Концептуальная модель учетной системы для ИОГВ и казенных
реклама
КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ НА БАЗЕ ОЦО 31.10.2011 г. Содержание Раздел 1. Цели, задачи и принципы создания целевой учетной системы Стр. 3 Раздел 2. Распределение функций между ОЦО и объектами реформирования Стр.7 Раздел 3. Организационно-правовая форма ОЦО Стр.20 Раздел 4. Принципы формирования организационной структуры ОЦО Стр.22 Раздел 5. Подходы к определению месторасположения ОЦО Стр.26 Раздел 6. Подходы к формированию информационной системы ОЦО Стр.39 Раздел 7. Риски создания ОЦО и способы их снижения Стр.44 Раздел 8. Этапы создания ОЦО Стр.49 2 Раздел 1 Цели, задачи и принципы создания целевой учетной системы Каковы цели создания ОЦО? Какие задачи необходимо решить для достижения этих целей? Какие показатели будут характеризовать степень достижения целей? На каких принципах должна строиться целевая учетная система для достижения целей проекта? 3 Цели и задачи создания целевой учетной системы Цель проекта: Создать профессиональный специализированный ОЦО для оказания услуг по выполнению учетных функций для ИОГВ, ГОВ и Казенных учреждений Цели создания ОЦО: Повысить качество выполнения учетных функций Повысить скорость выполнения учетных функций Сократить затраты на ведение учета Повысить прозрачность учетных процессов Задачи создания ОЦО: Унифицировать и формализовать методические подходы и технологию ведения учета Унифицировать и формализовать документооборот Внедрить единые процедуры взаимодействия ОЦО с заказчиками услуг Разработать и внедрить механизмы контроля качества выполнения учетных функций Определить требования к оптимальному количественному и качественному составу персонала, обеспечить их выполнение Выбрать оптимальное месторасположение ОЦО Унифицировать и формализовать документооборот, сократить объем бумажного документооборота Внедрить единые процедуры взаимодействия ОЦО с заказчиками услуг Определить механизмы мотивации персонала на повышение интенсификации труда при обеспечении требуемого качества труда Оптимизировать структуру ИС ОЦО Сократить трудозатраты на выполнение учетных функций Оптимизировать численность персонала ОЦО Сократить потребность в услугах по приобретению и сопровождению программных комплексов Сократить количество и площадь занимаемых помещений Оптимизировать потребление прочих материально-технических ресурсов и услуг в рамках ведения административнохозяйственной деятельности Унифицировать и стандартизировать методологию и технологию ведения учета Стандартизировать документооборот между ОР и ОЦО Унифицировать инструменты обработки информации и формирования отчетности (ПО) Разработать и внедрить механизмы контроля качества выполнения учетных функций Разработать и внедрить механизмы аудита бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности 4 Целевые показатели эффективности внедрения ОЦО Сейчас Дек.2011 КАЧЕСТВО ОПЕРАТИВНОСТЬ Количество обоснованных претензий внешних контролирующих и инспектирующих органов в связи с некорректным содержанием отчетов (включая КРУ, КРП) Данные будут запрошены у МФ План Июнь 2012 Прогноз Июнь2013 Непревышение текущего уровня 10% Количество обоснованных претензий заказчиков к качеству работы ОЦО в месяц - 0 0 Количество случаев нарушения ОЦО установленных сроков выполнения учетных функций - 0 0 Количество случаев нарушения ОЦО сроков подготовки отчетности, повлекших за собой претензии внешних контролирующих и инспектирующих органов , штрафы, пенни Нет данных Непревышение текущего уровня 10% Текущие затраты на ведение учетных функций (смета ОЦО), год ≈170 млн. Непревышение текущего уровня 10% ЭФФЕКТИВНОСТЬ Соотношение затрат на ведение учетных функций (смета ОЦО) к общему количеству проводок (сколько стоит 1 проводка) Нет данных Обеспеченность нормативно-регламентной документацией 70% 10% 100% 20% 100% ПРОЗРАЧНОСТЬ Количество программных комплексов (включая модификации) в ОЦО, используемых для выполнения учетных функций Более 100 2 52 Принципы построения целевой учетной системы УНИФИКАЦИЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ Единая структура услуг, оказываемых заказчикам Единая методология и технология учета и формирования отчетности Единые процедуры взаимодействия ОЦО с заказчиками услуг Детальное документирование процессов, правил работы ОЦО и взаимодействия с Заказчиками Построение бизнес-модели ОЦО с ориентацией на цели и потребности Заказчиков Единые требования к оформлению первичных документов Внедрение механизмов оценки удовлетворенности клиентов качеством услуг Единая ИС Определение стандартов качества, контроль их выполнения Единая структура и содержание НСИ Четкие требования к персоналу, стандарты подготовки кадров Единые права и ответственность Заказчиков как потребителей услуг ОЦО КАЧЕСТВО ОРИЕНТАЦИЯ НА КЛИЕНТА Стимулирование заинтересованности персонала в повышении уровня удовлетворенности Заказчиков качеством оказываемых услуг Механизмы контроля качества услуг ОПЕРАТИВНОСТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЗРАЧНОСТЬ 6 Раздел 2 Распределение функций между ОЦО и объектами реформирования Какие функции целесообразно передать в ОЦО? Существуют ли законодательные и иные риски передачи каких-либо функций в ОЦО? Как распределяется ответственность между ОЦО и ОР в рамках оказания услуги? 7 2. Подход к определению состава функций для передачи в ОЦО Функции, выполняемые бухгалтериями ОР Функции, которые целесообразно передать в ОЦО Бюджетный учет Бюджетный учет Формирование налоговой и бюджетной отчетности Формирование налоговой и бюджетной отчетности Критерии отбора функций: Сметно-договорная работа Формирование сводной бюджетной отчетности Соответствие профилю деятельности ОЦО Отсутствие законодательных ограничений по передаче функций Сопровождение бюджетного процесса (организация оплат) Расчет заработной платы Управленческий учет и отчетность Целесообразность с точки зрения достижения целей проекта Сохранение нормального порядка функционирования объекта реформирования после передачи функции Сметно-договорная работа Формирование сводной бюджетной отчетности ? Сопровождение бюджетного процесса (организация оплат) Расчет заработной платы Управленческий учет и отчетность Кадровый учет Кадровый учет Материально-техническое обеспечение Материально-техническое обеспечение Работа с потребителями гос.