тема 1: история механизации и автоматизации доу
реклама
1 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный университет» Р.А.Коканова, А.Ф.Климова Информационные технологии в документационном обеспечении управления Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 034700 Документоведение и архивоведение Астрахань 2013 2 ББК Рецензент(ы): Учебное пособие по курсу «Информационные технологии в документационном обеспечении управления» / сост. Р.А.Коканова, А.Ф.Климова. – Астрахань: Издательский дом «Астраханский университет», 2013. – 129 с. Аннотация. Учебное пособие содержит разделы курса, каждый из которых состоит из теории, контрольных вопросов по теме и самостоятельных заданий. Изучение курса дает студентам ясное представление о дисциплине «Информационные технологии управления», использовании об в документационном современных обеспечении информационных технологий в делопроизводстве. © Р.А.Коканова, А.Ф.Климова, сост., 2013 3 ОГЛАВЛЕНИЕ ТЕМА 1: История механизации и автоматизации ДОУ .................................. 4 ТЕМА 2: Нормативно-правовая регламентирующая проблемы и нормативно-методическая внедрения и база, использования информационных технологий в ДОУ ............................................................... 9 ТЕМА 3: Автоматизация сферы ДОУ ............................................................. 22 ТЕМА 4: Технологии подготовки документов в среде офисных пакетов MS OFFICE ............................................................................................................... 35 ТЕМА 5: Базы данных в информационном обеспечении управления ........ 49 ТЕМА 6: Прикладное программное обеспечение для автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) ..................................................................................... 70 ТЕМА 7: Интернет-технологии и информационные ресурсы, используемые в ДОУ ................................................................................................................ 105 Список литературы ......................................................................................... 127 4 ТЕМА 1: ИСТОРИЯ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДОУ Состояние мировой цивилизации определяется двумя видами процессов, которые в наиболее отчетливой форме появились в конце 60-х гг. Первый из них связан с резким нарастанием циркулирующей в обществе информации и назван «информационным взрывом». Второй процесс бурное - телекоммуникаций. развитие Важной средств вехой в вычислительной развитии средств техники и обработки информации было изобретение персонального компьютера, что привело к изменениям во всех сферах общества за счёт бурного роста числа сравнительно недорогих ЭВМ, последующего развития коммуникационной инфраструктуры и компьютерных сетей. Сам процесс получил название «информатизация». В настоящее время современная информационная технология все решительнее заявляет о себе как принципиально новая технология сбора, обработки и передачи информации. Компьютер оказывает существенное влияние на организацию и характер труда, автоматизируя в первую очередь рутинные операции. При этом появляется больше возможности заниматься творчеством, меняется характер коммуникаций между людьми. По определению «информационная технология» включает в себя методы обработки информации как результат сочетания технологических возможностей вычислительной техники, электросвязи, информатики, направленных на сбор, накопление, анализ, доставку информации для принятия решений. Согласно ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления (ДОУ) имеют свою более чем сорокалетнюю историю. 5 Анализ прошлого века позволяет отметить некоторые особенности первого этапа автоматизации (ДОУ), связанного с применением так называемых больших ЭВМ и идеи создания общегосударственной автоматизированной системы управления (АСУ). АСУ – это система, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остается за человеком. Была разработана классификация АСУ, в которой выделялись АСУ разных уровней системы управления - АСУП (для предприятий и организаций), ОАСУ (отраслевые АСУ), республиканские и региональные АСУ (РАСУ), ОГАС (общегосударственная автоматизированная система) [1]. Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение действующих делопроизводственных подразделений и создание их аналогов в составе вычислительных центров. В учреждениях существовали три параллельных информационных потока: делопроизводственный в канцелярии, автоматизированный на распечатках в вычислительном центре и смешанный в функциональных подразделениях. Такая инфраструктура документопотоков была очень сложной. В связи с этим подобного рода системы применялись лишь в крупных министерствах и ведомствах, которые имели возможность бюджетного финансирования данного дела. Практической пользы для делопроизводственного персонала внедрение частичной автоматизации не нанесло, наоборот возрос объем документации. Но нужно отметить, что автоматизация отдельных производственных процедур обработки документов заставила ученых и специалистов задуматься над проблемами автоматизации управленческих процессов, унификации и стандартизации документов. 6 Появившийся опыт к началу 80-х годов распространения терминальных устройств дали возможность передовым учреждениям перейти к созданию специальных автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем обработки организационно – распорядительной документации (АСОД) была разработана институтом «Информэлектро». Она стала прообразом систем нового типа, которые позволили перейти от локальной автоматизации отдельных делопроизводственных функций и процедур к комплексному решению проблемы автоматизации ДОУ. [1] Одним из общих направлений работы в 80-е гг. стало создание автоматизированных рабочих мест (АРМ). Цель создания АРМ заключалась в эффективном использовании информационных ресурсов в делопроизводственном процессе. Все АРМ объединялись в сети, что позволяло использовать все информационные ресурсы в пределах системы. На развитие документоведения в период 70-80-х годов все большое влияние стали оказывать специалисты по информационному обеспечению, которые также занимались ДОУ, привнося свое понимание и документа, и вопросов проектирования документных систем. Реально подойти к проектированию автоматизированной системы позволил научно – технический прогресс. Такая система получила название система документационного обеспечения (СДО). [1] Система документационного обеспечения – принципиально новый для документоведения подход к рационализации и анализу документации: изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счет расширения состава традиционных документов и включения машинных носителей; создаются новые организационные формы управления 7 документацией с централизацией ответственности за весь документационный массив в пределах организации. Как отмечает А.Н. Сокова, создание СДО должно было включать два этапа На [2]. первом этапе должна произойти рационализация существующей документальной системы. Второй этап должен был провести к принципиальному изменению системы документирования и обмена информацией и к переходу на безбумажные формы обмена информацией в системе управления. В 1985г. был закончен техно – рабочий проект системы и началось его опытное внедрение в базовых организациях. Разработчики выделили четыре основных обеспечение; компонента документальная СДО: база; организационно автоматизированная – правовое технология подготовки документов; технология обработки документов средствами оргтехники. Важное значение разработчики придавали второму компоненту системы – документальной базе. В нее были включены: примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям центрального аппарата министерств; методические указания по разработке, внедрению и ведению табеля форм документов; альбом унифицированных форм распорядительных документов; схема построения номенклатуры дел центрального аппарата министерств. [1] В целом состав компонентов документационной базы обеспечил целенаправленное упорядочение состава видов и форм документов центрального аппарата министерств и ведомств, систематизацию их по функциям и уровням управления, достижения системности в 8 документирование и в работе по унификации форм документов. Авторы проекта отмечали, что разработка документационной базы является необходимым условием эффективного использования средств электронновычислительной техники в документационном обеспечение, в тоже время совершенствование документационной базы имеет самостоятельное значение независимо от использования ее процессов автоматизированной обработки документной информации. Анализируя первый период автоматизации ДОУ, необходимо отметить, что всего за два десятилетия отечественное документоведение сумело накопить знание, чтобы профессионально решать сложные задачи, а автоматизация работы с документами преодолела путь от локальной рационализации отдельных рабочих мест до создания проектов документационных систем на базе современной техники. В 90-е годы происходит существенное изменение ситуации в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Если в предыдущий период времени государство регулировало эти процессы с помощью соответствующих органов, создавая программы разработки и внедрения автоматизированных систем управления, то в рассматриваемый период сложились новые обстоятельства, влияющие на процессы автоматизации работы с документами организациях. На данный период было неудовлетворительное состояние делопроизводства в стране. К основным недостатком относятся: слабая оснащенность компьютерной техникой; отсутствие электронных технологий, большое отставание в работах по стандартизации форм документов; фактическое отсутствие нормативных материалов описывающих ДОУ и т.д. Основными предпосылками для преодоления указанных негативных явлений в сфере работы документов является прогресс в области новых информационных технологий. В настоящее время рынок информационной 9 техники дает возможность приобретать любые информационные системы и технологии. Следующей предпосылкой является возникновения спроса на современные системы документационного обеспечения управления. В рассматриваемый период времени возрастает число фирм, которые занимаются производством программных продуктов и разработкой автоматизированных систем управления документацией. Постепенно увеличивается насыщение организаций новыми информационными технологиями и компьютерной техникой. Контрольные вопросы 1. В чем заключается идея создания АСУ? 2. Особенности автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы. 3. Современные условия и предпосылки разработки автоматизированных систем управления документацией. ТЕМА 2: НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНОМЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОУ В условиях законодательства, изначально ориентированного на бумажный документооборот, возникает множество проблем. Некоторые из них не решены до сих пор. Вместе с тем, нельзя не отметить, что наиболее актуальные вопросы работы с документами в электронной форме все чаще находят отражение в российском законодательстве. Вопрос электронного нормативного обеспечения документооборота телекоммуникационной системе связанные между собой задачи: в юридической конкретной условно значимости информационно- подразумевает две мало 10 создание необходимых правовых условий для того, чтобы электронные документы, подготовленные пользователями этой системы, имели юридическую силу; создание инструктивных документов, регламентирующих жизненный цикл подготовленных, циркулирующих и хранящихся в системе электронных документов, которые имеют юридическую силу. Суть второй задачи вытекает из самого понятия «документооборот». Обычно под «оборотом» подразумевается весь цикл существования юридически значимого документа в системе: его создание, передача, прием, хранение, архивирование и уничтожение, а также его учет на всех этапах. В традиционном бумажном документообороте все перечисленные вопросы, за исключением вопросов придания юридической значимости документам, как правило, решаются на уровне ведомственной или корпоративной инструкции. Первая задача имеет общезначимый характер и в общем случае должна решаться на основе нормативных актов законодательного уровня. Основные принципы работы с электронными документами являются предметом тех же нормативных положений по управлению документацией, что и традиционные. Актуальность данного положения наглядно подтверждают принятые 15 июня 2009 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, положения которых «распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий». В данных Правилах глава VI посвящена работе с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. Так же в документе дается перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного 11 документооборота федеральных органов исполнительной власти: адресант, адресат, должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, вид документа, дата документа, номер документа, дата поступления документа, входящий номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа, наименование либо аннотация документа, индекс дела, сведения о переадресации документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложений, указания по исполнению документа, должность, фамилия и инициалы исполнителя, отметка о конфиденциальности. Основным нормативным актом в информационной сфере является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информации. информационных Разработка технологий нового и базового обеспечении защиты законодательного акта обусловлена необходимостью унификации, как с понятийной, так и с содержательной точки зрения принципов и правил взаимодействия в данной сфере, устранения в ней ряда пробелов и приближения законодательства РФ к международной практике регулирования международных отношений. Статья 11 закона посвящена документированию информации, в ней определение термина «электронный документ» не дано, а предлагается объединить его расшифровываемым с как понятием «электронное собственно сообщение, «информация», подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается 12 или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Закон четко устанавливает, когда электронное сообщение становится электронным документом и, таким образом получает юридическую силу. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» принят на смену Федеральному закону от 10 января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи», которым были заложены основы решения проблемы обеспечения правовых условий для использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе. В пояснительной записке к проекту Федерального закона 2002 г. «Об электронной цифровой подписи», который был внесен в Государственную Думу Правительством РФ (проект № 78684-3), в обоснование необходимости его принятия отмечалось следующее: на современном этапе развития общества в России в процессы повседневной деятельности высокопроизводительные активно внедряются новые информационно-телекоммуникационные технологии. В этих условиях использование корпоративных, региональных и глобальных телекоммуникационных систем для обеспечения нормальной деятельности системы государственного управления и деловой жизни общества приобретает первостепенное значение; процесс обмена электронными документами существенным образом отличается от обычной формы обмена документами на бумажных носителях. При широком внедрении в деловую и административную практику обмена электронными документами необходимо решить проблему подтверждения подлинности содержащейся в них информации и 13 ее соответствия смыслу волеизъявления человека. Технически эта проблема решается путем использования средств ЭЦП; в развитых странах мира, в том числе и в России, электронная цифровая подпись широко используется в хозяйственном обороте. Банк России и другие банки Российской Федерации эффективно используют ЭЦП для осуществления своих операций путем пересылки банковских электронных документов по корпоративным и общедоступным телекоммуникационным сетям; в январе 2000 г. в Республике Беларусь принят Закон «Об электронном документе», в котором заложена правовая основа использования ЭЦП применительно к электронным документам. В марте 2000 г. в Эстонской Республике принят Закон «Об электронно-цифровой подписи». Ряд развитых стран, в частности США, Канада, ФРГ и другие европейские страны, тоже приняли соответствующие законодательные акты. Европейским союзом в июне 1999 г. принята Директива «Об общих условиях использования электронных подписей». В то же время Закон 2002 г. об ЭЦП содержал концептуальные и юридико-технические недостатки, которые не позволили обеспечить правовые условия, необходимые для широкого применения электронной цифровой подписи в России: вопреки сложившейся мировой практике Закон 2002 г. об ЭЦП допускает использование единственной технологии ЭЦП (основанной на так называемой технологии ассиметричных ключей подписи), делает необходимой единую иерархическую систему удостоверяющих центров, обязывает применять сертифицированные средства ЭЦП; его положения не соответствуют основным принципам, реализуемым в иностранном законодательстве и международном праве при осуществлении правового регулирования электронных подписей, таким как «технологическая нейтральность» законодательства, правовое 14 признание различных использование видов средств электронной электронной подписи; подписи; свободное аккредитация удостоверяющих центров; недостаточна сфера регулирования Закона, из нее исключены как отношения по использованию иных видов электронной подписи, так и отношения, не являющиеся гражданско-правовыми сделками; не допускается ЭЦП юридических лиц; Закон 2002 г. об ЭЦП не согласован с иными законодательными актами РФ, в том числе с Законами «О лицензировании отдельных видов деятельности» и «О техническом регулировании». Указанные недостатки не позволяют широко использовать положения Закона 2002 г. об ЭЦП в правоприменительной практике. По информации Государственно-правового управления Президента РФ, по состоянию на февраль 2007 г. количество действующих в России сертификатов ключа подписи составляет 200 тыс. ед., а число удостоверяющих центров, - более 300. Таким образом, процент лиц, использующих ЭЦП в России, не превышает 0,2%, а среднее число сертификатов ключей подписи, выданных удостоверяющим центром - не более 700, что свидетельствует об использовании ЭЦП преимущественно в корпоративных информационных системах. В то же время, по данным Института Фраунхофера по открытым коммуникационным системам, по состоянию на 2005 г. (т.