Организация документооборота по ДПО в системе электронного документооборота Дядиченко Олег Викторович
реклама
Организация документооборота по ДПО в системе электронного документооборота Дядиченко Олег Викторович Начальник управления делами Чл.-кор. АИО, Член Гильдии Управляющих документацией, канд. социол. наук +7(863)-263-86-09 dov@sfedu.ru 15 декабря 2009 года Система электронного документооборота Международная консалтинговая компания IDC определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems) следующим образом: «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных». На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Основу автоматизированной системы управления документами и бизнес-процессами в Южном федеральной университете составила системы электронного документооборота DocsVision. Система позволяет обеспечить автоматизацию основных контуров документооборота, включая создание электронного архива документов, автоматизированной системы делопроизводственных процедур и контроля исполнительской дисциплины, а также же системы управления бизнес-процессами. Почему DocsVision ? По итогам 2007 года система DocsVision имело наибольшее число внедрений в своём классе (системы управления электронным документооборотом) – по данным компании DSS Consulting, Санкт-Петербург, 2008. DocsVision – новый лидер российских систем документооборота и составляет серьезную конкуренцию мировым лидерам в России. За 2008 год более 200 предприятий внедрили у себя систему на общее количество более 15 000 рабочих мест. ВУЗы России, в которых успешно применяется DocsVision: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ) НОУ «Современная гуманитарная кадемия»,Москва Петербургский государственный университет путей сообщения (ПГУПС, ранее ИИЖТ) Международный Университет Бизнеса и Новых Технологий, Москва Самарский государственный университет путей сообщения РФ, Самара Система электронного документооборота DocsVision Московский Государственный медикостоматологический университет (МГМСУ), Москва Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан, Астана Московский государственный институт электронной техники (МИЭТ), Москва Алтайский Государственный Технический Университет им. И. И. Ползунова (АлтГТУ), Барнаул Система электронного документооборота DocsVision ГОУ ВПО ММА им. И.М. Сеченова Росздрава (ГОУ высшего профессионального образования Московская медицинская академия имени И.М.Сеченова Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию), Москва Архангельский государственный технический университет (ГОУ ВПО АГТУ) Московский государственный строительный Университет (МГСУ) Сегодня на программной платформе DocsVision работают такие организации, как: • Министерство экономического развития и торговли России • Министерство Промышленности и Энергетики РФ • Высший Арбитражный Суд Российской Федерации • «СеверСтальМашТяжМаш» • Владивостокский Морской Торговый Порт • Академия Государственной службы при Президенте Казахстана • Управление Октябрьской ЖД • Филиал ОАО «ФСК ЕЭС» Магистральные электрические сети Урала • Объединенные машиностроительные заводы - Горное оборудование и технологии (Группа Уралмаш-Ижора) • Капитал Групп • Пиво-безалкогольный комбинат «Славутич» (Украина) и другие крупные организации. Система DocsVision обеспечивает автоматизацию всех стандартных функций делопроизводства согласно: ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Федеральной архивной службы России № 68 от 26.12.2000 г.). Система DocsVision обеспечивает выполнение следующих технических требований по организации хранения и доступа к документам: • Хранение регистрационной карточки документа; • Хранение файлов документов, ассоциированных с карточкой; • Настройка иерархической структуры хранения документов (папок); • Разграничение прав доступа на уровне иерархии хранения документов; • Разграничение прав доступа к отдельному документу, • Электронная подпись и шифрование документов с использованием сертифицированных средств криптозащиты; • Формирование для каждого типа карточек документов произвольного набора атрибутов в т.ч. связанных со справочниками системы и обязательными к заполнению; • Автоматическая синхронизация атрибутов карточек со свойствами файлов Microsoft Office; • Установление ссылочных связей между документами; • Возможность создавать табличные разделы карточек документов; • Возможность хранения документов большого размера на внешних носителях; • Автоматическое и ручное управление версиями документов. Краткая информация о действующем решении на платформе DocsVision Общая структура DocsVision и интерфейс карточки внутреннего документа Ускорение поиска документов и информации по различным параметрам Удобные инструменты контроля и анализа исполнительской дисциплины Постановка задач и контроль их исполнения Автоматизирован процесс согласования технических заданий для управления закупок Cогласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа. Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. При внутреннем согласовании (или визировании) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Когда проект документа согласован, он передается на подписание Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях – после утверждения) проект документа становится документом. Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий: – во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству; – во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида; – в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа). Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель. По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы? В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативноправовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД. Визирование проектов писем Итак, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) письмо относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. А требования к оформлению реквизитов таких документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-20034. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3.24. ...Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Соответственно, на подлиннике письма – отправляемом экземпляре письма – не содержится никаких виз согласования, и из-за их отсутствия данный экземпляр не теряет своей юридической силы. Значит, реквизит «виза согласования документа» не влияет на юридическую силу письма и необходим руководителю внутри организации-автора для принятия решения о подписании данного документа. Руководитель просто принимает к сведению мнения своих подчиненных и может даже проигнорировать их. Например, юрист может высказать мнение о недопустимости подписания документа в таком виде, а маркетолог, наоборот, будет на этом настаивать. И только наличие подписи руководителя (а не виз др. должностных лиц) будет придавать юридическую силу подписанному документу. Визирование проектов приказов и распоряжений Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. Единоначалие – подход в управлении, согласно которому руководитель лично принимает окончательное решение и несет за него персональную ответственность. Опять же визы в приказах и распоряжениях по основной деятельности помогают руководителю принять окончательное решение, и порядок визирования проектов этих документов устанавливается во внутренних документах организации Визирование проектов договоров Если обратиться к положениям статьи 160 Гражданского кодекса РФ, то мы увидим, что «сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами». Т.е. речь идет о необходимости подписания документа, но закон не требует проведения процедуры его согласования внутри организации. Конечно, стороны, заключающие сделку, могут проявить творчество и договориться о какой-то эксклюзивной процедуре разработки и подписания документа, в которую, в принципе, может быть включена необходимость одобрения сделки определенным лицом. Но подчеркнем – это уже будет не требование закона, а инициатива сторон. Особенности согласования в СЭД Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе. Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации. Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги, если: – законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа; – СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями); – СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями); – СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз). Электронное согласование в госструктурах Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 No 477. Объясним почему: хотя в названии этого нормативного документа сказано, что правила касаются только федеральных органов исполнительной власти, существует еще один нормативный документ (Закон от 27.07.2006 г. No 149-ФЗ), который расширяет зону их действия: Пункт 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 г. No 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Так вот, в этих новых Правилах делопроизводства черным по белому написано, что для подписания электронных документов ЭЦП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭД эту ЭЦП могут заменить иные способы подтверждения действий с документами: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 No 477 38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. 39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Итак, Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭЦП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами. Соответственно, если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (которые должен утвердить Росархив до 01.01.2010) не будет конкретизировано данное положение, то федеральный орган исполнительной власти в своей инструкции по делопроизводству самостоятельно сможет прописать процедуру согласования проектов документов в СЭД и способ подтверждения действий пользователей, а затем представить данный документ на согласование Росархиву. Один из способов подтверждения действий пользователей уже был назван нами выше – это протоколирование, т.