услуг Работа с потребителями гос.услуг8 Плюсы и минусы передачи функции по организации оплат в рамках сопровождения бюджетного процесса ВАРИАНТ 1 Передача функций в ОЦО Возможность контроля за целевым использованием средств бюджета Отсутствие у лиц, принимающих решение о платежах оперативно решать вопросы в исключительных ситуациях Неконтролируемый объем работ по периодам, неравномерность загрузки – сложность оптимальной организации работ Увеличение сроков совершения платежей (минимум на 2 дня) Дублирование ОЦО функции Казначейства по проверки корректности документов Незначительный эффект от передачи функции при значительной нагрузке на ОЦО по ее выполнению и высоких рисках нарушения договорных обязательств ! ВАРИАНТ 2 Сохранение функций в ОР Наличие работающей схемы выполнения функции, обеспечивающей соблюдение требуемых сроков совершения платежей Осведомленность исполнителя функции о планируемом объеме платежей для обеспечения равномерности объемов выполнения функции по периодам Возможность лица, принимающего решение о платеже, оперативно взаимодействовать с исполнителем функции в плановых и исключительных ситуациях Наличие практики в некоторых ОР выполнения этой функции специалистами бухгалтерии. Необходимость определения нового исполнителя этой функции при передаче работников бухгалтерии в ОЦО. Сохранение нормального порядка выполнения функции Передача функции в ОЦО нецелесообразна с точки зрения достижения целей проекта 9 Объекты реформирования осуществляют функции бюджетного учета в качестве участников бюджетного процесса Роли объектов реформирования в бюджетном процессе определяются их назначением Роли объектов реформирования – участников проекта Государственные казенные учреждения ГОВ, ИОГВ ! Законодательством устанавливаются права и ограничения по передаче функций бюджетного учета в зависимости от роли объекта реформирования в бюджетном процессе Наименование объекта реформирования Управляют отраслью (системой) на уровне Пермского края Р о л и Выполняют гос. функции/ оказывают гос. услуги в Главный распорядитель бюджетных средств (ГРБС) Главный администратор доходов бюджета (ГАДБ) б ю д ж е т н о м Выполняют гос. функции/ оказывают гос. услуги п р о ц е с с е Распорядитель бюджетных средств (РБС) Распорядитель бюджетных средств (РБС) Получатель бюджетных средств (ПБС) Получатель бюджетных средств (ПБС) Администратор доходов бюджета (АДБ) Администратор доходов бюджета (АДБ) Главный распорядитель (распорядитель) бюджетных средств - распределяет бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств между подведомственными распорядителями и (или) получателями бюджетных средств. Получатель бюджетных средств - находится в ведении главного распорядителя бюджетных средств, принимает и (или) исполняет бюджетные обязательства от имени публично-правового образования за счет средств соответствующего бюджета. Администратор доходов бюджета – осуществляет контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты, начисление, учет, взыскание и принятие решений о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) платежей, пеней и штрафов по ним, являющихся доходами бюджетов бюджетной системы РФ Главный администратор доходов бюджета - имеет в своем ведении администраторов доходов бюджета и (или) является администратором доходов бюджета. Количество Всего Пилот Тираж Государственные органы власти 2 2 0 Администрация Губернатора ПК 1 1 0 Аппарат Правительства ПК 1 1 0 34 5 29 Министерства 17 4 13 Агентства 8 1 7 Инспекции 7 0 7 Комитеты и комиссии 2 0 2 122 0 122 ИОГВ Государственные казенные учреждения Пермского края 10 Законодательные права и ограничения по передаче функций бюджетного учета Из Законодательных актов РФ: ст. 162 Бюджетного Кодекса РФ: Получатель бюджетных средств имеет право передать ведение бюджетного учета на основании соглашения иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии). п. 5 Инструкции 157н: руководитель учреждения вправе ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством Российской Федерации по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии). В Бюджетном кодексе РФ право передачи функций по ведению бюджетного учета прямо предусмотрено только для получателей бюджетных средств В законодательных актах РФ отсутствует прямой запрет на передачу функций бюджетного учета ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ. ! На текущий момент функции бюджетного учета ГРБС, ГАДБ по ОР Пилота переданы в ОЦО РЕКОМЕНДАЦИИ КОНСУЛЬТАНТА В целях снижения законодательных рисков: 1. Обратиться в Министерство финансов РФ с официальным запросом о возможности передачи в ОЦО функций бюджетного учета ГРБС, РБС, АДБ, АДБ 2. В случае положительного ответа передать в ОЦО все функции по ведению бюджетного учета 3. В случае отрицательного ответа - вернуть функции бюджетного учета по ГРБС, ГАДБ в объекты реформирования 11 Варианты целевой модели распределения функций бюджетного учета ВАРИАНТ 1 ОЦО – центр бюджетного учета Получателей бюджетных средств О п и с а н и е ВАРИАНТ 2 ОЦО – центр бюджетного учета всех участников бюджетного процесса ц е л е в о й ОЦО оказывает услуги по ведению учета и формированию отчетности получателей бюджетных средств Государственные органы власти и ИОГВ самостоятельно ведут бюджетный учет и формируют отчетность в качестве ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ м о д е л и ОЦО оказывает услуги по ведению учета и формированию отчетности ПБС, ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ П р е и м у щ е с т в а и р и с к и Наличие законодательного разрешения на передачу функций Отсутствие явных законодательных разрешений на передачу функций бюджетного учета в части ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ Сложная схема распределения полномочий в ИС, усложнение процедур обмена и консолидации данных Достижение целей проекта в полном