МБУК «ЦБС» Центральная детская библиотека Библиотечные справки: виды, учёт Методические рекомендации г. Горячий Ключ, 2023 ББК 78.35 Б74 Составитель : И.П. Ситухина, методист ЦДБ Ответственный за выпуск: О.С. Парукова, зав. ЦДБ Библиотечные справки : виды и учёт : Методические рекомендации / Центральная детская библиотека ; [Сост. И.П. Ситухина]. – Горячий Ключ : Центральная детская библиотека, 2023. - 9 с. Оценка эффективности и качества деятельности библиотеки во многом зависит от организации учёта предоставляемых ею библиотечноинформационных услуг. Библиотечная статистика собирает, группирует и обрабатывает первичные статистические данные, характеризующие деятельность библиотеки и отдельных направлений библиотечной работы. Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) является важной частью работы библиотеки. Правильный и полный учет результатов СБО – главное условие анализа эффективности информационной деятельности библиотеки. Данные методические рекомендации предложены специалистам МБУК «ЦБС» с целью упорядочения учета СБО. Даны определения терминов библиотечной статистики, основных показателей и единиц измерения справочно-библиографического обслуживания, даются рекомендации по формам регистрации учета СБО. 2 Виды справок ГОСТ Р 7.0.103-2018. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечно-информационное обслуживание. Термины и определения дает определение библиографической справки – это библиографическая информация, полученная в результате поиска в ответ на разовый запрос пользователя. В библиотеках сложилась определённая система наиболее часто выполняемых видов справок – тематическая, уточняющая, адресная и фактографическая. Тематическая справка содержит библиографическую информацию по определённой теме. Одной тематической справкой считается перечень библиографической информации по одной теме. Этот вид справки выполняется только в письменной форме, вне зависимости от количества найденных источников (и даже в случае отказа). Справка оформляется в виде списка литературы, в котором документы могут быть расположены в алфавите авторов и/или заглавий либо систематизированы по определённой схеме. Пример тематической справки: легенды о Коловрате; биография А.С. Пушкина; история появления компьютера; критика на произведение Н. Гоголя «Тарас Бульба». Уточняющая справка устанавливает или уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены. В библиографической практике её называют – «поиском недостающего звена». Уточняющие запросы считаются наиболее сложными и трудоёмкими. При выполнении такой справки следует учитывать типичные ошибки в уточняющих запросах потребителей: Искажение фамилии и инициалов автора. Сокращенное или неточное название книги, периодического издания. Неточный перевод с иностранного языка. Неверно указанные год издания, издательство и др. Одной уточняющей справкой считается уточнение библиографического описания одного документа. Число проверенных элементов библиографического описания не влияет на количество справок. Пример: Кто автор книги «Три девочки?» Адресная справка устанавливает наличие и местонахождение запрашиваемого документа в фонде библиотеки. Как правило, эти справки выполняются оперативно и не требуют сложных разысканий, при условии, если читатель знает точные и полные сведения об интересующем его документе. Основной библиографический источник выполнения адресной справки – традиционные (карточные) алфавитные каталоги книг, периодических и продолжающихся изданий, собственный электронный каталог библиотеки. Результат адресного поиска – указание шифров хранения документа, позволяющих определить его местонахождение в библиотеках Одной адресной справкой считается одна библиографическая запись, 3 включающая библиографическое описание документа и сведения об его местонахождении. Главным условием её выполнения является точное и, по необходимости, полное библиографическое описание документа. Если такового нет, то сначала выполняется уточняющий поиск. Далее необходимо определить соответствующий раздел фонда библиотеки, используя при этом все имеющиеся информационные ресурсы (каталоги, картотеки, электронный каталог, справочные и библиографические издания и др.) Адресные справки не учитываются, если библиографический поиск документа сопутствует книговыдаче на абонементе. Пример: Есть ли в библиотеке журнал «Юный натуралист»? Есть ли в библиотеке произведения