КЕЙС «АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ MBS NAVISION» 1 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................. 3 ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ........................................................................................................................................ 3 ВЫБОР ИНСТРУМЕНТА ГРАФИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ...................................................... 4 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ .......................................................................................................... 5 ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ» .................................... 8 PRPU ЗАКУПКИ ........................................................................................................................................................ 8 PRSA. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................... 48 ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ ......................... 79 PRPU. ЗАКУПКИ ..................................................................................................................................................... 79 PRSA. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................. 101 АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ ................................................................................ 111 PRPU. ЗАКУПКИ ................................................................................................................................................... 111 PRSA. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................. 128 ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ........... 143 PRPU. ЗАКУПКИ ................................................................................................................................................... 143 PRSA. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................. 159 ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И СПИСОК НАСТРОЕК ................................. 168 ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ ............................................................................................................................... 168 PRPU. ЗАКУПКИ ................................................................................................................................................... 169 PRSA. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................. 205 2 Введение Введение Описание предприятия Торгово-посредническая компания «XYZ» занимается продажей комплектующих для компьютерной техники. Миссия компании: «Способствовать развитию использования новинок технического прогресса по сей стране, повышая тем самым уровень информатизации страны и делая деятельность клиентов более эффективной и конкурентоспособной». Закупка обычно производится у постоянных поставщиков (как правило, производителей) крупными партиями в соответствии с планом закупки. Однако компания активно развивается, постоянно ищет новых поставщиков и новые товары. Прайс-листы поставщиков могут меняться, поэтому при закупке товара каждый раз уточняется цена, а также уточняется величина скидок. Поставка товара от поставщика осуществляется на условиях предоплаты. Учет себестоимости ведется по методу FIFO. Все закупленные товары хранятся на складе, но, поскольку ассортимент товаров компании относительно небольшой, а скорость оборота их высока, руководители XYZ не видят смысла в ведении полноценного складского учета. Клиенты компании – в основном юридические лица, либо физические лица, покупающие крупные партии. В розницу товары не отгружаются, за редким исключением для постоянных клиентов. Оплата заказов производится по условиям предоплаты. Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших 3 Введение объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы. На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются: Электронная почта Факс Доставка курьером Обычная почта Для автоматизации выделены 2 бизнес-процесса – Закупки и Продажи – так как они являются ключевыми для данной компании и именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управлении предприятием. Первоначально, в информационной системе Microsoft Dynamics NAV 4.0 планируется вести финансовый учет и учет оперативной деятельности. Компания использует упрощенный план счетов, учетная валюта – рубли. Выбор инструмента графического представления бизнес-процессов Для составления графической схемы бизнес-процессов была выбрана инструментальная среда ARIS. ARIS является одним из наиболее используемых инструментов при описании бизнес-процессов организации, так как позволяет создать полную многостороннюю модель деятельности организации. Созданные модели бизнес-процессов и организационной структуры компании являются наглядными и легкими для восприятия. Использование ARIS позволяет: существенно сократить сроки выполнения проектов, повысить их качество 4 Введение документировать (моделировать) бизнес-процессы, используя большое количество типов моделей, описывающих различные аспекты бизнеса - процессы, функции, исполнителей, документы, материалы, стоимости, риски и т.д. - и, таким образом, создать базу знаний о предприятии работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия «в одном месте» Организационная структура компании Организационная структура компании «XYZ» представлена на Рис. 1. На схеме показаны только те должности, которые участвуют в реализации рассматриваемых бизнеспроцессов. Генеральный директор, а также директора финансовый, коммерческий, по развитию бизнеса и по общим вопросам занимаются общим контролем деятельности предприятия и не участвуют в осуществлении текущей деятельности. Рис. 1. Организационная структура компании «XYZ» 5 Введение Из всех перечисленных должностей в реализации рассматриваемых бизнес-процессов участвуют следующие 9 (см. Табл. 1). Каждой должности в зависимости от служебных обязанностей ставится в соответствие бизнес-роль. Табл. 1. Должности и их роли № п/п Должность Бизнес-роль 1 Главный бухгалтер Ответственный за контроль счетов за контроль счетов бухгалтер 2 Бухгалтер Ответственный бухгалтер 3 Менеджер по закупкам Ответственный за определение потребности в товарах Ответственный за утверждение заявок Ответственный за согласование запроса Ответственный за согласование заказов 4 Специалист отдела закупок Ответственный за работу с заявками Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за заключение соглашений с поставщиками Ответственный за работу с заказами Ответственный за приемку товара Ответственный за проверку качества товара 6 Введение № п/п Должность Бизнес-роль 5 Менеджер по продажам Ответственный за работу с клиентами Ответственный за подготовку коммерческих предложений 6 Специалист отдела продаж Ответственный за работу с заказами Ответственный за подготовку счетафактуры 7 Менеджер по развитию бизнеса 8 Главный юрист компании Ответственный за ведение договоров 9 Юрист Ответственный за ведение договоров 7 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание бизнес-процессов «как есть» В данном разделе приводится описание бизнес-процессов компании. Согласно проведенному исследованию, необходимо автоматизировать следующие группы бизнеспроцессов: PRPU Закупки PRSA Продажи PRPU Закупки В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки». Бизнес-процессы верхнего уровня PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар PRPU02 Выбор поставщиков PRPU03 Оформление и отправка заказа PRPU04 Выполнение обязательств по оплате PRPU05 Поступление товара PRPU06 Контроль выполнения условий договора PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар». Общее описание Входящее событие 8 Описание бизнес-процессов «как есть» Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя определение потребности в товаре и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период. Основные участники Ответственный за определение потребности в товарах. Ответственный за работу с заявками. Ответственный за утверждение заявок. Входящие документы План потребностей в товарах. Исходящие документы Заявка на приобретение товара. Исходящие событие В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRPU01.01 Определение потребности в товарах Входящие документы План потребностей в товарах Исходящие документы 9 Описание бизнес-процессов «как есть» Проект заявки на товар Ответственный Ответственный за определение потребностей в товарах Описание На данном этапе происходит определение потребности в товаре, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок. 2. PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике Входящие документы Проект заявки на товар Исходящие документы Отсутствуют Ответственный Ответственный за работу с заявками Описание Необходимо проверить наличие товаров, которые необходимо заказать в общем справочнике. Если товар не найден, тогда необходимо перейти к шагу PRPU01.03, иначе к шагу PRPU01.04 3. PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник 10 Описание бизнес-процессов «как есть» Входящие документы Проект заявки на товар Исходящие документы Запись в справочнике товаров Ответственный Ответственный за работу с заявками Описание На данном этапе необходимо найти информацию по новому товару в общий справочник. Необходимо внести в систему следующие данные: Название Единица измерения Цена единицы Себестоимость единицы Наименование поставщика 4. PRPU01.04 Подготовка заявки на товар Входящие документы Проект заявки на товар Исходящие документы Подготовленная заявка на товар Ответственный Ответственный за работу с заявками 11 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание На данном этапе на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать: Код товара Количество товара Дату заказа 5. PRPU01.05 Согласование заявки на товар Входящие документы Подготовленная заявка на товар Исходящие документы Согласованная заявка на товар Ответственный Ответственный за работу с заявками Описание На данном этапе исполнитель, подготавливавший заявку на товар, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу PRPU01.04, иначе к шагу PRPU01.06. 6. PRPU01.06 Оформление заявки на товар Входящие документы Согласованная заявка на товар 12 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Оформленная заявка на товар Ответственный Ответственный за работу с заявками Описание На данном этапе согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними требованиями компании. 13 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 2. Графическое представление бизнес-процесса «Подготовка и оформление заявки на товар» 14 Описание бизнес-процессов «как есть» PRPU02. Выбор поставщиков В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU02 Выбор поставщиков». Общее описание Входящее событие Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг Границы бизнес-процесса В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку. Основные участники Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за согласование запроса Входящие документы Согласованная заявка на товар Полученное коммерческое предложение Список цен и условий соглашения Исходящие документы 15 Описание бизнес-процессов «как есть» Зарегистрированное коммерческое предложение Список поставщиков Исходящие событие Список поставщиков подготовлен Описание шагов бизнес-процесса 1. PRPU02.01 Поиск поставщиков Входящие документы Справочник поставщиков Согласованная заявка Исходящие документы Информация о новых поставщиках Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном этапе происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернет, отраслевых справочниках, каталогах и т.д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу PRPU02.03, иначе к шагу PRPU02.02 2. PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник Входящие документы 16 Описание бизнес-процессов «как есть» Информация о новых поставщиках Исходящие документы Справочник поставщиков Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном этапе необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация: Название Адрес Индекс Город Контактное лицо Закупщик 3. PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков Входящие документы Согласованная заявка Исходящие документы Список поставщиков Ответственный Ответственный за работу с поставщиками 17 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание На данном этапе, на основании полученной заявки на товар, ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений. 4. PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой Входящие документы Согласованная заявка Список поставщиков Исходящие документы Запрос на товар Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Ответственных за согласование запроса Описание В соответствии с заявкой на товар ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию: Наименование товара Количество Сроки доставки 18 Описание бизнес-процессов «как есть» Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки. Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию: Номер запроса Дату отправки Отправителя/составителя запроса 5. PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков Входящие документы Запрос на товар Исходящие документы Полученное коммерческое предложение Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном этапе происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков 6. PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений Входящие документы 19 Описание бизнес-процессов «как есть» Полученное коммерческое предложение Исходящие документы Зарегистрированное коммерческое предложение Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание Полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация: Заголовок документа Название поставщика Дата поступления Номер запроса Строки документа Название товара Количество Цена Срок доставки Дополнительные условия PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков Входящие документы 20 Описание бизнес-процессов «как есть» Зарегистрированное коммерческое предложение Согласованная заявка Исходящие документы Список подходящих поставщиков Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном этапе на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки. 21 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 3. Графическое представление бизнес-процесса "Выбор поставщиков" 22 Описание бизнес-процессов «как есть» PRPU03. Оформление и отправка заказа В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU03 Оформление и отправка заказа». Общее описание Входящее событие Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ Границы бизнес-процесса В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить наши потребности на товары или услуги. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновление отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику. Основные участники Ответственный за работу с заказами Ответственный за согласование заказов Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за заключение соглашений с поставщиками Входящие документы Список подходящих поставщиков Исходящие документы 23 Описание бизнес-процессов «как есть» Заказ на поставку Исходящие событие Отправка подготовленного заказа поставщику Описание шагов бизнес-процесса 1. PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком Входящие документы Список подходящих поставщиков Исходящие документы Список поставщиков, с которыми заключено соглашение Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном этапе ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, тогда необходимо перейти к шагу PRPU03.03, в противном случае к шагу PRPU03.02 2. PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком Входящие документы Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение Справочник поставщиков 24 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Соглашение с поставщиком Список поставщиков, с которыми заключены соглашения Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за заключение соглашений с заказчиками Описание На данном этапе необходимо заключить или продлить соглашения с поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, тогда необходимо в справочнике поставщиков найти нужную запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком. В соглашении необходимо указать следующую информацию: Номер соглашения Название поставщика Описание Дату заключения соглашения Если соглашение было ранее заключено, но прострочено, тогда необходимо поменять дату заключения соглашения. 3. PRPU03.03 Оформление заказа Входящие документы Список поставщиков, с которыми заключены соглашения Справочник поставщиков 25 Описание бизнес-процессов «как есть» Согласованная заявка Исходящие документы Заказ на покупку товаров Ответственный Ответственный за оформление заказов Описание На данном шаге ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа o Дата документа Строки документа o Номер товара o Описание товара o Количество o Единицу измерения 26 Описание бизнес-процессов «как есть» o Плановую дату поставки После оформления заказа его необходимо отправить на согласование. 