объеме У части ОР остается большой объем функций по бюджетному учету (в части осуществления полномочий ГРБС, РБС, ГАДБ) Недостижение целей проекта в части оптимизации численности, сокращения затрат, повышения прозрачности С п о с о б ы Внедрение единой информационной системы (в части бюджетного учета ПБС, ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ) с н и ж е н и я р и с к о в Получение официального разрешения на передачу функций бюджетного учета ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ в ОЦО 12 Состав услуг, которые ОЦО может оказывать объектам реформирования № Функция (услуга) Состав работ Результат оказания услуги Оценка целесообразности передачи в ОЦО Плюсы Минусы, риски Условия передачи услуги в ОЦО 1 Ведение бюджетного учета ПБС Регистрация первичной информации и документов в ИС Данные в ИС, зарегистрированные в соответствии с установленными правилами (совершенные операции) Сокращение затрат на ведение учета по ИОГВ, ГОВ Стандартизация учета Повышение прозрачности Сокращение трудоемкости Дополнительное время на передачу информации и документов (снижение оперативности учета) Недостижение эффекта оптимизации численности по Казенным предприятиям Наличие отраслевых особенностей в Казенных предприятиях Унификация процедур документооборота при взаимодействии с ОР Унификация правил и процедур учета Унификация ПО 2 Ведение бюджетного учета ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ Распределение лимитов бюджетных обязательств на лицевых счетах ГРБС Учет администрируемых поступлений в доход бюджета Пермского края Регистрация операций Данные в ИС, зарегистрированные в соответствии с установленными правилами (совершенные операции Полная передача учетных функций. Единый ответственный за изменение учетных данных в ИС Возможность формирования сводной отчетности в ОЦО В БК отсутствует прямое разрешение на передачу этой функции в централизованную бухгалтерию* Снятие юридических рисков передачи функций * Статьями 158 и 160.1 Бюджетного Кодекса РФ предусмотрено, что главный распорядитель бюджетных средств и главный администратор доходов бюджета формируют и представляют бюджетную отчетность, при этом передача полномочий по ведению учета данными статьями не предусмотрено. 13 Состав услуг, которые ОЦО может оказывать объектам реформирования № Функция (услуга) Состав работ Результат оказания услуги Оценка целесообразности передачи в ОЦО Плюсы Минусы, риски Условия передачи услуги в ОЦО 3 Подготовка налоговой и бюджетной отчетности по ОР Вывод отчетов из ИС на печать, в MS Excel, др. форматы Доработка в соответствии с требованиями (по необходимости) Налоговая отчетность по установленной форме Бюджетная отчетность по установленной форме Сокращение затрат на формирование отчетности Повышение качества отчетности Повышение прозрачности Сокращение трудоемкости - Передача функций бюджетного учета Унификация процедур документооборота при взаимодействии с ОР Унификация правил и процедур учета Унификация ПО Автоматизация процесса формирования отчетности 4 Управленчески й учет затрат ОР (по дополнительным аналитическим разрезам) Регистрация данных о расходах на соответствующих аналитических счетах информация о расходах ОР Данные в ИС, зарегистрированные в соответствии с установленными правилами (по соответствующим аналитикам) Регистрация данных управленческого и бухгалтерского учета в одном месте Вероятность возрастания объема услуг со временем (в связи с новыми потребностями ОР) Унификация процедур документооборота при взаимодействии с ОР Унификация правил и процедур учета Унификация ПО 14 Состав услуг, которые ОЦО может оказывать объектам реформирования № 5 Функция (услуга) Состав работ Сопровождение бюджетного процесса (в части организации оплат) Проверка документов на полноту и корректность Оформление заявок на оплату Передача документов в казначейство ! Результат оказания услуги Документы проверены на полноту и корректность, переданы в управление казначейского исполнения бюджета Минфина Пермского края Функцию нецелесообразно передавать в ОЦО Оценка целесообразности передачи в ОЦО Плюсы Возможность дополнительного централизованного контроля Минусы, риски Риски несвоевременного совершения платежей. Отсутствие единой процедуры для самостоятельных и подведомственных учреждений Дублирование функций по контролю полноты и корректности документов в ОЦО и Казначействе – для самостоятельных, в ОЦО, ГРБС и Министерстве финансов – для подведомственных Территориальная распределенность Казначейств Условия передачи услуги в ОЦО Решение вопроса , как обеспечить своевременную оплату в периоды существенного увеличения объемов платежей (конец бюджетного периода) 15 Состав услуг, которые ОЦО может оказывать объектам реформирования № Функция (услуга) Состав работ Результат оказания услуги Оценка целесообразности передачи в ОЦО 6 Расчет заработной платы работникам ОР Регистрация оснований для совершения начислений и удержаний Расчет з/п Ведомость на перечисление з/п Расчет налогов Отчетность по расчету з/п Расчетный лист Расчет налогов по з/п Повышение оперативности и качества расчетов – в долгосрочной перспективе Обеспечение единого подхода к расчетам з/п Наличие отраслевой специфики учета рабочего времени и расчета заработной платы в Казенных предприятиях Неравномерная распределение объема работ по периоду Унификация процедур документооборота при взаимодействии с ОР Унификация правил и процедур Унификация алгоритмов расчета Унификация ПО Разработка правил для случаев невозможности своевременной передачи в ОЦО документов-оснований для совершения начислений и удержаний 7 Выполнение разовых запросов объектов реформировани я Справки, отчеты разовой периодичности Отчеты, справки Централизация выдачи справок и отчетов Неконтролируемый объем оказания услуг (сложно оценить потребность в персонале) Снижение оперативности выдачи справки Автоматизация формирования типовых справок и отчетов Унификация процедур 8 Консультационн ое содействие в рамках отдельных мероприятий (проверках, инвентаризация х и пр..) Участие в ходе проверок, инвентаризаций. Подготовка ответов на конкретные