Министерство науки и высшего образования Российской Федерации САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО Е.Ю. ЯРОШЕВСКАЯ Е.В. НЕЧАЕВА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Учебное пособие 2-е издание, дополненное Санкт-Петербург 2022 ББК 65.052 Я76 Рецензентдоктор экономических наук, профессор СПбПУ, В.М. Макаров Ярошевская Е.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб. пособие / Е.Ю. Ярошевская, Е.В. Нечаева. - 2-е изд., доп. - СПб. : ПОЛИТЕХ-ПРЕСС, 2022. - 427 с. Учебник соответствует содержанию разделов программы «Основы делопроизводства», рекомендованной ФГОС дисциплины базовой части профессионального цикла Б.3. для подготовки бакалавров по направлению «Государственное и муниципальное управление». В учебнике рассматриваются теоретические и практические аспекты работы с документами в процессе управленческой деятельности с учетом выполнения студентами практических заданий и использования современных технических и программных средств. Изложены особенности составления документов различных типов, оптимальные пути движения документов, процедуры подготовки к архивному хранению и использования документов из архивов. Учебник предназначен для студентов, изучающих дисциплину «Основы делопроизводства», а также для всех желающих улучшить свои навыки работы с документами. Табл. 8. Ил. 111. Библиогр.: 34 назв. Печатается по решению Совета по издательской деятельности Ученого совета Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого. © Ярошевская Е.Ю., Нечаева Е.В., 2022 © Санкт-Петербургский политехнический ISBN 978-5-7422-7540-4 университет Петра Великого, 2022 2 ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ ГК РФ Гражданский кодекс Российской Федерации ГМУ Государственное муниципальное управление ДОУ Документационное обеспечение управления ИСД Информационно-справочные документы НК РФ Налоговый кодекс Российской Федерации ОГРН Основной государственный регистрационный номер ОКУД Общероссийский классификатор управленческой документации ОПД Организационно-правовые документы ОРД Организационно-распорядительная документация СКД Система контроля доступа к документам СПО Свободное программное обеспечение СЭД Система электронного документооборота ЭПК Экспертно-проверочная комиссия 3 КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЭТИМ УЧЕБНИКОМ Каждый любит читать книгу по-своему: кто-то с начала, ктото с середины, некоторые успешно читают справа налево. Результаты освоения материала не всегда зависят от способа чтения. Но, все-таки, информация в данном учебнике расположена в порядке, наиболее предпочтительном с точки зрения автора для изучения курса «Основы делопроизводства». Как и живой организм, документ проходит три стадии развития: он создается, он живет и с ним работают, а далее его хранят и/или уничтожают. С помощью учебника «Документационное обеспечение управления» (далее — ДОУ) Вы сможете научиться работать с документом на каждой из трех стадий (рис.А.1): Рис. А.1 — Три кита документационного обеспечения управления В разделе «Документирование» рассматриваются правила оформления документов, стандарты расположения обязательных элементов документа, а также приводятся рекомендации по выбору стиля и языка. Изучив этот раздел, Вы научитесь оформлять документы конкретных типов. Раздел «Документооборот» обсуждает оптимальные процессы движения каждого документа от места составления до отправки в другую организацию, от момента получения до сдачи в архив. Вы познакомитесь с технологиями WorkFlow, позволяющими оптими4 зировать процессы движения документов. Проблема информационной безопасности сегодня крайне актуальна, поэтому в разделе также обсуждаются меры обеспечения безопасности Ваших документов с точки зрения комплексного подхода к защите документации. В разделе «Архивное дело» Вы разберетесь, как подготовить документы к архивному хранению, узнаете, каковы сроки хранения у различных видов документов, как пользоваться архивом. Работа с договорами обладает уникальной спецификой по сравнению с документами других типов, поэтому в учебнике выделен отдельный раздел «Договорные отношения». С его помощью Вы изучите основные этапы создания договора, узнаете об обязательных и необязательных реквизитах, познакомитесь с международной терминологией по поставкам. В процессе изучения каждого раздела Вам будет помогать персонаж по имени ДОК: ДОК обязательный Обязательные задания для выполнения ДОК рекомендованный Рекомендуемые задания для выполнения ДОК контрольный Контрольные задания и вопросы. Расположены в конце каждой главы Овладеть искусством составления эффективных документов можно только постоянно практикуясь. Поэтому рекомендуем Вам выполнять все задания в ПИСЬМЕННОЙ форме, пользуясь соот5 ветствующими техническими средствами. Особо отмечаем, что выполнение некоторых заданий предполагает применение дополнительной информации, которую Вы можете получить из глобальной сети Интернет. Автор благодарен сотрудникам СПбПУ Нежинской В.И. и Хариной Т.А., главным мотиваторам написания данного учебника, студентам кафедры УСЭС СПбПУ Муравьевой Нелли, Павловой Татьяне и Сидоровой Юлии, первым внимательным читателям, а также всем студентам очной и заочной форм обучения кафедры УСЭС, которые самоотверженно осваивали курс «Основы делопроизводства» в 2005˗2014гг. Свои замечания и предложения присылайте по адресу: Yaroshevskaya.Helen@gmail.com. 6 РАЗДЕЛ I. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Глава 1. Основные понятия ДОУ 1.1. Мотивация перед забегом Те, кто плюет на документы, воск в руках тех, кто на них не плюет А.Мердок. «Под сетью» Все началось с недостроенной Вавилонской башни… С тех пор, как на этом эпохальном строительстве людей разделил языковой барьер, и они перестали понимать друг друга, их бедные потомки с переменным успехом пытаются договориться. А если надо договориться на расстоянии? Или передать жизненно важную информацию? 7 июня 1862г. потерпела крушение шхуна «Британия». У троих моряков, спасшихся на необитаемом острове, не обладавших ни почтовыми голубями, ни мобильными телефонами с соответствующим роумингом, было только одно средство связи — бутылка, запечатанная сургучом и брошенная в океан. Оставим вне нашего внимания надежность самой линии связи (бутылка могла разбиться о рифы, ее могли просто не найти). Рассмотрим причины, по которым само сообщение (записка в бутылке) было неправильно понято получившими его лордом Гленарваном и Ко., что и привело к целому году удивительных приключений к большой радости всех поклонников творчества Жюля Верна. В записке капитана Гранта на 3-х языках была изложена история кораблекрушения и указана широта и долгота острова, на котором их нужно искать. 3(три!) идентичных текста, но во всех утеряна самая главная информация — числа, обозначающие долготу, частично смыты водой. При этом сообщено много дополнительных данных (Патагония, жестокие индейцы и т.п.); их неправильная интерпретация привела к тысячам километров дополнительного пути и к смертельным опасностям. 7 Как же написать так, чтобы быть понятым без ошибок? Ведь иногда даже знак препинания может изменить смысл документа. Где поставить запятую в классической фразе «Казнить нельзя помиловать»? Вариант 1: после глагола «казнить». Вариант 2: перед глаголом «помиловать». В реальной жизни последствия неправильно написанного или не вовремя полученного документа могут лично для Вас обернуться Вариантом 1: Не по стандарту заполнено резюме — Ваша заявка на вакантное место не будет рассмотрена. Перспективную должность займет другой соискатель. Допущена неточность при заполнении банковских реквизитов — и деньги перечислены не Вашему партнеру по бизнесу, а на чужой банковский счет. Вернуть их будет невозможно, а оплатить поставки оборудования Вам придется еще раз. Ответ на деловое предложение Вы отправили на день позже — договор заключили с конкурирующей фирмой. В Вашей организации не структурирован путь документа от момента создания до момента сдачи в архив — любое решение будет приниматься с опозданием. И так далее... Вывод 1: Документы необходимо составлять без ошибок. Они должны быть поняты и интерпретированы однозначно, а также отправлены в нужное место в определенный срок. С другой стороны: Тщательно составленное письмо с извинением за ошибку, допущенную при ведении учета, и Вы не потеряли выгодного клиента. 8 При подготовке контракта Вы, проконсультировавшись с опытным юристом, учли непредвиденную ситуацию в одной из статей этого контракта - и Вы выигрываете дело в Арбитражном Суде. В деловом предложении Вы учли интересы своего корреспондента — и он размещает свой заказ именно в Вашей фирме. Ваша объяснительная записка может коренным образом изменить мнение начальника — и Ваши недостатки обернутся Вашими достоинствами. Список примеров Вы можете пополнить самостоятельно. Вывод 2: Грамотно составленный документ представляет собой сильное оружие. Следует постараться, чтобы это оружие оказалось в Ваших руках, как для защиты, так и для атаки. Вспомните примеры из книг или фильмов, в которых проблемы героев были связаны с ошибками в документах различного типа. Выбранная Вами специальность предполагает плодотворную дальнейшую деятельность в органах государственной службы. Сколько времени Вы предполагаете тратить на работу с документами? Или Вы поддерживаете мнение одного будущего специалиста ГМУ: «А зачем мне вообще учиться работать с документами? У меня же будет секретарша!». Давайте разберемся с обязанностями. Согласно статье 12 Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», в число квалификационных требований к должностям гражданской службы входят «требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения своих должностных обязанностей». В перечень основных профессиональных навыков для любого специали9 ста гражданской службы входят навыки работы с документами (составление, оформление, ведение и хранение документации). Кроме того, в соответствии с Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, в отчет об исполнении должностных обязанностей за аттестационный период входит обязательная оценка качества подготовки документов. А теперь рассмотрим реалии Вашей будущей трудовой деятельности. В 2012 году сотрудники Управления государственной службы и кадров Правительства Москвы реализовали проект «Фотография рабочего дня в органах исполнительной власти», в рамках которого зафиксировали поминутно рабочий день государственных служащих в нескольких подразделениях Правительства Москвы. Оказалось, работа только с документами в бумажном формате занимает у сотрудников до 7 часов в неделю, а подпись документов у руководства и перенос их одного кабинета в другой около 1,5 часов. Таким образом, на работу только с бумажными документами государственные служащие в среднем тратят более 20% своего рабочего времени. Несмотря на нововведения в технике и технологиях (а иногда «благодаря» этим нововведениям), ощутимого снижения трудоемкости документирования в органах государственного управления сегодня не наблюдается. На работу с документами государственные служащие тратят от 60% до 90% рабочего времени. Хотите ли Вы более 7 часов в день: страдать от своего неумения правильно оформлять документы, тратить время и нервы, запутывать себя и окружающих коллег, получать выговоры, штрафы и понижение по служебной лестнице, 10 разбираться с печальными последствиями того, что Вы подписали документ, не прочитав его внимательно (в том числе, в судебном порядке), и, наконец, чувствовать свою абсолютную некомпетентность на соответствующем рабочем месте? Альтернативный вариант: оперативное решение текущих вопросов, повышение самооценки и оценки со стороны коллег и руководства, конкретная помощь гражданам, что, собственно, является одной из задач государственной службы. Выбор за Вами! Вывод 3: Работа с документами должна помогать процессу управления, а не затруднять его. Существует еще один мотив для освоения предлагаемого курса, который необходимо выделить: по количеству ошибок в документах оценивают не только уровень грамотности составителя документа, но и профессиональную компетентность руководителя, который подписывает данный документ. Поскольку Вы в своей профессиональной деятельности представляете государство, то Ваши ошибки в документах напрямую влияют на уровень уважения и доверия граждан к государственным службам. Не забывайте об этом, дамы и господа! Вывод 4: Стиль оформления, написания и грамотность документа характеризует профессиональный уровень руководства организации. Найдите должностные инструкции, утвержденные в 2-х муниципальных образованиях. Сравните квалификационные требования к профессиональным навыкам работы с документами для ка11 тегорий «руководители», «специалисты», «обеспечивающие специалисты». Результаты оформите в виде таблицы с выводами. 1.2. Придаем ускорение Круглое — катать, квадратное — таскать Первая заповедь грузчиков В основе ДОУ находится, естественно, документация, система документов. Что же такое документ? В толковом словаре русского языка приводится следующее определение: «Документ — 1. Деловая бумага, подтверждающая какойлибо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий». Данные определения трудно назвать современными, поскольку сегодня мы постоянно имеем дело не с бумажным, а с электронным носителем, да и свидетельство может быть зафиксировано не в письменной форме, а, например, в форме аудиофайла. Актуальное определение дано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ можно назвать мультифункциональным объектом. Функции документа можно разделить на общие, характерные для всех документов, и специальные, для ограниченной группы документов. Общие функции документов: информационная: в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека; 12 коммуникативная: документ — это средство связи между юридическими и физическими лицами, он может способствовать выработке единого коллективного решения; правовая: его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры; Ряд документов изначально наделен правовой функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). культурно-историческая: документ — средство закрепления и передачи исторического опыта и культурных традиций; «Вам, должно быть, известно, как быстро исчезает неписанная история!... Не предавайте огню ваших бумаг! — в припадке мизантропии или сплину. И не швыряйте их в мусорную корзину! Даже если… это счета — молочнику или портному. По ним узнают когда-нибудь… чем вы жили, и какое платье носили на плечах!... И по каким счетам — вам пришлось платить!»1 воспитательная: документ дисциплинирует автора, требует повышения уровня образовательной подготовки, а правильно и красиво оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Специальные функции документа: организационная: с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности; 1 Голлер Б. А. Сто братьев Бестужевых. Театр : [пьесы, эссе] / предисл. Л. А. Додина; примеч. автора. - СПб.: Балтийские сезоны, 2007. 13 учетная: сопровождая производственную и управленческую деятельность на всех ее этапах, документ реализует учет результатов деятельности на каждом этапе; эстетическая: некоторые документы, например, фото- или кинодокументы, являются художественными произведениями; познавательная: документ позволяет строить теоретические модели реального мира. Известно, что прогресс двигают вперед ленивые люди. Поскольку документ необходим и как источник информации (Письмо), и как организующая сила (Приказ, Распоряжение), а самое главное, может использоваться в качестве доказательства (Договор, Акт), разнообразные документы регулярно используются в процессе ежедневной работы и сотрудники заинтересованы в ускорении процедуры подготовки документов. Адекватное использование технических средств: компьютера, сканера, принтера, локальной и глобальной сетей, облачных технологий — необходимо, но недостаточно. Целесообразно разработать стандартные бланки с постоянными элементами, например, текущей датой, логотипом, названием, адресом фирмы для обязательного использования всеми сотрудниками. Называются такие стандартные бланки шаблонами, и для создания конкретного документа нет необходимости каждый раз создавать его заново, нужно только заполнить в готовом шаблоне соответствующие поля формы. При открытии шаблона автоматически создается его копия. Например, типовой договор купли-продажи — шаблон, разработанный в среде Microsoft Office Word 2010, называется Договор.dotx. При сохранении в формате стандартного документа, т.е. файла с расширением .docx, заполненный конкретный договор сохраняется отдельно от шаблона, на основе которого он создан. Еще 14 пример: если один раз разработать и сохранить шаблон для приказов, то при создании нового приказа логотип, наименование организации и наименование вида документа, подпись директора уже находятся на своих местах. Остается лишь ввести номер, дату и содержание приказа. Причем для всех частей текста приказа в шаблоне предусмотрены готовые стили. Поэтому оформление всех приказов организации остается единообразным. В организациях создаются альбомы форм — шаблонов. Как удобно! Но, увы, альбомы форм есть не далеко не во всех организациях, что приводит к тому, что из одной компании Вы можете получить два письма с различными логотипами. Документы в разных организациях оформляют по-разному и зачастую с отклонениями от стандарта, как по составу, так и по расположению информации на бланке. Для того, чтобы организации «общались на одном языке», необходимо, чтобы их документы соответствовали требованиям СТАНДАРТИЗАЦИИ. Стандартизация — это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам. Совместная работа разных организаций ускорится, если документы будут оформляться по единому стандарту. Кстати, вычислительная техника — это не человек, который при необходимости может поискать недостающую подпись или дату на обороте документа. Автоматическая регистрация, поиск, хранение в компьютере возможны только при наличии соответствующего элемента документа строго на отведенном для него месте. Расположение каждого элемента незыблемо, как у составных частей дома: фундамент внизу, на нем расположены стены, сверху крыша. Требования стандартизации с введением новых технологий только возрастают. Но в любой организации циркулирует так много документов! Даже их правильное оформление не спасает. Можно захлебнуться в 15 многообразии. Выход есть, у него английские корни и бюрократическое название: УНИФИКАЦИЯ Унификация (от англ. unify — объединять) — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация означает ограничение видов всевозможных документов. Унификация позволяет решить следующие задачи: сократить затраты на создание и обработку документов; улучшить информационную совместимость различных систем документации; ускорить процессы принятия решений. Если Вы до сих пор не имели опыта работы с шаблонами различных видов документов, самое время открыть имеющийся в Вашем распоряжении редактор текстов Microsoft Word/OpenOffice.org Writer и, вызвав справку, научиться создавать шаблоны документов. Это умение Вам пригодится не только в процессе работы с этой книгой. Для установления единых форм управленческих документов необходимо провести КЛАССИФИКАЦИЮ документов. Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать единые стандартные методы работы с каждой группой документов, закрепив эти методы в инструкциях (см. эпиграф в начале данного пункта). Не нужно «изобретать колесо», придумывая каждый раз новый способ работы с конкретным видом документа. Рассмотрим несколько примеров: 16 1. Приказы о приеме на работу хранятся в архиве 75 лет, а приказы о командировке — 5 лет, независимо от того, на какую должность, и в какую организацию принимается сотрудник, поскольку существует Классификатор по срокам хранения документов. 2. С исходящих документов всегда снимается копия, которая остается в организации. 3. Типовая инструкция по охране труда для электросварщика ручной сварки утверждена Федеральным дорожным департаментом Минтранса РФ 11 марта 1993 г. и является обязательной во всех подведомственных Минтрансу РФ организаций, в которых работают специалисты подобного профиля. Во всех приведенных примерах отнесение документа к конкретному классу задает однозначный способ его обработки или применения, что, естественно, ускоряет процесс принятия управленческого решения. Особенно возрастает роль классификации с повсеместным внедрением электронной обработки документов. Вспомните, как происходит непосредственный процесс подачи документов для получения визы. Собрав необходимые документы, Вы подаете всю пачку в окошко, где милая девушка их долго проверяет и перекладывает в нужном порядке, чтобы потом они в правильной последовательности были отправлены в консульство. В случае обработки с применением электронного классификатора пачка Ваших документов закладывается в потоковый сканер и после автоматического сканирования автоматически раскладывается по типам документов (анкета, справка с работы, справка из банка, копия паспорта и т.п.). В результате — сокращение времени ожидания клиентов и удешевление обработки документов. В современном делопроизводстве не существует юридически закрепленного единого принципа классификации документов. Распределение по классам проводится в соответствии с целью этого 17 деления. Способ классификации — это ответ на вопрос, что важнее: кто отвечает за исполнение документа или насколько он секретен, где составлен документ или в какой области деятельности он применяется. Как Вы догадываетесь, однозначный ответ неправомерен, все способы классификации важны и применимы в повседневном делопроизводстве. Какие-то способы классификации применяются чаще, какието реже. Наиболее распространены следующие классификации: по виду деятельности, по срокам исполнения, по месту составления, по происхождению, по юридической силе, по способу фиксации информации, по степени обязательности, по степени унификации, по степени гласности (секретности), по стадиям создания, по срокам хранения и по характеру содержания. Но при необходимости можно классифицировать документы даже по их материальной составляющей, т.е. по материалу или форме носителя. Основные, применяемые в современном делопроизводстве принципы классификации и виды документов представлены в таблице 1.1. Таблица 1.1 Основные принципы классификации документов Принцип Виды документов классификации 1 2 По срокам ис срочные: срок исполнения указан в докуменполнения те; несрочные: срок исполнения не установлен. По месту составления внутренние: составленные работниками Вашей организации; внешние: поступившие от других организаций. 18 По происхож- официальные: создаются организациями или дению должностными или физическими лицами по определенным правилам (стандартам); Личный личные: создаются лицами вне сферы их Дневник служебной деятельности. По юридиче подлинники (оригиналы): первые или едиской силе ничные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором; копии: документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников, не имеющие юридической силы; заверенные копии: копии, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые элементы, придающие им юридическую силу; дубликаты: повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу. Продолжение Таблицы 1.1 1 2 По способу письменные: рукописные, электронные, тификсации инпографические, подготовленные на множиформации тельных аппаратах, машинописные (Уважаемый читатель! Вы когда-нибудь пользовались пишущей машинкой?); графические: чертежи, карты, рисунки, схемы, планы; фотодокументы; аудиодокументы; кинодокументы. По степени информационные: содержат сведения и факобязательности ты о производственной и иной деятельности 19 По степени унификации 1 организации; директивные: обязательны для исполнения, носят характер юридической или технической нормы. индивидуальные: разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования; типовые: создаются вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер; трафаретные: имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа; примерные (образцы): носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии; Окончание Таблицы 1.1 2 унифицированные в виде анкеты или таблицы. Анкета — способ представления унифицированного документа, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пе20 ресечении соответствующих граф и строк. По степени обя- информационные: содержат сведения и факзательности ты о производственной и иной деятельности организации; директивные: обязательны для исполнения, носят характер юридической или технической нормы. 1. Найдите, как классифицируются документы по степени гласности, по срокам хранения и по регулярности появления. 2. Определите вид документа «водительские права» по всем принципам классификации. 3. Предложите свой способ классификации документов для оптимизации ведения домашнего хозяйства. Оригинальность и простота практического использования приветствуются! Самый распространенный вид классификации основан на функциях, которые реализуют документы (рис.1.1). 21 Системы документации по функциональному признаку Системы документации по общим и административным вопросам Система организационнораспорядительной документации Системы документации, реализующие отдельные функции управления Система справочноинформационной документации Кадровая информационнодокументационная система Система документации по бухгалтерскому учету Подсистема распорядительной документации Система плановой документации Подсистема организационной документации Система отчетной документации … Рис. 1.1 — Классификация систем документации по функциональному признаку По функциональному признаку в Российской Федерации выделяют две глобальные группы систем документации. Первая группа — системы документации по общим и административным 22 вопросам. Вторая группа — системы, реализующие отдельные функции управления. К первой группе относятся 2 системы: I. Система организационно-распорядительной документации (ОРД), включающая подсистему организационной документации и подсистему распорядительной документации. Некоторые источники рассматривают эти подсистемы как 2 самостоятельные системы. Организационная/организационно-правовая документация, в соответствии со своим названием, организует систему и процессы управления. Организационные документы регулируют работу учреждений, обществ, граждан, определяют их права и обязанности. Организационные документы устанавливают статус организации, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.п. К организационным /организационно-правовым документам относятся устав, положение, штатное расписание, регламент, правила, должностная инструкция. К этой же группе документов относится и договор, организующий систему взаимоотношений субъектов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Если документ издается в условиях единоличного принятия решения, это может быть приказ, указание, распоряжение. К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения. Иными словами, организационные документы фиксируют, что должно быть сделано, а в распорядительных документах указывается, как достичь поставленных целей эффективным способом. II. Система информационно-справочной документации 23 Документы, принадлежащие этой системе, помогают создавать ОРД. Иногда документы этой системы разделают на 2 группы: информационно-справочные и информационно-аналитические документы. Но в деловой практике бывает трудно однозначно определить принадлежность документа к конкретной группе, поскольку в нем может содержаться как справочная, так и аналитическая часть. Например, в акте обследования условий труда с одной стороны описываются и подтверждаются те или иные факты и события, т.е. имеется справочная информация. А с другой стороны, в том же акте делается вывод о соответствии условий труда установленным нормам, т.е. присутствует аналитическая составляющая. К информационно-справочным документам относятся протокол, заявление, деловое письмо, служебная, докладная и объяснительная записки, телефонограмма, акт, справка, отзыв, заключение, список и т.п. Ко второй группе относятся документационные системы «специального функционального назначения»: I. Кадровая информационно-документационная система (документация по персоналу) В кадровую систему документации входит большое количество разнообразных документов о работниках организации: персональные документы, в том числе: личная карточка, личное дело, личный листок по учету кадров и т.п.; документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие персональную информацию граждан: паспорт, трудовая книжка, военный билет, аттестат, диплом и т.п.; документы, выдаваемые организацией своим работникам для подтверждения правовых фактов: характеристика, справка с места работы, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.; 24 документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации для установления, изменения или прекращения правоотношений: заявление, автобиография, резюме и т.п.; служебные документы, характеризующие качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и т.п. Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой специфические комплексы документов, например, документация по повышению квалификации, документация по присуждению ученых степеней и т.п. Составьте список документов, предоставляемых абитуриентом для поступления в высшее учебное заведение. II. Система отчетной документации Документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период. Основной вид документа, в соответствии с наименованием системы, — это отчет. Часто используется также отчетный доклад. III. Система плановой документации Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (годовой, перспективный и т.п.), график, план-график и смета расходов. IV. Система документации по бухгалтерскому учету Поскольку курс «Бухгалтерского учета» Вами к настоящему моменту уже изучен, Вы с легкостью можете перечислить виды применяемых в данной системе документов. 25 Список систем документации можно продолжать и продолжать. Как только в организации появляются новые функции, возникает потребность в новой системе документации. Найдите цель и основные документы системы технологической документации, а также системы материально-технического снабжения. У каждого класса документов есть общие и отличные от других классов обязательные составные части документа, а также общие и различающиеся стадии обработки. В настоящем учебнике мы будем работать, в основном, с документами первой группы, т.е. с документами, принадлежащими к системам организационнораспорядительной документации, а также информационносправочной и информационно-аналитической документации (главы 5 и 6). 1.3. Незнание закона не освобождает от ответственности Ignorantia non est argumentum (лат. Невежество — не аргумент) Как Вы уже знаете, содержание документа часто используется в качестве доказательства в спорных ситуациях, т.е. правовая функция является одной из основных функций документа. Но права защищают, опираясь на закон. Поэтому работа с документами традиционно тесно связана с законодательством. Какой бы документ Вы не составляли, надежнее подкрепить его содержание ссылкой на законодательный акт. Нормы, регламентирующие создание, обработку, передачу и хранение документов, закрепляются в нормативных актах различного уровня. При работе с документами организация руководствуется следующими нормативными актами, представленными на рисунке 1.2. 26 Федеральные законы РФ Указы и распоряжения Президента РФ Постановления Правительства РФ Законодательство субъекта РФ, на территории которого действует организация Правовые акты органов местного самоуправления Решения органов управления организации Рис.1.2 — Структура нормативных актов РФ, регламентирующих работу с документами в организации В статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» зафиксировано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». 27 Как же современные законы регулируют работу с документами на территории РФ? Понять друг друга можно, только договорившись о единой системе обозначений. Прежде всего, необходимо ввести базовые понятия. Федеральный закон от 27.07 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» вводит следующие базовые определения: Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Заметим, что в действующей редакции закона понятие ДОКУМЕНТ не закреплено, вместо него введено понятие ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ. Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В определении используется термин РЕКВИЗИТ, его определение также необходимо законодательно зафиксировать: Реквизит (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) — обязательный элемент оформления официального документа. Определение понятия реквизита вводится в ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Федеральный закон от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»» добавил еще одно понятие в № 149-ФЗ: 28 Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Сравните данное определение с определением электронного документа, зафиксированным в ГОСТ Р 7.0.8-2013. В каком документе понятие сформулировано более точно? Теперь, когда Вы знаете базовые понятия, связанные с документацией, можно обратиться к основному нормативному документу, регламентирующему правила оформления документов. Это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Этот государственный общероссийский стандарт РФ (далее — ГОСТ) устанавливает требования к бланкам и оформлению документов, составу реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов, оформляемых на территории РФ. Иными словами: Вот это стандарт под названием ГОСТ. А вот информация — разные сведения О лицах, предметах, событиях, явлениях, Оформленные по стандарту, который Ныне имеет название ГОСТ. А вот документ, хоть он с виду не прост, Является он информацией — сведениями, О лицах, предметах, событиях, явлениях, 29 Оформленными по стандарту, который Ныне имеет название ГОСТ. А вот реквизит — элемент обязательный, Того документа, что с виду не прост, Который и есть информация — сведения, О лицах, предметах, событиях, явлениях, Оформленные по стандарту, который Ныне имеет название ГОСТ. Новый ГОСТ в области делопроизводства издается в случае, когда положения предыдущего стандарта начинают противоречить действующему законодательству и отставать от реалий окружающего мира. В первом разделе ГОСТ «Область применения» сказано, что «настоящий стандарт распространяется на организационнораспорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях» О стандартах конца 1920-х годов писали: «Стандарт — железный пролетарский закон». В 1970-е годы писали несколько иначе: «Несоблюдение стандарта преследуется по закону». Правда, 30 закона такого не было, но акцентировалось внимание на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации «добровольность применения». «Здόрово!» — обрадуются те, кто считает оформление документов пустой тратой времени. «Что рекомендательно, то необязательно!!!» И, разумеется, это ошибка. Во-первых, мы уже сделали вывод, что без СТАНДАРТИЗАЦИИ неэффективно работать и людям, и техническим средствам. А во-вторых, в «Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016» популярно объясняется, что «Рекомендательный характер стандарта повышает значение мероприятий по его внедрению…». Это означает, что одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта. В качестве подобного нормативно-правового акта может быть разработана инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. В этом документе будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п. Вот тебе, как говорится, бабушка, и Юрьев день. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование аль- 31 бомов форм в электронном формате, что обеспечивает их единообразное использование в сети организации. В тех же Методических рекомендациях отмечается, что «Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры». Специалисты, только собирающиеся работать в государственных структурах! Начинайте учить ГОСТ Р 7.0.97-2016! Его рекомендательный характер для вас обязателен! Именно на положения вышеупомянутого ГОСТа ссылается «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В данной Типовой инструкции (далее ТИ) юридически закреплены основные правовые положения, которые активно используются в практике документирования. Стоит отметить, что при активном практическом использовании ТИ утратила юридическую силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 11.05.2010 № 260. Действительно, сегодня ТИ в ряде аспектов существенно устарела, и практически ничего не говорит об актуальных сейчас вопросах работы с электронными документами, и тем не менее, по отзывам специалистов-практиков, это пока что самый цельный и полезный документ, регламентирующий традиционное делопроизводство и его стыковку с архивным делом. Вместо Типовой инструкции, федеральным органам исполнительной власти при подготовке своих инструкций по делопроизводству теперь нужно руководствоваться 6-страничными «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства РФ 32 от 15.06.2009 № 477. Из позитивных аспектов Правил, нужно отметить юридически закрепленные особенности работы с электронными документами. Если мы обращаемся к региональному законодательству, то в Санкт-Петербурге сейчас действует «Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» от 30.07.2004 №76-пр, в которой установлены «требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан». В соответствии с положениями инструкции все документы исполнительных органов должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Последние изменения зафиксировали порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти СанктПетербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга. Терминология, используемая при работе с документами в архивах, а также правила работы архивов нормативно закреплены в законе РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Учитесь отслеживать изменения в законодательстве: «Какие корректировки внесены в закон № 125-ФЗ в соответствии с законом от 11.02.2013 № 10-ФЗ?» Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 введено в действие Положение «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». В этом Положении определены основные задачи системы межведомственного электронного взаимодействия, а именно: 33 обеспечение исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме; обеспечение предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»; обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 № 327-СТ утвержден ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Применение стандарта способствует интеграции разрозненных систем управления документами в единую межведомственную систему обмена документами. Новые возможности для применения электронных документов открывает нам Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Подводя итоги обзора нормативных актов, действующих в сфере делопроизводства, следует отметить, что, несмотря на их многообразие, во главе угла стоит ГОСТ Р 7.0.97-2016, на основе которого формулируются как законы РФ, так и инструкции по делопроизводству в конкретных организациях. 34 Скачайте и сохраните на свой материальный носитель все вышеперечисленные ГОСТы, Федеральные Законы и Положения, имеющие юридическую силу. Вы найдете в них ответы на многие вопросы текущего курса, и, мы надеемся, научитесь находить в нормативных актах решения проблем в дальнейшей практической деятельности работы с документами. Список основных нормативных документов приведен в Приложении 1. Нормативная база документационного обеспечения управления находится в процессе становления. В государственную думу внесен на обсуждение текст закона «Об электронном документе», который определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота. В настоящее время на процесс формирования нормативной базы документационного обеспечения управления оказывает утвержденная Правительством РФ Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 гг.)», целью которой является «получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий». Заканчивая данную главу, мы не заканчиваем ссылки на нормативные акты. Составляя документы, всегда опирайтесь на действующее законодательство. Начиная работу в новой для Вас должности, прежде всего, узнайте, какие законы, положения и инструкции актуальны в сфере Вашей новой деятельности. «Держите нос по ветру», чтобы Ваш корабль не выкинуло на рифы и не выбросило на берег. Помните: Вы заинтересованы, чтобы составленный Вами документ имел юридическую силу! 35 1. Дайте определения документа и документированной информации. Есть ли разница между этими понятиями? Приведите примеры общих и специальных функций документа. 2. В чем заключается разница между унификацией и стандартизацией? 3. Для чего нужна классификация документов? Какие принципы классификации документов применяются в делопроизводстве? 4. Вы подаете заявление о приеме на работу. Идентифицируйте данный документ с позиций всех изученных классификаций. 5. На какие основные группы можно разделить системы документации в РФ? Дайте характеристику документам каждой группы. 6. Какой документ определяет состав реквизитов в ОРД? В соответствии с каким документом осуществляется взаимодействие систем управления документами? 7. Составьте иерархический список нормативных актов, в соответствии с которыми производится работа с документами: а. в районном отделе записей актов гражданского состояния (на примере района Вашего проживания); б. в средней общеобразовательной школе; в. в следственном комитете РФ. Глава 2. Бланки 2.1. Форматы и общие требования к бланкам Но чтобы это была такая бумажка, при наличности которой ни Швондер, ни кто-либо иной не могли бы даже подойти к двери моей квартиры. М.А.Булгаков. «Собачье сердце» Заложив фундамент в виде общих понятий и нормативных актов, действующих в сфере делопроизводства, мы приступаем к 36 созданию документа, т.е. непосредственно займемся документированием. Документирование — это процесс создания и оформления документов. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводится понятие «Документирование» как «Запись информации на носитель по установленным правилам». Что может выступать в качестве носителя? В течение XX века зависимости от типа информации ее фиксировали на бумаге, на фото-, аудио- и кинопленке. Возможность создавать и хранить в электронной форме все виды документов, включая фотографии и видеоматериалы — неотъемлемая составляющая современного процесса документирования. Сегодня в научных лабораториях идут активные работы по электронному синтезу и хранению запахов. Конечно, заманчиво полностью перейти на «безбумажное» делопроизводство. Пачка бумаги формата А4 имеет стандартную емкость (количество букв конкретного шрифта, которую можно на ней зафиксировать), а объем информации, который помещается на электронном носителе, увеличивается в соответствии с Законом Мура (курс «Основы информатики», 1 семестр). Вспомним, какие устройства могут выступать в качестве электронного носителя информации: жесткий диск: принцип записи — магнитный, бывают съемные и встроенные. Несмотря на активное наступление флэшнакопителей магнитный диск остается основным типом жесткого диска компьютеров, в основном по причине стоимости хранения за гигабайт; USB-флэш-накопитель: то, что в обиходе называется «флэшкой». Флэш-память — разновидность полупроводниковой технологии. Причины популярности — большая надежность, большая емкость, единый исходный стандарт. Сейчас наступает время стандарта USB 3.0, который по срав37 нению со своим предшественником, привычным пользователю USB 2.0, обеспечивает бόльшую скорость записи и чтения. Карточки памяти: используются в фото- и видеокамерах, телефонах и прочих мобильных устройствах. Также работают на принципах флэш-памяти. Основная проблема — отсутствие исходного единого стандарта. Сегодня (конец 2014г.) в войне форматов побеждают SD-карты (Secure Digital); Компакт-диск: принцип записи — оптический. Многие компании заканчивают их производство так же, как когда-то закончили производить дискеты (перфокарты, перфоленты, etc.). Конкуренция с флэш-накопителями, увы, проиграна по всем параметрам: емкость, скорость чтения и записи, надежность… Создавая свои документы, не забываем про облачные технологии для удаленного создания и удаленного хранения документов. Узнайте, какие новые виды носителей данных появились на информационном рынке сегодня, когда Вы читаете этот учебник. С точки зрения законов любой страны нелегко уравнять в правах твердую копию (документ на бумаге) и ее электронный аналог. Хотя в России запрягают несколько дольше, но и у нас уже приняты законодательные акты об электронной подписи и электронном документообороте. В главе 8 мы постараемся разобрать основные вопросы электронного взаимодействия. Итак, Великий Переход от бумаг к электронному носителю совершается! Разработчики вычислительной техники и программного обеспечения, все на спасение лесов! НО: наличие твердых копий текстовых документов в архивах в настоящее время в России обязательно. И такой подход не является отражением отсталого, 38 несовременного подхода. Наоборот, бумага - это пока единственный гарантированно не изменившийся за последние 30 лет формат фиксирования информации. Сколько документов уже потеряно изза того, что были сохранены на дискетах, которые сейчас редко где можно прочитать! Кто сейчас может открыть документ, созданный всего 20 лет назад (для истории — микромгновение) с помощью текстового редактора Лексикон? Вы не знаете такого редактора? А в первой половине 90-х гг. он бы установлен на 95% российских персональных компьютерах. Уникальная съемка на пленке VHS, уникальная аудиозапись на магнитной ленте… Продолжите список самостоятельно. Кстати, наилучшие показатели долговечности текста при печати с помощью принтера гарантируются при черно-белой струйной печати. Учтите это, поклонники лазерных принтеров. Принципы электронной записи и чтения документов меняются вместе с развитием техники. Мы можем только догадываться о форматах электронных документов будущего. Поэтому давайте уважать и беречь бумажный документ. Документ оформляется на бланке. Для чего? Прежде всего, применение бланков сокращает трудозатраты на составление документов. Вы быстрее достигните цели, двигаясь на лыжах по готовой лыжне, нежели пробираясь по пояс в снегу, каждый раз прокладывать новую лыжню. Документ, созданный на бланке в соответствии с правилами ГОСТ, легко воспринимается корреспондентами, способствует формированию положительного имиджа Вашей организации, удобен в применении, хранении и передаче любыми средствами связи. Бланк — лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. 39 Это определение бланка в полной мере применимо только к документам на бумажном носителе, однако законодательно разрешено создавать электронные образцы бланков (каковым разрешением все с радостью пользуются), использование и заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба РФ, которые в соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только предприятиями, имеющими специальные сертификаты для изготовления бланков указанного вида. Каким бы способом не изготовлен бланк, он предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места для последующего внесения туда информации. А теперь заглянем в ГОСТ Р 7.0.97-2016, какие форматы бланков он разрешает использовать. Ну-ка, вспомните уроки черчения! Основные форматы для писем, приказов и прочей организационнораспорядительной документации (далее — ОРД): Формат бланка Назначение Все основные виды ОРД (Как говорил А4 (210х297) ослик Иа-Иа: «Мой любимый размер!») Справки А5 (148х210) Допускается использование: Большие таблицы, схемы, диаграммы А3 (429х297) Особые виды бланков поручений, квиА6(105х148) 40 танций, пропусков Установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 поля на бланке представленные на рис. 2.1: 20 мм 20 мм 10 мм 20 мм Рис. 2.1 — Размеры полей на бланке ОРД Верхнее и нижнее поля применяются для оформления реквизитов документа. 1. Для чего оставляют самое узкое правое поле? 2. Почему левое поле шире правого? 3. С какой целью при разработке бланков длительного срока хранения чаще устанавливают левое поле не рекомендованный минимум в 20мм, а 30-35мм? Кстати, Вы не задумывались, почему в параметрах страницы текстового редактора MS Word поля по умолчанию установлены размером 2,54см? Это же международный стандарт — 1 дюйм. Как видите, разница между российским и зарубежным стандартом не велика, тем не менее, стоит устанавливать размеры полей в соответствии с ГОСТ РФ. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые устанавливает ГОСТ. Вот до каких 41 смелых масштабов доходит рекомендательный характер государственного стандарта! Типовые инструкции обычно вводят несколько общих правил оформления документов: При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-15 пт 2 через 1-2 межстрочных интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. В межстрочных интервалах или в пунктах указывается расстояние между строками: - одинарный интервал (1 межстрочный интервал) — 12 пт; - полуторный интервал — 18 пт; - двойной интервал — 24 пт. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. В чем особенности печати текстов документов на бланках формата А4 и А5(А6)? Ответ на вопрос можно получить из Типовой инструкции. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки) можно писать от руки. Разборчивым почерком. Если документ состоит из двух и более страниц, нумеруются все страницы, начиная со второй. Номер страницы ставится арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова «страница» и знаков препинания. Обосновать сие невозможно. Это нужно просто запомнить, как то, что нельзя читать чужие письма. Нельзя — и точка. Посередине верхнего поля. Без точки. 2 1 пт = 0,352 мм 42 2.2. Виды бланков Свели домок в один уголок. В.И. Даль. Толковый словарь живого великорусского языка ГОСТ Р 7.0.97-2016 (мы без него ни шагу!) вводит следующие способы классификации бланков: 1. по типу документа; 2. по расположению реквизитов; 3. по автору документа. В соответствии с первой классификацией в каждой организации должны быть разработаны: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма. Отличаются они друг от друга своими «кирпичиками» — составом реквизитов и порядком их расположения. ГОСТ Р 7.0.972016 устанавливает 30 реквизитов. 1. Вспомните определение понятия «реквизит». 2. Вдумчиво прочитайте список реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 . 3. Как Вам кажется на первый взгляд, могут ли все 30 реквизитов быть оформлены на одном документе? Аргументируйте свой ответ. Просматривая список реквизитов, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия — это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому эти реквизиты называются постоянными реквизитами. Прочие реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида 43 документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться — поэтому их называют переменными реквизитами. Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные в списке, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида, и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа, определено ГОСТ. Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Ознакомьтесь с расположением реквизитов на примере формуляра-образца на рис. 2.2. Заголовочная часть Герб, Эмблема [Отметка о контроле] Товарный знак (знак обслуживания) [Гриф ограничения доступа к документу] [Код формы документа] [Адресат] НАИМЕНОВАНИЕ [Гриф утверждения документа] ОРГАНИЗАЦИИ-автора документа НАИМЕНОВАНИЕ структурного подразделения НАИМЕНОВАНИЕ должности лица Справочные данные об организации НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА [Резолюция] Дата документа [Регистрационный номер документа] Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа [Место составления (издания) документа] [Заголовок к тексту] Основная ТЕКСТ документа 44 часть [Отметка о приложении] Оформляющая часть Подпись [Печать] [Отметка об электронной подписи] [Гриф согласования документа] [Виза] [Отметка о заверении копии] [Отметка об исполнителе] [Отметка о направлении документа в дело] [Отметка о поступлении документа] Рис. 2.2 — Формуляр-образец документа На формуляре-образце видно, что документ можно разделить на 3 части: заголовочную часть: в нее входят реквизиты, расположенные выше Текста; основную часть: реквизиты Текст и Отметка о приложении; оформляющую часть: реквизиты, расположенные ниже Текста. Теперь можно ввести более строгое определение понятия бланк: Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. В соответствии с классификацией №2, по расположению постоянных реквизитов, бланк может быть продольным и угловым. При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты Наименование организации-автора документа, Наименование вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). 45 Пример бланка конкретного вида документа (постановления) с продольным расположением реквизитов (рис.2.3): ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ № ________ ___________ Рис. 2.3 — Пример продольного бланка документа Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не ставятся задачи экономить бумагу, рационально разместить необходимое количество реквизитов и т.п. Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов представлен на рис.2.4. Государственная налоговая служба Российской Федерации ___________ № _________ Москва Рис. 2.4 — Пример углового бланка документа 46 При угловом расположении реквизиты Наименование организации-автора документа, Наименование вида документа и некоторые другие реквизиты размещаются в верхнем левом углу бланка. При угловом расположении площадь листа используется более экономно. Некоторые реквизиты располагаются параллельно друг другу в правой и левой частях листа, что и позволяет экономить до 20% места по сравнению с продольным бланком. Особенно часто используется угловой бланк для писем и факсов. На угловом бланке реквизиты Наименование организацииавтора документа, Справочные данные об организации, Наименование вида документа, Место составления (издания) документа, ограничительные отметки для реквизитов: Дата документа, Регистрационный номер документа, Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из 2-х способов: центрированным: начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; флаговым: каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Пример центрированного способа расположения реквизитов на бланке письма представлен на рис.2.5. Акционерное общество «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 47 ИНН/КПП 7715091203/772100729 __________ № ___________ На № _______от _________ Рис. 2.5 — Пример центрированного расположения реквизитов Пример флагового способа расположения реквизитов на бланке письма представлен на рис.2.6. Акционерное общество «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел: (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7715091203/772100729 __________ № ___________ На № _______от _________ Рис. 2.6 — Пример флагового расположения реквизитов Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа. В соответствии с классификацией №3 бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица. Основное отличие в том, что на бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов. На бланке структурного подразделения ниже наименования организации должно указываться наименование данного подразделения (рис. 2.7). 48 Акционерное общество «ЗВЕЗДОЧКИ» Отдел маркетинга ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7815091203/781501001 __________ № ___________ На № _______от _________ Рис. 2.7 — Пример бланка структурного подразделения Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи документов. Оформите бланк должностного лица по аналогии с предыдущим примером. Подведем итоги по всем классификациям бланков (рис. 2.8). Каждый бланк, которым Вы воспользуетесь в процессе работы с документами, сочетает три признака классификации. 49 Бланк организационнораспорядительного документа Классификация по типу документа Классификация по расположению реквизитов Общий бланк Классификация по автору документа Бланк организации Угловой бланк Бланк структурного подразделения Бланк письма Продольный бланк Бланк должностного лица Бланк конкретного вида документа Рис. 2.8 — 3 классификации бланков ОРД Например, бланк акта организации с продольным расположением реквизитов или бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов. 50 При изготовлении (использования) бланка документа Вам необходимо определить: какого типа документы будут создаваться на этом бланке; кто будет автором документа, создаваемого на этом бланке; как будут располагаться реквизиты на бланке. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом по организации. 2.3. Общий бланк На гербе орёл двуглавый, Чтоб на запад и восток Он смотреть бы сразу мог. В.Степанов. «Герб России» Осваивать маленькие и большие хитрости оформления реквизитов начнем с создания общего бланка. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 13, а также отметки для реквизитов 10 и 11: 01 —Герб; 02 — Эмблема; 03 —Товарный знак (знак обслуживания); 05 — Наименование организации-автора документа; 10 — Дата документа; 11 — Регистрационный номер документа; 13 — Место составления (издания) документа. Внимательно рассмотрите расположение реквизитов на угловом общем бланке на рис.2.9. 51 Рис. 2.9 — Реквизиты углового общего бланка На рис. 2.10 представлено расположение реквизитов на продольном общем бланке. Рис.2.10 — Реквизиты продольного общего бланка 1. Сколько миллиметров отводится в угловом бланке на оформление реквизита Наименование организации по высоте и ширине? 2. Отличается ли площадь, отводимая для оформления реквизита Наименование организации, в угловом и продольном бланке? 3. Какие реквизиты всегда оформляются выше реквизита Место составления? Каждый реквизит имеет строго установленные правила оформления и применения. Случайностей здесь быть не может. Рассмотрим реквизиты для общего бланка. 52 01 — Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) Государственный герб Российской Федерации — элемент государственный, а потому с ним шутить не надо. Не имеет права любая фирма депеши рассылать от государственного имени. Посему размещаются гербы только на бланках государственных учреждений и предприятий, которые имеют на это право в соответствии с законом РФ от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и правовыми актами субъектов РФ. И называются такие бланки гербовыми. Эта полиграфическая продукция, подлежащая учету; может изготавливаться по специальному заказу полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности. А мы на своих Lexmark, HP, Brother (нужное подчеркнуть) — увы. Ну и правильно. На каждом бланке типографским способом ставятся порядковый номер и серия. Для уничтожения гербового бланка требуется оформление специального акта. Закон №2-ФКЗ устанавливает три варианта изображения Государственного герба РФ на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. На рис. 2.11 Вы видите одноцветный вариант на геральдическом щите. 53 Рис. 2.11 — Изображение Государственного герба РФ: одноцветный вариант на геральдическом щите Например, воспроизведение Государственного герба РФ в многоцветном варианте допускается на бланках федеральных законов, а также указов Президента РФ. А на бланках Администрации Президента РФ воспроизводится герб только в одноцветном варианте. Полный список документов, на которые ставится Государственный герб РФ представлен в Приложении 2. Коммерческие предприятия этот реквизит не используют. Из чего делаем вывод: «За неимением гербовой, пишем на простой». 