4. PRPU03.04 Согласование заказа Входящие документы Оформленный заказ Исходящие документы Согласованный заказ Ответственный Ответственный за согласование заказа Ответственный за оформление заказа Описание Оформленный заказ необходимо согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу PRPU03.03, иначе к шагу PRPU03.05 5. PRPU03.05 Отправка заказа поставщику Входящие документы Согласованный заказ Исходящие документы Запись в журнале регистрации отправки заказов Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание 27 Описание бизнес-процессов «как есть» Согласованный заказ необходимо отправить поставщику. Компания практикует отправку заказа как по электронной почте, так и традиционными способами: по факсу, постовым переводом или курьером. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию: Номер заказа ФИО отправителя Дату отправки 28 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 4. Графическое представление бизнес-процесса "Оформление и отправка заказа" 29 Описание бизнес-процессов «как есть» PRPU04. Выполнение обязательств по оплате В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU04 Выполнение обязательств по оплате». Общее описание Входящее событие Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику. Границы бизнес-процесса В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершении процесса необходимо получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке. Основные участники Ответственный за работу с заказами Ответственный за работу с поставщиками Представитель поставщика Входящие документы Отправленный заказ Исходящие документы Счет фактура Исходящие событие 30 Описание бизнес-процессов «как есть» Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке Описание шагов бизнес-процесса PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом Входящие документы Отправленный заказ Исходящие документы Полученный счет-фактура Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание На данном шаге ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов необходимо заполнить следующие поля: Номер счета-фактуры Номер заказа Дату получения счета-фактуры ФИО сотрудника, получившего документ PRPU04.02 Проверка счета-фактуры Входящие документы Полученный счет-фактура Согласованный заказ 31 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Проверенный счет-фактура Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание На данном этапе ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счетфактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа o Дата документа Строки документа o Номер товара o Описание товара o Количество o Единицу измерения o Плановую дату поставки 32 Описание бизнес-процессов «как есть» Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.03, в противном случае к шагу PRPU04.04. PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры Входящие документы Проверенный счет-фактура Исходящие документы Согласованный счет-фактура Ответственный Ответственный за работу с заказами Ответственный за согласование счетов-фактур Описание На данном этапе полученный и проверенный счет-фактуру необходимо согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.04, иначе к шагу PRPU04.05 PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика Входящие документы Проверенный счет-фактура Исходящие документы Уточненный счет-фактура Ответственный Ответственный за работу с заказами Ответственный за работу с поставщиками 33 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание На данном этапе все расхождения, найденные на предыдущих шагах должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.05, иначе к шагу PRPU04.01 PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа Входящие документы Согласованный счет-фактура Исходящие документы Сформированное уведомление об оплате Ответственный Ответственный за расчеты с поставщиками Описание На данном этапе ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа. PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате Входящие документы Согласованный счет-фактура Сформированное уведомление об оплате Исходящие документы Отправленное уведомление об оплате 34 Описание бизнес-процессов «как есть» Запись в журнале отправленных уведомлений Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание Данный шаг включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию: Номер уведомления об оплате Номер счета-фактуры ФИО отправителя Дату отправки Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме. PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке Входящие документы Уведомление о готовности к отгрузке Исходящие документы Запись в журнале полученных уведомлений Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание 35 Описание бизнес-процессов «как есть» Данный шаг включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию: Номер уведомления о готовности к отгрузке Номер счета-фактуры ФИО получившего Дату получения 36 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 5. Графическое представление бизнес-процесса "Выполнение обязательств по оплате" 37 Описание бизнес-процессов «как есть» PRPU05. Поступление товара В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU05 Поступление товара». Общее описание Входящее событие Выполнение обязательств по оплате заказа перед поставщиком Границы бизнес-процесса В рамках данного процесса происходит организация приемки товара. Назначаются исполнители и ответственных. После этого происходит выборочная проверка груза. Если партия товара соответствует заявленному качеству и характеристикам, то необходимо перейти к реализации следующего бизнес-процесса, иначе – выставить претензии поставщику. Основные участники Ответственный за приемку товаров Ответственный за проверку качества товаров Ответственный за выставление претензий Входящие документы Соглашение на поставку Товарно-транспортная накладная Исходящие документы Акт о приемке товаров Список претензий 38 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие событие Выполнение действий по приемке товаров Описание шагов бизнес-процесса PRPU05.01 Организация приемки товаров Входящие документы Договор с поставщиком Исходящие документы Список ответственных за приемку товара Ответственный Ответственный за приемку товара Ответственный за работу с заказами Описание На данном этапе необходимо организовать приемку товара, назначить ответственных и создать все необходимы условия для приемки груза. PRPU05.02 Приемка товаров Входящие документы Соглашение на поставку Товарно-транспортная накладная Исходящие документы Акт о приемке товара Ответственный 39 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за приемку товара Описание Данный шаг процесса включает в себя формальную приемку груза, проверку количества привезенного товара в соответствии со счетом-фактурой и составление первичного акта о приемке товара. В журнале приемки товара необходимо отметить следующую информацию: Номер акта Номер счета-фактуры Номер товарно-транспортной накладной ФИО ответственного за приемку Дату приемки PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров Входящие документы Акт о приемке товара Соглашение па поставку Исходящие документы Список претензий Ответственный Ответственный за приемку товара Ответственный за проверку качества товара Описание 40 Описание бизнес-процессов «как есть» На данном этапе ответственный за проверку качества товара производит его осмотр. В зависимости от объема поставки проверяется либо вся партия, либо производится выборочная проверка. Если в процессе проверки части партии будут выявлены дефекты, тогда необходимо проверить всю партию детально. Если при проверке претензий обнаружено не было, тогда необходимо окончательно оформить акт о приемке товара, иначе составить список претензий и перейти к шагу PRPU05.04, иначе завершить процесс и перейти к следующему. PRPU05.04 Выставление претензий Входящие документы Список претензий Исходящие документы Оформленный список претензий Ответственный Ответственный за проверку качества товара Ответственный за составление претензий Описание Данный шаг включает в себя выставление претензий поставщику товаров, основанных на расхождении в качестве и характеристиках товара, заявленных в договоре. Подготовленный акт 41 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 6. Графическое представление бизнес-процесса "Поступление товара" 42 Описание бизнес-процессов «как есть» PRPU06. Контроль выполнения условий договора В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU06 Контроль выполнения условий договора». Общее описание Входящее событие Выполнение действий по приемке товаров Границы бизнес-процесса Данный процесс включает в себя сравнение фактической даты поставки товара с плановой на основании договора на поставку и акта приемки товара. В соответствии с условиями договора принимается решение, выставить ли поставщику претензии в связи с нарушением условий договора. После этого необходимо просмотреть акт приемки товаров и принять решение, отправлять ли поставщику претензии или принять решение об оприходовании товара и организовать его приемку на складе. Основные участники Ответственный за работу с заказами Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за принятие решения о приемке Ответственный за приемку товара на складе Входящие документы Соглашение на поставку Акт приемки товара Список претензий 43 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Решение о приемке Отправленные претензии Пакет документов для приемки Исходящие событие Принятие решения о приемке товара на складе Описание шагов бизнес-процесса PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми Входящие документы Соглашение на поставку Акт приемки товара Исходящие документы Решение о приемке товара Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание Данный шаг включает в себя проверку плановой даты поставки с фактической, определенной в договоре на поставку. Если расхождение существует, то необходимо, в соответствии с условиями договора, принять соответствующие меры. PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров Входящие документы 44 Описание бизнес-процессов «как есть» Акт приемки товара Договор на поставку Исходящие документы Решение о приемке товара Ответственный Ответственный за работу с заказами Описание На данном этапе необходимо проверить акт приемки товара. Если в нем содержаться претензии, тогда необходимо перейти к шагу PRPU06.04, иначе к шагу PRPU06.03. PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров Входящие документы Решение о приемке товара Исходящие документы Окончательное решение о приемке Ответственный Ответственный за работу с заказами Ответственный за принятие решения о приемке Описание На данном шаге ответственный за принятие решения о приемке должен согласовать решение о приемке товара. PRPU06.04 Отправка претензий поставщику Входящие документы 45 Описание бизнес-процессов «как есть» Акт приемки товаров Исходящие документы Претензии поставщику Ответственный Ответственный за работу с поставщиками Описание Данный шаг включает в себя отправку претензий поставщику, если в ходе приемки товара были найдены претензии. После это необходимо согласовать с поставщиком и с ответственным за организацию приемки товара набор дальнейших действий. PRPU06.05 Организация приемки товара на складе Входящие документы Акт приемки товара Окончательное решение о приемке Исходящие документы нет Ответственный Ответственный за приемку товара на складе Ответственный за принятие решения о приемке Описание Данный шаг включает в себя организацию приемки товара на складе, назначение ответственного и передача ему всех необходимых документов. 46 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 7. Графическое представление бизнес-процесса "Контроль выполнения условий договора" 47 Описание бизнес-процессов «как есть» PRSA. Продажи В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRSA. Продажи» Бизнес-процессы верхнего уровня В качестве процессов верхнего уровня рассмотрены следующие бизнес-процессы: PRSA01 Поиск клиентов PRSA02 Отправка коммерческих предложений PRSA03 Заключение договоров с клиентами PRSA04 Обработка заказа PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту PRSA06 Выполнение обязательств по договору PRSA07 Контроль счетов PRSA01 Поиск клиентов В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA01 Поиск клиентов». Общее описание Входящее событие Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договора, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар. Основные участники 48 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за работу с клиентами. Ответственный за работу с заказами. Входящие документы Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов. Исходящие документы Список клиентов. Исходящие событие В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA01.01 Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров Входящие документы Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов. Действующие договора с клиентами. Исходящие документы Обновленный список потенциальных клиентов. Ответственный Ответственный за работу с клиентами. Описание 49 Описание бизнес-процессов «как есть» Производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация: Полное наименование Контактное лицо (желательно с должностью) Юридический адрес Контактный адрес Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом Выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения Адрес (в выбранном информационном канале) 2. PRSA01.02 Поиск новых клиентов Входящие документы Обновленный список потенциальных клиентов. Информация о потенциальных клиентах. Исходящие документы Список потенциальных клиентов. Ответственный Ответственный за работу с клиентами Описание Проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также проводится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью 50 Описание бизнес-процессов «как есть» нахождения клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию по клиенту: Полное наименование Краткое наименование Юридический адрес Контактный адрес Телефон (с кодом страны и города) Список контактных лиц клиента Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом Данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента) Дату последнего изменения информации о клиенте Все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах) 3. PRSA01.03 Отправка информации о товаре Входящие документы Список потенциальных клиентов. Шаблон информационного письма с описанием нового товара. Исходящие документы Письма потенциальным клиентам с описанием нового товара. Ответственный Ответственный за работу с клиентами 51 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание Информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит: Полное наименование товара Артикул товара Назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара. Описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.) Сведения о производителе товара 4. PRSA01.04 Получение и анализ запросов на товар Входящие документы Запросы на товар. Исходящие документы Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Ответственный Ответственный за работу с заказами. Описание Предприятие получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация: 52 Описание бизнес-процессов «как есть» Номер запроса Дата отправки Серия/артикул товара Предполагаемое количество товара, которое будет заказано Просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров Вопросы о наличии товаров с другими характеристиками Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений. 53 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 8. Графическое представление бизнес-процесса «Поиск клиентов» 54 Описание бизнес-процессов «как есть» PRSA02 Отправка коммерческих предложений В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA02 Отправка коммерческих предложений». Общее описание Входящее событие Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам. Основные участники Ответственный за подготовку коммерческих предложений. Входящие документы Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Исходящие документы Отправленные согласованные коммерческие предложения. Исходящие событие В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки им коммерческих предложений. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений 55 Описание бизнес-процессов «как есть» Входящие документы Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Исходящие документы Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов. Ответственный Ответственный за подготовку коммерческих предложений. Описание На запрос клиента создается коммерческое предложение. Коммерческое предложение содержит следующую информацию: Наименование товара Доступное количество товара Краткое описание товара Предварительные сроки исполнения заказа на товар Условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества) Информация по сопутствующим и заменяющим товарам Условия оплаты товара, валюта оплаты Возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа Срок действия коммерческого предложения 2. PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений Входящие документы Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов. 56 Описание бизнес-процессов «как есть» Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Исходящие документы Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Ответственный Ответственный за подготовку коммерческих предложений. Описание Созданное коммерческое предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты: Идентификационный номер коммерческого предложения; Содержание коммерческого предложения; Просьба выслать подтверждение о получении. PRSA02.03 Согласование коммерческих предложений Входящие документы Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Исходящие документы Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Ответственный Ответственный за подготовку коммерческих предложений. Описание 57 Описание бизнес-процессов «как есть» Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок). PRSA02.04 Отправка коммерческих предложений Входящие документы Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Список клиентов для отправки коммерческих предложений. Исходящие документы Отправленные согласованные коммерческие предложения. Ответственный Ответственный за подготовку коммерческих предложений. Описание Коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений: Дата отправки Идентификационный номер коммерческого предложения Ответственный сотрудник Наименование получателя Информационный канал Адрес получателя (в выбранном информационном канале) 58 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 9. Графическое представление бизнес-процесса «Отправка коммерческих предложений» PRSA03 Заключение договоров с клиентами В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA03 Заключение договоров с клиентами». 59 Описание бизнес-процессов «как есть» Общее описание Входящее событие Коммерческие предложения отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки коммерческих предложений. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя определение, есть ли договор с клиентом, а также заключение или продление договора с клиентом при необходимости. Основные участники Ответственный за работу с заказами. Ответственный за ведение договоров. Входящие документы Отправленные согласованные коммерческие предложения. Исходящие документы Заключенные договора с клиентами. Исходящие событие В результате выполнения процесса со всеми клиентами должны существовать договора. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента Входящие документы Отправленные согласованные коммерческие предложения. Исходящие документы 60 Описание бизнес-процессов «как есть» Список клиентов, подтвердивших комплектацию. Ответственный Ответственный за работу с заказами. Описание В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая поставщику подтверждение комплектации заказа. Ответственный регистрирует подтверждения в журнале входящих документов, анализирует его и составляет список клиентов, с которыми должны существовать договора. В журнал заносится следующая информация: Номер подтверждения Клиент Товар Количество Дата отправки 2. PRSA03.02 Проверка наличия договора с клиентом Входящие документы Список клиентов, подтвердивших комплектацию. Исходящие документы Списки клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми существуют действующие договора и с которыми - нет. Ответственный Ответственный за работу с заказами. 61 Описание бизнес-процессов «как есть» Описание На данном этапе происходит проверка наличия действующего договора с клиентом на долгосрочное сотрудничество. Договор должен содержать следующую информацию: Номер договора Дата заключения Стороны договора Вид договора (например, договор на разовую поставку или долгосрочного сотрудничества) Ответственные лица (подписанты) Условия сотрудничества (например, условия оплаты/поставки) Данные о скидках Срок действия Если действующего договора нет, тогда необходимо перейти к шагу PRSA03.03, иначе – завершение процесса. 3. PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами Входящие документы Список клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми нет действующих договоров. Исходящие документы Заключенные договора с клиентами. Ответственный 62 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за ведение договоров. Описание В рамках данного шага заключаются (подписываются) или продляются договора с клиентами. 63 Описание бизнес-процессов «как есть» Рис. 10. Графическое представление бизнес-процесса «Заключение договоров с клиентами» 64 Описание бизнес-процессов «как есть» PRSA04 Обработка заказа В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA04 Обработка заказа». Общее описание Входящее событие Со всеми клиентами существуют договора. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов. Основные участники Ответственный за работу с заказами. Входящие документы Заключенные договора с клиентами. Исходящие документы Согласованные заказы. Исходящие событие Заказы клиентов должны быть утверждены. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA04.01 Получение заказа от клиента Входящие документы Заключенные договора с клиентами. Исходящие документы 65 Описание бизнес-процессов «как есть» Список заказов. Ответственный Ответственный за работу с заказами. Описание От клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договора, принимаются заказы. В позициях заказа указывается: Идентификационный номер заказа; Наименование клиента; Юридический адрес клиента; Контактный адрес клиента Дата принятия заказа Товар; Количество Цена Общая сумма заказа Условия поставки; Валюта. 2. PRSA04.02 Согласование заказа Входящие документы Список заказов. 66 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Согласованные заказы. Ответственный Ответственный за работу с заказами. Описание На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения и заказ согласуется с клиентом, т. е. утверждается. Рис. 11. Графическое представление бизнес-процесса «Обработка заказа» 67 Описание бизнес-процессов «как есть» PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA05 Выставление счетафактуры клиенту». Общее описание Входящее событие Заказы клиентов должны быть зарегистрированы. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур. Основные участники Ответственный за подготовку счета-фактуры. Входящие документы Зарегистрированные заказы. Исходящие документы Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур. Исходящие событие Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом. Входящие документы Зарегистрированные заказы. 68 Описание бизнес-процессов «как есть» Исходящие документы Счета-фактуры. Ответственный Ответственный за подготовку счета-фактуры. Описание В соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура. Счет-фактура формируется согласно Приложению №1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.) и в него включается следующая информация: Заголовок o № счета-фактуры o Дата выставления счета-фактуры o Наименование продавца o Адрес продавца o ИНН/КПП продавца o Наименование покупателя o Адрес покупателя o ИНН/КПП покупателя o Номер договора Сроки и итог 69 Описание бизнес-процессов «как есть» o Наименование товара o Единица измерения o Количество o Цена за единицу измерения o Стоимость товара, всего без налога o В том числе акциз o Налоговая ставка o Сумма налога o Стоимость товара, всего с учетом налога o Страна происхождения o Номер таможенной декларации o Всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре) Подписи o Руководитель организации o Главный бухгалтер 2. PRSA05.02 Согласование счета-фактуры Входящие документы Счета-фактуры. Исходящие документы Согласованные счета-фактуры. Ответственный 70 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за подготовку счета-фактуры. Описание На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту при помощи выбранного канала связи. PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту Входящие документы Согласованные счета-фактуры. Исходящие документы Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур Ответственный Ответственный за подготовку счета-фактуры. Описание На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация: Номер счета-фактуры Клиент Товар Цена единицы товара Количество Сумма к оплате 71 Описание бизнес-процессов «как есть» Дата отправки Рис. 12. Графическое представление бизнес-процесса «Выставление счета-фактуры клиенту» PRSA06 Выполнение обязательств по договору В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA06 Выполнение обязательств по договору». 72 Описание бизнес-процессов «как есть» Общее описание Входящее событие Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и отгрузку товара. Основные участники Ответственный за работу с клиентами. Входящие документы Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур. Исходящие документы Расходные накладные. Исходящие событие Товары отгружены. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате Входящие документы Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур. Уведомление о выполнении условий по оплате. Банковская выписка за день выполнения условий по оплате. Исходящие документы Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке. 73 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный Ответственный за работу с клиентами. Описание Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате. В журнал оплат заносится следующая информация: Номер счета-фактуры Клиент Дата отправки Сумма Дата оплаты Дата получения уведомления 2. PRSA06.02 Отгрузка товара Входящие документы Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке. Исходящие документы Расходные накладные. Ответственный Ответственный за работу с клиентами. Описание 74 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора. В журнал заносится следующая информация: Номер уведомления Клиент Номер заказа Дата отправки уведомления Рис. 13. Графическое представление бизнес-процесса «Выполнение обязательств по договору» 75 Описание бизнес-процессов «как есть» PRSA07 Контроль счетов В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA07 Контроль счетов». Общее описание Входящее событие Товары отгружены. Границы бизнес-процесса Данный бизнес-процесс включает в себя проверку правильности всех затрат, произведенных в рамках выполнения бизнес-процесса. Основные участники Ответственный за контроль счетов бухгалтер. Входящие документы Расходные накладные. Исходящие документы Бухгалтерская отчетность. Исходящие событие Процесс продаж данной партии товаров завершен. Требуются закупки. Описание шагов бизнес-процесса 1. PRSA07.01 Контроль выполнения условий договора Входящие документы Расходные накладные. 76 Описание бизнес-процессов «как есть» Счета-фактуры. Банковские выписки. Договоры. Исходящие документы Учтенные претензии к клиенту и от клиента. Ответственный Ответственный за контроль счетов бухгалтер. Описание На данном этапе регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, определяется размер штрафов и пени для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора клиенту, а также производится выставление или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке. 2. PRSA07.02 Контроль счетов Входящие документы Расходные накладные. Счета-фактуры. Банковские выписки. Учтенные претензии к клиенту и от клиента. Исходящие документы Налоговая и бухгалтерская отчетность за период. Ответственный 77 Описание бизнес-процессов «как есть» Ответственный за контроль счетов бухгалтер. Описание На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках всего бизнеспроцесса. Рис. 14. Графическое представление бизнес-процесса «Контроль счетов» 78 Описание требований к бизнес-процессам Описание требований к бизнес-процессам В данном разделе приводится описание требований на автоматизацию текущих бизнеспроцессов. PRPU. Закупки В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRPU. Закупки» PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар» и проводится первичный анализ возможности реализовать данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение. Описание требований Табл. 2. Описание требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар № Шаг требования процесса RPU01 PRPU01.01 Описание требования Тип решения Необходима возможность автоматического Р формирования отчета о потребности в товарах, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. RPU02 PRPU01.02 Необходима возможность ведения общего С справочника товара. Каталог товаров должен 79 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения содержать следующую информацию: Название Единица измерения Цена единицы Себестоимость единицы Наименование поставщика В системе должна быть предусмотрена возможность поиска товара по вышеуказанным полям RPU03 PRPU01.03 Должна быть возможность ввода нового С товара в справочник и форматирования существующего. При вводе необходимо вносить следующую информацию: RPU04 PRPU01.04 Название Единица измерения Цена единицы Себестоимость единицы Наименование поставщика Необходима возможность создания заявки С на товары на основании выбора 80 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения пользователя. Заявка должна содержать следующую информацию: RPU05 PRPU01.05 Код товара Количество товара Дату заказа Статус заявки Необходима согласования возможность проведения Р сформированной заявки в системе. Необходимо предусмотреть возможность редактирования строк заявки и изменения ее статуса RPU06 PRPU01.06 Должна быть предусмотрена возможность Р печати сформированной заявки. Необходимо предусмотреть возможность сортировки заявок по полю «статус» 81 Описание требований к бизнес-процессам PRPU02 Выбор поставщиков Описание требований Табл. 3. Описание требований. PRPU02 Выбор поставщиков № Шаг требования процесса RPU07 PRPU02.01 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть возможность С ведения справочника поставщиков и поиска в нем данных по ключевым полям. Справочник поставщиков должен содержать следующие информационные поля: Название поставщика Адрес Индекс Город Страна Контактное лицо поставщика Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком Контактная информация Необходимо также предусмотреть ведения справочника городов и стран. 82 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Для каждого поставщика также должен быть составлен список предлагает. товаров, Необходимо которые он предусмотреть возможность ввода цен на товары, а также условия скидок, поставки и т.