вопросы, запросы Письменные и устные разъяснения Участие в совещаниях Повышение ответственности ОЦО за ведение учета и формирование отчетности Неконтролируемый объем оказания услуг (сложно оценить потребность в персонале) Регламентация процедур взаимодействия ОЦО и ОР в процессе оказания услуги Плюсы Минусы, риски Условия передачи услуги в ОЦО 16 Рекомендуемый перечень функций для передачи в ОЦО 1 Ведение бюджетного учета ПБС 2 Ведение бюджетного учета ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ 3 Подготовка налоговой и бюджетной отчетности по ОР 4 Управленческий учет ОР (по дополнительным аналитическим разрезам) 5 Расчет заработной платы 6 Консультационное содействие по вопросам бюджетного учета 7 Выполнение разовых запросов 17 Схема взаимодействия ОЦО с Заказчиками в рамках оказания услуг Информация, документы, необходимые для качественного оказания услуг в требуемые сроки Требования к качеству и срокам оказания услуг Заказчик Договор (соглашение) ОЦО Требования к составу, качеству и срокам предоставления информации и документов, необходимых для оказания услуг Ответственность Заказчика: Ответственность ОЦО: Своевременно предоставлять полную, достоверную информацию и документы в требуемом формате, Оказывать услуги в объеме и в сроки, согласованные с Заказчиком Своевременно уведомлять ОЦО об изменении потребности в услугах Согласовывать с ОЦО вопросы развития ИС в части ПО, связанного с выполнением услуг ОЦО Результаты оказания услуг Отчеты о результатах оказания услуг Соблюдать согласованные стандарты качества (методологию) оказания услуг Соблюдать требования законодательства в рамках оказания услуг 18 Раздел 3 Организационно-правовая форма ОЦО Какая организационно-правовая форма ОЦО допускается законодательством? Какая форма ОЦО наиболее целесообразна? 19 Варианты организационно-правовой формы ОЦО В соответствии со ст. 162 Бюджетного Кодекса РФ получатель бюджетных средств имеет право передать ведение бюджетного учета на основании соглашения иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии). Поэтому, ОЦО не может быть организован в форме негосударственного коммерческого учреждения. ! Целесообразно формировать ОЦО в форме Государственного бюджетного учреждения ВАРИАНТ 1. Подразделение в составе Аппарата Правительства (как сейчас) ВАРИАНТ 2. Государственное бюджетное учреждение Непрофильное подразделение в составе Аппарата правительства, не соответствующее назначению Аппарата Правительства Специализированная профессиональная компания Не может оказывать услуги на возмездной основе (не может заниматься коммерческой деятельностью) Может оказывать услуги на возмездной основе (может заниматься коммерческой деятельностью) Затраты и численность персонала относятся на Аппарат Правительства (раздувание штата и увеличение затрат Аппарата Правительства) Затраты и численность персонала относятся на специализированное учреждение Будет считаться государственной службой при расчете пенсии работникам ОЦО Не будет считаться государственной службой при расчете пенсии работникам ОЦО Доходов нет, сметное финансирование в рамках жесткого контроля целевого использования средств Доходы поступают в самостоятельное распоряжение и используются для достижения целей, ради которых создано учреждение 20 Раздел 4 Принципы формирования организационной структуры ОЦО Из каких функциональных блоков состоит организационная структура ОЦО? Каков подход к формированию структуры основного производственного блока ОЦО? 21 6. Организационно-функциональная структура ОЦО 6.1. Принципиальная структура ОЦО Структура 1 «Единый центр обслуживания» Один центр обслуживания Заказчики Несколько отраслевых ЦО в профильных ИОГВ ОЦО ИОГВ, ГОВ ИОГВ, ГОВ ИОГВ, (38) ГОВ (38) (38) Структура 2 «Отраслевые централизованные бухгалтерии» ККУ, ГКУ ИОГВ, ГОВ ИОГВ, (122) ГОВ (38) (38) Заказчики ИОГВ 1ЦОЦО 1 … ИОГВ NЦОЦО N КУ ИОГВ, ГОВ (38) (38) Отрасль 1 ИОГВ, ГОВ КУ ИОГВ, ГОВ (38) (38) Отрасль ИОГВ, N ГОВ Например. На базе Министерства здравоохранения создается Централизованная бухгалтерия, она обслуживает казенные учреждения здравоохранения Единая методология учета, единая информационная система Прозрачность учетных процессов Потенциал для сокращения затрат по выполнению учетных функций Потребность в координации деятельности нескольких ЦО Высокие совокупные затраты на содержание нескольких ЦО Необходимость обучение персонала в части отраслевой специфики Законодательные риски передачи функций ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ Учитывается отраслевая специфика Отсутствуют законодательные риски передачи функций ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ , т.к. Центры в составе ИОГВ непосредственно выступают в бюджетном процесс в роли ГРБС, РБС, ГАДБ, АДБ ! Создание Единого центра обслуживания в большей мере способствует достижению целей проекта. 22 6. Организационно-функциональная структура ОЦО 6.2 Организационная структура ОЦО при создании Единого центра обслуживания ОЦО Организационнофункциональные блоки Взаимодействие с клиентами Оказание услуг* Обеспечение деятельности ОЦО** Продвижение и продажа услуг** Ключевые задачи: Обеспечение оперативного взаимодействия ОЦО с Заказчиками по вопросам оказания услуг Обеспечение удовлетворенности Заказчиков уровнем сервиса ОЦО Оказание услуг требуемого качества в требуемые сроки Обеспечение функционирования ОЦО: Кадровое обеспечение Юридическое обеспечение ИТ-обеспечение АХО, Бух. учет и пр. Продвижение и реклама Поиск потенциальных клиентов Продажа услуг Принципы организации деятельности Внедрение методологии обслуживания (принцип «одного окна», закрепление персональной ответственности по конкретным объектам Изолированность специалистов блока от прямого общения с Заказчиками Процессная структура Специализация по видам (участкам) работ Взаимозаменяемость Приоритет аутсорсинга Должны уточняться после принятия решения о выходе ОЦО на коммерческий рынок услуг * Наполнение блока «Оказание услуг» будет определено в соответствии с согласованным перечнем услуг ОЦО ** Наполнение обеспечивающего блока зависит от организационно-правовой формы