Савченко А.Ю. Портфель руководителя

Приложение
«Портфель руководителя»
Решение под iOS
Приложение «Портфель руководителя»
• «Портфель руководителя» представляет собой приложение,
разработанное
группой
компаний
«Бизнес ИТ»,
предназначенное для предоставления функций СЭДД
«ДЕЛО» под управлением iOS.
• Приложение адаптировано под специфику руководящей
работы.
• Благодаря использованию
специального облегченного
интерфейса, Руководитель полностью сосредоточен на самом
документе, а не на делопроизводственных операциях.
Функционал приложения
«Портфель руководителя»
«Портфель руководителя» позволяет:
• Получать электронные документы
на ознакомление, рассмотрение,
согласование, подпись.
• Визировать и подписывать
документ с помощью ЭП.
Для этого предусмотрен
сервис конвертации ключей
и
сертификатов
и
последующая загрузка на
их устройство.
«Портфель руководителя» позволяет:
• Накладывать
на
документы
инициативные резолюции, либо на
основании проектов резолюций,
подготовленных помощником.
• При
вводе
резолюции
выбирать
из
списка
должностных
лиц
исполнителей поручения, так
же указать срок, категорию и
текст резолюции, использую
печатный ввод или выбор из
предоставленных шаблонов
«Портфель руководителя» позволяет:
• Быстро искать нужные документы
(из тех документов, что уже были
получены
руководителем
в
подсистеме).
• Добавлять
аудио
резолюции, вводить
рукописный текст.
«Портфель руководителя» позволяет:
• Настраивать группировки документов
по папкам: по статусу, по виду, на
основе данных сервера (личные
папки, рубрикатор)
• Поддержка тем приложения:
цвета, шрифты, изображения,
положение,
виды
представления информации
документов, список папок.
«Портфель руководителя» позволяет:
• Настраивать интерфейс пользователя:
включение/выключение
общей
папки, инициативных поручений,
отображение
информации
о
документе, отображение количества
входящих
или
непрочитанных
документов на значке программы,
выбор звука уведомления и т.д.
• Защитить
документы
установкой личного пароля
на вход в программу. Так же
документы
могут
быть
автоматически удалены с
устройства
после
трёх
неверных ввода пароль.
«Портфель руководителя» позволяет:
• Добавлять аннотации к документам:
выделять текст, вносить заметки,
добавлять изображения, рисовать,
ставить штампы, подписи, закладки
и т.д.
• Осуществлять
поиск
по
содержимому документа.
• Распечатать
документ
(необходима технология и
функция беспроводной печати
AirPrint).
• Отправлять файла по E-mail
(необходима
настроенная
учетная запись почтового
клиента).
«Портфель руководителя» позволяет:
• Работать на одном и том же устройстве как в офисе, так
и за его пределами;
• Возможность работы в offline-режиме. Отработанные
документы буду автоматически отправлены на сервер
при появлении доступа к сети.
• Поддерживать
новейшие
технологии
работы
с
помощью сенсорного экрана,
multitouch
и
записи
информации.
Возможности обновленного функционала :
• Синхронизация с СЭДД «Дело». При
выполнении задачи в СЭДД «Дело»
в
«Портфель
руководителя»
приходит
уведомление
о
его
выполнении.
• Параллельная работа на нескольких
рабочих устройствах: изменения в
документах на одном устройстве
отражаются так же и на другом
(например на планшете и телефоне).
• Параллельная работа руководителя и
помощника:
помощнику
на
устройство
дублируются
все
документы,
присланные
руководителю.
Возможности обновленного функционала:
• Проверка и загрузка сообщений без
участия пользователя в фоновом режиме.
• Доступно несколько вариантов загрузки (по
таймеру, вручную и при активации).
• Функция «Проговорить» производит
чтение документа (начиная с iOS 7)
• Поддержка многостраничных tiff
файлов.
Возможности обновленного функционала:
• Настройка
периода
удаления
архивных документов.
• Два режима работы приложения: с
помощником
и
без.
Если
руководитель вносил изменения в
проект резолюции путем выбора
элементов из справочника и набором
текста поручения с клавиатуры не
используя аудио или графический
функционал, то проект резолюции
при попадании обратно в систему автоматически, минуя
помощника, рассылается исполнителям.
• Функция сброса – позволяет, не удаляя приложения, стереть
все документы, сбросить тему или все настройки.
Группировка документов
• Входящие
–
новые
поступившие
документы.
• В работе – документы, с которыми было
произведено какое-то действие, но не
была применена операция «Отправки».
• Исходящие – документы, которые были
подготовлены
и
отправлены
пользователем системы, но еще не были
доставлены в серверную часть системы
по причине недоступности интернет
соединения.
