МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Тема 3. Бизнес-процессы и маршруты бизнеспроцессов Цели обучения: познакомить с понятием маршрута; рассмотреть типы маршрутизации. Оглавление Основные понятия ...............................................................................................1 Виды маршрутов ..................................................................................................1 Тип маршрутизации .............................................................................................2 Язык маршрутизации ...........................................................................................4 Роль ......................................................................................................................5 Для самостоятельной работы ..................................................................................5 Основные понятия Задача — некоторый объем работ, определенный инициатором, который нужно выполнить (с привлечением работников предприятия). Задание — работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей. Подзадача — задача, созданная исполнителем в рамках своего задания. Ведущая задача — задача, в которой есть подзадачи. Главная задача — задача, которая не является подзадачей никакой другой задачи Маршрут задачи — список исполнителей задачи с указанием сроков исполнения документа или совокупность заданий, выполняемых в определенной последовательности в рамках одной задачи. Виды маршрутов Маршруты бывают жесткие и свободные. Из самого названия маршрута следует, что в первом случае электронный документ проходит строго регламентированный маршрут, а во втором — маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем. В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других свободная. Пример свободного маршрута с подзадачей Замдиректора предприятия направляет задание руководителю подразделения. 1 МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Руководитель подразделения не всегда сам выполняет порученные задания, а перепоручает их своим сотрудникам, распределяя между ними обязанности и контролируя их загрузку. В этом случае он создает подзадачи для своих сотрудников и таким образом меняет маршрут задачи в целом. Рис. 1. Пример свободного маршрута с подзадачей Жесткий маршрут — согласование документа (договора). При использовании СЭД применение типа маршрута (свободного или жесткого) должно быть проверено практикой. Тип маршрутизации Определяет условия, при которых задача переходит от одного исполнителя к другому. Последовательная Задания (рис. 2). выполняются в линейной последовательности — одно за другим В конкретный момент над задачей работает только один исполнитель. Условием перехода задачи к следующему исполнителю является завершение выполнения задания предыдущим исполнителем. 2 МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Рис. 2. Пример последовательного маршрута Параллельная Все задания рассылаются исполнителям одновременно. Все задания выполняются одновременно. Завершение отдельных заданий может произойти в разные строки. Завершение задачи происходит после завершения выполнения заданий всеми исполнителями. Рис. 3. Пример параллельной маршрутизации 3 МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Сложная Включает комбинированные виды маршрутизации. Характеризуется описанием условий, при которых задача переходит к следующим исполнителям при наличии разветвления на параллельные задания. Эти условия описываются посредством логических функций И и ИЛИ. Например, при увольнении сотрудника имеется такая последовательность действий (рис. 4): 1. 2. 3. 4. сотрудник пишет заявление об уходе; непосредственный руководитель его визирует; в отделе кадров выдают Обходной лист; после заполнения обходного листа издается приказ об увольнении. Так, переход в стадию издания приказа наступает только при подписании всеми требуемыми службами обходного листа (логическая связка И). Рис. 4. Пример сложной маршрутизации Язык маршрутизации В СЭД для описания маршрута задачи имеется встроенный графический редактор, в котором определен набор графических блоков и способов связи между ними. Для свободных маршрутов имеются блоки «задание», «уведомление». Для жестких — дополнительно задаются блоки условия перехода, сценарии на внутреннем языке, блоки ожидания, мониторинга событий (рис. 5). 4 МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE Рис. 5. Элементы языка описания маршрутов Типовые маршруты создаются: Во-первых, для процессов, подлежащих жесткой регламентации. Во-вторых, для часто повторяемых задач. Современные СЭД должны обеспечивать механизм создания и использования типового маршрута. Роль В больших (особенно) организациях возникает проблема работы с большим количеством исполнителей. Мы видели, как может разветвиться маршрут задачи при переходе его к рядовым сотрудникам. Тем не менее, у сотрудников могут быть сходные функциональные обязанности. Для назначения задания многим сотрудникам одновременно в СЭД имеются две возможности: 1. Выделение групп пользователей. Созданием таких групп и их объединением занимается администратор системы. Группы пользователей рекомендуется создавать в соответствии с условно постоянными структурами на предприятии (подразделениями) — отделы, администрация и т. д. 2. Разработка функциональных ролей и приписывание сотрудникам некоторой роли либо временно для выполнения конкретной задачи, либо постоянно. Роли используются в тех случаях, когда требуется получить пользователей в зависимости от конкретной ситуации, например, начальник текущего исполнителя документа. Роль — множество пользователей, объединенных по некоторому признаку. С помощью встроенного языка (в Directum ISBL — Builder Language) можно гибко изменять множество пользователей путем задания вычислений. Для использования СЭД необходимо формализовать (зарегламентировать) действующие на предприятии бизнес-процессы. Наличие формализованного бизнес-процесса позволит правильно составить маршрут бизнес-процесса. Для самостоятельной работы 1. Сформулировать краткие выводы по изученному материалу. 2. Пройти тест «СЭД Тема 3» в системе ВУОКСа. 5