ОЦО 23 6. Организационно-функциональная структура ОЦО 6.3. Рекомендуемый подход к формированию организационно-функционального блока «Оказание услуг» Руководитель ОЦО Зам. руководителя ОЦО № 1 Отдел по расчетам с персоналом … Зам. руководителя ОЦО № n Блок «Взаимодействие с клиентами» Отдел по расчетам с дебиторами кредиторами Отдел по учету безналичных расчетов Работники отдела Работники отдела Работники отдела закрепленные за группой объектов № 1 закрепленные за группой объектов № 1 закрепленные за группой объектов № 1 … … Работники отдела Работники отдела Работники отдела закрепленные за группой объектов № n закрепленные за группой объектов № n закрепленные за группой объектов № n … … Блок «Оказание услуг» Зам. руководителя ОЦО закреплены за конкретными объектами, группами объектов. У них в функциональном подчинении находятся работники отделов. Работники (основной производст. персонал) распределены по отделам – по участкам учета. Внутри отделов закреплены за объектами. Административно подчиняются начальникам отделов, функционально в рамках закрепления по объектам - заместителям руководителя ОЦО 24 Раздел 5 Подходы к определению месторасположения ОЦО Где территориально должны находиться рабочие места ОЦО для обеспечения своевременного и качественного выполнения услуг? 25 Текущее распределение объектов реформирования по территориям Пермского края 2 2 2 6 1 3 1 2 Неравномерное количественное распределение объектов реформирования по территориям 33 ИОГВ и 4 ГОВ расположены в г.Перми, 1 ИОГВ – в г.Кудымкаре Только 20 Казенных предприятий из 122 расположены в г.Перми Места оформления первичных документов еще более территориально распределены и удалены от г.Перми и центральных офисов объектов реформирования 1 4 2 4 1 3 2 2 1 4 62 2 6 1 Значительная удаленность многих объектов реформирования от г.Перми (Красновишерск – 313 км, Гайны – 367 автотранспортного пути до г.Перми) 1 3 2 2 11 3 Значительная территориальная распределенность объектов реформирования 4 1 2 2 2 1 1 1 4 2 2 2 26 4 - количество объектов реформирования в районе Критерии выбора варианта территориального расположения ОЦО 1. Возможность качественного и своевременного оказания услуг Заказчикам Выбранный способ расположения ОЦО должен обеспечивать: требуемое качество и своевременность оказания услуг уровень оперативности взаимодействия ОЦО с Заказчиками, необходимый для качественного и своевременного оказания услуг, обеспечения удовлетворенности Заказчика уровнем сервиса 2. Обеспечение прозрачности и управляемости ОЦО Руководство ОЦО должно иметь возможность оперативно взаимодействовать со всеми подразделениями ОЦО, быть информированными о состоянии дел, иметь возможность оперативно ставить задачу, получать обратную связь, регулировать деятельность подразделений 3. Соответствие затрат достигаемым эффектам Затраты на содержание ОЦО должны быть адекватны эффектам, достигаемым за счет выбранной схемы расположения ОЦО 4. Сохранение квалифицированных кадров По-возможности необходимо сохранять квалифицированные кадры в регионах 5. Реализуемость решений на уровне ИС Выбранный способ месторасположения ОЦО должен быть реализуемым на уровне ИС, сопровождение решения не должно быть излишне трудоемким и затратным и обеспечивать высокий уровень надежности работы системы ! Выбранный вариант также должен обеспечивать сохранение целостности и управляемости системы при последовательной передаче в ОЦО учетных функций ОР 27 Варианты территориального расположения ОЦО № Характеристики Вариант 1 Вариант 2.1 Вариант 2.2. Вариант 3.1 Вариант 3.2 1 Территориальное расположение ОЦО Весь персонал ОЦО территориально расположен в г.Пермь 2 Место сбора информации от Заказчиков г.Пермь 3 Место выполнения учетных функций и формирования отчетности г.Пермь Центры территориальных объединений г.Пермь Территориальное представительство в районном центре г.Пермь 4 Способ передачи информации от Заказчика к месту учета Почтой (электронной, бумажной) либо автотранспортом от Заказчика в ОЦО Почтой (электронной, бумажной) либо автотранспортом от Заказчика в центр территориального объединения. Почтой (электронной, бумажной) либо автотранспортом от Заказчика в центр территориального объединения. Далее из центра территориального объединения в центральный офис ОЦО в г.Пермь. Почтой (электронной, бумажной) либо автотранспортом от Заказчика в территориальное представительство. Почтой (электронной, бумажной) либо автотранспортом от Заказчика в центр территориального объединения. Далее из центра территориального объединения в центральный офис ОЦО в г.Пермь. 5 Требования к ИС Единая ИС на уровне ОЦО Инструменты для формирования разовых выгрузок для переноса данных в другие системы Единая либо одинаковая ИС на уровне ОЦО Инструменты для формирования разовых выгрузок для переноса данных в другие системы Единая ИС на уровне ОЦО Инструменты для формирования разовых выгрузок для переноса данных в другие системы Единая либо одинаковая ИС на уровне ОЦО Инструменты для формирования разовых выгрузок для переноса данных в другие системы Единая ИС на уровне ОЦО Инструменты для формирования разовых выгрузок для переноса данных в другие системы 6 Количество объектов управления 1 12 (Центр.офис – 1, терр.представительсва – 11) 40 (Центр.офис – 1, терр.представительства – 39) 7 Количество уровней управления 1 2 2 Центральный офис – г.Пермь, удаленные центры территориальных объединений (рабочие места) в крупных городах (11 ед.) Центры территориальных объединений Центральный офис – г.Пермь, территориальные представительства (рабочие места) в каждом районном центре , где есть объекты реформирования – заказчики ОЦО (39 ед.) Территориальное представительство в районном центре 28 Варианты территориального расположения ОЦО Критерий Вариант 1 Вариант 2.1 Вариант 2.2. Вариант 3.1 Вариант 3.2 Передача первичной информации из ОР в г.Пермь, учет в г.Перми Сбор информации и учет в центрах территориальных объединений Сбор информации в центрах территориальных объединений, учет – в г.Перми Сбор информации и документов и учет – в районных центрах Сбор информации и документов – в районных центрах, учет – в г.