Дорожная карта подготовки ERP-шаблонов промышленных предприятий: от подготовки модели, переноса НСИ до регулярного сопровождения Александр Яковлев, Фирма «1С» Основные задачи проекта внедрения ERP-системы в рамках ИТ-стратегии организации • Обеспечение необходимого уровня информационной поддержки ключевых бизнес-процессов • Создание / развитие единого информационного пространства (отказ от «лоскутной» автоматизации) • Повышение отдачи от инвестиций в развитие информационных технологий 2 Общий порядок работ • Поэтапное выполнение проекта внедрения: • Создание модели информационной системы • Опытно-промышленная эксплуатация • Сопровождение • Предположения заказчика на момент начала работ: • Общие цели и задачи проекта • Выбор вендора • Выбор программного продукта • Выбор партнера Этап моделирования позволяет перевести все предположения заказчика в убеждения 3 Что такое модель информационной системы • Модель информационной системы – это информационная база на основе выбранного программного продукта, содержащая: • системные настройки (раздел «НСИ и администрирование») • иерархию справочников основных объектов учета (Номенклатура, Ресурсные спецификации, Объекты эксплуатации, НМА и расходы на НИОКР, Направления деятельности) • иерархию и значения справочников, обеспечивающих аналитику данных (Организации, Структура предприятия, Склады и магазины, Статьи калькуляции, Статьи расходов, Статьи доходов, Виды номенклатуры, Единицы измерения, Политики учета серий, Группы настроек финансового учета и т.д.) • примеры отражения цепочек хозяйственных операций Модель позволяет проверить исполнимость планируемой методологии управления и ведения учета 4 Основной результат обследования бизнес-областей – выявленные проблемы бизнес-пользователей • Отсутствие ряда систем • Слабая интеграция систем • Недочеты существующих систем (отсутствие аналитических разрезов, трудоемкость регистрации хозяйственных операций, дублирование данных при занесении и т.д.) • Противоречивые оценки данных в связанных областях управления и учета • Производительность информационной системы Выявить, чтобы устранить 5 Организационная составляющая: Формализация целей проекта По результатам обследования: • Формализация целей проекта • Детализация задач проекта и определение границ проекта при развертывании новой информационной системы • Определение измеримых показателей достижения поставленных целей проекта 6 Организационная составляющая: Информационный портал проекта Создание у заказчика информационного портала проекта (с разделением доступа): • Установочные документы и текущая документация проекта внедрения • Результаты обследования (анкеты, протоколы интервью, отчет об обследовании) • Методические материалы • Документация информационной системы • Информационные модели (модели информационной базы, модель системы в 1С:СППР) Вопрос сопровождения будущей информационной системы начинаем решать на этапе ее проектирования 7 Документация информационной системы • Техническая документация – руководства администраторов, технические инструкции и описания • Руководство администратора информационной безопасности – методическое руководство работой администратора, отвечающего за обеспечение информационной безопасности системы • Пользовательская документация – руководство и инструкции пользователей • Проектная документация – технические задания, технические требования, планы обучения, планы тестирования, административная проектная документация, технический проект • 1С:Система проектирования прикладных решений (1С:СППР) – документирование функциональных изменений Создается и актуализируется на протяжении жизненного цикла системы 8 Функциональный охват системы – поиск разумного компромисса на момент запуска системы в эксплуатацию • Минимизация доработок типового программного продукта • Анализ максимального набора требований и их учет при моделировании • Ограничение функциональных рамок проекта внедрения при начальном запуске (кадровый учет, расчет заработной платы, системы планирования производством, локальные учетные задачи) • Неделимое рассмотрение требований управленческого, бухгалтерского и налогового учетов, раздельного учета ГОЗ Разработка регламента внедрения с «оглядкой» на реальные организационные возможности организации 9 Порядок перехода «метод рубильника» • Одномоментный переход желательно на начало года на использование новой информационной системы для обеспечения непрерывных: • финансового потока расчетов: реализация – расчеты с заказчиками – движение денежных средств – расчеты с поставщиками – закупка • материального потока: закупка – хранение – передача в производство / списание на расходы – учет в незавершенном производстве – выпуск продукции / работ - реализация • Исключение параллельного учета в новой и старой информационных системах • Разработка организационных мероприятий для сглаживания последствий от временного ухудшения сроков и качества подготовки управленческой и регламентированной отчетности (ориентировочно на протяжении первого квартала) • Определение сроков достижения целевых параметров аналитичности ведения учета 10 Как это достигается? Обследование Учетные принципы Модель Обучение Перенос остатков Запуск ИюньАвгуст АвгустДекабрь СентябрьОктябрь НоябрьДекабрь НоябрьМарт 01 Января Функц. разрывы Первое закрытие Сопровождение Доработки 1 квартал 11 Трансформация модели информационной системы Хранилище Рабочие базы Перенос остатков Актуальная модель Учетные принципы Централизованная НСИ Утвержденная модель Обучение 12 Справочник «Структура предприятия» • Задать управленческую структуру предприятия по функциям: • выделить центры финансовой ответственности (ЦФО) • выделить области управления производством • Сделать маппинг с подразделениями организационной структуры предприятия, использующейся для ведения кадрового учета и начисления заработной платы • Сделать маппинг с подразделениями