О ходе выполнения плана доработки, внедрения, апробирования и сертификации системы

ФГБОУ ВПО «Калининградский государственный технический университет»
Ученый совет университета
О ходе выполнения плана доработки, внедрения,
апробирования и сертификации системы
менеджмента качества ФГБОУ ВПО «КГТУ»
Проректор
по информатизации и развитию
А.А. Недоступ
12 ноября 2015
Нормативно-правовая и организационная база
• План доработки, внедрения, апробирования и сертификации системы
менеджмента качества университета утвержден ученым советом университета
(протокол № 05 от 29.05.2012). План размещен на Интернет-сайте КГТУ
http://www.klgtu.ru/qualitycontrol/plan-kachestva/
• Приказ ректора университета от 30.12.2013 № 503, № 507. В деканаты
факультетов, в ИФЭМ введена должность диспетчера системы менеджмента
качества.
• Приказ ректора университета от 23.09.2015 № 307. В службу управления
качеством введена должность ведущего специалиста системы менеджмента
качества. Основные направления деятельности: разработка системы мониторинга
и измерения рабочих процессов университета, организация работы
координационного совета по качеству.
• Договор с НПП «СпецТэк» № SPTCO-14-019 от 20.03.2014 для разработки базы
данных информационной системы менеджмента качества ФГБОУ ВПО «КГТУ»
на базе программного комплекса TRIM и № SPTCO-14-038 от 24.10.2014 на
проведение инструктажа по работе с информационной системой TRIM
(Распоряжение ректора № 77 от 11.12.2014).
• Руководство по качеству университета учреждено учёным советом университета
24.02.2009.
2
Нормативно-правовая и организационная база
 Распоряжение ректора университета № 17 от 06.03.2014 о соблюдении
директором ИФЭМ, деканами факультетов, заведующими кафедрами
ответственности за достоверность предоставляемой информации
диспетчерам СМК деканатов, необходимой для базы данных
автоматизированной системы TRIM-QMS.
 Организационная структура управления университетом рассмотрена на
учёном совете (протокол № 09 от 30.09.2014) и утверждена ректором
университета.
 Табель форм документов (Приказ № 264 от 16.10.2014). Общее кол-во
бланков табеля составляет 399 шт. Табель в версии 1 размещен на
Интернет-сайте КГТУ в структуре «Служба управления качеством»
http://www.klgtu.ru/qualitycontrol/timesheet/. Готовиться версия 2. Идёт
процесс согласования бланков документов.
 Службой
управления
качеством
разработан
новый
документ
«Унифицированные тексты документов». Идёт процесс согласования с
руководителями структурных подразделений университета.
3
Нормативно-правовая и организационная база
• Службой управления качеством разработан приказ № 345 от 23.10.2015
о внесении дополнений в типовое положение о факультете - QD-4.2.309, типовое положение о кафедре - QD-4.2.3-10.
• Службой управления качеством разработан приказ о внесении
дополнений в функциональные обязанности сотрудников университета,
обеспечивающих функционирование автоматизированной программы
TRIM-QMS. Приказ проходит процедуру согласования.
• Планируется, по мере финансовой возможности университета,
приобретение еще 6 рабочих мест для работы в TRIM-QMS: ректор,
управление по воспитательной работе и молодежной политике, отдел
кадров, отдел закупок, управление профориентационной работы и
содействия
трудоустройству,
отдел
материально-технического
снабжения.
4
Система менеджмента качества (СМК) университета
 Создание и развитие системы менеджмента качества
образовательного учреждения является стратегической задачей
университета.
 Система менеджмента качества университета основана на
«процессном подходе», который подчёркивает:
а) понимание и выполнение требований;
б) необходимость рассмотрения процессов и видов деятельности
университета;
в) достижение запланированных результатов выполнения процессов
и обеспечения их результативности;
г) постоянное улучшение процессов, основанное на объективном
измерении.
