Проектная деятельность Тема 1. Планирование как инструмент управления проектом. Сущность бизнес-планирования

Проектная деятельность_Тема 1. Планирование как инструмент управления проектом. Сущность бизнес-планирования
Одним из наиболее важных процессов для проекта, непосредственно влияющих на результат, выступает планирование. Оно помогает определить желаемое
будущее проекта, а также разработать стратегию и тактику деятельности.
В процессе планирования определяется содержание проекта и формируется последовательность действий, которые необходимо осуществить, чтобы достигнуть
намеченных цели и задач проекта. Планирование должно помочь команде проекта прийти к поставленной цели наиболее эффективным способом.
Планирование выступает одновременно:
•
•
плана;
•
наукой, так как базируется на научных подходах и методиках планирования;
искусством, так как предполагает выбор и комбинацию разных методов планирования, наиболее подходящих к конкретному проекту и целям составления
видом деятельности, так как является процессом выработки конкретных действий для достижения целей проекта.
Планирование необходимо любому проекту:
•
для распределения ресурсов для достижения целей организации;
•
получения максимальной прибыли при сохранении приемлемого уровня риска;
•
прогнозирования будущего проекта для минимизации рисков и потерь;
•
координации деятельности сотрудников и подразделений;
•
гибкого управления в меняющемся мире;
•
контроля порядка выполнения работ, их сроков, стоимости и качества.
Планирование относится к числу наиболее сложных этапов работы над проектом, так как оно требует знаний, времени и серьезных умственных усилий.
Работа по планированию состоит из классических стадий по созданию и реализации любого проекта. На первом шаге осуществляется разработка концепции
руководителем проекта, далее производится выбор стратегических решений, разрабатываются детали, заключаются контракты и выполняются работы.
Любое планирование должно начинаться с постановки цели.
Цель должна быть:
конкретной;
достижимой;
актуальной;
ограниченной по времени.
Соблюдение данных требований позволит легко применить к цели такой дедуктивный метод, как декомпозиция, и выполнить разбивку комплексной объемной цели на
многоуровневую иерархию взаимосвязанных задач. Это в дальнейшем упростит управление бизнес-процессами.
Все процедуры планирования должны быть направлены на обеспечение осуществляемое™ проекта в рамках имеющихся требований по срокам, стоимости и качеству.
Для этого важно уже на этапе планирования определять ответственных за выполнение каждой функции по проекту и конкретизировать комплекс выполняемых ими
работ.
По итогам планирования должна быть создана модель реализации проекта, которая позволит координировать действия исполнителей.
В основе проектного планирования лежат определенные принципы.
Во-первых, это принцип целенаправленности, в соответствии с которым любой проект направлен на достижение цели его инициатора.
Во-вторых, принцип системности. Проект - это единое целое. При планировании необходимо учитывать, что все подсистемы проекта должны находиться во взаимосвязи,
качественно и количественно воздействовать друг на друга. Задачи, а также сроки и ресурсы для их выполнения должны быть согласованы между собой.
В-третьих, это принцип комплексности, согласно которому при планировании в совокупности рассматриваются все направления деятельности по проекту:
производственное, научно-техническое, финансовое, маркетинговое, природоохранное и другие. Важно учитывать все события и ситуации, способные повлиять на
проект.
Четвертый - принцип непрерывности. Планирование - это непрерывный процесс, а не одноразовое действие. План требует корректировки при изменении внешней или
внутренней среды функционирования предприятия.
Следующий принцип - это принцип экономичности планирования. С позиции соотношения результата и затрат плановая деятельность должна быть эффективной, то есть
расходы на планирование должны быть соразмерны потенциальным выгодам от реализации проекта.
Шестым принципом выступает принцип обеспеченности. Все предусмотренные планом работы должны быть обеспечены всеми необходимыми ресурсами.
Кроме того, при осуществлении планирования рекомендуется придерживаться принципа научности, то есть использовать научно обоснованные методы и инструменты
планирования.
Проектное планирование в рыночной экономике реализуется через бизнес- планирование.
Бизнес-план - это базовый документ, позволяющий выполнить адекватную оценку предпринимательской инициативы и раскрывающий перспективы развития проекта,
этапы его реализации, требуемые ресурсы, присущие риски и финансовые результаты.
Бизнес-план составляется для решения главной задачи экономики в рамках конкретного проекта, а именно помогает выбрать наиболее эффективный способ
распределения факторов производства в условиях ограниченного количества ресурсов для удовлетворения имеющихся потребностей.
