (срыва поставки, выпуска бракованной продукции, резкого сокращения объемов производства и снижения рентабельности); предоставление участникам рынка кровельных материалов и своим постоянным партнерам наиболее актуальной информации о новых продуктах, выходящих на рынок; помощь неопытному потребителю делать рациональный выбор кровельных материалов; помощь заказчикам быстро и выгодно приобретать необходимые для строительства материалы. Ключевые виды деятельности организации: кровельные работы; ремонт кровли; устройство кровли; услуги по замеру крыши; продажа кровельных материалов; партнёрство. Конкурентные преимущества: помимо монтажа и устройства кровель осуществляется гарантийное и послегарантийное обслуживание; компания наработала определенную базу клиентов, которые доверяют фирме в приобретении материалов и услуг по устройству кровель; компания работает напрямую с заводами изготовителями, что исключает переплату посреднических услуг, поэтому цены ниже по сравнению с материалами конкурентов; все сотрудники организации имеют большой практический опыт; благодаря качественному выполнению работ ООО «СтройПроект» имеет хорошую репутацию среди строительных организаций региона. Каналы сбыта: физические, юридические лица, муниципальные организации. Структура издержек организации: приобретение кровельных материалов и оборудования, оплата коммунальных услуг и электроэнергии, выплата заработной платы сотрудникам, расходы на транспортные перевозки, расходы на охрану и пожарную охрану, аренда недвижимости и оборудования, реклама, расходы на ИТ. Предприятие ООО «СтройПроект», осуществляет кровельно-монтажные работы высокого качества, для привлечения как можно большего числа новых клиентов и сохранения высокого статуса фирмы. Для нормального функционирования компании необходимо поддерживать взаимоотношения с клиентами, партнерами и поставщиками. В кровельной компании ООО «СтройПроект» работает 70 человек. Штат организации занимает 5 кабинетов, мастера строительных работ и кровельщики работают удалённо на объектах. Директор фирмы является собственником фирмы и руководит деятельностью предприятия, осуществляет стратегическое планирование, организует работу фирмы в целом, распоряжается финансами. Организационная структура предприятия является иерархической и представлена на рисунке А.1 в приложении А. В данной структуре четко прослеживается система подчинения сотрудников. На верхнем уровне организационной структуры находится директор, именно он ответственный за всю деятельность организации. В подчинении у директора находится заместитель директор по общим вопросам. Основная задача заместителя директора - организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений фирмы, принятие мер по повышению эффективности работы фирмы. В подчинении заместителя директора находятся: ИТ-отдел, отдел бухгалтерии, коммерческий отдел, отдел инжиниринга, рабочие бригады. ИТ-отдел представлен в лице системного администратора. В его обязанности входит поддержка ИТ-инфраструктуры предприятия и помощь пользователям. Бухгалтерский отдел представлен в лице главного бухгалтера и находящегося у него в подчинении заместителя главного бухгалтера и бухгалтера. Главный бухгалтер, в свою очередь, подчиняется директору. Главный бухгалтер полномочен осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчётов и платежных обязательств, расходованием фонда заработной платы, проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных средств, товарноматериальных ценностей и денежных средств, а также документальных ревизий. Отдел ответственен за все финансовые операции в организации. Коммерческий отдел включает в себя заместителя директора по коммерческим вопросам, которому подчиняются инженер по согласованию, экспедитор, руководитель торгового отдела и менеджер торгового отдела. Этот отдел занимается планированием, организацией, ведением, контролем, управлением продажей и транспортировкой кровельных материалов. Отдел инжиниринга состоит из заместителя директора по строительству, у которого в подчинении находится главный инженер, инженер -сметчик, инженер по промышленной безопасности, инженер по снабжению и заведующий складом. Этот отдел ответственен за планирование, проектирование, организацию и сопровождение кровельных работ. Рабочие, которые непосредственно выполняют кровельные работы занимают очень важное место в организации. Фрагмент организационной схемы, где представлены сотрудники, которые занимаются производством кровельных работ дан на рисунке 14. От их профессионализма зависит качество работы, рациональность использования ресурсов и в целом репутация предприятия. Рисунок 14 - Фрагмент организационной структуры ООО «СтройПроект» ООО «СтройПроект» является субподрядной организацией. Субподрядчик - организация, осуществляющая какой-либо ограниченный объем работ при строительстве, в рамках договора с генеральным подрядчиком строительства. Основной вид деятельности организации: расширение рынка кровельных товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Деятельность сотрудников делится на 8 сфер: ведение финансовой деятельности, обслуживание