Загрузил zxcqwe1029

Настройка отчетов 2022 (ноябрь)

реклама
Оглавление
Концепция типовых отчетов в программе .............................................................................................2
Панели отчетов.......................................................................................................................................4
Работа с отчетами ..................................................................................................................................9
Настройка отчетов ................................................................................................................................ 11
Варианты настройки отчетов............................................................................................................ 11
Сохранение/удаление варианта отчета........................................................................................... 15
Поля отчета .......................................................................................................................................... 17
Вывод полей в отчете ....................................................................................................................... 23
Вывод итогов в отчете. ..................................................................................................................... 26
Структура отчета .................................................................................................................................. 29
Вариант структуры - Список с группировкой ................................................................................... 30
Вариант структуры - Таблица ........................................................................................................... 35
Вариант структуры - Диаграмма....................................................................................................... 36
Самостоятельная работа №1 ........................................................................................................... 44
Параметры отчета ................................................................................................................................ 45
Отборы .................................................................................................................................................. 48
Группировка отборов ........................................................................................................................ 52
Использование в качестве значения другого поля в отборе .......................................................... 55
Сортировка............................................................................................................................................ 57
Оформление отчета ............................................................................................................................. 60
Самостоятельная работа №2 ........................................................................................................... 64
Дополнительные настройки ................................................................................................................. 64
Пользовательские поля........................................................................................................................ 66
Поле-выбор ....................................................................................................................................... 67
Самостоятельная работа №3 ........................................................................................................... 71
Поле-выражение ............................................................................................................................... 72
Итоговая самостоятельная работа ...................................................................................................... 79
Концепция типовых отчетов в программе
Отчет с точки зрения программиста – это запрос к данным в базе.
Отчет с точки зрения пользователя – данные, представленные определенным образом (таблица
или диаграмма).
Например, есть объект конфигурации «Отчеты по сотрудникам».
К нему настроены варианты отчетов
Т.е., с точки зрения пользователя это 4 разных отчета, а на самом деле один запрос и 4 варианта.
Проанализируем отчеты по штатному расписанию.
С точки зрения объектов программы отчетов по штатному расписанию всего четыре.
Но вариантов отчетов в текущей версии – 9.
Например, отчет Анализ штатного расписания (вариант объекта Состояние штатного расписания)
показывает план-фактный анализ ставок и ФОТ в разрезе подразделений и должностей. Но при
этом в этом отчете нельзя увидеть составляющие ФОТ. Варианты этого отчета:
Отчеты Начисления позиций штатного расписания, Оклады, надбавки и ФОТ по штатному
расписанию, Штатное расписание (Т-3) являются вариантами одного объекта Штатное
расписание начисления.
Изменение штатного расписания и Штатное расписание на подпись – отдельные отчеты.
Панели отчетов
В программе отчеты вынесены на отдельные панели, которые расположены в разделах Кадры,
Зарплата, Выплаты, Налоги и взносы.
На панели отчетов размещены варианты отчетов.
Возможности панели отчетов:
•
поиск отчетов;
•
настройка списка отображаемых отчетов;
•
настройка быстрого доступа;
•
•
•
управление выводом описаний;
настройка доступа пользователей к отчету;
настройка размещения;
На закладке Разделы флажками отмечаются разделы в которых должен отображаться отчет и
дополнительно можно установить показатель в колонке Важность
Если установить Важный, то отчет будет выделен жирным шрифтом
Если См. также, то отчет будет размещен в группе См.также
На панели выведены не все отчеты, а только соответствующие разделу. Но внизу по ссылке
можно открыть список всех отчетов.
Работа с отчетами
В шапке отчета располагаются параметры, отборы.
По кнопке в правом верхнем углу шапки можно открыть форму быстрых настроек.
В шапке отчета располагается и панель управления отчетом (настройки, сохранение вариантов,
печать, сохранение в разных форматах и т.д.).
По команде «Еще» доступны все функции управления отчетом.
Часто используемые команды из меню «Еще» можно вывести на панель управления отчетом
(Еще/Изменить форму).
Настройка отчетов
Варианты настройки отчетов
•
простая настройка– можно менять уже имеющиеся параметры и отборы, управлять
выводом заголовка и фильтров, настраивать сортировки;
По дополнительной команде в правом нижнем углу формы можно изменять условия
фильтров.
•
расширенная настройка– можно изменять и добавлять отборы, сортировки, изменять
состав полей, оформление отчета, структуру отчета.
•
настройки для технического специалиста (полные настройки) –Вызывается по
команде Еще формы расширенных настроек (с версии 3.1.19).
