разработка календарного плана-графика проекта

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Уфимский государственный авиационный технический
университет»
Кафедра автоматизированных систем управления
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT OFFICE PROJECT 2002
ДЛЯ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ
ПРОЕКТОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к лабораторным работам по курсу
«Управление проектами» для студентов специальности
351400 «Прикладная информатика в экономике»
УФА 2005
Составители: Н.О. Никулина, С.Р. Алимбекова, Г.И. Погорелов
УДК 681.3
Использование Microsoft Office Project 2002 для календарного
планирования и контроля проектов: Методические указания к
лабораторным работам по курсу «Управление проектами» / Уфимск.
гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: Н.О. Никулина, С.Р. Алимбекова, Г.И.
Погорелов. - Уфа, 2005. - 40 с.
Содержатся основные сведения, необходимые для работы с
программным
продуктом
Microsoft
Office
Project
2002,
предназначенным
для
построения
системы
календарного
планирования работ при управлении проектом. Обсуждается порядок
проведения лабораторных работ.
Предназначены для студентов старших курсов специальности
351400 «Прикладная информатика в экономике».
Ил. 13. Библиогр.: 4 назв.
Рецензенты:
д-р. техн. наук Куликов Г.Г.
канд. техн. наук Андреева Т.П.
2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1
РАЗРАБОТКА ОСНОВНЫХ ПРОЕКТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И
СТРУКТУРНОЙ ДЕКОМПОЗИЦИИ РАБОТ ПРОЕКТА.
1. Цель работы
2. Теоретические сведения
2.1. Фазы жизненного цикла проекта.
2.2. Структурная декомпозиция работ проекта
2.3. Правила разработки СДР
2.4. Этапы разработки СДР
3 Порядок выполнения работы.
4 Контрольные вопросы
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2
РАЗРАБОТКА КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА-ГРАФИКА ПРОЕКТА
1. Цель работы
2. Теоретические сведения
2.1. Алгоритм работы с Microsoft Office Project 2002
3. Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
3.1. Ввод информации о структурной декомпозиции работ.
3.2. Ввод информации о ресурсах.
3.3. Назначение ресурсов на работы.
3.4. Ввод информации о стоимости работ.
4. Порядок выполнения работы.
5 Контрольные вопросы
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3
ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНОВ-ГРАФИКОВ ПРОЕКТА.
МУЛЬТИПРОЕКТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
1. Цель работы
2. Теоретические сведения
2.1. Оптимизация расписания проекта.
2.2. Мультипроектное планирование в MS Office Project 2002
3. Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
3.1. Оптимизация плана-графика проекта.
3.2. Фиксация базового плана.
3.3. Ввод фактических данных.
3.4. Создание мультипроекта
3
5
6
6
6
6
6
7
10
11
12
12
14
14
14
14
14
15
15
18
20
21
22
23
24
24
24
24
24
24
25
25
30
31
33
3.5. Работа с общим ресурсным пулом.
4 Порядок выполнения работы
5 Контрольные вопросы
Список литературы
4
35
39
39
40
Введение
Управление проектами – это область менеджмента,
охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых
создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс
взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определённых
требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого
результата. Такая деятельность получила название «проект».
Все проекты, вне зависимости от областей деятельности,
обладают следующими признаками:
1) направленность на достижение конкретных целей;
2) координированное выполнение взаимосвязанных действий;
3) ограниченная протяженность во времени, с определенным
началом и концом;
4) неповторимость и уникальность.
Проект как особая форма осуществления целенаправленных
изменений предполагает, что эти изменения должны быть
реализованы в рамках определённых ограничений по срокам,
стоимости и характеристикам ожидаемых результатов. Наличие этих
ограничений предъявляет специальные требования к организации и
методам управления, суть которых состоит в концентрации
полномочий и ответственности за весь проект в целом в руках одного
человека – руководителя проекта и создании команды проекта, в той
или иной степени отчуждаемой на время исполнения проекта от
подразделений компании. Проект становится центром затрат и
прибылей, что позволяет организовать учёт человеческих,
материальных и финансовых ресурсов, выстроить систему
мотивации, базирующуюся на конкретных результатах участников
проекта.
5
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1
РАЗРАБОТКА ОСНОВНЫХ ПРОЕКТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И СТРУКТУРНОЙ ДЕКОМПОЗИЦИИ РАБОТ ПРОЕКТА.
1. Цель работы
Целью работы является изучение теоретических основ
проектного менеджмента, фаз жизненного цикла проекта, подготовка
основного документационного обеспечения проекта.
2. Теоретические сведения
Проект – целенаправленное ограниченное во времени
мероприятие, направленное на создание продукта или услуги.
Управление проектом представляет собой использование
знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении
проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников
проекта.
2.1. Фазы жизненного цикла проекта.
Проект в своем развитии проходит следующие фазы
жизненного цикла – инициация, планирование, выполнение и
контроль, завершение.
На фазе инициации проекта осуществляются следующие
действия:
 разработка концепции проекта – анализ проблемы и
потребности в проекте; сбор исходных данных; определение целей и
задач проекта; рассмотрение альтернатив.
 утверждение концепции проекта;
 собственно инициирование – принятие решения о начале
проекта; определение и назначение управляющего проектом;
принятие решения об обеспечении ресурсами.
Необходимым условием эффективного управления проектом
является тщательное документирование всех действий, так или иначе
связанных с исполнением проекта. Поэтому результатом фазы
инициации является документ, который может быть назван
паспортом проекта, в котором указаны:
6
 определенные и утвержденные цели проекта - явные и
неявные, цели участников проекта (заказчика, исполнителя,
подрядчика и т.д.);
 масштаб проекта;
 участники проекта
 утвержденный менеджер проекта;
 команда проекта;
 процедуры сотрудничества;
 первоначальный план проекта.
Наиболее трудоемкая часть этого документа – это определение
целей. Следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под
которым понимается продукция (или услуги), созданная или
произведенная в результате исполнения проекта.
Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна
обладать продукция проекта.
Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для
производства продукта с заданными свойствами.
Для облегчения формулирования целей можно предложить
следующие пункты:
1) обоснование инициации проекта – потребности, ради
удовлетворения которых предпринимается этот проект;
2) продукт проекта (основная цель) – краткое описание
конечного продукта проекта;
3) результаты проекта (подцели проекта) – все основные и
промежуточные
результаты
проекта,
достижение
которых
необходимо для завершения проекта;
4) критерии успеха проекта – численно измеримые критерии,
позволяющие судить об успешном завершении проекта.
2.2. Структурная декомпозиция работ проекта
Структурная декомпозиция работ (СДР или WBS - Work
Breakdown Structure) – это представление проекта в виде
иерархической структуры работ, полученной путем последовательной
декомпозиции. СДР предназначена для детального планирования,
оценки стоимости и обеспечения персональной ответственности
исполнителей.
Структурная декомпозиция работ (СДР) имеет следующие
характеристики:
7
описывает с необходимой точностью содержание работ по
проекту;