Пермь Возможность качественного и своевременного оказания услуг Заказчикам Обеспечение прозрачности и управляемости ОЦО Соответствие затрат достигаемым эффектам Сохранение квалифицированных кадров Реализуемость решений на уровне ИС ! Целесообразно рассматривать варианты 1 и 2.1 как максимально соответствующие установленным критериям 29 Вариант 1. Передача первичной информации напрямую от объектов реформирования в г.Пермь, учет в г.Перми Организация работы: 2 2 Заказчики напрямую отправляют документы и информацию в ОЦО (г.Пермь). Все услуги ОЦО производятся в г.Перми. Информационная система: 4 Смешанный документооборот (там, где есть техническая возможность – обеспечен электронный обмен скан-образами первичных документов, в остальных случаях – бумажный документооборот). ОР может быть предоставлен удаленный доступ к данным ИС ОЦО. 1 2 6 1 3 1 2 11 2 Преимущества 1 3 4 2 4 1 3 2 2 3 2 1 4 62 6 1 Отсутствие промежуточных звеньев между источником информации и центром учета Возможность оперативной коммуникации внутри ОЦО Простая схема развертывания ИС Создание и сопровождение только одной ИС Недостатки: 2 2 1 2 Ограниченная оперативность передачи информации и документов к месту учета Потребность в персонале для сортировки документов в г.Перми Неравномерность объема входящих первичных документов в течение месяца Сокращение рабочих мест в регионах 2 1 1 1 4 2 2 2 30 4 - передача документов и информации - количество объектов реформирования в районе Вариант 2. Подход к формированию территориальных объединений Принципы формирования территориальных объединений: 2 2 1 6 1 4 3 Территориальная близость Наличие транспортной доступности до центра территориального объединения Наличие квалифицированных кадров Принципы выбора центра территориального объединения: 4 4 2 Наличие качественной интернет-связи Наличие автотранспортной дороги до г.Пермь Присутствие наибольшего количества Заказчиков № Территориальное объединение Кол-во ОР Центр 1 Чердынь, Красновишерск 66 Красновишерск 2 Гайны, Коса, Кочево, Юрла 66 Кочево 3 Соликамск, Березники, Александровск, Кизел, Губаха 13 13 Березники 4 Кудымкар, Юсьва 13 13 Кудымкар 6 Верещагино, Сива, Карагай, Очер, Большая Сосновая, Оханск, Нытва 13 13 Очер 7 Гремячинск, Горнозаводск, Чусовой, Лысьва 12 12 Чусовой 8 Кунгур, Усть-Кишерть, Орда, Суксун 10 10 Кунгур 9 Чернушка, Октябрьский, Куеда 66 Чернушка 10 Чайковский, Куеда, Елово, Частые, Барда, Оса 10 10 Чайковский 11 Пермь, Краснокамск, Ильинский, Добрянка 71 71 Пермь 1 2 11 4 2 1 3 1 4 2 4 1 4 3 2 2 4 3 2 1 4 62 2 4 6 2 1 2 2 1 1 1 4 2 4 2 2 31 Вариант 2.1. Сбор информации и учет в центрах территориальных объединений Организация работы: 2 2 Заказчики отправляют документы и информацию в центры территориальных объединений ОЦО (г.Пермь). Учет построен по функциональному принципу. В г.Перми – учет для ИОГВ и ГОВ. В территориях – учет для казенных учреждений (например – в Кочево – расчет зарплаты для всех КУ, в Кунгуре – материальный учет для всех КУ и т.д.). В г.Перми – центр управления и методологии ОЦО. 4 1 4 2 6 1 4 3 Информационная система: Электронный документооборот внутри ОЦО (обеспечен электронный обмен скан-образами первичных документов между всеми подразделениями ОЦО). Единое хранилище электронных копий первичных документов в ОЦО. ОР может быть предоставлен удаленный доступ к данным ИС ОЦО. 1 2 11 4 2 1 3 1 4 2 4 1 4 3 2 2 4 3 2 1 4 62 Преимущества 2 4 6 2 1 2 2 1 1 1 4 Высокая оперативность передачи информации и документов из ОР к месту учета Сохранение рабочих мест в регионах Доступность ОЦО для ОР Недостатки: 4 2 4 2 - передача документов и информации - количество объектов реформирования в районе 2 Снижение оперативности коммуникаций внутри ОЦО Рост управленческой нагрузки на руководство ОЦО Сопровождение нескольких экземпляров ИС Время и затраты на обучение 32 Выводы и рекомендации 1. Выбрать в качестве целевого вариант 2.1. 2. Определить оптимальные структуры территориальных объединений и их центры. 3. На первом этапе организовать ОЦО в г.Перми для выполнения учетных функций всех ИОГВ и ГОВ. 4. Формирование региональных представительств ОЦО начинать в период подготовки передачи учетных функций из Казенных учреждений. 33 ПРИЛОЖЕНИЕ к Разделу 5 Иллюстрации расположения ОЦО для вариантов 2.2., 3.1., 3.2. Анализ преимуществ и недостатков этих вариантов расположения ОЦО. 34 Вариант 2.2. Сбор информации в центрах территориальных объединений, учет – в г.Перми Преимущества 2 2 Высокая оперативность передачи информации и документов из ОР к месту учета Частичное сохранение рабочих мест в регионах 4 1 4 2 6 Простая схема развертывания ИС 1 4 3 Создание и сопровождение только одной ИС 1 2 11 4 2 Недостатки: 1 3 4 1 4 3 2 2 4 3 2 1 Рост управленческой нагрузки на руководство ОЦО Дополнительные затраты на создание и сопровождение каналов связи в случае организации удаленного доступа к ИС ОЦО из объектов реформирования Неравномерная загрузка персонала в центрах ТО Потеря оперативности 1 4 2 4 62 2 4 6 2 1 2 2 1 1 1 4 2 4 2 2 35 4 - передача документов и информации - количество объектов реформирования в районе Вариант 3.1 Сбор информации и документов и учет – в районных центрах Преимущества 2 2 4 1 Высокая оперативность передачи информации и документов из ОР к месту учета Сохранение рабочих мест в регионах Доступность ОЦО для ОР Недостатки: 2 6 1 3 1 2 4 1 3 2 2 1 Большая нагрузка на руководство ОЦО по управлению территориальными представительствами Сложность обеспечения единства методологии и процедур Сопровождение большого количества экземпляров ИС Высокие затраты на содержание ОЦО 4 62 2 6 1 Сложная схема организации и управления деятельностью ОЦО (отсутствие возможности внедрения единого подхода к распределению функций между работниками) 1 4 2 2 1 3 3 Высокая численность работников ОЦО по сравнению с 1 и 2 вариантами 2 11 2 2 2 1 1 1 4 2 2 2 36 Вариант 3.2 Сбор информации и документов – в районных центрах, учет – в г.