К функциям бизнес-плана относятся:
•
создание стратегии развития бизнеса;
•
планирование жизнеспособности проекта в конкурентной среде;
•
определение возможных рисков и способов минимизации затрат;
•
привлечение финансирования;
•
повышение вовлеченности команды проекта в процесс планирования с целью повышения их информированности о будущем проекта, распределения
ответственности, координации усилий и роста мотивации.
Бизнес-планирование - это база применения контроля. Без четко составленного плана невозможно оценить качество работы над проектом через сравнение плановых и
фактических показателей.
Сложность процедуры бизнес-планирования заключается в том, что ее невозможно автоматизировать, так как объем и структура плана находятся в зависимости от
содержания проекта и на них влияет большое число переменных параметров.
Бизнес-план представляет собой пошаговую инструкцию реализации проекта. Он может быть составлен как для внутренних пользователей, то есть инициаторов и
команды проекта, так и для внешних, то есть инвесторов и кредиторов.
Инициаторам проекта и его команде бизнес-план поможет выстроить работу по проекту, а также до начала работы ответить на ряд ключевых вопросов и принять
решение о целесообразности реализации проекта.
К числу таких вопросов относятся следующие:
•
Зачем реализовывать проект? Что он может дать?
•
Как оценить эффективность реализации проекта? Какие показатели можно использовать для этого?
•
Сколько потенциальных покупателей нужно привлечь, чтобы получать прибыль? Возможно ли это и каким образом?
•
Сколько денег потребуется для запуска проекта? Где их взять? Как финансировать проект в дальнейшем?
•
Как быстро окупится проект и сколько прибыли он будет приносить?
Иногда итогом бизнес-планирования становится отказ от проекта или его существенный пересмотр, так как детальные расчеты и анализ демонстрируют, что проект не
сможет привести его инициаторов к поставленной цели в желаемые сроки.
Потенциальным инвесторам и кредиторам бизнес-план позволяет получить представление о проекте, целесообразности и выгодности вложения денег в него с учетом
имеющихся перспектив и рисков.
При работе над проектами не следует пренебрегать бизнес-планированием, так как оно позволяет увидеть риски проекта до того момента, когда в проект будут вложены
финансовые, трудовые и прочие ресурсы.
Написание бизнес-плана может показаться масштабной и сложной задачей, требующей помощи профессионалов, однако бизнес-план для небольшого проекта можно
написать и командой проекта, даже если внутри нее нет маркетологов и экономистов.
Главное - хорошо понимать цель проекта, грамотно декомпозировать ее на конкретные задачи и составить пошаговую программу выполнения этих задач.
Важно заметить, что единого жестко заданного формата бизнес-плана не существует, он всегда пишется для кого-то. Соответственно, перед началом работы по его
составлению важно определиться, кто будет читать ваш план. Это позволит сделать документ наиболее информативным и понятным для его пользователя.
Не следует использовать узкоспециализированную лексику, если вы знаете, что ваши инвесторы или спонсоры не являются экспертами в предметной области проекта.
Лучше всего до начала работы уточнить у потенциального инвестора, кредитора или его представителей, какую информацию они бы хотели увидеть. Кроме того, можно
узнать, в какой форме необходимо предоставить данные. Например, многие банки предлагают заемщикам заполнить собственный шаблон бизнес-плана.
Если составители бизнес-плана не имеют четкого представления о круге лиц, которые будут его читать или этот круг довольно широк, то можно воспользоваться
общеизвестными стандартами и рекомендациями по бизнес-планированию.
Составленный таким образом план в дальнейшем можно будет довольно быстро скорректировать по запросу конкретного инвестора или кредитора, так как
международные стандарты предполагают включение в документ всех наиболее важных разделов.
Рассмотрим широко используемые в мировой практике стандарты бизнес- планирования.
Наиболее распространенным является стандарт UNIDO. Он был разработан подразделением по промышленному развитию Организации Объединенных Наций. Этот
стандарт заложен в основу многих рекомендаций и требований по бизнес- планированию и хорошо подходит для проектов малого и среднего бизнеса. Многие
инвесторы и банки просят делать бизнес-план по указанному стандарту. Таким образом, им можно воспользоваться при отсутствии конкретных запросов по формату и
структуре бизнес-плана.
