Курс: «Адаптация персонала» Введение В российских компаниях в последние годы происходит серьезный стратегический поворот управленческих подходов большинства успешных фирм в сторону усиления внимания к управлению человеческими ресурсами. При таком отношении предприятия к человеческому ресурсу кадровый процесс «Адаптация персонала» является необходимым звеном кадрового менеджмента. Использование адаптационных методов вхождения в компанию, регулярное совершенствование системы адаптации персонала, фиксирование факторов успешности профессиональной адаптации «новичков» и молодых специалистов позволяют наиболее полно учитывать как интересы организации, так и потребности работников. На современном этапе развития экономики становится очевидным, что ни одна система управления не сможет успешно функционировать, если не будет включать в себя все кадровые процессы. Адаптация здесь занимает одно из ключевых мест, потому что именно в процессе адаптации работник «встраивается в компанию», узнает про особенности ее корпоративной культуры и именно в этот период происходит общая оценка возможности дальнейшего «совместного существования» как у работника, так и у работодателя. Именно благодаря успешным адаптационным программам работники способны стать более мотивированными, в результате выполняют рабочие задачи с высоким уровнем производительности труда и становятся лояльными к компании-работодателю. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 1. Цели адаптации персонала. Первичная и вторичная адаптация Адаптация (от лат. adapto – приспособляю) – это процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами корпоративной культуры новой компании. Процесс адаптации может относиться и к сотрудникам, принимаемым на должность в ходе внутренней ротации. Поступая на предприятие, работник имеет определенные цели, потребности, ценности, нормы, установки поведения и предъявляет определенные требования к предприятию (содержание труда, условия труда, уровень оплаты труда). Предприятие, в свою очередь, имеет свои цели и задачи и предъявляет определенные требования к образованию, квалификации, производительности, дисциплине работника. Оно ожидает выполнения этим работником правил, социальных норм и соблюдения сложившихся в компании традиций. Требования к работнику обычно отражаются в соответствующих ролевых предписаниях (должностных инструкциях). Кроме профессиональной роли, работник на предприятии выполняет еще ряд социальных ролей (становится коллегой, подчиненным или руководителем, а на некоторых предприятиях – и членом профсоюзной организации). Организация - Навыки, опыт - Цели, потребности - Нормы поведения и т. д. коллега подчиненный руководитель - Трудовые обязанности - Условия труда - Система мотивации - Коллективные нормы, традиции, ценности - Структура коллектива и т. д. Сотрудник Сотрудник ожидает от организации удовлетворения, получаемого от: ― содержания, смысла и значимости работы; ― оригинальности и творческого характера работы; ― увлекательности и интенсивности работы; ― степени независимости, прав и властных отношений на работе; ― степени ответственности и риска; ― престижности работы и социального статуса; ― безопасности и комфортных условий труда; ― признания и поощрения хорошей работы, заработной платы и премий; ― социальной защищенности и других социальных благ; City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» ― ― ― гарантий роста и развития; дисциплины и других нормативов взаимоотношений; конкретных лиц, работающих в организации. Организация ожидает от сотрудника проявления качеств: ― ― ― ― ― ― ― ― специалиста в определенной области, обладающего знаниями и квалификацией; члена организации, способствующего ее успешному функционированию и развитию; человека, обладающего определенными личностными и моральными признаками; члена организации, способного поддерживать хорошие отношения с коллегами, разделяющего ее ценности; работника, стремящегося к повышению квалификации и исполнительских свойств; сотрудника, преданного организации и готового отстаивать ее интересы; члена организации, способного занять определенное место и готового принять на себя соответствующие обязательства и ответственность; сотрудника, следующего принятым в организации нормам поведения, распорядку и распоряжениям руководства. Интересно Практически всегда, попадая в новый трудовой коллектив, работник испытывает сильнейший стресс, негативно воздействующий на его производственные, психологические и физиологические показатели. По шкале стрессогенных факторов Холмса-Рея, смена места работы находится на третьем месте по силе воздействия на человека после смерти близкого родственника и развода. Новый коллектив для работника – это среда незнакомых ему людей с присущими им привычками, наклонностями и эмоциями, действующих по незнакомым работнику моделям поведения. Новичок сталкивается с новой для себя корпоративной культурой, с незнакомыми правилами, условностями и табу. У работника неизбежно возникают сложности при освоении новой профессии (специальности) или нового рабочего места. Эффективность работника в такой ситуации падает, его КПД снижается. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Адаптация персонала Первичная: Вторичная: приспособление специалистов, не имеющих опыта профессиональной деятельности приспособление работников, имеющих опыт профессиональной деятельности (меняющих объект, место деятельности, профессиональную роль) Цели адаптации персонала: ― ― ― Уменьшение стартовых издержек (пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат). Снижение тревоги и неопределенности у новых работников, развитие позитивного отношения к трудовому коллективу и удовлетворенности работой. Сокращение текучести кадров (трудности в начальные периоды работы на новом месте нередко приводят к увольнениям). City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 2. Виды и факторы адаптации Адаптацию персонала, в первую очередь, можно разделить на производственную и внепроизводственную, каждая из которых подразделяется еще на несколько видов. Все виды адаптации на практике тесно связаны между собой. Адаптация персонала Производственная Профессиональная Психофизиологическая Социальнопсихологическая Организационноадминистративная Внепроизводственная К бытовым условиям К внепроизводственному общению с коллегами В период отдыха Экономическая Санитарно-гигиеническая Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к работе. В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относят физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность и т. п.). В процессе социально-психологической адаптации специалист включается в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе, отдельных формальных и неформальных группах, City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» социальных позициях отдельных членов группы. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо группой. В процессе организационно-административной адаптации работник знакомится с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. У сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Экономическая адаптация позволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат. В процессе санитарно-гигиенической адаптации работник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка. Он привыкает готовить рабочее место к трудовому процессу в сложившихся в организации условиях производства, придерживаясь гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и сохранения здоровья. Аспектам внепроизводственной адаптации, как правило, уделяется меньшее внимание. Однако целенаправленная работа и в этом направлении позволяет значительно сократить общие сроки адаптации сотрудника. Подразумевается, что попадая в новую профессиональную среду и трудовой коллектив, человек во многом меняет свой ритм жизни, круг общения. Основные факторы адаптации новых сотрудников Организационная среда Сложность труда Профессиональноличностные качества нового работника Программы адаптации Адаптация новых сотрудников Культура организации Отношение коллектива Отношение руководителя City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» От особенностей данных факторов зависят успешность и сроки адаптации сотрудников в организации. Виды и факторы адаптации Влияние различных факторов на каждый из видов адаптации можно представить в виде следующей схемы: Производственная адаптация Внепроизводственная адаптация Адаптация Виды адаптации Профессиональная Факторы, влияющие на адаптацию Характер и содержание труда в данной профессии Психофизиологическая Уровень организации и условий труда Социальнопсихологическая Нормы взаимоотношений в коллективе Организационноадминистративная Экономическая Система организации труда Организационная структура организации Профессиональная структура коллектива Санитарногигиеническая Размеры заработной платы Адаптация к бытовым условиям Состояние производственной и технологической дисциплины Адаптация к внепроизводственному общению с коллегами Адаптация в период отдыха Степень готовности рабочего места к трудовому процессу Правила трудового распорядка Способы распределения и возможности получения жилья, места в детском саду и т.д. Формы общения в нерабочее время Наличие базы отдыха, поликлиники, библиотеки, спортивно-культурных заведений City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Практикум Проанализируйте систему адаптации, существующую в вашей компании. Опишите цели, которые решает адаптация в вашей компании. Каким из видов адаптации уделяется специальное внимание, а какие сотрудники проходят исключительно самостоятельно? Формализована ли система адаптации или зависит от конкретного руководителя подразделения и других аспектов? Как проходила ваша собственная адаптация в компании? Оказывалась ли вам помощь в адаптации, каким образом? Какие виды адаптации оказались для вас наиболее сложными и длительными? City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 3. Варианты адаптации Выделяют 4 варианта течения адаптации сотрудника в компании. Вариант Описание Отрицание Новый сотрудник не принимает ценности организации, его ожидания целиком не совпадают с реальностью. Подобные варианты связаны с ошибками на этапе подбора персонала. В большинстве случаев такие сотрудники увольняются в первые месяцы работы. Конформизм Подобные сотрудники полностью принимают все правила и (приспособление) нормы организации, новые для себя условия труда. Такой тип сотрудников составляет большую часть штата любой организации. Маскировка (мимикрия) Сотрудник демонстрирует принятие второстепенных, установленных в организации норм и правил, при одновременном «отрицании» основных установок. По сути, это сотрудники «группы риска», которые в любой момент могут уволиться при появлении более удачного варианта. Адаптивный индивидуализм Сотрудник принимает основные правила и нормы организации при «несогласии» с второстепенными ценностями. К примеру, сотрудник может категорически отрицать принятый дресс-код или какие-то коллективные традиции. В целом данный вариант дает возможность работнику сохранить собственную индивидуальность и при этом справляться со своими служебными обязанностями. Благоприятными считаются второй и четвертый вариант адаптации. В адаптационный период также очень важно выявить сотрудников, адаптирующихся по третьему типу. Тогда как «отрицающие» сотрудники обычно видны сразу, и достаточно быстро встает вопрос о поиске нового специалиста, «маскирующиеся» сотрудники способны подать заявление об уходе в самый неподходящий момент. Они же представляют собой «группу риска» относительно перехода к конкурентам. Это интересно Данные опроса портала kadrovik.ru Факторы, влияющие на скорость адаптации новых сотрудников (по опросу): Разработка программы адаптации или работа наставника – 62%. Личный опыт работы – 30%. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Помощь коллег – 19 %. Индивидуальные качества работника – 11%. Наиболее сложный период в процессе адаптации: Первая неделя – 52%. Первый месяц работы – 43%. Первые три месяца работы – 5%. Проблемы в период адаптации: Вхождение в коллектив – 40%. Освоение новых должностных обязанностей – 34%. Привыкание к корпоративной культуре – 13%. Привыкание к новым условиям труда – 13%. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 4. Этапы адаптации Процесс адаптации традиционно принято разделять на четыре этапа: Оценка уровня подготовленности работника Ориентация Действенная адаптация Функционирование 1 этап. Оценка уровня подготовленности нового работника На этом этапе происходит определение непривычных для работника ситуаций и новых вариантов решения привычных для работника задач. Оценка необходима для разработки эффективной программы адаптации. Даже если работник имеет специальную подготовку, опыт работы в аналогичных структурах, то, попадая в новую организацию, он неизбежно сталкивается с различной внешней инфраструктурой организации, новым персоналом, технологией деятельности. 2 этап. Ориентация (Ознакомление) На этом этапе происходит практическое знакомство нового работника с его обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации. К этой работе обычно привлекаются непосредственный руководитель и служба управления персоналом. Составляется программа адаптации сотрудника, включающая общие и специализированные аспекты. На этапе ориентации важна открытость непосредственного руководства и работников службы персонала к вопросам нового специалиста, лояльность к допускаемым ошибкам и промахам. 3 этап. Действенная адаптация (Приспособление) Этот этап состоит в приспособлении нового работника к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. От выстраивания отношений в коллективе во многом зависит, как новый сотрудник будет принят на рабочем месте, и, в конечном счете, эффективность его деятельности. На данном этапе важно оказывать максимальную психологическую поддержку работнику, регулярно проводить беседы и оценивать эффективность его деятельности на новом рабочем месте, вовремя выявляя и устраняя возникающие проблемы. Эффективно использование на этапе действенной адаптации той или иной технологии, помогающей провести этот процесс с наилучшими результатами. Такой технологией может стать наставничество, коучинг и др. (Прим.: речь о технологиях адаптации пойдет в следующих разделах курса). City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 4 этап. Функционирование (Ассимиляция) На завершающем этапе адаптации работник преодолевает производственные и межличностные проблемы и переходит к стабильной работе. Если процесс адаптации в организации хорошо отрегулирован, то адаптационный период сокращается в несколько раз и приносит существенную выгоду как организации, так и работнику. Некоторые специалисты считают, что процесс адаптации сотрудника начинается уже с первых собеседований при приеме на работу: именно тогда происходит первое «примеривание на себя» новой профессиональной роли, обязанностей, норм и правил. При таком подходе первый этап адаптации относится ко времени, когда человек еще не является формально сотрудником организации. Что касается временных рамок процесса адаптации сотрудника, то оптимальный срок прохождения трех этапов – 2-3 месяца. При этом основное время посвящено третьему этапу – действенной адаптации. Первые же два этапа занимают до 1-2 недель, а зачастую частично реализуются еще до фактического выхода сотрудника на работу. В компаниях, где используется практика испытательного срока для нового сотрудника, программа адаптации обычно рассчитана на тот же срок. В результате качественно проведенных адаптационных процедур выигрывают обе стороны: и работник, и работодатель. Можно выделить ряд выгод, получаемых компанией с выстроенной системой адаптации: ― ― ― ― ― ― создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам первых месяцев работы; выявление недостатков существующей в компании системы подбора посредством оценки эффективности работы сотрудника и качества адаптационных процедур; возможность планирования карьеры нового сотрудника на период 1-2 года и взаимосвязь данных программ с системой кадрового резерва и карьеры; развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей; обоснование кадровых решений в отношении как новичков, так и наставников после окончания адаптационного периода; повышение лояльности сотрудника компании к работодателю. Выгоды, получаемые сотрудником после прохождения адаптации: ― ― ― ― ― получение полной информации, требуемой для эффективной работы; снижение уровня неопределенности и беспокойства; повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом; освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения; выстраивание схем взаимодействия с коллегами; City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» ― получение «обратной связи» от наставника и линейного руководителя по итогам адаптации/срока испытания. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 5. Управление адаптацией персонала Механизм управления адаптацией персонала предусматривает решение трех важнейших проблем: 1) структурное закрепление функций управления адаптацией в системе управления организацией; 2) организация технологии процесса адаптации; 3) организация информационного обеспечения процесса адаптации. Структурное закрепление функций управления адаптацией: Вариант Выделение соответствующего подразделения в оргструктуре системы управления персоналом Распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по подразделениям или группам подразделений Развитие наставничества, адаптация внутри подразделения Развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом со службой организации управления Описание Функции адаптации персонала могут быть возложены на отдел по обучению персонала, в крупных компаниях могут быть специалисты, занимающиеся непосредственно адаптацией. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений. При этом специалистом по управлению адаптацией может быть как сотрудник одного из подразделений системы управления персоналом, так и подготовленный к этой роли сотрудник другого функционального подразделения. В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя. Таким образом, функции адаптации возложены непосредственно на одного из специалистов отдела, где работает новый сотрудник. Предметом функциональных взаимосвязей между подразделениями управления адаптацией и службой организации управления являются главным образом вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения новшеств и т. п. Технология процесса управления адаптацией К организационным решениям по технологии процесса управления адаптацией могут быть отнесены следующие: ― ― ― организация семинаров, курсов по различным аспектам адаптации; проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником; интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в эту должность; City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» ― ― ― ― ― ― ― проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств; специальные курсы подготовки наставников; использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником; выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом; проведение в коллективе подразделения специальных ролевых игр по сплочению сотрудников и развитию групповой динамики; создание целевых проблемных групп, творческих бригад, варьирование их состава, времени и проблематики работы; реализация принципа гласности результатов труда (как групповых, так и индивидуальных). Информационное обеспечение адаптации персонала Информационное обеспечение процесса адаптации направлено, в первую очередь, на сбор и оценку показателей ее уровня и длительности. Система таких показателей формируется на основе разделения их на объективные и субъективные. К объективным относятся показатели, которые характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудников в ее различных сферах. Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность сотрудника работой в целом или отдельными ее проявлениями. Кроме того, показатели адаптации подразделяются по принадлежности к одному из ее аспектов: профессиональному, социально-психологическому, психофизиологическому и другим. Оценка системы показателей должна проводиться регулярно в течение всего срока адаптации сотрудника. Система показателей адаптации: Профессиональный аспект Социальнопсихологический аспект Психофизиологический аспект Объективные Соответствие квалификационных навыков требованиям рабочего места Степень соответствия поведения личности нормам, сложившимся в данном коллективе Степень утомляемости, уровень нервной перегрузки Субъективные Мнение работника о работе и своей квалификации Восприятие коллектива и себя в коллективе, отношений с руководством Самоощущение, оценка тяжести работы и т. д. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Практикум Заполните таблицу Ситуация Предпочтительное структурное закрепление функций адаптации Рекомендуемые технологии проведения адаптации Адаптация продавцов нового магазина сети продовольственных супермаркетов Адаптация нового руководителя подразделения в небольшой компании Адаптация нового сотрудника подразделения в крупном холдинге City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 6. Отдельные технологии адаптации персонала Все методы адаптации условно можно разделить на три группы: экономические, организационно-административные и социально-психологические. МЕТОДЫ АДАПТАЦИИ Название Общая характеристика группы Экономические Обеспечивают предоставление льгот в первые месяцы методы работы в виде понижения: ― норм выработки для рабочих; ― требований для специалистов и управленческих работников. Организационноадминистративные методы Социальнопсихологические методы Устанавливают контроль хода адаптации работника и применение корректирующих действий. Вовлекают работника в различные связи и взаимодействия в коллективе, способствуют более быстрому введению в должность. Среди наиболее используемых технологий, применяемых в процессе адаптации персонала, можно выделить организацию наставничества (менторинг) и коучинг. Кроме того, в данном разделе курса мы рассмотрим и иные технологии, распространенные в зарубежной практике управления персоналом. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 6.1. Наставничество (менторинг) Традиционно менторинг определяется как работа, проводимая одним человеком (ментором) для другого (подопечного - mentee) с целью помочь ему эффективнее выполнять работу и строить карьеру. В российской же практике больше прижилось понятие наставничества. Некоторые специалисты различают эти понятия, говоря о том, что менторинг использует более жесткий и авторитарный стиль общения, а наставничество – более мягкий, стиль сотрудничества. Наставничество считается одним из самых старых и эффективных способов передачи знаний и навыков молодым сотрудникам компаний в процессе их адаптации в новом коллективе. При работе с новыми кадрами наставничество носит характер постоянного метода обучения сотрудников непосредственно на рабочем месте. Сам процесс обучения проходит непосредственно в коллективе организации; в качестве рабочих примеров по обучению выступают профессиональные задачи и обязанности, которые возложены на нового работника, и который решает поставленные задачи под руководством опытного специалиста, т. е. его наставника. Наставничество как метод адаптации решает ряд задач: ― ― ― Является эффективным способом передачи знаний и умений от высококвалифицированных работников к вновь принятым на работу сотрудникам. Способствует более быстрому освоению новичком сложившихся в коллективе корпоративных ценностей и командного духа. Повышает мотивацию самого наставника к выполнению возложенных на него обязанностей по обучению новых работников, т. к. в лице вышестоящего начальства удостоился за личные и профессиональные заслуги звания наставника, что также укрепляет и его авторитет в коллективе. Требования к наставнику Высокая профессиональная компетентность Развитые коммуникативные навыки Лояльность к организации, положительное отношение к работе Желание передавать опыт, обучать City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Наставничество — это дополнительная нагрузка к основному объему работы, требующая компенсации. При таком позиционировании необходимо разрабатывать систему мотивации, основанную как на материальном, так и нематериальном стимулировании. В некоторых ситуациях сотрудники с удовольствием, даже