е. запись всех действий в системный журнал. При этом могут протоколироваться как непосредственно действия пользователей с проектом документа, так и действия по изменению прав пользователей СЭД. Чтобы легче было проверить действия пользователей на основе записей протокола (системного журнала), могут быть разработаны отчеты, которые будут наглядно показывать, какой пользователь за какое должностное лицо какую визу ввел и когда он это сделал. Если сама СЭД защищена от несанкционированного проникновения и искажения хранимой информации, то и данные о действиях ее пользователей, содержащихся в системном журнале, тоже достоверны, даже без использования ЭЦП. КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ Автоматизированный процесс согласования Согласование — это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Поскольку согласование является достаточно распространенным бизнес-процессом в любой организации, для его автоматизации в приложении «Делопроизводство» предусмотрена специальная карточка, которая так и называется — карточка согласования, где производится описание всех параметров согласования. Запуск процесса согласования осуществляется активизацией карточки согласования, при этом система автоматически создает бизнес-процесс в соответствии с указанными пользователем параметрами и в дальнейшем рассылка заданий согласующим лицам и другим участникам согласования производится также автоматически. В автоматическом процессе согласования участвуют: инициатор — должностное лицо, определившее необходимость согласования документа (документов); регистратор — сотрудник, создающий карточку согласования и указывающий все необходимые сведения: документ(ы), предназначенный к согласованию; список согласующих лиц; сроки согласования и др.; согласующее лицо (лица) или его заместитель (заместители) — должностное лицо, которое должно ознакомиться с документом (документами), предназначенным к согласованию, и высказать свое мнение; ответственное лицо — сотрудник, осуществляющий (в случае необходимости) общий контроль над процессом и подводящий итоги согласования. Один и тот же сотрудник может одновременно исполнять несколько функций, например, регистратора и ответственного лица; кроме того, один и тот же сотрудник может являться заместителем сразу нескольких согласующих лиц. Если в результате согласования участники не смогли выработать единого мнения, может быть проведено повторное согласование при обновленных (вероятно, но не обязательно) параметрах — измененном списке участников и новых версиях документов, предназначенных к согласованию. Схема процесса согласования Автоматизированный процесс согласования состоит из следующих этапов: подготовка — этап создания карточки согласования; согласование — ознакомление согласующих лиц с содержанием документа (документов) и высказывание своего мнения; контроль — проверка ответственным лицом работы согласующих лиц (не обязательный этап; включается в процесс в зависимости от его параметров); консолидация — формирование содержания документов в соответствии с замечаниями согласующих лиц, после которого принимается решение, считать ли итоги согласования удовлетворительными, или же следует повторить процесс с учетом результатов. После консолидации и при ее успешном результате согласование считается завершенным, в противном случае процесс возвращается, в зависимости от его параметров, на стадию подготовки или согласования. На этапе подготовки регистратором создается карточка согласования, причем это может делаться как непосредственно из Навигатора, так и из карточки документа, предназначенного к согласованию. Следует отметить, что последнее возможно только для документов тех видов, в карточках которых присутствует специальная вкладка — Согласование, наличие или отсутствие которой для каждого вида документа определяется в справочнике типов. На этапе подготовки регистратор определяет все параметры согласования, а именно: список согласуемых документов; список согласующих лиц и их заместителей; сроки согласования; порядок рассылки заданий участникам — параллельный (все согласующие лица одновременно получат задания по согласованию документов), последовательный (задание на согласование направляется сотруднику, стоящему первым в списке согласующих лиц; следующий по списку сотрудник получит задание только после того, как предыдущий завершит работу) или смешанный (по сложной схеме); ответственное лицо — сотрудник, подводящий итоги согласования; некоторые другие настройки, которые будут подробно описаны при рассмотрении карточки согласования. На этапе согласования каждый из согласующих получает задание по согласованию документов; очередность получения ими заданий зависит от установленного регистратором порядка рассылки заданий по согласованию — параллельный (все согласующие лица получают задания одновременно), последовательный (согласующие лица получают задания в соответствии со своей очередностью в списке и только после завершения задания предыдущим согласующим лицом) или по смешанной схеме. Смешанная схема рассылки строится на основе блоков, задания которым рассылаются последовательно или параллельно, в зависимости от выбранной схемы, а внутри каждого блока может быть применен любой тип рассылки. Блок может включать в себя как нескольких согласующих лиц, так и одного согласующего. После получения задания согласующее лицо должно ознакомиться с текущими версиями документов, предназначенных к согласованию, и сделать определенное заключение: одобряет ли он текст документа в имеющейся редакции (выбрать вариант Согласовано ); требует ли документ, по его мнению, существенной доработки и исправлений (выбрать вариант Не согласовано ) или же в целом документ его