• Архив – документы, в систему
электронного
документооборота
организации.
Информация о документе
Информация:
• Визы/подпись – отображение
ФИО должностного лица, даты
проставления визы и результата
визирования/подписания.
• Вышестоящая резолюция информация о вышестоящей
резолюции
(ФИО
автора
резолюции, текст, плановая дата
исполнения).
• Связанные
документы
–
информация о поручении и
документе,
на
который
исполнитель подготовил ответ
переход к связанному документу.
Работа с резолюциями
• Все списки отображаются
в
порядке,
заданном
помощником,
или
по
алфавиту:
исполнители,
тексты поручений.
• Доступен
аудио
ввод
резолюции.
Достаточно
произнести
текст
резолюции
и
он
автоматически будет внесен
в соответствующем поле.
Работа с резолюциями
• Ответственный
исполнитель – возможность
проставить
отметку
ответственного исполнителя
(на одном или нескольких
должностных лицах).
• Возможность направления
контрольных резолюций с
установкой плановой даты
исполнений.
Возможности обновленной
серверной части
• Сортировка списков по алфавиту – автоматически сортировать
списки исполнителей, стандартные тексты резолюций по алфавиту.
• Использование личных папок – использование функционала личных
папок или рубрикатора для распределения документов по задачам:
Рубрикатор – документы сортируются по заранее настроенным
рубрикам.
Личные папки – документы сортируются по заранее настроенным
личным папкам.
• Отправка связанных документов по ссылкам – отправка связанных
документов с текущей карточкой. Если типы связок не ограничены,
документы будут приходить по всем вида ссылок.
• Ограничение на отправку документов на ознакомление только
помощниками.
• Упаковка вложений в zip-архив при отправке - упаковка файлов для
уменьшения объемы принимаемого письма.
• Добавлено web-приложение для управления серверной частью.
Индивидуальное решение
• Исходя
из
потребностей
заказчика
существует
возможность произвести разработку индивидуального
решения: логотипы, цвета, интерфейс, дополнительный
функционал.
Работа с приложением
«Портфель руководителя»
Загрузка документов:
• Если у Вас настроена ручная
загрузка
документов,
необходимо зайти в любую
из папок и потянуть вниз
документы.
Произойдет
загрузка документов.
• Если у Вас настроена
автоматическая
загрузка
документов, то Вы так же в
любой момент
вручную
можете произвеcти загрузку.
• Вверху списка и экрана
отображаются
индикаторы
загрузки.
Виды поступивших задач:
• Документ, поступивший с проектом
резолюции
• Документ, поступивший
визирование
на
• Документ, поступивший на
утверждение
• Документ, поступивший на
ознакомление
• Документы, которые не
были еще открыты имеют
пометку «New»
Работа с документом:
Связки с
документом
Меню действий с
документом
Резолюция
руководителя
Дополнительные
операции
Аудио и графические
комментарии
Закладки,
комментарии
Информация о
документе
Аннотации к
документу
Прикрепленные
файлы
Поиск по
документу
Однократное
нажатие на
документ включает
режим чтения
Свайп вправо или
влево для
переключения
между файлами
Добавление аннотаций к документу:
• Добавление
аннотации
к
документам осуществляется
при помощи панели, на
которой
расположены
следующие
функции:
выделение текста, внесение
заметок,
добавление
изображений,
рисование,
штампы, подписи, закладки и
т.д.
Работа с поручением:
Выбор
исполнителя
осуществляется
из
списка. Ответственный
исполнитель
отмечается знаком
Установка
срока
исполнения
поручения.
Осуществляется
прокруткой барабана.
Выбор
категории
поручения
осуществляется
из
списка.
Ввод текста поручения:
Печатный
Открывается
умолчанию.
ввод.
по
Голосовой набор.
Включается
нажатием
на
кнопку.
Выбор текста из
списка шаблонов.
Включается
нажатием
на
кнопку.
Работа с поручением, ввод текста:
• При работе с проектом
документа поступившем на
визирование/подпись,
необходимо
указать
результат рассмотреть и при
необходимости внести свой
комментарий.
Внесение аудио и графических комментариев:
• При помощи панели записи
аудио, Вы можете записать
аудио
резолюцию
для
помощника.
Аудио
файл
прикрепляется автоматически к
документу
• При помощи панели рисования
Вы
можете
написать
комментарий к поручению.
Меню действий с документом:
• Когда работа с документом
закончена,
необходимо
отправить документ обратно в
систему, нажав кнопку В работу
• Если документ поступил на
ознакомление и он не требует
вынесения резолюции, то его
можно отправит в папку Архив,
нажав
соответствующую
кнопку.
