Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение «Бугурусланский нефтяной колледж» г. Бугуруслана Оренбургской области Доклад на тему: «РАБОТА АРХИВА» Работу выполнила: студентка 2 курса специальности 38.02.01 «ЭБУ» Сумская В. 2022 год Архив организации — это комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение. Архив является: - структурным подразделением компании; - системой, обеспечивающей длительную сохранность бумажных и электронных документов; - комплексом мер по систематизации, хранению и дальнейшей передаче документов в госархивы. Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются (рисунок 1): 1. Укрепление российской государственности; 2. Удовлетворение информационных потребностей общества; 3. Обеспечение законных прав и интересов граждан. Рисунок 1 – Направления и цели использования архивных документов 2 В процессе использования документов архива участвуют две стороны архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже. Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научносправочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. 3 Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании осуществлении и планировании проектных и экономического развития, опытно-конструкторских работ, при при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр. Архивное хранение документов – сложный процесс. В Законе РФ №125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятом 1 октября 2004 г., прописан строгий порядок организации архива. В нем определены типы бумаг, подлежащих архивированию, сроки их хранения, порядок уничтожения и требования к физическому архиву. Основные этапы архивного хранения документов в организации представлены на рисунке 2. 4 Рисунок 2 - Этапы архивного хранения документов в организации Работа организована архива в акционерного соответствии с общества Положением «Похвистневоэнерго» об архиве АО «Похвистневоэнерго», утвержденным руководителем предприятия. Положение об архиве состоит из следующих разделов: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. На предприятии ежегодно образуется большое количество различного рода документов. С целью оперативного поиска и сохранности документов долговременного хранения на предприятии создан архив, определено место для архивохранилища. Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом 5 руководителя организации. Должностная инструкция лица, ответственного за архив, утверждена руководителем службы ДОУ, частью которой является архив. Основными задачами работника архива предприятия являются: 1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; 2. учет и обеспечение сохранности документов; создание научно- справочного аппарата к документам архива; 3. использование хранящихся в архиве документов; 4. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В целях выполнения основных задач работник архива осуществляет следующие функции: 1. ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива; 2. прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации; 3. учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; 4. создание и поддержание актуального состояния научно- справочного аппарата к документам архива; 5. организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов; 6. организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых; 6 7. участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; 8. проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций; 9. работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений; 10. оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами; 11. участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации; 12. участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива. Дела выдаются из архива для использования: 1. сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней); 2. другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев); 3. для проведения архивных работ с документами (на срок 1 месяц); 4. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев). Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища (таблица 1. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту — заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, 7 возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве. Таблица 1 - Книга выдачи дел из хранилища № Дата Фонд Опись Ед. п/п выдачи № № хр. № 1 2 3 4 Кому выдано 5 6 Расписка в Дата возврата Расписка в Примеча получении дела дела возвращении дела ние 7 8 9 10 Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организацииполучателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, профилактической обработке. 8 подлежащих реставрации и Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) — не реже, чем 1 раз в 10 лет. Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене руководства архива или лица, ответственного за архив; при реорганизации или ликвидации организации. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов. Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел. При проверке наличия дел сверяют: 1.название фондообразователя и его структурного подразделения; 2. делопроизводственный индекс; 3. заголовок дела; 4. даты дела; 5. количество листов в деле. Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел — наличие плесени, механических повреждений. Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища. При проверке наличия дел следует: 1. Соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках; 9 2. Возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки; 3.Составлять картотеку необнаруженных дел; 4. Изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами; 5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями. Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда. В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда. Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года. Документы, подтверждающие отсутствие дел: акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; акты о выделении документов и дел к уничтожению; акты о неисправимых повреждениях дел; акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной если после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения. 10 Все дела в архивохранилище упакованы в связки. Размещение дел в связках позволяет создать дополнительную защиту документов от воздействия света, пыли, а также позволяет производить более быстрый поиск необходимых документов. К связкам дел прикреплены шпагатом ярлыки с указанием: - наименование организации (АО «Похвистневоэнерго»); - номер архивного фонда; - номера описи дел; - номера связки; - крайних дат (года) дел, находящихся в связке; - номеров дел, включенных в данную связку; - сроки хранения. Надписи на ярлыках выполнены вручную шариковой ручкой. В архиве предприятия проводится регулярная проверка наличия и состояния дел. Данная проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной консервативно-профилактической обработки. Данные проверки документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). Для проверки наличия дел, сведений о количестве единиц хранения на предприятии ведется учет архивных документов. Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству. Единица хранения - физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. 11 Учетным документом является паспорт архива, хранящий управленческую документацию. Паспорт архивохранилища является отчетным документом и содержит сведения: 1. Об архиве: - количество фондов; - площадь архива; - загруженность архива. 2. О документах: - количество единиц хранения каждого срока хранения; - крайние даты документов; - сколько образуется документов в год; - сколько документов хранится сверх установленного срока. 3. Об условиях хранения документов: - хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное; - отопление: центральное, печное, отсутствует; - сигнализация пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет; - стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет; - шкафы: металлические, деревянные, отсутствуют; - читальный зал: есть, нет; - температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается. 4. О количестве штатных работников архива. 5. О работе архива по всем направлениям за отчетный год: - выдача копий архивных документов физическим и юридическим лицам, сотрудникам предприятия; - выдача дел во временное пользование сотрудникам предприятия. Научно-техническую обработку документов постоянного хранения и по личному составу на данном предприятии проводит Архивный отдел городского округа Похвистнево Самарской области. 12 Работа по документационному обеспечению предприятия, в том числе и по организации архивного хранения документов, проводится на основании инструкции по делопроизводству в АО «Похвистневоэнерго». Поводя итоги, необходимо заметить, что на данном предприятии есть ответственный за делопроизводство, который следит за правильностью подготовки документов к архивному хранению, им ведется вся работа по организации деятельности архива. Ответственным за архив лицом исполняются запросы физических лиц о выдаче и заверении копий архивных документов, запросы сотрудников предприятия о выдаче дел во временное пользование. Ведется работа по составлению и совершенствованию научносправочного аппарата архива: составлена опись на имеющиеся карточки и личные дела. Опись разбита по разделам, где в пределах календарного года по алфавиту фамилий составлены списки работников с указанием наличия или отсутствия у них личных карточек и личных дел. Также в описи указаны номера связок и номера единиц хранения, в которых находятся личные карточки и дела. Использование описи позволяет значительно ускорить поиск нужных документов. 13 Список использованных источников 1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Режим - доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/. 2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст). - Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/. 3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Для СПО и НПО. Учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: КноРус, 2018. - 596 c. 4. Бурова, Е. М. Архивоведение. Теория и методика. Учебник / Е.М. Бурова. - Москва: Машиностроение, 2016. - 521 c. 5. Раскин, Д.И. Методика и практика архивоведения. Учебник для СПО / Давид Иосифович Раскин. - М.: Юрайт, 2017. - 697 c. 6. Спичак, А.В. Архивоведение: Практикум для студентов направления 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» всех форм обучения. – Нижневартовск: Изд-во НВГУ, 2018. – 82 с. 7. Тельчаров, А.