когда их не просят об этом, занимаются наставничеством. Для них это способ самореализации или повышения авторитета. Методы мотивации такого персонала нематериальные — признание заслуг, моральная поддержка, выражение благодарности. Однако в большинстве случаев наставничество подразумевает дополнительное денежное вознаграждение. Важно Неэффективно назначать наставником непосредственного руководителя нового сотрудника. Решение Схема активного наставничества (САН) Внедрение САН позволяет достигать следующих целей: ― ― ― ― ― повысить уровень подготовки сотрудников; сократить сроки адаптации и выхода на требуемый уровень квалификации новых работников; повысить эффективность персонала; увеличить уровень лояльности сотрудников и сплоченность коллектива; улучшить коммуникации и процесс информирования сотрудников. Основными участниками схемы являются наставник (опытный сотрудник компании) и подопечный (новый сотрудник подразделения либо сотрудник, который за короткое время должен освоить новые компетенции). City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Общие принципы САН Каждому новому сотруднику обязательно выделяется наставник, который должен встречаться со своим подопечным не реже одного раза в неделю в течение всего адаптационного периода. Рабочее взаимодействие участников схемы может вестись постоянно, а встречей здесь называется общение «с глазу на глаз», при котором идет подробное обсуждение задач, разбираются результаты прошедшей недели. Под периодом адаптации подразумевается время, в течение которого участник команды полностью осознает основные требования, предъявляемые ему на конкретном направлении работы, приобретает нужный для реализации задач компании (проекта) уровень квалификации и при правильном развитии событий выходит в режим самостоятельной мотивации и готовности к активному саморазвитию. Периодичность встреч наставника с подопечным может меняться в зависимости от сложности проблем, начального уровня подготовки и самомотивации сотрудника, а также срока выполнения проекта, в котором задействован тот или иной работник. По окончании периода адаптации встречи могут проходить с меньшей частотой, но они не должны полностью прекращаться. Период адаптации не всегда совпадает по продолжительности с испытательным сроком (промежутком времени до принятия сотрудника на постоянную работу). Если адаптационный период оказывается меньше установленного испытательного срока, и подопечный до его окончания выходит на требуемый по всем показателям уровень, то рекомендуется рассмотреть вопрос о сокращении испытательного срока (его досрочном окончании). Основные инструменты САН Одним из главных принципов оптимизации процесса адаптации является интенсификация нагрузки сотрудника на начальном этапе. Иными словами, в соответствии с САН рекомендуется изменить привычный ритм ввода нового специалиста в курс дела. В САН рекомендуется с первых дней работы нового специалиста максимально загрузить его тестовыми (или реальными) задачами. Безусловно, лучше, чтобы они были как можно ближе к истинным бизнес-процессам. В течение всего адаптационного периода рекомендуется постоянно сохранять интенсивную загрузку сотрудника, уровень которой должен быть не меньше, чем требуется в режиме регулярной деятельности после окончания испытательного срока. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» При интенсивном режиме ввода новичка в работу значительно сокращается срок выхода специалиста на требуемый уровень квалификации. Кроме того, в этом случае о несовместимости сотрудника и компании (если таковая имеет место быть) становится ясно гораздо раньше. Предлагаемый способ оптимизации адаптационного срока предполагает обязательное интенсивное общение нового сотрудника с наставником. Такое общение является не только способом проверки возможностей кандидата, но и эффективным инструментом обучения и вовлечения в общий рабочий процесс. Опытный наставник должен владеть хотя бы элементами схемы взаимодействия ЗАМОК - ЗАдача, Мотивация, Обучение, Контроль, в которой постановка задачи, мотивация, обучение и контроль перетекают друг в друга, становятся синонимами. Постановка задачи, совмещенная с обучением и мотивацией, контроль, не карающий, а обучающий и даже мотивирующий, - все это направлено на наиболее продуктивное развитие сотрудника и эффективную реализацию цели. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 6.2. Коучинг Коучинг (coaching) – это непрерывное сотрудничество, которое помогает клиентам достигать реальных результатов в своей личной и профессиональной жизни. Посредством процесса коучинга клиенты углубляют свои знания, повышают свой КПД и улучшают качество жизни. В отличие от наставничества коучинг, как метод адаптации персонала, направлен не столько на непосредственное обучение, сколько на то, чтобы максимально полно раскрыть потенциал нового сотрудника и добиться от него полной отдачи в работе. Коучинг базируется на признании того, что каждый человек обладает гораздо большими способностями, чем они обычно проявляют. И коуч в своей работе опирается не столько на текущие показатели сотрудника, сколько на его потенциал, который стремится раскрыть на благо компании. Коуч или менеджер, владеющий навыками коучинга, не столько дает указания и инструктирует, сколько задает вопросы. Вопросы, задаваемые коучем по определенной схеме (их еще называют «эффективными вопросами»), позволяют новичку по-новому посмотреть на свою работу и на свои возможности. Эффективные вопросы в коучинге: - Что еще? - Если бы ты знал ответ, то что бы сказал? - Какие могут быть последствия для тебя и других? - Какими критериями ты пользуешься? - Что для тебя в этом самое трудное? - Что бы ты посоветовал другому, окажись он на твоем месте? - Представь себе диалог с самым мудрым человеком, которого ты знаешь. Что он скажет тебе делать? - Я не знаю, что делать дальше. А ты? - В чем ты выиграешь/проиграешь, если так сделаешь/скажешь? - Если бы так сказал/поступил кто-то другой, что бы ты почувствовал/подумал/ сделал? - Что ты будешь делать? - Когда ты намереваешься это сделать? - Достигнешь ли ты при этом своей цели? - Какие возможны препятствия на пути? - Кому следует знать об этом? - Какая поддержка тебе нужна? City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» С новичком может работать штатный коуч или же менеджер (чаще всего непосредственный руководитель), владеющий навыками коучинга. В отдельных случаях целесообразно привлечение внешних коучей. Для менеджера совсем не обязательно выделять для коучинга отдельное время. Вполне достаточно постоянно осознавать и использовать основополагающие принципы коучинга во время своего взаимодействия с новым сотрудником. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 6.3. Альтернативные методы адаптации (Buddying, Shadowing, метод погружения и другие) В зарубежной практике управления персоналом активно используется еще ряд методов и технологий адаптации, которые пока не нашли развития в нашей стране. Рассмотрим кратко эти методы. Метод Buddying (от англ. buddy – друг, приятель) Job Shadowing («рабочая тень») Описание Основа метода - поддержка, помощь, в какой-то мере руководство и защита одного человека другим с целью достижения им результатов. Этот метод основан на предоставлении друг другу объективной и честной обратной связи, поддержке в выполнении целей и задач (как личных, так и корпоративных) и в освоении новых навыков. Суть этого метода заключается в адаптации через приятельство с коллегой. Этот принцип отличается отсутствием какой-либо иерархичности и наличием постоянной двусторонней обратной связи. Оптимальный срок для buddying – один год, и он особенно важен в первые недели работы новичка. Суть метода заключается в том, что обучающийся сопровождает (становится «тенью») опытного сотрудника в реальной рабочей обстановке, следует за ним как «тень» в течение рабочего дня. Обучающийся имеет возможность обсуждать рабочие ситуации не только с сотрудником, «тенью» которого он является, но и с другими членами команды, и получать обратную связь. Реальные ситуации становятся полем для практики и отработки навыков общения, лидерства, работы в команде и проверки профессиональных знаний. Успех процесса Shadowing зависит от способностей каждого из участников проекта наладить искренний динамический диалог друг с другом, в фокусе которого - содержание организационного опыта и процесс его получения, в который вовлекаются сотрудники всех уровней организационной иерархии. E-learning (дистанционное обучение) Метод заключается в разработке и использовании специальных дистанционных программ (чаще всего интерактивных), прохождение которых позволяет новому сотруднику освоить основные правила и нормы работы в компании, познакомиться с ее структурой, системой бизнес-процессов и так далее. Метод является одним из наименее затратных, но позволяет решить лишь ряд задач адаптации, связанных, в первую очередь, с информированием. Для эффективного использования e-learning требуется высокая дисциплина сотрудника. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Метод погружения Кадровые школы Метод используется для руководителей разного уровня. Он предполагает полное «погружение» сотрудника в практическую деятельность с первых дней работы. Основная цель метода – быстрое вхождение нового сотрудника в трудовой процесс. Этот вид адаптации предполагает, что у нового руководителя в кратчайшие сроки сформируются определенные управленческие навыки и умения, необходимые ему для эффективного выполнения своих функций на данном рабочем месте. Метод погружения эффективен скорее для специалиста, имеющего достаточный опыт работы, который знает, каким факторам следует уделять особое внимание, к кому обращаться для решения того или иного рабочего вопроса. Чаще всего такая адаптация применяется для испытательного срока руководителей, которым необходимо с первых дней работы показать способность самостоятельно принимать решения, проявлять ответственность, личные качества и демонстрировать тот профессиональный управленческий уровень, на который рассчитывал работодатель. В отношении молодых новичков, особенно если сотрудник еще нигде не работал ранее, этот метод оказывается неэффективным. Метод кадровых школ используют тогда, когда необходимо в короткие сроки провести обучение новых сотрудников стандартам профессиональных навыков и знаний, редко изучающихся в каких-либо учебных заведениях. Обучение такого типа необходимо, т. к. новые сотрудники, приходящие в организацию, могут быть из различных сфер деятельности. Главная задача такого обучения людей разных профессий – привести их к единому пониманию основных технологий и специфики данной организации. Обучение в кадровой школе является в основном теоретическим, т. е. новичку дают базовые и специальные знания, без которых он не сможет приступить к работе. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 7. Система адаптации персонала. Составление программы адаптации Система адаптации персонала включает комплекс мероприятий, которые позволяют сотруднику выйти на необходимый уровень производительности с минимальными потерями для него самого и для компании. Ключевые элементы системы адаптации Welcomeтренинг Программа адаптации (общая, специальная) Сопровождение (наставничество, коучинг или др.) Мониторинг адаптации Welcome-тренинг – специально организованная групповая работа, призванная познакомить новых сотрудников с организацией и провести знакомство с коллегами. Программа адаптации включает в себя общую часть и специальную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы: ― ― ― ― ― ― Общее представление организации: приветственная речь; тенденции развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия; традиции, нормы; продукция и ее потребители; виды деятельности; организация, структура, связи; информация о высшем руководстве, внутренние отношения. Оплата труда в организации. Дополнительные льготы, виды страхования, выходные пособия; пособия по болезни, болезням в семье, пособия по материнству; размер пенсии; возможности обучения на работе. Охрана труда и техника безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности и контроля; правила поведения при несчастных случаях; здравоохранение и места оказания первой медицинской помощи. Отношения работников с профсоюзами; сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; права и обязанности работника; выполнение постановлений профсоюзов; дисциплина и взыскания. Служба быта: питание; комнаты отдыха; другие службы быта. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» После реализации общей программы адаптации проводится специальная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники, и включает она в себя следующие вопросы: ― ― ― ― ― Функции подразделения: цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями. Обязанности и ответственность; детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству выполняемой работы. Правила-предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время. Осмотр подразделения: местоположение кнопки пожарной тревоги, входы и выходы; места для курения; места оказания первой помощи. Представление сотрудникам подразделения. Данную программу можно использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых работников, которые еще не имеют профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, в программу адаптации обязательно должно входить обучение. Особые потребности в адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они также нуждаются в обучении и их потребности в чем-то схожи с потребностями молодых работников, но им зачастую труднее вписаться в коллектив. Свои особенности имеет адаптация женщин, возвратившихся на работу после отпуска по уходу за детьми, инвалидов, сотрудников, вернувшихся после прохождения учебных курсов. Все это нельзя оставлять без внимания и необходимо учитывать при составлении программ по адаптации. Программа адаптации отвечает на вопросы: ― ― ― ― на кого направлена программа (программа будет отличаться в зависимости от категории сотрудников); как проводится адаптация (методы, технологии, инструменты); кто проводит адаптацию (ответственный за каждый элемент программы); когда реализуется программа (сроки прохождения этапов). City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Матрица адаптации Как, кто, когда? Кого? - Молодые специалисты - Рядовые сотрудники, рабочие - Инженерно-технические работники, специалисты, служащие - Сотрудники удаленных офисов - Руководители среднего уровня - Руководители высшего уровня Инструменты Ответственный Период Пример заполненной матрицы адаптации для различных категорий сотрудников приведен в Приложении. Практикум Оцените значимость различных направлений адаптации для разных категорий сотрудников. Проставьте в таблице баллы от 1 до 5. Психофизиологическая Психологическая Организационная Профессиональная City Business School www.e-mba.ru Рабочие Специалисты, инженернотехнические работники Молодые специалисты (выпускники вузов) Линейные руководители Топ-менеджеры Сотрудники удаленных офисов Курс: «Адаптация персонала» Бизнес-решение Welcome-тренинг Формы проведения Аудиторный тренинг Это классический вариант вводного обучения. Его преимущества для новичков – живое общение со старожилами организации и новыми работниками из других подразделений. Электронный курс Такая форма обучения рекомендуется, если на предприятие одновременно трудоустраивается много новых сотрудников или обучается персонал удаленных филиалов. Смешанный вариант Включает как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками. Продолжительность и периодичность Продолжительность тренинга зависит от объема той информации, которую планируется донести до новичков, и длится от 2 часов до 2 дней. Периодичность программы зависит от того, как часто и в каком количестве на предприятие приходят новые сотрудники. Содержание тренинга Программа тренинга включает ряд блоков. 1. Информационный блок: ― ― ― ― ― ― А) Сведения о компании: история создания компании; миссия; стратегические приоритеты и цели на текущий период; структура и ключевые сотрудники; основные клиенты и партнеры; освещение деятельности в средствах массовой информации; корпоративные мифы и истории успеха. ― ― В) Производимые продукты (услуги): информация о продуктах и услугах; сведения о сегменте рынка, в котором работает компания; City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» позиции компании на рынке; основные конкуренты. С) Корпоративная культура: ― нормы и принципы, основные положения Корпоративного кодекса компании; ― стандарты в области дресс-кода, делового этикета; ― традиции компании, основные корпоративные мероприятия. ― ― D) Корпоративная политика в области управления персоналом: возможности профессионального развития (учебный центр, стажировки и др.); ― развитие карьеры (порядок проведения оценочных процедур, примеры карьерного продвижения работающих сотрудников); ― система вознаграждений и мотивации; ― условия работы – порядок выдачи зарплаты, предоставления льгот и др.; ― бытовые вопросы; ― отношения с профсоюзной организацией. ― 2. Экскурсия по компании: a) посещение производства, отдела разработок и других ключевых подразделений; b) посещение музея компании; c) посещение «Аллеи славы» (экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах или в холлах офиса). 3. Фильм о компании. 4. Ответы на вопросы участников. Разработка тренинга К подготовке важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы: 1. Уточнение целей курса и ожидаемых результатов. 2. Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию. 3.Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы. 4. Оценка курса. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, а также организовать проверку знаний с использованием тестов о продукте/услугах, если в этом есть необходимость. Ведущие тренинга Начинать адаптационный курс рекомендуется с приветствия и вводного слова одного из топ-менеджеров (либо можно подготовить видеообращение первого лица компании к новым сотрудникам). Основную часть курса, как правило, проводит сотрудник службы персонала – тренинг-менеджер или специалист по подбору и адаптации. Описанием продукта/услуг чаще всего занимаются работники соответствующего профиля – технологи, маркетологи. В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и в то же время будет дополнительной мотивацией для самого работника. Для рассказа о социальной политике и защите интересов персонала можно пригласить представителя профсоюза. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» 8. Оценка эффективности адаптации Эффективность адаптации сотрудника может быть оценена по трем блокам: № Блок 1. Усвоение корпоративных стандартов, норм, вхождение в коллектив 2. Владение навыками и знаниями, необходимыми для занимаемой должности 3. Выполнение поставленных задач и достижение рабочего результата Описание Корпоративные компетенции являются общими для всех сотрудников компании. Оценивается знание стандартов и следование им. Владение компетенциями, специфичными для данной должности. Соответствие «профиля должности» «профилю сотрудника». Выполнение задач, отраженных в плане адаптации, и непосредственных рабочих поручений руководства. Методы оценки - Специальные опросники и тесты - Косвенные данные (отзывы клиентов, журнал прихода и ухода сотрудников) - Оценка наставника - Оценка по шкале каждой компетенции - Тесты и кейсы по знанию продукта - Деловые игры - Протоколы наблюдений - Опрос непосредственного руководителя - Объективные показатели (выпуск продукции, количество клиентов и т. д.) Общая оценка проведенных адаптационных мероприятий проводится в нескольких направлениях: Оценка эффективности «новичка» в период адаптации • Удовлетворенность новичка от обучения и мероприятий адаптации • Удовлетворенность руководителя результатами новичка за период адаптации • Эффективность деятельности нового сотрудника и достигнутые результаты за период адаптации • Оценка уровня мотивации нового сотрудника к дальнейшей работе в компании • Оценка уровня понимания и принятия Оценка эффективности службы по работе с персоналом Оценка эффективности работы наставника • Качество • Качество обеспечения нового предоставляесотрудника всем мой необходимым для информации эффективной • Оценка адаптации, уровень взаимодействия организации • Систематичпроведения ность процесса мероприятий адаптации адаптации • Системность организации контроля над процессом адаптации нового сотрудника Оценка плана адаптации • Актуальность тех или иных мероприятий • Формат проведения • Информационное наполнение City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» корпоративных ценностей и стандартов • Оценка нового сотрудника по компетенциям Примерные формы оценочных листов и анкет для оценки адаптации сотрудника приведены в Приложениях. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Резюме Система адаптации - Виды Welcome-тренинг Программа адаптации Сопровождение Оценка результатов - первичная и вторичная - производственная и внепроизводственная - профессиональная, психологическая, организационная, экономическая, психофизиологическая и др. Оценка уровня подготовленности Ориентация Этапы Действенная адаптация Функционирование Адаптация персонала Экономические Социальнопсихологические Коучинг Методы и технологии Организационноадминистративные Наставничество Метод погружения и др. По определению адаптация персонала – это приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности и непосредственной социальной среде. Для чего нужна адаптация новых сотрудников? Прежде всего, она необходима для того, чтобы сократить время, которое обычно требуется новому сотруднику для того, что бы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей. Таким образом, система адаптации выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству компании. При использовании грамотно разработанной системы адаптации человек, недавно пришедший в компанию, чувствует себя на новом месте более комфортно, а руководство получает от него максимальную отдачу в работе. Надо заметить, что адаптация – процесс обоюдный: человек приспосабливается к новой для него организации, организация приспосабливается к новому для неё человеку. И от City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» того, насколько гладко пройдёт этот процесс во многом зависит дальнейшая продуктивность, как нового сотрудника, так и его коллег. К сожалению, в ряде компаний отношение к новичкам подчёркнуто пренебрежительное. О какой же эффективной адаптации здесь может идти речь? Совсем другое дело, когда есть продуманная система адаптации. Система адаптации персонала – это не только пакет документов, регламентирующих порядок мероприятий по адаптации нового сотрудника. Это, прежде всего люди, которые эти мероприятия осуществляют: и те, кто непосредственно помогает новому сотруднику войти в курс дела, и те, кто этот процесс организует и контролирует. И, конечно же, это инструменты, которые они используют в своей работе. City Business School www.e-mba.ru Курс: «Адаптация персонала» Литература 1. Базаров Т. Управление персоналом. Практикум. - М., 2014. 2. Базаров Т. Управление персоналом. Учебник. - М., 2013. 3. Володина Н. Адаптация персонала. Российский опыт построения комплексной системы. – М., 2009. 4. Дворникова А, Семь welcome-приемов для адаптации новичка http://www.executive.ru/career/hr-management/1912120-sem-welcome-priemov-dlya-adaptatsiinovichka 5. Егоршин А. Основы управления персоналом: учебное пособие для студентов вузов. - М., 2015. 6. Кибанов А., Дуракова И. Управление персоналом организации. маркетинг, интернационализация. Учебное пособие. - М., 2014. Стратегия, 7. Кибанов А., Дуракова И. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации: учебное пособие для студентов вузов. – М.,2016 8. Кибанов А., Основы управления персоналом. Учебник. – М., 2015. 9. Маслова В. Управление персоналом. Учебник и практикум. – М. 2016. 10. Прошина А. Адаптация персонала в российских организациях. Социальноуправленческий анализ (на примере работников с ограниченными возможностями). – М., 2016. 11. Самоукина Н. Настольная книга менеджера по персоналу. - Ростов-на-Дону, 2015. 12. Спивак В.А. Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие. - М., 2007. 13. Штейнгардт А. Все на новенького: как руководителю завоевать признание коллектива. http://hbr-russia.ru/liderstvo/psikhologiya/p18591/ City Business School www.e-mba.ru