•
быстрые настройки (непосредственно в отчете)
При нажатии левой кнопкой мыши на заголовок колонки таблицы открывается форма для
сортировки, фильтров и других действий с этой колонкой. Можно отфильтровать колонку,
отметив флажками конкретные значения из этой колонки, либо задав условие.
Контекстное меню заголовка таблицы (правая кнопка мыши) предоставляет возможности по:
•
•
•
•
•
•
•
•
вставке поля (колонки) справа;
вставке группировки ниже;
перемещению поля (колонки) влево, вправо, вверх, вниз;
скрытию поля (колонки);
переименованию поля (колонки);
установке, снятию фильтра;
сортировке поля (колонки) по возрастанию, убыванию;
оформлению, предлагая, как предопределенные варианты оформления, так и произвольный.
С помощью контекстного меню в самой таблице (правая кнопка мыши), помимо открытия
значения, расшифровки и других стандартных действий, также можно быстро выполнить:
•
•
•
фильтрацию по значению ячейки и выбранному условию, либо воспользовавшись
расширенными возможностями;
сортировку по возрастанию, убыванию;
оформление, выбрав предопределенный или произвольный вариант.
Сохранение/удаление варианта отчета
Измененный отчет можно сохранить как отдельный вариант.
При этом настроить доступ пользователей и размещение в разделах программы.
По команде Еще варианты отчета можно сохранить в файл, чтобы перенести в другую базу.
Удалить ненужный сохраненный вариант отчета можно ссылке Все отчеты на панели отчетов.
Чтобы быстро найти отчет, в окне поиска нужно ввести название варианта. Правой кнопкой
мыши – пометить на удаление.
Поля отчета
Какие поля можно использовать в отчете – определяется разработчиками на этапе
конфигурирования.
Поля бывают:
•
•
обычные – их можно использовать в группировках;
поля-ресурсы (обозначаются зеленой пиктограммой) – по ним можно получать итоги.
В отчете поля можно выбирать, в том числе из системных, использовать вложенные поля
(раскрываются по +), менять их расположение, делать сортировку по полям, группировать.
А также менять заголовки полей (только в настройках для технического специалиста).
Если изменен заголовок поля, то оригинальное название отображается в скобках.
Практикум №1
Настроить список работников организации по трудовому договору на заданную
дату. Список должен быть отсортирован по ФИО сотрудника. В списке должны
присутствовать следующие поля:
№
Сотрудник
Подразделение
Должность
Дата приема
Сохранить вариант отчета.
Примечание. Если на учебной платформе не сохраняется, при записи убрать галки
размещения в разделах!
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников». Используем вид настройки расширенный.
На закладке поля и сортировки снять все флажки,
выделить флажками нужные поля и добавить недостающие поля по команде Добавить.
Поле № п/п следует выбрать из папки Системные поля
Расположение полей можно менять с помощью голубых стрелок на панели или методом
drag and drop.
Сохранить вариант отчета с названием «Практикум 1»
Практикум №2
Настроить список работников организации на заданную дату с их паспортными
данными. В списке должны присутствовать следующие поля:
№ п/п
Сотрудник
Паспортные данные
Вид
Серия Номер
Дата выдачи
Кем выдано
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников». Вид настроек – расширенный.
Выбрать нужные поля.
Группу полей Удостоверение личности переименовать в Паспортные данные, кликнув на
группе двойным щелчком мыши.
Сохранить вариант отчета.
Практикум №3
В отчете «Анализ штатного расписания» сгруппировать поля, что бы получить
отчет такого вида:
Выполнение практикума.
Вид настроек - расширенный.
На закладке Поля выделить нужные поля или группы полей (зажав клавишу Ctrl) и
сгруппировать (контекстное меню по правой кнопке мыши).
Установить заголовок «Ставки».
Сохранить вариант отчета.
Вывод полей в отчете
Поля отчета в шапке таблицы можно группировать и в группировках поля могут располагаться:
•
•
•
•
горизонтально;
вертикально;
в отдельной колонке;
вместе.
Практикум №4
Сформировать вариант отчета «Штатные сотрудники» в таком виде:
Подразделение
№
Сотрудник Табельный номер Должность
График работы
Количество ставок Оклад (тариф)
Выполнение практикума.
Вид настроек – расширенный.
Выбрать в отчет нужные поля.
Дата
приема
Сгруппировать поля: должность, график работы, кол-во ставок и тарифная ставка
вертикально
Заголовок оставить пустым
Внутри этой группы сделать еще одну группировку без имени, сгруппировать поля Тарифная
ставка и Количество ставок горизонтально.
Итоговый вид отчета:
Сохранить вариант отчета.
Вывод итогов в отчете.
