6.2. Курс лекций зо Интеллектуальные технологии для автоматизации документооборота

МИНИСТЕРСТВО ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ,
СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Кафедра информационных систем и технологий
Н.Н. Секлетова, А.С. Тучкова, Е.Н. Куваева
ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Курс лекций для студентов бакалавриата
заочной формы обучения
по профилю подготовки
09.03.02 Информационные системы и технологии
Самара
2023
ОГЛАВЛЕНИЕ
ЛЕКЦИЯ 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ В
СФЕРЕ
ЭЛЕКТРОННОГО
ТРЕБОВАНИЯ
К
ДОКУМЕНТООБОРОТА.
СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА
В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.
ЛЕКЦИЯ
№
ТЕХНОЛОГИЙ
2.
ПЕРСПЕКТИВЫ
ИСКУССТВЕННОГО
3
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ИНТЕЛЛЕКТА
В
СИСТЕМАХ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
36
ЛЕКЦИЯ № 3. МАРШРУТНАЯ КАРТА ДОКУМЕНТА.
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
56
ЛЕКЦИЯ 4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ЭЛЕКТРОННОГО
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНИЗАЦИИ.
В
УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ПРАВОВОЕ РЕГЛИРОВАНИЕ И
СТАНДАРТЫ В ОБЛАСТИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
90
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
2
120
ЛЕКЦИЯ 1
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ В СФЕРЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ
ДОКУМЕНТА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Рассматриваемые вопросы:
- базовые понятия и терминология. Виды электронного
документооборота;
- преимущества электронного документооборота;
- задачи, критерии выбора, классификация и проблемы
внедрения систем электронного документооборота;
- создание пользовательской документации к ИС с учетом
анализа исходной информации для выявления требований к
ИС, анализа требований, разработки прототипов ИС,
проектирования ИС, баз данных ИС.
- рождение, становление, публикация. Структуры и
шаблоны документа. Архивирование. Механизмы хранения
документов.
Хранилище
атрибутов
документов.
Стандартные средства для хранения документов.
Многие понятия, такие как документ, учреждение,
документооборот, делопроизводство и др., являются
настолько широкими, что часто разные люди вкладывают в
них различный смысл.
Рассмотрим базовые понятия и терминология. Виды
электронного документооборота.
Электронный документ - это документированная
информация, представленная в электронной форме, то есть
3
в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а
также
для
передачи
по
информационнотелекоммуникационным
сетям
или
обработки
в
информационных системах.
Электронный документооборот обеспечивает:
 прозрачность деятельности организации и
эффективность управления, за счет автоматического
контроля выполнения задач на предприятии;
 осуществляет
поддержку
соответствия
международным стандартам качества;
 оказывает
поддержку
эффективному
накоплению, управлению и доступу к информации и
знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет
хранения всей истории деятельности сотрудника на
предприятии;
 производит протоколирование всех процессов;
 оптимизирует и автоматизирует бизнеспроцессы и механизмы их выполнения и контроля на
предприятии;
 за счет исключения бумажных документов из
оборота происходит большая экономия ресурсов путем
сокращения издержек на бумагу, картриджи;
 упрощает и удешевляет хранение документов за
счет электронного архива.
При рассмотрении ГОСТ Р 7.0.8-2013 в разрезе
оборота документов в электронном виде можно выделить
следующие основные термины:
 делопроизводство - комплекс мероприятий по
организации
документооборота
предприятия
или
организации.
Делопроизводство
это
термин,
4
применяемый в конторской практике для обозначения
формального набора правил работы с документами;
 электронный документ (ЭД) — документ,
созданный с помощью средств компьютерной обработки
информации, который может быть подписан электронной
подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде
файла соответствующего формата;
 документооборот
система
создания,
интерпретации, передачи, приема и архивирования
документов, а также контроля за их выполнением и
защиты от несанкционированного доступа;
 электронный документооборот (ЭДО) —
совокупность автоматизированных процессов по работе с
документами, представленными в электронном виде, с
реализацией
концепции
«безбумажного
делопроизводства»;
 подлинник
документа
первый
или
единственный экземпляр документа;
 дубликат документа - повторный экземпляр
подлинника документа;
 копия документа - экземпляр документа,
полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа;
 электронная копия документа - копия
документа, созданная в электронной форме;
 заверенная копия документа - копия документа,
на которой в соответствии с установленным порядком
проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую
значимость;
 конвертирование (электронных документов),
конвертация (электронных документов) - процесс
5
перемещения электронных документов с одного носителя
на другой или из одного формата в другой;
 миграция
(электронных
документов)
перемещение электронных документов из одной
информационной системы в другую с сохранением
аутентичности, целостности, достоверности документов и
их пригодности для использования.
Электронные
документы
можно
создавать,
редактировать, подписывать электронной подписью,
отправлять и получать, архивировать и хранить - то есть,
делать всё то же самое, что и с бумажными документами,
но в электронном виде. Вся совокупность действий с
электронными документами и их оборот на предприятии
называется электронным документооборотом или ЭДО.
С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться
формализованными электронными документами, форма
которых утверждена законом или оговорена участниками
ЭДО. Также можно создать шаблоны для документов,
которые используются чаще всего.
Виды электронного документооборота бывают
следующие:
 производственный документооборот;
 управленческий документооборот;
 архивное дело (архивный документооборот);
 кадровое дело (кадровый документооборот);
 бухгалтерский документооборот;
 складской документооборот;
 секретное
(конфиденциальное)
делопроизводство;
 технический
и/или
технологический
документооборот и др.
6
Рис.1.1 - Виды электронного документооборота
Переход на электронный документооборот в
компании требует немалых материальных, трудовых и
иных затрат на этапе внедрения:
Количественные показатели могут быть измерены и
оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

сокращение времени в среднем на 75% на
обработку и создание документов: регистрация, рассылка,
поиск, выполнение контрольных операций;

ускорение
движения
информационных
потоков: передача документа от подразделения к
7
подразделению или компании-партнеру, подготовка
типовых
документов,
согласование,
скорость
распространения информации внутри компании;

экономия материалов и ресурсов в виде
сокращения расходов на канцелярские принадлежности,
расходные материалы и хранение документов.
Рис.1.2 - Затраты на этапе внедрения электронного
документооборота
8
Рассмотрим
преимущества
электронного
документооборота.
Рассмотрим основные преимущества ЭДО.
Рис.1.3 - Преимуществах внутрикорпоративного ЭДО
Экономия времени: служащие тратят меньше
времени на поиск бумажных документов. Благодаря
9
центральной базе данных, регулярно создаются резервные
копии файлов, исключается возможность безвозвратной
потери документа, если его случайно или преднамеренно
уничтожат.
Эффективное
использование
физического
пространства и техники: ценные квадратные метры,
занятые лишними серверами и прочими устройствами для
хранения документов могут быть освобождены. В
зависимости от статуса и актуальности информации,
документы и файлы могут безопасно удаляться по
истечении срока их хранения.
Повышение прозрачности внутренней работы
предприятия: системы электронного документооборота
(СЭД) позволяют руководителям наблюдать за статусом
документа, на протяжении всех этапов его согласования и
утверждения. СЭД позволяет вызвать не только
запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто
его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.
Ведение личной истории каждого файла и
сопутствующей
документации:
СЭД
позволяют
централизованно
управлять
взаимоотношениями
с
клиентами и поставщиками.
Больше гибкости в отношении физического
местонахождения сотрудников: благодаря возможностям
электронного доступа и коммуникаций, служащие
получают возможность работать удалённо.
Повышение
безопасности
информации
и
документов: центральная база данных позволяет делать
резервные копии документов, благодаря чему снижается
риск случайной или умышленной потери файлов.
Снижение затрат на распечатку, почтовые марки,
конверты и пересылку: бумажные документы, которые
10
пересылаются между отделами или поставщиками, могут
пересылаться в электронном виде.
Повышение уровня удовлетворённости служащих и
руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет
сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего
процесса. Руководители получают больше возможностей
контролировать работу своих подчинённых. В конечном
счёте, некоторые организации могут обнаружить, что
сэкономленные средства позволяют им выйти на новый
бизнес-уровень.
Однако нельзя игнорировать слабые стороны ЭДО.
11
Электронный обмен данными - это реальность,
с которой сегодня сталкивается практически каждый.
Информационные
системы,
компьютерные
сети,
электронная почта - вот далеко не полный перечень тех
средств, с помощью которых происходит обмен данными в
электронном виде.
Первые системы электронного документооборота
(СЭД) состояли из трех частей: системы управления
документами, системы массового ввода бумажных
документов, системы автоматизации деловых процессов.
Задачи СЭД:
 обеспечение эффективного управления за счет
автоматического контроля выполнения, прозрачности
деятельности всей организации на всех уровнях;
 поддержка
системы
контроля
качества,
соответствующей международным нормам;
 поддержка
эффективного
накопления,
управления и доступа к информации и знаниям;
 обеспечение кадровой гибкости за счет большей
формализации деятельности каждого сотрудника и
возможности
хранения
всей
предыстории
его
деятельности;
 протоколирование деятельности предприятия в
целом (внутренние служебные расследования, анализ
деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в
деятельности);
 оптимизация бизнес-процессов и автоматизация
механизма их выполнения и контроля;
 исключение
бумажных
документов
из
внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за
счет сокращения издержек на управление потоками
документов в организации;
12
 исключение необходимости или существенное
упрощение
и
удешевление
хранения
бумажных
документов за счет наличия оперативного электронного
архива.
Критерии выбора СЭД:
 поддержка
полного
жизненного
цикла
документа. СЭД должна поддерживать весь жизненный
цикл документов, включая подготовку, согласование и
визирование их проектов, публикацию электронных
документов, организацию архивного хранения документов
с доступом к электронным архивам. Один и тот же
документ в разные периоды своего жизненного цикла
может существовать в электронном и бумажном видах;
 корпоративный документооборот в системе
территориально-распределенных
предприятий.
Оптимальная система корпоративного документооборота
сочетает сквозной контроль за документационной
деятельностью
в
корпоративной
структуре
с
автономностью
управленческих
процессов
в
самостоятельных подразделениях. Благодаря этому
повышается скорость принятия решений и их исполнения,
руководители получают возможность реально управлять
работой с документами в компьютерной сети предприятия;
 компания-производитель СЭД. В условиях
растущего спроса все большее число ИТ-компаний независимо от уровня своих реальных возможностей позиционирует себя как разработчика систем электронного
документооборота. При выборе поставщика СЭД
необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- деловая репутация компании (срок работы на
рынке, оценка партнерского состава, круга клиентов,
отзывы о деятельности и др.);
13
- проведение предварительного анализа рисков
(включая аудит и консалтинг);
сервисы,
предоставляемые
компаниямиразработчиками, и технические требования к системе;
 разработчик должен предоставить постоянно
действующую оперативную техническую поддержку. А
вот услуги по установке и настройке системы являются
необязательными и могут понадобиться только в том
случае, если собственные IT-специалисты не в силах
самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее
в эксплуатацию. Знание технических требований к системе
позволяет заранее оценить расходы на приобретение
дополнительного программного обеспечения и нового
оборудования;
 пилотный проект. После выбора компаниипоставщика необходимо отработать те бизнес-процессы,
которые
намечено
автоматизировать,
провести
тестирование решения в работе, выявить все недостатки и
т.д. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии
решения поставленным задачам. Согласно мнению
разработчиков, этот этап внедрения является ключевым,
поскольку в его ходе можно получить ту информацию,
которую
не
выявили
в
ходе
предпроектного,
информационного обследования;
 обучение персонала. При развертывании СЭД
самое пристальное внимание следует также уделять
вопросам
обучения
сотрудников.
Оно
должно
осуществляться на постоянной основе и на всех этапах
внедрения. Со стороны руководства организации
необходимо четкое понимание: создание СЭД достаточно
длительный проект, развитие и поддержка системы будет
требовать постоянного вложения средств. К сожалению, на
14
специальной подготовке персонала принято экономить,
ошибочно полагая, что достаточно обучить одного
человека, а он затем передаст свои знания всем остальным;
 безопасность и надежность СЭД. Электронные
ключи нового поколения (например, eToken PRO), помимо
указанного функционала, способны обеспечить надежное
хранение ключевой информации, используемой при работе
с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Закрытые ключи
ЭЦП хранятся в защищенной памяти USB-устройства или
смарт-карты и не могут быть извлечены из нее, что
существенно снижает риск компрометации. При
развертывании защищенной СЭД обязательным условием
является криптографическая защита конфиденциальной
информации, хранящейся в базе данных и на рабочих
станциях пользователей. Более того, система защищенного
документооборота должна предусматривать возможность
запуска процессов зашифрования и расшифровывания
только пользователями, располагающими электронными
ключами и знающими их PIN-коды.
Классификация СЭД.
СЭД с развитыми средствами хранения и поиска
информации (электронные архивы - ЭА). ЭА - это частный
случай системы документооборота, ориентированный на
эффективное хранение и поиск информации. Некоторые
системы особенно выделяются за счет развитых средств
полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой
поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации
хранения: HSM, поддержки широкого диапазона
оборудования для хранения информации и т.д.
СЭД с развитыми средствами workflow (WF). Эти
системы в основном рассчитаны на обеспечение движения
неких объектов по заранее заданным маршрутам (так
15
называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе
объект может меняться, поэтому его называют общим
словом «работа» (work). Системы такого типа называют
системами workflow – «поток работ».
СЭД ориентированные на поддержку управления
организацией и накопление знаний. Эти «гибридные»
системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух
предыдущих. При этом базовым понятием в системе может
быть как сам документ, так и задание, которое нужно
выполнить. Для управления организацией нужна как
«жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда
маршрут движения документа назначает руководитель
(«расписывает» входящий документ), поэтому обе
технологии в том или ином виде могут присутствовать в
таких системах. Эти системы активно используются в
государственных структурах управления, в компаниях,
которые отличаются развитой иерархией, правилами и
процедурами движения документов.
СЭД ориентированные на поддержку совместной
работы (collaboration). Это новое веяние в области систем
документооборота, связанное с пониманием изменчивости
рыночных условий в современном мире и с
необходимостью иметь для быстрого движения «только
самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого
балласта.
Такие
системы,
в
противоположность
предыдущим, не включают понятия иерархии в
организации, не заботятся о какой-либо формализации
потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу
людей в организации, даже если они разделены
территориально, и сохранить результаты этой работы.
Обычно реализованы в концепции «порталов». Они
предоставляют сервисы хранения и публикации
16
документов в intranet, поиска информации, обсуждения,
средства назначения встреч (реальных и виртуальных).
СЭД, имеющие развитые дополнительные сервисы.
Например, сервис управления связями с клиентами (CRM CustomerRelationManagement), управления проектами,
биллинга, электронной почты и пр.
Проблемы внедрения СЭД (нежелание персонала
переобучаться; слабая формализация бизнес-процессов;
необходимость
обеспечения
юридической
силы
документов, директора «консерваторского» типа).
Рассмотрим вопросы создания пользовательской
документации к ИС с учетом анализа исходной
информации для выявления требований к ИС, анализа
требований, разработки прототипов ИС, проектирования
ИС, баз данных ИС.
Проектирование информационных систем всегда
начинается с определения цели проекта как решение ряда
взаимосвязанных задач, включающих в себя обеспечение
на момент запуска системы и в течение всего времени ее
эксплуатации:
 требуемой функциональности системы и уровня
ее
адаптивности
к
изменяющимся
условиям
функционирования;
 требуемой пропускной способности системы;
 требуемого времени реакции системы на
запрос;
 безотказной работы системы;
 необходимого уровня безопасности;
 простоты эксплуатации и поддержки системы.
Процесс
построения
и
последовательного
преобразования ряда согласованных моделей на всех
этапах жизненного цикла (ЖЦ) информационной системы.
17
На каждом этапе ЖЦ создаются специфичные для него
модели (организации, требований к ИС, проекта ИС,
требований к приложениям и т.д.)
Создание моделей, их контроль, преобразование и
предоставление
в
коллективное
пользование
осуществляется
с
использованием
специальных
программных инструментов - CASE-средств.
Процесс создания ИС делится на ряд этапов,
ограниченных некоторыми временными рамками и
заканчивающихся выпуском конкретного продукта
(моделей, программных продуктов, документации и пр.).
Обычно выделяют следующие этапы создания ИС:
формирование требований к системе, проектирование,
реализация, тестирование, ввод в действие, эксплуатация,
сопровождение.
Одновременно
идёт
оформление
документации.
Итак, формирование требований к системе.
Начальным этапом процесса создания ИС является
моделирование
бизнес-процессов,
протекающих
в
организации и реализующих ее цели и задачи. Модель
организации, описанная в терминах бизнес-процессов и
бизнес-функций, позволяет сформулировать основные
требования к ИС. Это фундаментальное положение
методологии обеспечивает объективность в выработке
требований к проектированию системы. Множество
моделей описания требований к ИС затем преобразуется в
систему моделей, описывающих концептуальный проект
ИС. Формируются модели архитектуры ИС, требований к
программному обеспечению (ПО) и информационному
обеспечению (ИО). Затем формируется архитектура ПО и
ИО, выделяются корпоративные БД и отдельные
приложения, формируются модели требований к
18
приложениям и проводится их разработка, тестирование и
интеграция.