определяет весь объем работ по проекту;

формируется в виде иерархической структуры;

имеет измеримый результат, который рассматривается как
результат совокупности работ.
СДР является средством для разделения всех работ по проекту
на управляемые пакеты работ, позволяющие достичь такого уровня
детализации информации, который соответствует потребностям
руководства проекта для осуществления контроля. Под пакетом работ
понимается комплекс работ, сгруппированных по заданным
критериям. СДР позволяет свести цели проекта к иерархии средств их
достижения, или получения результатов, предусмотренных проектом.
СДР является также инструментом, позволяющим руководителю
проекта получить описание конечного результата (продукта, услуги)
проекта и всех подпроектов, в результате которых будет достигнут
запланированный результат. Далее СДР может разделяться на части
для специализации видов и объемов работ участников проекта,
координации их действий и закрепления ответственности за
объемами работ, вплоть до уровня, обеспечивающего управляемость
и надлежащее администрирование проекта. Каждый следующий
уровень декомпозиции обеспечивает последовательную детализацию
содержания проекта, что позволяет производить оценку выполненных
объемов работ, освоенных денег и выполнения по срокам. На нижних
уровнях пакетам работ соответствуют сравнительно меньшие объемы
работ. Это упрощает оценку процента выполнения и дает
возможность более четко определять действия, необходимые для
достижения целей проекта.
Разработка СДР имеет две основные цели:
1) обеспечение планирования всех необходимых работ проекта,
2) обеспечение отсутствия работ, не связанных с реализацией
проекта.
Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане
отсутствуют все необходимые работы, проект будет задержан,
бюджет, скорее всего, будет превышен. Если выполняются работы, не
относящиеся к данному проекту – деньги заказчика тратятся
нецелевым образом. Если СДР не объединяет обе эти цели, проект
может потерпеть неудачу.

8
Проект разворачивается вокруг СДР. СДР является основным
«стержнем» для четырех основных и одного вспомогательного
процессов:
1) определения работ,
2) планирования ресурсов,
3) оценки стоимости,
4) бюджетирования,
5) определения рисков.
Структурная декомпозиции работ может разрабатываться «с
нуля» либо с использованием компонентов уже созданных СДР. При
использовании существующих компонентов, элементы СДР
составляются из элементов предыдущих проектов - аналогов или из
стандартных шаблонов проектов, применяемых в данной
организации, на основе удачных или типовых решений по
аналогичным проектам.
Прежде всего, нужно ответить на целый ряд вопросов:
 что нужно сделать (определить продукты проекта);
 как это нужно будет делать (определить технологические
этапы проекта);
 кто это будет делать (определить исполнителей,
соисполнителей, субподрядчиков);
 кто и в какой форме будет оплачивать работы (определить,
какие и с кем будут заключены контракты).
Существует три принципа построения СДР:
1) продуктовый подход – построение СДР по компонентам
продукта проекта, когда в качестве элементов СДР выбираются
элементы продукта проекта, его материальные результаты;
2) функциональный
подход
–
построение
СДР
по
функциональным элементам деятельности, когда в качестве
элементов СДР выбираются операции технологического цикла
производства продукта проекта;
3) организационный подход – построение СДР по компонентам
организационной структуры, когда в качестве элементов СДР
выбираются элементы структурной схемы организации.
Какой из трех принципов построения СДР выбрать, зависит от
конкретного проекта. Например, если работы проекта выполняются в
интересах различных заказчиков и в то же время финансируются
различными инвесторами, то декомпозиция может выполняться либо
9
по содержательному признаку отнесения работ к проектам, либо по
формальному
признаку
отнесения
работ
к
договорам
финансирования. Другой случай – фиксация в структуре работ
участия субподрядчиков. Каждый из этих альтернативных взглядов
имеет право на существование, но все они должны быть отражены в
документации проекта и должно быть указано, какая точка зрения
является главной.
2.3. Правила разработки СДР
При разработке СДР необходимо принимать во внимание
следующие основные правила:

каждый элемент СДР должен обеспечивать достижение
измеримого результата;

каждый элемент СДР должен являться агрегатом всех
подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним;

результаты должны логически декомпозироваться до уровня,
на котором можно определить, как они будут достигаться
(проектирование, поставки, заключение договоров, производство).
Результаты проекта от верхнего до нижнего уровня декомпозиции
должны быть логически связаны;

результаты пакетов работ должны быть уникальными и
отличаться от результатов других пакетов работ того же уровня;

пакеты работ должны декомпозироваться до уровня
детализации, обеспечивающей успешное планирование, координацию
и контроль работ, связанных с достижением поставленных целей;

при изменении содержания проекта СДР должна быть
откорректирована;

для всех важных событий, связанных с отчетностью
(например, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и
т.д.) должны быть определены соответствующие пакеты работ;

все пакеты работ должны быть совместимы с
организационной структурой и структурой затрат;

результаты должны быть четко определены так, чтобы
исключить дублирование объемов работ внутри элементов СДР, в
целом по организации или отдельными ответственными за
выполнение работ;
10
результаты должны иметь размер, достаточный для
эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать
затраты на контроль чрезмерными.
Уровень детализации СДР зависит от размера и баланса между
сложностью, риском, и требованиями руководителя проекта к
контролю проекта. Уровень детализации может также изменяться в
процессе жизненного цикла проекта. Для краткосрочных проектов на
начальной стадии можно разработать всю СДР до достаточного
уровня детализации, в то время как долгосрочные проекты и проекты
с высоким уровнем сложности могут не декомпозироваться
полностью на начальной стадии. Полностью СДР для таких проектов
можно описать в процессе их реализации. С другой стороны, это
может означать, что для конкретного проекта отдельные пакеты работ
могут иметь различные уровни детализации. В частности, это верно
при разработке «развертывающихся» проектов, когда план
детализируется для работ, которые должны непосредственно
начаться, а работы будущих периодов определяются укрупненно на
верхнем уровне, до тех пор, пока на более поздней стадии
жизненного цикла проекта можно будет прописать их более детально.

