Внедрение типового комплекса электронного архива в рамках создания регионального сегмента

Внедрение типового комплекса электронного архива
в рамках создания регионального сегмента
инфраструктуры «Электронного правительства»
Основные задачи проекта
 переход на новый уровень оказания государственных услуг, за
счет перевода архивным фондов в электронный вид в интересах
службы «Одного окна»
 минимизация сроков обработки обращений граждан в архивы
при возрастающем количестве запросов, в том числе через
службу «Одного окна» (более 500 000 в год)
 повышение открытости исполнительной власти за счет
предоставления cервисов доступа к документам различных видов,
хранящихся в ведомствах и архивах города
 увеличение доли автоматизированных процессов в деятельности
ведомств, организаций и архивов города Москвы
 унификация технологических процессов по переводу бумажных
документов в электронный вид
 обеспечение возможности сквозного поиска информации о
документах из распределенных хранилищ информационных
систем
 интеграция с системами–поставщиками архивных документов в
т.ч. Системами электронного документооборота, другими
электронными архивами
2
Реализация проекта
ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ
ЕСЭА — распределенная система,
состоящая из:
Запрос/выдача
индексной
информации
WEB–сервис (СЭВ МЭМ)
Запрос/выдача
индексной
информации
Запрос/выдача
электронного
документа
Электронный архив
Аппарата правительства
Москвы
 Подсистемы электронного архива
Электронные архивы
Административных округов
Электронные архивы
Департаментов
Электронные архивы
Главного архивного
управления
Электронные архивы
Префектур
Правительства Москвы
 Типовых комплексов электронных архивов
органов исполнительной власти города Москвы
 Типовых комплексов электронных архивов
структуры ГлавАрхива города Москвы
 Единого хранилища индексной информации
Информационный обмен через СЭВ МЭМ — среду электронного
взаимодействия метасистемы «Электронная Москва»
3
Структура ЕСЭА
ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ
Запрос/выдача
индексной информации
WEB–сервис (СЭВ МЭМ)
Запрос/выдача
индексной
информации
Запрос/выдача
электронного
документа
Электронный архив
Аппарата
правительства Москвы
Электронные архивы
Административных округов
Электронные архивы
Департаментов
Электронные архивы
Главного архивного
управления
Электронные архивы
Префектур
4
Идеология применения электронного архива
 Единое хранилище
данных и документов в
интересах всех используемых
автоматизированных систем
 Структурированный массив
электронных копий документов
с эффективным механизмом
поиска
 Развитый механизм доступа
к разнородной информации
руководства и сотрудников для
анализа, в том числе и
комплектования подборок
документов
5
Функциональная структура типового
архива организации
6
Функциональная структура типового
архива организации
Модуль текущего ввода документации —
служит для наполнения электронного архива
цифровыми копиями документов.
Оснащается высокопроизводительными сканерами
ЭЛАР СКАМАКС и планетарными сканерами ЭЛАР ПланСкан
Модуль администрирования
и управления доступом — служит для разграничения
доступа к функциям и электронным документам
в зависимости от определенного набора прав;
регистрации всех операций пользователей,
управлением резервным копированием
и восстановлением и т.д.
Модуль хранения — обеспечивает надежное,
долговременное и достоверное хранение информации.
Строится на базе роботизированных
оптических накопителей ЭЛАР НСМ DVD/BD,
емкостью до 35 ТБ (до 700 оптических дисков каждый).
7
Функциональная структура
типового архива
Модуль интеграции — предназначен для
обеспечения взаимодействия с единым индексным
хранилищем ЕСЭА и прикладными системами.
Обеспечивает информационный обмен через СЭВ МЭМ,
прием и обработку запроса на доступ к электронному образу
документа, поиск электронного документа и отправку копии,
синхронизацию словарей и классификаторов
Модуль поиска и просмотра документов
предназначен для предоставления доступа к сервису
по поиску документов и выдачи результатов поиска.
Модуль автоматизации архивного дела
предназначен для использования в деятельности
служащих, ответственных за оформление и передачу
бумажных дел на архивное хранение, а также для
автоматизированного формирования и оформления
электронных дел.
8
Основные процессы, реализуемые СААД
9
Функции, реализуемые СААД
10
Технология использования типового архива
Состав информационного ресурса ЕСЭА
(более
10 млн., более 70-ти разновидностей)










Распоряжения Мэра и Префектов
Решения коллегий префектур
Решения межведомственных комиссий по
использованию жилищного фонда
Свидетельства на право собственности
Карточки учета кадров (Т-2)
Приказами по личному составу
Распоряжения по земельным отношениям
Документы гаражных комиссий  Свидетельства о внесении в реестр
Лицевые счета
 Разрешения на строительство
Договора аренды
 Разрешения на ввод объектов в
эксплуатацию
 Заключения о соответствии объектов
капитального строительства требованиям
технических регламентов и проектной
документации
 Постановления по делам об
административных нарушениях
 Контракты оперативного ведения
 Медицинские карты стационарных больных
12
Результаты внедрения

