система управления проектами

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
i
НАША КОМАНДА
Данник Евгения Сергеевна
ведущий эксперт Дирекции
программы развития
Исхакова Энже Эльдаровна
менеджер Международной
лаборатории прикладного
сетевого анализа
Князькова Анна Викторовна
менеджер Дирекции программы
развития
Семенов Сергей Анатольевич
главный аналитик
Аналитического центра
i
ЦЕЛЬ
Алгоритмизация и автоматизация поддержки
внутриуниверситетской системы управления проектами по
развитию университета
Задачи
• Описание бизнес-процесса управления
проектами ДК на основе внешних и
внутренних требований и с учетом
специфики Дорожной карты и других
проектов, а также практики, сложившейся
в университете
• Проведение интервьюирования
экспертов-консультантов, разработка и
защита Концепции предлагаемого
решения
• Разработка ТЗ на систему и Регламента по
управлению проектами, участие в
апробации системы
Потенциальные
участники
• Руководство университета Комитет по стратегическому
развитию университета
• Руководители и менеджеры
проектов
• Планово-финансовое
управление
• Дирекция программы развития,
Аналитический центр
• Дирекция информационных
технологий
i
ПОЧЕМУ ЭТО АКТУАЛЬНО?
5
90
200
180
программ
развития
4
проектов
показателей
результативности
проектов
запросов по
содержанию
проектов
20
менеджера ДПР
руководителей
проектов
4
60
сотрудника ПФУ
менеджеров
проектов
i
ПОЧЕМУ ЭТО АКТУАЛЬНО?
Успешные практики показывают, что для управления
проектами необходимы автоматизированные сервисы, …
• база знаний по проектам (содержание, сроки, результаты,
планы, проектные документы)
• поддержка жизненного цикла проекта (инициация,
планирование, согласование бюджета, мониторинг, контроль
результатов, завершение)
• оперативное получение информации о проекте, либо
портфеле проектов, в т.ч. в виде отчетности
... регламенты, регулирующие процесс управления проектами,
а также вовлечение пользователей в систему
(информирование и освещение проекта, обучение пользователей)
i
ИМЕЮЩИЙСЯ ЗАДЕЛ
 Опыт управления проектами ПР НИУ, ДК-1
 Разработана модель управления проектами,
учитывающая:
• требования заказчика Проекта 5-100
• внутренние потребности университета
• требования по планированию и отчетности по
Проекту 5-100
 Имеющая в ВШЭ платформа MS SharePoint и
MS Project
 Наличие финансирования на проект в размере
1,5 млн.руб. в Финплане 2015 г.
i
ВИДЕНИЕ БУДУЩЕГО
ВХОД
ПРОЦЕСС
ВЫХОД
Стратегические
инициативы ДК
Мониторинг
реализации проектов
«Инициативные»
проекты
Внешняя отчетность и
внутренние запросы
Результаты проектов в
предыдущих периодах
Плановые результаты
проектов
Результаты выполнения бюджета
предыдущих периодов,
плановый бюджет
СИСТЕМА
УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ
Фактические результаты
проектов
Фактический
бюджет
Рекомендации для изменения
стратегических инициатив ДК
i
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
ЭТАП I
(подготовительный)
Описание бизнес-процесса управления проектами Дорожной
карты на основе внешних и внутренних требований и с учетом
специфики Дорожной карты и других проектов, а также
практики, сложившейся в университете
август 2015 г.
Проведение интервьюирования экспертов-консультантов,
выявление пожеланий по улучшению текущего процесса
управления проектами и возможных рисков при его
изменении
Описание и защита Концепции решения по системе
управления проектами с учетом информации, полученной на
этапе 1
Разработка ТЗ на проектирование автоматизированной
системы управления проектами
Поиск и привлечение специалистов для разработки системы
управления проектами*
* в рамках внедрения системы, не входит в работы АКР
сентябрь 2015 г.
i
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
ЭТАП II (запуск системы)
Разработка базового функционала системы управления
проектами (по нескольким проектам ДК)*
ноябрь 2015 г.
Апробация системы (по нескольким проектам ДК)
ноябрь 2015 г.
Доработка системы по итогам апробации*
декабрь 2015 г.
Внесение в систему всех проектов ДК*
Апробация системы по всем проектам ДК, учет
пожеланий пользователей системы в Концепции, ТЗ и
Регламенте
март 2016 г.
апрель 2016 г.
Информирование и освещение проекта, стратегическая
сессия для руководителей и менеджеров проектов*
май 2016 г.
Запуск системы*
май 2016 г.
Расширение функционала системы, внесение в систему
«инициативных» проектов*
* в рамках внедрения системы, не входит в работы АКР
с июня 2016 г.
i
РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА
Внедрена автоматизированная система управления
проектами, предоставляющая следующие сервисы:
База знаний по проектам* (содержание, сроки, результаты,
планы, проектные документы)
Поддержка жизненного цикла проекта* (инициация,
планирование, согласование бюджета, мониторинг, контроль
результатов, завершение)
Оперативное получение информации о проекте,
либо портфеле проектов, в т.ч. в виде отчетности
(для внешних и внутренних запросов)*
Подготовлены регламенты, регулирующие процесс
управления проектами в ВШЭ **
* в рамках работы АКР в систему вносятся только проекты ДК
** в рамках работы АКР готовятся регламенты только по проектам ДК
i
РИСКИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И СПОСОБЫ ИХ
МИНИМИЗАЦИИ
Сложность коммуникации с
подразделениями при разработке
системы
Взаимодействие между подразделениями с
помощью совещаний, позволяющих выявить все
сложности внедрения проекта, включение для
участия в проекте сотрудников заинтересованных
подразделений
Сопротивление изменениям
Информирование и поддержка пользователей,
освещение проекта на портале, в Окнах роста
Стратегическая сессия для руководителей и
менеджеров проектов по специализированной
программе, адаптированной к ВШЭ
Проблемы с поиском специалистов
в ДИТ для разработки системы
Поиск и привлечение специалистов со стороны
(по договору ГПХ) через Управление персонала
Отсутствие продолжения
финансирования проекта в 2016 г
Получение первых результатов по проекту в 2015 г.
Включение проекта в финансовый план 2016 г.