ДОКЛАД Тема: делопроизводство в прокурорском надзоре Деятельность Делопроизводства в органах прокуратуры направлена на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов в органах и организациях прокуратуры. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной и эффективной деятельности любой организации, поскольку на основании имеющейся информации принимаются все управленческие решения. Организация делопроизводства в органах прокуратуры играет важнейшую роль в реализации любой внутренне- и внешнефункциональной прокурорской деятельности. В процессе своей деятельности прокуроры принимают властные решения, которые в соответствии с Федеральным законом от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (далее – Закон о прокуратуре) и организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, обличаются в форму официального документа. Документ зачастую является главным аргументом в спорных ситуациях. Рассмотрение дел судами является высшей формой разрешения споров. В соответствии со ст. 35 Закона о прокуратуре, прокурор участвует в рассмотрении дел судами в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством Российской Федерации и другими федеральными законами. Кроме того, в соответствии со ст. 36 Закона о прокуратуре, прокурор вправе опротестовывать судебные решения. Таким образом, документы прокурорской практики, с одной стороны, могут выступать в качестве доказательства той позиции, которую занимает прокурор, участвующий в рассмотрении дела судом, с другой стороны – доказательством, подтверждающим обстоятельства, послужившие основанием для оспаривания принятого судом решения. При этом нарушение прокурором правил оформления такого документа может служить основанием для правомерного отказа суда от принятия иска (заявления) к рассмотрению. Качество организации делопроизводства в органах прокуратуры имеет непосредственное влияние на состояние законности в государстве, поскольку документы прокурорской практики являются внешним выражением информации о выявленном нарушении закона, прав и свобод человека и гражданина, охраняемых законом интересов общества и государства. В этой связи документы, создаваемые в органах прокуратуры, должны отвечать требованиям законности, аргументированности, объективности, беспристрастности, точности, полноты. Умение грамотно и оперативно составлять документы свидетельствует о высоком уровне квалификации специалиста, по работе которого, зачастую, судят о деятельности организации в целом. Прокуратура Российской Федерации – единая федеральная централизованная система органов, осуществляющих от имени Российской Федерации надзор за соблюдением Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации. Любые законные требования прокурора, отражаемые в документах прокурорской практики, предъявляются органами прокуратуры от имени Российской Федерации. Компетентность прокурорского работника в вопросах делопроизводства, наличие необходимых знаний, умений и навыков работы с документами, понимание их роли в системе управления свидетельствуют о его современной деловой культуре и высоком профессионализме. Таким образом, рациональная организация документооборота в органах прокуратуры – залог высокой эффективности прокурорской деятельности. Исходные понятия делопроизводства в органах прокуратуры Под информацией следует понимать сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления . Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документирование – запись информации на носителе по установленным правилам. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . Документ выполняет ряд общих и специальных функций, которые принято выделять в теории управленческой деятельности. 1. Общие функции документа: – информационная (осуществляется в целях фиксирования, сохранения, информации во времени и пространстве); – социальная (отражение социальной потребности); – коммуникативная (средство взаимодействия между управляющей и управляемой системами, между органами власти, организациями, гражданами); – культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций). 2. Специальные функции документа: – управленческая (средство воздействия субъекта управления на объект управления); – правовая (фиксация правовых норм и правоотношений); – научно-историческая (документы, исполнившие свою основную функцию и перешедшие в архив) Все многообразие документов, циркулирующих в системе органов и организаций прокуратуры можно классифицировать по различным основаниям. По способу документирования документы бывают: – рукописные (письменные, текстовые); – изобразительные; – графические; – фотодокументы; – фонодокументы (звуковые); – документы, созданные с помощью компьютерной техники. В зависимости от источника поступления: – входящие (поступившие в органы и организации прокуратуры); – исходящие (отправляемые из органов и организаций прокуратуры); – внутренние (создаваемые в органах и организациях прокуратуры и используемые при внутреннем взаимодействии структурных подразделений). В зависимости от уровня секретности содержащейся в документах информации: – секретные (содержащие охраняемую