2.4. Этапы разработки СДР
СДР разрабатывается путем итерационного рассмотрения целей
и результатов проекта, критериев планирования объема работ,
реализации технических требований. Верхние уровни СДР могут
быть разработаны на ранней, концептуальной стадии проекта.
Дальнейшая детализация СДР возможна, как только будет определен
проект и подготовлены спецификации.
Очень важно понять, что первоочередная задача составления
СДР – разделить проект на подпроекты до той степени детализации,
когда появится возможность распределить элементарные работы.
Основной процесс разработки СДР состоит из следующих
шагов:
1. Определение конечных результатов проекта – что должно
быть произведено для обеспечения успешного завершения проекта. В
качестве руководства рекомендуется проанализировать, рассмотреть
документы, описывающие общий объем работ по проекту.
2. Определение основных пакетов работ, необходимых для
получения продукта проекта. Часто такими основными пакетами работ
11
являются результаты, необходимые для создания продукта проекта, но
вместе с тем, сами по себе они не являются целями проекта (например,
технические требования к разработке ИС).
3. Приведение в соответствие элементов дополнительных
уровней детализации и внутренней системы управления и контроля.
Такие элементы обычно связаны с четким и раздельным определением
отдельных результатов (продуктов) проекта.
4. Пересмотр (анализ) и усовершенствование СДР до тех пор,
пока все участники проекта не будут согласны, что планирование
проекта может быть успешно завершено, и можно будет успешно
управлять, контролировать и регулировать получаемые результаты.
Подготовку структурной декомпозиции работ можно считать
законченной,
когда
определены
мелкие
индивидуальные
(элементарные) работы. Ответственность за каждую элементарную
работу должна быть поручена одному и только одному члену
команды проекта. Если этот человек (или группа) собираются
выполнять работу, а не руководить ее выполнением, этот уровень
может быть признан самым нижним уровнем СДР.
3 Порядок выполнения работы.
1. Получить у преподавателя исходные данные для разработки
проекта.
2. Разработать концепцию проекта.
2.1. Провести анализ проблемы.
2.2. Сформулировать цели продукта (услуги).
2.3. Рассмотреть
возможные
альтернативы
решения
проблемы.
3. Разработать паспорт проекта.
3.1. Определить цели проекта.
3.2. Определить критерии достижения цели.
3.3. Определить основных участников проекта.
3.4. Распределить роли в команде управления проектом.
4. Разработать три варианта структурной декомпозиции работ
проекта в соответствии с тремя подходами к построению
СДР – продуктовым, функциональным и организационным.
4 Контрольные вопросы
1. Назовите основные признаки проекта.
12
Перечислите основные фазы жизненного цикла проекта.
Кто является участником проекта?
Чем отличаются цели продукта (услуги) от целей проекта?
Чем характеризуется структурная декомпозиция работ?
Каковы цели разработки структурной декомпозиции работ?
Из каких шагов состоит основной процесс разработки
структурной декомпозиции работ?
8. Что такое «элементарная работа»?
2.
3.
4.
5.
6.
7.
13
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2
РАЗРАБОТКА
КАЛЕНДАРНОГО
ПРОЕКТА
ПЛАНА-ГРАФИКА
1. Цель работы
Целью работы является разработка и контроль расписания
проекта с помощью системы календарного планирования Microsoft
Office Project 2002.
2. Теоретические сведения
Microsoft Office Project 2002 является одним из программных
продуктов поддержки управления проектами. Система предназначена
для разработки календарного графика проекта, его оптимизации с
учетом временных, ресурсных, финансовых и иных ограничений, а
также автоматизации процессов контроля и анализа хода выполнения
проекта.
Использование системы обеспечивает поддержку следующих
процессов:
 календарное планирование – разработка расписания проекта
с учетом иерархической структуры работ проекта любой сложности и
любой технологической последовательности работ;
 ресурсное планирование – разработка ресурсной модели
проекта, что позволяет учитывать при планировании загрузку
ресурсов на проекте и разрешать потенциальные ресурсные
конфликты;
 контроль реализации проектов и использование ресурсов –
возможность ввода информации о ходе проекта, учет и анализ
отклонений от плана проекта, прогнозирование последствий.
2.1. Алгоритм работы с Microsoft Office Project 2002
1. Ввод информации о структурной декомпозиции работ и
построение сетевой модели:
1.1. определение списка работ;
1.2. определение иерархии работ;
1.3. определение логических связей между работами;
1.4. ввод длительностей работ;
1.5. определение типа работ.
14
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ввод информации о ресурсах.
Назначение ресурсов на работы;
Ввод информации о стоимости работ.
Оптимизация графика:
5.1. временная оптимизация;
5.2. стоимостная оптимизация;
5.3. ресурсная оптимизация;
Фиксация базового плана.
Ввод фактических данных.
Анализ хода выполнения работ.
Составление отчетов.
3. Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
3.1. Ввод информации о структурной декомпозиции работ.
Календарный план работ по проекту строится в виде сетевой
модели, которая носит название диаграммы Гантта. Для построения
диаграммы Гантта необходимо иметь разработанную на предыдущей
лабораторной работе структурную декомпозицию работ. Ввод
информации об СДР нового проекта начинается после выбора
команды Файл/Создать. В терминологии MS Office Project работа
называется задачей.
Ввод данных о задаче осуществляется в окне «Сведения о
задаче», которое появляется после выбора команды Проект/Сведения
о задаче или двойным щелчком мыши по строке таблицы (рис. 1).
Рисунок 1. – Ввод сведений о задаче.
15
Иерархия работ должна соответствовать СДР. Выбор уровня
иерархии для каждой задачи или для группы задач осуществляется по
команде Проект/Структура/На уровень выше (на уровень ниже).
Следующим шагом для построения календарного плана-графика
является логическое связывание работ. Существует 4 типа логической
связи между работами.
1. «Окончание – начало» (ОН). Работа-последователь может
начаться только после окончания работы-предшественника.
2. «Начало – начало» (НН). Работа-последователь может
начаться только после того, как начнется работа-предшественник.
3. «Окончание – окончание» (ОО). Работа-последователь может
завершиться только после того, как завершится работапредшественник.
4. «Начало – окончание» (НО). Работа-последователь может
завершиться только после того, как начнется работа-предшественник.
Для связывания двух задач нужно выделить их в таблице и
выбрать команду Правка/Связать задачи, тогда по умолчанию между