клиентов, маркетинговая деятельность, работа с поставщиками, обеспечение функционирования ИТ-инфраструктуры, складская деятельность, работа с кадрами, монтаж. Функциональная модель предприятия представлена на рисунке А.2 в приложении А. Организация финансовой деятельности - это всестороннее управление денежными потоками внутри предприятия. Обслуживание клиентов - это обеспечение обслуживания клиентов до, во время и после покупки кровельных материалов или услуги по ремонту или возведению кровли. Основная цель службы маркетинга в подрядной строительной организации - это создание постоянно действующей системы сбора, обработки и обмена объективной информации между всеми структурными подразделениями фирмы для обеспечения устойчивого, прогнозируемого и управляемого процесса сбыта комплекса строительных услуг. В соответствии с классической схемой организации маркетинга на предприятии, его целесообразно разделить на внутренний и внешний. Внешний маркетинг: маркетинг строительного рынка - выявление приоритетных направлений, динамики, структуры и общих тенденций развития, отбор целевых рынков; маркетинг строительных технологий, материалов и оборудования (маркетинг инноваций) - предполагает изучение, анализ и определение экономической целесообразности освоения, разработки и использования новых строительных технологий и материалов на текущих и перспективных объектах; маркетинг рабочей силы изучение, анализ спроса и предложения рабочей силы, мониторинг уровня заработной платы, существующей системы материального стимулирования персонала и т.д. Внутренний маркетинг: маркетинг сбыта - изучение и анализ процесса организации продаж строительных услуг, эффективности рекламы, количественных и качественных показателей сбыта, хода реализации договоров строительного подряда. Складская деятельность - это управление движением материальных ресурсов на территории складского комплекса, который находится на территории офисного здания предприятия. Также это инвентаризация, технологическая планировка склада и комплектация имеющегося товара при заказе. Работа с кадрами относится к организации труда и подразумевает: подбор кадров; аттестацию; подготовку новых рабочих на производстве. Инициатором процесса производства работ является заказчик, который обращается в организацию с потребностью в строительно-монтажных работах. Производственно-технический отдел составляет проект производства работ и при согласовании его бригада монтажников начинает само производство, по завершении которого подписывается акт выполненных работ с наложением на него гарантийного периода в течение 5 лет. На основе построенной функциональной модели ООО «СтройПроект» видно, что все функции взаимосвязаны друг с другом, и от невыполнения одних функций происходит простой в других функциях и процессах компании, что приводит к потере времени и средств, а также потере клиентов. Ни один процесс, происходящий в организации, не обходится без подкрепления каких-либо документов. Для того, чтобы определить основные информационные потоки в компании OOO «СтройПроект» необходимо проанализировать документооборот, который поможет выявить недостатки в организации и взаимодействии информационных потоков. В рамках рассматриваемой организации ежедневно происходит взаимодействие между сотрудниками компании, поставщиками материалов, заказчиками и подрядчиками, вследствие чего появляется необходимость в создании таких документов, в которых будет содержаться информация о заказе материалов и услуг, учете количества материалов на складе, о движении финансов организации. Документооборот предприятия представлен в таблице 5. Форма организации документооборота в ООО «СтройПроект» смешанная, предполагает, что компьютеры служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Распределение документов по группам: внутренние документы: отчёт по продажам товара, - инвентаризационная ведомость, табель рабочего времени, приказы, ведомость объёмов работ, технологическая карта производственных работ. входящие документы: договор поставки, сертификат соответствия, акт допуска, счёт на оплату. исходящие документы: расходная накладная, счёт-фактура, договор подряда, акт скрытых работ, соглашение о намерениях, график производства работ, ТЗ на проект, акт выполненных работ КС2, КС3. Для более подробного изучения деятельности организации в таблице А. 1, приложение А, представлен анализ основных документов, которые используются ежедневно при заключении договоров на поставку, выполнении услуг и продаже товаров. Формирование документации по производству проектов выполнения кровельных работ регулируется нормативными документами строительной отрасли. Описание информационных потоков Все отделы ООО «СтройПроект» взаимосвязаны, и между ними существует постоянный поток документов, примеры документов представлены в приложении Г. На рисунке 15, изображены основные потоки информации, которые позволяют вести финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Ответственным лицом за утверждение и согласование документов является руководитель проекта. Временные сроки оформления документов оговариваются лично с руководителем