4.2 Коммерческое письмо и его жанры. Деловые письма. Общие принципы, структура и рекомендации. (1)

Речевая тема 4. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РЕФОРМЫ В УЗБЕКИСТАНЕ.
4.2 Коммерческое письмо и его жанры. Деловые письма. Общие принципы, структура и
рекомендации.
Деловое творчество
Автор: Мария Ю.Беляева, бизнес-тренер ITC Group/АйТиСи Груп
Ежедневно практически каждый сотрудник любой компании получает деловое письмо от
партнера состоявшегося или будущего. И ежедневно сотрудники компаний на эти письма отвечают.
Кто-то легко составляет грамотный информативный ответ, кто-то долго бросает сомневающиеся
взгляды на белый лист и лишь в конце рабочего дня вынужденно составляет отписку, кто-то кропает
черновик, проверяет его и через несколько часов усердных стараний являет на свет письмо-ответ.
Почему так происходит? Неужели написать официальное письмо так же сложно, как и писателю
роман? Почему некоторым это дается просто, а мне с трудом? Почему просто нельзя вместо письма
ответить звонком, ведь быстрее и проще? Эти и подобные вопросы часто возникают в голове пишущих
эти пресловутые письма и еще чаще в голове их начальства.
Однако задаться вопросом, как писать такие письма, – куда важнее и перспективнее, чем мучить
себя с детства знакомыми нам «почемучками».
Итак, почему же письменная деловая переписка между компаниями всё еще «в моде» в нашу
эпоху мобильной связи, интернет - решений, смс - сообщений?
Любому юристу будет что ответить на этот вопрос. Деловое письмо является неким
пограничным явлением между юридическим документом и частной перепиской.
Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Ведь
письменные юридически безупречные доказательства остаются как в архиве пославшего письменное
сообщение, так и его получателя. Следовательно, при необходимости, они могут служить
свидетельством в судопроизводстве. Кроме того, деловые письма имеют ряд других преимуществ, а
именно: а) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; б)
могут быть средством передачи конфиденциальной информации; в) дают возможность вести сложные и
трудоёмкие дела. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры,
содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой
корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие
вопросы экономико-правовой деятельности организаций.
Как часто мы слышим: «Телефонный разговор-обещание к делу не приложишь». И
действительно, телефонный разговор – нет, а вот деловую переписку ещё как. И приложишь, и
приобщишь, и предъявишь. Таким образом, первая и важнейшая функция написания и последующего
сохранения писем-запросов, писем-ответов, претензий, отзывов и прочих официальных документов на
лицо. Это - документальное подтверждение правильности собственных действий, позиций, решений.
Или наоборот, это уж как когда получается.
С важностью переписки мы определились. Ну а как же быть, если письмо писать надо, а Музывдохновительницы нет? Предлагаю подойти к такому серьезному делу по-деловому, но творчески.
1. Для начала определимся с обращением. Выбирая формулу обращения, нельзя забывать, что по
фамильное обращение подчёркивает дистанцию и придаёт письму более официальный характер, а
обращение по имени и отчеству подчёркивает налаженность деловых отношений. Стоит помнить, что
любому человеку приятно видеть собственное имя (да еще и с отчеством) на бланке организации.
Иногда, конечно, обращение может и отсутствовать. В этом случае функцию установления
коммуникативного контакта выполняют реквизиты.
2. Как известно, деловое письмо должно быть кратким. Зачем же тогда нужно вступление?
И правда, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что
Ваше письмо уже на столе у получателя среди другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а
у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для
1
Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чём
Ваше письмо.
3. Следующее, на что стоит обратить внимание, – это последовательность изложения
информации. Логика делового изложения при решении простого вопроса такова: в первой части, как
правило, излагаются факты, послужившие основанием и причиной составления письма; во второй части
приводятся выводы, просьбы, рекомендации, предложения. При рассмотрении более сложных вопросов
используется и более сложная композиционная схема.
Зачастую мы используем такой психологический трюк, как повторение высказанной ранее
мысли. И часто это повторение неоправданное. Не переусердствуйте, стараясь вложить свою
гениальную мысль в контрагента. Это может привести к плачевному результату.
4. Деловые письма принято заканчивать так называемыми завершающими фразами. В
зависимости от темы письма и от степени Вашего личного знакомства с адресатом, эти фразы могут
несколько отличаться. Если Вы недостаточно знаете адресата и обращаетесь к нему нейтрально, то
закончить письмо лучше словами «С уважением», под которыми должна стоять Ваша подпись и
должность.
Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились отношения более
теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или
«Всего наилучшего», а должность не указывать.