задачами установится связь «Окончание – начало». Можно указать
другой тип связи, выбрав в окне «Сведения о задаче» вкладку
Предшественники.
Рисунок 2. – Логическое связывание задач.
После того, как определены связи между работами, можно
задать их длительность. Это можно сделать как в таблице, так и в
окне «Сведения о задаче». Среди работ можно отметить такие,
которые являются контрольными точками (вехами) при выполнении
16
проекта. Это такие работы как, например, утверждение технического
задания, принятие решения о прекращении или начале работ и т.д.
Вехи имеют нулевую длительность и отмечаются в диаграмме Гантта
в виде черных ромбиков.
Следует помнить, что MS Office Project учитывает субботу и
воскресенье как нерабочие дни. Следовательно, одна неделя
соответствует 5 дням, а один месяц – 4 неделям. Чтобы устранить
такое несоответствие, необходимо изменить настройки календаря.
Последний шаг при построении календарного плана-графика –
указание типа работ. Использование работ разного типа позволяет
построить наиболее оптимальную модель проекта.
Любую работу можно оценить по трем параметрам:
 длительность;
 количество требуемых ресурсов (количество человек,
назначенных на работу);
 объем работы (трудозатраты)
В соответствии с формулой:
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
в зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы.
1. Работа с фиксированными трудозатратами – работа, в которой
любые изменения длительности или числа назначенных ресурсов не
влияют на величину объема работ.
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
2. Работа с фиксированной длительностью – работа, в которой
любые изменения объема работ или числа назначенных ресурсов не
влияют на величину продолжительности работы.
Длительность =Трудозатраты / Единицы ресурсов
3. Работа с фиксированным объемом ресурсов – работа, в
которой любые изменения объема работ или длительности не влияют
на величину назначенных ресурсов.
Ресурсы = Трудозатраты / Длительность
Примечание: начинающим пользователям рекомендуется
придерживаться следующего правила – задавать работам тип
Фиксированная длительность, опция Фиксированный объем работ
должна быть выключена. Эти параметры можно задать, выбрав
Сервис/Параметры/Планирование.
В результате проделанных на предыдущих шагах действий
диаграмма Гантта должна иметь следующий вид (рис. 3).
17
Рисунок 3. – Пример сетевой модели в виде диаграммы Гантта
Для визуализации информации о характеристиках не отдельных
работ, а всего проекта, нужно включить опцию Показывать
суммарную задачу проекта на закладке Вид диалогового окна
Параметры. В диаграмме Гантта появляется суммарная строка
проекта, которая на графике отображается серым цветом. Она
недоступна для редактирования. Характеристики этой задачи будут
являться характеристиками всего проекта.
3.2. Ввод информации о ресурсах.
Под ресурсами в Microsoft Office Project 2002 понимаются люди,
механизмы и материалы, которые используются при реализации
проекта и должны быть учтены. Финансовые ресурсы в модель
ресурсов не входят и учитываются отдельно.
Ввод информации о ресурсах осуществляется в представлении
Лист ресурсов, который включается из меню Вид (рис. 4).
Ид.
1
2
Название ресурса
Тип
Единицы
измерения
материалов
Краткое
название
металл
отдел 1
Материальный
Трудовой
кг
м
о.1
Группа
Макс.
единиц
100%
Стандартная
ставка
350,00р.
100,00р./ч
Ставка
сверхурочных
150,00р./ч
Рисунок 4. Пример заполнения листа ресурсов
18
Затраты на
использ.
Начисление
0,00р. Пропорционал
0,00р. Пропорционал
Для создания нового ресурса щелкните два раза по строке
таблицы ресурсов левой кнопкой мыши и заполните диалоговое окно
Сведения о ресурсе/Общее. В этом диалоговом окне задается:
 название ресурса;
 адрес электронной почты – используется при организации
групповой работы с использованием Microsoft Outlook.
 тип – трудовой или материальный. Первый тип относится к
ресурсам с повременной ставкой оплаты (люди, механизмы).
Стоимость их использования рассчитывается из расчета повременной
ставки в соответствии с продолжительностью работы. Второй тип – к
материальным ресурсам, приобретаемым для выполнения проекта.
Стоимость их вычисляется за одну единицу измерения (штуку, кг,
пачку).
 доступность ресурса – временной период и количество
ресурса, выделенного для проекта.
Рисунок 5. – Сведения о ресурсе.
На закладке Рабочее время задается информация о базовом
календаре, по которому рассчитывается доступность и загрузка
ресурса.
19
На закладке Затраты задается стоимость одной временной
единицы использования трудовых ресурсов и стоимость за единицу
измерения для материальных ресурсов. Для трудовых ресурсов на
этой закладке могут быть заданы различные ставки оплаты.
Указываются:
 дата действия – дата, с момента наступления которой
начинают действовать указанные ставки;
 стандартная ставка - стандартная ставка использования
ресурсов, используемая в расчетах стоимости ресурсов;
 ставка сверхурочных – ставка ресурсов, используемая в
случае расчета стоимости использования ресурса в сверхурочное
время;
 затраты на использование – стоимость однократного
привлечения ресурса к выполнению работы.
3.3. Назначение ресурсов на работы.
Расписание проекта, разработанное без учета ресурсных
ограничений, не может быть физически реализовано по причине
потенциальных ресурсных конфликтов. Бывает, что сроки, на
которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые
выделены ресурсы, или количество требуемых ресурсов превышает
количество доступных. Microsoft Office Project 2002 помогает
выявить и разрешить подобные конфликты, но предварительно
необходимо указать, какие и в каком количестве ресурсы понадобятся
для выполнения.
Для назначения ресурсов на работы есть несколько способов.
1. Откройте диалоговое окно Сведения о задаче и на закладке
Ресурсы выберите в выпадающем меню Название ресурса нужный
вам ресурс. Укажите в колонке Единицы количество ресурса,
назначаемого на работу, в процентах загрузки для трудовых (100%
использования трудового ресурса означает, что один человек
полностью выполняет работу за указанную продолжительность) и в
единицах измерения – для материальных.
2. Более простой способ - выберите в меню Сервис опцию
Назначить ресурсы. Выделите работу, на которую назначаются
ресурсы и манипулируйте назначениями, используя кнопки
Назначить, Удалить, Заменить. Можно выделить сразу несколько
20
работ, используя клавиши Shift или Ctrl, если на них назначены
одинаковые ресурсы (рис. 6).
Рисунок 6. – Назначение ресурсов на задачи.
Для того чтобы изменить количество ресурсов, назначенных на
работу, с целью изменения ее длительности, нужно:
1) изменить тип задачи – фиксированные трудозатраты