За вывод итогов в отчете отвечает специальная настройка.
Доступна она в настройках для технического специалиста (полные настройки), на закладке
Дополнительно.
Итоги могут быть по группе и общие. Выводить итоги можно в начале, в конце или одновременно
и в начале и конце.
Если нужно вывести итоги по организации
Практикум №5
В отчете Свод кадровых изменений добавить вывод итогов в таблице по вертикали.
Выполнение практикума.
Вид настроек – настройки для технического специалиста.
Для Таблицы включить Расположение общих итогов по вертикали – Авто
Сохранить вариант отчета
Структура отчета
Структура отчета – это строки, колонки, группировки строк и колонок, а также диаграммы.
Структуру можно настраивать в «расширенных» настройках и в настройках для технического
специалиста.
Варианты структуры отчета, которые можно настраивать в пользовательском режиме:
•
•
•
список с группировкой;
таблица;
диаграмма.
Вариант структуры Новый вложенный отчет настраивается только в режиме конфигурирования.
Вариант структуры - Список с группировкой
Примером такого отчета является отчет «Штатные сотрудники». В структуре отчета добавляются
группировки по полям и выстраивается иерархия группировок.
Группировка Детальные записи – отвечает за вывод детальных записей в отчете.
.
Если в отчете вобще не нужны никакие группировки, то необходимо использовать в структуре
«пустую» группировку – Детальные записи. Иначе в отчет просто ничего не выведется.
Группировку детальные записи можно добавить в расширенных настройках:
Или в настройках для технического специалиста, добавив группировку с пустым полем:
Для каждого уровня группировки может настраиваться свой состав полей, отбор, сортировка,
условное оформление и дополнительные настройки.
Практикум №6
Для отчета «Личные данные» сотрудников настроим вариант отчета с группировкой
по полу. По группе должно отображаться количество сотрудников.
Отчет должен содержать следующие поля: сотрудник, должность, подразделение.
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников».
Вариант настройки – расширенный.
На закладке Поля – выберем/добавим нужные поля.
На закладке Структура добавим новую группировку Пол после группировки Организация и
перед группировкой Детальные записи.
Вывод поля Количество в отчете уже настроен для уровня Организация.
А также для уровня Организация настроен вывод итогов. Уровень группировки Пол «наследует»
настройки организации, поэтому в нашем отчете вводятся итоговые значения количество по полу.
Сохраним вариант отчета.
Примечание.
Если делать на Штатных сотрудниках, то чтобы количество выводилось – в доп. настройкх
активировать вывод итогов!
Вариант структуры - Таблица
Таблица состоит из строк и колонок. Строки и колонки могут быть сгруппированы. На пересечении
строк и колонок выводятся числовые параметры (ресурсы). В отличие от списка в таблице
количество колонок заранее неизвестно, оно динамическое.
Практикум №7
Необходимо получить количество работающих мужчин и женщин по подразделениям.
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников».
Вариант настройки – расширенная.
В структуре удалить все группировки кроме Организация.
Добавить таблицу (контекстное меню по правой кнопке мыши).
Строки сгруппировать по подразделениям, колонки – по полу.
Сохранить вариант отчета.
Примечание. Что-бы вывести итоги по вертикали – для Таблица добавить Расположение
общих итогов – Конец.
Вариант структуры - Диаграмма
Диаграмма является отдельным элементом структуры.
Диаграмма может состоять из серий (наборы значений) и точек.
Важно! В полях диаграммы допускается только использование полей-ресурсов.
Практикум №8
К варианту отчету из практикума №6 добавить диаграмму, отображающую
процентное соотношение мужчин и женщин в организации. Тип диаграммы – круговая
объемная.
Выполнение практикума.
Вариант настроек – расширенный.
В структуре, стоя на группировке Организация, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и
добавить диаграмму.
Точки – группировка «Пол».
Тип диаграммы- двойным щелчком мыши по диаграмме открыть форму настроек и выбрать тип
диаграммы - круговая объемная.
В настройках для технического специалиста, кроме типа диаграммы можно выбрать и ряд других
настроек, например, Состав подписей – «Серия+процент».
Если в родительских полях нет полей-ресурсов (в нашем примере это Количество, оно
выводится для Организации и наследуется диаграммой),
то в расширенных настройках открыть настройки для диаграммы и на закладке «Поля» включить
добавить поле-ресурс (Количество).
Сохранить вариант отчета.
Практикум №9
К отчету «Коэффициент текучести кадров» добавить график изменения средней
численности сотрудников по месяцам.
Выполнение практикума.
Вариант настройки – расширенная.