д. Поиск должен осуществляться по следующим полям: Название поставщика Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком RPU08 PRPU02.02 Должна быть предусмотрена возможность С пополнения справочника поставщиков. При заполнении поставщика необходимо заполнять/редактировать следующую информацию: Название поставщика Адрес Индекс Город Страна 83 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Контактное лицо поставщика Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком Контактная информация При заполнении списка товаров необходимо хранить следующую информацию: Код товара поставщика Код товара соответствующего товара из общего справочника Опционально необходимо предусмотреть ввод информации по скидкам поставщика в целом и для каждого товара в отдельности. RPU09 PRPU02.03 На данном этапе необходимо предусмотреть Р автоматическое создание отчета, который должен содержать список поставщиков, которые могут выполнить заявку. Отбор поставщиков для отчета необходимо осуществлять по следующим параметрам: Наличие договора с поставщиком Список товаров, которые необходимо приобрести 84 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Отчет должен содержать следующую информацию: RPU10 PRPU02.04 Наименование поставщика Контактную информацию Список товаров Цены на товары Условия скидок Необходимо предусмотреть формирование С заявки на товары, которые необходимо приобрести. Заявка должна содержать следующую информацию: Название поставщика Информация о заказчике Список товаров с указанием количества и сроков доставки Необходимо предусмотреть печать заявок и их формирование в электронном виде. Необходимо предусмотреть возможность согласования заявок. Отправку согласованных заявок необходимо 85 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения фиксировать необходимо в журнале, в вносить который следующую информацию: RPU11 PRPU02.05 Номер заявки Дату отправки Отправителя/составителя запроса Необходимо предусмотреть регистрации входящих возможность С коммерческих предложений от поставщиков в специальном журнале, в котором должна содержаться следующая информация: Номер предложения Дату получения Отправителя/составителя предложения RPU12 PRPU02.06 Должна быть предусмотрена возможность С ввода коммерческих предложений в систему. Необходимо предусмотреть ввод следующих полей по коммерческому предложению: Заголовок документа 86 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения o Название поставщика o Дата поступления o Номер запроса Строки документа o Название товара o Количество o Цена o Срок доставки o Дополнительные условия Также в систему необходимо ввести информацию по скидкам от поставщиков. Необходимо учета предусмотреть скидок по возможность заказам, с вводом следующей информации: Код валюты Минимальная сумма заказа Скидка, % Необходимо предусмотреть ввод информации по скидкам на отдельные товары. Справочник должен содержать 87 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения следующие поля: RPU13 PRPU02.07 Код товара Минимальное количество Скидка, % Срок скидки Необходимо предусмотреть автоматическое Р формирование отчета, позволяющего сделать выбор поставщиков. Отчет должен содержать следующую информацию: Код товара Список поставщиков Название поставщика Цена товара Скидка, % Дата поставки 88 Описание требований к бизнес-процессам PRPU03 Оформление и отправка заказа Описание требований Табл. 4. Описание требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа № Шаг требования процесса RPU14 PRPU03.01 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть возможность С просмотра всех соглашений, заключенных с поставщиком. Отчетная форма должна содержать следующие поля: RPU15 PRPU03.02 Код соглашения Описание Дату заключения Необходимо ввода предусмотреть информации по возможность С соглашениям в систему и ее редактирование. Необходимо предусмотреть ввод следующих полей: Номер соглашения Описание Код поставщика Дату соглашения 89 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Статус соглашения Код поставщика должен выбираться из общего списка RPU16 PRPU03.03 Необходимо предусмотреть возможность С автоматического формирования заказа из заявки и коммерческого предложения поставщика. Необходимо вводить следующую информацию по заказу: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа o Дата документа Строки документа o Номер товара 90 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения o Описание товара o Количество o Единицу измерения o Плановую дату поставки Номер поставщика должен выбираться из общего справочника. поставщику Информация должна по заполняться автоматически из справочника. Номер товара также должен выбираться из общего справочника. Необходимо предусмотреть вывод общего списка заказов с возможность поиска по следующим полям: Номер поставщика Сотрудник, ответственный за работу с заказчиком RPU17 PRPU03.04 Необходимо согласования предусмотреть заказа с возможность Р ответственным сотрудником. По несогласованному заказу должна отсутствовать возможность его проведения. 91 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса RPU18 PRPU03.05 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть возможность С отправки согласованного заказа поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию: Номер заказа ФИО отправителя Дату отправки PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Описание требований Табл. 5. Описание требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате № Шаг требования процесса RPU19 PRPU04.01 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть возможность С регистрации в системе получения счетафактуры от заказчика. Факт получения счета-фактуры необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в 92 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения который необходимо внести следующую информацию: Номер счета-фактуры Номер заказа Дату получения счета-фактуры ФИО сотрудника, получившего документ RPU21 PRPU04.02 Необходимо предусмотреть возможность С проверки полученного счета-фактуры с той информацией, которая хранится в системе. Необходимо проверить следующую информацию: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа 93 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения o Дата документа Строки документа o Номер товара o Описание товара o Количество o Единицу измерения o Плановую дату поставки RPU22 PRPU04.03 Необходимо предусмотреть возможность Р согласования полученного счета-фактуры в системе. Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-фактуры. Если документ не согласован, совершаться то по нему никакие не должны операции, кроме просмотра и редактирования. После согласования необходимо перевести статус документа в «Согласовано» или в «Требует уточнения», если были обнаружены ошибки и недочеты. RPU23 PRPU04.04 Необходимо предусмотреть внесение С изменений в счет-фактуру в системе. 94 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-фактуры. Необходимо предусмотреть возможность редактирования следующей информации по счету-фактуре: Заголовок документа Номер заказа Номер поставщика из общего справочника Название поставщика Контактное лицо Адрес поставщика Дата заказа Дата документа Строки документа Номер товара Описание товара Количество Единицу измерения Плановую дату поставки 95 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения После внесения перевести изменений статус необходимо документа в «На согласовании». RPU24 PRPU04.05 Необходимо создания предусмотреть необходимых документов и подготовку возможность С бухгалтерских следующих документов: Акт о приемке Приходная накладная Приходный ордер RPU25 PRPU04.06 Необходимо предусмотреть автоматического возможность С формирования уведомления об оплате заказа. Факт отправки уведомления необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в котором необходимо заполнить следующую информацию: Номер уведомления об оплате Номер счета-фактуры ФИО отправителя 96 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования решения RPU26 PRPU04.07 Тип Дату отправки Необходимо регистрации предусмотреть в возможность С системе уведомление поставщика о возможности к отгрузке. Факт получения уведомления необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в котором необходимо заполнить следующую информацию: Номер уведомления о готовности к отгрузке Номер счета-фактуры ФИО получившего Дату получения PRPU05 Поступление товара Описание требований Табл. 6. Описание требований. PRPU05 Поступление товара № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения 97 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса RPU27 PRPU05.01 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть организацию Р приемки товара RPU28 PRPU05.02 Необходимо предусмотреть автоматическое формирование акта о приемке товара Факт приемки товара должен фиксироваться в специальном необходимо журнале, в внести который следующую информацию: Номер акта Номер счета-фактуры Номер товарно-транспортной накладной RPU29 PRPU05.03 ФИО ответственного за приемку Дату приемки Необходимо предусмотреть возможность Р организации проверки качества привезенных товаров RPU30 PRPU05.04 Необходимо выставления предусмотреть претензий возможность С поставщику и регистрацию их в системе. Необходимо вносить следующую 98 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения информацию: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа o Дата документа Строки документа o Номер товара o Описание товара o Причина возврата o Количество o Единицу измерения 99 Описание требований к бизнес-процессам PRPU06 Контроль выполнения условий договора Описание требований Табл. 7. Описание требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора № Шаг требования процесса PRPU31 PRPU06.01 Описание требования Тип решения Необходимо предусмотреть возможность С проверки плановой и фактической даты отгрузки и фиксации расхождения в системе RPU32 PRPU06.02 Необходимо предусмотреть возможность С просмотра акта приемки товара и список выставленных дефектов в системе RPU33 PRPU06.03 Необходимо предусмотреть в системе С принятие решения о приемке товара RPU34 PRPU06.04 Необходимо предусмотреть автоматического возможность С формирования списка претензий поставщику. Отчет должен содержать следующие поля: Заголовок документа o Номер заказа o Номер поставщика из общего справочника o Название поставщика 100 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения o Контактное лицо o Адрес поставщика o Дата заказа o Дата документа Строки документа o Номер товара o Описание товара o Причина возврата o Количество o Единицу измерения RPU35 PRPU06.05 Необходимо предусмотреть в системе С организацию приемки товара. PRSA. Продажи В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRSA. Продажи» PRSA01 Поиск клиентов В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRSA01 Поиск клиентов» и проводится первичный анализ о том, можно ли реализовать данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение. 101 Описание требований к бизнес-процессам Описание требований Табл. 8. Описание требований. PRSA01 Поиск клиентов № Шаг требования процесса RSA01 PRSA01.01 Описание требования Тип решения Необходимо реализовать автоматического возможность Р формирования списков клиентов, сроки договоров с которыми не истекли, в виде отчета. RSA02 PRSA01.02 Необходима возможность ведения общего С справочника клиентов. Этот справочник должен содержать следующую информацию: Номер клиента Полное наименование Адрес Телефон, адрес электронной почты Контактные лица Резидент/нерезидент В системе должна быть предусмотрена возможность поиска клиента по вышеуказанным полям. RSA03 PRSA01.03 Должна быть реализована возможность С 102 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения фиксации отправки клиентам информации о товаре по электронной почте RSA04 PRSA01.04 Необходимо реализовать возможность Р автоматического анализа запросов на товар с целью последующего определения потребности в закупки тех или иных товаров. PRSA02 Отправка коммерческих предложений Описание требований Табл. 9. Описание требований. PRSA02 Отправка коммерческих предложений № Шаг Описание требования требования процесса RSA05 PRSA02.01, Необходимо Тип решения предусмотреть возможность С PRSA02.02, ведения коммерческих предложений для PRSA02.03 каждого клиента в системе. Коммерческое предложение должно содержать следующую информацию: Номер коммерческого предложения Наименование клиента 103 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Адрес клиента Наименование товара Количество товара Необходимо предусмотреть возможность редактирования коммерческих предложений (после сохранения чернового варианта в системе) в процессе их оформления и согласования. RSA06 PRSA02.01, Необходимо PRSA02.02, проставления PRSA02.03 предусмотреть и коммерческого механизм Р изменения предложения. статуса Статусы должны быть следующими: RSA07 PRSA02.04 Черновик Оформлено Согласовано Должна быть реализована возможность С зафиксировать в системе факт отправки коммерческого предложения. 104 Описание требований к бизнес-процессам PRSA03 Заключение договоров с клиентами Описание требований Табл. 10. Описание требований. PRSA03 Заключение договоров с клиентами № Шаг требования процесса RSA08 PRSA03.01 Описание требования Тип решения Факт получения подтверждения С комплектации заказа должен фиксироваться в системе путем копирования данных из соответствующего коммерческого предложения в новый заказ. В новый заказ должна переноситься вся информация из коммерческого предложения. RSA09 PRSA03.02 Необходима возможность автоматического Р формирования списков клиентов, подтвердивших комплектацию заказа, с которыми нет действующих договоров, в виде отчета. RSA10 PRSA03.03 Должна быть реализована возможность С ведения договоров с клиентами в системе. Информация по договорам должны включать: Номер договора Дату заключения договора 105 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Дату окончания действия договора PRSA04 Обработка заказа Описание требований Табл. 11. Описание требований. PRSA04 Обработка заказа № Шаг Описание требования требования процесса RSA11 PRSA04.01, Необходимо Тип решения предусмотреть возможность С PRSA04.02, редактирования заказов (после их создания) PRSA04.03 в процессе их оформления и согласования. Заказ должен содержать следующую информацию: RSA12 Номер заказа Наименование клиента Адрес клиента Наименование товара Количество товара PRSA04.01, Необходимо PRSA04.02, проставления предусмотреть и изменения механизм Р статуса 106 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса PRSA04.03 Описание требования Тип решения коммерческого предложения. Статусы должны быть следующими: Черновик Получено Согласовано PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту Описание требований Табл. 12. Описание требований. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту № Шаг требования процесса RSA13 PRSA05.01 Описание требования Тип решения Необходимо обеспечить возможность С автоматического формирования и печати счета-фактуры по конкретному заказу. Счетфактура должен Приложению №1 журналов учета печататься к Правилам согласно ведения полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской 107 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.). RSA14 PRSA05.01, Необходимо предусмотреть механизм Р PRSA05.02, проставления и изменения статуса счетаPRSA05.03 фактуры. Статусы должны быть следующими: RSA15 PRSA05.03 Черновик Подготовлено Согласовано Должна быть реализована возможность С фиксации факта отправки счета-фактуры клиенту. PRSA06 Выполнение обязательств по договору Описание требований Табл. 13. Описание требований. PRSA06 Выполнение обязательств по договору № Шаг требования процесса RSA16 PRSA06.01 Описание требования Тип решения Необходимо обеспечить возможность С 108 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения работы в системе с банковскими выписками (ввод, просмотр, редактирование). RSA17 PRSA06.01 В журнале необходимо получения регистрации счетов-фактур С обеспечить уведомления отражение о выполнении условий по оплате. RSA18 PRSA06.02 Необходимо автоматически контролировать, Р чтобы формирование уведомления о готовности к отгрузке выполнялось только при условии наличия уведомления об оплате (условие предоплаты). RSA19 PRSA06.02 Необходимо обеспечить автоматическую С процедуру ведения бухгалтерского учета, в том числе налоговых отчислений. PRSA07 Контроль счетов Описание требований Табл. 14. Описание требований. PRSA07 Контроль счетов № Шаг требования процесса Описание требования Тип решения 109 Описание требований к бизнес-процессам № Шаг требования процесса RSA20 PRSA06.01 Описание требования Тип решения Необходимо обеспечить возможность С работы в системе с претензиями (как входящими, так и исходящими) RSA21 PRSA06.01 Необходимо построения обеспечить отчета клиентам по (которые возможность Р «проблемным» не выполняют обязательств по оплате или же которым компания не смогла отгрузить товар вовремя) RSA22 PRSA07.02 Необходимо обеспечить автоматизацию С выверки банковской выписки. RSA23 PRSA07.02 Необходимо автоматически формировать С расходные накладные по каждому заказу. 110 Анализ требований Анализ требований В данном раздела проводится анализ требований, выдвинутых заказчиком, к бизнеспроцессам. Данный этап работ позволяет определить необходимый объем работ, которые необходимо произвести. Выделяют два типа требований: реализуемые с помощью стандартной функциональности системы и требования, требующие дополнительной разработки. В результате анализа для стандартных требований будут определены модули системы, покрывающие необходимую функциональность. Для второй группы требований возможны следующие варианты их реализации: Расширение стандартной функциональности Обходной путь Изменение бизнес-практики Использование более поздней версии системы Отказ от реализации требования В данном примере будут рассмотрены только те требования, которые можно будет реализовать с помощью стандартной функциональности системы. PRPU. Закупки В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRPU. Закупки» 111 Анализ требований PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. Табл. 15. Общий список требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар № Шаг Тип решения Модуль в системе требования процесса RPU01 PRPU01.01 Р - RPU02 PRPU01.02 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары RPU03 PRPU01.03 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары RPU04 PRPU01.04 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки RPU05 PRPU01.05 Р - RPU06 PRPU01.06 Р [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] -> Функции -> [К] Выполнить указание Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. 112 Анализ требований Табл. 16. Анализ необходимости расширений системы. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар № Шаг требования процесса RPU01 PRPU01.01 Описание требования Необходима возможность автоматического формирования отчета о потребности в товарах, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. RPU05 PRPU01.05 Необходима возможность проведения согласования сформированной заявки в системе. Необходимо предусмотреть возможность редактирования строк заявки и изменения ее статуса Анализ требования RPU01 Суть требования Данный отчет необходим для оперативного планирования потребностей в товарах и услугах. Отчет должен формироваться на основании исторических данных, прогноза спроса, анализа рыночной ситуации. Отчет позволит минимизировать уровень складских запасов товаров и улучшить качество предоставляемых услуг. Законодательные требования Законодательных норм, обуславливающих требование, нет Критичность требования 113 Анализ требований Возникает вероятность неправильного формирования заказа, в результате которого увеличатся складские запасы Возникает вероятность потери части клиентов в результате того, что необходимые товары не будут доставлены точно в срок Варианты решения Расширение стандартной функциональности (вариант 1) Описание решения Необходимо разработать отчет «О потребностях в товарах». Для этого необходимо разработать и согласовать отчетную форму и реализовать отчета в системе Преимущества решения Возможность планирования закупок Снижение складских запасов, улучшение качества предоставляемых услуг Недостатки решения Дополнительные трудозатраты по созданию отчета Обходной путь (вариант 2) Описание решения Использование стандартной функциональности системы ([М] Покупка -> [П] Планирование -> [П] Отчеты) Преимущества решения Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета Использование стандартной функциональности Недостатки решения 114 Анализ требований Повышается вероятность ошибки Изменение бизнес-практики (вариант 3) Описание решения Изменение бизнес-практики невозможно Использование более поздней версии системы (вариант 4) Описание решения Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют Отказ от реализации требования (вариант 5) Описание решения Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным и руководствоваться экспертными знаниями сотрудников компании Преимущества решения Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета Недостатки решения Вероятность сделать ошибку остается Необходимость обработки большого количества информации Сравнение вариантов решения Табл. 17. Сравнение вариантов решения RPU01 № Критерий оценки Вар. 1 Вар. 2 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 1 Трудоемкость реализации - + + + + 115 Анализ требований № Критерий оценки 2 3 Вар. 1 Вар. 2 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 Вероятность возникновения ошибок + - - - - Оперативность принятия решений - - - + + В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) Анализ требования RPU05 Суть требования Необходимость согласования сформированной заявки обуславливается большой вероятностью возникновения ошибки при формировании заявки. С целью недопущения ошибок, необходимо предусмотреть возможность определения статуса документа и ограничение к нему прав доступа соответствующих пользователей в зависимости от статуса документа. Если документ не согласован, то он должен быть только на просмотр. На этапе согласования и уточнения заявки необходимо предусмотреть только возможность внесения в него изменений. Если же документ согласован, тогда необходимо предусмотреть возможность создания на его основе заказов и запретить внесение какихлибо изменений. Законодательные требования Законодательных норм, обуславливающих требование, нет Критичность требования Возникает вероятность неправильного формирования заявки Возникает вероятность создания ошибочных заказов, что может сказаться на качестве предоставляемых услуг и лояльности клиентов. 116 Анализ требований Варианты решения Расширение стандартной функциональности (вариант 1) Описание решения Необходимо добавить информационное поле «Статус» на форму создания заявки, а также внести соответствующие изменения в таблицу базы данных. Необходимо создать процедуру управления потоком работ, которая бы на основании статуса документа и роли пользователя определяла права доступа к документу Преимущества решения Упрощение процедуры согласования заявки Снижение вероятности возникновения ошибки при формировании заявки Недостатки решения Дополнительные трудозатраты по созданию отчета Обходной путь (вариант 2) Описание решения Стандартная функциональность системы не позволяет реализовать данное требование Изменение бизнес-практики (вариант 3) Описание решения Изменение бизнес-практики невозможно Использование более поздней версии системы (вариант 4) Описание решения Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют 117 Анализ требований Отказ от реализации требования (вариант 5) Описание решения Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным Преимущества решения Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета Недостатки решения Вероятность сделать ошибку остается Необходимость обработки большого количества информации Сравнение вариантов решения Табл. 18. Сравнение вариантов решения RPU05 № Критерий оценки Вар. 1 Вар. 2 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 1 Трудоемкость реализации - + + + + 2 Вероятность возникновения ошибок + - - - - 3 Оперативность принятия решений - - - + + В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRPU02 Выбор поставщиков Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. 118 Анализ требований Табл. 19. Общий список требований. PRPU02 Выбор поставщиков № Шаг требования процесса RPU07 PRPU02.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики RPU08 PRPU02.02 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики RPU09 PRPU02.03 Р - RPU10 PRPU02.04 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RPU11 PRPU02.05 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты RPU12 PRPU02.06 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RPU13 PRPU02.07 Р - 119 Анализ требований Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. Табл. 20. Анализ необходимости расширений системы. PRPU02 Выбор поставщиков № Шаг требования процесса RPU09 PRPU02.03 Описание требования На данном автоматическое этапе необходимо создание отчета, предусмотреть который должен содержать список поставщиков, которые могут выполнить заявку. Отбор поставщиков для отчета необходимо осуществлять по следующим параметрам: Наличие договора с поставщиком Список товаров, которые необходимо приобрести Отчет должен содержать следующую информацию: RPU13 PRPU02.07 Наименование поставщика Контактную информацию Список товаров Цены на товары Условия скидок Необходимо предусмотреть автоматическое формирование отчета, позволяющего сделать выбор поставщиков. Отчет должен содержать следующую 120 Анализ требований № Шаг требования процесса Описание требования информацию: Код товара Список поставщиков Название поставщика Цена товара Скидка, % Дата поставки Анализ требования RPU09 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) Анализ требования RPU13 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRPU03 Оформление и отправка заказа Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. 121 Анализ требований Табл. 21 Общий список требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа № Шаг требования процесса RPU14 PRPU03.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [Список] RPU15 PRPU03.02 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения RPU16 PRPU03.03 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить указания -> [К] Ок RPU17 PRPU03.04 Р - RPU18 PRPU03.05 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. 122 Анализ требований Табл. 22. Анализ необходимости расширений системы . PRPU03 Оформление и отправка заказа № Шаг требования процесса RPU17 PRPU03.04 Описание требования Необходимо предусмотреть возможность согласования заказа с ответственным несогласованному заказу сотрудником. должна По отсутствовать возможность его проведения. Анализ требования RPU17 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. Табл. 23 Общий список требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате № Шаг требования процесса RPU19 PRPU04.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RPU21 PRPU04.02 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать 123 Анализ требований № Шаг требования процесса Тип решения Модуль в системе взаимодействие [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ RPU22 PRPU04.03 Р - RPU23 PRPU04.04 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ RPU24 PRPU04.05 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет -> [К] Учет RPU25 PRPU04.06 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Документы -> [О] Поставщик – Подтвержд. Оплаты RPU26 PRPU04.07 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. 124 Анализ требований Табл. 24 Анализ необходимости расширений системы . PRPU04 Выполнение обязательств по оплате № Шаг требования процесса RPU22 PRPU04.03 Описание требования Необходимо предусмотреть возможность согласования полученного счета-фактуры в системе. Необходимо предусмотреть изменение статуса счетафактуры. Если документ не согласован, то по нему не должны совершаться никакие операции, кроме просмотра и редактирования. После согласования необходимо перевести статус документа в «Согласовано» или в «Требует уточнения», если были обнаружены ошибки и недочеты. Анализ требования RPU22 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRPU05 Поступление товара Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. Табл. 25 Общий список требований. PRPU05 Поступление товара № Шаг требования процесса Тип решения Модуль в системе 125 Анализ требований № Шаг Тип решения Модуль в системе требования процесса RPU27 PRPU05.01 Р - RPU28 PRPU05.02 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать RPU29 PRPU05.03 Р - RPU30 PRPU05.04 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Кредит Нота Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. Табл. 26 Анализ необходимости расширений системы . PRPU05 Поступление товара № Шаг Описание требования требования процесса RPU27 PRPU05.01 Необходимо предусмотреть организацию приемки товара RPU29 PRPU05.03 Необходимо предусмотреть возможность организации проверки качества привезенных товаров 126 Анализ требований Анализ требования RPU27 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) Анализ требования RPU29 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRPU06 Контроль выполнения условий договора Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать. Табл. 27 Общий список требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора № Шаг требования процесса PRPU31 PRPU06.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ RPU32 PRPU06.02 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать RPU33 PRPU06.03 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать 127 Анализ требований № Шаг требования процесса Тип решения Модуль в системе взаимодействие RPU34 PRPU06.04 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать RPU35 PRPU06.05 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ PRSA. Продажи В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «Продажи» PRSA01 Поиск клиентов Общий список требований В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRSA01 Поиск клиентов», которые необходимо реализовать. Табл. 28 Общий список требований. PRSA01 Поиск клиентов № Шаг Тип решения Модуль в системе требования процесса RSA01 PRSA01.01 Р - RSA02 PRSA01.02 С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Контакты 128 Анализ требований № Шаг требования процесса RSA03 PRSA01.03 Тип решения Модуль в системе С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RSA04 PRSA01.04 Р - Анализ необходимости расширений системы В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы. Табл. 29 Анализ необходимости расширений системы. PRSA01 Поиск клиентов № Шаг требования процесса RSA01 PRSA01.01 Описание требования Необходимо реализовать возможность автоматического формирования списков клиентов, сроки договоров с которыми не истекли, в виде отчета. RSA04 PRSA01.04 Необходимо реализовать возможность автоматического анализа запросов на товар с целью последующего определения потребности в закупки тех или иных товаров. Анализ требования RSA01 Суть требования 129 Анализ требований Данный отчет необходим для сокращения временных и трудозатрат на поиск новых клиентов. Законодательные требования Законодательных норм, обуславливающих требование, нет Критичность требования Возникает вероятность неправильного формирования списка клиентов для отправки им информации о товаре Возникает вероятность потери части клиентов в результате того, что они не будут получать информацию о новых товарах Варианты решения Расширение стандартной функциональности (вариант 1) Описание решения Необходимо разработать отчет «Действующие договора с клиентами». Для этого необходимо разработать и согласовать отчетную форму и реализовать отчет в системе Преимущества решения Снижение трудозатрат и временных затрат на поиск новых клиентов Снижение риска неверного формирования списка клиентов для отправки им информации о товаре Недостатки решения Дополнительные затраты по созданию отчета Обходной путь (вариант 2) Описание решения 130 Анализ требований Стандартная функциональность системы не позволяет реализовать данное требование Изменение бизнес-практики (вариант 3) Описание решения Изменение бизнес-практики невозможно Использование более поздней версии системы (вариант 4) Описание решения Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют Отказ от реализации требования (вариант 5) Описание решения Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным и руководствоваться знаниями сотрудников компании о том, кому из клиентов следует направлять информацию о новом товаре Преимущества решения Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета Недостатки решения Вероятность сделать ошибку остается Необходимость обработки большого количества информации Сравнение вариантов решения Табл. 30 Сравнение вариантов решения RSA01 № Критерий оценки Вар. 1 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 131 Анализ требований № Критерий оценки Вар. 1 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 1 Трудоемкость реализации - + + + 2 Вероятность возникновения ошибок + - - - 3 Оперативность - - + выполнения шага + бизнес-процесса В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) Анализ требования RSA04 Суть требования Необходимость автоматической обработки результатов получения запросов на товар. Это значительно снизит трудозатраты на анализ результатов и позволит более оперативно реагировать на изменения потребностей клиентов. Законодательные требования Законодательных норм, обуславливающих требование, нет Критичность требования Значительные трудозатраты на проведение анализа и составление отчета Отсутствует фиксация факта сегментации клиентов. Варианты решения Расширение стандартной функциональности (вариант 1) Описание решения 132 Анализ требований Необходимо разработать, согласовать с заказчиком и внедрить новую форму «Запрос на товар». На форме предполагается отражать информацию по поступающим запросам, а затем проводить анализ клиентов, приславших запросы и строить отчетные диаграммы (например, отражающую % клиентов, заинтересованных в новых товарах). Преимущества решения Упрощение процедуры анализа запросов на товар Снижение трудозатрат на выполнение анализа и написание отчета Недостатки решения Часто заявки на товар присылаются в свободной форме и разработать универсальную форму «Запрос на товар» будет трудоемко, т. к. потребуется анализ большого количества уже имеющихся запросов на товар (предположительно за последний год) Обходной путь (вариант 2) Описание решения Стандартная функциональность системы не позволяет реализовать данное требование Изменение бизнес-практики (вариант 3) Описание решения Изменение бизнес-практики невозможно Использование более поздней версии системы (вариант 4) Описание решения Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют Отказ от реализации требования (вариант 5) 133 Анализ требований Описание решения Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным Преимущества решения Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета Недостатки решения Вероятность сделать ошибку остается Необходимость обработки большого количества информации Сравнение вариантов решения Табл. 31 Сравнение вариантов решения RSA04 № Критерий оценки Вар. 1 Вар. 2 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5 1 Трудоемкость реализации - + + + + 2 Вероятность возникновения ошибок + - - - - 3 Оперативность принятия решений - - - + + В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRSA02 Отправка коммерческих предложений Общий список требований Табл. 32 Общий список требований. PRSA02 Отправка коммерческих предложений № Шаг требования процесса Тип решения Модуль в системе 134 Анализ требований № Шаг Тип решения Модуль в системе требования процесса RSA05 PRSA02.01, С [М] PRSA02.02, Обработка заказов -> [Ф] Квоты Продажи и маркетинг -> [П] -> [П] PRSA02.03 RSA06 PRSA02.01, Р - PRSA02.02, PRSA02.03 RSA07 PRSA02.04 С [М] Продажи и маркетинг Обработка заказов -> [Ф] Контакты [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие Анализ необходимости расширений Табл. 33 Анализ необходимости расширений. PRSA02 Отправка коммерческих предложений № Шаг Описание требования требования процесса RSA06 PRSA02.01, Необходимо предусмотреть механизм проставления и PRSA02.02, изменения статуса коммерческого предложения. Статусы PRSA02.03 должны быть следующими: Черновик 135 Анализ требований № Шаг требования процесса Описание требования Оформлено Согласовано Анализ требования RSA06 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRSA03 Заключение договоров с клиентами Общий список требований Табл. 34 Общий список требований. PRSA03 Заключение договоров с клиентами № Шаг требования процесса RSA08 PRSA03.