Презентация к обучающему семинару на тему

Информационный семинар
2015 г.
1. Знакомство с требованиями
документированной
процедуры «Управление
записями» ;
2. подготовка к инспекционному
аудиту 2016 г;
3. снижение доли
несоответствий, выявляемых
при внутренних аудитах, в
части записей.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ГОСТ РВ 0015-002-2012 Система разработки и
постановки на производство военной техники;
Руководство по качеству;
Документированная
процедура
«Управление
записями»;
Карта процесса «Управление записями» (в рамках
процедуры «Управление записями»);
Положение о документационном обеспечении
управления;
Номенклатура дел ТГУ.
Все подразделения
и должностные
лица, входящие в
область
распространения
СМК ТГУ
ГОСТ ISO 9000-2011
Запись (record): документ, содержащий достигнутые результаты или
свидетельства осуществленной деятельности.
Примечания: Записи могут использоваться, например, для
документирования, прослеживаемости и свидетельства проведения
верификации (3.8.4), предупреждающих действий и корректирующих
действий.
Например





Журналы;
Отчеты;
Планы;
Протоколы;
Акты и т.д.
Документированная процедура «Управление записями», пр. №
4653 от 31.12.2014
Процедура управления
записями
устанавливает
единый порядок:
 создания (разработку) записей;
 идентификации записей;
 рассылки записей;
 хранения, защиты, восстановления
записей;
 изъятия и уничтожения записей.
Перечень записей подразделения/процесса должен быть
установлен
в
соответствующей
документации
подразделения/процесса. (Например, могут быть установлены: в
картах процесса, в инструкциях, номенклатуре дел, в приказах, в
распоряжениях и т.д. )
Перечень обязательных записей в соответствии с требованиями
стандарта ГОСТ РВ 0015-002-2012 определен в приложении А
документированной процедуры «Управление записями»!
Записи ведутся на основании установленных форм. Решение о ведении
записей и использовании той или иной формы принимает РСП с учетом
требований документов как внешнего (в том числе документов по
стандартизации ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012), так и
внутреннего происхождения.
Требования к форме записи и требования к ее содержанию могут быть
утверждены:
• внутренними
документами
ТГУ:
руководство
по
качеству,
документированные процедуры, положения, инструкции, порядки, правила,
приказы, распоряжения и т.д.;
• документами внешнего происхождения (например, унифицированные
формы).
Основные
предъявляемые
записей:
требования,
к
формам
 наглядность и четкость построения;
 унификация;
 исключение
дублирования
информации.
ВНИМАНИЕ!
Оформлять записи необходимо в строгом
соответствии с установленной формой, если в ходе
работы необходимо отклонение от формы, ее
необходимо утвердить как рекомендуемую, но только
в случае действительной необходимости!
Данные, занесенные в формы, не должны допускать неоднозначного
прочтения и должны быть понятны всем заинтересованным лицам. Информация
в записях должна быть четкой для обеспечения снятия качественных копий.
В случае отсутствия (невозможности получения) требуемых данных для
заполнения форм в соответствующих графах ставится прочерк.
Страницы записей должны быть пронумерованы, если страниц более
одной.
Подлинность и достоверность всех данных заверяется подписью с
расшифровкой фамилии лица, отвечающего за сбор и внесение в формы этих
данных. Достоверность и подлинность данных записей, ведущихся в электронном
виде, подтверждается путем ограничения доступа к данным видам записей
(установление парольной защиты к операционной системе, АИСУ, ограничение
доступа в помещение).
Сбор, регистрацию и обработку информации для записей осуществляет
ответственный за ведение данного вида записей. Ответственность за ведение
записей устанавливается в соответствующих организационных и
распорядительных документах.
Идентификация документов: присвоение документам
условного обозначения (идентификатора), установленного в
НД с целью их однозначной и четкой маркировки.
Записи, в зависимости от вида, могут содержать
следующие данные, предназначенные для их идентификации:
 наименование записи;
 фамилия, инициалы, должность, подпись должностных лиц,
создавших запись;
 дата заполнения/согласования/утверждения.
Кроме указанных данных записи должны содержать все
необходимые сведения, определенные формой, позволяющие
классифицировать и систематизировать их по заданному
признаку.
Защита записей обеспечивается путем соблюдения
условий хранения записей, а также ограничением доступа к
определенным видам записей.
В структурных подразделениях записи могут храниться на
бумажных и/или электронных носителях (в зависимости от
вида записей).
Обеспечение
сохранности
записей
обеспечивают
руководитель структурного подразделения (РСП) или
ответственные за делопроизводство в подразделении
(назначаются распоряжением РСП).
Срок хранения записей установлен в Номенклатуре дел
ТГУ.
Изъятие и уничтожение (действие в отношении
документации, предпринятое для предотвращения ее
использования в связи с ее заменой или окончанием срока
хранения) записей производится после окончания их срока
оперативного хранения (в соответствии с Номенклатурой дел
ТГУ) с последующим уничтожением или хранением как
устаревшего документа. Архивное хранение записей и их
уничтожение осуществляется согласно Положению о
документационном обеспечении управления ТГУ .
Материалы настоящего обучающего
семинара будут доступны по ссылке:
http://cnit.tltsu.ru/sites/site.php?s=117&m=3
9789
Все документированные процедуры,
карты процессов и иная документация СМК
ТГУ размещена по ссылке:
http://cnit.tltsu.ru/sites/site.php?s=117&m=5
1285
Вопрос: «Частота изменений некоторых
записей велика, надо ли каждую новую
версию хранить в бумажном виде, или же
можно хранить в электронном виде?»
Ответ: «Запись должна храниться в
таком виде и форме, как это предусмотрено
в документе, устанавливающем форму и вид
записи».

Спасибо за
внимание!