Карасев Павел, ИТ-директор, Кьези Фармасьютикалс

Организация электронного документооборота для
дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП
Люди, идеи, инновации!
Карасев Павел
ИТ Директор ООО «Кьези Фармасьютикалс»
МОСКВА
21 ИЮНЯ 2014 ГОДА
СЭД: особенности российского рынка, 25 ноября 2014
О компании
3 завода
24 бренда
4 исследовательских
центра
Филиалы в 25 странах
4000 сотрудников
115 в России
КЬЕЗИ В РОССИИ И ПОТРЕБНОСТЬ В ДИСТАНДИОННОЙ РАБОТЕ
Численность – 115 человек
Офисные сотрудники – 35 человек
Региональные сотрудники – 80 человек
St.Petersburg
Yaroslavl
Ryazan
Moscow
N.Novgorod
Moscow oblast
Smolensk
Perm
Kazan
Voronez
Ufa
Rostov-Don
Samara
Tumen
Krasnodar
Ekaterinburg
Saratov
Volgograd
Chelyabinsk
Pyatigorsk
Медицинский представитель – 62 чел.
Менеджер по работе с органами
здравоохранения – 9 чел.
Региональный менеджер – 8 чел.
Территориальный менеджер – 1 чел.
Krasnoyarsk
Novosibirsk
Barnaul
Novokuznetsk
Irkutsk
Khabarovsk
Vladivostok
АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА
1. Реально существующая потребность
фармацевтической компании Кьези
Фармасьютикалс в:
 урегулировании трудовых отношений с
персоналом, работающим вне офиса
 уменьшении правовых рисков
 снижении издержек на документооборот
2. Глава 49.1 Трудового кодекса
(Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ)
«Особенности регулирования труда
дистанционных работников»
Электронный документооборот?
“Электронный документооборот должен стать реальностью”
(Д.Медведев, 17.07.2008)
 “… Внутренний документооборот до сих пор ведется на бумаге,
компьютеры используются как пишущие машинки. Мы пятый год
переводим нашу работу в электронный вид. На рассылку
документов по ведомствам уходят тонны бумаги. Так никто не
делает, а мы очень богатые и леса у нас много”
(Д.Медведев, 12.02.2009)

ЗАДАЧИ:
1
• Рассмотреть зарубежный опыт и российскую действительность
2
• Выявить преимущества и недостатки дистанционной занятости
3
• Проанализировать российское законодательство в сфере ДТ и ЭП
4
• Определить потребность компании в дистанционных сотрудниках
5
• Оценить эффективность от перехода на дистанционный труд
6
• Разработать схемы перевода сотрудников на дистанц и выдачи ЭЦП
7
• Разработать форму ДС об изменении трудового договора
8
• Выбрать систему ЭДО с возможностью использования ЭЦП
9
• Перевести всех региональных сотрудников на дистанционный труд
10
• Внедрить систему ЭДО с использованием ЭЦП
ПЛАН ПРОЕКТА
Состав мероприятий
Оценка экономических и юридических рисков проекта
Проведение тендера среди поставщиков
Согласование договора на оказание услуг провайдера
Подготовка шаблона дополнительного соглашения об изменении
трудового договора
Подготовка шаблона уведомления об изменении трудового
договора
Внесение изменений и утверждение ПВТР
Рассылка уведомлений об изменении трудового договора
сотрудникам
Автоматизация шаблона в 1С: ЗУП
Установка и тестирование системы ЭДО
Информационная рассылка, публикации на корпоративном портале
Издание и публикация приказа о переводе на дистанционную
занятость с использованием ЭДО
Подготовка дополнительных соглашений на всех переводимых
сотрудников
Сбор заявлений с сотрудников на оформление ЭП и подача в
удостоверяющий центр
Подписание документов с сотрудниками, и выдача сертификатов и
токенов
Тренинг по использованию ЭП и ЭДО
Срок реализации
Ответственный
Март 2014
HR
Апрель 2014
HR \ IT
Май 2014
IT
Май 2014
HR.
Май 2014
HR.
Июнь 2014
HR
до 01.06.2014
HR
Июнь 2014
HR \ IT
Июнь – Август 2014
IT
Май - Июль 2014
HR
Июнь 2014
HR
Июль 2014
HR
Июль 2014
HR
01.08.2014
HR
Август 2014
IT
ПРЕИМУЩЕСТВА ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА
ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ:
ДЛЯ РАБОТНИКА:

Сокращение расходов


Нет необходимости открытия
обособленного предприятия
Уменьшение затрат на
транспорт

Улучшенные возможности
организации РМ

Нет аттестации рабочих мест

Не требуется ведение трудовых
книжек

Гибкий график с «плавающими»
часами начала/окончания РД

Простота расторжения
трудового договора

Больше профкоммуникаций,
меньше социальных

Возможность использовать
ЭДО

Разумный баланс работа-личная
жизнь

Труд для инвалидов и
молодежи

Ты-хозяин своего времени =
повышение качества работы

Комфортный труд – лучшие
условия найма

Минимизация стрессов от
рабочих совещаний
НЕДОСТАТКИ ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА











Нужны менеджеры с богатым опытом по управлению
человеческими ресурсами на расстоянии
Необходима хорошая организация дистанционной работы и
менеджер-координатор
Пропадает ощущение рабочего процесса
Срыв сроков при отсутствии контроля
Вероятность потерять навыки работы в команде
Проблема недопонимания при использовании только e-mail
Размывается корпоративная культура
Сохранность корпоративного оборудования
Информационная безопасность
Ниже вероятность продвижения по службе
Снижение мотивации - ограничение в социальных контактах,
творческом выражении, публичном признании
СХЕМЫ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА
ДИСТАНЦИОННЫЙ ТРУД И ПОЛУЧЕНИЯ ЭЦП
Приказ по организации об установлении
дистанционной занятости
Сотрудник заполняет заявление и
отправляет в офис компании
Информирование сотрудников об
особенностях дистанционного труда и ЭДО
Ответственный сотрудник по доверенности
передает пакет документов
удостоверяющему центру
Подготовить на каждого ДС об изменении
условий трудового договора
Удостоверяющий центр выпускает
сертификат и передает токен с записанным
на нем электронным ключом
ответственному лицу компании
Подписать с сотрудниками ДС об
изменении условий трудового договора
Ответственный сотрудник лично или
почтовой службой отправляет токен и
сертификат дистанционному сотруднику
Внесение записи в карточку Т-2
Сотрудник под роспись получает
сертификат и токен
ДЛЯ РАБОТЫ ЭДО С ЭЦП НЕОБХОДИМО
Программное
обеспечение для обмена
электронными
документами
ЭЦП сотрудника и
компании
ПО для шифрования и
защиты данных
Удостоверяющий центр
Как это работает
Ноутбук,
Esmart,
КРОПТО
ПРО
Сервер
TaxCom
1С:8.3
Зарплата и
управление
персоналом
МОТИВАЦИЯ – НЕ ВОПРОС?!
Современные фармацевтические компании должны
соответствовать принципам нового менеджмента
«Следи за результатами, а не за подчиненными!»
Система
удаленного контроля и постановки
задач (CRM система Кьези)
Действующая система оценки, завязанная на
результатах деятельности дистанционных
сотрудников (система KPI)
Программы и инструменты материальной и
нематериальной мотивации (Долгосрочная
программа мотивации, Корпоративный портал,
«Пряники!»)
ВОПРОСЫ?
Павел Карасев