Пермь Преимущества 2 2 Высокая оперативность передачи информации и документов из ОР к месту учета Сохранение рабочих мест в регионах 4 1 2 6 Простота развертывания ИС 1 3 Создание и сопровождение только одной ИС 1 Недостатки: 2 11 2 1 3 1 4 2 4 1 3 2 1 6 1 Большая нагрузка на руководство ОЦО по управлению территориальными представительствами Высокие затраты на содержание ОЦО Неполная загрузка работников территориальных представительств в отдельных районах 4 62 2 2 Высокая численность работников ОЦО по сравнению с 1 и 2 вариантами 3 2 2 2 2 1 1 1 4 2 2 2 37 4 - передача документов и информации - количество объектов реформирования в районе Раздел 6 Подходы к формированию информационной системы ОЦО Как может быть организована ИС ОЦО? Какой вариант организации ИС ОЦО является наиболее оптимальным с точки зрения достижения целей проекта? 38 Используемые объектами реформирования программные продукты Информационные системы объектов реформирования представляют собой набор разнородных локальных программных комплексов Схема ИС бухгалтерии объекта реформирования (на примере Министерства образования) Баланс предприятия (основные средства) АРМ Кадры СЭД Консультант + ИАС+ Парус. (З/п) 1С Налогоплательщик Учетные системы СКБ Контур СКИФ СЭД-УФК ПУ5 АРМ ПБС АЦК-финансы ВТБ 24. Партнер Клиент-банк Урал ФД Ручной перенос данных Обмен файлами Финансово-казначейские системы Системы консолидации отчетности Специализированные системы (учет кадров, клиент-банк) Системы проверки и сдачи отчетности Информационносправочные системы 39 Виды программных продуктов для решения частных задач ! В настоящее время бухгалтерскими службами реформируемых объектов используется около 30 программных продуктов Примеры используемых программных продуктов для решения типовых задач Область применения антивирус Название типизированное Антивирус NOD 32 Антивирус Касперский Гарант правовая система Консультант+ 1С Предприятие программа бухгалтерского учета ИС ИОГВ Лоис РеГистр Парус-Бухгалтерия программа взаимодействия с казначейством программа передачи реестров на оплату труда Главбух АРМ СЭД УФК СУФД-IS ВТБ 24 Партнер Сбербанк-АСТ Урал ФД Астрал Контур Экстерн Контур-Лайт программа сдачи отчетности Большое количество локальных программных комплексов, ориентированных на решение частных задач Различные настройки программных комплексов даже в случае одинаковой программной платформы Большое количество интерфейсов между программными комплексами Дублирование информации в различных программных комплексах Перенос данных неавтоматизированным образом Отсутствие единой НСИ Парус Абонентский пункт Парус Сервис Высокие затраты на разработку и сопровождение программных комплексов Дополнительные расходы на разработку и сопровождение интерфейсов обмена данными Отсутствие прослеживаемости движения учетных данных Отсутствие прозрачности СБиС Скиф учет заработной платы 1С Зарплата и Кадры Парус-Зарплата 40 Подход к формированию Информационной системы ОЦО Единая информационная система: Учет по всем ОР в одной базе данных ИС ОЦО Р Программные комплексы для отражения фактов производственнохозяйственной деятельности ОР СЭД-УФК АЦК-финансы Объекты реформирования Учетные операции для всех ОР настроены единым, унифицированным образом Автоматизированные механизмы обмена данными со смежными ИС ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ОЦО Информационносправочные системы Системы формирования отчетности СКИФ ИАС Клиент-банк Система кадрового учета Система складского учета СКБ-Контурэкстерн Единая ИС бюджетного учета Спец. системы управленческого учета Целесообразно кадровый и складской учет вести в ИС, интегрированных с Единой ИС ОЦО ПАРУС (отчетность ГРБС, ГАДБ) Баланс предприятия Единое хранилище сканкопий первичных документов 41 Принципы построения ИС ОЦО Для обеспечения эффективности и надежности работы ИС она должна строиться на основе следующих принципов: Программная платформа ИС ОЦО должна иметь широкое распространение (широко представлена на рынке программных продуктов) ИС должна развертываться в единственном экземпляре, с возможностью ведения учета всех ОР в одной базе данных При создании ИС необходимо максимально возможно придерживаться базовой функциональности, реализованной производителем программной платформы Интеграция ИС ОЦО со смежными ИС должна обеспечивать надежные механизмы обмена данными и контроля совершенных операций, обмен должен осуществляться на основе открытых стандартов (при наличии такой возможности) ИС ОЦО должна иметь базовую возможность работы в режиме «удаленного доступа» (доступ через web-браузер или «тонкий» клиент) Для автоматизации отдельных учетных направлений могут применяться выделенные программные комплексы (например, отдельный программный комплекс для расчета заработной платы). В этом случае должны быть реализованы механизмы их интеграции с основной учетной ИС ОЦО 42 Раздел 7 Риски создания ОЦО и способы их снижения Каковы риски передачи функций из объектов реформирования в ОЦО? К каким последствиям они могут привести? Каким образом они могут быть снижены? 43 Риски централизации учетных функций Разнородный состав и настройки ПО Наличие «отраслевой» специфики Изменение привычного содержания деятельности работников бухгалтерий при переходе в ОЦО КАЧЕСТВА Территориальная распределенность объектов реформирования от г.Перми и друг от друга Возникновение дополнительных функций по передаче и приемке документов, информации, ее сортировке в ОЦО Неравномерный объем работ по периодам Неконтролируемый рост объемов работ ОПЕРАТИВНОСТИ Возникновение затрат на управление ОЦО Возникновение затрат на передачу документов и информации из ОР в ОЦО Увеличение общей численности занятых бюджетным учетом по некоторым ОР (нецелесообразность передачи ставок) ЗАТРАТ Переживания персонала в связи с вероятностью их сокращения Негативное восприятие изменений персоналом, переводимым в ОЦО Негативное восприятие решения о передачи функций в ОЦО руководством объектов реформирования НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА СОЦИАЛЬНАЯ НАПРЯЖЕННОСТЬ 44 Риски передачи учетных функций из Казенных учреждений № Характеристика Текущей ситуации Иллюстрации 1 Малая численность бухгалтерий В 23 Казенных учреждениях по 1 бухгалтеру. В 30 Казенных учреждениях по 2 бухгалтера. При этом частично эти бухгалтеры заняты выполнением непрофильных функций. 