Целью
начальных
этапов
создания
ИС,
выполняемых
на
стадии
анализа
деятельности
организации, является формирование требований к ИС,
корректно и точно отражающих цели и задачи
организации-заказчика. Чтобы специфицировать процесс
создания ИС, отвечающей потребностям организации,
нужно выяснить и четко сформулировать, в чем
заключаются эти потребности. Для этого необходимо
определить требования заказчиков к ИС и отобразить их на
языке моделей в требования к разработке проекта ИС так,
чтобы обеспечить соответствие целям и задачам
организации.
Задача формирования требований к ИС является
одной из наиболее ответственных, трудно формализуемых
и наиболее дорогих и тяжелых для исправления в случае
ошибки. Современные инструментальные средства и
программные продукты позволяют достаточно быстро
создавать ИС по готовым требованиям. Но зачастую эти
системы не
удовлетворяют заказчиков, требуют
многочисленных доработок, что приводит к резкому
удорожанию фактической стоимости ИС. Основной
причиной такого положения является неправильное,
неточное или неполное определение требований к ИС на
этапе анализа.
На
этапе
проектирования
прежде
всего
формируются модели данных. Проектировщики в качестве
исходной информации получают результаты анализа.
Построение логической и физической моделей данных
является основной частью проектирования базы данных.
Полученная в процессе анализа информационная модель
19
сначала преобразуется в логическую, а затем в физическую
модель данных.
Параллельно с проектированием схемы базы
данных выполняется проектирование процессов, чтобы
получить спецификации (описания) всех модулей ИС. Оба
эти процесса проектирования тесно связаны, поскольку
часть бизнес-логики обычно реализуется в базе данных
(ограничения, триггеры, хранимые процедуры). Главная
цель
проектирования
процессов
заключается
в
отображении функций, полученных на этапе анализа, в
модули информационной системы. При проектировании
модулей определяют интерфейсы программ: разметку
меню, вид окон, горячие клавиши и связанные с ними
вызовы.
Конечными продуктами этапа проектирования
являются:
 схема базы данных (на основании ER-модели,
разработанной на этапе анализа);
 набор спецификаций модулей системы (они
строятся на базе моделей функций).
Кроме
того,
на
этапе
проектирования
осуществляется также разработка архитектуры ИС,
включающая в себя:
 выбор платформы (платформ)
 выбор операционной системы (операционных
систем).
В неоднородной ИС могут работать несколько
компьютеров на разных аппаратных платформах и под
управлением различных операционных систем.
Кроме выбора платформы, на этапе проектирования
определяются следующие характеристики архитектуры:
20
 будет ли это архитектура «файл-сервер» или
«клиент-сервер»;
 будет ли это 3-уровневая архитектура со
следующими слоями: сервер, ПО промежуточного слоя
(сервер приложений), клиентское ПО;
 будет ли база данных централизованной или
распределенной. Если база данных будет распределенной,
то какие механизмы поддержки согласованности и
актуальности данных будут использоваться;
 будет ли база данных однородной, то есть,
будут ли все серверы баз данных продуктами одного и
того же производителя (например, все серверы только
Oracle или все серверы только DB2 UDB). Если база
данных не будет однородной, то какое ПО будет
использовано для обмена данными между СУБД разных
производителей (уже существующее или разработанное
специально как часть проекта);.
 будут
ли
для
достижения
должной
производительности
использоваться
параллельные
серверы баз данных (например, Oracle Parallel Server, DB2
UDB и т.п.).
Этап проектирования завершается разработкой
технического проекта ИС.
На этапе реализации осуществляется создание ПО
системы, установка технических средств, разработка
эксплуатационной документации.
После завершения разработки отдельного модуля
системы выполняют автономный тест, который преследует
две основные цели:
 обнаружение отказов модуля (жестких сбоев);
 соответствие модуля спецификации (наличие
всех необходимых функций, отсутствие лишних функций).
21
После того как автономный тест успешно пройдет,
модуль включается в состав разработанной части системы
и группа сгенерированных модулей проходит тесты связей,
которые должны отследить их взаимное влияние.
Далее группа модулей тестируется на надежность
работы, то есть проходят:
 во-первых, тесты имитации отказов системы.
Эта группа тестов показывает, насколько хорошо система
восстанавливается после сбоев программного обеспечения,
отказов аппаратного обеспечения;
 во-вторых, тесты наработки на отказ. Эта
группа тестов определяет степень устойчивости системы
при штатной работе и позволяет оценить время
безотказной работы системы. В комплект тестов
устойчивости должны входить тесты, имитирующие
пиковую нагрузку на систему.
Затем весь комплект модулей проходит системный
тест - тест внутренней приемки продукта, показывающий
уровень его качества. Сюда входят:
 тесты функциональности;
 тесты надежности системы.
Последний тест информационной системы приемо-сдаточные испытания. Такой тест предусматривает
показ информационной системы заказчику и должен
содержать группу тестов, моделирующих реальные бизнеспроцессы, чтобы показать соответствие реализации
требованиям заказчика.
На основе технического задания (и эскизного
проекта) разрабатывается технический проект ИС.
Технический проект системы - это техническая
документация, содержащая общесистемные проектные
решения, алгоритмы решения задач, а также оценку
22
экономической
эффективности
автоматизированной
системы управления и перечень мероприятий по
подготовке объекта к внедрению.
На этом этапе осуществляется комплекс научноисследовательских и экспериментальных работ для выбора
основных проектных решений и расчет экономической
эффективности системы.
Документация
соответствующим
образом
оформлена.
Этапы: ввод в действие, эксплуатация и
сопровождение идут параллельно.
Во время ввода в действие возможен процесс
обучения работы с системой. Возможен вариант доработки
продукта, исправление ошибок и устранение неточностей.
Сопровождение - может отсутствовать. То есть
разработчик передал продукт заказчику, а затем не
усовершенствует его, не контролирует работу.
Проектирование базы данных - это процесс
создания проекта базы данных, предназначенной для
поддержки функционирования экономического объекта и
представляет собой трудоемкий процесс, требующий
совместных усилий аналитиков, проектировщиков и
пользователей.
Создание прототипов – важный элемент в
последовательности
разработки
концепции
новой
информационной системы.
Прототип системы – это частичная или возможная
реализация предполагаемого нового продукта.
Прототипы позволяют решать три основные задачи:

пояснение
и
завершение
процесса
формирования требований;

исследование альтернативных решений;
23
создание конечного продукта. В данном случае
прототип используется как инструмент эволюционной или
инкрементной модели построения системы.
Основная цель построения прототипа – устранение
неясностей на ранних стадиях процесса разработки.
Обязательным условием является определение
ограничений проектного решения.
В
качестве
инструмента
семантического
моделирования используются различные варианты
диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity-Relationship).
«сущность-связь» (ER – Entity-Relationship).

Рис. 1.4 - Диаграмма «сущность-связь»
24
Основные
требования,
предъявляемые
к
выбираемой технологии проектирования, следующие:
 созданный с помощью этой технологии проект
должен отвечать требованиям заказчика;
 технология должна максимально отражать все
этапы цикла жизни проекта;
 технология должна обеспечивать минимальные
трудовые и стоимостные затраты на проектирование и
сопровождение проекта;
 технология должна способствовать росту
производительности труда проектировщиков;
 технология должна обеспечивать надежность
процесса проектирования и эксплуатации проекта;
 технология должна способствовать простому
ведению проектной документации.
Технология
проектирования
прототипа
ИС
реализует определенную методологию проектирования. В
свою очередь, методология проектирования предполагает
наличие некоторой концепции, принципов проектирования
и реализуется набором методов и средств.
Рассмотрим вопросы рождения, становления,
публикации, а так же структуры и шаблоны документа.
Электронный документооборот это совокупность
автоматизированных
документационных
процессов,
связанных с различными видами обработки электронных
документов,
выполняемые
посредством
систем
электронного документооборота (СЭД) и охватывающих
полный жизненный цикл документа или его отдельные
этапы.
Управленческий документ - вид письменного
документа,
в
котором
фиксируют
решение
25
административных и организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их структурных подразделений
и должностных лиц.
Единый порядок составления документов и
организацию работы с ними закреплены в инструкции по
делопроизводству.
Правила работы с документами составляют систему
делопроизводства. Она формируется под влиянием
следующих факторов:
 использование нормативно-методической базы
делопроизводства;
 установление
руководством
предприятия
правил работы с документами;
 квалификационный
уровень
делопроизводственной службы предприятия.
Становление документа происходит при его
регистрации. Регистрация документов – это фиксация
факта создания или поступления документа в организацию
путем присвоения документу индекса и даты.
Она необходима:

для
учета
количества
документов
предприятия;

для обеспечения сохранности документа,
устранение возможности потерь документа;

для обеспечения возможности контроля
исполнения документов;

для обеспечения поиска документа в
информационно-справочных целях.
Регистрация
документов
ведется
отдельно:
внутренние, внешние, входящие, исходящие.
26
Существует перечень документов, не подлежащих
регистрации в службе документационного обеспечения,
такие как поздравительные письма; рекламные извещения;
программы конференций, совещаний и т.д.
Поступающие документы регистрируются в день
поступления. Исходящие документы и внутренние – в день
подписания руководителем.
Регистрационный номер документов состоит из
двух
частей:
218/07-01
(218
порядковый
регистрационный номер, 07-01 – номер дела, в котором
будет подшит данный исполненный документ).
Формы регистрации могут быть разными:
регистрационно-контрольные карточки; журнальная форма
регистрации; электронная.
По форме регистрации можно отследить контроль
исполнения документа.
Основная
цель
контроля:
обеспечение
своевременного и качественного исполнения документов.
Контроль осуществляется руководителем организации,
руководителем
службы
ДОУ
и
ответственными
исполнителями. Сроки исполнения исчисляются с даты
подписания документа. Для поступивших документов со
срока поступления. Как правило, срок исполнения
документов указывается в резолюции.
Публикация (лат. publico - объявлять публично) это обнародование некоторых сведений. Этим термином
называют также единую по форме и содержанию
опубликованную работу.
На сегодня большинство публикаций создают,
редактируют и форматируют, используя компьютерные
программы, в частности, текстовые редакторы и
27
процессоры. В таком случае употребляют термин
компьютерная публикация.
По способу распространения публикации можно
поделить на:
 печатная публикация - это такое произведение,
которое издано на бумаге, напечатано;
 электронными
публикациями
называют
распространение сведений с помощью электронных
носителей, таких как диски или флэш-памяти или с
помощью Интернета;
Текстовые редакторы.
 Microsoft Word («Майкрософт ворд») или Word
(«ворд») - самая распространённая программа для работы с
текстами. Входит в набор программ Microsoft Office
(«Майкрософт офис»). Операционная система Windows,
Mac OS.
 OpenOffice Writer («оупен офис райтер») входит
в набор программ OpenOffice («оупен офис»).
Распространяется
свободно.
Операционная
системаWindows, Linux.
 Microsoft Works («Майкрософт воркс») или
Works («воркс») Microsoft Works - это комплект программ,
среди которых есть и программа для работы с текстами.
Операционная система Windows, Mac OS.
 Claris Works («кларис воркс») Claris Works - это
комплект программ, среди которых есть и программа для
работы с текстами. Операционная система Windows, Mac
OS.
Настольные издательские системы.
 Microsoft Publisher («Майкрософт паблишер»)
Операционная система Windows.
28
 QuarkXPress («кварк экспресс») Операционная
система Windows, Mac OS.
 Adobe Pagemaker («эдеуби пейджмейкер»)
Операционная система Windows, Mac OS. InDesign («ин
дизайн»)
 Операционная система Windows, Mac OS.
Scribus («скрайбас») Операционная система Linux.
Структура - относительно устойчивый способ
организации элементов документа как системы. По своей
структуре документ может быть простым (элементарным)
или составным (сложным). Под простым документом
понимается
отдельное
завершенное
сообщение
(произведение), целостность которого выражается общим
содержанием
(смыслом)
и
логикой
изложения,
зафиксированное на одной единице материального
носителя.
Иными словами, простой документ - это одно
сообщение, помещенное на одном материальном носителе
(автореферат диссертации, препринт, открытка).
Составной (сложный) документ состоит из двух или
более сообщений (произведений), частей или томов,
объединенных общей темой или проблемой, целью,
автором и т. п., зафиксированных на нескольких
материальных носителях. Составной документ - это
несколько сообщений, помещенных в нескольких томах,
выпусках и др. (собрание сочинений, журнал,
многолистная газета, серия, комплект грампластинок).
Существует
деление
документов
на
монодокументные (монодокументы) и полидокументные
(полидокументы).
Монодокумент содержит одно произведение
(монография, учебник, буклет, карта, открытка).
29
Полидокумент состоит из нескольких произведений.
Разновидность полидокумента: сборник - документ,
содержащий ряд произведений; много-томник - документ,
состоящий из двух или более нумерованных томов
(собрание сочинений), серийное издание - периодическое
(журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия).
Таким образом, структура документа - это
скоординированное множество компонентов, взаимосвязи
которых дают ему возможность функционировать как
некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от
журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от
кинофильма, перфокарту от географической карты и т.п.,
т.е. идентифицировать каждый тип и вид документа.
Документ
должен
отвечать
определенным
требованиям,
ныть
соответствующим
образом
оформленным с целью его использования и хранения. Для
этого большинство из подсистем и элементов документа
регламентированы
стандартами,
положениями,
инструкциями и т.п.
В делопроизводстве различают уникальные и
типовые документы. Содержание одного уникального
документа отличается от содержания другого. Типовые
документы содержат изменяемую и неизменяемую часть.
Неизменяемая часть повторяется в каждом документе
данного вида. Работа по созданию типовых документов
может быть значительно облегчена за счет использования
шаблонов.
Шаблон – это особый вид документа, содержащий
неизменяемую часть и средства оформления изменяемой
части. Шаблон определяет основную структуру документа:
параметры страницы, форматирование и стили.
30
Рассмотрим вопросы архивирования, механизмы
хранения документов, хранилище атрибутов документов, а
так же стандартные средства для хранения документов.
Все СЭД содержат обязательные типовые
компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов;
хранилище документов; компоненты, осуществляющие
бизнес-логику системы.
Хранилище атрибутов документов предназначено
для
хранения
«карточки»
набора
полей,
характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется
понятие
типа
документов
(например,
договор,
спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится
своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют
обязательные поля, общие для всех документов, и
специальные поля, относящиеся к документам данного
типа. Например, общими полями может быть уникальный
номер документа, его название, автор, дата создания. При
этом документы типа «договор» могут содержать такие
поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора.
Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы,
имеющие общий набор полей, который они наследуют от
основного типа, и при этом дополнительные поля,
уникальные для подтипа. Наиболее развитая система
управления документами может поддерживать большую
вложенность таких подтипов. Типизация документов,
выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для
них является одним из наиболее важных этапов в процессе
внедрения СЭД.
Кроме понятия типа документов, возможно
присваивание документам категорий, причем один
документ
может
принадлежать
одновременно
к
нескольким категориям. Категории могут быть выстроены
31
в дерево категорий. Например, можно иметь категорию
«Юридические документы» с подкатегориями «Законы»,
«Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь
параллельную структуру по отделам, например, категорию
«Документы отдела продаж», а в ней подкатегории
«Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на
продажу может быть одновременно отнесен к
подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу»,
относящимся к разным ветвям в иерархии категорий.
Таким образом, появляется возможность поиска документа
в таком дереве на основе его классификации, причем один
и тот же физический документ может встречаться любое
число раз в разных узлах этой иерархии.
Для организации хранилища карточек возможны
три варианта решения: использование собственного
хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на
основе которой построена СУБД.
Собственное хранилище атрибутов документов
позволяет оптимизировать его под задачу хранения
карточек, гибко реализовать функции создания сложных
карточек (имеющих, например, большую вложенность
типов), а также использовать эффективные алгоритмы
поиска информации в карточках. К системам, имеющим
собственное
хранилище,
относятся,
например,
Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и
«Гарант-Офис» компании
«Гарант
Интернейшнл».
Очевидным недостатком такого подхода является
невозможность использовать стандартные ресурсы
имеющейся информационной среды, а также зависимость
критически важной информации от поставщика СЭД. В
случае, если вы используете стандартную СУБД, всегда
есть возможность миграции данных на СУБД от другого
32
поставщика. Здесь же выбор жестче - придется отказаться
от использования конкретной СЭД вообще, а миграция
данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в
случае СУБД.
При использовании стандартных СУБД для
хранения документов данная проблема решается. К такого
рода системам относятся, например, системы «Дело» от
ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird.
Однако такой подход имеет свои слабые стороны реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД,
не удобна для модели данных, используемой в СЭД.
Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при
создании карточек документов, особенно, если нужна
сложная структура. Разработчики СЭД при этом
оказываются перед дилеммой: разработать простую, но
эффективную структуру хранения данных, при этом
отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь
громоздкую
структуру,
которая
обеспечивает
необходимую
гибкость
за
счет
эффективности,
прозрачности и надежности работы системы. Вторая
неприятная проблема состоит в том, что при
использовании внешней СУБД возникают некоторые
трудности как при миграции с одной версии СЭД на
другую, так и при переходе с одной версии СУБД на
другую. Чаще всего такая ситуация приводит к
определенному консерватизму пользователей в вопросе
перехода на новые версии.
Если СЭД построена на основе какой-либо
информационной среды, то грех не воспользоваться ее
ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных
в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это
позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту
33
среду, в том числе средства резервного копирования,
репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат
в самой необходимости наличия определенной среды для
работы системы управления документами, а также в тех
ограничениях, которые накладывает конкретная среда на
структуру ее баз данных.
