Время от времени, каждый субъект предпринимательской деятельности должен проводить правой аудит, с целью минимизация юридических рисков для бизнеса. Целью проведения оценки юридических рисков является получение достоверных сведений от независимых источников о компании, сделках, имуществе, той или иной корпоративной процедуре, а также подготовка рекомендаций и совершение действий направленных на минимизацию негативных правовых последствий, которые могут возникнуть в хозяйственной деятельности компании. Но для начала нужно определить основные недостатки, которые порождают такие правовые риски для конкретного предприятия или бизнеса. Характерны следующие типичные недостатки, которые выявляются при проведении правового аудита: 1. Отсутствует механизм вовлеченности юристов в процессы принятия стратегических решений в компании. Решения по ключевым проектам и сделкам, влекущим наибольшие в масштабах компании правовые риски, зачастую принимаются без согласования с юристами. 2. Юристы привлекаются к разрешению конфликтов, как правило, после наступления неблагоприятных последствий (принцип «пожарной команды»); 3. Значительная часть процессов не формализована, отсутствуют необходимые регламенты, стандарты и инструкции; 4. Отсутствует так называемая «карта рисков» и системный превентивный контроль за правовыми рисками; 5. Правовые заключения сводятся к констатации законодательных запретов, при этом не предлагаются варианты решения проблемы. Весьма актуальным представляется создание в правовом блоке подразделения, осуществляющего функции управления регуляторными рисками (взаимодействия с государственными органами). Несомненным подспорьем в управлении регуляторными рисками и в повышении качества правовой функции в целом является также создание в правовом блоке подразделения, сосредоточенного на аналитической работе, мониторинге законопроектной деятельности и действующего законодательства, подготовке заключений по вопросам, требующим наибольших интеллектуальных затрат. Также одной из важнейших задач переходного периода является создание внутренней инфраструктуры, позволяющей юристам принимать самое непосредственное участие в стратегическом управлении компанией и в решениях по ключевым вопросам и проектам. Кроме того, необходимо введение руководителя правового блока в состав коллегиальных исполнительных (правление) и совещательных органов компании (различные управляющие комитеты и т. д.). Системная упорядоченная работа юридических подразделений невозможна без формализации основных процессов. Отсутствие формализованных процессов приводит к дезорганизации работы, бессистемности, дублированию или, наоборот, оставлению без правовой поддержки отдельных участков работы, принятию противоположных решений по типовым ситуациям, необоснованным задержкам в оказании правовой помощи и, как следствие, претензиям со стороны внутренних заказчиков. Для минимизации указанных негативных факторов рекомендуется разработать и утвердить в компании необходимые стандарты, регламенты и рабочие инструкции. Их количество должно быть разумным, но при этом охватывать все ключевые направления работы. Кроме того, необходима разработка требований к контрагентам, договорам, налоговым рискам. Представляется обязательным формализовать процессы, связанные с договорной работой, претензионной и судебной работой, мониторингом нормотворческой деятельности и законодательства, управлением регуляторными рисками, корпоративным управлением, организацией и проведением сделок. Целесообразность формализации иных процессов определяется внутренней потребностью и характером возложенных на юридические подразделения функций. Электронные базы документов значительно облегчат работу в целом и конкретных сотрудников в частности: базы судебных решений (своих и конкурентов); базы доверенностей; базы договоров; базы недвижимости; базы претензий; базы проверок надзорных органов; базы НПА (и распределение их по сотрудникам); базы юридических заключений; базы рисков с выпадающим списком; база для отслеживания юридических расходов. Один из важнейших инструментов, который требует внимания к деталям – работа с доверенностями. Нужен журнал, который для систематизации учета доверенностей можно вести в электронном виде, в форме таблицы. Не забудьте поставить «напоминалки» (в том же Excel) об окончании срока доверенности. Кроме учета важно контролировать отмену доверенности. Не только в отношении увольняемых сотрудников, но и в качестве стратегического рычага ее выдачи. Основной риск юридической службы — подписание документов лицом без полномочий. Сейчас число сделок по поддельным доверенностям или по доверенностям, отозванным задним числом, приобрело массовый характер. Этот риск тоже надо учитывать. Журнал учета выдачи документов из юридического отдела (позволяет отследить местонахождение того или иного документа). Создание подобных баз документов, помимо основной своей функции (облегчение работы и, как следствие, повышение скорости ее выполнения) позволит компании не зависеть от смены персонала. Все документы должны быть собраны в специальных файлах на общих серверах компании и доступны различным группам специалистов. Также на освобождение юридического отдела от ежедневной рутины работает и такое модное в последние годы направление, как обучение коллег из других подразделений компании. К примеру, в компании «Сименс» ежегодно проводятся тренинги по договорной работе — работники бизнес-направлений должны уметь на основе подготовленных юридическим отделом шаблонов самостоятельно готовить договоры или, например, претензии (разработать типовую форму). Кроме того, необходимо представить рекомендации, как избежать претензий, как списать безнадежную задолженность, как организовать работу приема качества и количества товара. Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись. Также упорядочению работы в значительной мере способствует своевременное информирование руководства и сотрудников иных подразделений о событиях и фактах, которые могут повлечь за собой наступление неблагоприятных последствий для компании. Своевременное информирование позволяет минимизировать риски на ранней стадии их возникновения и дает аналитический материал для выявления различных негативных тенденций на рынке, в действиях регуляторов, конкурентов и т. д. Например, кадровики не уточнили у юриста, есть ли доверенность у увольняющегося сотрудника. (всегда следует включать юриста в обходной лист. Это особенно полезно, если компания плохо расстается с работником, который по доверенности может подписать любые документы от имени компании, в которой уже не работает). Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедиться в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками. Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель отказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено. Сотрудник финансового отдела обещает скидку с корпоративного адреса (при этом Верховный Суд признает, что электронная почта может быть доказательством обмена юридически значимыми сообщениями при достоверном установлении получателя и адресата). Все эти действия могут иметь правовые последствия. А рядовой финансист, бухгалтер, кадровик, экспедитор, снабженец не всегда это осознают. Таким образом, важно взаимодействовать с другими подразделениями, сотрудниками, советом директоров, генеральным директором для грамотного построения работы, объяснения правовых рисков. Однако формализация процессов не может считаться полной без установления систематических контрольных процедур, позволяющих отслеживать исполнение требований регламентов и инструкций. Очень важно проводить регулярные контрольные проверки деятельности юридических подразделений всех уровней управления и по всем функциональным направлениям, четко отслеживать устранение выявленных недостатков и нарушений, при необходимости корректировать сами регламенты и процедуры. Оценка юридического подразделения внутренними заказчиками. Такая оценка определяется на основании регулярно проводимых в компании опросов, определяющих удовлетворенность внутренних заказчиков качеством и своевременностью предоставляемых юридических услуг. Данный критерий способствует развитию в юристах внутренней клиентоориентированности, содействует оказанию действительно реальной правовой помощи с предложением вариантов решения проблем и в целом повышает качество оказываемых услуг. В целях определения профессиональной пригодности во многих компаниях проводятся ежегодные аттестации, в которых участвуют также и специалисты юридических подразделений. Аттестация позволяет определить общий уровень теоретической подготовки и знание специфических отраслевых норм, необходимых для исполнения должностных обязанностей. Итак, подводя итог можно резюмировать, что минимизация рисков для бизнеса это: 1. Постоянная юридическая экспертиза всех бизнес-процессов компании. Это то, что бизнес должен осуществлять в своей ежедневной деятельности. 2. Создание отлаженной процедуры прохождения всех документов через юристов. Такие подходы более характерны для больших компаний, но малому и среднему бизнесу тоже надо этому учиться. 3. Регулярное проведение внутренних юридических аудитов для идентификации рисков. 4. Наличие определенных политик и процедур. Компании должны иметь разработанный комплекс политик, процедур, кодексов и других локальных нормативных актов, призванных регламентировать деятельность сотрудников в рамках местного и международного законодательства. 5. Наличие форм типовых договоров составленных под руководством опытных юристов. 6. Постоянный диалог бизнеса с юристами, представляющими его интересы. Юристы должны быть в курсе всех нюансов ведения бизнеса, всех процессов проходящих в компании, быть в курсе всех проблем и особенностей бизнеса, быть в курсе ситуации на рынке. Это даст им возможность в нужный момент грамотно разобраться в ситуации. Воздействовать на недобросовестного поставщика тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки? В договоре, конечно, прописана неустойка, но ведь ее еще нужно взыскать! Значит, юристу придется открывать дело, идти в суд, платить госпошлину. Не проще ли перепасовать мяч судебного разбирательства на контрагента? Это возможно, если в договоре указать: «Из всех сумм, подлежащих уплате поставщику, покупатель вправе удерживать пени, убытки, штрафы и т.д.». Таким образом, если компания должна заплатить такому поставщику миллион рублей, 100-110 тыс. руб. будет удерживаться в качестве пеней и неустоек, после направления контрагенту соответствующего письма. И теперь пусть уже поставщик, несогласный с суммой неустойки, идет в суд — закон дает такую возможность. Теперь уже он будет писать претензию, оплачивать госпошлину и юриста, идти в суд и дожидаться непонятного результата. Этот пример демонстрирует две важные вещи: как важно предвосхитить развитие событий, указав соответствующую строку в договоре, и управлять правовыми рисками (в данном случае — задержки оплаты или доставки).