Дж. Толкиена? * Если читатель подходит со списком из 5 книг и просит уточнить их наличие в библиотеке, то это будет 5 адресных справок, независимо от того, сколько книг из списка есть в вашей библиотеке. * Если в фонде библиотеки нет нужной читателю книги – это адресная справка с отрицательным результатом. * Если, выполняя запрос читателя, вы просмотрели несколько ресурсов (например, свой каталог и каталоги краевых/областных библиотек), учитывается одна адресная справка. * Если читатель дал ошибочные данные о книге, и вы прежде уточняете запрос, а только потом выясняете наличие источника, необходимо учесть 2 справки: одну уточняющую и одну адресную, несмотря на то, что вы выполняли адресную справку в два этапа. * Если, выполняя запрос читателя, вы даёте ответ в виде информации о сетевом ресурсе, то ответ должен содержать библиографическое описание электронного документа, а не просто безымянную ссылку. Поисковые системы Яндекс: Ермак – гордость России : кр. ист. справочник / под ред. Г. С. Зайцева, В. И. Степанченко. – Тюмень : Изд-во ТюмГУ, 2016. – 346 с. – Электронная копия доступна на сайте Летка.РФ. URL: http://www.летка.рф/images/upload/fil/Ermak2016.pdf (дата обращения: 03.07.2019). Библиографическое описание электронных ресурсов: Ценностная детерминация инновационного поведения молодёжи в контексте культурносредовых различий / М. С. Яницкий // Сибирский психологический журнал. – 2009. – № 34. – С. 26–37. – URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=13024552 (дата обращения: 29.05.2018). Фактографическая справка представляет собой ответ по существу запроса: точная дата, цифра, цитата, термин и т.д. Фактографический поиск предполагает выявление самих фактов и данных, а не сведения о документах, где эти факты содержатся. Для выполнения данной справки, как правило, используют справочную литературу - энциклопедии, словари, справочники, различные картотеки. Одной фактографической справкой считается установление одного фактического сведения (цитата, дата жизни, значение слова и т.д.). Если факт найден в нескольких источниках – учитывается одна справка. Пример: год рождения М. Лермонтова; годы жизни 4 Н. Носова; значение слова «харизма»; синонимы слову «правильный»; адрес Деда Мороза. Иногда путают тематическую и фактографическую справки, неверно определив суть запроса. Как можно их различить? Например, 1. «Что такое шаровая молния?» - это фактографическая справка, ибо здесь требуется определение самого понятия, явления (можно найти ответ в справочной литературе, энциклопедии), а подбор источников не требуется, пользователю неважны библиографические данные источника. Необходим конкретный ответ на конкретный вопрос. 2. «Мне нужно написать реферат по теме «Шаровая молния» - это тематический запрос, т.к. пользователю необходимо как можно больше источников с полным библиографическим описанием для подтверждения списка используемой в работе литературы Таким образом, справки отдельных видов различаются между собой конечным результатом, т. е. тем, что получает читатель в ответ на свой запрос. Библиографические консультации Библиографическая консультация – ответ на запрос, содержащий советы, рекомендации по методике библиографического поиска; по использованию СБА (каталогов, картотек, библиографических указателей). Разъяснение библиотекаря, указывающее направление самостоятельного поиска (получения) необходимой информации в ответ на разовый запрос пользователя. Учёт справочно-библиографической работы Учёт работы по справочно-библиографическому обслуживанию пользователей ведётся в соответствии с ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления» и является обязательным для всех библиотек, их филиалов и структурных подразделений. Единицей исчисления справочно-библиографического обслуживания является: - справка; - консультация; - переадресование. Учету подлежат тематические, уточняющие, адресные, фактографические справки, а также консультации – библиографические (по описанию, по фондам и каталогам), вспомогательно - технические и ориентирующего характера по раскрытию услуг и ресурсов библиотеки. Переадресования подлежат отдельному учету, но в государственную статистику не включаются. Раздельно учитываются справки, выполненные в стенах библиотеки и в удаленном режиме – по виртуальному СБО, каналам связи и на аккаунты пользователей в социальных сетях. Дифференцированно учитываются