Для реализации хранилища документов, опять же,
существует два подхода: хранение в файловой системе или
в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения
прагматичного пользователя между этими подходами, если
оценивать их в целом, большой разницы нет. Но
некоторые особенности все же имеются.
Хранение в файловой системе понижает степень
безопасности при разграничении доступа, так как файловая
система может не поддерживать ту модель безопасности,
которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится
наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы,
сохраненные ею, будут недоступны ни одному из
пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою
систему списка пользователей с правами доступа,
организуя доступ к файлам через эти права. Система
доступа при этом становится сложной в сопровождении и
не
вполне
безукоризненной
с
точки
зрения
информационной
безопасности.
Для
обеспечения
дополнительной
надежности
часто
используется
шифрование файлов при хранении. Кроме того,
практически все СЭД используют случайное именование
файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при
попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что
большинство СЭД осуществляют хранение файлов в
файловой системе.
34
При работе с файловой системой большинство СЭД
требуют
перемещения
файлов
в
специально
организованные каталоги. Но есть и исключения.
Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint
позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их
физического перемещения в хранилище. Понятно, что
такой подход опасен с точки зрения целостности данных,
но зато очень удобен в «переходный период» внедрения
СЭД.
Системы, имеющие свое собственное хранилище
файлов или использующие хранилище среды, на основе
которой построены (например, Lotus Notes/Domino или
Microsoft
Exchange),
могут
гарантировать
более
эффективное управление доступом к документам и более
надежное решение проблемы разграничения доступа. Так
устроены, например, Documentum и системы на основе
Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при
этом возникают вопросы, связанные с целостностью
данных, наличием эффективных средств резервного
копирования и интеграцией со средствами архивного
хранения на медленных носителях.
Итак, внедрение электронного документооборота в
организации — не такая простая задача. В целом,
внедрение электронного документооборота — это не
просто инновация, но радикальный шаг к современному
управлению информационными потоками. Рынок СЭД —
один из наиболее активно развивающихся сегментов ITиндустрии. Это объясняется тем, что основным
потребителем программ является госсектор, а интерес со
стороны государства обеспечивает устойчивость всего
рынка.
35
ЛЕКЦИЯ № 2
ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ
ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА В СИСТЕМАХ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Рассматриваемые вопросы:
- анализ вопроса и классические подходы к реализации
систем искусственного интеллекта;
- использование технологий искусственного интеллекта в
задачах классического документооборота;
- анализ запросов на изменение управления доступом к
данным. Оптимизация работы ИС. Сквозной и
бесконечный процессы. Конечный автомат;
- определение порядка управления документацией,
организация ее согласования и утверждения. Этапы
развертывания ИС у заказчика, разработки технологий
интеграции ИС с существующими ИС у заказчика.
Бурное развитие технологий искусственного
интеллекта, и машинного обучения в частности, сделало
доступным и относительно недорогостоящим применение
этих технологий в создании специализированных решений.
Проанализируем вопросы и классические подходы к
реализации систем искусственного интеллекта.
Переход от бумажных журналов учета в
делопроизводстве к электронным, замена наложения
резолюции «на бумаге» на возможность создать задание по
документу на планшетном устройстве, автоматическая
фиксация электронного журнала согласования вместо
ведения бумажного листа согласований - это, безусловно,
36
удобнее, но не меняет сути процесса обработки. Однако
возможности кардинального изменения этих процессов и
соответствующего
повышения
их
эффективности
существуют, что открывает огромные перспективы
развития СЭД. В чем они заключаются?
С одной стороны, при переходе на электронный
документооборот в информационной системе день за днём
накапливается информация об уже реализованных
сценариях обработки информации: данные о том, какие
типовые операции выполняли пользователи системы при
обработке документов, какие решения принимали
участники бизнес-процессов на основании содержимого
документов и другой информации, которая эти бизнеспроцессы сопровождает. Важная характеристика этой
информации, в отличие от аналогичной при бумажном
документообороте, в том, что она доступна для машинной
обработки и может служить исходным материалом для
применения технологий машинного обучения.
Технологии распознавания и поиска документов
уже не являются чем-то новым и весьма распространены,
но в последнее время они приобрели новое звучание,
связанное с развитием технологий искусственного
интеллекта
(ИИ).
Если
традиционные
задачи
распознавания сводились к переводу в цифровой вид
отдельных букв и символов - полнотекстовому
распознаванию, и пределом был разбор их семантики,
исходя из привязки наборов символов к определенным
позициям в бумажной форме документа (распознавание
форм), то в настоящее время системы искусственного
интеллекта позволяют сделать гораздо большее. Так,
платформа
Compreno,
разработанная
российской
компанией ABBYY, предоставляет в распоряжение
37
разработчиков механизмы, обеспечивающие возможности
не
только
перевода
бумажных
документов
в
машиночитаемый вид, но и извлечения из плоского текста,
не представленного в виде структурированной формы,
отдельных слов и связанных выражений с определенной
семантикой. Скажем, в тексте договора могут быть
выделены
атрибуты
и
словосочетания,
которые
характеризуют предмет договора, юридические адреса
контрагентов и фамилии ответственных лиц, суммы
договора и другие структурированные данные. Для этого
используются специальные технологии высокоуровневого
семантического анализа текста на основе так называемых
онтологий (специальных словарей, описывающих те или
иные предметные области). Создание этих онтологий
реализуется специалистами лингвистами, и система
переносит их знания описываемых предметных областей в
область компьютерных технологий. Этот пример
иллюстрирует один из двух классических подходов к
реализации
систем
искусственного
интеллекта,
позволяющий смоделировать в компьютерной системе
высокоуровневые
психологические
процессы.
Эти
технологии семантического разбора текста и выделения
отдельных смысловых сущностей могут применяться для
автоматического поиска атрибутов (метаданных) в
документах и для решения других задач, например:
интеллектуального поиска документов не на основе
синтаксического анализа (наличия тех или иных
лексических конструкций и их вариаций в тексте), а на
основе смысла поискового запроса; для задач
автоматической
классификации
потока
входящих
документов (например определение места хранения).
38
И подход восходящий, моделирует интеллект на
основе аналогов его биологических структурных
элементов - так называемых нейронных сетей – и
позволяет реализовать механизмы машинного обучения.
Рассмотрим вопрос использования технологий
искусственного интеллекта в задачах классического
документооборота.
Сегодня чаще всего ИИ используют для решения
трех типов задач - интеллектуального поиска документа,
автоматической классификации и автоматического
извлечения атрибутов (метаданных) из текста документов.
Современные СЭД, как правило, предлагают под эти
задачи готовые или настраиваемые решения.
Автоматическое
формирование
метаданных
документа
позволяет
автоматизировать
самые
разнообразные сценарии обработки документов: например,
автоматическую регистрацию документов в системе,
автозапуск тех или иных процессов их обработки,
назначение ответственных за ход обработки процессов,
назначение сроков исполнения и т.д.
Рассмотрим
ряд
примеров
использования
технологий
ИИ
в
задачах
классического
документооборота.
Антиплагиат и поиск аналогов текстов. Эта задача
наиболее востребована в системах управления научноисследовательскими разработками, в организациях,
занимающихся обучением, и в системах управления
интеллектуальной собственностью.
Автоматическое создание заданий или определение
процесса обработки для документов, поступивших в
информационную систему, например, по сообщениям
электронной почты с определением ответственных
39
исполнителей, сроков исполнения или параметров
обрабатывающего их процесса.
Одна из классических задач СЭД - формирование
резолюций
руководителем
во
исполнение
распорядительных или входящих документов. Как
правило, резолюции носят типовой характер и назначаются
из специального справочника. При наличии достаточной
истории документов с зафиксированными резолюциями
может быть построена система, которая будет
автоматически проставлять типовые резолюции и
ответственных исполнителей на схожих документах и
передавать документы на рассмотрения руководителю
только в особых нетривиальных случаях.
То же касается потока обработки обращений
граждан,
требующих
обработки
в
жестко
регламентированные сроки, и часто имеющих типовой
характер: наличие настроенной системы искусственного
интеллекта позволит избавить ответственных сотрудников
от большого количества рутины по обработке однотипных
обращений, подразумевающих типовые формы ответа, или
маршрутизацию в смежные организации, и позволит им
сконцентрироваться
на
обращениях,
требующих
рассмотрения по существу.
Поиск документов: полученных от контрагентов и
связанных с документами, хранящимися в СЭД;
документов, полученных в ответ на, документов,
дополняющих и раскрывающих смысл основного, и пр. В
простейшем случае на связь документов может указывать
наличие явных ссылок в тексте документов, но связь
может быть определена и более сложным образом,
например схожим содержимым, и для определения этих
связей потребуются специальные механизмы.
40
Особые перспективы технологии искусственного
интеллекта открывают в области автоматизации
корпоративных процессов и их оптимизации.
Вот некоторые примеры возможностей ИИ в
области процессного управления:
 автоматическое назначение продолжительности
этапов ручной обработки в бизнес-процессах. Система
управления процессами может сама прогнозировать
оптимальные сроки исполнения тех или иных этапов на
основании накопленной информации о их трудоемкости;
 подбор маршрута согласования для документа
на основании его содержимого, учета загруженности
персонала и компетенции сотрудников;
 планирование времени завершения процесса и
определение его плановых метрик на основе накопленной
информации о прецедентах;
 предсказание нарушения плановых сроков по
процессам и отдельным задачам, оптимизация процессов в
ходе
их
исполнения
изменение
приоритета
незавершённых
задач,
контрольных
сроков,
автоматическое делегирование заданий с учетом загрузки
сотрудников и их компетенции и пр.;
 завершение заданий в случае критического
нарушения сроков, генерация результатов согласования и
отчётов по заданию на основе прецедентов;
 выявление скрытых регламентов, типовых
сценариев
обработки
документов
на
основании
накопленной истории свободной маршрутизации. Система
может анализировать типовые способы обработки и
формировать шаблоны процессов;
41
И это далеко не полный список возможного
применения технологий ИИ в области процессного
управления.
Помимо этих общих случаев в каждой предметной
области могут быть найдены различные специфические
применения описанным технологиям. Вот несколько
известных реализованных примеров:
 автоматический
нормоконтроль
(проверка
соответствия
конструкторских
и
технологических
документов
формальным
требованиям
системы
менеджмента качества) в проектных и конструкторских
организациях;
 поиск судебных прецедентов в системах
управления претензионно-исковой работой;
 поиск типовых ответов на заявки в службах
Service Desk и контакт-центрах;
 автоматический аудит соблюдения регламентов
использования документов и поиск следов возможных
злонамеренных действий в системах управления
безопасностью.
Компаниям, которые использующим системы
электронного документооборота стоит обращать внимание
на ситуации, когда даже работа становится трудоёмкой и
приводит к повторяющимся рутинным действиям.
Переход
от
традиционного
бумажного
документооборота к безбумажным технологиям, который
мы наблюдаем в настоящее время, не только радикально
ускоряет скорость бизнес-процессов компаний и
обеспечивает экономию средств при отказе от бумажных
носителей, но и таит в себе скрытый, потенциальный
эффект
возможность
применения
технологий
42
искусственного интеллекта для минимизации рутинных
операций в обработке электронных документов.
Проанализируем запросы на изменение управления
доступом к данным. Рассмотрим оптимизацию работы ИС,
сквозной и бесконечный процессы, а так же конечный
автомат.
Бизнес процесс – это основа для получения
постоянных результатов. Все, что происходит в компании,
объединяется в бизнес процессы. Можно сказать, что это
основа организационной деятельности. Виды бизнес
процессов бывают разные, но целью абсолютно всех
бизнес процессов является производство продуктов. Отчет,
заявка, полуфабрикат – все это продукты процессов.
Продукты производятся для кого-то, а значит,
ориентированы на клиентов. Привычное для нас деление
организации на функциональные области (маркетинг,
бухгалтерский учет, продажи, производство и т.д.)
ориентировано на выполнение как таковое. Бизнес процесс
ориентирован на удовлетворение клиента.
Рис. 2.1 - Виды бизнес процессов и цепочка ценности
43
Существует следующие процессы.
 Основные процессы. Основные процессы
направлены на производство товаров и услуг для
конечного потребителя, т.е. именно для того, кто в итоге
покупает и использует результаты процесса. Основные
процессы создают добавочную стоимость. Результат
процесса (его продукт) добавляет ценность конечному
продукту.
 Вспомогательные процессы. Этот вид бизнес
процессов обеспечивают всю компанию ресурсами и
позволяет основным процессам выполнять свою работу.
 Процессы управления. Это все процессы,
связанные с вопросами управления ходом процесса, его
результатами и организацией в целом.
 Процессы совершенствования. Это процессы,
направленные на улучшение хода и результатов процесса
или деятельности компании.
На сегодняшний день управление бизнеспроцессами организации – это один из самых
распространенных путей значительного улучшения
деятельности (сокращение затрат, повышение качества
предоставления услуг и т.д.). Однако многие современные
организации описывают и оптимизируют бизнес-процессы
вне связи с их автоматизацией и защитой информации, в
результате чего заложенные в автоматизированную
информационную систему (АИС) сценарии зачастую не
соответствуют бизнес-процессам и даже могут вступать в
противоречие с ними, а система разграничения доступа
(СРД) создает необоснованные помехи в работе
пользователей.
На практике может возникнуть ситуация, когда
бизнес-процессы предприятия организованы не самым
44
оптимальным образом, вследствие чего через какую-то
точку в структуре организации проходит информация,
которая в данной точке для работы совершенно не нужна.
Более того, в такой точке могут пересекаться потоки
информации, к которой предъявляются существенно
разные требования по защите.
Принимая во внимание, что одной из первых задач,
решаемых при создании СРД, является категорирование
корпоративной информации и определение прав доступа к
ней различных сотрудников организации, очевидно, что
АИС должна изначально строиться, исходя из требований
проведения такого категорирования, а назначение прав
доступа должно соответствовать организации бизнеспроцессов предприятия.
На сегодняшний день достаточно распространенной
практикой в управлении правами доступа является
принятие решения о доступе к ресурсу руководителем
подразделения (руководителем процесса) или владельцем
процесса. Под владельцем процесса понимается
должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении
персонал, инфраструктуру, среду, ведет мониторинг хода
процесса и управление ходом процесса, несет
ответственность за результат и эффективность процесса. В
некоторых
организациях
функции
руководителя
подразделения и владельца процесса могут быть
соединены и выполняться одним лицом (матричное
конструирование процесса). Такой подход реализован в
некоторых автоматизированных системах управления
безопасностью: например таких, как «КУБ» (компания
«Информзащита») и Identity Management (компания
«Инфосиcтемы Джет»).
45
Подход на основе руководителя или владельца
процесса имеет ряд недостатков, которые в целом связаны
с доминированием дискреционного принципа назначения
прав в такой модели. Помимо случайных ошибок, которые
может допустить руководитель или владелец процесса,
принимая решение о доступе, проблемы возникают и
тогда, когда объекты используются на пересечении
процессов. Два (и более) руководителя или владельца
процессов должны принять решение о доступе, что создает
почву для возникновения противоречий и дает
возможность тому или иному владельцу процесса
оказывать воздействие на работу стороннего процесса.
Помимо всего прочего, владельцев процесса в организации
на
порядок
больше,
чем
администраторов
информационной безопасности, и, давая им такую власть,
руководство увеличивает риск безопасности информации.
С
другой
стороны,
передать
эти
полномочия
администратору информационной безопасности также не
представляется возможным, так как эта категория
сотрудников не обладает достаточными знаниями правил
функционирования организации.
Управление процессом разграничения прав доступа
на
основе
анализа
бизнес-процессов
позволяет
практически исключить человеческий фактор и выйти на
более
формальный
уровень
принятия
решения,
основываясь на самой сути деятельности организации, ее
бизнес-процессах.
В современной практике управленческой и
производственной деятельности для обозначения объектов
моделирования принято использовать термин «бизнеспроцесс». В МС ИСО 9000:2000 принят термин «процесс».
Развитие и распространение двух областей знаний привело
46
к сближению терминов. В дальнейшем термины «процесс»
и «бизнес-процесс» будут использоваться как синонимы.
Рассмотрим в общем виде методику построения
системы управления правами доступа и последующего
управления изменениями на основе ролевой модели с
использованием бизнес-процессов.
Первый этап создания системы управления правами
доступа – это описание бизнес-процессов организации.
Для проведения указанных работ необходимо определить
способ описания. Не существует какого-то одного
определенного способа описания, наилучшим образом
отображающего
деятельность
организации,
хотя
«продвинутые»
сотрудники
многих
организаций
постоянно делают попытки его изобрести.
Наиболее часто для комплексного описания
деятельности
организации
с
целью
внедрения
автоматизированной системы используются следующие
типы моделей:
 модели процессов управления (описание
функций процесса, порядок их выполнения и управления,
например в IDEF0, IDEF3, EPC);
 модель потока информации (например, в DFD);
 модель данных (например, в IDEF1X1).
Для выбора конкретной модели описания бизнеспроцессов
необходимо
определить
требования,
предъявляемые к ней со стороны СРД.
Модель бизнес-процесса должна давать ответы на
следующие вопросы:
 кто
выполняет
процедуры
процесса
(исполнитель);
 в каком из подразделений состоит тот или иной
исполнитель;
47
 какие информационные ресурсы необходимо
привлечь
для
выполнения
процесса
(например:
информация о клиенте, информация о сделке и т.д.);
 какие функциональные модули участвуют в
процессе;
 какие процедуры преобразования используются
в функциональных модулях (например: копирование,
удаление, чтение и т.д.);
 какие существуют связи между ролями и
подсистемами.