2 Значительный объем непрофильных функций в структуре деятельности работников бухгалтерий Центр занятости населения г.Краснокамск 1 бухгалтер тратит -11% рабочего времени на ведение бухгалтерского учета, 26% рабочего времени на функции экономиста 50% рабочего времени связанную с выплатами пособий безработными, начинающим предпринимателям, молодежью 3 Большой объем работ по уточнению первичных документов, получаемых бухгалтерией казенного учреждения от работников КУ В Казенном учреждении «Пермохота» егеря предоставляют в бухгалтерию первичные документы, сформированные от руки, с ошибками. Работники бухгалтерии тратят 95% времени на уточнение документов и 5% времени на их отражение в учете. 4 Места формирования первичных документов у некоторых казенных учреждений территориально удалены от центральных офисов этих казенных учреждений. Возможности по передачи документов и информации ограничены. В лесхозах первичные документы передаются в бухгалтерию 1-2 раза в месяц. Больничные листы егерей передаются с запаздыванием, что приводит к необходимости перерасчета заработной платы (Имел место случай, когда отправленные почтой в декабре документы были получены бухгалтерией только в феврале следующего года). Территориальная удаленность казенных учреждений друг от друга и от г.Перми 102 казенных учреждения расположены за пределами г.Перми Наличие отраслевых особенностей учета, расчета заработной платы, формирования отчетности В учреждениях, в состав которых входит пищеблок, имеет место большой объем ежедневной работы по учету расходования продуктов. Имеются особенности учета рабочего времени и заработной платы по отдельным категориям работников. 5 6 Риск передачи учетных функций в ОЦО Риск увеличения общей численности работников учетной системы по сравнению с текущей ситуацией (ОЦО+служба заказчика у ОР) Риск несвоевременного оказания услуг, нарушения установленных законодательств сроков Риск потери качества услуг на первом этапе передачи функций в ОЦО НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА, УХУДШЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ ! Кроме того: продолжается процесс укрупнения КУ, в том числе, укрупнение бухгалтерий КУ согласно ФЗ-83 КУ до июля 2012 г. КУдолжны определить тип учреждения (который будет определять 45 подход к учету) Способы снижения рисков Унификация и стандартизация методов и процедур учета, требований к качеству услуг Создание единой ИС ОЦО Разработка и внедрение эффективных механизмов обучения персонала Стимулирование персонала на качественное выполнение работ Внедрение механизмов контроля качества Внедрение механизмов оценки удовлетворенности Заказчиков качеством услуг Обеспечить требуемый уровень качества услуг Обеспечить своевременность оказания услуг, оперативность взаимодействия ОЦО с ОР Внедрение механизмов электронного обмена первичными документами и информацией Четкая регламентация сроков предоставления документов Создание в структуре ОЦО ответственных за взаимодействие с клиентами, закрепление за ними ОР Специализация персонала Повышение квалификации персонала Обеспечить требуемый уровень эффективности учетной системы Рациональная организация труда работников ОЦО Провести дополнительный анализ целесообразности передачи учетных функций из Казенных учреждений в ОЦО В случае принятия решения о передачи учетных функций из КУ – реализацию решения отложить до момента завершения их укрупнения и создания единой ИС ОЦО (но не ранее момента определения КУ с типом учреждения – июль 2012) Не допустить рост социальной напряженности Внутренний PR проекта по централизации учетных функций Сохранение заработной платы персонала переходящего в ОЦО, создание предпосылок для роста оплаты труда Преимущественное сохранение рабочих мест в регионах 46 Раздел 8 Этапы создания ОЦО Какова последовательность действий по созданию ОЦО? 47 10. Этапы создания ОЦО Цели Передать в ОЦО учетные функций двух ГОВ и пяти ИОГВ Трансформировать организационноправовую форму ОЦО Передать учетные функции из Казенных учреждений в ОЦО Выработать концепцию целевой учетной модели Передать в ОЦО учетные функции всех ИОГВ и ГОВ Разработать регламенты и стандарты работы ОЦО Завершить процесс укрупнения Казенных учреждений Разработать требуемые регламенты и стандарты взаимодействия ОЦО с Казенными учреждениями Доработать ИС Создать единую ИС ОЦО, интегрировать ее с ИС ИОГВ, ГОВ Отработка типового плана передачи учетных функций из ОР в ОЦО Уточнить цели, задачи и порядок передачи учетных функций из Казенных учреждений в ОЦО ЭТАП 2. «ТИРАЖ» ЭТАП 1. «ПИЛОТ» Результаты В ОЦО переданы учетные функции двух ГОВ и пяти ИОГВ Трансформирована организационноправовая форма ОЦО В ОЦО переданы учетные функции Казенных учреждений Утверждена концепция целевой модели учетной системы В ОЦО переданы учетные функции всех ИОГВ и ГОВ Созданы региональные представительства ОЦО Разработаны регламенты и стандарты работы ОЦО Завершен процесс укрупнения Казенных учреждений Создана единая ИС ОЦО Сформирован оптимальный план передачи учетных функций в ОЦО Подтверждена целесообразность передачи в ОЦО учетных функций КУ, определен порядок передачи Разработаны регламенты и стандарты взаимодействия ОЦО с Казенными учреждениями Доработана ИС июнь 2013 г. декабрь 2012 г. ПИЛОТ ! Передача учетных функций из ИОГВ и ГОВ Сроки завершения проекта могут быть обоснованно увеличены в связи с необходимостью качественно внедрить Единую ИС ОЦО и завершить укрупнение ГКУ, ККУ до момента централизации их учетных функций Создание условий для передачи функций из КУ июнь 2014 г. 48 Передача учетных функций из Казенных учреждений Термины и сокращения 49 Сокращения Расшифровка ОР, объекты реформирования Исполнительные органы государственной власти, Государственные органы, Государственные казенные учреждения Пермского края ИОГВ Исполнительные органы государственной власти ГОВ Государственные органы власти КУ Казенные учреждения ОЦО Общий центр обслуживания ЦО Центр обслуживания ИС Информационная система з/п Заработная плата
