Практическое занятие №3 Визуализация технического регламента информационного взаимодействия компании Вариант №1 Цель работы: 1 Изучить процедуры информационного взаимодействия компании на базе информационной модели. 2 Привитие навыков визуализации регламентов информационного взаимодействия компании с применением приложения Microsoft PowerPoint 2007. Вариант №1 Регламент документооборота Цели создания регламента взаимодействия и документооборота: 1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц. 2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе. 3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе. 4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий. 5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины. 6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения. 7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов. Структура документа С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее столбцы: • «№ формы» - могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов; • «Исполнитель» - сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ; • «Дата/время» - точный срок подготовки документа; • «Ответственный» - сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель). Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев). Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру - нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа. После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками. Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.