1. Кто автор вышеупомянутой цитаты? 2. Найдите все изменения, внесенные в №2-ФКЗ за последние 5 лет. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Очевидно, что герб субъекта РФ нельзя помещать на бланк вместе с Государственным гербом РФ. 1. Найдите закон Санкт-Петербурга, который устанавливает описание и порядок использования герба Санкт-Петербурга. 2. Укажите название, номер и дату утверждения найденного закона. 3. Какие эталоны герба Санкт-Петербурга устанавливает закон? 4. Какие организации имеют право воспроизводить герб Санкт-Петербурга на своих бланках? 54 02 — Эмблема 03 — Товарный знак (знак обслуживания Эмблема — условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Это означает, что эмблему организации нельзя менять каждую неделю, в зависимости от погоды. Вернее, можно, только тогда и регистрировать ее придется каждый раз заново. Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Правовая охрана товарного знака в РФ предоставляется на основании его государственной регистрации. Порядок регистрации товарного знака изложен в ГК РФ. При этом не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы; флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные печати, награды и другие знаки отличия. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа. В качестве эмблемы организации могут быть использованы: товарный рисунок аббревиатура 55 комбинированное знак буквеннографическое изображение Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Государственный герб РФ и герб субъекта РФ — это тоже эмблема государства, поэтому, если на бланке есть герб, эмблему организации на этом бланке изображать нельзя. Эмблема — это образ Вашей организации в сознании клиента, поэтому в реальных условиях к ее созданию имеет смысл отнестись серьезно. Неплохо, если она будет связана с профилем деятельности Вашей компании. Оригинальность и чувство меры — главные слагаемые хорошей эмблемы. На реквизит Эмблема ГОСТ Р 7.0.97-2016 отводит 17 мм высоты. Эмблема высотой 50 мм несомненно будет заметна на документе, но будет свидетельствовать о невысоком уровне профессионализма организации. Лучше поручить разработку эмблемы профессионалу. Впоследствии исправить ее будет трудно. Если Ваши клиенты или деловые партнеры привыкли ассоциировать Вашу фирму с конкретной эмблемой, задумайтесь, стоит ли ее менять. Даже на лучшую. 04 — Код формы документа Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. Располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример: Форма по ОКУД 0211151 56 05 — Наименование организации-автора документа 06 — Наименование структурного подразделения-автора документа 07 — Наименование должностного лица-автора документа Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, зарегистрированному в учредительном документе. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. В конце 2014г. многие организации столкнулись с необходимостью переделывать все виды своих бланков. Это ситуация возникла из-за того, что с 01.09.2014, согласно изменениям в ГК РФ, упразднены ЗАО и ОАО, вместо них введены три формы акционерного общества: Публичное акционерное общество (публичное АО); Акционерное общество (АО); Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Хотя закон и не требует, чтобы организация поменяла наименование немедленно, следует понимать, что с 01.09.2014 наименование организации не соответствует новым требованиям законодательства и в будущем это может вызвать проблемы в работе с контрагентами. Именно поэтому после предоставления в налоговую инспекцию новой редакции устава, организациям приходится вносить изменения во все бланки и вводить эти бланки в действие приказом по организации. Сокращенное наименование организации приводят в том случае, если оно закреплено в учредительном документе, и размещают ниже полного. Над наименованием помещают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации, например, 57 Госстандарт Российской Федерации или Минюст Российской Федерации Наименование филиала (структурного подразделения, представительства) указывают в том случае, если он является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименование организации, которое является автором документа, можно выделить полужирным шрифтом. Пример оформления реквизита Наименование организации-автора документа на продольном бланке представлен на рис.2.12. Министерство образования и науки Российской Федерации Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого Рис. 2.12 — Пример оформления реквизита Наименование организации-автора документа на продольном бланке. Если Ваша организация имеет наименование на иностранном языке, например, RUSSKAYA BANYA, его воспроизводят на бланке только в том случае, когда оно закреплено в уставе организации. Реквизит Наименование организации-автора документа располагается под реквизитом Эмблема. Пример оформления реквизитов на угловом общем бланке на рис.2.13. Практическая рекомендация: выбирайте для оформления наименования организации шрифт бόльшего размера (из рекомендуемых шрифтов 12-15пт), по сравнению с другими реквизитами. Очевидно, что наименование должно обращать на себя внимание на странице. 58 Наименование вышестоящей организации Федеральная налоговая служба Российской Федерации УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ Наименование автора документа ___________ № _________ Рис. 2.13 — Пример оформления реквизита Наименование Организации-автора документа на угловом общем бланке 10 — Дата документа Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Оформляется в левой части листа от границы левого поля независимо от типа бланка. На общем бланке проставляется только отметка для этого реквизита. Пример для углового бланка представлен на рис. 2.14. Датой большинства документов является дата подписания или утверждения. Для протокола — дата заседания. Для акта — дата события, которое описывается в акте. При подготовке проекта документа печатаются только значения месяца и года, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации докумен59 та, или непосредственно составителем при подготовке документа (заявление, докладная, служебная записка, и др.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ Отметка для реквизита Дата документа ___________ № _________ Рис. 2.14 — Пример оформления реквизита Дата документа на угловом общем бланке Оформите отметки для реквизита Дата документа на продольном общем бланке: Эмблема Наименование организации-автора документа Если авторами документа являются несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата самого позднего подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового ха60 рактера, используется словесно-цифровой способ оформления даты: 25 декабря 2021г. в остальных случаях — цифровой способ в следующей последовательности: день месяца, месяц, год в формате ДД.ММ.ГГГГ 25.12.2021 В международных стандартах установлены другие способы датирования в последовательности: - год, месяц, день месяца - месяц, день месяца, год Вы получили письмо с датой 01.02.21. Когда произошла отгрузка товара: 1 февраля 2021г. или 2 января 2021 г.? И радуйтесь, что начиная с 2013 года, мы вышли из 12-летней путаницы, когда две последние цифры обозначения года (от 01 до 12) также иногда интерпретировались как день месяца или месяц. Вы, конечно, решайте сами. Но лучше, во избежание недоразумений, при работе с зарубежными организациями использовать буквенно-цифровой способ. А проставлять ноль в обозначении дня месяца и номера месяца, если этот день или номер состоит из одной цифры, обязательно. Как Вы думаете, почему? 11 — Регистрационный номер документа Регистрационный номер — это цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Какой пункт ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает данное понятие? Воспользуйтесь счастливой случайностью и узнайте в соседнем пункте, как ГОСТ определяет понятие Регистрации. 61 Регистрационный номер располагается на документе в зависимости от вида бланка: на угловом — справа от реквизита Дата документа в пределах выделенной области, на продольном — по правому краю на той же строке, где ставится реквизит Дата документа. На общих бланках ставятся только отметки для реквизита Регистрационный номер, а его непосредственное оформление осуществляется в процессе регистрации (рис. 2.15). Отметка для реквизита Регистрационный номер документа Федеральная налоговая служба Российской Федерации ___________ № _________ Рис. 2.15 — Пример оформления отметки для реквизита Регистрационный номер документа Этот реквизит ставится в строгом соответствии с правилами, установленными в инструкции по делопроизводству в конкретной организации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например, при регистрации обращений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии: В-21, Я-30. Порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. 62 Только учебные заведения имеют право нумеровать документы в пределах учебного года. В небольших организациях достаточно использовать порядковые номера. Для писем регистрационный номер может состоять из номера структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела и номера документа: 03-09/33 Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе: 25/333/11 На приложениях регистрационные номера не проставляются. 13 — Место составления (издания) документа Место составления (издания) документа указывают в том случае, если его невозможно определить по реквизиту Наименование организации-автора документа. Действительно, зачем на бланке Санкт-Петербургского государственного политехнического университета указывать дополнительно Санкт-Петербург в качестве места составления? И так никто не заподозрит, что документ на подобном бланке составлялся в Москве. Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед указанием крупных городов с населением более 1 млн. человек обозначение г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Пугачев, пос. Токсово и т.д. Этот реквизит оформляется от границы левого поля на угловом бланке и по центру в продольном бланке. Познакомьтесь с примером оформления реквизита Место составления (издания) документа на продольном бланке на рис. 2.16. 63 Министерство образования и науки Российской Федерации (МИНОБРНАУКИ РОССИИ) Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Поволжская гуманитарная академия» ___________ № _________ Самара Место составления (издания) документа Рис. 2.16 — Пример оформления реквизита Место составления (издания) документа на продольном общем бланке С помощью текстового редактора MS WORD разработайте общий бланк своей реальной или виртуальной организации и сохраните его как шаблон документа. 2.4. Бланк письма Я къ Вамъ пишу — чего же боле… А.С.Пушкин. «Евгений Онегин» Бланк письма, в зависимости от учредительных документов, включает реквизиты: 01 —Герб (02 - Эмблема или 03 - товарный знак (знак обслуживания); 05 — наименование организации-автора документа; 08 — справочные данные об организации; А также ограничительные отметки для реквизитов: 10 — дата документа; 11 — регистрационный номер документа; 12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. 64 При необходимости, на бланке письма устанавливаются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 15 — адресат; 17 — заголовок к тексту; 18 — текст документа; 29 — отметка о контроле. Бланк письма, так же как и общий бланк, может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике угловой бланк письма используется чаще. Расположение реквизитов или их ограничительных отметок см. на рис. 2.17 (угловой бланк письма) и на рис. 2.18 (продольный бланк письма). Рис. 2.17 — Расположение реквизитов на угловом бланке письма 65 Рис. 2.18 — Расположение реквизитов на продольном бланке письма Как оформляются реквизиты 01, 02, 03, 05 Вы уже знаете из предыдущего параграфа. 08 — Справочные данные об организации Если Вы предполагаете получить ответ от своего адресата, логично указать правильные данные о своей организации. В справочные данные об организации входят: почтовый или юридический адрес; номера телефонов; другие сведения по усмотрению организации. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет ограничений к составу этих других сведений. В справочных данных об организации можно указать: номер факса; адрес электронной почты; адрес web-сайта; номер счета в банке. 66 Будьте внимательны, действующие Правила оказания услуг почтовой связи предусматривают следующий порядок оформления почтового адреса: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс. Пример оформления реквизита Справочные данные об организации: ул. Казанская, д.7, корп.4 Санкт-Петербург, 191186 тел. (812) 314 58 79 факс (812) 315 53 43 e-mail: sale@poni.spb.ru Обратите особое внимание: Справочные данные об организации оформляются ТОЛЬКО на бланке письма. На общем бланке или бланке другого документа (кроме письма) их оформление является ошибкой! В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016, в состав реквизита Справочные данные об организации вошли следующие сведения об организации: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Ранее эти данные об организации были отдельными реквизитами. В настоящее время они составляют один реквизит Справочные данные об организации. Итак, рассмотрим эти очень важные показатели. Код организации — это код организации-автора документа. Его проставляют в соответствии с Общероссийским классификато67 ром предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Он является элементом систем электронной идентификации документов и используется для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Наличие кода организации сокращает количество возможных ошибок при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Для юридических лиц код ОКПО состоит из 8 цифр, для индивидуальных предпринимателей из 10. Код ОКОГУ состоит из 7 цифр и имеет иерархическую структуру. Вам, как будущему специалисту в области государственного управления, полезно знать, что в ОКОГУ все множество объектов классификации делится на пять групп: 1хххххх Государственная власть в РФ Другие государственные РФ Центральный банк РФ 2хххххх Государственная власть в субъектах РФ. Другие государственные органы субъектов РФ 3хххххх Местное самоуправление в РФ. Избирательные комиссии муниципальных образований 4хххххх Организации, по которым осуществляется федеральное статистическое наблюдение. Группировки хозяйствующих субъектов и общественных объединений, используемые для официального статистического учета 5хххххх Межгосударственные органы управления При оформлении реквизита Код организации пишется аббревиатура ОКПО или ОКОГУ и далее, после пробела, цифры кода. Примеры оформления: 68 ОКПО 39902873 ОКОГУ 1330410 1. Как называется организация, имеющая код ОКОГУ в приведенном примере? Для ответа на этот вопрос, Вам необходимо поработать с классификатором органов государственной власти. 2. Какие нормативные акты РФ ввели в действие современные ОКПО и ОКОГУ? 3. Оформите код организации для Министерства образования и науки РФ. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами при регистрации юридического лица. Поэтому коммерческие организации никогда не забывают указать этот реквизит на бланках документов, предоставляемых в налоговую инспекцию. Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр: СГГККННХХХХХЧ , где: С (1-й знак) — признак отнесения государственного регистрационного номера записи: – к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН) — 1, 5; – к иному государственному регистрационному номеру записи — 2; – к основному государственному регистрационному номеру индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) — 3; ГГ (со 2-го по 3-й знак) — две последние цифры года внесения записи в государственный реестр; 69 КК (4-й, 5-й знаки) — порядковый номер субъекта РФ по перечню субъектов РФ, установленному ст. 65 Конституции РФ; НН (с 6-го по 7-й знак) — код налоговой инспекции; ХХХХХ (с 8-го по 12-й знак) — номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года; Ч (13-й знак) — контрольное число: младший разряд остатка от деления предыдущего 12-значного числа на 11. При оформлении пишется аббревиатура ОГРН и далее после пробела цифры номера. Пример оформления на рис. 2.19. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Акционерное общество «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 Рис. 2.19 — Оформление реквизита ОГРН на угловом бланке письма 1. В каком году была внесена запись об организации из рис.2.19 в государственный реестр? 2. К какому типу принадлежит данная организация? 3. В соответствии с каким документом ведется государственный реестр юридических лиц в РФ? 70 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Сочетание кодов ИНН и КПП позволяет однозначно идентифицировать каждую организацию. Как и ОГРН, реквизит ИНН/КПП проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами. Судя по названию, этот реквизит свидетельствует о том, что организация поставлена на налоговый учет. Аббревиатура КПП(контрольно-пропускной пункт) себя оправдывает. ИНН для юридических лиц состоит из 10 цифр: 4 цифры — код подразделения Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ; 5 цифр — номер налогоплательщика, уникальный в рамках данного подразделения ФНС РФ; 1 цифра — проверочный код. По ИНН можно однозначно определить регион организации, поскольку код подразделения ФНС состоит из кода региона + кода подразделения ФНС внутри данного региона. Код региона при этом соответствует порядковому номеру региона в Конституции РФ — по аналогии с автомобильными номерами и так далее. КПП представляет собой девятизначный цифровой код, который вместе с ИНН организации позволяет однозначно идентифицировать ее обособленные подразделения. Структура КПП: 4 цифры — код подразделения ФНС РФ; 2 цифры — код причины постановки на учет; 3 цифры — порядковый номер постановки на учет. В большинстве случаев (используется термин стандартный КПП) первые 4 цифры совпадают с соответствующими цифрами ИНН, а с 5 по 9: 01001. Код причины постановки на учет, равный 01, означает стандартный вариант постановки на учет в налоговом органе российской организации в качестве налогоплательщика по 71 месту ее нахождения. Пример оформления реквизита ИНН/КПП представлен на рис. 2.20. Акционерное общество «ЗВЕЗДОЧКИ» Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7815091203/781501001 Рис. 2.20 — Оформление реквизита ИНН/КПП на угловом бланке письма 12 —Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа Подготавливая бланк письма, мы создаем ограничительные отметки зон для реквизитов 10 (Дата), 11 (Регистрационный номер документа) и 12 (Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа). Дату документа и Регистрационный номер документа Вы умеете оформлять на общем бланке. На бланке письма эти реквизиты оформляются в соответствии с такими же правилами. А вот Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа — реквизит специфический, применяемый только в письмах. Он информирует, на какой документ автор отвечает своим письмом. Сведения в реквизите №12 переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате посту72 пившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от дополнительной информации. Отметка для Ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа оформляется под отметками для Даты документа и Регистрационного номера Вашего документа в формате: На № ________ от ________ Пример оформления на бланке письма ограничительных отметок для реквизитов 10, 11 и 12 на рис.2.21. МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА Ильинка, д.9, Москва, 109097 Телетайп: 012008 Телефакс: +7 (495) 625-08-89 ___________ № __________ На № ________ от ________ Рис. 2.21 — Оформление реквизита Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа на угловом бланке письма Для реквизитов: 13 — место составления (издания) документа, 15 — адресат, 17 — заголовок к тексту, 18 — текст документа, 28 — резолюция, 29 — отметка о контроле, могут ставиться ограничительные отметки для верхних границ зон этих элементов документа. 73 Реквизит №13 уже известен Вам из общего бланка, а остальные реквизиты мы обсудим в Главе 6, в п.6.5. «Письма». На рис. 2.22 Вы можете увидеть образец бланка письма во всем богатстве его оформления. Акционерное общество ┌ ┐ «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7815091203/781501001 ___________ № __________ На № ________ от ________ ┌ ┌ ┐ ┐ Рис. 2.22 — Образец бланка письма Обратите внимание, что в практических условиях ограничительные отметки для верхних границ реквизита Отметка о контроле практически не встречается. С помощью текстового редактора MS WORD разработайте бланк письма для своей реальной или виртуальной организации и сохраните его как шаблон документа. 74 2.5. Бланк конкретного вида документа Кипы обиты в железные планки: это расписки, анкеты, бланки... В.В.Маяковский. «Наш паровоз, стрелой лети…» Бланк конкретного вида документа (кроме письма) целесообразно создавать, когда в организации издается большое количество документов этого вида. Например, каждый понедельник в Вашей фирме проводятся совещания, результаты которых фиксируются в протоколах. Значит, необходимо иметь бланк протокола. В каждой организации разрабатывается комплект бланков типовых видов документов: приказов, актов, решений. Остальные документы, которые не так часто применяются в организации, оформляются на общем бланке. В зависимости от учредительных документов организации бланк конкретного вида документа включает реквизиты: 01 —Герб (02 – Эмблема или 03 - товарный знак (знак обслуживания); 05 — наименование организации-автора документа; 09 — наименование вида документа; 13 — место составления (издания) документа; а также ограничительные отметки для реквизитов: 10 — дата документа; 11 — регистрационный номер документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 17 — заголовок к тексту; 29 — отметка о контроле. 75 На рис. 2.23 представлено расположение реквизитов и ограничительных отметок для продольного бланка конкретного вида документа. Рис.2.23 — Реквизиты продольного бланка конкретного вида документа Ваша квалификация позволяет Вам самостоятельно нарисовать расположение реквизитов и ограничительных отметок для углового бланка конкретного вида документа. В параграфе 2.3. Вы уже узнали, как и в каких случаях ставятся 01 — Герб, 02 — Эмблема, 03 — товарный знак (знак обслуживания), 05 — наименование организации-автора документа и 13 — место составления (издания) документа. 09 — Наименование вида документа Наименование вида документа должно быть определено уставом организации и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным общероссийским классификатором управленческой документации (далее — ОКУД) (см. классификацию организационно-распорядительной документации). Это 76 означает, что приказы, распоряжения, постановления имеют право на существование в Вашей организации, а, например, подсказки или установления — ни-ни! Если придумаете оригинальное наименование вида документа - милости просим, утвердите его в ОКУД (процедура многолетняя), зафиксируйте в уставе и пользуйтесь на здоровье. Реквизит Наименование вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в пределах границ зоны расположения реквизита одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита). Например: АКТ Но: Наименование вида документа ПИСЬМО не используется, так как существует специальный бланк для писем. Исключения: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО 1. С помощью текстового редактора MS WORD разработайте бланки протокола и акта и сохраните их как шаблоны 2. Ознакомьтесь с образцом бланка конкретного вида документа. Отметки для расположения каких реквизитов указаны на образце? 77 Федеральная налоговая служба Российской Федерации ПРИКАЗ № _______ ________ Москва ┌ 3. 4. 5. 6. ┐ 1. Что такое бланк? Перечислите общие требования к оформлению. 2. Какое максимальное количество реквизитов может быть оформлено на общем бланке? Какие реквизиты являются общими для всех типов бланков, а какие специфическими, принадлежащими только к одному типу бланка? В чем различие между ограничительными отметками для реквизитов и ограничительными отметками для верхних зон реквизитов? Что означает каждая цифра в ОГРН, ИНН и КПП? Исправьте все ошибки на общем бланке: 78 ЛИГА ООО «ЛИГА» 30.11. 21 г. № 158-л Тверь 7. Какие реквизиты имеют ограничения по ширине на угловом бланке письма? 8. Идентифицируйте тип бланка по всем типам классификации и определите, каким способом располагаются реквизиты в пределах границ зон. Федеральная налоговая служба Российской Федерации ПРИКАЗ __________№ _______ Москва ┌ ┐ 9. Разработайте бланк письма для МО Гражданка. 10. Разработайте бланк акта для организации АО «По коням», которая является филиалом Санкт-Петербургского зоопарка. 79 Глава 3. Текст документа 3.1. Этапы создания текста Раз дощечка, два дощечка - будет лесенка! Раз словечко, два словечко - будет песенка! «Вместе весело шагать» слова М. Матусовского, музыка В. Шаинского Текст — основная часть документа, его содержательная часть, ради которой, собственно и создается документ. Идеально оформленный документ с бессвязным или противоречивым содержанием — это бессмысленная трата сил на его оформление. Вы славно потрудились: в папке шаблонов Вашего компьютера находятся общий бланк, бланк для письма, бланки приказа, протокола, акта и т.п. Теперь на основе готовых бланков Вы можете создавать конкретные документы. Как составить документ, чтобы он выполнил свое назначение — то, ради чего Вы его написали — с максимальной эффективностью? Как привлечь внимание озабоченного своими проблемами адресата к содержанию своего письма, докладной или служебной записки? Как правильно обосновать зафиксированные в тексте документа положения, чтобы документ имел юридическую силу? В этой главе мы попробуем разобраться в этих вопросах. Основа хорошего результата — правильное распределение времени при работе над текстом документа, поэтапно, как перечислено в таблице 3.1: 80 Таблица 3.1 Распределение времени при работе над текстом документа Процент от общего времени написания документа Этапы работы над созданием текста документа I. Сформулируйте цель написания и определите вид документа. 5% II. Изучите свою аудиторию. 25% III. Подберите факты, которые аргументируют сформулированную цель для выбранной аудитории. 10% IV. Организуйте последовательность изложения информации. 5% V. В зависимости от цели и аудитории выберите стиль изложения. 20% VI. Напишите первый вариант текста. 10% VII. Проверьте и при необходимости внесите исправления. 10% VIII. Оформите документ на бланке со всеми предусмотренными реквизитами. 5% IX. ПЕРЕЧИТАЙТЕ! 10% 81 I этап. Сформулируйте цель написания и определите вид документа. Каков круг проблем, которые Вы хотите решить с помощью данного документа? От четкого ответа на данный вопрос будет зависеть, какой вид документа Вы будете составлять. Каждое управленческое решение определяет вид требуемого документа и стиль изложения текста. Если Вы впервые в своей практике решаете конкретную задачу, необходимо прежде всего изучить законодательные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Знание нормативных актов обеспечивает правильный выбор вида документа и адресата. Вы, как представитель своей организации, провели первые переговоры с компанией — Вашим потенциальным клиентом, и заинтересованы, чтобы отношения ваших организаций переросли во взаимовыгодное сотрудничество? Вам нужно оформить протокол о переговорах, в котором будут зафиксированы все достигнутые договоренности и определены сроки следующей встречи. Вы хотите, чтобы Ваши подчиненные срочно выполнили поставки по договору с клиентом? Вам необходимо составить приказ, в котором зафиксируются распоряжения о конкретных действиях конкретных сотрудников с указанием сроков исполнения. Вы ждете от своего адресата конкретного действия — покупки Вашего товара, выдачи Вам лицензии, отправки нужной для Вас информации? Скорее всего, Вы собираетесь написать деловое письмо — самый распространенный тип документа. Продумайте, какие действия адресата в ответ на Ваше письмо будут для Вас оптимальными. Вы хотите наладить партнерские отношения? Спасти имидж фирмы? Привлечь к себе внимание? А, может быть, Вы просто хотите выплеснуть на адресата свои негативные эмоции, не задумываясь о последствиях? Тогда предпочтительнее отдохнуть, остыть и, только спустя некоторое время, написать письмо. 82 II этап. Изучите свою аудиторию. Несмотря на унификацию и стандартизацию в каждой организации могут быть установлены свои правила и нормы для содержания конкретных документов. Адресация одного и того же документа к разным должностным лицам также может потребовать своего специфического содержания и стиля изложения. Более того, 2 сотрудника, занимающие одну должность, могут принять два противоположных решения по Вашему вопросу в силу личностных особенностей. На основании изученных на предыдущем этапе нормативных актов Вы определяете, какое должностное лицо в организации может решить Ваш вопрос. Если Вы работаете с зарубежным партнером, уточните заранее, до составления договора о поставках, в соответствии с каким законодательством он обычно осуществляет взаимодействие с российскими компаниями. Служебная записка о закупке оборудования, адресованная техническому директору, должна отличаться по содержанию от такой же записки, адресованной главному бухгалтеру. Даже безобидное заявление о внеочередном отпуске в связи со свадьбой может получить отрицательное решение, если Вы подали ее на имя директора, который на прошлой неделе развелся с очередной женой. Уточните ситуацию на данном этапе ДО написания текста. Если пишете деловое письмо, то постарайтесь ответить на следующие вопросы: Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его могут тревожить? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые его могут беспокоить до сих пор? 83 Каковы его цели? III этап. Подберите факты, которые аргументируют сформулированную цель для выбранной аудитории. Собирая факты, прежде всего, необходимо изучить историю вопроса, например, при составлении приказа нужно изучить ранее изданные распоряжения как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречий или дублирования. Далее приступайте к сбору данных по существу поставленных в документе вопросов. На этом этапе можно привлекать отчеты, справки, докладные и служебные записки и т.п. Если Вы хорошо изучили свою аудиторию и четко сформулировали цель документа, Вы можете подобрать факты, которые подтвердят выбранную Вами цель для конкретной аудитории. Например, обращаясь в Центр Технического Обслуживания, уместно привести электрическую схему работы устройства и прочие технические характеристики. Обращаясь же к конкретному пользователю этого устройства, Вы подчеркнете его надежность в эксплуатации и невысокую стоимость расходных материалов. Для разных адресатов подбираются разные факты! Подбирая факты, подчеркивайте преимущества! Преимущества адресата, которые он приобретет, если положительно решит Ваш вопрос. IV этап. Организуйте последовательность изложения информации. Большинство видов организационно-распорядительных и информационно-справочных документов имеют стандартную последовательность изложения. Например, текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. В Главах 5-7 приводятся требования к структуре 84 текста конкретных видов документа. Если Вы составляете документ определенного типа впервые, найдите стандартное описание структуры текста в заслуживающих доверия источниках, например в Типовой инструкции по делопроизводству Вашей организации. Внутри каждой части текста для усиления воздействия на свою аудиторию упорядочите собранные факты. Даже грамотно подобранные факты не будут воздействовать на Вашего адресата, если Вы расположите их неорганизованно, в произвольном порядке. Очень важно соблюдать логику изложения. Например, письмо уместно начинать и заканчивать позитивными фактами: благодарностью за выполненную работу, за проявленное внимание, за взаимовыгодное сотрудничество. V этап. В зависимости от цели и аудитории выберите стиль изложения. Выбор стиля зависит от аудитории. Разумеется, на интуитивном уровне Вы различаете стиль официальный и стиль неофициальный. Однако, и в официальном стиле изложения существуют различные оттенки. Очевидно, что в официальных документах неуместны разговорные термины, архаизмы, фразы с чрезмерно эмоциональной окраской. Однако и трафаретные фразы нужно применять осторожно и сознательно. Русский официальный язык уходит от устаревших штампов: Предъявителю сего, Все прогрессивное человечество, Коллектив достойно встретил и т.п. Необходимо находить разумный баланс между трафаретными фразами и естественным простым языком изложения своих мыслей в тексте. Если Вы затрудняетесь с выбором стиля для конкретного корреспондента, можно использовать его же собственный стиль обращения к Вам. 85 Сравните стиль изложения данного учебника и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Сформулируйте сходные и различные характеристики стиля двух документов. VI этап. Напишите первый вариант текста. Все предыдущие этапы создания документа можно реализовывать письменно или устно. На этом же этапе Вам останется только зафиксировать уже собранные и упорядоченные факты. Таким образом, Вы избежите так называемого Синдрома чистого листа, когда человек мучительно пытается и не может начать писать. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к тестам документов. Текст документа должен быть: достоверным: не забывайте ссылаться в тексте на нормативные акты, которые придадут Вашим аргументам необходимое юридическое обоснование; полным: в документе следует изложить всю информацию, необходимую для решения вопроса. Часто отсутствие полноты информации заставляет адресата запрашивать недостающие сведения, что, естественно, приводит к задержке решения вопроса; четким и понятным: документ должен быть однозначно понят адресатом соответственно фактам, излагаемым автором. Неверно понятый адресатом распорядительный документ может привести к непоправимым последствиям его реализации. кратким: каждое слово в тексте должно нести смысловую нагрузку. Деловые отношения не предполагают наличия в деловой документации лирических рассуждений. 86 Более подробно обсудим правила создания текста, соответствующего всем вышеперечисленным характеристикам в пункте 3.2. VII этап. Проверьте и при необходимости внесите исправления. Не забудьте проверить свою работу. Чем на более высоком уровне составляется документ, тем выше цена ошибки. Увы, даже в законодательных актах встречаются ошибки и несоответствия. О типичных ошибках и их причинах мы поговорим в следующем параграфе, а пока для разминки: В ГОСТ Р 7.0.97-2016 сравните Требования к общему бланку в п.4.7. и Образец общего бланка организации на рис.Б.1. в Приложении Б. Найдите несоответствие. VIII этап. Оформите документ на бланке со всеми предусмотренными реквизитами Оформление реквизитов в документах разного типа обсуждается в Главах 4-7. IX этап. Перед отправкой документа обязательно перечитайте его! Ошибки могут оказаться как в заголовке, так и в подписи, не говоря уже про содержание. Воспользовавшись рекомендациями из таблицы 3.1, напишите своему непосредственному начальнику текст служебной записки, в котором Вы убеждаете его перевести Вас на более ответственную и высокооплачиваемую должность, на которую претендуете не только Вы. Для справки: Служебная записка — документ, содержащий просьбу или предложение по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. 87 3.2. Правила создания эффективного текста Краткость — сестра таланта. А.П.Чехов. Письмо к Ал. П. Чехову, 11 апреля 1889 г. Договоримся, что эффективный текст — это текст, который выполняет сформулированную изначально цель документа. На рис. 3.1 предлагается 2 основных направления работы с текстом, чтобы он стал эффективным. ЭФФЕКТИВНЫЙ ТЕКСТ РАБОТА СО СЛОВОМ СТРУКТУРИРОВАНИЕ ТЕКСТА Рис. 3.1 — Создание эффективного текста 3.2.1. Работа со словом Делайте точные ссылки на другие документы Если поводом для создания документа послужил другой документ или обоснованием служат сведения из другого документа, в тексте указываются его подробные данные: вид документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например: В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 23.07.2013 № 621 «О внесении изменений в Правила дорожного движения Российской Федерации»… Выбирайте нейтральный стиль изложения Изложение в документах обычно ведется от третьего лица, местоимения заменяются существительными. Например: - Компания приглашает на работу; - Банк не возражает; - Совет директоров постановил. 88 В распорядительных документах, создаваемых на принципе единоначалия, текст излагается от первого лица. Заявления, объяснительные и докладные записки также пишутся от первого лица. Например, - Приказываю; - Предлагаю; - Прошу. Эмоциональная составляющая исключается из большинства типов документации. Исключение составляют письма, в которых выражение личного отношения может быть уместным. Избегайте многословия Краткость и понятность иногда становятся камнем преткновения у самых опытных специалистов по работе с документами. Стремление максимально точно описать смысл иногда приводит к таким сложным предложениям, что желаемый смысл становится трудноуловим. Многословие — опасность, которая подстерегает даже того, кто прекрасно выражает свои мысли в устной беседе. Но в письменной речи часто можно встретить сложные выражения, в которых и основные факты выделять затруднительно. Сравните 2 варианта: По поводу Вашей просьбы о про- Рады сообщить Вам, что срок длении кредита, датированной погашения Вашего кредита от 20 ноября 2021 года, хочу со- продлен с увеличением проценобщить следующее: на очеред- тов. Соответствующие докуном заседании, состоявшемся в менты будут высланы Вам до плановом порядке, наш Совет 29 декабря 2021г. подверг Ваш вопрос рассмотрению и пришел к удовлетворительному решению о разрешении продления сроков погашения 89 кредита с соответствующим увеличением процентов. Мы планируем подготовить и выслать все сопроводительные соответствующие документы в период до 29 декабря 2021г. Проанализируйте, за счет чего настолько сократился второй вариант изложения? Почему во втором, более кратком варианте, отсутствует необходимость упоминать о дате поступления просьбы, на которую отвечает автор письма? Стремление придать словам бόльшую значимость также приводит к многословию. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение». Потренируйтесь составлять лаконичные фразы: 1. Этот имеющий место факт будет подвергнут рассмотрению на очередном ближайшем заседании комиссии; 2. Производить процесс монтажа нового необходимого для работы оборудования для компьютерного класса мы планируем в рекордно короткие сроки с конца мая месяца до нового учебного года. 3. Постоянного и пристального внимания заслуживает вопрос о работе с родителями учеников, которые отстают по всем основным предметам. Используйте слова и термины, которые понимаете и Вы, и адресаты Вашего документа Отдельные термины и профессиональные слова знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требует90 ся обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровать нужно и термины, которые в разных отраслях имеют различное значение. Например: оператор в области компьютерной техники означает предписание, команду на языке программирования, в кинопроизводстве оператор — человек, снимающий фильм на кинокамеру, в медицине — хирург, выполняющий операцию, в биологии — последовательность нуклеотидов ДНК, с которой связывается регулярный белок (Кто из читателей встречался с таким значением на практике?), а в области коммуникации общеизвестно современное значение: компания, предоставляющая услуги сотовой связи (см. рис. 3.2). 𝑡 𝐿(𝑦) = ∫ 𝑦 𝑑𝑡 𝑎 Оператор!!! “For i=1 to N”! Рис. 3.2 — Многозначность профессионального термина «Оператор» Не всегда смысл однозначно можно установить из контекста предложения, поэтому в начала большого документа обычно приводится глоссарий3. 3 Глоссарий – словарь узкоспециализированных терминов в какой-либо отрасли знаний с толкованием. 91 Смысловые ошибки возникают из-за неуместного применения плеоназмов, тавтологии и паронимов. Напомним значение этих понятий. Плеоназм (греч. pleonasmos — излишество) — оборот речи, содержащий однозначные или близкие по смыслу слова. Примеры устойчивых плеоназмов в документах: Совместное сотрудничество Сотрудничество — совместная деятельность Свободная вакансия Вакансия — свободное место Прейскурант цен Прейскурант — справочник цен Форсировать ускоренными тем- Форсировать — ускорять пами Памятный сувенир Сувенир — подарок на память Однако бывают ситуации, когда правильность применения выражения зависит от уточняющих слов. Например, допустимы выражения «прейскурант розничных цен» или «прейскурант закупочных цен», поскольку в этих случаях словосочетание (розничная цена) означает новое понятие. Тавтоло́гия (греч. tavto — то же самое, logos — речь) — необоснованное повторение одних и тех же (или однокоренных) слов. Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Зачин про Сказку, которая сказывается и Дело, которое делается, уместен в сказочном изложении. Тавтологические повторы в документации затрудняют восприятие смысла фраз. Примеры распространенных тавтологических оборотов: Соединить воедино На сегодняшний день Польза от использования 92 Дополните предложенные списки 5 примерами распространенных плеоназмов и 5 примерами тавтологии. Смысловые ошибки также бывают вызваны применением паронимов. Паронимы (греч. παρα — приставка со значением смежности) — однокоренные слова одной и той же части речи, близкие по звучанию, но не совпадающие по значению Примеры паронимов: Командированный Командировочный Представить Предоставить Дипломатичный Дипломатический Эффектный Эффективный Уточните разницу между приведенными паронимами. Составьте фразы для делового письма с использованием предложенных паронимов в правильном контексте. Сознательно используйте устойчивые языковые обороты К особенностям делового стиля относится широкое применение постоянных языковых оборотов. Вызвано это повторяемостью управленческих ситуаций. Действительно, зачем придумывать колесо каждый раз, когда Вам нужно написать стандартный ответ. Устойчивые сочетания обеспечивают однозначность понимания, что является одной из целей написания документа. Например, В соответствии с достигнутой договоренностью; Довожу до Вашего сведения; Направляем на рассмотрение и утверждение; Приносим извинения за возможные неудобства. Внимательный читатель может заметить противоречие между рекомендацией использовать стандартные фразы и наличием в 93 них плеоназмов и тавтологии. Действительно, именно в стандартных фразах мы часто используем штампы, не задумываясь об их смысле. Поэтому устойчивые деловые фразы применяем, но делаем это сознательно, вдумываясь, прежде чем применить в конкретном контексте, чтобы не получались, например, такие казусы: Мы счастливы сообщить Вам, что Вы уволены. Обсуждая правила составления конкретных видов документов в Главах 5 и 6, мы будем приводить устойчивые языковые обороты, применимые к каждому документу. Найдите 10 устойчивых сочетаний, которые можно использовать для приглашений и поздравлений. Используйте сочетаемые слова между собой Природа этих ошибок чаще всего в недостаточной грамотности составителей документов. Соедините слова в имеющие смысл сочетания: играть имя иметь конструкция носить хозяйка экономная роль экономичная значение Каким термином можно определить пару прилагательных из последних двух строк таблицы? Вводите единые обозначения Если в начале своего документа Вы назвали свой товар Устройством, далее в тексте упомянули его как Машину, а в конце предложили приобрести Ваш Агрегат, не удивляйтесь, если Ваш корреспондент решит, что речь идет о трех разных товарах. Разные названия одного и того же объекта могут быть понятны по умолчанию автору документа, но могут запутать адресата. 94 Литературный язык требует богатства синонимов, а в языке деловой документации важнее ясность и однозначность терминологии. Вы помните одну из основных функций документов, коммуникативную? Люди понимают друг друга, если говорят на одном языке. Для этого, например, в первой же статье договора обычно вводят его предмет, например: Настоящее Соглашение заключено в целях продажи Покупателю принтеров модели Brother DCP 7032-R (в дальнейшем — Принтеров). Приведенная фраза гарантирует, что остальные пункты договора будут касаться принтеров заданной модели. Если Вы названы в документе Заказчиком, то на протяжении всего текста Вы не должны называться ни Клиентом, ни Потребителем, ни Покупателем. Найдите на сайте своего муниципального образования 3 документа или статьи, в которых одинаковые объекты обозначены разными терминами. Избегайте отрицаний Даже в культурной разговорной речи мы очень часто произносим частицу НЕ: «Вы НЕ поможете мне…», «Вы НЕ подскажете…», «Нет, Вы не представляете, что было…». В русском разговорном языке это стандартные фразы вежливости. Многочисленные частицы НЕ НЕвольно создают НЕгативное ощущение у читателя. Заменяйте их. Язык у нас богатый. Сравните: К сожалению, мы не в состоянии выполнить Ваш заказ до конца текущей недели. Мы с удовольствием выполним Ваш заказ в начале следующей недели. При формулировке вопросов с отрицанием необходимо учитывать их особенности: 95 1. Вопросы в отрицательной формулировке воспринимаются корреспондентом труднее, чем вопросы в положительной конструкции, и, соответственно, на них труднее однозначно отвечать и воспринимать ответ. Например, на вопрос «Вы не проходили повторное тестирование?», Ваш корреспондент кратко ответил: «Да». Ответ равно может означать и «Да, не проходил», и «Да, проходил». Заметим, что ответ «Нет» на этот вопрос вызывает такое же двоякое толкование. 2. Вопросы с отрицанием увеличивают долю отрицательных ответов по сравнению с вопросом в нейтральной формулировке. Еще больше проблем способны создать вопросы с двойным отрицанием: «Нельзя не отметить, что предложенные мероприятия могут улучшить экологическую обстановку в районе. А как Вы считаете?». Ответ «Да» будет в принципе подтверждать формулировку, данную в вопросе, согласие с тем, что «нельзя не отметить...» Ответ «Нет» будет означать несогласие с тем, что «нельзя не отметить...» Для респондента выбор ответа затруднен. Ответ «Да» и «Нет» может быть воспринят неоднозначно как на этапе выбора ответа и определения своего отношения к содержанию вопроса, так и на этапе восприятия этого ответа автором вопроса. Выбирайте позитивные утверждения! Они создают благоприятные предпосылки для восприятия Вашей информации. Потренируйтесь заменять частицу НЕ: Мы не можем отказать Вам в Вашей просьбе. Тот, кто не забудет заполнить нашу анкету, примет участие в Большом Розыгрыше Призов! Никто не может отказаться от такого предложения. Нет, Вы не видели подобного представления! 96 Я не могу не признать вклад Вашей фирмы в развитие городской инфраструктуры. Не забудьте выключить телевизор! Проверяйте грамотность Если Вы составили идеальное письмо, завершающееся словами «До свЕдания», отношение к Вашему деловому предложению будет, в лучшем случае, снисходительным. Три раза повторенное слово «поТчеркиваем» может испортить отношения с будущим клиентом. Конечно, у нас есть палочка-выручалочка: в редакторе текста MS WORD есть опция Правописание, есть даже соответствующая кнопка на стандартной панели инструментов. И пропущенную букву в слове она Вам найдет, и ошибки в словах, которые с детства неправильно пишите, исправит. И даже предложение с отсутствующей запятой подчеркнет элегантной зеленой волнистой чертой. НО! Распространенная ситуация: ошибочное в конкретном предложении слово благополучно существует в русском языке, поэтому текстовый редактор не выделит его в качестве неверного. Например: Прав не пруд — неотъемлемо права гражданина твоего станы. Это предложение вполне устраивает текстовый редактор, но для человеческого глаза смысла в нем маловато. Предположите, какие опечатки были сделаны в приведенном примере, а правильный вариант Вы можете обнаружить в конце данного подпункта. И ошибки в названиях никто за Вас не исправит — откуда MS WORD узнает, какое название правильное. Аналогичная проблема связана с ошибками в числовых значениях. Выход: особо значимые для текста числа дублируются их словесным выражением: 97 Сумма к выдаче составляет 78 635 (Семьдесят восемь тысяч шестьсот тридцать пять) рублей В первую очередь проверяйте названия, имена и числовые значения. Ошибки в этих позициях появляются чаще всего. Устраните ошибки в согласовании слов. Мой запрос остается без ответа последних пять недель. Своей победой наш депутат обязан двести тысячам своих избирателей. Три очень милых феечки сидели на скамеечке. Квартиры для 230540 (двадцать три тысячи пятьсот сорока) жителей нашего региона будут сданы в эксплуатацию к Новому году. В цветочной церемонии принимают участие спортсмены, занявшие первых восемь мест. Четыре остальных матча закончились победой гостей. Согласно действующего законодательства Вы получите сумму в размере триста сорок два рубля. Правильный вариант фразы с опечатками: Право на труд — неотъемлемое право гражданина своей страны. 3.2.2. Структурирование текста Пишите по стандартной схеме Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Ес98 ли содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. Сокращайте размер предложений Длинные предложения хороши в классической русской литературе, которой приятно вдумчиво наслаждаться в спокойной домашней обстановке. Великий и могучий русский язык располагает к сложносочиненным и сложноподчиненным предложениям. В документах сложные предложения опасны, так как могут вызывать разное понимание смысла. Особенно серьезные проблемы возникают при толковании положений законодательных актов. Рассмотрим типичный пункт закона на примере закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт». Прочитайте одно предложение из закона: Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольнокассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов. А теперь ответьте на вопрос, что же обязаны вводить в фискальную память организации? Судя по формулировке, информацию и замену накопителей фискальной памяти. И как Вы себе 99 представляете процедуру под названием ввод в память замены накопителей? Перечитайте положение закона. Поняли, в чем дело? Нет? Тогда перечитайте еще три раза, до всестороннего понимания. Понятна позиция авторов нормативно-правовых актов — их формулировки должны учесть все юридические особенности возможных ситуаций при применении закона. При этом зачастую стремление учесть все юридические тонкости приводит к подобным смысловым казусам. Вам придется научиться читать тексты подобной стилистики, поскольку это принятый язык нормативных документов. В ежедневных письмах, заявлениях, записках постарайтесь использовать более короткие предложения для того, чтобы Ваши адресаты тратили меньше времени на осмысление Ваших опусов, чем Вы только что потратили на понимание смысла цитаты из закона №54-ФЗ. Одно длинное предложение можно разбить на 2-3 коротких. От этого понимание Вашей мысли адресатом только улучшится. Исправьте предложенные примеры, чтобы ситуации были более понятны. Создание рекламных объявлений и писем о продаже справочников, которые будут высланы Вам на следующей неделе, следует оплатить в течение 3-х дней. Предприниматель обратилась в суд с требованием об обязании руководителя налогового органа возместить 1 млн. руб. морального вреда, нанесенного путем неправомерных действий, выразившихся в обращении в арбитражный суд с требованием о взыскании с предпринимателя налогов, пеней и санкций, сопровождавшихся не ходатайством инспекции об обеспечении заявленных требований, как это предусмотрено п. 3 ст. 104 НК РФ, а письмом, в связи с чем предприниматель лишена своего имущества на основании не судебного решения, а сопроводительного письма налоговой инспекции. 100 Сокращайте размер абзаца Каждый логический элемент документа следует выделять абзацем. Абзац размером в страницу будет прочитан Вашим корреспондентом в лучшем случае до десятой строки. Бриллианты предложенных Вами идей не найдут отклика у читателя, если все они будут брошены в кучу одного абзаца. С нового абзаца уместно начинать каждую новую мысль. Абзац размером более 5-7 строк вряд ли будет дочитан до конца, особенно в состоянии постоянного цейтнота в течение рабочего дня. Структурируйте текст с помощью списков Каждый номер или маркер списка — это новый абзац, он привлекает внимание читателя. Если Вы нумеруете или маркируете положения своего документа, на него удобно отвечать: По п. 1.1 сообщаем, что замена двигателей уже произведена. По п. 1.2 мы сможем ответить Вам в течение двух дней Каждый пункт в приказе содержит распоряжение, нумеруется и устанавливает ответственное лицо за исполнение распоряжения. Если документ большой, например, отчет или обзор, текст разделяют на части: РАЗДЕЛ 1. Подраздел 1.1. Пункт 1.1.1. Подпункт 1.1.1.1. Номер каждой части включает номера соответствующих вышестоящих частей, разделенные точкой. Сокращайте размер текста 101 Деловое письмо длиной более 2-х страниц возможно в исключительной ситуации, когда передается большой объем информации. Детальные описания лучше разместить в Приложении. Помните, что у современного делового человека нет времени читать письмо-приглашение на 5 страницах, в котором каждое предложение достойно пера Льва Николаевича Толстого. Используйте трафаретные тексты там, где они уместны Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией. С одной стороны трафаретный текст — благо в ситуации, когда Вам приходится ежедневно оформлять множество однотипных документов: ответов на запрос, предложений, справок. Пример трафаретного текста представлен на рис.3.3. С другой стороны, заманчивая перспектива воспользоваться стандартным текстом в нестандартной ситуации иногда приводит к парадоксальным результатам. Настоящая справка дана ___________________________ в том, что он работает в ООО «Осмысление» в должности ___________________. Среднемесячный оклад в течение последних 6 месяцев составляет ________________ руб. Главный бухгалтер С.П.Смыслов Рис. 3.3 — Пример трафаретного текста 1. Перечислите этапы подготовки текста. Какой этап является самым затратным по времени и почему? 102 2. Перечислите основные общие требования к тексту документа. Какие требования более значимы для распорядительной, а какие для справочноинформационной документации? 3. Какими приемами работы со словом Вы владеете? 4. Какие методы помогают структурировать текст? 5. Составьте трафаретный текст для ответа на заявку о вызове водопроводчика для установки счетчиков воды. 6. Найдите все ошибки в тексте Коммерческого предложения, зафиксируйте их в соответствии с правилами создания эффективного текста и исправьте их: 103 Ни для кого не секрет, что от того, как документы перемещаются в организации зависит как вы быстро можете принимать решений и не допускать ошибок. Эта часть работы, мы с вами, как руководители, может быть и не очень знаем, но мы можем с уверенностью сказать, что это то, что требует высококачественных специалистов так как это работа для внимательных и ответственных людей. Ваши бухгалтеры останутся очень довольны. И мы всегда рады будем оказать всякую поддержку нашим клиентам. Программный пакет включает а) модули для автоматизации, б) модули для модернизации, с) минимальный набор требований. Курсы для ваших сотрудников можно организовать в любое удобное время. А наши цены значительно ниже, чем у наших конкурентов. С не терпением жду вашего ответа, С.Б. Лиходеев 21.02.14 Глава 4. Правила оформления реквизитов Вы уже научились создавать бланки документов и писать убедительные тексты. Документ будет полностью готов к работе, когда Вы его оденете в соответствующие реквизиты. В п.2.2. Главы 2. Вы уже познакомились с формуляром-образцом реквизитов и узнали, что все реквизиты ОРД можно разделить на три части: заголовочную, основную и оформляющую. 104 Вспомните реквизиты, которые Вы умеете оформлять на бланках. К какой части относятся изученные реквизиты? Реквизиты заголовочной части документа Реквизит не на месте — потеря респондента чести. Козьма Прутков - делопроизводитель Реквизиты заголовочной части документов составляют основную долю 30 обязательных элементов ОРД в соответствии ГОСТ Р 7.0.97-2016. Надеемся, что Вы вспомнили, что все изученные к настоящему моменту реквизиты относятся именно к заголовочной части. 14 — Гриф ограничения доступа к документу Гриф ограничения доступа к документу введен новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 и проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пример: 4.1. 105 Коммерческая тайна Экз. N 5 15 — Адресат На деревню, дедушке. А.П. Чехов Реквизит Адресат используется для оформления писем, заявлений, объяснительных и докладных записок, распоряжений. Вашим адресатом могут быть: организации; структурные подразделения; должностные лица; физические лица. Очевидно, что информации, которую Вы указываете в реквизите Адресат, должно быть достаточно для доставки документа по назначению. При оформлении бланка письма Вы уже оформляли ограничители для верхних зон реквизита Адресат. Собственно сам реквизит оформляется на месте своих ограничителей, в правой верхней части документа напротив реквизита Наименование организации. Чаще всего реквизит Адресат состоит из нескольких строк, которые центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю. Вспомните, как называются такие способы оформления. Содержание реквизита зависит от адресата. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже. Пример адресации в организацию: Центральный Совет по туризму и экскурсиям 106 Пример адресации в структурное подразделение: ЦКБ Рубин Отдел продаж Если документ рассылается одновременно в несколько однотипных организаций, адресат указывается обобщенно: Муниципальные общеобразовательные учреждения г. Ярославля Для ускорения решения Вашего вопроса, если Вы не хотите, чтобы Ваше письмо долго «кочевало» по разным отделам большой организации, лучше указать, какому конкретному должностному лицу оно адресовано. При этом желательно уточнить (из предыдущих документов, справочников, Интернет-сайтов) правильное наименование должности и фамилии адресата. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже (КОМУ). Инициалы оформляются после фамилии. ООО НТЦ ИЗМЕРИТЕЛЬ Главному бухгалтеру Журову А.И. При адресовании письма руководителю наименование организации входит в наименование должности: Директору Сосенского Приборостроительного завода Субботину В.В. В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Сначала пишется наименование организацииадресата, а потом почтовый адрес, который оформляется в соответствии с уже знакомыми Вам по реквизиту Справочные данные об организации действующими Почтовыми правилами: Наименование адресата (организации или физического лица) Название улицы, номер дома, номер квартиры 107 Название населенного пункта (города, поселка…) Название края, области, республики Название страны (для международных отправлений) Почтовый индекс Пример оформления с адресом: Генеральному директору ОАО СЧЕТМАШ Рыкову А.М. ул. Республиканская, 6 Курск, 305901 Где в реквизите Адресат указывать инициалы — до или после фамилии? Пример оформления реквизита Адресат в письме представлен на рис. 4.1. Правительство Москвы Департамент дорожномостового и инженерного строительства МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНФИН РОССИИ) Ильинка, д.9, Москва, 109097 Телетайп: 012008 Телефакс: +7 (495) 625-08-89 ___________ № __________ На № ________ от ________ Адресат Рис. 4.1 — Пример оформления реквизита Адресат 108 Оформите реквизит Адресат на собственное имя по месту учебы. 16 — Гриф утверждения документа Из утверждения и отрицания рождается истина. Л.Фейхтвангер Этот реквизит оформляется на документе, чтобы придать ему нормативно-правовой статус. Документ утверждается руководителем организации, представителем вышестоящей организации или специально издаваемым документом. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается должностным лицом, этот реквизит состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ; наименование должности лица, утверждающего документ; его личная подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия); дата утверждения. Обратите внимание, слово УТВЕРЖДАЮ всегда пишется прописными буквами и без кавычек. Например: УТВЕРЖДАЮ Директор НПО «Контакт» (Личная подпись) Н.П. Ионочкин 26.02.2021 Второй вариант оформления: УТВЕРЖДАЮ Директор НПО «Контакт» (Личная подпись) Н.П. Ионочкин 26.02.2021 По правому краю реквизит не выравнивается. При утверждении документа другим документом, например, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из следующих элементов: 109 слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНО в зависимости от рода наименования утверждаемого документа); наименование утверждающего документа в творительном падеже (кроме протокола); дата и номер утверждающего документа. Например, утверждение сметы на следующий календарный год: УТВЕРЖДЕНА приказом директора ООО «Луч» от 05.11.2021 №11 УТВЕРЖДЕНА Собранием акционеров ООО «Луч» (протокол 05.11.2014 №112) Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству и в Табеле унифицированных форм документов. Основанием для создания этого перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 3. Пример оформления реквизита Гриф утверждения представлен на рис. 4.2. 110 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЕПЕЖ» УТВЕРЖДЕНА Приказом АО «Крепеж» от 15.02.2021 № 54 Гриф утверждения ИНСТРУКЦИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ Рис. 4.2 — Пример оформления реквизита Гриф утверждения при утверждении другим документом Если Гриф утверждения оформляется на бланке той же организации, где работает должностное лицо, утверждающее документ, в указании должности необязательно указывать наименование организации (рис. 4.3). ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЕПЕЖ» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор (Личная подпись) Н.П. Кнуров 15.02.2021 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОПЕРАТОРА Рис. 4.3 — Пример оформления реквизита Гриф утверждения при оформлении на бланке той же организации, где работает должностное лицо, утверждающее документ 1. Оформите реквизит Гриф утверждения для утверждения акта директором организации. 111 2. Оформите реквизит Гриф утверждения для утверждения финансового отчета за II полугодие 2021 г. протоколом Совета директоров организации. 28 — Резолюция Ничто так не унижает резолюцию, как внимательное чтение документа! С.Мырдин Резолюция — реквизит, который оформляется должностным лицом и содержит принятые им решения. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилии и инициалы исполнителей; содержание поручения; срок исполнения; личную подпись; дату. Например: Никитину П.С. Дуровой О.В. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой ХИТЭК к 22.05.2021 Личная подпись 10.05.2021 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнением документа считается тот работник, чья фамилия первой написана в резолюции. Дорога ложка к обеду: иногда в качестве срока исполнения руководитель может указать время, например к 16:00. Если при этом не указывается дата, это означает, что поручение должно быть исполнено в день написания резолюции к определенному часу. А если в Вашей организации существует стандартный срок исполне112 ния определенного поручения, например, если заявка оформляется в 3-дневный срок, руководитель может в резолюции не фиксировать срок исполнения. Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки справа на свободном от текста месте. В случае отсутствия оного свободного места можно поставить резолюцию на обороте первой страницы документа, оформление резолюции на чистом листе нежелательно — отдельный лист может потеряться, а текст документа с резолюцией обязаны храниться в архиве вместе. Так что выход один, уважаемые будущие руководители: формируйте не очень размашистый почерк, чтобы все Ваши указания размещались на подобающем месте. Пример оформления реквизита Резолюция на рис. 4.4. Правительство Москвы Департамент дорожномостового и инженерного строительства МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНФИН РОССИИ) Ильинка, д.9, Москва, 109097 Телетайп: 012008 Телефакс: +7 (495) 625-08-89 15.09.2014 № ___65______ На № ________ от ________ Резолюция Рис. 4.4 — Пример оформления реквизита Резолюция Найдите ошибки в резолюциях и исправьте их: 1. В.В. Чаплиной 113 Провести собеседование до 5.11.2014 Личная роспись С.М. Лилов 10.11.2014 2. Котову В.С. Подготовить проект Генерального соглашения 3. Мусиной В.Ф. Ригову С.А. Не возражаю Личная подпись 16.12.2014 17 — Заголовок к тексту Заголовок к тексту нужен, как приклады к дулам ружий. Козьма Прутков ̶ делопроизводитель Заголовок к тексту — это искусство в нескольких словах изложить содержание документа. Если Вы посылаете документ без заголовка, Вашему адресату придется прочитать весь текст, чего он, по занятости, может просто не успевать. Наличие заголовка значительно ускоряет обработку документа. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, допускается заголовок не указывать. Заголовком письма можно привлечь внимание читателя, показав, что Вы понимаете, что его сейчас интересует. Тренируйтесь кратко излагать содержание текста. 114 Такие заголовки, как «Заманчивое предложение» или «О заключении контракта», не отражают содержания текста и не только не помогут, но даже могут помешать быстрому восприятию содержания документа. В Вашу организацию приходит по 10 предложений в день, и одновременно Вы работаете над несколькими проектами. Содержание писем станет сразу понятнее, если их озаглавить: О горячих обедах О контракте №15 по поставкам принтеров О задержке поставок кирпича Заголовок к тексту размещается под наименованием документа и должен быть согласован с этим наименованием. Заголовок размещается над текстом, печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к приказам и письмам отвечает на вопрос «О чем?», например: ПРИКАЗ О подготовке к конференции Заголовок к тексту протоколов, должностных инструкций, актов, планов отвечает на вопрос «Чего?»: ПРОТОКОЛ собрания трудового коллектива или вопрос «кого?»: Должностная инструкция ведущего эксперта Заголовок к тексту инструкций может быть ответом на «по какому вопросу?»: ИНСТРУКЦИЯ по охране труда 115 3 простых совета для тех, кто хочет научиться составлять эффективные заголовки к тексту: Заголовок должен содержать тему (предмет, вопрос) и действие, которое должно быть произведено, например: О подготовке (действие) проекта договора (предмет). Сначала напишите текст документа, и только потом, перечитав его, придумайте заголовок. Тренируйтесь составлять заголовки ко всем текстам, которые Вы читаете: главам в книге, статьям в газете, руководствам по эксплуатации и пр. 1. Сформулируйте заголовок к тексту коммерческого предложения, который Вы исправляли в задании из конца главы 3. 2. Сформулируйте заголовок к тексту отрывка из классического произведения И.Ильфа и Е.Петрова: «....Магазин Платье мужское, дамское и детское помещался под огромной вывеской, занимавшей весь двухэтажный дом. На вывеске были намалеваны десятки фигур: желтолицые мужчины с тонкими усиками, в шубах с отвернутыми наружу хорьковыми полами, дамы с муфтами в руках, коротконогие дети в матросских костюмчиках, комсомолки в красных косынках и сумрачные хозяйственники, погруженные по самые бедра в фетровые сапоги. Все это великолепие разбивалось о маленькую бумажку, прилепленную к входной двери магазина: ШТАНОВ НЕТ — Фу, как грубо, — сказал Остап, входя, — сразу видно, что провинция. Написала бы, как пишут в Москве: Брюк нет, прилично и благородно. Граждане довольные расходятся по домам. В магазине автомобилисты задержались недолго. Для Балаганова нашлась ковбойская рубашка в просторную канареечную 116 клетку и стетсоновская шляпа с дырочками. Козлевичу пришлось довольствоваться обещанным хромовым картузом и такой же тужуркой, сверкающей, как прессованная икра. Долго возились с Паниковским. Пасторский долгополый сюртук и мягкая шляпа, которые, по замыслу Бендера, должны были облагородить внешность нарушителя конвенции, отпали в первую же минуту. Магазин мог предложить только костюм пожарного: куртку с золотыми насосами в петлицах, волосатые полушерстяные брюки и фуражку с синим кантом. Паниковский долго прыгал перед волнистым зеркалом.» 29 — Отметка о контроле Все документы важны, но некоторые важнее других. Козьма Прутков — делопроизводитель и почитатель Дж. Оруэлла Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль за исполнением в установленный срок. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом Контроль в правом верхнем углу первой страницы документа. Пример расположения отметки о контроле представлен на рис. 4.5. 117 Контроль Федеральная налоговая служба Российской Федерации ПРИКАЗ № _213_ _01.12.2014_ Москва Рис. 4.5 — Пример оформления реквизита Отметка о контроле Кроме отметки на самом документе постановка на контроль означает занесение документа либо в отдельный журнал (картотеку) контролируемых документов, либо, в современных электронных журналах, особую отметку в общем регистрационном журнале. 4.2. Реквизиты основной части документа 18 — Текст документа Текст — основной реквизит документа. Изучив Главу 3, Вы уже умеете составлять эффективные тексты. Как пишутся конкретные виды документов, Вы научитесь, изучив материал Глав 5-6. В качестве полезного кванта информации: в тексте документа инициалы располагаются после фамилии. 19 — Отметка о приложении Да будут помыслы чисты, а остальное все приложится. Б.Окуджава Отметка о приложении — реквизит, который содержит сведения о документах, дополняющих текущий документ. Отметка о 118 приложении располагается непосредственно под текстом и оформляется двумя способами: Если приложение названо в тексте, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если в документе есть приложение, не названное в тексте, нужно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами: Приложение: 1. Акт о приемке материалов на 2 л. в 3 экз. 2. Накладная на отпуск материалов на 1 л. в 2 экз. Количество экземпляров указывается при условии, если экземпляров более одного. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Приложение к распорядительному документу оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава РФ от 05.02.2021 № 51 Слово «Приложение» можно печатать как прописными, так и строчными буквами: Приложение к приказу Росархива от 24.12.2014 № 39 Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 119 Допускается центрировать строки этого реквизита относительно самой длинной его строки: Приложение N 5 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга Оформите отметку о наличии приложения для заявления о поступлении на работу педагогом дошкольного образования. Перечень прилагаемых документов должен соответствовать реальным требованиям. 4.3. Реквизиты оформляющей части документа 22 — Подпись В ином документе подпись гораздо важнее содержания. М.Лашков Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица. Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. Документы на бланках организации подписываются руководителем или доверенными лицами в соответствии с нормативными документами. Документы на бланках структурных подразделений подписываются руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями. 120 В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатают под реквизитами Отметка о приложении или Текст документа, с 0-го знака (от границы левого поля), а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности по правому краю. Ну, какие тонкости могут быть в этом реквизите? Все ясно! — решите Вы. И ошибетесь, поскольку в подписи есть особенности оформления в разных ситуациях. Прежде всего, наименование должности должно быть полным, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенным — на документе, оформленном на бланке. В полное наименование должности входит наименование организации, если документ оформлен не на бланке: Исполнительный директор АО «Факел» Ю.П.Сидорова Инициалы и фамилия в реквизите Подпись печатаются на уровне последней строки наименования должности. В сокращенное наименование должности при подписании документа на фирменном бланке организации не входит наименование организации: Исполнительный директор Ю.П.Сидорова Обратите внимание, что должности в подписи сокращать не рекомендуется: РЕКОМЕНДУЕТСЯ НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ Генеральный директор Ген. директор Заведующий отделом Зав. Отделом Заместитель декана Замдекана 121 Наименование организации в наименовании должности можно указывать в сокращенной форме: МИНФИН РФ, АО и т.п. При необходимости подписания документа несколькими должностными лицами, подписи располагают в иерархическом порядке занимаемых должностей: Генеральный директор Б.Е.Якимов Главный бухгалтер А.В.Исаков Если документ подписывается двумя лицами с равными должностями, их, разумеется, необходимо расположить на одном уровне (чтобы избежать взаимных обид): Директор магазина № 115 Начальник оптовой базы №3 Личная подпись С.К. Байкова Личная подпись П.А. Абаров Как правильно расположить подписи четырех равных по должности лиц? В документах, составленных комиссией, указываются не должности подписывающих лиц, а их обязанности в составе комиссии: Председатель комиссии Личная подпись З.Г.Михайлова Члены комиссии Личная подпись Г.Г.Алимова Личная подпись Л.П.Зайцев Личная подпись В.Н.Шадрин Неважно, какую должность в организации занимает г-жа Михайлова, для настоящего документа существенно, что она выполняет функции председателя комиссии. Члены комиссии подписывают документ в алфавитном порядке. Вы временно замещаете директора. Как Вам расписываться вместо него? 122 Вы должны просто указать свою фактическую должность и фамилию. Пример расположения реквизита Подпись представлен на рис. 4.6. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: 1. Акт о приемке материалов на 2 л. в 3 экз. 2. Накладная на отпуск материалов на 1 л. в 2 экз. Генеральный директор В.Е. Кийски Рис. 4.6 — Пример оформления реквизита Подпись А подписи четырех равных по должности лиц оформляют одну под другой в алфавитном порядке фамилий. Найдите ошибки в примерах оформления реквизита Подпись и исправьте их: 1. Ректор Ростовской государственной экономической академии Б.Е.Якимов Директор Таганрогского Технического университета А.В.Исаков 2. Коммерческий директор Генеральный директор Личная подпись М.И.Мостов Личная подпись И.П.Вольф 3. Председатель комиссии Главный экономист Личная подпись Л.О.Пронин 123 Члены комиссии: Старший преподаватель Личная подпись В.Н.Шадрин Доцент Личная подпись Г.Г.Акопова 23 — Отметка об электронной подписи Отметка об электронной подписи введена новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 и используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Этот реквизит состоит из следующих элементов: фраза "Документ подписан электронной подписью"; номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя, отчество владельца сертификата; срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Пример: 124 Наименование должности ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2025 И.И. Иванов 20 — Гриф согласования документа Человечество подобно кораблю в шторм. Компас поврежден, морские карты безнадежно устарели, капитана выбросило за борт, и матросы должны по очереди его заменять. Причем каждый поворот руля приходится согласовывать не только с членами экипажа, но и с пассажирами, которых на палубе с каждой минутой все больше. У.Черчилль Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения, не являющегося автором документа, с его содержанием. Поскольку согласие выражает представитель сторонней организации, этот вид согласования называют внешним. Гриф согласования документа выражает согласие с содержанием документа. Этот реквизит состоит из следующих элементов: слово СОГЛАСОВАНО; наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации); личная подпись, ее расшифровка; дата согласования. 125 Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитом Подпись. Например, СОГЛАСОВАНО Начальник управления кадрами Министерства здравоохранения РФ Личная подпись А.С. Косогоров 15.02.2021 Если согласование осуществляется другим документом — письмом, протоколом — гриф оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии Медицинских наук от 13.08.2021 № 43-15/124 Пример оформления реквизита Гриф согласования на рис. 4.7. в срок до 15 января 2021г. Приложение: на 3л в 2-х экз. Генеральный директор В.Е. Кийски СОГЛАСОВАНО Общим собранием акционеров ООО «Главпуть» (протокол от 14.12.2021 №11) 126 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка о наличии приложения: Приложение: Лист согласования Лист согласования может оформляться следующим образом (рис.4.8): ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Буфф» Генеральный директор ООО «Бродячая собака» Личная подпись Личная подпись И.И. Пищин В.Е. Сорина Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Управляющий Фонда Согласие Председатель Правления Банка Север Личная подпись Дата Н.М. Титов Личная подпись А.С. Лунин Дата Рис. 4.8 — Пример оформления Листа согласования Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности: с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; 127 с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. Исправьте ошибки в оформлении реквизита Гриф согласования документа: 1. СОГЛАСОВАНО Письмом Министерства Образования и науки № 15 от 12.08.2021 2. Согласовано Начальник отдела кадров Личная подпись А.С. Косогоров 15.02.2021 3. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания №18 Личная подпись А.С.Косогоров 15.02.2021 24 — Визы согласования документа Курица — не птица, виза — не гриф. Козьма Прутков — делопроизводитель Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Этот реквизит используется только для внутреннего согласования документов, т.е. согласование внутри организации. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Визируют документ те должностные лица, которые могут подтвердить соответствие текста документа действующему законодательству и производствен128 ной необходимости. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. В реквизит входят: должность визирующего; подпись визирующего и расшифровка подписи; дата. Например: Начальник отдела кадров Личная подпись А.Р.Сойкина 12.02.2021 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись Р.А. Локтев 12.02.2021 Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается и прилагается к основному документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Пример оформления реквизита Виза представлен на рис. 4.9. 129 Виза согласования документа …шестьсот) рублей. Приложение: на 3л в 2-х экз. Генеральный директор В.Е.Кийски Главный бухгалтер Личная подпись Е.А.Орлова 18.02.2021 Рис. 4.9 — Пример оформления реквизита Визы согласования Исправьте ошибки в оформлении реквизита Виза : 1. СОГЛАСОВАНО Начальник отдела кадров Личная подпись А.С.Косогоров 14.02.2021 2. Начальник отдела ДОУ Личная подпись А.С.Косогоров 30.09.2021 3. Главный бухгалтер Не возражаю Личная подпись Фамлина В.Ф. 24 — Печать И печать размоет, если документ писан вилами по воде. Г. Симанович 130 Печать заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений. Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: перечень печатей, используемых в организации; места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; порядок пользования печатями. Ряд организаций в соответствии с законом РФ от 25.12.2000, № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» используют гербовую печать. Печать с воспроизведением Государственного герба РФ — печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ. Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов государственной власти; иных государственных органов, организаций и учреждений; органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственновластными полномочиями; органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба РФ, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба 131 Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Оттиск печати рекомендуется проставлять так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ в реквизите Подпись и не захватывал личную роспись этого должностного лица. Пример расположения реквизита Оттиск печати представлен на рис. 4.10. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: Акт о приемке материалов на 2 л. в 3 экз. Генеральный директор В.Е.Кийски Рис. 4.10 — Пример оформления реквизита Оттиск печати В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте. Это место может обозначаться, например, как М.П., что означает место для печати. В Приложении 4 приведен примерный перечень документов, на которых ставится печать организации. 132 26 — Отметка о заверении копии Копии хороши лишь тогда, когда они открывают нам смешные стороны дурных оригиналов Ф.де Ларошфуко В настоящее время ничего не стоит напечатать на принтере множество экземпляров приказа или сделать с помощью ксерокса копию диплома. Но для того, чтобы полученные копии могли использоваться в качестве подлинных документов, их необходимо заверить. Отметка о заверении копии — реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют заверительную надпись в следующем формате: термин Верно; должность лица, заверившего копию; личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Например, Верно Инспектор службы кадров Личная подпись С.П.Видов 15.02.2021 При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять оттиском печати организации или оттиском печати структурного подразделения, например, оттиском печати с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями 133 руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Реквизит оформляется от левого поля без абзацного отступа. Пример расположения реквизита Отметка о заверении копии представлен на рис. 4.11. Начальник департамента продаж Н.Д. Стогова Верно Инспектор службы кадров Л 15.10.2014 С.П. Видов Рис. 4.11 — Пример оформления реквизита Отметка о заверении копии 25 — Отметка об исполнителе Исполнитель плохой песни всегда начинает аплодировать первым Б.Кросби Руководитель подписывает документ, а готовит текст исполнитель. Если у адресата возникнет необходимость что-либо уточнить, или если руководитель вдруг захочет поговорить по душам с исполнителем о подготовленном тексте, как раз для подобных случаев в документе существует Отметка об исполнителе. 134 Реквизит включает: фамилию, имя и отчество исполнителя; номер телефона исполнителя. Иногда в качестве контакта указывают адрес электронной почты. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Логинов Алексей Михайлович (812) 924 45 67 Номер телефона и электронную почту рекомендуется указывать для ускорения процесса налаживания связи с исполнителем. Пример расположения реквизита Отметка об исполнителе представлен на рис. 4.12. Генеральный директор Личная подпись С.П. Флирова Синицын Сергей Петрович konst_synycin@roga.com Отметка об исполнителе Рис. 4.12 — Пример оформления реквизита Отметка об исполнителе 30 — Отметка о направлении документа в дело Все в сад! Джером К.Джером Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Этот реквизит содержит сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. 135 Отметка о направлении документа в дело включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующий об исполнении; отметку В дело; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату. Например, Издан приказ от 01.09.2014 № 28 О создании совета директоров В дело № 08-11 Личная подпись 12.02.2021 Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, реквизит оформляется следующим образом: В дело № 04-16 Личная подпись 16.02.2021 Пример расположения реквизита Отметка о направлении документа в дело представлен на рис. 4.13. 136 Генеральный директор Личная подпись С.П.Флирова К.П.Синицин konst_synycin@roga.com Проведен перерасчет В дело №21 за 2020г. Личная роспись 31.11.2020 Отметка о направлении документа в дело Рис. 4.13 — Пример оформления реквизита Отметка о направлении документа в дело 27 — Отметка о поступлении документа А наутро приказ поступил эскадрону: «Сабли вон, и галопом вперед на врага!» А.Алексеев Этот реквизит проставляется в форме штампа справа, на нижней части лицевой стороны первого листа документа. Реквизит состоит из следующих элементов: наименование структурного подразделения, куда поступил документ (опционно); дата поступления документа в организацию; учетный порядковый номер. При необходимости фиксируются часы и минуты поступления документа в организацию. Например: Канцелярия 12.01.2021 №3 10ч. 21мин. 137 Пример оформления реквизита Отметка о поступлении документа на рис. 4.14. Генеральный директор Личная подпись С.П. Флирова К.П. Синицин konst_synycin@roga.com Отметка о поступлении документа в организацию Канцелярия 07.02.2021 № 64 Рис. 4.14 — Пример оформления реквизита Отметка о поступлении документа Отметим, что с переходом на работу с электронными документами дата поступления фиксируется автоматически при передаче по электронной почте. Еще раз напоминаем, что все реквизиты не могут появиться одновременно, на одном документе. С помощью глав 2-4 Вы научились грамотно оформлять все оставшиеся реквизиты ОРД в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. А изучив материалы следующей главы, Вы узнаете, на каких документах и в какой последовательности оформляются эти обязательные элементы. 1. Перечислите реквизиты, которые относятся к заголовочной части документа. 2. Какой реквизит содержит краткое распоряжение? 3. Перечислите все реквизиты, в которых фиксируется дата. 4. В каких реквизитах требуется личная подпись? 5. Перечислите реквизиты, в которых инициалы оформляются перед фамилией, и реквизиты, в которых инициалы оформ138 ляются после фамилии. Попробуйте сформулировать общее правило расположения инициалов относительно фамилии. 6. В чем отличие между внешним и внутренним согласованием? Какие реквизиты совпадают?. 7. В чем сходство и различия в оформлении грифа утверждения документа и грифа согласования документа? Сформулируйте цели оформления этих реквизитов. 8. На какой вопрос отвечают заголовки к тексту приказа, акта, письма? 9. Как оформляется реквизит Подпись, если документ подписывает комиссия? 10. Какие реквизиты могут проставляться с помощью штампов? 11. Какие реквизиты относятся к основной, а какие к оформляющей части документа? Глава 5. Система организационно-распорядительной документации 5.1. Организационно-правовые документы Порядок работы организации и ее структурных подразделений регламентируют организационные/организационно-правовые документы (далее ОПД). В них содержатся положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. ОПД содержат правила и положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и другие аспекты. Говоря языком Гражданского Кодекса, это документы, которые «определяют объем правоспособности юридического лица» (ст.49 ГК РФ). Функционирование любой организации начинается с оформления ОПД. 139 ОПД в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. ОПД не имеют ограничений по сроку действия. Действительно, устав организации актуален пока функционирует эта организация. Документы этой подсистемы прекращают свое действие только после отмены или утверждения нового отдельным распорядительным документом (приказом или распоряжением). Исключением является только штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Если у организации изменился юридический адрес или характер деятельности, в организационноправовые документы должны вноситься изменения, для чего также издается распорядительный документ. При изменении функциональных обязанностей или условий работы сотрудников определенной квалификации необходимо внести коррективы и в действующую должностную инструкцию. В процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации, отвечающими за соответствующее направление деятельности организации. Состав ОПД представлен на рисунке 5.1. 140 Устав Учредительный договор Штатное расписание Должностная инструкция Организационно -правовая документация Инструкция Положение Регламент Договор Рис. 5.1 — Подсистема ОПД Разработка ОПД проводится с обязательным привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих специфику работы в сфере действия организации. А теперь, уважаемый читатель, подойдите к зеркалу и дайте себе торжественное обещание: Клянусь всегда привлекать к работе над организационно-правовым документом профессиональных юристов с большим стажем! Торжественно обещаю составлять организационно-правовые документы только при участии профессионалов в области действия создаваемого документа! Лучше оформить этот уговор на берегу с самим собой в виде документа, организующего порядок разработки ОПД. Кстати, какой документ Вы выберете, Положение или Инструкцию? В этой главе Вы найдете необходимую информацию для правильного выбора. ОПД оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами для всех документов этой подсистемы являются следующие: 141 наименование организации-автора документа (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения документа. Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Составьте продольный бланк с обязательными реквизитами для ОПД. Устав и учредительный договор Устав — основной нормативный документ, регламентирующий деятельность организации. Общие положения об уставе содержатся в ГК РФ. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных вариантов является верным, зависит от типа юридического лица и определяется соответствующим законом. В Таблице 5.1 продемонстрированы основные учредительные документы юридических лиц разных типов. 142 Таблица 5.1 Основные учредительные документы юридических лиц Наименование документа Тип юридического лица Унитарные предприятия УСТАВ Органы исполнительной власти Акционерные общества УСТАВ + УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР Общества с ограниченной ответственностью Союзы и ассоциации юридических лиц УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР Хозяйственные товарищества В учредительных документах юридического лица должны быть определены: 1. Наименование юридического лица; 2. Место его нахождения; 3. Порядок управления деятельностью юридического лица; 4. Другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. В зависимости от типа организации основные положения устава содержатся в следующих нормативных правовых актах: Устав унитарного предприятия — ст.113-114 ГК РФ и ст. 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»; 143 Устав общества с ограниченной ответственностью — ст. 89 ГК РФ и ст. 11-12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; Устав акционерного общества — ст. 98 ГК РФ и ст. 11-14 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; Устав некоммерческой организации — ст. 123.1 ГК РФ и ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». 1. Найдите тексты вышеперечисленных законов РФ и ГК РФ с последними изменениями. Какие изменения коснулись уставов организаций? 2. Какие нормативно-правовые акты устанавливают основные положения уставов для фондов и казачьих обществ в РФ? Устав должен быть утвержден учредителями юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывается: наименование вида документа прописными буквами УСТАВ; организационно-правовая форма юридического лица; индивидуальное название юридического лица; место составления; гриф утверждения устава учредителями или участниками с печатью организации. Пример оформления титульного листа устава представлен на рис. 5.2. Обратите внимание, что на подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации 144 устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. Учредительный договор — правовой акт, в соответствии с которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации. В отличие от устава учредительный договор регламентирует обязательственные отношения, возникающие между учредителями с момента заключения договора до момента государственной регистрации юридического лица. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями. После государственной регистрации юридического лица, как учредительный договор, так и устав закрепляют правовой статус самого юридического лица и регламентируют отношения, возникающие между самим юридическим лицом, его учредителями (участниками) и субъектами, осуществляющими функции его органов. Неслучайно содержание учредительного договора и устава во многом совпадает. 145 Рис. 5.2 — Пример оформления титульного листа устава 146 Положение Положение — нормативно-правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности, организацию работы объекта регламентирования. В зависимости от объекта регламентирования оформляют положения: Об органе или системе органов государственной власти Например, Положение о федеральной таможенной службе; Об организации Например, Положение о таможенном посте; О структурном подразделении Например, Положение об отделе кадров; О коллегиальном органе в рамках организации Например, Положение об экспертной комиссии по экспертизе ценностей в Сибирской федеральном университете; Об организационных или трудовых отношений по конкретному вопросу Например, Положение о премировании персонала; О мероприятиях Например, Положение о проведении ЕГЭ. Основные разделы текста положения: 1. Общие положения; 2. Основные задачи; 3. Функции; 4. Права; 5. Организация работы. Положение об организации относится к учредительным документам. В нем дополнительно определяется структура организации, порядок реорганизации, ликвидации и контроля деятельности. Положения об организации могут быть: типовыми, примерными и индивидуальными. Типовые и примерные положения разраба147 тываются для подведомственных отделений, филиалов, представительств. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений непосредственно в организации. Обязательные реквизиты Положения об организации: наименование вышестоящего органа; наименование организации-автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа; гриф утверждения документа; заголовок к тексту; подпись; печать. Судя по составу реквизитов, внимательный читатель уже догадался, что Положение об организации оформляется на общем бланке организации. В организации должны быть разработаны Положения о структурном подразделении для каждого структурного подразделения этой организации. В Положении о структурном подразделении кроме стандартных основных разделов определяются взаимоотношения с другими подразделениями. Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Документ визируется руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в процессе своей деятельности. Положение о структурном подразделении подписывается руководителем этого 148 подразделения и утверждается руководителем организации. Фрагмент примера Положения о мероприятиях представлен на рис. 5.3. УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления по физической культуре, спорту и туризму Курганской области ______________А.А. Васильев ___ ___________2021 г. ПОЛОЖЕНИЕ о Первенстве области по пляжному волейболу среди юношей и девушек 1996 года рождения и младше под девизом «Спорт — альтернатива вредным привычкам» I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Соревнования проводятся в соответствии с календарным планом официальных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий Курганской области на 2015 год, утвержденным распоряжением Правительства Курганской области от 26.12.2014г. № 352-р. Настоящее Положение является основанием для командирования спортсменов на спортивные соревнования органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области в области физической культуры и спорта. II.ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ Соревнования проводятся с целью: - популяризации и развития пляжного волейбола в области, - выявления перспективных волейболистов области; - привлечения населения области к занятиям физкультурой и спортом; - профилактики негативных социальных явлений в обществе. III. МЕСТО И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ Рис. 5.3 — Фрагмент примера Положения о мероприятиях 1. Назовите реквизиты, которые оформлены на представленном фрагменте документа. 149 2. Идентифицируйте по всем классификациям бланк, на котором оформлено положение. Инструкция Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Действие по инструкции всегда упрощает и ускоряет процесс принятия решений в стандартных ситуациях. Игнорирование инструкции по эксплуатации может привести к поломке оборудования. Соблюдение инструкции по технике безопасности — залог сохранения жизни и здоровья должностного лица и окружающих людей. К сожалению, иногда осознание необходимости следовать пунктам инструкции приходят слишком поздно… Но случаются ситуации, когда есть ошибки в самой инструкции. Разберемся, из каких частей состоит инструкция, и что придает ей правовой статус. Заголовок к тексту инструкции должен строго очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Заголовок к тексту инструкции может отвечать на вопросы: «о чем?» или «по какому вопросу?». Например: ИНСТРУКЦИЯ о порядке заполнения грузовой таможенной декларации и транзитной декларации или ИНСТРУКЦИЯ по эксплуатации сварочных аппаратов TELWIN 150 Обратите особое внимание на конкретизацию определения содержания инструкций. Текст инструкции должен начинаться с раздела Общие положения, в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения. По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п. Текст инструкции состоит из разделов, разделяемых на пункты и подпункты. Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, и утверждает руководитель организации. В процессе подготовки инструкцию визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Обязательные реквизиты инструкции: наименование организации-автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа; гриф утверждения документа; заголовок к тексту; визы; подпись. Инструкции оформляются на общем бланке организации. 1. Найдите наименования основных инструкций по охране труда для офисных работников. Ка151 кие области труда затрагивают найденные инструкции? 2. Оформите титульный лист инструкции, в которой будут содержаться правила техники безопасности для тех пользователей, которые будут работать на контрольно-кассовых машинах во всех магазинах АО «Фруктовая косточка». Должностная инструкция Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция — один из первых документов, который Вы должны внимательно изучить при поступлении на новую должность. От степени Вашей внимательности при чтении этого документа, будет зависеть степень Вашей осведомленности по поводу круга Ваших будущих должностных обязанностей. Из этого документа Вы можете четко уяснить, что Вы обязаны делать на рабочем месте, а что является произволом Вашего непосредственного начальника. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37). Спешим успокоить внимательного читателя, который снисходительно усмехнется, увидев год издания справочни152 ка: изменения вносятся практически ежегодно. Текущее издание квалификационного справочника дополнено новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции и должностные обязанности которых связаны с современным уровнем развития экономики и техники. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, брокера, дилера, оценщика, специалиста по защите информации и даже крупье. Должностные инструкции бывают: типовыми; конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Например, Типовая должностная инструкция системного администратора На основе типовых должностных инструкций, как Вы догадываетесь, разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов: 1. Общие положения; 2. Должностные обязанности; 3. Квалификационные требования; 4. Права; 5. Ответственность; 6. Взаимоотношения. Пример фрагмента типовой должностной инструкции представлен на рис. 5.4. 153 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор наименование предприятия __________И.О.Фамилия ____ _________20 __ г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника финансового отдела (примерная форма) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Начальник финансового отдела относится к категории руководителей. 1.2. На должность начальника финансового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет. 1.3. Начальник финансового отдела назначается и освобождается от должности директором предприятия. 1.4. Начальник финансового отдела должен знать: Рис. 5.4 — Пример фрагмента типовой должностной инструкции Состав обязательных реквизитов должностной инструкции совпадает с основными реквизитами инструкции. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зави154 сеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен (а) ____________ _____________ (подпись) (Ф.И.О.) _______20__ г. Сравните типовые должностные инструкции главного специалиста и специалиста администрации одного района. Зафиксируйте различия в должностных обязанностях, квалификационных требованиях, правах и ответственности. Штатное расписание Штатное расписание — перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. Унифицированная форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Соответственно, унифицированная форма Т-3 не является обязательной к применению, можно использовать свой бланк, сформированный в соответствии с особенностями деятельности предприятия. Но, как и в случае с рекомендательным характером положений ГОСТ Р 7.0.97-2016, удобнее использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания, нежели разрабатывать индивидуальную. Пример фрагмента штатного расписания представлен на рис. 5.5. 155 Рис. 5.5 — Пример фрагмента штатного расписания Количество штатных единиц по соответствующим должностям (графа 4), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным 156 бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В законодательстве нет четкого ответа, с какой периодичностью должно составляться штатное расписание. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Перечислите реквизиты ОРД, которые оформлены на документе на рис. 5.5. Договор — документ настолько многофункциональный, что мы посвятим ему в нашем учебнике отдельный Раздел IV (Главы 11-12). 5.2. Распорядительные документы На любом корабле есть капитан, который несет ответственность за любые действия, происходящие на его судне, и управляет всеми процессами. Руководству любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, в процессе деятельности организации, как капитану, приходится постоянно принимать решения. Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы реализуют базовый принцип управления — иерархию. В распорядительных документах содержатся решения, идущие сверху вниз по системе управления: от 157 управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ республик, краев, областей, городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, автономных областей и округов, а также и территориальных образований; правовые акты организаций. Основанием для издания распорядительного документа может быть: 1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; 2. Необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Определите, что является основанием для издания следующих распорядительных документов: 1. Приказ о внедрении электронного документооборота в Администрации Невского района Санкт-Петербурга. 2. Распоряжение Правительства РФ об утверждении перечня территорий приоритетного заселения. 158 3. Приказ об отчислении студента из Санкт-Петербургского Политехнического университета. 4. Приказ о поощрении сотрудника отдела продаж. С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы, правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии и др. В условиях коллегиальности, как правило, издаются: Постановления; Решения. В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам организации принадлежит ее руководителю. Такой способ принятия решений с одной стороны повышает оперативность принятия решения, но с другой повышает персональную ответственность за принятое решение. На основе единоличного принятия решения действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций. В этом случае издаются: Приказы; Распоряжения; Указания. Для читателей, предпочитающих визуальное восприятие информации, предлагаем рисунок 5.6. 159 Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности Постановления Приказы Решения Распоряжения Указания Рисунок 5.6. —Распорядительные документы Приказы Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания. В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах). По основной деятельности приказы издаются: при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений; при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций; при введении новых стандартов; 160 при изменении графика работы предприятия и т. д. Приказы по личному составу готовятся отделом кадров: при назначении работников на должность; при освобождении от должности; при перемещении по службе, при поощрениях или взысканиях; при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д. Для большинства приказов по личному составу утверждены унифицированные формы Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На рис. 5.7 представлена унифицированная форма №Т-1 о приеме работника на работу. 161 Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301001 по ОКПО наименование организации Номер документа ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу Дата составления Дата с Принять на работу по Табельный номер фамилия, имя, отчество в структурное подразделение должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации условия приема на работу, характер работы с тарифной ставкой (окладом) руб. коп. цифрами надбавкой руб. коп. цифрами с испытанием на срок Основание: Трудовой договор от Руководитель организации месяца(ев) 20 должность С приказом (распоряжением) работник ознакомлен г. № личная подпись расшифровка подписи 20 г. личная подпись Рис. 5.7 — Унифицированная форма №Т-1 о приеме на работу Подобный строго регламентированный формат унифицированных форм обеспечивают единообразие приказов по личному 162 составу во всех организациях, что ускоряет процесс их оформления и издания. Основные этапы подготовки приказа представлены на рис. 5.8. Этап 1 Этап 2 Этап 3 Этап 4 •Изучение существа вопроса •Подготовка проекта приказа •Согласование приказа •Подписание приказа Рис. 5.8 — Этапы подготовки приказа Приказы по основному виду деятельности оформляются на общем бланке или, чаще, на бланке приказа (бланк конкретного вида документа), а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: наименование вида документа прописными буквами ПРИКАЗ; дата документа (датой приказа является дата его подписания); регистрационный номер приказа; место составления (издания) приказа; заголовок к тексту; текст документа; подпись руководителя; визы. Заголовок к тексту приказа отвечает на вопрос «О чем?» и формулируется с помощью отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет, например: 163 Об увольнении Об утверждении новой Инструкции по технике безопасности О результатах выполнения плана за 3 квартал О внедрении электронного документооборота Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. По сути, в этой части содержится объяснение, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка ситуации. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д. Если основанием для издания приказа послужил нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата и номер, например: Во исполнение Распоряжения Правительства РФ от 11.09.2012 № 1667-р Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами и сопровождается двоеточием. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Пункты распоряжений начинаются с глагола в неопределенной форме, например: 164 1. Создать рабочую группу по изучению общественного мнения… В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например: 2. Начальнику юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить методическую документацию. Указание срока исполнения выполняется отдельным предложением, например: Срок представления 15.02.2021. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжений. Например: 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Первушина К.М. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (Приложение 1), (Приложение 2) т.п. На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются) 165 и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 1 к п. 2 приказа от 21.08.2021 № 89 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (Положение, Правила, Инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, или руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по основной деятельности хранятся в канцелярии. Пример оформления приказа представлен на рис. 5.9. 166 Рис. 5.9 — Пример приказа по основной деятельности 167 1. Назовите все реквизиты в приведенном примере. 2. Какая информация представлена в констатирующей части приказа? Распоряжения и Указания Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами и с двоеточием. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита Адресат. Пример оформления распоряжения представлен на рис. 5.10. 168 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ РАСПОРЯЖЕНИЕ 19 марта 2013 г. № 31-рп Об утверждении временного порядка ведения государственного реестра опасных производственных объектов В соответствии со статьей 10 Федерального закона от 4 марта 2013 г. N 22-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов», отдельные законодательные акты Российской Федерации и о признании утратившим силу подпункта 114 пункта 1 статьи 333.33 части II Налогового кодекса РФ», с целью перерегистрации опасных производственных объектов с присвоением соответствующего класса опасности ОБЯЗЫВАЮ: утвердить прилагаемый Временный порядок ведения государственного реестра опасных производственных объектов. Руководитель Н.Г.Кутьин Рис. 5.10 — Пример оформления распоряжения Постановления и Решения Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 169 Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПОСТАНОВЛЯЕТ или ПОСТАНОВИЛИ (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от левого поля прописными буквами. Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации-автора документа; наименование вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ; дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; подпись. Пример постановления представлен на рис. 5.11. ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 27 августа 2014 г. № 680 О ПЕРЕНОСЕ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ В 2015 ГОДУ В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: Перенести в 2015 году следующие выходные дни: с субботы 3 января на пятницу 9 января; с воскресенья 4 января на понедельник 4 мая. Председатель Правительства Российской Федерации Д.МЕДВЕДЕВ 170 Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия. Текст решения, как и текст постановления, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами, с новой строки от левого поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст может начинаться следующим образом: Совет директоров РЕШИЛ: В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (РЕШИЛИ). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается по пунктам. Решения могут содержать приложения, которые оформляются аналогично приложениям к приказам. Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. Решение оформляется на бланке решения (бланке конкретного вида документа). 1. Какие документы относятся к подсистеме ОПД? 171 2. 3. 4. Перечислите обязательные реквизиты для ОПД. Каков срок действия ОПД? Какими нормативными документами регламентируется создание учредительных документов? 5. В чем разница между уставом и учредительным договором? 6. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам? 7. Какие ОПД разрабатываются на основе унифицированной формы, утвержденной на федеральном уровне? 8. Для чего необходимо внутреннее согласование ОПД? 9. На основании какого документа разрабатывается должностная инструкция? 10. Каково основное назначение распорядительной документации? 11. Перечислите виды распорядительной документации, издаваемые в условиях коллегиальности, а также виды распорядительной документации, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. 12. Перечислите основные этапы подготовки приказа. 13. Из каких частей состоит текст приказа? 14. Перечислите обязательные элементы приказа. 15. Оформите приказ о переносе рабочих дней в Вашей организации в связи с предстоящими праздниками. 16. Оформите приказ о поощрении работника в соответствии с унифицированной формой. 17. В чем разница между решением и постановлением? 18. Перечислите сходные и различные характеристики указаний и распоряжений. 19. Перечислите возможные соединения между двумя частями текста распорядительных документов разного вида. 172 Глава 6. Система информационно-справочной документации Управленческие решения принимаются на основе сведений из информационно-справочных документов (далее — ИСД). Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Подавляющее большинство документов, циркулирующих в организациях и между организациями, принадлежат к информационносправочной системе документации. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. На основе резолюции руководителя ИСД могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов (рис.6.1). Приказы, Постановления.. Акты, Протоколы, Заключения Организационнораспорядительная документация Справочноинформационная документация Заявления, Записки, Письма Рис. 6.1 — Структура ОРД в организации К ИСД относится основная часть документов, которые Вам предстоит оформлять в процессе работы в любой организации, а именно: Акты; Заявления; 173 Заключения; Записки докладные, объяснительные, служебные; Письма; Протоколы; Справки и т.п. 6.1. Акты Акт — это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факты, связанные с деятельностью организации. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом. Как называется документ, в соответствии с которым назначается комиссия для составления акта? Почему акт составляется несколькими должностными лицами? Констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. На основании актов часто принимаются решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: 174 приема-передачи дел при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами; результатов обследования или ревизии при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения; списания пришедшего в негодность инвентаря или оборудования; об испытаниях новых изделий; передачи структурного подразделения из одной организации в другую; о выделении к уничтожению документов и т. д. Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте этого состояния. Если Вам поручили составить акт, рекомендуется делать черновые записи во время работы комиссии. Акт оформляется на общем бланке или на бланке акта (бланке конкретного вида документа) и содержит следующие обязательные реквизиты: гриф утверждения документа; наименование вида документа АКТ; дата документа; регистрационный номер акта; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении (если есть приложение); подписи председателя и членов комиссии. Заголовок к тексту акта отвечает на вопросы «Чего?» или «О чем?», например: АКТ проверки финансовой деятельности лаборатории метрологии 175 или АКТ о совершении дисциплинарного проступка Текст акта состоит из двух частей — вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для составления акта: указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия; перечисляются составители акта: присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В основной части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы. Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом в акте указывается, кому передан каждый экземпляр акта, например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр — бухгалтерия, 2-й экземпляр — коммерческий отдел, 3-й экземпляр — заказчик. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. 176 Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Акт вступает в силу со дня его подписания или утверждения руководителем организации. Пример оформления акта представлен на рис. 6.2. 177 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «КОР» Личная подпись И.Н.Петухова Дата АКТ приемки жилого дома и прилегающей территории на готовность к весенне-летней эксплуатации 2014 года №11 21.02.2014 Основание: приказ генерального директора ООО «КОР» от 12.02.2014 №21 «О создании комиссии по приемке жилых фондов». Составлен комиссией: Председатель — главный инженер А.Н.Киселева Члены комиссии — ведущий инженер В.В.Лоскутов начальник участка №1 С.