е. через 5 лет после принятия соответствующей Директивы) в Европе использовали усиленные электронные подписи до 70% населения. При этом необходимо отметить, что речь идет именно об усиленных электронных подписях, не связанных жестко с технологией ассиметричного удостоверяющих шифрования центров: и единой проекты иерархической построения единой структурой структуры удостоверяющих центров в европейских странах существовали (например, 15 Burgerkarte в Австрии), но уровень их использования также не превышал одного процента. Закон 2011 «Об электронной подписи» декларировался как направленный на устранение недостатков Закона 2002 г. «Об ЭЦП», а также расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (ред. от 01.08.2011) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой присоединенными текст сообщения, файлами, либо содержащими текст сообщения электронную с копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется инструкцией по делопроизводству этого участника. в соответствии с 16 Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Пункт 1 вступает в силу с 1 марта 2013 года) Данный документ устанавливает следующее: утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации; установить, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации осуществляется по мере готовности к такому инфраструктуры, обмену входящей в информационно-технологической состав информационных систем электронного документооборота указанных органов, имея в виду, что этот переход необходимо завершить до 31 декабря 2017 г., а перед началом обмена электронными документами каждый из участников информационного взаимодействия должен подтвердить готовность своей информационной системы электронного документооборота к подобному обмену; в целях электронных формирования документов, единых процедур стандартов обеспечения представления подтверждения и проверки их аутентичности, а также процедур (протоколов) обмена электронными документами в период с 1 марта по 1 сентября 2013 г. осуществить реализацию документооборота между пилотных Аппаратом проектов электронного Правительства Российской Федерации и Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, а коммуникаций также между Российской Министерством Федерации и связи и Министерством массовых юстиции Российской Федерации в части государственной регистрации нормативных правовых актов Министерства Российской Федерации. связи и массовых коммуникаций 17 Во исполнение пункта 4 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Методические рекомендации разработаны и рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» определяет состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение и оформление перечней документов, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов. Основные правила работы архивов организаций (подпункт .2.1.4. Пункта 2.1. Раздела 2 «Экспертиза ценности документов»), разработанные Федеральной архивной службой России 06.02.2002 г. рекомендуют совместно с информационной службой организации определить электронные документы, которые могут иметь ценность в соответствии с 18 общими критериями экспертизы, с учетом взаимосвязи электронных документов с документами на традиционных носителях. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации. Экспертиза электронных документов проводится во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. В правилах даются формы учета электронных документов, которые пригодятся при формировании электронного архива организации. Правовые аспекты использования электронных документов также регулируются Государственными стандартами. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения» впервые закрепил один из основных юридических принципов электронного документооборота: подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями этого стандарта. Названные в стандарте виды документов означают следующее. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами. Копиями документа на машинном носителе или машинограмме 19 являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограмме на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями. 1 августа 2011 г. вступил в действие новый ГОСТ. Принятие этого Стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно. Еще в первой редакции Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)», утвержденной 28 января 2002 г. Постановлением Правительства РФ № 65, говорилось о необходимости осуществить «перевод в электронную цифровую форму большей части хозяйствующими документооборота, субъектами, органами осуществляемого государственной между власти и органами местного самоуправления». Однако, хотя за первое десятилетие XXI в. практически все федеральные органы исполнительной власти, многие учреждения и предприятия установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства, обмен документами между ведомствами по-прежнему происходил в традиционной бумажной форме в виде писем, телеграмм и факсов. Это существенно ограничивало возможности автоматизации сферы ДОУ, не позволяя перейти к работе с электронными документами. 22 сентября 2009 г. Правительство РФ своим Постановлением № 754 утвердило Положение о системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому Постановлению и последующим решениям Правительства РФ положение сдвинулось с мертвой точки, и 20 начался быстрый переход к работе с электронными документами. Однако на рынке средств СЭД присутствует множество разработчиков и поставщиков самых различных программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Более того, не редкость организации, где используются собственные, сделанные на заказ разработки. В связи с этим очень остро встал вопрос о необходимости единого формата обмена документами, на который могли бы ориентироваться все разработчики средств СЭД и который обеспечил бы прием-передачу документов между любыми системами электронного делопроизводства. Именно эту задачу и решает принятый в октябре 2010 г. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» В Астраханской области электронный документооборот так же регулируется рядом нормативных документов. В закон Астраханской области от 10.04.2012 № 14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области» в статье 3 устанавливаются дополнительные гарантии права граждан на обращение в форме электронного документа. В целях реализации гражданами права на обращение, направляемое в форме электронного документа, государственные органы создают на своих официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» раздел для приема и обработки указанных обращений («Интернет-приемная»). Закон Астраханской области от 15.07.2011 № 39/2011-ОЗ (ред. от 10.04.2012) «Об универсальной электронной карте» устанавливает следующее: в случаях, предусмотренных постановлениями Правительства Астраханской области, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг, 21 а также иных услуг в соответствии с Федеральным законом. Контрольные вопросы 1. Задачи нормативного обеспечения юридически значимого электронного документооборота. 2. Какой нормативный документ регулирует организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий? 3. Основной нормативный акт в информационной сфере. 4. Обоснование необходимости принятия ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 5. Концептуальные и юридико-технические недостатки ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 6. Нормативные документы Астраханской области, регулирующие процессы электронного документооборота. 7. Что такое подлинник, дубликат, копия документа на машинном носителе? 8. Какую задачу решает принятый в октябре 2010 г. ГОСТ Р 538982010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»? Задания для самостоятельной работы 1. Используя справочно-правовые системы Гарант или Консультант Плюс сделать подборку нормативных документов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг исполнительной власти, соответственно органами федеральными государственных органами внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления. 22 2. Используя Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определить правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей. 3. Используя Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определить виды электронных подписей и принципы их использования. 4. Используя Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определить условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. 5. Удостоверяющий цент и сертификат ключа. 6. Составить следующую таблицу Электронный документ Нормативный документ (не менее Определение трех) Электронное сообщение Нормативный документ Определение Электронная подпись Нормативный документ Определение ТЕМА 3: АВТОМАТИЗАЦИЯ СФЕРЫ ДОУ Понятие системы автоматизированного управления и автоматизации документооборота Система автоматизированного управления как термин несет обобщающую нагрузку и охватывает все виды и типы создаваемых автоматизированных систем в области управления. 23 Автоматизированная система — это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. В системном подходе к управлению подчеркивается, что субъект управления должен рассматривать объект управления как совокупность взаимосвязанных элементов, которые могут быть ориентированы на достижение разных целей в условиях меняющейся окружающей среды. Система рассматривается как некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании. К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные разнообразную компьютеры, офисную локальные технику компьютерные (ксероксы, сканеры, сети, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту. Общая характеристика программно-аппаратного обеспечения для решения делопроизводственных задач В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых информацию популярной. необходимо Причин обрабатывать этому как много. можно Во-первых, быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Рынок систем электронного документооборота — один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий. С каждым годом 24 аудитория пользователей расширяется, увеличивается и число фирм, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Если программа документооборота внедряется до конца, то количество бумажных документов сокращается и больше используются электронные документы Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. 25 Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания; автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования; гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов; возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов; открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, вовторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями; доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций. С одной стороны можно трактовать термин «документооборот» как отражение термина формализованного соответствующие в «делопроизводство», традиционном стандарты, достаточно управлении зафиксированные хорошо (имеются в ГОСТ), даже при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету 26 содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности. Другим способом трактовать термин «документооборот» было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами: DMS – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод — Архивы документов; DocFlow системы или системы маршрутизации документов; WorkFlow системы или системы автоматизации бизнес-процессов, системы поддержки управления. У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе. При рассмотрении документооборота обычно вопросов возникают связанных смежные с автоматизацией темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных. В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, 27 стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов. Об автоматизации работы с документами представляется возможным говорить, как минимум, на двух различных уровнях. Первый уровень предполагает использование простейших информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы. Эффективность делопроизводства как составной части управленческой деятельности существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с докомпьютерными технологиями. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, реализуемое в виде многоуровневой системы папок на диске компьютера. Не менее важная функция делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет организовать таким образом, и хранение чтобы документов возможен был необходимо быстрый и 28 эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов. Качество работы с документами существенно повышается, если в организации устанавливается локальная сеть. Это повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в «электронном офисе», уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition). Подобные технологии доступны абсолютно всем. Но они далеко не в полной мере способны решить существующие в этой сфере проблемы. С развитием информационных технологий все большее количество фирм начинает использовать возможности автоматизации. При этом подвергаются автоматизации, как правило, бухгалтерский, управленческий и складской учет. Однако за счет этих систем зачастую бывает сложно полноценно решить вопросы автоматизации оперативного документооборота. Обычно автоматизируются лишь отдельные части бизнес-процессов предприятия, что в итоге не приводит к вовлечению сотрудников в единый оперативный обмен информацией. Установленные программы решают лишь вопрос обработки информации, а не документооборота: документы есть, а оборот их не обеспечен. Более сложный уровень автоматизации связан с разработкой и практическим применением «систем электронного управления документами». Системы электронного делопроизводства предоставляют 29 возможность работать с электронными реквизитами регистрационно-контрольных версиями форм в документов и соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Системы электронного управления документами (ЭУД) поддерживают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы электронного управления документами и включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудиовидеоданные и Web-документы. Принципы создания информационной системы документооборота: принцип системности: между структурными элементами системы установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами; принцип открытости: система создается с учетом возможности пополнения и обновления функционирования; ее функций без нарушения порядка 30 принцип совместимости: при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами; принцип стандартизации (унификации): при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения; принцип эффективности: в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота. Программное обеспечение для документационного обеспечения управления можно классифицировать следующим образом: Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства: программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов; программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией. Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм- производителей. По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются компьютере. Сетевые системы на отдельном реализуются в персональном корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и 31 некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы). По технологии разработки, внедрения и сопровождения офисные программные продукты можно подразделить на три следующих класса: Заказные программные разрабатываются с учетом продукты программы, - особенностей конкретной которые организации фирмами, специализирующимися на этом (а иногда и силами собственных программистов фирмы). Большое значение при разработке такой программы имеет грамотно составленное техническое задание. На этапе ее внедрения и опытной эксплуатации, как правило, выявляется необходимость корректировки и доработки системы. Тиражные программные продукты - это программы, которые разрабатываются специализированными фирмами без учета особенностей работы конкретной организации. В этот класс входят простые «коробочные» программы, бесплатные (freeware) или условно-бесплатные (shareware) программы, распространяемые через Интернет, популярные стандартные программные продукты, такие как пакет Microsoft Office, используемые для решения типичных задач документирования и организации работы с документами. Тиражно-заказные программные продукты - тиражные системы с заказными свойствами, гибко настраиваемые на условия и потребности конкретной организации. Тиражно-заказные программы — оптимальный вариант автоматизации для средних и крупных организаций и наиболее перспективный путь развития сетевых офисных систем. С одной стороны, такая программа отлично оттестирована, учтен опыт внедрения в других организациях, устранены недостатки, выявленные в ходе эксплуатации. С 32 другой стороны, такие программы позволяют в широких пределах производить настройку и адаптацию. Действительно, комплексная система автоматизации управления предприятием не может быть в полном смысле слова тиражной, учитывая огромное разнообразие предприятий, их отраслевые региональные и прочие особенности. Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Задача документооборота технологической цепочкой документодвижение тесно не в является изолированной бизнес-процессе интегрировано с организации, другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется. Все перечисленное позволяет сделать вывод - система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Важным аспектом использования отдельных компонент информационной системы, выполняющим функции работы с документами является степень их интеграции между собой и возможности их встраивания сложившуюся инфраструктуру информационной системы. Рассмотрим понятие термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ: «Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный информационной в информационную системе имеется систему, та или но иная о котором в информация. 33 Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр. Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных. Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office. Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, 34 средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них. К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов. Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной отдельной системы задачей, автоматизации документы документооборота последней группы, как является правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота. Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных типов, за исключением последнего. При этом механизмы эти должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система должна позволять поиск непосредственно по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая «понятна» компьютеру (образ документов) система должна обеспечить 35 поиск по различным атрибутам данного файла документа, хранящимся в информационной системе. Контрольные вопросы 1. Дайте понятие автоматизированной системы. 2. Какие проблемы в области делопроизводства поможет решить автоматизированная система? 3. Какие западные термины соответствуют понятию «документооборот»? 4. Перечислите уровни автоматизации работы с документами. 5. Перечислите принципы создания информационной системы документооборота: 6. Проклассифицируйте Программное обеспечение для документационного обеспечения управления 7. Какие аспекты использования термина «документ» по отношению к системам автоматизированного делопроизводства вы знаете? ТЕМА 4: ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В СРЕДЕ ОФИСНЫХ ПАКЕТОВ MS OFFICE Внедрение современных технологий способно оказать положительный эффект на работу с документами в организации и управленческую деятельность в целом. Автоматизация делопроизводства и документооборота обеспечивает повышение производительности труда при работе с документами, уменьшает сроки подготовки и исполнения документов, укрепляет исполнительскую дисциплину, повышает надежность защиты информации, дает новые возможности для анализа информации в процессе принятия управленческих решений за счет объединения различных информационных ресурсов, уменьшения потерь информации при передаче и хранении и т.