Российский государственный социальный университет ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 3 по дисциплине «Основы гостеприимства» Системы управления зданием отеля (тема практического задания) ФИО студента Ганган Анна Георгиевна Направление подготовки Гостиничное дело Группа ГСД-Б-0-Д-2022-1 Москва Системы управления зданием отеля В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации требует расширения автоматизированных информационных систем. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей. Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала. Автоматизированные системы управления гостиницы – это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения отчета по деятельности гостиниц. 1. История создания автоматизированной системы управления гостиничным предприятием 1 этап. Первые автоматизированные системы управления гостиниц появились в 1975 году на Западе. Затем были годы разработки и развития 2 систем, накопления значительного опыта внедрения и эксплуатации их в тысячах гостиниц по всему миру. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. 2 этап. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. 3 этап. В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. 4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. Современные информационные технологии позволяют организовать работу предприятия с максимальной эффективностью. Автоматизированные системы управления это способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля; 3 инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке; способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала; система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета; возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов; новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос, и услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику. 2. Возможности автоматизированной системы управления гостиничным предприятием Возможности системы управления гостиничным предприятием: 1. Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена. 2. Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства злоупотреблений, каналов, повышения используемых скорости оборота персоналом управленческой для им 4 формации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат. 3. что Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. 4. Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. 5. их Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости оборота. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам расходных материалов, продуктов, товаров и в последующем строго контролировать их остатки. 6. Ведение полноценного управленческого учета и анализа. Автоматизированная система управления позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что, кто и с какой эффективностью тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Зарубежные автоматизированные системы Lodging Touch Разработчиком автоматизированной системы Lodging Touch (Лоджинг Тач) является американская компания (США) Hotel Information System (HIS), официальным дистрибьютором в России — компания «Либра Интернэшнл». Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей. Достоинства системы Lodging Touch 5 1. Функциональная полнота – обладает богатым набором функций для эффективного управления гостиницами бизнес и туристского класса. 2. Модульность – взаимосвязанные модули (часть программы, имеющая определенное назначение и обеспечивающая заданные функции обработки автономно от других программных модулей) системы комплексно охватывают все процессы организации обслуживания гостей и финансово-хозяйственного управления гостиничным предприятием: Базовый модуль (портье, бронирование, регистрация и поселение гостей, расчеты с гостями, управление номерным фондом, инженерная служба, телефонный оператор, электронный консьерж, ночной аудит). История гостя; Групповые продажи (групповое бронирование, работа с компаниями); Счета к получению (работа с организациями-дебиторами); Управление тарифами; Продажи и маркетинг (работа с контактами); Центральное бронирование (централизованное управление группой гостиниц); Взаимосвязанность модулей обеспечивает доступность информации: по каждому гостю из любого модуля; по состоянию гостиницы на текущий момент времени, включая сведения об уровне загрузки, состоянии номеров, количестве приходящих броней и др. при помощи мастера запросов; по любым критериям и условиям сортировки и простоту ее представления в виде экранных таблиц и отчетов; 6 в любой момент времени доступна статистика по каждому клиенту, данные по количеству броней, ночей проживания, а также полученному гостиницей доходу от каждого гостя или компании. Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи; использование Использует Простота, современных графический пользовательский универсальность, модулей, каждый информационных стандартность модуль системы технологий интерфейс структуры имеет свой (GUI). экранов цвет. Ориентироваться в системе легко, процесс обучения прост; система имеет функции обработки кредитных карт – заносит в картотеку все полученные коды подтверждения, отслеживает кредитное состояние счета каждого клиента; позволяет организовывать экспорт и импорт данных в разных форматах и обмениваться данными с приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Access и др.). Libra Hospitality Основное направление деятельности Libra Hospitality – предоставление эффективных бизнес-решений и комплексных услуг для автоматизации предприятий гостиничной отрасли. Направлена на: повышение операционной эффективности; улучшение уровня обслуживания гостей; оптимизацию доходов; интеграцию бизнес-процессов; увеличение прибыли. 7 Основные типовые решения автоматизации гостиниц управляющие компании и гостиничные цепочки; городские гостиницы категории 4-5 звезд; городские гостиницы категории 2-3 звезды; курортные гостиницы и пансионаты; санатории; горнолыжные курорты; апарт-отели. 4. Отечественные автоматизированные системы Невский портье В системе «Невский портье» автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы: модуль работы с заявками; модуль бронирования (резервирования) мест; модуль заявкам, поселения ускоренное (свободное поселение поселение, группы гостей, поселение поселение по по предварительно проданным путевкам для пансионатов); модуль контроля должников и выселения; модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.; модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание); модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.; Эдельвейс 8 Основной модуль устанавливается на рабочее место сотрудника отеля и содержит 10 взаимосвязанных функциональных частей. 1. План. 2. Счета (управление счетами гостей). 3. Группы (для группового бронирования). 4. Бухгалтерия (контроль дебиторской задолженности партнёров, разнесение услуг по разным счетам одного гостя). 5. Текст (встроенный текстовый редактор для печати писем и отчётов). 6. Отчёты. 7. Архив. 8. Горничные (трёхуровневый статус номера, автоматическое изменение статуса номера с телефонного аппарата, лист уборки, блокировка номеров). 9. Статистика. 10. Журнал (хранение данных о гостях, фирмах, статистика неприездов, по обороту, гостям, фирмам, турфирмам, статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом). Основные функции системы «Эдельвейс»: управление индивидуальным и групповым бронированием; управление размещением и выездом гостей из отеля; управление телефонными переговорами; управление управленческой информации по доходам гостиницы за анализируемый период; контроль за работой персонала гостиницы Изучение возможностей автоматизированной системы управления гостиничным предприятием показало, что на сегодняшний день она является 9 неотъемлемой частью гостиничного предприятия, помогая повысить качество сервиса, следить за динамически изменяющейся информацией на рынке услуг, контролировать состояние номерного фонда и формировать отчеты по всем процессам, происходящим в гостиничном предприятии. 10