(Сведения о задаче/Дополнительно);
2) изменить доступность ресурса в Листе ресурсов;
3) изменить использование ресурса в назначении ресурса на
задачу (Сведения о задаче/Ресурсы).
Информацию о назначении ресурсов на проект можно
посмотреть в представлениях Использование работ и Использование
ресурсов в табличной форме и в Графике ресурсов – в графической.
Эти представления можно включить через меню Вид.
3.4. Ввод информации о стоимости работ.
Одним из трех основных параметров, позволяющим оценивать
успешность проекта, является его стоимость. Наиболее удобной
таблицей, содержащей информацию о стоимостях работ проекта,
является таблица Затраты. Чтобы ее увидеть, нужно выбрать в меню
Вид опцию Таблица/Затраты.
Стоимость работы проекта складывается из стоимости ресурсов,
назначенных на работу, и количества денежных средств, выделенных
на эту работу. Стоимость ресурса, назначенного на работу, равна
21
произведению стандартной ставки данного ресурса на длительность
данной работы.
В таблице Затраты отображается следующая информация:
Фиксированные затраты – стоимость работы в виде денег,
выделенных на работу. В суммарной строке проекта стоимость работ
проекта не складывается, поскольку каждая работа может иметь свои
собственные фиксированные затраты.
Общие затраты – сумма стоимости ресурсов и денежных
средств, выделенных на работы.
Начисление фиксированных затрат – способ начисления
фиксированных затрат на работу – в начале работы, по окончании
работы, пропорционально.
Базовые затраты – затраты, зафиксированные в базовом плане.
Именно с этим значением будут сравниваться фактические затраты.
Фактические затраты – данные о фактическом выполнении
стоимости проекта. Они будут сравниваться с базовыми затратами
для определения отклонений по стоимости.
Отклонение – разность между фактическими затратами и
базовыми, зафиксированными в базовом плане проекта.
Оставшиеся – значение оставшихся затрат по работе,
вычисляемое как разность базовых затрат и данных о фактических
затратах по работе.
4. Порядок выполнения работы.
1. Разработать
календарный
план-график
проекта
в
соответствии с вариантом предыдущей лабораторной работы с
использованием Microsoft Office Project 2002.
1.1. Создать иерархию работ проекта с использованием
функционального или продуктового подхода. Использовать не менее
3 уровней вложенности работ.
1.2. Установить логические связи между работами проекта.
Использовать все возможные типы связей. Задать для некоторых
работ интервал опережения или запаздывания.
1.3. Определить длительность работ проекта. Некоторые из
работ проекта определить как вехи.
1.4. Определить тип каждой из работ проекта (с
фиксированными
длительностями,
с
фиксированными
22
трудозатратами, с фиксированным объемом работ). Использовать все
типы работ.
1.5. Использовать циклические (повторяющиеся) работы.
1.6. Задать параметры проекта, определить суммарное время
выполнения проекта (время начала проекта и направление
планирование указывает преподаватель).
2. Разработать несколько вариантов плана-графика – диаграмма
Гантта, сетевой график, календарь проекта.
3. Создать и назначить ресурсы для выполнения работ проекта.
Использовать разные типы ресурсов – трудовые и материальные.
Сгруппировать трудовые ресурсы (например, по отделам).
4. Определить
стоимость
работ
проекта.
Назначить
фиксированные затраты для каждой из работ. Определить суммарную
стоимость проекта.
5. Написать отчет о выполнении лабораторной работы. В отчете
заполнить таблицу:
Суммарная
Суммарная
Количество
длительность
стоимость
использованных трудовых
проекта (дн.)
проекта (руб.)
ресурсов (чел./дн.)
Проанализировать изменение календарного плана-графика в
зависимости от типа работ и от связей между работами проекта.
6. Сохранить файл проекта в каталоге «Студент» и на дискете
для последующего использования.
5 Контрольные вопросы
1. Что такое диаграмма Гантта?
2. Перечислите основные этапы построения календарного
плана-графика проекта в MS Office Project 2002.
3. Что такое веха?
4. Какие виды логических связей используются в MS Office
Project 2002?
5. Какие типы работ используются в MS Office Project 2002?
6. На какие виды делятся ресурсы в MS Office Project 2002?
7. Назовите составляющие стоимости проекта.
8. Что представляют собой фиксированные затраты?
23
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3
ОПТИМИЗАЦИЯ
ПЛАНОВ-ГРАФИКОВ
МУЛЬТИПРОЕКТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
ПРОЕКТА.
1. Цель работы
Целью работы является изучение возможностей системы
календарного планирования Microsoft Office Project 2002 по
оптимизации планов-графиков проектов, ведению проектной
документации и организации коллективной работы над проектом.
2. Теоретические сведения
2.1. Оптимизация расписания проекта.
Для того чтобы разработанный календарный план можно было
использовать в реальности, необходима его оптимизация с целью
введения в график существующих ограничений на сроки выполнения
работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Другими словами,
необходимо
провести
оптимизацию
календарного
плана.
Оптимизация – процедура многокритериальная и итерационная.
Исходя из названных критериев оптимальности, выполняются три
вида оптимизации:
 временная;
 стоимостная;
 ресурсная.
2.2. Мультипроектное планирование в MS Office Project 2002
Иногда у менеджера возникает необходимость в слиянии
нескольких проектов с целью их совместного планирования, анализа
и контроля. Основными причинами, вызывающими потребность в
создании мультипроекта, являются:
 использование одних и тех же ресурсов на нескольких
проектах;
 необходимость разработки плана финансирования с учетом
всех ведущихся проектов;
 потребность в получении сводных отчетов по нескольким
проектам;
24
 наличие разных уровней управления в системе управления
проектами организации и, соответственно, отчетов различной степени
агрегации.
3. Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
3.1. Оптимизация плана-графика проекта.
Временная оптимизация графика (определение критического
пути).
Целью временной оптимизации расписания является приведение
сроков проекта в соответствие с требуемыми (контрактными,
договорными или иными).
В Microsoft Office Project 2002 реализован метод временного
анализа проекта, называемый методом критического пути. Сущность
метода заключается в выделении самой длинной цепочки
(последовательности) работ, которая формирует длительность всего
проекта. Дальнейшие манипуляции с критической цепочкой
непосредственно влияют на продолжительность всего проекта. Для
выделения критического пути надо использовать представление
Диаграмма Гантта с отслеживанием. В этом представлении