д. Активно используют компьютерные технологии создания и обработки документов сотрудники 36 таких структурных подразделений организаций (предприятий), как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы (10-15% сотрудников организации). Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами, являются сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий управленческий или производственный процесс (40-50 % сотрудников организации). Программное обеспечение, которое используется в настоящее время в сфере программы, документационного предназначенные обеспечения для управления, обработки самой включает разнообразной информации, системы управления документами и системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Наиболее популярными, являются пакеты офисных программ: Microcoft Office, Corel используемым является Microcoft Office. Его WordPerfect Office, Staff Office. Самым интегрированный пакет прикладных программ рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными. Он многофункциональность обеспечивает и интеграцию легкость приложений использования, для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса. Полный пакет прикладных программ Microcoft Office включает: 1. Microsoft Word (часто - MS Word, WinWord или просто Word) это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Текстовый процессор, выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году. Позднее 37 выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989). Первый выпуск Word для MS-DOS состоялся в конце 1983 года. Он был плохо принят рынком, продажи снижало наличие конкурирующего продукта - WordPerfect. Хотя MS-DOS и являлась текстовой операционной системой, лишённой графической оболочки, Word для DOS был первым текстовым процессором для IBM PC, который был способен отображать разметку текста, например, полужирный или курсивный текст в процессе редактирования. Другие же текстовые процессоры, такие как WordStar и WordPerfect, использовали простой текстовый экран с кодами разметки, иногда текст был цветным. Первая версия Word для Windows была выпущена в 1989 году. Microsoft Word является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров. Как и прочие приложения из Microsoft Word Office, использования может расширять встроенного свои макроязыка возможности (сначала посредством использовался WordBasic, с версии Word 97 применяется VBA - Visual Basic для приложений). Однако это предоставляет широкие возможности для написания встраиваемых в документы вирусов (так называемые «макровирусы»). 2. Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel 38 представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки. Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя). Будучи впервые объединёнными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время. 3. Microsoft Office Access или просто Microsoft Access - имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. Основные компоненты MS Access: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI); построитель отчётов, выводимых на печать. Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL 39 Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки. 4. Microsoft PowerPoint (полное название - Microsoft Office PowerPoint) - программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS. Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса (Bob Gaskins), студента университета Беркли, который решил, что наступает век графических интерактивных материалов. В 1984 году Гаскинс присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина (Dennis Austin). Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Деннис создал оригинальную версию программы с Томом Рудкиным (Tom Rudkin). Позже Боб решил сменить имя на PowerPoint, которое и стало названием конечного продукта. В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в чёрно-белом цвете. Вскоре появились цветные Macintosh и новая версия PowerPoint не заставила себя ждать. Программное руководство с первой редакцией было уникально. Это была книга синего цвета в твердом переплете. Компания Forethought считала, что это лучше, чем куча исполняемых файлов помощи на компьютере и инструкций в электронном виде. Но обновление инструкции было необоснованно дорого. Идея с подобными книгами была вскоре заброшена. Позже, в 1987 году, Forethought и её продукт были куплены Microsoft за 14 млн долларов. В 1990 году вышла версия для Windows. C 1990 года PowerPoint стал стандартом в наборе программ Microsoft Office. В 2002 году вышла версия PowerPoint, которая не только была включена в пакет Microsoft Office XP, но также распространялась как отдельный продукт. В ней появились такие функции, как сравнение и смешение изменений в презентации, возможность задавать пути анимации 40 для индивидуальных форм, создание пирамидальных, радиальных и целевых диаграмм, а также кругов Эйлера, панель задач для просмотра и выбора объектов буфера обмена, защита презентации паролем, автоматическая генерация фотоальбома, а также «умные теги» для быстрого выбора формата текста, скопированного в презентацию. Microsoft PowerPoint 2003 не сильно отличается от предшественника. Он увеличивает эффективность работы в группе и теперь имеет возможность создания «Пакета для CD», который позволяет скопировать презентацию с мультимедийным содержанием и просмотреть её на компакт-диске. Версия PowerPoint 2007 привносит основные изменения в интерфейс программы и увеличивает графические возможности. PowerPoint является частью Microsoft Office. Это позволило PowerPoint стать наиболее распространённой во всем мире программой для создания презентаций. Файлы презентаций PowerPoint часто пересылаются пользователями программы на другие компьютеры, что означает необходимую совместимость с ними программ конкурентов. 5. Binder - программа для объединения разных документов Office в одно целое. 6. Microsoft Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и отслеживать менеджера контактов. Кроме того, Outlook работу с документами пакета автоматического составления дневника работы. Microsoft позволяет Office для 41 Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с дополнительных помощью функций которых возможно документооборота программирование (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке. 7. Photo Editor - приложения Office, обрабатывающее растровые изображения. 8. FrontPage - входит в состав пакета приложений Microsoft Office. Программа создания, редактирования и управления web-сайтами, в частности сайтов для ведения электронной торговли. Программа обладает широким спектром возможностей, в частности, может автоматически отправлять изменения, внесённые разработчиком сайта в исходные тексты в режиме реального времени. 9. Microsoft OneNote - это цифровая записная книжка, единое место для сбора всех заметок и другой информации, предоставляющее широкие возможности быстрого поиска необходимых данных и создания простых в использовании общих записных книжек. Это помогает справиться с информационной перегрузкой и эффективно организовать совместную работу с другими пользователями. В отличие от бумажных записных книжек, текстовых редакторов, систем электронной почты и других офисных программ, приложение OneNote обеспечивает гибкие возможности сбора и упорядочения текста, изображений, цифрового рукописного текста, аудио- и видеозаписей и 42 многого другого - и все это реализовано в одной цифровой записной книжке на компьютере. Приложение OneNote позволяет повысить производительность труда благодаря наличию под рукой всех необходимых данных и сокращению времени на поиск информации в сообщениях электронной почты, бумажных записных книжках, папках для хранения документов и печатных материалах. Приложение OneNote интегрировано в пакет Microsoft Office, что повышает эффективность сбора, упорядочения, поиска и совместного использования заметок и другой информации. Широкие возможности поиска позволяют извлекать информацию из текста в рисунках или из речи в аудио- и видеозаписях. Простые в использовании средства совместной работы помогают группам сотрудников совместно работать со всеми видами данных в общих записных книжках как в интерактивном, так и в автономном режиме. Благодаря наличию под рукой приложение OneNote помогает перегрузкой, более эффективно всех справляться необходимых с данных информационной взаимодействовать с другими пользователями и всегда быть в курсе текущих задач, рабочих графиков и дел группы. Знакомый интерфейс системы Microsoft Office позволяет сразу же приступить к работе с программой, сводя к минимуму затраты времени и средств на обучение. 10. Microsoft Publisher помогает быстро и легко создавать профессионально оформленные публикации. С помощью Publisher можно создавать, оформлять и публиковать профессиональные маркетинговые и рекламные материалы для печати, а также для слияния и отправки по почте или электронной почте. Можно создавать собственные публикации на основе профессионально оформленных шаблонов Publisher, а затем настраивать эти шаблоны в соответствии со своими потребностями. Если требуется создать несколько публикаций для одного и того же проекта, 43 можно оформить публикации разных типов, используя одни и те же параметры и сведения (например, одну и ту же цветовую схему и набор бизнес-данных). Одним из преимуществ приложения Publisher является возможность создания высококачественных печатных материалов. Они могут быть отпечатаны на настольном или офисном принтере либо в промышленной типографии После создания публикации, возможно, потребуется отправить ее клиентам по почте либо по электронной почте. Кроме того, публикацию можно персонализировать, включив в нее имя и адрес каждого получателя и подходящее приветствие. 11. Visio - это приложение для создания диаграмм и схем, помогающее визуализировать, исследовать и распространять сложные данные. В Visio сложные для понимания таблицы и тексты можно преобразовать в наглядные доступные схемы. Приложение Visio содержит современные фигуры и шаблоны для создания самых разнообразных схем в таких областях, как управление ИТсредой, моделирование процессов, строительство и архитектурное проектирование, разработка пользовательского интерфейса, управление кадрами, проектами и т. д. Вместо статических рисунков можно создавать связанные с данными схемы Visio профессиональный и Visio премиум, которые отображают сведения, легко обновляются, а также значительно повышают производительность работы. В приложении Visio можно использовать разнообразные шаблоны схем и наборы элементов для представления, обработки и распространения сведений о системах, ресурсах и процессах в масштабе всей организации. Данные можно интегрировать в фигуры в режиме реального времени из множества различных источников, включая Excel, Access, SQL, списки 44 SharePoint и любые источники данных OLEDB и ODBC, путем нескольких щелчков мышью в одном из мастеров работы с данными. Помимо стандартных способов обмена данными по электронной почте и с помощью статических веб-страниц, новые функции Visio 2010 обеспечивают возможность просмотра ярких наглядных визуальных элементов, фигур и процессов непосредственно через браузер, причем для этого даже не профессиональный нужно приложение и Visio премиум Visio. Веб-схемы Visio можно публиковать с помощью служб Visio - функции сервера SharePoint Server, которая визуализирует интерактивные схемы и схемы, связанные с источниками данных. На вебсхемах Visio могут отображаться данные из различных источников, включая Excel, SQL, списки SharePoint и любые источники данных OLEDB или ODBC. Кроме того, благодаря связыванию веб-схем с обновляемыми источниками можно видеть данные в фигурах в режиме реального времени, получая точное и актуальное представление данных. В Visio можно использовать встроенные шаблоны, создавать собственные и искать подходящие шаблоны на веб-сайте. 12. Microsoft InfoPath (полное название Microsoft Office InfoPath) программа, позволяющая разрабатывать и заполнять динамические формы документов организации, которые легко можно видоизменять и отправлять по электронной почте сотрудникам. Динамические формы могут обладать такими элементами, как раскрывающиеся календари, повторяющиеся таблицы, флажки и др. 13. Project – программа для управления проектами, позволяющая руководителю планировать работу, управлять планами и ресурсами, составлять отчеты. Кроме того, с пакетом прикладных программ Microsoft Office взаимодействуют различные вспомогательные программы: Graph 45 (программа для построения диаграмм и графиков), Eguation (программа для вставки в документ математических и других видов формул). Для создания документов, предназначенных, прежде всего, для размещения в компьютерной сети Интернет, в электронных архивах организаций используются программы Adobe Acrobat. Данная программа позволяет создавать электронные документы и управлять ими, обеспечить их хранение и защиту. Формат PDF, в котором создаются или в который переводятся документы, форматирования текста сохраняет тонкую электронного структуру, документа, шрифты Документы и PDF печатаются в заранее указанном виде, с надлежащими полями и разрывами страниц. Файлы PDF можно защищать паролями или шифровать с использованием сертификата электронно-цифровой подписи. PDF - это стандартный формат для электронных документов. Первоначально он был разработан компанией Adobe для федеральных властей США для хранения их рабочих документов. Сейчас PDF файлы используются в управлении производством, сфере различных финансовых услуг, юристами, в издательском деле, образовательных учреждениях. PDF файлы используются для распространения факсов, в документации, справочных руководствах, судебной системе, письмах, сообщениях, формах налоговой отчетности. PDF файл сохраняет все шрифты, цвета и структуру исходного документа независимо от программного обеспечения и аппаратных средств. Таким образом, PDF документ будет всегда идентичен оригиналу - он будет выглядеть и печататься как оригинальный документ. PDF документы могут быть просмотрены на более чем на 20-ти аппаратных платформах (включая Windows, Linux, Unix, Mac, Palm и Pocket PC), используя такие бесплатные программные средства как, например, Adobe Reader 46 PDF файлы обеспечивают безопасность на уровне документа (используются 40- или 128-битные ключи) и могут быть защищены паролем. Изображения, водяные знаки, гиперссылки и комментарии могут быть добавлены в PDF документ. Возможность использования древовидных структурных закладок (outlines) делает управление более легким. PDF документы могут содержать интерактивные элементы управления. Вот почему PDF широко используется в PDF формах, которые могут быть заполнены (а затем распечатаны) в просмотрщике PDF или браузере. PDF файлы сжаты, поэтому они загружаются значительно быстрее и требуют значительно меньше места для хранения. Программы архиваторы (наиболее часто используемые – WinRar и WinZip) позволяют за счет применения специальных алгоритмов упаковки информации, сжимать информацию на дисках. Т.е. создавать копии файлов меньшего размера, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл. Применение программ-архиваторов очень полезно при создании архива файлов, так как в большинстве случаев значительно удобнее их хранить, предварительно сжав программами-архиваторами. С помощью WinRAR можно архивировать разнообразные документации и всякие офисные файлы небольшого размера, они будут быстро и качественно архивироваться. Если же архивировать «большие» файлы, то на это уйдет некоторое время, хотя «сожмутся» они хорошо. WinZip служит для арихивации файлов большого размера, хоть и результат будет не слишком «сжат», но очень быстро. WinZip идеально подходит для архивации аудиофайлов, и быстро и выгодно). Т.е. степень сжатия архиватором WinRAR выше у всех файлов, кроме аудиофайла. Большие файлы сжимаются архиватором WinRAR намного медленей чем WinZip. 47 Программы для создания резервных копий информации позволяют периодически копировать важную информацию, находящуюся на жестком диске компьютера, на дополнительные носители. Представители программ резервного копирования – APBackUp, Acronis True Image. Acronis True Image позволяет полностью решить проблему резервного копирования информации, гарантируя сохранность всех данных, хранящихся на жестких дисках компьютера, и их мгновенное восстановление в случае необходимости. В пакете реализованы два взаимодополняемых способа резервного копирования: резервное копирование разделов и целых дисков — создание точного образа диска (раздела), который содержит все данные, находящиеся на жестком диске, включая операционную систему, реестр Windows, драйверы устройств, приложения и данные, а также служебные области диска, скрытые от пользователя; резервное копирование любых файлов и папок на диске по выбору пользователя, что позволяет быстро сохранять только необходимую информацию и значительно экономить время и дисковое пространство. Дополнительным плюсом программы является поддержка технологии Acronis Snap Restore, благодаря которой возможны загрузка системы и продолжение тех работ, которые выполнялись перед сбоем, непосредственно в ходе восстановления. APBackUp - это утилита для автоматизации резервного копирования данных, в том числе в автоматическом режиме по расписанию. Из-за интуитивно понятного интерфейса программы и возможности полной автоматизации процесса ее работы APBackup можно назвать очень удобной, вследствие чего она представляет корпоративных, так и для домашних пользователей. интерес как для 48 Обычно резервируемые данные сохраняются в виде стандартных zipархивов, но при необходимости программа позволяет подключать любой другой архиватор или резервировать данные без архивации. Местом сохранения архива может служить как локальный диск, так и другой компьютер в локальной сети и даже FTP-сервер. Число самых свежих архивов, равно как и количество создаваемых дублей, глубина резервирования и многие другие параметры определяются пользователем. К плюсам программы относятся архивирование файлов, занятых другими приложениями, и широкие возможности регулировки нагрузки на процессор, что позволяет осуществлять архивирование параллельно с выполнением других работ. Подводя итог, отметим, что ведущей тенденцией в сфере документационного обеспечения управления на сегодняшний день является использование компьютерных технологий для создания электронных документов, их обработки, а также последующего хранения. Это позволяет достичь рациональной организации управленческих процедур, обеспечить оперативной и актуальной информацией процесс принятия управленческих решений, что, в конечном счете, ведет к более эффективному функционированию предприятий и организаций. Контрольные вопросы 1. Назовите программные продукты, предназначенные для работы с различными типами электронных документов. 2. Что представляет собой текстовый процессор Microsoft Word? 3. Что такое Microsoft Excel? 4. Основные компоненты MS Access. 5. Какая программа служит для создания и проведения презентаций? 6. Назначение программы Microsoft Outlook. 