устраивает, однако при условии внесения некоторых изменений в текст (указать вариант Согласовано с замечаниями). В зависимости от указанных в карточке согласования параметров все замечания должны быть высказаны в самом тексте документа или в отдельном файле замечаний. Если в карточке согласования при подготовке был поставлен флажок Ответственное лицо контролирует работу каждого из согласующих лиц (возможно только при их последовательной работе), то в автоматизированном процессе согласования возникает дополнительный этап контроля. При этом после завершения задания каждым из согласующих ответственное лицо получает задание на просмотр результатов, имея возможность согласиться с итогами работы или вернуть задание на доработку и пересмотр. Завершает согласование этап консолидации, на котором ответственное лицо готовит по каждому из предназначенных к согласованию документов результирующий документ, учитывая все замечания, высказанные согласующими лицами. По окончании консолидации ответственное лицо принимает решение о завершении согласования или же, в случае необходимости, о необходимости еще одного его цикла. Новый цикл согласования может быть запущен сразу же, без внесения в карточку каких-либо изменений, или же после ее некоторого редактирования, например, изменения списка согласующих лиц или исключения документов, согласованных во время первого цикла. Участники процесса согласования и выполняемые ими действия Как уже было сказано, в автоматическом процессе согласования участвуют: инициатор — должностное лицо, установившее необходимость согласования документа (документов); впрочем, его прямое участие в автоматизированном процессе согласования может этим и ограничиваться; регистратор — сотрудник, регистрирующий карточку согласования и указывающий все необходимые сведения: документ(ы), предназначенные к согласованию; список согласующих лиц; сроки согласования и др.; согласующее лицо (лица) или его заместитель — должностное лицо, которое должно ознакомиться с документом (документами), предназначенным к согласованию, и высказать свое мнение о его содержании; ответственное лицо — сотрудник, осуществляющий общий контроль над процессом (в случае необходимости) и подводящий итоги согласования. Один и тот же сотрудник может одновременно исполнять функции, например, регистратора и ответственного лица; кроме того, один и тот же сотрудник может являться заместителем сразу нескольких согласующих лиц. Далее приводится описание функций, выполняемых каждым из участников согласования: Инициатор: устанавливает необходимость проведения согласования; предоставляет регистратору нуждающиеся в согласовании документы и другие сведения, необходимые для их согласования. Регистратор: создает карточку согласования, указывает все его параметры и активизирует карточку согласования; если предусмотрено участие регистратора в изменении параметров карточки согласования перед началом дополнительного цикла (в случае его необходимости; флажок Уведомление заданием), то после завершения консолидации он получает задание на редактирование карточки согласования, вносит в нее необходимые изменения и инициирует повторный цикл согласования; если при подготовке карточки согласования было указано уведомить регистратора о завершении консолидации сообщением (флажок Уведомление сообщением), то он получит уведомление о завершении консолидации, однако процесс далее будет происходить без его участия вне зависимости от его результатов (завершение согласования или переход к его повторному циклу). Согласующее лицо: изучает документы, предназначенные к согласованию, и указывает свои замечания, делая это, в зависимости от указанных регистратором параметров согласования, в самом документе (вернее, в копии документа, создаваемой для каждого согласующего лица) или в отдельном файле; указывает статус согласования для каждого документа: Согласовано, если он готов утвердить документ в существующей редакции; Не согласовано, если документ, по его мнению, требует существенной доработки; Согласовано с замечаниями, если он готов принять документ при условии внесения в него небольших изменений. Ответственное лицо : осуществляет контроль работы каждого из согласующих лиц, принимая результаты или возвращая их на доработку (функция требует выполнения только при определенных условиях, см. далее); выполняет консолидацию документов, формируя по каждому из согласуемых документов его итоговую версию; завершает согласование или, при необходимости запускает очередной цикл согласования. В процессе согласования его состояние может принимать следующие значения: -1 — Ошибка; 0 — К ознакомлению; 1 — Ознакомлен; 2 — К исполнению; 3 — В работе; 4 — Исполнено; 5 — Не начато; 6 — Отложено; 7 — Отозвано; 8 — Отозвано/отказано; 9 — На контроль; 10 — На контроль отказа; 11 — Контроль; 12 — Контроль отказа. Создание и редактирование карточки согласования Как уже было сказано выше, карточку согласования создает регистратор из Навигатора или из карточки документа; в последнем случае в карточке документа должна быть вкладка Согласования. При создании карточка согласования содержит четыре вкладки : Основная, Права и настройки, История и комментарии, Документы и ссылки. В следующей секции в поле Участники согласования