Процесс контроля

Тема 2.6. Контроль в системе
менеджмента
Понятие контроля
2. Сущность, виды, этапы
3. Поведенческие аспекты контроля
1.
1. Понятие контроля
 Контроль - это процесс
обеспечения достижения
организацией своих целей.
 Процесс контроля состоит из
установки стандартов, измерения
фактически достигнутых
результатов и проведения
корректировок в том случае, если
достигнутые результаты
существенно отличаются от
установленных стандартов.
Одна из важнейших причин
необходимости осуществления
контроля состоит в том, что
любая организация, безусловно,
обязана обладать способностью
вовремя фиксировать свои
ошибки и исправлять их до того,
как они повредят достижению
целей организации.
Контроль - это
 Заключительная часть менеджмента, которая
позволяет выявлять успехи, недостатки,
проблемы и корректировать деятельность
 процесс проверки и сопоставления того, что есть
с тем, что должно быть достигнуто, или
достигнутых результатов с затратами
Назначение контроля:
 оценка результатов
 оценка факторов, определивших результаты
 формирование обратной связи
Контроль необходим
 Для корректировки деятельности
сотрудника и организации в целом
 для предвидения кризисной ситуации
 для фиксирования успеха, т.к. контроль
выявляет не только ошибки, но и успех
 контроль следует отличать от учета. Учет
ограничивается наблюдением, измерением,
регистрацией, хранением и обработкой
данных. Контроль предусматривает оценку
данных .
 Отсутствие контроля или
недостаточное внимание к нему
приводят к дезорганизации и
нарушению взаимодействия людей по
достижению общих целей
 контроль первейшая обязанность
управляющего любого уровня
 помогает управляющим вносить
коррективы в деятельность
организации
2. Сущность, виды, этапы
 Функции контроля в управлении
рассматриваются как процесс, при
помощи которого руководство
организации получает информацию о
действительном состоянии дела по
выполнению плана, о ходе решения задач.
 Содержание функции контроля зависит
от вида контроля.
 Стандарты - это конкретные цели, процесс в
отношении которых поддается изменению.
Виды контроля
 По содержанию: общий
 По характеру
и специальный
 по масштабам:
сплошной и
выборочный
 по характеру:
открытый и скрытый
 по взаимоотношениям
объекта и субъекта: с
помощью спец. органов
или людей и
самоконтроль
взаимоотношений с
внешней средой:
внешний и
внутренний
 по способу оценки:
жесткий и мягкий (с
правом на ошибку)
 по использованию
технических средств:
видеоконтроль,
компьютеризация
Виды контроля
различают:
 предварительный (опережающий),
 текущий (оперативный),
 Заключительный (результирующий)
Контрольный «трезубец»
 Предварительный контроль (контролируются