Модель eEPC (расширенная цепочка процесса), дает
ответы на большинство поставленных вопросов.
Для заключительного построения модели доступа
необходимо получить следующие данные из модели:
множество пользователей системы, множество ролей
пользователей, возможные домены ролей (например,
систему можно разбить на отделы, так что каждый из
начальников отделов будет играть роль «начальник»
только в домене, соответствующем его отделу), множество
информационных
ресурсов,
множество
процедур
преобразования, множество аналитических процедур,
закрепление процедур за подсистемами.
Сквозной (или межфункциональный) бизнеспроцесс - бизнес-процесс, полностью или частично
включающий деятельность, выполняемую структурными
подразделениями организации, имеющими различную
функциональную подчиненность. Пример сквозного
процесса показан на Рис. 2.2.
48
Рис. 2.2 - Сквозной (межфункциональный) процесс
В качестве примера, на рисунке 5.2.1. схематично
показано, что сквозной процесс включает в себя примерно
половину деятельности, выполняемой в подразделении, и
некоторые
составляющие
деятельности
других
подразделений.
Автомат
абстрактная
модель
устройства,
функционирующего в дискретном времени, которая
перерабатывает конечную последовательность входных
сигналов (стимулов) и превращает их в конечную
последовательность выходных сигналов (реакций).
В процессе работы конечного автомата происходит
последовательная смена конечного число его внутренних
состояний, причем состояние автомата в определенный
49
момент времени однозначно определяется входным и
выходным сигналами.
Под бесконечным автоматом обычно понимают
определенную
математическую
идеализацию
представлений об автомате, имеющую бесконечное число
состояний. Память такого автомата потенциально может
неограниченно
возрастать.
Например,
известные
абстрактные автоматы Поста и Тьюринга являются
бесконечными автоматами, но сама ЭВМ или ее отдельные
части конечными автоматами.
Рис. 2.3. Бесконечный процесс
К
информационным
автоматам
относятся
разнообразные справочные таблицы, информационные
табло на стадионах, устройства аварийной сигнализации.
К управляющим автоматам принято относить
устройства для управления некоторым процессом, в том
числе конкретно: лифтом, конвейером, станком.
50
К
вычислительным
автоматам
относятся
микрокалькуляторы, процессоры в ЭВМ и иные
устройства,
выполняющие
вычисления.
Конечные
автоматы – с точки зрения информатики это такие
автоматы, которые представляют собой дискретные
преобразователи
информации.
К
ним
относятся
преобразователи, в которых содержится конечное
множество входных и конечное выходных сигналов, а
также конечное множество внутренних состояний.
Рис. 2.4 - Конечный автомат
Определим порядок управления документацией,
организация ее согласования и утверждения. Этапы
развертывания ИС у заказчика, разработки технологий
интеграции ИС с существующими ИС у заказчика.
51
Управление документацией является одной из
сложных процедур системы качества. Она упорядочивает
систему документооборота организации, поэтому при
разработке данной процедуры много внимания уделяется
составу документации, движению документов, правилам
их обработки. Данная процедура задает единые правила
обращения с документацией, от соблюдения которых во
многом зависит эффективность работы не только самой
системы качества, но и организации в целом.
В различных организациях объем процедуры
«Управление документацией» разный.
Для
небольшой
организации
достаточно
разработать одну процедуру, в которой будет описано, как
в организации обеспечена работа с регламентирующими
документами. Эта процедура может содержать два раздела.
Первый раздел посвящен порядку поступления
документации внешнего происхождения, внесению в нее
изменений, рассылке, ознакомлению с ней и изменениями
персонала, хранению на местах, аннулированию
отмененных документов.
Во втором разделе описаны порядок разработки,
согласования и утверждения документации внутреннего
происхождения, рассылки, ознакомления с ней и
изменениями персонала, хранения на местах, регулярного
пересмотра и аннулирования устаревшей. Регулярный
пересмотр
документации
является
обязательным
требованием и гарантией того, что с течением времени
документ и реальная работа не начнут существовать
отдельно друг от друга.
В
большой
организации
для
управления
документацией внутреннего происхождения может
применяться несколько документированных процедур:
52
 управление организационно-распорядительной
документацией;
 управление технологической документацией;
 управление конструкторской документацией;
 управление кадровой документацией.
Количество и объем документации всецело зависит
от размеров и целей организации и определяется степенью
полезности и целесообразности затрат на ее разработку и
поддержание в рабочем состоянии. Доступность
документации определяется разумным соотношением
между периодом, в течение которого может возникнуть
отклонение, его тяжестью и временем на доступ к
документу.
На момент поступления к руководству документ
должен быть подписан разработчиком и согласующими
лицами
(в
листе
согласования).
Производится
согласование с руководством и внесение корректировок.
Если
разногласий
нет,
документ
утверждается.
Руководство имеет право утвердить документ при
отсутствии
согласующих
подписей,
выпускается
распорядительный акт, в котором оговаривается дата и
другие условия введения документа в действие.
Бизнес-модель - осязаемый результат, с помощью
которого можно максимально конкретизировать цели
внедрения ИС и определиться с параметрами проекта:
основные цели бизнеса; фактическая потребность в
объемах закупаемого программного и аппаратного
обеспечения; реальные оценки сроков развертывания и
запуска ИСУ; ключевые пользователи ИС и уточненный
список членов команды внедрения; степень соответствия
выбранного прикладного ПО специфике бизнеса
компании.
53
Внедрение (развертывание) ИС, как правило,
значительно
облегчает
управление
деятельностью
предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки
информации, ликвидирует узкие места в управлении.
Компаниям необходима закупка и настройка требуемой
ИТ-инфраструктуры (формулировка требований, закупка
оборудования и ПО, подготовка инфраструктуры и т.д.).
Рис. 2.5 - Формирование модели проектирования,
реализации и внедрения самой ИС
Интеграция - это не просто механическое
объединение модулей информационной системы. При
разработке плана интеграции исходят прежде всего из
стратегических целей развития предприятия, возможного
изменения бизнес-логики, в соответствии с которой
выстраиваются бизнес-процессы и осуществляется их
информационное сопровождение.
54
ЛЕКЦИЯ 3
МАРШРУТНАЯ КАРТА ДОКУМЕНТА. СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Рассматриваемые вопросы:
регистрация
документа.
Формы
регистрации
документов и порядок их заполнения;
- контроль исполнения документов с учетом выполнения
работ по созданию (модификации) и сопровождению ИС
автоматизирующих задачи организационного управления и
процессы;
- современная функциональность СЭД. Характеристика
российского рынка СЭД;
мировой
рынок
систем
электронного
документооборота;
- оптимизации работы ИС, анализ запросов на изменение,
управление доступом к данным.
- LinkWorks. Программный продукт Documentum.
Компоненты управления документами;
- семейство клиентов: WorkSpace, SmartSpace, ViewSpace.
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes. Livelink
Internet.
Маршрутная карта – объект, в котором
отображается история движения документа, в рамках
различных бизнес-процессов предприятия. Информация в
маршрутную карту может заноситься как автоматически
(при передаче документа в задании), так и вручную.
Возможность
ручного
заполнения
позволяет
регистрировать передачу документа вне системы.
55
Маршрутная карта документа - это описание
бизнес-процесса организации, который характерен при
обработке документа определенного вида.
Рассмотрим регистрацию документов. Формы
регистрации и порядок их заполнения.
Регистрация документа - запись учетных данных о
документе по - установленной форме, фиксирующая факт
его создания, отправления или получения. Целью
регистрации является обеспечение учета, контроля и
поиска документов. Основным принципом регистрации
документов является однократность. Входящие документы
регистрируются в день поступления, исходящие и
внутренние документы - в день подписания. При
регистрации документов используются следующие
основные справочные материалы: перечень документов, не
подлежащих регистрации службой делопроизводства;
перечень структурных подразделений с их условными
обозначениями; номенклатура дел.
Индексация документов в делопроизводстве - это
проставление их порядковых (регистрационных) номеров
и необходимых условных обозначений при регистрации,
указывающих место их исполнения (составления) и
хранения.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего
документа, как правило, состоит из индекса дела по
номенклатуре и регистрационного номера документа,
например: регистрационный номер 06-10/96 входящего
документа включает:
06 - индекс структурного подразделения;
10
номер
соответствующего
дела
по
номенклатуре;
56
96 - индивидуальный порядковый номер входящего
документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами распорядительных документов и
протоколов являются их регистрационные номера, которые
присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут
быть дополнены первой буквой фамилии автора
документа.
В практической деятельности используют три
формы регистрации документов: журналы и карточки, и
третья форма регистрации, использованием персонального
компьютера – автоматизированная (электронная).
Можно задать порядок выполнения маршрута, т.е.
настроить его так, чтобы поручения поступили нескольким
сотрудникам
одновременно
(параллельные
точки
маршрута) или последовательно - после завершения одной
точки открывается следующая. Можно как угодно
комбинировать порядок следования точек маршрута на
одноименной закладке карточки документа (только если
маршрут еще не запущен).
Можно добавлять новые поручения или удалять
существующие.
Редактировать
поручения
можно
непосредственно на закладке «Маршруты» карточки
документа. В верхней части закладки поручения
представлены в табличном виде, в средней части последовательность выполнения (маршрут), а в нижней само поручение.
Маршрут документа – это упорядоченный набор
таких поручений. Поручения называются еще точками
маршрутов.
57
Рис. 3.1 - Маршрутизация документа
58
C помощью шаблонов можно автоматизировать
рутинные операции, которые определяют движение
документов на вашем предприятии. Создав один раз
шаблон
маршрута,
можно
«привязать»
его
к
подразделению или всей организации.
Для каждого из типов документов можно
подготовить один или несколько шаблонов маршрута
движения документа.
Рис. 3.2 - Шаблон маршрута документа
По умолчанию в момент создания маршрут
движения поручений параллельный. Это означает, что все
поручения, попадут к исполнителям одновременно.
59
Рис. 3.3 - Параллельный маршрут
При последовательном маршруте следующая точка
запускается только после закрытия предыдущей.
Рис. 3.4 - Последовательный маршрут
60
Изменяя
последовательность
точек
маршрута,
возможно построение последовательно/параллельного
маршрута.
Рис. 3.5 - Последовательно-параллельный маршрут
Рассмотрим пример регистрации
период его поступления в компанию
документа в
Рис. 6.1.5. Регистрация документа
61
Рассмотрим
вопросы
контроля
исполнения
документов с учетом выполнения работ по созданию
(модификации) и сопровождению ИС автоматизирующих
задачи организационного управления и процессы.
Контроль исполнения документов - совокупность
действий, обеспечивающих своевременное исполнение
документов. Контроль осуществляется за наиболее
важными входящими, исходящими и внутренними
документами. Контроль за исполнением документов и
содержащихся
в
них
поручений
осуществляют
руководители учреждения, руководители структурных
подразделений и уполномоченные ими лица. Технология
контроля состоит из постановки документа на контроль,
проверки своевременного доведения документа до
исполнителя, предварительной проверки и регулирования
хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля
исполнения документов, информирования руководителя.
Срок исполнения документа - срок, установленный
нормативно-правовым
актом,
организационнораспорядительным документом или резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа:
типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа – срок
исполнения документа, установленный нормативноправовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа –
срок
исполнения
документа,
установленный
организационно-распорядительным
документом
организации или резолюцией.
Данные о ходе и результатах контроля за
исполнением документов периодически анализируются. На
основе анализа разрабатываются предложения по
62
ускорению исполнения документов и повышению
исполнительской дисциплины.
Рассмотрим вопрос создания документации ИС
предприятия.
Процесс
создания
документации
позволяет
обнаружить и исправить имеющиеся отклонения и
систематизировать («обернуть в формы») имеющиеся
представления об ИС, а так же укрепить свои знания.
Примем следующую структуру документации:
общее
описание
ИС
(обобщенная
схема
архитектуры ИС, описание, цели, задачи, краткое описание
сервисов);
списки используемого оборудования и ПО;
схемы размещения оборудования (стойки, шкафы,
сервера,
коммутационное
оборудование,
ИБП,
подключение электропитания, оборудованию даны
уникальные имена и номера);
логическая
схема
размещения
сервисов
(размещение
и
взаимозависимости
сервисов,
использование служб ОС);
описания сервисов (каждый сервис может иметь
свой набор документов, отражающих специфику, в
большинстве своем, общими являются «Описание
сервиса» и «Организация резервного копирования данных
сервиса»);
приложения к документации (списки «Список
учетных записей администраторов серверов и сервисов»,
«Список учетных записей пользователей, ПК и групп
безопасности»,
«Рекомендации
по
техническому
обслуживанию Сервисов ИС», обобщенные списки
«Общий список настроек серверов» и «Общий список
заданий резервного копирования»).
63
Необходимо учитывать процесс своевременной
актуализации документации.
Сопровождение ИС состоит из двух больших и
разноплановых задач.
Первая задача - эксплуатация информационной
системы. Решение этой задачи начинается с установки
прикладного ПО в определенном программно-аппаратном
окружении и настройкой ПО в соответствии с
документацией разработчика таким образом, чтобы
обеспечить
максимальную
надежность
и
производительность работы приложения.
Вторая
задача
внесение
изменений
в
информационную систему. Изменения могут включать
донастройки тиражируемого ПО или доработки заказного
ПО. И донастройки и доработки, как правило, требуют
привлечения консультантов по бизнес-процессам, а также
программистов,
обладающих
необходимыми
компетенциями. То есть, когда возникает потребность в
«подгонке» ИС под новые условия и требования бизнеспроцессов.
В эпоху развития информационных технологий, для
повышения эффективности управления предприятием,
внедряют ИС. Внедрение ИС приводит к более
эффективной работе организации, при этом, существует
ряд факторов влияющих на получение выгоды от
внедрения.
Ошибочно полагать, что, успешно запустив новую
ИС мы завершаем этап внедрения программного продукта.
На самом деле – это лишь первый и очень важный шаг к
эффективному управлению предприятием. ИС является
одним из наиболее гибких видов продукции, который
часто подвергается изменениям в течение всего времени
64
его использования. Для сохранения и повышения качества
работы системы, нужно правильно регламентировать
процесс
сопровождения
его
соответствующим
тестированием и контролем качества. В результате, ИС
актуализируется и по функциональным возможностям, и
по качеству решения отдельных задач.
Сегодня электронный документ - это форма
знакомого вида, обработка которой происходит с помощью
последовательного применения тесно взаимосвязанных
технологий в рамках так называемых Систем Управления
Электронными Документами (СУД) или Electronic
Document Management Systems (EDMS).
Рассмотрим
вопросы
современной
функциональности
СЭД.
Изучим
характеристику
российского рынка СЭД.
Корпоративные информационные системы и
системы электронного документооборота в частности
представляют
собой
решения,
преимущественно
предназначенные для управления информационными
ресурсами средних и крупных предприятий. Основными
причинами такого расслоения является, прежде всего
достаточно высокая цена «входного билета» на этот рынок.
Приобретение полноценной, качественной и безопасной
системы управления базами данных (СУБД), обеспечение
ее современными средствами криптографической защиты
информации, а также необходимость привлечения к
проектам
внедрения
высококвалифицированного
персонала аналитиков, консультантов и внедренцев
привели к тому, что компания, пришедшая к
необходимости получения такого мощного средства
управления корпоративным контентом, как СЭД, была
вынуждена единовременно понести достаточно большие
65
финансовые затраты, которых не могли себе позволить
индивидуальные предприниматели и малые предприятия.
Таким образом, СЭД становились инструментами
совершенствования управления именно в крупных
компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от
внедрения
могли
территориально-распределенные
коммерческие структуры холдингового типа.
Развитие функциональности СЭД привело к тому,
что все больше документоориентированных процедур
управления было автоматизировано и все больше областей
повседневной деятельности компаний были покрыты их
функционалом.
К настоящему времени фактическим стандартом
современных СЭД являются следующие области
деятельности:
 общее делопроизводство - обработка входящей
корреспонденции и обращений граждан, подготовка
исходящих писем и документов, внутренняя и
организационно-распорядительная
документация,
контроль исполнения поручений;
 кадровое
делопроизводство
жестко
регламентированная область частного документооборота,
позволяющая осуществлять поддержку процедур приема
на работу и увольнения работников, направления
работников в командировку, предоставления планового
отпуска и иных видов отпусков.
 архивное делопроизводство - область частного
делопроизводства,
завершающая
жизненный
цикл
документов организации;
 коллегиальная
работа
позволяет
автоматизировать документное обеспечение деятельности
66
коллегиальных органов управления - совещаний,
заседаний, советов директоров, собраний акционеров;
 управление взаимоотношениями с клиентами функционал CRM (cunsumer relationship management).
Российский
рынок
систем
электронного
документооборота в денежном выражении в настоящее
время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и
отличается высокими темпами роста - от 25 до 40
процентов в год, по различным оценкам. Это делает его
очень привлекательным, в том числе для мощных
зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли
легко может измениться.
Зарубежные и российские разработчики до
настоящего времени делили рынок в денежном выражении
примерно поровну, однако по количеству внедрений
соотношение явно не в пользу иностранных разработок.
Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных
программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под
требования российских стандартов они используются, в
основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для
которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия
малого бизнеса больше склонны применять отечественные
разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут
вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще
обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую
часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные
системы: с каждым годом они становятся все
функциональнее, существенно менее затратны во
внедрении и, что очень важно, разрабатываются
специально под российские реалии.