Д. Архивоведение. Учебное пособие для бакалавров / Тельчаров Александр Дмитриевич. - М.: Дашков и К°, 2017. - 408 c. 8. Интернет-проект «Архивы России». - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru. 9. Официальный сайт Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). - Режим доступа: http://www.vniidad.ru/ 10. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). Режим доступа: http://archives.ru/af.shtml. 14 ТЕСТ Вопрос № 1 Лист фонда составляется 1) на каждый фонд при последнем поступлении его документов в архив 2) на каждый фонд при любом поступлении его документов в архив 3) на каждый фонд при первом его поступлении в архив Вопрос № 2 Номер фонда присваивается по 1) реестру описей 2) книге учета поступлении и выбытия документов 3) акту приема-передачи документов 4) списку фондов Вопрос № 3 Ценность документа по критерию происхождения определяется (выберите один вариант ответа): 1) значимостью функций, выполняемых организацией 2) значимостью информации, содержащейся в документе 3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей) Вопрос № 4 Муниципальные архивы (архивные отделы администраций муниципальных образований) хранят документы архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности: 1) районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов, отделов и управлений; предприятий, учреждений, организаций районного и городского подчинения, кооперативных и общественных организаций; 2) религиозных объединений и организаций; общественных организаций и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ; 3) об общественных объединениях (в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений); 4) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов). Вопрос № 5 Что способствовало зарождению архивного дела на Руси? 1) письменность 2) торговля 3) соседство с другими государствами Вопрос № 6 Внеплановая проверка наличия и состояния документов проводится: 1) по требованию руководителя организации 2) по требованию государственного архива 3) после перемещения дел в другое помещение 4) после чрезвычайных происшествий 5) при смене руководителя архива Вопрос № 7 Основными учетными документами архива являются: 1) паспорт фондов 15 2) книга учета дел по личному составу 3) лист фонда 4) список фондов 5) книга учета поступления и выбытия документов Вопрос № 8 Документы длительного хранения имеют следующие границы: 1) более 10 лет 2) 5-10 лет 3) 3-7 лет Вопрос № 9 Основным нормативным документом учета архивных документов в конкретной организации является документ: 1) Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации 2) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов 3) Основные правила работы архивов организации Вопрос № 10 При выбытии всех документов описи освободившийся номер: 1) другой описи не присваивается 2) присваивается другой описи специалистом архива 3) присваивается другой описи приказом руководителя архива Вопрос № 11 К частной собственности относятся архивные документы: 1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее — негосударственные организации), а также созданные гражданами или законно приобретенные ими; 2) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами; 3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях; 4) органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Вопрос № 12 Названия разделов номенклатуры дел выстроены в документе по: 1) степени значимости 2) штатному расписанию 3) алфавиту Вопрос № 13 Выделение дел по виду документа - основа 1) предметно-вопросного признака заведения дел 2) авторского признака заведения дел 3) корреспондентского признака заведения дел 16 4) номинального признака заведения дел Вопрос № 14 В Древнерусском государстве, где переписывали и первоначально хранились книги и документы: 1) Казна 2) Монастырь 3) Не переписывались, поэтому не хранились Вопрос № 15 При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в: 1) книгу выдачи дел из хранилища; 2) книгу учета движения трудовых книжек; 3) журнал регистрации посетителей; 4) журнал учета инструктажа по технике безопасности. Вопрос № 16 Как известно, дела временного хранения подлежат частичному оформлению. Укажите, какие операции можно не проводить: 1) не оформлять титульный лист; 2) не сшивать и не нумеровать листы; 3) не проводить систематизацию документов в деле; 4) не составлять заверительные надписи, листы дела не нумеровать. Вопрос № 17 Итоговая запись имеется в следующих документах 1) лист фонда 2) реестр описей 3) список фондов 4) книга учета поступления и выбытия документов Вопрос № 18 Выберите, что указывается на обложке дел постоянного и/или временного хранения: 1) индекс дела, архивный шифр дела; 2) номер дела, заголовок дела; 3) наименование организации, структурного подразделения; 4) все пункты верны Вопрос № 19 При поступлении документов в государственный архив в первую очередь вносятся записи в 1) лист фонда 2) список фондов 3) реестр описей 4) книгу учета поступления и выбытия документов Вопрос № 20 Номер описи присваивается по 1) книге учета поступлении и выбытия документов 2) списку фондов 3) реестру описей 4) акту приема-передачи документов 17 Вопрос № 21 Какой из видов номенклатуры дел создается на предприятии 1) примерная 2) индивидуальная 3) типовая Вопрос № 22 Дело фонда - это 1) комплект документов по истории фондообразователя 2) документ об истории фондообразователя 3) историческая справка фондообразователя Вопрос № 23 Какой из