К. Хромов В период с 19 по 21 февраля 2014г. комиссия провела проверку готовности жилищного фонда по адресу ул. Ломоносова, д.15 и придомовой территории к эксплуатации в весенне-летний период. Ремонт фасадов и подъездов проведен в надлежащем объеме. Выявлены неполадки в системе электрооборудования цокольного этажа. Рекомендовано устранить неполадки в 3-х дневный срок. Составлен в 2 экз. 1-й экз. — генеральный директор; 2-й экз. — дело № 02—12 за 2014г. Председатель комиссии Члены комиссии А.Н.Киселева В.В.Лоскутов С.К. Хромов Рис. 6.2 — Пример оформления акта Составьте акт списания морально устаревшей техники на общем бланке организации. 178 6.2. Заявления Заявление — документ, адресованный должностному лицу организации, в котором заявитель излагает свою просьбу. В соответствии со своими просьбами, Вы можете написать заявление: о приеме на работу или на учебу; об освобождении от занимаемой должности; о предоставлении очередного отпуска; о предоставлении услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т.д. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, например: Прошу принять…, Прошу перевести..., Прошу проверить состояние…. Затем в тексте заявления вопрос описывается более детально. Рекомендуется приводить обоснование для решения вопроса в положительном для Вас направлении. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения, которые собственно и являются обоснованием Вашей просьбы. Например, при поступлении на работу, к заявлению прилагаются следующие документы: копии или подлинники документов об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка. Заявление является личным документом, оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. Подписанное заявление направляется для принятия решения должностному лицу. Решение должностного лица оформляется в виде резолюции на заявлении. Заявление с резолю179 цией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.). На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат; данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением); наименование вида документа ЗАЯВЛЕНИЕ; дата документа; текст документа; отметка о приложении, если имеются прилагающиеся документы; подпись. Пример оформления заявления приведен на рис. 6.3. Напишите: 1. Заявление об установке счетчиков воды в компанию «Водосчетчики Северной Венеции»; 2. Заявление на академический отпуск по уважительной причине (причину указать обязательно). 180 Генеральному директору ООО «Компания» Бокову И.П. от переводчика отдела технических переводов Марусиной Марии Андреевны ЗАЯВЛЕНИЕ 14.02.2021 Прошу изменить в учетных документах фамилию Марусина на фамилию Дьякова в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 10.02.2021 № 345611099 прилагаю. Приложение: на 1л. в 2 экз. Переводчик отдела технических переводов М.А. Марусина (921) 945 65 44 Рис. 6.3 — Пример оформления заявления 6.3. Записки: докладные, объяснительные, служебные Докладная записка Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки обеспечивают связь объектов управления по вертикали — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. Докладные записки — это действенный аргумент подчиненных в защиту своего предложения. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — привлечь внимание к проблеме и побудить 181 руководителя принять решение. Второй тип записок составляется по устному или письменному требованию руководства. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Более распространена информационная разновидность, в которой автор информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно, с заданной периодичностью. Отчетные докладные записки оформляются по указанию руководства. В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние: действуют внутри организации; внешние: направляются в вышестоящие или другие организации. Внутренние записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель или руководитель подразделения, из которого исходит докладная записка. Допускается оформление рукописным способом, но лучше напечатать: и текст сохраниться в виде файла, и особенности Вашего почерка не затруднят восприятие Ваших замечательных инициатив. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке организации. Текст докладной записки делится на две части: Первая часть — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая часть — анализ сложившейся ситуации, выводы, мнения и предложения о конкретных действиях составителя ̶ организации или должностного лица. Докладные записки пишутся кратко, но обоснованно. Избегайте обращения и общих вступительных фраз: «Уважаемый Семен 182 Семенович!», «Довожу до Вашего сведения…», «Обращаюсь к Вам по жизненно важной причине!» и т.п. Вместо неуместной в данном контексте эмоциональной составляющей гораздо лучше в качестве обоснования привести ссылку на конкретный документ или устное распоряжение руководства: «Во исполнение приказа №4 от 12.08.2014…», «В соответствии с программой...» «По Вашему поручению мною проведена...» и т.п. Обобщенная классификация докладных записок представлена на рисунке 6.4. Инициативные По инициатору Докладные записки По содержанию и назначению По требованию Информационные Отчетные Внутренние По адресату Внешние Рис. 6.4 — Классификация докладных записок На внутренней докладной записке оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения-автора документа; адресат; наименование вида документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту; текст документа; 183 отметка о приложении, если имеются прилагающиеся документы; подпись составителя; в качестве отметки об исполнителе может указываться телефон составителя. Пример оформления внутренней докладной записки представлен на рис. 6.5. Отдел контроля качества Директору НПО «Электронмаш» Тихонову В.П. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 08 февраля 2021г. № _________ О командировании эксперта В связи с необходимостью проведения экспертизы качества поступающих дизелей прошу командировать эксперта Манохина А.К. в г. Нижний Новгород на завод «Дизелист». Начальник отдела Личная подпись А.В. Лопахин 318-87-15 Рис. 6.5 — Пример оформления внутренней докладной записки Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Допускается оформление как на угловом, так и на продольном бланках. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата его подписания. Составьте список реквизитов для оформления внешней докладной записки. 184 Объяснительная записка Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Итак, исходя из определения, бывают объяснительные записки двух видов: записки, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке организации; записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников. Оформляются на чистом листе, возможно рукописным способом. Адресуются конкретному должностному лицу. Объяснительные записки оформляются по тем же правилам, что и докладные. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть — факты, послужившие поводом к ее написанию; вторая часть — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка, также как и докладная, пишется кратко, но четко. Обе части документа могут быть заключены в одном предложении. Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. Пример оформления объяснительной записки на рис. 6.6. 185 Отдел контроля качества Директору НПО «Электронмаш» Тихонову В.П. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 22 февраля 2021 г.№ _________ О срыве проведения экспертизы Проведение экспертизы качества поступающих дизелей в запланированные сроки с 22 по 24 февраля 2021г. невозможно по причине смены руководства на заводе «Дизелист». Новая дата проведения экспертизы назначена на 26 февраля 2021 г. Начальник отдела Личная подпись А.В. Лопахин 318-87-15 Рис. 6.6 — Пример оформления объяснительной записки Служебная записка В ОКУД отсутствует такой вид документа как Служебная записка. Рекомендуется указывать документ — Докладная записка. Однако служебные записки широко используются в управленческой практике для внутренней деловой переписки между подразделениями. Служебная записка — документ, содержащий просьбу или предложение по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются сотрудником или руководителем подразделения на имя руководителя или сотрудником другого подразделения. Принято называть служебными те записки, которые направляются 186 от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Состав реквизитов аналогичен реквизитам докладной записке. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Текст служебной записки состоит из 2-х частей: обоснование: изложение причин составления; предложение, просьба, заявка и т.п. Пример оформления служебной записки на рис. 6.7. Цех № 13 Начальнику службы охраны Полканову С.Р. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 23 февраля 2021г. № _________ О допуске экспертов В четверг, 25 февраля 2021 г., будет проводиться экспертиза качества продукции с привлечением сторонних экспертов. В связи с этим прошу разрешить доступ на территорию завода следующим представителям: 1. Алексей Кириллович Манохин — НПО «Электронмаш», г. Санкт-Петербург; 2. Юлия Александровна Лапина — компания «НовДиз», г. Нижний Новгород. Начальник цеха Личная подпись 554-23-12 Л.С. Первухин Рис. 6.7 — Пример оформления служебной записки С точки зрения хронологии события развиваются следующий образом: в организации случается происшествие, по поводу которого пишется докладная записка руководству, далее виновник про187 исшествия пишет объяснительную записку, а для разрешения ситуации должностное лицо пишет служебную записку (рис. 6.8). Этап 1 Этап 2 Этап 3 Этап 4 •Происшествие •Докладная записка •Объяснительная записка •Служебная записка Рис. 6.8 — Хронология оформления записок В реальной производственной ситуации бывает необходимость оформить только одну из записок, например, по результатам объяснительной записки директор издает приказ о депремировании сотрудника. 6.4. Протоколы Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. Если после деловой встречи или заседания участники разойдутся по своим рабочим местам, довольные совместными устными решениями, на следующий день может выясниться, что каждый участник запомнил свое решение, исходя из собственных деловых интересов. Любое совместное принятие решений предполагает возможность разных индивидуальных интерпретаций этих решений. Протокол — документ, который поможет однозначно зафиксировать принятые решения и послужит доказательством в спорных ситуациях. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (колле188 гии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. Протоколы ведутся везде, где заседают коллегиальные органы: Протоколы заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций; Протоколы административных органов: протокол судебного заседания, санитарного инспектора, дорожно-транспортного происшествия и др.; Протоколы договорного типа: протоколы переговоров, согласования разногласий, согласования цены и др. Протокол можно оформлять в полной и краткой форме. В краткой форме протокола ход обсуждения вопросов опускается и фиксируется только принятые решения. Протокол может оформляться как на общих бланках организации или бланках протокола, так и на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа ПРОТОКОЛ; дата документа; регистрационный номер протокола; место составления (издания) протокола; заголовок к тексту; текст документа; подписи председателя и секретаря. Заголовок к тексту протокола обычно содержит название собрания, например: 189 Заседания ученого совета Совещания руководителей подразделений завода Заседания профсоюзного комитета Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части перечисляются инициалы и фамилии присутствовавших на собрании, в том числе указывается, кто был председателем и секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного совещания. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают от левого края листа, отделяя двумя интервалами от заголовка к тексту и друг от друга. При участии большого количества человек допускается следующая запись: Присутствовали 15 человек. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», «Об», печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:) 190 Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст частей СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже. В каждой части СЛУШАЛИ приводятся: инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части); ставится тире и с прописной буквы — краткая запись содержания доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: Текст доклада прилагается. В каждой части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В каждой части ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются принятые решения по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение по одному вопросу может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. После решения можно указать количество голосов, поданных за, против, воздержавшихся, а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например: 1718.11.2014 или 17.11.2014-18.11.2014. 191 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Копии протоколов заверяются оттиском печати Службы делопроизводства. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Пример оформления полного протокола представлен на рис. 6.9. 192 ______________________________________________________________________ ПРОТОКОЛ заседания Общественного совета Московского района Санкт-Петербурга №2 06.02.2021 Санкт-Петербург Председатель — Турчак А.А., председатель Общественного совета Московского района Санкт-Петербурга, президент холдинговой компании «Ленинец» Секретарь — Подлесная В.С., председатель правления общественной организации Центр гражданского сотрудничества «Пулковский меридиан» Присутствовали: 17 членов Общественного совета (список прилагается) Приглашены: 18 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О состоянии пожарной безопасности на территории Московского района и о мерах по улучшению профилактической работы в этом направлении. 2. О кандидатурах и утверждении лауреатов Молодежной премии Московского района Санкт-Петербурга 1. СЛУШАЛИ: Чернодедова А.С. — начальник отдела надзорной деятельности Московского района - текст доклада прилагается (Приложение№1). ВЫСТУПИЛИ: Турчак А.А., председатель Общественного совета — В Московском районе Санкт-Петербурга имеются добровольные пожарные дружины, но по ряду объективных причин их деятельность не осуществляется. Использование вертолетов в пожаротушении в городских условиях малоэффективно. Рублевский В.В. — член Общественного совета, глава администрации Московского района СПб — Об оборудовании учреждений образования и здравоохранения системами контроля пожарной безопасности. О работе комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Московского района СПб 193 РЕШИЛИ: 1.1. Организовать и провести при необходимости отработку действий персонала в случае возникновения пожара, с проведением внепланового инструктажа работников мерам пожарной безопасности; Срок: по отдельному плану (Приложение №2, ч.1). Отв.: начальник отдела надзорной деятельности Московского района СПБ. 1.2. Обеспечить своевременную очистку территорий от мусора и сухой травы, вывоз мусора и не допускать образования несанкционированных свалок; Срок: по отдельному плану (Приложение №2, ч.2). Отв.: руководители предприятий и организаций Московского района. 1.3. Обеспечить контроль за недопущением сжигания мусора, бытовых отходов и сухой травы на территории организаций и прилегающей территории; Срок: по мере необходимости. Отв.: руководители предприятий и организаций Московского района. 1.4. Организовывать внутридворовые автостоянки вне проезжей части для обеспечения беспрепятственного проезда для пожарной техники. Срок: по отдельному плану (Приложение №2, ч.3). Отв.: директор ГКУ Жилищное агентство Московского района 2. СЛУШАЛИ: Севастьянову И.А. - начальник отдела культуры, молодежной политики и взаимодействия с общественными организациями администрации — текст доклада прилагается (Приложение №3). ВЫСТУПИЛИ: Ермошкина Л.Н. — председатель межрегиональной общественной организации Союз женщин Санкт-Петербурга и Ленинградской области О необходимости участия членов Общественного совета в проведении предварительной экспертизы по отбору лауреатов Молодежной премии Московского района Санкт-Петербурга. 194 РЕШИЛИ: 2.1. Из представленных кандидатов утвердить лауреатов Молодежной премии Московского района Санкт-Петербурга в 2021 году согласно Приложению 4. 2.2. Утвердить новую номинацию Молодежной премии Московского района Санкт-Петербурга Наставник молодежи. Приложение: 1. Текст доклада Чернодедова А.С. 2. План мероприятий по обеспечению пожарной безопасности Московского района СПб в 2021 г. 3. Текст доклада Севастьяновой И.А. 4. Список лауреатов Молодежной премии Московского района Санкт-Петербурга в 2021 году Председатель Секретарь Личная подпись Личная подпись А.А. Турчак В.С. Подлесная __________________________________________________________ Рис. 6.9 — Пример оформления полного протокола Обратите внимание на указание сроков и ответственных лиц по каждому пункту решения вопросов. 1. Оформите выписку из приведенного протокола по первому вопросу повестки дня. 2. Проведите переговоры с коллегой по конкретному деловому вопросу или с соседями по общежитию по бытовым хозяйственным проблемам. Оформите принятые совместные решения в виде протокола. 6.5. Письма Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами. Письмо — самый распространенный вид делового документа. Его основная цель — побудить адресата к конкретному дей195 ствию: посетить, оплатить, продолжить сотрудничество и т.п. В зависимости от назначения письма имеют много разновидностей: гарантийное письмо; информационное письмо; письмо-благодарность; письмо-запрос; письмо-извещение; письмо-напоминание; письмо-ответ; письмо-подтверждение; письмо-поздравление; письмо-предложение; письмо-приглашение; письмо-просьба; письмо-рекламация; письмо-сообщение; письмо-требование; сопроводительное письмо; etc. На каком бланке оформляется письмо? Перечислите, какие реквизиты должны быть на бланке в оформленном виде, а для каких на бланке оформляются только ограничительные отметки. К тем реквизитам, которые уже имеются на бланке, в процессе оформления письма для его отправки адресату кроме заполнения ограничительных отметок добавляется обязательный реквизит Подпись, а также возможные в рамках письма реквизиты Отметка о приложении, Отметка об исполнителе и Визы согласования. 196 Составьте полный список возможных реквизитов письма. Письмо определенной разновидности составляется в конкретной деловой ситуации. Есть общие правила составления писем, независимо от их назначения. Часть этих правил Вы уже знаете из Главы 3., где обсуждались общие требования к тексту документа. Есть рекомендации, специфические для письма: Письмо целесообразно составлять только по одному вопросу, например, просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка письма, в котором затрагивается несколько вопросов одновременно — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц). Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке организации, а копию — на стандартном листе бумаги. Копия не подписывается руководителем, а заверяется секретарем. Оригинал отправляется адресату, а копия остается в архиве организации-автора письма. Служебное письмо может быть адресовано организации, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном: 197 АО Глория Отдел сбыта или АО Глория Начальнику отдела сбыта Бендеру О.И. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он отвечает на вопрос «О чем?», например: Об изменении в регламенте соревнований О задержках поставок принтеров О встрече на выставке CeBIT’2015 Текст письма В общем виде текст письма может состоять из следующих частей: 1. Обращение; 2. Вводная часть; 3. Основная часть; 4. Заключительная формула вежливости. 1. Обращение Текст письма начинается с обращения к адресату. Назначение обращения — установить контакт с адресатом, привлечь вни198 мание. Сегодня в русском языке единая форма обращения отсутствует. В обращении можно учитывать служебное положение адресата, сферу деятельности, его личные заслуги. Строго официальное обращение к руководителям органов власти и к лицам, занимающим высокое должностное положение, особенно, если Вы не знаете точно фамилию своего адресата: Уважаемый господин директор, Уважаемый председатель комиссии, Официальный вариант обращения по фамилии: Уважаемый господин Пиотровский! Уважаемая госпожа Архипова! Менее официальный вариант: Уважаемый Игорь Владимирович, Уважаемая Екатерина, Если Вы обращаетесь к группе лиц, уместно обратиться: Уважаемые коллеги, Уважаемые члены Совета, Многоуважаемые ветераны! Исторически в российском эпистолярном жанре принято в конце обращения ставить восклицательный знак. В большинстве европейских и американских стран в конце обращения ставится запятая. В современном российском делопроизводстве равно допустимы оба знака препинания после обращения. Но все-таки, запятая после обращения придает письму будничный, ежедневный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. 2. Вводная часть Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, может излагаться краткая история вопроса. Например: 199 Ваше предприятие в декабре 2014г. проводило плановые работы на 15-м участке кабельной сети. В связи с тем, что 26 ноября 2014г. при приеме партии насосов «Малыш» по накладной № 2388/46 в присутствии представителя Вашего предприятия была установлена недостача в количестве 7(семи) штук насосов на сумму 56 700 (пятьдесят шесть тысяч семьсот) руб.. (акт от 26.08.2014 № 24), наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками. В соответствии с постановлением Правительства СанктПетербурга от 23.04.2014 №283 «О предоставлении в 2014 году субсидий, предусмотренных Комитету по науке и высшей школе Законом Санкт-Петербурга «О бюджете Санкт-Петербурга на 2014 год», Комитет по науке и высшей школе проводит конкурсный отбор на предоставление в 2014 году субсидий молодым ученым. Благодарность в начале делового письма все чаще встречается в последние годы в деловой переписке. Вводная часть может начинаться фразами делового этикета для создания положительного фона восприятия адресатом основного текста письма. Например: Благодарим за предоставленную в срок документацию по проекту водосбросов. Поздравляем с победой в конкурсе! 3. Основная часть В основной части формулируется основная цель письма. Например, На основании изложенного просим в течение 10 (десяти) банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет. В письмах используют следующие формы изложения текста: 200 от первого лица множественного числа: просим выделить, направляем на рассмотрение); от первого лица единственного числа считаю необходимым, прошу направить; от третьего лица единственного числа администрация Невского района не возражает, СПбПУ считает возможным. Суть основной части обычно выражается глаголом, по которому и определяют разновидность письма. Например: напоминаем/напоминаю/напоминает — в письмахнапоминаниях — напоминанием о приближении крайнего срока оплаты, напоминаем о встрече в нашем офисе и т.д. просим/прошу/просит — в письмах-просьбах или письмахзапросах — прошу выслать выписку из протокола, просим предоставить помещение и т.д. сообщаем/сообщаю/сообщает — в информационных письмах — СПбГАСУ сообщает о результатах, сообщает о ситуации и т.д. направляем/направляю/направляет, высылаем, представляем — в сопроводительных письмах — представляет на Ваше рассмотрение, направляю образцы, высылаем партию гребешков и т.д. Какие ключевые глаголы используются в письмах: - поздравлениях, - предложениях, - приглашениях? Сформулируйте по 2 примера для каждой разновидности этих трех писем. 201 В конце основной части может содержаться предупреждение, угроза применения санкций при невыполнении условий, перечисленных в письме. Например: В случае невыполнения Вами договорных обязательств, дело будет передано в Арбитражный суд. В противном случае мы будем вынуждены прекратить поставки с 1 января 2021г. Если вопрос, который решается с помощью делового письма очевиден и для автора и для адресата, вводная и основные части могут быть сформулированы в одном предложении, например: В соответствии с договором о поставках №15 от 30.03.2021 ждем от Вас гарантийное письмо для отгрузки партии колокольчиков. 4. Заключительная формула вежливости Обычно деловое письмо завершается устойчивым словосочетанием, демонстрирующим вежливое отношение к адресату, например: Надеемся на скорую встречу, С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество, Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением, С уважением, С наилучшими пожеланиями, Искренне Ваш, и т.п. В данной главе мы рассмотрим несколько разновидностей письма, которые могут вызвать затруднения у начинающего составителя. 202 Гарантийное письмо Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Гарантироваться адресату могут: оплата работ, продукции, услуг, аренды; качество и сроки выполнения работ и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийное письмо — самая значимая в правовом отношении разновидность писем. Гарантийное письмо признается официальным аргументом в судебном разбирательстве, поэтому оно всегда подписывается двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Как Вы знаете из Главы 4, это исключительный вид писем (наряду с информационным письмом), в котором фиксируется наименование вида документа. Пример оформления гарантийного письма представлен на рис. 6.10. 203 Акционерное общество Директору ОАО «ЦКБ МТ «Рубин» Хрусталеву А.П. «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7815091203/781501001 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 21.02.2021 № __112___ На № ________ от ________ О предоставлении тренажеров Уважаемый Алексей Петрович! Просим предоставить 2(два) многофункциональных тренажера для подготовки экипажей АМ-365 по цене, согласованной на встрече с Вашим представителем 19.02.2021. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: "Мой Банк" (ООО) кор/счет 30101810100000000088 Банк «Согласие» БИК 044525088. С уважением, Генеральный директор Личная подпись А.Д. Корманова Главный бухгалтер Личная подпись Н.С. Ахезин Рис. 6.10 — Пример оформления гарантийного письма 204 Информационное письмо Информационное письмо — письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативно-правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. Объем информационного письма может достигать нескольких страниц. Информационные письма могут содержать приложения. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Пример оформления информационного письма на рис. 6.11: ПРЕЗИДИУМ ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО 9 июля 2021 г. N 158 О рассмотрении дел с участием иностранных лиц Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ рассмотрел Обзор судебной практики по некоторым вопросам, связанным с рассмотрением арбитражными судами дел с участием иностранных лиц и в соответствии со статьей 16 Федерального конституционного закона «Об арбитражных судах в Российской Федерации» и информирует арбитражные суды о выработанных рекомендациях. Приложение: Рекомендации по рассмотренным арбитражными судами делам с участием иностранных лиц на 16 стр. Председатель Высшего Арбитражного Суда РФ А.А. Иванов Рис. 6.11 — Пример оформления информационного письма 205 Письмо-предложение (оферта) и письмо-согласие (акцепт) Письмо-предложение (оферта — лат. offero — предлагать) — письмо, направляемое потенциальному покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В соответствии с частью 1, статьи 435 ГК РФ оферта должна: быть достаточно определенной, то есть должно быть все понятно и недвусмысленно; выражать намерение лица заключить договор с адресатом; содержать все существенные условия договора или порядок их определения. Основные виды оферты: свободные и твердые. Свободная оферта направляется многим потенциальным покупателям и не содержит обязательств автора по продаже и оказанию услуг. Обычно используется для изучения рынка. Твердая оферта направляется конкретному покупателю и содержит следующие факты: информация об организации-авторе, если это первое обращение к конкретному адресату; детальная информация о товаре/услуге: характеристики, виды, предлагаемый объем партии, минимальный размер поставки, условия поставки, возможные расценки; срок действия оферты: неполучение ответа на оферту в указанный срок равносильно отказу от предложения; предложения по переговорам. Оферту посылает оферент. Оферент — юридическое или физическое лицо, сделавший письменное или устное предложение акцептанту, заявляющее о желании заключить ним договор. Акцептант, соответственно, — 206 это юридическое или физическое лицо, которое принимает на себя обязательства в соответствии с предложениями, изложенными в оферте. Если адресата заинтересовало предложение, указанное в твердой оферте, он в установленные в оферте сроки пишет письмоответ, т.е. становится акцептантом. Ответ может быть положительный и отрицательный. Положительный ответ называется акцептом. Акце́пт (лат. acceptus — принятый) — ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. В соответствии с российским законодательством акцепт должен быть полным и безоговорочным. Принятие предложения на иных условиях признается новой офертой. В соответствии со статьей 438 ГК РФ: Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон. Если оферент послал оферту, а акцептант вообще никак не реагирует, молчит, то не ясно, он согласен заключить договор, или не согласен. В отличие от бытующего мнения о том, что молчание — знак согласия, в гражданском праве действует прямо противоположное правило: молчание — это отказ от заключения договора. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте. Примеры оферты и акцепта представлены на рис. 6.12 и рис. 6.13 соответственно. 207 Общество с ограниченной ответственностью «РАСПИЛ» Директору АО «Звездочки» Кормановой А.Д. ул. Вокзальная, д.9, г. Тосно, 187000 тел. (81361) 2-14-34, факс: (81361) 2-99-21 http//raspil.tosnoprod.com ОКПО 43495443 ОГРН 1034700001160 ИНН/КПП 4716010134/471601001 24.10.2014 № 84/М На № ________ от ________ О закупке офисной мебели из натуральных материалов Уважаемая Аделаида Денисовна! Мы рады продолжить наше сотрудничество. В связи с открытием филиала Вашей организации в г. Тосно ООО «Распил» предлагает Вам купить следующий товар, выполненный из натуральной сосны: Наименование товара Количество Цена за 1 шт. Стол «Директорский» 1 25 000руб. Стол «Рабочий» 3 15 000руб. Кресло «Президент» 1 18 000руб. Стул «Элегант» 6 8 000руб. Итоговая стоимость поставки: 136 000 (сто тридцать шесть тысяч) руб. Вся мебель нашего производства имеет международные сертификаты качества GB/Т3324 и GB18584. Условия поставки: DDP Тосно Условия оплаты: 50% предоплата, 50% в течение 3-х дней после получения товара. Поставка осуществляется в течение 10 рабочих дней после получения заказа. Действие оферты: оферта твердая, срок действия - один месяц. С уважением, Приложение: Характеристики мебели на 4 стр. в 2 экз. Директор личная подпись Ю.В. Орлов Рис. 6.12 — Пример оформления твердой оферты 208 Акционерное общество Директору ООО «Распил» Орлову Ю.В. «ЗВЕЗДОЧКИ» ул.Бассейная, д.79, г.Санкт-Петербург, 196211 тел. (812) 389-94-34, факс: (812) 389-99-21 http://www.zvezd.ru ОКПО 25298392 ОГРН 1097816324121 ИНН/КПП 7815091203/781501001 03.02.2021 № __112___ На № 84/М от 28.01.2021 О заключении договора Уважаемый Юрий Васильевич! Выражаем свое согласие о заключении договора о поставках офисной мебели на сумму 136 000 (сто тридцать шесть тысяч) руб. на условиях, предложенных Вами в письме от 28 января 2021г. № 84/М. С уважением, Генеральный директор Личная подпись А.Д. Корманова Логинов Андрей Михайлович (812) 924 45 67 Рис. 6.13 — Пример оформления акцепта При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. 209 Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию); Направляем Вам… (в подведомственную организацию); Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). В сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение: В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…; В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Пример сопроводительного письма представлен на рис. 6.14. 210 Общество с ограниченной ответственностью «РАСПИЛ» Директору АО «Звездочки» Кармановой А.Д. ул.Вокзальная, д.9, г.Тосно, 187000 тел. (81361) 2-14-34, факс: (81361) 2-99-21 http//raspil.tosnoprod.com ОКПО 43495443 ОГРН 1034700001160 ИНН/КПП 4716010134/471601001 24.02.2021 № 99/М На № ________ от ________ О предоставлении документации на мебель Уважаемая Аделаида Денисовна! В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам методические рекомендации по обслуживанию офисной мебели из сосны, а также копии сертификатов качества по каждому приобретенному Вами наименованию. Приложение: 1. Методические рекомендации по обслуживанию офисной мебели из сосны на 3 стр. в 1 экз. 2. Копии сертификатов качества на 4 стр. в 1 экз. С уважением, Директор Личная подпись Ю.В.Орлов Рис. 6.14 — Пример оформления сопроводительного письма Остальные разновидности писем, перечисленные в начале пункта 6.5., соответствуют своим названиям, и их составление не составит для Вас особого труда при соблюдении общих правил составления писем. 1.Каково общее назначение информационносправочных документов? 2.Дайте определения акта, протокола, заявления, докладной, служебной и объяснительной записок. Опишите ситуации для составления документа каждого типа. 211 3. Какие реквизиты оформляются на заявлении? 4. Какие типы докладных записок Вы знаете? 5. Какие виды информационно-справочных документов допустимо оформлять в рукописном формате? 6. Опишите сходства и различия между полным и кратким видом протокола. 7. На основании изученных деловых писем предложите принцип их классификации. 8. В чем различие между объяснительной запиской и письмомизвинением? 9. Какие формы изложения текста в письме совпадают с формой изложения в акте? 10. Оформите необходимые виды записок в хронологическом порядке, если Ваш подчиненный, менеджер по работе с персоналом, залил персональный компьютер горячим кофе, что повлекло за собой срыв сроков выполнения проекта, а этот компьютер не подлежит починке. 11. Сравните реквизиты делового письма и акта: какие элементы характерны только для письма? 12. Напишите письмо-предложение об организации 3-х дневных семинаров для руководителей кадровых служб высших учебных заведений. 13. Напишите деловые письма следующих видов: - поздравление с Новым Годом; - приглашение на семинар; - запрос на получение выписки из протокола; - напоминание об истечение сроков аренды помещения. Оформите со всеми возможными реквизитами письма. 14. Напишите ответы на письма, написанные в п.13. 212 РАЗДЕЛ II. ДОКУМЕНТООБОРОТ Глава 7. Потоки документов 7.1. Понятие документооборота Я в пятый раз прихожу получать документ — У меня все время чего-нибудь нет. «Паспорт». Песня группы «Lumen» Успех управленческой деятельности в значительной мере зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка документации. Предположим, Вы придумали, как совершенствовать процесс продаж в Вашей организации. Если Ваша идея будет реализована, Ваша организация получит большую прибыль, а Вы — заслуженное повышение. Вы составили грамотную докладную записку, в которой излагаете свое аргументированное предложение. Вы передали свою записку начальнику отдела продаж и ждете ответа. Спустя две недели, не дождавшись отклика, Вы напоминаете о своем предложении и выясняете, что Ваш документ начальник отдела продаж еще не рассматривал, потому что у него конец квартала, проблемы со складом, и вообще ему не поступало распоряжение от руководства. Проходит еще две недели, ситуация не меняется. Возможные причины: Вы направили документ по ошибочному маршруту. По инструкции, разработанной в Вашей организации, необходимо было подать свою записку директору, который наложит резолюцию для начальника отдела продаж: разобраться в вопросе и доложить к определенному сроку. В Вашей организации вообще не предусмотрен маршрут для таких документов. В этой главе мы разберемся, как разбираться с подобными ситуациями. Движение документов осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организа213 цию до отправки заинтересованным организациям или сдачи в архив. Это движение называется документооборотом. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот не является обязательной составляющей любой компании. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — подчиненные выполнили»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении организацией и структурирование всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было оперативно найти письмо, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Целью документооборота является обеспечение управленческой деятельности ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информацией. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Таким образом, можно сформулировать: 214 Главное правило документооборота — оперативное движение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда. В процессе документооборота документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации. Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутнотехнологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. Порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, в одной организации руководитель требует, чтобы все поступающие извне документы сначала показывались ему, и только он назначает исполнителя, при этом путь движения документа получается многоступенчатым сверху вниз. В другой организации может быть 215 строго проведено разделение функций между структурными подразделениями, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в организации порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от принятой в конкретной организации системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Движение документированной информации на любых носителях по линиям связи объективно сопровождает процессы принятия решения. Принципы и направления движения бумажных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Основными целями исследования документопотоков организации являются ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов, и как следствие, повышение эффективности управленческой деятельности. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. Для этого в организациях: разрабатываются оптимальные маршруты прохождения документов; устанавливаются конкретные сроки пребывания документов у каждого исполнителя; осуществляется контроль за прохождением документов по всем рабочим местам. 216 Документооборот в организации состоит из циркулирующих потоков документов. В любой организации можно выделить три потока документов (рис.7.1): 1. Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; 2. Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации; 3. Поток внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы. ОРГАНИЗАЦИЯ Внутренняя документация Исходящая документация Входящая документация Рис. 7.1 — Потоки документов в организации Каждый поток документов проходит свои операции обработки для оптимизации процесса принятия решения. Найдите ошибки в стандартном процессе обработки отчета об эксперименте и предложите более эффективный процесс в соответствии с основной задачей организации документооборота: 1 этап. Разработка отчета исполнителем. 2 этап. Направление на рассмотрение руководителю структурного подразделения. 3 этап. Резолюция руководителя структурного подразделения о проверке технических показателей отчета техническим специалистом. 4 этап. Проверка технических показателей техническим специалистом. Визирование техническим специалистом. 217 5 этап. Направление на рассмотрение руководителю структурного подразделения. 6 этап. Резолюция руководителя структурного подразделения о проверке соответствия требованиям оформления делопроизводителем. 7 этап. Проверка соответствия требованиям оформления. Визирование делопроизводителем. 8 этап. Направление на рассмотрение руководителю структурного подразделения. 9 этап. Подписание руководителем структурного подразделения. 10 этап. Сдача отчета в архив. 7.2. Порядок обработки входящей документации Все входящие — бесплатно! Реализация Федерального закона от 03.03.2006 32-ФЗ «О внесении изменения в статью 54 ФЗ РФ «О связи» Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Все документы, поступающие в организацию из разных источников — по электронной почте, по классической почте, телеграфом или иным путем, являются входящими. Входящий поток документов составляют: 1. Документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другую информацию; 2. Документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы; 3. Документы сторонних организаций, обменивающихся информацией с Вашей организацией для решения вопросов, требующих совместных действий; 4. Обращения, жалобы и заявления граждан. 218 Для того, чтобы входящий документ был обработан без временных задержек и эффективно с управленческой точки зрения, в организации должны быть четко описаны маршруты обработки входящего документа каждой группы. Общая схема прохождения входящих документов представлена на рис.7.2. Рис. 7.2 — Порядок обработки входящих документов 219 Основные этапы обработки входящих документов сопровождаются проставлением соответствующих реквизитов (вспомните материал Главы 3). Рассмотрим каждый этап: 1. Прием и первичная обработка поступивших в организацию документов Эта операция должна проводиться централизованно: в крупных учреждениях — в специальном подразделении службы ДОУ, в экспедиции, в небольших организациях — секретарем. В настоящее время все бόльшее количество документов поступает по электронной почте, что может вызывать определенные проблемы с точки зрения закрепления юридической силы входящего документа. Поэтому в современных условиях насущной потребностью приема электронных документов является их обработка в рамках системы электронного документооборота, основные аспекты которого мы будем обсуждать в Главе 8. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, а передаются непосредственно адресату. Остальные конверты или другая упаковка вскрываются и проверяются на наличие всех страниц документа и всех приложений. После вскрытия конверты/прочая упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; в документах не проставлена дата, и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; получена доплатная корреспонденция; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует; 220 поступившие документы имеют уже просроченный срок исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлен реквизит Отметка о поступлении документа в организацию. В Главе 4 Вы уже научились правильно оформлять реквизит №29. Напоминаем, что отметка о поступлении в организацию состоит из следующих элементов: наименование структурного подразделения, в которое поступил документ (опционно); дата поступления: если на конверте стоит пометка «Срочно» или «Вручить немедленно» фиксируется также время поступления в организацию; учетный порядковый номер. Этот номер показывает, сколько документов получено организацией в текущем году. Отметка обычно ставится в виде штампа. Типичной ошибкой, допускаемой на данном этапе, является проставление отметки о поступлении в организацию только на тех документах, которые впоследствии подлежат регистрации. Остальные документы: приглашения, информационные письма, реклама остаются неучтенными, хотя они входят во входящий документопоток и на их первичную обработку потрачено время. В результате входящий документопоток оказывается существенно уменьшенным, что вызывает проблемы у сотрудников экспедиции/секретариата при расчете трудозатрат. 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов Перечислите документы, поступившие в организацию, которые на данном этапе уже не обрабатываются. 221 На данном этапе производится распределение входящих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Предварительное рассмотрение должен проводить опытный сотрудник службы ДОУ, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. В спорных ситуациях сотрудник службы ДОУ может пользоваться следующими вспомогательными источниками, разработанными в данной или в вышестоящей организациях: примерным перечнем документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечнем должностных лиц и их обязанностей; технологическими схемами последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. При рассмотрении поступившего документа учитываются следующие аспекты: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; 222 авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место организации-отправителя в структуре управления; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. Задача службы ДОУ на данном этапе — с одной стороны, освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. С другой стороны необходимо оперативно доставить руководителю документы, которые действительно важны для решения на самом верхнем уровне руководства организации: распорядительные документы вышестоящих органов, документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, несущие новую информацию, Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или немедленно, если документ поступил с пометкой «Срочно». Проведите предварительное рассмотрение поступивших документов, распределив их на 2 потока: а) для передачи руководителю организации, б) для передачи в структурные подразделения организации. 1. Копия приказа генерального директора компании, присланная в один из ее филиалов; 2. Счет за поставленную продукцию, полученный от фирмыпоставщика; 223 3. Письмо с предложением совместной деятельности, полученное от торговой организации; 4. Приглашение на очередное заседание Совета предпринимателей города; 5. Новая форма квартальной бухгалтерской отчетности; 6. Учебная программа переподготовки кадров, привезенная представителем Центра подготовки персонала при Академии экономики и права; 7. Письмо-напоминание от компании-партнера о приближении срока оплаты выполненных работ; 8. Письмо-запрос торгового дома о видах изделий, которые будут выпускаться в текущем году; 9. Письмо от компании-потребителя продукции предприятия с приложенным актом экспертизы забракованной продукции. 3. Регистрация Входящие документы, независимо от результатов предварительного рассмотрения, т.е. независимо от того, будут они переданы руководителю или непосредственно в структурное подразделение, подлежат разделению на две группы: регистрируемые и нерегистрируемые. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет понятие регистрации следующим образом: Регистрация документа — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. В качестве регистрационно-учетной формы может выступать любой документ (журнал, карточка), в том числе и в электронном виде, используемый для записи сведений о регистрируемом документе в целях последующего поиска, учета и контроля. 224 Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время путем внесения его в регистрационный журнал с присвоением номера и записью основных данных о документе. Пока документ не зарегистрирован — с юридической точки зрения он не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Можно выделить 3 основные цели регистрации: учет документов; контроль за исполнением документов; справочная работа по документам. Действительно, по записи в регистрационном журнале можно оперативно обнаружить, у какого исполнителя находится срочно понадобившийся Вам документ, когда он поступил в организацию, какие действия по его исполнению и в какие сроки необходимо было выполнить. Основным принципом регистрации является однократность — один документ в пределах одной организации регистрируется один раз. К регистрируемым принадлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (организационные, распорядительные, справочно-информационные, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения; 225 программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; информационные материалы. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно этот список является приложением к Инструкции по делопроизводству организации. Каждый документ, который признан на данном этапе регистрируемым, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого блока документов, который, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационносправочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. В современных условиях регистрация чаще всего производится с помощью электронного журнала, а не рукописного. Однако набор фиксируемых сведений не изменился. В журнале регистрации входящих документов отводится место для следующих основных данных: регистрационный номер документа; дата поступления документа; автор: фамилия физического лица или наименование организации, откуда поступил документ; наименование вида документа; дата отправления из организации-автора и регистрационный номер документа, присвоенный в организации-авторе; заголовок к тексту; резолюция; исполнитель, который будет отвечать за исполнение документа; 226 срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Как Вы, наверное, заметили, при поступлении документа не все перечисленные сведения про него уже известны. Какие данные про входящий документ известны и заносятся в журнал регистрации на данном этапе? Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: отметка о контроле, включая должностное лицо, поставившее документ на контроль; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией. Существует 2 типа регистрации: централизованная, при которой все поступившие документы регистрируются в канцелярии у секретаря, и децентрализованная, при которой входящие документы могут поступать в структурные подразделения и регистрироваться в них. 227 Оба типа регистрации имеют преимущества и недостатки. Самостоятельно сформулируйте преимущества и недостатки централизованного и децентрализованного типов регистраций. Помните, что «наши недостатки являются продолжением наших достоинств». В Таблице 7.1 представлена версия автора. Таблица 7.1 Сравнение способов регистрации ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ Плюсы 1 Удобный поиск документа: По единому журналу быстрее найти, в какое подразделение направлен документ. Надежный контроль: По единому журналу проще проверить, какой работник назначен исполнителем и каковы сроки исполнения. 228 Минусы 2 Задержка времени исполнения: Документ поступает к непосредственному исполнителю после промежуточной обработки у секретаря и руководителя. Ошибки при направлении на исполнение: При ошибочном направлении документа в другое структурное подразделение, сотрудник, который занимается конкретным вопросом, не получает нужный документ. И наоборот, сотрудник, получивший документ, включается в работу, не зная предыстории. Окончание Таблицы 7.1. 1 Информированность руководителя: Руководитель в курсе дел по всем документам, поступающим в организацию. 2 Перегруженность руководителя: Целые рабочие дни тратятся на то, чтобы ознакомиться со всеми входящими документами и наложить на них свою резолюцию. ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ Плюсы Сокращение времени исполнения: Документ сразу поступает к непосредственному исполнителю. Надежное направление к нужному исполнителю: Документ сразу поступает в структурное подразделение, которое занимается соответствующим вопросом. Облегчение труда руководителя: Руководитель не тратит время на прочитывание «килограммов» документов. Минусы Потеря документов: В структурном подразделении труднее организовать надлежащую регистрацию всех поступающих документов, чем в секретариате. Трудности контроля: Журналов регистрации столько, сколько структурных подразделений в организации. Трудно проверить, какой работник назначен исполнителем и каковы сроки исполнения. Плохая информированность руководителя: Руководитель может не знать о поступившей информации, а именно он, обладая более полным видением ситуации по сравнению с подчиненными, может принять более верное решение. Из таблицы 7.1 сложно сделать однозначный вывод, какой тип регистрации более привлекателен для организации. Выбор типа регистрации остается за руководством и зависит от размеров компании, от взаимного расположения структурных подразделе229 ний, от качества линий связи между подразделениями, наконец, от особенностей личности самого руководителя. Из всех перечисленных недостатков самым критичным является ПОТЕРЯ документа, что означает потерю информации. Печальный опыт потерь документов в структурных подразделениях привел большинство организаций к идее внедрения преимущественно централизованной регистрации. Децентрализованная регистрация возможна, если в структурном подразделении работает сотрудник, в чьи должностные обязанности входит ведение регистрационных журналов. В реальных условиях в организациях может быть внедрен смешанный тип регистрации, когда основной поток входящих документов идет через секретариат, а переписка по конкретному вопросу, например, обсуждение и подготовка переговоров, осуществляется конкретными исполнителями напрямую для экономии времени, а руководству докладываются результаты. В «доэлектронные» времена на каждый входящий документ, подлежащий регистрации, либо заводилась регистрационная карточка, в которой соответствующими данными заполнялись ее поля, либо оформлялась запись в журнале регистрации входящих документов. Современный электронный способ регистрации, как правило, позволяет при заведении регистрационной карточки на документ, автоматически формировать запись в электронном журнале. Варианты электронной регистрации документов обсуждаются в Главе 8. После регистрации входящий документ двигается далее по установленному для него маршруту. 4. Передача руководителю Итак, специалист службы ДОУ в соответствии со своим опытом и примерным перечнем документов, требующих обязательного рассмотрения руководством, передает часть входящих документов 230 на рассмотрение руководителю. Иногда только руководитель может увидеть проблему в целом, тогда как исполнитель хорошо разбирается только в конкретном узком участке работы. Передача руководителю должна происходить в день получения документа. Документы, требующие первоочередного рассмотрения, кладутся секретарем поверх остальных или помещаются в отдельную папку. 5-7. Рассмотрение руководителем, внесение резолюции в журнал, передача исполнителю Руководитель организации, изучив документ, определяет исполнителя, дает ему конкретные указания и определяет сроки исполнения. Эти указания фиксируются в виде резолюции на самом документе (см. реквизит № 17, Глава 4, п.4.1.). Оформите резолюцию на заявлении дисциплинированного сотрудника о предоставлении ему внеочередного отпуска за свой счет. Сведения о сути распоряжения, исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем в регистрационный журнал, дополняя информацию в уже существующей регистрационной карточке документа. Для оперативного исполнения документа, секретарь при необходимости делает количество копий, соответствующее количеству исполнителей, указанных в резолюции. Документ передается ответственному исполнителю под роспись в регистрационном журнале и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. При работе с бумажными документами применяется несколько параллельных технологий передачи документов исполнителю. Для передачи обычной корреспонденции в службе ДОУ (секретариате) создаются отдельные ячейки для каждого подразделе231 ния. Документы забирают сотрудники подразделений самостоятельно в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ. Более важные документы, например, конфиденциальные, разносит по структурным подразделениям сотрудник службы ДОУ в определенное время. Если документ срочный, его передают в подразделение немедленно. 8. Контроль за исполнением документа Вы, как руководитель, можете принимать мудрые решения по документам, но если в Вашей организации плохо проработана технология контроля за исполнением документов и принятых решений, Ваши замечательные идеи, с большой вероятностью, увы, не будут реализованы. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Внимательный читатель заметит разницу в терминологии: «контроль за исполнением» и «контроль исполнения». Филологи рекомендуют употреблять словосочетание «контроль за исполнением», этой рекомендации мы и будем придерживаться в рамках настоящего учебника. «Контроль исполнения» зафиксирован в ГОСТ Р 7.08-2013 и считается допустимым в официальной речи. Различают следующие виды контроля: контроль за выполнением поручения, за решением вопроса; контроль за сроками исполнения задания. Контроль за выполнением поручения, за решением вопроса осуществляет руководитель организации или структурного подразделения или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно и полно решен вопрос. 232 Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу ДОУ, в небольшой организации — секретарем. Контроль за сроками исполнения документов разделяют на текущий и предупредительный. При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов, имеющих особое значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов (рис. 7.3). Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, начинается с момента регистрации поступивших документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. 233 Этап 1 Этап 2 •Постановка документа на контроль •Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей •Регулярная проверка хода исполнения Этап 3 документа Этап 4 Этап 5 •Снятие документа с контроля •Учет и обобщение хода и результатов исполнения документа Рис. 7.3 — Порядок осуществления контроля за сроками исполнения документа Резолюция может послужить основанием для постановки входящего документа на контроль. Вы уже знаете, что технически отметка о контроле на документе оформляется с помощью штампа с буквой К (Контроль) в верхнем правом поле (реквизит № 19). Вы помните, это означает, что данные об этом документе фиксируются в журнале или картотеке документов, подлежащих контролю. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которого документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и корректировки хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационной карточке. 234 Информация о ходе исполнения документов, взятых на контроль, ежедневно предоставляется руководству. В электронном журнале документы, взятые на контроль, могут быть выделены, например, красным цветом. Возможна подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о контролируемых документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. В современных системах документооборота автоматически может формироваться список контролируемых документов, срок которых истекает сегодня. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству или в регламенте организации. Например, в «Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» зафиксированы следующие сроки исполнения документов: Поручения с указанием «Срочно» подлежат исполнению в течение 3 дней со дня подписания поручения; Поручения с указанием «Оперативно» должны быть исполнены в 10-дневный срок со дня подписания поручения; Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца со дня его подписания; Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае поручение разделяется на этапы и контролируется соответственно поэтапно. Снятие документа с контроля возможно только по окончании исполнения документа. Снятие с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется Отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит № 28). 235 Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины собираются ежемесячно и представляются в виде сводок для руководства. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов и повышению качества исполнительской дисциплины. 9. Подшивка документов в дело Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело (реквизит № 28). После этого документ подшивается в дело. В администрацию муниципального образования поступила жалоба на плохое водоснабжение горячей водой в одном из кварталов райpона. Напишите эту жалобу и оформите все возможные реквизиты как на входящем документе. 7.3. Порядок обработки исходящей документации Атеизм не освобождает от благ, исходящих от Бога. В.Афонченко Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из организации/учреждения. 236 Документы, которые отправляются из организации в вышестоящие, подведомственные или сторонние организации являются исходящими. В общем виде схема прохождения исходящих документов представлена на рис.7.4. Этап 1 Этап 2 Этап 3 Этап 4 Этап 5 Этап 6 Этап 7 •Составление проекта исполнителем •Согласование проекта документа •Подписание документа •Утверждение документа (по необходимости) •Регистрация документа •Отправка документа адресату •Подшивка копии документа в дело Рис. 7.4 — Порядок обработки исходящей документации 1. Составление проекта документа исполнителем Подготовка проекта начинается со сбора фактов, которые будут служить аргументами заявленной цели документа для конкретных адресатов. Автор документа анализирует материалы по теме: нормативно-правовые акты, изданные в организации и поступившие в организацию документы и т.п. При составлении проекта бы- 237 вает весьма уместна консультация коллеги-специалиста по конкретному вопросу, юриста или бухгалтера. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. С какой целью? 2. Согласование проекта документа Согласование проекта документа с руководителями структурных подразделений оформляется визами. Как Вы помните, визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Например, приказ о закупке нового оборудования директор подпишет, если главный бухгалтер зафиксирует свое согласие, что, по сути, означает, что на счетах у организации имеется необходимая сумма. Виза начальника юридического отдела подтверждает юридическую состоятельность текста документа, а виза руководителя структурного подразделения — производственную необходимость принимаемых мер. В отдельных случаях может потребоваться внешнее согласование (Гриф согласования документа). Согласование может проходить параллельно, когда для ознакомления всем визирующим лицам предоставляется проект документа или последовательно, когда проект направляется по очереди в соответствующие организации или подразделения. На данном этапе визирующее лицо может выразить свое несогласие с содержанием проекта. 3. Подписание документа После получения на проекте документа всех необходимых виз его передают на подпись руководителю вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с проектом могут быть представлены другие документы, на основании которых был со238 ставлен данный проект. Например, подписывая письмо-ответ на рекламацию, руководитель может захотеть изучить текст рекламации, а перед тем, как подписать акт, ознакомиться с предварительной перепиской. В соответствии со схемой обработки документа конкретного вида исходящий документ может подписываться не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений. При этом процесс подписания хронологически производится по принципу должностных уровней: последним подписывает старший по должности, чаще всего, руководитель организации. Руководитель может внести изменения, дополнения в подписываемый документ или может вернуть проект на доработку автору. 4. Утверждение документа Некоторые документы, например, акты (примерный перечень см. в Приложении 3) после подписания должны утверждаться. После изучения Главы 4 (п.4.1.) Вы уже умеете оформлять Гриф утверждения. Утверждает либо должностное лицо более высокого уровня, чем уровень того, кто подписал документ, либо другой документ коллегиального органа, например, протокол совета директоров. 5. Регистрация документа После подписания (утверждения) документ передается секретарю/в канцелярию для регистрации. Исходящий документ должен быть зарегистрирован в день своего подписания (утверждения). Процесс регистрации заключается в присвоении документу регистрационного номера и занесении сведений о документе в отдельный журнал исходящих документов. В журнале регистрации исходящих документов фиксируется: регистрационный номер документа; дата подписания/утверждения документа; 239 наименование вида документа; заголовок к тексту; фамилия, инициалы и контактная информация исполнителя; адресат: наименование организации или фамилия физического лица, куда отправляется документ; номер дела. Если исходящий документ является ответом на другой документ, то при регистрации фиксируется: дата и регистрационный номер того документа, на который отвечает регистрируемый документ. После регистрации документа регистрационный номер, который получил исходящий документ, проставляется на обоих экземплярах. 6. Отправка документа Подписанный, утвержденный и зарегистрированный документ существует с юридической точки зрения и после проверки секретарем правильности адресования и комплектности в тот же день должен быть отправлен адресату. 7. Подшивка копии документа в дело Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело для исходящих документов соответствующего типа. Впоследствии он может быть использован для подготовки организационнораспорядительной и справочно-информационной документации. В администрацию муниципального образования поступила жалоба на плохое водоснабжение горячей водой в одном из кварталов района. Напишите ответ на жалобу и оформите все возможные реквизиты как на исходящем документе. Оформите запись о написанном документе в журнале регистрации. 240 7.4. Порядок обработки внутренней документации Не ищи счастье — оно всегда у тебя внутри Пифагор Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Таким образом, все документы, которые составляются, исполняются и хранятся в пределах одной организации, являются внутренними. На этапах подготовки и оформления внутренние документы оформляют так же, как исходящие, а на этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок обработки совпадает с порядком обработки входящих документов (рис. 7.5). Внутренние документы могут обладать особенностями обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов, например, проекты приказов визируются представителем юридической службы, а протокол не имеет этапа визирования. Внутренний документ регистрируется один раз — в день подписания (утверждения) и при передаче из одного структурного подразделения в другое повторной регистрации не подлежит. Регистрация внутренних документов может проводиться в разные регистрационные журналы в зависимости от вида и содержания документа. Во всех организациях приказы по личному составу и приказы по основной деятельности регистрируются в разных журналах. Поэтому обычно регистрационные номера приказов по личному составу дополняют буквенным обозначением, например 31-К (кадры) или 16-л/с (личный состав). 241 Этап 1 Этап 2 Этап 3 Этап 4 Этап 5 Этап 6 Этап 7 Этап 8 •Составление проекта исполнителем •Согласование проекта документа •Подписание документа •Утверждение документа (по необходимости) •Регистрация документа •Передача документа исполнителю •Контроль за исполнением документа •Подшивка копии документа в дело Рис. 7.5 — Порядок обработки внутренней документации Но количество приказов по персоналу, особенно в больших организациях, исчисляется тысячами, поэтому в кадровой службе обычно разрабатывается система индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только регистрационного номера, но и дополнительных обозначений, которые указывают на принадлежность документа к одной из выделенных для регистрации групп документов. 242 Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом ЛС, к которому добавляется индекс Р для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; С — о приеме специалистов (ИТР) и т. д. Кроме того, приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут объединяться в одно дело, поэтому при регистрации приказам в зависимости от их вида присваивают еще дополнительные опознавательные индексы. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно регистрировать с добавлением буквенного обозначения ЛСП, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, регистрируются с присвоением других индексов, например 111-лсо. Любая система индексации должна быть закреплена внутренним актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. Какое минимальное количество журналов регистрации для учета всех потоков документов необходимо вести в организации с небольшим штатом сотрудников в 7 человек? Перечислите наименования этих журналов. Внутренние документы, за исключением конфиденциальных и срочных, передаются внутри организации без расписок. Из одного подразделения в другое документы могут передаваться самими сотрудниками. Но для того, чтобы документы не терялись, в регистрационном журнале должны вноситься сведения об изменении местоположения документа с указанием даты передачи. 243 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Практическое освоение правил документооборота (с использованием программы «Регистрация документов организации 4.0») 1. В справочник организаций добавьте информацию о Вашей организации. Назначьте Вашу организацию текущей. Добавьте в соответствующие справочники данные о 3-х сотрудниках и 2-х исполнителях Вашей организации, которые являются авторами или адресатами уже написанных документов. В справочник сторонних организаций добавьте информацию о тех компаниях, которым Вы направляли оферту и акцепты. Зарегистрируйте свою оферту и прикрепите ее к карточке. Зарегистрируйте акцепт на свою оферту и зафиксируйте в карточке акцепта ссылку на карточку оферты. Зарегистрируйте свой приказ и свой акт и прикрепите их к карточкам. Поставьте приказ на контроль. Назначьте ответственного. Получите отчёты о документах на контроле и об исполненных документах. Покажите преподавателю плоды своей творческой активности. 1. Перечислите основные принципы организации документооборота в организации. 2. Приведите примеры документов каждого потока документооборота. 3. Опишите порядок обработки входящих и исходящих документов. 4. Какие отметки и где могут проставляться на входящем документе? 244 5. Нарисуйте схему контроля за сроками исполнения документа. Укажите возможные должности действующих лиц на каждом этапе. 6. Оформите и сравните записи в журналах регистрации входящих и исходящих документов. 7. Распределите этапы обработки внутренних документов на те, которые совпадают с этапами обработки входящих и те, которые совпадают с этапами обработки исходящих документов. 8. Перечислите журналы регистрации, обязательные в любой организации. 9. Для чего нужна индексация при регистрации документов? Приведите собственные примеры индексации для документов той организации, в который Вы работаете/учитесь/. 10. Напишите докладную и объяснительную записки по поводу несданного в срок отчета. Поставьте реквизиты, как на внутренних документах. 11. Нарисуйте схему обработки объяснительной записки. Укажите возможные должности действующих лиц на каждом этапе. Глава 8. Электронный документооборот 8.1. Актуальность, понятие и основные функции систем электронного документооборота Документооборот становится по настоящему электронным когда из его программного обеспечения убирается кнопка «Печать» Современная народная мудрость По оценкам консалтинговых компаний общий объем информации, циркулирующий в любой организации удваивается каждые 3-5 лет. При этом логика технического прогресса неизбежно при245 водит к увеличению количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Доступность принтеров, копиров и сканеров неизбежно рождает неумеренность и перепроизводство бумажных документов в ежедневной работе. В современном офисе около 20% напечатанных за день документов к концу рабочего дня оказывается в мусорной корзине. А примерно 45% бумаг — это записи, которые теряют актуальность уже на следующий день. Каков же выход? Разработка офисной бумаги многократного использования проблемы не решает, хотя экспериментальный прототип уже прошел успешную апробацию. Большинство организаций в мире стремятся перейти от использования бумажных документов к работе с электронными документами, обработка, передачи и хранение которых осуществляется, естественно, в электронной среде. Соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. С каждым годом во всем мире растет количество проектов, согласно которым процессы обмена бумажными документами становятся не только неэффективными, но и невозможными. Реальный сценарий развития событий для любого развитого государства — переход к электронному документообороту. За последние годы в РФ было издано несколько основополагающих нормативных документов, регламентирующих понятия в области электронного документооборота и фиксирующих необходимость предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме: Федеральный закон от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» 246 Государственная программа «Информационное общество (2011-2020)». Найдите нормативный документ, в соответствии с которым внесены последние изменения в Федеральный закон №210-ФЗ. Дайте свою оценку сути внесенных в закон изменений. В 2012 году Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий провела исследование потерь организаций, использующих бумажный документооборот, по сравнению с компаниями, которые уже внедрили системы электронного документооборота. Опрос 792 организаций РФ, с оборотом от 50 млн. руб. до 1 млрд.руб. в год, позволил выявить соотношение основных проблем бумажного документооборота (рис.8.1). Длительные сроки согласования с внешними организациями 20% Потеря документов 19% Неисполнение поручений 18% Длительный поиск документов 16% Сложности хранения бумажных документов 15% Длительные сроки движения документов внутри организации 12% Рис. 8.1 — Соотношение основных проблем бумажного документооборота Как видно из рисунка 8.1, основные проблемы связаны с задержкой сроков прохождения и поиска документов, а также с их потерями и невыполнением. 247 Разберемся, как внедрение электронного документооборота поможет решить эти проблемы. Электронный документооборот — совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов и охватывающих полный жизненный цикл документа. С начала 21 века на рассмотрение в Государственную Думу РФ регулярно вносится (и, увы, регулярно отклоняется как недоработанный) проект нового Федерального Закона «Об электронном документе». В этом проекте предлагаются следующие определения: Электронный документооборот — система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций. Электронный документ — форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе; Сравните данное определение с определением электронного документа в Федеральном законе от 27.07.2010 № 227-ФЗ, которое приведено в Главе 1, п.1.3. настоящего учебника. Какое определение Вам кажется более точным? Обоснуйте свою позицию. Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы; 248 Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения; Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса); Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем; Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов. На рисунке 8.2 представлены основные функции, которые должны быть реализованы в рамках системы электронного документооборота (далее — СЭД). Хранение документов При хранении документов в локальных папках на компьютерах пользователей оперативно собрать вместе актуальные данные бывает крайне затруднительно, поэтому система хранит документы в специализированной базе данных. СЭД хранит данные либо в базе данных, либо в специализированном хранилище, которое обеспечивает целостность данных. 249 Хранение документов Хранение с заданной структурой Хранение версий Создание документов по шаблонам Создание регистрационной карточки документа Защита от несанкционированного доступа Учет документов Движение документов Регистрация по заданному алгоритму Классификация по различным критериям Поиск документов по заданным критериям Помещение документов в дела Аналитически е отчеты Задание маршрутов для документов разных типов Оперативное информирование о ходе работы с документом Процедуры коллективной работы с документом: • Разработка проекта документа • Согласование документа • Экспертиза документа • Исполнение документа Электронная рассылка Дополнительные возможности Органайзеры, индивидуальные и групповые Интеграция с электронной почтой Сканирование и распознавание документов Синхронизация с существующими в организациями системами ... Рис. 8.2 — Функции системы электронного документооборота Если организация территориально расположена на нескольких площадках или имеет несколько филиалов, возникает потребность в распределенных базах данных, которые периодически дублируются. При таком подходе в каждом филиале создается собственное хранилище документов, которое периодически обменивается изменениями с другими хранилищами. При этом значительно уменьшается сетевой трафик между филиалами, т.к. чтение документов производится из локального хранилища. Для уменьшения трафика документы могут разделяться на общие и внутренние (последние не покидают локальное хранилище, что также уменьшает трафик между филиалами). При всех технических достоинствах данного подхода у распределенного храни250 лища есть один достаточно неприятный недостаток — коллизия одновременного изменения документа несколькими пользователями. Данный недостаток устраняется правильной настройкой процессов обработки документов: чтобы в один момент времени с документом работал только один ответственный исполнитель. В процессе работы различные пользователи могут изменять одни и те же документы, может возникнуть путаница, какие именно изменения какой пользователь внес в документ. Также иногда бывает важно просмотреть всю историю изменений документа: когда и кто редактировал документ, что именно было исправлено в документе. Для реализации данных потребностей в СЭД бывает необходимо хранить все версии документов. Для каждой версии указывается автор изменений, дата изменений, поэтому всегда можно узнать, когда и какие изменения были внесены. В системе внутреннего документооборота, для работы с регламентами организации или для согласования и хранения договоров, функция версионности обязательна. Как правило, документы, которые управляются СЭД, являются неструктурированными. Файл может быть документом MS Office или чертежом CAD, архивом с разнородной информацией и т.п. Для того, чтобы структурировать документы в СЭД, для каждого документа создается карточка документа. В карточке документа структурно описывается содержание документа. Одна карточка, как правило, может содержать несколько файлов. Это очень удобно, т.к. позволяет группировать файлы по смыслу в одной карточке и не заводить несколько карточек. Т.к. в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами, система должна позволять создавать несколько различных карточек. Например, техническая документация существенно отличается по атрибутам от входящего бухгалтерского документа. 251 Любая коллективная работа с общим ресурсом подразумевает защиту от несанкционированного доступа. Безопасность обеспечивается разделением доступа к документам в зависимости от роли, которую играет пользователь системы. Как правило, СЭД предоставляет возможность настройки ролевой безопасности. Добавление нового пользователя или же добавление нового типа документа предусматривает необходимость фиксировать уровень защиты. Например, указывается следующие права для роли: 1. Может ли данная роль просматривать карточку документа; 2. Может ли данная роль просматривать содержание документа; 3. Может ли данная роль изменять атрибуты карточки документа и его содержание; 4. Обладает ли данная роль правом постановки документа на контроль. Учет документов Быстрый и удобный поиск — крайне важная часть СЭД, поскольку временные потери при поиске документов являлись одной из главных проблем бумажного документооборота, которую, собственно, и должна решать СЭД. В хранилище может содержаться огромное количество информации. СЭД предоставляет возможность быстрого поиска по атрибутам карточки документа и по содержанию документов. Для этого СЭД при регистрации индексируют все содержание хранилища. Индексы позволяют максимально быстро возвращать результаты запросов. Системы предоставляют различные запросы. Некоторые СЭД позволяют создавать сложные запросы, которые работают с учетом морфологии русского языка, причем могут осуществлять поиск по неполному содержанию, например, находить фразу с точностью 80%. При помощи отчетности можно увидеть все активные задания для пользователей, посмотреть, какие задания просрочены, ка252 кие задания выполнены некачественно и т.п. Особая группа отчетов позволяет просмотреть отдельно взятый процесс, увидеть ход его выполнения в графическом виде. При этом увидеть не только выполненные задания, но и просмотреть прогноз на будущее вплоть до нормативного времени окончания процесса. Некоторые системы позволяют проводить статистический анализ выполнения процессов. Система отчетности позволяет сделать документооборот прозрачным и предсказуемым. Движение документов Изучив Главу 7, Вы уже знаете, что любой документ проходит определенные этапы обработки. В зависимости от этапа с документом должны работать различные ответственные лица. Все СЭД реализуют функционал линейных маршрутов, как наиболее простой вариант обработки документа. При регистрации документа в СЭД задается маршрут обработки документа. Далее система позволяет пользователю-участнику маршрута послать его по маршруту или же изменить дальнейший маршрут. Более совершенные системы позволяют настраивать процессы обработки с распараллеливанием работ, с условным выполнением веток процессов, с циклами согласования, когда документ может быть отправлен на доработку. При этом задания четко регламентируются, фиксируется описание задачи, срок выполнения, сколько времени может потратить исполнитель на выполнение задания, задаются критерии правильности выполнения задачи и т.п. Однажды разработанные процессы далее используются многократно. Для упрощения создания процессов некоторые СЭД предоставляют графический инструмент, при помощи которого можно увидеть процесс в виде диаграммы. В процессе работы с документами пользователи меняют их содержание и значения атрибутов на карточках. СЭД предоставля253 ет возможность оперативного информирования — рассылку уведомлений при изменении документов. Уведомления содержат описание сути внесенных изменений; указание автора изменений; описание задания, в рамках которого проводились изменения. Они позволяют заинтересованным лицам всегда получать актуальную информацию. Когда прописан маршрут перемещения документа, уведомления рассылаются по факту выполнения того или иного задания. Это удобный механизм, который позволяет управлять процессами обработки документов на тактическом уровне. Электронная почта — самый распространенный инструмент для уведомлений. Некоторые системы используют внутренний формат уведомлений, т.е. прочитать уведомление можно только при входе в систему. Дополнительные возможности СЭД В современном мире организации обмениваются информацией в основном посредством электронной почты. Практически все СЭД в том или в ином виде реализуют возможности хранения почтовых сообщений, а также возможность рассылки документов системы по списку адресов. Этот функционал в различных системах реализован по-разному. Некоторые системы реализуют внутри себя функции почтового клиента; другие интегрируются с сервером MS Exchange. Для организаций, которые имеют большой объем входящих документов, крайне важно организовать быстрый процесс обработки входящих документов. Для этого в СЭД организован процесс поточного сканирования и распознавания. Сканирование документов дает картинку, которую можно только посмотреть, а распознавание документа предоставит системе полноценную информацию для индексирования данного документа для последующего быстрого поиска по содержанию. Кроме того, хранение графических изоб- 254 ражений, как правило, требует большего объема, нежели хранение текста. При использовании функционала сканирования и распознавания особую роль приобретает правильное оформление документов: настройки на сканирование каждого реквизита производится в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Подведем итоги и перечислим основные преимущества систем электронного документооборота по сравнению с бумажным: оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; максимально возможное сокращение оборота бумажных документов. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации; обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности организации в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности). 8.2. Классификация СЭД Найдется все. Девиз компании Яндекс За последние 10 лет изменилась ведущая концепция СЭД: вместо управления электронным документами сейчас преобладает 255 концепция ECM (Enterprise Content Management), т.е. управление корпоративным содержимым. В рамках данной концепции понимается одновременная способность управлять: множеством разнообразных электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа), циркулирующих в организации в течение всего их жизненного цикла; бизнес-процессами и потоками работ в организации. В настоящее время отсутствует нормативно закрепленная классификации систем электронного документооборота, но существуют различные подходы к группировке систем. Все СЭД, представленные на рынке, разделяются на две базовые группы: универсальные системы и приложения для автоматизации отдельных процессов организации. Универсальные системы предлагаются, как правило, в качестве базового пакета, который организация настраивает под свои специфические нужды. Практически все западные поставщики программного обеспечения ориентированы на разработку таких универсальных пакетов с возможностями расширения функций. Российские поставщики, напротив, продвигают в основном продукты для автоматизации специфических процессов организаций, к примеру, бухгалтерские приложения, с последующей интеграцией их в структуру информационной сети. На рисунке 8.3 представлена классификация СЭД по основной функциональной направленности. При таком разделении классы СЭД обусловлены спецификой деятельности и степенью иерархичности структуры организации. Электронные архивы Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым докумен256 там. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Классификация по функционалу Электронные архивы Системы маршрутизации и хранения документов Гибридные системы Системы совместной работы (collaboration) Корпоративные комплексные системы Рис. 8.3 — Классификация СЭД по функциональности Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему систематизированные массивы корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят из хранилища документов и системы поиска документов. Некоторые системы данного класса выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие — за счет эффективной организации хранения, например, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации или иерархическое структурное хранение. Иерархическое управление носителями (HSM, Hierarchical Storage Management) — технология хранения данных, позволяющая автоматически распределять данные для хранения на быстрых и медленных накопителях. Наиболее активно используе257 мые данные автоматически переносятся на быстрые и, соответственно, дорогие, накопители, а менее часто востребованная информация хранится на медленных и дешевых накопителях. Чаще всего электронные архивы являются специализированными, ориентированными на конкретный процесс (рис.8.4.). Архив конструкторскотехнологической документации Архив нормативных документов Архив финансовоотчетной документации Электронный архив Архив юридической документации Архив кадровой документации Архив проектной документации Рис. 8.4 — Специализация электронных архивов Системы маршрутизации и хранения документов Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). Функция системы маршрутизации состоит в непосредственной пересылке документов на рабочие места исполнителей, сборе информации о текущем статусе документов, осуществлении консолидации документов по завершении работы с ними, а также обеспечении пользователей средствами доступа к информации о текущем состоянии работы с документами. На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называ258 ют системами workflow (поток работ). К сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке. К работам могут быть привязаны документы, но не документы, а работы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Гибридные системы Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти системы обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и работа, которую нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются строгой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. Гибридные системы позволяют обрабатывать большие объемы информации в компаниях со сложной организационной структурой, с учетом территориальной распределенности. Системы совместной работы (collaboration systems) Это новое направление в области систем документооборота, связанное с изменчивостью рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают 259 понятия иерархии в организации, в них отсутствует жесткая формализация потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно подобные системы реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Облачные сервисы предоставляют пользователю доступ к удаленному хранилищу данных, что позволяет быстро настроить корпоративную систему делопроизводства. Такие системы находят применение среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. Корпоративные комплексные системы Комплексные системы, как очевидно из названия, синтезируют функции разных приложений и подразумевают комплексную автоматизацию деятельности организации. Как правило, комплексные корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии и имеют дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, управления биллингом и пр. При этом по реализации функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от задач организации. 1. Найдите хотя бы по одному примеру СЭД каждого класса. 2. Найдите, какие системы, кроме CRM, могут быть интегрированы с функциями систем документооборота. 260 8.3. Выбор СЭД Каждый выбирает по себе Шпагу для дуэли, меч для битвы... Ю.Левитанский Современный рынок СЭД растет высокими темпами. За период 2011-2014гг. ежегодный прирост составил около 30%. Это означает, что все бόльшее количество организаций внедряют СЭД. Сегодня, в конце 2014г., на российском рынке работают более 50 разработчиков СЭД (рис.8.5). Какую же систему выбрать? Ведь, если помотреть на сайтах компаний-разработчиков, функции большинства систем схожи, и трудно на первый взгляд определить, какая система лучше подходит Вашей организации. Российские производители: ДЕЛО(ЭОС), DocsVision, Евфрат, 1С:Документооборот, DIRECTUM и пр. Зарубежные производители: EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText ECM, Oracle ECM и пр. СЭД Подсистемы потокового сканирования: ABBYY Recognition Server, EMC Captiva и пр. Свободное программное обеспечение: Alfresco, JBoss и пр. Рис.8.5 — СЭД на российском рынке в 2014г. При выборе СЭД заказчику приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям: 261 обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы; достаточный уровень технической поддержки; зарекомендовавший себя производитель с реальными внедрениями; учет отечественной законодательной базы; минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы; субъективные предпочтения заказчика. В соответствии с перечисленными критериями примерный алгоритм выбора СЭД представлен на рис.8.6. Разберемся, что необходимо сделать на каждом этапе. 262 Этап 1 Этап 2 Этап 3 •Формулирование требуемого функционала •Выбор: готовая СЭД или самостоятельная разработка •Сравнительный анализ требований СЭД к аппаратнопрограммной инфраструктуре •Сравнительный анализ функциональных возможностей Этап 4 СЭД Этап 5 Этап 6 Этап 7 Этап 8 Этап 9 •Сравнительный анализ совокупной стоимости владения системой •Сравнительный анализ опыта аналогичных внедрений •Сравнительный анализ возможностей по доработке функционала и сопровождения после внедрения •Сравнительный анализ возможностей обучения •Принятие решения по выбору СЭД Рис.8.6 — Основные этапы выбора СЭД 1. Формулирование требуемого функционала Прежде всего, необходимо определить цели и задачи своего проекта. На этом этапе нужно сформулировать, какие функции должна реализовывать будущая СЭД. Есть общие для всех организаций функции документооборота в соответствии с законодательством РФ, есть специализированные процессы (бухгалтерский, 263 кадровый, закупки и продажи), есть специфические функции в зависимости от отрасли, в которой работает организация. Для органов государственной власти необходимо хранить очень большие объемы информации и оперативно предоставлять эту информацию гражданам. В акционерных обществах важным элементом их деятельности является проведение собраний акционеров, соответственно, СЭД должна реализовывать процессы подготовки и проведения подобных мероприятий. В банковской отрасли востребованы СЭД, поддерживающие работу с разными типами информации (текстом, электронными таблицами, фотографиями и т.п.), а также удаленный доступ для обслуживания клиентов. 2. Выбор: готовая СЭД или cамостоятельная разработка Далее принимается решение о том, будет ли Ваша организация приобретать готовую СЭД или заниматься самостоятельной разработкой. Самостоятельная разработка удобна, поскольку изначально создается с учетом структуры и бизнес-процессов организации, а также ускоряет этапы согласования и адаптации системы. Но при разработке своими силами необходимо иметь в наличии значительное количество IT-специалистов, имеющих опыт разработки, тестирования и внедрения подобных систем. Кроме того, необходимо будет самостоятельно разрабатывать комплекты документации для пользователей и администраторов системы, составлять программу обучения и проводить обучение своими силами. Есть еще один существенный аспект, связанный с законодательством: работа с документами в системе должна соответствовать требованиям актуальной нормативно-правовой базы в области делопроизводства. Если Ваша организация решает приобрести готовую СЭД, она, как правило, изначально разрабатывается с учетом требований законодательной базы, в ней уже имеются модули для работы, 264 например, с электронной подписью, и многие организациипоставщики гарантируют поставку обновленных модулей при изменении законодательства. Вопросы обучения и документирования компания-разработчик также берет на себя. Все это в сочетании с имеющимся штатом IT-специалистов привело к тому, что заказчики сегодня чаще приобретают готовую СЭД. Исторически сложилось 2 вида готовых СЭД: «коробочное» решение и заказная СЭД. Коробочное решение — это программное обеспечение, предназначенное для неопределенного круга покупателей и поставляемое на условиях «как есть», со стандартными для всех покупателей функциями. Коробочные решения обычно создаются и распространяются компанией-производителем с полным комплектом инструкций по установке и инсталляции, которыми может воспользоваться любой пользователь. Пример коробочного решения — это операционная система для персональных компьютеров Microsoft Windows. Основной признак коробочного решения — заявленные заранее функциональные возможности, которые не подлежат изменениям, а сама система адаптируется под пользователей через стандартные настройки коробочного продукта без участия компанииразработчика. Коробочные СЭД, как правило, имеют лицензию с ограниченным количеством рабочих мест или функций. Есть коробочные СЭД, которые имеют облегченную по функционалу бесплатную версию. Такие версии могут подходить небольшим коммерческим компаниям, которые могут использовать данный продукт без доработок и изменений. Существуют и принципиально другие коробочные СЭДплатформы, относящиеся к свободному программному обеспечению. 265 Свободное программное обеспечение (СПО) — это программные продукты, при продаже которых к покупателю переходят права на их неограниченную установку, запуск, а также свободное использование, изучение, распространение и изменение. Подобные СЭД-платформы предназначены для самостоятельной доработки и адаптации под требования организациизаказчика.СЭД-платформа — это коробочный продукт, в котором реализованы основные функции СЭД, такие как бизнес-процессы по согласованию документов, совместная работа с электронными документами и т.п. СЭД-платформа может потребовать небольших настроек или серьезных доработок в зависимости от требований и задач, которые ставятся перед СЭД. Коробочные СЭД выпускают многие российские производители. Основной плюс коробочного ПО — уменьшение затрат на покупку по сравнению с заказной разработкой. Основной минус — отсутствие возможности изменять функционал системы. Серьезной ошибкой при выборе коробочной СЭД является отсутствие этапа анализа потребностей организации, т.е. этапа анализа требуемого функционала. Многие руководители предпочитают покупать коробочное ПО на основе презентаций разработчиков и поверхностного сравнения того или иного функционала у демонстрируемой СЭД, забывая, что на презентации разработчик покажет самое лучшее в системе и, конечно же, постарается скрыть все недостатки своего продукта. Во время таких просмотров заказчик не всегда может в полной мере оценить все функции СЭД, не говоря уже о том, чтобы осознать необходимость во всех существующих функциях и понять, насколько они нужны именно для его организации, к тому же иногда под стандартными названиями функций разработчик и заказчик понимают различные процессы. То, что функция существу266 ет в СЭД, не всегда означает, что она есть в том виде, в котором она была бы удобна заказчику. Заказная СЭД, в соответствии с названием, СЭД, производимая под заказ. Несомненным плюсом заказного ПО является разработка в соответствии со всеми особенностями организации, а не по образу и подобию другой организации с похожими структурой и функциями. Но затраты на создание такого программного продукта не всегда оправдывают полученный от внедрения результат. Заказная СЭД полезна в первую очередь для тех сфер, где коробочные решения не смогут дать требуемого от автоматизации результата (например, силовые ведомства, банки или коммерческие организации со спецификой территориального распределения и сложной системой подчиненности). В таких организациях циркулируют уникальные специфичные виды документов, требующие специфических маршрутов обработки. Для таких организаций правильным решением будет внедрение заказной СЭД. Если для удовлетворения потребностей организации по функционалу СЭД подходит коробочное решение, то система обойдется дешевле и экономится время на ее внедрение, но при этом нужно помнить о зависимости от разработчика этого продукта. Если же после анализа требований организация понимает, что ей не обойтись без заказной разработки — то здесь особое внимание нужно уделить организации ведения проекта, этапы которого мы рассмотрим в п.8.4. 3. Сравнительный анализ требований СЭД к аппаратнопрограммной инфраструктуре Если принятие принципиального решения о реализации значимого IT-проекта сейчас уже сложно представить без участия 267 бизнес-экспертов, то уж выбор программного продукта — это, безусловно, компетенция IT-экспертов. Специалисты знают, какие текущие технологии используются в Вашей организации, какие технологии будут совместимы с текущими или могут заменить текущие, учитывая и ограничения по бюджету, и трудоемкость нововведений. В результате становится ясно: какая система управления базами данных(СУБД) должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная, например, Postgre SQL); какая операционная система ОС) должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то другое); какая ОС должна быть на компьютерах пользователей (Windows или разные варианты); с помощью каких технологий можно настраивать/администрировать/дорабатывать систему; какие дополнительные технические и программные средства должны быть приобретены для внедрения системы. После этой стадии круг претендентов среди систем существенно сузится. Ведь если в Вашей организации бухгалтерия уже автоматизирована, например, с помощью ПО 1С: Бухгалтерия, то IT-специалисты могут доказать рациональность использования для СЭД платформы 1С. Всегда желательно, чтобы выбираемое решение было реализовано на тех же программных платформах, что и уже внедренные автоматизированные системы для кадров и бухгалтерии. Соотношение платформ по количеству внедрений в 20122014гг. представлено на рис.8.7. 268 Directum DocsVision 4% 4% Другие системы 29% IBM Notes/Domino 8% IBM SharePoint 7% Дело (ЭОС) 48% Рис. 8.7 — Доли платформ по числу внедрений в 2012-2013гг. Однако стоит отметить, что на сегодняшний день многие игроки на рынке СЭД уже перешли на многоплатформенность, т.е. их системы поддерживаются всеми основными СУБД и ОС. На данном этапе специалисты сравнивают системы в зависимости от: требований к локальной сети; требований к серверной части; требований к клиентским компьютерам (рабочим станциям); возможностей по интеграции с другими программными продуктами, включая случаи миграции данных; и т.п. Сравните аппаратные требования СЭД ДЕЛО и DIRECTUM. Составьте сравнительную таблицу и сделайте вывод о том, какая система обладает более жесткими требованиями к аппаратно-программной инфраструктуре. 269 4. Сравнительный анализ функциональных возможностей СЭД «Всяк кулик свое болото хвалит». Изучите списки функциональных возможностей на сайтах поставщиков СЭД и убедитесь, что каждый поставщик обещает «полный спектр» функциональных возможностей. Возникает вопрос, зачем Вам, как заказчику, оплачивать этот полный функционал, если Ваша организация в основном работает с обращениями граждан и, например, управление договорной деятельностью или полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка не должны входить в необходимый набор возможностей внедряемой СЭД. Если в Вашей организации не будут шифровать данные в системе, не нужно это требование включать «на всякий случай» — это может повысить стоимость решения. После выполнения Этапа 1 в организации уже должен быть сформирован примерный перечень задач автоматизации с помощью СЭД. Вы можете выбирать те системы, которые предоставляют наибольшие возможности в сфере специализации Вашей организации. Лучше выбирать не по принципу «Чем больше модулей, тем лучше», а по принципу «Есть ли нужные модули», это позволит не переплачивать за избыточную функциональность. Основные возможности можно разделить на несколько направлений: регистрация и ввод документов; работа с документами; управление потоками работ (Workflow) и контроль; поиск и анализ информации; информационная безопасность; поддержка бумажного документооборота; стандартные средства настройки. 270 Каждое направление включает в себя группу функций, возможности реализации которых нужно проверить при выборе СЭД. В качестве примера приведем типичные функции в области управления потоками работ: создание типовых маршрутов движения документов; возможность расширения маршрутов движения документов; поддержка ветвлений в маршрутах; привязка маршрутов к типам документов и к исполнителям; автоматическое ведение этапов исполнения работ; выдача задач на группу; делегирование полномочий (постоянное и временное); контроль за рассмотрением и исполнением документов в территориально распределенной организации; обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению; рассылка уведомлений по электронной почте; рассылка документов на ознакомление. Сравните функциональные возможности (реализовано/не реализовано/реализовано частично) систем Евфрат и 1С:Документооборот 8 в области управления потоками работ. Составьте сравнительную таблицу функциональных возможностей двух СЭД и сделайте вывод о более приспособленной системе для работы в исследуемом направлении. 5. Сравнительный анализ совокупной стоимости владения системой СЭД является не просто покупкой, это важная инвестиция в развитие организации, поэтому стоит понимать, из чего складывается ее стоимость. Совокупная стоимость владения СЭД включает: 271 стоимость базового программного обеспечения; стоимость покупки дополнительных серверов, рабочих станций, их монтаж; стоимость организации каналов связи; стоимость обучения технических специалистов; зарплату технических специалистов, необходимых для обеспечения работоспособности СЭД; стоимость обучения пользователей (наличие дистанционного курса обучения резко снижает затраты на обучение, но неквалифицированные пользователи редко выбирают дистанционную форму обучения); стоимость доработки и сопровождения программного обеспечения; стоимость работ по внедрению СЭД; стоимость миграции данных из существующих систем. Кроме того, имеет смысл сравнить стоимости пакетов на 20/50/100 базовых лицензий. Составление сравнительной таблицы стоимости каждой позиции для разных СЭД поможет прояснить ситуацию. 6. Сравнительный анализ опыта аналогичных внедрений В Таблице 8.1. приведен пример сравнительного анализа сфер внедрения СЭД пятерки лидеров российского рынка СЭД 2012-1014гг. 272 Таблица 8.1. Области внедрения СЭД лидеров российского рынка Система КомпанияОбласть внедрения разрабочик ДЕЛО Электронные Большая часть проектов офисные системы реализована в государ(ЭОС) ственном секторе Directum ООО «Directum» Органы федеральной и региональной власти, крупные промышленные предприятия и финансовые организации Евфрат Cognitive Technol- Небольшое структурное ogies подразделение, например, канцелярия или территориально-распределенная организация со сложной схемой информационных потоков. DocsVision ООО «ДоксВижн» Небольшие и средние компании 1С Документо- 1С Не имеет отраслевой спеоборот 8 цифики. Эффективна как в бюджетном секторе, так и в коммерческих организациях Для выбора специализированной системы недостаточно провести анализ внедрений лидеров по всей отрасли СЭД, необходимо разобраться в ситуации конкретной автоматизируемой области. Например, в кадровой системе учебных заведений своя специфика и свои лидеры внедрений (рис.8.8). 273 Компас: Управление персоналом 21% Персонал - БОССВУЗ Кадровик 5% 12% 1С: Зарплата и Кадры 34% Другие 28% Рис.8.8 — Распределение СЭД кадровой службы вузов по количеству проектов внедрений 7. Сравнительный анализ возможностей по доработке функционала и сопровождения после внедрения Необходимо разграничить понятия «доработка функционала» и «сопровождение». Доработка означает разработку дополнительных возможностей по требованию заказчика, а в сопровождение входит инцидентная поддержка, ответы на вопросы пользователей, внедрение новых разработанных заказчиком стандартных модулей системы, а также внедрение изменений при изменении в законодательстве РФ. На этапе внедрения пользователь счастлив, когда в его не очень умелых руках система хоть как-то работает, документы легко находятся, бизнес-процессы оптимизируются и т.п. Но аппетит приходит во время еды, и в процессе промышленной эксплуатации пользователи, все более активно работающие в системе, неизбежно захотят внести изменения. По отзывам специалистовразработчиков пользователи наиболее часто просят: изменить интерфейс, чтобы упростить рутинные действия. Например, перенести кнопку в более удобное место на экране; открывать приложения в другом окне и т.п.; 274 добавить возможность формирования определенных отчетов, напоминаний, поручений; реализовать изменение прав разным группам пользователей, если это невозможно сделать силами администраторов системы. Доработка функционала также необходима при появлении новых процессов и новых документов в организации, при расширении компании и возникновении филиалов. Компании-разработчики предлагают разные условия организации доработки функционала, от почасовой оплаты своих специалистов до дополнительных соглашений с фиксированной стоимостью разработки изменений. Для сопровождения системы после внедрения у организациизаказчика есть следующие варианты: 1. Взять на работу соответствующего специалиста; 2. Передать сопровождение системы специалистам аутсорсинговой компании, которые профессионально этим занимаются. При этом аутсорсинговая компания может быть компаниейразработчиком, а может быть сторонней компанией. В соглашении об уровне сервиса между заказчиком и сопровождающей компанией согласовываются: виды оказываемых услуг (инцидентная поддержка, обработка запросов на обслуживание, консультации пользователей и администраторов системы); время реагирования (фиксируется гарантированное время первой реакции на инцидент, а также время исправления проблемной ситуации); стоимость сопровождения СЭД, которая, естественно, зависит от видов предоставляемых услуг и времени реагирования. Именно эти характеристики нужно сравнить при принятии решения о выборе СЭД. Так предусмотрительный хозяин, заводя 275 домашнее животное, подумает, какой ветеринар будет следить за здоровьем его питомца, а приобретая автомобиль, подумает о стоимости запасных частей и местоположении сервисного центра. 8. Сравнительный анализ возможностей обучения Работать во внедренной системе будут сотрудники Вашей организации, поэтому следует разобраться, насколько гибко организован процесс обучения со стороны компании-разработчика СЭД. Преимущество будут иметь компании, которые предоставляют возможности: очного и заочного обучения; занятий на рабочем месте пользователя и в специализированном учебном классе; индивидуального и группового обучения; обучения в формате семинаров, тренингов, практических и контрольных занятий; предоставления бумажных учебников и электронных руководств; проведения отдельных занятий для администраторов системы, профильных сотрудников, топ-персонала и других пользователей системы; сочетания обучения приемам работы в СЭД с обучением основам делопроизводства; гибкого графика занятий с учетом загруженности пользователей основной рабочей деятельностью; обучения практическим навыкам освоения работы с СЭД с использованием удаленного рабочего места или вебинтерфейса. 9. Принятие решения по выбору СЭД Проведя анализ по всем перечисленным характеристикам, можно составить итоговую сравнительную таблицу для тех систем, 276 которые подходят по функционалу к требованиям Вашей организации. Если начислять баллы за каждое реализованное в рамках конкретной СЭД требование, то нетрудно подсчитать сумму баллов для каждой системы и выбрать лидера, с которым и можно начинать партнерские отношения по внедрению СЭД в Вашей организации. Иногда решающим фактором в пользу окончательного выбора конкретной системы документооборота оказываются трудно формализуемые, субъективные предпочтения клиента. Тем не менее, можно указать следующие распространенные предпочтения заказчиков при выборе СЭД: использование в бизнес-логике СЭД терминологии, совпадающей с терминологией существующего в организации бумажного делопроизводства; похожесть пользовательского интерфейса СЭД на интерфейс уже используемого в Вашей организации программного обеспечения (возможно даже вне сферы документооборота); возможность интеграции СЭД с программным обеспечением сторонних производителей, которое обеспечивает критически важные функции работы предприятия; субъективное ощущение от интерфейса «нравится/не нравится». На рис.8.9 показан пример выбора СЭД. Из 60 первоначальных систем после каждого этапа анализа исключаются СЭД, которые не удовлетворяют требованиям Вашей организации. Перед последним этапом анализа интерфейса остается 3 системы, из которых выбирается одна, самая удобная. 277 60 СЭД СУБД Oracle, любая платформа → Архитектура Канцелярия + Учет обращений граждан → 30 Функции 25 Стоимость 1,5-2 млн.руб. → 20 Доработка Через аутсорсинговую компанию, многолетнего партнера → Внедрение в 94 муниципальных образованиях района → Классический + Мобильные Устройства → Опыт 10 3 Интер- 1 фейс Рис.8.9 — Пример выбора СЭД Тенденции рынка СЭД 2012-2014гг. 1. Увеличение количества внедрений в государственных структурах Лавинообразно растет число внедрений СЭД в госсекторе в связи с реализацией положений об обязательном межведомственном электронном взаимодействии. В госучреждениях системы электронного документооборота зачастую становятся в центре всей IT-инфраструктры. Активность государства в продвижении идей безбумажного документооборота влияет и на рынки СЭД в других областях. 2. Общие центры обслуживания Одна из важных тенденцией на рынке СЭД создание общих центров обслуживания (Shared Service Center). Многие организации 278 сейчас организуют свой бизнес с привлечением как внутренних, так и внешних сервисных центров, по сути, передавая свои бизнеспроцессы на аутсорсинг. 3. Мобильность решений СЭД В абсолютном большинстве случаев топ-менеджмент не хочет быть «привязанным» к стационарному рабочему месту, чтобы поработать в СЭД. Руководители хотят иметь такой инструмент, который бы, с одной стороны, обеспечивали им мобильность, а с другой, — повышали оперативность деятельности. Возможность работы с документами на удалении от офиса, быстрое реагирование на поступившую информацию и принятие соответствующих решений предоставляют различного рода мобильные устройства и соответствующие программные приложения. Так, к примеру, приложение для iPad к системе «1С:Документооборот» позволяет увидеть на рабочем столе мобильного устройства все документы, которые поступили на рассмотрение, согласование, исполнение и т.д. Непосредственно из данного приложения можно открыть сам документ, ввести рукописный графический комментарий, текстовый с клавиатуры и звуковой голосом. В подобных приложениях реализована функция утверждения, ознакомления, отправки на согласование и постановки подзадач на основании существующей задачи. Как только приложение получает доступ к Интернету, все информационные изменения состояния мобильного устройства передаются на сервер, и документы продолжат движение по дальнейшему маршруту. 4. Развитие облачных решений Облачный сервис активно приходит в сферу СЭД, оптимизируя документооборот с клиентами и партнерами. Массовое потребление услуг дает возможность провайдеру устанавливать умеренную плату за предоставление дорогостоящих ресурсов, оборудование обеспечено высокой загрузкой и быстро окупается. В результа279 те высококачественным облачным ресурсом можно пользоваться по вполне разумной цене. При работе в облаке Ваша организация: несет минимальные стартовые затраты по созданию полноценной СЭД на своей площадке; не тратится на содержание дорогого оборудования; экономит на времени и средствах при обновлении программных продуктов; потребляет компьютерные ресурсы в соответствии с потребностями, то есть когда нужно и в нужных объемах. Существенно упрощается процесс соблюдения требований закона по защите персональных данных — их можно хранить не на своей локальной площадке, а в облаке. Заботы о сертификации системы сразу лягут на плечи провайдера. 1. Вспомните из курса «Информационные технологии управления» (ИТУ) и объясните суть концепции SaaS. Как данная концепция применяется в СЭД? 2. Вспомните из того же курса ИТУ, что означает понятие «Pay as you Go»? Каким образом данное понятие реализуется в рамках СЭД? 3. Каковы основные функциональные возможности системы 07.ДОК? Чем она отличается от СЭД ДЕЛО? 8.4. Этапы внедрения СЭД …Этапы большого пути. М.А. Светлов. «Песня о Каховке» Внедрение СЭД в организации состоит из нескольких этапов, на каждом из которых процесс может забуксовать и даже провалиться. Для начала отметим, что чаще всего автоматизация происходит не во всей организации одновременно; в первую очередь внедрение СЭД проводится в отделах, через которые 280 проходят наибольшие потоки документов, в которых необходим строгий контроль за документами и где внедрение СЭД дает максимальный эффект. Как правило, служба ДОУ — это то подразделение, где СЭД внедряется в первую очередь. На рисунке 8.10 представлены основные этапы внедрения СЭД. Рассмотрим каждый этап подробнее с анализом возможных проблем. 1 этап. Подготовительный этап На начальном этапе происходит уточнение целей, которые хочет достичь Ваша организация, внедряя СЭД. Понимание цели внедрения начинается с анализа и классификации проблем, например, таких: информация теряется; информация приходит не по назначению или не в срок; невозможно отследить факт исполнения документа; долго согласовываются документы внутри организации, что приводит к потере клиентов; организацию оштрафовали за несвоевременное предоставление тех или иных документов; проблемы обмена документами и регистрации в различных филиалах организации и головном офисе. Случается двойной учет документов, вследствие чего велики риски использования «устаревших» версий документов; сотрудники службы ДОУ перегружены и т. п. 281 1 этап •Подготовительный этап •Обследование и оптимизация документооборота в 2 этап организации 3 этап 4 этап 5 этап 6 этап 7 этап 8 этап 9 этап 10 этап •Подготовка технического задания •Заключение договора •Подготовка инфраструктуры •Инсталляция системы •Обучение персонала •Опытная эксплуатация системы •Корректировка системы •Ввод СЭД в промышленную эсплуатацию Рис. 8.10 — Этапы внедрения СЭД Когда проблемы сформулированы, становится понятно, что именно хочет улучшить организация за счет внедрения СЭД, и в чем эти изменения будут измеряться. Именно сотрудники службы ДОУ, как правило, владеют ситуацией, связанной с перемещением 282 документов в организации, могут дать полный и исчерпывающий перечень проблем и, кроме того, проранжировать их по степени критичности и выраженности. Сотрудники Вашей организации должны ответить на следующие вопросы: С какой целью планируется внедрение? В чем состоит предполагаемая выгода? Для каких именно документов требуется электронный документооборот в первую очередь? А во вторую? А в итоговой версии? Какова будет мотивация у различных категорий сотрудников? Как часто происходят организационные преобразования в компании (каждые 4 месяца, каждые полгода, один раз в год)? 