На долю зарубежных разработчиков платформ и
решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую
67
долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе
платформы Documentum. Принявшим участие
в
исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы
на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОССРеферент», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания
«ИнтерТраст», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка.
Среди российских компаний значимое положение на
рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive
Technologies. На долю системы, разработанной каждой из
указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД.
Довольно сильные позиции имеют также компании
Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются
другие решения, созданные на базе платформ IBM,
используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes,
Content Manager и др.), а также решения на платформах
для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и
Oracle и решения российских разработчиков, не
принявших участие в исследовании CNA. Указанный
сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в
$45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM,
используемые для создания систем электронного
документооборота, широко представлены в России, то
доля решений на базе технологий IBM может оказаться
значительно выше суммарной доли опрошенных CNA
компаний, в том числе за счет собственных разработок. В
целом можно выделить три основных направления роста
рынка, за который могут побороться новые и уже
действующие игроки.
Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со
стороны государственных учреждений после разработки
соответствующей нормативно-правовой базы. Так как
госсектор является определяющим потребителем СЭД в
68
России, на долю которого приходится порядка 40% рынка,
то многое зависит от того, какой путь изберет государство
при создании развитой межведомственной структуры
обмена информацией.
Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже
достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в
некоторых
подразделениях,
стремятся
объединить
распределенные филиалы в единое информационное
пространство и распространить успешную практику на
предприятие в целом.
В-третьих, средний и малый бизнес в последние
два-три года внедряет все больше систем повышения
эффективности организации рабочего процесса и уже
осознал, какие преимущества это дает.
Объем рынка СЭД в России в 2008 г. составил, по
предварительным оценкам CNews Analytics, около $210
млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается
госсектор, и надежды на дальнейший рост также
связывают с инициативами государства. Надежды на
дальнейшее развитие связываются по-прежнему с
госсектором, банками, телекомом и нефтегазом,
изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке
объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics,
а также респондентами – компаниями-разработчиками и
интеграторами – учитывается стоимость составляющих
системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению
системы, а также обучение и техподдержка. Если по
данным опроса 2007 году доля услуг по внедрению была
примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008
году респонденты указали, что доля внедрения немного
увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы).
Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом
69
отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне
которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ
консультантов.
Рис. 7.1.1. Структура затрат на внедрение СЭД.
Рассмотрим восемь наиболее распространенных в
России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision),
Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot),
1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС —
Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive
Technologies). Представленный взгляд на СЭД - попытка
оценить возможности и готовность программных
продуктов решать актуальные задачи организации
электронного документооборота на предприятии.
Критерии, выделенные в обзоре, помогут
проанализировать возможности рассматриваемых решений
70
с точки зрения технической реализации тех или иных задач
СЭД. Все возможности разбиты на семь областей
автоматизации:
 делопроизводство;
 общий документооборот;
 управление договорной деятельностью;
 электронный архив;
 работа с обращениями граждан;
 управление проектами;
 работа с документацией СМК.
Если проанализировать новые версии систем,
занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит
отметить, что последние три года их развитие был
направлено в основном на совершенствование сервисных
возможностей, так как базовые возможности в той или
иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о
новых технических возможностях, то можно отметить
потенциал развития СЭД в сторону управления различного
вида контентом (мультимедиа), использование технологий
автопроцессинга и разбора содержания документа.
Рассмотрим мировой рынок систем электронного
документооборота. Оптимизацию работы ИС, анализ
запросов на изменение, управление доступом к данным.
Мировому рынку СЭД более 20 лет. Он очень
сильно фрагментирован, так как на нем присутствуют как
всемирно известные многопрофильные ИТ-компании, так
и относительно малоизвестные (или известные только в
своей рыночной нише) фирмы. По различным оценкам в
мире сейчас существует несколько сотен программных
приложений (которые можно классифицировать, как СЭД),
отличающихся друг от друга как по функциональным
возможностям, так и по технологическим решениям.
71
Разработкой приложений в области электронного
документооборота в мире занимаются сотни компаний, к
наиболее известным из которых относятся (по алфавиту):
ACS Software, Action Technologies, BroadVision, Cyco,
Cypress, Datamax Technologies, Documentum, Eastman
Software, FileNet, HP/Dazel, IBM, Ideal, Identitech, Ixos
Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development,
Microsoft, Systems, Novell, OIT, OpenText, Optika, Radnet,
RedDot Solutions, SER Macrosoft, Tower Software, Tower
Technology, Unisys, Vignette, Westbrook Technologies и др.
Зачастую СЭД-системы называют ECM (Enterprise
Content
Management)
системами
управления
корпоративными информационными ресурсами. Стоит
понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД.
Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать
не только с документами и включающую в себя
расширенный набор технологий и инструментов, для
сбора, управления, накопления, хранения и доставки
информации различного типа всем потребителям внутри
организации. В экспертной среде считается приемлемым
использование термина – «СЭД/ECM-системы».
Одним из основных трендов 2020 является
сращивание функционала СЭД/ECM и BPM-систем в
рамках Low-code платформ для цифровой трансформации
бизнеса. Эти платформы позволяют уйти от работы со
структурированными данными, как это характерно для
СЭД, и создавать самые разнообразные приложения,
объединяющие работу с контентом, данными, бизнеспроцессами
и
аналитикой
в
едином
контуре
автоматизации.
Лучшие СЭД/ECM-системы 2020 года и Low-code
BPM платформы предоставляют бизнесу широкий спектр
72
возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и
рассматриваются как следующий этап эволюции систем
данного класса. Представленные системы имеют
запатентованные наименования и торговые марки, которые
являются собственностью их владельцев. В основе
Comindware Business Application Platform - управление
бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с
данными и документами, социальное взаимодействие.
Платформа,
которая
позволяет
строить
корпоративные приложения под разные потребности
бизнеса предоставляет функционал системы управления
бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск
менеджер и работу с поручениями, а также возможность
управления проектами и кейсами.
Особенностью Low-code платформы, отличающей
ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и
прочих платформ для ИТ-разработчиков, является
возможность создавать отраслевые решения и в
дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное
время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с
минимальным привлечением ИТ-специалистов.
Наиболее распространенная система зарубежного
производства выпускается на базе Microsoft SharePoint.
Готовое решение - EOS for SharePoint. Оно автоматизирует
оборот
документов,
управление
процессами
и
делопроизводство. Это ПО сокращает время на
коммуникации между служащими. Оно позволяет
контролировать исполнение различных директив, хранить
документацию в едином пространстве.
Оптимизация работы ИС. В настоящее время
информация становится одним из наиболее весомых и
ценных
продуктов
человеческой
деятельности.
73
Эффективность работы предприятия в значительной
степени
зависит
от
наличия
соответствующей
информации, методологии ее использования и защиты
информационных систем.
Как пример можно рассмотреть следующее.
Корпоративные информационные системы являются
развитием систем для рабочих групп, они направлены на
крупные компании и могут поддерживать территориально
разнесенные узлы или сети. В основном, они имеют
иерархическую структуру из нескольких уровней. Для
таких систем характерна архитектура клиент-сервер со
специализацией серверов или же многоуровневая
архитектура. При разработке таких систем могут
использоваться те же серверы баз данных, что и при
разработке групповых информационных систем. Однако в
крупных
информационных
системах
наибольшее
распространение получили серверы Oracle, DB2 и
Microsoft SQL Server.
Для
групповых
и
корпоративных
систем
значительно повышаются требования к надежности
функционирования и сохранности данных. Эти свойства
обеспечиваются поддержкой целостности данных, ссылок
и транзакций в серверах баз данных.
В части запросов на изменения рассмотрим миссию
практики внедрения изменений в ИТ, она состоит в том,
чтобы внедрять изменения наиболее эффективным
образом, минимизируя при этом негативное влияние на
клиентов при внедрении изменений.
Практика внедрения изменений, как правило,
состоит из различных процедур (этот список может
незначительно отличаться):
 регистрация запроса на изменение;
74
 планирование выполнения изменения;
 авторизация изменения;
 календарное планирование изменения;
 внедрение изменения;
 закрытие изменения.
Система управления изменениями поддерживает
три типа изменений: стандартные, нормальные и
аварийные. Тип изменения определяет, какая статусная
модель используется, и процесс изменения, которому
необходимо следовать Закрытие изменения.
Стандартное
изменение
это
заранее
авторизованное изменение, которое характеризуется
низким уровнем риска, относительно часто встречается и
выполняется в соответствии с определенной процедурой
или рабочей инструкцией. Изменения такого типа чаще
всего реализуются, имеют повторяющиеся шаги и были
успешно реализованы ранее. Поскольку стандартные
изменения предварительно одобрены, они следуют
процессу, в котором не требуются шаги авторизации.
Утвержденные стандартные запросы на изменения
могут быть предопределены в виде шаблона в
соответствующем каталоге, чтобы сделать запрос на
изменение более эффективным. Кроме того, эта
возможность
позволяет
команде
контролировать
изменения, которые авторизованы как стандартные.
Экстренное изменение – это изменение, которое
должно быть реализовано как можно скорее, например, для
разрешения значительного инцидента или внедрения
исправления безопасности.
Случаи, когда экстренное изменение подходит (например):
75
 Устранение текущего сбоя или реактивное
изменение в тех случаях, когда воздействие уже имело
место;
 Исправление
сбоя,
когда
негативные
последствия неизменны, если не принимается никаких мер.
Приоритет аварийного изменения позволяет ему сразу
перейти в состояние Авторизации, для утверждения совета
по изменениям (CAB).
Нормальное или обычное изменение - это любое
изменение в сервисе, которое не является стандартным
изменением или экстренным изменением. Как правило,
процесс рассмотрения запросов на внесение изменений
такого типа предусматривает два уровня утверждения,
прежде чем они будут реализованы, рассмотрены и
закрыты.
Управление данными не сводится только к их
рациональному хранению и обработке - актуальными
остаются и вопросы информационной безопасности.
Перевод информации в электронную форму делает ее
более чувствительной к внешним и внутренним угрозам. В
первом случае необходимо защищать информацию от
вторжения извне (из-за периметра корпоративной сети). Во
втором случае важным аспектом является управление
доступом к данным со стороны сотрудников собственной
компании.
Современное
программное
обеспечение
предоставляет множество возможностей по регламентации
прав пользователей компьютеров, начиная от начальной
авторизации, на стадии которой пользователи могут быть
сильно ограничены в действиях, до управления правами в
прикладных программах. Системы управления базами
данных со своей стороны обеспечивают управление
76
доступом к информации, предоставляя конкретным
пользователям разные возможности: читать, изменять,
добавлять и удалять информацию.
Существует много стратегий управления доступом
к данным. Приведем некоторые из них:
 избирательное управление;
 мандатное управление;
 ролевое.
Избирательное управление доступом основано на
использовании матрицы доступа, в которой по одному
измерению перечисляются субъекты доступа, а по второму
- объекты, к которым доступ должен предоставляться. На
пересечении конкретных строк и столбцов прописываются
права доступа субъекта к объекту. Права назначает либо
владелец объекта, либо привилегированный пользователь
(системный технолог, администратор базы данных).
Мандатное управление доступом основано на
назначении грифов доступа для объектов и выдаче
субъектам разрешений на обращение к информации с
определенными
грифами,
что
предотвращает
нежелательное использование защищаемой информации.
Данный подход уходит корнями в традиционное
делопроизводство, в котором использовались грифы
«Секретно», «Совершенно секретно», «Для служебного
пользования» (ДСП).
Управление доступом на основе ролей есть
развитие политики избирательного управления доступом,
при которой права доступа субъектов системы на объекты
группируются, образуя так называемые роли. Роли
представляют собой совокупность прав доступа на
объекты. Они позволяют упростить назначение нрав
большому числу пользователей и обеспечить оперативное
77
их изменение при необходимости модифицировать
политику информационной безопасности, так как
индивидуальное назначение и переназначение прав
доступа при большом числе сотрудников представляет
собой весьма трудоемкую операцию, к тому же чреватую
ошибками.
На практике чаще всего имеет место сочетание трех
вышеотмеченных стратегий управления доступом к
данным.
Данную
стратегию
также
называют
«дискреционным
управлением
доступом»
(от
соответствующего англоязычного термина).
Языки доступа к данным и интерфейсы
прикладного программирования.
Рассмотрим LinkWorks. Программный продукт
Documentum. Компоненты управления документами.
Система LinkWorks, разработанная в Digital
Equipment Corp., по праву считается одним из лидеров в
области систем управления документами.
Пакет LinkWorks нашел применение в различных
областях деятельности - от банковских технологий до
управления государством. Среди пользователей LinkWorks
- банк Монреаля (Чикаго), аппараты правительств Австрии
и Германии, крупная компания Siemens Integra.
Объектно-ориентированная
офисная
система
LinkWorks – это Среда построения высокотехнологичных
интегрированных
решений,
отвечающих
самым
притязательным требованиям заказчика. Пакет содержит
системы документооборота и управления документами,
почтовую систему, модули управления и конфигурации,
средства для разработки и интеграции внешних
приложений.
78
Пакет содержит графические среды для работы
пользователя,
администратора
и
разработчика.
Поддерживаются 24 языка, включая русский. LinkWorks
принадлежит к классу систем клиент-сервер и использует
стандартные БД для хранения информации. И серверная, и
клиентская
части
выпускаются
для
различных
операционных систем.
Имеются средства интеграции со стандартными
почтовыми решениями и «информационной магистралью».
Открытость и гибкость программного интерфейса
позволяет использовать LinkWorks как компонент в
сложных интегрированных решениях, например в
системах управления финансами и производством типа
MANMAN/X или R/3.
LinkWorks - это инструмент для разработки
решений, позволяющий разработать модель, отвечающую
потребностям заказчика. В LinkWorks входят:
 система документооборота;
 система управления документами, включающая
электронную подпись, совместное использование (Group
Sharing) и контроль версий;
 почтовая
система,
предусматривающая
интеграцию с Lotus cc; Mail, Microsoft Mail, SMTP Mail
(UNIX), VAX-11 Mail (OpenVMS), Microsoft Exchange и Alt
a Vista Mail, а также с телексом, факсом и системой Х.400;
 система взаимодействия с «Информационной
магистралью» (Х.500, WWW);
 модули управления системой.
Важным отличительным свойством пакета является
его многоплатформенность.
В качестве сервера на сегодняшний день могут
использоваться Digital UNIX, OpenVMS, SCO UNIX, HP79
UX, AIX и NT. Операционной средой клиента могут
являться Windows, NT, Windows 95, Macintosh, OS/2, X
Window (Motif). В качестве средства хранения данных
используется стандартная индустриальная база данных.
Сейчас поддерживаются Ingres, Infomix, Oracle и Microsoft
SQL Server.
Рис.8.1.1. Возможные варианты конфигурации системы
Система документооборота является одной из
главных составляющих LinkWorks. После входа в систему
пользователь получает доступ к своей Рабочей панели, на
которой (по аналогии с рабочим столом) находятся все
необходимые для работы объекты и инструменты: ящики
для входящей и исходящей корреспонденции, папки с
документами, калькулятор, мусорная корзина и т.д.
Чтобы переместить документ с рабочего стола в
папку, достаточно перетащить пиктограмму этого объекта.
80
Система
документооборота
построена
на
использовании того же объектно-ориентированного
подхода, что и остальные части пакета. Это означает, что
основным является понятие объекта. Объекты делятся на
две основные категории - составные и несоставные.
Составной объект подразумевает объект, «внутри»
которого могут находиться другие объекты. При этом
система допускает с этим ящиком точно такие же
операции, как и с отдельным документом. При работе с
электронными
документами
пользователь
имеет
следующие возможности:
 «переслать» документ;
 «скопировать» документ;
 сделать документ «совместно используемым»
(при такой схеме если один из пользователей открыл
документ для редактирования, то другому в ответ на
запрос о редактировании будет выдано сообщение, что
документ заблокирован, и указано, кто именно работает
над документом в данный момент);
 с
помощью
совместно
используемого
составного
объекта
передать
документ
другому
пользователю или членам рабочей группы;
 регистрировать «интерес» к документу;
 хранить версии документа.
В LinkWorks имеется система задания маршрута
документооборота,
в
котором
указывается
путь
прохождения того или иного объекта через систему.
Версия LinkWorks 3.2 имеет также поддержку ролей
(roles) и проектных групп (project group), что позволяет
организовывать временные коллективы из сотрудников
разных отделов и организовывать доступ к информации
81
такой рабочей группы, не нарушая общих правил доступа
к информации, принятых в организации.
Имеется функция электронной подписи
своеобразный пароль для входа в систему. Причем
подпись может быть как «ознакомительная», так и
«окончательная», после которой объект уже не может быть
отредактирован.
Почтовую систему довольно трудно удалить из
системы управления документами, поскольку LinkWorks
имеет не функциональную, а объектно-ориентированную
структуру. LinkWorks позволяет в режимах копирования
или пересылки отправлять в другие почтовые системы как
единичные документы, так и составные объекты. Объекты
также можно отправлять пользователям других систем
LinkWorks с помощью стандартной почты SMTP (UNIX).
В версии LinkWorks 3.2 добавлена возможность тесной
интеграции с пакетами MS Exchange. В этой же версии
пользователю
будет
предоставлена
возможность
получения доступа протокол HTTP.
Управление, конфигурация, разработка и интеграция
приложений.
С точки зрения администратора и системного
интегратора. В пакете имеется два модуля: Управление
системой (System Administration) и Конфигурация системы
(System Configuration).