нижеперечисленных документов необходим при первой передаче документов в государственный архив: 1) историческая справка 2) акт приема-передачи 3) лист-заверитель 4) опись Вопрос № 24 Целями экспертизы ценности документов являются (выберите несколько вариантов ответа): 1) определение сроков хранения документов 2) отбор документов на государственное хранение 3) упорядочение и хранение исполненных документов 4) создание условий для использования архивных документов Вопрос № 25 На первом этапе разработки номенклатуры дел (выберите несколько вариантов ответа): 1) анализируются номенклатуры дел за предыдущие годы 2) изучаются документы предприятия 3) ведется опрос работников о заводимых в организации делах Вопрос № 26 Научная дисциплина комплексного характера, разрабатывающая и изучающая вопросы архивного дела, называется: 1) Психология 2) Архивоведение 3) Социология Вопрос № 27 Укажите основные задачи экспертной комиссии: 1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; 2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертнопроверочной комиссией; 3) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; 18 4) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Вопрос № 28 До начала проведения проверки необходимо 1) навести порядок в архиве 2) не предпринимать никаких действий 3) изучить документы предыдущих проверок 4) проверить соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов Вопрос № 29 При обнаружении недостачи дел и документов 1) изучается дело фонда 2) организуется розыск 3) составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве Вопрос № 30 Задачей экспертизы ценности на этапе ведомственного архива является (выберите несколько вариантов ответа): 1) определение сроков хранения документов 2) выделение дел постоянного хранения 3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек Вопрос № 31 На втором этапе разработки номенклатуры дел происходит 1) систематизация заголовков 2) формулирование заголовков дел 3) разработка классификационной схемы Вопрос № 32 При разработке номенклатуры дел срок хранения документов устанавливается первоначально 1) самостоятельно службой делопроизводства 2) в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 3) по решению экспертной комиссии Вопрос № 33 Для организации работы по экспертизе ценности документов назначается (выберите один вариант ответа): 1) экспертная комиссия 2) группа по отбору документов 3) ответственный за делопроизводство Вопрос № 34 Каждая опись вносится в реестр описей 1) при каждом поступлении документов по этой описи в архив 2) при последнем поступлении документов по этой описи в архив 19 3) только один раз при первом поступлении документов по этой описи в архив Вопрос № 35 Выделение дел по краткому содержанию документов дела - основа 1) хронологического признака заведения дел 2) предметно-вопросного признака заведения дел 3) географического признака заведения дел 4) номинального признака заведения дел Вопрос № 36 Проверка наличия и состояния документов проводится в целях 1) создания страхового фонда 2) создания материально-технической базы хранения документов 3) выявления документов, подлежащих дополнительной обработке 4) установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их учетному количеству Вопрос № 37 Выходные данные (номер, дата, название) описи дел фиксируются в 1) книге учета поступления и выбытия документов 2) листе фонда 3) реестре описей 4) списке фондов Вопрос № 38 К помещению архивохранилища предъявляются следующие требования: 1) помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции; 2) поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию, а также служб общественного питания; 3) поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью; 4) все вышеназванное. Вопрос № 39 Задачей экспертизы ценности на этапе делопроизводства является (выберите один вариант ответа): 1) определение сроков хранения документов 2) выделение дел постоянного хранения 3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек Вопрос № 40 Список фондов заполняется на основании 1) списка фондов 2) книги учета поступления и выбытия документов 3) акта приема-передачи документов 4) описей дел 20 СИТУАЦИОННЫЕ ЗАДАЧИ Задача № 1. В ходе проверки деятельности в одном из АО Оренбургской области было обнаружено, что все документы, связанные с деятельностью общества, в том числе бухгалтерская отчетность, входящая и исходящая документация, протоколы заседаний, были вывезены в подвальное помещение. Подвал затопило, в результате чего документы пришли в негодность: текст размыт, информация не читается. Документы были уничтожены без составления соответствующих актов и описей. Где должны были храниться такие документы? Кто несет ответственность за ненадлежащее хранение документов? Кто и какое именно наказание должен понести за такое обращение с документами? Задача № 2. В одном из городов был ограблен государственный архив. Злоумышленник под предлогом получения копии документа зашел в рабочую комнату сотрудников и положил себе в сумку дело советского периода. Если злоумышленник будет пойман, какое наказание ему грозит? Задача № 3. В одном из крупных государственных архивов в 2019 г. была совершена кража уникальных документов стоимостью 1,5 млрд р. Злоумышленником оказался И. И. Иванов, работающий в отделе по обеспечению сохранности архивных документов государственного архива. Как полагает следствие, документы злоумышленник выносил через пожарный выход в ту частьздания архива, которая остается недостроенной. Там он сбрасывал украденное на землю, а затем перегружал в машину. Впоследствии обвиняемый выставил книги на продажу на сайте «Авито» и продал двум специалистам по генеалогии по цене от 1000 р. за одно дело. Какое наказание понесет сотрудник государственного архива? Задача № 4. гражданка А.