В структуре отчета добавим диаграмму. Точки – группировка Месяц.
Тип диаграммы – график.
На закладке Поля для диаграммы уберем флаг с авто-полей и добавим поле Средняя
численность.
Самостоятельная работа №1
1. Сформировать отчет о днях рождения сотрудников с группировкой по месяцам.
2. Сформировать отчет о среднесписочной численности – отдельно мужчин и женщин.
Добавить в отчет гистограмму, отображающую среднесписочную численность
мужчин и женщин
Цвет диаграммы можно изменить в условном оформлении
3. Построить диаграмму как на рисунке. Диаграмма отображает количество кадровых
событий по подразделениям за период.
Параметры отчета
Параметры отчета – это дата, период, а также дополнительные реквизиты, например,
подписанты.
Параметры могут быть выведены в шапку отчета.
В форму «простых» настроек.
Все параметры можно увидеть в «расширенной» настройке
или в настройках для технического специалиста.
Практикум №10
В отчете «Штатное расписание Т-3» вывести параметры подписантов в шапку
отчета.
Выполнение практикума.
Вариант настроек – расширенный. В колонке «звездочка» выбрать где показывать параметр
Сохранить вариант отчета.
Отборы
Отборы позволяют пользователю из общего массива данных получит только те, которые ему
нужны, в соответствии с условиями отбора.
«Преднастроенные» быстрые отборы можно задать на панели отчета и здесь же есть
возможность из быстрого изменения.
В «простой» настройке. Изменить условия быстрых отборов по кнопке внизу формы
В расширенной настройке или настройке для технического специалиста можно не только
изменять, но и добавлять новые условия отборов.
Для отбора можно установить параметры отображения (также как и для параметров).
Практикум №11
В отчет «Личные данные сотрудников» изменить отбор по сотруднику. Отбор должен
быть доступен в шапке отчета, условие отбора – равно.
Выполнение практикума.
Вариант настроек – расширенный.
Для отбора Сотрудник изменить условие отбора – равно и показывать в шапке отчета.
Сохранить вариант отчета.
Практикум №12
В отчет «Полный свод начислений и удержаний» добавить отбор по сотруднику в
шапке отчета.
Выполнение практикума.
Вариант настроек – расширенный.
Вид сравнения -равно, показывать - в шапке отчета.
Сохранить вариант отчета.
Группировка отборов
Для того чтобы построить сложный отбор отборы можно группировать по разным условиям – И,
ИЛИ, НЕ.
Практикум №13
Сформировать список штатных сотрудников пенсионного возраста (мужчины старше
60, женщины – старше 55 лет). Для контроля вывести в отчет поле Возраст.
Выполнение практикума.
Отчет «Штатные сотрудники».
Вариант настроек – расширенный.
Выбрать/добавить поля отчета.
На закладке Фильтры добавить строки отбора по полу и возрасту, сгруппировать их попарно по
И.
Далее обе группы И сгруппировать по ИЛИ (вид группировки выбирается двойным щелчком
мыши).
На закладке Структура изменить группировку
Сформировать отчет
Сохранить вариант отчета.
Использование в качестве значения другого поля в отборе
Иногда для получения необходимого отбора требуется не просто задать значения этих полей, но
и сравнить, например между собой два разных поля. Такая возможность доступна только в
настройках для технического специалиста.
Практикум №14
В отчете «Проверка расчета взносов» настроить отбор, чтобы выводились только
те сотрудники, у которых сумма взносов не совпадает с расчетным значением.
Выполнение практикума.
Вариант настройки – настройки для технического специалиста.
Отчет имеет сложную структуру. Отбор необходимо настраивать для каждого вложенного отчет
отдельно (ПФР, ФОМС и т.д).
Например, для ПФР. Добавить новый отбор, поле ПФР (до превышения).
Стоя на строке с новым отбором, правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и выбрать
пункт «Использовать в качестве значения поле».
Выбрать в качестве значения поле ПФР (до превыш. расчтеный), вид сравнения – Не равно
Сделать настройку отбора для других вложенных отчетов.
Сохранить вариант отчета.
Сортировка
Сортировку можно настраивать в «Расширенной» настройке, в настройках для технического
специалиста, а также непосредственно в колонках уже сформированного отчета.
Практикум №15
Необходимо получить список штатных сотрудников, ранжированный по размеру оклада
(сортировка по убыванию).
В отчете должны присутствовать поля:
№
Сотрудник
Должность
Выполнение практикума.
Отчет «Штатные сотрудники».
В структуре уберем группировку по подразделению.
Оклад
На закладке Поля и сортировки оставим только нужные поля.
