РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РЕКЛАМНОГО АГЕНТСТВА Д.А. Мигай

УДК 004.415.2
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РЕКЛАМНОГО АГЕНТСТВА
Д.А. Мигай1
Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет,
664074, г. Иркутск, ул. Лермонтова, 83.
Приведены результаты обследования предметной области на примере рекламного агентства «Креатив Иркутск». Проведено исследование организационной структуры данного предприятия. Установлено, что существующий тип организации управления рекламным агентством не оптимален, позволяет допускать множество ошибок при работе с данными. Для устранения недостатков предлагается
разработка информационной системы (ИС), позволяющей автоматизировать все аспекты управленческой и производственной деятельности рекламного агентства. Определены требования к разрабатываемой информационной системе, способной функционировать в данной предметной области. В
ходе проектирования построена инфологическая модель данных, определен состав экранных форм.
Приведены результаты разработки и внедрения информационной системы рекламного агентства.
Ил. 4. Библиогр. 2 назв.
Ключевые слова: информационная система; рекламное агентство; база данных; инфологическая
модель; web-фреймворк Django.
DEVELOPMENT OF INFORMATION SYSTEM OF ADVERTISING AGENCY
D.A.Migay
National research Irkutsk State Technical University,
83 Lermontov St., Irkutsk, 664074
The article deals with the results of subject area survey through the example of the advertising agency “Creative Irkutsk”. The author studies the organizational structure of this firm and proves that the type of this advertising agency management is not optimal, allowing many errors when working with data. To resolve these
disadvantages, the researcher proposes development of information system enabling to automate all aspects of management and production activities of the advertising agency. The requirements for developed
information system capable of functioning in this subject area are formulated. During the design infological
data model is built, the composition of screen forms is identified. The results of development and implementation of information system of an advertising agency are shown.
Illustrations: 4. Sources: 2 refs.
Keywords: information system, advertising agency, database, infological model, web-framework Django
Одной из основных тенденций нашего времени является бурное развитие сферы услуг. Если
обратиться к цифрам, какую долю занимает сфера услуг в экономике развитых стран, то эти цифры
могут свидетельствовать о наступлении нового этапа в общественном, в том числе и международном
разделении труда. Это говорит о происходящей современной структурной перестройке национального и мирового хозяйства. Такое изменение роли сферы услуг дало основание говорить о формировании так называемого сервисного общества, а экономику этого общества называть экономикой услуг
(постиндустриальное общество, сервисное общество) [1].
Термин «услуги» охватывает широкий круг отраслей, которые выполняют различные функции.
Полноправным, полноценным элементом сферы услуг является реклама. Кроме того, учитывая то,
что сервисная модель общества в нашей стране ещё только формируется, а рекламный рынок является, самым динамично развивающимся, то реклама является важнейшим фактором формирования
сферы услуг в России.
В статье рассматривается подход к разработке ИС, предназначенной для автоматизации
управленческой и производственной деятельности рекламного агентства. Описываются базовые компоненты будущей ИС, способной функционировать в данной предметной области.
При малом спросе на рекламу управлять рекламным агентством не составляет особого труда.
Но при увеличении производства рекламных продуктов прямо пропорционально увеличивается число
клиентов и заказов, становится труднее вести учет материалов. В таких ситуациях руководители ре-
Мигай Дмитрий Александрович, студент гр. АСУ-07-1, e-mail: migaydima@mail.ru
Migay D.A., the fifth year student of cybernetics faculty of the National Research Irkutsk State Technical University, email: migaydima@mail.ru
1
1
кламных агентств прибегают к помощи специальных систем управления. На рынке программного
обеспечения находится не так много систем, ориентированных именно на автоматизацию рекламного
агентства. Некоторые проще и дешевле, некоторые дороже и имеют больше возможностей. Но бывают такие ситуации, когда ни одна система не подходит под конкретное рекламное агентство. В этом
случае разработка информационной системы производится сторонними разработчиками.