• Так же вы можете просто
закрыть документ и отложить
работу с документом на потом.
Работа со списком документов:
• Быстро искать нужные документы
(из тех документов, что уже были
получены
руководителем
в
подсистеме) Вы можете, нажав на
строку поиска вверху списка и
введя ключевую информацию для
поиска.
• Чтобы удалить документ из
списка, сделайте свайп влево,
появится
кнопка
удаления
документа. Документ удалится из
подсистемы без возможности его
восстановления. Но документ
может быть повторно отправлен
из СЭДД «Дело».
Настройка приложения
«Портфель руководителя»
Настройка приложения:
• Для того, чтобы открыть настройки
приложения,
необходимо
нажать
одновременно двумя пальцами на
логотип компании.
• На свое усмотрение Вы можете
редактировать
следующие
настройки: загрузка данных,
интерфейс, речь, напоминания,
удалять архивные документы,
защита
паролем.
Редактирование
других
настроек не рекомендуется.
Настройка приложения:
• Загрузка данных – позволяет выбрать способ
загрузки новых документов на устройство:
при запуске программы (при активации),
вручную или по таймеру;
• Интерфейс
–
позволяет
настроить
отображение некоторых элементов и функций
приложения;
• Речь – позволяет настроить голос, который
будет воспроизводится устройством;
• Напоминания – позволяет настроить время,
за которое будут выдаваться уведомления об
истечении срока рассмотрения проектов
документов.
• Защита паролем - Вы можете защитить свои
документы установкой личного пароля на
вход в программу. Так же документы могут
быть автоматически удалены с устройства
после трёх неверных ввода пароль.
Настройка интерфейса:
Использовать папки
• позволяет
настраивать
группировки
документов по папкам: по статусу, по виду, на
основе данных сервера (личные папки,
рубрикатор):
• по статусу – документы будут группировать
по следующим папкам:
• Входящие – новые поступившие документы.
• В работе – документы, с которыми было
произведено какое-то действие, но не была
применена операция «Отправки».
• Исходящие – документы, которые были
подготовлены и отправлены пользователем
системы, но еще не были доставлены в
серверную часть системы по причине
недоступности интернет соединения.
• Архив – документы, отправленные в систему
электронного документооборота организации.
Настройка интерфейса:
Использовать папки
• по типу – документы будут группировать по
следующим папкам:
• Ознакомление – документы, поступившие на
ознакомление;
• Проект резолюции – документы, в которым
помощником были подготовлены проекты
резолюций;
• На ознакомление – проекты документов,
которые поступили на визирование;
• На подпись - проекты документов, которые
поступили на утверждение;
• Архив – документы, отправленные в систему
электронного документооборота организации.
Настройка интерфейса:
Использовать папки
• с сервера – позволяет использовать
функционал
личных
папок
или
рубрикатора
для
распределения
документов по задачам.
• Рубрикатор – документы сортируются
по заранее настроенным рубрикам.
• Папки – документы сортируются по
заранее настроенным Личным папкам.
Настройка интерфейса:
• Использовать инициативные –
позволяет
руководителю
создавать
инициативные
резолюции, не относящиеся к
какому-либо документу;
• Наклейка
на
значке
отображение
количества
входящих или непрочитанных
документов
на
значке
программы;
• Аудио
комментарий
–
позволяет
добавлять
аудио
комментарий к поручению.
Настройка интерфейса:
• Графический комментарий –
позволяет добавлять рукописные
комментарии к поручению.
• Аннотации
–
позволяет
редактировать
файлы
в
документах;
• Поворот страниц – позволяет
руководителю
поворачивать
выбранные страницы;
• Дополнительные операции –
позволяет печатать и отправлять
файлы по e-mail.
Требования к аппаратному обеспечению.
Для приложения «Портфель Руководителя» требуется:
iPad2/ iPad3/ iPad4/ iPad mini/ iPhone4s/ iPhone5/ iPhone5s/ iPhone5c c
iOS 6.0 и выше.
Серверная часть СЭД «Дело» версии 11, 12, 13
Требования к формату электронных
документов.
Электронные документы поступают в приложение «Портфель
руководителя» в виде сообщения с вложенными файлами.
Поддерживаются электронные образы документы следующих
текстовых и графических форматов: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .txt
(кодировка Юникод, UTF-8, UTF-16), .png, .tif, .jpg, .wav.
Все документы отображаются в виде pdf файлов. Конвертация
может проводиться как на стороне сервера (дополнительно службой
конвертации) так и на стороне клиента.
Спасибо за внимание!
г. Ставрополь, ул. 1-ая Промышленная, 3А
телефон/факс: (8652), 566-811, 566-822, 566-833,
WWW.BIZ-IT.RU