Information Technology Video Developer Network Коммуникации в проекте Информационный видеосервис для разработчиков программного обеспечения Введение в Project Management http://itvdn.com Введение в Project Management Авторы курса Поволяшко Сергей, PMP, CTO ITVDN Outsourcing Продуктовая разработка Внутренние проекты --PMBoK Prіnce2 CMMI --RUP SCRUM MSF --Управление проектами Преподавание Аудиты Information Technology Video Developer Network Петрова Елена, PM/BA, аудитор Систем управления качеством http://itvdn.com Введение в Project Management После урока обязательно Повторите этот урок в видео формате на ITVDN.com Доступ можно получить через руководство вашего учебного центра Проверьте как Вы усвоили данный материал на TestProvider.com ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Введение в Project Management Тема Коммуникации в проекте ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Коммуникации в проекте Содержание 1. План управления коммуникациями 2. Основные каналы коммуникаций • С заказчиком • С командой • С руководителем компании 3. Основные форматы коммуникаций • Совещания • Email • Документы • Другие ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com План управления коммуникациями Большую часть рабочего времени PM общается С кем: • С заказчиком • С командой • С руководством компании • С другими stakeholder-ами в компании С помощью чего: • Совещание (meeting) • Чат (Skype, Viber, MSN, пр) • Email • Документация • Презентация • Телефон • Task-tracker • Календарь • Портал проекта ITVDN О чем: • Требования • Ожидания • Планы • Отчеты • Вопросы и предложения • Обратная связь • Задачи • Проблемы • Новости и пр. Как: • Формально • Неформально • полуформально Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com План управления коммуникациями Управление коммуникациями Project Manager отвечает за настройку каналов коммуникаций: • Какую информацию, кому и с помощью какого средства доносить • Кто за какой канал отвечает • Кто какую информацию утверждает Цель: • Передать правильную информацию • Нужным людям • В нужное время ? Кто Stakeholders? ? Какие у них информационные потребности? ? Какие доступны средства коммуникаций? План управления коммуникациями ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com План управления коммуникациями План управления коммуникациями Что Цель Кому Формат Дата/ Частота Кто делает Ответствен Инструкции -ный Демонстр ация продукта Уточнить требования Product Mgr Фокусгруппа пользователей Skype 1в2 недели, вторник Business Analyst PM ITVDN Information Technology Video Developer Network Выслать всем участникам адрес и детали доступа за 2 часа до видеоконференции http://itvdn.com Основные каналы коммуникаций С Заказчиком Что передает Заказчик: • Ожидания • Требования • Feedback • Новости Что передает Project Manager: • Планы • Вопросы и уточнения от команды • Предложения • Статус задач и параметров проекта • Процесс работы Заказчик-Менеджер ≠ Начальник-Подчиненный Заказчик = Партнер ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные каналы коммуникаций Со Stakeholder-ами Комании Что передает Компания: • Ожидания • Планы • Ресурсы Что передает Project Manager: • Планы • Предложения • Статус ресурсов • Статус проекта Другие менеждеры = Партнеры ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные каналы коммуникаций С Командой Что передает РМ: • Ожидания заказчика и руководства • Планы • Процессы • Задачи • Обратная связь от заказчика Что передает команда: • Вопросы и уточнения • Оценки (Estimates) • Предложения • Статус задач • Настроение Менеджер ≠ Хозяин Команда = Партнеры ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Форматы коммуникаций • • • • • Совещание (meeting) Email Документация Чат (Skype, Viber, MSN, пр) Телефон • Task-tracker • Календарь ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Совещания (meeting) $ времени совещаний vs $ ошибок из-за отсутсвия совещания ? Цели: • Ознакомление и сбор обратной связи • Планирование • Поиск решения сложной задачи • Отчетность Условия: 1. Заранее определены: • программа собрания (meeting agenda) • участники, • время, место и продолжительность собрания • ведущий 2. Итоги собраний (meeting minutes and action items) 3. Этикет – основа конструктивного совещания ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Email: настройки и правила dimasik@....com 1. Настройки почтового клиента • Рабочий email-адрес • Подпись • Автоответчик • Сортировка почты • Группы • Форматирование и стандрарт ответов ITVDN bonjovilover @ .... com Best regards, Ivan Petrov Senior Developer collegestrangler @ .... com Software company 1, Software str., Kharkov, 61001, Ukraine phone: +38 057 700 0000 ivan.petrov@softwarecompany.com