2 этап. Обследование и оптимизация документооборота в организации Особенностью технологии внедрения информационной системы в российской организации является проведение обследования документооборота. В отличие от западных компаний, где документооборот, как правило, формализован, такое обследование необходимо провести, чтобы уточнить существующую схему документооборота (маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и многие другие, связанные с этим вопросы). В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы «As is» («Как есть»), выявляются проблемные моменты в схемах движения документов для последующего описания модели «To be» («Как будет») с учетом устранения существующих недостатков. 283 Проводится аудит технической инфраструктуры организации и квалификации пользователей. Чем детальнее будут проведены эти исследования, тем более вероятным будет учет пожеланий всех отделов, участвующих в документообороте, и, соответственно, более успешным будет внедрение системы. Обследование включает: анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. На данном этапе целесообразно описать функции всех участников бизнес-процессов в организации. Основные роли участников бизнес-процессов Инициатор — это любой сотрудник организации, имеющий право инициировать согласование распорядительных документов. Основные функции инициатора представлены на рис. 8.11. Составляет и корректирует текст документа в СЭД Определяет список сотрудников, участвующих в согласовании документа Создает и заполняет регистрационную карточку документа Ставит и снимает документы с согласования ИНИЦИАТОР Рис.8.11 — Основные функции инициатора Согласующий сотрудник — рассматривает текст распорядительного документа, готовит замечания по тексту, выносит решение (согласовано/не согласовано). Утверждающий сотрудник — генеральный директор или другое лицо, уполномоченное на утверждение распорядительного документа. Его функции аналогичны функциям согласующего со284 трудника, только принятое решение — утверждено или не утверждено. Регистратор — сотрудник службы ДОУ, ответственный за регистрацию и согласование распорядительного документа. Основные функции инициатора представлены на рис. 8.12. Проверяет корректность присвоенного документу регистрационного номера Распечатывает документ Прикрепляет отсканированный документ к регистрационной карточке Задает список рассылки документа и инициирует рассылку РЕГИСТРАТОР Рис.8.12 — Основные функции регистратора Составьте блок-схему бизнес-процесса оформления приказов по персоналу, указывая участников каждого этапа. Не забудьте про необходимость согласования отделом кадров и юридическим отделом. Обследование организации на предмет возможного внедрения СЭД производится сверху вниз в соответствии с организационной структурой, начиная от опроса высшего и среднего руководящего звена и заканчивая анализом движения документов на рабочих местах. Для выполнения этих работ сотрудники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты для составления номенклатуры документов, формирования справочников и классификаторов, составления инструкций. Эту часть работ лучше специалистов службы ДОУ никто не сможет выполнить просто потому, что лучше них никто не владеет ситуацией. Иногда сотрудники службы ДОУ частично 285 берут на себя роль менеджеров проекта, поскольку они знают текущий уровень загрузки различных служб и могут оценить сроки внедрения достаточно реалистично. На этапе обследования могут быть выявлены следующие основные проблемы: 1. В организации отсутствуют или недостаточно формализованы описания бизнес-процессов; 2. Существующие схемы документооборота неэффективны, противоречат правилам прямоточности и однократности обработки документов; 3. Существующее оборудование, линии связи не соответствуют по мощности требованиям внедряемой СЭД. Сложность решения указанных проблем обратно пропорциональна их номеру в данном списке: проще всего организовать замену маломощного оборудования, ведь необходимость затрат на техническое оснащение обычно учитывается, когда руководство еще только принимает решение о внедрении СЭД. Доказать же работникам, использующим привычные схемы документооборота в течение долгого периода или не имеющих подобные схемы вовсе, что их работа неэффективна, бывает гораздо сложнее. Встречаются ситуации, когда руководство готово изменить маршруты документов, готово внедрить новые более рациональные схемы, но это крайне невыгодно конкретным исполнителям, поскольку в новых условиях их деятельность может оказаться ненужной. Поэтому на данном этапе важно сформировать команду энтузиастов-сотрудников организации, которые искренне хотят ускорить и улучшить процессы работы с документами. В этой команде должны быть люди, умеющие продемонстрировать выгодные стороны работы СЭД для разных сотрудников, объяснить, какие преимущества получит каждый после внедрения системы. Тогда на 286 следующих этапах эти люди будут не саботировать, а помогать решать неизбежно возникающие в процессе внедрения проблемы. 3 этап. Подготовка технического задания СЭД является, по сути, автоматизированной системой (далее — АС). Техническое задание на АС является основным документом, определяющим требования и порядок создания АС, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка при вводе в действие.4 В ТЗ на СЭД должны быть зафиксированы следующие характеристики внедряемой системы: 1. Назначение и цели системы. 2. Описание элементов организационной структуры и системы управления в организации. 3. Требования к функционалу СЭД: - детальное описание каждой функции СЭД; - описание возможностей по изменению функциональности. 4. Технические требования: - количество обслуживаемых пользователей; - объемы обрабатываемой информации; - список оборудования, на которое будет устанавливаться СЭД; - описание технической инфраструктуры; - конфигурация сети; - аппаратные требования к рабочим станциям и серверам, включая сервера баз данных; - требования к операционной системе, установленной на серверах и рабочих станциях; - требования к обеспечению безопасности СЭД. 5. Состав и содержание работ по внедрению системы. 6. Плановые сроки начала и окончания работ по этапам. 4 ГОСТ 34.602-89. «Техническое задание на создание автоматизированной системы» 287 7. Порядок приемки СЭД. 8. План обучения сотрудников. 9. Перечень подлежащих разработке комплектов документации. Чем подробнее описаны требования к внедряемой системе в ТЗ, тем меньше неизбежных споров между заказчиком и поставщиком СЭД. Поскольку большинство из вас будет выступать в роли заказчика, не пожалейте времени и сил на данном этапе, добейтесь максимально детализированного описания работ и сроков их выполнения. 4 этап. Заключение договора На данном этапе обеими сторонами утверждается ТЗ, график работ и стоимость каждого этапа, а также объем и режим технического сопровождения со стороны поставщика СЭД. Все эти согласованные документы оформляются как приложения к Договору на внедрение СЭД. Грамотно составленный договор поможет организации не зависеть от компании-поставщика заказного ПО и при необходимости безболезненно менять систему практически на любой стадии внедрения и эксплуатации СЭД. 5 этап. Подготовка инфраструктуры В ТЗ к настоящему этапу уже описана техническая инфраструктура. Для читателей, которые не причисляют себя к большим знатокам техники, а также для любителей точных определений: Техническая инфраструктура — комплекс взаимосвязанных технологий, технических, программных средств, систем связи и телекоммуникаций, схем организации работы квалифицированного персонала и систем жизнеобеспечения. На данном этапе техническая инфраструктура Вашей организации должна быть приведена в соответствие с требованиями ТЗ. В основном это заключается в закупке и установке необходимого оборудования, создании необходимых линий связи, организации систем жизнеобеспечения. 288 На этом и последующем этапах сотрудники службы ДОУ преимущественно контролируют, чтобы все работы были выполнены качественно и в срок, даже если за их содержание несут ответственность другие службы. 6 этап. Инсталляция системы На оборудование, закупленное и установленное на этапе №5, устанавливается программное обеспечение для сервера и рабочих станций. Далее проводится тестирование работоспособности системы. И, наконец, производится настройка системы в соответствии с организационной структурой организации. 7 этап. Обучение Ваша система установлена, протестирована и настроена. Но если Ваши сотрудники не умеют/не хотят с ней работать, ситуация будет напоминать пустующие коттеджи Олимпийской деревни после окончания Олимпийских игр. При составлении плана обучения фиксируются следующие составляющие: 1. Целевые группы пользователей. 2. Форма обучения для каждой группы. 3. Место проведения обучения. 4. График обучения. Обучение проводится отдельно для пользователей, т.е. для большинства сотрудников организации, и для технических специалистов, которые будут сопровождать систему — администраторов системы. Рядовых пользователей целесообразно разбить на группы исходя из занимаемой позиции, т.е. выделить в отдельные группы руководство и рядовых сотрудников. В свою очередь можно и рядовых сотрудников разделить на группы в зависимости от их ролей в бизнес-процессе, например, группу секретарей, группу бухгалтеров и т.п. 289 Основные проблемы в процессе обучения связаны с разным уровнем компьютерной подготовки пользователей. В большой организации имеет смысл разделить учебные группы после входного тестирования, что даст возможность хорошо подготовленным сотрудникам пройти ускоренный курс, а неуверенным начинающим подробно, не торопясь, научиться работать под руководством доброжелательного специалиста. Для каждой группы разрабатывается своя программа обучения. Форма обучения может быть очной и заочной. Заочное обучение применятся только в информационно развитых организациях, более распространенный случай очных консультаций экспертов. Для руководства обычно выбирается индивидуальная форма занятий. Для остальных сотрудников проводятся групповые занятия. Обычно обучение производится в специально оборудованном учебном классе. В случае индивидуального обучения занятия проводятся на рабочем месте пользователя. В первую очередь обучают группу администраторов системы, что даст возможность привлекать их для консультирования пользователей. 8 этап. Опытная эксплуатация В рамках опытной эксплуатации сотрудники выходят в самостоятельное плавание в настроенной системе. Проверяется правильность функционирования системы при выполнении каждой функции и готовность персонала к работе в реальных условиях. И тут с одной стороны, проявляются все проблемы недостаточной подготовки персонала, а с другой стороны испытание системы в условиях, приближенных к условиям последующей штатной эксплуатации, помогает выявить отклонения системы от технического задания и неучтенные требования. По отзывам экспертов, которые сопровождают первые самостоятельные шаги пользователей заказчика, на этом этапе пользо290 ватели зачастую ожидают, что система будет автоматически выполнять все их функции. Например, считают, что система сама должна ставить резолюцию, визу согласования или ставить на контроль. На объяснения эксперта о том, что пока резолюцию (указание, что нужно сделать по данному документу) сам пользователь не введет в компьютер, она в системе не появится, недоумевают, какая же здесь автоматизация? 9 этап. Корректировка системы На основе результатов опытной эксплуатации производится корректировка функционала СЭД. Как известно, аппетит приходит во время еды, и во время опытной эксплуатации пользователи обязательно захотят получить дополнительные функции, внести изменения в функционал, которые не зафиксированы в ТЗ. Но если в ТЗ есть пункт о допустимости возможных изменений после опытной эксплуатации, дополнительных соглашений с дополнительной оплатой не потребуется, а корректировка может быть оформлена с помощью актов. По окончании данного этапа сотрудники службы ДОУ могут проверить, насколько точно поставщик СЭД учел пожелания пользователей по удобству работы в системе. 10 этап. Ввод СЭД в промышленную эксплуатацию Ввод системы в промышленную эксплуатацию проводится с передачей службе технической поддержки заказчика всей обозначенной в ТЗ документации для сопровождения компаниизаказчика. Сторонами обязательно подписывается акт о завершении работ по проекту. Подведем итоги 10 этапов внедрения СЭД: Основные принципы успешного внедрения СЭД Четкая постановка целей внедрения СЭД. При этом цель должна быть измеряемой и показывать руководству, принес- 291 3. 4. 5. 6. ло ли пользу внедрение СЭД и стоит ли дальше продолжать работать в этом направлении. Заинтересованность и поддержка руководства заказчика на всех этапах внедрения системы. Тесное сотрудничество поставщика СЭД с заказчиком и конечными пользователями. Это сотрудничество способствует лучшей проработке требований к системе (визуальному и функциональному). Если СЭД разрабатывает сторонняя организация, то IT-отдел заказчика должен принимать активное участие при внедрении СЭД, т.к. впоследствии вся забота о поддержании работоспособности системы ляжет на их плечи. Хорошо формализованные бизнес-процессы на предприятии. Если предприятие не имеет четко формализованных процессов, то необходимо искать поставщика СЭД, который специализируется на Вашем секторе экономики. Мотивирование и обучение сотрудников использованию СЭД. Стоит помнить, что меньше всего во внедрении системы заинтересованы обычные сотрудники. 1. Дайте определение электронного документооборота, электронного документа и СЭД. 2. Перечислите основные принципы электронного документооборота. Какие нормативные документы регламентируют электронный документооборот в государственных структурах? Перечислите основные проблемы бумажного документооборота. Какие функции должны быть реализованы в СЭД в рамках движения документов? Назовите обязательные функции СЭД в рамках хранения документов. 292 7. Перечислите основные преимущества СЭД по сравнению с бумажным делопроизводством. 8. Опишите классы СЭД. 9. Что такое СПО и каковы направления его применения для СЭД? 10. Опишите алгоритм выбора СЭД. 11. Составьте сравнительную таблицу преимуществ и недостатков покупки готовой «коробочной» СЭД, заказной СЭД и самостоятельной разработки. 12. Найдите функции СЭД в рамках поддержки информационной безопасности и сравните системы Евфрат и DocsVision по степени реализации этих функций. 13. Из каких составляющих складывается совокупная стоимость владения СЭД? 14. Какая система является базовой для автоматизации документооборота в Законодательных собраниях городов и областей РФ? Подтвердите свой ответ примерами. 15. Чем доработка СЭД отличается от сопровождения после внедрения? 16. Перечислите возможности обучения персонала для работы в СЭД. 17. Каковы современные тенденции рынка СЭД? 18. Опишите основные этапы внедрения СЭД. 19. Опишите основные функции инициатора и регистратора в бизнес-процессах. 20. Вы с братом живете в разных городах и хотите внедрить систему, автоматизирующую документооборот в семье. Составьте краткое техническое задание на свою систему. 21. Перечислите основные возможные причины неуспешного внедрения СЭД. 293 РАЗДЕЛ III. АРХИВНОЕ ДЕЛО Глава 9. Основы архивного хранения 9.1. Основные понятия архивоведения История человечества может предстать в искаженном виде только потому, что раньше люди не могли достаточно бережно хранить документы Тур Хейердал В процессе своей деятельности организации создают и получают большое количество документов. После того, как их использование для решения текущих вопросов закончено, возникают вопросы: 1. Может ли информация, содержащаяся в этих документах, понадобиться вновь через определенное время? 2. Представляет ли документ историческую и культурную ценность? Для того, чтобы не решать эти вопросы для каждого документа отдельно, существует нормативная база, регламентирующая хранение, комплектование, учет и использование документов, независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся: государственном, муниципальном или частном. Из главы 1 Вы уже знаете об двух основных нормативных документах в области архивного дела — о законе РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также о государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этих нормативных документах есть определение архива: 294 Архив (греч. άρχεϊο) — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Архив в больших организациях является самостоятельным структурным подразделением. В средних и малых компаниях архив может быть частью структурного подразделения, например, секретариата. В определении архива входит понятие архивного документа, которое в свою очередь определено в ГОСТ Р 7.0.8-2013: Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Незаменимым документом для любого архива является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В этом нормативном документе содержатся наименования и сроки хранения практически всех основных документов, образующихся в организациях независимо от формы их собственности и сферы деятельности. Благодаря Перечню, нам не нужно каждый раз изобретать велосипед, придумывая срок хранения для каждого документа, когда его использование для текущей работы завершено. В помощь организаторам архивов на больших предприятиях существуют «Основные правила работы архивов организаций», подготовленные Росархивом в 2004г. Российская законодательная база по архивному делу достаточно обширна. В нее входят нормативные акты, связанные с защитой персональных данных и коммерческой тайны. Отдельные ведомственные перечни регламентируют сроки хранения специфи295 ческих документов в конкретных сферах деятельности, например, существует перечень документов со сроками их хранения в сфере здравоохранения, утвержденный Министерством здравоохранения СССР в 1974г. и до сих пор (в 2015г.) не утративший силу. 1. Какой перечень регламентирует в РФ сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций? 2. Сколько лет, в соответствии с найденным перечнем, должны храниться в архивах технические задания на выполнение международных, федеральных и региональных научных и научно-технических программ и проектов? На основании перечисленных документов федерального и регионального значения в организации составляют собственный документ: номенклатуру дел. Номенклатура дел ̶ систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Где Вы уже встречали упоминание наименований и сроков хранения документов? Правильно, в Перечне. Именно Перечень и является базой для составления номенклатуры дел в организации. Расшифруем понятие дела, применительно к архивам: Дело ̶ совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Физически, дело — это папка, в которой хранятся документы по одному вопросу. Действительно, нерационально хранить в архиве каждый документ отдельно, поэтому, например, все протоколы заседаний аттестационной комиссии за I полугодие хранятся в одном деле, все приказы по личному составу за прошлый год хранятся в другом деле и т.д. Иными словами, номенклатура дел — упорядоченный, сгруппированный список всех документов, кото296 рые образуются в процессе деятельности конкретной организации. Главное правило: в номенклатуру дел должны попасть ВСЕ виды документов, которые циркулируют в организации. Опыт показывает, что документы, которые не включены в номенклатуру, обязательно затеряются. Различают следующие номенклатуры дел: типовые; примерные; конкретные. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Для составления номенклатуры дел в каждом подразделении составляется подробный список документов, которые создаются в этом подразделении или направляются из других организаций в данное подразделение. Самое сложное в создании номенклатуры дел — грамотно сгруппировать однотипные документы и дать каждой группе точное наименование. На рисунке 9.1. представлен пример номенклатуры дел. Номенклатура состоит из разделов в соответствии с количеством подразделений в организации. 297 Акционерное общество «Полет» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 16.02.2021 №1 Санкт-Петербург на 2021 год Индекс дела 01-01 01-02 УТВЕРЖДАЮ Директор ________И.О.Фамилия 24.02.2021 Кол-во Срок хранения дел и № статьи по (томов) Перечню 01. Директорат Приказы директора по Постоянно основной деятельно2 статья 6 сти Приказы директора по административно5 лет 2 хозяйственным вопростатья 6 сам Заголовок дела Примечание … 05-01 05-02 06-01 06-02 05. Отдел кадров Приказы директора по 75 лет ЭПК личному составу (при1 статья 6 ем и увольнение) Приказы директора о предоставлении от5 лет ЭПК 2 пусков и командиростатья 6 вок 06. Отдел рекламы Договоры на размеще5 лет ние рекламы в печат1 статья 256 ных СМИ Образцы выпущенных рекламных буклетов 2 Постоянно статья 258 После истечения срока действия договора Срок хранения увеличен по решению ЭК СОГЛАСОВАНО ЭК АО «Полет» (протокол от 22.02.2021 № 3) Рис. 9.1 — Пример фрагмента номенклатуры дел 298 Каждому подразделению присваивается свой индекс: 01 — директорат, 02 — планово-финансовый отдел, 03 — бухгалтерия и т.д. Соответственно, каждое дело в номенклатуре получает индекс, состоящий из индекса подразделения и номера дела в данном подразделении. Например, индекс 05-01 означает Дело №1 в пятом подразделении. Если организация большая, вводится дополнительный индекс отдела внутри подразделения. Например, если управление делами имеет индекс 01, то его канцелярия будет иметь индекс 01.1, бухгалтерия — 01.2, а бюро жалоб 01.3. Во второй графе номенклатуры указывается полные заголовки дел. Обычно внутри каждого раздела наименования дел систематизируют по степени важности, сначала документация вышестоящих организаций, потом собственные документы. Заголовок должен быть конкретным и исключать двоякое толкование. Общие формулировки вида «Разные документы» усложнят поиск нужной заявки или отчета. Заголовок дела может быть составлен из следующих элементов, расположенных в заданной последовательности: Наименование вида документа (приказы, акты и т.д.) или наименование рода деятельности (переписка); Автор документа (название организации или структурного подразделения); Корреспондент (наименование организации, в которую направлены или из которой поступили документы; Краткое содержание документов в деле; Название территории, с которой связано содержание документов в деле; Временной период, к которым относятся документы в деле. Обратите внимание, что все элементы одновременно использовать в заголовке необязательно. 299 Определите элементы, из которых составлен каждый заголовок дела, представленные на рисунке 9.1. Третья графа заполняется в конце того года, для которого составляется номенклатура. Дело не должно превышать 250 листов, и возможна ситуация, когда, например, приказы директора о предоставлении отпусков и командировок в совокупности превысят допустимое количество листов. В этом случае формируется несколько томов одного дела. Поэтому только в конце года можно подсчитать количество дел (томов) по каждому пункту номенклатуры. В четвертой графе проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией, а также номер статьи из Перечня, в соответствии с которой экспертная комиссия установила срок хранения. В этой графе может появиться пометка «ЭПК», что расшифровывается как экспертно-проверочная комиссия и означает, что срок хранения может быть пересмотрен экспертной комиссией. Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры. В ней проставляются различные отметки об изменениях в статусе дела, например: о заведении дел — «Заведено»; об изменении сроков хранения дел — «Срок хранения увеличен по решению ЭК»; о нестандартном начале исчисления срока хранения — «После истечения срока действия договора»; о передаче дела в другое подразделение или организацию и т.п. В каждом разделе номенклатуры оставляют пустые строки — запасные, для включения новых дел, которые могут образоваться в течение года действия текущей номенклатуры. 300 Номенклатура дел на следующий год составляется экспертной комиссией, утверждается руководителем организации в 4 квартале текущего года и с 1 января следующего года становится обязательном документом для исполнения. Таким образом, сотрудники каждого подразделения знают, в какие папки и под каким наименованием складывать каждый документ. Документ попадает в «свою» папку в соответствии с действующей номенклатурой. Через год номенклатура подлежит пересмотру, в ней появятся новые дела, а какие-то дела, наоборот, исключат, исходя из опыта текущего года. 9.2. Сроки хранения документов Вечные ценности тоже имеют свой срок хранения Народная мудрость Главная категория в архивном деле — срок хранения документа. Перечень устанавливает следующие сроки хранения документов: постоянное хранение; долговременные сроки хранения — более 10 лет; кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет); не подлежащие хранению. В данном пункте мы обсудим, какие документы относятся к каждой группе по срокам хранения, а в следующих разберемся, как определяется срок хранения конкретного документа. Документы с постоянным сроком хранения В Законе РФ №125-ФЗ постоянное хранение документов определено как «хранение без определения срока (бессрочное)». Документы с постоянным сроком хранения — это документы, составляющие «фундамент» организации: Устав; Учредительный договор; 301 Документы о правах собственности (на землю, здания, интеллектуальную собственность…); Приказы директора по основной деятельности; Документы о лицензировании; Свидетельства о регистрации, реорганизации, переименовании и т.д. Уникальные документы, имеющие историческую ценность, также подлежат постоянному хранению. Составьте список документов, которые могут иметь историческую ценность в академическом театре оперы и балета. Документы с долговременными сроками хранения Долговременный срок хранения означает, что документы должны храниться в архивах 10 или более лет. В основном это документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (таблица 9.1.). Таблица 9.1. Основные документы по личному составу с долговременными сроками хранения Виды документов Срок хранения Личные дела Карточки сотрудников 75 лет Приказы директора по личному составу Списки работников, уходящих на пенсию 50 лет Журналы регистрации и акты несчастных 45 лет случаев и аварий Протоколы заседаний аттестационной ко15 лет миссии Особенность этих документов по личному составу в том, что их содержание редко дублируется в других видах документов. 302 Установленные сроки необходимо соблюдать независимо от размеров организации, которой работает сотрудник. На практике долговременный срок не превышает 75 лет. Часто сохранность подобных документов становится жизненно важным вопросом. В 90-е годы XX века многие предприятия были приватизированы и превратились в акционерные общества. Новые руководители, желая сэкономить на площади, сдавали архивные документы в макулатуру или просто выкидывали архив из помещения на улицу, где он, понятное дело, довольно быстро уничтожался. К сожалению, в «эпоху перемен» архивы страдают всегда. А спустя некоторое время в организацию обращались бывшие сотрудники за необходимыми справками о стаже, зарплате, поощрениях, которые необходимы для начисления пенсий. Даже обращения в суд в большинстве случаев не помогали восстановить справедливость, и людям назначалась минимальная пенсия. Сейчас Вам, как и большинству читателей данного учебника, эти проблемы кажутся очень далекими, но для одинокой пенсионерки такая ситуация превращалась в настоящую беду. Поэтому отношение организации к документам долговременного хранения по личному составу должно быть особенно бережным. При ликвидации организации документы по личному составу должны передаваться в государственные архивы или в архив организации-правопреемника. Примером ответственного отношения к документам является современная (2014г.) ситуация слияния Санкт-Петербургского государственного горного университета с Северо-Западным государственным заочным техническим университетом. Третий год архивисты горного университета занимаются размещением и оцифровкой архива присоединенного учебного заведения, чтобы бывшие студенты легко смогли подтвердить факт своего обучения, например, при утере диплома. 303 Кроме документов по личному составу к данной категории относятся некоторые бухгалтерские и налоговые документы. Документы с кратковременными сроками хранения Кратковременные сроки хранения не превышают 10 лет. Документов данной категории образуется больше всего в процессе деятельности организации. Это в основном документы по: бухгалтерскому учету; учету товарно-материальных ценностей; налоговой отчетности. Наиболее частый срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем составляет 5 лет. Минимальный срок хранения у документов оперативного характера — 1 год. Примеры сроков хранения документов с кратковременными сроками хранения представлены в таблице 9.2. Таблица 9.2. Примеры документов с кратковременными сроками хранения Виды документов Срок хранения План счетов бухгалтерского учета 5 лет Гарантийные письма 5 лет 5 лет Договоры с аудиторами (после истечения срока действия договора) Заказы на бланки учета и отчетности 1 год Исчисление сроков хранения документов Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего года. Вы передали дело в архив 17 августа 2014г. Срок хранения дела — 3 года. Когда истечет срок хранения этого дела? Изменение сроков хранения документов Федеральный закон «Об архивном деле» требует от предприятий всех форм собственности обеспечить хранение документов в 304 течение сроков их хранения, установленных в Перечне и других нормативных актах. Трудность заключается в том, что разные нормативные акты устанавливают для одних и тех же видов документов разные сроки хранения. Например, для некоторых бухгалтерских и налоговых документов установлены разные сроки хранения в Налоговом кодексе, законодательстве о бухгалтерском учете и в Перечне. Такие разночтения на практике разрешаются легко: устанавливается максимальный срок хранения. Ведь законы требуют хранить документы не менее установленного срока. И никто не запрещает хранить их дольше. При возникновении сомнений по срокам хранения опытные работники пользуются золотым правилом архивиста: «Пусть лежит, выбросить всегда успеем!» 9.3. Экспертиза ценности документов Цена — это то, что вы платите. Ценность — это то, что вы получаете У. Э. Баффетт В конце каждого календарного года, как правило, проводится экспертиза ценности документов, для того, чтобы уточнить текущую номенклатуру дел, ведь за год в организации могут появиться новые документы, и, соответственно, новые дела. Рассмотрим схему проведения экспертизы ценности документов, представленную на рис.9.2. Все дела, которые понадобятся сотрудникам для работы в следующем календарном году, останутся в отделах (стрелка А). Все законченные дела передадут в архив (стрелка Б). 305 ОТДЕЛЫ Б Оставлено в отделах А АРХИВ К ЭКСПЕРТИЗА Документы постоянного В ЦЕННОСТИ хранения Д Документы временного хранения Е Г С истекшими сроками хранения В Ж ЭКСПЕРТНАЯ госархивы КОМИССИЯ И На утверждение результатов З экспертизы На дальнейшее хранение На уничтожение Рис. 9.2 — Схема проведения экспертизы ценности документов В архиве проводится экспертиза ценности в соответствии с текущей номенклатурой дел, в результате экспертизы производится распределение на документы постоянного хранения (стрелка В) и документы временного хранения (стрелка Г). Некоторые документы, имеющие особую историческую и культурную ценность, сразу отправляются на экспертную комиссию для отбора в государственные архивы РФ (стрелка Д). Параллельно архив отбирает документы временного хранения, срок которых уже истек и также проводит экспертизу их ценности (стрелка Е). В результате экспертизы может быть принято 2 решения: списать и уничтожить дело с законченным сроком хранения или продлить срок хранения дела. Результаты экспертизы посылаются на утверждение в экспертную комиссию (стрелка Ж). 306 Как Вы можете заметить, основная работа по экспертизе выполняется непосредственно работниками архива. Обратите внимание, что экспертизу ценности проходят одновременно 2 потока документов: поступающие из отделов (стрелка Б) и с истекшими сроками хранения (стрелка Е). Экспертная комиссия рассматривает и утверждает результаты экспертизы, вносит поправки по срокам хранения. После утверждения экспертной комиссией часть дел поступает обратно в архив на дальнейшее хранение (стрелка З), а часть отправляется на уничтожение (стрелка И) или в государственные архивы РФ (стрелка К). Для всех дел, срок хранения которых истек, и экспертная комиссия утвердила решение об уничтожении, составляется единый акт о выделении к уничтожению. Согласованный с экспертной комиссией акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, а также запись о том, что в учетные документы архива внесена поправка. Все эти реквизиты можно увидеть на образце бланка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на рисунке 9.3. Важный практический вопрос: какие документы отделы в конце года оставляют у себя, а какие передают в архив? Не существует единых правил решения, но действия по данному вопросу должны быть регламентированы в Положении об архиве каждой организации. На крупных предприятиях принято передавать в архив документы с долговременными сроками хранения (свыше 10 лет), а документы с кратковременными сроками хранения оставлять в отделах. В таком решении вопроса главный плюс — оперативность работы с нужными документами, но документы в отделах могут теряться. 307 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности __________ № __________ руководителя организации _______________________ Личная подпись И.О.Фамилия Место составления (издания) документа Дата О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ___________________________________________________ (название и вых.данные перечня документов с указанием сроков их хранения) _________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_________________ (название фонда) Заголовок дела Индекс дела Сроки хра№ или групповой Крайние Номера по номенклату- Кол-во нения Примеп/п заголовок даты описей ре или № дела ед.хр. и № статей чание документов по описи по перечню 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого: ___________________________ ед.хр. за ___________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол № _______ от ______________ ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Личная подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _______ № ___________ Документы в количестве _________ ед. хр., весом __ кг сданы в _____________ (цифрами и прописью) (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № _________ Наименование должности работника, сдавшего документы Личная подпись И.О.Фамилия Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Личная Подпись И.О.Фамилия Дата Рис. 9.3 — Образец бланка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 308 В некоторых организациях все дела, независимо от срока хранения, сдаются в архив, и в отделах не хранится ничего. В этом случае сохранность документов гарантирована, но сотрудникам отделов приходится часто обращаться в архив, что замедляет их работу. Очевидно, что для каждой организации необходимо найти «золотую середину». Например, можно установить, что дела кратковременного хранения находятся в отделах 1 или 2 года, а потом передаются в архив. Задачи экспертной комиссии: 1. Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для их передачи на постоянное хранение в государственные архивы РФ; 2. Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; 3. Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности, утративших практическое значение и с истекшими сроками хранения; 4. Установление или изменение сроков хранения документов, пересмотр номенклатуры дел. Критерии ценности документов При проведении экспертизы ценности архивисты руководствуются следующими стандартными критериями: Подлинность и юридическая сила документа Вспомните или посмотрите в главе 1, п.1.2. особенности подлинника документа и его отличие от копии. На постоянное хранение оставляют только подлинники, а копии обычно уничтожаются. Копии оставляют в исключительных случаях утраты оригинала или, если в копии имеются пометки, ко309 торых нет в оригинале, соответственно копия также может иметь самостоятельную ценность. Например, оригиналы многих стихотворения М.Ю.Лермонтова находятся в его рабочих тетрадях, но их копии в альбомах знакомых барышень содержат уникальные рисунки поэта, небольшие вариации в тексте, пометки других литераторов той эпохи, что делает копии такими же ценными документами, что и оригиналы. При этом подлинники, чтобы иметь юридическую силу, должны быть правильно оформлены и иметь все необходимые реквизиты. Как Вы поступите с приказом по личному составу за прошлый год, если на нем отсутствует подпись руководителя организации? Дуплетность Дуплетными называют размноженные документы, например, ксерокопии, рассылаемые в филиалы или отделы для ознакомления. Такие документы хранятся только там, где они были созданы, а в других местах уничтожаются. Как и в случае с копиями, дуплетные материалы сохраняются, если они содержат визы или резолюции, важные для организации-филиала. Некоторые интересные дуплеты, например, афиши с росписью актеров, листовки, рисунки передаются в музеи или библиотеки. Поглощенность содержимого Поглощенными называются документы, на основе которых создавались сводные документы. Например, месячные отчеты являются поглощенными по отношению к отчетам за квартал, а квартальные — по отношению к годовым. По истечении сроков хранения, установленных номенклатурой дел, поглощенные документы уничтожаются. 310 Физическое состояние документа К сожалению, бумажные документы могут подвергаться нападению грибка, плесени, могут быть затоплены. При проведении экспертизы нужно решить, стоит ли их восстанавливать, ведь реставрация документов — долговременный и дорогостоящий процесс с привлечением высококвалифицированных специалистов. Если содержание испорченных документов можно восполнить другими документами, принимается решение об уничтожении. Неформальные критерии Некоторые документы, образующиеся в процессе деятельности организации, «не вписываются» ни в номенклатуру дел данной организации, ни в Перечень, их ценность нужно суметь увидеть в исторической перспективе, хотя это бывает трудно сделать. Как предугадать, что нынешний аспирант совершит великое открытие, и любой его автограф через 25 лет будет иметь большую ценность? Найдите документ, в котором одного Нобелевского лауреата публично называли тунеядцем в 1963 году. Критериями ценности могут быть: авторская принадлежность; время образования документа. Сейчас в российском архивоведении существует запрет на уничтожение любых документов, созданных до 1945г. Даже стенгазеты и сценарии праздников, т.е. свидетельства непроизводственной жизни коллектива, стоит хранить в архиве своей организации, ведь через некоторое время они станут исторической ценностью. Если включить в номенклатуру дел отдельную строку «Особо ценные документы», в подобных делах можно хранить статьи в 311 Интернете, документы об участии в международных выставках, видеоролики, образцы упаковки продукции и т.д. 9.4. Подготовка документов для передачи в архив Дела! Меня замучили дела — каждый миг, каждый час, каждый день… В.Высоцкий С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела — в структурном подразделении. Но даже в процессе использования документы по одному делу не стоит разбрасывать по столам исполнителей, а необходимо складывать в одну папку с заголовком, сформулированным в номенклатуре дел. Когда документы исполнены, т.е. работа по ним завершена, например, договор подписан, отправлен ответ на письмо и т.п., их помещают в дело. Формирование дел Процесс формирования дел состоит из 3-х этапов, представ- 1 этап 2 этап 3 этап •Объединение однотипных документов в одну группу •Определение сроков их хранения в соответствии с номенклатурой дел •Обработка документов для оформления дела •Составление описи дел ленных на рисунке 9.4: Рис. 9.4 — Этапы формирования дел 312 На первом этапе формирования дел отбираются однотипные документы и проверяется их соответствие наименованию дела по действующей номенклатуре. Существует несколько обязательных правил формирования дел: 1. В дело помещаются только исполненные и правильно оформленные документы. Какой реквизит, оформленный в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, должен быть оформлен последним на подлиннике документа? Оформите его в правильном месте на любом письме, написанном в рамках выполнения контрольных заданий в конце главы 6. 2. В дело помещаются документы в соответствии с наименованием по номенклатуре дел. Исключение: в течение текущего года возникло новое направление деятельности организации, соответственно, создаются новые документы, которые группируются в новые дела. В этом случае в специально оставленные пустые строки номенклатуры вписываются новые наименования дел со сроками хранения в соответствии с Перечнем и утвержденные экспертной комиссией организации. 3. В дело помещаются документы одного календарного года. Исключение: переходящие дела, т.е. дела, незавершенные в предыдущем году. Например, личные дела работающих сотрудников, незавершенные судебные дела и т.д. 4. В дело помещаются документы одного срока хранения. 5. Объем дела не превышает 250 листов (при толщине не более 4 см). 6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. 313 Документы могут формироваться в дела по следующим признакам: авторскому — предполагает группировку в дела документов одного автора; корреспондентскому — используется для группировки переписки, в заголовке дела обязательно указывается корреспондент и раскрывается содержание вопроса; географическому — объединение в одном деле нескольких корреспондентов из одного региона (страны, области, города, района); хронологическому — группировка документов за определенный период времени; номинальному — основанием для группировки служит наименование вида документа; тематическому — группировка по содержанию. Возможна группировка по нескольким признакам, например, «Переписка с центрами технического обслуживания Хабаровского края по ремонту принтеров PUY-77» предусматривает группировку по географическому и тематическому признаку. Определите тип группировки в дело: а) Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое. б) Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов. в) Приказы ректора СПб ПУ по учебной работе за 2020г. г) Переписка с вузами Астраханской области. Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. 314 Существуют специальные правила для отдельных видов документов: Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; Переписка располагается в деле в хронологическом порядке. Документ-ответ помещается за документом-запросом. Если переписка продолжается в новом году — документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года; Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2015 год, составленный в 2014 году, должен быть отнесен к 2015 году, а отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, к 2014 году; Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. К окончанию первого этапа документы сгруппированы по заголовкам дел и систематизированы по датам. На втором этапе формирования дела производятся следующие действия: 1. Составление внутренней описи Внутренняя опись необходима в том случае, если заголовок дела не раскрывает конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности». Бланк внутренней описи представлен на рисунке 9.5. 315 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №__________________ № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа 1 2 3 4 Номера листов дела 5 Примечание 6 Итого___________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи__________________________ (цифрами и прописью) ____________________ ________ __________________ (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись дела) (подпись) (расшифровка подписи) Дата Рис. 9.5 — Бланк внутренней описи дела Перед составлением внутренней описи проверяется каждый лист и подсчитывается общее количество листов — не более 250 (при толщине не более 4 см), поскольку более толстые дела трудно прошить и переплет быстрее испортится. Иногда внутренняя опись подклеивается в уже переплетенное дело к внутренней стороне обложки дела. 2. Подшивка (переплет). Перед подшивкой или переплетом изымаются металлические скрепки и булавки, которые могут заржаветь в процессе хранения. В подавляющем большинстве случаев в архив сдаются бумаги формата А4. Если в стопке есть листы большего размера, их необходимо свернуть, оставив свободным левое поле. Фотографии, дипломы, трудовые книжки и прочие документы, неудобные для прошивки, вкладываются заранее вшитые в дело чистые конверты. 316 Дела долговременного и постоянного хранения подшивают в твердую установленную государственным стандартом обложку. Полученная стопка документов выравнивается по левому краю. Первым листом в папке должна быть внутренняя опись подготовленных документов. В конце каждого дела прикладывается чистый бланк листа-заверителя дела, который после прошивки и нумерации листов заполняется лицом, проводившим формирование дела. Забавно, что в наш век нанотехнологий и терабайтов, технология прошивки не изменяется более 100 лет: для переплета используется специальный станок. Если его нет, документы прошиваются вручную. Задание для «умелых ручек» Попробуйте самостоятельно осуществить прошивку дела в соответствии с классической технологией архивного переплета: Подготовленную стопку документов помещают под пресс, оставив свободным левый край. Затем при помощи шила делают 4 (четыре) прокола на расстоянии трех сантиметров друг от друга. Далее документы скрепляют, используя для этих целей толстую иглу и прочную нить. Работу начинают с верхнего отверстия. При этом на лицевой стороне оставляют свободный край нити. Игла последовательно вставляется в каждое отверстие, двигаясь с обратной стороны стопки, захватывает свободную нить лицевой стороны и возвращается назад. Таким образом, в каждом отверстии образуется узелок. В последнем проколе обе нити соединяются и выводятся на заднюю стенку стопки. Они тщательно натягиваются, завязывается последний узелок, свободные края нити крепят к последнему листу. Далее производят опечатку полученного дела. Для этого на бумажный квадрат размером 4см х 4см равномерно наносят канцелярский клей с каждого края и наклеивают его на нити. Можно 317 использовать для этих целей сургучную печать. На полученной «заплатке» предварительно пишут количество прошитых листов, дату и подпись ответственного лица. Иногда ставится печать предприятия. 3. Уточнение заголовка Заголовки дел определяются до начала формирования дел, в номенклатуре, которая, как Вы помните, утверждается в 4 квартале предыдущего года. В реальной практике появляются новые документы, возникает необходимость уточнить заголовки дел. На данном этапе документы еще раз изучаются, и в заголовок дела вносятся уточнения. В заголовки добавляются номера приказов, обозначения форм, например: Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) Приказы №1 - 121 директора по личному составу 4. Нумерация листов Все листы дела кроме листов внутренней описи нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу обычным грифельным карандашом; употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 5. Составление заверительной надписи Перед прошивкой, как Вы помните, в конце стопки документов вкладывается чистый бланк листа-заверителя, который сейчас наступило время заполнить. Заверительная надпись нужна для учета количества листов в деле и пояснения особенностей их нумерации. Пример оформления листа-заверителя представлен на рисунке 9.6. 318 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _04-03_ В деле подшито и пронумеровано _175 (сто семьдесят пять) листов (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов________13а, 13б, 99а, 99б, 99в___________ пропущенные номера листов_________134______________________ + листов внутренней описи____________3 (три)_________________ ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА 1 Вложена копия взамен утраченного подлинника (акт об утрате от 01.09.2014 Имеются физическое повреждение (разрыв и склейка) Инспектор по кадрам Лапина 21.02.2021 № листов 2 46 67 Ю.А. Лапина Рис. 9.6 — Пример оформления листа - заверителя дела Заверительная надпись содержит дату составления и подписывается составителем дела с расшифровкой подписи и указанием должности. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе. 6. Оформление обложки На обложке дела указываются 8 обязательных реквизитов: полное и сокращенное название организации; название структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; 319 дата (год заведения и год окончания или даты первого и последнего документов в деле); количество листов в деле; номер дела по описи и архивный шифр дела; срок хранения дела. Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Пример оформления обложки представлен на рисунке 9.7. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Обработка документов для оформления дел краткосрочного хранения Дела краткосрочного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается сверху, первым, а с более ранней — внизу, последним. 320 Общество с ограниченной ответственностью «Фейерверк» (ООО «Фейерверк») Директорат ДЕЛО № 01-01 Приказы №№ 1-130 Директора по основной деятельности Начато 22 января 2021_ Окончено 30 июня_2021 на 127 листах Оп. №1 Ф. №11 Срок хранения: Постоянно ст. 6 Рис. 9.7 — Пример оформления обложки дела На третьем этапе формирования дел составляется опись дел. В отличие от внутренней описи, которую можно не составлять, если заголовок точно раскрывает содержимое документов в деле, опись дел обязательно составляется на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись — это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). 321 Опись дел одновременно является учетным документом и средством оперативного поиска документов. Опись составляется отдельно на дела: постоянного хранения, долговременного хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией. Опись дел состоит из следующих элементов: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дату дела (тома); число листов в деле (томе); срок хранения; примечание. Форма описи дел представлена на рисунке 9.8. В описях дел постоянного хранения графа 6 «Сроки хранения», естественно, опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи. Рис. 9.8 — Форма описи дел Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается 322 руководителем. Перед утверждением опись должна быть согласована ЭК. 9.5. Подготовка электронных документов для передачи в архив Старая погудка на новый лад Русская народная пословица Описывая подготовку документов к архивному хранению, необходимо затронуть особенности подготовки электронных документов. В законе РФ «Об архивном деле» вопросы электронного хранения практически не упомянуты, что объясняется годом его издания (2004!). В 2013 году Федеральное архивное агентство подготовило «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (далее — Рекомендации). В данном документе введены многие понятия, касающиеся электронных документов в архиве, в том числе: Единица учета электронных документов — электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела; Единица хранения электронных документов — контейнер электронного документа — упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные; Найдите текст Рекомендаций и узнайте: что входит в понятие метаданных; что такое электронное дело. Рекомендации фиксируют, что электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, 323 по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-12 (далее — формат архивного хранения). В случае изменения программно-аппаратной среды, выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители. Электронные документы постоянного и долговременных сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации. Электронные документы кратковременных сроков хранения хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются. Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы, и заголовки дел с документами на бумажном носителе. По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных 324 электронных дел постоянного, долговременных и кратковременных сроков хранения. В архив организации электронные документы могут поступать: из информационных систем организации и размещаться для хранения на серверах (основном и рабочем) архива организации; на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем) и размещаться в помещениях для их хранения в соответствии с учетными документами архива. Контейнер электронного документа представляет собой zipархив (сжатую zip-папку). В контейнер электронного документа включаются: электронный документ в формате архивного хранения; метаданные документа, включая электронные подписи. На рисунке 9.9. выделены основные этапы подготовки электронных документов к архивному хранению. 1 этап 2 этап 3 этап •Проверка физического состояния электронных носителей, предназначенных для передачи в архив •Запись электронных документов на электронный носитель •Проверка качества записи •Составление описи электронного дела •Оформление футляра электронного дела •Подготовка документации комплекта 325 сопроводительной Рис. 9.9 — Этапы подготовки электронных документов к архивному хранению Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел. На рисунке 9.10 приведен бланк описи электронных документов. Наименование организации Наименование структурного подразделения ОПИСЬ № _____ единиц хранения электронных документов за ____год УТВЕРЖДЕНО ЭПК (протокол № ) Состав № Кол-во текстовой № едЗаголовок Дата ед-цы Объем записей Формат сопровоцы единицы создахра(Мб) (для баз данных дит. учета учета ния нения данных) документации 1 2 3 4 5 6 7 8 В данный раздел описи включено _____ единиц учета с № _____ по № _____ объемом _________ Мбайт. (цифрами и прописью) Всего в опись включено _______ ед. учета с № ________ по № _______; объемом ________ Мбайт. (цифрами и прописью) Наименование должности составителя Личная подпись Дата Фонд № Опись № 326 И.О.Фамилия П р и м е ч 9 а н и е Рис. 9.10 — Форма описи электронных документов Сравните описи бумажных и электронных документов. Составьте сравнительную таблицу реквизитов, обязательных в описи любого вида документа и уникальных для электронных документов. Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается: сокращенное название организации; сокращенное название структурного подразделения организации; индекс дела; заголовок дела; объем электронного дела в Мб; контрольная сумма электронного дела; дата записи электронных документов на носитель; при необходимости отметки об ограничении доступа и др. Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств. И не забудем поблагодарить составителей Рекомендаций за то, что не придется сшивать электронное дела «в 4 прокола», как бумажное. В комплект сопроводительной документации включается сопроводительная служебная записка и экземпляр описи в электронной форме, который отправляется в информационную систему архива организации по информационно-телекоммуникационной сети. 327 1. Дайте определения базовым понятиям архивоведения: архиву, архивному документу, делу. 2. Перечислите основные нормативно-правовые документы в области архивоведения и укажите назначение каждого документа. 3. Что такое номенклатура дел, в чем разница между 3-мя видами номенклатур? 4. Объясните правила индексирования дел. 5. Перечислите последовательность элементов заголовка дела. 6. Каков установленный порядок введения номенклатуры дел в организации? 7. Что означает срок хранения «5 лет, ЭПК»? 8. Как производится исчисление сроков хранения документов? 9. Кто имеет право уменьшить срок хранения документа? 10. Что такое «переходящее» дело? 11. Опишите процедуру экспертизы ценности. 12. Каковы задачи экспертной комиссии? 13. Перечислите стандартные критерии ценности документов с примерами. 14. Опишите процедуру передачи бумажных дел в архив. 15. Что такое литерные листы? 16. Опишите процедуру электронных дел в архив. 17. Какие документы оформляются в процессе передачи в архив документа любого вида? 18. Сформируйте номенклатуру дел учета своих документов, возникающих и в процессе учебы и в домашних делах. Оформите по одному бумажному и электронному делу. 328 Глава 10. Хранение и использование архивных документов 10.1. Система архивного хранения РФ Народ, который не знает свое прошлое, не заслуживает будущего У.Черчилль К настоящему моменту Вы знаете, как подготовить свои документы к архивному хранению, но часто нам бывает нужна информация из документов, которые были кем-то созданы 2 года назад, 20 лет назад, 200 лет назад. Куда обратиться? Информация, которую Вы найдете на просторах глобальной сети Интернет, может грешить ошибками, кочующими от сайта к сайту; только официальные порталы соответствующих организаций дают Вам хоть какую-то гарантию правдивости данных. Но самое главное, информация с сайтов не имеет юридической силы. Как Вы помните, одна из главных функций документа — правовая, как способ доказательства. Для этого каждая страна в мировом сообществе создает законодательно утвержденную систему национальных архивов, откуда можно получать юридически подтвержденную информацию по своему запросу. Найдите официальные сайты национальных архивов тех стран, язык которых Вам известен. Сравните структуру выбранных архивов. Задача этой главы — разобраться, где Вы можете получить необходимую информацию и в каком формате. Для этого, в первую очередь, нужно понимать структуру Национального архива РФ. 329 Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обратите внимание на указанный срок хранения документов Архивного фонда РФ. Не каждый документ, созданный в организации, принадлежит Архивному фонду РФ. В государственном архиве есть списки организаций, документы которых имеют научную или социальную ценность для города, региона или всей страны. Такие организации называются источниками комплектования. Источниками комплектования являются научные институты, заводы, вузы, больницы и т.