5
СТРУКТУРА
СМК
УНИВЕРСИТЕТА
Ректор университета
Структурные подразделения
университета, входящие в
СМК
У В Р и МП
О т д е л
к а д р о в
О т д е л
з а к у п о к
Учебные факультеты
и институт
Представитель
руководства
по качеству,
координационный
совет по качеству
ИФ Э М
Ф Б П
Ф ПР
И Т Ц
МТ Ф
Ф С Э
У МУ
С Ф
У ПР и С Т
Начальник
службы управления
качеством
Ф А ПУ
Н Т Б
И з д а т е л ь с т в о
Служба управления
качеством
У НИД
У П К
Ф Ф П
В Н К
Инфраструктура поддержки СМК университета
6
Ф Г П
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ УЧАСТНИКОВ СМК УНИВЕРСИТЕТА
РЕКТОР
Проректор по информатизации и развитию
Структурные
подразделения
Начальник
службы управления качеством
Директор ИФЭМ
Декан ФБП
Диспетчер СМК
Диспетчер СМК
Декан ФПР
Ведущий
специалист
СМК
Декан ФАПУ
Декан ФГП
Диспетчер СМК
Диспетчер СМК
Администратор
СМК
Декан ФФП
Диспетчер СМК
Диспетчер СМК
7
Декан МТФ
Декан ФСЭ
Диспетчер СМК
Диспетчер СМК
Декан СФ
Диспетчер СМК
НАИМЕНОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ И ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ФГБОУ ВПО «КГТУ» (Приказ № 264 от 16.10.2014)
 СМК университета выполняет свои задачи и функции по четырём основным
группам процессов:
1 Процессы деятельности руководства.
2 Процессы жизненного цикла университета.
3 Процессы обеспечения ресурсами.
4 Процессы измерения, анализа и улучшения.
 Детализация каждой группы процессов по видам деятельности приведена в
Табеле форм документов – QD-4.2.3-04, с указанием руководителей процессов
(менеджеров процесса) системы управления качеством университета.
8
ПОЛИТИКА УНИВЕРСИТЕТА В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
Политика университета в области качества образования утверждена на
ученом совете университета (протокол №01 от 22.01.2013 г.).
Главные цели:
- опережающее удовлетворение социально значимых требований и
пожеланий всех групп потребителей представляемых университетом
образовательных услуг;
- обеспечение конкурентоспособности вуза на рынке образовательных и
научно-исследовательских услуг;
- поддержание на высоком уровне системы управления качеством
образования в вузе в соответствии с требованиями стандартов ГОСТ Р ИСО
9001-2008, ГОСТ ISO 9001-2011, Стандартов и директив Европейской
ассоциации гарантий качества в высшем и среднем образовании (ENQA).
С сентября 2015 года служба управления качеством преступила к реализации этапа 2
«Разработка системы управления качеством» Плана доработки, внедрения,
апробирования и сертификации СМК университета. Одним из основных элементов
является переработка краткого заявления, определяющего стержневые цели
существования университета. Идёт подготовка проекта Политики университета
в области качества образования.
9
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА
Разработан и проходит этап согласования новый документ
«Цели и задачи в области качества на 2015/2016 учебный год».
В документе рассматриваются вопросы по совершенствованию:
 качества образовательного процесса и образовательных услуг;
 научно-исследовательской и инновационной деятельности,
подготовке кадров высшей научной квалификации;
 воспитательной работы со студентами;
 международной деятельности;
 имиджа ФГБОУ ВПО «КГТУ» в регионе;
 информационно-технического
обеспечения
деятельности
университета;
 системы менеджмента качества ФГБОУ ВПО «КГТУ»;
 материально-технической базы университета.
10
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
• В период с 21.09.2015 по 02.11.2015 была проведена сверка выполнения Плана
доработки, внедрения, апробирования и сертификации СМК. Всем
руководителям подразделений, чьи документы находятся в разработке были
разосланы уведомления за подписью проректора по информатизации и
развитию 02.11.2015 с напоминаем их скорейшего завершения.
11
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
Мониторинг процесса выполнения плана доработки, внедрения,
апробирования и сертификации СМК (итоговая информация по заполнению в %):
Этап
1.
«Подготовительный
этап
разработки
системы
управления
качеством» выполнен на 95 %.
Этап 2. «Разработка системы управления качеством» - на 30 %.
Этап 3. «Внедрение системы управления качеством» – поэтапно в
соответствии с реализацией этапов 1 и 2.
12
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
• Проводится мониторинг процесса заполнения официального сайта КГТУ
информацией о структурных подразделениях: данные о сотрудниках
подразделений, положения, задачи, функции и т.п.
13
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
Мониторинг процесса заполнения официального сайта КГТУ информацией о
структурных подразделениях: данные о сотрудниках подразделений, положения, задачи,
функции и т.п. (итоговая информация по заполнению в %):
97 % структурных подразделений представили информацию для размещения на
сайте КГТУ, из них:
- 41 % структурных подразделений - информация представлена в полном объеме;
- 56 % структурных подразделений - представлена часть информации, либо
информация неактуализирована.
14
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
• Проводится мониторинг по размещению информации об университетском
комплексе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с учетом
соблюдения требований законодательства в сфере образования Российской
Федерации.