49 7. Какая программа предназначена для создания, редактирования и управления web-сайтами, в частности сайтов для ведения электронной торговли? 8. Назначение программы Microsoft OneNote? 9. Программа для оформления публикаций? 10. С помощью какой программы можно создать схемы и диаграммы? 11. Какая программа позволяет разрабатывать и заполнять динамические формы документов организации? 12. Что такое PDF файлы? 13. Назначение программ архиваторов. 14. Способы резервного копирования информации. ТЕМА 5: БАЗЫ ДАННЫХ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ Базы данных (БД) как средство хранения и обработки информации В истории развития вычислительной техники наблюдалось два основных направления ее применения. Первое связано с выполнением больших численных расчетов, которые трудно или невозможно произвести вручную. Развитие этой области способствовало ускорению развития методов математического моделирования, численных методов, языков программирования высокого уровня, рассчитанных на удобное представление вычислительных алгоритмов. Второе направление связано с использованием вычислительной техники для создания, хранения и обработки больших массивов данных. Такие задачи решают информационные системы (в дальнейшем — ИС). К ним относятся поисковые, справочные, банковские автоматизированные системы управления предприятием. системы, 50 Для задач первого типа характерны большие объемы вычислительной работы при относительно небольших потребностях в памяти. Задачи второго типа, наоборот, требуют больших объемов внешней памяти при относительно небольших расчетах. Вторая область применения возникла несколько позже первой. Это связано с тем, что на первых этапах внешняя память вычислительных систем была несовершенной, т.е. надежное хранение больших объемов данных не представлялось возможным Программные продукты второй области применения — информационные системы (ИС). Объем данных в ИС может исчисляться миллиардами байт. Отсюда необходимость устройств, хранящих большие объемы данных во внешней памяти. Число пользователей ИС может достигать десятков тысяч, что создает немало проблем в реализации эффективных алгоритмов функционирования ИС. Успешно решаются эти задачи, если данные в информационной системе структурированы. Совокупность взаимосвязанных данных называется структурой данных. Совокупность структурированных данных, относящихся к одной предметной области, называется базой данных (БД). Совокупность программ, реализующих в БД функции ИС в удобной для пользователя форме, называется системой управления базой данных (СУБД). Программы, производящие специфическую обработку данных в БД, составляют пакет прикладных программ (ППП). Понятие данные можно определить как диалектическую составную часть информации в виде зарегистрированных сигналов. Физический метод регистрации данных может быть любым (механическое перемещение физических тел, изменение их формы или параметров качества поверхности, изменение электрических, магнитных, оптических характеристик, химического состава или характера 51 химических связей, изменение состояние электронной 'системы и т.д.). Первоначально при создании баз данных использовались следующие типы данных: числовые данные (например, 43; 0,27; 2Е-7); символьные или алфавитно-цифровые данные (например, «крыша, «лампочка»); даты, задаваемые с помощью специального типа «Дата» или как обычные символьные данные (например, 12.02.2005, 12/02/2005). Позже появились другие типы данных, например: временные и дата-временные данные, предназначенные для хранения информации о времени и/или дате (например, 5.02.2005, I 7:27:04, 23.02.2005 16:00); символьные данные переменной длины, используемые для хранения текстовой информации большой длины; двоичные данные, предназначенные для хранения графических объектов, аудио- и видео информации, пространственной, хронологической и другой специальной информации; гиперссылки, используемые для хранения ссылок на различные ресурсы, находящиеся вне базы данных. Базы данных (БД) являются основной формой организации хранения данных в информационных системах. В качестве примера простейших БД можно назвать телефонный справочник, расписание движения поездов, сведения о сотрудниках предприятия, список цен на товары, алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке, словарь иностранных слов, результаты сдачи сессии студентами, каталог видеозаписей, список кулинарных рецептов. Главное достоинство электронных БД — возможность быстрого поиска и сортировки (отбора) информации, а также простая генерация 52 (создание) отчета по заданной форме. Например, по номерам зачеток легко определить фамилии студентов или по фамилии писателя составить список его произведений. Пользователей баз данных можно разделить на три категории: конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные), программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру БД) и администраторы. Администратор базы данных — это лицо, отвечающее за выработку требований к базе данных во время ее проектирования, реализацию БД в процессе создания, эффективное использование и сопровождение БД в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования БД, контролирует ее работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и за восстановление разрушенных данных, за обеспечение безопасности и целостности данных. Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права. Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались. Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам) для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с произвольным сочетанием признаков. В современной технологии использования баз данных 53 предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных. База данных (БД) — это совокупность определенным образом взаимосвязанных данных, которые хранятся в памяти ЭВМ, что позволяет отображать структуру объектов и их связей в изучаемой предметной области. Основные функции СУБД (систем управления базами данных) (функции высшего уровня) — хранение, изменение и обработка информации, а также разработка и получение различных выходных документов. Функции СУБД более низкого уровня: управление данными во внешней памяти; управление буферами оперативной памяти; управление транзакциями; ведение журнала изменений в БД; обеспечение целостности и безопасности БД. Информация в базе данных определенным образом структурирована, т.е. ее можно описать моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД. Классические модели представления данных: иерархическая, сетевая, реляционная. При использовании иерархической модели представления данных связи между данными можно описать с помощью упорядоченного графа (или дерева). При программировании для описания структуры иерархической базы данных используется тип данных «дерево». Дерево представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Под элементами понимается совокупность атрибутов, описывающих объекты. В модели имеется корневой узел (корень дерева), который находится на самом верхнем уровне и не имеет узлов, стоящих 54 выше него. У одного дерева может быть только один корень. Остальные узлы, называемые порожденными, связаны между собой следующим образом: каждый узел имеет только один исходный, находящийся на более высоком уровне, и любое число (один, два или более, либо ни одного) подчиненных узлов на следующем уровне. Примером простого иерархического представления может служить административная структура высшего учебного заведения: институт – отделение – факультет – студенческая группа. Графическая схема иерархической модели данных представлена на рисунке 1 Рисунок 1 Схема иерархической модели данных Основные достоинства иерархической модели данных: эффективное использование памяти ЭВМ; скорость выполнения основных операций над данными; удобство работы с иерархически упорядоченной информацией. Недостатки иерархической модели представления данных: громоздкость данной модели для обработки информации с достаточно сложными логическими связями; трудность в понимании ее функционирования обычным пользователем. Достаточно небольшое количество СУБД построено на 55 иерархической модели данных. Сетевую модель представления данных можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных, позволяющее отображать разнообразные взаимосвязи данных в виде произвольного графа. Сетевые модели данных являются расширенной версией иерархической модели, однако основным отличием является то, что в сетевых моделях данных имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию. Сетевую модель можно представить как граф узлами, которого является запись, а ребрами - набор. Сегменты данных в сетевых БД могут иметь множественные связи с сегментами старшего уровня. При этом направление и характер связи в сетевых БД не являются столь очевидными, как в случае иерархических БД. Поэтому имена и направление связей должны идентифицироваться при описании БД. Особенности построения сетевой модели данных: База данных может состоять из произвольного количества записей и наборов различных типов. Связь между двумя записями может выражаться произвольным количеством наборов. В любом наборе может быть только один владелец. Тип записи может быть владельцем в одних типах наборов и членом в других типах наборов. Тип записи может не входить ни в какой тип наборов. Допускается добавление новой записи в качестве экземпляра владельца, если экземпляр-член отсутствует. При удалении записи-владельца удаляются соответствующие указатели на экземпляры-члены, но сами записи-члены не уничтожаются (сингулярный набор). 56 Реализация групповых отношений в сетевой модели осуществляется с использованием указателей (адресов связи или ссылок), которые устанавливают связь между владельцем и членом группового отношения. Запись может состоять в отношениях разных типов (1:1, 1:N, M:N). Если один из вариантов установления связи 1:1 очевиден (в запись – владелец отношения, поля которой соответствуют атрибутам сущности, включается дополнительное поле – указатель на запись – член отношения), то возможность представления связей 1:N и M:N таким же образом весьма проблематична. Поэтому наиболее распространенным способом организации связей в сетевых СУБД является введение дополнительного типа записей, полями которых являются указатели. Достоинства сетевой модели представления данных: эффективность в использовании памяти ЭВМ; высокая скорость выполнения основных операций над данными; сетевая модель облет большими возможностями в смысле возможности образования произвольных связей. Недостатки сетевой модели представления данных: высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе; трудность для понимания и выполнения обработки информации в БД непрофессиональным пользователем. СУБД, построенные на основе сетевой модели, также не получили широкого распространения на практике. Реляционную модель представления данных разработал сотрудник фирмы IBM Э. Кодд. В основе данной модели лежит понятие отношения (relation). Простейшим примером отношения является двумерная таблица. Достоинства реляционной модели представления данных заключаются в понятности, простоте и удобстве практической реализации реляционных БД на ЭВМ. 57 Структура реляционных данных Отношение. Плоская таблица, состоящая из столбцов и строк. В любой реляционной СУБД предполагается, что пользователь воспринимает базу данных как набор таблиц. Однако следует подчеркнуть, что это восприятие относится только к логической структуре базы данных, т.е. к внешнему и к концептуальному уровням архитектуры ANSI-SPARC. Подобное восприятие не относится к физической структуре базы данных, которая может быть реализована с помощью различных структур хранения. Атрибут. Именованный столбец отношения. В реляционной модели отношения используются для хранения информации об объектах, представленных в базе данных. Отношение обычно имеет вид двумерной таблицы, в которой строки соответствуют отдельным записям, а столбцы — атрибутам. При этом атрибуты могут располагаться в любом порядке — независимо от их переупорядочииания отношение будет оставаться одним и тем же, а потому иметь тот же смысл. Домены представляют собой чрезвычайно мощный компонент реляционной модели. Каждый атрибут реляционной базы данных определяется на некотором домене. Домены могут отличаться для каждого из атрибутов, но два и более атрибутов могут определяться на одном и том же домене. В таблице представлены домены для некоторых атрибутов отношений Branch и Staff. Обратите внимание, что в любой момент времени в доменах могут существовать значения, которые реально не представлены значениями соответствующего атрибута. Понятие домена имеет большое значение, поскольку благодаря нему пользователь может централизованно определять смысл и источник значений, которые могут получать атрибуты. В результате при выполнении реляционной операции системе доступно больше информации, что позволяет избежать в ней семантически некорректных операций. Например, бессмысленно 58 сравнивать название улицы с номером телефона, даже если для обоих этих атрибутов определениями доменов являются символьные строки. С другой стороны, помесячная арендная плата объекта недвижимости и количество месяцев, в течение которых он сдавался в аренду, принадлежат разным доменам (первый атрибут имеет денежный тип, а второй — целочисленный). Однако умножение значений из этих доменов является допустимой операцией. Как следует из этих двух примеров, обеспечить полную реализацию понятия домена совсем непросто, поэтому во многих реляционных СУБД они поддерживаются не полностью, а лишь частично. Кортеж. Строка отношения. Элементами отношения являются кортежи, или строки, таблицы. В отношении Branch каждая строка содержит семь значений, по одному для каждого атрибута. Кортежи могут располагаться в любом порядке, при этом отношение будет оставаться тем же самым, а значит, и иметь тот же смысл. Описание структуры отношения вместе со спецификацией доменов и любыми другими ограничениями возможных значений атрибутов иногда называют его заголовком (или содержанием (intension)). Обычно оно является фиксированным, до тех пор, пока смысл отношения не изменится за счет добавления в него дополнительных атрибутов. Кортежи называются расширением (extension), состоянием (state) или телом отношения, которое со временем изменяется. Степень. Степень отношения определяется количеством атрибутов, которое оно содержит. Отношение Branch, показанное на рисунке, имеет четыре атрибута, и, следовательно, его степень равна четырем. Это значит, что каждая строка таблицы является четырехэлементным кортежем, т.е. кортежем, содержащим четыре значения. Отношение только с одним атрибутом имеет степень 1 и называется унарным (unary) отношением (дара 59 одноэлементным кортежем). Отношение с двумя атрибутами называется бинарным (binary), отношение с тремя атрибутами — тернарным (ternary), а для отношений с большим количеством атрибутов используется термин п-арное (п-агу). Определение степени отношения является частью заголовка отношения. Кардинальность. Количество кортежей, которое содержится в отношении. Количество содержащихся в отношении кортежей называется кардинальностью отношения. Эта характеристика меняется при каждом добавлении или удалении кортежей. Кардинальность является свойством тела отношения и определяется текущим состоянием отношения в произвольно взятый момент. И наконец, мы подошли к определению самой реляционной базы данных. Реляционная база данных состоит из отношений, структура которых определяется с помощью особых методов, называемых нормализацией (normalization). Недостатки реляционной модели представления данных: отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей; сложность описания иерархических и сетевых связей. Большинство СУБД, используемых как профессиональными, так и непрофессиональными пользователями, построены на основе реляционной модели данных (Visual FoxPro и Access фирмы «Microsoft», Oracle фирмы «Oracle» и др.). Постреляционная модель данных — это расширенная версия реляционной модели данных. Данная модель позволяет устранить ограничение неделимости данных, хранящихся в записях таблиц, поэтому хранение данных в постреляционной модели по сравнению с реляционной моделью является более эффективным. 60 Достоинство постреляционной модели представления данных заключается в том, что она дает возможность представления совокупности связанных реляционных таблиц посредством одной таблицы, что обеспечивает высокую постреляционной наглядность представления информации и эффективность ее обработки. Недостаток постреляционной модели данных — сложность решения проблемы обеспечения целостности и непротиворечивости хранимых данных. Постреляционными СУБД являются системы uniVers, Budda и Dasdb. В 1993 г. была опубликована статья Э. Кодда, в которой и были сформулированы 12 основных требований к системам класса OLAP (OnLine Analytical Processing — оперативная аналитическая обработка). Основные из описанных принципов были связаны с возможностями концептуального представления этого момента начал расти и обработки многомерных данных. С интерес к многомерным мо делям представления данных. Многомерные СУБД — это узкоспециализированные СУБД, используемые для интерактивной аналитической обработки информации. Многомерная организация данных характеризуется более высокой наглядностью и информативностью по сравнению с реляционной моделью. Основной недостаток многомерной модели данных — громоздкость для решения простейших задач обычной оперативной обработки информации. Системы на основе многомерных моделей данных — Essbase фирмы «Arbor Software~, Oracle Express Server фирмы «Oracle» и др. При использовании объектно-ориентированной модели представления данных появляется возможность идентификации отдельных записей базы. Между записями базы данных и функциями их обработки вводятся определенные взаимосвязи с помощью механизмов, похожих на 61 соответствующие средства в объектно-ориентированных языках программирования. Достоинства объектно-ориентированной модели данных: возможность отображения информации о сложных взаимосвязях объектов; возможность идентификации отдельной записи базы данных и определения функции ее обработки. Недостатки объектно-ориентированной модели данных: трудность в понимании ее функционирования непрофессиональным пользователем; неудобство обработки данных; низкая скорость выполнения запросов. Объектно-ориентированными СУБД являются системы РОЕТ фирмы «РОЕТ Software», Versant фирмы «Versant Technologies» и др Назначение и функции систем управления базами данных (СУБД). Виды (СУБД). Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс символьных и программных средств, предназначенных для создания, ведения и организации совместного доступа к базам данных множества пользователей. Первыми СУБД были системы IMS фирмы «IBM» (1968 г.) и ADABAS фирмы «Software AG» (1969 г.). На сегодняшний день разработано огромное количество различных систем управления базами данных (несколько тысяч), и их число продолжает расти. В связи с тем что под определение СУБД может попасть любой программный проектирования, продукт, способный администрирования и поддерживать использования процессы БД, была разработана классификация СУБД по видам программ: полнофункциональные СУБД — наиболее многочисленные и 62 мощные по своим возможностям программы. К распространенным полнофункциональным СУБД относятся Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Clarion Database Developer и др.; серверы баз данных. Используются для организации центров обработки данных в сетях ЭВМ, например программы Microsoft SQL Server, NetWare SQL фирмы «Novell»; клиенты баз данных. Включают в себя различные программы (полнофункциональные СУБД, электронные таблицы, текстовые процессоры и т.