д. Эти организации периодически передают часть своих документов в в Архивный фонд РФ. Следует знать, что далеко не каждое, даже государственное, учреждение является источником комплектования. Это означает, что все создаваемые в организации документы, хранятся в собственном архиве этой организации. При этом коммерческая структура может являться источником комплектования, если его документы важны для истории. На рисунке 10.1 представлена структура Архивного фонда РФ. 330 Рисунок 10.1 — Структура Архивного фонда РФ В настоящее время в России действуют 15 Федеральных архивов, их наименования перечислены в Приложении 5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает 3 формы собственности архивных документов: государственная — документы, которые образуются в федеральных органах власти, государственных архивах, государственных организациях (федеральных и субъектов РФ), музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук; документы приватизированных государственных предприятий (до момента приватизации); муниципальная — документы, которые образуются в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, муниципальных архивах, музеях, библиотеках; документы 331 приватизированных муниципальных предприятий (до момента приватизации); частная — документы, которые образуются в организациях, действующих на территории РФ и не являющиеся государственными или муниципальными; документы общественных объединений со дня регистрации; документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими. Таким образом, документы государственных вузов, прокуратур, судов являются государственной собственностью. Документы мэрий, городских больниц, загсов, школ — муниципальная собственность. Документы акционерных обществ, фондов, партий — частная собственность. Статья 14 Федерального закона №125-ФЗ указывает, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы остаются в федеральной собственности, собственности субъектов РФ или муниципальной собственности. Распределите по формам собственности и предположите тип архива, в котором хранятся: Приказы ректората СПбГПУ Журналы ЗАГС Кировского района Отчеты фонда «Зеленый мир» Автограф клавира И. Гайдна «Сотворение мира» Авторская версия к/ф «Андрей Рублев» Акт проверки ОАО «Огонек» прокуратурой г.Москвы Решение суда Протоколы педагогических советов школы №366 за 2014г. Комплектование архива включает следующие шаги: 1. Определение источников комплектования архива; 2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив; 332 3. Организация передачи документов в архив. При сдаче документов на хранение в государственный или ведомственный архивы на обложке дела в верхнем правом углу предусмотрено место для наименования и кода архива. 10.2. Обеспечение сохранности документов Гладко было на бумаге, да забыли про овраги Русская народная поговорка Дела кратковременного, долговременного и постоянного хранения должны быть сохранены в организации в 3-х ситуациях: до завершения установленного срока хранения и выделения к уничтожению; до сдачи дел в государственный или ведомственный архивы; до ликвидации организации. В течение всего установленного срока должен обеспечиваться и учет документов, и их физическая сохранность. Документы должны храниться в помещениях, защищенных от доступа посторонних лиц, в том числе сотрудников — не работников архива. В больших организациях архив может располагаться в отдельном здании. Архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Архивы находятся под воздействием внешних и внутренних угроз: стихийные бедствия; террористические акты; нарушение режимных условий, правил хранения, учета, использования архивных документов; хищения сотрудниками и посторонними лицами. Каждый из названных факторов опасности требует применения индивидуальных (специфических) методических, организационных и технических средств и методов защиты, способных 333 предотвратить его действие. В настоящем учебнике не ставится цель научить читателя всему комплексу мероприятий по защите архива, будет достаточно, если Вы будете иметь общее представление о правилах хранения и поймете, почему доступ в архив должен быть ограничен. К самым распространенным проблемам, угрожающим архивам, относятся пожары, затопление, грибок и плесень. Многие исторические документы погибли, сложенные в овощехранилищах, подвалах с ржавыми водопроводными трубами или неисправной электропроводкой. Основные требования к архивохранилищу: наличие отопления и вентиляции; отсутствие водо- и газонесущих трубопроводов; наличие датчиков задымления и прочие средства пожарной безопасности; отсутствие прямых солнечных лучей. Основное оборудование архива — специальные стеллажи, металлические или деревянные, обработанные огнезащитным составом. Для защиты документов необходимо систематически производить проветривание и «обеспылевание» — термин, применяемый в нормативных документах, регламентирующих требования к архивохранилищу. В состав этих требований также входят металлические наружные двери, установленная ширина проходов между стеллажами (75см), расстояние между полками по высоте (40см) и т.д. Найдите нормативный документ, регламентирующий требования к архивохранилищу. Какой температурно-влажностный и световой режимы в помещении архива предписывает найденный Вами документ? Документы каждого структурного подразделения хранятся в одном месте в порядке ежегодных поступлений. Целесообразно 334 размещать дела по срокам хранения. Документы постоянного хранения хранятся отдельно от документов временного хранения и по личному составу. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, другие документы допускается хранить в связках. К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года(лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку или связку. Хищение сотрудниками и посторонними лицами Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние десятилетия из-за высокой стоимости архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке. Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех): зона А — открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные и выставочные залы); зона Б — закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В — с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов. Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам. Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД 335 ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах. Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность. Учет состояния документов Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно необходимо проводить проверку фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие же проверки проводят при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище. Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации. По результатам проверки вносятся изменения и уточнения в учетные документы. В состав обязательных учетных документов в архиве входят: книга учета поступления и выбытия документов; лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя; топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел; формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов. Таким образом, для качественной работы архива в организации необходимо иметь: 1. Утвержденное Положение об архиве; 2. Выделенное помещение и оборудование; 3. Утвержденное Положение о платных услугах архива (перечень, порядок предоставления); 4. Разработанная номенклатура дел и упорядоченное текущее делопроизводство; 336 5. Регулярная экспертиза ценности документов (описи на хранящиеся дела, акты на уничтожаемые дела); 6. Персонал всей организации, обученный культуре использования архива! 10.3. Использование архива Здесь летопись веков читают люди… А.Иванов. Гимн архивиста Использование — конечная цель любого архива. Действительно, если информация никому не нужна, зачем ее хранить? Независимо от того, кто формировал и направлял дело в архив, Вам может понадобиться подтверждение фактов нашего проживания по конкретному адресу, окончания вуза, получения награды и т.д. При выполнении научной или практической работы нам необходимо использовать зафиксированный опыт предыдущих поколений. Использование архива означает выполнение следующих задач: исполнение запросов граждан и организаций; выдача дел во временное пользование; выдача дел в читальном зале; использование документов для подготовки выставок, конференций, статей, etc.; информирование руководства о наличии документов, их содержании и состоянии. Порядок выдачи архивных документов и дел должен быть определен в Положении об архиве, в противном случае стихийное использование архива («Заходи, кто хочешь, бери, что хочешь») неизбежно приводит к утрате ценных и невосполнимых документов. Исполнение запросов граждан и организаций Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает все организации, незави337 симо от формы собственности «…бесплатно предоставлять пользователю архивные документы, оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Информация выдается по предъявлению документа, удостоверяющего личность или на основании письменного запроса граждан, с указанием фамилии, имени и отчества, существа вопроса, адреса, подписи и даты. Как называется документ, в котором Вы формулируете просьбу? Оформите этот документ с запросом выдать Вам справку о доходах за 2014 год для оформления визы. По запросам граждан и организаций выдаются 3 типа документов: архивные справки; архивные копии; архивные выписки. Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивные справки составляются на основе подлинников и заверенных копий. В справке указываются только те сведения, которые упомянуты в исходном документе. Если отдельные момента архивного документа вызывают сомнения или разночтения, то в справке возможно уточнение «Так в документе» или «В тексте неразборчиво». Наиболее значимыми для начисления пенсий являются архивные справки о трудовом стаже. Основными документами выдачи таких справок являются: постановления и приказы по личному 338 составу, протоколы общих собраний, лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и заверяется печатью. Пример оформления архивной справки представлен на рисунке 10.2. Наименование организации Петрову Б.И. ул. Жуковского, 105/2, кв. 5, г.Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ СПРАВКА 31.02.2021 № 04-5/173 Москва На № 310 от 24.02.2021 В документах архивного фонда Всероссийского объединения «Ростехника», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель декабрь 1984г., значится Петров Борис Иванович в должности переводчика-дактилолога (так в документе) I категории. Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, пп. 105 - 106. Справка выдана для предоставления по месту работы. Наименование должности руководителя архива Личная подпись И.О.Фамилия Печать организации Рисунок 10.2 — Пример оформления архивной справки 339 Архивная справка начинается словами: В документах архивного фонда…(дается наименование архивного фонда. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании обычно используется глагол «указано»: В протоколе/приказе/распоряжении… указано … Выражение «имеются сведения» употребляется при изложении содержания документов, цитирование которых затруднено, например финансовых отчетов: В финансовом отчете (название организации) за … год имеются сведения о строительстве или имеются сведения, что ... При использовании списков обычно пишется глагол «значится»: В списках присутствующих значится … Архивная копия — документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Передача текста производится в современной орфографии. К тексту архивной копии, как и при оформлении архивной справки, могут быть сделаны подстрочные примечания («Так в документе» или «В тексте неразборчиво»). Архивная копия содержит полные копии заголовочной и оформляющей частей документа и весь текст. Архивная копия заверяется на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя проставляется на последнем листе копии. 340 Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Если запрашиваемые сведения находятся в объемном документе, и только часть его относится к содержанию запроса, оформляется архивная выписка. Архивная выписка содержит полные копии заголовочной и оформляющей частей документа и часть текста. В начале и в конце извлечения из документа ставятся многоточия. Как следует из определений, архивная выписка является подвидом архивной копии, поэтому требования к оформлению архивных копий и выписок во многом совпадают. Порядок выдачи архивных справок, копий и выписок представлен на рисунке 10.3. 341 Предъявление удостоверяющего документа заявителем или заверенной доверенности доверенным лицом заявителя Заявление на получение архивной справки, копии или выписки Составление справки, копии или выписки с заверенной подписью и печатью архива Получение по месту оформления Невозможность получения по месту оформления Выдача справки, копии или выписки Отправление архивной справки простым письмом на адрес заявителя Роспись получателя на копии справки или документа, остающейся в архиве Рисунок 10.3 — Порядок выдачи архивных справок, копий и выписок Выдача дел во временное пользование Во временное пользование, т.е. с возможностью выноса из помещения архива, дела могут выдаваться как в свои подразделения, так и сторонним организациям. В свои подразделения дела выдаются из архива на срок не более 30 дней. При этом возврат и выдача фиксируются в книге/журнале учета выдачи документов. Форма журнала учета выдачи документов представлена на рисунке 10.4. 342 № п/п Дата Опись Дело Кому Расписка в Дата Расписка в Привыдачи № № выдано получении возвра- возраще- мечадела та дела нии дела ние Рисунок 10.4 — Форма журнала учета выдачи документов Выдача дел сторонним организациям делается по письменному запросу, согласовывается с руководством организации, выдающей дело, и оформляется актом. Акт подписывается руководством выдающей и принимающей организаций и скрепляется их печатями. Дела выдаются на срок не более трех месяцев. После выдачи дел во временное пользование на его место в архивохранилище подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и на какой срок выдано. При возврате дела проверяется сохранность и комплектность всех его элементов, сотрудник расписывается в журнале в графе «Расписка в возращении дела», а также во внутренней описи дела; карта-заместитель изымается, и дело возвращается на свое место. Электронные дела возвращаются с проставлением электронной подписи в учетных формах. Вам может понадобиться поработать с отдельным документом из дела. Запомните, что отдельные документы из дела не выдаются! Исключения возможны только при согласовании с руководством организации, с обязательным составлением заверенной копии изъятого документа и с составлением акта о причинах выдачи подлинника. Выдача дел в читальном зале В больших организациях существуют читальные залы для работы с архивными документами. Как правило, читальные залы оборудованы техническими средствами для работы с микрокопиями и электронными документами. «Свои» сотрудники допускаются 343 к работе с архивными делами в читальном зале с разрешения заведующего архивом. Представители сторонних организаций должны написать заявление (письмо) с указанием данных заявителя и причины запроса и получить разрешение руководства организации, предоставляющий работу с делом в своем читальном зале. В любом случае выданные дела учитываются в журнале/книге учета выдачи документов, аналогичном журналу учета выдачи дел во временное пользование (рис.10.4). Изъятие дел Изъятие дел из архивов организаций вправе производить правоохранительные органы. При этом Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» четко определяет, что архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату. Но жизненный опыт показывает, что, несмотря на требование закона, изъятые дела часто пропадают бесследно. Поэтому опытные архивисты всегда перед изъятием делают полную копию дела, в будущем эти копии могут стать единственным источником ценной информации. 10.4. Ограничение доступа к архивным документам …Так как история Пугачевского бунта отпечатана по повелению Государя Императора, то невозможно выдать издание без высочайшего на то соизволения. Умоляю Ваше сиятельство устранить это затруднение. А.С.Пушкин. Из письма А.Х.Бенкендорфу 17 декабря 1834г. В государственный архив обратился мужчина с просьбой выдать справку о зарплате своей жены для оформления ей пенсии в связи с тяжелой болезнью и, соответственно, невозможностью самой прийти за справкой. Архивная справка была выдана. Вскоре в 344 архиве появилась возмущенная здоровая жена заявителя и стала выяснять, на каком основании сведения о ее доходах были выданы мужу. Между супругами шел бракоразводный процесс, и информация о доходах имела большое значение в разрешении спора. Супруга подала в суд на организацию и выиграла дело. Правильно, подумает читатель, знакомый с процедурой порядка выдачи архивных справок (п.10.2), даже ближайшим родственникам справки выдаются только при наличии нотариально заверенной доверенности. Но вот другой пример: до всех сотрудников организации был доведен приказ за подписью директора о выдаче денежной премии Марине Кондратьевне Колывановой в связи с 50-летием со дня рождения. А Марина Кондратьевна, вместо того, чтобы порадоваться премии, подала в суд на организацию за разглашение персональных данных о ее возрасте. В данном разделе мы попытаемся разобраться, к каким данным архива доступ физических и юридических лиц должен быть ограничен. Конституция РФ (статья 29) гарантирует гражданам право на доступ к информации. Статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. При этом статья 9 того же закона накладывает ограничения на использование конфиденциальной информации, доступ к которой может быть закрыт только федеральными законами. Для квалифицированной работы с архивными документами необходимо знать, что входит в понятие конфиденциальной информации. Это информация, содержащая: государственную и служебную тайну; банковскую, врачебную, профессиональную тайну; тайну следствия и судопроизводства; тайну переписки, телефонных и иных переговоров; 345 персональные данные; коммерческую тайну. Персональные данные о личной или семейной тайне В последние годы 80-90% всех обращений в государственные архивы составляют запросы по социальным вопросам. Граждане запрашивают подтверждение трудового стажа, основания для начисления льготной пенсии и т.п. Чаще всего при подобных обращениях случаются конфликты, связанные с конфиденциальностью персональных данных. Федеральный закон от 27.07.2006 № 52-ФЗ «О персональных данных» устанавливает такие определения: Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Специальные категории персональных данных — информация, касающаяся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность. Федеральная архивная служба РФ (Росархив) разработала несколько нормативных документов, в которых подробно очерчивается круг конфиденциальных сведений, доступ к которым должен быть ограничен: данные о состоянии здоровья, диагнозе, обследовании и лечении; информация о семейных отношениях; 346 сведения об имущественном положении, финансовых и имущественных сделках; сведения об усыновлении, изменении имени, фамилии, национальности; сведения о системах охраны жилища; особые приметы, личные качества и привычки; умственные способности; религиозные, философские и политические взгляды. Не считаются конфиденциальными следующие сведения: фамилия, имя и отчество; факты об осуждении, репатриации и репрессиях; факты о совершенных преступлениях и правонарушениях. В практике повседневной работы сотрудники архива руководствуются следующими правилами: 1. Заявления о выдаче справок с конфиденциальной информацией принимаются только от самих граждан при наличии паспорта. Выдаются такие справки также только лично заявителю при наличии паспорта. 2. Родственникам (даже ближайшим), а также иным лицам выдаются справки только при наличии нотариально заверенной доверенности того, сведения о ком запрашиваются. 3. Сведения о выделении жилья и прочим нотариальным действиям выдаются только лицам, указанным в решении. 4. Сведения об усыновлении выдаются только по запросу суда, либо лично усыновителю. Согласно статье 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» должностные лица и граждане, виновные в нарушении конфиденциальности, несут гражданскую, административную и уголовную ответственность. 347 Коммерческая тайна Для архивов негосударственных учреждений важен вопрос сохранения коммерческой тайны. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определяет ее как «конфиденциальность информации, позволяющая его обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду». В соответствии со статьей 4 этого закона право решать, что является коммерческой тайной, принадлежит самому обладателю информации. К информации, составляющей коммерческую тайну, обычно относится: научно-техническая и технологическая информация — интеллектуальная собственность; финансово-экономическая информация — сведения о доходах, налоговые отчеты, сведения о зарплатах сотрудников и прочая бухгалтерская документация; иная информация, которая имеет действительную или потенциальную ценность в силу ее неизвестности третьим лицам — например, информация о клиентах, поставщиках и партнерах. С помощью статьи 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» перечислите сведения, которые не составляют коммерческую тайну, и укажите, в каких документах могут содержаться эти сведения. Основная проблема при работе с коммерческой тайной в том, что зачастую ни работники архива, ни остальные сотрудники не знают, что в их организации относится к коммерческой тайне. В 90-е годы прошлого столетия были приватизированы многие про348 ектные институты. После множества реорганизаций часть архивов технической документации была утеряна безвозвратно, часть разбиралась бывшими сотрудниками, остальную информацию работники архива выдавали по любому запросу по цене ксерокопии. Такая ситуация возможна, если в организации отсутствует Положение об архиве, нет должностных инструкций архивиста и Положения о платных услугах. Для того, чтобы не попасть впросак, узнайте, есть ли в Вашей организации приказ о том, какая информация является коммерческой тайной и на какой срок. В организации должен быть документально закреплен порядок обращения с такой информацией и вести учет лиц, допущенных к этой информации. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает государственным архивам, музеям и библиотекам оказывать платные информационные услуги, если эти услуги не касаются социальной защиты граждан, «предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Информация, составляющая коммерческую тайну, обязательно предоставляется по запросу судов, органов прокуратуры и органов предварительного следствия. Органам государственной власти и местного самоуправления такая информация представляется по мотивированному требованию. Особенности оформления дела с конфиденциальными документами: на обложке проставляется гриф конфиденциальности дела; на внутренней стороне обложки оформляется список сотрудников, допущенных к делу; на внутренней стороне обложки прикрепляется конверт с карточкой учета разрешений и выдачи дела; 349 на каждом документе в деле ставится гриф ограничения доступа и отметка о периоде его конфиденциальности. В новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 включен реквизит №14 «Гриф ограничения доступа к документу». И другие нормативные акты требуют ограничения доступа к документам, поэтому эта отметка ставится по старым правилам: «Для служебного пользования», «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально». 1. Какие архивы входят в состав государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ? 2. Сколько лет хранятся документы в архивах регионального уровня Архивного фонда РФ? 3. Перечислите формы собственности архивных документов. 4. Специалист работал в Конструкторском бюро вычислительной техники с 1993 по 1999гг. КБ было приватизировано в 1995г. Где этот специалист может получить справку о поощрениях (премии, благодарности) за весь период работы? 5. Что такое архивохранилище? Каковы основные требования к архивохранилищу? 6. Почему рекомендуется создавать архивохранилища без окон или с плотными шторами? 7. Опишите способы защиты от краж. 8. С какой периодичностью нужно проводить проверку физического состояния и фактического наличия дел? 9. Как можно найти дело в архивохранилище? 10. Какие обязательные учетные документы должны быть в архиве? 11. Что необходимо для качественной работы архива? 12. Какие виды документов может получить заявитель из архива? Перечислите ситуации, в которых Вам может понадобиться каждый вид. 350 13. Каков порядок выдачи каждого вида архивного документа по запросу? 14. Что входит в список конфиденциальной информации? 15. Какая информация составляет коммерческую тайну? 16. Опишите особенности оформления дел с конфиденциальными документами. 351 РАЗДЕЛ IV. ДОГОВОРЫ Глава 11. Договоры как особый вид документа 11.1. Нормативная база договоров Да, кум, пока не перевелись олухи на Руси, что подписывают бумаги, не читая, нашему брату можно жить. И.А. Гончаров. «Обломов» Если после изучения данного раздела Вы, радостно потирая руки, начнете сами писать тексты договоров, это может привести к печальным последствиям. Договор необходимо составлять совместно с юристом-профессионалом, а не заниматься «самолечением». Зачем же тогда самому изучать особенности оформления договоров, если, как говаривал Митрофанушка, «есть извозчики»? Дело в том, что юрист может Вас проконсультировать, но подписывать договор будете Вы, поэтому Вам необходимо понимать, что Вы подписываете. Для этого Вам полезно знать: Какие бывают договоры; Обязательные и необязательные статьи договоров; Этапы создания договоров. Основные положения, условия и виды договоров зафиксированы в ГК РФ. К сожалению, понимание многих статей ГК РФ возможно только при наличии серьезного юридического образования. Налоговые аспекты договоров содержатся в статьях, соответственно, Налогового Кодекса РФ (НК РФ), который также требует еще большей юридической подкованности читателя. Увы, постоянные изменения в НК РФ, создают пользователям еще больше проблем. Посему в рамках настоящего учебника мы будем разбираться в содержании отдельных статей ГК и НК осторожно и только по мере необходимости. Прежде всего, необходимо выяснить, что такое договор. 352 Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Статья 422 ГК РФ закрепляет, что договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения. Т.е., с одной стороны, если Ваш партнер записал в тексте договора условие, откровенно противоречащее действующему законодательству, Вы можете, в крайнем случае, это условие не выполнять, если разумеется, докажете наличие этого противоречия. Но не стоит забывать о противоположной ситуации, когда договор составляли Вы, и Ваш партнер по договору нашел противоречие положений текста действующим нормативным актам… 1. Вспомните, к какому классу относятся договоры в классификации по видам деятельности? 2. Найдите в главе 27 ГК РФ, что предписывает ГК РФ, если уже после заключения договора принят закон, устанавливающий обязательные для сторон иные правила, чем те, которые действовали при заключении договора? Для чего Вам может понадобиться вступить в договорные отношения? Во-первых, потому что ГК РФ, требует заключения сделок юридических лиц между собой и с гражданами в письменной форме, за исключением случаев, когда сделка исполняется при самом ее совершении (например, розничная купля-продажа). Во-вторых, из чувства самосохранения. Что писано пером — не вырубишь топором. В Главе 1, обсуждая функции документов, мы уже зафиксировали правовую функцию, поскольку содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Договор — основной документ, подтвер353 ждающий Ваше право. Наличие договора может защитить и от недобросовестных контрагентов, и от претензий со стороны налоговой инспекции, и при судебном разбирательстве. Поскольку каждый договор характеризуется сроком действия, эти права и обязанности могут быть зафиксированы на многие годы. Поэтому, всегда выгодно быть стороной, которая готовит проект договора. Вы исходно закладываете в текст привлекательные для Вас положения. Эксперты любят поговорку: «Чужой договор — плохой договор!» Если же выбора у Вас нет и приходиться подписывать договор, который готовили не Вы, всегда нужно очень внимательно читать текст договора. И прежде, чем подписывать договор, желательно, вместе со своим бухгалтером, а лучше вместе с юристомконсультантом, тщательно изучить текст договора. Помните, что самые опасные для Вас условия могут быть напечатаны самым мелким шрифтом в виде сноски внизу страницы. Поставляющая сторона (Поставщик, Продавец, Изготовитель) ориентируется на: максимальную разумную цену за продукцию с учетом затрат, ее состояния, потребительских свойств; проведение будущих работ с наименьшими затратами; ограничения объема передаваемых прав; установления надбавок в цене за улучшение показателей, сроков; и т.п. Приобретающая сторона (Получатель, Покупатель, Заказчик) стремится при заключении договора: к минимальной договорной цене; к расширению полученных прав; к уменьшению договорной цены за счет поставок комплектующих, предоставления льгот, услуг; 354 к объективной оценке значимости приобретения. При заключении договора стороны реализуют принцип разумной выгоды. ГК РФ определяет свободу договора, а именно, что условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами. Несмотря на предоставляемую ГК свободу договора, нельзя забывать о существовании императивных (прямо предписывающих, общеобязательных, требующих неукоснительного соблюдения) норм, которые никаким договором отменить нельзя. Что в законе написано — тому и быть. Любые соглашения, противоречащие этим самым императивным нормам, недействительны. Как договор ни выворачивай, а случись что — будет так, как предписано законом. В соответствии со статьей 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Если хотя бы одно из существенных условий договора не зафиксировано, договор считается незаключенным. Как Вы можете понять из приведенного текста статьи ГК РФ, нужно крайне внимательно изучить, какие правовые акты определяют условия договора, который Вы собираетесь заключать. И не забывать о возможности существования так называемых «коллизий» между федеральным и региональным законодательством. 355 11.2. Структура договора Vorrede macht keine Nachrede. Предварительная договоренность избавляет от попреков в дальнейшем. Немецкая пословица Начало оформления договора производится по стандартным правилам оформления ОРД. Обязательные реквизиты для оформления: Наименование вида документа. Документ может называться Договор, Контракт, Соглашение. Сразу возникает вопрос, есть ли разница, как назвать документ? Иногда определенные виды договоров именуются в законодательстве контрактами в целях отделения их от прочих договоров. В частности, в ГК РФ государственными и муниципальными контрактами названы договоры, заключаемые, соответственно, государственными и муниципальными заказчиками, на поставку товаров (ст. 525 ГК РФ) и выполнение подрядных работ для государственных и муниципальных нужд (ст. 763 ГК РФ). Однако из ст. 431 ГК РФ следует, что при рассмотрении договора суд будет оценивать договор, прежде всего, исходя из существа регулируемых им отношений. То есть, с точки зрения права, имеет значение не наименование документа («договор» или «контракт») и не употребляемая в нем терминология, а существо регулируемых им отношений. Регистрационный номер документа. Номер присваивается по порядку регистрации одной или обеих сторон, по направлениям работы одной из сторон. Заголовок к тексту. В заголовке к тексту договора, независимо от его вида, должен быть определен Предмет договора и может быть задан Объект договора. 356 ПРЕДМЕТ определяет вид действия — купля/продажа, аренда, поручение... — задает применяемое право и отражен в названии договора. ОБЪЕКТ — конкретный предмет, с которым должно совершаться действие, материальные средства, подлежащие передаче, продаже и т.п., и неимущественные права, касающиеся договора. Соответственно, заголовок к тексту договора может отвечать на вопросы: «На что?» или «Чего?» Например, на поставку, на транспортировку, купли-продажи, дарения. В п.11.3. мы рассмотрим основные виды договоров. Пока стоит запомнить, что неточное описание вида договора может иметь серьезные налоговые последствия. Например, договор аренды и договор фрахтования судна означают принципиально разные способы налогообложения. Дата документа. Датой договора считается дата его подписания. Дата договора может сыграть серьезную роль при возникновении спорной ситуации. Место составления (издания) документа. Фиксирование данного реквизита может быть важным при разрешении споров и определении применимого права. Определение места составления также имеет существенное значение для целей налогообложения или для оправдания командировок с целью заключения договора. Пример оформления вводных реквизитов представлен на рис. 11.1. ДОГОВОР №01 на создание корпоративного сайта 30.02.2021 Санкт-Петербург 357 Рис. 11.1 — Пример оформления вводных реквизитов Текст договора может состоять из множества разных статей, в данной главе мы обсудим стандартные, наиболее часто фиксируемые части соглашения: Преамбула 1. Предмет договора 2. Права и обязанности сторон 3. Цены и порядок расчетов 4. Ответственность сторон 5. Срок действия договора 6. Прочие условия 7. Юридические адреса и подписи сторон Приложения и дополнительные соглашения к договору Преамбула Прежде всего, в Преамбуле приводится подробное наименование сторон договора. Соблюдайте главное правило — абсолютное соответствие учредительным документам. Например, организаций с наименованием «Зевс» в РФ более 200. С какой из них Вы подписываете договор? Далее приводится условные наименования сторон договора, далее употребляемые в тексте (Покупатель, Получатель, Заказчик...). Эти наименования вводятся для удобства и однозначности понимания, и в дальнейшем тексте договора упоминаются только эти условные наименования. В принципе, эти наименования могут быть любыми, но лучше пользоваться условными наименованиями, предусмотренными в ГК. Например, в договорах купли-продажи сторонами выступают Продавец и Покупатель, в договорах аренды — Арендодатель и Арендатор, а в договорах хранения — Хранитель и Поклажедатель. Особое внимание стоит уделить корректному указанию лиц, подписывающих договор от имени сторон (ФИО, должность, 358 полномочия) и документов, на основании которых они действуют (юридическое наименование, номер свидетельства о регистрации, город, страна регистрации, номер лицензии, где и когда выдана). В соответствии со ст. 183 ГК РФ, если от имени некого юридического лица договор с Вами подписал гражданин, которому это юридическое лицо формального права подписывать договоры не предоставило, и вообще с Вами никаких дел иметь не собиралось, то ответственность выполнять условия договора возлагается на этого подписавшего гражданина, а не юридическое лицо. Поэтому, при заключении договоров на серьезную сумму попросите у своего контрагента заверенные копии документов (учредительных, банковской карточки с образцами подписей, о полномочиях лица, подписывающего договор, лицензий и т.п.), выясните, какую систему налогообложения он применяет, закажите выписку из ЕГРЮЛ. Неплохо бы и паспорт личности, подписывающей с Вами договор, увидеть, но на это мало у кого смелости хватает, а порою зря. Если лицо, подписывающее договор, является работником контрагента, помимо фамилии, имени, отчества обязательно укажите его должность. И помните, что по закону без доверенности, то есть на основании учредительного документа (с 01 января 2015г. единственным учредительным документом любого юридического лица является устав) от имени юридического лица может действовать только лицо, которому это право предоставлено уставом. Все прочие действуют на основании выдаваемых руководителем доверенностей, подписываемых им же приказов и прочих документов, которые в преамбуле должны быть указаны в подробностях (наименование, номер, дата и т.п.). Из этих доверенностей (приказов и т.п.) должно прямо и недвусмысленно следовать, что уполно- 359 моченное лицо имеет право заключать от имени уполномочивающего лица договоры заданного типа. В конце преамбулы вводится наименование сторон вместе по тексту договора (Партнеры, Стороны, Участники и др.). При необходимости в преамбуле приводится толкование используемых в договоре понятий. Пример оформления преамбулы, включая толкования используемых понятий, на рис. 11.2. 1. Предмет договора В данной статье Вам необходимо привести максимально точное описание предмета и объекта договора. В заголовке к тексту Вы уже указали предмет договора. Теперь разберемся с формулировками предмета и объекта договора более подробно. Грамотно определенный Объект договора означает получение льгот по налогообложению, приобретение приоритетов и т.п. Например: ПРОДАВЕЦ продал, а ПОКУПАТЕЛЬ купил (предмет договора — купля/продажа) партию пылесосов (объект договора). Большинство юристов при формулировании предмета договора, используют (а то и просто цитируют) текст соответствующей статьи ГК РФ. Задача сводится к тому, чтобы в IV разделе ГК РФ найти главу, посвященную составляемому договору. И первая же статья в каждой главе — это и есть описание предмета договора. 360 ДОГОВОР №01 на создание корпоративного сайта 30.02.2021 Санкт-Петербург АО «Цифроконтент», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице Генерального директора Коменова Максима Валерьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и АО «Вымпел», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице Генерального директора Пригорева Михаила Ильича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем: Термины и определения Программный Продукт — комплекс программ для ЭВМ, другие объекты авторских прав, включая, но не ограничиваясь, описание продукта, описание пользователя и т.п., реализующий в полном объеме Техническое Задание. Техническое Задание — документ, содержащий требования, предъявляемые к предмету настоящего Договора, представленный в Приложении 2 к настоящему Договору. Рис. 11.2 — Пример оформления преамбулы Формулируя предмет договора, имеет смысл найденное в ГК описание уточнить особенностями Вашей конкретной ситуацией, а именно, указать индивидуальные признаки сдаваемой в аренду недвижимости (адрес, площадь, подробный перечень сдаваемых в аренду комнат, основание распоряжения этой недвижимостью арендодателем). Указание на документы, наиболее полно описывающие требования к предмету и объекту договора, также уместно в данном разделе: техническое задание, исходные технические требования, ГОСТ с указанием регистрационного номера и даты утверждения. 361 Данные документы обычно являются приложением к договору и составляют его неотъемлемую часть. В разделе Предмет договора также можно указать основание для заключения договора или проведения работ (приказ, постановление, заказ, если ссылка на них дает льготы, например, налоговые). Если окончательный срок сдачи продукции отличается от даты окончания договора, то в данном разделе фиксируется срок сдачи продукции. Например, продукция может быть сдана, а затем следует этап опытной эксплуатации, тестирования и т.п. 2. Права и обязанности сторон Что такое право? Это то, что человек может делать, степень его свободы. В узком смысле слова, это, действительно, так, но если бы у всех были только одни права, то общество превратилось бы в требующих друг от друга людей. К сожалению, некоторые люди помнят только о своих правах и обязанностях других лиц, но забывают о своих обязанностях и правах других людей. Прав не может быть без обязанностей, поэтому право — это система прав и обязанностей. Общая теория права учит, что юридическими гарантиями реализации прав являются установление для каждого права соответствующих обязанностей, а также установление ответственности на случай, если эти обязанности исполнены не будут. Практический смысл изложенной выше глубокой мысли заключается в том, что, составляя договор, необходимо озаботиться в первую очередь обязанностями сторон, а потом уж, исходя из написанного, и сверяясь с законом, наделять их правами. Стандартный набор обязанностей и прав содержится в соответствующей главе ГК РФ, но описаны эти обязанности и права там слишком общо. Устанавливая обязанность, необходимо недву- 362 смысленно и максимально подробно описать что именно, каким образом, в какие сроки, какая из сторон договора должна сделать. Если договор составляется в Вашей организации, то свои обязанности разумнее всего написать аккуратно и по минимуму: только то, что предписано законом и то, что уж точно Вам надлежит сделать по договору, а о подробностях пусть у контрагента голова болит. Он предложит — Вы обсудите. Обязанности же контрагента лучше описать максимально подробно, чтобы каждое действие у него совершалось по расписанию, а за шаг влево или вправо — пеня, штрафы и судебное разбирательство. Разумеется, при заключении договора контрагент начнет спорить с такими жесткими формулировками, а Вы можете позволить себе роскошь немного уступить. То же и с правами: своих побольше и поконкретнее, а контрагенту поменьше, да поабстрактнее. Закон джунглей, увы… Прибегая к формулировкам «Сторона вправе», «имеет право», «может», нужно помнить, что право — есть лишь возможность, которая реализуется или не реализуется в зависимости от воли стороны, которая собственно «вправе», а вторая сторона тут может лишь просить и надеяться. Например, договором не предусмотрена предоплата, зато предусмотрено, что в случае просрочки исполнения Вами своих обязательств, контрагент вправе отказаться от исполнения договора, а Вы, по объективным обстоятельствам, на пару дней опоздали с поставкой. Ваш контрагент вправе принять и оплатить просроченный товар или отказаться получать и оплачивать, причем в каждом случае он прав. Если же договором предусмотрено, что «стороны вправе…», то право может быть реализовано лишь по взаимному согласию. Необходимо составить договор, в соответствии с которым Ваша компания арендует морское судно 363 «Летучий голландец» с экипажем для проведения праздника «Веселый Роджер». Найдите в ГК РФ главу, в которой описывается соответствующий вид договора, и статью, в которой зафиксирован предмет подобного договора в общем виде; Напишите разделы «Предмет договора» и «Права и обязанности сторон» для своего конкретного случая. 3. Цены и порядок расчетов Финансовые взаимоотношения — вопрос серьезный, и неточные формулировки цены договора могут привести к печальным последствиям для любой из сторон, поэтому внимательно читаем ГК РФ. Во-первых, статья 317 ГК РФ гласит, что «Денежные обязательства должны быть выражены в рублях». Следует помнить, что большинство заключаемых субъектами предпринимательской деятельности договоров являются строго возмездными (купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг, кредита, перевозки, складского хранения, комиссии, агентирования и т.д). Поэтому в таких договорах цену указывать (как Вы уже знаете, в рублях) обязательно либо в данном разделе, либо в Приложении к договору. В Главе 3 настоящего учебника мы уже обсуждали, что особо значимые для текста числа дублируются их словесным выражением. Как Вы думаете, цена договора является значимым числом? Статьей 40 НК РФ предусмотрено, что цена товаров и услуг должна соответствовать уровню рыночных цен, потому лукавить в этом разделе опасно, старайтесь указывать правдоподобные расценки. Налоговые инспекторы — люди дотошные, могут цены проверить и налоги пересчитать: продавцу заниженную цену, а, следовательно, и реализацию увеличить и налоги доначислить, а покупателю — расходы по завышенной цене сократить и опять же налоги доначислить. 364 Указывая в договоре (приложении и т.п.) цену, во избежание нежелательных вопросов со стороны налоговых органов, непременно выделяйте НДС, либо указывайте, что НДС не облагается и, если не облагается — на каком основании. Отсутствие ссылки на НДС в цене договора, согласованной сторонами, может повлечь увеличение общей цены на сумму НДС. И, скорее всего, любой арбитражный суд признает, что если в договоре цены указаны без ссылки на отношение цены к НДС (включен, не включен, облагается, не облагается), то НДС добавляется к указанной цене. Определяя порядок расчетов, следует помнить, что: Статья 861 ГК РФ устанавливает общее правило, в соответствии с которым расчеты, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности, осуществляются в безналичном порядке. Следовательно, если в договоре по этому поводу ничего не сказано, то платить следует именно по безналичному расчету. Если стороны хотят рассчитываться наличными, то эту возможность необходимо прямо указать в договоре, но сумма наличного платежа не может превышать 100 000 (сто тысяч) руб. по одной сделке, а применение контрольно-кассовой техники при расчетах наличными обязательно за исключением случаев, предусмотренных законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Сроки платежей нужно указывать однозначно. Например, в срок до 24 марта 2015г; в течение 10 (десяти) календарных дней с момента заключения настоящего договора или другого документально подтверждаемого момента. При необходимости, можно зафиксировать порядок и этапность платежей и взаиморасчетов. Например, при сделках с недвижимостью наиболее предпочтительным считается следующий порядок взаиморасчетов: 50% выплат после регистрации сделки, 40% 365 — после выписки, и оставшиеся 10% — после освобождения квартиры и подписания акта приемки. Если работа финансируется поэтапно, к договору прилагается календарный план работ. Указывая скидки и надбавки к цене продукции, обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным бухгалтером, поскольку скидки и надбавки оказывают влияние на налоговую базу по НДС. Допускается формулировать так называемые защитные оговорки при изменении стоимости комплектующих или услуг смежных организаций, общегосударственных цен или денежных реформ. Например, Стоимость работ может быть изменена Исполнителем в одностороннем порядке не чаще одного раза в квартал с обязательным уведомлением Заказчика не позднее, чем за 30 дней до предстоящего изменения стоимости работ. Разумеется, в указании цен и порядка расчетов при составлении договора стороны придерживаются такого же принципа, что в формулировках прав и обязанностей: с контрагента хочется получить побольше да пораньше, а контрагенту дать попозже да поменьше. 4. Ответственность сторон В этом разделе договора можно зафиксировать: форс-мажорные обстоятельства (обстоятельства непреодолимой силы); санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение сторонами своих обязательств по договору; порядок разрешения споров; применимое право; другие условия по усмотрению сторон. Зачастую данный раздел копируется из договора в договор. Вспомним примеры типичных фраз договора: 366 Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору в установленном законодательством Российской Федерации порядке. или Если выполнение работ должно быть отложено из-за действия обстоятельств непреодолимой силы, Сторона, подвергшаяся действию обстоятельств непреодолимой силы, письменно извещает другую Сторону о дне начала действия обстоятельств непреодолимой силы не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента начала действия обстоятельств непреодолимой силы. Но вспомните, что существительное «ответственность» имеет однокоренной глагол «отвечать». За унифицированными фразами, как за ширмой, скрываются правила, по которым Вы будете поступать, улаживать или судиться со своим контрагентом в любой ситуации, когда что-то пошло не так, как Вы предполагали. Поэтому обязательно консультируемся с юристом, какие последствия для Вас может иметь каждая стандартная фраза. Например, можно ли зафиксировать «обвал» рубля как обстоятельства непреодолимой силы, или в каком суде Вам выгоднее решать споры и разногласия. Кстати, как Вы можете догадаться, споры всегда лучше решать на «своей» площадке, поэтому зафиксировав в договоре Арбитражный суд г.Санкт-Петербурга, а не г.Гааги, Вы также облегчаете себе решение возможных споров. В договоре недостаточно просто написать, что сторона несет ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязательств. Следует уточнять, что за нарушение одних обязательств устанавливается штраф в установленном договоре размере, за нарушение других обязательств — пеня (доля процента от суммы договора за 367 каждый день просрочки), а сверх неустойки (штрафа или пени) предусматривается оплата убытков в установленном размере. При этом следует помнить, что штраф уместен, когда свершенного контрагентом поправить уж нельзя (например, испортил что-нибудь безнадежно или вовсе уничтожил). Если же речь идет лишь о просрочке (заплатил с опозданием, несвоевременно работу выполнил) и надежда на исполнение еще остается, то необходимо устанавливать пеню, дабы ежедневным увеличением причитающейся Вам суммы мотивировать контрагента к скорейшему исправлению допущенного нарушения. При установлении размера неустойки не следует жадничать сверх меры, ведь если контрагент и подпишет договор на предлагаемых Вами условиях, так может быть потому, что знаком со статьей 333 ГК РФ, которая дает право суду уменьшить размер неустойки, несоразмерной последствиям нарушенного обязательства. Тогда суд применит эту статью ГК, значительно уменьшит сумму неустойки, и Вы останетесь в проигрыше. Основные риски, которые стоит учитывать и страховать неустойками, зависят от конкретного вида договора. Например, в договоре купли-продажи, основными рисками являются поставка товара ненадлежащего качества и поставка товара не в срок. Статья 475 ГК РФ предусматривает, что покупатель, получивший товар ненадлежащего качества, вправе требовать от продавца: соразмерного уменьшения покупной цены; безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок; возмещения своих расходов на устранение недостатков товара. В договоре текст приведенной статьи ГК РФ трансформируется, например, в такое положение: 368 В случае несоответствия переданного Программного Продукта характеристикам, указанным в Техническом Задании, Заказчик вправе потребовать по выбору: либо замены программным средством надлежащего качества, либо изменения размера вознаграждения, либо расторжения настоящего Договора с возмещением убытков. Итак, если Вы подошли к вопросам ответственности формально, переписав статьи про ответственность из первого попавшегося другого договора, то можете рассчитывать лишь на то, что: 1. Контрагент проявит чудеса добросовестности, форсмажорные обстоятельства не наступят, стороны аккуратно выполнят свои обязательства, и вопрос о привлечении его к ответственности не возникнет. Ситуация желательная, но увы, не гарантированная; 2. Вам удастся доказать факт причинения контрагентом убытков на такую сумму, что о неустойке можно будет позабыть, как о не стоящей внимания мелочи. Это потребует привлечения профессиональных юристов, услуги которых стоят дорого. В главе 34 ГК РФ найдите все статьи, которые относятся к ответственности сторон. На основе изученных статей напишите свой вариант раздела «Ответственность сторон» для договора по аренде морского судна с экипажем для проведения праздника «Веселый Роджер». 5. Срок действия договора В этом разделе фиксируются следующие положения: начало и окончание действия договора. Сроки действия отдельных статей договора, отличные от общих; порядок изменения, дополнения договора; 369 порядок прекращения договора по инициативе одной из сторон или обоюдному согласию. Порядок и сроки взаиморасчетов. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в заголовочной части договора. Статья 425 ГК РФ предусматривает, что договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (то есть, подписания обеими сторонами), но стороны вправе установить в договоре, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до его заключения. То есть, договор заключается сегодня, но в нем предусматриваем, что все, что выполнялось вчера и позавчера, этим же договором регулируется. Срок действия договора может быть неопределенным (уходящим в бесконечность до его расторжения) или определенным — ограниченным. Неопределенный срок действия бывает в следующих ситуациях: 1. Когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок; 2. Когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация; 3. Когда в договоре по поводу срока действия (за исключением договора страхования, договора найма жилого помещения и договора доверительного управления имуществом, для которых в соответствии с ГК срок действия договора является существенным условием и без указания срока договор считается незаключенным, а также договора найма жилого помещения, который в случае его заключения без указания срока считается заключенным на пять лет) ничего не сказано; 370 4. Когда в договоре предусмотрена очень расплывчатая и не очень удачная, но весьма распространенная на сегодняшний день формулировка «до исполнения сторонами всех обязательство по нему». Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен конкретной датой: Договор заключен на срок с 05 января до 30 декабря 2015 года. или истечением некого периода Договор вступает в силу с 21 января 2015 года и действует в течение 10 месяцев. Договоры определенным и неопределенным сроками действия имеют свои преимущества и недостатки. Договоры с неопределенным сроком действия хороши тем, что не требуют дополнительных телодвижений: работа идет и идет по утвержденной схеме, а договор все действует и действует. Но если понадобится ужесточить условия для контрагента (например, насущная потребность повысить цены по причине инфляции), то просто внести изменения не удастся, придется расторгать договор и заключать новый, а возможность его расторжения по желанию одной из сторон также должна быть предусмотрена договором. В таких случаях во вновь заключаемом договоре стоит сделать оговорку о том, что с момента его заключения все ранее заключенные сторонами договоры, соглашения и т.п. утрачивают силу. В договорах с определенным сроком действия изменения и дополнения в Ваши взаимоотношения с контрагентом можно вносить в новый договор, как только закончился срок действия предыдущего. Основное неудобство договоров с ограниченным сроком действия заключается в том, что в случае долгосрочного сотрудничества они требуют постоянного контроля. А то, выйдя за предел срока действия, Вы и закон нарушили — простую письменную 371 форму не соблюли, и за то, что вне срока действия договора содеяно, по договору с контрагента не спросишь — отношения были внедоговорными… Проще всего контролировать сроки действия договоров, когда срок их окончания для всех контрагентов един, например, любимый всеми день — 31 декабря текущего года. Конец года превращается в аврал, но зато Вы проанализировали результаты работы, с учетом имевших место быть неприятностей или вновь возникших обстоятельств и идей подправили договор на будущее, разом в новой редакции все договоры перезаключили и до конца следующего года работаете спокойно. 6. Прочие условия Данный раздел является резервным, на случай, если чтонибудь в прочие пункты не вписывается: условия собственности на создаваемую продукцию; порядок передачи продукции третьим лицам; условия соблюдения авторских прав разработчиков и третьих лиц. Патентные оговорки; коммерческие условия последующего тиражирования и передачи продукции третьим лицам; условия передачи технологии, имущества, know-how; гарантийные обязательства, авторский надзор, сопровождение на этапе освоения; рекламации; условия конфиденциальности; иные условия, касающиеся предмета и объекта договора по усмотрению сторон, не противоречащие действующему законодательству. Например, если оперативность связи с контрагентом имеет для Вас существенное значение, то стоит подробно расписать порядок оповещения, контактные данные и т.п. 372 Пример оформления раздела «Прочие условия»: 6.1. Настоящий Договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из Сторон. 6.2. Все приложения, поправки и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью и обретают юридическую силу в том случае, если они сделаны в письменном виде и подписаны полномочными представителями обеих Сторон. 6.3. Стороны обязуются сохранять конфиденциальность всей информации, полученной в рамках настоящего Договора или в связи с ним, если соответствующая Сторона получила инструкции от противной Стороны, что направляемая информация является «конфиденциальной» или «запатентованной». За несанкционированное разглашение такой информации Стороны несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. 7. Юридические адреса и подписи сторон Реквизиты сторон нужно указывать в точности, особенно расчетные счета получателя денег по договору. Адреса и прочие контактные данные сторон также необходимо проверять и перепроверять. Есть несколько важных моментов, на которые стоит обращать внимания при оформлении подписей сторон. Во-первых, от каждой стороны подписывает то лицо, которое указано в преамбуле. Если в преамбуле с Вашей стороны зафиксирован директор, Котов П.К., то подпись Львова К.П. вряд ли поспособствует разрешению конфликтных ситуаций в Вашу пользу. Во-вторых, подпись на отдельном листе опасна тем, что предыдущие разделы договора на других листах могут быть подменены. Вам трудно будет доказать, под каким текстом Вы на са- 373 мом деле подписывались. Есть несколько способов избежать этой неприятной ситуации: 1) Двухстраничный договор можно напечатать на одном листе с двух сторон; 2) Договор на нескольких страницах можно прошить и опечатать, скрепив опечатку, помимо указания количества страниц, подписями и печатями сторон; 3) Поставить подписи и печати обеих сторон на каждой странице, это самый простой вариант. Слишком простая подпись легко подделывается. Именно поэтому нотариусы требуют помимо росписи полностью собственноручно писать фамилию, имя и отчество. Оттиск печати на договоре, в отличие от подписи, реквизит законом не требуемый, но доверия добавляет, потому ставьте его, и контрагент в ответ захочет выглядеть солидно. Приложения и дополнительные соглашения к договору Приложения к договору используются обычно в целях стандартизации договоров. Условия, общие для всех заключаемых Вами договоров, содержатся собственно в тексте договора, а в отношении условий, отличающихся от договора к договору, делается ссылка на приложение, которое и содержит эти особенные условия. Дополнительные соглашения оформляются, как правило, в случае внесения неких изменений (дополнений) в договор. Во избежание в дальнейшем недоразумений и разночтений, целесообразнее всего оформить это следующим образом: 1. Дополнить раздел 6 «ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ» пунктами в следующей редакции: «п.6.12. Исполнитель имеет право на безакцептное списание денежных средств с расчетного счета Пользователя за Услуги, оказанные по Договору. 374 п.6.13. Датой исполнения денежных обязательств по Договору считается дата списания денежных средств с расчетного счета Пользователя согласно платежному требованию Исполнителя». 2. Дополнить текст договора пунктом 6.14. следующего содержания: «п.6.14. Оплата Услуг производится ежемесячно, в течение 15 (пятнадцати) дней с момента выставления счета за Услуги, оказанные в месяце, предшествующем Расчетному периоду.» 