справки (в т. ч. консультации), выполненные по запросам различных категорий: для детей до 14 лет, и молодежи от 15 до 30 лет. 5 Подсчет количества выданных справок осуществляется согласно их типологии: - адресная справка; - тематическая библиографическая справка; - уточняющая библиографическая справка; - фактографическая справка; - библиографическая консультация; - переадресование Учёт тематических справок производится по числу выполненных тематических справок, подготовленных в виде библиографических списков или тематических подборок (при выполнении тематических запросов). Учёт справок на библиографическое уточнение – по числу уточняемых библиографических записей независимо от количества уточняемых элементов в одной записи. Число проверенных элементов библиографического описания не влияет на количество справок. Формы учёта запросов могут быть разными. Так, учёт адресных справок ведётся по числу документов, наличие которых установлено в фонде библиотеки. Учёт фактографических справок – по числу выявленных или уточнённых фактов статистического, адресного, топографического, биографического, хронологического и другого характера. Учёт библиографических (методических) консультаций – по числу вопросов (при выполнении запросов ориентационного характера). Учёт общего числа выполненных запросов на СБО проводится суммированием справок и отдельно от них консультаций, зарегистрированных в документации, принятой в библиотеке. Регистрация справки осуществляется по принятой в библиотеке форме в «Тетради выполненных справок» (Приложение 1). Справка, сочетающая элементы нескольких типов справок (например, адресная + уточняющая), учитывается как одна справка. За единицу учёта берётся тот тип справки, на который затрачено наибольшее количество времени. Выданные справки и консультации, отказы, регистрируются по принятой в библиотеке форме. Не учитываются как справки такие ответы на запросы пользователей, которые не сопровождаются библиографическим или фактографическим поиском: подбор книг по запросу непосредственно из фонда без просмотра их содержания, поиска по тексту или прикнижным указателям; ответ о наличии книги или о каком-либо факте по памяти; перенаправление без попытки ответить на запрос, если пользователь обратился не по адресу; информация о режиме, услугах, порядке и условиях библиотечно-информационного обслуживания; о направлениях деятельности и функциях структурных подразделений библиотеки, о проводимых в библиотеке мероприятиях (конференциях, семинарах, выставках, экскурсиях) и пр. Подсчет предоставленных библиотекой консультаций осуществляется по основным их видам: - библиографическая консультация; - ориентирующая 6 консультация и справка по библиотеке (о режиме, порядке и условиях библиотечно-информационного обслуживания; о направлениях деятельности и функциях структурных подразделений библиотеки; о проводимых мероприятиях), ее услугам и ресурсам; - вспомогательно-техническая консультация (по использованию оборудования и аппаратно-программных средств для осуществления электронного заказа, просмотра электронных документов, сохранения и переноса информации на другие носители и т.д.); факультативная консультация, выполненная на легитимном основании в помещении библиотеки отдельными специалистами (юрист, педагог, психолог и др.), если их проведение предусмотрено уставными документами библиотеки. Отказ - неудовлетворенный запрос пользователя на ресурсы и услуги по профилю библиотеки (ГОСТ Р 7.0.20- 2014). Подсчет отказов на оказание библиотечно-информационных услуг осуществляется по каждой услуге: - отказы на выдачу документа и /или копии. Единицей учета отказов на документы является неудовлетворенный запрос пользователя на одну единицу учета библиотечного фонда (документ и/или копию) по профилю библиотеки (в названиях). Один отказ соответствует запросу/ требованию на один документ. Отказы регистрируются в первичном документе, утвержденным в библиотеке (Лист/ Тетрадь/ Журнал учета отказов на документы) с указанием причины отказа. - отказы на выполнение справки. Отказ на справочнобиблиографическое обслуживание – ответ на разовый запрос пользователя, содержащий разъяснение правил, согласно которым запрос не принимается к исполнению. Отказ даётся на этапе приёма запроса. Отказы на выполнение справок и консультаций регистрируются с указанием причины отказа. Отказами не считаются: запрос не содержит достаточных библиографических сведений, введен неправильный пароль, технический сбой на стороне пользователя при обращении к электронным ресурсам библиотеки и другие независящие от библиотеки причины. Отказы регистрируются Тетради/Журнале выполненных справок. Запросы удалённых пользователей, обратившихся по телефону или электронной почте, через социальные сети или виртуальную справочную службу, т.