указываются ответственное лицо, список согласующих лиц, а также их возможных заместителей, для чего могут использоваться команды контекстного меню данного поля или опции кнопки Удалить, расположенной рядом с полем или на панели инструментов карточки. Если выбрано последовательное согласование (соседнее поле Тип рассылки), то следует обратить внимание на порядок следования согласующих лиц, поскольку от этого зависит очередность получения ими заданий по согласованию документов. Согласующие лица и ответственное лицо помечаются разными значками: и соответственно; строка с записью ответственного лица располагается в конце списка. Помимо отдельного сотрудника в качестве исполнителя могут указываться подразделение, группа или роль. Такой выбор подразумевает, что задание на согласование получит каждый из сотрудников организации (членов группы или исполнителей роли), однако выполнить его должен только один из них. Вследствие этого после того, как один из сотрудников возьмет задание в работу, задания остальных будут отозваны. Вкладка История и комментарии Следующая вкладка карточки согласования История и комментарии состоит из трех секций. Первая секция История согласования при подготовке карточки пуста и недоступна для редактирования; после активизации карточки в ней будет отображаться информация о ходе согласования. Все возражения и пожелания, высказанные на предыдущих циклах каждым из согласующих лиц по каждому из согласуемых документов будут отображаться в следующей секции Замечания; для просмотра замечаний нужно выделить документ в списке поля История согласования. Последняя секция — Комментарии — доступна в любой момент (от этапа редактирования до завершения процесса) для добавления комментариев; при этом помимо текста в секции фиксируется цикл, на котором сделан комментарий, его автор и дата, когда он был создан. Настройки уведомления. В поле Событие из раскрывающегося списка выбирается событие, при наступлении которого будет отослано нестандартное уведомление. Возможна настройка уведомлений при событиях: неактивный исполнитель; факт делегирования; начало исполнения подчиненной задачи; отзыв задания; завершение задания согласования; завершение задания контроля; согласующим лицом приняты все документы; согласующим лицом не принята часть документов; начало консолидации; завершение консолидации; назначение ответственного лица. В поле Тип сотрудника из раскрывающегося списка выбирается участник исполнения задачи, получающий настраиваемое уведомление. Нестандартное сообщение могут получить: регистратор; инициатор; согласующее лицо; ответственное лицо. Активизация карточки согласования Заполнив все обязательные поля, регистратор может активизировать карточку согласования нажатием кнопки Начать согласование . После этого ее обнаруживает постоянно действующий в системе бизнес-процесс, предназначенный для поиска активизированных карточек согласования, который создает экземпляр бизнес-процесса. Схема этого бизнес-процесса зависит от параметров карточки согласования, и в соответствии с ней производится отправка заданий согласующим и ответственному лицу. После активизации данные карточки, описывающие параметры процесса, становятся недоступными для редактирования (изменения списка согласующих лиц, добавления или удаления документов и т. п.); изменить параметры можно будет только при переходе к повторному циклу согласования, когда карточка будет доступна в режиме редактирования. Если не заполнены все обязательные поля, процесс согласования не будет активизирован, а пользователь получит соответствующее предупреждение. Работа согласующего лица с карточкой согласования Согласующее лицо может открыть для работы карточку согласования в режиме согласования либо выбрав в контекстном меню пришедшего ему задания пункт Открыть, либо дважды щелкнув левой клавишей мыши по ярлыку задания. Открываемая согласующим лицом карточка согласования содержит вкладки Согласование, История и комментарии и Документы и ссылки. Кроме того, в карточке имеются стандартные кнопки, предназначенные для работы с заданиями: В работу и Завершить. Завершить задание по согласованию можно только после присвоения статуса каждому документу, в противном случае пользователь получает сообщение о невозможности завершения задания. На вкладке Согласование в секции Содержание расположен текст задания по согласованию документов, автор согласования, основной исполнитель и состояние его задания. В качестве автора задания выступает сотрудник, указанный при создании карточки в поле Инициатор, или же, если это поле оставлено не заполненным, в поле Регистратор. В журнале карточки, открытой на этапе согласования согласующим лицом, отображается состояние его задания, включая статусы, присвоенные им каждому из документов, а также местонахождение замечаний. Кроме того, согласующее лицо может просмотреть документы по каждому циклу, а также, при наличии соответствующих прав (определенных для него при создании карточки согласования), — замечания, сделанные другими согласующими лицами. Кроме того, согласующее лицо может открывать согласуемые документы для просмотра и редактирования, а также изменять их статус (Согласовано, Не согласовано, Согласовано с замечаниями) путем установки флажков