Различным пользователям можно предоставлять
доступ к отдельным подсистемам и тем самым разделить
обязанности по управлению системой. Все инструменты
администрирования снабжены графическим интерфейсом.
Важной отличительной частью пакета является система
«Приложение + Объект» (Application Plus Object plug) объектно-ориентированный интерфейс между внешними
82
приложениями и объектами LinkWorks. Используя этот
интерфейс, можно быстро создавать прикладные
программы на Visual Basic и C/C++, ориентированные на
работу в среде LinkWorks. Причем, приложения на C/C++
будут являться независимыми от платформы, если только
они не используют специфические для операционной
среды клиента функции.
Помимо интеграции внешних приложений, в пакете
присутствуют собственный С/С++ - подобный язык,
используемый для создания методов (в объектноориентированном смысле) и Basic-подобный язык,
пригодный как для создания клиентских макрокоманд, так
и для сценариев сервера. Также имеется объектноориентированная среда разработчика с графическим
интерфейсом. Пакет полностью поддерживает стандарт
Microsoft COM.
В LinkWorks введено понятие «Программного
компонента» (Software Component), который является
мощным средством разработки и распространения
программных решений.
Гибкость LinkWorks позволяет использовать его как
часть комплексных интегрированных решений, например,
в составе системы, R/3.
В системе LinkWorks имеется компонент LNX
Business connect for SAP R/3, с помощью которого
LinkWorks и R/3 могут пользоваться информацией и
функциями друг друга посредством синхронных вызовов.
Другой компонент - LNX Workflow Connect - позволяет
организовывать взаимодействие систем документооборота
этих двух пакетов.
83
Компонент LNX Archive Connect дает возможность
двум системам использовать общий архив документов на
магнитных или оптических дисках.
К достоинствам системы Link Works можно
отнести:
 поддержку стандартных и стратегических
приложении;
 взаимодействие систем документооборота в
соответствии со стандартами Workflow Management
Coalition;
 быструю
адаптацию
приложений
к
изменяющимся условиям бизнеса;
 использование современных технологий (OLE,
CORBA);
 независимость от аппаратной платформы.
В современной деловой жизни огромную роль
играют продукты класса groupware solutions, позволяющие
по-новому взглянуть на принципы организации бизнеса.
Возможности обмена информацией, которые заложены в
эти системы, позволяют решать такие сложные проблемы,
как регулирование потоков документов и увеличение
скорости их прохождения через организацию.
LinkWorks позволяет автоматизировать различные
деловые процессы: от документооборота до контроля и
управления работами по проекту. Со своей рабочей панели
руководитель может узнать состояние дел на всех участках
вверенного ему подразделения.
Рассмотрим семейство клиентов: WorkSpace,
SmartSpace, ViewSpace. Средства интеграции: Unalink for
Lotus Notes. Livelink Internet.
Универсальные системы, построенные по принципу
One-size-fits-all, не всегда удовлетворяют пользователей
84
крупных корпораций, в которых имеется широкий спектр
работ по обработке документов. Тогда система должна
быть способной предоставить ряду пользователей полные
функциональные возможности по работе с документами и
управлению документооборотом, в то время как для
других необходимо предлагать более специализированные
решения в соответствии с особенностями их работы.
Именно поэтому Documentum's EDMS поставляется
с рядом приложений-клиентов, каждое из которых
предназначено для конкретного класса пользователей
предприятия.
Клиентские приложения являются как бы окном в
базу данных Docbase, которое служит хранилищем для
деловых документов, Web-страниц, а также связанных с
ними процессов.
Рассмотрим подробнее характеристики и функции
продуктов, предназначенных для различных типов
клиентов.
 Приложение
Workspace
предоставляет
функционально
полные
возможности
управления
документами для координаторов, т. е. тех пользователей
предприятия, которые создают и определяют бизнесправила по работе с документами.
 Приложение предоставляет функционально
полные возможности для тех пользователей, которые
подготавливают содержание документов.
 Приложение ViewSpace предназначено для
потребителей документов - то есть пользователей как
внутри, так и вне организации, которым для выполнения
своей работы необходим быстрый и легкий доступ к
специализированной корпоративной информации.
85
Особенности рассматриваемых приложений.
 гибкая навигация и поиск;
 библиотечные функции;
 средства просмотра документов;
 аннотирование и выделение;
 встроенные средства workflow и уведомления;
 универсальная
возможность
просмотра
виртуального документа;
 интеграция приложений;
 средства
обеспечения
секретности
(безопасности) и администрирование;
 настраиваемостъ.
Средство интеграции: Unalink for Lotus Notes.
Groupware - это класс программного обеспечения,
который облегчает общение и взаимодействие членов
рабочей группы, посредством таких возможностей как
репликация (дублирование) данных, электронная почта и
телеконференции.
Lotus Notes усиливает продуктивность рабочей
группы с помощью удобных средств отработки нештатных
ситуаций (ad hoc), обеспечения коммуникации, дискуссий
по проектам, «мозговым атакам» и хорошо подходит для
групповых работ, основанных на формализованных
процессах взаимодействия и стандартных формах
документов, таких как счета и бланки заказов.
Многим из пользователей Lotus Notes также
необходима возможность участвовать в создании,
одобрении и распределении важных деловых документов,
таких как спецификации продуктов, инженерные чертежи,
а также проекты и контракты. Эти документы обычно
имеют хорошо определенное время жизни и процессы
86
одобрения/подтверждения, требующие контроля версий и
возможности обеспечения секретности. Все это выходит за
рамки возможностей продукта Lotus Notes. Для этих целей
компания Documentum предлагает приложение UnaLink.
Приложение UnaLink объединяет возможности
групповой работы, которыми обладает продукт Lotus
Notes, с возможностями СУД компании Documentum. В
результате получается мощное средство для доступа,
коммуникации и обработки документов в масштабах
предприятия.
Продукт UnaLink for Lotus Notes обеспечивает:
 возможность
доступа
к
документам,
хранящимся в базе данных Docbase для пользователей
Lotus Notes как для просмотра, так и редактирования;
 возможность контроля версий документов в
базе данных Lotus Notes;
 легкое разделение работы (редактирование и
просмотр) над документами с другими пользователями
Lotus Notes;
 позволяет импорт новых документов из базы
данных Lotus Notes в базу данных Docbase.
Рассмотрим корпоративное сетевое приложение
Livelink Intranet, которое предоставляет возможность
удобной совместной работы для любого количества
пользователей. Используя только Web-браузер и имея
соответствующий доступ к ресурсам корпорации.
Livelink
Project
Collaboration
поддерживает
технологию workflow, a также библиотеки стандартных
процедур и бизнес-процессов; дает возможность
назначения задач и отслеживания их выполнения;
пользователи могут участвовать в любом количестве
87
проектов; управляет проведением телеконференций и
дискуссий.
Livelink Workflow опрашивает пользователей на
предмет введения данных и документов в процессе
workflow; создает легко читаемую, визуальную статусную
карту в реальном времени; выполняет действия в
зависимости от конкретных условий.
Livelink Library for Document Management включает
автоматический контроль версий; позволяет менеджерам и
привилегированным пользователям контролировать доступ
к документам; производит проверку входящих и
исходящих документов.
Livelink
Builder
предоставляет
визуальную,
объектно-ориентированную среду разработки приложений;
обеспечивает возможность в любое время внести новые
функции или изменить функциональность действующих;
допускает интеграцию с другими приложениями.
Организации потребуются продукты компании
Open Text в случаях, когда она должна поддерживать
совместную работу многих людей, работающих в
различных отделах, в отдаленных друг от друга районах и
использующих различные технологии (платформы).
Рекомендуется использовать продукт Livelink
Intranet в следующих случаях:

рабочие группы и менеджеры организации
тратят много времени на организацию работы, а не на саму
работу вследствие географической распределенности
рабочих мест и использования различных технологий
(платформ);
 менеджерам
необходимы
быстрые
и
эффективные средства контроля за выполняемой работой и
поддержки высокого уровня согласованности;
88
 деловые
процедуры
можно
описать
определенными правилами;
 необходимо
поддерживать
аудиторский
контроль над версиями документов, а также процессами
workflow;
 пользователям необходим быстрый и надежный
способ доступа к наиболее свежим версиям документов;
 необходимо
разграничивать
доступ
пользователей к документам;
 желательна легкая настройка конфигурации
системы, а также возможность изменения/добавления
других программных компонентов.
Итак, Lotus Notes можно по праву отнести к самым
выдающимся продуктам за всю историю развития
программного обеспечения для бизнеса.
C момента появления первой версии Notes в конце
1989 года миллионы пользователей рассматривают Lotus
Notes, а так же Lotus Domino как базовую корпоративную
коммуникационную инфраструктуру для коллективного
взаимодействия
и
совместного
использования
информационных ресурсов - критически важную для
достижения успеха в бизнесе.
Сегодня семейство клиент-серверных приложений
Lotus Notes входит в число ведущих программных
продуктов в отрасли, и многие компании считают это
программное обеспечение основой для эффективной и
продуктивной работы.
Семейство программных продуктов IBM Lotus
Notes предоставляет практически каждому сотруднику
организаций весомые аргументы в пользу обновления
существующего
корпоративного
программного
обеспечения.
89
ЛЕКЦИЯ 4
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ПРАВОВОЕ РЕГЛИРОВАНИЕ
И СТАНДАРТЫ В ОБЛАСТИ СИСТЕМ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Рассматриваемые вопросы:
автоматизированные
информационно-поисковые
системы;
автоматизированные
информационно-справочные
системы.
Автоматизированные
информационнологические системы;
- основные термины. Процесс управления документацией;
- структура внутренней и внешней документации.
Электронный документооборот;
- регулирование правовых отношений в области
применения электронных документов;
- применение цифровой экономики и электронного
документооборота Основная база нормативно-правовых
документов.
Технологии автоматизированного делопроизводства
занимают основное место в офисной автоматизации
Рассмотрим автоматизированные информационнопоисковые системы.
Автоматизированная
информационно-поисковая
система - программный продукт, предназначенный для
реализации процессов ввода, обработки, хранения, поиска,
представления данных т.п.
90
АИПС
бывают
фактографическими
и
документальными:
 фактографические АИПС обычно используют
табличные реляционные БД с фиксированной структурой
данных (записей).
 документальные
АИПС
отличаются
неопределённостью или переменной структурой данных
(документов). Для их разработки обычно применяются
оболочки АИС.
Целью автоматизации информационных процессов
является повышение производительности и эффективности
труда работников, улучшение качества информационной
продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности
обслуживания
пользователей.
С
её
помощью
ликвидируются рутинные процедуры, сокращается время
выполнения заданий, преобразуются, а порой и полностью
изменяются технологические процессы, предоставляются
пользователям новые виды информационных услуг и
продуктов. Автоматизация позволяет преобразовать и
видоизменить отдельные технологические процессы, а
порой - все основные традиционно используемые
технологии. Она предоставляет пользователям новые,
ранее неведомые, возможности работы с информацией и
одновременно создаёт новые проблемы, решить которые
можно лишь используя общенаучные методы и более
новые НИТ.
Способами
обеспечения
автоматизированных
информационных систем и их технологий являются
программное,
техническое,
лингвистическое,
организационное и правовое обеспечение, используемые
или создаваемые при проектировании информационных
систем и обеспечивающие их эксплуатацию.
91
Программное
обеспечение
представляет
инструментальную среду программистов, прикладные
программы для соответствующих ЭВМ и установленные
на
них
операционные
системы.
Это
языки
программирования, операционные системы, сетевое
программное обеспечение, редакторы (текстовые, связей,
табличные и др.), библиотеки программ, трансляторы,
утилиты и др. Главными среди них являются программные
комплексы АИС - системы управления базами данных
(СУБД). Их оболочки - это автоматизированные
информационно-поисковые
системы
широкого
применения.
Техническое обеспечение АИС включает средства
ввода, обработки, хранения, поиска и передачи/приёма
информации. Ввод, обработка и хранение данных стандартные составляющие ЭВМ. Поиск информации
осуществляется на основе использования специального
ПО. Средства передачи информации представляют собой
сетевое и телекоммуникационное оборудование ЭВМ,
системы и средства связи.
К лингвистическому обеспечению обычно относят:
 типы,
форматы,
структура
информации
(данных, записей, документов);
 языковые средства описания (ЯОД, словари
данных) и манипулирования данными (ЯМД);
 классификаторы,
кодификаторы,
словари,
тезаурусы и т.п.
В состав организационного обеспечения АИС
входят структурные подразделения организации, её
использующей,
осуществляющие
управление
технологическими
процессами
и
поддержку
92
работоспособности системы, а также документация для
обеспечения эксплуатации и развития системы.
Правовое обеспечение АИС - это совокупность
правовых норм, регламентирующих правоотношения при
создании и функционировании АИС. На этапе разработки
АИС оно включает нормативные акты, связанные с
договорными отношениями разработчика и заказчика
системы, с регулированием отклонений процесса
разработки системы, с обеспечением процесса разработки
различными ресурсами. На этапе эксплуатации системы определяет её статус в процессе управления, правовые
положения компетенции отдельных структур АИС и
организации их деятельности, порядок создания и
использования информации в АИС, правовое обеспечение
безопасности
функционирования
АИС.
Правовое
обеспечение
включает
нормативные
документы,
регламентирующие деятельность АИС.
Автоматизированные
интегрированные
информационные системы обеспечивают доступ к
удалённым информационным и техническим ресурсам, а
также возможность работы различных категорий
пользователей с разнородной по формам представления
информацией. К ним относят локальные, корпоративные и
глобальные сети.
АИПС, с точки зрения выполняемых задач и
представляемых пользователям возможностей, могут быть
как достаточно простыми (элементарные справочные), так
и весьма сложными системами (экспертные и др.,
предоставляющие прогностические решения).
93
Рис. 4.2 - Вариант схемы автоматизированной
информационной системы
Универсальные
оболочки
не
позволяют
пользователям собственными силами развивать систему.
Специальные программы класса СУБД (ORACLE, MS
SQL, ADABAS, Informix и др.) разрабатываются таким
образом, чтобы предоставлять пользователям широкие
возможности их развития. Для обеспечения широких масс
пользователей к открытым электронным информационным
массивам осуществляется кооперация и интеграция этих
ресурсов.
94
База знаний (knowledge base) - это совокупность
знаний, относящихся к некоторой предметной области и
формально представленных таким образом, чтобы на их
основе можно было осуществлять рассуждения.
Базы знаний можно разделить на базы общего
(знания о чем-то «вообще») и конкретного назначения.
База знаний - это база данных, отображающая предметную
область. Она включает в себя большую сумму знаний
относительно проблем, «запомненных в системе».
Оперирование реальным знанием и способности
экспертных систем и баз знаний ведут к созданию и
использованию систем с искусственным интеллектом.
Центральным моментом искусственного интеллекта
является использование более эвристики (или правил
перебора), чем алгоритмов обработки информации.
Эвристика
включает
инструкции, правдоподобные
аргументы или правила перебора для принятия решений и
таким образом отражает человеческое поведение точнее,
чем алгоритмы.
Разработка систем интеллектуальной поддержки
(основанных на знаниях) является составной частью
исследований по искусственному интеллекту. Она
нацелена на создание компьютерных методов решения
проблем, обычно требующих привлечения специалистов.
Системы интеллектуального проектирования и
совершенствования управления предназначены для
использования
так
называемых
CASE-технологий
(Computer Aid System Engineering), ориентированных на
автоматизированную разработку проектных решений по
созданию и совершенствованию систем организационного
управления.
95
Экспертные системы с искусственным интеллектом
находят применение в планировании, управлении
производством, обслуживании оборудования, т.е. в
областях, где решения в области управления не могут
полностью основываться на алгоритмах.
Экспертные системы и системы, основанные на
знаниях, успешно используются для поддержки принятия
решений в различных предметных областях.
Системы поддержки принятия решений существуют
давно: это различные советы и коллегии, совещания,
заседания, аналитические центры и т.д. Как бы они ни
назывались, они полностью или частично выполняли и
выполняют именно эту задачу. Для решения этой задачи с
помощью информационных технологий, базирующихся на
применении компьютерных и телекоммуникационных
программно-технических средств, создан новый класс
вычислительных систем и технологий - системы
поддержки принятия решений.
Рассмотрим автоматизированные информационносправочные
системы.
Автоматизированные
информационно-логические системы.
Автоматизированные информационно-справочные
системы
(АИСС)
это
автоматизированные
информационные системы, предназначенные для сбора,
хранения, поиска и выдачи в требуемом виде
потребителям информации справочного характера.
В зависимости от характера работы с информацией
различают следующие виды АИСС:
 автоматизированные архивы (АА);
 автоматизированные системы делопроизводства
(АСД);
96
 автоматизированные справочники (АС) и
картотеки (АК);
 автоматизированные
системы
ведения
электронных карт местности (АСВЭКМ) и др.
Выделение
информационно-поисковых
и
информационно-справочных систем оправдано на первых
стадиях развития систем. В современных системах такое
деление нецелесообразно, поскольку они обладают
свойствами и тех и других.
Рассмотрим некоторые особенности АИСС.
АИСС чаще представлены документальными
системами. АИСС предназначены для накопления,
хранения, корректировки информации справочного
содержания в виде документов, например: законов,
постановлений, приказов, данных различных предметных
областей, а также АИСС предоставляют пользователю
возможность производить поиск информации по запросу и
выдачу результатов на принтер или в файл.
Для нас первостепенное значение имеют системы,
представляющие юридическую или правовую предметную
область.
