2 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 РАЗДЕЛ 1 .................................................................................................................. 7 ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ...................................................................... 7 1.1 Основных государственных стандартов, регламентирующих работу с документами в Российской Федерации ................................................................. 7 1.2 Знакомство с документацией ..................................................................... 8 1.3 Язык и стиль документа ............................................................................. 9 1.4 Унификация и стандартизация управленческих документов .............. 10 1.5 Требования к унифицированным текстам, предъявляемые государственными средствами ............................................................................. 11 РАЗДЕЛ 2 ................................................................................................................ 13 РАБОТА С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ .............................. 13 2.1 Бланки документов. Требования к бланкам ........................................... 13 2.2 Регистрация входящей и исходящей документации ............................. 14 2.3 Номенклатура дел ..................................................................................... 15 2.4 Работа с интернет-ресурсами .................................................................. 15 2.5 Компьютерные технологии и программы для создания документов .. 16 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 18 3 ВВЕДЕНИЕ Учебная практика проходила в Таврическом колледже (структурное подразделение) ФГАОУ ВО «КФУ им. В.И. Вернадского». Программа профессионального модуля является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности среднего профессионального образования 42.02.02. Издательское дело (базовой подготовки) в части освоения основного вида профессиональной деятельности «Документоведение и делопроизводство» и соответствующих профессиональных компетенций. С целью овладения указанным видом профессиональной деятельности и соответствующими профессиональными компетенциями обучающийся в ходе освоения профессионального модуля должен: 1) иметь практический опыт: • оформления входящей и исходящей документации; • рассмотрения документации с резолюцией руководителей организации; • оформления резюме, заявление о приеме на работу, автобиографию; • оформления регистрационных карточек; • оформления карточек учета прохождения материалов; • оформления номенклатуры дел; • контроля за прохождением документов; • формирования дела. документальных 4 2) знать: ⎯ технику безопасности, охрана труда, пожарная безопасность, электробезопасность. Технику безопасности при работе с офисной техникой; ⎯ основные государственных стандартов, регламентирующих работу с документами в Российской Федерации; ⎯ как осуществляется отправка исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники; ⎯ обеспечение быстрого поиска документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации. 3) уметь: ➢ осуществлять унификацию и стандартизацию управленческих документов; ➢ рассматривать документы и передавать их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации; ➢ оформлять резюме, заявления о приеме на работу, автобиографии; ➢ оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных; ➢ вести карточки учета прохождения документальных материалов; ➢ составлять номенклатуры дел; ➢ осуществлять контроль за прохождением документов; ➢ формировать дела; ➢ систематизировать и осуществлять хранение документов текущего архива; ➢ обеспечивать сохранность архивных документов в организации. Результатом освоения программы профессионального модуля является овладение обучающимися соответствующим видом профессиональной деятельности. Актуальность практики заключается в том, что вопрос создания бланков документации и осуществления делопроизводства является проблемным по той причине, что значительная часть обучающихся склонна 5 изучать предмет не досконально, они обходят стороной многие тонкости оформления дел, что в будущем скажется на качестве работы по будущей специальности. Также она не оценивает объективно свои умения в данной области, умея лишь правильно оформлять один из видов организационносправочной документации, при этом не имея представления о других видах и умении вести номенклатуру дел. Таким образом, при выполнении программы практики студенты осознают, что их знания нуждаются в расширении для эффективной работы в будущем. Цель учебной практики по ПМ. 04 Технология и организация работ по профессии «Делопроизводитель»: формирование у обучающихся умений и первоначального практического опыта для последующего углубления, и расширения общих и профессиональных компетенций по избранной специальности: ПК 4.1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения организации. ПК 4.2. Рассматривать документы и передавать их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации. ПК 4.3. Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных. ПК 4.3. Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных. ПК 4.4. Вести картотеку учета прохождения документальных Вести картотеку учета прохождения документальных материалов. ПК 4.4. материалов. ПК 4.5. Осуществлять контроль за прохождением документов. ПК 4.6. Отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники. ПК 4.7. Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов. 6 ПК 4.8. Формировать дела. ПК 4.9. Обеспечивать быстрый поиск документов по научно- справочному аппарату (картотекам) организации. ПК 4.10. Систематизировать и хранить документы текущего архива. ПК 4.11. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. ПК 4.12. Средства организационной техники при работе с документов в документами ПК 4.13. Обеспечивать сохранность архивных организации. Задачи практики: 1. Изучить и проанализировать основные правила оформления дел, создания бланков документов; 2. Изучить основные этапы ведение дел; 3. Ознакомиться с базой учебной практики, техникой безопасности, методикой планирования работы с документами; 4. Изучить методику оформления и ведение номенклатуры дел; 5. Ознакомиться с основными государственными стандартами, регламентирующими работу с документами в Российской Федерации. 7 РАЗДЕЛ 1 ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Основных 1.1 государственных стандартов, регламентирующих работу с документами в Российской Федерации Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано стандартами. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними [1]. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие международным стандартам. Система 9 8 менеджмента качества требует создания системы управления документами. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ»: это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» 1.2 Знакомство с документацией Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под: 1. Правилами внутреннего трудового распорядка; 2. Иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью; 3. Коллективным договором. Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам. Надо сказать, что в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и / или приказе (распоряжении) работодателя [2]. 9 1.3 Язык и стиль документа Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка». Одной из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи [3]. Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. 10 1.4 Унификация и стандартизация управленческих документов Документирование — неотъемлемое условие организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов в делопроизводстве, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации. Виды унификации документов подразделяются на унификацию по форме и по содержанию, что на практике выражается в использовании стандартных форм и бланков с единообразным содержанием. Юридическое закрепление результатов унификации — суть процесса стандартизации управленческих документов. Основные цели унификации документов: 1. Оптимизировать количество деловых бумаг, которые находятся в актуальном производстве; 2. Привести формы к единому стандарту типов; 3. Повысить общее качество исполнения; увеличить скорости обработки; 4. различных Обеспечить формальную и содержательную совместимость групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями; 5. Оптимизировать внедрение компьютерной обработки данных 11 Унификация и стандартизация управленческих документов заключаются в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающего при исполнении однотипных управленческих функций [4]. 1.5 Требования к унифицированным текстам, предъявляемые государственными средствами Необходимо следить, чтобы соблюдались основные требования унификации текста: 1. Управленческая ситуация не должна искажаться в тексте; 2. Состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги; 3. Речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы; 4. Использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний; 5. Строгое соблюдение терминологической однозначности; 6. Сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты; 7. Использование стандартных единиц измерения. На практике используют следующие способы унификации документов, содержащих текст, который нужно стандартизировать: трафарет, анкета и таблица. Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным критериям. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий 12 Анкета – способ представления текста построенном по принципу «вопрос – ответ», в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений. Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации. Текст документа сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту [5]. 13 РАЗДЕЛ 2 РАБОТА С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ 2.1 Бланки документов. Требования к бланкам Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов бланка обозначим на листе программы Microsoft Word пунктиром. Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%. Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое - 20 мм, правое - 10мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20мм [6]. 14 Регистрация входящей и исходящей документации 2.2 Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки). Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным. Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день. Служебные письма принимаются к регистрации при наличии в СЭДрегион в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования" [7]. 15 2.3 Номенклатура дел Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Проще говоря, номенклатура дел (н/д) – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного поиска их в случае необходимости. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Составим фрагмент номенклатуры дел с указанием индекса дела, заголовка дела, количества дел, срока хранения [8]. 