Кстати, возвращаясь к написанному, вместо самого распространенного вида рубрикации абзаца
вы можете, не стесняясь, использовать нумерацию – то, что я делала выше, чтобы выделить
последовательность расположения составных частей текста и подчеркнуть необходимость отдельного
рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.
Начните относиться к такому виду служебной обязанности, как написание деловых писем, легче
и творчески. Возьмите за правило излагать в письмах только факты проверенные и необходимые, всегда
указывать сроки и документы, на которые ссылаетесь, ясно, чётко и обоснованно высказывать просьбу /
претензию / отказ.
Будьте внимательны, придерживайтесь делового стиля и тона письма, но помните, что деловая
переписка – лишь жанр, один из многочисленно существующих. И как любой жанр он требует от
создателя немного смекалки, усидчивости и немного новшеств. Так что не забывайте и оживлять ваши
письма: меньше клише, больше собственных идей. Ведь письма хоть и деловые, но творческие.
Памятка
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмопредложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
1. Коммерческий запрос
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации),
желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать
подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара
(обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не
представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.
Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы,
достигнутые договоренности, прежние письма.
В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование
товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это
количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные языковые
выражения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли
Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…; (см. также
таблицу на с. 86)
Образец письма-запроса
2
01.01.2004 № 20-345/651
ЗАО «Союзподшипник»
О запросе предложения на подшипники
Уважаемый господин Логвинов Е.П.!
На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.05, просим прислать
нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой
в течение
I квартала 2006 г. ежемесячно равными партиями.
Поставка должна быть произведена на условиях __________________________
______________________________________________________________________
Заранее благодарим.
Директор по коммерции
И.И. Степанов
Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его
товар, он направляет ему предложение (оферту).
2. Письмо-предложение (оферта)
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить
сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос
покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения
используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем
Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар
сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.
Образец оферты (трафаретное письмо)
Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам
_______________________________________ в количестве
(наименование товара)
Качество –
Упаковка –
Цена –
Срок поставки –
Условия платежа –
Настоящее предложение действительно до ______________
С уважением
Подпись
3. Ответ на предложение (оферту)
Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения,
подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной.
Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Образец № 1 ответа на предложение
Уважаемый _________________________________________
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от
________________ __ на ____________________________________________
(наименование товара)
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки
предлагаемого Вами товара.
3
С уважением
(Подпись)
Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом
товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться
переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
Образец № 2 ответа на предложение
Уважаемый________________________________________
Благодарим
за
Ваше
предложение
от
________________________
на_____________________________________________________________________
(наименование товара)
и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.
С уважением
(Подпись)
«Коммерческая корреспонденция»
Коммерческая документация, в том числе и коммерческая корреспонденция, является
подстилем официально-делового стиля. Она включает документы, отражающие экономическую и
внешнеэкономическую официальную деятельность организаций, связанную с заключением и
исполнением коммерческих сделок.
Коммерческое письмо – это документ, который имеет свое функциональное назначение,
юридическую и экономическую значимость.
Коммерческое письмо принято писать на бланках организации-отправителя, где уже имеются её
реквизиты. Текст коммерческого письма обладает смысловым и структурным единством, что
проявляется в последовательности реквизитов, широком использовании речевых клише и стандартов.
Все коммерческие документы, использующиеся в коммерческой деятельности, можно условно
разделить на 3 группы.
1. Простые коммерческие письма представляют собой специальные тексты, которые пишутся на
разных этапах деловых отношений: письмо-предложение (оферта), письмо-просьба, письмоблагодарность,
письмо-приглашение,
письмо-подтверждение,
письмо-напоминание,
письмопредупреждение, письмо-извещение, гарантийное и сопроводительное письма, письмо-отказ и телекс.
2. Контрактные документы – запрос, оферта, заказ, акцепт, контракт, рекламация.
3. Банковские документы – счет-фактура, авизо и др.
Реквизит – обязательный элемент служебного письма.
Реквизиты коммерческого письма: заголовок, место и дата составления письма, адрес получателя,
Ф.И.О получателя в случае адресной направленности (“Внимание Г-на…”), пометы (номер регистрации
письма, инициалы исполнителя письма и др.), указание на содержание письма (“Касательно...”, “О …”,
“По поводу…” и др.), основной текст – смысловая часть, формулы этикета и подпись, приложения к
письму.
Все реквизиты занимают общепринятое в деловой практике установленное место в структуре
письма.
Таблица оценки знаний студентов по русскому языку на данном занятии
Самостоятельная работа
Домашнее
Работа с текстом
Использование
Выполнение тренировочных
задание
технологии
заданий
1,0
0,6
0,6
0,8
Итого
3,0
4