www.softwarecompany.com Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Email: отправка и получение сообщений 2. Настройки сообщения при отправке • Тема (“Subject”) • Importance: High”, “IMPORTANT”, “URGENT”, “ASAP” • To, CC, BCC 3. Правила ответа на email-сообщение • Importance: High”, “IMPORTANT”, “URGENT”, “ASAP” • Уведомление о получении и времени ответа • Ответ в течение 8 рабочих часов ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Email: содержание Источник: www.adme.ru • • • • • • «Проблема» • «Комплимент» • Связь с событием, за которым следует письмо • Грамотность Стиль: формальный или полуформальный Без эмоций Короткие предложения Краткие, структурированные письма Меньше причин, больше фактов Источник: PM school ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Документация: управление документацией Основные классы документации: • Контрактная • Требования • Регламентирующая • Руководства пользователей • Контроль качества ITVDN Управление документами : • Общий доступ (корпоративный портал) • Правила внесения изменений • Учет состояний и версий • Инспекции (review) и утверждение • Связи между документами, между документом и другими продуктами проекта и пр. Configuration management Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Документация: параметры документа ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Документация: шаблоны и содержание Структура документа: • Цель документа • Соглашения о терминах • Ссылки на источники • Общее описание и/или графическое представление того, о чем идет речь в документе (опционально) • Детализация (разделы и подразделы) Рекомендации по содержанию: • • • • Объяснение непонятного слова не должно включать других непонятных слов Метафора — это гвоздь в ботинке, и лучше ее выполоть. Одновременное использование множества шрифтов мешает читать текст. Правиряйте по словарю напесание слов. Больше вредных советов здесь ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Документация: шаблоны и содержание ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Документация: резюме Если вы пишете документацию, необходимо • Подготовить шаблоны документов • Выбрать необходимое ПО • Определить структуру документации • Настроить конфигурационное управление ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Основные форматы коммуникаций Другие форматы коммуникаций • Чат (Skype, Viber, MSN, пр) • Телефон • Web-конференция Task-tracker • Оценка длительности • Расписание и зависимости • Назначение задачи • Статусы задачи • Формирование отчетов ITVDN Календарь • Доступный для всех участников • Режимы участников (required, optional) • Добавлять ресурсы • Помощник планирования • Повторяющиеся встречи Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Резюме Почему не была построена Вавилонская башня? ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Резюме Самое главное Сегодня рассмотрели: • РМ - организатор процесса коммуникаций • Необходимость предусмотреть коммуникации с • Заказчиком • Командой • Руководством компании • Правила коммуникаций, снижающие риски проекта • Важные моменты при подготовке инструментов коммуникаций Что дальше? • Курс «Инструментальное управление проектами» • Составление перечня работ, их оценка • Составление расписания и управление им • Управление рисками, качеством • Найм и оценка Project Manager-а ITVDN В этом курсе рассмотрели: • Что такое проект, его рамки • Что за рамками проекта, влияющее на проект: • Организационные структуры • Методологии ведения проектов • Участники проекта: • Project manager • Stakeholders • Подготовка к проекту • Как работать с командой проекта • Как начинать и заканчивать проект • Как построить коммуникации Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Смотрите наши уроки в видео формате ITVDN.com Посмотрите этот урок в видео формате на образовательном портале ITVDN.com для закрепления пройденного материала. Все курсы записаны сертифицированными тренерами, которые работают в учебном центре CyberBionic Systematics ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Проверка знаний TestProvider.com TestProvider – это online сервис проверки знаний по информационным технологиям. С его помощью Вы можете оценить Ваш уровень и выявить слабые места. Он будет полезен как в процессе изучения технологии, так и общей оценки знаний IT специалиста. После каждого урока проходите тестирование для проверки знаний на TestProvider.com Успешное прохождение финального тестирования позволит Вам получить соответствующий Сертификат. ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Введение в Project Management Q&A ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com Информационный видеосервис для разработчиков программного обеспечения ITVDN Information Technology Video Developer Network http://itvdn.com