Краткая характеристика объекта для разработки ИС
Рекламное агентство – это команда деловых и творческих людей, деятельность которых посвящена разработке успешной рекламы. На сегодняшний день основными видами рекламы являются:
наружная реклама бегущей строкой, видео-реклама, реклама в печати, реклама на транспорте, сувениры.
Обследование предметной области проводилось на примере рекламного агентства «Креатив
Иркутск», занимающегося разработкой и размещением рекламы на транспорте.
Главным структурным подразделением агентства является отдел продаж, так как именно
здесь проходят и контролируются почти все информационные потоки. Кроме отдела продаж, в состав
рекламного агентства входят:
 отдел дизайна, в котором разрабатывается дизайн и дается технологическое описание рекламного продукта;
 исполнительный отдел, в котором непосредственно идет изготовление рекламного продукта;
 функции, связанные с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии вынесены за пределы компании и переданы для исполнения аутсорсеру.
В целом, в организационную структуру рекламного агентства положен принцип специализации
управленческого процесса по функциональным подсистемам: процесс работы с клиентом и оформления заказа, процесс разработки дизайна рекламы, процесс изготовления и размещения рекламы,
процесс учета материалов.
Существующая схема управления рекламным агентством
Главным структурным подразделением рекламного агентства «Креатив Иркутск» является отдел продаж. Клиент приходит (или звонит) в рекламное агентство и сообщает менеджеру по продажам свои контактные данные и информацию о том, какой рекламный продукт ему бы хотелось получить. Данные о клиенте передаются начальнику отдела продаж (старшему менеджеру), он их заносит
в базу клиентов с помощью программного продукта Quick Seals. Информация о заказе записывается в
файл формата .xls (лист Microsoft Excel), далее эта информация используется при проведении анализа и прогнозе продаж. На основании информации о заказе составляется ТЗ на рекламу в 2-х экземплярах, один передается в отдел дизайна, один – в исполнительный отдел.
В соответствии с требованиями к рекламному продукту, начальником исполнительного отдела
подготавливаются соответствующие материалы. Если материалов нет в наличии, начальник исполнительного отдела звонит в бухгалтерию и сообщает ему о том, какие материалы необходимо закупить. Когда заканчивается разработка дизайна, необходимая информация также передается в исполнительный отдел. После окончания разработки рекламы составляется акт о выполненных работах,
который затем передается в бухгалтерию. Бухгалтер подготавливает соответствующие отчеты и аналитические документы и предоставляет их руководству (генеральному директору). Существующая
схема управления рекламным агентством представлена на рис. 1.
В результате обследования рекламного агентства «Креатив Иркутск» в решении задач управления заказами, клиентами и материалами были выявлены следующие недостатки:
1. Существующие методы управления заказами, клиентами и материалами не оптимальны и
не учитывают использование технических средств и средств автоматизации решения задач.
2. Степень обеспечения вычислительной техникой очень высока, но весь документооборот
почти не автоматизирован. Некоторые функции управления выполняются сотрудниками вручную, и
затем результаты выполнения хранятся на ненадежных носителях, таких, как бумага.
3. Существующий тип организации управления рекламным агентством позволяет допускать
множество ошибок при работе с данными, а так же высока утеря информации вследствие человеческого фактора.
2
На основании пожеланий и анализа существующих недостатков в процессах управления рекламным агентством были сформулированы требования к разрабатываемой ИС:
1. Система должна иметь клиент-серверную архитектуру.
2. Многопользовательская работа: решение всех основных задач по управлению рекламным
агентством в рамках единой информационной системы с возможностью быстрого доступа к необходимым данным для конкретного пользователя в соответствии с его индивидуальными правами.
3. Охват всех этапов процессов управления заказами, клиентами и материалами, включая
сбор и хранение данных, формирование отчетов, автоматическую подготовку документов в электронном виде (экспорт в *.doc/*.xls/*.pdf).