д.). Можно обеспечить большую производительность вычислительной сети, если клиентская и серверная части базы данных будут произведены одной фирмой, однако данное условие не является обязательным; средства применяются для разработки разработки программ таких работы с программных базами данных продуктов, как клиентские программы, серверы БД и их отдельные приложения, а также пользовательские приложения. Средствами разработки пользовательских приложений являются системы программирования, библиотеки программ для различных языков программирования, пакеты втоматизации разработок. СУБД позволяют вводить, отбирать и редактировать данные. СУБД предоставляют средства для извлечения данных по определенному критерию (требованию, правилу). СУБД дают возможность конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки. Рассмотрим существующие классификации баз данных. По технологии обработки данных БД подразделяются централизованные и распределенные. Централизованная БД хранится в памяти одной ЭВМ. на 63 Распределенная БД состоит из нескольких частей (возможно, пересекающихся или даже дублирующих друг друга), хранящихся на различных ЭВМ вычислительной сети. По способу доступа к данным базы данных разделяются на БД с локальным доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом. При локальном доступе БД размещена на одной отдельной ЭВМ, и считывание информации из БД производится непосредственно с этой машины. При удаленном доступе управление машиной, на которой размещена БД, производится по сети с другой ЭВМ. По способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые БД. Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название этой БД. Для нее имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, где определены такие математические операции, как объединение,вычитание,пересечение,соединение и др. Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком — жесткость структуры данных (невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой БД, может оказаться необходимым просмотр всей БД. Иерархическая и сетевая БД предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической БД такие связи могут бьггь отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это ускоряет доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы на 64 извлечение информации не будут удовлетворены. Указанный недостаток снят в сетевой БД, в которой (по крайней мере, теоретически) возможны связи «всех со всеми». Поскольку на практике это, осуществить невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям. ' Использование иерархической и сетевой БД ускоряет доступ к информации в базе данных. Каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы. По этой причине требуются значительные ресурсы как , дисковой, так и оперативной памяти ЭВМ. Сведения о некоторых СУБД приведены в таблице 1 Таблица 1 Наиболее Название СУБД Тип БД MS Access реляционная Clipper реляционная dBase реляционная FoxBase сетевая FoxPro сетевая 1МБЯБ иерархическая Oracle реляционная Paradox реляционная распространенными средствами разработки пользовательских приложений являются инструментальные средства Delphi фирмы «Borland», Visual Basic фирмы «Microsoft». СУБД по характеру использования подразделяются на персональные и многопользовательские. Чаще всего информационные системы построены на основе архитектуры клиент - сервер. В состав этой архитектуры входят вычислительная сеть и распределенная база данных. Распределенная база данных включает в себя 65 многопользовательскую базу данных, находящуюся на компьютересервере, и персональные базы данных, находящиеся на рабочих станциях. Сервер базы данных обеспечивает выполнение основного объема обработки данных. Персональные СУБД применяются при проектировании персональных БД и недорогих приложений, работающих с ними. Помимо этого, персональные СУБД или разработанные с их помощью приложения могут использоваться как клиентская часть многопользовательской СУБД. Персональными СУБД являются системы Visual FoxPro, Paradox, Access. В составе многопользовательских СУБД выделяют сервер БД и клиентскую часть. Многопользовательские СУБД (например, Oracle и Informix) могут работать с различными типами ЭВМ и операционными системами различных фирм-производителей. Языки доступа к базам данных Языки доступа к базам данных обеспечивают доступ пользователей и программ к хранящейся в базе данных информации. Выделяют два типа языков доступа к базам данных: язык описания данных - высокоуровневый язык, предназначенный для описания логической структуры данных; язык манипулирования данными — язык, представляющий собой совокупность конструкций, обеспечивающих выполнение основных операций по работе сданными: ввод, модификацию и выборку данных по запросам. Наиболее распространенными языками доступа являются два стандартизированных языка: QBE (Query by Example) — язык запросов по образцу и SQL (Structured Query Language) — структурированный языкзапросов. SQL coчетает в себе свойства языков обоих типов, а QBE характеризуется свойствами языка манипулирования данными. Язык QBE возник на основе реляционного исчисления с 66 переменными-доменами. Этот язык позволяет формировать сложные запросы к базе данных с помощью заполнения предлагаемой системой управления базой данных запросной формы. Каждая из реляционных СУБД имеет свой вариант языка QBE. Достоинства подобного способа задания запросов к БД: высокая наглядность; не требуется указания алгоритма выполнения операции. Структурированный язык запросов SQL возник на основе реляционного исчисления с переменными кортежами. Разработано несколько стандартов данного языка, наиболее известными из которых являются SQL -89 и SQL -92. Язык SQL используется для выполнения операций над таблицами и данными, содержащимися в этих таблицах, и некоторых сопутствующих операций. SQL используется как отдельный язык, чаще всего он является частью встроенного языка npoграммирования СУБД (например, FoxPro СУБД Visual>l FoxPro, ОbjесtРАL СУБД Paradox, Visual Basic for Applications СУБД Access). По той причине, что язык SQL ориентирован только на доступ к донным, его включают в состав средств разработки программ и называют встроенным SQL. Существуют два основных метода использования встроенного SQL: статическое использование языка SQL характеризуется тем, что в текст программы помещены вызовы функций языка SQL, которые жестко включаются в выполняемый модуль после компиляции. Изменения в вызываемых функциях могут быть на уровне отдельных параметров вызовов с помощью переменных языка программирования; динамическое использование языка характеризуется динамическим построением вызовов SQL-функций и интерпретацией этих вызовов в ходе выполнения программы. Динамический метод обычно применяется в тех случаях, когда в приложении вид SQL-вызова заранее не 67 известен, и он строится в диалоге с пользователем. Общая характеристика возможностей использования технологий баз данных в документационном обеспечении управления Реляционная БД ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц-отношений. Каждая таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами: каждый элемент таблицы — это один элемент данных; все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковые длину и тип (числовой, символьный и т. д.); каждый столбец имеет уникальное имя; одинаковые строки в таблице отсутствуют; порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Таблица — это набор данных по конкретной теме (предметной области), например, сведения о студентах высшего учебного заведения. Данные в таблице располагаются в столбцах (полях) и строках (записях). Поле — это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации — атрибуту. Для каждого поля задается обозначение — имя поля (идентификатор поля внутри записи), например «Фамилия». Запись — это совокупность логически связанных полей. В реляционном подходе к построению баз данных используется терминология теории отношений. Столбец таблицы со значениями соответствующего атрибута называется доменом, а строки со значениями разных атрибутов — кортежем. Итак, для реляционных БД существует несколько равноправных терминов: столбец может называться полем или доменом, а строка — записью или кортежем. Каждая запись должна однозначно идентифицироваться (определяться) уникальным ключом записи. В общем случае ключи записи 68 бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный. Первичный ключ - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом. Вторичный ключ - это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т. е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу — несколько записей. Одной из основных характеристик БД является набор допустимых типов данных, которые могут содержаться в полях записей. За каждым полем записи строго закреплен конкретный тип данных, определяющий ограниченный набор применимых к нему операций. К типам данных относятся: символьный (текстовый), числовой, булевский (логический), денежный, дата, время, связанный по технологии OLE объект. В реляционной БД содержится, как правило, несколько таблиц с различными сведениями. Разработчик БД устанавливает связи между отдельными таблицами. При создании связей используют ключевые поля. После установления связей появляется возможность создания запросов, форм и отчетов, в которые помещаются данные из нескольких связанных между собой таблиц. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запрос - это инструкция для отбора нужных записей из данной БД в соответствии с определенными условиями,. которые порой называют критериями. Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов: запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, причем этот вид запроса не изменяет эти данные; запрос-изменение, предназначенный для перемещения данных 69 или их модификации (добавление, удаление, обновление записей); перекрестный результатов запрос, статистических предназначенный расчетов (суммы, для отображения количества записей, среднего значения), которые группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк; подчиненный запрос, включающий в себя инструкцию, находящуюся внутри другого запроса на выборку или изменение. Запрос можно формировать с использованием логических (булевых) операций И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT).. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. При этом формы могут воссоздавать привычные для конечного пользователя документы. Формы используются не только для вывода данных из БД но также (и, пожалуй, чаще) и для ввода данных. Отчет содержит ту информацию из БД, которая должна быть представлена в виде итогового документа. Обычно отчет представляется в напечатанном на бумагс виде (в отличие от таблиц, запросов и форм, которые ; чаще всего отображаются лишь на экране дисплея). На следующем рисунке представлен отчет по итогам сессии (естественно, что это лишь учебный пример и поэтому он характеризуется исключительной простотой) Нестандартная обработка данных может быть произведена с помощью макросов (последовательности нескольких команд, вызываемых нажатием одной клавиши) либо с помощью программ, написанных на языке Access Visual Basic. Справка Современные СУБД позволяют работать с огромными объемами информации. По некоторым оценкам, за последние 15 лет размеры баз 70 данных выросли на два порядка, и процесс этот продолжается. Сегодня стандартными считаются базы данных объемом в 1 — 10 Гбайтов, а некоторые из них перешагнули рубеж 100 Гбайтов. По прогнозам специалистов, развитие крупных информационно-поисковых систем и хранилищ данных приведет к созданию БД, вмещающих свыше 10 Тбайтов Контрольные вопросы 1. Дайте понятие: «Данных», «Базы данных», «Системы управления базами данных (СУБД)». 2. Какие типы данных вы знаете? 3. Что такое безопасность и целостность базы данных? 4. Охарактеризуйте иерархическую модель данных. 5. Дайте характеристику сетевой модели данных. Что общего между сетевой и иерархической модели данных? 6. Опишите структуру реляционной модели данных. 7. Назначение и функции систем управления базами данных (СУБД). Виды (СУБД). 8. Опишите типа языков доступа к базам данных 9. Дайте характеристику возможностей использования технологий баз данных в документационном обеспечении управления ТЕМА 6: ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОУ (АС ДОУ) Существует как минимум четыре основных класса автоматизированных систем: Системы автоматизации делопроизводства и документооборота; Системы управления потоками работ; Системы организации и управления архивами документов; Системы электронного управления документами. 71 На сегодняшний день в России представлено довольно большое количество программ автоматизированного документооборота. Системы делопроизводства Системы данного класса, в основном, разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного (Российского) документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ДОУ). Системы делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания, до передачи в архив или уничтожения. Наличие специализированных справочников делопроизводства (группы документов, стандартные тексты, рубрикатор, номенклатура дел и т.д.), а также иерархический способ их представления, снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками службы делопроизводства при работе с системами данного класса. Все системы наряду с общими функциями имеют уникальные особенности, которые отличают их друг от друга. В системе «Дело», в частности, реализованы возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). На Российском рынке системы данного класса представлены широко вследствие популярности данного направления разработок в 90-е годы. Ведущая роль в данной категории принадлежит следующим системам: 72 Дело («Электронные офисные системы», Россия) LanDocs («Ланит», Россия); Золушка0Win («НТЦ ИРМ», Россия). Системы WorkFlow Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность повторяющихся процессов которых основана коллективной на обработки выполнении данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами: Optima WorkFlow («Optima», Россия); StaffWare (Staffware plc, Великобритания); WorkRoute II («Весть 0 Мета Технология», Россия). Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиска. Примером систем данного класса являются экспертные системы хранения интеллектуального капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг. 73 Ведущая компания в области IT-консалтинга Gartner Group данный класс систем охарактеризовала следующим образом: «Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя фактографические данные, текстовую информацию, правила и процедуры, и, что наиболее важно, знания и опыт сотрудников». Электронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким организациям информагентства, относятся архивы, ситуационные аналитические центры, силовые службы, ведомства, промышленные предприятия и т.д. Российский рынок электронных архивов документов представлен следующими системами: Fulcrum (Россия); ГалактикаZOOM (Россия); Нейрок; DOCS Open (PC DOCS, США); Excalibur (Excalibur Technologies Corp., США). Системы коллективной обработки документов (groupware) Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа. Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты. Такие программные продукты на Российском рынке впервые появились с началом внедрения 74 проектов сетевой интеграции и в настоящее время представлены следующими продуктами: Group Wize Lotus Domino.Doc (Lotus0IBM). Комплексные системы управления документами К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему PayDox компании PayBot, LLC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д. Ниже представлены наиболее популярные из автоматизированных систем в области ДОУ: Optima WorkFlow («Optima», Россия), StaffWare (Staffware plc, Великобритания), Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow) (компания Lotus, США). Программы являются системами управления потоками работ; 75 Дело («Электронные офисные системы», Россия), LanDocs («Ланит», Россия), Евфрат (Cognitive Technologies, Россия), Documentum (в России ее представляет компания «Документум Сервисиз»), БОССРеферент (компания АйТи, Россия). Эти программы ориентированы только на автоматизацию документооборота; Fulcrum (Россия), Галактика ZOOM (Россия), DOCS Open (PC DOCS, США), Excalibur (Excalibur Technologies Corp., США). Это электронные архивы документов. Более подробно остановимся на некоторых из них. Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». Изначально существовала система Docs Open — клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов — PowerDocs и CyberDocs. В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, компании, органы власти и т. д.). Основные возможности DOCS Open/Fusion: консалтинговые 76 хранение документов, фактически без ограничения их объема; контроль доступа к документам и аудит работы сотрудников с документами; быстрый поиск документов за счет использования высокопроизводительных SQL-серверов; интеграция с приложениями (вызов приложения для обработки документа непосредственно из архивной системы и помещение документа в архив прямо из приложения, в котором он создан); организация иерархического хранения документов на различных типах носителей; поддержка одновременной работы с бумажными и электронными документами; ведение до 99 версий и 26 подверсий документов. Система DOCS Open/Fusion реализована в 3-уровневой архитектуре с участием сервера приложений. В качестве промежуточного звена выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open (такой подход позволяет использовать тонкие клиенты). Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion используются SQL-серверы Oracle, MS SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на различных сетевых файловых системах (включая Novell NetWare, MS Windows NT, NFS, Banyan VINES). В качестве клиентских платформ для DOCS Open/Fusion поддерживаются MS Windows. Для доступа к документам через Интернет разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS работают под управлением ОС MS Windows NT. Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и 77 на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами [46 ]. Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз» (EMC DOCUMENTUM) Documentum – полнофункциональная платформа (лидер на рынке систем ECM – Enterprise Content Management), предназначенная для управления корпоративной информацией предприятия. Платформа Документум позволяет работать с различными типами документов и файлов: текстовые документы, инженерные чертежи, документы XML, образы отсканированных бумажных документов, аудио и видеофайлы, и многие другие типы и форматы. EMC Documentum является первой в мире платформой управления содержанием, основанной на полностью единой архитектуре. ЕМС Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением информацией, обеспечивая взаимодействие различных информационных систем между собой. Платформа EMC Documentum является цельной и в то же время достаточно гибкой, чтобы отвечать растущим потребностям бизнеса клиентов в отношении управления информацией [47]. В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, это интегрированная достаточно широкий функциональность система, спектр для позволяющая задач. Она автоматизации комплексно включает деловых решать необходимую процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, 78 которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается 79 необходимая функциональность, и далек от «коробки», а, кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одногодвух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста. Система LanDocs LanDocs - программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM). Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота – от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности - автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области. Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs: согласование документов в электронной форме; организация оперативной обработки внешних обращений; 80 контроль исполнения документов и заданий; подготовка наглядной отчетности по движению документов; организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов; организация защищенного корпоративного архива электронных документов. LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки. Программное соответствие обеспечение российским LanDocs государственным сертифицировано стандартам ГОСТ на Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957). Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков — имеется API для встраивания LanDocs в Windowsприложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он 81 позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст. «Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик — компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба. Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО» Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули. Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении. Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс. 82 Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени. Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники. СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами. Легкость установки и настройки (в том числе и силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот. Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей [48]. Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработанная компанией Cognitive Technologies Ltd, предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности: регистрация документов; перемещение электронных документов между сотрудниками; согласование документов; 83 контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований; осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов; создание и использование маршрутов поручений и согласований; обмен электронными сообщениями между сотрудниками; гибкая настройка форм регистрационных карточек документов; создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы; создание разного вида отчетов по документообороту; электронная архивация документов и управление архивом; криптографическая защита документооборота в системе; настройка и использование электронной цифровой подписи в документообороте. Система ЕВФРАТ-Документооборот выполнена по технологии клиент-сервер и основана на использовании иерархической СУБД «Ника». Это позволяет достаточно просто описывать структуру любой предметной области без добавления лишних сущностей и легко интегрироваться с современными Web-технологиями. Открытый программный интерфейс API1 позволяет легко разрабатывать новые модули для системы компаниям интеграторам. При необходимости система ЕВФРАТ-Документооборот может быть реализована на платформах Oracle, MS SQL, DB/2. Система ЕВФРАТ-Документооборот взаимосвязанных программ: собственно состоит программы из ряда ЕВФРАТ- Документооборот, Сервера Документооборота, программы Архивариус, Сервера Архивариуса, программы Настройка ЭЦП, а также блока Администрирования. В состав блока Администрирования входят 84 программы, предназначенные для настройки работы с основными программами системы. Это такие программы: Администратор, Дизайнер маршрутов, Дизайнер форм, программа Конфигурирование БД, программа Конфигурирование БД Архивариуса, Менеджер журналов и отчетов, программа Обслуживание Сервера и программа Обслуживание Сервера Архивариуса [32]. Детальный анализ некоторых систем представлен в таблице 2: Таблица 2 Optim Наимено a вание Work системы flow Фирма— разработ чик «БОСС — Референт «Дело» Docs ocs Open » АйТи, Росси Россия Lotus Domin o.Doc Docum entum Cognitive Ланит PC Докум ЭОС, Technologi , DOC ентум Россия es S, Серви США сиз Optim a, «Евфрат» LanD я Ltd, Росси Россия я Класс Упра Делопро Делопро Автоматиз Управ Упра системы влени изводств изводств ированны ление влени ление е о, о й карто е потока управл поток поддерж документо текам архив ми ения ами ка оборот, и ами работ докум работ управлен Электронн докум доку WorkF ентам Work ия, ый архив Flow поддерж ентов Управ Систе ма менто low и, в знания ка ми работы бизнес организа — ции процес сами Стоимос ть За 80 250 388 199 318 3171 и 85 одно клиентск ое место, у. е. Архитек Клие тура нт— системы. серве р Lotus Notes/Do mino Клиен Клие Lotus Клиент Клиент— т— нт— Notes/ —сервер сервер серве серве Domin р р o WEB — технолог + + + + + + + Клиен т— сервер + ия Управление потоками работ Жесткая маршрут + — — — — — + — + + + + + — + + — + — — + изация Свободн ая маршрут изация Автомат ическая отправка докумен тов + по маршрут у Редактор маршрут + + — + — — + + — + — — ных схем Описани е технолог ических 86 параметр ов Обеспечение документооборота Поддерж ка отечеств енной схемы + + + + + — — + + — — — — + + — + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + — + + + докумен тооборот а Поддерж ка западной схемы докумен тооборот а Хранени е всех версий докумен тов История обработк и докумен тов Регистра ция докумен тов Поиск 87 докумен тов по атрибута м регистра ционных карточек Контроль потоков работ и документов Возможн ость постанов ки/сняти я + + + + + — + + + + + + + — + + + + + + + — + + + + + + + — + + + + + + + — + + + + + + — — + + с контроля Контрол ь сроков выполне ния Контрол ь работы исполнит елей Уведомл ение о постанов ке на контроль Уведомл ение о выполне нии этапа Напомин 88 ание об истечени и сроков исполнен ия Резолюц ии + + + + + — + + Администрирование системы Определ ение прав доступа + + + + + + + + + + + + + + + + Wind UNIX Windo Windows ows Wind ws 98/NT 95/98/ ows 95/98/ 4.0/XP/200 NT 95/98/ NT 0 4.0/20 NT 4.0/XP 00/XP 4.0 /2000 ORA MS CLE, Excha MS nge SQL Serve пользова телей Регистра ция событий в системно м журнале Совместимость с программными системами Операци онная система Wind ows Windows Windows 95/98/ 95/98/NT 95/98/NT NT 4.0/2000 4.0 4.0 База MS данных Excha nge Serve r, ORACL Lotus E, Domino SQL MS СУБД Server «НИКА» Server r, Lotus Notes/ Domin o ORAC LE, MS SQL Server, 89 ORA , ORA CLE, Infor CLE, MS mix, MS SQL Sybas SQL Serve e Serve r, r, Infor Infor mix, mix, Sybas Sybas e e Sybase Сравнительный анализ автоматизированных систем документооборота Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота: системы автоматизации делопроизводства; архивы документов; системы ввода документов и системы обработки образов документов; системы управления стоимостью хранения документов; системы маршрутизации документов; системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. Кратко остановимся на функциях каждой из них. Системы автоматизации делопроизводства. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. 90 Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Инструкцию по делопроизводству». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно—распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию. Архивы документов. Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов. 91 В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее. Системы ввода документов и системы обработки образов документов. Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно. 92 Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника. Системы управления стоимостью хранения документов. Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, требуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной стоимости содержания архива. закономерностью для оптимизации 93 Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто. Системы маршрутизации документов. Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых основании маршрутов прохождения документов в организации. На разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа. Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на 94 рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов. Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнеспроцессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow. Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах 95 маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем. В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными. В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования. Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска. Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм. В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может 96 непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта. Выбор автоматизированной системы документационного системы документационного обеспечения управления Выбор автоматизированной обеспечения управления является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. АИС ДОУ предназначена для повышения эффективности управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами для решения следующих основных задач: документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и проектов, контроль исполнения документов и поручений по ним, списание в дело и поиск документов); архивного хранения (обеспечение поиска, правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). АИС ДОУ должна создавать единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы над всеми документами организации — поступающими в нее, исходящими из нее и внутренней организационно-распорядительной документацией, а также перепиской в течение всего жизненного цикла этих документов. А после окончания «жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или содержать информацию об их уничтожении. АИС ДОУ предприятия можно создать двумя путями, естественно при наличии вычислительной сети и базовых программных средств: 97 Приобрести готовую из числа предлагаемых на рынке систем, и затем настроить ее на документооборот организации. Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на нужды предприятия. Может показаться, что создание заказной системы, если не брать в расчет очевидно больших денежных и временных затрат, всегда лучше, так как в ней будут учтены все требования будущего потребителя. Это не совсем так, поскольку предлагаемые на рынке современные АИС ДОУ в принципе уже обладают требуемыми потребительскими свойствами. Поэтому разработка специализированной под нужды конкретного предприятия системы выглядит весьма малоперспективным занятием, если только она не обусловлена наличием уникальных требований к ней. Надо учитывать, что система документооборота предприятия создается не на один год, а при продолжительном периоде ее эксплуатации неизбежно появятся потребности в ее развитии. При работе с тиражируемой системой, новые возможности этой системы будет предлагать ее изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта. В случае специально разработанной под конкретную технологию потребителя системы со временем придется или регулярно заказывать ее модификацию, если это окажется возможным, или сменить ее на тиражируемый программный продукт. Рассмотрим далее критерии выбора тиражируемых АИС ДОУ, учет которых необходим и при разработке заказных систем. Следует отметить, что к внедрению АИС ДОУ каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. АИС ДОУ целесообразно анализировать по совокупности следующих основных критериев оценки: 98 учет технологии ведения делопроизводства и документооборота на предприятии; поддержка документооборота бумажной и электронной форм документов; функциональная полнота системы; эксплуатационные характеристики. Обязательно к этим критериям следует добавить и затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ. Однако оценивать и сравнивать затраты на АИС ДОУ произвольного предприятия довольно сложно, поскольку в этом случае надо оценивать экономическую эффективность автоматизации управления предприятием. Эффект от внедрения АИС ДОУ несомненен, однако оценить его в денежном выражении зачастую весьма затруднительно. У нас и за рубежом существует множество различных методик оценки эффективности внедрения систем электронного документооборота. При покупке или разработке системы следует оценивать не только саму систему, но и ее последующее сопровождение и перспективы ее развития. Для этого надо обратить внимание и на фирму-разработчика системы. специализация в данной предметной области и стаж работы. Эти факторы в значительной мере определяют эффективность и надежность поставляемой программной продукции, обеспечение ее грамотного сопровождения и регулярность выпуска новых версий; количество успешно эксплуатирующихся систем и отзывы о них потребителей; наличие и виды сопровождения системы («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.) 99 перспективы развития поставляемых систем. Рассмотрим более подробно содержание перечисленных выше критериев оценки АИС ДОУ. Учет технологии ведения делопроизводства и документооборота и управления предприятием. Независимо от формы представления документов главным фактором их обработки является технологический процесс делопроизводства и документооборота, так как он определяется правилами управления организацией или предприятием. Так достаточно частым является случай, когда организация выбирала и закупала АИС ДОУ, казалось бы, с полным набором требуемых функциональных возможностей, основываясь на заключении собственных или привлеченных ИТ-специалистов. Однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не был доведен до конца, из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий, внезапно возникающих сложностей, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленная система была изначально спроектирована для иной системы управления предприятием, чем применяемая в организации. И для того, чтобы ее успешно внедрить, надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, но не всегда, но и систему управления предприятием. А к изменению системы управления при внедрении АИС ДОУ готова далеко не каждая отечественная организация, вынужденная подчиняться общим правилам управления, принятым в нашей стране. И надо отметить, что существенной преградой для успешного внедрения значительного количества зарубежных АИС ДОУ является то, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами отечественная система управления просто не соответствует зарубежным нормам и правилам управления. 100 Система автоматизации ДОУ должна поддерживать именно технологию Российского документооборота. Поддержка Документы, бумажного и электронного циркулирующие в современной документооборота. организации при использовании средств вычислительной техники, как правило, имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Наличие обеих форм определяется следующими обстоятельствами: прогрессивная система корпоративного управления безбумажного подразумевает документационного электронную форму обеспечения документа, а законодательная и нормативная база, устоявшиеся правила обращения с документом и пока непревзойденное удобство работы - документ на бумажном носителе. При этом надо учитывать и тот факт, что правила и привычки, как раз наиболее консервативны, и изменяются значительно медленнее по сравнению с возможностями современных средств информатизации. В современной организации, по-видимому, еще довольно долго при выполнении многих технологических цепочек обработки документа в электронном виде будут сохраняться места неизбежного появления тех или иных документов в бумажном виде. Как правило, руководители предприятия предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, обмен документами между организациями и передача в государственные архивы также происходит в бумажной форме. Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет. Отсюда мы получим те значимые факторы - обязательные требования к функциональным свойствам выбираемой АИС ДОУ, которые затем будут положены в основу требований к функциям системы. 101 Далее, при рассмотрении уже функциональных свойств выбираемой АИС ДОУ будет ясно, достаточно ли их для требуемой автоматизации документооборота. Функциональная полнота системы. Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций: регистрация входящей, исходящей и внутренней документации; направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений; списание документов в дело; формирование и передачу дел в архив предприятия и ведение архива; рассылка исходящей корреспонденции; подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения; поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов. Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе АИС ДОУ следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Эксплуатационные характеристики. Эксплуатационные характеристики выбираемой АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев выбора системы. Оценивать выбираемую систему с точки зрения эксплуатационных характеристик целесообразно со следующих позиций: ввод в действие; масштабируемость; разграничение доступа пользователей и защита несанкционированного доступа к документам и функциям системы; от 102 протоколирование работы пользователей; администрирование и обеспечение надежной работы. Ввод в действие. Ввод в действие является важнейшим этапом освоения системы. Понятно, что продолжительность ввода в действие АИС ДОУ от момента ее приобретения до начала ее эксплуатации следует по возможности минимизировать. Поэтому при выборе системы надо учесть статистические данные по ее вводу в действие у других потребителей и состав требуемых мероприятий по ее освоению. Одним из необходимых мероприятий помимо установки и настройки системы, обучения ИТ специалистов является обучение пользователей. Современная пользовательский АИС ДОУ интерфейс, должна оснащенный иметь дружелюбный контекстно-зависимой справочной системой, так как практика показывает, что пользователи, в основной массе, редко читают предназначенные для них руководства. Еще одним свойством системы, на которое следует обратить внимание при вводе системы, являются правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Актуальной задачей при вводе системы в эксплуатацию является и задача импорта в нее ретроспективных данных, так как во многих случаях современная АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, базу данных которой в большинстве случаев желательно сохранить. Масштабируемость. В процессе эксплуатации АИС ДОУ количество рабочих мест, как правило, увеличивается. Документооборот предприятия охватывает все его подразделения, но автоматизировать все их сразу даже при наличии на это возможностей, крайне сложно. Поэтому обычно рабочие места АИС ДОУ начинают работать в местах регистрации документов, а далее уже в процессе работы системы подключаются рабочие места различных подразделений. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность поэтапного подключения требуемого 103 количества рабочих мест, обеспечивая тем самым постепенную автоматизацию различных подразделений и филиалов предприятия. Разграничение доступа пользователей доступа. АИС несанкционированного разграничение доступа работников ДОУ и защита должна отдельных от обеспечивать подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всему документообороту, связанному с движением документов, включая резолюции руководителей и отчеты исполнителей. Современная АИС ДОУ должна поддерживать несколько механизмов контроля доступа, которые помимо аутентификации пользователей, включают несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и прочие), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной пользователей карточке), с а различными также создавать привилегиями ролевые группы (например, группа начальников отделов). В случае территориальной разбросанности подразделений организации или корпоративной структуре, включающей территориально удаленные подразделения, используемая АИС ДОУ должна включать и средства обмена документами между ними, в том числе, и по электронной почте. При использовании открытых каналов связи желательно, чтобы АИС ДОУ имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования с целью защиты документов от возможности их искажения или несанкционированного использования при их передаче. Протоколирование работы пользователей. Одной из составляющих информационной безопасности эксплуатируемой АИС ДОУ является протоколирование всех действий пользователей. Это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и так далее). Ведение 104 протокола работы дает возможность избежать или разрешать конфликтные ситуации при совместной работе пользователей над документами. Адаптируемость. Предприятие живет и изменяется. Ежегодно изменяется номенклатура дел, а также может изменяться кадровый состав, структура и состав подразделений предприятия. Работающая на предприятии АИС ДОУ должна быть готова к таким изменениям, иметь возможность поддерживать неприкосновенности эти изменения, сохраняя в информацию о документах, обработанных до происшедших изменений. Администрирование и обеспечение надежной работы. АИС ДОУ должна иметь удобные средства администрирования, позволяющие назначать и изменять ролевые функции пользователей по отношению к документам и функциям системы, выполнять настройки системы в соответствии организационной структурой предприятия и изменять их при изменении его структуры. Также АИС ДОУ должна обеспечивать необходимую настройку на обрабатываемые в организации группировки документов, часто иерархические, и требуемые виды документов. Для аналитической работы над документами система должна предусматривать отнесение документов к различным темам и другим классификационным признакам. Выбираемая АИС ДОУ должна быть устойчивой к неизбежным сбоям и отказам, которые могут возникнуть по любым программно техническим причинам в период ее эксплуатации. Важнейшими свойствами являются: — независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса работы рабочего места при его аварийном завершении, способы обеспечения целостности данных, резервирования и копирования данных с целью минимизации возможных потерь при отказе системы в целом. Контрольные вопросы 105 1. Охарактеризуйте классы автоматизированных систем ДОУ 2. Опишите автоматизированные системы делопроизводства и документооборота. Какими программными продуктами представлен этот класс? 3. Дайте характеристику WorkFlow систем. Какими программными продуктами представлен этот класс? 4. Что такое электронные архивы? Какими программными продуктами представлен этот класс? 5. Дайте понятие системы коллективной обработки документов (groupware). Какие программы этого класса вы знаете? 6. Что такое комплексные системы управления документами? ТЕМА 7: ИНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГИИ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ДОУ Глобальная информационными сеть Интернет привлекает пользователей своими ресурсами и услугами (сервисами), которыми регулярно пользуется около миллиарда человек во всех странах мира. Бурное развитие сети Интернет в первую очередь обусловлено появлением Всемирной паутины. «Всемирная паутина» - это вольный перевод английского словосочетания «World Wide Web», которое часто обозначается как WWW или Web. Всемирная паутина использует технологию гипертекста, в которой документы связаны между собой с помощью гиперссылок. Гиперссылки позволяют осуществлять переходы с одного документа на другой. Документы, содержащие гиперссылки, называются Webстраницами, а серверы Интернета, их хранящие, - Web-серверами. Переходы по гиперссылкам можно осуществлять между Webстраницами, хранящимися на одном компьютере, а также между Web- 106 страницами, находящимися на любых компьютерах, подключенных к Интернету. В качестве указателей ссылок на Web-страницах могут использоваться фрагменты текста, которые выделяются цветом и подчеркиванием, а также графические изображения, которые выделяются рамкой. Активизация на исходной Web-странице указателя ссылки (например, щелчком мышью) вызывает переход на нужную Web-страницу (рисунок 2). Рисунок 2 Технология Всемирной паутины Всемирная паутина - это сотни миллионов Web-серверов Интернета, содержащих сотни миллиардов Web-страниц, в которых используется технология гипертекста. Web-страница может быть мультимедийной, т. е. может содержать различные мультимедийные объекты: графические изображения, анимацию, звук и видео. Web-страница может быть интерактивной, т. е. содержать формы с полями, которые используются при регистрации пользователей бесплатной электронной почты, при покупках в Интернет-магазинах и т. д. Тематически связанные Web-страницы обычно бывают представлены в форме Web-сайта, т. е. целостной системы документов, связанных между собой в единое целое с помощью ссылок. 107 В настоящее время на Web-серверах Интернета хранится громадное количество Web-страниц. Найти Web-страницу в Интернете можно с помощью адреса Web-страницы. Адрес Web-страницы включает в себя способ доступа к документу и имя сервера Интернета, на котором находится документ. В качестве способа доступа к Web-страницам используется протокол передачи гипертекста HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). При записи протокола после его имени следует двоеточие и две наклонные черты: http:// В качестве примера запишем адрес титульной страницы Web-сайта «Информатика и информационные технологии». Страница расположена на сервере iit.metodist.ru, следовательно, адрес принимает вид: http://iit.metodist.ru Просмотр Web-страниц осуществляется с помощью специальных программ просмотра - браузеров. В настоящее время наиболее распространенными браузерами являются Internet Explorer, Mozilla и Opera. Окно браузера содержит стандартные элементы окна приложения: меню окна, содержащее наборы команд Файл, Правка, Вид, Избранное, Сервис и Справка; панель инструментов, кнопки которой позволяют переходить с одной Web-страницы на другую (кнопки Вперед, Назад, Домой), а также управлять процессом их загрузки (кнопки Остановить, Обновить); текстовое поле Адрес, в которое Интернет-адрес нужной Webстраницы вводится с клавиатуры или выбирается из списка; рабочую область, в которой просматриваются Web-страницы. Если компьютер подключен к Интернету, то можно запустить один из браузеров и отправиться в виртуальное путешествие по Всемирной паутине. В браузер будет автоматически загружена начальная Web- 108 страница (адрес Web-страницы, с которой начинается путешествие, можно изменить с помощью настроек браузера). При открытии Web-страницы в браузере на компьютере пользователя она проделывает длинный путь с удаленного сервера Интернета по каналам передачи информации через несколько промежуточных серверов Интернета. Скорость загрузки Web-страницы зависит не от величины расстояния до Web-сервера, а от количества промежуточных серверов и качества линий связи, по которым передается информация от сервера к серверу. Может быть ситуация, когда Webстраница загружается гораздо быстрее с сервера, находящегося на другом континенте, чем с сервера, находящегося на соседней улице. Для перехода на другую Web-страницу в текстовое поле Адрес: необходимо ввести ее Интернет-адрес. Многие Web-страницы содержат гиперссылки на другие Web-страницы, поэтому дальнейшее путешествие по Всемирной паутине можно продолжить активизацией одной из них. В процессе чтения книги (учебника, справочника, энциклопедии) достаточно часто требуется вернуться к прочитанному материалу. Для более быстрого поиска нужной страницы часто в книгу вставляют так называемые «закладки». В процессе путешествий по Всемирной паутине целесообразно в браузере сохранять в качестве «закладок» Интернетадреса интересных Web-страниц. Для посещения такой страницы достаточно будет активизировать одну из «закладок». Электронная почта Электронная почта (e-mail) является наиболее распространенным сервисом Интернета. Она является исторически первой информационной услугой компьютерных сетей и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи. Электронная почта имеет несколько серьезных преимуществ перед обычной почтой. Наиболее важное из них - скорость пересылки 109 сообщений. Если письмо по обычной почте может идти до адресата дни и недели, то письмо, посланное по электронной почте, сокращает время передачи до нескольких десятков секунд или, в худшем случае, до нескольких часов. Другое преимущество состоит в том, что электронное письмо может содержать не только текстовое сообщение, но и вложенные файлы (программы, графику, звук и т. д.). Кроме того, электронная почта позволяет посылать сообщение сразу нескольким абонентам, пересылать письма на другие адреса и пр. Для того чтобы электронное письмо дошло до адресата, оно, кроме самого сообщения, обязательно должно содержать адрес электронной почты получателя письма. Первая часть почтового адреса usename имеет произвольный характер и задается самим пользователем при регистрации почтового ящика. Вторая часть server.ru является именем почтового сервера Интернета, на котором пользователь зарегистрировал свой почтовый ящик. Адрес электронной почты записывается по определенной форме и состоит из двух частей, разделенных символом @: username@server.ru Адрес электронной почты записывается только латинскими буквами и не должен содержать пробелов. Например, если почтовый сервер имеет имя metodist.ru, то имена почтовых ящиков пользователей будут иметь вид: username@metodist.ru Адреса абонентов электронной почты хранятся на компьютере пользователя в базе данных «Адресная книга». В адресную книгу заносится имя абонента, адрес электронной почты, телефон и другие данные (рисунок 3). 110 Рисунок 3 База данных «Адресная книга» Пользователь Интернета может зарегистрировать почтовый ящик на почтовом сервере провайдера, в котором будут накапливаться передаваемые и получаемые электронные письма. С помощью почтовой программы создается почтовое сообщение на локальном компьютере. На этом этапе кроме написания текста сообщения необходимо указать адрес получателя сообщения (можно взять из «Адресной книги»), тему сообщения и вложить в сообщение при необходимости файлы. Процесс передачи сообщения начинается с подключения к Интернету и доставки сообщения в свой почтовый ящик на удаленном почтовом сервере. Почтовый сервер сразу же отправит это сообщение через систему почтовых серверов Интернета на почтовый сервер получателя в его почтовый ящик. Для получения письма адресат должен соединиться с Интернетом и доставить почту из своего почтового ящика на удаленном почтовом сервере на свой локальный компьютер (рисунок 4). 111 Рисунок 4 Функционирование электронной почты Почтовые программы обычно предоставляют пользователю также многочисленные дополнительные сервисы по работе с почтой (выбор адресов из адресной книги, автоматическая рассылка сообщений по указанным адресам и др.). Для работы с электронной почтой необходимы специальные почтовые программы. Большой популярностью пользуется почтовая программа Outlook Express, которая входит в состав операционной системы Windows. После запуска программы Outlook Express появляется окно приложения, которое состоит из четырех частей (рисунок 5). Рисунок 5 Окно почтовой программы Outlook Express 112 В левой верхней части окна находится перечень папок, в которых хранятся электронные письма: Входящие - содержит полученные письма; Исходящие - содержит отправляемые письма, с момента создания и до момента доставки с локального компьютера пользователя на почтовый сервер провайдера; Отправленные - содержит все письма, доставленные на почтовый сервер; Удаленные - содержит удаленные письма; Черновики - содержит заготовки писем. Пользователь может создавать собственные папки для хранения тематически группированных электронных писем. В нижней левой части окна размещается список контактов, который предоставляет доступ к информации, хранящейся в базе данных «Адресная книга» (адреса электронной почты, телефоны и т. д.). В другом окне высвечивается список сообщений, хранящихся в выделенной папке. В правом окне отображается содержание выделенного сообщения. Некоторые почтовые серверы предоставляют пользователям возможность работы с электронной почтой с использованием Webинтерфейса. Работа с Web-почтой может производиться с помощью любого браузера. Существенной особенностью Web-почты является то, что все сообщения постоянно хранятся на удаленном почтовом сервере, а не на локальном компьютере пользователя. Многие почтовые зарегистрировать Web-серверы бесплатный предлагают почтовый ящик. всем желающим Зарегистрированные пользователи должны ввести свой логин и пароль, после чего они могут войти в почтовую систему. Для новых пользователей предлагается процедура регистрации. 113 Файловые архивы Серверы файловых архивов. Десятки тысяч серверов Интернета являются серверами файловых архивов, и на них хранятся сотни миллионов файлов различных типов (программы, драйверы устройств, графические и звуковые файлы и т. д.). Наличие таких серверов файловых архивов очень удобно для пользователей, так как многие необходимые файлы можно «скачать» непосредственно из Интернета. Файловые серверы поддерживают многие компании-разработчики программного обеспечения и производители аппаратных компонентов компьютера и периферийных устройств. Размещаемое на таких серверах программное обеспечение является свободно распространяемым или условно бесплатным и поэтому, «скачивая» тот или иной файл, пользователь не нарушает закон об авторских правах на программное обеспечение. Для удобства пользователей многие серверы файловых архивов (freeware.ru, www.freesoft.ru, www.download.ru) имеют Web-интерфейс, что позволяет работать с ними с использованием браузеров. Браузеры являются интегрированными системами для работы с различными информационными ресурсами Интернета и поэтому включают в себя менеджеры загрузки файлов. Однако удобнее для работы с файловыми архивами использовать специализированные менеджеры загрузки файлов, которые позволяют продолжить загрузку файла после разрыва соединения с сервером. Менеджеры загрузки файлов предоставляют пользователю подробную информацию в числовом и графическом виде о процессе загрузки файла (объем файла, объем загруженной части, в том числе в процентах, скорость загрузки, прошедшее и оставшееся время загрузки и др.). В некоторых менеджерах загрузки файлов достигается увеличение скорости загрузки за счет разбиения файла на части и одновременной 114 загрузки всех частей. Например, в менеджере загрузки файлов FlashGet процесс загрузки каждой части файла представляется в графической форме в нижней части окна приложения. Доступ к файлам на серверах файловых архивов возможен как по протоколу HTTP, так и по специальному протоколу передачи файлов FTP (File Transfer Protocol). Протокол FTP позволяет не только загружать файлы с удаленных серверов файловых архивов на локальный компьютер, но и наоборот, производить передачу файлов с локального компьютера на удаленный сервер. Адрес файла включает в себя способ доступа к файлу и имя сервера Интернета, на котором находится файл. Если в качестве способа доступа к файлу file.exe, хранящемуся на сервере ftp.metodist.ru, используется протокол передачи файлов FTP, то адрес файла запишется следующим образом: ftp://ftp.metodist.ru/file.exe Общение в Интернете В последнее время все более широко распространяется общение в Интернете в режиме реального времени. Увеличившаяся скорость передачи данных и возросшая производительность компьютеров дают пользователям возможность не только обмениваться в реальном времени текстовыми сообщениями, но и осуществлять аудио- и видеосвязь. В Интернете существуют тысячи серверов, на которых реализуется общение в реальном времени. Любой пользователь может подключиться к такому серверу и начать общение с одним из посетителей этого сервера или участвовать в коллективной встрече. Простейший способ общения «разговор», или чат (англ. chat) - это обмен сообщениями, набираемыми с клавиатуры. Вы вводите сообщение с клавиатуры, и оно высвечивается в окне, которое одновременно видят все участники встречи. 115 Если ваш оборудованы компьютер, звуковой а картой, также компьютеры микрофоном и собеседников наушниками или акустическими колонками, то вы можете обмениваться звуковыми сообщениями. Однако «живой» разговор возможен одновременно только между двумя собеседниками. Для того чтобы вы могли видеть друг друга, т. е. обмениваться видеоизображениями, к компьютерам должны быть подключены Web-камеры. В последние годы большую популярность приобрело интерактивное общение через серверы ICQ (эта трехбуквенная аббревиатура образована из созвучия слов «I seek you» - «Я ищу тебя»). Система интерактивного общения ICQ интегрирует различные формы общения: электронную почту, обмен текстовыми сообщениями (chat), Интернет-телефонию, передачу файлов, поиск в сети людей и т. д. В настоящее время в системе ICQ зарегистрировано почти 200 миллионов пользователей, причем каждый пользователь имеет уникальный идентификационный номер. После подключения к Интернету пользователь может начинать общение с любым зарегистрированным в системе ICQ и подключенным в данный момент к Интернету пользователем. Интернет-телефония. Интернет-телефония используется для передачи голосовых данных через компьютерную сеть Интернет. Провайдеры Интернет-телефонии с помощью специального оборудования связывают между собой компьютерную сеть Интернет и обычную телефонную сеть. Пользователь может воспользоваться услугами Интернет-телефонии и позвонить непосредственно с компьютера (рисунок 6) или с обычного телефона, предварительно набрав номер провайдера Интернет-телефонии. 