Информационные технологии в менеджменте Функциональная технология электронного документооборота Цели изучения темы: - ознакомление с теоретическими основами работы с документами Woкflow; - освоение базовых понятий работы по защите информации в электронном документообороте. Задачи изучения темы: освоение основных подходов к Workflow: приему, отправке, регистрации, исполнению электронных документов и контролю за их исполнением; систематизации, хранения и поиска электронных документов; изучение понятий защиты информации в электронном документообороте, электронная цифровая подпись. В результате изучения данной темы Вы будете Знать: основные понятия, связанные с подходами к работе с документами; подходы к применению технологий Workflow. Уметь: осуществлять документооборот; защищать данные. Учебные вопросы темы: 1. Технологии приема, отправки, регистрации, исполнения электронных документов и контроля за их исполнением. 2. Технологии систематизации, хранения и поиска ЭД. 3. Технология Workflow. 4. Технология защиты информации в электронном документообороте, электронная цифровая подпись. Вопрос 1. Технологии приема, отправки, регистрации, исполнения электронных документов и контроля за их исполнением Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета – фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс. Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот. Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид. Электронный документооборот (ЭДО) – документооборот, который основан на передаче документов в электронном виде. Документ в такой системе можно увидеть только на экране. Электронный документ в системе ЭДО – это файл, – обычно в формате .pdf или .doc, в котором есть вся важная информация бумажного аналога этого документа. А роль курьера выполняет интернет. Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе. Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы (табл. 1). Таблица 1. Плюсы и минусы электронного документооборота Плюсы электронного документооборота Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита. Минусы электронного документооборота Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам. Вместе с тем электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки. Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа. Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В-третьих, с 2017 года электронный документооборот получил еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса. В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором. Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот. Зачем переходить на ЭДО? Меньше бумаги в организации. Бумажные документы – это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль. Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать. Автоматизация. Меньше ручных действий – меньше сотрудников «перекладывающих бумажки». Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску. Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ. Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет. При переходе на ЭДО: Сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов; в три раза снижаются затраты расходные материалы; до 25% растет производительность труда; до 80% меньше трат на хранение документов. Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде. Как понять, что пора внедрять ЭДО? Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО: Много контрагентов, каждому нужен свой пакет документов. С таким сталкиваются компании из сферы логистики. Большое количество документов. Расходы на документооборот стали внушительной статьей расхода. Документы часто теряются. Например, каждый операционный сотрудник ведет несколько несвязанных заказов и делает пакеты документов для разных поставщиков и клиентов. Без автоматизации тут легко запутаться и что-то потерять, из-за этого придется отправлять документы повторно. Руководство организации не может отследить потоки документов. Требуется дополнительно формировать отчеты и собирать статистику. Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов. Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам. Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе. Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества: однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе; параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения; непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса; единая база документов, исключающая возможность их дублирования; результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации; эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота. В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота: производственный; управленческий; архивное дело; кадровый; бухгалтерский; складской; технологический; секретный и конфиденциальный. Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: создание электронной версии документа; создание атрибутной карточки документа; формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа; поиск карточек документов; формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации; сохранение документов в различных форматах; создание маршрутов документа и управление его движением; ведение журналов, классификаторов и справочников; регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе; рассылка напоминаний и уведомлений; согласование документов; формирование отчетов о движении и исполнении документов. Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций; ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании – партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании; экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов. Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов; снижение рисков потери документов; увеличение скорости согласования и утверждения документов; повышение корпоративной культуры. Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название – электронные архивы. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM. Наиболее востребованными функциями СЭД являются: Хранение и поиск документов. Поддержка делопроизводства. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе. Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами. Виды СЭД. Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (рис. 1). Рис. 1. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу? Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании. Соответствие стандарту отрасли организации. Соответствие целям и задачам компании. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компанииразработчика во время установки и в процессе эксплуатации. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки. Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота. Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов: провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям; оценить стоимость владения той или иной программой; изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант; ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком; изучить демонстрационные видеоматериалы; установить демо-версию программы; изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании. После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии. Внедрение электронного документооборота в организации – не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий. Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели. Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет. Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе. Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы. Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же, как и полностью переделывать систему под бизнес – процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции. Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным. Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом. Разработка технического задания. Выбор IT-решения. Описание бизнес-процессов. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ. Внедрение электронного документооборота. Тестирование программы. Запуск СЭД в эксплуатацию. Контроль использования системы. В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы. Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же, как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие: консервативность сотрудников; недостаточная компьютерная грамотность работников; отсутствие регламентов на основные процессы; слабое техническое оснащение; отсутствие четкого управления проектом. Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД. В целом, внедрение электронного документооборота – это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД – один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка. Вопрос 2. Технологии систематизации, хранения и поиска ЭД Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан – копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль. Рис.2. Общая схема документооборота в организации Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом. Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. Для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета – фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-72/169@». К таким документам относятся: 1. Требования о представлении пояснений; 2. Уведомления о контролируемых иностранных компаниях; 3. Уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента); 4. Налогового уведомления; 5. Решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств; 6. Решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств; 7. Решения о проведении выездной налоговой проверки; 8. Иные документы. Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании. Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов. Каким образом необходимо хранить документы? Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Во-вторых, необходимо сформировать дела. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые – в течение 4 лет. В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы». В-четвертых, нужно заархивировать документы. Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате; записать на носитель информации. Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов – PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов. Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов. Таблица 2. Пример формата описи Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) 1 2 3 Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню 4 Примечание 5 Название раздела Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка Дата подписи СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата подписи Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Дата подписи В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются. Необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы. Вопрос 3. Технология Workflow Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса. Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы: Зафиксировать входящую заявку. Определить, какой тип ремонта требуется. Определить сотрудника, который выполнит ремонт. Установить лимит времени. Назначить лицо, которое проконтролирует качество ремонта. Произвести расчёт с клиентом. Все эти этапы как раз и есть Workflow – процессы для данного отдела компании. Они характеризуются, в первую очередь, тем, что носят во многом рутинный, повторяемый характер. Рис. 3. Система Workflow В качестве наглядного примера Workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента. Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач: Уменьшить количество времени, которое затрачивается на каждый этап. Устранить потери времени, связанные с переходом процесса между этапами. Упростить работу благодаря чёткому регламенту действий. Добиться контроля как за каждым этапом Workflow – процесса отдела, так и за всем процессом в целом. Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Фокус делается на регламенте работ и контроле за его соблюдением. Немаловажно в данном случае добиться хорошего понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он. При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес – процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом. Рис. 4. Автоматизация Workflow Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес – процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS. Отличия систем Workflow и BPMS Если говорить самыми общими словами, то шаблоны Workflow направлены в основном на решение тактических задач, в то время как системы BPM направлены на решение стратегических задач. В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё. В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи: Регламент выполнения работ. Выполнение работ в соответствии с этим регламентом. Очевидно, что понятие BPM намного более широкое, а подход Workflow может применяться в составе систем BPM. Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата. Перевод на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, когда нужно улучшить организацию повседневной работы сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды. Обмен сообщениями между сотрудниками. Документооборот. Хранение информации в единой базе данных. Переход конкретных процессов с этапа на этап между сотрудниками. Большой плюс перевода на Workflow состоит в том, что это подразумевает относительно небольшие затраты. Настройка Workflow также занимает относительно немного времени. Она включает в себя составление нотации Workflow, а затем выстраивание на её основе всех регламентов и процессов. Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы. Рис. 5. Оптимизация документооборота с помощью Workflow Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот. Что касается цифровой трансформации на основе систем BPM (BPMS), то здесь имеется большое количество отличий. Трансформация с помощью BPMS носит стратегический характер. В большинстве случаев требуется изменение многих принципов работы предприятия и полный переход на системы BPM. Чаще всего внедрение BPMS подразумевает большие затраты как времени, так и ресурсов. При этом эксперты советуют не производить внедрение такой системы в компании, ориентируясь только на тренд или «моду», но вначале продумать, какие конкретно задачи компания хочет решить с помощью такой трансформации. Рис. 6. Работа в системе Workflow Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается не сразу, а спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников. Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, Low-code система Comindware Business Application Platform позволяют создавать решения обоих классов – workflow, BPMS – силами бизнес-аналитиков и внедрять их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с внедрения workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPMсистемы. Вопрос 4. Технология защиты информации в электронном документообороте, электронная цифровая подпись Для нормальной работы электронного документооборота на предприятии необходим надежный и безопасный процесс обработки и хранения информации, организация которого требует четко определить основные риски и способы их предупреждения. Основными угрозами для системы электронного документооборота, как и для любой другой информационной системы, являются: 1. Угроза целостности информации – повреждение, искажение или уничтожение информации; 2. Угроза доступности информации – ошибки пользователей, внешние сетевые атаки, вредоносное ПО. 3. Угроза конфиденциальности – кража информации, подмена маршрутов обработки, несанкционированный доступ к информации. Таким угрозам должна «уметь» противостоять любая система электронного документооборота, защищая не только данные, хранимые внутри, но и саму себя, поддерживая работоспособность и доступность для пользователей. Поэтому система защиты современных СЭД должна развиваться еще быстрее и интенсивнее, чтобы быть на шаг впереди опасности. Наряду с основным и наиболее непредсказуемым источником угроз – внешними злоумышленниками, опасность может исходить и от пользователей системы электронного документооборота, в частности, от их особого «класса» – администраторов, то есть пользователей с привилегированными неограниченными правами доступа к контенту и настройкам системы. Не менее 70% потерь информации происходит в результате именно внутренних атак на информационную систему. Для внутренних «вредителей» существует множество вариантов и путей реализации угроз. И здесь не так важны мотивы действий сотрудников – ошибочные или злонамеренные, результат в обоих случаях может быть весьма печален – утрата или разглашение информации. Но все же, для защиты и предупреждения атак на информационные системы, мотивы угроз не стоит сбрасывать со счетов, ведь от того, как их квалифицировать по признаку мотивации – случайные или намеренные, может зависеть стратегия борьбы с ними, методология их предупреждения и мероприятия по реагированию на них. Система защиты информации системы электронного документооборота – это общая совокупность методов, средств и мероприятий, снижающих уязвимость системы и препятствующих несанкционированному доступу к информации, ее разглашению, повреждению, утрате или утечке. На основании анализа угроз для систем электронного документооборота можно сформировать перечень основных средств защиты информации и методы обеспечения информационной безопасности СЭД. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» для защиты информации используются правовые, организационные и технические меры, обеспечивающие: Защиту информации от несанкционированного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, фальсификации, распространения, а также от других несанкционированных действий в отношении такой информации; Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; Реализацию права на доступ к информации. Соответственно, средства и методы защиты информационных систем можно разделить два вида: Организационно-правовые Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронного документооборота; Организация учета, хранения и эксплуатации ключей шифрования и электронной подписи; Построение и учет комплексных профилей разграничения прав доступа в информационных системах; Ведение строгого учета доступа сотрудников к информации ограниченного распространения; Многие другие, а также их вариации и комбинации. Технические Аппаратная защита, специализированные защищенные шлюзы и маршрутизаторы; Физическое разграничение сетевого оборудования на разные изолированные сегменты; Автоматизированные планы резервного копирования информации на защищенные носители; Актуальное антивирусное и защитное ПО; Логическое разделение сети на сегменты посредством специализированных программ; Программные средства идентификации и аутентификации пользователей; Криптографические средства защиты и шифрования информации; Технологии электронной подписи для обеспечения подлинности и целостности информации; Различные комбинации различных методов и средств защиты. Отметим, что успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку системы, выполненные компетентными специалистами, позволяют объединить все перечисленные средства и методы защиты для создания по-настоящему защищенных каналов электронного документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Наши специалисты обладают широчайшим опытом создания систем электронного документооборота и могут ответить на любые вопросы в этой области. Для введения электронного документооборота в компании на первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов. На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; создается с использованием средств электронной подписи. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись. Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. Для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания – удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота. На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора. Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции. Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета – фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов – фактур в соответствии с утвержденным форматом. Что должен содержать договор с удостоверяющим центром? При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб. Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ – это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора. Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи». Удостоверяющий центр: 1. Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты; 2. Устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей; 3. Аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей; 4. Выдает по обращению заявителя средства электронной подписи; 5. Ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей; 6. Устанавливает порядок ведения реестра сертификатов; 7. Создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей; 8. Проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов; 9. Осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей; 10. Осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность. Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях: 1. Неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром; 2. Неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 федерального закона от 06.04.2011 № 63-фз (ред. От 30.12.2015) «об электронной подписи»). В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование. Вопросы для самопроверки: 1. Какие технологии используются для приема, отправки, регистрации, исполнения электронных документов и контроля за их исполнением? 2. Как реализуются технологии систематизации, хранения и поиска ЭД? 3. Какие технологии и ПО применяется в Workflow? 4. Как осуществляется защита информации в электронном документообороте? 5. Как можно применить электронную подпись для безопасного документооборота?