Задачу
удовлетворения
потребности
в
своевременном предоставлении необходимого объема
правовой информации осуществляют средства массовой
информации (СМИ). Одним из видов СМИ являются
компьютеризированные справочно-правовые системы. Они
включают в себя массив правовой информации и
инструмент работы с ним. Эти инструменты позволяют
производить поиск документов, формировать подборки
документов, создавать каталоги документов, производить
печать как самих документов, так и их фрагментов.
97
На рынке справочно-правовых систем в России
работает большое количество фирм:
 «КонсультантПлюс» (АО «КонсультантПлюс»);
 «ГАРАНТ» (НПП «Гарант-Сервис»);
 «Кодекс» (Центр компьютерных разработок);
 «Эталон» (НЦПИ при Минюсте России);
 «ЮСИС» (фирма «Инфатекс»);
 «Юридический мир» (Издательство «Дело и
право»);
 «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон»
(Компания «1С») и другие.
Автоматизированными
информационнологическими системами (АИЛС) правовой информации
называются
автоматизированные
информационные
системы, призванные на базе хранящегося в них,
специально систематизированного массива правовой
информации с помощью специальных логических
процедур решать задачи анализа правовой информации.
Экспертные системы
Сравнительно
новым
и
перспективным
направлением использования компьютерных технологий
являются экспертные системы (ЭС), относящиеся к
системам искусственного интеллекта.
Эти системы способны накапливать, обрабатывать
знания из некоторой предметной области, на их основе
выводить новые знания и решать на основе этих знаний
практические задачи, объясняя ход решения. С помощью
экспертных систем решаются задачи не формализованные,
слабо структурированные, алгоритмы решения которых не
существуют в силу неполноты, неопределенности,
неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и
знаний о них.
98
С точки зрения систематизации законодательства в
экспертных системах должна быть реализована система
сведений и данных, содержащихся в нормах права, в
отличие от систематизации нормативных правовых актов в
информационно-поисковых системах.
Функционирование экспертной системы связано с
решением трех основных проблем:
 проблемы передачи знаний от экспертов-людей
компьютерной системе;
 проблемы
представления
знаний,
т.е.
реконструирования массива знаний в определенной
правовой области и представления его как структуры
знаний в памяти компьютера;
 проблемы использования знаний.
Необходимость
глубокой
и
подробной
формализации
процесса
принятия
решения
для
моделирования его в компьютерной системе приводит к
тому, что пока экспертные системы такого рода создаются
программистами и экспертами-юристами для решения
конкретных вопросов в достаточно ограниченных
правовых
областях,
т.е.
являются
узко
специализированными. Пользователями таких систем
являются юристы-практики, сталкивающиеся с правовыми
проблемами, находящимися вне области компетенции, и
особенно пользователи - не юристы.
Подобные системы в процессе решения задач
задают вопросы пользователю, направляют ход его
мыслей, используя формальные и эвристические знания
экспертов. Существенно, что система объясняет
выбранные стратегии решения и даже цитирует источники,
в ней используемые.
99
Начиная с 1970 года в Великобритании, США и
ФРГ было разработано более 25 исследовательских
проектов,
охватывающих
использование
методов
искусственного интеллекта в процессе правовой
аргументации.
Примерами являются такие широко используемые
системы, как:
 TAXAMAN-I и TAXAMAN-II, созданные
англичанином Маккарти и специализирующиеся на
налоговом праве Великобритании;
 система Мелдмана MITProject для уголовного
права;
 программа Пиппа и Шлинка Judith на основе
Гражданского кодекса ФРГ обрабатывает юридические
документы и их проекты, относящиеся к гражданскому
праву;
 система LRS Харнера специализируется на
договорном праве; Rand Project Ватермана и Петерсона
моделирует процесс принятия решений в гражданском
процессе;
 программные комплексы TAXADVISER и
EMYCIN используются при планировании федерального
налогообложения;
 «Си Клипс» де Бессоне используется при
кодификации Гражданского кодекса Луизианы;
 система DSCAS помогает анализировать
юридические
аспекты
исков
о
возмещении
дополнительных расходов, связанных с отличием
физических
условий
на
месте
предполагаемого
строительства от указанных в контракте;
100
 система LDS помогает экспертам-юристам
урегулировать иски о возмещении убытков и
компенсациях за ущерб, связанный с выпуском дефектной
продукции, и многие другие.
В
отечественной
законодательной
и
правоприменительной практике в последнее десятилетие
создано около полутора десятков правовых экспертных
систем.
ЭС «БЛОК» предназначена для сотрудников
подразделений по борьбе с экономической преступностью
и помогает установить возможные способы совершения
краж при проведении строительных работ. Система
позволяет:
 на
этапе
ввода
исходных
данных
сформулировать проблему;
 определить возможные способы совершения
краж;
 оставить список признаков, соответствующих
тому или иному способу совершения кражи, который
используется для планирования мероприятий по
раскрытию преступления.
Для выработки решения о способе совершения
преступлений
используются
следующие
группы
признаков:
экономические,
технологические,
товароведческие, бухгалтерские, оперативные, а также
причастные лица и документы - носители информации.
Система отличается простотой ввода новых данных,
что дает возможность быстро адаптировать ее в процессе
эксплуатации.
В ЭС имеются подсистема помощи и подсистема
обучения пользователя. ЭС «БЛОК» реализована на базе
естественной языковой оболочки ДИЕС для экспертных и
101
информационных систем. Для разработки системы
привлекались
наиболее
опытные
сотрудники
подразделений по борьбе с экономической преступностью.
В развитие ЭС «БЛОК» предусматривается возможность
обращения к автоматизированным учетом органов
внутренних дел.
ЭС обеспечивает высокий уровень автоматизации
экспертного исследования. В ней автоматизировано
большинство операций: экспертный анализ исходных
данных, выбор хода исследования, выполнение расчетов,
составление заключения, формулирование вывода с
последующей распечаткой.
С помощью системы можно получить ответы на
вопросы, касающиеся определения численных значений
различных
параметров
дорожно-транспортного
происшествия: скорость автомобиля, его остановочный
путь, удаление автомобиля от места наезда в конкретный
момент времени и т.п. Решаются также и расчетнологические вопросы: например, наличие или отсутствие у
водителя
транспортного
средства
технической
возможности предотвратить наезд на пешехода. На
производство одной экспертизы затрачивается в среднем
пять минут: три минуты на ввод данных и две - на
исследование и печать. Система также позволяет
исследовать наезды транспортных средств на препятствие
и столкновения транспортных средств.
В перспективе экспертные системы могут
эффективно использоваться и в практике систематизации
законодательства для решения следующих проблем:
 выявления и устранения путем экспертного
толкования противоречивых правовых предписаний в
актах различной юридической силы;
102
 выявления и восполнения правовых пробелов с
помощью аналогии права, аналогии закона;
 доктринального (неофициального) толкования
нечетко сформулированных в правовых актах правил,
понятий, принципов.
Все экспертные системы строятся на общих и
специальных знаниях в праве: существующих правовых
концепциях, структуре правил, личностном восприятии
права, правовой системе и подсистеме, юридической
аргументации, логике, семантике, социологии
и
психологии права, а также философских теориях, носящих
общеметодологический характер.
Конечно, современные компьютерные системы не
могут обнаруживать моральные, религиозные, социальные
и политические настроения, как это делают люди в
процессе принятия решения. Они не обладают ни
интеллектом, ни здравым смыслом, ни вдохновением, не
проявляют общего интереса к всемирной проблематике,
как это делает любой человек. Поэтому им отводится роль
интеллектуального помощника (intelligent assistant).
В данном случае машина выступает в роли
интеллектуального стимулятора, настроенного на то,
чтобы фактор забывания, игнорирования или не учета
существенных для рассматриваемого дела обстоятельств
не послужил причиной неполного или неверного его
исследования.
Никто не связывает с такими компьютерными
системами возможности простого отыскания истины, так
как информация в них сохраняет такие пороки, как
недостаточность, недостоверность и противоречивость.
Однако
их
роль
в
интенсификации
активной
аналитической работы неоспорима.
103
Уже сейчас совершенно ясна польза подобных
экспертных систем для решения проблемы пассивности
некоторых народных заседателей: консультации ЭВМ,
рассчитанные
на
не
имеющего
специального
юридического образования заседателя, контрольные тесты
помогут ему осознанно участвовать в слушании дела.
При создании интеллектуальных систем в правовой
сфере надо учитывать ее особенности. Справедливость
нельзя измерить на точных весах ни логики, ни
математики, как нельзя синтезировать на компьютере
законопроект, вбирающий вековую мудрость юридической
науки и практики.
Экспертные системы и системы поддержки
принятия решений (СППР) используются в учебных и
научных целях, для информационного обеспечения
процессов принятия управленческих решений. Они
создаются на основе использования методов экономикоматематического
моделирования
и
принципов
искусственного интеллекта.
Юридическая практика нуждается в первую очередь
в естественном интеллекте, в гуманизации человеческих
отношений. Ибо высшей ценностью является человек, его
естественные, прирожденные и неотчуждаемые права и
свободы, его честь и достоинство. Именно с таких
гуманистических позиций и должна рассматриваться
проблема применения в сфере права компьютерных
технологий,
связанных
с
идеями,
именуемыми
искусственным интеллектом.
Управление документацией является одной из
сложных процедур системы качества. Она упорядочивает
систему документооборота организации, поэтому при
разработке данной процедуры много внимания уделяется
104
составу документации, движению документов, правилам
их обработки. Данная процедура задает единые правила
обращения с документацией, от соблюдения которых во
многом зависит эффективность работы не только самой
системы качества, но и организации в целом.
Рассмотрим
основные
термины.
Процесс
управления документацией.
Серия международных стандартов ИСО 9000
выдвигает требования к документированию системы
менеджмента качества организации, что предполагает
эффективный и систематический контроль создания,
получения, хранения, использования и распределения
документов, в том числе процессы сбора и хранения
документальных доказательств и документированной
информации об управленческой деятельности и отдельных
управленческих операциях. Для эффективного управления
необходимо идентифицировать процессы и определить их
взаимодействие.
Система
менеджмента
качества
(СМК),
разрабатываемая на основе требований стандарта ИСО
9001:2000 кардинально отличается от традиционных
систем управления. Основным отличием является
внедрение процессного подхода к деятельности и
организации документооборота предприятия, основанного
на новых принципах.
Основными терминами, использующимися в
процессе управления документами являются.
Системность – документация должна быть
структурированной с указанием четких взаимосвязей
между документами.
Функциональная полнота – документация должна
отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать
105
исчерпывающую информацию обо всех процессах и
процедурах.
Адекватность
соответствие
требованиям
стандартов ИСО серии 9000.
Идентифицируемость - каждый лист документации
должен быть однозначно отнесен к определенному
документу, а документ к определенной части системы.
Адресность - каждый документ должен быть
адресован конкретным исполнителям.
Простота - текст документа должен быть краток и
точен, однозначен и понятен для исполнителя.
Актуализированность - все изменения должны
своевременно отражаться в каждом документе.
Спецификации - документы, устанавливающие
требования.
Руководство по качеству является документом,
предоставляющим согласованную информацию о системе
менеджмента качества организации, предназначенную как
для внутреннего, так и внешнего пользования.
Документированные
процедуры,
рабочие
инструкции - документы, содержащие информацию о том,
как последовательно выполнять действия и процессы.
Цель процесса СМК - внедрить в организации
четкую
процедуру,
позволяющую
для
каждого
подразделения определить номенклатуру документов,
порядок их разработки, внедрения и ответственность за
обработку, изъятия и хранения. Для осуществления этой
цели описанный ниже процесс управления документацией
призван обеспечить СМК следующими процедурами:
 официальное одобрение документов с точки
зрения их достаточности до их выпуска;
106
 анализ
и
актуализация
и
повторное
официальное одобрение документов;
 обеспечение идентификации изменений и
статуса пересмотра документов;
 обеспечение наличия соответствующих версий
документов в местах их применения;
 обеспечение сохранения документов четкими и
легко идентифицируемыми;
 обеспечение
идентификации
документов
внешнего происхождения и управление их рассылкой;
 предотвращение
непреднамеренного
использования устаревших документов и применение
соответствующей идентификации таких документов,
оставленных для каких либо целей.
Процедуры по управлению документами включают
следующие действия:
 разработка документов, составление и ведение
номенклатуры дел;
 согласование и утверждение;
 порядок получения, анализ, регистрация,
ознакомление сотрудников с документацией на рабочих
местах;
 регистрация и учет;
 идентификация;
 внедрение;
 распространение;
 проверка;
 пересмотр и внесение изменений;
 порядок ведения реестра учетной документации
и записей по качеству, внесения изменений в учетную
документацию;
107
 переиздание;
 отмена и изъятие из обращения, порядок
изъятия утративших силу документов;
 учет, хранение и архивирование документации.
Рис. 4.2 - Структура документации СМК
108
Содержание документированных процедур, не
оговоренных требованиями МС ИСО 9001, устанавливается
организацией самостоятельно. Правила оформления СТО и
общие требования к содержанию и оформлению изложены в
положениях организации.
Установление порядка и срока хранения документа
может производиться уже в момент его включения в
документную систему организации или регистрации.
Однако
предварительно
необходимо
организовать
перечень документов (номенклатуру дел).
Рассмотрим структуру внутренней и внешней
документации. Электронный документооборот.
Для
разработки
документооборота
группы
управления производством, вся информация, проходящая
через нее, классифицируется по источникам:
 внутренняя - для использования внутри отдела
(данная документация может иметь произвольную форму,
удобную для исполнителей и разработанную ими);
 внешняя - для хождения по отделам
предприятия: Календарный план производства работ по
объекту, График поступления на объект строительных
конструкций, изделий, материалов и оборудования,
График движения рабочих кадров по объекту, График
движения основных строительных машин по объекту. Их
количество определяется также количеством объектов;
 входящая - это распорядительная или
информационная документация: приказы, распоряжения
вышестоящего начальства, отчеты других отделов,
необходимые для работы участка и др.;
 исходящая - это распорядительная или
информационная документация для других отделов и
служб предприятия.
109
Рисунок 4.3 - Блок-схема процесса «Управление входящей
документацией»
110
Рис. 4.4 - Блок-схема процесса «Управление внутренней
документацией»
111
Кроме того у документа тоже есть внешняя и
внутренняя структура.
Внешняя построение документа - это внешняя
конструкция документа, что позволяет идентифицировать
его как тот или иной вид.
Главной задачей внешнего вида документа (кроме
электронного) является предоставление ему такой формы,
которая бы вызвала у пользователей заинтересованность в
получении информации.
Для служебного документа - это его бланк как
носитель информации. В зависимости от размеров бланка
и качества его изготовления принимается решение
относительно дальнейшей работы с ним.
Для
картографических
изданий
основными
элементами внешнего оформления является его носитель,
титул, пенал для хранения и т.д.
Кинодокументы могут иметь такой состав внешних
элементов: короб, бобина, кинолента, этикетка с названием
и т.д.
Книжное издание имеет такой состав внешних
элементов: обертка, суперобгортка, переплет, книжный
блок, форзац, корешок, футляр и т.д.
Музыкальный документ отличается составом
внешних элементов. Это может быть, например, отдельная
грампластинка или диск и его упаковка: внешний конверт
или коробка, внутренний конверт или полиэтиленовый
пакет; листы-вкладыши с сопроводительным текстовым
материалом и т.д.
Внутренняя структура документа - это его
внутреннее строение, совокупность связанных между
собой элементов и частей, которые позволяют более
эффективно
выполнять
поисковую
деятельность,
112
воспринимать и использовать информацию, которая в нем
содержится. Эта информация документ объединяет в одно
целое и подчиняет его внутренние компоненты друг другу.
Состав внутренних структурных элементов и частей
документа в большинстве случаев определяется его видом.
Например,
организационно-распорядительные
документы имеют такую внутреннюю структуру:
 заголовок с наименованием автора;
 наименование документа (кроме официальных
писем);
 текст с приложениями;
 подписи;
 отметки и т.д.
Издание может содержать следующие элементы и
части:
выходные сведения;
 содержание;
 предисловие;
 вступительная статья;
основной текст;
 послесловие;
 приложения.
Анализ состояния действующего законодательства
Российской Федерации показывает, что имеющаяся
тенденция
перехода
на
электронные
формы
взаимодействия требует проведения большой комплексной
работы по систематизации законодательства и устранению
административных барьеров и ограничений действующего
законодательства по всей сфере правоотношений.
113
Рассмотрим вопросы регулирования правовых
отношений
в
области
применения
электронных
документов;
Регулирование правовых отношений в области
применения электронных документов осуществляется в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, и
регламентируется следующими нормативно-правовыми
актами (НПА): Гражданский кодекс Российской
Федерации; Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
«О персональных данных»; Федеральный закон от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации»; Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ «О
техническом регулировании»; Постановление Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты» Федеральный закон от
06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации»; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете»; Федеральный закон от
05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере
закупок товаров, работ, услуг для обеспечения
государственных и муниципальных нужд»; Федеральный
закон от 21.112011 № 325-ФЗ «Об организованных
торгах»; Постановление Правительства Российской
Федерации от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой
электронной подписи при оказании государственных и
муниципальных услуг».
114
В этих документах прописывается понятие
электронного документооборота, электронного документа,
электронной
подписи,
регламентируется
порядок
применения и признание правового статуса документов в
системе электронного документооборота.
Кроме вышеперечисленных НПА существуют
стандарты, которые определяют реквизиты и структуру
электронных документов.
