Кадровые документы, их хранение и подготовка к передаче в

Кадровые документы, их хранение
и подготовка к передаче в муниципальный в архив
Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.
Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы?
Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу.
Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов
(приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма
Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той
многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу.
К таким документам в полной мере относятся:
- копии документов о прохождении учебы, подтверждающие полученное
образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
- документы по аттестации и установлению квалификации;
различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
- документы, подтверждающие вредные условия производства;
- списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы:
ходатайства, справки, анкеты);
- различные формы учета выданных документов, записи которых могут
служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или
льгот.
Группа документов по личному составу приведена в Перечне типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения.
Сохранность документов.
В соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные
к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.
Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены
высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой
гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых
актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному
составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику,
а при отсутствии такового - в вышестоящую организацию или орган.
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении
сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и
организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы
(положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
Все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за
обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение
социальных прав граждан.
Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу.
Это вопросы правового положения архива, его материальнотехнической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.
Ответственность.
Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.
Работник кадровой службы, наделенный организационнораспорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения.
Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в
организации нет лица, ответственного за эти документы.
Статус архива организации.
Как правило, юридическое лицо если и создает архив, то документы по
личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов.
Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень
крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно
объемный комплекс.
Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному
составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным
вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы.
Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах.
Единым принципом является отделение (изолирование) документов по
личному составу от остальных документов. Это объясняется прежде всего
тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер,
доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Основные технические требования к архиву.
Все технические требования к помещению архива четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях.
Помещение архива организации должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и
пожарной сигнализацией.
Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том
числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров
(длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с
учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок.
Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см.
Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и
сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить.
Проведя все эти расчеты можно указать, какие площади архивохранилища
необходимы для размещения документов.
Подготовка дел к передаче в архив организации.
Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации.
Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки,
которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе
архива.
Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
3. Экспертиза ценности документов и дел.
4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
5. Передача документов в архив организации.
К особенностям формирования некоторых видов документов по личному составу в дела относится следующее.
1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем
небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы,
перемещение по должности, премирование работников.
Эти документы должны храниться 75 лет.
Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д.
Данные виды приказов хранятся 5 лет.
Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока
хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит
их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.
2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке
по фамилиям.
3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в
хронологическом порядке их поступления.
На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:
- порядковый номер документа, включенного в опись;
- номер и дата документа (если это необходимо);
- наименование документа;
- количество листов в документе;
- примечание;
- итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело.
Оформление дел.
Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения
оформление дел в обязательном порядке предусматривает:
- оформление обложки дел по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в
деле;
- составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
- подшивку или переплет дела.
На обложке дела указывается:
- наименование организации;
- индекс дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела;
- даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении работника);
- количество листов в деле.
После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по
описи и срок хранения дела.
Экспертиза ценности документов и дел.
Экспертиза дел проводится в несколько этапов:
- при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения
каждого дела, внесенного в номенклатуру;
- в процессе формирования дел;
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого
дела по всем входящим в него листам.
Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.
Составление описей.
Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного хранения.
Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу
и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2.
Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица
хранения.
При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:
- каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
- заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным
на обложке дела;
- если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью
пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово
«то же».
В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел,
внесенных в данную опись.
После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного
(муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.
В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию)
передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.
В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный.
Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела
и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих
сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.
Работа с запросами.
При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы,
стаже, занимаемой должности.
Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требу-
емые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы.
Выборка по заработной плате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива.
Сопроводительное письмо на бланке организации подписывается только
руководителем организации или лицом, его замещающим.
Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.
Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю
структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации.
Остальные работники к документам по личному составу не имеют права
доступа.
Выдача дел производится только под расписку работника, которому
дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.
Архив ликвидированной организации.
При ликвидации организации документы передаются или организациямправопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в муниципальный архив.
Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка
наличия документов, а также их научно-техническая обработка.
Документы передаются организации-правопреемнику или в муниципальный архив только по описям.
По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором
фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел.
Описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.