2.4 Работа с интернет-ресурсами Сегодня большинство организаций всех форм собственности имеют ту или иную систему электронного документооборота. Все шире практикуется обмен документами в электронной форме не только между государственными органами по системе МЭДО, но и между коммерческими организациями. Кроме того, все больше организаций ставят задачу оцифровки уже существующего традиционного архива – как с целью повышения эффективности его использования, так и для обеспечения сохранности 16 оригиналов на бумаге, выводу их из обращения, а зачастую – и для снижения расходов на хранение архивных документов [9]. Рассмотрим самый популярный интернет-ресурс для работы с архивами. Был создан сайт «Архивы России», который сегодня имеет очень обширную структуру. На данном портале все федеральные и региональные архивы имеют свои страницы, одновременно Росархив и ряд архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта. Особенностью является раздел «Форум», где необходимая потребителям информация представлена в виде обсуждения. В одном из разделов портала – «Архивные online проекты» размещены фото-, фоно-, кинодокументы по конкретной тематике, которые собраны в виртуальные выставки или коллекции [10]. 2.5 Компьютерные технологии и программы для создания документов LibreOffice Writer – на данный момент это самый мощный среди бесплатных текстовых редакторов. Он позволяет работать с документами Microsoft Word, RTF, создавать HTML документы. В нем также можно вставлять в тексты таблицы, картинки, мультимедийные объекты и другие элементы. В LibreOffice Writer имеется редактируемый словарь и функция проверки орфографии. Интерфейс программы напоминает ранние версии Word, поэтому освоить его несложно. Тем более что есть русская версия приложения. Одним словом, этот редактор можно смело назвать бесплатным аналогом или 40 упрощенной версией Microsoft Word. Есть и другие бесплатные приложения (AbiWord, OpenOffice), но, судя по отзывам пользователей, им далеко до LibreOffice Writer. 17 Текстовый редактор Microsoft Word – мощное приложение с большим количеством функций. В этой программе можно набирать и редактировать тексты, использовать разные шрифты и стили, менять цвет текста, форматировать документы, вставлять изображения, ссылки, таблицы, диаграммы, формулы, выноски. Редактор самостоятельно проверяет орфографию, предлагает варианты написания слов, следит за расстановкой знаков препинания. Microsoft Word содержит большое количество символов и автофигур, позволяет использовать художественный текст, делать несложные презентации и Web-страницы. Для удобства работы в приложении есть много вспомогательных функций, позволяющих быстро находить нужные фразы и отрывки текста, заменять одно слово другим во всем документе и многое другое. Есть еще один редактор, о котором хотелось бы упомянуть, так как сам им пользуюсь. Это Notepad, который является аналогом блокнота и ориентирован на работу с исходным кодом PHP и Html. Приложение распространяется бесплатно, скачать текстовой редактор Notepad можно на сайте разработчиков. Некоторые особенности: в Notepad Plus есть подсветка синтаксиса, то есть разные элементы кода выделяются определенными цветами, а обычный текст остается черным, редактор позволяет легко находить закрывающие теги, выделяя их цветом, для этого достаточно кликнуть мышкой по открывающему тегу. Есть нумерация строк, что тоже очень удобно. Можно убирать и отображать отдельные участки текста [11]. 18 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Подводя итоги можно сделать вывод, что цель учебной практики ПМ.04 Технология и организация работ по освоению профессии «Делопроизводитель» была достигнута. В процессе этой учебной практики, выполняя определенные виды работ, удалось освоить основные понятия в области делопроизводства и делооборота. В ходе практики также были закреплены ранее полученные знания: правила и приемы оформления, создания бланков документов, основные понятия, фигурирующие в данной профессиональной деятельности, информационные программы, предназначенные для работы с документами и архивами. Учебная Технология практика и профессионального организация работ по модуля практики освоению ПМ.04 профессии «Делопроизводитель» помогла освоить такие виды профессиональной деятельности как: 1. Регистрация входящих и исходящих документов; 2. Подготавливать необходимые данные для оформления справок на основе архивных сведений; 3. Осуществление систематизации документов в архивах; 4. Знание видов документов должны располагаться в делах; 5. Пользоваться нормативной и справочной литературой; 6. Оформление организационно-распорядительных документов; 7. Применять правила и приемы оформления бланков документов. 19 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Андреева, В.И. Делопроизводство. (Требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ). М.: Бизнес-школа «ИнтелСинтез», 1994. – 192 с. 2. Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно- распорядительная документация. Вопросы применения. М.: Издательство стандартов, 1983. – 231 с. 3. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство.– М.: Легпромсбытиздат, 1988. – 160 с. 4. Богданов, М.В. Организация и совершенствование контроля в органах внутренних дел/ Лекция. Ташкент: ТВШ МВД СССР, 1982. – 33 с. 5. Басаков, М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.– Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 480 с. 6. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). – 2-е изд. – М.: Инфра-М, 2012. – 304 с. 7. Галахов, В.В. Делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2011. – 345 с. 8. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы / В.В. Галахов и др.-М.: ТК «Велби», 2006. – 456 с. 9. Делопроизводство. Учебник для вузов / Под ред. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с. 10. Захарова, Т.И. Делопроизводство в кадровой службе / Московская финансово-промышленная академия. М., 2004. – 211 с. 11. Иритикова, В. С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 2007. – № 1 – С. 20-27