е. с использованием любого канала коммуникации, считаются внешней справкой, и учитываются с дополнением «в том числе». Библиографические консультации оказываются пользователям в процессе обучения или обслуживания. Если библиотекарь рекомендует читателю разделы справочно-библиографического аппарата по теме запроса и читатель работает с ними самостоятельно (без помощи сотрудника библиотеки) – это является консультационной справкой. Единица учета – библиографическая консультация (консультационная справка) по одному вопросу. Источники 7 Гричихин А. А. Общая библиография : учебник для вузов. / А. А. Гричихин. – Москва : Изд-во МГУП, 2000. – 588 с. – URL : http://gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml Справочник библиографа / Ваннеев А. Н., Минкина В. А. – СанктПетербург : Профессия, 2006. – 528 с. – URL : https://eknigi.org/gumanitarnye_nauki/127677-spravochnik-bibliografa.html Приложение 1 Схема тетради учета выполненных справок 1 Фамилия, имя Фамилия, имя 15.01. 2023 23.01 2 Кто написал книгу «Бумажный дракон» Есть ли в библиотеке книга Крюковой «Тетрадный дракон?» В том числе краеведческие В том числе удаленные 4 Фактографическ ая 3 2 Вид справки Уточняющая Тема и цель запроса Адресная 1 От кого поступил запрос Категория читателя Тематическая № п/п Дата поступления запроса Схема тетради учета выполненных справок (левая сторона тетради) 5 6 7 8 9 10 + + По теле фону + 11 Источник выполнения справки (СБА, интернет, справочный фонд, другое) Результат выполнения справки/ ответ на запрос читателя 12 13 14 84 Картотека заглавий художественных произведений Алфавитный каталог (АК) 84 Автор книги Крюкова 15 Исполнитель ФИО Отрасль знания (ББК), по которой выполнен а справка Отказ/переадре сация Консультации Схема тетради учета выполненных справок (левая сторона тетради) Обращ ение к СБА 16 17 Тамара Иванова И.П. + Уточнено название книги «Бумажный дракон» и дан ответ% книга находится в разделе 84(2Рос=Рус)6 Иванова И.П. + Правила заполнения Журнала учета выполненных справок 8 1. № п/п. Каждой справке присваивается порядковый номер, нумерация сплошная в течение года. Номера, под которыми записаны отказы, можно выделять каким-либо маркером, чтобы потом суммировать отдельно. 2. Дата поступления/выполнения запроса: для справок, выполненных в продленном режиме, указывать две даты: дата поступления запроса и дата выполнения. 3. От кого поступил запрос. 4. Содержание запроса заносится в окончательной формулировке после уточнения запроса читателя 5 – 8. Тип справки: тематическая - уточняющая - фактографическая – адресная. 9. Краеведческие справки. 10. Обращения по телефону, в соц. группах и т.п. 11. Консультации, в которых библиотекарь рекомендует читателю разделы справочно-библиографического аппарата по теме запроса, и читатель работает с ними самостоятельно (без помощи сотрудника библиотеки) – это является консультационной справкой. 12. Отрасль знания (ББК), по которой выполнена справка. 12. Источник выполнения (указывается перечень источников информации, использованных в библиографическом поиске для выполнения справки): СБА, Фонд, Интернет, Консультант +, справочный фонд библиотеки, электронные каталоги. Например, ЭК (электронный каталог), АК, СКС и т.п. 13. Результат выполнения справки/ ответ на запрос читателя. 14. Отказ/ Причина отказа (Чаще всего кратко, но понятно описываются причины отказа: запрос не по профилю библиотеки, разгадка кроссворда, нет в библиотеке и т.п.) Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которым запрос не принимается к исполнению. Перенаправленный запрос - т.е. перенаправление в другую библиотеку или информационное учреждение узкоотраслевого или непрофильного запроса, где с наибольшей полнотой собрана необходимая информация и возможно качественное удовлетворение запроса. В таких случаях рекомендуется извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен. При этом переадресование не учитывается как выполненная справка. 15. Исполнитель. ФИО. 16. Обращение к СБА. 9