4. Интегрированность системы рекламного агентства с существующей базой данных. Это позволит автоматически формировать полный комплект документов по заказам, клиентам и материалам,
планировать и контролировать их учет, а также автоматически отслеживать выполнение принятых
решений в соответствии с нормативными параметрами, существующими в рекламном агентстве.
Рис. 1. Существующая схема управления рекламным агентством
Основу ИС составляет база данных. Соответственно, основной задачей, подлежащей решению в ходе проектирования системы, является построение оптимальной модели данных, которая бы
позволила решать круг задач предметной области и учитывать всю ее специфику. Проект базы данных является тем фундаментом, на котором строится вся система в целом. На рис. 2 представлена
инфологическая модель данных в нотации UML. Инфологическая модель включает формализованное описание предметной области.
3
Рис. 2. Инфологическая модель данных в нотации UML
Для реализации прототипа использовался web-фреймворк Django, написанный на языке высокого уровня Python.
Web-фреймворк Django представляет собой компонентный фреймворк, реализующий паттерн
MVC (в терминах Django – MTV). Для объектно-реляционного отображения классов доменной модели
применен паттерн ActiveDirectory. Логика контроллера (controller) реализуется в представлениях
(view), для визуализации результата используется шаблонный движок (template). Согласно принципам
построения web-приложений (в терминах Django-проект), фреймворк представляет собой совокупность независимых приложений, реализующих определенную функциональность [2].
Разработанная ИС рекламного агентства включает в себя приложения, реализующие функциональность следующих подсистем:
управления заказами и управления клиентами;
управления материалами;
управления пользователями и правами доступа;
анализа деятельности;
публичной части системы.
Результаты разработки и внедрения ИС рекламного агентства
На этапе реализации была разработана структура базы данных ИС рекламного агентства. Для
решения поставленных задач автоматизации в ближайшее время в перспективе написание соответствующих модулей на языке высокого уровня Python, позволяющих оперировать данными в ИС и
формировать выходные документы. Для последующего программирования пользовательского приложения ИС был определен состав экранных форм. Пример экранной формы при работе администратора с ИС показан на рис. 3.
4
Рис. 3. Экранная форма при работе администратора с ИС
После внедрения ИС все сотрудники рекламного агентства смогут работать в едином информационном пространстве, процессы регистрации клиентов и заказов значительно упростятся, директор сможет в любое время получить интересующую его аналитическую информацию без трудоемкой
работы бухгалтера, что позволит сократить и ошибки, и время. На рис. 4 показана схема управления
рекламным агентством с внедренной ИС.
Рис. 4. Результат внедрения ИС рекламного агентства
5
Разработанный программный продукт обеспечит удобный ввод информации, ее хранение, а
также быстрый поиск и выдачу необходимых данных. Существенной также является возможность автоматического составления отчетов с использованием информации из базы данных программного
продукта.
Введение в эксплуатацию ИС позволит:
 уменьшить количество документов, оформляемых вручную;
 упорядочить деятельность сотрудников рекламного агентства, жестко приписав им функции
управления;
 исключить ошибки работы (человеческий фактор);
 добиться прозрачности всех процессов управления в рекламном агентстве;
 контролировать поступление и сбор всех документов по заказам, клиентам и материалам, и
хранить их в едином электронном информационном пространстве рекламного агентства;
 оперативно предоставлять достоверные данные генеральному директору, что позволит повысить оперативность, точность и правильность принятия управленческих решений;
 автоматизировать документооборот с подготовкой всей необходимой учетной документации;
 автоматизировать получение статистической информации по заказам, клиентам и материалам без трудоемкого анализа ручных документов.
Библиографический список
1. Бурменко Т.Д. Экономика в сфере услуг. – М: Научная литература, 1996. – 150 с.
2. Django Documentation. Release 1.3. – Django Software Foundation, 2011. – 1014 с.
6