15
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
Мониторинг по размещению информации об университетском комплексе в
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с учетом соблюдения
требований законодательства в сфере образования Российской Федерации
(итоговая информация по заполнению):
 КГТУ 85 % от общего объема обязательной к размещению информации;
 БГАРФ 83 %;
 КМРК и СПбМРК по 60 %.
16
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
• Проводится мониторинг по размещению информации в автоматизированной
программе TRIM-QMS.
17
МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССОВ (РЕЕСТРЫ)
Мониторинг по размещению информации в автоматизированной программе
TRIM-QMS по распоряжению №70 от 11.09.2015
(итоговая информация по заполнению в %):
18
Планы издания учебно-методической, научной литературы на 2015 уч.год – взят
общий план изданий по всем факультетам и институту.
Диспетчера СМК деканатов за 2014/2015 учебный год
• Прошли обучение по основным нормативным документам СМК.
• Ознакомились с основными правилами и методами работы службы
управления качеством университета.
• Произвели сбор информации по УМКД (по ФГОС ВПО) в электронном
виде с последующим размещением в автоматизированной программе
TRIM-QMS.
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ПРОГРАММА TRIM-QMS
19
• По распоряжению ректора № 64 от 13.07.2015 введена в действие
автоматизированная программа TRIM-QMS, которая включает в себя
три базы данных:
- № 1 «Система менеджмента качества» (разработчик – начальник
службы управления качеством);
- № 2 «Учебно-методическая работа» (разработчик – начальник учебнометодического управления);
- № 3 «Научная работа» (разработчик – заместитель начальника отдела
аспирантуры и докторантуры).
БАЗА ДАННЫХ № 1 «СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА»








20
В базе можно разместить:
Нормативно-правовую базу университета.
Положения административных и обучающих
подразделений.
Должностные инструкции сотрудников университетов.
Управленческие документы.
Документацию по обеспечению учебного процесса.
Советы университета (положения, планы, отчёты,
протоколы).
Поставщики услуг, товаров, работ.
Данные по штатному расписанию КГТУ TRIM-Персонал.
БАЗА ДАННЫХ № 2 «УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА»
Мониторинг заполнения в TRIM-QMS УМКД по ФГОС ВПО в %
21
БАЗА ДАННЫХ № 3 «НАУЧНАЯ РАБОТА»
22
БАЗА ДАННЫХ № 3 «НАУЧНАЯ РАБОТА»
Мониторинг процесса заполнения документацией TRIM в %
23
Координационный совет по качеству
• Координационный совет по качеству (КСК): подготовлена новая версия
приказа о составе КСК, положения о КСК, положения об
уполномоченных по качеству в структурных подразделениях ФГБОУ
ВПО «КГТУ».
• Основными целями КСК являются реализации процессов:
- «Информирование общества»,
- «Мониторинг и измерение»;
- «Управление несоответствиями»;
- «Анализ данных системы менеджмента качества университета»;
- «Улучшение системы менеджмента качества университета»;
- Развитие и совершенствование системы менеджмента качества каждого
структурного подразделения и университета в целом.
24
РЕЗУЛЬТАТЫ ЗАПЛАНИРОВАННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
на 2014/2015 учебный год
ВПЕРВЫЕ ИЗДАНЫ СЛЕДУЮЩИЕ ВНУТРЕННИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
УНИВЕРСИТЕТА:
 Документированная процедура «Закупки и взаимодействие с поставщиками
материальных ресурсов». Разработчик - начальник службы управления
качеством, начальник отдела закупок, специалист по снабжению отдела
материально-технического снабжения.
 Стандарт вуза. «Рекомендации по составлению годового отчета кафедры и
факультета (института финансов, экономики и менеджмента)». Разработчик начальник учебно-методического управления.
 Документированная
процедура
«Обеспечение
безопасности
жизнедеятельности». Разработчик - начальник отдела безопасности труда и
жизнедеятельности.
25
РЕЗУЛЬТАТЫ ЗАПЛАНИРОВАННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
на 2014/2015 учебный год
 Проверены и откорректированы 56 положений (в том числе
документированных процедур - 3 шт., стандарты - 1 шт.);
 Проверены на оформление по тексту в соответствии с ГОСТ ISO 9001-2011
20 должностных инструкций сотрудников университета.