критические работы отображаются красным цветом, а некритические
– синим. Сокращая продолжительность критических работ, можно
сократить продолжительность всего проекта.
Для сокращения длительности работы необходимо использовать
один из перечисленных методов:
 повторная оценка длительности работы;
 дополнительная детализация работы;
 изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для
определенных типов работ).
Стоимостная оптимизация графика.
Стоимость проекта является одним из основных критериев
оптимизации. Целями ее являются:
 уменьшение стоимости отдельных работ проекта;
 оптимизация стоимости всего проекта;
 приведение в соответствие объемов и стоимостей работ,
запланированных на определенный период времени и финансовых
затрат, запланированных на тот же период.
25
Уменьшение стоимости работ можно обеспечить выполнением
следующих действий:
 уменьшением величины фиксированных затрат;
 уменьшением ставки ресурса (для трудовых) или стоимости
за единицу (для материальных);
 заменой назначенных на работу ресурсов более дешевыми;
 уменьшением продолжительности работы;
 уменьшением загрузки ресурса на работе.
Ресурсная оптимизация (выравнивание ресурсов).
Иногда при разработке расписания проекта возникает ситуация,
что запланированный на определенные сроки объем работ не может
быть выполнен имеющимся количеством ресурсов. Такая ситуация
называется ресурсным конфликтом, а процедура его разрешения –
выравниванием ресурсов. Это основной элемент процесса ресурсной
оптимизации.
В процессе ресурсного выравнивания можно проделать
следующие операции:
 увеличить количество доступных ресурсов (диалоговое окно
Сведения о ресурсе/Доступность ресурса);
 изменить степень загрузки ресурсов и их количество на
работах (окно Сведения о работе/Ресурсы);
 изменить расписание проекта таким образом, чтобы
описанное
количество
имеющихся
ресурсов
обеспечивало
выполнение запланированного объема работ в предполагаемые
планом сроки.
Для выполнения названных процедур, прежде всего, необходимо
выявить перегруженные ресурсы. Проще всего это сделать, открыв
представления Лист ресурсов или График ресурсов, из меню Вид где
перегруженные ресурсы будут выделены красным цветом (рис. 7).
26
Рисунок 7. – Перегруженные ресурсы в представлении График
ресурсов.
Третья процедура – наиболее сложная, поэтому здесь
приводится более подробное описание ее выполнения.
Разрешение ресурсных конфликтов путем изменения расписания
комплекса работ может быть выполнено вручную и автоматически.
Для выполнения ручного выравнивания выберите в меню Вид –
Другие представления представление Выделение ресурсов. В верхней
части представления выделите курсором перегруженный ресурс,
конфликт которого будет разрешаться. Тогда в нижней части
представления появится список работ, на которых используется
выделенный ресурс (рис. 8).
27
Рисунок 8. – Представление Выделение ресурсов.
Разрешение конфликта может быть осуществлено путем
переноса сроков выполнения работ с учетом технологии их
выполнения.
Для этого необходимо в колонке Выравнивающая задержка
задать количество дней, на которое нужно задержать выполнение
работы. Эту процедуру можно выполнить автоматически, доверив
процесс выравнивания Microsoft Office Project 2002. Для этого
выберите в меню Сервис опцию Выравнивание загрузки ресурсов (рис.
9). Выберите Диапазон выравнивания и порядок выравнивания и
нажмите кнопку Выровнять. Если же в этом окне выбрать опцию
Выполнять автоматически, то процесс выравнивания произойдет без
участия пользователя. При этом каждое назначение ресурса на работу
будет анализироваться на предмет ресурсных конфликтов, и график
работ будет автоматически пересчитываться и изменяться системой.
28
Рисунок 9. – Выравнивание загрузки ресурсов.
Результаты автоматического выравнивания представлены на
рис. 10.
Рисунок 10. – Результаты выравнивания загрузки ресурсов.
29
При выравнивании система изменила логические связи между
работами со связи НН на связь ОН, после чего срок выполнения
проекта увеличился с 25 до 37 дней, но перегрузка ресурса была
устранена.
Дополнительные опции диалогового окна Выравнивание
загрузки ресурсов предназначены:
Кнопка Очистить выравнивание – для удаления результатов
предыдущего сеанса выравнивания;
Опция Выравнивать только в пределах имеющегося резерва –
для запрещения изменения даты окончания проекта при
выравнивании;
Опция При выравнивании допускается прерывание оставшихся
трудозатрат – для разрешения системе прерывать оставшиеся
задачи. Опция действует на все задачи. Для выборочного разрешения
разрывов необходимо добавить поле Допускается прерывание при
выравнивании и выбрать в меню соответствующее значение – Да или
Нет.
Опция При выравнивании допускается коррекция отдельных
назначений для задачи – для разрешения конфликтов, когда для
выравнивания необходимо отложить исполнение не всей задачи, а
только одного из назначений. Такое происходит, когда на выполнение
задачи назначено несколько ресурсов, а перегружен только один.
3.2. Фиксация базового плана.
Базовый план проекта выполняет роль эталонного расписания, с
которым будет сравниваться фактическая информация. Базовый план
фиксируется в момент окончания оптимизации плана-графика
проекта и его утверждения, до внесения фактических данных о ходе
его выполнения. Для фиксации базового плана выберите меню
Сервис/Отслеживание/Сохранить базовый план.
Для отслеживания хода выполнения работ используется
представление Диаграмма Гантта с отслеживанием. В графической
части диаграммы работы текущего плана отображаются синим
цветом, а работы базового плана – черным. В таблице Затраты после
фиксации базового плана в колонке Базовые появятся цифры
стоимости работ согласно базовому плану.
30
3.3. Ввод фактических данных.
Ввод
фактических
данных
осуществляется
в
меню
Сервис/Отслеживание/Обновить задачи. В возникающем окне
вводится фактическая информация о выполнении работы (рис. 11):
 фактическое начало;
 фактическое окончание;
 % завершения – фактический процент выполнения работы на
момент ввода данных;
 фактическая длительность;
 оставшаяся длительность.
Рисунок 11. – Ввод фактических данных о выполнении работы.
Кнопка Статистика проекта вызывает окно, содержащее
статистическую информацию.
Для ввода информации об обновлении комплекса работ
выделите их курсором в списке работ и выберите меню
Сервис/Отслеживание/Обновить проект (рис. 12).
Рисунок 12. – Обновление информации о проекте.
31
Далее выберите опцию Обновить трудозатраты как
завершенные по и укажите дату, на момент которой нужно обновить
информацию. В случае, если работы еще не выполнены, выберите
опцию Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом
после и выберите дату, после которой необходимо спланировать
работы.
Ввод почасовой отработки трудовых ресурсов
Менеджер проекта имеет возможность ввести в Microsoft Office
Project 2002 почасовую отработку ресурсов на работах проекта. При
этом он может ввести по каждому ресурсу фактически отработанные
часы по каждому дню по каждой задаче.
Для ввода информации о почасовой отработке ресурса на
каждой задаче откройте представление Использование задач или
Использование ресурсов и на желтой части таблицы представления
щелкните правой кнопкой мыши. Выпадающее меню содержит
список полей, которые можно добавить в таблицу. Выберите из них
Фактические трудозатраты. Введите в таблицу в строку
актуализируемого ресурса конкретную отработку при выполнении
конкретной задачи из списка.
Ввод фактической информации о стоимости работ.
На основании фактической информации о выполнении работ
проекта Microsoft Office Project 2002 рассчитывает фактическую
стоимость выполненных работ. При этом он использует значение
процента выполнения работы, введенного менеджером. Однако
далеко не всегда значение процента выполнения работы
пропорционально количеству израсходованных ресурсов.
Для ввода фактически израсходованных средств вручную
выберите меню Сервис/Параметры/Расчет (рис. 13).
32
Рисунок 13. – Настройка параметров расчета стоимости проекта.
Выключите опцию Фактические затраты всегда вычисляются
Microsoft Project. Теперь вы можете вводить фактические данные о
расходовании средств в колонку Фактические таблицы Затраты.
Кроме того, пользователь получает возможность ввести
фактические затраты по каждой конкретной работе по конкретному
ресурсу. Для этого откройте представление Использование задач или
Использование ресурсов и на желтой части таблицы представления
щелкните правой кнопкой мыши. Выпадающее меню содержит
список полей, которые можно добавить в таблицу. Выберите из них
поле Фактические затраты.
3.4. Создание мультипроекта
Создание мультипроекта заключается во вставке в основной
проект (мастер-проект) подпроектов, т.е. проектов, внешних по
отношению к основному.
Для вставки подпроекта в мастер-проект необходимо выполнить
следующие действия:
33
1) выделить задачу в мастер-проекте, вместо которой
вставляется подпроект;
2) выбрать меню Вставка/Проект;
3) указать месторасположение файла подпроекта;
4) нажать кнопку Вставить в одном из двух режимов:
а) вставить – вставка проекта позволит менеджеру не только
видеть изменения, которые будет вносить в подпроект его
пользователь, но и самому вносить их;
б) вставить только для чтения – изменения может вносить
только владелец подпроекта.
В списке работ мультипроекта появится новая работа с
названием, совпадающим с названием файла подпроекта. Microsoft
Office Project 2002 вставит ее выше строки, на которой стоял курсор в
момент вставки. Следующим шагом вставки подпроекта будет
организация межпроектных связей. Microsoft Office Project 2002 не
заменяет работы на подпроект, а вставляет его дополнительно,
поэтому нужно будет удалить работу, вместо которой вставлен
подпроект, и восстановить все связи. Такие связи носят название
межпроектных.
Внешние работы проекта.
Работа, с которой существует связь из другого проекта,
называется внешней. Внешние работы обладают рядом отличий от
обычных работ:
 в диаграмме Гантта они отображаются серым цветом и не
поддаются редактированию;
 при попытке редактирования открывается файл проекта, в
который они входят в качестве обычной работы.
Ресурсное планирование мультипроекта.
В случае наличия собственных ресурсов как в файле подпроекта,
так и в файле мультипроекта, Microsoft Office Project 2002 образует
совместный лист ресурсов, который обладает следующими
особенностями:
 Лист ресурсов содержит совместный список ресурсов всех
файлов подпроекта;
 нумерация ресурсов каждого файла своя собственная;
34
 открытие или закрытие файла подпроекта не влияет на
отображение ресурсов в Листе ресурсов мультипроекта;
 для того чтобы вставить новый ресурс в Лист ресурсов
одного из подпроектов, находясь в мультипроекте, пользователь
должен вставить его на соответствующую позицию в списке ресурсов
соответствующего подпроекта.
Работа с мультипроектом обладает рядом особенностей:
 ресурсы мультипроекта доступны для назначения только на
работы мультипроекта;
 ресурсы подпроекта доступны для назначения только на
работы подпроекта;
 суммарная работа подпроекта является одновременно
работой мастер-проекта и ей доступны для назначения ресурсы из
Листа ресурсов мастер-проекта.
Ресурсное планирование, как ручное, так и автоматическое,
распространяется на весь мультипроект. Запустив процедуру
выравнивания ресурсов, пользователь разрешит конфликты во всем
мультипроекте – и в мастер-проекте, и в каждом подпроекте.
Стоимость мультипроекта
Стоимость мультипроекта – это сумма собственной стоимости
мастер-проекта и стоимостей входящих в него подпроектов.
В случае, когда в файле мастер-проекта базовый план был
сохранен, а базовый план подпроекта не сохранен, в поле Базовые
таблицы Затраты будет храниться информация о базовых затратах
мастер-проекта, а не мультипроекта. После сохранения базового
плана подпроекта ситуация не изменится.
Для получения базового плана мультипроекта с учетом всех
входящих в него подпроектов, необходимо сохранить его после
вставки всех подпроектов с сохраненными базовыми планами.
3.5. Работа с общим ресурсным пулом.
Под ресурсным пулом в терминах Microsoft Office Project 2002
понимается файл, в котором содержится информация о ресурсах.
Общим ресурсным пулом будет являться пул, который используется
как хранилище информации об общих ресурсах.
Когда один проект заимствует ресурсы из другого проекта,
файл, заимствующий ресурсы, является активным проектом, а файл,
35
предоставляющий ресурсы, является пулом ресурсов. Активный
проект, заимствующий ресурсы из пула, имеет доступ к ресурсам из
обоих файлов. Ресурсы, находящиеся в пуле ресурсов, могут
назначаться так же, как и ресурсы из клиента пула.
Создание общего пула ресурсов.
Создание общего ресурсного пула эффективно в условиях
планирования нескольких проектов, использующих общие ресурсы и
потребности разрешить конфликты ресурсов, используемых на
нескольких разных проектах.
Общий пул представляет собой файл, в котором содержится
только информация о ресурсах. Информация о работах в нем не
содержится. Создается общий пул обычным путем создания файла
проекта, заполняется только лист ресурсов.
Подключение общего пула ресурсов.
Для подключения общего пула ресурсов проделываются
следующие действия:
1) открытие файла пула ресурсов;
2) выбор меню Сервис/Общие ресурсы/Доступ к ресурсам;
3) в диалоговом окне Общий доступ к ресурсам выбирается