законом тайну); – для служебного пользования (содержащие несекретные сведения, которые могут использовать работники соответствующего органа или организации прокуратуры в процессе осуществления служебной деятельности); – несекретные (содержащие иную информацию). По характеру изложения информации: – индивидуальные (содержание излагается в свободной форме); – трафаретные (структура изложения запрограммирована, используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста) По срокам хранения документов: – постоянного хранения; – долговременного хранения (более 10 лет); – временного хранения (менее 10 лет). Приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 19.06.2008 № 113 установлен перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения. Информация о сроке хранения иных управленческих документов содержится в приказе Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». По стадиям создания документа: – подлинник (первый или единственный экземпляр документа); – оригиналы (синоним понятия «подлинник»; составленные в нескольких экземплярах оригиналы называют умноженными, все эти оригиналы имеют одинаковую юридическую силу); – копия (экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа). В теории управленческой деятельности выделяют и иные основания классификации документов. Делопроизводство в органах прокуратуры можно определить, как деятельность органов и организаций прокуратуры, их должностных лиц, направленная на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Делопроизводство является одним из структурных элементов системы организации и управления в органах прокуратуры Российской Федерации. Под организацией работы в органах прокуратуры принято понимать создание оптимальных условий взаимодействия органов, подразделений и должностных лиц для достижения целей функциональной деятельности органов прокуратуры . Содержание управления в органах прокуратуры выражается в волевом воздействии вышестоящих органов прокуратуры и прокуроров на нижестоящих (подчиненных) прокурорских работников с целью достижения надлежащего выполнения задач, возложенных на них действующими законами. Цель организации делопроизводства в прокуратуре – обеспечить бесперебойное прохождение информации от автора документа к адресату и качественную подготовку и единообразие документов . Достижение поставленной цели обеспечивается решением следующих задач: – обеспечить регулярное обновление нормативной базы документационного обеспечения деятельности прокуратуры; – использовать единые принципы организации, унификации, стандартизации, документации и деятельности служб и технологий документационного обеспечения; – постоянно совершенствовать документооборот, в т.ч. путем внедрения новых информационных технологий, автоматизированных систем; – обеспечить надлежащий прием, учет, регистрацию, подготовку, оформление, размножение, контроль исполнения документов, формирование их в дела и надзорные производства, хранение и использование; – организовать строгий контроль за соблюдением правил и норм документооборота, документирования; – осуществлять на регулярной основе повышение квалификации специалистов документационного обеспечения. Делопроизводство и его основные институты изучается такой наукой, как документоведение. Документоведение является гуманитарной наукой, т. к. относится к циклу наук об обществе. Взаимодействие документоведения с другими науками происходит, прежде всего, на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования (общенаучные методы исследования). Документоведение тесно связано с: 1) исторической наукой, так как одним из предметов документоведения является изучение предмета, систем документации, а также процессов работы с документами в ходе исторического развитии; 2) источниковедением – наукой, которая исследует теорию, методику и технику исторических источников. Важнейшим историческим источником является документ; 3) архивоведением – их объединяют общая задача – формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования; 4) правоведением – используются достижения правовой науки, в частности, документ один из источников прав и свобод, способы придания документу юридической силы, правовые способы введения документа в действие и т. д.; 5) экономическими науками – в документоведении также изучаются процессы оптимизации деятельности служб делопроизводства, анализ экономической эффективности; 6) теорией управления – так как именно в документах находят отражение функции управления – рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности; 7) прикладной лингвистикой – достижения прикладной лингвистики применяют в документоведении с целью унификации документов, текстов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов; 8) программированием и информационной безопасностью – достижения этих наук используются для создания и защиты документов. В целом документ является исходным материалом для изучения и развития любой научной дисциплины. Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод ,что делопроизводство в органах прокуратуры является важной и неотъемлемой частью надзорного органа.