116 Рисунок 6 Обмен данными между сетью мобильной телефонной связи и компьютерной сетью Интернет Интернет-телефонию выгодно использовать для звонков в отдаленные населенные пункты и страны мира, так как минута такой связи существенно дешевле тарифов междугородней и международной телефонной связи. Мобильный Интернет В настоящее время сеть мобильной телефонной связи охватила практически весь мир, а количество пользователей мобильных телефонов приближается к одному миллиарду человек. Обмен информацией между мобильными телефонами осуществляется с помощью сети, состоящей из антенн станций сотовой связи, соединенных между собой каналами передачи информации. Сеть мобильной связи позволяет передавать не только голосовые сообщения, но и данные. С помощью мобильных телефонов можно обмениваться короткими текстовыми сообщениями SMS, а также мультимедийными сообщениями MMS, которые позволяют передавать мелодии сигналов для телефонов и графические изображения (например, фотографии, сделанные встроенной в телефон камерой). Сеть мобильной телефонной связи и компьютерная сеть Интернет позволяют передавать данные и голосовые сообщения, и поэтому их 117 информационные ресурсы целесообразно объединить. Операторы мобильной телефонной связи и провайдеры Интернета обеспечивают возможность передачи данных между этими сетями. Обмен данными между сетями позволяет, например, с мобильного телефона передавать сообщения электронной почты на почтовый ящик в Интернете, а с компьютера, подключенного к Интернету, передавать SMSсообщения на мобильный телефон. Во многие модели мобильных телефонов встроен модем, поэтому для беспроводного доступа в Интернет достаточно подключить к компьютеру мобильный телефон и дозвониться до провайдера. После соединения компьютера с Интернетом можно «путешествовать» по Всемирной паутине, работать с электронной почтой, «скачивать» файлы и пользоваться любыми другими ресурсами Интернета, как при обычном соединении по кабельным каналам. Недостатком такого подключения является маленькая скорость передачи данных (не более 9,6 Кбит/с) и высокая стоимость минуты соединения. Полноценный высокоскоростной доступ в Интернет с мобильного телефона можно осуществить по технологии GPRS, при которой максимально возможная скорость передачи данных составляет 170 Кбит/с (это приблизительно в 3 раза быстрее, чем доступ по коммутируемым телефонным линиям). Важно, что эта технология предоставляет немедленный доступ к Интернету, без необходимости дозваниваться до провайдера Интернета и позволяет одновременно вести разговор по мобильному телефону и проводить обмен данными между компьютером и Интернетом. Подключение мобильного телефона к компьютеру можно осуществить различными способами: с помощью кабеля к СОМ-порту, с помощью кабеля к USB-порту или беспроводным к инфракрасному порту. 118 Для доступа к информационным ресурсам Интернета непосредственно с мобильных телефонов можно использовать WAPбраузеры. WAP-сайты специально адаптированы под возможности мобильного телефона (двухцветную графику, маленький экран и небольшую память) и содержат новости, прогноз погоды, курс валют и т. д. С WAP-сайтов можно отправить сообщение электронной почты или принять участие в WAP-чате. Звук и видео в Интернете Звуковые и видеофайлы имеют большой информационный объем. Для передачи таких файлов по компьютерным сетям в стандартных цифровых форматах требуются линии связи с высокой пропускной способностью. Цифровой стереозвук высокого качества с частотой дискретизации 48000 раз в секунду и глубиной кодирования 16 бит требует скорости передачи данных равной: 16 бит × 48 000 с-1 = 1 536 000 бит/с = 1500 Кбит/с « 1,5 Мбит/с. Цифровое видео телевизионного стандарта требует для передачи изображения скорости передачи данных около 240 Мбит/с. Для уменьшения объемов звуковых и видеофайлов без видимой потери качества используются специальные методы сжатия файлов, основанные на удалении не воспринимаемой человеком звуковой или видеоинформации. Широкое распространение в Интернете получили технологии передачи потокового звука и видео. Эти технологии передают звуковые и видеофайлы по частям в буфер локального компьютера, что обеспечивает возможность их потокового воспроизведения даже при использовании модемного подключения. Снижение скорости передачи по каналу может приводить к временным пропаданиям звука или пропускам видеокадров. Для прослушивания потокового звука и просмотра потокового видео используются мультимедиа проигрыватели (Windows Media Player, 119 WinAmp и др.). Во время воспроизведения потокового мультимедиа файла пользователь получает информацию о скорости передачи данных и может настраивать качество воспроизведения. Существует достаточно много радио- и телевизионных станций, которые осуществляют вещание через Интернет. Широкой популярностью пользуются Web-камеры, установленные в самых разных уголках мира (на улицах городов, в музеях, в заповедниках и т. д.) и непрерывно передающие изображение. Все информационные ресурсы по документоведению, делопроизводству и архивному делу, представленные в сети Интернет можно классифицировать следующим образом: Сайты международных, научно-исследовательских, общественных организаций. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) - первое в Беларуси научно-исследовательское учреждение, осуществляющее научные разработки в области документоведения и архивоведения. Гильдия Управляющих Документацией Гильдия объединение Управляющих специалистов Документацией» служб - профессиональное документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятий и учреждений России. В составе организации – ведущие практики и ученые, управляющие делами и руководители делопроизводственных подразделений федеральных и региональных органов законодательной и исполнительной власти, крупных компаний, предприятий, банков. Международный совет архивов Международный совет архивов (МСА) создан для поддержки архивов во всем мире. Архивы, сохраняя свидетельства человеческой деятельности и поступков, обеспечивают преемственность действий 120 властей и индивидуумов, способствуют развитию демократии и росту национального самосознания. Предоставляя доступ к документам, архивы тем самым способствуют реализации права народов на знание и изучение своей истории. Всероссийский научно-исследовательский документоведения исследовательский и архивного институт дела. институт Всесоюзный документоведения и научно- архивного дела (ВНИИДАД) был создан в 1966 г. в системе Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР). Официальным днем рождения института считается 2 марта 1966 г., когда было издано соответствующее распоряжение Совмина СССР. Ассоциация ARMA Internationa. Международная ассоциация ARMA International объединяет специалистов по управлению документами и информацией Специализированные Интернет-ресурсы Документооборот и делопроизводство. Системы электронного документооборота Независимый ERP портал ECM-jornal.ru Сайт информационного характера как для тех, кто только столкнулся со сферой электронного документооборота, так и для тех, кому необходима более развернутая информация в разных направлениях системы электронного документооборота и ЕСМ. Форумы Форум на сайте Главархива г. Москвы В 2000 г. было принято Постановление Правительства Москвы от № 81 «О создании архивов административных округов». В целях реализации этого документа велась работа с префектурами, органами по управлению муниципальным имуществом в округах Москвы. В результате были 121 созданы архивные отделы по административным округам г. Москвы для организации работы с документами по личному составу ликвидированных организаций. Позднее при архивных отделах были созданы архивы кадровой документации (АКД), что увеличило возможности обеспечения сохранности документов по л/с. В настоящее время в систему Главархива Москвы входят 7 центральных архивов, в которых всего хранится 28.586 фондов, более 12,5 млн. ед. хр. Форум DOCFLOW Интернет-сайт http://www.docflow.ru/forum/actualforum.aspx Портал о вопросах электронного документооборота, системы электронного документооборота. Форум Ассоциации управляющих документацией Австралии Интернет-сайт http://forums.rmaa.com.au/iтdex.php. Данный форум ведется на английском языке Блоги Блог «Архивы России» Блог Храмцовской Н.А. Блог Бертякова А Блоги членов ассоциации AIIM Интернет-сайт http://aiimcommuтities.org/erm/blog. Данный блог посвящен управлению электронными документами. Ряд блогов в области документоведение архивоведения ведутся на английском языке. Блог «ArchivesBlogs» (на английском языке) Интернет-сайт http://archivesblogs.com Блог «Records Mgmt & Archiviтg» (на английском языке) Интернетсайт http://jhagmaтт.twoday.тet 122 Блог ARMA International in Europe (на английском языке) Интернетсайт http://armai№europe.blogspot.com Блог главы Национальных архивов США «AOTUS. тatioтal Archives» (на английском языке) Интернет-сайт http://blogs.archives.gov/aotus Сайты государственных органов и учреждений в делопроизводственной и архивной сфере России, стран СНГ и страны Балтии Архивы Беларуси (Archives of Belarus) сайт Государственной архивной службы Республики Беларусь http://archives.gov.by На сайте содержатся сведения о государственных архивных учреждениях и оказываемых ими услугах. Представлена информация по генеалогии, археографии, законодательству и профессиональной подготовке специалистов. Архивы России Интернет-сайт www.rusarchives.ru Это официальный сайт Росархива, на нем размещена информация о заседаниях Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, информационное сообщение о дате официальной публикации нормативных документов, выступления руководителей Федерального архивного агентства, видеорепортажи о заседаниях Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, информация о состоявшихся обсуждениях проекта Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. На сайте также размещается информационное сообщение об участии делегации российских архивистов в различных конференциях, заседаниях научно-методического совета. Архивная служба Республики Казахстан (Archival Service of the Respublic of Kazakhstan) Интернет-сайт www.kazarchives.kz (рус.) Архивы Латвии (Latvijas Arhivi - Archives of Latvia) Интернет-сайт www.arhivi.lv. 123 Данный сайт ведется на трех языках: латвийский, английский, русский. Архивы Украины (Archives of Ukraine) Интернет-сайт www.archives.gov.ua (укр.); www.archives.gov.ua/Eng (англ.) Данный сайт ведется на английском и украинском языках. Сайты специализированных журналов по документоведению, делопроизводству, архивному делу Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» Интернет-сайт (Россия) www.delo-press.ru/documents-it/index.html Издательство «Бизнес-Арсенал» является творческим союзом специалистов из разных областей знаний. Уникальность коллектива заключается в возможности системного подхода к освещаемым темам. Творческий союз специалистов из разных областей знаний приносит ценные плоды: можно найти ответы на сложные вопросы в результате их всесторонней и глубокой проработки. Журнал «Секретарское дело» (Беларусь) Интернет-сайт www.profmedia.by/pub/sec Издание в первую очередь предназначено для секретарей, офисменеджеров, администраторов, помощников руководителя, работников канцелярии. Но что-то интересное для себя в нем найдет любой офисный работник. В каждом номере журнала рассказывается о нюансах ведения делопроизводства, организации документооборота, а также создании, регистрации, поиске и хранении документов, контроле за их исполнением. Освещаются любые изменения, касающиеся требований оформления деловых бумаг. На страницах журнала компетентные авторы знакомят читателей с тонкостями организации и ведения архива, применения компьютерной и оргтехники, а также автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ). В журнале можно 124 найти консультации психологов, рекомендации по обустройству офиса, стилю и деловому этикету. Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» (Россия) Интернет-сайт www.delo-press.ru/magazines/staff Журнал содержит необходимую в профессиональной деятельности информацию: обзоры последних изменений со свежими комментариями признанных специалистов, практические рекомендации по насущным и актуальным вопросам, разъяснения спорных моментов с аргументацией разных позиций. Журнал «Секретарское дело» (Россия) Интернет-сайт www.sevretarskoe-delo.ru Журнал издается при участии преподавателей документоведения историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета. В каждом номере журнала рассказывается о нюансах ведения делопроизводства, организации документооборота. На страницах журнала компетентные авторы знакомят автоматизированных систем читателей с тонкостями делового этикета. Разработчики управления документами Применение автоматизированных технологий в делопроизводстве, автоматизации документооборота является неотъемлемой частью в реализации таких проектов государственных программ Российской Федерации, как «Информационное общество», «Электронная Россия», «Электронное правительство». Выбор системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным процессом. При выборе автоматизированных система документационного обеспечения управления помогут информационные ресурсы Интернета, т.к. многие 125 фирмы, занимающиеся разработкой АС ДОУ имеют свои сайты. На сайтах размещена информация о продукциях, демо-версия продуктов и т.д. Например: Интертраст Интернет-сайт www.intertrust.ru, www.boss-referent.ru Компания занимается разработкой систем документационного обеспечение управления, автоматизацией деловых процессов, связанных с работой с документами, электронными архивами документов, системами менеджмента качества, информационно-справочными системами, системами коллективной работы, поддержки принятия решений и управления знаниями. АйТи Интернет-сайт www.it.ru «БОСС-Референт» - система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства для крупных территориально распределенных предприятий и для среднего бизнеса НТЦ ИРМ (Научно-технологический центр Института развития Москвы) Интернет-сайт www.mdi.ru «Золушка» - набор модулей для автоматизации документооборота в организации любого размера ИнтерПрокомЛан Интернет-сайт www.interprocom.ru «ЭСКАДО» - система полной автоматизации документооборота для большого или малого предприятия Digital Design Интернет-сайт www.digdes.ru, www.docsvision.com «DocsVision» делопроизводства, - система создания для автоматизации электронных архивов, конструкторской и проектной документацией и другие. Контрольные вопросы 1. Что такое «всемирная паутина»? 2. Что такое мультимедийная Web-страница может? 3. Что такое интерактивная Web-страница? канцелярии и управления 126 4. Как можно найти Web-страницу в Интернете? 5. Что такое протокол передачи гипертекста http? 6. С помощью каких специальных программ можно осуществить просмотр Web-страниц? 7. Преимущества электронной почты. 8. Как работает почтовая программа Outlook Express? 9. Каково назначение файловых архивов? 10. Способы общение в Интернете. 11. Как можно классифицировать информационные ресурсы по документоведению, делопроизводству и архивному делу, представленные в сети Интернет? Задания для самостоятельной работы 1. Используя Интернет-сайты организаций найти информацию о: Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела; Гильдии Управляющих Документацией; Международном совеет архивов; Всероссийском научно-исследовательский институте документоведения и архивного дела. 2. Используя информационные ресурсы Интернета определить задачи и основные направления деятельности форума DOCFLOW 3. Используя информационные ресурсы Интернета найти Интернетсайты разработчиков документами. автоматизированных систем управления 127 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях [Текст]/М.В. Ларин.-Москва: 2002. - С.164-169 2. Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления [Текст]/А.Н.Сокова – Москва: Знание, 1985. – 62 с. 3. Белорусский документоведения и научно-исследовательский архивного дела (БелНИИДАД) институт [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.belniidad.belhost.by 4. Гильдия управляющих документацией [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http:// www.gdm.ru 5. International Council on Archives (Международный совет архивов) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http:// www.ica.org 6. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http://www.vniidad.ru 7. ВНИИДАД: [Электронный ресурс]- Режим доступа: http:// www..www.vniidad.ru 8. ARMA International (International association of records managers) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http:// www.arma.org 9. Документооборот и делопроизводство. Системы электронного документооборота (СЭД) (ERP-online - независимый ERP-портал)) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.doc-online.ru 10. ECM-Journal.ru [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.ECM-journal.ru 11. Форум на сайте Главархива г. Москвы [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http://www mosarchiv.mos.ru/forum_default.aspx 12. Форум DOCFLOW [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.docflow.ru/forum/actualforum.aspx 128 13. Форум Ассоциации управляющих документацией Австралии (на английском языке)[Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www forums.rmaa.com.au/index.php 14. Блог «Архивы России» [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www community.livejournal.com/archives_ru 15. Блог Храмцовской Н.А. [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www rusrim.blogspot.com/ 16. Архивы Беларуси (Archives of Belarus)сайт Государственной архивной службы Республики Беларусь[Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www archives.gov.by 17. Архивы России [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.rusarchives.ru 18. Архивная служба Республики Казахстан (Archival Service of the Respublic of Kazakhstan)www.kazarchives.kz (рус.) 19. Архивы Латвии (Latvijas Arhivi - Archives of Latvia) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.arhivi.lv (латв., рус., англ.) 20. Архивы Украины (Archives of Ukraine) [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http://www.archives.gov.ua (укр.) 21. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» (Россия) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.delo- press.ru/documents-it/index.html 22. Журнал «Секретарское дело» (Беларусь) [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http://www.profmedia.by/pub/sec 23. Журнал «Секретарское дело» (Россия) [Электронный ресурс].Режим доступа:/ http://www sevretarskoe-delo.ru 24. Интертраст [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.intertrust.ru 25. АйТи [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.it.ru 129 26. НТЦ ИРМ (Научно-технологический центр Института развития Москвы) [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.mdi.ru 27. ИнтерПрокомЛан [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ Режим доступа:/ http://www.interprocom.ru 28. Digital [Электронный Design ресурс].- http://www.digdes.ru, www.docsvision.com 29. Арам Пахчанян, [Электронный Системы ресурс].- электронного документооборота Режим доступа:/ http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm ]. 30. Системы электронного документооборота. Создание. Внедрение. Сопровождение [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www. ecm.korusconsulting.ru/technology/emc-documentum/]. 31. Электронные офисные системы [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo 32. Евфрат [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.evfrat.ru 33. Справочно-правовые системы [Электронный ресурс].- Режим доступа:/ http://www.garant.ru