опция Использовать ресурсы из …;
4) в этом же окне выбирается один из вариантов по разрешению
конфликтов – преимущество перед пулом или перед клиентом пула.
Например, если в активном проекте указано максимальное
количество ресурса 100%, а в пуле для этого же ресурса – 75%, то при
выборе опции Преимущество имеет пул для ресурса будет сохранено
максимальное количество 75%.
После этого в Листе ресурсов активного проекта появится
список ресурсов из пула ресурсов, который можно будет назначать на
работы активного проекта.
Открытие файла проекта, использующего пул ресурсов
Работа с общим пулом ресурсов несколько отличается от
обычного планирования проекта. При открытии файла, к которому
подключен пул ресурсов, отображается окно Сведения об открытом
пуле ресурсов, где необходимо выбрать один из вариантов:
36
1) открыть пул ресурсов для просмотра назначений по всем
файлам клиентов пула – вместе с файлом проекта откроется файл
пула ресурсов;
2) не открывать прочие файлы – откроется только файл с планом
проекта.
Работа с файлом проекта, использующим пул ресурсов.
Работа с файлом проекта, использующим пул ресурсов, в части,
касающейся назначения и замены ресурсов на работах, не отличается
от обычного ресурсного планирования. Однако идея использования
общего пула ресурсов подразумевает, что одновременно в другом
файле проекта, тоже подключенного к пулу, могут назначаться
ресурсы из этого же пула. Информация об использовании одного
ресурса на разных работах в различных файлах должна своевременно
синхронизироваться для обеспечения корректного планирования.
Этот процесс состоит из двух частей:
1) во-первых, менеджер должен отобразить в пуле ресурсов
изменения, которые он внес сам. Для этого в меню Сервис/Общие
ресурсы он должен выбрать команду Обновить пул ресурсов.
2) во-вторых, менеджер должен узнать об изменениях, которые
внесли другие клиенты пула. Для этого в меню Сервис/Общие
ресурсы он должен выбрать команду Обновить экран пула ресурсов.
Редактирование пула ресурсов
При включении опции Открыть пул ресурсов для просмотра
назначений по всем файлам клиентов пула Microsoft Office Project
2002 откроет файл пула ресурсов в режиме «только чтение». Он
откроется самостоятельно одновременно с файлом проекта и будет
недоступен для редактирования. Изменения, которые будет вносить
пользователь в таком режиме в файл пула ресурсов, будут
отображаться в пуле, но при закрытии не сохранятся.
Для внесения изменений в пул ресурсов необходимо открыть его
как обычный файл через меню Файл/Открыть.
Для исключения конфликтов Microsoft Office Project 2002 не
позволит открыть пул двум пользователям для редактирования. При
открытии пула пользователь увидит диалоговое окно Открытие пула
ресурсов, в котором ему будет необходимо задать один из трех
режимов открытия пула.
37
1. Открыть пул ресурсов в режиме только для чтения, чтобы
позволить другим пользователям работать с подключенными к пулу
проектами – пул откроется в режиме «только чтение», менеджер не
сможет внести в него изменения, но при этом все другие
пользователи, подключенные к пулу, смогут продолжать работу.
2. Открыть пул ресурсов для чтения и записи, чтобы вносить
изменения в данные ресурсов (например, ставки оплаты), хотя это не
позволит другим обновлять пул новыми данными – пул откроется в
исключительном режиме, позволяя менеджеру вносить и сохранять
изменения, лишая при этом всех остальных пользователей
возможности вносить изменения в пул.
3. Открыть пул ресурсов для чтения и записи вместе с другими
файлами клиентов пула в новом файле главного проекта. Для доступа
к новому главному проекту воспользуйтесь командами меню Окно –
пул ресурсов будет открыт для записи, при этом автоматически
одновременно откроются все файлы – клиенты пула.
Администрирование пула ресурсов
Администрирование пула ресурсов целесообразнее всего
поручить одному ответственному. Он должен быть держателем
информации о ресурсах, используемых на различных проектах, их
характеристиках – наименовании, количестве, типе, стоимостях,
квалификации, календарях и т.д. Администратора необходимо
сделать владельцем файла. Он должен отвечать за актуальность,
точность, полноту, своевременность обновления информации о
ресурсах в пуле.
Клиенты пула должны только использовать пул, т.е. вносить в
него изменения, касающиеся только использования существующих
ресурсов:
 новые назначения на работы (каждый пользователь в своем
проекте);
 изменения в уже сделанных назначениях (каждый в своем
файле).
Для этого они могут использовать команды Обновить пул
ресурсов и Обновить экран пула ресурсов.
38
4 Порядок выполнения работы
1. Определить критический путь созданного проекта.
2. Провести оптимизацию календарного плана-графика проекта
(способы проведения временной, стоимостной и ресурсной
оптимизации указаны в п. 3.1).
2.1. Провести временную оптимизацию.
2.2. Провести стоимостную оптимизацию.
2.3. Провести ресурсную оптимизацию.
3. Сохранить базовый план проекта.
4. Ввести фактические данные по выполнению проекта.
4.1. Ввести почасовую отработку ресурсов на работах
проекта.
4.2. Ввести фактическую информацию о стоимости работ.
5. Проанализировать выполнение проекта, используя фильтры
(Проект/Фильтры).
6. Создать различные формы отчетов о выполнении проекта
(Вид/Отчеты).
7. Создать мультипроект, используя в качестве подпроекта
любой из имеющихся в каталоге проектов.
8. Создать для двух проектов общий пул ресурсов.
9. Составить отчет о выполнении лабораторной работы, где
привести сравнительный анализ различных способов проведения
оптимизации плана-графика по каждому из критериев.
5 Контрольные вопросы
1. Что такое критический путь?
2. Какие способы временной оптимизации вы знаете?
3. Какие способы стоимостной оптимизации вы знаете?
4. Какие способы ресурсной оптимизации вы знаете?
5. В чем заключается выравнивание ресурсов?
6. Какую роль играет базовый план проекта?
7. Что такое отслеживание?
8. В
каких
случаях
применяется
мультипроектное
планирование?
9. Какие работы являются внешними и в чем их особенность?
10. В чем особенности ресурсного планирования для
мультипроекта?
39
11. Что такое общий пул ресурсов? В каких случаях он
применяется?
Список литературы
1. Ахметов К.С. Практика управления проектами. – М.:
Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2004. – 272 с.
2. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project
2003: Учебный курс. – СПб.: Питер, 2004. – 604 с.
3. Дубовик М.Ф. «Календарное планирование и контроль
проектов в Microsoft Office Project 2003». - М.: УКЦ «Текора», 2004. –
127 с.
4. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты,
методы, опыт. – М.: ЗАО «Олимп – Бизнес», 2003. – 240 с.
40