 Начальником службы управления качеством, в соответствии с приказами об
изменении штатного расписания, вносятся изменения и дополнения в
таблицу
организационной
структуры
управления
университетом
(утверждена 23.10.2012, переутверждена на ученом совете университета
30.09.2014, протокол № 9); корректируется кодификатор источников и
получателей
документов
ФГБОУ
ВПО
«КГТУ»
(переутвержден
в
соответствии со структурой от 30.09.2014 приказом ректора университета
№ 30 от 22.09.2015).
26
РЕЗУЛЬТАТЫ ЗАПЛАНИРОВАННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
на 2014/2015 учебный год
В университете разработаны новые положения по отделу аспирантуры и докторантуры,
в связи с тем, что подготовка кадров высшей научной квалификации является 3 ступенью
высшего образования. Проверены на соответствие требованиям ГОСТов и
отредактированы службой управления качеством следующие положения:
 Положение о промежуточном контроле аспирантов ФГБОУ ВПО «КГТУ» - QD-6.2.2(100.03), Приказ № 161 от 12.05.2015;
 Положение о прикреплении лиц для сдачи кандидатских экзаменов без освоения
программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре в ФГБОУ ВПО
«КГТУ» - QD-6.2.2-(100.04), Приказ № 336 от 16.10.2015;
 Положение о прикреплении лиц для подготовки диссертации на соискание
ученой степени кандидата наук без освоения программ подготовки научнопедагогических кадров в аспирантуре в ФГБОУ ВПО «КГТУ» - QD-6.2.2-(100.05),
Приказ № 329 от 12.10.2015;
 Положение о потфолио аспиранта ФГБОУ ВПО «КГТУ» - QD-6.2.2-(100.06),
Приказ № 324 от 09.10.2015;
 Положение о порядке предоставления академических отпусков - QD-6.2.2(100.07), Приказ № 219 от 19.06.2015;
 и т.д. Всего разработано 11 новых положений.
27
РЕЗУЛЬТАТЫ ЗАПЛАНИРОВАННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
на 2014/2015 учебный год
Проректором по учебно-методической работе, начальником отдела кадров, учёным
секретарём переработаны, службой управления качеством проверены на соответствие
требованиям ГОСТов и отредактированы следующие положения:
 Положение
о
порядке
замещения
должностей
педагогических
работников
относящихся к профессорско-преподавательскому составу ФГБОУ ВПО «КГТУ» QD-5.5.1-05.01, Приказ № 272 от 28.08.2015;
 Положение о порядке выборов и назначения заведующего кафедрой ФГБОУ ВПО
«КГТУ» - QD-5.5.1-05.03, Приказ № 271 от 28.08.2015.
Документы размещены на официальном сайте КГТУ http://www.klgtu.ru/usu/
28
Основные мероприятия службы управления качеством,
запланированные на 2015/2016 учебный год
 Планируется переработка Документированных процедур СМК: «Внутренний
аудит», «Управление несоответствующей продукцией (услугой)», «Управление
предупреждающими и корректирующими действиями».
 Планируется разработка Документированных процедур СМК: «Управление
внешними нормативными документами».
 Планируется переработка Руководства по качеству, Стандарта Вуза. Структура,
правила оформления, обозначения и управление документацией системы
менеджмента качества, Стандарта Вуза. Внутренние проверки.
 Завершить выполнение Плана доработки, апробирования и сертификации СМК
университета
университета.
29
по
направлениям
других
структурных
подразделений
Основные мероприятия службы управления качеством,
запланированные на 2015/2016 учебный год
Установлен срок до 30.11.2015 разработки некоторых
документированных процедур (ДП), Приказ № 364 от 02.11.2015
 «Управление персоналом», ответственный за
административно-правового управления А.М.Бойко;
разработку
ДП
начальник
 «Управление финансами», ответственный за разработку ДП начальник управления
экономики и финансов Н.А.Джола;
 «Социальная поддержка студентов и сотрудников университета», ответственные
за разработку ДП начальник административно-правового управления А.М.Бойко,
начальник управления экономики и финансов Н.А.Джола, начальник управления по
воспитательной работе и молодежной политике Г.И.Розинкевич;
 «Поддержание инфраструктуры и управление производственной средой»,
ответственный за разработку ДП проректор по административно-хозяйственной
работе А.Н.Хоменко;
 «Управление информационной средой», ответственный за разработку ДП директор
информационно-технологического центра П.П.Ильенко.
30
ЭЛЕКТРОННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДА (ЭИОС)
Предназначена для выполнения требований ФГОС ВО при подготовке
студентов и аспирантов в КГТУ. Используется настраиваемая
электронная информационно-общеобразовательная среда (ЭИОС),
состоящая из 3-х составных частей.