проекта, с учетом графика производства работ. Проанализировав документы, работа с которыми ведется на предприятии, можно отметить некоторые недостатки. Во -первых, большую часть составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота для компании являются: сложность организации эффективного контроля и отчетности; длительность сроков подготовки и согласования документов; медленный поиск документов; сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько сотрудников. Во-вторых, отсутствие электронного документооборота увеличивает сроки подготовки документации по проекту, в связи с тем, что ответственным за выполнение проекта является руководитель проекта, и он обязуется доносить лично сотрудникам информацию по новому проекту. Рисунок 15 - Схема информационных потоков ООО «СтройПроект» Ключевые и вспомогательные бизнес-процессы представлены на рисунке А.3, приложение А. К ключевым бизнес -процессам относятся: проектирование производства кровельных работ; организация продаж кровельных материалов; закупка материалов. Организация кровельных работ Процесс производства кровельных представленных на рисунке 16. работ состоит из этапов, В ходе подготовки технико-коммерческого предложения важно создать продуманный проект кровли, тогда смета на кровельные работы будет подробной и обоснованной. Все материалы должны быть правильно подобраны и в срок доставлены на строительную площадку. После этого можно приступать к монтажу. Рабочая бригада, состоящая из прораба, который координирует работу и монтажников, приступает непосредственно к реализации проекта. Прораб несет ответственность за выполненные работы. Продажа кровельных материалов Процесс продажи кровельных материалов состоит из этапов, представленных на рисунке 17. При получении менеджером торгового зала заказа от клиента на приобретение товара, менеджер проводит подбор необходимых клиенту материалов. Далее производится анализ имеющихся материалов на складе, если те материалы, что необходимы заказчику имеются в наличии, то бухгалтером оформляется счёт-фактура и товарная накладная. Информация о остатках на складе не фиксируется в информационной системе, она узнается лично у кладовщика. Если же товара нет в наличии, то поставщику отправляется заявка на необходимые материалы, а он а он в ответ отравляет счёт на оплату, в котором указаны сроки поставки. Если клиент согласен с условиями, то он оплачивает товар в бухгалтерии. При оплате товара клиенту передаётся товарная накладная, которая передаётся заведующему складом, при получении товара. Закупка материалов Процесс закупки материалов состоит из этапов, представленных на рисунке 18. На первом этапе закупки материалов происходит определение потребности в материале, исходя из планирования потребности в материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. При ведении кровельного проекта этим занимается либо руководитель, либо производитель работ. При продаже материала это обязанность менеджера по продажам. Заявка оформляется письменно и передается в отдел снабжения. Далее, полученная заявка анализируется и из списка поставщиков, который ведёт лично снабженец, выбираются организации, занимающиеся оптовой продажей соответствующего материала. Выбираются по принципу опыта работ с ними. Если поставщика необходимого товара нет, то он ищется в интернете. С каждым поставщиком оформляется договор на предоставление строительного материала. На следующем этапе выполняется обработка заказа, а именно снабженец связывается с поставщиками и перечисляет компоненты заявки. Это может быть связь по телефону или через e-mail. Поставщики в ответ выставляют счёт на оплату заказанного материала в электронном письме. Свою актуальность счёт на оплату имеет три дня, далее он аннулируется и необходим новый, при решении оплаты материала. Далее снабженец распечатывает счёт на оплату и передает руководителю на согласование. Если счёт согласован, то он передаётся в бухгалтерию на оплату. В случае несогласия руководителя с выставленным счётом, снабженец либо вносит корректировки в заявку и просит счёт повторно, либо меняет поставщика. По мере оплаты, происходит планирование условий и осуществление доставки или самовывоза материала, его перевозят либо на склад, либо на объект, где выполняются работы. К вспомогательным бизнес -процессам относятся: - финансовый анализ и бухгалтерский учёт; - ИТ-обеспечение и связь; - управление кадрами; - маркетинг; - экономическое планирование и контроль; - управление качеством. К бизнес-процессам управления относятся: - стратегическое планирование; - управление проектами. Модель процесса «Организация кровельных работ» изображена на рисунке Б. 1, приложение Б. Модель наглядно показывает, что в компании осуществляется бумажный документооборот. При составлении документов их приходится физически приносить на согласование руководителю или передавать другим сотрудникам. Этот недостаток делает внутреннюю работу непрозрачной, что усложняет взаимодействие между сотрудниками. В связи с эти, часто возникают проблемы: 1. Инженеру по снабжению от прорабов поступают бумажные заявки, написанные от руки, в которых забывали указать количество, единицы измерения, срок доставки, автора заявки. 