С. Сидорова, являясь директором муниципального общеобразовательного учреждения «Школа № 40», допустила нарушения нормативно-методического документа «Правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Во время плановой выездной проверки были выявлены следующие нарушения: ● отсутствуют документы, регулирующие деятельность архива школы: положение об архиве; положение об экспертной комиссии; приказ об утверждении ее состава; ● не разработаны планы мероприятий и порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов; ● не проводится экспертиза ценности документов (ЭЦД); ● не ведется книга учета поступления и выбытия дел и иных документов в архив учреждения, а также записи о категориях и количестве 21 дел, заведенных в календарном году в учреждении, в номенклатуре дел, отсутствуют сдаточные описи дел; ● не составляется научно-справочный аппарат (НСА); ● не обеспечено хранение документов архива учреждения в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов. Какое наказание понесет директор муниципального общеобразовательного учреждения «Школа № 40»? Задача № 5. Прокуратура Оренбургской области проверяла эффективность деятельности органов местного самоуправления по обеспечению единства правового пространства и выявила следующие признаки ненадлежащего хранения архивных документов: несоблюдение требований к хранению архивного фонда, неприспособленность помещения под архивохранилище, отсутствие необходимой технической укрепленности. Кто несет ответственность за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов? Какое наказание может быть назначено правонарушителю в данном случае? Задача № 6. В ходе осуществления проверки администрации сельского поселения установлено, что архивные документы хранились в проходной комнате, в которой помимо документов хранились личные вещи сотрудников администрации и были размещены рабочие столы сотрудников отдела документационного обеспечения управления. Ответственность, согласно приказу, за хранение документов лежала на заместителе главы администрации сельского поселения. Какие правила хранения архивных документов были нарушены? Кто несет ответственность за неправильную организацию хранения архивных документов? Какое наказание может быть наложено на должностное лицо? Задача № 7. На основании прокурорской проверки по обращению работников ООО «Север» выявлено, что личные дела сотрудников общества не были сданы на хранение в соответствующий архив. Положения каких нормативных документов нарушены? В отношении кого должно быть возбуждено дело? Какую ответственность должны нести лица, нарушившие законодательство? Какое наказание им может быть установлено? Задача № 8. В ходе проверки государственного учреждения было установлено, что все личные дела уволенных работников с основания учреждения по 2012 г. включительно и лицевые счета по начислению заработной платы работников с 1981 по 2012 гг. включительно хранились в неупорядоченном состоянии, отдельные дела не были подшиты, частично отсутствовали обложки дел, листы в делах не были пронумерованы, не были составлены листы-заверители дел. Положения каких нормативных документов были нарушены? Ктонесет 22 ответственность за нарушение оформления архивных дел? Какое наказание в данном случае может быть назначено? Задача № 9. Выездная проверка государственного учреждения выявила, что на предприятии не проводится ЭЦД, не составляются и не представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии, созданной при органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации, описи дел постоянного срока хранения, а именно научно-технической документации, разработанной за период с 1939 по 2012 гг., а также не разработан перечень проектов и проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Положения каких нормативных документов были нарушены? Ктонесет ответственность за несоблюдение положений нормативных документов? Какое наказание в этом случае может быть назначено? Задача № 10. В ходе проверки государственного учреждения выявлено, что архивные документы хранятся в помещении, оборудованном деревянными стеллажами вместо необходимых стационарных и (или) передвижных механических стеллажей, металлических шкафов (контейнеров); не проведен розыск необнаруженных в ходе проведения проверки наличия и состояния документов пяти дел по личному составу за 1959, 1970, 1998, 2000, 2003 гг. и не предоставлены документы по итогам розыска в государственный архив области; отсутствуют основные (обязательные) учетные документы архива организации: список фондов, реестр описей; нарушены нормативные сроки описания документов по личному составу за 2005–2013 гг., а также документов постоянного хранения за 2005–2013 гг. Положения каких нормативных документов нарушены? Кто несет ответственность за несоблюдение положений нормативных документов? Какое наказание в этом случае может быть назначено? 23