Здесь же уберем ненужные сортировки и добавим сортировку по тарифной ставке по убыванию.
Или же сортировку можно сделать непосредственно уже в отчете.
Сохранить вариант отчета.
Оформление отчета
Оформление отчета настраивается на одноименной закладке в расширенной настройке,
в настройках для технического специалиста.
Кроме этого, есть возможность оформления непосредственно в самом отчете (в заголовках
таблицы или полях отчета по контекстному меню).
Настраивать можно различные параметры.
Описывать условие, по которому должно примениться оформление.
Указывать поля, которые должны быть оформлены.
Практикум №16
В отчете «Штатные сотрудники» выделить цветом фона тех, у кого оклад меньше
или равен 10000 руб. Окрашены должны быть колонки Сотрудник и Оклад.
Выполнение практикума.
Вариант настроек – расширенный (или настройки для технического специалиста).
Сохранить вариант отчета.
Самостоятельная работа №2
В отчете «Личные данные сотрудников» в колонке СНИЛС вывести текст красным
шрифтом, если не заполнен СНИЛС.
Дополнительные настройки
Все дополнительные настройки доступны только в настройках для технического специалиста
(отдельные настройки этой группы доступны в расширенных настройках).
Часть настроек мы уже рассматривали в разделе «Вывод итогов в отчете».
Основные настройки, которые используются пользователями:
•
•
•
•
•
Макет оформления;
Заголовок отчета;
Вывод параметров;
Вывод отборов
Расположение итогов
Пользовательские поля
Пользовательские поля:
•
•
•
Доступны только в настройках технического специалиста
Вычисляются на основании других полей отчета;
Бывают двух видов: поле-выбор (значение определяется по условиям) и полевыражение (описывается выражение на встроенном языке)
Пример поля-выбор в отчете «Личные данные сотрудников».
Пример поля-выражения.
Поле-выбор
Практикум №17
Используя пользовательские поля настроить список сотрудников по возрастным
группам с итоговым количеством по группам.
В отчете должны присутствовать поля: Сотрудник, Дата рождения, Возраст, Юбилей.
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников».
Вариант настроек – расширенный (или настройки для технического специалиста).
В структуре отчета добавляем группировку по Возрастной группе.
На закладке Поля выбрать нужные поля
Сохранить вариант отчета.
Практикум №18
Сформировать список сотрудников по группам стажа (стаж Общий).
Группы: до 5 лет, от 5 до 15, от 15 до 20, свыше 20.
В отчете должны присутствовать поля: Сотрудник, Возраст, Общий стаж (лет).
Выполнение практикума.
Отчет «Личные данные сотрудников».
Вариант настроек - настройки для технического специалиста.
Добавить новое пользовательское поле выбор.
Для каждой группы добавить отдельной условие, в поле Представление ввести заголовок группы.
В структуре отчета сделать группировку по полю Группа стажа.
Настроить поля отчета
Самостоятельная работа №3
К отчету из практикума №17 добавить диаграмму, показывающую количество
сотрудников по возрастным группам. Вид диаграммы – круговая объемная.
Поле-выражение
Практикум №19 (для продвинутых пользователей)
Сформировать отчет о среднемесячной зарплате сотрудников за выбранные период
по должностям. Средний заработок по должности = Всего начислено / Количество
сотрудников по должности.
Выполнение практикума.
Отчет «Полный свод начислений и удержаний».
В структуре убрать все кроме группировки Месяц начисления, Организация.
Добавить группировку по должности.
Добавить пользовательское поле-выражение Количество сотрудников.
Справку по функциям можно открыть по кнопке
.
Добавим второе поле-выражение Средний заработок
.
Изменить состав полей отчета.
На закладке Отбор сделать отбор по группе Начислено.
Сформируем промежуточный вариант.
Видим, что средний заработок нужно округлить.
Условное оформление. Формат.
Оформляемое поле – Средний заработок по должности.
Изменить заголовок колонки «Сумма» на «Всего начислено».
Добавить вывод итогов
Это позволит нам увидеть средний заработок по организации
Изменить заголовок отчета – Средний заработок по должности.
Ну и еще маленькая хитрость, чтобы организация и месяц выводились в шапке отчета, а не в
таблице.
Итоговая самостоятельная работа
1. Настроить вариант отчета «Полный свод начислений и удержаний». Данные
должны выводиться за выбранный произвольный период.
2. Настроить вариант отчета «Анализ взносов в фонды» по каждому виду взносов
в строках отчета должны выводиться сотрудники. Внизу отчета должны
выводиться итоговые суммы. Пример для ПФР:
3. В отчете «Анализ зарплаты…» вывести колонку с окладом по ШР
Скачать