Минимальное время предоставления
документа пользователю, в том числе
сотрудникам службы «Одного окна» (3-6 секунд)

Прозрачное взаимодействие между
организациями города за счет создания единого
информационного пространства эл. документов

Интерактивный оперативный
многопользовательский поиск в
многомиллионном массиве документов

Снижение трудозатрат на операции по учету
документов и подготовке отчетной документации

Обеспечение сохранности бумажных оригиналов
за счет работы с электронными копиями
13
Объекты внедрения типовых решений
■ г. Москва: все префектуры, 4
■
■
■
■
департамента(комитета)
Архив ОАО «ГАЗПРОМ» (более 50 «дочек»)
Министерство Природных Ресурсов. Единая
территориально-распределенной системы
информационного взаимодействия МПР
России с агентствами на базе системы
электронного документооборота и
электронного архива.
Росводоресурсы. Система электронного
архивирования документов
Министерство финансов РФ. Система
электронного архива министерства
14
Исходные данные до внедрения
электронного архива Тюменской области
Управление по делам архивов
и три государственных архива:
■ Государственный архив Тюменской области г. Тюмень
■ Государственный архив социально-политической
истории Тюменской области г. Тюмень
■ Государственный архив Тюменской области
в г. Тобольске

1 500 000 единиц
хранения

НСА - 15 000 описей
дел в бумажном виде

Более 7 000 фондов
15
Электронный архив
Тюменской области: реализация
Единая автоматизированная система на основе архивных
фондов Тюменской области:
Создание типового комплекса автоматизации
деятельности государственного архива:
■
■
■
■
Комплексное обследование объектов автоматизации
Разработана концепция ЭА ТО
Техническое задание системы электронного архива
Технический проект системы электронного архива
Создание электронного НСА:
■
Сканирование архивных описей
(крупноформатные нерасшиваемые книги
с записями, сделанными от руки)
Создание электронного фонда пользования:
■
Сканирование архивных документов
16
Система Электронного архива
Тюменской области
17
Автоматизированные рабочие места

АРМ пользователя

АРМ сотрудника читального зала

АРМ директора архива

АРМ администратора
18
ГАТО, ГАСПИТО
и ГА в г. Тобольске
■ Автоматизированный учет
единиц хранения архива
■ Автоматизированное ведение
личных дел сотрудников пользователей
■ Формирование основных и вспомогательных
учетных документов архива
■ Автоматизированный учет заказов
и движения единиц хранения
■ Работа с фондом пользования
на электронных носителях
■ В 3х государственных архивах Тюменской области
проводится опытная эксплуатация АИС «Архив»
■ Ведется создание ПО Управления по делам архивов
■ Создан Интернет-портал Архивной службы области
19
Центральный узел ЭА ТО
Интернет-портал Архивной службы области:
■ «Представительство» Архивной службы
в сети Интернет
■ Новостная, справочная, контактная информация
■ Путеводитель по фондам архивов
■ Фонд пользования на электронных носителях
■ Возможность подачи Интернет-обращения
в орган архивного дела
20
Управление по делам архивов
■ Автоматизация НСА госархивов области
■ Автоматизация деятельности ЭПК Управления
■ Автоматизация ведения статистики
и отчетности Управления
■ Автоматизированное ведение
Централизованного фондового каталога области
■ Взаимодействие с общефедеральными БД
«Архивный фонд» и «Фондовый каталог»
21
Результаты внедрения электронного
архива Тюменской области
Внедрение единой автоматизированной системы на основе
территориально-распределенных архивных фондов региона позволило:
■ Эффективно исполнять нормативы на реализацию конституционных
прав граждан и организаций на получение информации
■ Значительно сократить время на исполнение запросов пользователей
■ Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан
к культурно-историческому наследию региона
■ Повысить эффективность ведения учета и подготовки
отчетной документации за счет автоматизации процессов
■ Обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий
документов архивов, исключающее их утрату, повреждение или
модификацию
■ Сократить затраты на восстановление физических оригиналов НСА
и документов архивных фондов, за счет ограничения к ним доступа
■ Создать модуль текущего ввода для актуализации ЭИР
ИТОГ: создание ЭИР объемом 35 000 000 листов
22
Спасибо за внимание!
127083, Москва
Петровско–Разумовская аллея, 12а
Тел.: +7 (495) 792–31–31, факс: +7 (495) 251–36–03
www.elar.ru
E–mail: office@elar.ru
23