ресурсы - человеческие, материальные,
финансовые)
Текущий контроль (обратная связь с
исполнителями, корректировка
отклонений)
Заключительный контроль (итоговые
результаты, движение к цели, определяются
санкции, анализ для предотвращения
ошибок в будущем, мотивация сотрудников
на будущее)
Предварительный контроль:
 Человеческие ресурсы. Предварительный
контроль достигается за счет тщательного анализа
тех деловых и профессиональных знаний и
навыков, которые необходимы для выполнения тех
или иных должностных обязанностей и отбора
наиболее подготовленных и квалифицированных
людей.
 Материальные ресурсы. Контроль осуществляется
путем выработки стандартов минимально
допустимых уровней качества и проведения
физических проверок соответствия поступающих
материалов этим требованиям.
 Финансовые ресурсы. Важнейшим средством
предварительного контроля является бюджет. Он
дает уверенность: когда организации потребуются
наличные средства, эти средства у нее будут.
Бюджет не позволяет организации исчерпать свои
наличные средства до конца.
 Текущий контроль базируется на
измерении фактических
результатов, полученных после
проведения работы, направленной
на достижение желаемых целей.
Для того чтобы осуществить
текущий контроль таким образом,
аппарату управления необходима
обратная связь.
Заключительный контроль
используется после того, как работа
выполнена. Он имеет две важные
функции:
1) заключительный контроль дает
руководству организации
информацию, необходимую для
планирования в случае, если
аналогичные работы предполагается
проводить в будущем;
2) способствует мотивации.
САМОКОНТРОЛЬ
 возможен, если :
 для работника работа не только источник
пропитания, но и путь к признанию, средство
самоутверждения
 он хорошо понимает, что конкретно от него
требуется
 сам согласен с этими требованиями
 обладает волей, собранностью
Необходимо, чтобы система контроля
была соизмерима с организационной
структурой, что включает следующее:
 непосредственное подчинение органа
контроля руководству предприятия
(руководителю);
 административную независимость
контрольной службы;
 контрольная информация от объектов
контроля поступает непосредственно
в орган контроля, минуя
промежуточные звенья.
Вывод : Процесс контроля - …
 Контроль как основа для планирования на
очередной период
 контроль как мотивация - за счет ощущения
успеха, внимания к результатам работы
подчиненного
 контроль как одна из стадий принятия и
реализации управленческого решения
 обеспечивает правильную оценку реальной
ситуации, инструмент выработки политики и
принятия решения
Объекты
контроля:
 Планы
 принятые решения
 деятельность
персонала
 качество продукции
 соблюдение законов
Субъект:
непосредственный
руководитель.
Контроль не
делегируется
Инструменты
контроля:
 наблюдение
 проверка всех сторон
деятельности
 учет и анализ
Содержание процесса контроля,
этапы:
Вывод:
В процедуре контроля есть четко
различимых этапы:
• выработка стандартов и критериев;
• сопоставление реальных
результатов со стандартами и
критериями;
• принятие необходимых
корректирующих действий
.
Вывод: Все системы с обратной
связью …
1. Имеют цели.
2. Используют внешние ресурсы.
3. Преобразуют внешние ресурсы для
внутреннего использования.
4. Следят за значительными
отклонениями от намеченных целей.
5. Корректируют эти отклонения для
того, чтобы обеспечить достижение
целей.
Технология контроля осуществляется по
следующей схеме:
 выбор концепции контроля (система, процесс,
частная проверка);
 определение целей контроля
(целесообразность, правильность, регулярность
и эффективность контроля);
 установление норм контроля (этические,
производственные, правовые);
 выбор методов контроля (диагностический,
предварительный, текущий, заключительный);
 определение объема и области контроля
(сплошной, эпизодический, финансовый,
качества продукции).
Принципы контроля
 стратегический характер контроля, т.е.





ориентация на приоритеты организации
постоянство контроля , но его формы должны
меняться
ориентация на результаты
осмысленность и однозначное восприятие
стандартов сотрудниками
установление жестких, но достижимых
стандартов
отсутствие чрезмерного контроля
 Результаты контроля должны быть известны







сотрудникам
простота и открытость контроля
гибкость, способность реагировать на
происходящие изменения
вознаграждение за достижение установленных
стандартов
своевременность контроля
экономность
объективность, доброжелательность
контроль в виде помощи и инструктажа
3. Поведенческие (психологические)
аспекты контроля
Контроль – это …
 Профессиональная услуга, которую
управляющий должен оказывать своим
подчиненным
 синоним интереса к делам работника
Отсутствие контроля менеджера за
работой подчиненного означает не
максимальное доверие, а отсутствие
интереса к этому работнику, да и к его
работе в целом!
Психологические требования
 Контролируя, сочетайте требовательность к





подчиненному с готовностью оказать ему помощь
в выполнении работы
Сравнивайте работу с прежними результатами
данного работника
оценка должна быть справедливой
не держите выводы контроля при себе
не ограничивайтесь инцидентами
контролируйте не только «любимый участок»
Психологические требования
 Скрытый контроль - некорректен этически,





