Система электронного документооборота и управления взаимодействием АНКЕТА для работников службы делопроизводства (секретарей-референтов и работников канцелярии) Предлагаемая Вашему вниманию анкета ставит своей целью выявить задачи, решение которых при внедрении электронного документооборота позволит дать наибольший эффект, а также поможет наиболее полно исследовать документооборот вашего предприятия. 1. ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО: _________________________________________________________ 2. ДОЛЖНОСТЬ: __________________________________________ТЕЛЕФОН ____________________ 3. ЗАМЕЩАЕТ ЛИ ВАС КТО-ЛИБО НА ВРЕМЯ ОТПУСКА, БОЛЬНИЧНОГО? Да, меня замещает (укажите ФИО замещающего) _______________________________________ Нет, меня никто не замещает. 4. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ (ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ, ПОЛОЖЕНИЯ, ПЕРЕЧНИ И Т.Д.) ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В РАБОТЕ (по возможности приложите их копии к анкете) _______________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 5. ВАШИ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ: (поставьте отметку напротив Ваших функциональных обязанностей и укажите примерный процент рабочего времени, которое Вы тратите на каждую функцию) Отметка Функциональные обязанности % получение и отправка бумажной корреспонденции (Вы ходите на почту / почтальон приходит) получение и отправка электронной почты первичная обработка, регистрация, сортировка корреспонденции; ведение журналов регистрации ведение регистрационно-контрольных карточек (РКК) снятие копий с документов сканирование документов передача документов исполнителям (приходят сами / разносите) подготовка (печать) документов для руководителя ведение контроля исполнения документов; есть срок исполнения задания в часах? (ДА / НЕТ) подготовка отчетов по документообороту обеспечение работы руководителя (чай, кофе, прием посетителей и т.п.) ответы на телефонные звонки ведение расписания рабочего дня руководителя (в каком виде?) ________________________________________________________________________ другие__________________________________________________________________ Итого: 100% 6. КАКИЕ ОТЧЕТЫ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ ВЫ ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ? (по возможности приложите примеры отчетов к анкете). Отчет Для кого Периодичность 7. КАКИЕ ФУНКЦИИ ХОТЕЛОСЬ БЫ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ПРЕЖДЕ ВСЕГО? (указать приоритет от 1 до 6, где 1 - функция, которую хотелось бы автоматизировать больше): регистрация документов; выдача поручений; рассылка документов; контроль исполнения поручений; поиск документов (получение информации о документе); свой вариант ______________________________________________________________________ 8. ОТ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ ДОКУМЕНТЫ ПОСТУПАЮТ: в бумажном виде в электронном виде (какие _________________________________________________________) 9. РЕГИСТРИРУЮТСЯ ЛИ ДОКУМЕНТЫ, ПОСТУПАЮЩИЕ В ОРГАНИЗАЦИЮ ОТ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ? (например, проекты договоров, распоряжения министерств и ведомств, информационные письма по электронной почте и т.п.) да, регистрируются (укажите какие) ___________________________________________________ нет, не регистрируются 10. КОМУ, КАКИМ ОБРАЗОМ И В КАКОМ ВИДЕ ПЕРЕДАЮТ ПОЛУЧЕННЫЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ДОКУМЕНТЫ? распечатываются и передаются инспектору канцелярии; пересылаются инспектору канцелярии по почте; полученные по электронной почте документы не требуют обработки и регистрации; другой вариант ____________________________________________________________________ 11. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ВЫ ВЕДЕТЕ? ________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 2 12. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ входящие документы регистрируются: до вынесения резолюции руководителем; после вынесения резолюции руководителем; документы из/для филиалов регистрируются: как документы своих подразделений; как документы сторонних организаций; регистрации подлежат: все поступающие документы; только документы для Вашего руководителя; регистрационный номер присваивается исходящему документу: до подписания руководителем; после подписания руководителем. 13. УКАЖИТЕ КОЛИЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЗА ПРОШЕДШИЙ ГОД (с начала года): 14. входящие __________ исходящие __________ организационно-распорядительные (приказы / распоряжения) __________ прочие внутренние (докладные / служебные записки / заявления и пр.) __________ ПЕРЕЧИСЛИТЕ НАИБОЛЕЕ ХАРАКТЕРНЫЕ ТРУДНОСТИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ: для того, что бы узнать судьбу документа делопроизводитель может перенаправить к другому сотруднику и так может повторяться несколько раз; для регистрации документ передается между сотрудниками по несколько раз; никто не может точно сказать, поступал ли интересуемый документ в организацию; представителя другой организации могут просить передать документ для регистрации в канцелярию, и это вызывает раздражение у посетителей; свой вариант ______________________________________________________________________ 15. БЫВАЮТ ЛИ СЛУЧАИ ПОТЕРИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАННЫХ РУКОВОДИТЕЛЮ? НАСКОЛЬКО ЧАСТО ОНИ СЛУЧАЮТСЯ? да, часто (1–2 документа в неделю); да, не часто (1–2 документа в месяц); да, но почти не теряются (1–2 документа в полугодие); нет. 3 ОПИШИТЕ, КАК ВЫ УЗНАЕТЕ, КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЕЙЧАС НАХОДЯТСЯ НА 16. РАССМОТРЕНИИ У РУКОВОДИТЕЛЯ? по журналам регистрации; на память; веду учет документов на рассмотрении руководителя; свой вариант ______________________________________________________________________ БЫВАЮТ 17. ЛИ СЛУЧАИ ЛИЧНОЙ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДИТЕЛЕМ ИСПОЛНИТЕЛЮ? НАСКОЛЬКО ЧАСТО ОНИ СЛУЧАЮТСЯ? да, часто (1–2 документа в день); да, не часто (1–2 документа в неделю); да, почти не теряет (1–2 документа в месяц); нет, руководитель документы лично не передает. НА 18. КАКИХ ДОКУМЕНТАХ ОБЯЗАТЕЛЬНО ТРЕБУЕТСЯ СОБСТВЕННОРУЧНАЯ РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ? (по возможности приложите документ основание) ________________ _________________________________________________________________________________________ 19. КТО ИМЕЕТ ПРАВО УТВЕРЖДАЮЩЕЙ ПОДПИСИ НА ДОКУМЕНТЫ (указать ф.и.о руководителя и документы, на которые он имеет право подписи, либо приложите документ, регламентирующий право подписи): __________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 20. НАЛИЧИЕ ФАКСИМИЛЕ, ПЕЧАТЕЙ: факсимиле (чьи, у кого) _____________________________________________________________ печати (какие, у кого) _______________________________________________________________ 21. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЧАЩЕ ВСЕГО ЗАПРАШИВАЕТ РУКОВОДИТЕЛЬ? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 22. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ ОПЕРАТИВНО, НО СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 23. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ: при поиске каких документов возникает больше трудностей_______________________________ ___________________________________________________________________________________ сколько в среднем времени тратится на поиск одного документа ___________________________ какие реквизиты документов используются при поиске: автор, номер, дата, номенклатурное дело, корреспондент и др. _____________________________________________________________ 4 24. СДАЕТЕ ЛИ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ? (укажите периодичность) да, (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно); нет. 25. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ХРАНЯТСЯ В КАНЦЕЛЯРИИ? ____________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 26. ОРИГИНАЛЫ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ И ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМЫ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 27. ВОЗМОЖНО ЛИ ОРГАНИЗОВАТЬ ХРАНЕНИЕ ВСЕХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В КАНЦЕЛЯРИИ? да нет. БЛАГОДАРИМ ЗА СОТРУДНИЧЕСТВО! 5