Мировой
вектор
развития
экономики
на
сегодняшний день направлен на электронную (цифровую)
экономику, суть которой заключается в переводе
взаимоотношений между поставщиками и потребителями
товаров и услуг в область информационных технологий.
Российская Федерация также не осталась в стороне от
мировой тенденции и в целях развития цифровой
экономики в Российской Федерации распоряжением
Правительства Российской Федерации от 28.07.2017 №
1632-р была утверждена Программа «Цифровая экономика
Российской Федерации».
Реализация Программы сфокусирована на развитии
пяти основных направлениях: нормативно - правовое
регулирование, кадры и образование, формирование
исследовательских компетенций и технических заделов,
информационная инфраструктура и информационная
безопасность.
Задачи, которые стоят сегодня для реализации
данной программы, можно сформулировать следующим
образом: создание механизма контроля правового
обеспечения регулирования цифровой экономики в рамках
развития информационных технологий; снятие правовых
ограничений
в
рамках
внедрения
принципов
формирования
цифровой
экономики;
приведение
115
законодательных актов, терминологии, в единую
плоскость формирования цифровой экономики; принятие
мер, стимулирующих экономическую деятельность, на
использование новых информационных технологий;
создание методической основы для развития компетенций
должностных
лиц,
участвующих
в
правовом
регулирование цифровой экономики.
Это только лишь первоочередные мероприятия,
которые позволят дать толчок к развитию и повсеместному
использованию цифровой экономики. Дальнейшие усилия
должны
быть
направлены
на
развитие
самих
информационных технологий в частности использования
искусственного интеллекта, нейротехнологий; систем
распределенного
реестра
(блокчейн);
квантовых
технологий; робототехники, технологии виртуальной и
дополненной
реальностей,
применение
их
в
промышленности и экономической деятельности.
Развитие данных технологий как уже говорилось
ранее, значительно повысит производительность труда,
обеспечит логистику движения товаров и услуг, уменьшит
время предоставления их и стимулирует экономику.
Но это положительная сторона применения
цифровой экономики и электронного документооборота
являющимся ее основой, вместе с тем, применение новых
информационных технологий ставит ряд проблем
требующих незамедлительного решения.
Во-первых, определение документов, которые
необходимы для деятельности организации. Это связано с
тем,
что
кроме
унифицированных
документов,
определяемых
Налоговым
кодексом
и
другими
документами,
регламентирующими
деятельность
организации,
существуют
внутренние
документы
116
необходимые для ведения анализа и принятия решений
должностными
лицами,
избыточность
их
или
недостаточность приводит к некачественному анализу и
финансовым потерям.
Во-вторых,
правильное
и
необходимое
использование
информационных
технологий
и
модернизация системы. В начале развития ресурса
электронное правительство, документы, получаемые по
запросу,
требовали
подтверждения, так
как
в
организациях, по требованию которых делался запрос
отсутствовало оборудования для считывания уникального
кода подтверждающего достоверность.
В-третьих, использование электронной подписи и ее
защищенность. Законодательством установлено, что
электронная подпись выдается конкретному лицу, но
зачастую в организации электронной подписью директора
может воспользоваться главный бухгалтер для передачи
документов в банк. В качестве примера, можно разобрать
случай, когда в результате неустановленных технических
сбоев со счета фирмы, использующей систему «клиент банк», были списаны денежные средства в сумме более 1,7
млн. руб. Суд отказал организации в требованиях о
взыскании выявленных убытков с банка, поскольку само
платежное поручение было подписано действующей
электронной
подписью
директора
организации,
организация сама нарушила условия договора с банком об
обеспечении конфиденциальности и идентификационный
ключ данной электронной подписи передала бухгалтеру.
В-четвертых, – это достоверность и сохранность
документов, хранящихся в системы. Технология блокчейн
по оценкам специалистов решает эту проблему, но она не
внедрена
повсеместно
и
нет
гарантии,
что
117
недобросовестный сотрудник имеющий доступ к системе
не изменит документы организации.
В-пятых, в связи с увеличением объема
информации, необходимы ресурсы для ее хранения,
соответственно, чтобы информация не была, как «снежный
ком», законодательно должны быть разработаны сроки ее
хранения, они на сегодняшний день есть, но постепенно
устаревают.
Рассмотрим вопросы применения цифровой
экономики и электронного документооборота и основную
базу нормативно-правовых документов.
Очевидно, что необходимость перехода на
цифровой документооборот будет только возрастать в
ближайшие годы, так как, во-первых, это важнейшая часть
цифровой экономики, а во-вторых, такой подход обеспечит
значительный прорыв в повышении скорости и
эффективности
процессов
во
всех
сферах
государственного управления. Вместе с тем стоит
отметить, что все технологические и методологические
возможности для реализации подобных проектов в
российских регионах уже имеются.
Цифровой документооборот - это термин, который
применен в данной статье, чтобы отразить суть обмена
электронными документами с соблюдением требований,
отраженных в национальной программе «Цифровая
экономика». Важнейший из признаков цифровизации в
указанной нацпрограмме — это создание единой цифровой
среды доверия между всеми юридическими лицами, где
единожды созданный электронный документ передается в
машиночитаемом виде и уже никогда (я подчеркиваю,
вообще никогда) не должен обрабатываться вручную.
118
В соответствии с Указом Президента Российской
Федерации от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и
стратегических задачах развития Российской Федерации
на период до 2024 года» сформирована национальная
программа «Цифровая экономика Российской Федерации».
Программа
«Цифровая
экономика»
предусматривает множество мероприятий, среди которых
есть те, что повлияют на развитие СЭД в России. Причем
речь идет о достаточно большом наборе факторов: от всем
известного импортозамещения и принятия новых законов
до концепции подключения к широкополосному доступу в
Интернет как отдельных учреждений, так и целых
территорий и разработки структуры типовых/облачных
сервисов.
Если
говорить
о
направлениях
развития
программных продуктов ЭОС, то подход, заложенный в
построение и развитие СЭД и является долгосрочным.
Инициативы, которые содержатся в задачах
программы «Цифровая экономика РФ» направлены на
изменение существующих и появление новых деловых
процедур, что, безусловно, касается работы с
документами. Цифровая экономика инициирует появление
процедур, предусматривающих перевод правоотношений
максимально или только в электронный вид. Например,
изменение в Гражданском кодексе Российской Федерации
в отношении формы договора (ст. 434) автоматически дает
импульс для реализации функций СЭД в обеспечении
надежного управления и хранения цепочек электронных
писем и других сообщений (в привязке к договору),
которыми обменивались стороны в ходе его подготовки.
Одной из задач программы является создание
системы правового регулирования цифровой экономики,
119
основанной на гибком подходе в каждой сфере.
Реализации этой задачи посвящен федеральный проект
«Нормативное регулирование цифровой среды», который
курирует
Министерство
экономического
развития
Российской Федерации.
Федеральный проект предусматривает разработку и
принятие
ряда
нормативных
правовых
актов,
направленных на снятие первоочередных барьеров,
которые препятствуют развитию цифровой экономики.
Планируется также урегулировать сквозные для различных
отраслей законодательства вопросы, связанные с
идентификацией субъектов правоотношений в цифровой
среде, электронным документооборотом, оборотом
данных, в том числе персональных.
В рамках федерального проекта:
 урегулирован
правовой
статус
самоисполняемых контрактов («смарт-контрактов») и
введено понятие цифровых прав (от 18.03.2019 № 34-ФЗ);
 российскому бизнесу предоставлены льготы по
НДС при экспорте IT-услуг (от 15.04.2019 № 63-ФЗ);
 урегулирован порядок привлечения инвестиций
с помощью краудфандинговых платформ (федеральный
закон от 02.08.2019 № 259-ФЗ);
 внесены изменения в законодательство,
предусматривающие переход от бумажных трудовых
книжек к учету сведений о работниках в электронной
форме (от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ);
 упрощено получение нотариальных услуг за
счет цифровизации отдельных процедур, введения
возможности биометрической идентификации получателей
таких услуг (от 27.12.2019 № 480-ФЗ);
120
 реформирована
система
удостоверяющих
центров как гарантов безопасности и надежности
использования электронных подписей, создан институт
доверенной третьей стороны, предусмотрена возможность
использования «облачной» электронной подписи (от
27.12.2019 № 476-ФЗ);
 закреплен переход к «реестровой» модели
предоставления
государственных
услуг
в
сфере
лицензирования (федеральный закон от 27.12.2019 № 478ФЗ) и оформления результатов работ (услуг) в области
обеспечения единства измерений (федеральный закон от
27.12.2019 № 496-ФЗ).
Итогом изучения лекции является освоение
основных направлений государственной регламентации
работы с документами в Российской Федерации, задач
организации службы документационного обеспечения
управления и технологии типовых делопроизводственных
операций, формирование методически обоснованных
подходов
к
решению
практических
задач
документационного обеспечения во всех сферах
управленческой деятельности, приобретение навыков
организации работы с документами в условиях
применения автоматизированных технологий их обработки
в области систем искусственного интеллекта (ИИ) и
принятия решений (ПР).
И
решение
следующих
задач:
изучение
закономерности
формирования
документальных
управленческих систем и технологий, современного
состояния и перспектив развития технологий, овладение
традиционными технологиями обработки документов в
сочетании
с
внедрением
интеллектуальных
информационных систем.
121
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Автоматизированные
информационно -логические
системы [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим
доступа:
https://studwood.ru/1270857/informatika/avtomatizirovannye_informatsion
no_logicheskie_sistemy, свободный. – Загл. с экрана
2. Автоматизированная информационно-поисковая система
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://studbooks.net/2247870/informatika/avtomatizirovannaya_informatsi
onno_poiskovaya_sistema, свободный. – Загл. с экрана
3. Автоматизированные
информационно -справочные
системы (АИСС). Справочные правовые системы [Электронный
ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://studbooks.net/2247870/informatika/avtomatizirovannaya_informatsi
onno_poiskovaya_sistema, свободный. – Загл. с экрана
4. Андреев В. Перспективы использования технологий
искусственного
интеллекта
в
системах
автоматизации
документооборота [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. –
Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=199260,
свободный. – Загл. с экрана
5. Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере
электронного документооборота [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые дан. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/o terminah-i-printsipah-v-sfere-elektronnogo-dokumentooborota, свободный.
– Загл. с экрана
6. Вакиш С.В., Науменков А.В. Правовое регулирование
документооборота и электронной подписи в РФ [Электронный ресурс]:
Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: smolensk.fa.@gmail.com,
свободный. – Загл. с экрана
7. Виды
бизнес
процессов
и
их
составляющие
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://rzbpm.ru/knowledge/pravilnyj-biznes-process-eto-osnova-otlichnyxrezultatov.html, свободный. – Загл. с экрана
8. Губанов Н.Н. Информатика и информационные
технологии в профессиональной деятельности [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
122
https://ставф.крду.мвд.рф/upload/site122/document_file/Lekciya_5_nov.p
dfсвободный. – Загл. с экрана
9. Запросы на изменения [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://simpleone.ru/wpcontent/uploads/2020/04/changes.pdf, свободный. – Загл. с экрана
10. Интеграция информационных систем предприятия
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://intuit.ru/studies/courses/13974/1259/lecture/24012, свободный. –
Загл. с экрана
11. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А.
Моделирование бизнеса. Методология ARIS. (Практическое
руководство) [Текст] / М. Каменнова, А.Громов, М.Ферапонтов,
А.Шматалюк.- М.: Весть-Метатехнология, 2001. 327 с.
12. Лучшие BPM-системы 2020 года [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://www.comindware.com/ru/bpm-workflow-software, свободный. –
Загл. с экрана
13. Лучшие СЭД-системы 2020: краткий обзор [Электронный
ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://www.razumei.ru/economics/services/555/luchshie-sed-sistemy2020-kratkii-obzor, свободный. – Загл. с экрана
14. Маршрутизация документов [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://fossdoc.com/ru/docrouts, свободный. – Загл. с экрана
15. Мировой рынок СЭД [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
http://www.ecmportal.ru/practice/news/159/, свободный. – Загл. с экрана
16. Нормативное
регулирование
цифровой
среды
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://www.economy.gov.ru/material/directions/gosudarstvennoe_upravlen
ie/normativnoe_regulirovanie_cifrovoy_sredy/, свободный. – Загл. с
экрана
17. Образец
СТП
«Управление
документацией»
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://gostost.ru/stp-upravlenie-dokymentaciey/, свободный. – Загл. с
экрана
18. Оптимизация
работы
информационной
системы
предприятия малого бизнеса по оказанию консультационных услуг
123
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=41230, свободный. –
Загл. с экрана
19. Организация работ по сопровождению информационных
систем.
[Электронный
ресурс].
Режим
доступа:
http://referatplus.ru/economik/ste23.php, свободный. – Загл. с экрана
20. Преимущества
электронного
документооборота
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://nalognalog.ru/spravochnaya_informaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokument
ooborota/, свободный. – Загл. с экрана
21. Проектирование
информационных
систем
(ИС)
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://www.sites.google.com/site/itinprofactiv/zanatia/zanatie-5/zanatie-55/proektirovanie-is, свободный. – Загл. с экрана
22. Процессный подход к управлению [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://www.quality.eup.ru/DOCUM5/ebp.htm, свободный. – Загл. с
экрана
23. Процессы управления документами [Электронный
ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://upr.ru/article/processy-upravleniya-dokumentami/, свободный. –
Загл. с экрана
24. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к
управлению. Моделирование бизнес -процессов [Текст] / В. В. Репин,
В. Г. Елиферов - М.: СИА «Стандарты и качество», 2004. 210 c.
25. Самсонова М. В. Управление документацией системы
менеджмента качества: учебное пособие [Текст] / М. В. Самсонова. –
Ульяновск УлГТУ, 2008. - 122 с.
26. Системы
автоматизации
документооборота
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://pandia.ru/text/78/422/40597.php, свободный. – Загл. с экрана
27. Системы электронного документооборота [Электронный
ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologiiupravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota, свободный.
– Загл. с экрана
124
28. Системы электронного документооборота: критерии
выбора [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим
доступа: http://www.ecm-portal.ru/practice/mistakes/145/, свободный. –
Загл. с экрана.
29. Смирнова Г.Н. Электронные системы управления
документооборотом Учебное пособие по дисциплине [Текст] / Г.Н.
Сминова. – М., 2002. – 167с.
30. Создание документации ИС [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://habr.com/ru/post/91881/, свободный. – Загл. с экрана
31. Создание прототипа информационной системы на основе
баз данных [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим
доступа:
https://mega-talant.com/biblioteka/sozdanie-prototipainformacionnoy-sistemy-na-osnove-bazy-dannyh-82280.html, свободный.
– Загл. с экрана
32. Структура документа [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://studopedia.ru/16_117506_struktura-dokumenta.html, свободный. –
Загл. с экрана
33. СЭД (рынок России) [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые дан. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php,
свободный. – Загл. с экрана
34. Т.М. Пестунова, З.В. Родионова Управление процессом
предоставления прав доступа на основе анализа бизнес -процессов.
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-protsessom-predostavleniyaprav-dostupa-na-osnove-analiza-biznes-protsessov, свободный. – Загл. с
экрана
35. Управление
документами
[Электронный
ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://studopedia.ru/17_22483_upravlenie-dokumentam.html, свободный.
– Загл. с экранаагл. с экрана
36. Управление документацией [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://www.kpms.ru/Procedury/Q_Documents.htm, свободный. – Загл. с
экранаагл. с экрана
37. Управление доступом к данным [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
125
https://studme.org/62403/menedzhment/upravlenie_dostupom_dannym,
свободный. – Загл. с экрана
38. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»
(п. 11.1 ст. 2) [Текст] /. – М., в ред. от 08.06.2020
39. Цифровой
документооборот:
как
достичь
эффективности? [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. –
Режим доступа: http://bujet.ru/article/359310.php, свободный. – Загл. с
экрана
40. Черных Ю.А. Системы автоматизации документооборота
[Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. – Режим доступа:
https://textarchive.ru/c-1836491-pall.html/, свободный. – Загл. с экрана
41. Что такое электронный документооборот? Полное
определение понятия, функции, плюсы и минусы электронного
документооборота [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. –
Режим доступа: https://zakupkihelp.ru/raznoe/chto-takoe-elektronnyjdokumentooborot.html#part-4, свободный. – Загл. с экрана
42. Шаблоны документов [Электронный ресурс]: Электрон.
текстовые дан. – Режим доступа: http://life.mosmetod.ru/, свободный. –
Загл. с экрана
43. Шеломенцева М.В. Российское предпринимательство и
региональное управление [Текст] / Шеломенцева М.В. // Экономика.
Бизнес. Банки. – 2017. – Т. 1. – С. 45-59.
44. Электронный документооборот [Электронный ресурс]:
Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: https://edst24.ru/materials/,
свободный. – Загл. с экрана
45. Электронный документооборот и «Цифровая экономика».
Изменения на рынке СЭД/ЕСМ, развитие решений, комментарии
отечественных игроков [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые
дан. – Режим доступа: https://ecm.ict-online.ru/analytics/a174808/,
свободный. – Загл. с экрана
46. Элементы теории автоматов [Электронный ресурс]:
Электрон.
текстовые
дан.
–
Режим
доступа:
https://gouspo.ru/?page_id=26, свободный. – Загл. с экрана
47. LinkWorks: от автоматизации офиса до управления
производством [Электронный ресурс]: Электрон. текстовые дан. –
Режим доступа: https://www.osp.ru/os/1997/01/179075, свободный. –
Загл. с экрана
126