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RSA09 PRSA03.02 Р - RSA10 PRSA03.03 С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Соглашения 136 Анализ требований Анализ необходимости расширений Табл. 35 Анализ необходимости расширений. PRSA03 Заключение договоров с клиентами № Шаг требования процесса RSA09 PRSA03.02 Описание требования Необходима возможность автоматического формирования списков клиентов, подтвердивших комплектацию заказа, с которыми нет действующих договоров, в виде отчета. Анализ требования RSA09 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRSA04 Обработка заказа Общий список требований Табл. 36 Общий список требований. PRSA04 Обработка заказа № Шаг Тип решения Модуль в системе требования процесса RSA11 PRSA04.01, С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи PRSA04.02, -> [Ф] Заказы PRSA04.03 RSA12 PRSA04.01, Р - PRSA04.02, PRSA04.03 137 Анализ требований Анализ необходимости расширений Табл. 37 Анализ необходимости расширений. PRSA04 Обработка заказа № Шаг Описание требования требования процесса RSA12 PRSA04.01, Необходимо предусмотреть механизм проставления и PRSA04.02, изменения статуса коммерческого предложения. Статусы PRSA04.03 должны быть следующими: Черновик Получено Согласовано Анализ требования RSA12 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту Общий список требований Табл. 38 Общий список требований. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту № Шаг требования процесса RSA13 PRSA05.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Заказы -> [К] Печать 138 Анализ требований № Шаг Тип решения требования процесса RSA14 PRSA05.01, Р Модуль в системе - PRSA05.02, PRSA05.03 RSA15 PRSA05.03 С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие Анализ необходимости расширений Табл. 39 PRSA05 Анализ необходимости расширений. Выставление счета-фактуры клиенту № Шаг Описание требования требования процесса RSA14 PRSA05.01, Необходимо предусмотреть механизм проставления и PRSA05.02, изменения статуса счета-фактуры. Статусы должны быть PRSA05.03 следующими: Черновик Подготовлено Согласовано Анализ требования RSA14 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) 139 Анализ требований PRSA06 Выполнение обязательств по договору Общий список требований Табл. 40 Общий список требований. PRSA06 Выполнение обязательств по договору № Шаг Тип решения требования процесса RSA16 PRSA06.01 С RSA17 PRSA06.01 С Модуль в системе [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие RSA18 PRSA06.02 Р - RSA19 PRSA06.02 С - Анализ необходимости расширений Табл. 41 Анализ необходимости расширений. PRSA06 Выполнение обязательств по договору № Шаг требования процесса RSA18 PRSA06.02 Описание требования Необходимо автоматически контролировать, чтобы формирование уведомления о готовности к отгрузке выполнялось только при условии наличия уведомления об оплате (условие предоплаты). 140 Анализ требований PRSA07 Контроль счетов Общий список требований Табл. 42 Общий список требований. PRSA07 Контроль счетов № Шаг требования процесса RSA20 PRSA07.01 Тип решения Модуль в системе С [М] Продажи и маркетинг -> [П] -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Возвраты RSA21 PRSA07.01 Р - RSA22 PRSA07.02 С - RSA23 PRSA07.02 С [М] Продажи и маркетинг Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Ф] Печать -> [К] Печать Анализ необходимости расширений Табл. 43 Анализ необходимости расширений. PRSA07 Контроль счетов № Шаг требования процесса RSA21 PRSA07.01 Описание требования Необходимо обеспечить возможность построения отчета по «проблемным» клиентам (которые не выполняют обязательств по оплате или же которым компания не смогла отгрузить товар вовремя) 141 Анализ требований Анализ требования RSA21 В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации) 142 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Описание бизнес-процессов «как должно быть» В данном разделе приводится список измененных в результате анализа требований бизнес-процессов. PRPU. Закупки В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки». PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар Изменения шагов бизнес-процесса PRPU01.01 Определение потребности в товарах Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике Тип шага Системный Описание шага Общий список товаров в системе можно посмотреть в форме «Товар Список» Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К] Список PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник Тип шага 143 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Системный Описание шага Ввод нового товара производится в форме «Товар карточка». На форме заполнятся следующие поля: Описание Базовая единица измерения Код товарной категории Код товарной группы Описание поиска Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары PRPU01.04 Подготовка заявки на товар Тип шага Системный Описание шага Заявка вводится на форме «Заявка Журнал». На форме заполняются следующие поля: Тип Номер Количество Метод пополнения Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки PRPU01.05 Согласование заявки на товар 144 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU01.06 Оформление заявки на товар Тип шага Системный Описание шага В системе заявку на товар можно распечатать из формы «Покупка Заказ» Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать PRPU02 Выбор поставщиков Изменение шагов бизнес-процесса PRPU02.01 Поиск поставщиков Тип шага Системный Описание шага Для просмотра общего списка поставщиков следует открыть форму «Поставщик список» Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик > [К] Список PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник Тип шага 145 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Системный Описание шага Для ввода нового поставщика на форме «Поставщик Карточка» требуется заполнить следующие поля: Закладка «Общее» o Название o Адрес o Индекс/Город o Код страны o Телефон Закладка «Счет» o Общая Бизнес Группа o НДС Бизнес Группа o Поставщик Учетная Группа o Код Скидки Счета Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики Для ввода списка товаров, которые предлагает поставщик, на форме «Поставщик Каталог Товаров» заполнить поля: Товар Но. Поставщик Товар Но. Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки -> Товары 146 Описание бизнес-процессов «как должно быть» PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой Тип шага Системный Описание шага Перед формированием заявки на форме «Заявка Журнал» надо заполнить следующие поля: Указание Принять указание Поставщик Но. Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки После этого сформированную заявку нужно преобразовать в запрос. Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> Выполнить указание После этого необходимо найти сформированный заказ и распечатать его. Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать 147 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Для фиксации факта отправки заказа необходимо на форме «Контакт Карточка» заполнить следующие поля: Тип Фирма Но. Код менеджера После этого вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков Тип шага Системный Описание шага Для ввода коммерческого предложения на форме «Покупка Квота» заполнить поля: Покупка Поставщик Тип Номер Количество Навигация: М] Покупка -> [П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты 148 Описание бизнес-процессов «как должно быть» PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений Тип шага Системный Описание шага Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU03 Оформление и отправка заказа Изменение шагов бизнес-процесса PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком Тип шага Системный Описание шага 149 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Для просмотра списка соглашений с поставщиком необходимо открыть форму «Соглашение список» Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [К] Список PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком Тип шага Системный Описание шага Для оформления соглашения с поставщиком на форме «Поставщик Соглашение Карточка» заполнить поля: Описание Источник Но. Дата начала Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения PRPU03.03 Оформление заказа Тип шага Системный Описание шага Заказ в систему можно ввести тремя различными способами: Ручной ввод Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ 150 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Формирование из заявки Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить указания -> [К] Ок Формирование из коммерческого предложения [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты -> [К] Создать заказ PRPU03.04 Согласование заказа Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU03.05 Отправка заказа поставщику Тип шага Системный Описание шага Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие 151 Описание бизнес-процессов «как должно быть» PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Изменение шагов бизнес-процесса PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом Тип шага Системный Описание шага Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученный счет-фактуру. PRPU04.02 Проверка счета-фактуры Тип шага Системный Описание шага Для просмотра информации по заказу, содержащейся в системе, необходимо открыть окно заказов. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ 152 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Для просмотра полученного счета-фактуры необходимо в окне взаимодействий получить прикрепленный файл. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты-> [Мн] Контакт > [К] Протокол тестирования PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика Тип шага Системный Описание шага Для просмотра или редактирования заказа необходимо открыть форму «Покупка Заказ» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа Тип шага Системный Описание шага Для учета заказа из формы «Покупка заказ» необходимо вызвать соответствующую процедуру. 153 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет > [К] Учет Для оплаты заказа в форму «Журнал Покупки» внести следующую информацию: Дата учета Тип документа Тип счета Счет Но. Бал. Тип Счета Бал. Счет Номер Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф]Журнал Покупки После этого необходимо заполнить поле «Примен. Документ Но.» Для этого следует выбрать нужную операцию в появившемся окне «Применить операции поставщика» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [П] Примен. Документ Но. -> [Ф] Применить операции поставщика Теперь можно учесть счет. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [Мн] Учет -> [К] Учет PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате Тип шага Системный Описание шага 154 Описание бизнес-процессов «как должно быть» В Форме «Поставщик – Подтвержд. Оплаты» установить следующие значения параметров: Поставщик Но. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Документы -> [О] Поставщик – Подтвержд. Оплаты PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке Тип шага Системный Описание шага Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU05 Поступление товара Изменение шагов бизнес-процесса PRPU05.01 Организация приемки товаров Тип шага Ручной Описание шага 155 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Данный шаг системой не поддерживается PRPU05.02 Приемка товаров Тип шага Системный Описание шага Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать > [Ф] Печать -> [К] Печать PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRPU05.04 Выставление претензий Тип шага Системный Описание шага В форму «Покупка возврат» надо ввести следующие данные: Заголовок формы: o Покупка Поставщик o Покупка Контакт Но. Строки формы: o Тип 156 Описание бизнес-процессов «как должно быть» o Но. o Код причины возврата o Количество Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат PRPU06 Контроль выполнения условий договора Изменение шагов бизнес-процесса PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми Тип шага Системный Описание шага Фактические и плановые сроки поставки можно посмотреть на форме «Покупка Учт. Счет» Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Покупка Учт. Счет PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров Тип шага Системный Описание шага Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. счета -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров Тип шага 157 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Системный Описание шага Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU06.04 Отправка претензий поставщику Тип шага Системный Описание шага Для печати журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения параметров: Но. Тип Документа Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать PRPU06.05 Организация приемки товара на складе Тип шага Системный Описание шага 158 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Для печати акта о приемке основных средств в форме «Учт. Покупка Акт о Приеме ОС14» установить следующие значения параметров: Но. Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. Счета -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать PRSA. Продажи В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRSA. Продажи». PRSA01 Поиск клиентов PRSA01.01 Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRSA01.02 Поиск новых клиентов Тип шага Системный Описание шага По новому клиенту в справочник клиентов заносится следующая информация: Закладка «Общее»: o Название o Адрес o Индекс o Город 159 Описание бизнес-процессов «как должно быть» o Код страны o Код менеджера o Дистрибуторский Центр o Код сервисной зоны Закладка «Счет» o Код скидки счета o Общая Бизнес Группа o НДС Бизнес Группа o Клиент Учетная Группа Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> F3 PRSA01.03 Отправка информации о товаре Тип шага Системный Описание шага Для клиента формируется прайс-лист и отправляется клиенту, о чем регистрируется сообщение в комментариях к данным о клиенте. Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Товары и цены -> [П] Отчеты -> [Мн] Прайслист Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Комментарии PRSA01.04 Получение и анализ запросов на товар Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается 160 Описание бизнес-процессов «как должно быть» PRSA02 Отправка коммерческих предложений PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений Тип шага Частично автоматизируемый Описание шага Создается контакт с клиентом, где будут отражаться все взаимодействия с клиентом, а затем создается квота. На форме «Контакт Карточка» заполняются следующие поля: Тип Фирма Но. Название Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты Для формирования коммерческого предложения на форме «Продажа Квота» заполняются поля: Заголовок формы: o Продажа Клиент Но. o Продажа Контакт Но. Строки формы: o Тип o Но. o Кол-во Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений Тип шага Частично автоматизируемый 161 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Описание шага На данном шаге квота распечатывается. Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты-> [К] Печать PRSA02.03 Согласование коммерческих предложений Тип шага Частично автоматизируемый Описание шага В квоту могут вноситься изменения в процессе согласования. PRSA02.04 Отправка коммерческих предложений Тип шага Системный Описание шага Факт отправки коммерческих предложений фиксируется в системе. В мастере взаимодействия заполнить следующие поля: С кем вы взаимодействуете? Укажите тип взаимодействия Опишите ваше взаимодействие Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRSA03 Заключение договоров с клиентами PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента Тип шага Системный 162 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Описание шага Фиксация подтверждения комплектации происходит аналогично фиксации коммерческого предложения. В поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо указать значение «П_ПОД_КЗ». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRSA03.02 Проверка наличия договора с клиентом Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами Тип шага Системный Описание шага На форме «Клиент соглашение Карточка» заполнить поля: Описание Источник Но Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Соглашения PRSA04 Обработка заказа PRSA04.01 Получение заказа от клиента Тип шага Частично автоматизируемый 163 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Описание шага Заказ автоматически формируется из квоты с помощью кнопки «Создать заказ». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи ->[П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты Или же заказ можно ввести вручную, заполнив поля: Заголовок формы: o Продажа Клиент Но. o Продажа Контакт Но. Строки формы: o Тип o Но. o Кол-во Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы PRSA04.02 Согласование заказа Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом Тип шага Системный Описание шага Счет-фактура для заказа формируется автоматически по команде пользователя. 164 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [К] Печать PRSA05.02 Согласование счета-фактуры Тип шага Ручной Описание шага Данный шаг системой не поддерживается PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту Тип шага Системный Описание шага Регистрация, учет, счета-фактуры происходит автоматически Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Мн] Учет -> [К] Учет PRSA06 Выполнение обязательств по договору PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате Тип шага Системный Описание шага Необходимо получить от клиента подтверждение б плате и занести его в журнал оплат, после чего завести в систему банковскую выписку и выверить ее. Навигация: [М] Финансы -> [П] Клиенты Расчеты -> [Ф] Ден. средства. Журналы платежей Необходимо заполнить следующие поля журнала банковских выверок: 165 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Банк Расчетный Счет Дата выписки Конечный баланс выписки Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [Ф] Банк. Счет Выверки -> [К] Учет-> Учет PRSA06.02 Отгрузка товара Тип шага Частично автоматизируемый Описание шага Счет-фактура учитывается с командой «Отгрузить». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Мн] Учет -> [К] Учет PRSA07 Контроль счетов PRSA07.01 Контроль выполнения условий договора Тип шага Частично автоматизируемый Описание шага Для печати журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения параметров: Но. Тип Документа Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Возвраты -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать PRSA07.02 Контроль счетов 166 Описание бизнес-процессов «как должно быть» Тип шага Системный Описание шага Просмотре различных видов системных отчетов, начиная с учтенных операций в навигаторе и заканчивая бухгалтерским балансом. Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] История -> [Ф] Навигатор Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Отчеты Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [П] Отчеты Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] Отчеты Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [П] Отчеты 167 Пример реализации и список настроек Пример реализации и список настроек В данном разделе приводится пример реализации бизнес-процессов в информационной системе Microsoft Dynamics Navision 4.0, а также общее описание системы Общее описание системы Navision - это программная система, предназначенная для автоматизации деятельности предприятия.. Единая интегрированная платформа ERP + CRM + SCM + e-сommerce + Enterprise Portal. В основу Microsoft Navision заложены мощные инструменты для бухгалтерского учета и анализа, управления финансами и товарно-материальными потоками. Система позволяет также организовать эффективный кадровый, торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы. Систему можно быстро внедрить, легко модифицировать, просто использовать и поддерживать. В рамках проекта по локализации системы реализованы методы ведения финансового и налогового учета, специфические для российского законодательства. Microsoft Navision позволяет быстро и надежно повысить эффективность и управляемость бизнеса и подходит руководителям предприятий, которые хотят сфокусироваться на основных аспектах своего бизнеса, получить о нём цельное представление и стремятся: оперативно получать, обрабатывать и анализировать информацию о деятельности своего предприятия; отслеживать любые критические параметры по компании; постоянно реагировать на быстро меняющиеся условия деловой среды и соответственно эффективно планировать работу на будущее; принимать достоверные решения; рационализировать бизнес-процессы; добиться прозрачности и обеспечить динамичное развитие бизнеса; 168 Пример реализации и список настроек уменьшить объем ручной и рутинной работы сотрудников; работать в режиме реального времени с клиентами и поставщиками; больше знать о своих клиентах; применять самые передовые гибкие и лёгкие в использовании технологии. В версии 4.0 по сравнению с 3.6 были выделены возможности комплексного анализа показателей деятельности - Business Analytics на основе OLAP-24 технологий (Online Analytical Processing). Важным элементом версии 4.0 стал также новый интерфейс системы, выполненный в стиле Microsoft Outlook. PRPU. Закупки PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар Список необходимых настроек Табл. 44 Список необходимых настроек. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар Шаг Описание настройки Модуль в системе PRPU01.02 - - PRPU01.03 Настройка единиц измерения [М] Администрирование -> [П] процесса Настройка приложения -> [П] Покупка -> [Ф] Единицы измерения PRPU01.04 Настройка шаблонов заявок [М] Покупка -> [П] Планирование > [П] Настройка -> [Ф] Заявка Журнал Шаблоны 169 Пример реализации и список настроек Пример реализации PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике Описание примера Необходимо проверить наличие товара «Модем» в справочнике товаров Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К] Список Рис. 15. Список товаров PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник Описание примера Необходимо ввести товар «Модем» в справочник товаров. По новому товару следует заполнить следующие поля на форме: Описание: Модем Базовая единица измерения: ШТ 170 Пример реализации и список настроек Код товарной категории: ПРОЧЕЕ Код товарной группы: КОМПЛЕКТ Описание поиска: МОДЕМ Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары Рис. 16. Карточка товара PRPU01.04 Подготовка заявки на товар Описание примера В соответствии с внутренней потребностью в товарах возникла потребность в приобретении 20 модемов. В связи с этим необходимо отобразить в системе заявку на приобретение товара. Следует заполнить следующие поля на форме: Тип - >Товар Номер - > Код созданного товара «Модем» 171 Пример реализации и список настроек Количество - > 20 Метод пополнения - > Покупка Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки Рис. 17. Создание заявки PRPU01.06 Оформление заявки на товар Описание примера Необходимо сформировать заявку на выбранный товар. Реализация в системе Данный шаг поддерживается системой, однако становится доступным на выполнение лишь тогда, когда будут определены поставщики, способные выполнить данный заказ. 172 Пример реализации и список настроек PRPU02 Выбор поставщиков Список необходимых настроек Табл. 45. Список необходимых настроек. PRPU02 Выбор поставщиков Шаг Описание настройки Модуль в системе PRPU02.01 - - PRPU02.02 Настройка индексов [М] Администрирование -> [П] Настройка городов Настройка процесса Настройка стран приложения -> [П] Общее -> [Ф] Почтовые индексы [М] Покупка -> [П] Планирование > [Ф] Поставщики PRPU02.04 Настройка взаимодействия шаблонов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны PRPU02.05 - PRPU02.06 Настройка взаимодействия шаблонов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны 173 Пример реализации и список настроек Пример реализации PRPU02.01 Поиск поставщиков Описание примера В результате поиска поставщиков, которые производят/продают модемы, в Интернет был найден поставщик ООО «Цифровые модемы». Необходимо проверить наличие данного поставщика в общем справочнике. Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик > [К] Список Рис. 18. Список поставщиков PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник Описание примера Необходимо внести информацию о новом поставщике в систему. Для этого следует заполнить следующие поля на форме: 174 Пример реализации и список настроек Закладка «Общее» Название -> Цифровые модемы Адрес -> ул. Живописная, д.7 Индекс/Город -> 123020/Москва Код страны –> RU Телефон -> 3734525 Закладка «Счет» Общая Бизнес Группа – ПОСТОТЕЧ НДС Бизнес Группа – ПОСТОТЕЧ Поставщик Учетная Группа – РОССИЯ Код Скидки Счета - П00010 (Код поставщика) После этого следует добавить товар «Модем» в список товаров, предоставляемых поставщиком. Следует заполнить следующие поля на форме: Товар Но. -> 70061 (Номер товара «Модем») Поставщик Товар Но. -> М.70.1 Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики Закладка «Общее» 175 Пример реализации и список настроек Рис. 19. Карточка поставщика. Закладка «Общее» Закладка «Счет» Рис. 20 Карточка поставщика. Закладка «Счет» Окно «Поставщик Каталог Товаров» Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки -> Товары 176 Пример реализации и список настроек Рис. 21 Окно «Поставщик Каталог Товаров» PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой Описание примера Необходимо в соответствии с заявкой создать запрос и отправить его поставщику. Факт отправки запроса необходимо зафиксировать в системе. Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> Выполнить указание Перед выполнением этой программы следует заполнить следующие поля на форме: Указание - Новое Принять указание - Да (Поставить галку) Поставщик Но. - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы») Окно «Заявка Журнал» 177 Пример реализации и список настроек Рис. 22 Окно «Заявка Журнал» Далее необходимо найти в списке заказов заказ, сформированный из заявки. Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список Рис. 23 Список заказов И затем распечатать его. Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать 178 Пример реализации и список настроек Рис. 24. Печать заказа Для фиксации факта отправки заявки необходимо для выбранного поставщика создать контакт. Необходимо заполнить следующие поля на форме: Тип –> Сотрудник Фирма Но. -> CT000158 (Код фирмы «Цифровые модемы») Код менеджера -> АС Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты Форма «Контакт Карточка» 179 Пример реализации и список настроек Рис. 25 Форма «Контакт Карточка» Теперь необходимо зафиксировать сам факт отправки заявки поставщику. Для этого необходимо ввести следующие поля: С кем вы взаимодействуете? –> Иванов Иван Иванович Укажите тип взаимодействия -> П_ОТП_ЗАЯВ Опишите ваше взаимодействие -> Отправка заявки 03.03.2006 Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие 180 Пример реализации и список настроек Рис. 26 Создание взаимодействия PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков Описание примера Необходимо зафиксировать получение коммерческих предложений от поставщиков. Для этого нужно в системе заполнить следующие поля: Покупка Поставщик - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы») Тип -> Товар Номер -> 70061 (Номер товара «Модем») Количество -> 20 Реализация в системе Навигация: М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки 181 Пример реализации и список настроек Рис. 27 Квота PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений Описание примера Далее необходимо зафиксировать факт поступления коммерческого предложения в контактах. Реализация в системе Фиксация коммерческого предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_КОММ_ПР» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие 182 Пример реализации и список настроек PRPU03 Оформление и отправка заказа Список необходимых настроек Табл. 46 Список необходимых настроек. PRPU03 Оформление и отправка заказа Шаг Описание настройки Модуль в системе PRPU03.01 - - PRPU03.02 - - PRPU03.03 - - PRPU03.05 Настройка процесса шаблонов [М] Администрирование -> [П] взаимодействия Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны Пример реализации PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком Описание примера Перед оформлением заказа необходимо проверить наличие соглашения с поставщиком на поставку товаров для поставщика «Цифровые модемы» Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [Список] 183 Пример реализации и список настроек Рис. 28 Список соглашений PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком Описание примера Так как с поставщиком «Цифровые модемы» соглашения заключены не были, то необходимо в системе зарегистрировать их появление. Реализация в системе Следующие поля подлежат заполнению: Описание -> Соглашение с поставщиком Источник Но. -> П00010 Дата начала -> 05.11.06 Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения 184 Пример реализации и список настроек Рис. 29 Карточка соглашения PRPU03.03 Оформление заказа Описание примера После заключения соглашения нужно приступать к оформлению заказа. Реализация в системе В системе заказ можно завести тремя способами: Ручной ввод Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ Формирование из заявки Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить указания -> [К] Ок Формирование из коммерческого предложения [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты -> [К] Создать заказ Рассмотрим формирование заказа из коммерческого предложения. 185 Пример реализации и список настроек Рис. 30 Квота на покупку PRPU03.05 Отправка заказа поставщику Описание примера После создания заказа в системе, его необходимо распечатать и зафиксировать факт отправки. Реализация в системе Для вывода заказа на печать его необходимо найти в общем списке, а затем отправить на печать. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать > [Ф] Печать -> [К] Печать 186 Пример реализации и список настроек Рис. 31. Вывод заказа на печать Фиксация коммерческого предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ЗАК_ОТП» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Список необходимых настроек Табл. 47 Список необходимых настроек. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Шаг Описание настройки Модуль в системе процесса PRPU04.01 Настройка шаблонов [М] Администрирование -> [П] 187 Пример реализации и список настроек Шаг Описание настройки Модуль в системе взаимодействия Настройка процесса приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны PRPU04.02 - - PRPU04.04 - - PRPU04.05 Настройка типовых журналов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] Типовые журналы PRPU04.06 Настройка взаимодействия шаблонов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны PRPU04.07 Настройка взаимодействия шаблонов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны Пример реализации PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом Описание в системе 188 Пример реализации и список настроек После согласования всех условий поставки необходимо зафиксировать в системе факт получения счета-фактуры. Пример реализации Для фиксации факта получения счета-фактуры необходимо в окне контактов создать новое взаимодействие. Поле «Укажите тип взаимодействия» нужно заполнить значением «П_ПОЛ_СФ». В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученный счетфактуру. Рис. 32 Прикрепление файла PRPU04.02 Проверка счета-фактуры Описание в системе Теперь надо проверить соответствие между полученным счетом-фактурой с той информацией, которая имеется в системе. Пример реализации 189 Пример реализации и список настроек Для просмотра информации по заказу, содержащейся в системе, необходимо открыть окно заказов. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ Для просмотра полученного счета-фактуры необходимо в окне взаимодействий получить прикрепленный файл. Рис. 33 Просмотр прикрепленных файлов После этого сверить документы. PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика Описание примера При обнаружении несоответствия между счетами необходимо связаться с поставщиком в внести изменения в документ. Пример реализации В системе необходимо открыть окно заказов и найти нужный. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа 190 Пример реализации и список настроек Описание в системе После согласования и внесения, при необходимости, изменений в заказ, необходимо провести его учет в системе. Пример реализации Существуют несколько возможностей учета заказа в системе: Получить Отобразить факт получения приходной накладной Учесть счет Отобразить факт получения счета-фактуры Получить и учесть счет Оба вышеописанных действия одновременно В качестве примера выбран третий вариант учета. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет > [К] Учет 191 Пример реализации и список настроек Рис. 34 Учет заказа После этого необходимо оплатить заказ. В форму «Журнал Покупки» вводится следующая информация: Дата учета -> 26.11.06 Тип документа – Оплата Тип счета – Поставщик Счет Но. - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы») Бал. Тип Счета – Банковский счет Бал. Счет Номер – НБМ (Банк Москвы) Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф]Журнал Покупки 192 Пример реализации и список настроек Рис. 35 Журнал оплаты покупок После этого необходимо заполнить поле «Примен. Документ Но.» Для этого следует выбрать нужную операцию в появившемся окне «Применить операции поставщика» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [П] Примен. Документ Но. -> [Ф] Применить операции поставщика 193 Пример реализации и список настроек Рис. 36 Применение операций поставщика в журнале оплаты покупок Теперь можно учесть счет. Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [Мн] Учет -> [К] Учет PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате Описание примера После выполнения обязательств по оплате перед поставщиком необходимо сформировать уведомление об оплате и отправить его поставщику. Факт отправки так же подлежит регистрации в системе. Пример реализации В Форме «Поставщик – Подтвержд. Оплаты» установить следующие значения параметров: Поставщик Но. – П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы») При необходимости указать дату учета или номер документа 194 Пример реализации и список настроек Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Документы -> [О] Поставщик – Подтвержд. Оплаты Рис. 37 Отправка уведомления об оплате поставщику Фиксация коммерческого предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ПОД_ОПЛ» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке Описание примера Теперь необходимо зафиксировать факт получения уведомления об отгрузке. Пример реализации Как и ранее, фиксация уведомления о готовности к отгрузке происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ГОТ_ОТГР» 195 Пример реализации и список настроек Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученное уведомление. PRPU05 Поступление товара Список необходимых настроек Табл. 48 Список необходимых настроек. PRPU05 Поступление товара Шаг Описание настройки Модуль в системе PRPU05.02 - - PRPU05.04 Настройка причин возврата [М] Покупка -> [П] Обработка процесса заказов -> [П] Настройка -> [Ф] Причины возврата Пример реализации PRPU05.02 Приемка товаров Описание примера На данном шаге, после организации приемки товара, необходимо составить акт его приемке. Реализация в системе Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать > [Ф] Печать -> [К] Печать 196 Пример реализации и список настроек PRPU05.04 Выставление претензий Описание примера Предположим, что в процессе приемки товара были обнаружены дефекты в двух модемах. Необходимо зафиксировать эти дефекты в системе. Реализация в системе В форму «Покупка возврат» надо ввести следующие данные: Заголовок формы: Покупка Поставщик - П00010 Покупка Контакт Но. - CT000159 Строки формы: Тип -> Товар Но. -> 70061 (Номер товара «Модем») Код причины возврата -> ДЕФЕКТ Количество -> 2 Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат 197 Пример реализации и список настроек Рис. 38 Возврат товаров с дефектами PRPU06 Контроль выполнения условий договора Список необходимых настроек Табл. 49 Список необходимых настроек. Список необходимых настроек Шаг Описание настройки Модуль в системе PRPU06.01 - - PRPU06.02 - - PRPU06.03 Настройка процесса взаимодействия шаблонов [М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> 198 Пример реализации и список настроек Шаг Описание настройки Модуль в системе процесса [Ф] Взаимодействие Шаблоны PRPU06.04 Настройка причин возврата [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Настройка -> [Ф] Причины возврата PRPU06.05 - - Пример реализации PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми Описание примера Перед принятием окончательного решения об оприходовании товара на склад, стоит сопоставить плановые и фактические сроки поставки Реализация в системе Фактические и плановые сроки поставки можно посмотреть на форме «Покупка Учт. Счет» Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Покупка Учт. Счет 199 Пример реализации и список настроек Рис. 39 Форма «Покупка Учт. Счет» PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров Описание примера После проверки плановой и фактической дат приемки товара следует просмотреть акт приемки товара и список дефектов, если такие были обнаружены и зафиксированы в системе. Реализация в системе Для просмотра приходного ордера в форме «Покупка Приходный Ордер М-4» установить значение поля «Но.» равным «108032» (Номер учтенного заказа) Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. счета -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать 200 Пример реализации и список настроек Рис. 40 Формирование приходного ордера Для просмотра журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения параметров: Но. -> 1003 (Номер возврата) Тип Документа -> Возврат Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать 201 Пример реализации и список настроек Рис. 41 Форма «Возврат» PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров Описание примера После просмотра всех документов ответственный за принятие решения о приемке должен сформировать формальное решение о приемке товара. Реализация в системе Фиксация в системе решения о приемке товара происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_РЕШ_ПРИ» Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие В появившемся окне выбрать сформированное решение о приемке. PRPU06.04 Отправка претензий поставщику 202 Пример реализации и список настроек Описание примера В ходе приемки товара было обнаружено два неисправных модема. Необходимо сформировать документ, отражающий список найденных дефектов и отправить его поставщику. Реализация в системе Для печати журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения параметров: Но. -> 1003 (Номер возврата) Тип Документа -> Возврат Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать Рис. 42 Форма «Возврат» 203 Пример реализации и список настроек PRPU06.05 Организация приемки товара на складе Описание примера После того, как решение о приемке товара принято, необходимо сформировать складские документы о его приемке Реализация в системе Для печати акта о приемке основных средств в форме «Учт. Покупка Акт о Приеме ОС14» установить следующие значения параметров: Но. -> 1003 (Номер возврата) Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. Счета -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать Рис. 43 Формирование документов о приемке товара 204 Пример реализации и список настроек PRSA. Продажи PRSA01 Поиск клиентов Список необходимых настроек Табл. 50 Список необходимых настроек. PRSA01 Поиск клиентов Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA01.02 - - PRSA01.03 - - процесса Пример реализации PRSA01.02 Поиск новых клиентов Описание примера В результате поиска клиентов был найден новый покупатель, который не был найден в общем справочнике. По новому клиенту необходимо внести следующую информацию: Закладка «Общее»: Название – ООО «Компьютерная техника» Адрес – ул. Генерала Глаголева, д. 30 Индекс – 123022 Город – Москва Код страны – RU Код менеджера – АС Дистрибуторский Центр – МОСКВА Код сервисной зоны – М 205 Пример реализации и список настроек Закладка «Счет» Код скидки счета – К00010 Общая Бизнес Группа – КЛИЕОТЕЧ НДС Бизнес Группа – КЛИЕОТЕЧ Клиент Учетная Группа - РОССИЯ Реализация в системе Общий список клиентов можно просмотреть на форме «Клиент Список». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Список [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Товары и цены -> [П] Отчеты -> [О] Прайслист Ввод информации по клиенту осуществляется на форме «Клиент Карточка». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> F3 Закладка «Общее» Рис. 44 Карточка клиента. Закладка «Общее» Закладка «Счет» 206 Пример реализации и список настроек Рис. 45 Карточка клиента. Закладка «Счет» PRSA01.03 Отправка информации о товаре Описание примера Информация о товаре отправляется клиенту. По результатам отправки делается соответствующий комментарий для клиента: «Отправлена информация о новом товаре «Модем». Реализация в системе Для получения информации о товаре или группе товаров необходимо на форме «Прайслист» заполнить следующие поля: Закладка «Товар»: Но. – 70061 (Номер товара «Модем») Закладка «Параметры»: Дата - 26.11.06 Тип продажи – Клиент Код продажи – К00010 (Номер клиента «Компьютерная техника») 207 Пример реализации и список настроек Рис. 46 Отчет «Прайслист» Для фиксации факта отправки информации о товаре следует оставить комментарий «Отправлена информация о товаре Модем» Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Комментарии Рис. 47 Вставка комментария (фиксация факта отправки информации о товаре) 208 Пример реализации и список настроек PRSA02 Отправка коммерческих предложений Список необходимых настроек Табл. 51 Список необходимых настроек. PRSA02 Отправка коммерческих предложений Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA02.01 - - PRSA02.02 - - PRSA02.03 - - PRSA02.04 - - процесса Пример реализации PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений Описание примера Теперь необходимо подготовить коммерческие предложения, в которых будут содержаться условия поставки, информация по скидкам и т.д. Реализация в системе Перед формированием квоты следует создать контакт, в котором будут отображаться все взаимодействия с клиентом. На форме «Контакт Карточка» заполнить следующие поля: Тип – Сотрудник Фирма Но. – СТ000160 (Номер контакта, который был автоматически создан при заведении клиента) Название – Ввести информацию о контакте Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты 209 Пример реализации и список настроек Рис. 48 Создание контакта Для формирования коммерческого предложения на форме «Продажа Квота» заполнить поля: Заголовок формы: Продажа Клиент Но. – К00010 Продажа Контакт Но. - CT000161 Строки формы: Тип – Товар Но. – 70061 (Код товара «Модем») Кол-во – 18 Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты 210 Пример реализации и список настроек Рис. 49 Квота PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений Описание примера После формирования квоты в системе ее необходимо распечатать. Реализация в системе Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты-> [К] Печать 211 Пример реализации и список настроек Рис. 50 Печать квоты PRSA02.04 Отправка коммерческих предложений Описание примера Теперь, когда коммерческие предложения сформированы и распечатаны, их необходимо отправить клиентам. Факт отправки коммерческих предложений фиксируется в системе. Реализация в системе В мастере взаимодействия заполнить следующие поля: С кем вы взаимодействуете? –> Алексей Андреевич Петровский Укажите тип взаимодействия -> П_ОТП_КП Опишите ваше взаимодействие -> Отправка коммерческого предложения Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие 212 Пример реализации и список настроек Рис. 51 Создание взаимодействия PRSA03 Заключение договоров с клиентами Список необходимых настроек Табл. 52 Список необходимых настроек. PRSA03 Заключение договоров с клиентами Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA03.01 - - PRSA03.02 - - процесса Пример реализации PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента Описание примера 213 Пример реализации и список настроек На данном шаге полученное от клиента подтверждение комплектации должно быть зафиксировано в системе Реализация в системе Фиксация подтверждения комплектации происходит аналогично фиксации коммерческого предложения. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ПОД_КЗ» Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие В появившемся окне выбрать файл, содержащий подтверждение комплектации. Рис. 52. Прикрепление файла PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами Описание примера Клиент ООО "Компьютерная техника" является новым. Соответственно, ранее с ним не заключался договор. Факт заключения договора фиксируется в системе. 214 Пример реализации и список настроек Реализация в системе На форме «Клиент соглашение Карточка» заполнить поля: Описание – Договор о сотрудничестве Источник Но. – К00010 (Номер клиента «Компьютерная техника») Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К] Соглашения Рис. 53. Заведение договора с клиентом PRSA04 Обработка заказа Список необходимых настроек Табл. 53 Список необходимых настроек. PRSA04 Обработка заказа Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA04.01 - - PRSA04.02 - - процесса 215 Пример реализации и список настроек Пример реализации PRSA04.01 Получение заказа от клиента Описание примера От клиента пришел заказ полностью совпадающий со сделанным коммерческим предложением. Поскольку заказ был сделан на основе коммерческого предложения, которое отображается в системе как квота, удобно и логично создать заказ, используя информацию из квоты. В системе такая возможность есть. Реализация в системе Заказ автоматически формируется из квоты с помощью кнопки «Создать заказ». Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи ->[П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты Рис. 54. Создание квоты 216 Пример реализации и список настроек Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи ->[П] Обработка Заказов -> [Ф] Заказы Рис. 55 Создание заказа PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту Список необходимых настроек Табл. 54 Список необходимых настроек. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA05.01 - - PRSA05.03 - - процесса Пример реализации PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом 217 Пример реализации и список настроек Описание примера Необходимо выставить клиенту счет-фактуру. Заказ в системе содержит все необходимые поля для формирования счета-фактуры. Реализация в системе Счет-фактура для заказа формируется автоматически по команде пользователя. Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [К] Печать Рис. 56 Формирование счета-фактуры PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту Описание примера После того, как счет-фактура был отправлен заказчику, необходимо создать соответствующий бухгалтерский учет. Будем считать, что оплата и поставка проиходят в один день, так что сразу выберем «Отгрузить и выставить счет». 218 Пример реализации и список настроек Реализация в системе При автоматическом учете заказа система предложит 3 варианта: Отгрузить Выставить счет Отгрузить и выставить счет При выборе «Отгрузить» формируется только учет отпуска товара со склада. При выборе «Выставить счет» - только бухгалтерская проводка. В третьем случае – учитываются обе операции. Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Мн] Учет -> [К] Учет Рис. 57 Учет заказа В учтенных операциях можно увидеть учтенный заказ: Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] История -> [Ф] Навигатор Заполняем поле «Дата учета» датой 26.11.06, нажимаем кнопку «Найти», выбираем из появившегося списка «Продажа Счет-Фактура» и нажимаем кнопку «Показать». 219 Пример реализации и список настроек Рис. 58 Просмотр учтенного счета-фактуры PRSA06 Выполнение обязательств по договору Список необходимых настроек Табл. 55 Список необходимых настроек. PRSA06 Выполнение обязательств по договору Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA06.01 - - PRSA06.02 - - процесса Пример реализации PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате Описание примера Необходимо убедиться, что клиент оплатил товар. Для этого необходимо дождаться банковской выписки из банка с подтверждением совершения оплаты клиентом. Реализация в системе 220 Пример реализации и список настроек Необходимо занести соответствующую операцию в журнал оплат. Для этого необходимо выбрать примененную операцию в поле «Примен. Документ Но.» Навигация: [М] Финансы -> [П] Клиенты Расчеты -> [Ф] Ден. средства. Журналы платежей Выбрав поле «Примен. Документ Но.», получаем следующий выпадающий список: Рис. 59. Применение операции клиента Выбираем операцию и нажимаем «ОК». Навигация: [М] Финансы -> [П] Клиенты Расчеты -> [Ф] Ден. средства. Журналы платежей 221 Пример реализации и список настроек Рис. 60 Журнал оплат клиентов Для отображения факта оплаты на бухгалтерских счетах необходимо учесть запись журнала оплаты. Навигация: [М] Финансы -> [П] Клиенты Расчеты -> [Ф] Ден. средства. Журналы платежей -> [К] Учет-> Учет 222 Пример реализации и список настроек Рис. 61 Учет оплаты клиента Процедура учета была выполнена успешно Затем необходимо заполнить поля журнала банковских выверок. Банк Расчетный Счет – МБ-РАСЧЕТНЫЙ Дата выписки – 26.11.06 Конечный баланс выписки – 26 067 066,87 Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [Ф] Банк. Счет Выверки -> [К] Учет-> Учет 223 Пример реализации и список настроек Рис. 62 Учет выверки банковской выписки PRSA06.02 Отгрузка товара См. раздел PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту PRSA07 Контроль счетов Список необходимых настроек Табл. 56 Список необходимых настроек. PRSA07 Контроль счетов Шаг Описание настройки Модуль в системе PRSA07.01 - - PRSA07.02 - - процесса Пример реализации PRSA07.02 Контроль счетов 224 Пример реализации и список настроек Описание примера Просмотр учтенных операций в навигаторе. Реализация в системе Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] История -> [Ф] Навигатор Рис. 63. Отчет навигатора по операциям за день Например, просмотрим финансовую книгу операций Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] История -> [Ф] Навигатор -> Финансовая книга операций -> [К] Показать 225 Пример реализации и список настроек Рис. 64 Проводки за дату 26.11.06 226