приводит к ухудшению ПК в коллективе
помните правило: поругал - проиграл, похвалил выиграл
тотальный контроль порождает ошибки,
небрежность и безынициативность, освобождает от
ответственности
не контролируйте только из недоверия
не критикуйте в общем, критикуйте мнение,
поступок, а не человека
обвиняете - докажите вину
Управленческая пятерня
 Прежде чем обвинять сотрудника,
проанализируйте и свою вину: как была
поставлена цель, по силам ли этому
человеку было данное задание, обеспечен
ли он был всем необходимым, знал ли о
вознаграждении, определена ли была
мера его ответственности
 Как может получиться плохой результат
при хорошем управлении? Только
убедившись, что за ответы по всем
вопросам получены хорошие отметки,
можно разогнуть «обвиняющий» палец
ОЦЕНКА
 Средство влияния руководителя на активность




личности и коллектива
предполагает наблюдение за работником
возбуждает эмоции (радость или огорчение,
гордость или страх, злобу)
эмоции переходят в настроение
бывает положительной и отрицательной,
глобальной и порциальной, прямой и
косвенной. Эффект нимба
Похвала
 инструмент обратной связи
 от хорошего настроения на 20-25% улучшается




производительность труда
четко определите, за что хвалить подчиненных и
будьте последовательны
помните, что отсутствие похвалы за хорошую
работу обидно, незаслуженная похвала
воспринимается как насмешка
учитывайте личность человека, которому
адресована похвала
самостимулирование
Правила конструктивной критики
 Имеете ли право критиковать
 тон критики, следите за интонацией
 не говорите ничего плохого, отрицательного об
отсутствующих
 первый разговор - один на один
 не начинайте с упреков, выясните все
обстоятельства дела, выслушайте объяснения
 подскажите решение вопроса
Техника разговора наказания
 Прежде чем наказать, «приготовьте»
эмоциональный фон
 весь разговор должен состоять из: подготовки
эмоционального фона, приема «двойное лицо»,
осуждения поступка,объявления наказания,
прием «валидол», окончание разговора на
положительной ноте
+++ - - - - - - - - - +++
Принципы восприятия критики
 Всегда следует помнить, что:
 критика - это знак того, что Вас
принимают всерьез, от Вас ожидали
большего
 нет бесполезной критики, это помощь
в решении возникающих ситуаций
 необходимо деловое восприятие
критики
 принцип «все, что я делаю, я мог бы
делать лучше»
 наиболее ценная критика направлена на
совершенствование того, что кажется
нормальным
 отсутствие критики - это показатель
пренебрежения или неверия в способность ее
нормального восприятия
 критика позволяет выяснить отношение
критикующего к другой стороне
 метод «согласись или проиграешь» (согласиться с
тем, что справедливо, на остальное не
реагировать: «Да, сегодня я опоздал»)
 Дайте возможность «партнеру»
выговориться
 перевод минуса в плюс
 спокойствие, только спокойствие
(тон ответа)
 считайте слова (не более 5 слов в
ответе)
 не спешите с ответом на
риторические вопросы (Вы что, с
Луны свалились?…)
Домашнее задание
ГБ.Казначевская «Менеджмент» стр.164-171,
Е.Н. Кнышова «Менеджмент» стр. 97-99.
Читать готовиться по контрольным вопросам.
Письменно в тетради дать ответ на вопрос:
1. Контроллинг – что это? Как применяется?
2. Характеристики эффективного контроля
Контрольные вопросы
1. Приведите понятие функции контроля
2. Предложите классификацию видов контроля
3. Раскройте содержание предварительного
вида контроля
4. Раскройте содержание текущего вида
контроля
5. Раскройте содержание заключительного вида
контроля
6. В чем заключается процесс контроля?
7. Каковы поведенческие аспекты контроля?
8. Какой контроль является эффективным?