2. Прорабы звонят напрямую инженеру по снабжению и требуют сообщить статус заявки. Попытки взять паузу, чтобы собрать информацию воспринимается прорабами как некомпетентность. 3. Информация о состоянии проектов разрозненна и хранится в различных информационных системах, почте, мессенджерах, разрозненных файловых хранилищах - в результате у руководства отсутствует ясная картина происходящего. 4. Нет истории проекта по всем стадиям жизненного цикла: от выявления потребности СМР до завершения работ - сложно поднять историю принятий решений по проекту. В связи с эти руководителю по проекту приходится лично контролировать каждый этап организации работ. Также в организации отсутствует общая база данных заказчиков и поставщиков. Каждый сотрудник в силу своих полномочий владеет личной информацией о контрагентах. Когда в компанию обращается клиент с необходимостью кровельных услуг, менеджер торгового зала сразу связывается с директором, который назначает руководителем проекта заместителя директора по коммерческим вопросам, заместителя директора по строительным вопросам или лично приступает к его обязанностям. С этого момента этот человек полностью несёт ответственность за успешность протекания проекта. При выявлении потребности СМР руководитель проекта лично налаживает контакт с заказчиком и информация, полученная от заказчика, остается не зафиксированной в базе данных предприятия, ей владеет только руководитель. В случае увольнения или неработоспособности руководителя проекта связь с заказчиком на этапе выявления потребности теряется. С такой же проблемой может столкнуться организация, при невозможности выполнять свою работу инженера по снабжению, который лично налаживает контакты с поставщиками. В данный момент полноценное управление строительными проектами в организации отсутствует. Основная проблема состоит в том, что планирование, коммуникация и отчётность в рамках одного проекта работ практически не связаны между собой. Скорость и качество выполненного планирования и осуществления проектных работ влияют на прибыль. Модель процесса «Продажа кровельных материалов» изображена на рисунке Б.2, приложение Б. При изучении данного процесса следует отметить проблему неверного распределение функций выполнения процесса. Наглядное представление этой проблемы отображено в матрице распределения функций по организационным единицам, таблица 6. Менеджер торгового зала, является ключевым участником продажи кровельных материалов, в ходе рассмотрения функций протекания процесса его вовлеченность оказалась минимальной. Необходимо перераспределение обязанностей, так как бухгалтер в силу своей загруженности увеличивает сроки протекания процесса. Также проблемным местом процесса является определение остатков на складе. Эта функция осуществляется с помощью личного звонка заведующему складом с запросом об остатках материалов в наличии. Tакой способ связи является ненадежным, кладовщик может не ответить на звонок или же перепутать информацию. Основной проблемой компании является неэффективная проектная деятельность. Категориями возможных причин возникновения рассматриваемой проблемы будут являться документооборот, управление, организация процесса и обслуживание клиентов. Причинно-следственная диаграмма, представленная на рисунке 19, позволяет выявить и систематизировать различные причины, вызывающие проблемы в функционировании процесса. Рисунок 19 - Причинно-следственная диаграмма ООО «СтройПроект» Так как процесс зависит не только от внутренней организации, но и от обязанностей внешних ключевых исполнителей, процесс будет всегда сопровождаться следующими рисками, которые необходимо минимизировать в процессе оптимизации: - риск неисполнения поставщиком своих обязательств; - риск допущения ошибок в договоре; - риск неисполнения рабочими своих обязанностей; - риск получения материалов, не соответствующих характеристикам и свойствам, необходимым заказчику. Описание текущего состояния ИТ-инфраструктуры. В таблице 8 представлены количественные показатели обеспечения ИТ -инфраструктуры компании. Детальный анализ текущего уровня автоматизации организации представлен в таблице А.2, приложения А. На сегодняшний день организация владеет операционной системы: Microsoft Windows. Программным обеспечением: Microsoft Office, 1C: Бухгалтерия 8, Грандсмета. Во всех кабинетах имеются рабочие места с пользовательскими компьютерами, на которых установлен ряд прикладного программного обеспечения для рабочего процесса любого работника: Adobe Acrobat, Kaspersky Internet Security, 7-Zip и т.