Следующим является стандарт Европейского банка реконструкции и развития. Он в большей степени рассчитан на крупный бизнес. Значительное внимание в стандарте
уделяется финансовым показателям проекта.
Стандарт, разработанный одной из крупнейших международных аудиторских компаний KPMG, является довольно распространенным в мире. Его характерной
особенностью является то, что наибольшее внимание в структуре бизнес-плана уделено маркетинговым показателям, таким как анализ рынка и отрасли, продукции,
анализ целевых потребителей, стратегиям продвижения и другим. В то же время производственные и технические моменты рассматриваются не так глубоко.
Свой стандарт предлагает и аудиторская компания Ernst & Young. Предложенная в нем структура хорошо подходит для проектов, находящихся на ранней стадии. Кроме
того, он включает в себя инструменты проектного управления. Большее внимание уделяется аспектам маркетинга, управления и финансирования.
Кроме того, существуют методики федеральных и региональных органов государственной власти, органов местного самоуправления (например, Правительства РФ), а
также корпоративные методики конкретных банков, инвестиционных фондов.
Следует отметить, что ни один из рассмотренных ранее стандартов не является универсальным.
При подготовке бизнес-плана в первую очередь необходимо отталкиваться от особенностей проекта и требований лиц, для которых составляется бизнес-план, а затем
выбирать наиболее подходящую методику и адаптировать ее при необходимости.
Несмотря на разные подходы к структуре и содержанию бизнес-плана, существует ряд общих правил по его составлению.
Во-первых, работу над бизнес-планом целесообразно начинать с предварительного анализа рынка. Если пропустить данный этап, возникнет риск того, что на составление
бизнес-плана будут потрачены ресурсы и время, тогда как продукт проекта окажется невостребованным на рынке.
Во-вторых, в основе всех сделанных вычислений, прогнозов и выводов должны лежать проверяемые данные. Если вы используете информацию из готовых
исследований, средств массовой информации, официальных источников, обязательно ссылайтесь на них в тексте бизнес-плана. Это поможет инвестору быстро уточнить
информацию в том случае, если у него возникнут сомнения.
В-третьих, прочтение бизнес-плана должно обеспечить полное понимание сути проекта и его преимуществ. Для достижения этой цели не пренебрегайте принципами
планирования. Излагайте мысли кратко, но понятно. Следите за тем, чтобы разделы бизнес-плана были увязаны между собой и дополняли друг друга.
Наконец, бизнес-план должен быть аккуратно оформлен. Ответственно подойдите к форматированию документа. Используйте единый шрифт и межстрочный интервал.
Новую мысль начинайте с нового абзаца. Не забывайте указывать названия таблиц и рисунков, а также делать на них ссылки в тексте, чтобы можно было быстро
ориентироваться в документе. Обязательно проверьте текст на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, а также опечаток.
Еще одним важным правилом составления бизнес-плана является использование сценарного моделирования. В динамично меняющейся среде невозможно сделать
идеальный долгосрочный план, который будет полностью учитывать все будущие события. В связи с этим рекомендуется прорабатывать как минимум три версии
развития проекта: пессимистичную, оптимистичную и наиболее вероятную. Такой подход позволит выявить вероятные проблемы и риски и продумать меры
реагирования на них. В текст бизнес-плана, как правило, включается только наиболее вероятный сценарий, однако остальные можно справочно привести в приложении к
документу. Кроме того, проработка сценариев позволит уверенно отвечать на вопросы потенциальных инвесторов и партнеров при презентации бизнес-плана.
Следующим правилом является поэтапное планирование. При планировании на долгосрочный период рекомендуется сделать более подробный план на первый год,
используя месячный период, на второй и третий годы сделать поквартальный план, на четвертый и последующие - годовой; в дальнейшем при реализации плана вносить
в него необходимые уточнения.
Кроме того, обязательно протестируйте свой план перед тем, как презентовать его инвестору. Обратитесь к эксперту для оценки вашего плана, проверки данных и
гипотез. Взгляд со стороны позволит узнать о слабых местах плана и своевременно их скорректировать. Следует отметить, что многие банки и консалтинговые компании
оказывают услуги по экспертизе бизнес-планов на платной основе.
Помните, что бизнес-план - это неотъемлемая часть успешной реализации любого проекта. Он помогает придерживаться поставленных задач и двигаться к намеченной
цели. Запуск проекта без бизнес-плана возможен, но вероятность его успешной реализации значительно ниже.