в таблице или при помощи кнопок панели инструментов или соответствующих пунктов контекстного меню. Перенаправить задание заместителю согласующее лицо может, нажав кнопку Делегировать задание на панели инструментов карточки согласования. В качестве заместителя могут выступать либо сотрудник, указанный как заместитель в карточке согласования, либо постоянный заместитель, указанный в справочнике сотрудника. Согласующее лицо, не имеющее заместителей, нажав кнопку Делегировать задание получит сообщение системы «Нет доступных делегатов». Работа ответственного лица с карточкой согласования Ответственному лицу задание по согласованию приходит в режиме консолидация\редактирование. Карточка, открытая на этапе согласования ответственным лицом, несколько отличается от открытой участником согласования: помимо кнопок В работу и Завершить в ней имеется кнопка Новый цикл (активизируется только после завершения этапа консолидации, описанного далее), а в журнале отображается информация обо всех циклах согласования по всем согласующим лицам и документам, а также итоговые версии всех документов после каждого цикла. Формирование итоговых документов (консолидация) В качестве консолидатора согласования могут выступать ответственное лицо или, в случае необходимости, регистратор согласования. Этап консолидации начинается сразу после завершения всеми участниками заданий по прочтению документов и оценке их содержания или, если ответственный получает задание одновременно с согласующими лицами, определяется ответственным лицом, которое завершает согласование нажатием на панели инструментов кнопки Начать консолидацию в любой момент, не дожидаясь завершения всех заданий и присвоения всем документам определенного статуса. В последнем случае всем документам, не имеющим статуса к началу консолидации, присваивается статус Не согласовано. Перед описанием заданий согласующих лиц, не исполненных к началу этапа консолидации, вписывается фраза Согласование переведено в режим консолидации; после завершения консолидации ярлыки таких заданий удаляются. При создании итогового (результирующего) документа возможны следующие варианты: итоговым (результирующим) можно объявить исходный документ или любой из документов, в который согласующим лицом были внесены изменения, выделив его и выбрав пункт меню Назначить итоговым документом; ответственное лицо может создать итоговый документ в файловой системе при помощи другого приложения, в этом случае его можно будет назначить итоговым при помощи команды Загрузить итоговый документ; просмотреть изменения, внесенные в документ всеми согласующими лицами можно при помощи команды Объединить изменения в итоговый документ: изменения будут внесены в исходный файл в виде удаленных элементов (перед сохранением документа их можно принять или удалить). Журнал операций Действия участников согласования с карточкой согласования отражаются в журнале операций, открывающемся при нажатии одноименной кнопки панели инструментов карточки. Данная кнопка доступна в карточках согласования инициатора, регистратора и ответственного исполнителя на любом этапе согласования. Окно журнала операций делится на две части: в верхней половине расположен собственно журнал, нижнюю занимают поля, содержащие более подробные сведения о каждой из операций. Журнал операций содержит сведения о дате обращения участника согласования к карточке; фамилии, имени и отчестве обратившегося; номере цикла согласования; описание действий, выполненных с карточкой согласования. После завершения согласования журнал операций содержит последовательность действий, совершенных всеми участниками в ходе согласования. Перечислим действия, фиксируемые в журнале операций: общие операции, связанные с карточкой: открытие (только если затем в карточку вносились изменения); сохранение; закрытие (только если в карточку вносились изменения); направление карточки на согласование, в том числе новый цикл; завершение согласования (с указанием статуса); операции, выполняемые в режиме подготовки: добавление согласуемых документов (при этом в журнале отображается путь к файлу документа); операции, выполняемые в режиме согласования: изменение согласуемых документов; создание файла замечаний; загрузка файла замечаний из файловой системы (при этом в журнале отображается путь к файлу в файловой системе); отметка факта согласования; отметка факта несогласования; внесение замечаний в поле Замечания; добавление документов и ссылок; результат контроля (принял или отклонил ответственный исполнитель контролируемое задание); естественно, данная операция отражается в журнале только только если на этапе подготовки был установлен флажок Ответственный исполнитель контролирует работу каждого из согласующих лиц; операции, выполняемые в режиме редактирования: удаление файлов; операции, выполняемые в режиме консолидации: назначение документа итоговым (с указанием, какую именно версию назначили итоговой); объединение изменений; загрузка итогового документа из файловой системы (при этом в журнале отображается путь к файлу в файловой системе); просмотр файла замечаний; удаление итогового документа; подписание файла; изменение итогового документа. Спасибо за внимание! dov@sfedu.ru +7(863)-263-86-09 Дядиченко Олег В.