 Первая часть - подсистемы «Аспирантура» и «Деканат» в АСУ
“1С:Университет ПРОФ”, предназначенные для работы в ней
сотрудников отдела аспирантуры и докторантуры и деканатов.
 Вторая
часть
система
управления
дистанционными
образовательными технологиями “ЭЛАЙН”, которая является
“мостом” между АСУ “1С:Университет ПРОФ” и LMS Moodle и
позволяет управлять сайтом
ЭИОС в оперативном режиме.
Управление событиями может быть как автоматическим (например,
при формировании какого-либо документа), так и ручным (ручная
регистрация студента на сайте из 1С).
31
ЭЛЕКТРОННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДА (ЭИОС)
 Третья часть (вышеупомянутая “Moodle”) предназначена для работы в ней
студентов, аспирантов и ППС и выполняет следующие функции:
- получение доступа к тестам, заданиям, лекционному и пр. контенту,
относящемуся к закрепленной за ним дисциплиной;
- фиксация хода образовательного процесса, результатов промежуточной
аттестации и результатов освоения программы бакалавриата;
- проведение всех видов занятий, процедур оценки результатов обучения,
реализация которых предусмотрена с применением электронного обучения,
дистанционных образовательных технологий;
- формирование электронного портфолио обучающегося, в том числе сохранение
работ обучающегося, рецензий и оценок на эти работы со стороны любых
участников образовательного процесса;
- взаимодействие между участниками образовательного процесса, в том числе
синхронное и (или) асинхронное взаимодействие посредством сети «Интернет»;
32
ЭЛЕКТРОННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДА (ЭИОС)
Первая часть - подсистема “Аспирантура” в АСУ “1С:Университет ПРОФ”
33
ЭЛЕКТРОННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДА (ЭИОС)
Вторая часть - система управления дистанционными образовательными
технологиями “ЭЛАЙН”
34
ЭЛЕКТРОННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДА (ЭИОС)
Третья часть (вышеупомянутая “Moodle”) предназначена для работы в ней студентов,
аспирантов и ППС
35
НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ЭИОС КГТУ
1. ФГОС ВО (п. 7.1.2).
2. Распоряжение проректора по учебной работе Устича В.И. от
13.10.2015 г. №36/03 «Об ответственных за работу с
программным продуктом «1С: Университет»».
3. Положение об электронной информационно-образовательной
среде ФГБОУ ВПО «КГТУ» (QD-6.2.2-(314.01). Приказ о
ведении в действие положения об ЭИОС №373 от 09.11.15 г.
http://klgtu.ru/moodle/login/index.php
4. Мониторинг процесса заполнения ЭИОС осуществляет
ведущий специалист СМК службы управления качеством.
36
Решение ученого совета университета
 Признать работу службы управления качеством за 2014/2015 учебный





37
год удовлетворительной.
Запланировать
корректировку
Плана
доработки,
внедрения,
апробирования и сертификации СМК университета: сроки исполнения и
наименования подразделов плана.
Запланировать обучение уполномоченных по качеству в структурных
подразделениях и ответственных (менеджеров) по качеству деканатов
образовательных подразделений.
Запланировать обучение аудиторов и проведение внутреннего аудита
университета.
Подготовить и направить заявку на сертификацию ВУЗа.
Службе управления качеством продолжить координировать работу
уполномоченных по качеству в структурных подразделениях и
ответственных (менеджеров) по качеству деканатов образовательных
подразделений университета.
Решение ученого совета университета
 Ответственным за СМК проводить мероприятия, запланированные по
плану доработки, внедрения, апробирования и сертификации СМК
университета.
 Проректору по информатизации и развитию Недоступу А.А.
организовать ежеквартальное проведение заседаний координационного
совета по качеству.
 Начальнику
службы управления качеством Бояриновой Н.А.
автоматизировать
управление
процессами
и
документацией
университета в рамках плана доработки, внедрения, апробирования и
сертификации СМК на основе программного комплекса TRIM-QM.
 Проректору по информатизации и развитию Недоступу А.А.
организовать совместную работу службы управления качеством,
информационно-технологического
центра,
учебно-методического
управления, ответственных за работу с ПО «1С: Университет»,
диспетчеров СМК, направленную на развитие и поддержание в рабочем
состоянии ЭИОС.
38
Решение ученого совета университета
 Начальнику службы управления качеством Бояриновой Н.А. провести
аудит процессов.
 Проректору по информатизации и развитию Недоступу
организовать актуализацию документов в TRIM-QMS.
39
А.А.
Спасибо за внимание!
40