текущей системы для: • переноса производственной НСИ (ресурсные спецификации) • занесения остатков незавершенного производства • Определить использование объектов возникновения затрат (для постатейных расходов) 13 Классификация подразделений по выполняемым функциям, часть 1 • Основное производство (прямые производственные затраты и общепроизводственные расходы с распределением по месту регистрации расходов) • Вспомогательное производство (прямые производственные затраты и общепроизводственные расходы с распределением по месту регистрации расходов) • Обеспечивающие производства (производственные расходы с распределением по месту регистрации расходов) • Подразделения служб поддержки производства - СПП (общепроизводственные расходы с последующим адресным распределением на обслуживаемые производственные подразделения основного и/или вспомогательного производства) 14 Классификация подразделений по выполняемым функциям, часть 2 • Подразделения коммерческой службы (коммерческие расходы с последующим списанием на финансовый результат организации) • Административные и хозяйственные подразделения (административноуправленческие (общехозяйственные) расходы с последующим списанием на финансовый результат организации) 15 Справочник «Склады и магазины» • Задать иерархию справочника • Определить полный состав складов, которые будут использоваться в новой системе: • физически существующие основные склады – маппинг со складами текущей системы для переноса остатков • цеховые склады и цеховые кладовые – выбор способа ведения учета запасов • служебные (виртуальные) склады – когда удобно применять • Не отключать контроль остатков («Контролировать оперативные остатки») • Определить использование адресных складов 16 Справочник «Виды номенклатуры» (виды объектов учета номенклатуры) • Задать виды номенклатуры в соответствии с типами номенклатуры и видами объектов учета номенклатуры: • Номенклатура • Номенклатура + характеристика • Номенклатура + характеристика + серия • Номенклатура + серия • Сделать маппинг с использующимися учетными группами номенклатуры текущей системы Минимально так! 17 Справочник «Единицы измерения» • Выявить в текущей учетной системе номенклатурные позиции с указанием количества с разрядностью, превышающей 3 знака после запятой, в нормативах и в хозяйственных операциях • Определить состав планируемых к применению единиц измерения и заполнить справочник • Сделать маппинг единиц измерения текущей и планируемой информационных систем, при необходимости указать коэффициент перевода количества в нормативах и в остатках в новые единицы измерения 18 Иные классификаторы номенклатуры • Складские группы номенклатуры • Складские группы упаковок • Типоразмеры упаковок • Наборы упаковок • Политики учета серий • Группы аналитического учета номенклатуры 19 Справочник «Номенклатура» • Рассмотреть ограничение состава переносимых номенклатурных позиций: • наличие на остатках на дату запуска новой системы • указание в заказах, запланированных к исполнению в период действия новой системы • использование в действующих спецификациях • наличие движения за последний год вне зависимости от наличия остатка • Сделать маппинг с принятыми видами номенклатуры и ГФУ номенклатуры (удобное время изменить детализацию по объектам учета номенклатуры) • Свернуть дубли номенклатурных позиций • Свести данные производственной системы с данными регламентированного учета (приоритет по количеству – производство, приоритет по сумме – бухгалтерский учет) 20 Ввод начальных остатков запасов • При наличии раздельного учета (ГОЗ и казначейское сопровождение) ввод начальных остатков выполняется в два этапа: • имитация ранее выполненных движений запасов по контракту (подробно – А.В. Яковлев «Автоматизация раздельного учета») • занесение оставшихся остатков сальдовым методом типовыми документами ввода начальных остатков • Перенос остатков запасов выполняется в несколько итераций: • первая – проверка механизмов переноса (ноябрь) • вторая – перенос остатков по состоянию на 31 декабря «как есть» (новогодние праздники) • третья – перенос остатков после окончательного ввода первичных документов в старой системе (январь) • четвертая (итоговая) – перенос по результатам закрытия прошлого года (мартапрель) Оформление в системе расходных операций с контролем остатков 21 Создание примеров при моделировании, часть 1 • Модель информационной базы поддерживается на актуальном релизе хранилища наравне с рабочими базами организаций • В рамках модели примеры могут быть показаны на нескольких организациях, при условии: • использования единых параметров учетных политик • примеры разделены логически и не имеют взаимного влияния • требуют отражения в разных отчетных периодах • Хозяйственные операции в составе примеров отражаются с использованием всех планируемых к применению аналитик и реквизитов, без упрощений • При создании примеров оценивается возможность отражения хозяйственных операций для получения требуемых отчетных форм, упуская вопросы оптимизации работы пользователей по занесению данных 22 Создание примеров при моделировании, часть 2 • Любой пример считается корректным только при условии полного выполнения процедуры закрытия месяца • По итогам моделирования регистрируются функциональные разрывы и выставляются требования на их устранение: • расширение функциональности системы • оптимизация способов занесения данных в систему (технологии штрихкодирования, ЭДО, загрузки при интеграции с иными системами) • специализированные отчетные формы • В пользовательских инструкциях используются только скрины, отражающие примеры из модели информационной базы 23 Закрытие месяца выполнено без ошибок 24 Поддержка изменений и проектирование развития системы Изменения бизнеса Учетные принципы Актуальная модель Модель Обучение Хранилище Функц. разрывы Доработки Рабочие базы 25 Спасибо за внимание! Александр Яковлев, Фирма «1С»