д. На рисунке В.1, приложение В, отображена сервисно-ресурсная модель текущего состояния «Как есть» ИГ-инфраструктуры компании. Бизнес-сервисы Для детального анализа был выбран бизнес-сервис «Обеспечение автоматизированного рабочего места менеджера торгового отдела ООО «СтройПроект»», который поддерживает ключевые функции работника. Сервис обеспечивает менеджеру возможности для работы с клиентом, обеспечение доступа к необходимой информации. Модель разделения бизнес-сервиса «Обслуживания клиента» представлена на рисунке В.2, приложение В. Краткое описание используемой ИС Использование 1C: Бухгалтерия обеспечивает выполнение задач: учет материальных запасов; складской учет; учет торговых операций; учет агентских договоров; учет банковских и кассовых операций; учет основных средств и нематериальных активов; учет косвенных расходов; учет НДС; учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет; налоговый учет по налогу на прибыль. Сервер 1C в целях безопасности перемещен за пределы фирмы. К нему осуществляется удалённый доступ. Все задачи с использованием данной информационной системы осуществляются под контролем директора. Составление товарной накладной и счёт фактуры осуществляется менеджером торгового зала с использованием MS Word, MS Excel. Инвентаризационная ведомость создаётся в среде 1C заведующим складом. Договора на выполнения кровельных услуг проектируются и рассчитываются инженером-сметчиком в программе «Гранд-Смета», согласовываются с главным инженером и уже главный инженер вносит в систему 1C конечную информацию. Гранд-Смета – программный комплекс для составления и проверки сметных расчётов, а также составления актов выполненных работ по различным формам справок, составление всех видов сметной документации для определения стоимости строительства. Использование Гранд-Сметы обеспечивает выполнение задач: формирование журнала учёта выполненных работ; автоматическое формирование отчета о расходе основных материалов; сводный сметный расчет стоимости строительства; отчет о расходе материалов; автоматический расчет итоговой стоимости по смете. В ходе исследования текущего состояния ИТ -инфраструктуры организации были выявлены основные недочёты, которые влияют на эффективность выполнения бизнес-процессов организации: 1. Отсутствие системы, управляющей взаимоотношениями с клиентами, что дает возможность не просто автоматизировать взаимодействие с клиентами и процесс продаж, а выстроить их работу таким образом, чтобы получать максимальный результат. 2. Отсутствие системы, управляющей взаимоотношениями с поставщиками. Процесс поставки товара является ключевым для данной организации так как ООО «СтройПроект» является посреднической организацией, и оптимизация процесса поставки товара принесет дополнительную прибыль данному предприятию. 3. Отсутствие системы, которая бы поддерживала ведение строительного проекта на всех этапах его протекания. А также могла предоставить руководителю проекта возможность дистанционно контролировать процесс производства работ. Партнерство с корпорацией ТТТ Корпорация ТТТ, главный поставщик материалов и ТМЦ рассматриваемой организации, предлагает стать официальным торговым Партнером продуктовых направлений в своем регионе. Благодаря этому, появится возможность заявлять об организации ООО «СтройПроект», как о торговом Партнёре, представляющем интересы ведущего производителя систем гидро-тепло-звукоизоляции. Политика корпорации предусматривает создание долговременных партнерских отношений сотрудничества. Основными принципами работы являются: - прозрачность условий работы; персональный менеджер по работе с товаром; кредитные программы; информационная и техническая поддержка, помощь в продвижении продукции; обучение и повышение квалификации персонала; доставка продукции транспортом Корпорации ТТТ; выдача гарантий (гарантия на водонепроницаемость кровельных материалов и систем выдаётся при использовании материалов премиум класса и в случае выполнения всех рекомендаций специалистов Службы Качества на этапе монтажа системы). Компания ТТТ предоставляет своим Партнерам бесплатную рекламную продукцию. Это каталоги, листовки в которых содержится вся информация о преимуществах продуктов ТТТ, технические характеристики. Так же возможно заказать образцы материалов, стенды для оформления мест продаж [88]. Также подрядным организациям, которые прошли обучение в учебных центрах ТТТ и получили высокую оценку Службы качества за монтаж материалов на объекте, выдаётся «Сертификат», подтверждающий их высокую квалификацию в применении материалов ТТТ. На основании данного сертификата заказчику даётся гарантия на водонепроницаемость кровельных материалов и систем. Выдаётся она при в случае выполнения всех рекомендаций специалистов Службы Качества, на этапе монтажа системы. Партнёрство с компанией ТТТ является очень выгодным предложением, которое сможет вывести организацию на более высокий уровень предоставления кровельных услуг в своем регионе. Оптимизация процесса дает ряд конкурентных преимуществ, которые напрямую выливаются в экономию средств, времени и снижают риски репутационных потерь. Прежде всего это достигается за счет ускорения коммуникаций между звеньями процесса и поднятия дисциплины участников благодаря прозрачности. Прозрачность позволяет быстро определить проблемное место. Увеличивается ответственность участников процесса, исчезают спорные ситуации. Рисунок А.1 - Организационная структура организации «СтройПроект» Рисунок А.2 - Функциональная структура организации «СтройПроект» Рисунок А.3 - Карта бизнес-процессов ООО «СтройПроект» Рисунок В.1 - Сервисно-ресурсная модель ООО «СтройПроект»