3. Пункт 8.5. из текста Договора исключить. При оформлении приложений и дополнительных соглашений стоит соблюдать следующие правила: 1. Четко указать, к какому именно договору они относятся. Например: Приложение № 1 к договору аренды №15 от 20.01.2015 2. Преамбулу приложения написать, как в договоре, заменив слова «заключили настоящий договор» словами «заключили настоящее дополнительное соглашение» или «составили настоящее приложение»; 3. Скрепить дополнительное соглашение или приложение подписями и печатями сторон, указать срок действия приложения или дополнительного соглашения. Как Вы могли заметить, дополнительное соглашение оформляется в целом так же, как и основной Договор. 375 Найдите и исправьте ошибки в приведенном фрагменте договора: Генеральное соглашение № 78К г. Санкт-Петербург 6.02.2021г. ОАО «Феникс», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице Генерального директора С.Б. Лисиной, с одной стороны, и фирма «Оникс», именуемая в дальнейшем «Продавец», в лице Г.Р.Филянина, с другой стороны, вместе именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем: 1. Предмет соглашения 1.1. Настоящее Соглашение заключено в целях продажи Покупателю картриджей с красящей лентой FS-17 (в дальнейшем - картриджи), поставляемых Поставщиком. 1.2. Настоящее Соглашение регулирует общие взаимоотношения Сторон, их права и обязанности, связанные с тем, что Покупатель покупает у Продавца картриджи с красящей лентой FS-17. Цена, количество и стоимость комплекта поставки картриджей указываются в Спецификации, приведенной в Приложении 1 настоящего Договора. 376 11.3. Виды договоров Назовите судно "Геркулес" или "Богатырь" — Перед ним льды расступятся сами, А попробуйте назовите свое судно "Корыто" — Оно и плавать будет, как корыто, А. Некрасов. «Приключения капитана Врунгеля» Чтобы составить договор, мало знать его будущую структуру, нужно понимать, договор какого вида Вы собираетесь заключить. Основные виды договоров, применяемых в хозяйственной практике России, описаны в уже знакомом Вам ГК РФ. Классификация договоров важна не только с теоретической, но и с практической точки зрения. Зная основные различия, Вы можете сделать правильный выбор вида договора, чтобы обеспечить его соответствие содержанию регулируемой деятельности. Рассмотрим виды договоров в соответствии с разными принципами классификации (таблица 11.1). Таблица 1.1 Основные принципы классификации договоров Принцип Виды договоров классификации 1 2 консенсуальные: для заключения достаПо точно согласия сторон юридической реальные: для совершения требуются природе банковская гарантия, согласие собственника, и пр. действия основные: непосредственно порождают По права и обязанности сторон, связанные с юридической перемещением материальных благ, перенаправленности дачей имущества, выполнением работ, оказанием услуг и т.п. 377 1 По распределению прав и обязанностей По наличию встречного представления По степени присоединения По субъекту приобретения прав Продолжение Таблицы 11.1 2 предварительные: договоры о заключении договора в будущем односторонние: права принадлежат одной стороне, а обязанности двум сторонам взаимные: права и обязанности принадлежат как одной, так и другой стороне возмездные: сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей безвозмездные: одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления взаимосогласованные: условия договора определяются по соглашению сторон присоединения: условия договора определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах и принимаются другой стороной не иначе как путем присоединения к договору в целом в пользу участников договора: право требовать исполнения принадлежит только участникам в пользу третьего лица: должник обязан исполнить свою обязанность в пользу третьего лица, установленного или не установленного в договоре 378 1 По форме По методу заключения Окончание Таблицы 11.1 2 устные: стороны выражают волю словами в письменной простой форме: заключается путем составления документа, выражающего се содержание и подписанного лицом (лицами), совершающим(и) сделку, или должным образом уполномоченными им (и) лицами в нотариальной форме: обязательно наличие удостоверительной надписи нотариуса или другого должностного лица, имеющего право на совершение такого нотариального действия между присутствующими: стороны лично подписывают договор между отсутствующими: могут быть совершены по факсу, по электронной почте, с обязательной цифровой подписью Второй вариант более сложный, т.к. за время между принятием решения и подписанием договора могут произойти события, способные повлиять на решение сторон Найдите, какие бывают договоры по срокам действия. Самой разветвленной является классификация договоров по назначению. В каждой сфере деятельности принята своя система классификации, причем споры о правильной классификации теоре379 тиков и практиков продолжаются. Попробуем в общем виде представить основные виды гражданско-правовых договоров [27] (рис. 11.3, 11.4, 11.5, 11.6, 11.7, 11.8). Купля-продажа: - розничная поставка - поставка для гос.нужд - контрактация - энергоснабжение - продажа недвижимости - продажа предприятия Мена Договоры по передаче имущества в собственность Рента: - постоянная - пожизненная Пожизненное содержание с иждиведением Дарение Рис. 11.3 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть I) Подряд: - бытовой - строительный - для выполнения проектных и изыскательных работ - для государственных нужд Договоры по производству работ Рис. 11.4 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть II) 380 Аренда: - прокат - аренда транспортных средств - аренда зданий и сооружений - аренда предприятий - лизинг Договоры по передаче имущества в пользование Наем жилых помещений в пользование Безвозмездное пользование Рис. 11.5 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть III) Комиссия Транспортные: - перевозка - транспортная экспедиция - буксировка Страхование Хранение Агентирование Договоры по оказанию услуг Доверительное управление имуществом 381 Рекламные и информационные услуги По оказанию расчетных и кредитных услуг: - займ - банковский вклад - банковское хранение - по осуществлению расчетов Поручение Рис. 11.6 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть IV) Выполнение научноисследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ Лицензионный Договоры по реализации результатов творческой деятельности Передача информации, составляющей коммерческую тайну Авторский Рис. 11.7 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть V ) Договоры по совместной деятельности Простое товарищество Учредительный договор Рис. 11.8 — Классификация гражданско-правовых договоров (часть VI) Описание особенностей составления каждого вида договора выходит за рамки настоящего учебника, как Вы помните, для каждого вида есть соответствующая глава в ГК РФ. В качестве примера обсудим некоторые важные моменты самых распространенных видов договоров. 382 Договор купли-продажи Договору купли-продажи посвящена глава 30 ГК РФ. Предмет договора зафиксирован в одноименной статье 454 ГК РФ: 1. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). 2. К купле-продаже ценных бумаг и валютных ценностей положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если законом не установлены специальные правила их купли-продажи. 3. В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иным законом, особенности купли и продажи товаров отдельных видов определяются законами и иными правовыми актами. 4. Положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются к продаже имущественных прав, если иное не вытекает из содержания или характера этих прав. 5. К отдельным видам договора купли-продажи (розничная купля-продажа, поставка товаров, поставка товаров для государственных нужд, контрактация, энергоснабжение, продажа недвижимости, продажа предприятия) положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если иное не предусмотрено правилами настоящего Кодекса об этих видах договоров. Форма договора купли-продажи: в основном — простая письменная, но допустима и устная. При описании товара обязательно укажите наименование, количество, в случае необходимости — индивидуально определяющие признаки (индивидуальный номер, адрес и технические ха- 383 рактеристики объекта купли-продажи и т.д.) — статьи 455, 465, 554 ГК РФ. Цена и порядок расчетов по договору купли-продажи определены в статьях 489 и 555 ГК РФ. Именно в договоре купли-продажи при установлении цены на товар, используются базисные условия поставки. Они определяют, кто несет расходы, связанные с транспортировкой товара от экспортера к импортеру. Те расходы, которые несет экспортер, включаются в цену товара. Они называются базисными потому, что устанавливают базис поставки товара и оказывают влияние на уровень цены товара. Эти расходы весьма разнообразны и составляют иногда 40-50 % цены товара. Указание базисного условия поставки однозначно определяет: кто оформляет таможенную очистку на вывоз и ввоз товара; кто обеспечивает получение лицензии; когда переходит риск случайной гибели или повреждения товара с продавца на покупателя; когда продавец выполняет свои контрактные обязательства по поставке товара. Применяемый при обозначении базисных условий термин «свободно» («франко») означает, что импортер свободен от риска и всех расходов по доставке товара до пункта, обозначенного словом «свободно». Законодательства разных стран по-разному трактуют отдельные торговые термины, регламентируют переход права собственности, риска случайной гибели или случайного повреждения товара (правила о риске содержатся в специальной главе Конвенции ООН о договорах купли-продажи товара 1980 г.). Конкретизацию трактовки и толкования отдельных торговых терминов можно найти в Международных правилах по толкованию торговых терминов — Инкотермс, действующих в настоящее время в редакции 384 2010 г., составленных и опубликованных Международной торговой палатой. С кратким описанием действующих условий Инкотермс можно ознакомиться в Приложении 6. Условия Инкотермс изначально предназначались для использования в тех случаях, когда товары продавались для поставки через национальные границы. Таким образом, Инкотермс — это международные торговые термины. Однако, положения Инкотермс-2010 уже могут включаться в договоры для продажи товаров и в пределах внутренних рынков. Следует подчеркнуть, что сфера действия Инкотермс ограничена вопросами, связанными с правами и обязанностями сторон договора купли-продажи в отношении поставки проданных товаров (под словом товары здесь подразумеваются "материальные товары", исключая "нематериальные товары", такие как компьютерное программное обеспечение). Наиболее часто в практике встречается неправильное понимание Инкотермс, как имеющих отношение к договору перевозки, а не к договору купли-продажи. Основные гражданско-правовые риски Продавца просрочка оплаты; просрочка или необоснованный отказ от приемки товара; уклонение покупателя от государственной регистрации договора в требуемых законом случаях. Основные гражданско-правовые риски Покупателя отсутствие у Продавца товара или права распоряжаться им; просрочка передачи товара; продажа товара ненадлежащего качества, некомплектного, без необходимых документов и принадлежностей; уклонение продавца от государственной регистрации договора в требуемых законом случаях. 385 В соответствии со статьей 459 ГК РФ риск случайной гибели или случайного повреждения товара переходит к покупателю с момента, когда в соответствии с законом или договором продавец считается исполнившим свою обязанность по передаче товара покупателю, если иное не предусмотрено договором купли-продажи. Риск случайной гибели или случайного повреждения товара, проданного во время его нахождения в пути, переходит к покупателю с момента заключения договора купли-продажи, если иное не предусмотрено таким договором или обычаями делового оборота. Договор подряда В Главе 37 ГК РФ зафиксированы особенности составления договоров подряда. Статья 702 ГК РФ гласит: 1. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. 2. К отдельным видам договора подряда (бытовой подряд, строительный подряд, подряд на выполнение проектных и изыскательских работ, подрядные работы для государственных нужд) положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если иное не установлено правилами настоящего Кодекса об этих видах договоров. Заметим, как удобно пользоваться ГК РФ — не нужно придумывать наименования сторон договора: только Подрядчик и Заказчик, а творческие порывы оставим для придумывания имен родным детям и любимым домашним животным! В статье 703 ГК РФ перечислены работы, выполняемые по договору подряда: 1. Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. 386 2. По договору подряда, заключенному на изготовление вещи, подрядчик передает права на нее заказчику. 3. Если иное не предусмотрено договором, подрядчик самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика. Квалифицирующие признаки договора подряда: 1. Выполнение работы в соответствии с заданием заказчика. 2. Обязанности подрядчика выполнить работу и передать результат заказчику, а заказчика принять результат и оплатить его. 3. Предмет договора носит всегда индивидуальный характер. Форма договора подряда: простая письменная. В статье 703 ГК РФ зафиксировано, что «выполняемые работы по договору подряда должны быть четко поименованы и охарактеризованы в разделе «Предмет договора», либо в отдельном разделе договора или специальном приложении к нему. Если выполнение предусмотренных договором работ допускается только на основании лицензий или аналогичных разрешительных документов, сведения о наличии таких лицензий (разрешений) следует указать в тексте договора, а надлежаще заверенные копии лицензий (разрешений) приложить к договору.» Основные гражданско-правовые риски Подрядчика просрочка оплаты; просрочка или необоснованный отказ от приемки результата работ; предоставление Заказчиком материалов ненадлежащего качества (не предоставление материалов); неоказание Заказчиком необходимого содействия при выполнении работ (неисполнение встречных обязанностей по договору); досрочное расторжение договора. 387 Подрядчик также несет перед Заказчиком ответственность за действия привлеченных им субподрядчиков, а перед субподрядчиками — за действия заказчика). Основные гражданско-правовые риски Заказчика нарушение сроков выполнения работ; ненадлежащее качество работ, несвоевременное устранение недостатков работ (отказ от их устранения); необеспечение сохранности (порча) переданного Заказчиком Подрядчику имущества; воспрепятствование осуществлению контроля за качеством и своевременностью проведения работ; досрочное расторжение договора. Распределение рисков между сторонами при заключении договора подряда производится в соответствии со статьей 705 ГК РФ: 1. Если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, иными законами или договором подряда: риск случайной гибели или случайного повреждения материалов, оборудования, переданной для переработки (обработки) вещи или иного используемого для исполнения договора имущества несет предоставившая их сторона; риск случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной работы до ее приемки заказчиком несет подрядчик. 2. При просрочке передачи или приемки результата работы риски, предусмотренные в пункте 1 настоящей статьи, несет сторона, допустившая просрочку. Как не перепутать договор подряда с договором куплипродажи? Договором подряда регулируется процесс производства работ, определяются права и обязанности сторон в этом процессе. А в договоре купли-продажи регулирование отношений сторон в процессе производства вещи не производится. 388 Заполните таблицу характеристик основных видов договоров: Вид Статьи Стороны договоГК РФ договора ра СущеФорма Предмет ственные договодоговора стороны ра договора КуплиГл.30, 1.Продавец Передача продажи ст.454- 2.Покупавещи (то491 тель вара) в собственность взамен на оплату (цену) Подряда Наименование и количество товара 1. Простая письменная 2.Устная Последствия несоблюдения формы договора Лишает права ссылаться на свидетельские показания Дарения Аренды Займа Комиссии Простого товарищества Автор гарантирует, что после добросовестного выполнения этого упражнения, обращение к ГК РФ станет насущной потребностью повседневной работы читателя. 1. Что такое договор? В различие понятий договор, сделка и контракт? 2. Когда договор считается заключенным? 3. Перечислите наиболее часто оформляемые разделы договора. 4. Что фиксируется в преамбуле? 389 Какая дата считается датой договора? Что описывает предмет, а что объект договора? В каком разделе задается качество товара? В каких видах валют допускается заключать договоры в РФ? Как можно обезопасить от нестабильности валютного курса? 9. Приведите преимущества и недостатки договоров с определенным и неопределенным сроком действия. 10. Какие позиции фиксируются в разделе «Ответственность сторон»? 11. Опишите назначение и виды условий Инкотермс-2010. Уточните ситуации, в которых предпочтительнее выбирать каждый вид условий Инкотермс-2010. 12. Определите виды договора на поставку услуг сотовой связи по всем изученным принципам классификации. 13. К какому классу относятся договоры лизинга? 14. Перечислите особенности текста договора купли-продажи? 15. Чем договор купли-продажи отличается от договора подряда? Поставьте в соответствие риски контрагентов в этих видах договоров. Глава 12. Этапы договорных отношений Работы по договору можно разделить на три этапа: 1. Преддоговорной этап. 2. Согласование и заключение договора. 3. Исполнение обязательств по договору. 12.1. Преддоговорной этап Я прочитал договор, откровенно говорю, что ничего не понял и понять не старался. М.А.Булгаков. «Театральный роман» Все деловые отношения связаны с риском, поэтому качественное выполнение каждого этапа работ по договору поможет Вам минимизировать возможные риски при выполнении договор5. 6. 7. 8. 390 ных обязательств. Базовый алгоритм проведения преддоговорного этапа отображен на рисунке 12.1. •Направление предложения заключить договор – Шаг 1 оферты Шаг 2 Шаг 3 •Направление ответа на оферту – акцепта •Изучение и анализ информации Рис. 12.1 Алгоритм проведения преддоговорного этапа Как Вы уже знаете, потенциальный партнер делает коммерческое предложение — оферту, в которой отражены условия заключения желаемой сделки. В п.6.5. главы 6 мы уже обсуждали состав оферты и акцепта. Вспомните, какие требования предъявляет к оферте статья 435 ГК РФ, и какая информация содержится в оферте. Если отсутствует хотя бы одно из трех требований к тексту оферты, это будет не оферта, а, в лучшем случае, вызов на оферту или приглашение делать оферту. Реклама офертой не является. Когда Вы на рекламном щите видите объявление, что продается товар, это всего лишь вызов на оферту. Исключение составляет так называемая публичная оферта. Это такая оферта, которая содержит все признаки оферты за исключением одного: она обращена не к конкретному лицу, а к любому и каждому, кто откликнется на эту публичную оферту. Типичный пример публичной оферты — продажа товаров через автоматы. В случае публичной оферты покупатель может судить о ее существовании по фактическим обстоятельствам дела. Так, если 391 автомат включен и снабжен товаром, значит, налицо оферта, которую покупатель может акцептовать. Договор розничной куплипродажи, как правило, считается заключенным в момент оплаты товара. Если же товар закончился или у автомата образовалась очередь, то оферта временно снята и покупателю придется подождать ее возобновления. Лицо, получившее оферту и решившее вступить в договорные отношения в связи с ней, своевременно посылает ответ оференту — акцепт. Вспомните, является ли акцептом молчание, а также совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора? Акцепт может содержать выставление встречных условий. Такой ответ рассматривается, как отказ от заключения договора, и в то же самое время, как новая оферта. В этом случае стороны как бы меняются местами: тот, кто был акцептантом, становится оферентом, со всеми вытекающими отсюда последствиями. То есть, это уже новая оферта на новых условиях. Если в акцепте задаются дополнительные вопросы, он называется неопределенным. При этом обязанностей по заключению договора не возникает. Если оферта сделана с указанием срока для ответа, оферент обязан ожидать в течение этого установленного срока. В течение этого срока оферент не может отказаться от оферты и заключить договор с другим лицом. Если же оферта сделана без указания срока для ответа, то ее юридическое действие зависит от другого обстоятельства — от того, в какой форме сделана эта оферта. Если оферта сделана в устной форме, без указания срока для ответа, то только немедленный акцепт связывает оферента. Если немедленно- 392 го акцепта не последовало, то оферент никак не связан юридически перед своим контрагентом. Иная картина наблюдается в том случае, если оферта без указания срока для ответа сделана в письменной форме. В этом случае оферент обязан ожидать ответа в течение типичного срока, необходимого для транспортировки корреспонденции туда и обратно и для написания ответа. И если, не дожидаясь ответа, оферент заключит договор с каким-либо другим лицом, должен своему контрагенту возместить все понесенные убытки. Бывает ситуация, что ответ прибыл с опозданием. Типичное необходимое время для ответа составляет 5 дней, и это время прошло, а ответ с согласием заключить договор на предложенных условиях пришел через 10 дней. Судьба такого договора зависит от усмотрения оферента. Если он не обратит внимание на опоздание, договор будет заключен. Если он не желает заключить договор, то он пишет письмо: акцепт прибыл с опозданием, договор не считается заключенным. В «доэлектронные» времена могла возникнуть ситуация, когда из ответа было видно, что он отправлен без опоздания, но по вине почты задержался. Если ответ прибыл с опозданием, но из него видно, что он отправлен своевременно, то в этом случае оферент обязан был немедленно сообщить о прибытии акцепта с опозданием, если не желал считать себя связанным договором. В настоящее время, ссылка на задержку доставки электронной почты вряд ли будет способствовать укреплению договорных отношений. Стороны могут довольно долго вот так переписываться. Но бывают такие договоры, когда нельзя долго ждать. Скажем, электростанция ведет переговоры с угледобывающей организацией, которая поставляет уголь для того, чтобы вырабатывать энергию. А они переписку ведут и никак не могут заключить договор, энергия не вырабатывается, люди мерзнут. Вот для того, чтобы этого не случалось, действует правило: любая из сторон может обратиться к 393 другой стороне с предложением передать разногласия на рассмотрение суда. Если другая сторона согласна, они обращаются в суд, и суд уже установит условия, на которых будет заключен договор. Третий шаг преддоговорного этапа состоит в изучении и анализе информации. «Hаша палатка в Митино имеет эксклюзивное дилеpское соглашение с коpпоpацией Майкpософт в США!» Прежде чем вступать в партнерские отношения, необходимо: удостовериться в надежности партнера, убедиться в рентабельности его бизнеса, сравнить уровни цен с аналогами, узнать об имидже партнера в деловых кругах, качество и оперативность подготовки информации, ответы на письма, личное впечатление от агентов также помогут сформировать мнение о партнере. Чем тщательнее стороны ведут эту работу, тем меньше срывов в исполнении договоров. Перед заключением договора необходимо проверить фактическое местонахождение юридического лица, поскольку в случае невыполнения либо ненадлежащего выполнения обязательств по договору отсутствие сведений о местонахождении хозяйствующего субъекта может привести к негативным последствиям. В процессе подготовительной работы для заключения договора необходимо потребовать от выбранного контрагента доверенность (в случае, если такая доверенность обязательна, или она указана в договоре). В рамках преддоговорных действий запрашиваются справки и иные документы, получаются консультации экспертов, собираются сведения относительно экономического состояния, репутации и деловых качеств другой стороны, выявляются ее подлинные 394 намерения, определяются общие суммы затрат, применяются предусмотренные законом средства и способы защиты прав. На этом этапе уместно заказывать бизнес-справки у консалтинговых фирм. Преддоговорные контакты необходимы, так как благодаря им согласовываются те вопросы, которые могут затянуть заключение договора, создать трудности в процессе исполнения обязательств. 12.2. Согласование и заключение договора Утром деньги — вечером стулья. И.Ильф, Е.Петров. «12 стульев» На рисунке 12.2 представлен алгоритм этапа согласования и заключения договора. 1 Шаг: Заключению договора, как правило, предшествуют переговоры. На данном этапе Вам понадобятся и знание этикета, и методики переговорной работы. 1 шаг •Проведение переговоров •Подписание протокола по результатам переговоров 2 шаг •Проверка достижения согласия по всем статьям договора •При отсутствии согласия, повторение 1 шага •Составление текста договора •Подписание договора 3 шаг Рис. 12.2 Алгоритм этапа согласования и заключения договора 395 О чем необходимо помнить во время переговоров: 1. Психологические аспекты: Определите желания партнера. Цель — баланс взаимной разумной выгоды. Постарайтесь учесть взаимные интересы. Вторая сторона — не противник, ее успех — не Ваше поражение! Важный нюанс — свои расходы на этом этапе обычно каждая сторона оплачивает самостоятельно. Не стоит обязываться! Но не стоит и мелочиться! 2. Содержательные аспекты: С самого начала задайте уровень конфиденциальности. Обсудите вопросы об интеллектуальной и промышленной собственности и использовании продукции. Выберите применяемое право — по законодательству какой страны будут разбираться споры. 3. Оформительские аспекты: Определите язык для подготовки документов, документы должны быть строго аутентичны, особенно это касается финансовых документов. Основная рекомендация — ДОКУМЕНТИРОВАТЬ все достигнутые договоренности в каждой части переговоров. В результате переговоров подписывается протокол. Протокол содержит: предмет обсуждения и намерения сторон по нему, обязательства каждой стороны по протоколу, обязательства неразглашения конфиденциальной информации, обязательства не вести переговоры с третьим лицом по предмету переговоров, порядок организации следующей встречи. 396 2 Шаг: Стороны должны быть согласны с формулировками каждого пункта договора. Необходимо отметить, что хотя с повсеместным использованием электронной почты время этапа согласования существенно сократилось, некоторые вопросы конструктивнее обсудить во время личной встречи. Поэтому, переговоры, и, соответственно, оформление протокола (Шаг 1) могут повторяться для достижения согласия с каждым пунктом договора. 3 Шаг: Подписание — последняя стадия заключения договора, которая завершает переговорные шаги. Если по условиям договор вступает в силу с момента подписания, непосредственный момент проставления подписей сторон означает согласие сторон на обязательность для них выполнения условий договора. Если стороны предусмотрели в договоре выполнение внутренних процедур, обеспечивающих их согласие (утверждение, принятие, ратификацию, обмен документами, подтверждающими выполнение необходимых формальностей), то подписание означает согласие сторон с выработанным текстом договора. От имени юридического лица, как правило, договор подписывает орган, который имеет на это право согласно учредительным документам. Иначе его называют единоличный исполнительный орган (в частности директор или генеральный директор). Довольно часто встречаются такие случаи, когда в уставе организации очень подробно описаны виды договоров, заключать которые имеет право первое лицо компании (то есть ее руководитель). Далее в уставе перечисляются договоры, которые имеет право заключать заместитель руководителя. После — те, подписать которые может руководитель структурного подразделения (например, отдела или департамента). Однако такое содержание устава ни в коем случае не должно никого вводить в заблуждение относительно полномочий данных должностных лиц. Органом, который 397 имеет право приобретать права, который исполняет обязанности от имени лица юридического, является только руководитель организации. Заместители руководителя, а также иные сотрудники организации органами юридического лица являться не могут. Они находятся с ним только в трудовых отношениях. Потому-то никаких полномочий действовать от имени некой организации они и не имеют. Полномочия руководителя организации на заключение договоров от имени самой организации считают уставными. Все иные лица подписывать договоры могут только лишь на основании доверенности. Доверенность же выдается уже не от имени руководителя компании, а от имени юридического лица. Руководитель же подписывает доверенность, после чего скрепляет ее печатью организации. Доверенности, которые выданы от имени государственных или муниципальных унитарных предприятий должны дополнительно подписываться главным бухгалтером. Договор подписывается первыми лицами ручкой со светостойкими, водостойкими и износостойкими чернилами, рекомендуемый цвет – синий или фиолетовый, либо электронной подписью. Процедура подписания международных договоров должна соответствовать общепринятым требованиям протокольной практики; полномочия на подписание, если таковые требуются (согласно ст. 7 Венской конвенции о праве международных договоров 1969г. ряд официальных лиц представляют государство без предъявления полномочий), предъявляются сторонами заблаговременно. В соответствии с полномочиями и условиями договора могут делаться заявления и оговорки к международным договорам, в т.ч. протесты. Подписание международных договоров регулируется Венской конвенцией о праве международных договоров 1969 г., а так же законом РФ от 15.07.1995 № 101-ФЗ «О международных 398 договорах Российской Федерации». Для подписей первым местом считается место под текстом с левой стороны (в текстах на иврите и арабском языке — с правой) или же, если подписи ставятся одна под другой, верхнее место. 12.3. Исполнение обязательств по договору …десять тысяч, как Вы изволили внести, Маргарита Николаевна! Нам чужого не надо! М.А.Булгаков. «Мастер и Маргарита» Итак, договор заключен, работы выполняются, но расслабляться не стоит. В идеале всякое действие по договору следует оформлять документом. Отгрузили товар, показали Заказчику пилотную версию сайта, провели анкетирование в рамках действий по договору — обязательно составьте акт, отчет или оформляйте накладную, в точности в соответствии с договором указав, что, где, когда и почем. Документы, оформляемые в процессе исполнения договора 1. Передача результатов работ на основании акта приемапередачи. 2. В случае использования материалов Заказчика: При передаче материалов Подрядчику — накладная (акт); По завершении работ — отчет Подрядчика об израсходовании материала (ст.713 ГК РФ) и (в случае возврата неизрасходованных материалов) — накладная (акт) на возвращаемые материалы. 3. Иные документы, если они предусмотрены договором. Рекламации Реализация обязательств по договору иногда может быть затруднена внешними или внутренними обстоятельствами. Именно для таких случаев в тексте договора должны быть оговорены условия рекламаций. 399 Рекламация — претензия Покупателя (Заказчика) к Изготовителю товара (Поставщику, Подрядчику, Исполнителю) в связи с выявленными в ней дефектами и (или) некомплектностью и требование исправить упущения в товаре в период установленного гарантийного срока. Договор, как правило, содержит статьи, в которых регулируются основные вопросы, связанные с рекламациями: порядок предъявления рекламаций; сроки заявления рекламаций; права и обязанности сторон в связи с предъявлением рекламаций; способы урегулирования рекламаций. Возможные меры, зафиксированные в договоре: замена товара; снижение цены; компенсация стоимости с возвратом за счет Изготовителя товара (Поставщика, Подрядчика, Исполнителя); возмещение ущерба. Контрагент задержал выполнение своего обязательства на 2 дня — высылайте ему грозное письмо со ссылками на пункты договора и на нормативный акт. При написании претензии руководствуйтесь следующей схемой: 1. Как должно быть: В соответствии с пунктом 4.3. договора №5 от 15.12.2014 отгрузка первой партии горбуши замороженной в количестве 5 (пяти) тонн Исполнителем Заказчику должна была закончиться к 31.12.2014. 2. Как было: По состоянию на 03.01.2015 в Исполнителем было отгружено 3 (три) тонны горбуши замороженной, причем отгрузка 500 (пятисот) килограмм производилась с нарушением санитарных 400 требований, установленных Санитарно-эпидемиологическими правилами СП 2.3.6.1079-01 в п.7.4., касающемся сохранения температурных режимов транспортировки. 3. Что грозит контрагенту за допущенное нарушение: В соответствии с пунктом 8.2. договора №5 от 15.12.2014 при недостаточной поставке в срок Исполнитель обязан в течение 7 календарных дней восполнить недостающее количество горбуши замороженной, причем транспортировка со склада Исполнителя на склад Заказчика производиться за счет Исполнителя. Что же касается 500 (пятисот) килограмм, отгруженных с нарушением санитарных требований, Заказчик, руководствуясь статьей 6.6. КоАП РФ, требует заменить их на свежую партию такого объема и номинала в течение 3 календарных дней. 4. Собственно требование На основании изложенного, просим рассмотреть настоящую претензию в срок до 10.01.2015 и выполнить требования, перечисленные в п.3. В противном случае вынуждены будем обратиться за разрешением данного спора в арбитражный суд. Если наоборот, Вам поступила подобная претензия, а выполнять требования Вы не собираетесь — мотивированные возражения представьте контрагенту, не мешкая. Составить их можно примерно по той же схеме, что и претензию, обязательно указав в последней части основание для отказа. Не можете сами что-то исполнить в срок — следует написать письмо контрагенту с извинениями и объяснениями уважительных причин задержки. Лучше всего оформить объяснения письмом на бланке организации с уведомлением о вручении. Потому что все это делается не для увеличения бумажной волокиты, но в качестве страховки от будущих проблем. 401 Споры по договорам Порядок разрешения споров также фиксируется в статьях договора. Эти статьи вероятнее всего помещаются в разделе «Ответственность сторон». Существуют общепринятые формулировки, например: 9.1. Все споры или разногласия, которые могут возникнуть из настоящего Соглашения или в связи с ним, Стороны будут стараться решать путем переговоров. В случае если Стороны не смогли решить споры, возникшие из настоящего Соглашения самостоятельно, Соглашение должно стать предметом рассмотрения в Арбитражном суде г. Женевы, Швейцария, при этом каждая Сторона должна назначить своего арбитра и они оба, в свою очередь, должны выбрать третьего арбитра. В случае, если два арбитра не приходят к согласию в отношении кандидатуры третьего арбитра, то последний назначается Генеральным Секретарем Постоянного Арбитражного суда в г. Гаага. Решение арбитров должно быть окончательным и обязательным для обеих Сторон без права апелляции. Изучите основные виды споров, которые возникали в арбитражных судах города N в 2013 году (рисунок 12.3.) и сформулируйте, какие статьи договора нужно тщательнее прорабатывать, чтобы исполнение договора не заканчивалось в судебном порядке: 402 по мотивам охраны окружающей среды по транспортировке по возмещению убытков по расчетам 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 Рис. 12.3 — Основные виды споров в арбитражных судах города N Акты выполненных работ При оформлении актов выполненных работ (оказанных услуг) можно использовать установленные типовые формы или собственные формы, утверждаемые одновременно с учетной политикой в соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в используемых формах присутствовали реквизиты, установленные в статье 9 указанного закона: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. 403 Составляя акт по собственной форме, в наименовании укажите, на основании какого конкретно договора составлен акт. Пример преамбулы акта представлен на рисунке 12.4. АКТ приема-передачи работ по договору подряда № 01 от 02 февраля 2021 г. 01.04.2021 Санкт-Петербург ООО «Цифроконтент», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице Генерального директора Компасова Максима Валерьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ОАО «Вымпел», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице Генерального директора Пригорова Михаила Ильича, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем Рис. 12.4 — Преамбула акта приема-передачи работ В целом преамбула акта, как Вы могли заметить, аналогична преамбуле договора. Передаваемое по акту опишите во всех подробностях, как минимум, в соответствии с договором, а если можно — то и подробнее. Если Ваша сторона — Исполнитель (Подрядчик и т.п.), то в конце акта в Ваших интересах указать, что обязательства исполнены в полном объеме, в срок, с надлежащим качеством и претензий Заказчик не имеет. 1. Напишите рекламацию от имени Заказчика по договору на изготовление и монтаж лестницы из дуба. 2. Напишите ответ Исполнителя на рекламацию 3. Напишите акт приема-сдачи изготовленной и смонтированной лестницы. 404 И, наконец, договор может прекратить свое действие в следующих случаях: полное выполнение обязательств по договору; условия не выполняются (нарушение обязательств); форс-мажорные обстоятельства (невозможность исполнения). 1. Перечислите этапы договорных отношений. 2. Какие шаги входят в преддоговорной этап? 3. Что Вы понимаете под изучением информации во время преддоговорного этапа? 4. Какие психологические аспекты следует учитывать во время переговоров по подготовке договора? Какие содержательные и какие оформительские нюансы необходимо обсуждать во время переговоров? 5. Кто имеет право подписывать договор от имени юридического лица? Обоснуйте свой ответ. 6. Каковы отличительные особенности подписания международных договоров? 7. Перечислите документы, оформляемые в процессе исполнения договора. 8. Что такое рекламация, и какие статьи в договоре регулируют вопросы рекламации? 9. Перечислите общности и отличия между договором подряда и актом приема-передачи по этому договору. 10. В каких случаях действие договора прекращается? 405 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Автор надеется, что в результате изучения настоящего учебника Вы успешно сдадите зачет по изучаемой дисциплине. СПИСОК ТЕОРЕТИЧЕСКИХ ВОПРОСОВ И ПРАКТИЧЕСКИХ НАВЫКОВ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ЗАЧЕТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА» I. Основные понятия ДОУ: 1.1. Определения понятий Документ, Электронный документ, Документированная информация, Реквизит, Стандартизация, Унификация. 1.2. Общие и специальные функции документов с примерами. 1.3. Классификации ОРД (минимум 6 классификаций, в т.ч. по функциональному признаку). 1.4. Бланк: определение, 3 классификации, требования. II. Работа с текстом. 2.1. Распределение времени при работе с письмом. 2.2. Работа со словом. 2.3. Правила улучшения читабельности текста. III. Реквизиты в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016: название, правила оформления и место воспроизведения на документе. IV. Документы всех изученных типов: функциональное назначение, условия написания, правила оформления. V. Договорные отношения: этапы, оформляемые документы, основные статьи. VI. Документооборот. 6.1. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов. 6.2. СЭД: назначение, модули, этапы внедрения. VII. Основы архивного хранения. 406 7.1.Основные понятия: Дело, Номенклатура дел, Формирование дел, Опись дела. 7.2. Виды архивов и источники их комплектования. 7.3. Этапы подготовки документов к архивному хранению. 7.4. Этапы подготовки электронных документов к архивному хранению. 7.5. Сроки хранения документов и правило исчисления этих сроков. 7.6. Задачи экспертизы документов. 7.7. Принципы группировки документов в дела. 7.8. Оформление дел долговременного хранения. 7.9. Оформление дел кратковременного хранения. 7.10. Правила оформления запроса в архив и виды документов, выдаваемых по запросу. 7.11. Правила подготовки документов к уничтожению по истечении срока хранения. Удачи Вам, господа, в самостоятельном плавании в бурном море документационного обеспечения управления! 407 ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДОУ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р 34.10-2012. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». ГОСТ Р 50922-2006. «Защита информации. Основные термины и определения». ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ РФ Гражданский кодекс Российской Федерации. Налоговый кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Федеральный закон от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 408 Федеральный закон от 27.07.2006 № 52-ФЗ «О персональных данных». Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Федеральный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Федеральный закон от 15.07.1995 № 101-ФЗ «О международных договорах Российской Федерации». Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». 409 ПРИЛОЖЕНИЕ 2. СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РФ В соответствии с законом РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда РФ; решений Верховного Суда РФ; решений Высшего Арбитражного Суда РФ; Президента РФ; Совета Федерации Федерального Собрания РФ; Государственной Думы Федерального Собрания РФ; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ. Государственный герб РФ в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; 410 Генеральной прокуратуры РФ; Следственного комитета РФ; Уполномоченного по правам человека в РФ; Счетной палаты РФ; Центральной избирательной комиссии РФ; Центрального банка РФ. Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте РФ; органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ; федеральных судов; органов прокуратуры РФ; следственных органов и учреждений Следственного комитета РФ; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ. 411 ПРИЛОЖЕНИЕ 3. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ проверок, ревизий, приема объектов, эксАКТЫ пертизы, передачи дел, ликвидации организаций и т.д. на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских, проектноЗАДАНИЯ конструкторских и технологических работ и т.д. должностные, по технике безопасности, по ИНСТРУКЦИИ делопроизводству, внутреннего трудового распорядка и т.д. расхода сырья, электроэнергии, материаНОРМАТИВЫ лов, численности работников и т.д. о командировках, производственной деяОТЧЕТЫ тельности, научно-исследовательских работах и т.д. предприятий, на которые распространяются льготы, типовых документальных матеПЕРЕЧНИ риалов, образующихся в министерствах с указанием сроков хранения и т.д. производственные, строительномонтажных работ, внедрения новой техниПЛАНЫ ки, поставок продукции, научного совета и т.д. об организации, о структурном подраздеПОЛОЖЕНИЯ лении, о премировании и т.д. ПРОГРАММЫ проведения работ и мероприятий. 412 СМЕТЫ расходов, использования средств и т.д. государственные, отраслевые, организаСТАНДАРТЫ ции. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ ФОРМЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ 413 ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК ГЛАВНОЙ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ 1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.). 2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.). 3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые). 4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате. 5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы. 6. Командировочные удостоверения. 7. Нормы расхода материалов. 8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности. 9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 10. Письма гарантийные. 11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). 12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др. 13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.). 15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.). 16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.). 414 17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений. 18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды. 19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.). 415 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ФЕДЕРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ РФ Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) Российский государственный архив древних актов (РГАДА) Российский государственный исторический архив (РГИА) Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) Российский государственный архив экономики (РГАЭ) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) Российский государственный военный архив (РГВА) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) Российский государственный архив социальнополитической истории (РГАСПИ) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) 416 ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ИНКОТЕРМС 2010 Базисные условия поставки Каждый термин Инкотермс-2010 представляет собой аббревиатуру из трех букв. Термины можно разделить на 4 группы: 1) Группа E — Место отправки: Продавец не несет никаких расходов и рисков по доставке груза (они ограничиваются территорией склада готовой продукции). EXW* (ExWorks..) - «Франко завод» с указанием названия места завода: ответственность продавца заканчивается при передаче товара покупателю или нанятому им перевозчику в помещении продавца (например, завод, фабрика, склад, магазин и пр.); продавец не отвечает за погрузку товара на транспорт, ни за уплату таможенных платежей, ни за таможенное оформление экспортируемого товара, если это не оговорено особым образом; покупатель несет все расходы по вывозу товара со склада, перевозке, таможенному оформлению и т. д. 2)Группа F — Основная перевозка не оплачена: Продавец оплачивает транспортировку и несет риски до промежуточного (чаще всего внутреннего) пункта отгрузки. FCA* (FreeCarrier..) — «Франко-перевозчик» с указанием места: продавец выполняет свое обязательство по поставке, когда он поставляет товар, очищенный от пошлин на экспорт, перевозчику, назначенному покупателем, в указанном месте. Указанное место поставки влияет на обязательства по погрузке и разгрузке товара в таком месте. Если поставка происходит в помещениях продавца, то продавец несет ответственность за отгрузку. Если поставка происходит в любом другом месте, то продавец не несет ответственности за отгрузку. Условие FCA может использоваться вне 417 зависимости от вида транспорта, включая и смешанный (мультимодальный) транспорт. FAS* (FreeAlongsideShip) —«Франко вдоль борта судна»: продавец несет расходы по доставке в порт отправления. Продавец выполняет свои обязательства по доставке товара в тот момент, когда товар размещен вдоль борта судна на причале или на лихтерах (в согласованном порту отгрузки). Покупатель оплачивает расходы по погрузке, фрахту судна, страхованию, разгрузке и доставке до пункта назначения. Риски переходят в момент доставки на причал порта погрузки. FOB* (FreeOnBoard) — «Франкоборт»: товар погружается на судно заказчика. Указание на условия ФОБ в договоре означает, что продавец оплачивает доставку товара до момента погрузки, плюс саму погрузку на борт. Также на него возложены обязанности по очистке товара от пошлин (при экспортной поставке). Покупатель оплачивает перевозку, страховку, расходы по разгрузке и транспортировку в точку назначения. Передача рисков происходит в момент, когда груз пересекает борт судна. Если стороны не собираются поставить товар через поручни судна, следует применять термин FCA 3) Группа C — Основная перевозка оплачена: Расходы продавца продлеваются до места назначения, но риски передаются на промежуточном, внутреннем пункте отгрузки, как при базисах "F".. CFR* (CostandFreight) — "Стоимость и фрахт":продавец оплачивает доставку товара в порт, погрузку и фрахт судна, а также обеспечивает прохождение таможенных процедур при экспорте товара (в т.ч. оплачивает пошлины). Покупатель оплачивает страховку товара. Риск потери или повреждения, а также дополнительные расходы после перехода товара через поручни судна переходит 418 на покупателя. Условия поставки CFR используются только в случае перевозки товара морским или речным транспортом CIF* (CostInsuranceFreight) — «Стоимость, страхование и фрахт: продавец выполнил поставку, когда товар перешел через поручни судна в порту ОТГРУЗКИ, а продажная цена включает в себя стоимость товара, фрахт или транспортные расходы, а также стоимость страховки для морских перевозок. Условия поставки CIF в значительной степени идентичны с условиями CFR. Дополнительно к ответственности по условиям поставки CFR, продавец для условий CIF должен получить страховой полис допускающий передачу для покрытия рисков, связанных с доставкой груза, страховыми компаниями. Страховой полис должен покрывать CIF-цену плюс 10 процентов и, по возможности, быть в валюте контракта. Ответственность продавца за товар заканчивается, когда товар был доставлен до порта покупателя и был принят наемным экспедитором покупателя. Этот термин подходит только для обычного морского транспорта, но не для автомобильных/железнодорожных паромов или контейнеровозов. CPT* (CarriagePaidTo…) — «Фрахт/перевозка оплачены до»: продавец несет расходы по фрахту и перевозке к пункту назначения. Покупатель оплачивает страхование груза. Риски переходят в момент доставки груза первому перевозчику. CIP* (CarriageandInsurancePaid..) — «Фрахт/перевозка и страхование оплачены до»: продавец доставит товар названному перевозчику. Кроме этого, продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. Ответственность продавца заканчивается после доставки им товара перевозчику, который был указан покупателем. Если перевозчиков несколько, то ответственность заканчивается после доставки товара первому перевозчику. Покупатель несет все риски и любые дополнительные расходы, произошедшие после того, как товар был 419 доставлен. Данный термин схож с термином CPT, за исключением того, что продавец также оплачивает страхование. Таможенные процедуры по экспорту товара лежат на продавце. 4) Группа D — Доставка: Продавец несет расходы и риски до места назначения DAP* (DeliveredatPoint) — поставка в место назначения. DAT* (Delivered at Terminal): поставка на терминал. Экспортные платежи лежат на продавце, а импортные на покупателе. Терминал находится на границе, нужно указать название терминала. DDP* (Delivered, DutyPaid)- «Доставлено, пошлина оплачена» с указанием места прибытия: ответственность продавца заканчивается после того, как товар доставлен в указанное место в стране покупателя; все риски, все расходы по доставке груза (налоги, пошлины и т. д.), ответственность за порчу и потерю товара, включая пошлины и прочие выплаты, выплачиваемые при импорте, до этого момента несет продавец, также он несет ответственность за таможенную очистку; могут быть добавлены положения, освобождающие продавца от оплаты отдельных дополнительных формальностей; данный тип распределения ответственности может использоваться независимо от вида поставки). 420 СПИСОК ОФИЦИАЛЬНЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 2. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». 3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов». 4. Гражданский кодекс Российской Федерации. 5. Налоговый кодекс Российской Федерации. 6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 52-ФЗ «О персональных данных». 8. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 9. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». 10. Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». 11. Федеральный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». 421 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство / А.И. Алексенцев, – М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. 2. Алтухова, Н.Ф. Системы электронного документооборота: практикум и учеб. пособие / Н.Ф.Алтухова. - М. : КноРус, 2022. 3. Безручко, П.С. Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц / П.С.Безручко. – М. : Альпина Паблишер, 2014. 4. Ильяхов, М. Новые правила деловой переписки / М.Ильяхов, Л.Сарычева. – М. : Альмина Паблишер, 2018. 5. Ильяхов, М. Пиши, сокращай: Как создавать сильные тексты / М.Ильяхов, Л.Сарычева. – М. : Альмина Паблишер, 2021. 6. Кабашев, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие / С.Ю.Кабашев, И.Г.Асфандиярова. – 3-е изд., стер. – М. : Флинта, 2018. 7. Корнеев, И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. / И.К. Корнеев. – М. : Проспект, 2021. 8. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И.Н.Кузнецов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : Юрайт, 2019. 9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления. Утверждены приказом Росархива от 24.12.2020 №199. 10. Образцы и шаблоны документов. [Электронный ресурс] // URL: http://working-papers.ru/. 422 11. Сборник учебно-методической документации по архивоведению (теория и методика). Базовая часть / Сост.: Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева. – М. : ТЕРМИКА, 2016. 12. Сидорова, А. А. Электронное правительство: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / А. А. Сидорова. – М. : Юрайт, 2017. 13. Сулимова, Л.П. Как создать архив «с нуля» на современном предприятии: справочно-методическое пособие. / Л.П.Сулимова, Д.В.Осипов. – М. : Юератор Паблишинг, 2007. 14. Тельчаров, А. Архивоведение: учеб. пособие / А.Тельчаров. – М. : Дашков и К, 2020. 15. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с англ. – М. : Юнити, 1994. 16. Ульянцева, С.Э. Концепция безбумажного документооборота и электронного архива // С.Э. Ульянцева, Делопроизводство, 2020 (№4), 22-31. 17. Чуковенков, А.Ю. Деловая переписка: практическое пособие / А.Ю.Чуковенков, В.Ф.Янковая. – М. : Дело, 2004. 18. Чуковенков, А.Ю. Требования к оформлению документов. Комментарий к ГОСТ Р 7.0.97-2016 / А.Ю.Чуковенков, В.Ф.Янковая. – М. : ООО «Профессиональное издательство», 2018. 423 СОДЕРЖАНИЕ ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ………………………………….…3 КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЭТИМ УЧЕБНИКОМ……………........ 4 РАЗДЕЛ I. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ…………………………….7 Глава 1. Основные понятия ДОУ………………………………... 7 1.1. Мотивация перед забегом……………………………… 7 1.2. Придаем ускорение………………………………….….. 12 1.3. Незнание закона не освобождает от ответственности…...26 Глава 2. Бланки……………………………………………………. 36 2.1.Форматы и общие требования к бланкам………………...... 36 2.2. Виды бланков……………………………………………….43 2.3. Общий бланк…………………………………………..........51 2.4. Бланк письма……………………………………………….64 2.5. Бланк конкретного вида документа…………………........75 Глава 3. Текст документа………………………………………….80 3.1. Этапы создания текста……………………………………..80 3.2. Правила создания эффективного текста………………….88 Глава 4. Правила оформления реквизитов………………………..104 4.1. Реквизиты заголовочной части документа……………….105 4.2. Реквизиты основной части документа………………........118 4.3. Реквизиты оформляющей части документа………………. 120 Глава 5.Система организационно-распорядительной документации………………………………………………………………. 139 5.1. Организационно-правовые документы…………………. 139 5.2. Распорядительные документы………………….……….. 157 Глава 6. Система информационно-справочной документации….173 6.1. Акты…………………………………………………………. 174 6.2. Заявления……………………………………………………. 179 6.3. Записки: докладные, объяснительные, служебные………181 6.4. Протокол…………………………………………………….. 188 6.5. Письма………………………………………………………195 424 РАЗДЕЛ II. ДОКУМЕНТООБОРОТ…………………………….. 213 Глава 7. Потоки документов………………………………………213 7.1. Понятие документооборота……………………………….213 7.2. Порядок обработки входящей документации……………218 7.3. Порядок обработки исходящей документации…………. 236 7.4. Порядок обработки внутренней документации………….241 Глава 8.Электронный документооборот………………………… 245 8.1. Актуальность, понятие и основные функции систем электронного документооборота………………………………… 245 8.2. Классификация СЭД……………………………………….255 8.3. Выбор СЭД…………………………………………………261 8.4. Этапы внедрения СЭД……………………………………..280 РАЗДЕЛ III. АРХИВНОЕ ДЕЛО………………………………… 294 Глава 9. Основы архивного хранения…………………………… 294 9.1. Основные понятия архивоведения………………………..294 9.2. Сроки хранения документов……………………………….301 9.3. Экспертиза ценности документов……………………….. 305 9.4. Подготовка документов для передачи в архив…………..312 9.5. Подготовка электронных документов для передачи 323 в архив……………………………………………………………… Глава 10. Хранение и использование архивных документов….. 329 10.1. Система архивного хранения РФ………………………..329 10.2. Обеспечение сохранности документов………………… 333 10.3. Использование архива……………………………………337 10.4. Ограничение доступа к архивным документам…………344 РАЗДЕЛ IV. ДОГОВОРЫ…………………………………………352 Глава 11. Договоры как особый вид документа…………………..352 11.1. Нормативная база договоров…………………………….352 11.2. Структура договора……………………………………….356 11.3. Виды договоров…………………………………………..377 Глава 12. Этапы договорных отношений……………………….. 390 425 12.1. Преддоговорной этап…………………………………….390 12.2. Согласование и заключение договора…………………..395 12.3. Исполнение обязательств по договору………………….399 ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… 406 ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДОУ…………………………………………. 408 ПРИЛОЖЕНИЕ 2. СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РФ..……………… 410 ПРИЛОЖЕНИЕ 3. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ…………412 ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК ГЛАВНОЙ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ………………………… 414 ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ФЕДЕРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ РФ…………… 416 ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ИНКОТЕРМС 2010………………………… 417 СПИСОК ОФИЦИАЛЬНЫХ ИСТОЧНИКОВ………………… 421 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………….. 422 426 ЯРОШЕВСКАЯ ЕЛЕНА ЮРЬЕВНА НЕЧАЕВА ЕЛЕНА ВИКТОРОВНА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Учебное пособие 2-е издание, дополненное Налоговая льгота — Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, т. 2; 95 3005 — учебная литература ________________________________________________________ Подписано в печать 10.01.2022. Формат 60Х84/16. Печать цифровая. Усл. печ. л. 26,75. Тираж 50. Заказ 6137. ________________________________________________________ Отпечатано с готового оригинал-макета, предоставленного авторами, в Издательско-полиграфическом центре Политехнического университета. 195251, Санкт-Петербург, Политехническая ул., 29. Тел.: (812) 552-77-17; 550-40-14. 427
